Инструкция по делопроизводству управления образования

УТВЕРЖДАЮ
Первый заместитель
Министра образования
Российской Федерации
А.Ф.КИСЕЛЕВ
6 мая 2002 года

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЕМ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ <*>

<*> Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации разработана Управлением делами Министерства образования Российской Федерации (главный специалист Калашник В.А.), Комитетом по образованию г. Санкт-Петербурга (начальник Управления кадров и госслужбы Т.Н. Филиппова).

Консультанты: заместитель Управляющего делами Минобразования России Н.А. Волков, начальник отдела Росархива В.А. Танонин, заместитель директора ВНИИДАД (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела) В.Д. Банасюкевич.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации (далее — органы управления образованием) устанавливает единую систему делопроизводства в органах управления образованием, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. Инструкция составлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68 (зарегистрировано в Минюсте России 26 декабря 2000 г., рег. N 2508).

1.2. Органы управления образованием на основании данной Примерной инструкции обязаны разработать свои индивидуальные (конкретные) инструкции, утвердить их.

1.3. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в органах управления образованием осуществляет управление делами (общий отдел).

Управление делами дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями органа управления образованием, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений.

Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечить правильность и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков.

1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о качестве их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.6. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в управление делами.

1.7. В структурных подразделениях, где по штату не предусмотрен специальный сотрудник для ведения делопроизводства, руководителем подразделения назначается сотрудник, ответственный за эту работу.

1.8. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в управление делами.

1.9. Запрещается переписка между структурными подразделениями органа управления образованием. Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется руководителем органа управления образованием или его заместителем, по поручению руководителя.

1.10. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемые средствами вычислительной техники.

1.11. Выполнение утвержденной Инструкции обязательно для каждого сотрудника органа управления образованием.

1.12. Порядок работы с секретными документами, документами с грифом «ДСП», письмами, заявлениями и жалобами граждан определяются специальными инструкциями.

2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.1. Приказ, распоряжение.

2.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы государственных органов управления образованием.

Проекты приказов (распоряжений) готовят подразделения на основании поручения руководителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект на утверждение руководителя органа образования.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью управления делами.

2.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, готовящим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также управлением делами и юридической службой. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

2.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланке органа управления образованием. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) по основной деятельности и приказы по личному составу формируются отдельно. Нумеруются в пределах календарного года.

2.1.4. Копии приказов (распоряжений) заверяют печатью управления делами и направляют адресам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает исполнитель.

2.1.5. Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

2.1.6. Приказ (распоряжение) имеют следующие реквизиты (Приложения 6, 7, 8, 9):

наименование органа управления образованием;

наименование вида документа — приказ;

дата и номер — указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа, например:

15 июня 2001 г. N 21; 03.07.2001 N 44.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

О командировании…

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается с новой строки вразрядку более жирным шрифтом.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель органа управления образованием, а в его отсутствие — исполняющий обязанности руководителя органа управления образованием.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Визы ставятся на оборотной стороне последнего листа приложения.

2.2. Положение, правила, инструкция.

2.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органов управления образованием.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении органа управления образованием.

2.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

2.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на бланке органа управления образованием.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?», заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кому?» (должностная инструкция главному специалисту) (Приложение 22).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.3. Протокол.

2.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа управления образованием и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или управление делами и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.

2.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов — по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

2.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали — список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения) по соответствующим вопросам.

2.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органе управления образованием.

2.3.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью управления делами.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью управления делами.

2.3.6. Протоколы печатаются на бланке протокола формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование документа — слово «Протокол» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания — указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте.

Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое располагается по центру, печатается другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) — печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.

2.4. Служебные письма.

2.4.1. Служебные письма государственных органов управления образованием готовятся:

— как ответы о выполнении поручений Министерства образования Российской Федерации;

— исполнение поручений администрации исполнительных органов субъектов Российской Федерации;

— как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

— как инициативные письма.

2.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

2.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

2.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «Прошу…», «Направляю…».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.4.5. Дата письма — дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

3. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов.

3.1.1. Документы органа управления образованием оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (Приложения 2, 3).

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма органа управления образованием оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3.1.2. В органах управления образованием применяются следующие бланки:

Общий бланк — с указанием наименования государственного органа управления образованием (Приложение 4).

Общий бланк используется для изготовления любых документов, кроме писем.

Бланк письма — с указанием наименования органа управления образованием, справочных данных (Приложение 5).

Состав видов бланков, применяемых в органах управления образованием, утверждается руководителем.

3.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов.

При подготовке организационно-распорядительных документов работники органов управления образованием обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

3.2.1. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «О чем?»: «О выделении…», «Об изменении…» и т.д.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

3.2.2. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) — дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно с другими организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2001 г.), а в остальных случаях — цифровой в следующей последовательности: дата, месяц, год (29.04.2001).

3.2.3. Подпись документа.

Документы, направляемые в вышестоящие организации, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем.

Документы, направляемые подчиненным, сторонним организациям и гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

3.2.4. Адресование документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Например:

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем — почтовый адрес.

Например:

3.2.5. Согласование документа.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и руководителем подразделения, где готовится проект документа.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, — внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово «согласовано», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

— с должностными лицами органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации;

— с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

— с органами государственной власти субъекта Российской Федерации, интересы которых затрагивает содержание документа;

— при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

— с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

3.2.6. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом руководителя органа управления образованием:

3.2.7. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и осуществление координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.2.8. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:

Максимова Нина Сергеевна

(095) 928-8814

или

Максимова

(095) 928-8814

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

3.2.9. Оформление приложений к документу.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 листах в 3-х экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.

Например: Приложение к приказу Комитета по образованию… N… от…

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

3.2.10. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

4. Организация документооборота и исполнение документов

4.1. Организация документооборота.

4.1.1. Движение документов в органах управления образованием с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образуют документооборот.

4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах управления образованием, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работникам.

4.1.3. При применении в органах управления образованием электронного документооборота управлением делами (общим отделом) совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в орган управления образованием.

4.2. Организация доставки документов.

4.2.1. Доставка документов в органы управления образованием осуществляется, как правило, средствами почтовой и электронной связи.

С помощью почтовой связи в органы управления образованием доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

4.2.2. По каналам электронной связи поступают: телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

4.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов.

4.3.1. Документы, поступающие в органы управления образованием на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками управления делами (общего отдела).

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

На полученном документе в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп.

4.3.2. Документы, адресованные руководству органа управления образованием, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в управлении делами (общем отделе), затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в управление делами (общий отдел), где в регистрационно-контрольную форму (далее — РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

4.3.3. Поступившие телеграммы (Приложение 10) принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы (Приложение 11) записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

4.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

4.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов.

4.4.1. Документы, отправляемые органом управления образованием, передаются почтовой и электронной связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется управлением делами (общим отделом) в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя управления делами (общего отдела).

4.4.2. С помощью средств электронной связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Виды документов, информация которых передается по каналам электронной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются управлением делами в соответствии с инструкцией по делопроизводству органа управления образованием с учетом имеющихся технических и программных средств.

4.4.3. Телеграммы принимаются сотрудниками управления делами (общего отдела) завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.97 N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст. 4299).

4.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и регистрируется получателем.

4.5. Порядок прохождения внутренних документов.

4.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.

4.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в управление делами (общий отдел), которое осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

4.5.3. Копии подписанных руководителем распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

4.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

4.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.

4.6.1. Электронная почта — один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри органа управления образованием, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

4.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

4.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

4.6.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».

4.6.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

— объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

— документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

— ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

— факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

— запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

— подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

— поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;

— факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

4.7. Учет количества документов.

4.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются в управлении делами (общем отделе) и представляются руководству.

4.7.2. За единицу учета количества документа принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, машинописном бюро, службе автоматизированной подготовки документов на основе принятой в органе управления образованием системы учета документов.

Учет количества документов может проводиться по календарному году в целом либо по отдельным подразделениям органа управления образованием.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

4.8. Работа исполнителей с документами.

4.8.1. Руководители структурных подразделений органа управления образованием обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

4.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются немедленно.

При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.

4.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством органа управления образованием или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

4.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

4.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

4.9. Работа с обращениями и запросами депутатов.

4.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется органами управления образованием в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.

4.9.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов — не позднее 30 дней со дня получения обращения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном федеральным законом о государственной тайне.

4.9.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения.

4.9.4. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется управлением делами (общим отделом) в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

4.9.5. В структурных подразделениях органа управления образованием по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.

4.9.6. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.

4.9.7. В органе управления образованием анализируют количество и характер обращений и депутатских запросов и информируют об этом руководство.

5. Поисковая система по документам

5.1. Регистрация документов.

