Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая инструкция (далее именуется «Инструкция») разработана для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними в «_____________________» и его филиалах (далее именуется «Организация») и обязательна для исполнения всеми сотрудниками Организации.
1.2. В филиалах Организации делопроизводство ведется самостоятельно с соблюдением требований настоящей Инструкции.
При разработке Инструкции использовались действующие нормативные акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архивов в организациях для обеспечения сохранности наиболее ценных документов, существующая практика, а также внутренние документы Организации.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Организации, должны отвечать требованиям Инструкции.
1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в департаментах и отделах Организации возлагается на начальников структурных подразделений «______________».
1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляется секретарем или сотрудником, назначенным начальником соответствующего структурного подразделения.
Использование в средствах массовой информации, публичных выступлениях и т.п. информации, содержащейся в служебных документах, допускается только с разрешения руководства «______________».
2. ПРИЕМ, УЧЕТ, РЕГИСТРАЦИЯ, ПРОХОЖДЕНИЕ И ОТПРАВКА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
2.1. Прием документов.
2.1.1. Вся поступающая в Организацию корреспонденция принимается и регистрируется в Канцелярии.
2.1.2. При приеме корреспонденции необходимо проверять правильность ее доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Принятая корреспонденция вскрывается (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте «Лично»).
2.1.3. Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.
2.1.4. При вскрытии конвертов работники Канцелярии проверяют соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, а также наличие подписи на документе. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений и т.д. необходимо сообщить об этом отправителю.
2.1.5. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан.
2.2. Порядок регистрации входящих документов.
2.2.1. Все документы, адресованные руководству «______________», подлежат регистрации (кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов) в Канцелярии (Приложение N 1).
2.2.2. На полученных документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу.
Порядковые номера фиксируются в журнале учета регистрационных порядковых номеров (Приложение N 2).
На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.
2.2.3. При регистрации должен соблюдаться принцип однократности: каждый документ регистрируется только один раз в Канцелярии Организации.
2.3. Порядок прохождения документов.
2.3.1. Зарегистрированный документ передается тому руководителю, в адрес которого он поступил. Документы, не требующие рассмотрения руководства, передаются начальникам структурных подразделений и отделов Организации в соответствии с затронутыми в документах вопросами.
2.3.2. После рассмотрения и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату), которая может являться основанием для взятия документа на контроль, документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым.
2.3.3. При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.
Ответ должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции.
2.3.4. Документы, поступившие из Канцелярии в структурные подразделения, вторично не регистрируются.
2.3.5. Документы, зарегистрированные в Канцелярии, передаются из одного структурного подразделения Организации в другое только через Канцелярию.
2.4. Порядок регистрации и отправления исходящих документов.
2.4.1. Подписанные руководством «______________» документы в тот же день должны сдаваться в Канцелярию для регистрации и отправки.
2.4.2. Перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяется правильность его оформления:
— наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;
— наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;
— правильность адреса получателя;
— наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);
— наличие печати в тех случаях, когда она полагается.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
2.4.3. Если документ направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и один экземпляр копии.
2.4.4. После проверки оформления документ регистрируется в журнале (Приложение N 3) и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку.
2.4.5. Исходящий номер состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего ответ, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера.
2.4.6. На копии исходящего документа в левом верхнем углу ставится заверительный регистрационный штамп.
Корреспонденция сдается на отправку в отделение связи или доставляется с курьерами.
2.4.7. Заверенные копии отправленных документов в тот же день передаются в соответствующие подразделения исполнителям для подшивки в дела.
3. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Общие требования.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.
Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям действующих нормативных актов.
К числу наиболее юридически значимых (т.е. для придания документу юридической силы) реквизитов относятся:
— подпись;
— дата документа;
— печать;
— гриф утверждения документа;
— регистрационный номер документа.
Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Право подписи предоставляется должностным лицам в соответствии с организационно-распорядительными документами Организации (уставом, должностными инструкциями и т.п.). От имени Организации документы, как правило, подписывает генеральный директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. Главный бухгалтер Организации подписывает документы в соответствии со своей компетенцией на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете».
Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости (например, подписание контракта, договора) и на других экземплярах.
Дата документа — один из наиболее важных реквизитов. Отсутствие даты на документе делает документ либо недействительным (напр., доверенность) либо может привести к сокращению срока исковой давности при договорных обязательствах.
Печать применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (в т.ч. финансовых) документах, свидетельствует о подлинности документа и проставляется на документах, издание которых влечет юридические или материальные последствия для Организации (реорганизация, передача материальных ценностей, удостоверение права и т.п.).
Гриф утверждения свидетельствует о введении документа в действие, распространении его действия на всех работников Организации. Обязательному утверждению генеральным директором, общим собранием участников или советом директоров в пределах их компетенции подлежат:
— устав Организации, положения о филиалах;
— штатные расписания;
— акты проверок, акты приема-передачи;
— должностные инструкции;
— сметы, бизнес-планы, отчеты и т.п. документы.
Регистрационный номер свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом Организации.
3.1.1. Текст служебных документов должен быть кратким и точным, не допускающим различных толкований. В документах не следует употреблять малоизвестные сокращения, обозначения.
3.1.2. Содержание служебных документов не должно противоречить действующему законодательству.
3.1.3. Ответы на поступившие документы следует подготавливать в письменном виде только в случаях, если поставленные вопросы требуют обязательного документального оформления.
3.1.4. Внесение в подписанные (утвержденные) документы каких-либо добавлений или исправлений, меняющих существо изложенного в документе, может производиться только лицом, подписавшим его.
3.1.5. Рекомендуется иметь для Организации, ее структурных подразделений, конкретных должностных лиц следующие виды бланков документов:
— общий бланк;
— бланк письма;
— бланк конкретного вида документа (за исключением письма).
Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем. Рекомендуется включать в него следующие реквизиты:
— эмблему (логотип) Организации;
— наименование вышестоящей организации;
— наименование Организации;
— трафаретные части таких реквизитов, как дата и регистрационный номер документа.
Рекомендуется также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов документа:
— гриф утверждения;
— заголовок к тексту;
— отметка о контроле.
Бланк письма содержит реквизиты:
— эмблему (логотип) Организации;
— наименование вышестоящей организации;
— наименование Организации;
— справочные данные об Организации (почтовый адрес, номера телефонов, номера факсов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете).
Рекомендуется включать в него трафаретные части таких реквизитов, как дата, регистрационный номер документа и ссылка на дату и регистрационный номер входящего документа; а также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов:
— адресат;
— заголовок к тексту;
— отметка о контроле.
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка и дополняется наименованием соответствующего вида документа, например «Приказ», «Распоряжение» и т.п.
3.2. Основные правила оформления документов.
3.2.1. К тексту документа составляется заголовок, отражающий краткое содержание документа, который пишется перед текстом слева. Заголовок обычно отвечает на вопрос «О чем?».
Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно.
Заголовок формулируется непосредственно исполнителем при подготовке документа.
Не составляется заголовок к письмам, текст которых не превышает половины страницы, а также в ответах на письма граждан.
3.2.2. В ответах на письма организаций и предприятий обязательно делается ссылка на дату и номер документа, на который дается ответ. Если документ печатается на бланке, то ссылка указывается в специально отведенном месте, а в документе, напечатанном не на бланке, — перед заголовком или текстом письма.
3.2.3. Каждый документ (за исключением письма) должен иметь название вида, к которому он относится (приказ, протокол, акт, докладная записка и т.д.).
3.2.4. Текст документа может быть разбит на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Разделы имеют сквозную порядковую нумерацию, остальные составные части документа нумеруются по порядку в пределах каждого раздела.
Например: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.2.1.; 1.2.2.
2.; 2.1.; 2.2.; 2.2.1.; 2.2.2.
Абзацы внутри пункта не нумеруются.
При отсутствии разделов весь текст документа может быть разделен на пункты, имеющие порядковую нумерацию.
3.2.5. Порядок работы с документами ограниченного распространения изложен в проекте инструкции по работе с конфиденциальными документами «___________».
3.2.6. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» или сокращения «стр.» и знаков препинания.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
3.2.7. Датой документа является дата его подписания или утвеждения, для протокола — дата заседания, для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дату документа оформляют цифровым способом в следующей последовательности: день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 05.01.2003. После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.
Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.01.05.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например: 1 марта 2003 г.
3.2.8. Если документ напечатан на бланке, то дата проставляется на месте, отведенном для нее в штампе бланка. На таком же месте (вверху слева) ставится дата на внутренних документах, которые печатаются не на бланках.
В документе, подлежащем утверждению, дата ставится в самом реквизите утверждения.
