Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения

Новое и полезное:

Главная » Документы » Постановления » 2020 » Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации сельского поселения «Буруканское»

АДМИНИСТРАЦИЯ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «БУРУКАНСКОЕ»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

«06» октября 2020 года №40

село Бурукан

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации сельского поселения «Буруканское»

В целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности администрации сельского поселения «Буруканское», установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации сельского поселения «Буруканское» муниципального района «Газимуро-Заводский район» Забайкальского края, администрация сельского поселения «Буруканское» постановляет:

1.Утвердить Инструкцию по делопроизводству вадминистрации сельского поселения «Буруканское».

2.Постановление от 15мая 2009года №15 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации сельского поселения «Буруканское»,

считать утратившим силу.

3.Настоящее постановление обнародовать на информационных стендах сельского поселения «Буруканское»

4.Контроль исполнения постановления оставляю за собой.

Глава сельского поселения «Буруканское» Н.В.Козлова

УТВЕРЖДЕНА

постановлением

администрации сельского поселения «Буруканское»

от «06» октября 2020г. №40

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в администрации

сельского поселения «Буруканское»

1.Общие положения

1.1.Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения «Буруканское» (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в администрации сельского поселения «Буруканское» (далее – Администрация сельского поселения).

1.2.Инструкция разработана в соответствии сфедеральными законами, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 №76, Требования к оформлению документов»,

1.3.В целях автоматизации делопроизводства в администрации сельского поселения «Буруканское» применяется система электронного документооборота.

1.4.Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий производятся во взаимодействии с министерством информационных технологий и связи Забайкальского края.

1.5.Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6.Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства в администрации сельского поселения, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются ведущим специалистом по правовым, организационным, кадровым вопросам администрации (далее – специалист).

1.7.Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников администрации сельского поселения. Ответственный за делопроизводство в администрации сельского поселения обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомит всех работников, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции.

1.8.Работники администрации сельского поселения несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за соблюдение требований Инструкции, а также сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.

1.9. В целях сохранности и своевременного исполнения документов приосвобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.

1.10.Об утрате служебных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), постановлений, распоряжений администрации сельского поселения, сообщается главе сельского поселения.

2.Состав управленческих документов администрации

2.1.Деятельность администрации сельского поселения обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией администрации сельского поселения, объемом и характером взаимосвязи между администрацией и другими организациями.

Функции управления в администрации реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

2.2.Правовой акт сельского поселения – официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий сельского поселения, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории сельского поселения, имеющий нормативный или ненормативный характер.

2.2.1.Под нормативным правовым актом понимается принятый (изданный) в установленном порядке акт, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимо оттого, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.

2.2.2.Правовые акты, не содержащие признаков, указанных в пункте 2.2.1, являются ненормативными.

2.2.3.Правовыми актами являются:

Решения Совета депутатов сельского поселения;

постановления администрации сельского поселения;

распоряжения администрации сельского поселения.

2.3.Распорядительные документы.

Распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности администрации, не утвержденные правовыми актами.

К распорядительным документам относятся:

решения совещательных, консультативных и координационных органов;

поручения должностных лиц и др.

2.4. Организационные документы.

Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.

К организационным документам относятся:

правила;

инструкции (методические рекомендации);

планы.

2.4.1. правила, инструкция.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

2.4.2. План.

План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

2.5. Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся:

протокол;

служебное письмо;

акт;

докладная, объяснительная и служебная записки;

стенограмма;

отчет и др.

2.5.1. Протокол.

Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях совещательных, координационных и других органов, совещаний.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов решений.

2.5.2. Служебные письма.

Служебные письма в администрации готовятся как:

ответы о выполнении поручений Главы администрации;

сопроводительные письма к проектам правовых актов сельского поселения;

ответы на запросы юридических и физических лиц;

инициативные письма.

2.5.3. Акт.

Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

2.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.

2.5.5. Отчет.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

3.Документация администрации.

Общие правила оформления управленческой документации

3.1.Документация администрации.

Деятельность администрации обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК011-93, Регламентом администрации сельского поселения.

3.2.Общие правила оформления документов.

3.3.1. Текст документа составляется на русском языке.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы.

В таблице после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации–автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти отпервого лица единственного числа («предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа («решили»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности администрации сельского поселения, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («в состав объединения входят», «комиссия установила»).

3.3.Сведения о наличии приложений в постановлениях, распоряжениях, решениях указываются в тексте, например: согласно приложению №2.При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак «№»Например:

Приложение № 3к постановлению администрации сельского поселения «_____________»

«__»_______ ___г. №_

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов и количества экземпляров каждого приложения.

Например:

Приложения:
1.Справка о подготовке учреждения к отопительному сезону на 1 л. в 2 экз.

2.Список ответственных на 2 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, полное наименование которого воспроизводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:
заключение постоянной комиссии по от25.04.2001

№ 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

3.3.1.Подписание служебных писем и другой корреспонденции
в Администрации осуществляется Главой поселения.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Глава сельского поселения Личная подпись инициалы, фамилия

Наименования должностей располагаются по левому краю без отступа.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например:

Глава

сельского поселения Личная подпись инициалы, фамилия

Главный бухгалтер Личная подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Специалист

Личная подпись инициалы, фамилия
Специалист

Личная подпись инициалы, фамилия.
При подписании совместного документа первый лист оформляется
не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии
Личная подпись
инициалы, фамилия
Члены комиссии:
Личная подпись
инициалы, фамилия

Личная подпись
инициалы, фамилия

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом недопускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах администрации, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.

3.3.2.Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Глава сельского поселения

______________

инициалы, фамилия

Дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и т.п., гриф согласования оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания комиссии

по делам несовершеннолетних

Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» или
на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования.

Например:

Лист согласования прилагается

Начальник юридического отдела

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата

Лист согласования оформляется по следующей форме:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

к проекту положения о системе ведения классификатора управленческой документации

СОГЛАСОВАНО

Заместитель председателя Ространснадзора

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата
СОГЛАСОВАНО

Заместитель председателя Росжелдора

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата
3.3.27.Согласование документа с должностными лицами оформляется визой, которая включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

Например:

Начальник службы

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник службы

Личная подпись инициалы, фамилия Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в Администрации, визы проставляются в нижней части последнего листа проекта документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается постраничное визирование документа и его приложений.

3.3.28.Документы заверяются печатью Администрации в соответствии с настоящей Инструкцией.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении документа, включающая в себя:

заверительную надпись: «Верно» или «Копия верна»;

наименование должности лица, заверившего копию;

личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

дату заверения.

Например:

Верно.

Ведущий специалист Личная подпись инициалы, фамилия. Дата

При заверении копий правовых актов возможно использование специальных штампов.

Администрация выдает копии только тех документов, которые создаются в администрации. Копия документа воспроизводится машинным способом или ксерокопируется. Текст документа перепечатывается полностью, включая отдельные элементы бланка.

При пересылке копии документа администрации в другие организации или выдаче ее на руки представителю организации она должна быть заверена должностным лицом.

Выдача копий регистрируется с указанием фамилии должностного лица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется уполномоченными на это должностными лицами.

При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в администрации.

Если копия документа содержит более одного листа, то листы прошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки проклеиваются листом бумаги. Удостоверяющие копию подпись и печать должны заходить на приклеенный лист.

3.3.4.Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, которые располагаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

З.А.Анохина 8 (863)51-9-33-45

3.3.5.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа, в котором исполнен документ.

3.3.6.На поступившем документе в администрацию проставляется порядковый номер и дата поступления документа (при необходимости– часы и минуты).

Допустимо проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

4. Подготовка и оформление правовых актов.

4.1.Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами администрации сельского поселения (далее – правовой акт) определен Регламентом администрации сельского поселения.

4.2. Требования к оформлению проектов правовых актов.

4.2.1.Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:

быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;

содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.

Проект правового акта должен содержать также пункт о возложении контроля исполнения документа. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и т.п.

Тексты правовых актов, как правило, состоят из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.

Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу».

4.2.2.Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом, прилагаются к данному проекту.

Проекты правовых актов, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущий год расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.

4.2.3.Проект правового акта по исполнению федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Забайкальского края должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта.

Например:

полное наименование – указ Главы Администрации (Губернатора) Забайкальского края от 17.01.2011 №114 «Об объявлении Благодарности Главы Администрации (Губернатора) Забайкальского края»;

сокращенное наименование – указ Главы Администрации (Губернатора) Забайкальского края от 17.01.2011 №114.

Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно.

4.2.4.В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих упоминаниях – допускается сокращенное.

4.2.5.Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: наименование вида акта, заголовок, подпись. После реквизита «подпись» указывается наименование органа, фамилия должностного лица, вносящего проект.

Проект и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа.

4.2.6.Заголовок в краткой форме отражает содержание правового акта.

Заголовок печатается от левой границы текстового поля документа без отступа с прописной буквы без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается не более 6 строк в заголовке, длина строки не должна превышать 30знаков.

4.2.7.Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1-2 междустрочными интервалами.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в распоряжении – распорядительную) часть.

Преамбула в постановлениях администрации сельского поселения завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», напечатанным прописными буквами в отдельной строке по центру.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой.

4.2.8.Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами

Глава сельского поселения Инициалы, фамилия

4.2.9.В приложениях к правовым актам помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются и подписываются исполнителем, внесшего проект.

Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.

Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.

На первой странице приложения печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1междустрочный интервал и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака «№».

Например:

Приложение №1

к постановлению Администрации сельского поселения

от ________№ ___

Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.).

Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты – арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех чисел через точку, не рекомендуется. Названия разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы. Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Сокращения в заголовках и подзаголовках недопускаются.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах, в заголовках печатаются только номера этих граф.

Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

4.2.10.Согласование проекта правового акта оформляется визой, включающей должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта правового акта в нижней его части и на листе согласования.

Все действия по визированию и согласованию проекта выполняются на бумажном носителе.

На приложениях к проектам визы проставляются на последнем листе приложения. Приложения с цифровыми материалами визируются постранично.

При наличии у лица, визирующего проект, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую запись на листе согласования. Например, «сзамечаниями».

Замечание (особое мнение) по проекту, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту правового акта.

4.2.11.Тексты постановлений администрации сельского поселения, распоряжений администрации сельского поселения печатаются на бланках установленного образца.

4.2.12.Рассылка документов осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после подписания, при тиражировании правовых актов большого объема – в 5-дневный срок, срочные — в течение 1 рабочего дня.

Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.

Правовые акты направляются адресатам в соответствии с листом рассылки в электронном виде по системе «Дело» (при ее наличии), на бумажных носителях – ответственным специалистом.

Для направления заинтересованным сторонам и исполнителям,

не являющимся пользователями системы «Дело», представляются копии документов. В необходимых случаях работники, готовившие проект документа, представляют полные почтовые адреса получателей.

5. Бланки документов

5.1.Глава сельского поселения использует соответствующие бланки писем, направляемые в любой адрес Российской Федерации.

5.2.Документы в Администрации сельского поселения оформляются на бланках, изготавливаемых на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм).

5.3. В Администрации сельского поселения применяются следующие бланки:

бланк постановления Администрации сельского поселения (приложение №1);

бланк распоряжения Администрации сельского поселения (приложение №2);

бланк «Администрация сельского поселения» (бланк письма) (приложение №3).

5.4.Бланки документов, применяемые в Администрации, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

5.5.Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Главы сельского поселения.

6.Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

6.1. Протокол.

6.1.1.Протокол составляется на основании записей, произведенных
во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.п.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря.

6.1.2.Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании направляются для подшивки в дело.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

6.1.3.Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

6.1.4.Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят
из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой.

6.1.5.Копии решений при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии суказателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок изпротоколов.

6.1.6.Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:

наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;

дата и номер протокола печатаются через два междустрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;

место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два междустрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля;

заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя междустрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля.

В повестке дня каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Далее в скобках указываются фамилии и инициалы должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) по этому вопросу.

Основная часть протокола печатается через полтора междустрочных интервала.

Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (приложение №4). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения.

6.2. Служебные письма.

6.2.1.Служебное письмо – официальный документ информационно-справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан – действующим законодательством.

Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

6.2.2.Служебные письма печатаются на стандартных бланках Администрации сельского поселения формата А4.

6.2.3.Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например: «Администрация сельского поселения считает…».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

6.2.4.Датой письма является дата его регистрации.

6.2.5.Право подписи устанавливается в Регламенте Администрации сельского поселения, в котором должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

6.3.Телефонограмма.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке.

6.5. Положение, правила, инструкция.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем или утверждаются в форме грифа утверждения.

Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос «очем?».

Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения.

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку.

6.6. План.

Составляющими пунктами планов являются:

наименование (содержание) работы или мероприятия;

исполнитель;

срок исполнения;

отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

6.7. Акт.

Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (всоответствующем падеже), его номер и дату.

Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок акта начинается с предлога «О» и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: «О приеме-передаче материальных ценностей».

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных

в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.

6.8. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей.
В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

6.10. Отчет.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

6.11.Материалы к выступлению Главы сельского поселения..

Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов, информационной справки, приветственного и вступительного слова.

Тезисы выступления Главы сельского поселения должны содержать:

вступительную часть (важность и актуальность темы, цели выступления, задачи совещания);

основную часть (анализ существа проблем; оценка эффективности принятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации; выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные на улучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата их реализации);

заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользу принесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которые необходимо выполнить).

Информационные справки для подготовки выступления Главы сельского поселения должны содержать:

точное наименование темы совещания, его цели и задачи;

фактологическая (справочная, статистическая, графическая) информация по существу вопроса, намеченного к рассмотрению;

сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному к рассмотрению;

перечень проблемных вопросов, негативные примеры;

существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивные примеры;

предлагаемые варианты решения проблемных вопросов.

Текст приветственного слова для подготовки выступления Главы сельского поселения должен содержать:

вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, его полное название, актуальность);

основную часть (историю вопроса, фактологическую информацию по теме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры);

заключительную часть (обращение к участникам мероприятия, указание значимости мероприятия для его участников, пожелания).

7.Применение, изготовление и хранение печатей и штампов

7.1.Порядок применения печатей и штампов.

7.1.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.

7.1.2.Применение гербовых печатей.

В администрации сельского поселения имеются следующие гербовые печати:

— «Администрация сельского поселения «Буруканское» с гербом Российской Федерации используется – ставится на договорах, соглашениях и других документах, подписанных Главой сельского поселения, также печать администрации ставится на копиях договоров, соглашений, и иных актов администрации, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы.

Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

7.1.3. В случае наличия возможно использование штампов с факсимильным воспроизведением подписи Главы сельского поселения, также разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование штампов с факсимильным воспроизведением при оформлении подлинников всех документов запрещается.

7.1.4. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов, других отметок справочного характера могут применяться соответствующие штампы.

7.2.Изготовление печатей и штампов.

7.2.1.Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации, производится по разрешению Главы поселения.

7.2.2.В Администрации печати и штампы хранятся в несгораемых сейфах.

7.2.3.Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.

Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в администрации создается комиссия.

7.2.4. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительно ставится
в известность Глава поселения.

8.Организация документооборота и исполнения документов.

8.1.Общие правила организации документооборота.

8.1.1.Движение документов в администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.

8.1.2.Порядок прохождения документов и операции, производимые
с ними в Администрации, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Администрации.

8.1.3.Документооборот может осуществляться с использованием системы «Дело» (при ее наличии). Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив) в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы «Дело». При этом к регистрационной карточке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов – формата IPG или TIF; для текстовых документов – DOC, PDF).

8.2.Прием, регистрация, отправка документов.

8.2.1.Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции производятся ответственным работником.

8.2.2.К регистрации и дальнейшей обработке принимаются документы, адресованные Главе сельского поселения.

При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адреса и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе «номер» проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная». Входящие документы без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), а также зарегистрированные в системе «Дело», но при этом не имеющие файла электронного документа, прикрепленного к регистрационной карточке, не регистрируются и возвращаются исполнителю.

8.2.5.Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов регистрируется в системе «Дело» (при её наличии).

8.2.6.Регистрация служебных документов – это фиксация фактов поступления документов или отправки их путем проставления на документе регистрационного номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках системы «Дело» (при её наличии)

8.2.7.Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов.

8.2.9.Регистрация документов производится в системе «Дело» (при ее наличии). Документы, поступившие из внешних организаций, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение №5), регистрируются специалистом. В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка с указанием регистрационного номера. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному документу делается ссылка на входящий регистрационный номер этого документа. Регистрационный номер таких документов состоит из индекса структурного подразделения исполнителя, разделителя в виде косой черты (/) и порядкового номера.

8.2.10.При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный регистрационный номер и новая дата поступления.

8.2.11.При регистрации документов одинакового содержания, но направленных нескольким адресатам, им присваивается один номер, но используются разные цифровые индексы с учетом классификатора.

8.2.12. После регистрации документы доставляются Главе сельского поселения. Телеграммы и срочные документы доставляются немедленно.

8.2.13.Контроль исполнения документов организуется в соответствии с Регламентом Администрации сельского поселения.

8.2.14.Сроки рассмотрения отдельных видов документов с момента их регистрации до передачи на исполнение установлены Регламентом Администрации, во всех остальных случаях не должны превышать трех рабочих дней.

8.2.15.Рассылка документов с резолюцией в 2 и более адресов обеспечивается с использованием системы «Дело», в случае отсутствия системы «Дело» -нарочно или по электронной почте.

8.2.16.Корреспонденция, полученная из аппаратов Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Совета Российской Федерации, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Совета Российской Федерации, Администрации Забайкальского края, Законодательного Совета Забайкальского края, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день передается для рассмотрения Главе сельского поселения.

8.2.17.Исходящие документы, документы переписки печатаются в 2 экземплярах, 2-й из которых после подписания и регистрации хранится в структурном подразделении в папке исходящей корреспонденции.

Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе «Дело», подписанные электронно-цифровой подписью, являются электронными документами и хранятся в системе «Дело». При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе.

Копии писем, направляемых в адрес региональных органов исполнительной власти, подписанные Главой сельского поселения, передаются исполнителем для хранения.

8.3.Законченные делопроизводством дела остаются в Администрации для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству, сдаются в архив.

8.4. Архивом осуществляются:

сохранность документов, справочная работа по переданным документам,

выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.