5.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

5.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

5.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется (Приложения 15, 16, 17).

5.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Документы, полученные от полномочных представителей Президента Российской Федерации в округах, поступающие на рассмотрение руководителя органа управления образованием и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя органа управления образованием, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в управлении делами (общем отделе).

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в управлении делами (общем отделе) или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

5.1.5. Документы регистрируются в РКФ — традиционных или электронных карточках.

5.1.6. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей органа управления образованием, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

5.1.7. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

— наименование организации (автора или корреспондента);

— наименование вида документа;

— дата и регистрационный номер документа;

— дата и индекс поступления;

— заголовок к тексту (краткое содержание документа);

— резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

— срок исполнения документа;

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в Приложении 13.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

— гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

— внутренняя переадресация документов по исполнителям;

— код по тематическому классификатору;

— ключевые слова;

— количество листов документа;

— наличие приложений;

— должностное лицо, поставившее документ на контроль;

— промежуточные сроки исполнения;

— перенос сроков исполнения;

— срок хранения документа;

— статус документа (проект, версия);

— вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

5.1.8. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

5.2. Организация поисковой системы по документам.

5.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в органах управления образованием создаются поисковые системы по документам.

5.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

5.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документа и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.

5.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:

— классификатора вопросов деятельности органа управления образованием;

— классификатора видов документа;

— классификатора корреспондентов;

— классификатора резолюций;

— классификатора исполнителей;

— классификатора результатов исполнения документов;

— номенклатуры дел.

Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

5.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащейся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.

5.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности органа управления образованием, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, работникам органа управления образованием, иным государственным органам, организациям, физическим лицам.

5.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет орган управления образованием как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства.

5.2.8. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется органами управления образованием в пределах их компетенции либо непосредственно собственником информации в соответствии с законодательством.

6. Контроль исполнения документов

6.1. Организация контроля исполнения.

6.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

6.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем органа управления образованием.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

6.1.3. Контроль исполнения обеспечивает руководитель органа управления образованием и по его поручению специальная служба контроля, а в ее отсутствие управление делами (общий отдел), которая осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений органа управления образованием.

6.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

6.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних — с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других органов управления образованием, организаций, а также обращений граждан — с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

— с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

— без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», — исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более месяца;

— по обращениям граждан, поступившим в орган управления образованием и требующим дополнительного изучения и проверки, — до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям — не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в РКФ.

6.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует управление делами (общий отдел) для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).

6.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

6.1.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

6.1.9. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

6.1.10. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет — не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.

6.1.11. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель или по его поручению управление делами (общий отдел), снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

6.1.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

6.1.13. Управление делами (общий отдел) на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины.

7. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив органа управления образованием в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству архивных органов субъектов Российской Федерации.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

7.1. Составление номенклатур дел.

7.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах управления образованием с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (Приложения 1, 18).

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе управления образованием и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа управления образованием, их виды, состав и содержание.

7.1.3. В органах управления образованием составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел.

7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется отделом, лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом и управлением делами (общим отделом), подписывается руководителем подразделения и представляется в управление делами.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление делами (общий отдел) органа управления образованием.

7.1.5. Сводная номенклатура дел составляется управлением делами (общим отделом) на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива органа управления образованием.

7.1.6. Сводная номенклатура дел органа управления образованием подписывается начальником управления делами (общего отдела), согласовывается с Центральной экспертной комиссией органа управления образованием (далее — ЦЭК) и с экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) государственного архива субъекта Российской Федерации, в который документы передаются на государственное хранение. Далее сводная номенклатура дел утверждается руководителем органа управления образованием. Согласовывается номенклатура дел с государственным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в органе управления образованием.

7.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения органа управления образованием получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

7.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел управления делами (общий отдел). Второй используется в управлении делами (общем отделе) в качестве рабочего. Третий — в архиве органа управления образованием. Четвертый — в государственном архиве, с которым согласовывается номенклатура дел.

7.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.

7.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа управления образованием.

7.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел органа управления образованием являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа управления образованием.

7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа управления образованием.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

7.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе управления образованием цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: «Документы о проведении тематических выставок» (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

«Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

«Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности».

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

«Переписка с Университетом педагогического мастерства о научно-методической работе».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

«Переписка с главами администраций муниципальных органов о социальной защите учащихся».

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

«Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

«Отчет станции юных техников за 2000 год».

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган управления образованием для продолжения и др.

7.1.14. Если в течение года в органе управления образованием возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

7.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (Приложение 19).

7.2. Формирование и оформление дел.

7.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

7.2.2. Дела формируются в органе управления образованием, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

7.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в управление делами (общий отдел) или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

7.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением делами (общим отделом).

7.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

7.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от видов документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума, приказы Минобразования России, административных органов.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.2.7. Дела органа управления образованием подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками управления делами (общего отдела) и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива.

7.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа — заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

7.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа управления образованием; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа управления образованием указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела — проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел органа управления образованием; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел органа управления образованием, согласованной с ЭПК государственного архива; дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК государственного архива субъекта Российской Федерации.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

7.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в органе управления образованием. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

7.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.3. Организация оперативного хранения документов.

7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив органа управления образованием дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив органа управления образованием.

7.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения управления делами. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа управления образованием или его заместителя по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа управления образованием с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

8. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы органа управления образованием являются государственной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственный архив как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение орган управления образованием образует архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в государственный архив включает работу управления делами (общего отдела) и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

8.1. Экспертиза ценности документов.

8.1.1. Экспертиза ценности документов, отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

8.1.2. Экспертиза ценности документов в органе управления образованием на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе управления образованием создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее — ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее — ЭК) в структурных подразделениях.

8.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем органа управления образованием (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с республиканским, краевым, областным и городским архивом.

8.1.5. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа управления образованием лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством архива.

8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа управления образованием путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК органа управления образованием.

8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (Приложения 23, 24, 25, 26).

8.1.9. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

8.1.11. В органе управления образованием в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа управления образованием, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий краевой, городской архив.

8.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив органа управления образованием через два года после завершения дел в делопроизводстве.

8.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

8.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с управлением делами (общим отделом) и утверждается руководителем структурного подразделения.

8.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

8.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) органа управления образованием одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) органа управления образованием акты утверждаются руководителем органа управления образованием только после утверждения ЭПК соответствующего архива, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего органа управления образованием. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

8.2. Подготовка и передача документов в архив.

8.2.1. В архив органа управления образованием передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.2.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному управлением делами (общим отделом).

8.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформление и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа управления образованием. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

8.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом органа управления образованием и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

8.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Согласовано
Заместитель Руководителя
Федеральной архивной
службы России
В.А.ЕРЕМЧЕНКО

Приложение 1
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ (РАЙОННЫХ, МУНИЦИПАЛЬНЫХ) ОРГАНОВ УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЕМ (ДАЛЕЕ — ТОУО)

Приложение 2
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ПЕРЕЧЕНЬ
РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Приложение 3
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4 УГЛОВОГО БЛАНКА (НА ОТДЕЛЬНОМ ЛИСТЕ)

01.gif

Приложение 4
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ ОБЩЕГО БЛАНКА ГОСУДАРСТВЕННОГО ОРГАНА УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЕМ

Приложение 5
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА

Приложение 6
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПРИКАЗА

Приложение 7
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ ОБОРОТНОЙ СТОРОНЫ ПРИКАЗА

Приложение 8
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ

Приложение 9
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ ОБОРОТНОЙ СТОРОНЫ РАСПОРЯЖЕНИЯ

Приложение 10
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ТЕЛЕТАЙПОГРАММА (ТЕЛЕГРАММА)

Служебный заголовок

Указание на категорию телеграммы

Отметка о виде телеграммы

Телеграфный адрес получателя, полный или условный текст (содержание телеграммы)

Регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации

Подпись

Адрес и наименование отправителя (помещается под чертой)

Приложение 11
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму

Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму

Дата, номер телефонограммы

Время передачи

Текст телефонограммы

Должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Приложение 12
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ПЕРЕЧЕНЬ
НЕРЕГИСТРИРУЕМОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

1. Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги)

2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты

3. Копии счетов на оплату

4. Первичная документация бухгалтерского учета (авизо)

5. Поздравительные письма, телеграммы и открытки

6. Пригласительные билеты

Приложение 13
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Приложение 14
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ИНДЕКСЫ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ (НА ПРИМЕРЕ МОСКОВСКОГО КОМИТЕТА ОБРАЗОВАНИЯ)

Приложение 15
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Приложение 16
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