3.2.9. Регистрационный номер документа, состоящий из номера индекса подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера по регистрации, если он напечатан на бланке, ставится в определенном на штампе бланка месте. Если документ печатается не на бланке, то номер проставляется аналогично правилу проставления даты.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.2.10. При подготовке документов совместно с несколькими организациями следует иметь в виду, что все экземпляры этих документов должны быть подлинниками.
3.2.11. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или частные (физические) лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
ООО "Ромашка"
Отдел кадров
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Министерство финансов РФ
Управление делами
Главному специалисту
А.Б.Петровой
Если документ адресуют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям отделений и филиалов
ОАО "Машстройэкспорт"
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При адресовании документа более чем в четыре адреса, исполнителем составляется список на рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.
3.2.12. Если документ адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Редакция журнала "Главбух"
Б. Сухаревский пер., д. 2/24
г. Москва, 127051
Если письмо адресуют частному (физическому) лицу, то указывают сначала почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:
121019, г. Москва,
Новый Арбат, д. 4, кв. 25
А.Б. Иванову
3.2.13. Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Документы могут утверждаться руководителем Организации, его заместителями и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (проставляется от руки), например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
______________________
(название организации)
подпись Ф.И.О.
дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа приказом, протоколом, постановлением, решением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Протокол общего
собрания акционеров
от дата No. _____
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Генерального
директора "______________"
от дата No. ____________
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
3.2.14. Если документ имеет приложения, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Форма N 2 на 2 л. в 1 экз.
2. Пояснительная записка к форме N 2 на 1 л. в 1 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо МНС РФ от 25.04.99 N 03-58/45892@
и приложение к нему, всего на 15 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 3 экз. в первый адрес
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
3.2.15. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Руководитель "_________"
Личная подпись Ф.И.О.
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Правления
от 00.00.00. N ____
Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.
Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования, например:
Лист согласования прилагается.
Подпись, дата.
Лист согласования оформляется по следующей форме:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
название документа
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
наименование должности, наименование должности,
организации организации
подпись, инициалы, фамилия подпись, инициалы, фамилия
00.00.00. (дата) 00.00.00. (дата)
3.2.16. Внутреннее согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости — должность визирующего.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Личная подпись Ф.И.О.
00.00.00. (дата)
Визы проставляют на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты постановлений, распоряжений, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
3.2.17. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и расшифровка подписи, состоящая из инициалов и фамилии.
В документах, оформляемых на бланках «______________» (приказ, письмо), должность указывается сокращенно: генеральный директор, слова «_____________» не печатаются.
В документах, оформляемых не на бланках «_____________», в состав подписи входит наименование должности и организации.
При оформлении документа на бланке должностного лица (если существует) должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор личная подпись Ф.И.О.
Главный бухгалтер личная подпись Ф.И.О.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии личная подпись Ф.И.О.
Члены комиссии личная подпись Ф.И.О.
личная подпись Ф.И.О.
личная подпись Ф.И.О.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
3.2.18. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами и удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Документы заверяют печатью организации. Печать следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, или в указанном месте.
3.2.19. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения, например:
Подпись
Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.И.О.
Дата
3.2.20. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Сидоров или Сидоров Петр Иванович
321 58 79 321 58 79
В документах, имеющих гриф ограничения доступа, отметка об исполнителе добавляется сведениями о количестве отпечатанных экземпляров документа с указанием адресатов, например:
Исп. Сидоров
321 58 79
Отпечатано 2 экз.
Экз. N 1 — адресату
Экз. N 2 — в дело отдела
Черновик и варианты уничтожены
Печатается на оборотной стороне последнего листа документа.
3.2.21. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа.
4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ (ПРИКАЗОВ, ПРОТОКОЛОВ СЛУЖЕБНЫХ СОВЕЩАНИЙ)
4.1. Текст приказа печатается на специальном бланке и, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются факты и события, послужившие основанием для издания приказа.
Если приказ издается на основании другого документа, то в тексте указывается дата, номер, полное название и излагается содержание этого документа в части, касающейся «______________».
4.2. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами отдельной строкой.
Распорядительная часть должна содержать конкретные задания с указанием исполнителей и сроков исполнения.
Сроки должны даваться реальные, исходя из объема подлежащей выполнению работы, а также с учетом времени, необходимого для тиражирования, рассылки документов и доведения задания до исполнителя.
Не допускается изменения сроков, установленных в документах, на основании которых издается приказ.
Текст распорядительной части разделяется на пункты и подпункты.
В каждом пункте (подпункте) должно излагаться только одно задание с одним конкретным сроком исполнения и указываются конкретные исполнители задания.
В последнем пункте приказа указывается структурное подразделение или должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
4.3. При перечислении исполнителей в приказах по основной деятельности фамилии должностных лиц пишутся без инициалов.
В приказах о назначениях, перемещениях и увольнениях работников, о поощрениях, о наложении административных взысканий, о назначении персональных окладов и т.п. указываются фамилии, имена и отчества лиц, перечисленных в приказах.
Если задание в приказе адресуется структурному подразделению, то фамилия руководителя пишется в именительном падеже и печатается в скобках, например:
Планово-финансовому управлению (Сидорова) подготовить …
Если задание адресуется конкретно руководителю, то фамилия пишется в дательном падеже без скобок, например:
Начальнику Планово-финансового управления Сидоровой подготовить …
4.4. Ранее изданные приказы признаются утратившими силу полностью или частично одновременно с изданием нового документа по тому же вопросу. Перечень утративших силу документов может быть дан как в тексте, так и в приложении к приказу.
Если приказ подлежит частичному изменению, в проекте дается новая редакция изменяемого пункта либо части ранее изданного приказа.
Приказ, являющийся дополнением к ранее изданному, должен иметь в тексте соответствующую ссылку, например:
В дополнение к приказу генерального директора «______________» от 25.02.00 г. N 321
4.5. Изменения и дополнения в ранее изданный приказ могут быть внесены приказом только за подписью генерального директора или лица, его заменяющего.
4.6. Если к приказу имеется приложение, то на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» с указанием распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение
к приказу генерального
директора «______________»
13.03.99 N 23
Если приложений несколько, указывается номер каждого (без знака No.).
4.7. Заголовок к приказу печатается на отведенном в специальном бланке месте, слева.
К приказам по личному составу заголовки не составляются.
4.8. До представления на подпись проект приказа визируется заместителями генерального директора по направлениям деятельности, начальником правового управления и другими заинтересованными структурными подразделениями.
Юристы при визировании проекта документа проверяют его соответствие действующему законодательству, а также правильность ссылок на нормативные документы.
4.9. Визы проставляются на обороте последнего листа подлинника приказа по следующей форме:
Проект приказа подготовлен (название подпись руководителя
структурного структурн. подразделения
подразделения) дата
СОГЛАСОВАНО:
Зам. генерального директора подпись дата, фамилия
Начальник правового управления подпись дата, фамилия
Замечания по проекту приказа излагаются на обороте последнего листа или на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.
В случае внесения исполнителем поправок и дополнений проект приказа следует согласовать со всеми, кто визировал документ ранее.
4.10. Фамилия и телефон исполнителя печатаются на лицевой стороне последнего листа подлинника внизу слева, если нет места — на обороте последнего листа подлинника.
Рассылка приказа указывается также на оборотной стороне последнего листа подлинника ниже виз согласования.
4.11. Приказы, издаваемые совместно с другими организациями, печатаются не на бланке и подписываются в нескольких экземплярах подлинников соответственно числу авторов документа.
Руководители структурных подразделений визируют соответственно тот экземпляр приказа, который хранится в Организации.
4.12. Подпись в приказах состоит из сокращенного наименования должности, личной подписи и ее расшифровки, например:
Генеральный директор личная подпись инициалы, фамилия
4.13. Подписанные руководством приказы в день подписания передаются в Канцелярию для регистрации в специальном журнале и тиражирования.
Приказы издаются в строго ограниченном количестве экземпляров и рассылаются только тем структурным подразделениям, которым они необходимы.
Ответственность за определение тиража и правильность составления рассылки документа возлагается на начальников структурных подразделений, подготовивших приказ.
4.14. Проекты приказов по личному составу готовятся отделом кадров управления по персоналу.
В приказах по личному составу вводная часть может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается обозначающим действие глаголом: НАЗНАЧИТЬ, ОСВОБОДИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, НАПРАВИТЬ, затем указывается фамилия, имя, отчество лица, на которое издается приказ, должность, наименование структурного подразделения. Текст заканчивается указанием основания для издания приказа.
Формулировки в приказах по личному составу должны точно соответствовать Кодексу законов о труде. В случаях, предусмотренных законодательством РФ, документы по учету труда составляются по унифицированным формам.
В приказах по личному составу согласовательные визы фиксируются на лицевой стороне документа, ниже реквизита «Подпись».
4.15. Приказы по личному составу регистрируются, формируются в дела отдельно от других приказов и имеют самостоятельную нумерацию: к регистрационному номеру добавляется буква «к».
