Инструкция по делопроизводству в организации это определение

Продолжаем цикл статей, посвященный разработке инструкций по делопроизводству. В первой статье[1] этого цикла мы рассказали, что из себя представляет этот документ, привели источники информации, которые служат основой для создания любой инструкции по делопроизводству, привели ее типовую структуру и объяснили, как ее составить, согласовать и утвердить. В этой статье подробно объясним, как подготовить текст первых разделов инструкции: «Общие положения» и «Термины и определения, сокращения», а также приведем соответствующие текстовые фрагменты.

Что именно фиксировать в инструкции по делопроизводству?

Какую конкретно информацию должен содержать каждый раздел инструкции, подробно рассказано в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – Методические рекомендации). В качестве образца удобно использовать Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях[3] (далее – Примерная инструкция).

Напомним, что «использовать в качестве образца» совсем не означает «скопировать и вставить весь текст в свой проект документа». К созданию текста локального нормативного акта нужно подходить со всей серьезностью. Если заимствовать его кусками из других документов, то, например, в уже утвержденном документе коммерческой организации могут встретиться такие формулировки, как «в государственном органе…» и тому подобные ляпы.

Общие положения

Этот раздел – первый в любом локальном нормативном акте (далее – ЛНА), он является обязательным. В самом первом пункте указывают наименование организации – автора инструкции, а также сокращение для него, которое будет использовано далее в тексте документа: «Общество», «Компания», «Организация» и т.д.

Основное содержание «Общих положений» приведено в Методических рекомендациях.

Таким образом, в раздел «Общие положения» рекомендуется поместить  четыре информационных блока:

• назначение инструкции;
• область применения;
• правовые основания разработки;
• порядок применения.

Локальными правилами разработки корпоративных регламентов может быть дополнительно предусмотрено помещение в разделы «Общие положения» правил утверждения, внесения изменений, ответственности за неисполнение внутренних нормативных актов.

Назначение инструкции

В этом блоке раздела «Общие положения» разработчику предстоит сформулировать главную цель инструкции. Для чего она создается? Какие проблемы решит введение в действие этого ЛНА? Для создания этого блока можно использовать следующую формулировку.

Также предлагаем изучить, как именно сформулированы цели локальной инструкции по делопроизводству в Примерной инструкции.

Внимательно изучив текст приведенных извлечений, легко составить собственную цель разработки и введения в действие инструкции по делопроизводству. Если в компании принято разбивать основную цель на более мелкие задачи, то сформулировать их намного легче, чем одну общую фразу о назначении документа. В качестве задач могут выступать:

• создание единой системы делопроизводства в организации;
• установление порядка работы с документами в организации;
• регламентирование основных правил делопроизводства и документооборота, а именно правил учета, подготовки, оформления, согласования, контроля исполнения, хранения документов;
• систематизация требований к составлению и оформлению управленческих документов;
• унификация форм основных управленческих документов;
• сокращение трудозатрат и материально-технических средств в процессе создания и обработки документов.

Назначение инструкции, ее главная цель и задачи располагаются в самом начале раздела «Общие положения».

Инструкция по делопроизводству — что это и зачем нужна

Инструкция по делопроизводству — это внутренний локальный акт (положение) организации, который регламентирует единый порядок ведения документооборота. Именно такое положение обеспечивает единый стиль оформления документов на предприятии, устанавливает сроки их подготовки и передачи между отделами, регламентирует порядок списания в архив и многие другие «бумажные» вопросы, с которыми ежедневно сталкиваются ваши работники.

В государственных организациях инструкция по делопроизводству применяется обязательно, но коммерческие предприятия вправе не заводить такое положение. Однако все же заводят, потому как польза от него очевидна.

С инструкцией обязан ознакомиться каждый работник, принятый в организацию или переведенный на новую должность. Изучив положение, работник должен расписаться в листе ознакомления. С этого момента он несет ответственность за каждую бумагу, с которой будет работать. В дальнейшем, если компания пострадает по вине работника, нарушившего порядок делопроизводства, то сможет применить к нему дисциплинарное наказание (ст. 192 ТК). Большинство работников, поставив свою подпись в инструкции, все же начинают бережно относиться к бумагам — боятся испортить или потерять.

И, напротив, когда не закреплены правила документооборота, внутри компании начинается бумажный хаос — теряется корреспонденция, нарушаются сроки ее регистрации, пропадают приказы, в оформлении допускаются серьезные ошибки, которые оборачиваются неприятностями для компании. Помните, если работник не ознакомился с инструкцией, то привлечь его к ответственности будет непросто.