Приложение 17
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ПРИКАЗОВ

Приложение 18
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

Приложение 19
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ

Приложение 20
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

    УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ
 
Наименование органа
управления образованием
 
ПОЛОЖЕНИЕ                           УТВЕРЖДАЮ
00.00.0000 N 00                     Начальник Департамента
Москва                              Подпись    Расшифровка подписи
                                    Дата
о ______________________________

    (наименование структурного
________________________________
          подразделения)
 
                         СТРУКТУРА ТЕКСТА
 

    Общие положения

    Основные задачи

    Функции

    Права и обязанности

    Ответственность

    Взаимоотношения. Связи

    Организация работы
 
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения                    Подпись       Расшифровка
                                               подписи
 
Визы согласования
с заинтересованными
должностными лицами
 
С положением ознакомлены:         Подпись      Расшифровки
                                  Даты         подписей
 
В дело N 00-00
Подпись 00.00.0000
 
 
 

Приложение 21
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

           ФОРМА ПРИКАЗА О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПОЛОЖЕНИЕ
                    О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ
 
           Наименование органа управления образованием
 
                              ПРИКАЗ
 
                         00.00.0000 N 00
 
Москва
 
                       О внесении изменений
               в положение о ______________________
 

    В связи с ____________________________________________________
__________________________________________________________________
                           (основание)
 
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в положение о _____________________________________________
следующие изменения: _____________________________________________

    1. ___________________________________________________________

    2. ___________________________________________________________

    3. ___________________________________________________________
 
Руководитель              Подпись                      Расшифровка
                                                       подписи
 
 
Визы согласования
с заинтересованными
должностными лицами       Подпись                      Расшифровки
                          Даты                         подписей
 
В дело N 00
Подпись 00.00.0000
 
 
 

Приложение 22
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ПРИМЕРНАЯ СТРУКТУРА ТЕКСТА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДОУ

Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.

В общих положениях устанавливаются следующие основные задачи работника. Например:

основная задача делопроизводителя — прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов;

порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;

профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций, например регистрация документов может слагаться из таких работ — заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.

В разделе «Обязанности работника» указываются обязанности:

связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;

предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.);

требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

порядок исполнения поручений; этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структура и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции.

Приложение 23
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда

Описи дел постоянного хранения за _____________________ год(ы) утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК

(протокол от _____________ N ______________)

Приложение 24
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ОПИСЬ

В данную опись внесено 7 (семь) дел с 1 по 7,

в том числе:

литерные номера —

пропущенные номера —

Приложение 25
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

Фонд N ______________

ОПИСЬ N

дел временного

(свыше 10 лет) хранения

за ________________ год

В данный раздел описи внесено:

литерные номера:

пропущенные номера:

Приложение 26
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

Фонд N ______________

ОПИСЬ N

дел временного (свыше 10 лет)

хранения по личному составу

за _____________________ год

литерные номера:

пропущенные номера:

АДМИНИСТРАЦИЯ ФУРМАНОВСКОГО

МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

МУ ОТДЕЛ ОБРАЗОВАНИЯ

П Р И К А З   

от 17.06.2019                                                                             № 390

г. Фурманов

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Муниципальном учреждении отделе образования администрации Фурмановского муниципального района Ивановской области

         В соответствии с государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденным приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления», в целях совершенствования системы делопроизводства в МУ отделе образования,

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Муниципальном учреждении отделе образования администрации Фурмановского муниципального района Ивановской области (приложение 1).
2. Отменить приказ МУ отдела образования от 22.03.2013 № 166 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Муниципальном учреждении отделе образования администрации Фурмановского муниципального района Ивановской области».
3. Рекомендовать муниципальным учреждениям образования Фурмановского муниципального района, находящимся в ведении МУ отдела образования, руководствоваться настоящим приказом при разработке и утверждении соответствующего локального нормативного акта.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник МУ отдел образования                                                             И.Ю. Саломатина

Приложение № 1

к приказу МУ отдела образования

от 17.05.2019 № 390

И Н С Т Р У К Ц И Я

ПО  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В  МУНИЦИПАЛЬНОМ  УЧРЕЖДЕНИИ ОТДЕЛЕ  ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ  ФУРМАНОВСКОГО  МУНИЦИПАЛЬНОГО  РАЙОНА ИВАНОВСКОЙ  ОБЛАСТИ

            Настоящая Инструкция по делопроизводству в Муниципальном учреждении отделе образования администрации Фурмановского муниципального района Ивановской области (далее – МУ отдел образования) разработана в соответствии с государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденным приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, федеральными законами, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами администрации Фурмановского муниципального района.

 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

            1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в МУ отделе образования (далее именуется – инструкция) определяет порядок работы с документами в МУ отделе образования и разработана с учетом положений Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

            1.2.  Положения настоящей инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учёт и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

            1.3. Документы являются муниципальной собственностью, вопросы работы с ними регулируются законодательными и иными нормативными актами Президента Российской Федерации, законодательных и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, нормативно-методическими документами архивной службы России, администрации Фурмановского муниципального района.

            1.4. Ответственность за организацию правильного ведения делопроизводства в МУ отделе образования возлагается на сотрудника МУ отдела образования, ответственного за ведение архива.

            Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, установленного настоящей инструкцией, порядка работы с документами в подведомственных учреждениях возлагается на их руководителей.

            1.5. Сотрудник МУ отдела образования, ответственный за ведение архива, выполняет следующие функции:

            — регистрирует входящие документы и направляет их на рассмотрение начальнику МУ отдела образования;

            — после получения соответствующей резолюции направляет их исполнителю;

            — осуществляет   контроль    за    прохождением   документов   в МУ отделе образования;

            — проводит проверку наличия документов, находящихся на исполнении;

            — осуществляет контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

— принимает и передает служебную информацию с использованием средств факсимильной связи и по электронной почте;

— организует проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами;

            — разрабатывает номенклатуру дел МУ отдела образования;

            — комплектует, учитывает, хранит законченные делопроизводством дела и передает их на архивное хранение в архивный отдел;

            — организует проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами, передаваемыми на архивное хранение.

            1.6. Функции, предусмотренные п.1.5 настоящей Инструкции, соответственно возлагаются и на руководителей муниципальных учреждений образования Фурмановского муниципального района, находящихся в ведении МУ отдела образования.

            1.7. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, длительном отсутствии по иным причинам, сотрудники МУ отдела образования обязаны передать через ответственного за ведение архива находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию начальника МУ отдела образования.

            1.8. При увольнении сотрудник МУ отдела образования должен сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение архива МУ отдела образования.

            1.9. Об утрате документа немедленно докладывается начальнику МУ отдела образования.

            1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации (нормативных правовых актов) осуществляется с разрешения (по указанию, поручению) начальника МУ отдела образования.

            1.11. Сотрудники МУ отдела образования несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

2. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Реквизиты служебных документов

Служебные документы, создаваемые в МУ отделе образования, имеют определенный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Реквизитами служебных документов, создаваемых в процессе деятельности МУ отдела образования, являются:

2.2.1. Герб Фурмановского муниципального района.

2.2.2. Наименование органа муниципальной власти Ивановской области.

2.2.3. Справочные данные о МУ отделе образования.

2.2.4. Дата служебного документа.

2.2.5. Регистрационный номер служебного документа.

2.2.6. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

2.2.7. Место составления служебного документа.

2.2.8. Адресат.

2.2.9. Гриф утверждения служебного документа.

2.2.10. Заголовок к тексту.

2.2.11. Текст служебного документа.

2.2.12. Отметка о приложении.

2.2.13. Гриф согласования служебного документа.

2.2.14. Виза.

2.2.15. Подпись.

2.2.16. Отметка об электронной подписи.

2.2.17. Печать.

2.2.18. Отметка об исполнителе.

2.2.19. Отметка о заверении копии.

2.2.20. Резолюция.

2.2.21. Отметка о контроле.

2.1.1. Герб Фурмановского муниципального района

Изображение герба Фурмановского муниципального района на бланках служебных документов располагается на расстоянии 10 мм от верхнего края листа на продольных бланках и угловых бланках.

2.1.2. Наименование органа муниципальной власти Ивановской области

Наименование Администрации Фурмановского муниципального района указывается в соответствии с Уставом Фурмановского муниципального района. Наименование МУ отдела образования указывается в соответствии с положением о МУ отделе образования.

2.1.3. Справочные данные о МУ отделе образования

Справочные данные о МУ отделе образования включают в себя почтовый адрес места нахождения, ИНН, КПП, ОГРН, номер телефона, факса, адрес электронной почты.

2.1.4. Дата служебного документа

2.1.4.1. Датой служебного документа является дата его регистрации (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, резолюции), утверждения (инструкции, положения, правила, регламенты, планы, отчеты), дата события, зафиксированного в служебном документе (протоколы).