4.16. Подлинники приказов по основной деятельности хранятся в Канцелярии, а по личному составу — в отделе кадров управления по персоналу.
4.17. Принятие управленческих решений и сами решения документируются протоколами производственных совещаний у руководства.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: председатель, секретарь, присутсвовали) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. После слов «ПОВЕСТКА ДНЯ» ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилию докладчика — в родительном падеже.
Основная часть строится в соответствии с вопросами повестки дня по схеме: слушали — выступили — постановили (решили).
Применяется краткая и сокращенная формы протоколов, когда не требуется подробной записи хода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
4.18. Порядок подготовки, оформления, заключения, регистрации и контроля за исполнением договоров регламентируется приказом генерального директора «______________».
5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
5.1. Составление номенклатур дел.
5.1.1. В целях правильного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, обеспечения сохранности и быстрого поиска документов структурными подразделениями Организации ежегодно составляются номенклатуры дел по строго установленной форме (Приложение N 4).
5.1.2. Номенклатура дел — это систематизированный перечень конкретных наименований дел, заводимых на календарный год, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
5.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство, с привлечением специалистов. Ответственность за правильность составления номенклатуры дел несут начальники структурных подразделений.
5.1.4. На основании номенклатур дел структурных подразделений Канцелярией составляется сводная номенклатура дел Организации, которая в установленные сроки согласовывается с архивными органами.
5.1.5. Сводная номенклатура дел составляется в соответствии со структурой Организации.
5.1.6. В номенклатуру дел структурного подразделения должны быть включены все дела и документы, образующиеся в деятельности подразделения. В номенклатуру включаются также все справочные картотеки, журналы и другие учетные формы.
5.1.7. Все дела должны иметь индекс, который состоит из условного цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера дела по номенклатуре.
5.1.8. В номенклатуре указываются наименования (заголовки) дел.
Заголовок дела в номенклатуре должен отражать содержание документов в нем, быть кратким и конкретным.
Заголовки дел в номенклатуре располагаются по степени важности включенных в них документов: организационно — распорядительные документы органов государственной власти, приказы руководства «_____________», планы, отчеты, протоколы, справки, и т.д. Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются рядом: квартальные отчеты следуют за годовыми, месячные за квартальными.
При составлении заголовка дела наименование темы (предмета, вопроса) дополняется указанием рода заводимого дела (материалы, переписка и т.д.), а также уточняющими содержание данными о корреспондентах, датах событий, указанием о подлинности или копии документов и т.д.
Термин «Материалы» употребляется в заголовке, когда предполагается объединение различных по своим видам документов, относящихся к одному вопросу. Термин «Материалы» должен быть раскрыт перечислением основных видов документов, из которых состоит дело.
Термин «Материалы» применяется также при объединении в одном деле документов, являющихся приложением к какому-либо другому документу, например: «Материалы к протоколам заседаний совета директоров».
Термин «Дело» употребляется в заголовке при заведении личных или арбитражных дел.
5.1.9. Сроки хранения дел и номера статей указываются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения документов (утвержден Росархивом 06.10.2000).
Сроки хранения дел, не указанных в Перечне, устанавливают специалисты структурных подразделений совместно с объединенным архивом.
5.1.10. Дела, образованные в процессе делопроизводственного года и не вошедшие в номенклатуру дел, вносятся дополнительно в соответствующий ее раздел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров.
5.1.11. Номенклатура дел ежегодно пересматривается: уточняются заголовки дел и сроки хранения, вносятся новые дела, заведенные в течение года. В этих случаях номенклатура дел заново перепечатывается и вводится в действие с 1 января текущего года.
Первый экземпляр номенклатуры дел должен быть завизирован начальником структурного подразделения.
5.1.12. В течение всего срока действия номенклатуры дел в ней своевременно проставляются (в графе «Примечания») отметки о заведении дел, о переходящих делах (т.е. о продолжении дел с прошлого года на новый год), о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения и др.
5.1.13. Переходящие (незаконченные дела) структурного подразделения переносятся в номенклатуру дел следующего года с сохранением первоначального делопроизводственного индекса. Например, долгосрочные планы, дела о строительстве объектов и т.д.
5.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, отдельно постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения. Итоговая запись заверяется, и эти сведения сообщаются в архив (Приложение N 5).
5.2. Формирование дел.
5.2.1. Дела в текущем делопроизводстве формируются в строгом соответствии с номенклатурой дел.
5.2.2. Все документы группируются в дела и хранятся до передачи в архив в структурных подразделениях Организации.
В дело подшиваются только исполненные документы. Исполнитель списывает исполненные документы «В дело No. ____», подтверждая этим, что вопрос, поставленный в письме, решен.
Копии документов, подшиваемые в дела, заверяются.
5.2.3. Исполненные документы подшиваются в дело в порядке решения вопросов по хронологии, алфавиту, индексации (нумерации), причем документ-ответ должен следовать за документом-запросом.
5.2.4. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел, необходимость продолжительного формирования которых более одного года вызывается ходом решения вопроса (например, перспективные планы, личные дела и т.п.).
Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела.
5.2.5. При формировании дела не допускается:
— несоответствие заголовка дела и его срока хранения названию и сроку хранения по номенклатуре;
— несоответствие содержания документов заголовку дела;
— объединение в одном деле документов с различными сроками хранения;
— подшивка в дела неисполненных документов и документов без отметки исполнителя «В дело No.____», а также незаверенных копий документов или разрозненных экземпляров документов;
— подшивка в дела двух или более экземпляров одного и того же документа, за исключением тех документов, которые имеют какие-либо резолюции, визы, отметки, дополняющие содержание первых экземпляров;
— разобщение в делах запросов и ответов;
— подшивка сопроводительных писем без приложений либо без отметок о них;
— подшивка документов с пометкой «подлежит возврату» (исполненные документы с такой пометкой должны быть возвращены в соответствующие организации).
5.2.6. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (толщина дела 30-40 мм). При большом объеме документов производят либо хронологическое деление комплекса на самостоятельные дела, либо деление вопроса на подвопросы.
5.2.7. Обложка при заведении дел должна быть оформлена в соответствии с установленными правилами.
5.3. Систематизация отдельных категорий документов.
5.3.1. Поручения органов государственной власти формируются в дела по видам документов и корреспондентов. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке.
5.3.2. Приказы группируются в дела по номерам и хронологии.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
5.3.3. Протоколы формируются в дело в хронологическом порядке и по номерам или отдельно каждый протокол, в зависимости от его объема и документов к нему.
Документы к заседаниям помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов или группируются в отдельное дело по номерам протоколов заседаний.
5.3.4. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.
Планы, отчеты, сметы должны откладываться в делах того года, к которому они относятся, независимо от времени их составления или даты поступления.
Например, отчет за 1999 год, составленный в 2000 году, должен быть подшит в дело 1999 года, а не 2000 года.
План на 2001 год, составленный в 2000 году, формируется в дела 2001 года, а не 2000 года и т.п.
Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года их действия. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчеты по выполнению перспективных планов формируются в деле последнего года действия этих планов.
5.3.5. Переписка группируется в дела за период календарного года.
В дело переписки помещаются все документы, возникающие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.
Запрос и ответ должны быть подшиты в одно дело.
5.3.6. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов; заявление о приеме на работу или трудовой контракт (договор); направление или представление; анкета; листок по учету кадров; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении, дополнение к личному листку по учету кадров, дополнение к личному делу по учету поощрений, справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.
Копии приказов о наложении взыскания, о поощрениях, об изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещаются.
5.3.7. Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения формируются отдельно от личных дел.
5.3.8. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.
5.3.9. Предложения, заявления и жалобы граждан и организаций формируются раздельно.
Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения в течение одного делопроизводственного года повторного заявления (жалобы) или возникновения дополнительных документов они подшиваются в данную группу документов.
5.4. Использование и хранение документов в текущем делопроизводстве.
5.4.1. Документы и дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив хранятся в структурных подразделениях в закрывающихся шкафах. В целях улучшения поиска нужных документов на внутренней стороне дверки шкафа помещается номенклатура дел. Хранение дел в столах не допускается.
5.4.2. Изъятие документов из дел текущего делопроизводства производится с разрешения руководства структурного подразделения. Документы из дел выдаются под расписку в «листке-заменителе», который хранится у работника Канцелярии.
5.4.3. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают учет и сохранность документов. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения после завершения их делопроизводством запрещается.
6. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
6.1. Экспертиза научной и практической ценности документов.
6.1.1. Экспертиза ценности документов — это определение политического, народно-хозяйственного, социально-культурного и иного значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.
6.1.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией «______________» (ЭК).
6.1.3. Персональный состав Экспертной комиссии утверждается приказом генерального директора. В состав ЭК включаются специалисты структурных подразделений Организации.