8.5.Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронной базе системы «Дело» (при ее наличии) и доступна работникам Администрации в соответствии с заданными правами доступа.

9.Прием и передача служебной информации по официальным каналам электронной почты и факсимильной связи

9.1.Электронная почта и факсимильная связь – один из способов доставки, отправки информации и передачи ее между пользователями, организациями, имеющими соответствующие технические средства.

Служебная информация, передаваемая и принимаемая с использованием электронной почты и факсимильной связи, исполняется наравне с печатными документами.

9.2.Запрещается передавать по электронной почте и факсимильной связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования».

9.3.Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче.

9.4.При передаче и приеме текстов служебных документов

с использованием электронной почты и факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

исходящий документ на иностранных языках отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;

входящие документы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

9.5.Техническую поддержку и развитие системы электронной почты обеспечивает министерство информационных технологий и связи.

9.6.Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

10.Учет объема документооборота

10.1.Учет объема документооборота за определенный период времени ведется с указанием сведений по отправке заказной корреспонденции, простой корреспонденции, принятию входящей корреспонденции.

10.2.За единицу учета объема документов принимается сам документ
без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

11. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел вделопроизводстве и их передачу в муниципальный архив района в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими документами по архивному делу и делопроизводству администрации.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

11.1.Составление номенклатуры дел.

11.1.1.Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве администрации, суказанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до10лет включительно) хранения.

11.1.2.При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в администрации, их виды, состав и содержание.

11.1.3.В Администрации составляется номенклатура дел (приложение №6).

11.1.5.Номенклатура дел администрации согласовывается с ответственным специалистом муниципального архива администрации района не реже одного раза в 5лет и утверждается Главой сельского поселения.

11.1.6.После утверждения номенклатура дел может вноситься

в электронном виде в систему «Дело» (при её наличии)

11.1.7. номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел.

Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в муниципальном архиве администрации района.

11.1.8. номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

11.1.9.Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Администрации; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, или другой, согласованный с архивом, срок хранения.

В графе 4 «Примечание» проставляются отметки о заведении дела, о переходящем деле (например, переходящее с 2000 года).

11.1.10.Если в течение года в администрации возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

11.1.11.По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

11.2.Формирование и оформление дел.

11.2.1.Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

11.2.2.Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке.

11.2.3.Контроль правильного формирования дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.

11.2.4.При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.

11.2.5.Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии правовых документов администрации и Совета депутатов сельского поселения.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Постановления администрации сельского поселения, распоряжения администрации сельского поселения группируются отдельно по каждому виду правовых актов.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии
с Указом Президента Российской Федерации от30.05.2005 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом — запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11.2.6.Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.

Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство работниками.

11.2.7.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение №7); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение №8); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение №9); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

11.2.8.Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, титульный лист (приложение 10) оформляются следующим образом: «Администрация сельского поселения «Буруканское» – указывается полностью вименительном падеже; «индекс дела» – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел администрации; «заголовок дела» переносится из номенклатуры дел администрации сельского поселения, согласованной со специалистом муниципального архива Администрации Газимуро-Заводского района; «дата дела» – указывается год (годы) заведения и окончания дела вделопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

11.2.9.Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, (приложение 11) если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

11.2.10.Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

11.3.Организация оперативного хранения документов.

11.3.1.С момента заведения и до передачи в муниципальный архив Администрации Газимуро-Заводского района дела хранятся по месту их формирования.

11.3.2. работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

11.3.3.Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

12. Порядок подготовки и передачи документов на хранение в

муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район»

Документы Администрации являются ее собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подлежат обязательной передаче на государственное хранение вмуниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

12.1.Экспертиза ценности документов.

12.1.1.Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.

12.1.2.Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район».

12.1.3.Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» создается экспертная комиссия.

Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 3 человек с обязательным включением в состав специалиста муниципального архива Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район»

12.1.4.Функции и права экспертной комиссии Администрации определяются положением об экспертной комиссии, которое согласовывается со специалистом муниципального архива Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» и утверждается распоряжением Администрации поселения.

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

рассматривает номенклатуру дел Администрации;

рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район»;

определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне;

рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

12.1.5.Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.

12.1.6.При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

12.1.7.Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложение №8). Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временным сроком хранения. Дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих временному хранению.

12.1.8.По результатам экспертизы ценности документов в Администрации составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» (приложение 12)

12.1.9.При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом первом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

12.1.10.Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах и передаются в муниципальный архив Администрации Газимуро-Заводского района для последующей передачи на утверждение экспертно-проверочной комиссии Комитета по управлению архивным делом Администрации Забайкальского края. Описи дел по личному составу составляются в двухэкземплярах и представляются на согласование в муниципальный архив Администрации Газимуро-Заводского района (приложения № 10 – № 12).

12.1.11.Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения.

12.1.12.Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на все дела Администрации (приложение №13).

После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, на основании акта к уничтожению документов электронные документы подлежат уничтожению.

12.1.13.При первичном представлении описей в муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» а также в связи с изменением структуры составляются историческая справка к архивному фонду Администрации и предисловия к ним.

12.1.14.В муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» передаются дела с исполненными документами постоянного срока хранения. Их передача производится только по описям дел.

12.1.15.В период подготовки дел к передаче в муниципальный архив сотрудником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники обязаны устранить.

12.1.16.Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника, ответственного за формирование архива. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

13. Машинописные, копировально-множительные,

типографские работы

13.1.Машинописные работы.

13.1.1.Централизованное выполнение машинописных работ осуществляется специалистом.

Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной техники на бланках установленной формы и бумаге стандартных размеров в соответствии с настоящей Инструкцией.

13.1.2. В печать принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью администрации района, края.

Документы и материалы неслужебного, личного характера печатанию не подлежат.

13.1.3.Подготовленный для печатания материал должен быть написан разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, выполнен чернилами или шариковой ручкой.

Рукописи должны быть вычитаны исполнителем. При их подготовке особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Допускаются только общепринятые сокращения слов.

Небрежно или неразборчиво написанные черновики, правленые или выполненные карандашом, нечеткие ксеро — или факсимильные копии в печать не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку.

13.1.4.Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления. Первоочередному печатанию подлежат срочные документы и материалы.

Срочные документы печатаются в очередности, по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.

Перепечатывание исправленных документов производится с учетом срочности.

13.1.5.Прием документов для печатания прекращается за 1час до окончания рабочего дня.

13.2.Копировально-множительные работы.

13.2.1.Размножению подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Администрации.

Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности Администрации района, края ксерокопированию не подлежат.

Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10–15 страниц копий) осуществляется с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.

13.2.2.Копирование документов производится в порядке их поступления.

В первоочередном порядке копируются материалы, поступившие от Главы Администрации (Губернатора) края, его заместителей, Главы района, его заместителей, и срочные. Срочные документы копируются в очередности, определяемой по согласованию с исполнителями, передавшими материал.

13.2.3.Документы информационного, справочного и методического характера, значительные по объему, массового тиража размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в случаях действительной служебной необходимости.

13.2.4.Поступающие на размножение документы должны быть четко

и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A4. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.

Дата создания: 27-10-2020
Дата последнего изменения: 27-10-2020

Источник

Ханты-Мансийский автономный округ-Югра

Ханты-Мансийский район

МУНИЦИПАЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ СЕЛИЯРОВО

АДМИНИСТРАЦИЯ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 13.11.2009 № 52

Селиярово

Об утверждении Инструкции

по делопроизводству

в администрации

сельского поселения Селиярово

В целях упорядочения системы организации делопроизводства в администрации сельского поселения Селиярово:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации сельского поселения Селиярово согласно приложению.

2.Специалистам администрации сельского поселения в организации работы с документами руководствоваться основными положениями Инструкции.

3. Признать утратившим силу распоряжение главы сельского поселения Селиярово от 26.03.2008 № 62-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации сельского поселения Селиярово».

4. Контроль за выполнением постановления оставляю за собой.

Глава сельского поселения Н.П.Шалкова

Приложение

к постановлению администрации

сельского поселения Селиярово

от 13.11.2009 № 52

Инструкция

по делопроизводству в администрации сельского поселения Селиярово

Раздел 1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами и материалами несекретного характера и письмами граждан (далее – документы, документ) в администрации сельского поселения Селиярово, органах администрации сельского поселения Селиярово

1.2. Порядок работы с секретными документами в администрации сельского поселения Селиярово устанавливается соответствующими правовыми актами и специальной инструкцией.

1.3. Настоящая Инструкция обязательна для всех сотрудников админи-страции сельского поселения Селиярово.

Работники администрации сельского поселения Селиярово несут ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, а также за сохранность служебных документов и содержащейся в них информации в соответствии с законодательством.

Сведения, содержащиеся в проектах постановлений, распоряжений главы сельского поселения Селиярово, других служебных документах на стадии подготовки в администрации сельского поселения, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению, их можно использовать только в служебных целях согласно полномочиям лица, работающего или занимающегося с документами.

Об утрате документа работники администрации немедленно сообщают

главе сельского поселения Селиярово. В этом случае главой сельского поселения назначается служебное расследование.

Выдача работниками администрации сельского поселения Селиярово

документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения главы администрации сельского поселения.

При обращении с документами, поступившими в администрацию сельского поселения Селиярово, не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений, за исключением служебных целей и перемещений.

Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации осуществляются секретарем сельского поселения Селиярово по разрешению (поручению, указанию) главы сельского поселения Селиярово .

При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни работник по указанию главы сельского поселения Селиярово передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении – сдает числящиеся за ним документы.

1.4. Делопроизводство в администрации осуществляется службой делопроизводства, а при их отсутствии — должностным лицом, определяемым руководителем поселения.

Задачи, функции и порядок работы общего служб делопроизводства администрации регламентируются соответствующими положениями, утверждаемыми главой администрации сельского поселения в соответствии с настоящей Инструкцией и законодательством. Обязанности и права работников делопроизводства администрации определяются также должностными инструкциями.

На указанных работников возлагаются следующие основные функции:

прием, учет, регистрация, распределение поступающей корреспонденции, внутренних документов;

передача корреспонденции на рассмотрение главе администрации сельского поселения, а после получения указаний – непосредственному исполнителю;

контроль прохождения и сроков исполнения документов;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для главы администрации сводок об исполнении и находящихся на исполнении документах;

ознакомление работников с распорядительными и информационными документами;

оформление исходящих документов, передача их на отправку адресатам;

выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников администрации сельского поселения;

ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел администрации сельского поселения Селиярово на очередной год;

подготовка и передача дел на архивное хранение, оформление акта об уничтожении документов временного хранения;

составление номенклатуры дел;

проведение инструктажа принятых в органы администрации работников

по вопросам организации работы с документами.

1.5. Организация единой системы делопроизводства, проведение учебы работников, подготовка рекомендаций и методических материалов по вопросам ведения делопроизводства, внедрение автоматизированных технологий обработки документов, контроль за соблюдением требований инструкций и других нормативных актов по работе с документами в администрации сельского поселения осуществляется секретарем приемной.

Раздел 2. Прием, регистрация и направление

поступающей корреспонденции

2.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию сельского поселения, принимается и регистрируется у секретаря приемной.

Корреспонденция, адресованная непосредственно органам администрации сельского поселения, принимается и регистрируется в администрации самостоятельно.

Не подлежат регистрации статистические сборники, печатные издания (книги, газеты, журналы), объяснительные записки и иные нерегистрируемые документы (приложение 1).

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «Вручить лично», вскрываются. Пакет с корреспон-денцией с пометкой «Вручить лично» вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним. На документе проставляется порядковый номер и дата поступления.

При недостаче или повреждении документа составляется акт (прило-жение 2) в трех экземплярах, один из которых остается в администрации, другой приобщается к документу, третий посылается отправителю.

Конверты от поступивших документов не уничтожаются в любых случаях, так как только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются почтовому оператору.

2.3. В приемной главы документ регистрируется в день поступления в электронной базе данных, проставляется штамп установленного образца (штрих – код) в нижней правой части листа входящего документа.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет.

Пакеты с пометкой «лично» учитываются и передаются в закрытом виде.

Документы доставляются по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция – незамедлительно под расписку или с пометкой в реестре: кому передан документ, дата и время его передачи.

2.4. Зарегистрированные в приемной главы служебные документы направ-ляются адресатам по принадлежности.

Отправка документов производится через секретаря приемной, кроме особых случаев по усмотрению руководства.

Исходящая и входящая документация из судов, правоохранительных органов, претензионно-исковая и любая аналогичная переписка, а также договорная переписка передаются с обязательным приложением конвертов, отправляются заказной почтой или иными отправлениями с сохранением подтверждающих квитанций об отправке и о вручении документов.

2.5. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи:

2.5.1. При приеме и передаче служебной информации по официальным номерам факсимильных аппаратов работники администрации руководствуются следующим:

запрещается передавать по каналам факсимильной связи секретные сведения, тексты документов с грифом «Для служебного пользования», а также рукописные материалы;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче.

2.5.2. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в органах администрации , осуществляется руководителем администрации.

Раздел 3. Порядок учета, прохождения, составления

и оформления документов в подразделениях администрации

3.1. Администрация сельского поселения самостоятельно ведет прием и учет поступивших документов. Документы регистрируются в порядке, установленном в разделе 2 настоящей Инструкции. Срочная корреспонденция обрабатывается в первую очередь.

Незарегистрированные служебные документы, полученные работниками органов администрации, подлежат обязательной регистрации.

3.2. Зарегистрированные документы передаются главе администрации

и согласно резолюциям направляются на исполнение работникам.

3.3. Передача зарегистрированных документов из одного структурного подразделения администрации в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями структурных подразделений с соответствующим оформлением переадресования.

3.4. При составлении и оформлении документов работники адми-нистрации р руководствуются следующими основными требованиями:

документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ. При переписке между структурными подразделениями администрации бланк может не использоваться;

цветные гербовые бланки подлежат учету.

для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут применяться бланки с трафаретными частями текста;

к документам объемом более одной страницы составляются заголовки, в краткой форме раскрывающие их основное содержание. В необходимых случаях это же правило применяется к документам до одной страницы.

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в ней информации.

Отправляемому документу присваивается исходящий номер и указывается дата.

В левом нижнем углу последнего листа исходящего документа указываются фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона. Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа (при необходимости с указателем рассылки) помещается в дело в соответствии с номенклатурой;

в документах – ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ;

служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. При подписании документов указываются должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке) и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ;

подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога «за» или косой черты перед наименованием должности) не разрешается. На некоторых справках и информациях вместо подписи может указываться название соответствующего органа администрации района, комиссии с обязательной визой должностного лица;

представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости — наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа, на нижнем его поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, на копии отправляемого документа;

на документе указывается дата его подписания, утверждения или состав-ления. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последователь-ности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя пара-ми арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 октября 2008 г. следует оформлять: 05.10.2008.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

05 октября 2008 года, а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2008.10.05.

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, оформлении учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и в иных случаях. Словесно-цифровой способ применяется при датировании нормативных и распорядительных актов, записок, справок, поручений, финансовых и других служебных документов.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица, например:

Департамент

государственной собственности

Ханты-Мансийского автономного

округа-Югры

Управление

государственной собственности

Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными).

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Начальнику Управления

делопроизводства

Администрации Губернатора

Ханты-Мансийского

автономного округа-Югры

А.А.Ивановой

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то следует указывать обобщенно, например:

Руководителям учреждений, организаций.

При направлении документа в орган администрации района, подразделение Администрации автономного округа или организацию их наименование пишут в именительном падеже, например:

Департамент

имущественных, земельных

отношений и природопользования

Адрес печатается в правом верхнем углу документа, с выравниванием по правому краю листа.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления физическому лицу (инициалы в этом случае пишутся после фамилии), например:

Петровой А.А.

ул. Мира, д.7, кв.4,

п.Горноправдинск,

Ханты-Мансийский район,

628520

Документ, как правило, не должен содержать более четырех адресатов. В случае направления документа большему числу адресатов оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается список рассылки.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме:

Приложение: на 5 л., в 2 экз. (при этом на первом листе прилагаемого текста указывается: приложение к № __от __________ 2009).

Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, числа листов и числа экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются. На приложении к нормативному, распорядительному документу (постановления, распоряжения, приказы, инструкции, положения, решения) в правом верхнем углу первого листа делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Копии отправляемых документов заверяют работники, ответственные за ведение делопроизводства, проставлением надписи «Верно», должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилию), даты заверения. Копии (размноженные экземпляры) подписанных распорядительных документов удостоверяются проставлением круглой печати.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, инициалы, фамилия и дата утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

распоряжением администрации

сельского поселения Селиярово

от 08.03.2009 № 154-р

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования), например:

СОГЛАСОВАНО

Глава сельского поселения

Селиярово

Личная подпись Н.П.Шалкова

Дата

Если согласование осуществляют протоколом, письмом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо администрации

сельского поселения Селиярово

от 28.03.2009 № 454.

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник юридическо — правового управления

Личная подпись И.И.Петров

Дата

При наличии замечаний (предложений, заключений) к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания (предложения, заключения) прилагаются на 2 л.

Начальник юридическо – правового управления

Личная подпись И.И.Петров

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

3.5. Служебная корреспонденция, подписанная главой сельского поселения Селиярово, регистрируется секретарем администрации.

Раздел 4. Основные требования к подготовке, оформлению

и рассылке правовых актов главы сельского поселения Селиярово

4.1. При подготовке проектов постановлений и распоряжений администрация сельского поселения Селиярово руководствуется законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа-Югры и настоящей Инструкцией, а также Регламентом администрации сельского поселения.

4.2. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений администрации, их согласование с заинтересованными сторонами несет глава сельского поселения Селиярово (приложение 3).

Проекты постановлений и распоряжений главы по кадровым вопросам подготавливаются специалистом отдела кадров на основании соответствующих представлений органа администрации сельского поселения.

4.3. Согласование проекта акта оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату поступления и выдачи проекта. Визы проставляются на листе согласования с указанием заголовка акта (приложение 4).

4.4. Проекты постановлений и распоряжений главы администрации визируются: ответственным работником – исполнителем администрации сельского поселения;

руководителями структурных подразделений или лица, их замещающие, которым в документе предусматриваются задания или поручения, а также руководители заинтересованных органов.

Проекты, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимого согласования, могут быть возвращены исполнителю.