2.1.4.2. Дата служебного документа проставляется при регистрации документа и на самом документе.

2.1.4.3. Служебные документы, подписанные совместно двумя или более должностными лицами МУ отдела образования, должны иметь одну дату.

Служебные документы, подписанные разными организациями, могут иметь разные даты подписания.

2.1.4.4. Дата служебного документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов, например:

или

2.1.4.5. На служебных документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных без бланка, дата проставляется в правом нижнем углу документа под регистрационным номером документа.

2.1.5. Регистрационный номер служебного документа

2.1.5.1. Регистрационный номер входящего служебного документа при регистрации формируется в ручном режиме.

Регистрационный номер входящего служебного документа состоит из порядкового номера (в пределах документов, включенных в номенклатурное дело.

2.1.5.2. Регистрационный номер исходящего служебного документа формируется в ручном режиме в соответствии с настоящим разделом.

2.1.6. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего служебного документа

2.1.6.1. Ссылка на регистрационный номер и дату проставляется в том случае, когда дается ответ на запрос или поручение, и включает в себя регистрационный номер и дату письма, резолюции, на которое должен быть дан ответ. Данный реквизит документа проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке.

2.1.6.2. Ссылка на регистрационный номер может быть указана в тексте ответа на запрос. В этом случае ссылка на регистрационный номер в бланке исходящего ответа не требуется.

2.1.7. Место составления служебного документа

Место составления служебного документа указывается во всех документах, кроме служебных писем, докладных, служебных записок и других информационно-справочных документов.

2.1.8. Адресат

2.1.8.1. Адресатами могут являться органы государственной власти Российской Федерации, органы местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области, организации, их структурные подразделения, должностные лица, общественные объединения и граждане.

2.1.8.2. Реквизит «Адресат» печатается шрифтом Times New Roman N 14 в верхней правой части служебного документа (для угловых бланков) или справа под реквизитами бланка (для продольных бланков). Строки реквизита «Адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

2.1.8.3. При адресовании документа организации без указания должностного лица ее наименование пишется в именительном падеже, например:

2.1.8.4. При адресовании служебного документа должностному лицу организации наименование должности адресата указывается в дательном падеже. При этом фамилия отделяется от должности 1 межстрочным интервалом, например:

2.1.8.5. При адресовании служебного документа в структурное подразделение организации наименование организации пишется в именительном падеже, ниже наименование структурного подразделения организации в именительном падеже, например:

2.1.8.6. При адресовании служебного документа нескольким однородным организациям или нескольким структурным подразделениям организаций они указываются обобщенно.

К такому служебному документу составляется лист рассылки, отметка о наличии листа рассылки располагается через 1 межстрочный интервал ниже реквизита «Адресат».

Образец оформления листа рассылки к служебному документу приведен в приложении 7 настоящей Инструкции, например:

При рассылке служебного документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается («по списку»), например:

2.1.8.7. При адресовании служебного документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя в дательном падеже, затем — через 1 межстрочный интервал почтовый адрес, например:

2.1.8.8. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес (электронный адрес). Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234.

Электронный адрес указывается через 1 межстрочный интервал после фамилии и инициалов получателя или названия организации, например:

2.1.8.9. Письма, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, направляются лицу, давшему поручение, например:

2.1.8.10. Служебный документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется лист рассылки к служебному документу согласно приложению 1 настоящей Инструкции.

2.1.9. Гриф утверждения служебного документа

2.1.9.1. Гриф утверждения служебного документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки, например:

Расстояние между словом «УТВЕРЖДАЮ», наименованием должности лица, утверждающего служебный документ, его подписью, инициалами, фамилией и датой утверждения составляет 1 межстрочный интервал.

2.1.9.2. При утверждении служебного документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ», «УТВЕРЖДЕН»), наименования утверждающего служебного документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого служебного документа и печатается через 1 межстрочный интервал, например:

2.1.10. Заголовок к тексту

2.1.10.1. Заголовок составляется исполнителем ко всем служебным документам, за исключением поручений, телефонограмм, факсограмм и документов, имеющих текст небольшого размера (до 4 — 5 строк). Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа, быть кратким, точно передавать содержание служебного документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем?», «о ком?» и формулироваться с предлогом «О» («Об»), например:

2.1.10.2. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка служебного документа слева, от границы левого поля письма и печатается шрифтом Times New Roman размером N 12. Выделение данного реквизита курсивом или полужирным шрифтом не допускается.

2.1.10.3. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Длина строк в заголовке к тексту не должна превышать 35 знаков. Точка в конце заголовка не ставится.

2.1.11. Текст служебного документа

2.1.11.1. Служебные документы, создаваемые в МУ отделе образования и исполнительных органах власти, изготавливаются при помощи электронно-вычислительной техники с использованием текстового редактора Microsoft Word 2.0 и выше или в другом совместимом с ним формате шрифтом Times New Roman размером N 14, через 1,5 межстрочного интервала.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

2.1.11.2. В случае если при подготовке служебного документа небольшая часть текста письма (1 — 2 строки) и реквизит «подпись» либо только реквизит «подпись» выходят за пределы последнего листа документа, допускается изменение межстрочного интервала в сторону его уменьшения до значения 1,15.

2.1.11.3. Текст служебного документа печатается на русском языке на стандартных бланках установленного образца формата А4, на расстоянии 2 — 3 межстрочных интервалов от заголовка. Верхнее поле на служебном документе должно быть 2 см, нижнее поле — 2 см, левое поле — 2 см, правое поле — 1 см.

При подготовке служебного документа на бланке верхнее поле письма устанавливается границами бланка.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

2.1.11.4. При оформлении текста служебного документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля служебного документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа начиная со второй страницы документа арабскими цифрами, шрифтом Times New Roman размером N 12.

2.1.11.5. Текст служебного документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Заголовки разделов и подразделов текста печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится.

2.1.11.6. В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

2.1.11.7. В служебных письмах используют следующие формы изложения:

2.1.11.7.1. От третьего лица единственного числа, например:

2.1.11.7.2. От первого лица множественного числа, например:

2.1.11.7.3. От первого лица единственного числа, например:

2.1.11.8. Текст письма состоит, как правило, из трех частей.

Во вступительной части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма.

В основной части, начинающейся с абзаца, помещается описание события, его анализ и приводимые доказательства. Употребление соединительного союза «также» в начале предложений не допускается.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами «просим», «высылаем», «направляем», «представляем», «сообщаем», «информируем» и т.п.

2.1.11.9. Текст служебного документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Текст должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

2.1.11.10. Если письмо содержит вступительное обращение к адресату, то оно печатается через 1 межстрочный интервал от заголовка к тексту письма шрифтом Times New Roman размером N 14 и выравнивается по центру. Выделение обращения курсивом или полужирным шрифтом не допускается. Текст письма отделяется от обращения 1 межстрочным интервалом, например:

2.1.11.11. В служебных документах запрещается употребление сокращенных слов.

Наименования органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их полным названием. В нетекстовых приложениях к письмам допускаются сокращения слов и наименований федеральных органов исполнительной власти. Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми (например, МИД России, МВД России).

Не допускается употребление сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация».

2.1.11.12. При неоднократном употреблении наименования органа, его подразделения, учреждения, организации, термина, должности в рамках одного документа их сокращенное наименование может употребляться только при наличии соответствующей оговорки по тексту после полного наименования органа, его подразделения, учреждения, организации, термина, должности, например: исполнительные органы государственной власти Ивановской области (далее — ИОГВ).

2.1.11.13. Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии в тексте жестким пробелом, который не позволяет отрывать инициалы имени и отчества от фамилии и переносить их на другую строку или страницу (жесткий пробел — сочетание клавиш Ctrl + Shift + пробел).

2.1.11.14. В деловых письмах могут использоваться заключительная этикетная фраза: «С уважением,», которая печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 выше наименования должности подписывающего лица либо пишется от руки.

2.1.11.15. Объем служебного документа, создаваемого в МУ отделе образования, не должен превышать 3 страниц. При необходимости направления информации большего объема она оформляется в приложении к служебному документу.

2.1.12. Отметка о приложении

2.1.12.1. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям.

2.1.12.2. Отметка о приложении в служебных документах оформляется под текстом на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля и через 1,5 межстрочного интервала от последней строки реквизита «Текст документа». Слово «Приложение» печатается без кавычек, а после слова «Приложение» ставится двоеточие.

2.1.12.3. Если в тексте письма есть ссылка на приложение, то в отметке о наличии приложений указываются только количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов, например:

2.1.12.4. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они записываются в столбик шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 межстрочный интервал и нумеруются арабскими цифрами, например:

2.1.12.5. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

2.1.12.6. Если к служебному документу прилагается другой служебный документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом, например:

2.1.12.7. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

2.1.12.8. Если текст приложения к письму содержится на электронном носителе информации, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации (флеш-накопитель, компакт-диск и т.п.) и количество штук, например:

2.1.12.9. На приложениях к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам (контрактам, соглашениям), письмам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу, например:

2.1.12.10. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа шрифтом Times New Roman N 12. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.