В своей работе ЭК руководствуется Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, нормативно-методическими документами Росархива, приказами и указаниями генерального директора «_______________».
ЭК Организации осуществляет следующие функции:
— рассматривает проекты номенклатур дел структурных подразделений Организации;
— организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
— рассматривает описи на дела постоянного хранения, по личному составу и долговременного (свыше 10 лет) хранения;
— рассматривает и утверждает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
— рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями документальных материалов со сроками хранения и выносит решения о представлении этих предложений на рассмотрение архивного учреждения;
— участвует в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других методических пособий по делопроизводству и работе архива «______________».
6.1.4. Члены ЭК с участием других специалистов проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и документов. Непосредственный отбор документов производится работниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, и работниками архива.
6.1.5. Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом (Приложение N 7). Акты рассматриваются ЭК, подписываются председателем, ее членами и утверждаются руководством «______________».
6.1.6. Дела, подлежащие уничтожению, организованно сдаются архивом на переработку или уничтожаются с помощью специальных машин типа «Shreder» не менее чем двумя работниками Организации.
Самовольное, без ведомства архива, уничтожение любых категорий документов сотрудниками Организации не допускается. В соответствии со ст. 27 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» за нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, должностные лица, отвечающие за сохранность документов, несут уголовную, административную или иную ответственность, установленную законодательством РФ.
6.2. Оформление дел.
6.2.1. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
6.2.2. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись (формат листа А4). В ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности нумерации, физического состояния документов. Заверительная надпись подписывается лицом, составившим ее, с указанием должности и даты (Приложение N 8).
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не переплетаются, листы в них не нумеруются, заверительная надпись не составляется.
6.2.3. В процессе группировки документов в дела постоянного хранения рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, находящихся в деле. Внутренняя опись помещается в начале дела. В ней указываются даты и индексы документов, краткое содержание, номера листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (Приложение N 9).
6.2.4. Листы в деле постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения нумеруются черным графитным карандашом с соблюдением следующих правил:
6.2.4.1. Номер листа проставляется в правом верхнем углу, не задевая текста документа (оборотная сторона листа не нумеруется).
6.2.4.2. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
6.2.4.3. Подшитые в дела документы, имеющие собственную нумерацию, в том числе и печатные издания, нумеруются в общем порядке.
6.2.4.4. Нумерация листов дел, разделенных на тома, производится раздельно по каждому тому.
6.2.4.5. Обложки дел должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ 17914-72 (Приложение No. 6).
6.2.4.6. На обложку дела с документами постоянного или долговременного сроков хранения (свыше 10 лет) выносятся следующие сведения:
— дирекция «______________»;
— наименование структурного подразделения;
— индекс структурного подразделения;
— индекс дела по номенклатуре дел;
— заголовок дела;
— номер тома, если дело состоит из нескольких томов;
— крайние даты дела (даты начала и окончания дела);
— количество листов, находящихся в деле;
— срок хранения.
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.
Обложки дел временного хранения оформляются так же, как и постоянного хранения, с той разницей, что на обложку выносится количество листов в деле и не указываются крайние даты заведения и окончания дела, а обозначается только год формирования дела.
6.3. Передача дел в объединенный архив «______________».
6.3.1. В архив «__________» передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет), временного срока хранения не менее чем через год после завершения их в текущем делопроизводстве. Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаются в архив по усмотрению руководства и степени загруженности архивохранилища.
6.3.2. Сдача дел в архив «______________» осуществляется по утвержденному графику.
6.3.3. Архив принимает документы на хранение по сдаточным описям отдельно постоянного и временного сроков хранения в 2-х экземплярах.
Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование структурному подразделению.
Работник архива расписывается в приеме дел на всех экземплярах сдаточных описей, указывая дату приема и количество принятых дел.
Один экземпляр описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве «______________».
6.3.4. Выдача дел во временное пользование работникам структурных подразделений Организации производится на основании специального запроса.
Выдача дел оформляется распиской работника Организации и соответствующей записью в книге учета выдачи дел из архива.
Дела выдаются на срок не более одного месяца. Работники структурных подразделений несут ответственность за своевременный возврат документов, выданных архивом во временное пользование.
6.3.5. Сотрудникам организаций и предприятий, а также частным лицам ознакомление с документами, хранящимися в архиве, разрешается руководством «______________» по согласованию с начальником соответствующего структурного подразделения и только по письменному запросу.
6.3.6. Архивные справки, копии документов и выписки из документов выдаются архивом по письменным запросам учреждений и граждан.
6.3.7. Работники архива «______________» обязаны контролировать состояние и порядок хранения дел, выданных во временное пользование.
6.4. Обеспечение сохранности документов.
6.4.1. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, должны обеспечить сохранность документов.
Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения могут храниться как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных пригодных и закрывающихся помещениях. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от воздействия пыли и солнечного света и обеспечивающих их сохранность.
6.4.2. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие производится с разрешения руководства «__________________» с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.
6.4.3. В течение делопроизводственного года на выданное при служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, номер дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
7. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БЛАНКОВ
7.1. Бланки «__________» (приказа, письма) централизованно изготовляются, хранятся и учитываются административным отделом Организации.
7.2. В структурных подразделениях получение, учет, выдача и хранение бланков возлагается на сотрудника, ответственного за делопроизводство.
7.3. В структурных подразделениях бланки должны храниться в закрывающихся шкафах, хранение их в открытых шкафах и рабочих столах запрещается.
7.4. Ответственность за правильное использование бланков приказов и служебных писем в структурных подразделениях несут их руководители.
8. ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ ПЕЧАТИ «______________»
8.1. Круглой печатью «_____________» подтверждается подпись распорядителя кредита или лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций по направлениям деятельности, и заверяются отдельные виды документов (Приложение N 10).
Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Утвержденный ГОСТ по делопроизводству и документообороту закрепляет правила оформления и движения документации. Рассказываем, обязателен ли он к применению в организациях, и какой ГОСТ актуален в 2023 году.
Документооборот: основные понятия
Современный экономический словарь определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.
Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, требования к оформлению документов по делопроизводству играют важную роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
Выделяют три вида документопотока:
- входящий (поступающий в организацию);
- исходящий (направленный из организации);
- внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
Этапы работы
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для исходящих:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- отправка.
Для внутренних:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для всех:
- учет и анализ объемов документооборота;
- хранение.
Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. На локальном уровне правила делопроизводства и документооборота в организации закрепляют в положениях и инструкциях. На федеральном уровне правила закрепляют в государственных стандартах.
ГОСТы по делопроизводству 2023 г.
Требования и современные стандарты, применяемые в сфере делопроизводства, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.
ГОСТ — единая государственная система делопроизводства, которая предполагает стандарт работы с бумагами в РФ.
Стандарт не обязателен для применения всеми организациями. Он служит ориентиром для документооборота.
Знакомство со стандартами, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.
В нем определены понятия, используемые в статье:
- документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
- оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов;
- реквизит документа — элемент оформления документа.
Вот образец оформления приказа по ГОСТу в 2023 году:
Делопроизводство 2023: новые требования к оформлению бумаг
Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления документов в делопроизводстве в 2023 году.
Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016, — это новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту в 2023 году, на него ориентируются при актуализации ранее действовавших стандартов.
Сразу обращает на себя внимание важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:
- номера страниц;
- предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
- абзацный отступ;
- величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
- выравнивание текста;
- максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
- правила выделения полужирным текстом;
- оформление титульного листа.
Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:
- гриф ограничения доступа;
- отметка об электронной подписи;
- наименование структурного подразделения — автора документа;
- наименование должности лица — автора документа.
Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН или КПП.
Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.
В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.
Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.
С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.
ЗАО "Малый кадр" УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ИНСТРУКЦИЯ Подпись В.И. Драгин
по делопроизводству 00.00.2013
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ЗАО «Малый кадр» единую систему подготовки и качественного оформления документов, правила рациональной организации их учета, поиска, контроля за исполнением и хранения.
1.2. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников ЗАО «Малый кадр».
1.3. Инструкция разработана с учетом использования во всех отделах ЗАО «Малый кадр» автоматизированной системы «XXXXX», предназначенной для составления документов, их регистрации, контроля за исполнением с помощью персональных компьютеров.
1.4. Методическое руководство постановкой делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляются секретарем генерального директора ЗАО «Малый кадр».
1.5. Обеспечение ЗАО «Малый кадр» оборудованием и средствами, необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями осуществляет административный отдел.
1.6. Обеспечение компьютерного обслуживания делопроизводственных операций осуществляет сектор информационных технологий.
1.7. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных Инструкцией правил в отделах возлагается на директоров ЗАО «Малый кадр», курирующих соответствующие отделы.