4.5. К проекту постановления, распоряжения главы администрации р прилагаются материалы, которые являются основанием для их подготовки (ранее принятые постановления распоряжения, письма и т.д.).

4.6. Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа.

4.7. Подписанные главой администрации постановления и распоряжения оформляются и регистрируются.

4.8. Проекты постановлений, распоряжений главы администрации печа-таются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению этих документов (далее также — акты).

4.9. Выпускаемым актам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений главы администрации по основной деятельности и по личному составу. К порядковому номеру распоряжения главы администрации по основной деятельности через тире добавляется буква «р», к порядковому номеру распоряжения администрации района по личному составу добавляются буквы «рл».

4.10. Копии постановлений и распоряжений главы администрации, заверенные печатью, направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и завизированному исполнителем документа.

Копии правовых актов главы администрации направляются в Ханты-Мансийскую межрайонную прокуратуру.

Копии нормативных правовых актов главы администрации направляются в Департамент по вопросам юстиции Ханты-Мансийского автономного округа –Югры для включения в региональный регистр.

4.11. Замена ранее разосланных постановлений и распоряжений производится по указанию главы администрации.

4.12. Подлинники постановлений и распоряжений главы администрации по истечении 5 лет передаются на государственное хранение в окргосархив.

Раздел 5. Оформление и учет протоколов заседаний

при главе района и совещаний в органах администрации района

5.1. Оформление, учет протоколов заседаний при главе администрации осуществляется секретарем заседания , хранение их до передачи в архив.

5.2. Оформление, учет и регистрация протоколов заседаний, совещаний в органа главы администрации осуществляются службой делопроизводства данного органа.

5.3. Протоколы заседаний оформляются на простом стандартном листе бумаги формата А-4.

5.4. Протокол оформляется по схеме:

дата и номер;

место проведения заседания;

председательствовал;

присутствовали;

повестка дня;

слушали;

выступили;

решили.

При наличии в повестке заседания нескольких вопросов по каждому из них текст строится по схеме «слушали-выступили- решили».

5.5. Протокол заседания подписывается председательствующим на засе-дании.

5.6. Протоколы заседаний оформляются в срок, установленный Регла-ментом администрации поселения .

Раздел 6. Оформление писем и телеграмм,

отправка исходящих документов

6.1. Телеграммы за подписью должностных лиц печатаются по установ-ленной форме: текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк, вскл), печатаются без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

6.2. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организации или учреждения, а при ответе на поступивший документ — также его номер и дату. На лицевой стороне последнего листа проставляются фамилия исполнителя, номер его служебного телефона. Копии письма и подлинник телеграммы визируются исполнителем и руководителем администрации на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.

При направлении письма или телеграммы в четыре и более адреса прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

6.3. Подписанные письмо и телеграмма передаются для регистрации и отправки секретарю приемной , где им присваивается исходящий номер.

6.4. Законвертованная исходящая корреспонденция отправляется адресатам почтой, срочная – исполнителями факсимильной связью.

6.5. Экземпляр документа (письма, телеграммы) и указателя рассылки остается у секретаря приемной.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

Раздел 7. Порядок работы с документами, поставленными

на контроль

7.1. Контролю подлежит исполнение:

поручений, содержащихся в актах Губернатора, Правительства автономного округа;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства автономного округа и его Президиума;

постановлений, распоряжений Губернатора, Правительства автономного округа;

документов, поступивших из вышестоящих органов и других организаций с указанием конкретных сроков и по резолюции главы района;

постановлений, распоряжений администрации района;

поручений главы района;

требований и представлений надзорных и правоохранительных органов;

постановлений, распоряжений главы администрации сельского поселения;

поручений главы администрации сельского поселения.

7.2. Документы с резолюцией главы администрации сельского поселения направляются исполнителям. Если исполнение документа или поручения возложено на несколько лиц и не указан ответственный за исполнение, то ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции главы сельского поселения первым. Ответственный исполнитель координирует работу по исполнению документа, определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. На проекте документа должны быть указаны фамилия, имя, отчество исполнителя и рабочий телефон. Документ должен быть подписан главой администрации сельского поселения. Ответы на требования, запросы и представления надзорных органов должны исходить исключительно за подписью главы администрации сельского поселения.

При непредставлении в срок карточки контроля (постановления, распоряжения администрации района) или информации об исполнении, документ считается невыполненным.

7.3.Контроль осуществляет администрация сельского поселения

7.4. Срок исполнения документов указывается, как правило, в тексте документа.

Если срок исполнения не определен в поручении:

как правило, устанавливается до 15 дней;

по документам вышестоящих организаций – не более 10 дней;

поручения с пометкой «Срочно» исполняются в 3-х дневный срок;

требующие дополнительного изучения поставленных вопросов – в течение 7 дней,

с пометкой «Весьма срочно» — незамедлительно в течение рабочего дня.

Срок исполнения постановлений, распоряжений администрации поселения устанавливается до 30 дней, если не определен другой срок.

Документы судебных и правоохранительных органов исполняются в соответствии с указанными в них сроками.

Срок исполнения телеграмм устанавливается в 7 дней, если не указан иной срок.

При необходимости изменения срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за три дня до истечения срока представляет на имя давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.

7.5. Анализ и обобщение поступающих на имя главы сельского поселения информаций о ходе выполнения постановлений и распоряжений и подготовку соответствующих проектов постановлений, распоряжений администрации, а также информаций о снятии с контроля или продлении сроков исполнения документов, поставленных на контроль, обеспечивает администрация. Учет и контроль по срокам исполнения поручений главы, решений аппаратных совещаний, Советов при главе района, постановлений и распоряжений администрации района, контроль за выполнением которых глава оставляет за собой, администрация сельского поселения.

7.6. Администрации ежемесячно представляет главе администрации сельского поселения информацию о состоянии исполнения контролируемых документов.

(поручений).

За нарушение установленных сроков рассмотрения документов производится снижение ежемесячного денежного поощрения в соответствии с действующим порядком.

Раздел 8. Рассмотрение письменных обращений граждан и

организация личного приема граждан

8.1. Прием, регистрация и организация своевременного рассмотрения письменных, устных обращений граждан, в том числе, поступающих по факсу и в электронной форме, осуществляются в приемной администрации.

8.2. Поступившие письма граждан регистрируются в журнале регистрации письменных обращений граждан, электронной базе данных и в учетных карточках установленной формы.

8.3. Зарегистрированные в приемной сельского поселения обращения направляются с регистрационной карточкой главе сельского поселения для рассмотрения и дачи поручений по их исполнению.

Копии поручений вместе с копиями обращений общий отдел передает исполнителям.

Если поручение по письму дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению координирует исполнитель, указанный в резолюции первым.

Не разрешается передавать письма из одного структурного подразделения в другое, минуя приемную главы.

8.4. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение главе администрации или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

8.5. Письма рассматриваются в срок до 30 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения может быть продлен главой сельского поселения, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения сообщается автору письменного обращения.

Письменные обращения граждан считаются рассмотренными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме.

8.6. Личный прием граждан осуществляется в соответствии с Регламентом рассмотрения обращений граждан в администрации сельского поселения Селиярово, утвержденным постановлением администрации сельского поселения от 20.04.2009 № 11.

8.7. Личный прием граждан в приемной главы сельского поселения, организуется специалистами администрации. Учет граждан и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется на карточках установленной формы.

Переданное на личном приеме гражданином письменное обращение учитывается и рассматривается в установленном порядке.

Администрация сельского поселения ведет ежеквартальный сбор информации о личном приеме граждан главой сельского поселения.

8.8. Администрация ежеквартально анализирует и обобщает обращения граждан и представляет главе сельского поселения сведения о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан.

Раздел 9. Машинописные и копировально-множительные работы

9.1. Машинописные работы:

9.1.1. Печатание документов в администрации сельского поселения производится специалистами администрации сельского поселения.

Отдельные машинописные работы должны выполняться непосредственно администрацией с соблюдением установленных правил печатания.

9.1.2. Для печатания принимаются только служебные материалы.

Печатание на бланках распоряжений, постановлений администрации сельского поселения и писем за подписью главы поселения осуществляется администрацией сельского поселения.

Печатание под диктовку не допускается.

9.1.3. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди.

Документы, сданные в работу после 17 часов, печатаются, как правило, на следующий день.

9.1.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов для печатания не принимаются.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

9.1.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров, на лицевой их стороне красками насыщенного цвета. При печатании документов соблюдаются установ-ленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

Документ печатается, как правило, в одном экземпляре.

Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило, через полтора или два межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал.

Документы, представляемые на подпись главе сельского поселения для направления их в вышестоящие органы, печатаются, как правило, через два интервала.

9.1.6. На последнем листе отпечатанного документа внизу проставляются фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона.

9.2. Копировально – множительные работы:

9.2.1. Выполнение копировально-множительных работ (тиражирование, ксерокопирование документов) в администрации сельского поселения осуществляется администрацией. На тиражирование сдаются только служебные документы и материалы.

Копирование служебных материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются материалы и документы к заседаниям при главе сельского поселения.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования материалов и документов определяется соответствующей отметкой управляющего делами.

Не допускается необоснованное тиражирование документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

В администрации ведется учет произведенных работ по тиражированию документов и материалов (приложение 5).

9.2.2. Сотрудники администрации, выполняющие копировально-множи-тельные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе.

Раздел 10. Использование печатей и штампов

10.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий подлинникам в администрации сельского поселения используются соответственно требуемому документу печать с оттиском герба Ханты-Мансийского района и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы.

10.2. Гербовые печати проставляются на постановлениях, распоряжениях, подписанных главой сельского поселения, удостоверениях должностных лиц, назначаемых главой сельского поселения, на платежных поручениях, расходных расписаниях и других финансовых документах на получение денежных средств, на доверенностях и в иных установленных случаях.

10.3. На рассылаемых копиях постановлений, распоряжений, актов, подписанных главой сельского поселения, при оформлении командировочных удостоверений проставляется печать администрации.

10.4. Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы. При этом оттиск должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

10.5. Изготовление печати с оттиском герба Ханты-Мансийского района для администрации сельского поселения производится по указанию главы администрации сельского поселения.

Образцы печатей и штампов администрации сельского поселения согла-совываются с юридическо-правовым управлением.

10.6. Все печати и штампы администрации сельского регистрируются.

В органах администрации сельского поселения печати и штампы должны учитываться в специальном журнале учета, выдаваться работникам под расписку, храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов в администрации сельского поселения осуществляет секретарь приемной. 10.7. В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставятся в известность глава сельского поселения.

10.8. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаются в администрацию района, о чем составляется акт.

10.9. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагаются на секретаря приемной.

При смене руководителя печати и штампы передаются по акту с отметкой в журнале учета.

Глава администрации сельского поселения приказом администрации возлагают ответственность за хранение и пользование печатями и штампами на одного из подчиненных им работников.

Раздел 11. Справочная работа

11.1. Работникам администрации сельского поселения даются соответст-вующие справки, при необходимости, для выполнения порученной им работы, по их запросам:

о документах, поступивших на имя главы сельского поселения, и об исполнении этих документов – администрацией сельского поселения;

об отправке исходящей корреспонденции по назначению – администрацией;

об изданных постановлениях и распоряжениях администрации сельского поселения (кто готовил, кому разослан принятый документ) – администрацией;

о распоряжениях по кадровым вопросам- специалисту отдела кадров по вопросам обеспечения бланочной продукцией – специалистом администрации, штампами – секретарем приемной;

о секретных документах, поступивших на имя главы сельского поселения, и исполнении этих документов, а также об отправке секретной корреспонденции по назначению в установленном порядке лицам, имеющим соответственный уровень допуска – специалистами администрации сельского поселения;

о проведенных и готовящихся совещаниях под председательством главы сельского поселения – секретарем сельского поселения.

о письмах граждан, поступивших в администрацию сельского поселения- секретарем приемной администрации сельского поселения;

о нормативных актах по делопроизводству администрации сельского поселения — администрацией;

о поручениях главы сельского поселения – секретарем приемной;

о документах, сданных в архив – специалистами администрации.

11.2. Устная информация неслужебного характера по вопросам, находящимся на рассмотрении в органах администрации сельского поселения, может даваться по телефону соответствующими исполнителями.

Справки по отдельным вопросам работы с документами в органах администрации сельского поселения даются соответствующими специалистами сельского поселения.

Раздел 12. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Составление номенклатуры дел — один из основных видов работы, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения, использования в качестве основы для составления описей дел постоянного и временного хранения, а также для учета дел временного (свыше 10 лет) хранения.

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации района, органах администрации района, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 6).

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности органов администрации сельского поселения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности, в том числе дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год разрабатывается в последнем квартале текущего года лицом, ответственным за ведение делопроизводства в органе администрации сельского поселения, подписывается главой администрации и представляется в администрацию района.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом, положениями об организации и подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. Необходимо изучить документы, образующиеся в деятельности органа администрации сельского поселения, их виды, состав и содержание.

Сводная номенклатура дел администрации составляется по установленной форме на основании номенклатур дел органов администрации сельского поселения.

Сводная номенклатура дел администрации сельского поселения рассматривается на заседании экспертной комиссии администрации сельского поселения, утверждается главой сельского поселения.

Сводная номенклатура дел администрации сельского поселения, номенклатуры дел органов администрации сельского поселения представляются один раз в 5 лет на согласование в ЭПМК Управления по делам архивов администрации Ханты-Мансийского автономного округа-Югры (далее ЭПМК), а также после каждого изменения структуры или функций администрации сельского поселения.

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения администрации сельского поселения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверж-дается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В случае изменения структуры администрации сельского поселения в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.

Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных органов. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения подразделения администрации сельского поселения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел внутри раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 – обозначение подразделения или органа администрации сельского поселения, 05 – порядковый номер по номенклатуре. Группа цифр индекса отделяется одна от другой с помощью тире.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав находящихся в нем документов.

Не допускается употребление в заголовке дела вводных слов и сложных синтаксических оборотов, неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), сокращенных слов и сокращенных наименований организаций, подразделений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела, указание на копийность.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то состав-ляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно — распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащие постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами главы администрации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Потом следует вся остальная документация по степени важности, в конце располагаются дела переписки, книг, журналов учета и регистрации.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому или ведомственному), а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру дел заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПМК по представлению архивного отдела администрации сельского поселения и экспертной комиссии органа администрации сельского поселения.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в архив, в другую организацию для продолжения и др.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровка его подписи.

Раздел 13. Порядок формирования дел

Формирование дел — группировка исполненных документов, оформленных в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются в органах администрации сельского поселения лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

включать в дело по одному экземпляру документа;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел, документов выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, документов учебных заведений и др.;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более4 см. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заго-ловок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.

Документы внутри дела должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие по датам поступления, исходящие по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. При утверждении в качестве самостоятельного документа их группируют в отдельные дела;

документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение, перемещение, командировки и т.д.) группируются в отдельные дела;

протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов;

документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы администрации сельского поселения и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ — ответ помещается за документом — запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Раздел 14. Требования к оформлению дел

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками администрации сельского поселения, в ведении которых заведение и формирование дел.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа — заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат, заголовка дела).

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 7). На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа администрации сельского поселения; структурного подразделения; индекс дела; номер дела (тома, части) по описи дел, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела. Обложка дела заполняется черными чернилами (пастой).

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа администрации сельского поселения указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование подразделения — записывается название подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела — проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов, и др.); дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При изменении наименования организации (подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (другое подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации–правопреемника, а прежнее наименование организации (подразделения) заключается в скобки.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа- заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Нумерация цветными карандашами и чернилами (пастой) не допускается.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела (приложение 8). Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку или чистый оборот последнего документа.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в данном деле, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наличие литерных листов дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечается в листе – заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

В каждое дело подшивается не более 250 листов. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Раздел 15. Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Глава администрации сельского поселения и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечить сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Завершенные дела постоянного срока хранения хранятся по месту их формирования в течение пяти лет, а затем передаются согласно графику в архив.

Выдача дел работникам администрации сельского поселения для работы осуществляется под расписку. Дела выдаются во временное пользование работникам администрации сельского поселения на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Работники администрации сельского поселения несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы администрации сельского поселения с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Раздел 16. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы администрации сельского поселения являются муниципальной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на муниципальное хранение в архивный отдел.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу специалистов администрации сельского поселения ответственных за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

16.1. Экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов — отбор документов на хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

Для рассмотрения номенклатур дел, описей дел постоянного срока хранения, актов на уничтожение документов, организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их к передаче на постоянное хранение в администрации сельского поселения создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) и самостоятельные экспертные комиссии в органах администрации сельского поселения.

Экспертная комиссия создается распоряжением главы администрации сельского поселения из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

В состав комиссии в обязательном порядке включается лицо, ответственное за делопроизводство и архив. Председателем комиссии назначается один из руководящих работников, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются главой сельского поселения. Заседания экспертной комиссии оформляются протоколом, проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения для передачи в архив, отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только на основании заголовков дел без просмотра самих документов.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел временного хранения определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел.

Подшивка вновь сформированных дел проводится только после завершения экспертизы ценности документов.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела по личному составу (приложения 10,11); на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные органами администрации сельского поселения, служат основой для подготовки сводной описи дел администрации сельского поселения по которой сдаются дела на хранение в архив.

Описи дел органов администрации сельского поселения составляются по установленной форме и представляются в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел администрации сельского поселения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с экспертной комиссией, передается на рассмотрение ЭПМК Управления по делам архивов ХМАО-Югры, затем утверждается главой администрации сельского поселения.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества вносятся в годовой раздел описи под литерными номерами или в конец годового раздела.

К первому годовому разделу описи дел постоянного хранения составляется историческая справка. Историческая справка дополняется при реорганизации, изменении названия, структуры и функций организации.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период (приложение 12). Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются главой администрации сельского поселения только после утверждения ЭПМК описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения актов о выделении их к уничтожению уничтожаются путем измельчения в специальных бумагоуничтожающих машинах или путем сжигания. Сжигание осуществляется под контролем работника, ответственного за архив. В акте делается запись, каким путем уничтожены документы.

16.2. Подготовка и передача документов в архив.

Передача дел в архив администрации сельского поселения осуществляется ежегодно по графику.

В архив передаются дела с исполненными документами постоянного хранения, в упорядоченном состоянии. Их передача производится только по описям дел.