2.1.13. Гриф согласования служебного документа

2.1.13.1. Согласование проекта служебного документа с исполнительными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования документа. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

2.1.13.2. Гриф согласования документа может располагаться:

на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения;

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования к документу.

2.1.13.3. Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, которым согласован документ, подписи, инициалов, фамилии, даты согласования, например:

2.1.13.4. Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании, например:

2.1.13.5. Если согласование осуществляется письмом, указывается вид документа, автор документа, дата и номер письма, например:

2.1.13.6. Замечания, предложения к проекту служебного документа оформляются на отдельном листе формата А4, печатаются шрифтом «Times New Roman» N 14 и оформляются следующим образом:

2.1.14. Виза

2.1.14.1. Согласование проекта служебного документа оформляется визой на визовом (втором) экземпляре документа. Виза свидетельствует о согласии или несогласии с содержанием проекта служебного документа.

2.1.14.2. Представляемые на подпись служебные документы визируются исполнителем, которым осуществлялась подготовка проекта служебного документа.

2.1.14.3. Виза включает в себя должность лица, визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При визировании документа допускается проставлять только личную подпись и дату. Допускается полистное визирование документа и его приложений.

2.1.14.4. Виза на служебных документах проставляется в нижней части лицевой стороны последнего листа визового экземпляра служебного документа под подписью.

2.1.14.5. Служебные документы печатаются в нескольких экземплярах, один экземпляр направляется адресату; визовый экземпляр подшивается в соответствующее дело по номенклатуре дело.

2.1.14.6. В МУ отделе образования допускается отсутствие визового экземпляра документа. В данном случае виза согласующего лица может проставляться в нижней части лицевой стороны последнего листа служебного документа, под подписью.

2.1.15. Подпись

2.1.15.1. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества, фамилия, при этом перед фамилией ставится пробел. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, шрифтом Times New Roman N 14. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем, например:

2.1.15.2. Не допускается подписывать служебные документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если служебный документ подписывает должностное лицо, исполняющее обязанности временно отсутствующего должностного лица, или его заместитель, то указывается должность и фамилия лица, фактически подписывающего служебный документ согласно приказу об исполнении обязанностей.

2.1.15.3. При подписании служебного документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой (замещаемой) должности. Наименование должностей лиц, подписавших документ, центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем, например:

При подписании служебного документа несколькими должностными лицами, занимающими (замещающими) равнозначные должности, они записываются в алфавитном порядке по фамилии.

2.1.15.4. При подписании документа усиленной квалифицированной электронной подписью штамп подписи располагается на свободном месте между наименованием должности и инициалами подписывающего лица.

2.1.16. Отметка об электронной подписи

2.1.16.1. Отметка об усиленной квалифицированной электронной подписи (далее — ЭЦП) используется для удостоверения факта подписания электронного служебного документа должностным лицом. ЭЦП приравнивается к личной подписи должностного лица.

2.1.16.2. Отметка об ЭЦП в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа.

2.1.16.3. Место размещения ЭЦП должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи. Элементы отметки должны быть видимыми и читаемыми и не должны перекрывать друг друга, а также не должны накладываться на текст документа или реквизит «Подпись».

2.1.17. Печать

2.1.17.1. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе.

МУ отдел образования имеет печать с изображением Герба Фурмановского муниципального района, иные печати и штампы установленного образца. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

2.1.17.2. Печать проставляется на свободном от текста документа месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. Печать может проставляться на специально отведенном месте, обозначенном «МП» («Место печати»). На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте бланка документа.

2.1.18. Отметка об исполнителе

2.1.18.1. Отметка об исполнителе служебного документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа служебного документа.

В случае невозможности размещения отметки об исполнителе на лицевой стороне служебного документа допускается ее размещение на оборотной стороне подписного листа в левом нижнем углу.

2.1.18.2. Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона с указанием кода города и адрес электронной почты, печатается шрифтом Times New Roman размером N 11 и оформляется следующим образом:

2.1.18.3. На служебном документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются данные основного исполнителя.

2.1.19. Отметка о заверении копии

2.1.19.1. Для свидетельствования верности копии подлиннику служебного документа на свободном месте листа копии под текстом ниже реквизита «Подпись» оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Копии служебных документов, протоколов в МУ отделе образования заверяет начальник МУ отдела образования.

Копии документов по кадровым вопросам может заверять лицо, имеющее право подписи, отвечающее за кадровое делопроизводство в МУ отделе образования.

2.1.19.2. Заверение многостраничных копий служебных документов может осуществляться двумя способами: постранично и целостно.

При заверении копии служебного документа целостно листы документа нумеруются ручным способом и прошиваются. На обороте последнего листа копии служебного документа приклеивается следующий ярлык:

При заверении многостраничных копий полистно листы нумеруются ручным способом, на каждом листе копии проставляется отметка о заверении от руки или с помощью соответствующего штампа с указанием наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи, даты заверения.

Для проставления отметки о заверении копии в МУ отделе образования может использоваться штамп с соответствующими реквизитами.

2.1.20. Резолюция

2.1.20.1. Резолюция содержит указание по исполнению служебного документа и оформляется непосредственно на нем или на бланке, который подготавливается с использованием электронного шаблона и оформляется на листе бумаги формата A4, A5, A6.

2.1.20.2. Резолюция по исполнению служебного документа включает: фамилии, инициалы исполнителей; поручение по документу; срок исполнения (при необходимости); подпись руководителя и дату; регистрационный номер и дату служебного документа, к которому относится резолюция по исполнению, а также фамилию и инициалы лица, подготовившего проект резолюции, например:

2.1.21. Отметка о контроле

Отметка о контроле, свидетельствующая о постановке служебного документа на контроль, оформляется путем проставления штампа «Контроль» в верхнем поле служебного документа на бумажном носителе.

2.2. ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА

Одним из основных требований, предъявляемых к документам, является соответствие их правовым нормам и требованиям, возможность использовать их как решающее доказательство достоверности каких-либо фактов. Свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий называют юридической силой. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Чтобы документ имел юридическую силу, текст его не должен противоречить нормативно-правовым актам России, например, Трудовому Кодексу Российской Федерации и содержать достоверную информацию, соответствующую действительности. Не менее важным являются требования к правильному оформлению документа. Отсутствие или неправильное оформление реквизитов может привести к тому, что документ не будет иметь юридической значимости. Так, например, отсутствие подписи или даты делают документ недействительным. Вместе с тем, если в письме не будет заголовка или не указан исполнитель, это вызовет трудности в работе с письмом, но не повлияет на его юридическую силу.

К юридически значимым относятся следующие реквизиты:

— подпись,

— дата документа,

— печать,

— гриф утверждения документа,

— регистрационный номер документа.

• ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ

Деятельность МУ отдела образования сопровождается составлением различных видов документов. Их можно разделить на следующие группы:

— организационные документы (организационно-правовые) – (положение, регламент, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка) и т.п.

— распорядительные документы (устав, приказы по основной деятельности, решения),

— документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела, личные карточки ф. Т – 2, трудовые книжки),

— финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, лицевые счета по зарплате) и др.

— информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

Документы основных видов управления не выносятся за пределы МУ отдела образования за исключением подлежащих рассылке.

2.4.1. Организационные документы

Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы МУ отдела образования на длительный промежуток времени. Текст положения содержит следующие основные разделы: общую часть, основные задачи и функции, права, обязанности, руководство и ответственность.

В комплексе организационных документов МУ отдела образования особое место занимают должностные инструкции.

Должностная инструкция – правовой акт, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность работников МУ отдела образования.

2.4.2. Распорядительные документы

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед МУ отделом образования.

Постановления, распоряжения по основной деятельности являются важнейшими документами администрации. Сотрудники МУ отдела образования готовят проекты постановлений, по исполнению полномочий органа управления образованием на территории Фурмановского муниципального района.

Постановление – это муниципальный акт по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий переданных органам местного самоуправления, федеральными законами, законами Ивановской области, нормативными, правовыми актами Фурмановского муниципального района.

Текст постановления, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей. В первой части постановления указываются причины, основание принятия данного документа, в котором может быть ссылка на документ, во исполнение которого принимается данное постановление. Констатирующая часть постановления администрации завершается словом    п о с т а н о в л я е т, которое печатается вразрядку, с новой строки от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Постановляющая часть постановления, как правило, состоит из пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо, которое осуществляет контроль за исполнением постановления в целом. В случае необходимости в постановлении перечисляются ранее принятые постановления, которые данным постановлением утрачивают силу или снимаются с контроля.

