Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти нижегородской области

ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 21 ноября 2019 г. № 848

О внесении изменений вИнструкцию по делопроизводству

в органах исполнительнойвласти Нижегородской области

и их структурныхподразделениях, утвержденную

постановлением ПравительстваНижегородской области

от 28 декабря 2018 г. № 912

В целяхсовершенствования работы с документами, обеспечения единого порядка организацииделопроизводства и документооборота в органах исполнительной властиНижегородской области и их структурных подразделениях ПравительствоНижегородской области постановляет:

1. Внести вИнструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородскойобласти и их структурных подразделениях, утвержденную постановлениемПравительства Нижегородской области от 28декабря 2018 г. № 912, следующие изменения:

1.1. В подпункте5.2.5 пункта 5.2:

1) абзац четвертыйподпункта 5.2.5.1.3 подпункта 5.2.5.1 исключить;

2) абзац пятыйподпункта 5.2.5.2.3 подпункта 5.2.5.2 изложить в следующей редакции:

«Обработкадокументов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии сПравилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерствасвязи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234.».

1.2. Подпункт 5.4.7пункта 5.4 изложить в следующей редакции:

«5.4.7.Документы на бумажном носителе (ДСП) после рассмотрения Губернатором,Вице-губернатором, заместителями Губернатора возвращаются в Управление ДОУ длясоздания в СЭДО карточки документа, сканирования документа и занесения резолюции.Передача документа на исполнение указанным в резолюции должностным лицамосуществляется через СЭДО.».

1.3. Пункт 5.8изложить в следующей редакции:

«5.8. Порядокработы с документами с пометкой «Для служебного пользования» (ДСП)

Работа с документами,содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Правительствеосуществляется в порядке, установленном для несекретных документов.

5.8.1. К служебнойинформации ограниченного распространения относится несекретная информация,касающаяся деятельности органа исполнительной власти, ограничения нараспространение которой диктуются служебной необходимостью.

На документах,содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляетсяпометка «Для служебного пользования» (ДСП) (далее — документы ДСП).

К документам ДСП неотносятся:

— нормативныеправовые акты Губернатора и Правительства, затрагивающие права, свободы иобязанности граждан, порядок их реализации, а также устанавливающие правовойстатус организаций;

— документы, содержащиесведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах,экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая,санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечениябезопасного существования населенных пунктов, граждан и производственныхобъектов;

— описание структурыоргана исполнительной власти, его функций, направлений форм деятельности, атакже его адрес;

— порядокрассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридическихлиц и решения по ним;

— сведения обисполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянииэкономики и потребностей населения;

— документы,накапливаемые в открытых информационных системах, необходимые для реализации прав,свобод и обязанностей граждан.

5.8.2. Необходимостьпроставления пометки «Для служебного пользования» (ДСП) определяетсяисполнителем документа, руководителем подразделения органа исполнительнойвласти или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Еслидокумент отнесен к категории «ДСП», вся переписка по вопросуоформляется с грифом «ДСП». В случае простановки на приложенииотметки «ДСП» — весь пакет документов приобретает статус»ДСП».

Должностные лица,принявшие решение об отнесении документов к ДСП, несут персональнуюответственность за обоснованность принятого решения.

5.8.3. Пометка»Для служебного пользования» (ДСП) проставляется в правом верхнемуглу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительногописьма к документу. В левом нижнем углу последнего листа документа указываетсяотметка о количестве отпечатанных экземпляров (в случае создания илиотправления документа на бумажном носителе), фамилии исполнителя и номера егослужебного телефона.

5.8.4. Правовым актоморгана исполнительной власти назначаются сотрудники, ответственные за прием,регистрацию, рассмотрение, согласование и отправку документов ДСП, имеющиедопуск к просмотру регистрационных карт и вложений документов с грифом»ДСП» в СЭДО. Сотрудники несут персональную ответственность засохранность информации, содержащейся в документах ДСП.

5.8.5. Входящиедокументы ДСП поступают на регистрацию в электронном виде (по каналу МЭДО), атакже на бумажном носителе.

Документы,поступившие по каналу МЭДО, регистрируются сотрудниками управления ДОУцентрализованно. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются ирегистрируются в установленном порядке в СЭДО с прикреплением к регистрационнойкарточке документа электронного образа документа. В регистрационной карточке вполе документа «Гриф» регистратором проставляется признак ДСП. Послеразмещения электронного образа документа в регистрационной карточке в СЭДОрегистратор удаляет электронный образ документа из папки отсканированныхдокументов.

Ответственность засоответствие грифа «ДСП» на входящем документе отметке врегистрационной карточке документа в СЭДО в поле «Гриф», а также заудаление электронного образа документа из папки отсканированных документовнесет регистратор документа.