Дела передаются в архив после истечения пятилетнего срока их хранения и использования в органах администрации сельского поселения. Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел, который оформляется в двух экземплярах.

При первой передаче документов в архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в администрации сельского поселения и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В период подготовки дел к передаче в архив специалистами предварительно проверяется физическое и санитарное состояние документов, правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники органов администрации сельского поселения обязаны устранить.

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов.

Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов.

В случае ликвидации или реорганизации органа администрации сельского поселения работник, ответственный за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архивный отдел, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Приложение 1

к Инструкции по делопроизводству

в администрации

сельского поселения Селиярово

ПЕРЕЧЕНЬ

НЕРЕГИСТРИРУЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Копии документов организаций и учреждений.

2. Пакеты с пометкой ‘‘Лично’’, кроме служебных и не имеющих силу документов.

3. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

4. Пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы и открытки.

5. Дайджесты прессы, обзоры печати, книги, газеты, журналы, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды и т.п.

6. Извещения о проведении конференций, совещаний и заседаний, программы их проведения и материалы к ним.

7. Аналитические обзоры органов исполнительной власти, иные материалы, представленные для сведения.

Приложение 2

к Инструкции по делопроизводству

в администрации

сельского поселения Селиярово

АКТ

Мы, нижеподписавшиеся работники администрации сельского поселения Селиярово, составили акт о том, что ”___” ________ 20__г. при вскрытии пакета _________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________

в нем не оказалось__________________________________________________

__________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Настоящий акт составлен в трех экземплярах

Подписи: _______________________________________________________

_______________________________________________________

Приложение 3

к Инструкции по делопроизводству

в администрации

сельского поселения Селиярово

РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ

ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ

1. Глава сельского поселения издает постановления и распоряжения (далее – акты).

Постановления принимаются, как правило, по вопросам, затрагивающим интересы всех или большей части жителей, выполнения основанных направлений плана экономического и социального развития, бюджета и т.д.

Распоряжения принимаются по вопросам текущей внутренней деятельности, решению оперативных мероприятий, частным вопросам.

2. Проект акта должен содержать следующие реквизиты:

титул (Ханты-Мансийский автономный округ – Югра), муниципальное образование, администрация сельского поселения Селиярово;

наименование акта (постановление, распоряжение);

дата, номер;

заголовок к тексту акта;

текст акта;

подпись (фамилия, имя, отчество, должность лица, которым будет подписан акт);

отметка об исполнителе;

визы согласования.

3. Каждый акт должен иметь предельно краткий заголовок, исключение составляют небольшие по объему распоряжения, которые печатаются на малом бланке (формат А5). Заголовок раскрывает содержание акта, начинается предлогами “О и об” отвечает на вопрос ‘‘О чем?’’, ответствующий его содержанию. Заголовок в кавычки не заключается, в конце заголовка точка не ставится.

4. Текст постановления, распоряжения должен быть точным, последовательным, исключающим возможность различного толкования, не противоречащим законодательству Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, другим нормативным правовым актам, раннее принятым.

4.1. Текст постановления, расположения делится на 2 части: констатирующую и постановляющую.

4.2. В констатирующей части постановления, расположения освещаются мотивы и цели их издания. Она должна быть, как правило, значительно меньше постановляющей части (в случае необходимости информационный материал может быть приложен к проекту в виде справки). Максимальное ограничение объема констатирующей части постановления (распоряжения) обеспечивается объединением ее с началом решающей части. Это достигается путем размещения констатирующей части в первом предложении, которое соединяет в себе как констатирующую часть (целиком), так и постановляющую (начало). Такое предложение начинается формулировками типа “В целях…”, “ В связи с тем, что…”, “ Во исполнение…”, “ В соответствии…”.

4.3. В расположении может употребляться комплексная констатирующая часть, мотивировочная ( “В целях…”, “В связи с тем, что…” ), ссылочная (“В соответствии с…”, “Во исполнение…”).

4.4. Если содержание акта не нуждается в разъяснении, то констатирующая часть может вообще отсутствовать. В основном это приемлемо для распоряжений, имеющих оперативный характер, и потому не требующих особых пояснений.

4.5. Переход от констатирующей части к постановляющей происходит путем постановки двоеточия:

Например: В целях…: 1. Предложить…

Или может быть использована неопределенная форма глагола, после которой не ставится двоеточие.

Например: “ В целях… предложить… ”.

5. Если постановление, распоряжение принимается на основании акта вышестоящего органа, то в констатирующей части должна быть указана дата, номер и название этого акта, а в необходимых случаях – содержание соответствующих разделов или всего акта.

6. Постановляющая часть подразделяется на составные части, которые называются пунктами ( знак параграфа не используется).

6.1. Пункты номеруются только арабскими цифрами.

6.2. Пункты должны быть разделены на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами 1.1, 1.2, или абзацы подпунктов без их нумерации.

6.3. Если документ содержит один пункт, то он не нумеруется. Каждый пункт документа (если пункты нумеруются) начинается с большой буквы и заканчивается точкой.

6.4. Если же подпункты не нумеруется, а выступают в качестве абзацев, то первое слово такого подпункта начинается со строчной буквы.

Заканчивается подпункт (кроме последнего) точкой с запятой.

6.5. Постановляющая (распорядительная) часть документа должна четко определять задачи, исполнителей, сроки исполнения и представления информаций, отчетов о их выполнении лицом или органом, на который возложен контроль.

6.6. Поставленные задачи должны быть конкретными, обеспечены необходимыми материальными и финансовыми ресурсами и не должны противоречить действующему законодательству.

6.7. При подготовке проектов постановлений и распоряжений необходимо учитывать ранее принятые по этому вопросу документы, если они имелись, и не допускать повторений и противоречий с ними.

6.8. Распорядительная часть акта излагается в повелительной форме. Отдельный пункт, как правило, объединяет действия одного характера и может относиться к нескольким исполнителям, подпункт определяет отдельные конкретные действия.

6.9. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или организации.

Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в случае, если ему предписано выполнение этого действия.

Если поручение дается какому-то ни было управлению, комитету, отделу и указывается фамилия (Ф.И.О.) руководителя, то она пишется в скобках в именительном падеже (Иванов И.И.).

Если же поручение дается непосредственно начальнику управления, комитета, отдела, то Ф.И.О. пишутся без скобок в дательном падеже – Иванову И.И.

6.10. Содержание пунктов актов должно быть конкретным.

Должны быть указаны исполнители и сроки исполнения.

Если пункт не связан с определенным исполнителем, то начинается он с глагола в неопределенной форме ”Установить…”, “Утвердить…”.

6.11. В постановлениях, распоряжениях названия предприятий, организаций приводятся полностью – в строгом соответствии с их официальным наименованием.

6.12. Не допускается сокращение слов, кроме общепринятых.

6.13. Если в пунктах акта предложения начинаются с числа, то число пишется прописью.

6.14. Если пункт акта начинается с общепринятой аббревиатуры названия организации, учреждения и т.д., то в этом случае название учреждения, организации пишется полностью.

Например: “1. Открытому акционерному обществу “Юганскнефтегаз”…”.

7. Составной частью документа (постановления, распоряжения) может быть приложение.

7.1. Приложение должно иметь заголовок, идентичный его названию в тексте акта.

7.2. В правом верхнем углу должна быть ссылка на принадлежность приложения данному документу.

7.3. Если приложений несколько, то они нумеруются арабскими цифрами, знак № при этом не ставится.

Например: “Приложение 2”.

7.4. Ссылка на приложение в тексте акта делается путем постановки термина “согласно приложению”, “прилагается”, если приложений несколько, то “согласно приложениям 1- 4”.

8. Акт подписывается главой сельского поселения или в его отсутствие – соответствующим заместителем. При этом должна быть указана фамилия и должность именно того лица, которое подписало проект акта (черта и слово “за” не употребляются).

10. К проектам прикладываются:

документы, являющиеся основанием издания данного проекта;

пояснительная записка — к проекту нормативного правового акта;

указатель рассылки, который заполняется исполнителем.

Схема проектов актов прилагается.

СХЕМА

к приложению 3

к Инструкции по делопроизводству

в администрации

сельского поселения Селиярово

Ханты-Мансийский автономный округ – Югра

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ

СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ СЕЛИЯРОВО

АДМИНИСТРАЦИЯ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

(РАСПОРЯЖЕНИЕ)

от №

Селиярово

Заголовок (о чем?)

Преамбула (констатирующая часть — изложение целей, мотивов, оснований для принятия документа, его законодательная основа; составляет с постановляющей частью единое предложение; в некоторых случаях может отсутствовать).

«В целях…», «В связи с тем, что…», «Во исполнение…», «В соответствии…», «На основании…»:

Постановляющая (решающая) часть – что сделать, кому сделать, когда сделать

1. Что? Кому? Сделать?

2. (выполнить, обеспечить, утвердить, рекомендовать, создать, поручить,

3. Установить, выделить… ) и т. д.

4. При необходимости заключительный пункт оговаривает вопросы контроля за выполнением документа:

Постановления (распоряжения)

(Если необходимо)

Приложение 1 (2, 3)

к постановлению (распоряжению)

администрации сельского поселения Селиярово

от ________________ № _______________

Название _______________

Текст

Приложение 4

к Инструкции по делопроизводству

в администрации

сельского поселения Селиярово

Лист согласования

к проекту постановления (распоряжения) администрации сельского поселения Селиярово по вопросу ____________________________________________________________________________________________________________________________________

проект вносит (фамилия, телефон).____________________________________

__________________________________________________________________

Фамилия, имя, отчество, должность	Дата поступления	Подпись, дата выдачи	Замечания







Анализ на коррупциогенность

Приложение 5

к Инструкции по делопроизводству

в администрации

сельского поселения Селиярово

Ж У Р Н А Л

учета изготовления копий документов и материалов

№

п/п

Дата

Наименование органа

администрации

Назва-ние

Коли-чество экземп-ляров

Коли-чество листов

Дата и роспись получа-теля

Приме-чание

Приложение 6

к Инструкции по делопроизводству

в администрации

сельского поселения Селиярово

Форма номенклатуры дел

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

___________ № _____________ руководителя организации

___________________________

(место составления) Подпись Расшифровка

подписи

На ________________ год Дата

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед.хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примеча- ние
1	2	3	4	5	6
	Название раздела

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _______________ году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
переходящих	с отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности руководителя

службы ДОУ организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК

от

Приложение 7

к Инструкции по делопроизводству

в администрации

сельского поселения Селиярово

Форма обложки дела

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Код архива_________

Код организации________

Ф. №

_____________

Оп. №

_____________

Д. №

_____________

________________________________________________________________

________________________________________________________________________

(Наименование архивного учреждения)

_____________________________________________________________________________

(Наименование организации и структурного подразделения)

ДЕЛО № ________ ТОМ № _________

_____________________________________________________________________________

(Заголовок дела)

_____________________________________________________________________________

(Крайние даты)

На _________ листах

Хранить __________

Ф. №__________

Оп. № _________

Д. № __________

Приложение 8

к Инструкции по делопроизводству

в администрации

сельского поселения Селиярово

Форма листа – заверителя

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ листов

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов__________________________________________________

пропущенные номера листов______________________________________________

+листов внутренней описи_________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 9

к Инструкции по делопроизводству

администрации

сельского поселения Селиярово

Форма внутренней описи

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов ед. хр. № _______________________

№ п/п	Индекс док-та	Дата док-та	Заголовок документа	Номера листов ед. хр.	Примечание

Итого __________________________________документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 10

к Инструкции по делопроизводству

в администрации

сельского поселения Селиярово

Форма описи дел постоянного хранения

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ №_____________ Наименование должности

дел постоянного хранения руководителя организации

за _______________год Подпись Расшифровка подписи

Дата


№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено_____________________________________ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с № ___________________по № ________________________________, в том числе:

литерные номера:______________________________________________

пропущенные номера___________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК

от №_____

Приложение 11

к Инструкции по делопроизводству

в администрации

сельского поселения Селиярово

Форма описи дел по личному составу

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ №_____________ Наименование должности

дел по личному составу руководителя организации

за _______________год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

В данный раздел описи внесено ____________________________________________ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с № ______________________________по № __________________________, в том числе:

литерные номера:____________________________________________________________

пропущенные номера:________________________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК

от______________№___________

Приложение 12

к Инструкции по делопроизводству

в администрации

сельского поселения Селиярово

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Наименование организации

АКТ УТВЕРЖДАЮ

___________№___________ Наименование должности

________________________ руководителя организации

(место составления)

о выделении к уничтожению Подпись Расшифровка

документов, не подлежащих подписи

хранению Дата

На основании _____________________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

______________________________________________________________________________________________________________

отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение, документы фонда № ____________________________________________

(название фонда)

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого___________________________________ ед.хр. за__________________годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____________годы утверждены, по личному составу

Согласованы с ЭПМК _____________________________________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от ________________________№ _______________________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от ____________№________________

Документы в количестве_________________________________________________ед. хр.,

(цифрами и прописью)

Уничтожены путем сжигания или сданы в _____________________________________________________________________________

(наименование организации)

на переработку

Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Источник

Об утверждении инструкции

по делопроизводству в администрации

Лермонтовского сельского поселения

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ
КУЙТУНСКИЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ

ЛЕРМОНТОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

01.09.2021 г. п. Лермонтовский № 38

Об утверждении инструкции

по делопроизводству в администрации

Лермонтовского сельского поселения

В соответствии с основными положениями государственной системы документального обеспечения управления, типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71, администрация Лермонтовского сельского поселения

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации Лермонтовского сельского поселения (прилагается).

2. Считать утратившим силу постановление от 11.01.2018 г. № 1 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Лермонтовского сельского поселения».

3. Главному специалисту администрации Лермонтовского сельского поселения Пугачевой В.А.:

3.1. Обеспечить методическое руководство по внедрению инструкции в администрации Лермонтовскогосельского поселения.

3.2. Осуществлять контроль за соблюдением требований инструкции по делопроизводству в администрации Лермонтовского сельского поселения.

Глава администрации

Лермонтовского сельского поселения Е.А.Михалюк

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНА

Начальник архивного отдела управления Постановлением администрации

по правовым вопросам, работе с архивом Лермонтовскогосельского

и кадрами администрации муниципального поселения

образования Куйтунский район

_______________________Е.В.Хужеева № 38 от 01.09.2021 г.

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству администрации

Лермонтовского сельского поселения

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству администрации Лермонтовского сельского поселения (далее — Инструкция) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федеральногоархивного агентстваот 22 мая 2019 г. N 71.

1.2. Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовойоснове правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архивадминистрации Лермонтовского сельского поселения.

1.3 Инструкция устанавливает требования к документированию работы с документами в делопроизводстве администрации Лермонтовского сельского поселения (далее – администрация).

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

Действие Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утвержденными главой администрации.

1.6. Организация делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в администрации возлагается на Главу Лермонтовского сельского поселения (Далее – Глава).

1.7. Ответственность за организацию работы с документами возлагается на главного специалистаадминистрации.

1.8. Должностные обязанности, права и ответственность работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.

1.9.На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделениеадминистрации, обязательно составляется акт приема-передачи дел, который утверждается Главой.

1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.Взаимодействие со средствами массовой информации, передачи им какой – либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения Главы или иного уполномоченного им должностного лица.

Работники администрации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.

1.11. При утрате документов главный специалистадминистрации,информирует Главу, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копий документа.

1.12. Инструкция по делопроизводству администрации, утверждается Главой.

2. Документирование управленческой деятельности

2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в администрации издаются организационно — распорядительные документы.

2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности администрации, должны быть оформлены по правилам, установленным Инструкцией.

Вносить какие – либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

2.3. В администрации создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

2.4. Документы администрации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4 и А5.

2.5. Для изготовления документов в администрации используются:

бланк приказа;

бланк письма для переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;

бланк протокола.

2.6. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.Электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

2.7. Проектирование бланков документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

2.8. Бланки документов администрации изготавливаются на компьютерной технике.

2.9. Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.

2.10. Документы администрации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

2.11. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.12. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2.13. Для изготовления документов используетсяразмер шрифта — N 12 — 14 пт.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров — N 10, 11 пт.

2.14. Абзацный отступ в тексте документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

2.15. Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.16. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста.

2.17. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.

2.18. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа.

2.19. При подготовке документов администрации поселения используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016:

а) код формы документа;

б) наименование организации;

в) наименование структурного подразделении;

г) наименование должности лица;

д) справочные данные об организации;

е) наименование вида документа;

ё) дата документа;

ж) регистрационный номер документа;

з) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

и) место составления (издания) документа;

й) гриф ограничения доступа к документу;

к) адресат;

л) гриф утверждения документа;

м) заголовок к тексту;

н) текст документа;

о) отметка о приложении;

п) гриф согласования документа;

р) виза;

с) подпись;

т) отметка об электронной подписи;

у) печать;

ф) отметка об исполнителе;

х) отметка о заверении копии;

ц) отметка о поступлении документа;

ч) резолюция;

ш) отметка о контроле;

щ) отметка о направлении документа в дело.

2.20.Бланк приказа администрации (Приложение № 2) должен включать реквизиты:

наименование вида документа;

отметки для размещения реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа».

2.21. Бланк письма администрации должен включать следующие реквизиты:

наименование организации;

справочные данные об организации;

отметки для проставления реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа».

2.22. Внутренние документы администрации, оформляемые не на бланке, должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.

2.23. Наименование администрации на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица в положении.На бланках документов указывается полное официальное наименование юридического лица с указанием его организационно-правовой формы (Администрация Лермонтовскогосельского поселения), над наименованием организации указывается наименование вышестоящей организации, под наименованием организациив скобках указывается сокращенное наименование организации.

2.24. Наименование должности лица используется в бланках писем должностных лиц и располагается под наименованием администрация.

2.25. Справочные данные обадминистрации (Приложение № 1) указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес администрации; номер телефона, факса, адрес электронной почты, а также код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

2.26. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием администрации Лермонтовского сельского поселения (структурного подразделения, должности).

2.27. Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или (в протоколах) дате события, зафиксированного в документе.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2020;

словесно-цифровым способом: 5 июня 2020 г.

На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами «наименование вида документа» (в бланках конкретных видов документов) и «справочные данные об организации» (в бланках писем).

2.28. Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению администрации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами.

2.29. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки «На N __от___» в бланке письма.