Директора обязаны:
— рассматривать все документы в день их получения;
— требовать от исполнителей своевременного и качественного исполнения документов и поручений;
— своевременно докладывать генеральному директору о необходимости изменения ранее предусмотренного срока исполнения документов;
— принимать меры к сокращению служебной переписки, особенно внутренней, не допускать переписку по таким вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону;
— знакомить вновь принятых работников с порядком работы с документами, установленным настоящей Инструкцией.
2. Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов
2.1. Прием входящей корреспонденции осуществляется помощником менеджера административного отдела, при этом проверяются правильность ее доставки и наличие приложений.
Вскрывается вся корреспонденция, за исключением корреспонденции с пометкой «Лично», которая вручается непосредственно адресату.
2.2. Принятая корреспонденция передается в Дирекцию для последующей обработки и доклада генеральному директору или директорам, если решение вопроса, изложенного в документе, входит в их компетенцию.
2.3. Регистрация документов осуществляется централизованно в Дирекции путем занесения данных в компьютер (в журнал регистрации полученных документов).
2.4. На полученных документах в нижней части лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ЗАО «Малый кадр» и указанием даты поступления документа, а также его порядкового входящего номера (с начала года).
2.5. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается соответствующая отметка: «+ приложение на 2 л.».
2.6. Регистрация документа производится однократно секретарем генерального директора.
2.7. После регистрации входящие документы передаются на рассмотрение генеральному директору. При необходимости детального рассмотрения вопроса секретарь проводит подготовку дополнительных справочных материалов. Если получено письмо-ответ, то к нему прикрепляется инициативное письмо.
2.8. В результате рассмотрения документа генеральным директором на нем проставляется резолюция, содержание которой (исполнитель, срок исполнения) заносится в журнал регистрации полученных документов.
2.9. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить в Дирекцию информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения и номера дела, где он хранится. В случае составления ответного документа сообщаются дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.
2.10. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку «В дело N», а также отметку о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью и ставит дату. Затем документ подшивается в соответствующее дело.
2.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после их исполнения или отправки ответа.
2.12. Документы, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в порядке, исключающем их утрату. В случае потери документа исполнитель немедленно извещает об этом директора-куратора и секретаря генерального директора.
3. Контроль за исполнением документов
3.1. В ЗАО «Малый кадр» устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.
3.2. Ставить документы на контроль имеет право генеральный директор ЗАО «Малый кадр».
3.3. Осуществление контроля за сроками исполнения возлагается на секретаря генерального директора. Директора проводят выборочный контроль по существу исполнения указаний генерального директора.
3.4. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится штамп «Контроль». Вся информация об этих документах заносится в контрольный журнал секретарем генерального директора.
3.5. Задание снимается с контроля только с разрешения генерального директора или временно замещающего его директора.
3.6. В течение установленного срока исполнения поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены.
Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению.
Направление в процессе исполнения документа дополнительных запросов не дает основания считать его исполненным.
3.7. Исполнитель обязан давать секретарю генерального директора точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов.
3.8. Сведения об исполнении контрольного задания должны поступать в Дирекцию не позднее дня исполнения для внесения информации в контрольный журнал и снятия документа с контроля.
3.9. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа (поручения) несут исполнитель и директор, курирующий этот отдел.
3.10. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с генеральным директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в контрольный журнал.
3.11. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки.
Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен руководством ЗАО «Малый кадр». При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе.
Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 5 дней.
Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.
3.12. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителям, виза или замечания соисполнителей даются в течение двух рабочих дней после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя.
4. Порядок составления и оформления служебных документов
4.1. Документы оформляются в соответствии с образцами документов ЗАО «Малый кадр», которые находятся в файле exa.doc.
4.2. Документы ЗАО «Малый кадр» приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их генеральным директором, а в его отсутствие — заместителем.
4.3. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Элементами грифа утверждения являются:
— слово «УТВЕРЖДАЮ»;
— должность лица, утвердившего документ;
— личная подпись и ее расшифровка;
— дата утверждения.
Подготовка и оформление приказов и распоряжений.
4.4. Приказ — правовой акт, издаваемый генеральным директором ЗАО «Малый кадр» или в его отсутствие — заместителем. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед ЗАО «Малый кадр». Посредством приказа генеральный директор ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения наиболее важных вопросов.
4.5. Распоряжения являются документами, касающимися конкретного разового случая, и издаются для решения, главным образом, оперативных вопросов. Подписывать распоряжения имеют право как генеральный директор, так и директора.
4.6. Приказы и распоряжения печатаются на общих бланках ЗАО «Малый кадр». Тексты этих документов состоят из двух частей: вводной и распорядительной.
В вводной части излагаются основания для издания документа.
Распорядительная часть начинается словами «Приказываю» (в приказе) и «Предлагаю» (в распоряжении).
4.7. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения.
4.8. Проект приказа и распоряжения согласовываются с юристом, а в части оформления — с секретарем генерального директора.
4.9. Регистрация приказов и распоряжений осуществляется в Дирекции.
4.10. На оборотной стороне листа приказа, распоряжения дается список лиц для ознакомления, которые ставят подпись и дату против своей фамилии.
4.11. Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие дела в Дирекции, вторые — вывешиваются секретарем на доске объявлений для ознакомления сотрудников ЗАО «Малый кадр».
5. Порядок работы с исходящими документами
5.1. Исходящие документы готовятся на бланках писем ЗАО «Малый кадр».
Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.
5.2. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.
5.3. Передавать документы на подпись генеральному директору следует через секретаря, который вправе вернуть документы исполнителю на доработку, если они оформлены неправильно. Если при подписании документа генеральному директору требуется дать пояснения по существу подготовленного документа, то такие документы на подпись представляют лично директора или ответственные исполнители.
5.4. Наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа, помеченной на бланке уголками. Дата документа и исходящий номер — в левой верхней части. При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит «На N ___ от _________» с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнем углу указываются фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).
5.5. Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.
Слово «Копия» перед 2-м, 3-м, 4-м адресатом не проставляется.
6. Регистрация исходящих документов
6.1. После проверки правильности оформления документа проставляется исходящий номер.
Исходящий номер состоит из: индекса отдела, номера дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядкового номера, который проставляется в Дирекции. Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле Дирекции. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле.
6.2. Данные об исходящем документе заносятся в журнал регистрации отправленных документов секретарем генерального директора.
Индексация отделов ЗАО "Малый кадр": Дирекция 2 Отдел маркетинга 3 Технический отдел 4 Отдел эксплуатации 5 Бухгалтерия 6 Административный отдел 1
При необходимости дополнительной индексации исходящего номера письма этот вопрос согласовывается с Дирекцией в рабочем порядке.
6.3. Подписанные руководством документы должны отправляться не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания.
6.4. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на входящем документе должна быть проставлена отметка об исполнении, имеющая следующий вид:
«В дело N ___.
Отправлено письмо от ___________ N ___.
Подпись исполнителя, дата».
7. Составление номенклатуры дел
7.1. Номенклатура дел — это систематизированный список наименований дел, которые образуются в делопроизводстве ЗАО «Малый кадр».
Сводная номенклатура дела должна отражать полный комплекс дел всех отделов ЗАО «Малый кадр».
7.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.
7.3. Номенклатуры дел отделов подготавливают сотрудники отделов, хорошо знающие задачи и документацию отдела, и визируют руководители отделов. Затем номенклатуры дел представляются на согласование секретарю генерального директора для последующего их включения в сводную номенклатуру дел ЗАО «МАЛЫЙ КАДР» и утверждения. Утверждает сводную номенклатуру дел генеральный директор.
7.4. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела.
Заголовок содержит:
— наименование вида (видов) документа (распоряжения, протоколы, переписка и т.п.), включенного в дело;
— определение участка работы или вопроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и копийности документов и т.п.
Если дело содержит переписку, следует указывать — с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).
При формулировании заголовка употребляются термины «дело» и «документы», если в дело включены документы различных видов.
7.5. Составление заголовков «Разная переписка», «Дело с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы по общим вопросам» и т.п. не допускается.
7.6. Образец номенклатуры дел, представляемой в Дирекцию:
Примерная форма
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
(название отдела)
на _____ г.
--------------------------------------------------------------------------- ¦Индекс¦Заголовок¦Наименование¦Ответственный¦ Кол-во ¦ Срок ¦Примечание¦ ¦ дела ¦ дела ¦ сектора ¦ исполнитель ¦ дел ¦хранения¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (томов) ¦ ¦ ¦ +------+---------+------------+-------------+---------+--------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ +------+---------+------------+-------------+---------+--------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+---------+------------+-------------+---------+--------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+---------+------------+-------------+---------+--------+----------- Начальник отдела Подпись И.О. Фамилия
7.7. Номенклатура дел отделов на следующий год представляется в Дирекцию не позднее 15 декабря текущего года.