Рассмотрим ситуацию, когда отсутствие инструкции повлекло халатное отношение кадровика к документам и впоследствии обернулось для компании приличными затратами.

Смирнов Д. В. обратился в Трудовую инспекцию с просьбой привлечь бывшего работодателя за незаконное увольнение. По словам мужчины, его уволили «по статье» за однократное опоздание, тогда как это становится возможным после предварительного дисциплинарного взыскания (п. 5 ст. 81 ТК). Во время проверки инспекторы допросили директора фирмы — он утверждал, что ранее Смирнову уже объявили выговор за опоздание, но он не исправился и продолжал приходить на час позже. И только после этого директор решил расторгнуть с ним договор.

Чтобы убедиться в этом, инспектор запросил приказ о применении дисциплинарного наказания к Смирнову (с его подписью в знак ознакомления), но такого документа в компании не оказалось. В журнале регистрации приказов о нем запись есть, но самой бумаги фактически нет. Сделать ее «задним числом» теперь невозможно, потому как не получится повторно взять подпись Смирнова и не вызвать подозрений. Стало быть, руководителю нечем подтвердить свои слова. Выходит, он уволил Смирнова незаконно.

Инспекция инициировала судебное разбирательство, по итогам которого директора обязали восстановить Смирнова в занимаемой должности, выплатить ему компенсацию за вынужденный прогул и 30 тыс. штрафа в пользу государства за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП).

А ведь юридически директор все сделал грамотно, но не смог доказать свою правоту из-за кадрового отдела, потерявшего приказ. Если бы на предприятии была инструкция по делопроизводству, то кадровики бы знали свою ответственность и не теряли бы документы. Ведь в противном случае директор мог и к ним применить «дисциплинарку».

Аналогичные ситуации могут произойти с бухгалтерами, старшими продавцами, кладовщиками, шеф-поварами, главврачами и иным персоналом, имеющим дело с документами, которые могут быть затребованы надзорными органами — налоговой службой, Роспотребнадзором, прокуратурой и т. п.

Именно поэтому многие руководители коммерческих предприятий предпочитают разработать инструкцию по делопроизводству и довести ее до персонала, так они смогут не только избежать серьезных неприятностей в компании, но и обезопасить себя.

О правилах ведения делопроизводства подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демодоступ к системе КонсультантПлюс и бесплатно переходите в готовое решение.

Как составить инструкцию по делопроизводству?

Инструкция по ведению делопроизводства в организации должна содержать весь процесс обработки документов  — от разработки типовых бланков до порядка передачи в архив. Если компания крупная, то можно делопроизводство по личному составу оформить отдельной инструкцией. Однако в небольших фирмах все оформляется в одной.

Шаг 1. Издайте приказ о разработке инструкции

Директор компании — первое лицо, которому важна такая инструкция. Обычно он и приходит к мысли о необходимости разработать положение и внедрить его на предприятии. Однако простой его просьбы к секретарю мало. Свое решение он должен оформить соответствующим приказом, в котором определит сроки разработки документа и ответственных лиц, которые будут воплощать инструкцию в жизнь.

Выбирая ответственных лиц, важно понимать их уровень юридической и делопроизводственной грамотности. Работники должны хорошо ориентироваться в нормативных актах, уметь отбрасывать лишнее. Обычно такую работу поручают юристам, кадровикам, делопроизводителям-секретарям. Если юриста в компании нет, то лучше нанять его со стороны или хотя бы получить консультацию в государственном архивном учреждении. 

 Скачать образец приказа о разработке инструкции по делопроизводству

Шаг 2. Изучите отобранные материалы 

Работнику, которому поручили разработку положения, сначала нужно проанализировать деятельность предприятия, его структуру, специфику работы отделов и перечень контролирующих органов, которым может потребоваться документация. Далее придется подыскать нормативные акты, которые станут основой при разработке инструкции по делопроизводству в коммерческой организации.

Для понимания основ оформления документов вам нужно ознакомиться с правилами делопроизводства:

• примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44;
• национальные стандарты — ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

Однако это далеко не все. Чтобы грамотно составить инструкцию, по которой будет работать все предприятие, нужно найти нормативку для каждого включаемого раздела. Текст положения не должен противоречить законодательству.