В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

2.30. Место составления документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением, например: п. ЛермонтовскийКуйтунского р-на Иркутской обл.

2.31. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в администрации грифов ограничения доступа соответствуют законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и закреплены в локальных нормативных актах. Гриф ограничения доступа к документу (пометка «Для служебного пользования» — ДСП) может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В документах администрации, содержащих сведения, ограниченного доступа, наряду с грифом указываются полное официальное наименование юридического лица, место его нахождения.

Например:

Дата создания: 01-09-2021
Дата последнего изменения: 01-09-2021

Источник

Приложение

к постановлению главы

МО сельского поселения

«Сельсовет «Впередовский»

от «__» ______ 2019 г. №__

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в администрации муниципального образования

сельского поселения «Сельсовет «Впередовский» Кизлярского района

Республики Дагестан

I. Общие положения.

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования сельского поселения «Сельсовет «Впередовский» (далее – Инструкция) подготовлена в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76, ГОСТом Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным Постановлением Государственного Комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. № 65-ст, Типовой инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Дагестан, утвержденной постановлением Правительства Республики Дагестан от 07 апреля 2008 года № 90 (Собрание законодательства Республики Дагестан, 2009, № 7, ст. 242), Регламентом Администрации сельского поселения, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Дагестан.

1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации муниципального образования сельского поселения «Сельсовет «Впередовский» (далее — Администрация), документов, определения системы контроля за исполнением документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, исполнение, контроль за исполнением, хранение, осуществляемые с применением информационных технологий.

Положение Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определяется соответствующей инструкцией по обеспечению режима секретности.

1.4. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами могут быть ознакомлены лица, имеющие непосредственное к ним отношение. Знакомить с содержанием документов других лиц или представлять документы для опубликования в печати допускается только с письменного разрешения руководства Администрации.

1.5. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствова-нием делопроизводства в Администрации, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляется заместителем главы Администрации.

1.6. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Администрации. Ответственный за организацию делопроизводства в Администрации обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомит всех работников, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции.

1.7. Работники Администрации несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов. При уходе в отпуск, отъезде в длительную командировку или увольнении они обязаны передать все числящиеся за ними документы другому работнику (по указанию главы) или руководителю структурного подразделения, которые, в свою очередь, обязаны принять меры по их своевременному исполнению.

1.8. Ответственность за документационное обеспечение, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Администрации единой системы делопроизводства, методическое руководство работы с документами и организация обучения работников основам делопроизводства возлагаются на заместителя главы Администрации.

2. Основные понятия.

2.1. В Инструкции применяются следующие основные понятия:

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации;

электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Администрации, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Республики Дагестан;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

3. Правила оформления документов.

3.1.Бланки документов.

3.1.1.Документы, создаваемые в Администрации, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов (шаблонов бланков) и должны иметь установленный состав реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов бланки могут быть продольные (бланки постановлений, распоряжений, писем в вышестоящие органы) и угловые (бланки писем) (Приложение №№ 1,2). На продольных бланках все реквизиты бланка располагаются по центру текстового поля, на угловых бланках — в левом верхнем углу бланка, при этом каждый элемент реквизита центрируется относительно самой длинной строки.

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета.

3.1.2.Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов (проектов) документов.

3.1.3. Администрация при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Законом Республики Дагестан от 19 ноября 2003 года № 25 «О Государственном гербе Республики Дагестан» (Собрание законодательства Республики Дагестан, 2003, № 11, ст. 838).

Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Дагестан осуществляют по заказам Администрации только полиграфические предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Не разрешается изготовление в подразделениях Администрации на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.

3.1.4. Бланки письма Администрации содержат следующие реквизиты: государственный герб Республики Дагестан, наименование Администрации, справочные данные об Администрации, отметки для проставления даты и регистрационного номера, отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресата.

Бланки служебной записки, постановления и распоряжения содержат следующие реквизиты: государственный герб Республики Дагестан, наименование Администрации, вид документа, отметки для проставления даты и регистрацион-ного номера.

3.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без разрешения Главы Администрации не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.1.6. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор WordforWindows с использованием шрифтов TimesNewRoman размером № 12 (для оформления табличных материалов), № 14 (для текстов) – через 1 межстрочный интервал.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.

3.1.7. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах без бланка.

3.2. Оформление реквизитов документов.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, соответствие действующему законодательству, правильность оформления, качество содержания, возможность оперативного поиска, обработки с помощью компьютерных программ.

Документ должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных в определенном порядке.

3.2.1.Реквизит «Государственный герб Республики Дагестан».

Изображение Государственного герба Республики Дагестан помещают на бланках документов в соответствии с Законом Республики Дагестан от 19 ноября 2003 года № 25 «О Государственном гербе Республики Дагестан».

На бланках документов Администрации Государственный герб Республики Дагестан в водно-цветном или черно-белом изображении помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование организации».

3.2.2. Реквизит «Наименование организации».

Наименование Администрации, полное и сокращенное, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о нем. Сокращенное наименование помещают в скобках под полным наименованием Администрации.

3.2.3.Реквизит «Наименование должности лица, подписавшего документ».

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках писем должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки.

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Администрации.

3.2.4. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке) его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Расшифровка подписи указывается на уровне последней строки наименования должности.

На бланках должностного лица его должность не указывается.

При подписании документов и при их согласовании следует использовать чернила или тушь синего или фиолетового цвета.

При подписании документа несколькими должностными лицами структурных подразделений, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например:

Заместитель

главы администрации

муниципального образования

«сельсовет Цветковский» (подпись) (инициалы, фамилия)

или на бланке

Заместитель главы

администрации (подпись) (инициалы, фамилия)

При подписании документа лицом, исполняющим в соответствии с распоряжением обязанности временно отсутствующего главы (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. главы Подпись Расшифровка подписи

или

Исполняющий обязанности

главы Подпись Расшифровка подписи

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:

Глава муниципального образования Председатель Собрания депутатов

(подпись) (инициалы, фамилия) (подпись) (инициалы, фамилия)

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Фамилии располагают по алфавиту.

Например:

Председатель комиссии: (подпись) А.М.Иманмирзаев

Члены комиссии: (подпись) А.М.Таждинов

(подпись) С.З.Магомаева

(подпись) С.А.Хизиров

Не допускается подписывать документ, ставя предлог «за» или косую черту перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распоряжением о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании приглашений, извещений и т. п. При этом первый экземпляр документа должен быть подписан непосредственно руководителем.

Подпись является обязательным реквизитом документа. Документы подписываются Главой МО или его заместителем в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверку подлинной подписи. Документы заверяют печатью.

3.2.5.Реквизит «Вид документа».

Наименование вида издаваемого документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

В письмах наименование вида документа не указывается.

3.2.6.Реквизит «Место составления (издания) документа».

Место составления (издания) документа указывается на бланках документов Администрации, за исключением бланков писем.

3.2.7.Реквизит «Справочные данные об Администрации».

Справочные данные об Администрации указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Администрации, номер телефона, номер факса, официальный сайт в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официальный адрес электронной почты и банковские реквизиты ОКПО/КПП, ИНН, ОГРН.

Код Администрации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит «Справочные данные об организации» используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.

3.2.8.Реквизит «Адресат».

Документы адресуют в органы власти, организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Администрация муниципального района

«Кизлярский район»

или

Отдел экономики и прогнозирования

администрации муниципального района

«Кизлярский район»

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже.

Например:

Руководителю

Налоговой службы

У.А. Амирханову

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Например:

Администрация МР «Кизлярский район»

Отдел экономики и прогнозирования

Начальнику

Н.А. Архиповой.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в состав реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие органы исполнительной власти, территориальные органы исполнительной власти в Республике Дагестан, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии.

Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа на уровне наименования Администрации в бланке.

Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки.

Например:

Государственная инспекция

труда в Республике Дагестан

ул. Панфилова, д. 38, Махачкала,

367089

Например:

Магомедову М.И.

проспект Петра I, д. 60, кв. 3,

Махачкала, 367000

3.2.9.Реквизит «Дата документа».

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма, докладные и служебные записки, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или заместителем главы при регистрации документа или непосредственно составителем при его подготовке (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами исполнительной власти, иными органами (организациями), является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например:

«26.04.2018 г.».

Если какое-либо из чисел является однозначным, перед ним ставится «0» (ноль).

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например:«26 апреля 2018 года». Однако в тексте конкретного документа используется один из указанных способов.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

3.2.10.Реквизит «Регистрационный номер документа».

Регистрационный номер присваивается создаваемому в Администрации документу после его подписания (утверждения), а также входящему документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа состоит из номенклатурного индекса и порядкового номера.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

3.2.11.Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма Администрации. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке электронного письма-ответа либо сотрудником канцелярии при регистрации исходящего документа на бумажном носителе.

Наличие данного реквизита позволяет получателю быстро найти копию документа, на который прислан ответ. Дата и номер, на который идет ссылка, переписывается составителем ответа из инициативного документа цифровым способом.

Например: «на №06-24/117 от 25.03.2018 г.».

3.2.12.Реквизит «Наименование документа».

Наименование документа, краткое содержание (заголовок к тексту) документа, составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы «о чем?» («о ком?») или «чего?» («кого?»). Например:

«Распоряжение о выделении средств на приобретение оргтехники»;

«Письмо о подписании трехстороннего Соглашения»;

«Правила внутреннего трудового распорядка».

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Наименование документа оформляется под реквизитами бланка и занимает 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы центрованным способом.

3.2.13.Реквизит «Текст документа».

Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: «Прошу подготовить и представить на рассмотрение…», «Прошу рассмотреть вопрос об …»;

3-го лица единственного числа: «Коллегия постановила…», «Администрация считает возможным…»;

1-го лица множественного числа: «Просим представить данные о …», «Представляем на рассмотрение и утверждение…»;

В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа: «Постановляем …», «Решили…».

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер. Например: «Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, указывается наименование вида, документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Например: «В соответствии с постановлением Правительства Республики Дагестан от 2 октября 2008 года № 333 «О Типовом регламенте внутренней организации органов исполнительной власти Республики Дагестан» …».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих структур. В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Сплошной связный текст документа применяется при подготовке уставов, положений, правил, инструкций, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными правовыми актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, подготовленного на основании или в развитие документов органов исполнительной власти, иных органов (организаций) указываются их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации-автора документа, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту документа.

Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы – распорядительную часть без констатирующей (как правило, приказы по личному составу), письма – просьбу без пояснения.

Текст документа, регулирующего деятельность Администрации, его структурных подразделений, права и обязанности должностных лиц (положение, должностной регламент и т.д.), состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь номер и заголовок.

Связный текст допускается разделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При подготовке документов по однотипным ситуациям (приказов по личному составу, актов и т.д.) следует использовать унифицированные тексты.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице,

графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

3.2.14.Реквизит «Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта».

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.2.15. Реквизит «Отметка о наличии приложения» может быть оформлен несколькими способами.

Если в тексте документа упоминается название приложения, то в отметке о наличии приложения указывается количество листов и экземпляров.

Например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если наименование приложения не упоминается в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №).

Например:

Приложение: 1. Протокол собрания учредителей ОАО «Дагэнерго»

на 5 л. в 1 экз.

2.Проект плана поэтапного ввода системы информационного обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: договор от 31.03.2018 № 17 и приложение к нему, всего на 25 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например:

Приложение: в 3 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом документа от левой границы текстового поля, через один межстрочный интервал.

Копии приложений должны готовить исполнители документов в количестве, необходимом для отправки адресатам и подшивки в дело.

3.2.16. Реквизит «Гриф согласования документа» состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Академии маркетинга

Личная подпись А.Г. Грымова

Дата

Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» от левого поля документа. Гриф согласования размещается на обороте последнего листа документа либо оформляется на отдельном листе, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При этом на основном документе, на месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Лист согласования может оформляться следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта Положения об общих принципах сотрудничества

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

должность, инициалы, должность, инициалы,

фамилия, дата фамилия, дата

Согласование некоторых видов многостраничных документов (отчеты, инструкции и др.) оформляется на титульном листе.

Заполненный лист согласования подписывается, датируется и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

3.2.17. Реквизит «Гриф утверждения документа».

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.

Документ утверждается руководителем организации, иным должностным лицом, специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава МО «сельсовет Цветковский»

Личная подпись А.М.Иманмирзаев

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава

МО «сельсовет Цветковский» Личная подпись А.М.Иманмирзаев

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, например:

УТВЕРЖДЕН

решением Собрания депутатов

МО «сельсовет Цветковский»

от 10.10.2018 № 9

или

УТВЕРЖДЕНО

Распоряжением главы МО

«сельсовет Цветковский»

от 05.04.2018 № 5

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.);

ИНСТРУКЦИИ (ПРАВИЛА) (должностные, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.);

ОТЧЕТЫ (о деятельности и т.д.);

ПЕРЕЧНИ (типовых документальных материалов, образующихся в деятельности подразделений и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

ПЛАНЫ (организационные, строительно-монтажные, проектно-изыскательные, работы коллегии, комиссий и т.д.);

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, о структурном подразделении, о премировании и т.д.);

ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.);

СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; на капитальное строительство и т.д.);

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ;

ФОРМЫ унифицированных документов;

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

3.2.18. Реквизит «Виза согласования документа» — реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица с его содержанием (далее — виза).

Согласование документа оформляют визой, включающей в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых и иных служб, заместителем главы администрации.

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к документу.

На документе, подлинник которого остается в Администрации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляют из администрации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования.

Допускается, по усмотрению полистное визирование правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

3.2.19.Реквизит «Печать».

Администрация имеет печать с изображением Государственного герба Республики Дагестан и иные печати, указанные в Положении об Администрации.

Печать с изображением Государственного герба Республики Дагестан ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится на месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

3.2.20.Реквизит «Отметка о заверении копии».

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий

слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Верно

Главный специалист

Наименование подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Отметка о заверении копии удостоверяется простой печатью Администрации, а электронных документов — электронной подписью.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа: «Всего в копии_____л.»).

Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

3.2.21.Реквизит «Отметка об исполнителе».

Отметка об исполнителе документа проставляется на лицевой стороне первого листа или оборотной стороне последнего листа подлинника в левом нижнем углу.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя (полностью) и номер его телефона (размер шрифта № 8).

Например:

Магомедов Магомед Магомедович

(8-722) 69-00-00

На документе, подготовленном по поручению главы группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, печатавшего документ, дату печатания документа.

3.2.22. Реквизит «Резолюция» является кратким указанием должностного лица по решению вопроса (исполнению документа) и обязательно включает в себя: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок его исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату.

Например:

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект постановления к 10.02.2018

(подпись) Смирнов В.А.

01.02.2018

Данный реквизит обязателен для всех документов, подлежащих исполнению и постановке на контроль. Резолюция ставится на специальном бланке (А-6) или на лицевой стороне первого листа документа в верхней правой его части между адресатом и текстом документа, а при необходимости — на любой свободной от текста площади (кроме полей) первого листа документа. Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции, последующие могут только детализировать порядок исполнения документа.

Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок, ответственному исполнителю предоставлено право созыва исполнителей.

Соисполнители предоставляют все необходимые материалы (справки, информации, акты и т.п.) ответственному исполнителю, а не автору резолюции.

Ответственные исполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение указания руководителя. Итоговый документ составляется и подписывается ответственным исполнителем, который передает его автору резолюции с приложением материалов каждого соисполнителя.

3.2.23. Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными законодательством, организацией, направившей поручение или просьбу, распорядительным документом или резолюцией руководителя организации.

Срок проставляется в форме даты завершения исполнения.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах.

3.2.24.Реквизит «Отметка об исполнении документа».

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

3.2.25. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» содержит ссылку на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего об его исполнении или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении.

Данный реквизит обязателен для документов, исполненных согласно поручениям, он располагается в нижней левой части первого листа документа и оформляется от левой границы текстового поля.

3.2.26. Реквизит «Отметка о поступлении документа в администрацию» содержит очередной регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Отметку о поступлении документа допускается проставлять в виде штампа.

Данный реквизит обязателен для поступающих (входящих) документов.

Например:

Вх. 01-01/125,

где 125- порядковый номер поступающей и отправляемой корреспонденции;

01-01 — порядковый номер дел в номенклатуре.

3.2.27. Реквизит «Идентификатор электронной копии документа» Идентификатор электронной копии документа представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка для автоматического поиска и контроля информации проставляется в момент подготовки документа используется, если в организации установлена автоматическая поисковая система.

3.3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

Состав документов Администрации МО:

В деятельности Администрации МО создается комплекс организационно-распорядительных документов: постановления, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы заседаний (совещательных, экспертных и др. органов (комиссий)), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), служебная переписка и др.

Подготовка проектов актов (постановлений и распоряжений) Администрации.

Глава муниципального образования издает постановления и распоряжения, являющиеся правовыми актами Администрации (далее — правовые акты).

Проекты правовых актов подлежат обязательному оформлению в соответствии с настоящей Инструкцией.

Постановления издаются по вопросам местного значения, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Республики Дагестан, Уставом муниципального образования «сельсовет Яснополянский».

Распоряжения издаются по вопросам организации работы Администрации.

3.3.1. Порядок подготовки проектов правовых актов:

Проекты правовых актов могут быть внесены следующими руководителями:

заместителем главы администрации;

руководителями подразделений администрации;

руководителями подведомственных учреждений администрации.

Разработка проектов правовых актов возможна в виде подготовки нового правового акта, изменений в действующие правовые акты, признания утратившими силу действующих правовых актов.

При подготовке проектов правовых актов необходимо руководствоваться основными принципами:

— законности отражения в правовых актах интересов населения;

— единства, полноты, непротиворечивости системы правовых актов;

— планомерности и оперативности подготовки правовых актов.

На начальной стадии подготовки проекта рекомендуется:

— ознакомиться с действующими правовыми актами по теме проекта, со справками по вопросам, возникшим в практике применения действующих правовых актов;

— изучить предложения специалистов, определить перечень вопросов, которые необходимо решить в правовом акте;

— определить возможные последствия применения правового акта (экономические, социальные, политические, правовые, экологические и др.);

— определить возможные затраты (материальные, финансовые и др.) необходимые для реализации будущего правового акта;

— при подготовке проектов правовых актов необходимо определить конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения;

— если в связи с принятием нового правового акта прекращаются, изменяются правоотношения, урегулированные ранее принятыми правовыми актами, то в проекте необходимо указать, какие из них признаются утратившими силу и подлежат изменению и в какой части.