Постановляющая часть должна соответствовать по смыслу и задачам констатирующей части. Постановляющая часть составляется с учётом задач, целей, недостатков, указанных в констатации.

В постановляющей части необходимо указывать сроки исполнения каждого поручения и исполнителей.

Констатирующую часть постановления упускают, если причина издания постановления очевидна и не нуждается в разъяснении.

Основанием принятия постановлений, распоряжений являются:

— Федеральные законы, Указы Президента РФ, постановления Правительства России, нормативные документы Правительства Ивановской области и правовые документы   Ивановской областной Думы, Департамента образования Ивановской области;

— производственная необходимость и т.п.

Если постановление вводит в действие какие-либо инструкции, правила, положения, планы, то они оформляются в виде приложения к постановлению на отдельном листе такого же формата. В правом верхнем углу ставится:

Приложение

к постановлению  администрации

Фурмановского муниципального района

от 10.01.2020  № 4

Образец оформления постановления в приложении № 1

Распоряжение – муниципальный правовой акт, издаваемый главой по вопросам организации работы администрации. Текст распоряжения оформляется аналогично приказу. Текст распоряжения состоит из вводной и распорядительной части. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределённой форме. Например:

1. Создать рабочую группу в составе…

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже. В качестве исполнителя могут быть указаны организации или структурные подразделения.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределённой форме и дополнением с обозначением объекта действия.

Например:

Начальнику МУ отдела образования И.Ю.Саломатиной подготовить проект «Инструкции об организации работы по …

Указание срока исполнения даётся отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения.

Например:

 Срок представления: 15.07.2019

            В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя главы администрации Фурмановского муниципального района С.А.Окунева.

Постановление и распоряжение (подлинники) подписываются главой Фурмановского муниципального района, а в его отсутствии лицом, его замещающим. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документ предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Образец оформления распоряжения в приложении № 2.

Приказ – правовой акт, издаваемый начальником МУ отдела образования в целях решения производственных задач.

Приказы делятся на две группы: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказы оформляются на бланке приказа. Приказ должен иметь следующие реквизиты:

1. 1. Наименование организации.
2. Наименование вида документа.
3. Дата и номер. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. А номер состоит из знака № и порядкового номера приказа, например:

05.08.2013  

или

            05 августа 2013 года № 400

1. Заголовок к тексту. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал, например:

«Об откомандировании работников МУ отдела образования в…»  Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

1. Текст. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается через полтора интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и распорядительной части. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она, как правило, начинается словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа (к примеру, во исполнение распоряжения вышестоящего органа управления), то в констатирующей части указывается также наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается вразрядку. Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Последний пункт распорядительной части документа может содержать сведения о подразделении (должностном лице) организации, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если документ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен в обязательном порядке содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст данного пункта должен начинаться словами: «Признать утратившим силу…».

1. Визы. Включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.
2. Подпись. Состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.). Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Образец оформления приказа в приложении № 3.

Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения наиболее важных вопросов.  Коллегиальными органами являются совет при Главе администрации и сходы граждан.

            Текст решения, как правило, состоит из двух частей: вводной – и распорядительной. Во вводной части излагается состояние вопроса, цели, задачи решения. Если основанием к изданию решения является нормативный документ, то во вводной части указываются наименование, дата, номер и заголовок документа.

            Распорядительная часть решения начинается словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛИ»), которое печатается без разрядки заглавными буквами, отдельной строкой от границы левого поля. Распорядительная часть решения должна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроки исполнения. Если решение вводит в действие какие-либо документы, то они оформляются как приложение к решению.

2.4.3. Документы по личному составу

Трудовые правоотношения учреждения с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называются документацией по личному составу.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.         

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и представляет его на согласование работодателю (ст.80 Трудового кодекса Российской Федерации).

Трудовой договор – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора являются представитель нанимателя (работодатель) и гражданин (работник). В соответствии со ст. 67 Трудового Кодекса Российской Федерации трудовой договор должен заключаться в письменной форме. Письменная форма трудового договора повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, подписывается работником и работодателем, и заверяется печатью организации. Один экземпляр трудового договора храниться в личном деле работника, а второй выдается ему на руки.

Содержание трудового договора должно соответствовать ст. 57 ТК РФ,

Трудовой договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок, совмещение профессий, повышение квалификации, дополнительный отпуск и др.

Примерная форма трудового договора с работником утверждена распоряжением Правительства Российской Федерации от 26.11.2012 № 2190-р «Об утверждении Программы поэтапного совершенствования системы оплаты труда в государственных (муниципальных) учреждениях на 2012 — 2018 годы».

Трудовые книжки

 Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

 Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

 С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

 Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового Кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

 В трудовую книжку по месту работы также вносится запись с указанием соответствующих документов:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом  администрацией;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка администрации, уставами и положениями о дисциплине.

 Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

 При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в МУ отделе образования, заверяются подписью начальника и печатью МУ отдела образования и подписью самого работника.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах.

Личные карточки

Основным документом по учёту персонала МУ отдела образования является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

Заполняются личные карточки рукописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка на работника заводится в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Личное дело

Личное дело работника, заводится при приеме на работу и представляет совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике.

При оформлении личных дел сотрудников МУ отдела образования необходимо руководствоваться Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002), в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности в данном учреждении, в том числе:

— опись

— согласие на обработку персональных данных;

— личный листок по учету кадров;

— дополнение к личному листку по учету кадров;

— трудовой договор (оригинал, единственный экземпляр работодателя), дополнительные соглашения к нему;

— договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

— выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности, изменении существенных условий трудового договора);

— должностная инструкция;

— копии (заверенные) документа об образовании;

— выписки из документов (по усмотрению работника);

— копии (заверенные) документа, удостоверяющего личность (паспорт), документы, подтверждающие изменение персональных данных работника.

2.4.4. Информационно-справочные документы учреждения

Протокол – документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговорной и иной деятельности (например, испытаний) (далее – протокольное мероприятие), включая принятые по итогам решения.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей – вводной и основной. Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:

— председатель или председательствующий;

— секретарь;

— присутствовали – список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих;

— повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела документа строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Содержание докладов и вступлений излагается непосредственно в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного участниками протокольного мероприятия во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председательствующим и секретарем. Датой протокола является дата протокольного мероприятия.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Наименование документа – П Р О Т О К О Л —  печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид протокольного мероприятия – совещание, заседание и т.п. – отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через интервал и выравнивается по центру.

Место проведения протокольного мероприятия указывается в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через два межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифрами или словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через полтора межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центрованным способом и подчеркивается одной чертой после последней сроки. Под чертой (в скобках) указываются фамилии должностных лиц, выступающих на заседании (совещании), и краткое содержание их выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.

Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанности секретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Образец оформления протокола в приложении № 4.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приемки работ по трудовому соглашению, акт приема-передачи документов, акт списания материалов, акт на предмет обследования жилищно-бытовых и материальных условий семьи и т.п.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии, инициалы присутствующих.

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, её результаты (выводы, заключения, предложения).

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам необходимо утверждение руководителем и заверение печатью учреждения).

Реквизиты акта:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• регистрационный номер;
• место составления;
• гриф утверждения;
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения;
• подпись.

Докладные записки

Докладная записка – документ, адресованный руководителю учреждения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях, происшествиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка может быть составлена с помощью компьютера, на пишущей машинке или рукописным   способом. Докладная записка составляется на общем бланке.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий содержание. В первой части излагаются факты, события, происшествия, послужившие поводом для написания докладной. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).

Датой такой записки является дата её подписания.

Реквизиты докладной записки:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• регистрационный номер;
• место составления или издания;
• заголовок;
• адресат;
• текст;
• подпись.

Письма

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи учреждения с внешними организациями.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

Письма инструктивные (директивные) исходят из исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления или из государственных органов управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки, предоставления жилья и т.п.

К информационным, условно, относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу, цены предполагаемых товаров.

В письмах-запросах учреждение просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает получателя дать письмо-ответ.

В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки.

Для составления писем, факсов используется специальный бланк письма. Второй экземпляр (копия) исходящего письма может печататься не на бланке.

В письмах, факсах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.

В заголовочной части письма указываются следующие реквизиты:

Дата, номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом), заголовок к тексту, изложенный одной фразой.  В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): название учреждения, его структурное подразделение, должность, инициалы и фамилия, почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, то сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более чем четырем адресатам, то составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нём следует указать номер и дату ранее посланного письма.