Например, в разделе о бухгалтерских документах нужно учитывать, что там есть не только свободные бланки типа внутренних справок для руководства, но и первичная документация, содержащая обязательные реквизиты, определенные ст. 9 НК. В разделе о передаче в архив нужно учитывать сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов, которые четко определены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Проще говоря, вы не вправе придумывать свои правила, если они уже закреплены законодательством.

Вся отобранная нормативка показывается вышестоящим и более компетентным лицам, например, ответственному за разработку инструкции, начальникам отделов и директору. Каждый из них оценит актуальность нормы по своему профилю, поможет внести ясность и исключить ненужные документы.

После согласования нормативки переходите к разработке проекта положения. Обращаем внимание, что типовой инструкции по делопроизводству в организации не существует. Она разрабатывается под каждое предприятие индивидуально, с учетом его особенностей. Бессмысленно скачивать из интернета первый попавшийся вариант, но если скачали — готовьтесь внимательно перечитывать и дорабатывать.

Шаг 3. Подготовьте проект инструкции по делопроизводству

Чтобы облегчить себе задачу, поищите в сети самую свежую примерную инструкцию по делопроизводству, уже принятую в государственных организациях или органах местного самоуправления (администрациях, департаментах и т. п.). Уж они-то точно учитывали актуальное законодательство и грамотно оформили свои положения. На их основе вы легко построите свой документ, подберете подходящие пункты, заголовки и т. п.

Далее рассмотрим несколько разделов, которые встречаются практически в каждой инструкции. 

 Общие положения

С этого раздела начинается любой локальный акт предприятия. Здесь указывают, зачем создана данная инструкция, что она регулирует и на какие документы распространяется. Напишите, кто отвечает за делопроизводство в отделах, в какие сроки нужно ознакомить поступивших работников, кому сдаются бумаги при увольнении.

Нелишним будет сразу напомнить работникам об их ответственности за нарушение принятых правил, утерю документов, совершение ошибок. Даже если работник в момент ознакомления прочитает всего один раздел, он явно обратит внимание на меры наказания.

Оформление документа

В этот раздел можно включить все, что связано с визуальным оформлением документов и применением обязательных реквизитов — виз, подписей, печатей и т. д. Какой формат бумаги использовать, каким шрифтом печатать, какой размер установить для полей и отступов, где располагать реквизиты, как заверить копию — все это желательно описать в инструкции, если хотите единообразия в документах.

Порядок изложения текста, правила употребления сокращений, числительных, инициалов и другие важные для вас нюансы тоже полезно закрепить в инструкции. Например, в докладной записке работник не должен допускать разговорной или жаргонной речи — стиль должен быть официальным.

Регистрация входящих и исходящих документов

Корреспонденцию отправляют и получают практически все организации, потому очень важно ее вовремя регистрировать во внутренних журналах и передавать в отдел по назначению. Этот раздел требует особой внимательности, т. к. должен максимально подробно описать порядок действий лица, ответственного за прием (отправку) писем. Последствия могут быть неприятными.

Например, ваш покупатель отправил вам досудебную претензию о плохом качестве товара заказным письмом с уведомлением о вручении. В письме он просит решить вопрос мирно — просто вернуть ему деньги как можно быстрее. Секретарь получила извещение, расписалась в уведомлении, забрала письмо с почты, зарегистрировала его в журнале входящей корреспонденции, но потеряла и директору не сообщила.

Тем временем разъяренный покупатель, не дождавшись ответа, подал судебный иск на магазин с требованием уже не только вернуть деньги, но и возместить моральный ущерб. Суд он выиграл, а директору пришлось платить трижды — вернуть деньги за непригодный товар, компенсировать услуги юриста, оказанные покупателю в рамках этого дела, понести судебные издержки и возместить моральный ущерб. Получи он претензию вовремя, то, разумеется, согласился бы вернуть деньги за товар и не доводить до суда. Однако теперь, по вине секретаря, он понес лишние расходы и подпортил репутацию магазина. И оправдаться, что претензия не дошла, не получится, ведь письмо было с уведомлением.   

К инструкции по делопроизводству в организации можно приложить образец журналов регистрации входящей (исходящей) корреспонденции, а также нужно подробно описать, кем, где и каким образом регистрируется поступившая корреспонденция, в какие сроки она должна быть передана по назначению. А также следует указать, что нужно регистрировать, а что нет. Например, входящее письмо от контрагента требует регистрации, а рекламный журнал — нет.