3.3.2. Подготовка проекта правового акта Администрации включает:

— поручение Главы, заместителя главы администрации, данное в виде устного или письменного распоряжения одному или нескольким должностным лицам о подготовке проекта правового акта;

— определение содержания правового акта Администрации и написание текста правового акта;

— организацию сбора необходимых письменных заключений по проекту, их анализ и последующую доработку проекта;

— согласование доработанного проекта с соответствующими подразделениями Администрации.

3.3.3. Особенности оформления правовых актов:

в проектах правовых актов должны быть указаны:

— точное наименование подразделений администрации, организаций, а также должности и фамилии лиц, на которых возлагается выполнение поручения;

— сроки исполнения поручений;

— требования обязательности опубликования в установленных законодательством случаях;

— контролирующее лицо (Глава, заместитель главы администрации);

— указание о признании утратившими силу или отмене ранее принятых правовых актов либо их отдельных положений, если вновь принимаемый правовой акт исключает их действие.

3.3.4. Правовые акты оформляются на специальных бланках установленного образца (Приложение №№ 3, 4).

3.3.5. Текст проекта правового акта печатается шрифтом № 14 через один одинарный межстрочный интервал на стандартных листах бумаги формата А4 на лазерном принтере. Верхняя и нижняя границы текстового поля проекта акта должны составлять 20 мм, левая граница- 25 мм, правая — 10 мм.

Проект правового акта должен быть подготовлен на бумажном и электронном носителях для обеспечения оперативного внесения изменений в его текст.

3.3.6. Правовые акты имеют следующие реквизиты:

Герб Республики Дагестан;

наименование вида документа (постановление, распоряжение администрации);

дату принятия, номер документа;

место принятия;

заголовок;

текст;

подпись,

оттиск печати,

отметка об исполнителе (на первом экземпляре, который подшивается в дело).

3.3.7. Заголовок (наименование) правового акта отражает его содержание и в краткой форме обозначает предмет, регулируемый правовым актом. Заголовок должен быть точным, четким, максимально информационно насыщенным. Заголовок заключает в себе ответ на вопрос, о чем (о ком) издан правовой акт. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами, пишется с прописной буквы, печатается по центру листа полужирным шрифтом № 14 перед текстом правового акта, заголовок не заключается в кавычки. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится.

3.3.8. Текст правового акта отделяется от заголовка (наименования) двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 15 мм от левой границы текстового поля.

Текст правового акта излагается простым, ясным языком, по возможности короткими предложениями. Не допускаются образные сравнения, метафоры.

Понятия и определения должны употребляться в проекте только в одном значении в соответствии с общепринятой терминологией.

3.3.9. Текст правового акта содержит, как правило, преамбулу (вступительную) и постановляющую (распорядительную) части:

Преамбула содержит обоснование принятия правового акта. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания правового акта, а также могут содержаться ссылки на законы и другие правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный документ.

3.3.10. При необходимости сделать ссылку в проекте правового акта на другой правовой акт, его реквизиты указываются в следующей последовательности: вид правового акта, дата его подписания, регистрационный номер и наименование правового акта.

Например:

В соответствии с постановлением Главы муниципального района «Кизлярский район» от 10 февраля 2007 года № 32 «Об установлении характеристик земельных участков»…

В соответствии с Законом Российской Федерации «О недрах» (в редакции Федерального закона от 3 марта 1995 года № 27-ФЗ)…

В порядке, установленном Налоговым кодексом Российской Федерации…

Руководствуясь пунктом 4 статьи 30 Земельного кодекса Российской Федерации…

В соответствии со статьями 35, 40 Устава муниципального образования «сельсовет Цветковский»…

В соответствии с абзацем 2 пункта 3 …

В соответствии с пунктом 1.2.4 приложения к постановлению…

3.3.11. Если требуется многократно упомянуть в правовом акте тот или иной объект (круг объектов), а также когда в правовом акте неоднократно употребляется то или иное понятие, разрешается при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводить его полное и в скобках — сокращенное наименование по форме: (далее именуется…) или (далее -..-), а в последующем тексте употреблять только его сокращенное название.

3.3.12. Наименования, упоминаемых в правовом акте Администрации, организаций и других объектов, приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. При этом в скобках должна быть указаны инициалы и фамилия руководителя в именительном падеже.

Например:

Администрации муниципального образования «сельсовет Цветковский» (А.М.Иманмирзаев)……..

Если правовой акт содержит другие предписания, обращенные к этому же подразделению, фамилия руководителя повторно не указывается.

Если предписание адресовано руководителю, то указывается полное наименование должности руководителя, а также его инициалы и фамилия в соответствующем падеже.

Например:

Главе администрации муниципального образования «сельсовет Цветковский» А.М.Иманмирзаеву…..

3.3.13. В тексте правового акта должно соблюдаться единообразие при написании географических названий, терминов и т.д. В текстах правовых актов инициалы пишутся перед фамилией.

Например: В.В.Иванов.

Инициалы и фамилию следует писать в одной строке, перенос инициалов отдельно от фамилии или фамилии отдельно от инициалов на следующую строку не допускается.

3.3.14. Преамбула в постановлениях Администрации завершается словом

постановляю:

Это слово печатается строчными буквами вразрядку последовательно по тексту без переноса.

3.3.15. Постановляющая (распорядительная) часть правового акта излагается в повелительной форме. В ней указывается кому, какие действия предписывается выполнить и в какие сроки.

Постановляющая (распорядительная) часть правового акта подразделяется на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, которые имеют цифровую нумерацию.

3.3.16. Пункты постановляющей (распорядительной) части правового акта группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к второстепенным) и имеют единую (сквозную) нумерацию. Нумеруются пункты арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Например:

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Например:

1.1.

1.2.

1.3.

Текст после номера пункта начинается с прописной буквы.

Каждый пункт правового акта должен содержать законченную мысль и включать, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний помещаются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обусловливают друг друга или обращены к одному субъекту.

3.3.17. В конце текста правового акта обязательно наличие пункта о возложении контроля.

Контроль выполнения правового акта Администрации возлагается, как правило, на заместителя главы администрации. При этом указывается полное наименование должности ответственного лица и его инициалы и фамилия.

Например:

Контроль исполнения настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации муниципального образования «сельсовет Цветковский» Магомаеву С.З.

В случаях, когда Глава контролирует исполнение правового акта лично, пункт о возложении контроля излагается следующим образом:

Контроль исполнения настоящего постановления оставляю за собой.

При внесении изменений в ранее принятый правовой акт не следует вновь включать пункт о возложении контроля, так как в прежнем правовом акте контроль уже возложен (при условии, если не изменилось должностное лицо, на которое был возложен контроль).

3.3.18. Последним пунктом каждого правового акта должен быть пункт о вступлении правового акта в силу. Если иное не предусмотрено в тексте правового акта, то этот пункт излагается так:

Постановление вступает в силу со дня его подписания.

3.3.19. Подпись Главы отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и состоит из слов «Глава муниципального образования

«сельсовет Цветковский», его личной подписи, инициалов и фамилии.

Слова «Глава муниципального образования «сельсовет Цветковский»

печатаются в три строки через один одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия Главы печатаются у левой границы текстового поля на уровне последней строки наименования должности.

Образцы оформления правовых актов даны в приложениях № 3,4.

Правила оформления приложений к правовым актам:

3.3.20. Приложения к правовому акту являются его составной частью.

3.3.21. Приложение оформляется на отдельных листах бумаги. В качестве приложения к правовому акту оформляются документы, которые им утверждаются (положение, порядок, правила, инструкция, структура, штатное расписание, план мероприятий, график, акт, смета и т.д.) или дополняют, поясняют его содержание (таблица, справка и т.д.).

3.3.22. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста правового акта.

3.3.23. Если в тексте правового акта Администрации дается ссылка «согласно приложению», «прилагается» или «приложение №…», то в приложении к правовому акту на первом листе в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже через один межстрочный интервал указывается вид правового акта, к которому оформлено приложение, его дата и регистрационный номер. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через один одинарный межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем документа.

Например:

Приложение

к постановлению Главы

муниципального образования

«сельсовет Цветковский»

от__________________ №__

Одно приложение не нумеруется. При наличии нескольких приложений номера приложений проставляются.

3.3.24. При наличии в тексте правового акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.), а также при утверждении правовым актом документов, принятых коллегиально (например, акта о выборе земельного участка, акта приемки законченного строительством объекта и т.д.), на первой странице утверждаемого документа в правом верхнем углу ставится гриф утверждения, который состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата, номер.

Например:

УТВЕРЖДЕН

постановлением Главы

муниципального образования

«сельсовет Цветковский»

от _________________ №__

3.3.25. Приложение должно иметь заголовок, который печатается по центру текстового поля. Слова «Положение», «Структура», «Штатное расписание», «Состав», «Смета» и другие ключевые слова в заголовке к приложению печатаются прописными буквами обычным шрифтом № 14 на отдельной строке без кавычек.

Например:

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

администрации муниципального образования «сельсовет Цветковский»

3.3.26. При подготовке приложений на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Нумерация листов в каждом приложении должна быть самостоятельной.

3.3.27. Если в правовом акте несколько приложений, которые необходимо утвердить, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте документа. Перед числительным ставится знак «№», при нескольких числах знак не удваивается и ставится только один раз до ряда чисел.

Например:

Приложение № 1

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Главы

муниципального образования

«сельсовет Цветковский »

от_________________ № ___

3.3.28. В тексте приложений допускается использовать полужирный шрифт и прописные буквы при печатании заголовков. Подчеркивание слов, предложений в тексте не допускается.

3.3.29. Приложения по форме изложения текста могут подразделяться на:

текстовые приложения;

приложения, оформленные в виде таблиц;

приложения, содержащие списочный состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы).

3.3.30. В виде текстовых приложений оформляются: положение, инструкция, порядок, концепция, регламент, методика, правила и т.д.

3.3.31. В виде таблицы оформляются план мероприятий, штатное расписание, смета расходов, график (работы, приема, поставки и т.д.).

Для заполнения таблицы может быть использован шрифт № 12.

3.3.32.Состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы, организационного комитета и т.д.) оформляется в виде таблицы без обрамления, которая начинается с заголовка, содержащего полное наименование коллегиального органа.

В первой графе указываются фамилия, имя и отчество лица, входящего в состав коллегиального органа, во второй — полное наименование его служебной должности и должности, занимаемой в коллегиальном органе (председатель комиссии или рабочей группы, председатель организационного комитета, ответственный секретарь и т.п.)

3.3.33. Имя и отчество располагают под фамилией через один одинарный межстрочный интервал. Первые буквы фамилии и имени печатаются от левой границы текстового поля. Наименование должности печатается через один одинарный межстрочный интервал и ограничивается правой границей текстового поля.

Фамилию, имя, отчество и наименование должности каждого члена коллегиального органа разделяют двумя одинарными межстрочными интервалами.

Включение в состав коллегиального органа лиц, не являющихся работниками Администрации и подведомственных учреждений Администрации, осуществляется по согласованию с ними, а при оформлении состава коллегиального органа после указания их должности в скобках указывают (по согласованию).

3.3.34. Приложение должно быть подписано заместителем главы администрации или руководителем подразделения, внесшим проект.

Порядок согласования проектов правовых актов:

3.3.35.Согласование проектов правовых актов Администрации проводится для предварительного рассмотрения, оценки целесообразности издания документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству.

При согласовании проектов правовых актов к ним должны быть приложены материалы, на основании которых они были разработаны.

Отдельные проекты правовых актов перед согласованием и визированием должны быть представлены составителем заместителю главы Администрации для предварительной проверки правильности оформления.

3.3.36. Визирование проекта правового акта на оборотной стороне первого листа документа.

3.3.37. Обеспечение качества составления и оформления проектов правовых актов, ответственность за точность их содержания и правильность согласования, а также соответствие внесенных изменений возлагается на руководителей подразделений представивших проект и заместителя главы администрации.

3.3.38.Срок внутреннего согласования проекта распорядительного документа определяется в зависимости от количества согласующих лиц, из расчета не более трех рабочих дней на одну подпись.

Порядок внесения изменений в правовые акты, признания правовых актов утратившими силу или их отмены:

3.3.39. Признание правовых актов утратившими силу или их отмена производится, как правило, правовым актом аналогичного вида.

3.3.40. Внесение изменений в правовые акты оформляется самостоятельным правовым актом аналогичного вида.

3.3.41. Внесением изменений считается:

замена слов, цифр; исключение слов, цифр, предложений, пунктов, подпунктов;

новая редакция структурной единицы правового акта;

дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами или предложениями;

дополнение правового акта новыми структурными единицами.

3.3.42. Независимо от того, имеются ли в тексте правового акта замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, новая редакция структурной единицы правового акта, дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами или предложениями, наименование (заголовок) правового акта всегда содержит только слово «изменение» в соответствующем числе и оформляется следующим образом:

О внесении изменений в постановление администрации муниципального образования сельского поселения «сельсовет Цветковский» от 25 октября 2006 года № 3527 «Об образовании рабочей группы …»

В заголовке к правовому акту о внесении изменений в ранее принятый правовой акт указываются его вид, дата, регистрационный номер и наименование.

Если правовой акт признается утратившим силу (полностью или частично), то заголовок к правовому акту излагается в следующей редакции:

О признании утратившим силу…

3.3.43. В преамбуле к правовому акту о внесении изменения или признании утратившим силу правового акта указываются основания, цели, причины внесения изменения или признания утратившим силу правового акта.

3.3.44. При внесении изменений в правовой акт обязательно указываются вид, дата, регистрационный номер, наименование правового акта.

Например:

Внести в постановление администрации муниципального образования сельского поселения «сельсовет Цветковский» от 9 сентября 2016 года № 10 «Об утверждении Положения о порядке подготовки правовых актов администрации муниципального образования» следующие изменения….

3.3.45. Изменения всегда вносятся только в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт не допускается.

3.3.46. Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы правового акта, в которую вносятся изменения.

3.3.47. Если в правовом акте необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово, или слова употреблены в разных числах

и падежах, либо в одном и том же числе, но в разных падежах, то применяется следующая формулировка:

«1.1. В приложении № 2 к постановлению администрации муниципального образования «сельсовет Цветковский» от 29 апреля 2008 года № 7 «О мерах по реализации Федерального закона от 21 июля 1997 года № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним на территории Республики Дагестан» слова «Учреждение юстиции по регистрации прав на территории Республики Дагестан» в соответствующих падежах заменить словами «Учреждение юстиции по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним на территории Республики Дагестан» в соответствующих падежах».

3.3.48. При внесении изменения в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица правового акта изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять, начиная с наименьшей структурной единицы.

Например:

в подпункте «2.3.» пункта 2 слова ………… заменить словами …………

3.3.49. При внесении дополнений в пункт, подпункт, абзац указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.

Например:

Пункт 11 после слов «использованных на животноводство» дополнить словами «и птицеводство» и далее по тексту.

В случае если дополняется словами структурная единица и дополнение находится в конце этой единицы, то применяется следующая формулировка:

Подпункт 2 пункта 5 дополнить словом «комитетом».

3.3.50. При дополнении правового акта подпунктами, которые нужно расположить в конце пункта, в обязательном порядке указываются порядковые номера дополняемых подпунктов.

Например:

Пункт 3 дополнить подпунктом 3.4. следующего содержания:

«3.4. ………..

3.3.51. При необходимости внести изменение в приложение, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения может включаться в текст изменяющего правового акта или являться приложением к нему.

При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин «цифры», а не «числа».

Например:

Цифры «2, 34, 125» заменить соответственно цифрами «4, 15, 126».

При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин «слова».

Например:

в пункте 5 слова «в 50 раз» заменить словами «в 100 раз».

3.3.52. При дополнении или исключении из правового акта структурных единиц (пункта, подпункта) следует указать номера структурных единиц правового акта в новой редакции, пронумеровав их с учетом дополненных или исключенных структурных единиц.

Например:

«I. Внести в постановление администрации муниципального образования «сельсовет Цветковский» от 9 сентября 2016 года № 8 «Об утверждении Положения о порядке подготовки правовых актов администрации муниципального образования «сельсовет Цветковский» следующие изменения:

1.1. Пункт 5 исключить.

1.2. Пункты 6, 7 считать соответственно пунктами 5, 6.»

3.3.53. При отмене правового акта в преамбуле указывается причина отмены, в постановляющей части — с какого периода. Если отменяется одновременно несколько правовых актов, заголовок может быть изложен в следующей редакции:

Об отмене отдельных постановлений администрации

муниципального образования «сельсовет Цветковский»

Порядок издания правовых актов:

3.3.54. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений Главы муниципального образования, их согласование с заинтересованными органами несут заместитель главы администрации и руководители подразделений, которые вносят эти документы.

Проекты распоряжений Администрации по кадровым вопросам готовятся заместителем главы администрации в установленном порядке.

Порядок приема на согласование проектов правовых актов

3.3.55. При приеме на согласование проектов правовых актов заместителем главы администрации проверяются:

комплектность правового акта;

приложения к нему и другие поясняющие документы согласно перечню документов;

правильность оформления правовых актов (в соответствии с настоящей инструкцией);

наличие необходимых виз согласования, а также заключений по проекту.

Проекты актов Главы визируются:

исполнителем проекта акта (включая приложения);

руководителями структурных подразделений и других заинтересованных органов исполнительной власти, которым в указанном проекте предусматриваются поручения;

заместителем главы администрации.

Опубликование правовых актов Администрации:

3.3.56. Правовые акты, затрагивающие непосредственно права, свободы и обязанности граждан, подлежат официальному опубликованию в газете «Степные вести» и на официальном сайте в сети «Интернет» Администрации не позднее 10 дней со дня их подписания.

3.3.57. Не подлежат публикации правовые акты, содержащие сведения конфиденциального характера.

Если правовой акт не содержит поручения о публикации в средствах массовой информации, решение о его публикации принимает заместитель главы администрации.

Порядок внесения на рассмотрение Собранию депутатов муниципального образования сельского поселения «сельсовет Цветковский» (далее Собрание депутатов) проектов решений, вносимых Главой района:

3.3.58. Право внесения проекта решения в Собрание депутатов (далее — решение) осуществляется Главой МО.