5.8.6. Внутренние иисходящие документы ДСП создаются, согласуются и утверждаются в СЭДО,ответственность за заполнение регистрационной карточки документа несетисполнитель документа. Исполнитель создает регистрационную карточку, добавив еев связи к документу — запросу, либо создав инициативный документ, и заполняетнеобходимые поля регистрационной карточки:

а) в поле»Содержание» — краткое содержание с указанием всех реквизитов письма;

б) в поле»Адресат» — проставляется наименование организации, если адресатявляется абонентом системы МЭДО, название адресата будет начинаться с префикса»МЭДО_Название государственного органа или организации»;

в) в поле»Подписант» — указывается фамилия руководителя подписавшего документэлектронной подписью;

г) в поле»Гриф» — проставляется «ДСП», ответственность засоответствие грифа несет исполнитель;

д) в поле»Срочность» — проставляется нужный параметр;

е) в поле»Телефон исполнителя» — указывается телефон исполнителя;

ж) в разделе»Служебные реквизиты»:

— в поле»Подразделение регистратор» исполнителем проставляется параметр»Управление делами Правительства НО»;

— в поле «Кол-волистов» указывается количество листов документа, включая приложения;

з) в поле»Комментарии» — исполнителем указывается информация:

— причина отсутствияприложения;

— необходимостьпроставления отметки об электронной подписи в двух или более местах документа;

— вид отправки письма(специальной, фельдъегерской связью, заказным письмом, самостоятельноисполнителем — на руки адресату);

— иная информация,которая необходима для оперативной работы с документом.

Исполнительвкладывает электронный образ документа в регистрационную карточку и создаетмаршрут согласования. После размещения в СЭДО электронный образ документаудаляется с персонального компьютера исполнителя, ответственность за удалениеэлектронного образа документа несет исполнитель.

В процессе созданиямаршрута согласования в разделе «Доп. параметры, сопроводительные файлы итекст» при построении маршрута на утверждение документа руководителемпроставляются параметры: «Автоматически направлять на регистрацию, еслинет замечаний», «Подписывать файлы при согласовании» (заисключением нормативных правовых актов и распорядительных документовГубернатора и Правительства). При построении маршрута только на согласование,проставление параметров не требуется.

При формированиипакета документов для отправки на утверждение руководителю, весь комплектдокументов необходимо перевести в единый pdf формат, кроме нормативных правовыхактов Губернатора и Правительства Нижегородской области, которые переводятся вформат pdf отдельными файлами.

5.8.7. Исходящиедокументы ДСП поступают на регистрацию в электронном виде после утверждения вСЭДО, регистрируются в установленном порядке с добавлением к регистрационномуномеру документа постфикса ДСП и подлежат отправке.

Отправка документовосуществляется в электронном виде по каналу МЭДО, посредством СЭДО или набумажном носителе.

Отправка по каналуМЭДО осуществляется централизованно сотрудниками управления ДОУ. Отправкадокументов посредством СЭДО осуществляется в соответствии с Регламентом СЭДО.Отправка документов на бумажном носителе осуществляется фельдъегерской связью,спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями. При необходимостинаправления документов в несколько адресов составляется указатель рассылки,указатель подписывается исполнителем и руководителем подразделения органаисполнительной власти.

В случаенеобходимости направления адресатам документов ДСП на бумажном носителеутвержденный в СЭДО документ распечатывается в необходимо количествеэкземпляров, на каждом из которых проставляется экземплярность, в указателерассылки поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов.При необходимости направления нескольким адресатам документов ДСП различнойкомплектности, исполнитель создает регистрационные карточки на каждый документ.

Рассылка в несколькоадресов осуществляется в соответствии с указателем рассылки, ответственность заучет документов ДСП в случае их распечатки на бумажном носителе несет лицо,ответственное за работу с документами ДСП.

5.8.8. Необходимостьснятия грифа «ДСП» определяется исполнителем документа, руководителемподразделения органа исполнительной власти или должностным лицом, подписавшимили утвердившим документ. Решение о снятии грифа «ДСП» оформляетсяпротоколом заседания экспертной комиссии органа исполнительной власти. Гриф»ДСП» погашается записью с указанием номера и даты протоколазаседания экспертной комиссии органа исполнительной власти, послужившегооснованием для его снятия, в карточке документа в СЭДО в поле»Комментарии» сотрудником, ответственным за работу с документами ДСП.

5.8.9. При полученииписьменного запроса с просьбой об ознакомлении с информацией, имеющей пометку»ДСП», решение об ознакомлении заявителя принимает руководительсоответствующего органа исполнительной власти, структурного подразделения.

За разглашениеслужебной информации с пометкой «ДСП», а также за нарушение порядкаобращения с документами ДСП государственный служащий может быть привлечен кдисциплинарной ответственности.

В случае ликвидацииоргана исполнительной власти решение о дальнейшем использовании документов ДСПпринимает ликвидационная комиссия органа исполнительной власти.».

1.4. Абзац второйпункта 6.3.4 исключить.

2. Настоящеепостановление подлежит официальному опубликованию.

И.о.Губернатора                                 Е.Б.Люлин