 Порядок отправки исходящей корреспонденции тоже важно закрепить, иначе работники канцелярии и секретари могут забыть о поручении. Например, директор написал срочное письмо партнеру, отдал в канцелярию для отправки, а сотрудницы отнесли конверт на почту только через месяц.

Помимо этого, важно отметить, чтобы секретарь проверял содержимое письма, которое ему принесли на отправку. Ведь к письму на столе могли прикрепиться другие документы, денежные купюры и прочие бумаги. 

Передача документов в архив

 Документы, которые могут в дальнейшем понадобиться персоналу, надзорным органам или в судебных разбирательствах, не уничтожают, а хранят в архиве. Для каждого типа документов предусмотрен свой срок хранения, установленный законодательством. Здесь ничего придумывать не нужно, стоит просто обратиться к инструкции Росархива, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236.

Однако порядок подготовки документов к передаче в архив предусмотреть придется — кто будет следить за сроками, где располагается архив предприятия, каким образом документы отправятся туда и можно ли их в дальнейшем брать для работы.

 Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения тоже следует продумать. Кто принимает решение об утилизации бумаг, каким образом они будут уничтожены и кто должен контролировать процесс —  все эти нюансы следует предусмотреть и закрепить в инструкции.

Инструкция по делопроизводству в организации может содержать примеры заявлений (служебных записок, докладных), схемы, иллюстрации — образцы печатей и штампов, фирменных бланков, учетных форм и прочие вспомогательные материалы.

Шаг 4. Согласуйте проект с руководством

Готовый проект инструкции по делопроизводству нужно согласовать со всеми руководителями отделов и служб, которые так или иначе связаны с документами. Если документ получил одобрение, то можно показывать и директору предприятия. Он также знакомится с новым положением и может дополнять содержание. Однако если замечаний нет, то остается утвердить инструкцию и ввести ее в действие на предприятии отдельным приказом.

Скачать образец приказа для утверждения инструкции по делопроизводству.

Подводим итоги

Назначение инструкции по ведению делопроизводства в организации заключается в грамотной организации оформления и движения документов внутри предприятия. Именно эта инструкция прививает работникам чувство ответственности за документы компании, результатом которого является минимизация нарушений и слаженная работа подразделений.

0

Делопроизводство в организации подразумевает деятельность по созданию официальных документов и организации работы с ними. Для унификации процессов работы с документами, повышения их оперативности и эффективности в организации может разрабатываться инструкция по делопроизводству. Кроме того, в организации может вводиться и должность делопроизводителя, чей круг должностных обязанностей мы рассматривали в отдельном материале. В этой консультации приведем типовую инструкцию по делопроизводству 2017 и 2018.

Делопроизводство как процесс

Инструкция по делопроизводству в организации может охватывать все этапы движения документов в организации и предусматривать, в частности, порядок:

• приема, учета, регистрации, прохождения и отправки корреспонденции;
• составления и оформления служебных документов;
• подготовки и оформления организационно-распорядительных документов (приказов, протоколов служебных совещаний);
• составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве;
• подготовки документов к последующему хранению и использованию;
• учета, хранения и использования бланков.

К примеру, процесс подготовки документов к последующему хранению и использованию может предполагать:

• экспертизу ценности документов, т. е. определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения;
• оформление дел, т. е. комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи;
• передачу дел в архив и обеспечение сохранности документов.

Кроме того, инструкция по делопроизводству может предусматривать порядок применения печати, обязательное использование которой в хозяйственных обществах в настоящее время не требуется.

Образец инструкции по делопроизводству

Приведем пример

в организации.

Делопроизводство – процесс не из самых простых. Он требует внимательности, аккуратности и знания многих важных аспектов. Большую помощь в данном процессе оказывает инструкция по делопроизводству. Что это такое и можно ли вести делопроизводство без данной инструкции, мы попробуем разобраться вместе.

Итак, начнем с самого начала, с определения.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – это основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. Наличие тех или иных разделов и сам текст инструкции строго не регламентированы, они составляются с учетом специфики каждой конкретной организации.

Кроме того, иметь инструкцию законодательно обязаны только государственные организации. Коммерческие структуры могут работать без подобного документа, но, как показывает практика, такой подход значительно усложняет и замедляет процесс делопроизводства.

Разработка инструкции по делопроизводству

Основой для составления инструкции по делопроизводству выступают Примерные и Типовые инструкции. Кроме того, инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Правовым основанием для разработки инструкции по делопроизводству являются:

• законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела; 
• правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти; 
• методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Составлением инструкции обычно занимается служба документационного обеспечения при участии архива и юридической службы. Если же в организации нет службы ДОУ, то разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами, или же для ее составления приглашаются сторонние специалисты.