ТЕКСТ письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным. Текс письма по объему, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

ТЕКСТ письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

В связи с необходимостью подготовки ответа в Департамент образования Ивановской области …

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия), например:

… прошу направить в срок до 01.03.2020 следующую информацию…

Начальник МУ отдела образования                                                         И.Ю. Саломатина

В письмах используются следующие формы изложения:

* от первого лица множественного числа (направляет на согласование, просим рассмотреть),

* от первого лица единственного числа (прошу рассмотреть, считаю необходимым),

* от третьего лица единственного числа (администрация не может согласиться с Вашим предложением).

Если письмо оформлено на должностном бланке, то текст излагается от 1-го лица единственного числа: прошу …, направляю …, считаю необходимым ….

В зависимости от вида письма при составлении текста используются следующие обороты:

Отправка документа:                                              Напоминание:

* Отправляем Вам                                                  * Напоминаем Вам, что

* Направляю Вам                                                   * По истечении … срока

* В соответствии с Вашей                                         предложение сельской

   просьбой направляем Вам                                      администрации теряет  силу

* Согласно  нашей  договоренности 

   отправляет Вам   

Подтверждение                                           Извещение

* Сельская администрация             * Сообщаем Вам, что

   подтверждает получение ….        * Ставлю Вас в известность, что …

                                                     * Извещаем Вас …, что …

                                                     * Считаем необходимым поставить Вас в известность

Просьба                                                                              Благодарность

* Мы будем благодарны, если Вы сможете                * Мы признательны Вам

                                                                               * Выражаем благодарность за

* Нам хотелось бы получить ….                                * С благодарностью подтверждаем….

* Мы очень заинтересованы в

   решении этого вопроса ….

* В соответствии с нашей договоренностью просим Вас ….

Письма могут заканчиваться фразами:

* Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной …

* Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества …

* Мы надеемся на вашу заинтересованность в расширении связей …

* С уважением …  и т.п.

Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Образец оформления письма администрации Фурмановского муниципального района в приложении № 5. Образец оформления письма МУ отдела образования в приложении № 6.

III. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до передачи его на архивное хранение или до его уничтожения).

      Начальник МУ отдела образования несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами в МУ отделе образования.

В документационном обеспечении МУ отдела образования можно выделить три группы документов: входящие (поступающие) документы, исходящие (отправляемые) документы, и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Работа с документами МУ отдела образования может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:

Обозначение:

      3.1. ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Прием и обработка входящих документов в МУ отделе образования осуществляется сотрудником, ответственным за ведение архива в МУ отделе образования. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Регистрация поступающей корреспонденции ведется по журнальной системе (в электронном виде). Вся поступающая корреспонденция, кроме конвертов с надписью «лично», вскрывается и регистрируется в день поступления в журнале входящих документов.

Документы, адресованные начальнику МУ отдела образования, а также без указания конкретного лица предварительно рассматриваются сотрудником, ответственным за ведение архива в МУ отделе образования, а затем направляются начальнику МУ отдела образования.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством и направляемых непосредственно сотрудникам МУ отдела образования.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно должностным лицам.

Журнал ВХОДЯЩИХ  ДОКУМЕНТОВ имеет следующие графы:

Письма, предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются в специальном журнале (в электронном виде) с присвоением порядкового номера в соответствии с требованиями.

            Телеграммы, телефонограммы и другие документы, требующие срочного исполнения, немедленно регистрируются и передаются главе.

            Электронный документ – документ, передаваемый посредством электронной связи. Он должен содержать следующие реквизиты: наименование организации, регистрационный номер, дату, заголовок, текст, фамилию и имя лица, подписавшего документ. При наличии программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, для придания документу юридической силы может быть использована электронная цифровая подпись.

            Телеграмма – документ, передаваемый по телеграфной сети. Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории, отметку о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, текст, подпись, а также (под чертой) адрес и наименование отправителя, регистрационный номер и дату регистрации.

            В телеграмме указывают точный адрес (без индекса), который печатают прописными буквами. Существует ряд степеней срочности телеграмм: «срочная», «внеочередная», «правительственная» и т.д.

            Текст телеграммы печатают прописными буквами   на одной стороне листа через два интервала; абзацный отступ допускается только в начале текста. Между словами делают пропуск в два пробела.

            Пишут телеграмму особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если же знаки препинания необходимы для правильного понимания текста, то их обозначают буквенными сокращениями: точка – тчк, запятая – зпт, двоеточие – двтч, кавычки – квч, скобки – скб.

Словами пишут такие знаки: — (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), № (номер), ? (вопросительный знак), % (проценты)  и др. Даты обозначают арабскими цифрами и в строгой последовательности (число, месяц, год), так как пробелы между цифрами не ставят.

            Телефонограмма – документ, передаваемый устно по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется секретарем-референтом по поручению руководителя организации, предприятия, учреждения на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем, поэтому необходимо избегать сложных оборотов и труднопроизносимых слов. Текст должен содержать не более 50 слов.

            Обязательные реквизиты телефонограммы: исходящий и входящий регистрационные номера, указание должности, фамилии, имени, отчества отправителя, а также подпись лица, принявшего телеграмму.

            Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем.

            Факс – копия документа на бумажном носителе, получаемая по каналам факсимильной связи.

            По факсу могут быть переданы не только печатные документы, но и фотографические снимки, графики, таблицы, схемы и др. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов. В целом факс оформляется так же, как и деловое письмо, но существенным отличием является указание номера телефакса получателя в графе «адресат».

            В зависимости от технического уровня телефакса отправитель может получить сообщения о доставке с указанием количества страниц отправляемого документа или же причин, по которым сообщение не может быть доставлено. Подтверждение о доставке (Confirmation report) содержит код фирмы и номер телефакса получателя, дату, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат (Result). Такая информация отчетного характера может автоматически вноситься в создаваемый специальный журнал для регистрации. После 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом, затем подшиваются, чтобы при необходимости можно было предоставить клиенту. Срок хранения – от трех до пяти лет.

            Факс, отправляемый иностранному партнеру, имеет определенные особенности: во-первых, иначе оформляется адресная часть; во-вторых, номер факса, сведения о получателе и отправителе, дата отравления и количество страниц составляют единый блок; в-третьих, указывается вид документа – «Fax- message».

            Поступившие документы проходят следующие этапы:

— приём документов и первичное их рассмотрение предполагает проверку правильности доставки, целостности конвертов, наличие вложенных в них документов, приложений и т.п. Конверты поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя, или, когда дата почтового штемпеля на конверте служит доказательством времени отправки и получения конверта. Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются. Документы, поступившие не по адресу, пересылаются по принадлежности.

— регистрацию, т.е. проставление оттиска регистрационного штампа, (его размеры: 41х19); текст:          

на нём – регистрационный номер – порядковый номер по журналу регистрации и дата поступления документа. Запись на штампе производится арабскими цифрами: 15.03.2018 № 75, затем передается документ главе.

Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются один раз: поступившие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

— рассмотрение документов главой администрации, нанесение резолюции, подписание и возвращение их делопроизводителю; принятие управленческого решения по конкретному документу – одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Глава администрации, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки, а также необходимость в контроле исполнения данного документа;

— резолюция переносится в журнал регистрации;

— передача документов исполнителю под расписку в журнале входящей документации с указанием даты получения;

— контроль исполнения документов;

— исполнение документов – этот вид работы предполагает возвращение поступившего документа вместе с составленным ответным документом, указанием выполнения конкретного задания, действия. Делопроизводитель оформляет реквизит 28 «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Запись должна быть следующей:

Дело № 8

Исх. № 15 от 10.04.2013

— подшивка документов в дела.

3.2. ОБРАБОТКА ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ (ИСХОДЯЩИХ)

Отправляемые МУ отделом образования документы называются исходящими.

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

— составление проекта документа исполнителем;

— проверка правильности оформления проекта документа;

— согласование проекта документа;

— подписание документа начальником МУ отдела образования;

— регистрация документа в журнале исходящей документации.

Журнал регистрации ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

— отправка документа адресату предполагает перенос регистрации одного номера и даты из журнала на документ, на все экземпляры, далее идёт отправка документа адресату;

— подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело (или единственного экземпляра факса).

Исходящие документы, отправляемые за подписью главы администрации, оформляются в трех экземплярах, глава администрации подписывает один экземпляр, за исключением факсов, телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

3.3.  ПОРЯДОК   РАБОТЫ  С  ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в МУ отделе образования, не выходя за её пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

— составление проекта документа;

— согласование проекта документа;

— подписание документа начальником МУ отдела образования (в необходимых случаях – утверждение);

— регистрация документа.

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

— передача документа исполнителю;

— контроль исполнения документа;

— исполнение документа;

— проставление отметки об исполнении документа;

— подшивка документа в дело.