3.3.59. В пакет документов, направляемых Администрацией в Собрание депутатов, включаются:

сопроводительное письмо Главы МО о внесении проекта решения на рассмотрение;

текст проекта решения (в том числе на магнитном носителе).

4. Протоколы

Протокол — документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения каких-либо вопросов и принятие по ним решений.

Протоколы оформляются секретарем на основании записи хода заседаний, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

Образец оформления протокола дан в приложении № 5.

Протокол включает следующие реквизиты:

наименование документа ;

место проведения заседания, совещания;

дата и номер протокола;

Допускается сокращенная форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения (поручения) по соответствующим вопросам.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (руководителем секретариата).

Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.

Протоколы оформляются на стандартных листах бумаги, для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов могут использоваться бланки с указанием наименования коллегиального органа, наименования вида документа (протокол) и указанием места проставления даты и номера заседания.

5. Акты

Акт — документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт, событие, действие.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, предложения и заключения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

Акты составляются коллегиально (не менее трех составителей). Некоторые акты требуют утверждения.

При составлении актов проверок, ревизий и обследований их содержание подписывается должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.

Акт содержит следующие реквизиты:

название вида документа (акт);

дату и номер;

место составления;

заголовок к тексту;

текст;

отметку о наличии приложений;

подписи;

гриф утверждения (при необходимости).

В акте может указываться основание для его составления: договор, поручение, правовой акт с указанием номера и даты.

Датой акта является дата его составления (утверждения).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части указываются основание составления акта, состав комиссии, присутствующие.

В констатирующей части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты. Допускается констатирующую часть оформлять в виде таблицы.

Акт может содержать заключительную часть, состоящую из решений, выводов или заключений комиссии, составившей его.

При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста акта перед подписями.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке (установлении фактов, событий). Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Акты оформляются на специальном бланке или на стандартном листе бумаги; для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

6. Доверенность

Доверенность — документ (письменное уполномочие), выдаваемый одним лицом (доверителем) другому лицу (представителю) для представительства перед третьими лицами.

Доверенности выдаются Администрацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение других действий от имени Администрации.

Текст доверенности должен содержать:

наименование доверителя, представителя, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные доверителя;

содержание и объем полномочий;

срок действия доверенности;

иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

Доверенность оформляется на бланке Администрации и заверяется гербовой печатью.

В доверенности на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, указываются:

фамилия, имя, отчество доверителя;

фамилия, имя, отчество представителя, его паспортные данные;

объем полномочий представителя;

дата совершения доверенности.

Доверенность на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, оформляется на стандартных листах бумаги и заверяется печатью структурного подразделения, в котором работает доверитель.

7. Служебные записки

Служебная записка — это внутреннее деловое письмо. Основное назначение служебной записки — оперативный обмен документированной служебной информацией между работниками Администрации.

В зависимости от содержания и предназначения различают следующие основные виды служебных записок:

докладные записки;

информационные записки;

аналитические записки;

пояснительные записки;

объяснительные записки.

Служебная записка — документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, явлении или факте для принятия им решения.

Служебная записка содержит следующие реквизиты:

адресат (должность, инициалы и фамилия руководителя);

наименование вида документа (служебная записка);

текст;

подпись;

дату.

В служебных записках используется форма изложения текста от первого лица единственного числа. Наименование вида документа — СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА печатается полужирным шрифтом №14 прописными буквами от левой границы текстового поля.

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации. Докладная записка содержит реквизиты:

Наименование подразделения администрации района;

наименование вида документа;

дату;

номер;

адресат;

заголовок к тексту;

текст;

подпись.

Объяснительная записка — это документ, в котором работник объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой и производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Объяснительная записка содержит реквизиты:

наименование подразделения администрации района;

наименование вида документа;

дату;

номер;

адресат;

заголовок к тексту;

текст;

подпись.

8. Заключение

Заключение — документ, содержащий мнение, выводы подразделения, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, дату подписания и номер (если оно оформлено на бланке), подпись руководителя (составителя).

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части кратко излагается существо вопроса, делается анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом … согласны» или «По проекту … замечаний нет».

Заключение оформляется стандартном листе бумаги. Сопроводительное письмо к заключению не прилагается.

9. Заявление

Заявление — документ, адресованный Главе МО и содержащий определенную просьбу или предложение.

Заявление содержит следующие реквизиты:

адресат (должность, инициалы и фамилия должностного лица);

данные об авторе заявления (инициалы и фамилия, для работников администрации МО указывается должность);

фамилия указывается в родительном падеже, перед фамилией предлог «от» не пишется;

наименование вида документа (заявление);

текст;

отметка о наличии приложения (если оно есть);

подпись;

дата документа.

Текст заявления по кадровым вопросам может быть типовым.

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести…, прошу проверить состояние …). Форма изложения заявления свободная.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление передается (направляется) должностному лицу для принятия решения. Решение руководителя формулируется в резолюции. Заявление с резолюцией руководителя служит основанием к изданию распоряжения (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.

10. Письмо

Письмо — документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста на бумажном носителе.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструктивные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы, служебные письма и другие.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Текст письма не должен превышать, как правило, двух страниц. Письмо содержит следующие реквизиты:

адресат; дату; регистрационный номер;

ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа применительно для писем-ответов;

текст;

отметку о наличии приложения (если оно есть);

подпись;

фамилию исполнителя и номер его телефона.

Письма оформляют как с обращением, так и без обращения к адресату. При обращении к должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных конфессий возможно обращение с указанием должности без фамилии.

Письма составляются по схеме: вступление — основная часть — заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

ссылку на документ и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

В основной части излагается описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, факты, разъяснения и сообщения, сопровождаемые расчетами, ссылками, документами.

Заключение письма представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами.

Например:

С уважением,

Заместитель главы _______________ С.З.Магомаева

(личная подпись)

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем) или третьего лица единственного числа (отдел представляет). Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в случаях, если письмо оформляется на должностном бланке, либо носит конфиденциальный характер, либо содержит персональное обращение к адресату.

В письмах указывается точное наименование адресата и его адрес.

Если письмо является ответным, то ниже реквизита «регистрационный номер» (исходящий номер) обязательно указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.

Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не допускается. До подписания готового письма Главой МО, первый экземпляр документа подписывается исполнителем и заместителем главы администрации.

Датой письма является дата его подписания.

Письмо-извещение — документ, информирующий о предстоящем мероприятии (собрании, заседании, совещании и т.д.) и предлагающий принять в нем участие.

Текст извещения должен содержать сведения о дате, времени, месте и характере мероприятия, повестке дня или порядке его проведения.

Текст извещения может начинаться с обращения, если оно адресуется конкретному лицу. В обращении должны указываться инициалы и фамилия лица, которому посылается извещение. Если извещение адресовано организации, то оно может содержать просьбу о направлении представителя для участия в каком-либо мероприятии.

Сопроводительные письма составляются в следующих случаях:

направляемый документ не имеет адресующей части;

направляемый документ подписан лицом, не имеющим права подписи исходящих документов;

адресату необходимо сообщить сведения, не содержащиеся в прилагаемом документе (пояснения относительно цели направления документа, его особенностей, характера исполнения).

Письма оформляются на бланке Администрации.

11. Положение, правила, инструкция

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Администрации.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений правовых актов.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Содержание заголовка к тексту положения (правил, инструкции) должно отвечать на вопрос «о чем?»; заголовка к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция) — на вопрос «кого?» (например, должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, разделы, пункты и подпункты. Главы и разделы должны иметь названия.

12. Телеграмма

Телеграмма — документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации, если отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса.

В телеграмме содержатся следующие реквизиты:

телеграфный адрес получателя;

текст (содержание телеграммы);

подпись;

печать;

регистрационный номер, дата регистрации.

Категория телеграммы «Срочная» указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса, номер почтового отделения, улица, номер дома, наименование организации, фамилия или должность получателя, указывается город.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается регистрационный номер и дата.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов и частиц (если при этом не искажается содержание), в частности:

отрицание «не» опускать нельзя;

с сокращенными обозначениями знаков препинания.

Знаки препинания в тексте телеграммы употребляются только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста.

Все цифровые данные в тексте телеграммы пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, номерах документов. Даты указываются арабскими цифрами (число, месяц, год), между цифрами разделительные знаки не ставятся.

Текст телеграммы печатается прописными буквами без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух страниц. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускаются, если при этом не искажается смысл. При необходимости знаки препинания указываются словами. Текст телеграммы заканчивается точкой («тчк»). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер и дату телеграммы.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана должность лица, фамилия и телефон автора телеграммы, подписавшего телеграмму.

Адрес, текст телеграммы и подпись печатаются заглавными буквами, а знаки препинания — строчными.

Телеграмма печатается на стандартных листах бумаги в двух экземплярах: первый — адресату, второй (копия с визой составителя) — в дело.

Телеграммы, направляемые от имени Администрации, подписываются Главой МО.

При направлении телеграммы одного и того же содержания нескольким адресатам после подписи и регистрации первого экземпляра изготавливается необходимое количество копий.

Для рассылки телеграммы составителем представляется список рассылки, подписанный Главой МО.

13. Факсограмма

Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера Администрации, установлены в кабинете заместителя Главы администрации или в приемной Администрации.

С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.

Объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с подтверждением телефакса, содержащим дату, время передачи факсограммы, номер телефакса корреспондента.

Поступившие факсограммы, в зависимости от указанного на них адресата, регистрируются как служебные документы в установленном порядке.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.

Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, пастой шариковой ручки, тушью. Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок.

14. Прием, учет, регистрация и распределение поступающей

корреспонденции

14.1.Прием, первоначальная обработка, регистрация поступающей в Администрацию корреспонденции производятся в централизованном порядке сотрудником, ответственным за организацию делопроизводства в Администрации.

14.2. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

14.3. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.

14.4. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «Вручить лично», вскрываются сотрудником, ответственным за организацию делопроизводства в Администрации.

14.5. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

14.6.Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы.

14.7. Не регистрируются документы следующего характера:

документы с пометками «Лично»;
пригласительные билеты, поздравительные письма (телеграммы) и открытки; обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, рекламные материалы, прогнозы погоды.

14.8. В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты и регистрационного номера.

14.9. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному документу в регистрационно-контрольной карточке (далее — РКК) делается связка с этим документом.

14.10. Документы, поступающие на бумажных носителях, регистрируются в системе «Дело», сканируются и направляются по системе «Дело» на рассмотрение Главе МО.

14.11. При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и после вскрытия наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).

14.12.Документы, направленные по системе «Дело» с нарушением установленного порядка заполнения реквизитов регистрационной карточки документа, в том числе не имеющие файла электронного документа (электронного образа документа), не рассматриваются до устранения нарушений.

14.13.Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое осуществляется в системе «Дело» и на бумажном носителе.

14.14.Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе «Дело», подписанные с применением ЭП, являются электронными документами и

хранятся в системе «Дело» в соответствии с номенклатурой дел. При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе.

14.15.Внутренняя переписка, а также письма, адресованные органам исполнительной власти и администрациям муниципальных образований района, республики, отправляются по системе «Дело» и на бумажном носителе.

14.16.Регистрация поступивших документов производится в день поступления заместителем главы администрации с вводом информации о них в

систему «Дело». При регистрации документов производится их сканирование в целях создания электронных копий.

14.17.Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронных базах систем «Дело» и доступна работникам Администрации в соответствии с заданными правами доступа.

14.18. Все документы поступившие в Администрацию передаются на рассмотрение Главе МО, после чего документы передаются непосредственно исполнителям.

14.19.Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой «Вручить лично», а также нерегистрируемая корреспонденция передаются по назначению в течение рабочего времени в день их поступления или, при поступлении документов в нерабочее время, в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

15. Особенности работы с электронными документами

15.1. Документооборот осуществляется с использованием системы «Дело».

Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в РКК системы «Дело». При этом к РКК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов — формата pdf или pdf/A; для текстовых документов — doc, docx, xls, xlsx).

15.2. Соответствие распечатанной копии электронного документа подтверждается штампом «Подписано электронной подписью» и визой работника, создавшего копию электронного документа.

15.3. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

15.4. В Администрации создаются и используются электронные документы и электронные образы документов.

15.5. Электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Требования к регистрации электронных документов и электронных образов документов аналогичны общим требованиям к регистрации документов на бумажном носителе, предусмотренным настоящей Инструкцией.

15.6. При передаче электронные документы заверяются электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронной подписи.

15.7. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Администрации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

15.8. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, Минкомсвязи РД.

15.9. Прием и отправка электронных документов осуществляются заместителем главы администрации.

15.10. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Главе МО, направлении электронных документов в подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

15.11. Документы, создаваемые в Администрации и (или) поступившие в Администрацию на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота осуществляется после его сравнения с подлинником документа.

Ответственность за соответствие содержания электронного образа документа содержанию подлинника на бумажном носителе несет лицо, осуществляющее сканирование.

15.12. В целях учета и поиска электронных документов в системе электронного документооборота в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, используются обязательные сведения о документе, включаемые в РКК:

— адресант;
— адресат;
— должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
— вид документа;
— дата документа;
— номер документа;
— дата поступления документа;
— входящий номер документа;
— ссылка на исходящий номер и дату документа;
— наименование либо аннотация документа;
— индекс дела;
— сведения о переадресации документа;
— количество листов основного документа;
— количество приложений;
— общее количество листов приложений;
— указания по исполнению документа;
— должность, фамилия и инициалы исполнителя;
— отметка о конфиденциальности.

15.13.В системе электронного документооборота могут использоваться дополнительные сведения об электронных документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и другие.

15.14. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

16. Контроль исполнения документов.

16.1 . Организация контроля исполнения документов.

16.1.1.В целях обеспечения своевременного и качественного исполнения документов, повышения уровня исполнительской дисциплины устанавливается контроль за их исполнением.

16.1.2. Контроль исполнения документов осуществляют заместитель главы администрации и руководители структурных подразделений Администрации.

16.1.3. Руководители структурных подразделений Администрации и руководители организаций, подведомственных Администрации, несут персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение писем и выполнение решений и поручений вышестоящих органов и руководства Администрации.

16.2. Сроки исполнения документов.

16.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их регистрации в Администрации.

В тексте поручения могут быть указания «срочно» или «оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания (решения). Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания поручения (решения).

16.2.2. Если поручение дано заместителю главы администрации, руководителю подразделения, то должностное лицо, указанное в поручении первым (или обозначенный словом «созыв», «обобщение»), является головным исполнителем поручения, то соисполнители представляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителем соответствующего органа (его заместителем), в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа. Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.

16.2.3. Решения по обращениям граждан принимаются в семидневный срок, если данные обращения не требуют дополнительного изучения и проверки.

В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок принятия решения устанавливается до одного месяца.

16.2.4. Промежуточный ответ с просьбой о продлении срока исполнения направляется за подписью Главы МО или лица, исполняющего его обязанности.

Такие предложения представляются в десятидневный срок с даты подписания поручения (решения). Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

16.2.5. Направление документа на рассмотрение в другую организацию по принадлежности производится в пятидневный срок со дня поступления документа с обязательным уведомлением об этом корреспондента.

16.3. Порядок постановки документов на контроль и снятия с контроля.

На контроль ставятся (т.е. указывается дата исполнения) документы, поступившие из вышестоящих органов.

При регистрации документа сотрудник, ответственный за делопроизводство, проставляет в регистрационно-контрольной карточке или в проекте резолюции документа дату исполнения. На документ, взятый на контроль, проставляется буква «К».

Документ считается исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы, проведены необходимые мероприятия, поставлены в известность заинтересованные учреждения, подразделения и должностные лица, подготовлены необходимые распорядительные и информационные документы.

Основанием для снятия с контроля документа являются:

-ответ по существу поставленных вопросов и оригинал исполненного контрольного документа;

— соответствующая резолюция Главы МО или заместителя главы администрации.

17. Личный прием граждан

Личный прием граждан ведут Глава МО, заместитель главы администрации, руководители структурных подразделений Администрации в соответствии с утвержденным графиком.

Прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего личность. Герои Советского Союза, Герои Россий-ской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны, а также беременные женщины принимаются вне очереди.

Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина должностным лицом, ведущим прием граждан. В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся материалов, касающихся данного заявителя.

Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме.

Если изложенные факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных вопросов в сроки, установленные для письменных обращений.

По окончании личного приема должностное лицо доводит до сведения гражданина решение о направлении обращения на рассмотрение и принятии мер по обращению.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема граждан, подлежит регистрации в порядке, установленном законодательством.

Исполненным считается обращение гражданина, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и автору дан исчерпывающий ответ.

18. Документальный фонд Администрации.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив Администрации (далее – архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативными правовыми актами Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

Основными видами работ в Администрации, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел в Администрации.

18.1. Разработка и ведение номенклатуры дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации и ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

18.1.1.Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

18.1.2.При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Администрации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами работы и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предыдущие годы.

18.1.3.Разработка номенклатуры дел в подразделениях Администрации проводится до 1 декабря текущего года.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее на согласование. Форма номенклатуры дел подразделений приведена в Приложении № 7.

18.1.4. Сводная номенклатура дел Администрации составляется лицом, ответственным за архив Администрации, на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел согласовывается с архивным отделом администрации МР «Кизлярский район», экспертно-проверочной комиссией Министерства юстиции Республики Дагестан и утверждается главой Администрации.

Согласовывается сводная номенклатура дел с экспертно-проверочной комиссией Министерства юстиции Республики Дагестан не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных и функциональных изменений в Администрации (Приложение № 6).

18.1.5. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Администрации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел в конце года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Разделы в сводной номенклатуре дел Администрации соответствуют названиям подразделений и располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации.

18.1.6. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации. Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометкой «Для служебного пользования».

18.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в 4-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного хранения и включается в дело канцелярии, второй — используется в качестве рабочего экземпляра, третий -применяется в архиве Администрации, четвертый хранится в муниципальном архиве МР «Кизлярский район».

Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в электронном виде.

18.1.8. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 10-04, где 10 – индекс структурного подразделения, 04 – порядковый номер дела.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Документы в номенклатуре дел располагаются по степени значимости и по названиям. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – плановые и отчетные документы, переписка и т.д.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и другое). Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (журнал, переписка) или разновидности документов (постановления, распоряжения, акты); название Администрации или ее структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документ (адресат или корреспондент); краткое содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, например: «Документы о….(планы, акты, доклады)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, последние не указываются, указывается только их общее видовое название: «Переписка с органами исполнительной власти Кизлярского района по основной деятельности».