После того, как инструкция составлена и одобрена руководителем организации, ее необходимо утвердить. Утверждается инструкция нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности. По правилам гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа инструкции и состоит из слова «УТВЕРЖДЕНА», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Утвержденная инструкция должна быть доведена до сведения всех работников организации. В дальнейшем работники службы ДОУ вправе требовать от сотрудников организации работать с документами строго в соответствии с разделами инструкции.

Структура типовой инструкции по делопроизводству

Любой документ, который призван регламентировать те или иные процессы работы, имеет определенные разделы. Как мы уже отмечали, каждая организация создает свою инструкцию, чтобы она полностью отражала именно их специфику и учитывала все аспекты работы с документами. При этом, есть Примерные и Типовые инструкции, которые позволяют не пропустить важные составляющие, и создать действительно работающий документ.

Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

Раздел «Общие положения» устанавливает:

• сферу распространения инструкции (например, инструкция распространяется на все документы организации или только на определенную группу и т.п.);
• ответственность сотрудников за несоблюдение правил, установленных в инструкции; 
• подразделение или должностное лицо, отвечающее за единый порядок и организацию работы с документами в организации; 
• нормативно-методическую базу.

Тематические разделы являются важнейшими: в них прописаны все особенности работы с документами.

Раздел «Правила составления и оформления документов», который определяет:

• виды и разновидности документов, используемых в работе организации; 
• общие правила и стандарты подготовки и оформления документов; 
• правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания; 
• порядок изготовления и размножения документов; 
• правила оформления и заверения копий и приложений; 
• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
• порядок работы исполнителей с документами.

При необходимости раздел может быть расширен дополнительными пунктами, которые помогут полностью охватить все аспекты работы с документами в конкретной организации.

Раздел «Организация документооборота и исполнения документов» включает в себя несколько подразделов:

«Документооборот»:

• регламентирует порядок приема, обработки, распределения входящей документации, а также порядок подготовки и отправки исходящих документов; 
• описывает правила транспортировки и передачи документов; 
• разъясняет правила и порядок учета объема документов.

«Регистрация документов» включает:

• порядок регистрации входящих, исходящих, внутренних документов; 
• формы и методы регистрации; 
• правила индексации документов.

«Организация справочной работы» закрепляет:

• принципы построения информационно-справочной работы в организации; 
• справочный массив (справочные карточки, электронные базы данных и др.); 
• технологию информационно- поисковой работы.

«Контроль исполнения документов» устанавливает:

• категории документов, подлежащих обязательному контролю; 
• порядок поставки документов на контроль;
• технологию контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.); 
• обязанности исполнителей;
• типовые сроки исполнения документов; 
• порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов; 
• порядок доклада руководителю об исполнительской дисциплине.

«Оперативное хранение документов» предписывает:

• правила хранения документов в службе ДОУ и в структурных подразделениях организации; 
• правила оформление дел; 
• порядок разработки и использования номенклатуры дел; 
• порядок систематизации и индексации дел; 
• ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов.

«Подготовка документов к сдаче в архив» включает:

• порядок проведения экспертизы (отбор документов для хранения и уничтожения); 
• правила подготовки дел к хранению; 
• требования к описанию и оформлению дел;
• порядок передачи дел в архив.

Последний блок инструкции – это приложения, которые содержат справочный материал. Например, образцы бланков организации, примеры заполнения документов, перечень важных сроков, связанных с теми или иными документами. То есть, в конце инструкции дается подробная «шпаргалка», помогающая сотрудникам оперативно найти актуальную информацию для работы со всеми видами документов.

Безусловно, иметь или не иметь инструкцию по делопроизводству в своей организации, решает каждый конкретный руководитель самостоятельно. Наверное, для небольшой компании, документооборот которой ничтожно мал, отсутствие инструкции не будет серьезной проблемой. Но для крупных организаций инструкция по делопроизводству станет серьезным подспорьем в работе, сократит сроки обработки и поиска документов, приведет в подарок архив. Главное, чтобы это была действительно работающая инструкция, а не созданная «для галочки». Правильно составленная и доведенная до каждого сотрудника инструкция по делопроизводству позволит свести к минимуму ошибки в работе, а также унифицирует процессы, чем повысит их результативность.

Т.В. Войцехович