7.8. Ведение дел вне номенклатуры в отделах ЗАО «Малый кадр» не допускается.
8. Формирование дел
8.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел ЗАО «Малый кадр».
8.2. В дело подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.
8.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.
8.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается.
Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).
8.5. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.
8.6. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.
8.7. Обложка дела оформляется следующим образом:
— название организации ЗАО «Малый кадр»;
— наименование отдела;
— номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;
— заголовок дела;
— год заведения или квартал года;
— том дела;
— срок хранения.
9. Обеспечение сохранности документов
9.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несут начальники отделов и директора, курирующие данный отдел.
9.2. Дела могут храниться как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа.
9.3. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах.
9.4. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел не разрешаются. В исключительных случаях такое изъятие производится с разрешения директора, курирующего отдел.
9.5. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указываются отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.
Примерная форма
Форма карточки-заместителя дела
Отдел _________
Дело N ________
--------------------------------------------------------------------------- ¦Кол-во листов¦ Дата выдачи ¦Кому выдано¦Расписка в¦ Дата ¦Расписка в¦ ¦ ¦ ¦ ¦ получении¦возвращения¦ приеме ¦ --------------+-------------+-----------+----------+-----------+-----------
9.6. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника отдела и директора-куратора.
9.7. Секретарь генерального директора один раз в квартал выборочно проводит проверку наличия дел и документов в отделах и информирует начальника отдела и директора-куратора о ее результатах.
9.8. Полная проверка наличия дел и документов проводится в отделах ежегодно по завершении делопроизводственного года (не позднее 20 января).
10. Экспертиза практической ценности документов
10.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
10.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия ЗАО «Малый кадр» (не менее 3 человек). В состав экспертной комиссии включаются наиболее квалифицированные и опытные работники отделов, юрист ЗАО «Малый кадр», а также представитель Дирекции.
10.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.
10.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра экспертной комиссией дел, законченных делопроизводством три года назад.
10.5. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.
Примерная форма
ЗАО "Малый кадр" УТВЕРЖДЕНО
Протоколом заседания экспертной комиссией
от ___________ N ___
ОПИСЬ N _______
долговременного хранения
за ________ год
---------------------------------------------------------------------------
¦ N п/п ¦ Индексы дел ¦ Заголовок дела¦ Количество ¦ Примечание ¦
¦ ¦ ¦ ¦ листов ¦ ¦
+-------------+-------------+---------------+--------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+-------------+---------------+--------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+-------------+---------------+--------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
--------------+-------------+---------------+--------------+---------------
В опись N _________ включены ______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ___ по N ___.
Председатель экспертной комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены экспертной комиссии: Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
10.6. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.
Примерная форма
ЗАО "Малый кадр" УТВЕРЖДАЮ
АКТ Генеральный директор
о выделении документов к уничтожению Подпись В.И. Драгин
00.00.2001
Экспертная комиссия ЗАО "Малый кадр" отобрала к уничтожению следующие
дела и документы, утратившие практическое значение:
---------------------------------------------------------------------------
¦ N ¦ Заголовок дела ¦ Дата дела или ¦ Кол-во дел ¦ Примечание ¦
¦ п/п ¦ (групповой ¦крайние даты дел¦ (томов) ¦ ¦
¦ ¦ заголовок дел) ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+----------------+----------------+----------------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-----+----------------+----------------+----------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
------+----------------+----------------+----------------+-----------------
Итого: _________ дел за годы _______________________.
Описи дел за __________ годы утверждены экспертной комиссией.
Председатель экспертной комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены экспертной комиссии: Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Акт на уничтожение подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается генеральным директором.
10.7. Контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов осуществляет Дирекция ЗАО «Малый кадр».
10.8. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.
10.9. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Измельчение документов в машине для уничтожения бумаг проводится в присутствии членов экспертной комиссии.
10.10. Экспертная комиссия осуществляет свою работу ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов экспертной комиссии участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же отдела, уполномоченный директором-куратором.
Директор Подпись А.С. Волгин
Чем лучше будет отлажена работа с документами, тем меньше будут ошибаться сотрудники отдела кадров и делопроизводители. Чтобы правильно организовать составление, обработку и передачу документов, нужна инструкция по делопроизводству в организации в 2023 году, которая утверждается руководителем компании.
Образец инструкции по делопроизводству в компании
Инструкция по делопроизводству (ИПД) регулирует работу сотрудников, в должностные обязанности которых входит взаимодействие с документами. Соблюдение ее положений позволяет придерживаться единообразия в создании, обработке, подготовке, оформлении бумаг организации, с учетом особенностей ее деятельности.
В инструкции прописываются общие нюансы оформления реквизитов, основной и других частей. Это позволяет работникам быстро обрабатывать и вовремя исполнять документы. От правильного взаимодействия сотрудников с бумагами зависит бесперебойность работы компании и своевременность принятия решений руководством.
Когда обязательна ИПД?
ИПД представляет собой локальный нормативный акт организации и числится в ее учетной политике. Этот вид документа разрабатывается согласно общероссийским стандартам. При этом в нем содержится уникальная технологическая последовательность обработки документации, присущая определенной компании. Это позволяет фирме оформлять документы по общим нормам, но с учетом особенностей работы.
Инструкция по делопроизводству обеспечивает единообразное взаимодействие с документами, однако по общему правилу, она не обязательна. При этом ИПД может называться также «Положением по делопроизводству».
Важно! Наличие инструкции обязательно для государственных учреждений и организаций.
Поскольку делопроизводство в фирме, особенно большой, проходит по нескольким направлениям, в ней может быть разработано несколько ИПД. Это позволяет не создавать один большой документ, в котором содержатся разноплановые требования, а разбить его на несколько маленьких.
Так, в компании может быть инструкция по кадровому делопроизводству либо инструкция по конфиденциальному делопроизводству. Работодатель вправе отдельно оформить и утвердить инструкцию по электронному делопроизводству, так как электронный документооборот сейчас применяется повсеместно.
На основе чего разрабатывается ИПД
ИПД — это часть внутреннего стандарта организации, устанавливающего общие приемы, правила и последовательность формирования и обработки документов. Поэтому даже если сотрудники решили скачать образец должностной инструкции, им нужно адаптировать ее для использования внутри компании.
Прежде чем приступить к разработке документа, надо ознакомиться с понятиями, применяемыми в делопроизводстве. Прежде всего, речь идет о ГОСТ 7.0.8-2013, в котором указываются все термины и определения, используемые в делопроизводстве.
Главные нормативно-правовые акты, на которые нужно опираться при создании ИПД:
- примерная инструкция по делопроизводству в гос. организациях, утв. Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.18 г. № 44;
- методические рекомендации, утв. Приказом Федерального архивного агентства от 24.12.20 г. № 199.
При создании ИПД можно опираться на типовые инструкции, применяемые разными ведомствами гос. власти.
Какие разделы должны быть в ИПД?
Структура инструкции описывается в Методических рекомендациях, о которых речь шла выше. В них можно найти список разделов, а также их содержание. Последняя редакция указаний была обновлена, поскольку изменились требования закона в области делопроизводства и архивного дела, а также развились информационных технологии управления документами.
Действующие методические указания включают три части:
- Общие положения.
- Последовательность разработки, утверждения, внесения изменений в ИПД.
- Содержание и структура ИПД.
Для сотрудника, составляющего инструкцию в компании, важнее всего третья часть, так как в ней находятся конкретные указания по содержанию и структуре ИПД.
Конечно, не нужно прямо следовать методическим рекомендациям. Они служат лишь базисом для составления инструкции, которую надо адаптировать под свою организацию.
Так, типовая ИПД для компании, в которой ведется и бумажный, и электронный документооборот, может включать такие разделы:
1) Общие положения:
- назначение ИПД;
- цель разработки документа;
- сфера использования;
- правовое регулирование разработки ИПД;
- порядок применения ИПД;
- какие акты регламентируют задачи, права, ответственность и обязанность делопроизводителя.
2) Основные термины (можно взять из ГОСТ Р 7.0.8-2013 и разделе 3.2 Методических рекомендаций).
3) Создание, оформление документов (бланков, реквизитов, внутренних документов организации). Состав документов.
4) Нюансы создания и оформления определенных видов документов (приказов, распоряжений, положений, инструкций, правил, методических рекомендаций, протоколов совещаний, служебной переписки и других).
5) Правила организации документооборота:
- прием, первоначальная обработка входящих и исходящих документов;
- рассмотрение документов руководителем и доведение их содержания до исполнителей;
- алгоритм отправки документов;
- порядок регистрации исходящих документов;
- порядок регистрации, прохождения внутренних документов;
- порядок регистрации входящих документов;
- организация работы с документами в подразделениях организации;
- анализ и учет объемов документооборота;
- разработка, ведение номенклатуры дел;
- создание дел и их хранение;
- подготовка документов к помещению в архив;
- уничтожение документов и дел после окончания сроков их хранения;
- передача дел в архив.