Если корреспонденты разнородные, то последние не перечисляются: «Переписка с организациями по основной деятельности».

Если корреспондент один, то он указывается в заголовке: «Переписка с администрацией муниципального района «Кизлярский район» по основной деятельности».

В заголовках дел содержащих плановую или отчетную документации, указывается период (год, квартал, месяц) на (за) который составлены планы (отчеты).

Графа 3 заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о сотрудниках, ответственных за формирование дел, указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел.

18.1.9. Если в течение года в Администрации возникают новые документируемые участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (приложение № 6).

18.2. Формирование дел.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Дела Администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудником администрации, ответственным за делопроизводство, в ведении которого заведение и оформление дел, при методической помощи и под контролем сотрудника администрации, ответственного за архив.

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (приложение № 9);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела

(приложение № 10);

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу оформляется по установленной форме (приложение № 8). На обложке указываются реквизиты: наименование администрации района; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

18.3. Организация оперативного хранения документов.

8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Администрации (или уничтожения) дела хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются в твердые обложки или папки.

Руководители структурных подразделений и сотрудники Администрации несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных помещениях, располагаются в шкафах, сейфах в соответствии с номенклатурой дел.

Работники подразделений Администрации хранят у себя на столе только документы, находящиеся на исполнении.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

18.3.2.Выдача дел работникам других подразделений производится только с разрешения Главы МО на срок не более одного месяца. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дату его выдачи, кому выдано дело, дата возвращения, расписка в получении и приеме дела. После истечения указанного срока дела, документы должны быть возвращены на место их хранения.

Сторонним организациям дела выдаются с разрешения Главы МО или его заместителя по актам на основании их письменного запроса.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения Главы МО с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

18.4. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение.

Подготовка дел к передаче на хранение в архив Администрации и на уничтожение предусматривает работу, которая проводится в структурных подразделениях Администрации и включает в себя следующие этапы: проведение экспертизы ценности документов; полное оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

Эта работа проводится в соответствии с настоящей Инструкцией и выполняется работниками подразделений Администрации.

Контроль за выполнением вышеуказанных работ и методическую помощь подразделениям Администрации осуществляют специалисты архивного отдела администрации МР «Кизлярский район».

18.4.1. Проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Администрации.

18.4.1.1. Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности в Администрации на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке к передаче дел в архив Администрации.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее – ЭК).

Функции и задачи ЭК определяются разработанными положениями, которые утверждаются Главой МО. Положение об ЭК Администрации до его утверждения согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Министерства юстиции Республики Дагестан.

Экспертиза ценности документов постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения осуществляется ежегодно работниками структурных подразделений Администрации.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Администрации осуществляется отбор дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи их в архив Администрации; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих хранению в структурных подразделениях Администрации, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

18.4.1.2. Отбор документов проводится на основании Перечней документов с указанием сроков хранения, номенклатуры дел Администрации и настоящей Инструкции путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры, черновики, неоформленные копии, не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертно-проверочная комиссия Администрации.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

18.4.1.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 8); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение № 9); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 10); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование Администрации и его структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

На обложке заведенных дел должны быть проставлены следующие реквизиты:

наименование Администрации – указывается полностью, в именительном падеже. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, Администрация была переименована (преобразована), и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым ее наименованием пишется и новое наименование, наименование структурного подразделения (записывается его название в соответствии с утвержденной структурой);

делопроизводственный номер (индекс) дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах – номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;

заголовок (наименование) дела – переносится из номенклатуры дел, согласованной с экспертно-проверочной комиссией (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела – указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания – дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания -дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.

Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Администрации чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией Министерства юстиции РД (до этого он проставляется карандашом). На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования «Муниципальный архив муниципального района «Кизлярский район» Республики Дагестан», в который будут передаваться дела.

По окончании делопроизводственного (календарного) года в оформление обложки дел постоянного хранения вносятся уточнения:

— в заголовке дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), выносятся их номера. Если дело состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются на обложках для облегчения поиска документов в последующем.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются в правом верхнем углу, не задевая текста документов. Количество листов в каждом деле не должно превышать 200 — 250 листов.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой верхней части листа. При этом лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например: «На листе 2 наклеено 4 фотографии согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например:«Лист 7 – карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.) и нумерации (литерные, пропущенные номера).

Для учета документов определенных категорий постоянного и долговременного сроков (10 и выше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение № 10) и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Листы внутренней описи подшиваются к началу дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками в четыре прокола с учетом свободного чтения документов, при этом все металлические скрепления удаляются.

18.4.1.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях (не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять).

18.4.2. Порядок составления описей дел.

18.4.2.1.Опись дела-архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) архивного фонда муниципального образования, предназначенный для учета и раскрытия содержания документов.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

Описи подразделений Администрации составляются отдельно: на дела постоянного срока хранения, на дела долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, на дела по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) срока хранения сдаточные описи не составляются.

Описи на дела постоянного характера, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, на дела по личному составу составляются в конце каждого года. По описям подразделения Администрации сдают свои дела в архив Администрации.

Описи дел, подготовленные подразделениями Администрации, служат основой для подготовки сводных описей дел Администрации (приложение № 11), которые утверждаются Главой МО после согласования с начальником архивного отдела администрации МР «Кизлярский район» и утверждения (согласования) с экспертно-проверочной комиссией Министерства юстиции РД.

Описи дел подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив Администрации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

18.4.2.2. Описательная статья описи дел подразделения Администрации имеет следующие элементы: порядковый номер дела (части тома) по описи; индекс дела (части, тома); заголовок дела (части, тома); дату дела (части, тома); количество листов в деле (части, томе); срок хранения дела; примечание.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

— заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

— каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

— порядок нумерации дел в описи – валовой в пределах календарного года;

— графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

— при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками, каждый заголовок пишется полностью. В описи между заголовками дел оставляется интервал не менее 1 см.;

— графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел постоянного, долговременного (10 и свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, составляемая подразделением Администрации, подписывается составителем описи с указанием его должности и даты, согласовывается с лицом, ответственным за архив Администрации, и утверждается руководителем подразделения Администрации.

Опись дел составляется в двух экземплярах, один их которых передается вместе с делами в архив Администрации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении Администрации.

По результатам экспертизы ценности дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

18.5. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период оформляются актом о выделении к уничтожению. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта (приложение № 12) производится после составления сводной описи дел Администрации за тот же период.

Сводные описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению дел рассматриваются ЭК Администрации одновременно. Согласованные с ЭК Администрации акты о выделении к уничтожению дел утверждаются Главой МО. После утверждения Главой МО актов о выделении к уничтожению дела передаются на переработку по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка: «Уничтожено (акт от ________№___)», с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

Только после согласования и утверждения описей дел постоянного хранения дела, включенные в акт о выделении к уничтожению дел, могут уничтожаться.

Акты о выделении к уничтожению дел составляются лицом, ответственным за архив совместно с работниками подразделений Администрации. Если в акте перечислены дела нескольких подразделений Администрации, то название каждого подразделения Администрации указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Руководители подразделений Администрации несут персональную ответственность за незаконное уничтожение дел и документов Администрации.

18.6. Подготовка и передача дел в архив.

18.6.1. Документы принимаются на хранение в архив Администрации в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются копии.

В архив Администрации передаются полностью оформленные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и дела по личному составу. Передача дел в архив Администрации осуществляется только по утвержденным описям дел.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в архив Администрации не подлежат, они хранятся в подразделениях Администрации.

Оформленные дела передаются в архив Администрации в установленном порядке не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством.

18.6.2.Передача дел в архив осуществляется по графику передачи дел, утверждаемому Главой.

Не подшитые, не переплетенные и неправильно оформленные дела на хранение в архив Администрации не принимаются.

18.6.3. В период подготовки дел к передаче в архив Администрации работниками подразделений предварительно проверяется правильность формирования, оформления дел, соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел подразделения Администрации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работник подразделения Администрации, ответственный за делопроизводство, обязан устранить. При не обнаружении дел обязательно составляется акт.

18.6.4. Прием дел производится работником, ответственным за архив Администрации в присутствии работника подразделения, ответственного за делопроизводство. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив Администрации, принявшего дела, и работника подразделения Администрации, передавшего дела на хранение в архив.

18.6.5. В случае ликвидации или реорганизации подразделения Администрации руководитель данного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Администрации независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Дела сдаются в архив Администрации увязанными в связки.

Дела постоянного хранения, находящиеся в архиве Администрации, по истечении 5 лет передаются в муниципальный архив МР «Кизлярский район» в установленном порядке.

19. Хранение и применение печатей.

Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Печати хранятся и применяются в соответствии со следующими правилами:

— гербовая печать Администрации хранится у заместителя главы администрации, применяется на документах, подписанных и утвержденных руководством Администрации;

— печать «Для документов» хранится у заместителя главы администрации, применяется на документах, заверенных подписью ответственного лица на командировочных удостоверениях и других документах.

Печати должны храниться в сейфах или металлических шкафах у должностных лиц, которым предоставлено право пользования ими.

Передача печатей посторонним лицам и вынос их из здания Администрации не допускается.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

МО СП «Сельсовет «Впередовский»

от «___» ________ 2019 года № 1

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК

Министерства юстиции РД

от «___» _______ 2019 года № ___

Приложение № 1

Образец бланка Администрации

Герб Республики Дагестан

АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «СЕЛЬСОВЕТ «ВПЕРЕДОВСКИЙ»

с. Вперед, Кизлярский район, Республика Дагестан, 368803 тел. 8-928-507-29-44

«___»______________ №______________

На №_______от ______________ Главе муниципального района

«Кизлярский район»

А.М. Погорелову

ул. Советская, 13, г. Кизляр,

РД, 368830

Уважаемый Александр Максимович!

Администрация муниципального образования «Сельсовет «Впередовский» просит Вас при разработке программы социально-экономического развития Кизлярского района в первоочередном порядке включить в план строительства по Кизлярскому району следующие объекты:

1. Детсад – с. Вперед

2. Артезианская скважина – с. Вперед.

Глава

муниципального образования Подпись Ш.М. Курамагомедов

А.Г.Магомедов (исполнитель, только на первом экземпляре, в конце документа)

8-928-507-29-44 (№ телефона)

Приложение № 2

Образец углового бланка Администрации

Герб Республики Дагестан

АДМИНИСТРАЦИЯ

муниципального образования

сельского поселения

«Сельсовет «Впередовский»

с. Вперед, Кизлярский район, Республика Дагестан 368803

тел. 8-928-507-29-44

ksvpered@mail.ru, ОКПО 30543991,

ОГРН 1120547000210, ИНН/КПП

0517003784/051701001

«___»______________20___

№______________

На №_____________ от «__»_____20___

Начальнику отдела экономики

и прогнозирования муниципального района

«Кизлярский район»

Н.А. Архиповой

Ул. Советская, 13, г. Кизляр,

Республика Дагестан, 368830

Направляем информацию согласно прилагаемой форме.

Приложение: на 1 л.

Глава

муниципального образования Подпись Ш.М. Курамагомедов

А.Г.Магомедов (исполнитель, только на первом экземпляре, в конце документа)

8-928-507-29-44 (№ телефона)

Приложение № 3

образец оформления постановления Администрации

Герб Республики Дагестан

РЕСПУБЛИКА ДАГЕСТАН

АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «СЕЛЬСОВЕТ «ВПЕРЕДОВСКИЙ»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

«____» ___________ 20___года №_________

с. Вперед

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации

муниципального образования сельского поселения «Сельсовет

«Впередовский» Кизлярского района Республики Дагестан

В целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в администрации муниципального образования сельского поселения «Сельсовет «Впередовский» п о с т а н о в л я ю:

1.Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования сельского поселения «Сельсовет «Впередовский».

2. Разместить настоящее постановление на официальном сайте администрации муниципального образования сельского поселения «Сельсовет «Впередовский» в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации Магомедова Абдурахмана Г .

Глава

муниципального образования

СП «Сельсовет «Впередовский» Подпись Ш.М. Курамагомедов

А.Г.Магомедов (исполнитель, только на первом экземпляре, в конце документа)

8-928-507-29-44 (№ телефона)

Приложение № 4

Образец оформления распоряжения Администрации

Герб Республики Дагестан

РЕСПУБЛИКА ДАГЕСТАН

АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «СЕЛЬСОВЕТ «ВПЕРЕДОВСКИЙ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

«____» ___________ 20___года №_________

с. Вперед

О назначении ответственного за делопроизводство в администрации

В целях улучшения и совершенствования организации делопроизводства в администрации МО «Сельсовет «Впередовский» и в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации МО сельского поселения, утвержденной постановлением администрации от 00.00.2019 № __ (исправить после утверждения Минюстом РД),

1. Назначить ответственным за делопроизводство администрации сельского поселения Магомедова Абдурахмана Г , заместителя главы администрации.

2. Распоряжение главы МО сельского поселения от 01.06.2010 года № 9 «О назначении ответственного за делопроизводство в администрации» признать утратившим силу (этот пункт пишется, если ранее было такое распоряжение).

3. Распоряжение вступает в силу с момента его подписания.

Глава

муниципального образования

СП «Сельсовет «Впередовский» Подпись Ш.М. Курамагомедов

А.Г.Магомедов (исполнитель, только на первом экземпляре, в конце документа)

8-928-507-29-44 (№ телефона)

Приложение № 5

Образец оформления протокола Администрации

Герб Республики Дагестан

АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «СЕЛЬСОВЕТ «ВПЕРЕДОВСКИЙ»

П Р О Т О К О Л

заседания земельной комиссии

10 октября 2018 г.

№______

с. Вперед

Председатель – И.О. Фамилия

Секретарь – И.О. Фамилия

Присутствовали: 10 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О выделении земельных участков гражданам для строительства индивидуальных жилых домов.

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия – текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия – краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ (или РЕШИЛИ):

1.1.

1.2.

Председатель Подпись И.О. Фамилия

Секретарь Подпись И.О. Фамилия

Приложение № 6

Форма номенклатуры дел муниципального образования

Собрание депутатов и администрация

муниципального образования

сельского поселения «Сельсовет «Впередовский»

Кизлярского района Республики Дагестан

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

________№__________

____________________

(место составления)

На ____________ год

УТВЕРЖДАЮ

Глава муниципального образования

СП «Сельсовет «Впередовский»

Подпись Расшифровка

Дата

Индекс

дела

Заголовок дела

(тома, частей)

Кол-во

дел (томов,

частей)

Срок хранения

дела (тома, части)

и номера статей

по перечню

Примечание

Название раздела

Наименование должности ответственного

за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи

Дата

Виза лица,

ответственного за архив

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол (ЭК) Протокол ЭПК Министерства юстиции РД

от ___________________ № ___ от _____________________ № ___

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в учреждении

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой «ЭПК»

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО:

Наименование должности ответственного

за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности лица, передавшего

сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 7

Форма номенклатуры дел структурного подразделения

муниципального образования

Муниципальное образование

сельского поселения

«Сельсовет «Впередовский»

Кизлярского района Республики Дагестан

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

___________ № ______

____________________

(место составления)

На _____________ год

Индекс

дела

Заголовок дела

(тома, частей)

Кол-во

дел (томов,

частей)

Срок хранения

дела (тома, части)

и номера статей

по перечню

Примечание

Название раздела

Наименование должности руководителя

структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

ответственного за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

лица, ответственного за архив Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в структурном подразделении

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой «ЭПК»

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО:

Наименование должности ответственного

за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в канцелярию

Наименование должности лица, передавшего

сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 8

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Код архива _______

Код учреждения _______

Муниципальный архив муниципального района

«Кизлярский район» Республики Дагестан

_____________________________________

__________________________________________________________________________

_____________________________________

Ф. № _____________________

Оп. № ____________________

Д. №____________________

Администрация муниципального образования «Сельсовет «Впередовский»

Бухгалтерия

(наименование структурного подразделения)

Дело № ______ Том № ___

_____________________________________________________________________

(заголовок дела)

____________________________________________________________________________

(дата)

На __________ лист

Хранить _______________

Ф. № ____________________

Оп. № ___________________

Д. № ____________________

Приложение № 9

Форма листа-заверителя дела

#G0ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________

В деле подшито и пронумеровано ____________________________________ лист(ов)

(цифрами и прописью)

в том числе литерные листы ________________ пропущенные номера _______________________

+ листов внутренней описи _____________________________________________________________

ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА

№№ листов

Должность Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 10

Форма внутренней описи документов дела

#G0ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА №_______________

№

п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

Итого ________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ____________________________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

Приложение № 11

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

Наименование учреждения

УТВЕРЖДАЮ

Глава муниципального образования

СП «Сельсовет «Впередовский»

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Фонд № ________________

Опись № _______________

дел постоянного хранения

за ________ год

№ п/п

Индекс дела (тома, части)

Заголовок дела

(тома, части)

Дата дела (тома, части)

Кол-во листов

в деле (томе, части)

Примечание

Название раздела

В данную опись внесено _________________________________ дел с № _______________

(цифрами и прописью)

по № ____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК Минюста РД

от _____________ № _______

Приложение № 12

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Наименование учреждения

АКТ

___________ № ____________

_________________________

(место составления)

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя учреждения

Подпись Расшифровка подписи

Дата

На основании ____________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ____________________________________

(название фонда)

№

п/п

Заголовок

дела или

групповой заголовок дел

Дата дела или край-

ние даты дел

Номера описей (номенклатур) за годы

Индекс дела (тома, части) по номен-

клатуре или № дела по описи

Кол-во дел (томов, частей)

Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню

Приме-

чание

Итого ______________________ дел за __________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ______ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК Министерства юстиции РД

(протокол от __________ № ____________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК от ___________ № ____________

Документы в количестве ____________________________ дел, весом __________________ кг

(цифрами и прописью)

сданы в _____________________________ на переработку по приемо-сдаточной накладной

(наименование организации)

от ______________ № _______________

Наименование должности работника сдавшего документы

Подпись

Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника архива (службы делопроизводства), внесшего изменения в учетные документы

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

Нет комментариев. Ваш будет первым!

Источник

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Кол-во листов

Срок хранения

Приме- чание