3.4.  ПОРЯДОК  РАБОТЫ С  ОБРАЩЕНИЯМИ  ГРАЖДАН

Работа с поступающими в МУ отдел образования устными и письменными обращениями граждан проводится в соответствии с Положением о порядке и сроках рассмотрения обращений граждан в МУ отделе образования.

3.5. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НАПРАВЛЯЕМЫХ В ПРАВИТЕЛЬСТВО ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ДЕПАРТАМЕНТЫ, КОМИТЕТЫ, УПРАВЛЕНИЯ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

3.5.1. Документы печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word 2.0 и выше или в другом совместимом с ним формате шрифтом Times New Roman размером N 14, через 1,5 межстрочного интервала.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

В случае если при подготовке служебного документа небольшая часть текста письма (1 — 2 строки) и реквизит «подпись» либо только реквизит «подпись» выходят за пределы последнего листа документа, допускается изменение межстрочного интервала в сторону его уменьшения до значения 1,15.

3.5.2. Текст служебного документа печатается на русском языке на стандартных бланках установленного образца формата А4, на расстоянии 2 — 3 межстрочных интервалов от заголовка. Верхнее поле на служебном документе должно быть 2 см, нижнее поле — 2 см, левое поле — 2 см, правое поле — 1 см.

3.5.3. Текст документа, как правило, печатается на 1 листе, при оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.

3.5.4. Документы оформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке, в том числе дату документа, являющейся датой его подписания или утверждения, регистрационный номер документа, состоящий из его порядкового номера, в документах, являющихся ответными – ссылку на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, заголовок к тексту, включающий краткое содержание документа.

3.5.5. Объем служебного документа не должен превышать 3 страниц. При необходимости направления информации большего объема она оформляется в приложении к служебному документу.

3.6. СОСТАВЛЕНИЕ   НОМЕНКЛАТУРЫ  ДЕЛ

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел. Составлением номенклатуры дел занимается ответственный за ведение архива в МУ отделе образования.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в МУ отделе образования, с указанием сроков их хранения. В МУ отделе образования составляется сводная номенклатура дел организации. Номенклатура составляется не позднее 15 декабря текущего года, согласовывается с ЭПК Управления по делам архивов Ивановской области и подписывается руководителем.  По окончанию текущего календарного года в номенклатуре дел производится итоговая запись о количестве заведенных дел.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов дела, систематизации и учёта дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного хранения.

Номенклатура дел МУ отдела образования составляется лицом, ответственным за ведение архива, согласовывается с архивным отделом администрации Фурмановского муниципального района и затем отсылается на согласование ЭПК Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области.

Номенклатура дел МУ отдела образования ежегодно, не позднее декабря месяца текущего года, уточняется с сотрудником МУ отдела образования, ответственным за ведение архива и с учетом изменений и вводится в действие с первого января нового календарного года.

Номенклатура дел МУ отдела образования разрабатывается на 5 лет, после чего согласовывается с ЭПК Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области. В случае изменения функций и структуры МУ отдела образования номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области. Номенклатура дел разрабатывается в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утверждён Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

3.7.  ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ. УЧЁТ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

ДЕЛОМ является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в отдельную обложку, оформленную по установленным правилам. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документальном потоке администрации, обеспечивает сохранность документов. Устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре администрации.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

— в дело помещают только исполненные документы, по которым завершена работа;

— документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

— документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

— документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело, например: переписка с другими организациями;

— в дело включается один экземпляр каждого документа;

— каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);

 — в дело формируются документы одного года, за исключением переходящих дел;

 — в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;

 — документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности, т.е. только что исполненные документы будут подшиты в папке сверху, при сдаче дел в архив документы переформировываются в прямой хронологической последовательности (в начале документы за январь, затем за февраль и т.д.);

— при необходимости с целью быстрого нахождения документов в деле составляется внутренняя опись документов (листы внутренней описи подшиваются в начале дела);

— Положения, уставы, инструкции, утверждённые распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

— приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;

Дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 40 мм.

С момента заведения и до передачи в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района дела хранятся по месту формирования. Документы постоянного хранения до сдачи в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района должны храниться в металлических шкафах, сейфах или специально отведенном для этого помещении. МУ отдел образования обязан создать условия для текущего хранения архива. В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление предусматривает:

— подшивку (документы подшиваются на четыре прокола прочными нитками в прочную обложку из картона, листы не должны выступать за края обложки, металлические скрепления (скрепки и булавки) удаляются);

— оформление реквизитов на обложке;

— нумерацию страниц (листы нумеруются арабскими цифрами простым карандашом в правом верхнем углу, листы внутренней описи нумеруются отдельно);

— составление заверительной надписи;

На обложке дела указывают реквизиты:

— наименование организации;

— номер (индекс) дела;

— заголовок дела;

— дата дела;

— количество листов;

— срок хранения дела.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене начальника МУ отдела образования, при смене ответственного за архив и делопроизводство, при реорганизации и ликвидации федерального органа исполнительной власти или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения начальника МУ отдела образования. Выдача дел сотрудникам для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается сотрудник МУ отдела образования, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника МУ отдела образования.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием — когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника МУ отдела образования с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

        Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полному оформлению по окончании делопроизводственного года (в течение января-февраля) и передаче их в течение марта текущего года сотруднику, ответственному за архив и делопроизводство в МУ отделе образования, а затем сдаются в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района.

3.8. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

3.8.1. Экспертиза ценности документов.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в МУ отделе образования создаётся постоянно действующая экспертная комиссия, действующая на основании положения, утверждаемого начальником МУ отдела образования.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно работником, ответственным за ведение архива, совместно с экспертной комиссией МУ отдела образования под методическим руководством архивного отдела администрации Фурмановского муниципального района.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив администрации Фурмановского муниципального района; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в МУ отделе образования, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел МУ отдела образования.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

            По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела МУ отдела образования подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

3.8.2. Экспертная комиссия.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения в МУ отделе образования создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия назначается приказом начальника МУ отдела образования и возглавляется начальником МУ отдела образования.

Заседания ЭК протоколируются и проводятся по мере необходимости.

ЭК выполняет следующие задачи:

— рассматривает проекты номенклатуры дел;

— организует ежегодный отбор документов и дел на хранение и к уничтожению;

— не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводственного года, рассматривает описи дел по личному составу, дел постоянного срока хранения и выносит решение о представлении их на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области;

— рассматривает акты о выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих дальнейшему хранению в МУ отделе образования.

Отбор документов к уничтожению оформляется актами. Акт рассматривается на заседании ЭК и утверждается начальником МУ отдела образования. Уничтожение включенных в акт документов производится после того, как описи дел постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПК Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области.

3.9.   ПЕРЕДАЧА  ДЕЛ   НА  АРХИВНОЕ  ХРАНЕНИЕ

3.9.1. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения через год или по завершении года в делопроизводстве МУ отдела образования, обрабатываются и передаются ответственному за архив и делопроизводство.

3.9.2.  В архиве МУ отдела образования дела постоянного хранения остаются в течение 5 лет, после чего по описи передаются в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района.

Передача дел в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района осуществляется по графику, утвержденному приказом МУ отдела образования. Прием дел производится сотрудником архивного отдела администрации Фурмановского муниципального района в присутствии лица, ответственного за архив в МУ отделе образования.

В случае ликвидации или реорганизации лицо, ответственное за ведение архива МУ отдела образования, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их в архив по описям и номенклатуре дел.

4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Контроль исполнения документов  является одной из важных функций МУ отдела образования, который осуществляет проверку исполнения законодательных актов представительных и исполнительных органов государственной власти, документов и поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, нормативных, правовых актов Ивановской области, постановлений, распоряжений и поручений Губернатора Ивановской области, Правительства Ивановской области, Ивановской областной Думы, данные во исполнение Федеральных  законов, указов, распоряжений Президента Российской Федерации, актов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, решений Совета Фурмановского муниципального района, постановлений и поручений администрации Фурмановского муниципального района.

4.1. ОРГАНИЗАЦИЯ  КОНТРОЛЯ  ИСПОЛНЕНИЯ

4.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учёт, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

4.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на правом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

4.1.3. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляет сотрудник МУ отдела образования, ответственный за ведение делопроизводства и/или архива.

4.1.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Сроки исполнения документов определяются начальником МУ отдела образования, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения должна указываться в резолюции начальника МУ отдела образования.

4.1.5. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылается экземпляр регистрационной карточки. После исполнения карточка возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

4.1.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

На документе проставляется пометка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата и номер исходящего документа.

Снятый с контроля документ нельзя считать утратившим силу – он продолжает действовать. Для предотвращения его действия (при необходимости) издается приказ об утрате силы данного документа.

Дата создания: 22-07-2021
Дата последнего изменения: 22-07-2021