6) Порядок электронного документооборота:
- создание, обработка, хранение, использование электронных документов;
- алгоритм регистрации, отправки, получения электронных документов.
7) Работа с документами исполнителей:
- обработка и сбор информации для создания документов;
- создание проекта документа и приложений к нему;
- согласование проекта с заинтересованными сотрудниками;
- внесение в проект коррективов согласно замечаниям, полученным при согласовании;
- передача проекта документа на подпись директора (гендиректора);
- установление места хранения документа или его копии, проставление отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел;
- порядок работы с документами в подразделениях организации.
Правила учета, хранения, использования бланков, печатей, штампов:
- учет печатей, штампов;
- учет бланков документов.
Порядок составления ИПД
Чтобы составить ИПД, проще всего воспользоваться таким алгоритмом:
- Издать приказ о разработке ИПД. Директор компании должен назначить сотрудника, отвечающего за разработку документа, и установить срок выполнения поручения. Обычно ИПД создает начальник службы по делопроизводству. В небольшой организации эта обязанность может быть возложена на работника отдела кадров или секретаря руководителя.
- Составить перечень актуальных нормативных актов, стандартов, регулирующих делопроизводство и устанавливающих требования к оформлению документов. Ознакомиться с выбранными материалами. Проанализировать структуру организации, как в ней идет документооборот, составить его график.
- Создать проект ИПД по делопроизводству в организации.
- Согласовать проект с начальниками подразделений, принимающих участие в документообороте. Проанализировать замечания и скорректировать проект.
- Передать документ на ознакомление и подпись директору. Он издает приказ об утверждении ИПД.
- Ввести ИПД в действие. Для этого разослать ее в подразделения, ознакомить с ней работников под роспись.
Что учесть при составлении ИПД?
Как правило, ответственный сотрудник скачивает примерную инструкцию по ведению делопроизводства в организации из интернета. Однако она не учитывает всех особенностей делопроизводства в организации. К тому же, изменились требования к оформлению и созданию документов. Они затронули, в том числе, оформление титульных листов, бланков. К сожалению, примеры из интернета не всегда это учитывают.
Важно! В ИПД нужно вписывать все организационно-распорядительные документы и этапы работы с ними. То, какие еще документы нужно указать в ИПД, можно решить самостоятельно, в зависимости от фактического состава документации компании. Как правило, кадровые, бухгалтерские и конфиденциальные бумаги есть в любой фирме. Документы, содержащие гос. тайну, в обычных компаниях отсутствуют. Следовательно, их не нужно указывать в инструкции. Составитель может внести в ИПД любые положения, однако они должны соответствовать работе компании.
Советы по созданию ИПД в Word:
- Названия разделов оформлять путем выделения заголовками (через меню «Стиль»). Это поможет сделать документ удобным для чтения.
- Использовать гиперссылки, чтобы быстро переходить к необходимым разделам документа в электронном виде.
- Сохранить документ из Word в формате PDF, чтобы ссылки работали (нужно выбрать тип документа PDF во время сохранения).
Какие приложения должны быть у ИПД?
Обычно инструкцию дополняют приложения — образцы документов, перечень которых зависит от деятельности организации. Так, к документу могут прилагаться образцы:
- положения;
- приказа;
- распоряжения;
- протокола;
- делового письма;
- акта проверки технического состояния;
- докладной записки.
Кроме того, приложениями к ИПД могут выступать:
- примерный перечень утверждаемых документов;
- примерный перечень документов, заверяемых печатью компании;
- примерный перечень входящих документов, не подлежащих регистрации.
Для удобства можно скачать образец с приложениями, однако нужно учитывать, что готовый документ должен подходить под специфику организации.
Итоги
Таким образом, инструкция по делопроизводству в ООО позволяет систематизировать и правильно организовать работу с документами. В нее могут быть включены разделы из типового образца, но информация должна быть скорректирована с учетом деятельности компании.
Работодатель вправе утвердить несколько разноплановых инструкций, чтобы не составлять один большой документ, содержащий обобщенные сведения. Это особенно актуально для больших компаний и в связи с повсеместным использованием электронного документооборота, для которого допускается сделать отдельную ИПД.
Источник: «Юридическая азбука»
Насколько полезной оказалась эта статья?
Оцените статью!
Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 15
БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:
- опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
- напишите вопрос в форме ниже;
- позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
- позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область
- позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 — По России, звонок бесплатный
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Делопроизводство 2023: новые требования к оформлению бумаг
Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления документов в делопроизводстве в 2023 году.
Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016, — это новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту в 2023 году, на него ориентируются при актуализации ранее действовавших стандартов.
Сразу обращает на себя внимание важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:
- номера страниц;
- предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
- абзацный отступ;
- величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
- выравнивание текста;
- максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
- правила выделения полужирным текстом;
- оформление титульного листа.
Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:
- гриф ограничения доступа;
- отметка об электронной подписи;
- наименование структурного подразделения — автора документа;
- наименование должности лица — автора документа.
Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН или КПП.
Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.
В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.
Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.
С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.
ЗАО "Малый кадр" УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ИНСТРУКЦИЯ Подпись В.И. Драгин
по делопроизводству 00.00.2013
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ЗАО «Малый кадр» единую систему подготовки и качественного оформления документов, правила рациональной организации их учета, поиска, контроля за исполнением и хранения.
1.2. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников ЗАО «Малый кадр».
1.3. Инструкция разработана с учетом использования во всех отделах ЗАО «Малый кадр» автоматизированной системы «XXXXX», предназначенной для составления документов, их регистрации, контроля за исполнением с помощью персональных компьютеров.
1.4. Методическое руководство постановкой делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляются секретарем генерального директора ЗАО «Малый кадр».
1.5. Обеспечение ЗАО «Малый кадр» оборудованием и средствами, необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями осуществляет административный отдел.
1.6. Обеспечение компьютерного обслуживания делопроизводственных операций осуществляет сектор информационных технологий.
1.7. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных Инструкцией правил в отделах возлагается на директоров ЗАО «Малый кадр», курирующих соответствующие отделы.
Директора обязаны:
— рассматривать все документы в день их получения;
— требовать от исполнителей своевременного и качественного исполнения документов и поручений;
— своевременно докладывать генеральному директору о необходимости изменения ранее предусмотренного срока исполнения документов;
— принимать меры к сокращению служебной переписки, особенно внутренней, не допускать переписку по таким вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону;
— знакомить вновь принятых работников с порядком работы с документами, установленным настоящей Инструкцией.
2. Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов
2.1. Прием входящей корреспонденции осуществляется помощником менеджера административного отдела, при этом проверяются правильность ее доставки и наличие приложений.
Вскрывается вся корреспонденция, за исключением корреспонденции с пометкой «Лично», которая вручается непосредственно адресату.
2.2. Принятая корреспонденция передается в Дирекцию для последующей обработки и доклада генеральному директору или директорам, если решение вопроса, изложенного в документе, входит в их компетенцию.
2.3. Регистрация документов осуществляется централизованно в Дирекции путем занесения данных в компьютер (в журнал регистрации полученных документов).
2.4. На полученных документах в нижней части лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ЗАО «Малый кадр» и указанием даты поступления документа, а также его порядкового входящего номера (с начала года).
2.5. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается соответствующая отметка: «+ приложение на 2 л.».
2.6. Регистрация документа производится однократно секретарем генерального директора.
2.7. После регистрации входящие документы передаются на рассмотрение генеральному директору. При необходимости детального рассмотрения вопроса секретарь проводит подготовку дополнительных справочных материалов. Если получено письмо-ответ, то к нему прикрепляется инициативное письмо.
2.8. В результате рассмотрения документа генеральным директором на нем проставляется резолюция, содержание которой (исполнитель, срок исполнения) заносится в журнал регистрации полученных документов.
2.9. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить в Дирекцию информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения и номера дела, где он хранится. В случае составления ответного документа сообщаются дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.
2.10. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку «В дело N», а также отметку о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью и ставит дату. Затем документ подшивается в соответствующее дело.
2.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после их исполнения или отправки ответа.
2.12. Документы, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в порядке, исключающем их утрату. В случае потери документа исполнитель немедленно извещает об этом директора-куратора и секретаря генерального директора.
3. Контроль за исполнением документов
3.1. В ЗАО «Малый кадр» устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.
3.2. Ставить документы на контроль имеет право генеральный директор ЗАО «Малый кадр».
3.3. Осуществление контроля за сроками исполнения возлагается на секретаря генерального директора. Директора проводят выборочный контроль по существу исполнения указаний генерального директора.
3.4. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится штамп «Контроль». Вся информация об этих документах заносится в контрольный журнал секретарем генерального директора.
3.5. Задание снимается с контроля только с разрешения генерального директора или временно замещающего его директора.
3.6. В течение установленного срока исполнения поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены.
Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению.
Направление в процессе исполнения документа дополнительных запросов не дает основания считать его исполненным.
3.7. Исполнитель обязан давать секретарю генерального директора точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов.
3.8. Сведения об исполнении контрольного задания должны поступать в Дирекцию не позднее дня исполнения для внесения информации в контрольный журнал и снятия документа с контроля.
3.9. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа (поручения) несут исполнитель и директор, курирующий этот отдел.
3.10. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с генеральным директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в контрольный журнал.
3.11. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки.
Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен руководством ЗАО «Малый кадр». При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе.
Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 5 дней.
Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.
3.12. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителям, виза или замечания соисполнителей даются в течение двух рабочих дней после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя.
4. Порядок составления и оформления служебных документов
4.1. Документы оформляются в соответствии с образцами документов ЗАО «Малый кадр», которые находятся в файле exa.doc.
4.2. Документы ЗАО «Малый кадр» приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их генеральным директором, а в его отсутствие — заместителем.
4.3. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Элементами грифа утверждения являются:
— слово «УТВЕРЖДАЮ»;
— должность лица, утвердившего документ;
— личная подпись и ее расшифровка;
— дата утверждения.
Подготовка и оформление приказов и распоряжений.
4.4. Приказ — правовой акт, издаваемый генеральным директором ЗАО «Малый кадр» или в его отсутствие — заместителем. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед ЗАО «Малый кадр». Посредством приказа генеральный директор ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения наиболее важных вопросов.
4.5. Распоряжения являются документами, касающимися конкретного разового случая, и издаются для решения, главным образом, оперативных вопросов. Подписывать распоряжения имеют право как генеральный директор, так и директора.
4.6. Приказы и распоряжения печатаются на общих бланках ЗАО «Малый кадр». Тексты этих документов состоят из двух частей: вводной и распорядительной.
В вводной части излагаются основания для издания документа.
Распорядительная часть начинается словами «Приказываю» (в приказе) и «Предлагаю» (в распоряжении).
4.7. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения.
4.8. Проект приказа и распоряжения согласовываются с юристом, а в части оформления — с секретарем генерального директора.
4.9. Регистрация приказов и распоряжений осуществляется в Дирекции.
4.10. На оборотной стороне листа приказа, распоряжения дается список лиц для ознакомления, которые ставят подпись и дату против своей фамилии.
4.11. Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие дела в Дирекции, вторые — вывешиваются секретарем на доске объявлений для ознакомления сотрудников ЗАО «Малый кадр».
5. Порядок работы с исходящими документами
5.1. Исходящие документы готовятся на бланках писем ЗАО «Малый кадр».
Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.
5.2. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.
5.3. Передавать документы на подпись генеральному директору следует через секретаря, который вправе вернуть документы исполнителю на доработку, если они оформлены неправильно. Если при подписании документа генеральному директору требуется дать пояснения по существу подготовленного документа, то такие документы на подпись представляют лично директора или ответственные исполнители.
5.4. Наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа, помеченной на бланке уголками. Дата документа и исходящий номер — в левой верхней части. При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит «На N ___ от _________» с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнем углу указываются фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).
5.5. Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.
Слово «Копия» перед 2-м, 3-м, 4-м адресатом не проставляется.
6. Регистрация исходящих документов
6.1. После проверки правильности оформления документа проставляется исходящий номер.
Исходящий номер состоит из: индекса отдела, номера дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядкового номера, который проставляется в Дирекции. Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле Дирекции. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле.
6.2. Данные об исходящем документе заносятся в журнал регистрации отправленных документов секретарем генерального директора.
Индексация отделов ЗАО "Малый кадр": Дирекция 2 Отдел маркетинга 3 Технический отдел 4 Отдел эксплуатации 5 Бухгалтерия 6 Административный отдел 1
При необходимости дополнительной индексации исходящего номера письма этот вопрос согласовывается с Дирекцией в рабочем порядке.
6.3. Подписанные руководством документы должны отправляться не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания.
6.4. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на входящем документе должна быть проставлена отметка об исполнении, имеющая следующий вид:
«В дело N ___.
Отправлено письмо от ___________ N ___.
Подпись исполнителя, дата».
7. Составление номенклатуры дел
7.1. Номенклатура дел — это систематизированный список наименований дел, которые образуются в делопроизводстве ЗАО «Малый кадр».
Сводная номенклатура дела должна отражать полный комплекс дел всех отделов ЗАО «Малый кадр».
7.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.
7.3. Номенклатуры дел отделов подготавливают сотрудники отделов, хорошо знающие задачи и документацию отдела, и визируют руководители отделов. Затем номенклатуры дел представляются на согласование секретарю генерального директора для последующего их включения в сводную номенклатуру дел ЗАО «МАЛЫЙ КАДР» и утверждения. Утверждает сводную номенклатуру дел генеральный директор.
7.4. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела.
Заголовок содержит:
— наименование вида (видов) документа (распоряжения, протоколы, переписка и т.п.), включенного в дело;
— определение участка работы или вопроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и копийности документов и т.п.
Если дело содержит переписку, следует указывать — с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).
При формулировании заголовка употребляются термины «дело» и «документы», если в дело включены документы различных видов.
7.5. Составление заголовков «Разная переписка», «Дело с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы по общим вопросам» и т.п. не допускается.
7.6. Образец номенклатуры дел, представляемой в Дирекцию:
Примерная форма
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
(название отдела)
на _____ г.
--------------------------------------------------------------------------- ¦Индекс¦Заголовок¦Наименование¦Ответственный¦ Кол-во ¦ Срок ¦Примечание¦ ¦ дела ¦ дела ¦ сектора ¦ исполнитель ¦ дел ¦хранения¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (томов) ¦ ¦ ¦ +------+---------+------------+-------------+---------+--------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ +------+---------+------------+-------------+---------+--------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+---------+------------+-------------+---------+--------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+---------+------------+-------------+---------+--------+----------- Начальник отдела Подпись И.О. Фамилия
7.7. Номенклатура дел отделов на следующий год представляется в Дирекцию не позднее 15 декабря текущего года.
7.8. Ведение дел вне номенклатуры в отделах ЗАО «Малый кадр» не допускается.
8. Формирование дел
8.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел ЗАО «Малый кадр».
8.2. В дело подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.
8.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.
8.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается.
Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).
8.5. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.
8.6. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.
8.7. Обложка дела оформляется следующим образом:
— название организации ЗАО «Малый кадр»;
— наименование отдела;
— номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;
— заголовок дела;
— год заведения или квартал года;
— том дела;
— срок хранения.
9. Обеспечение сохранности документов
9.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несут начальники отделов и директора, курирующие данный отдел.
9.2. Дела могут храниться как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа.
9.3. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах.
9.4. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел не разрешаются. В исключительных случаях такое изъятие производится с разрешения директора, курирующего отдел.
9.5. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указываются отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.
Примерная форма
Форма карточки-заместителя дела
Отдел _________
Дело N ________
--------------------------------------------------------------------------- ¦Кол-во листов¦ Дата выдачи ¦Кому выдано¦Расписка в¦ Дата ¦Расписка в¦ ¦ ¦ ¦ ¦ получении¦возвращения¦ приеме ¦ --------------+-------------+-----------+----------+-----------+-----------
9.6. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника отдела и директора-куратора.
9.7. Секретарь генерального директора один раз в квартал выборочно проводит проверку наличия дел и документов в отделах и информирует начальника отдела и директора-куратора о ее результатах.
9.8. Полная проверка наличия дел и документов проводится в отделах ежегодно по завершении делопроизводственного года (не позднее 20 января).
10. Экспертиза практической ценности документов
10.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
10.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия ЗАО «Малый кадр» (не менее 3 человек). В состав экспертной комиссии включаются наиболее квалифицированные и опытные работники отделов, юрист ЗАО «Малый кадр», а также представитель Дирекции.
10.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.
10.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра экспертной комиссией дел, законченных делопроизводством три года назад.
10.5. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.
Примерная форма
ЗАО "Малый кадр" УТВЕРЖДЕНО
Протоколом заседания экспертной комиссией
от ___________ N ___
ОПИСЬ N _______
долговременного хранения
за ________ год
---------------------------------------------------------------------------
¦ N п/п ¦ Индексы дел ¦ Заголовок дела¦ Количество ¦ Примечание ¦
¦ ¦ ¦ ¦ листов ¦ ¦
+-------------+-------------+---------------+--------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+-------------+---------------+--------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+-------------+---------------+--------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
--------------+-------------+---------------+--------------+---------------
В опись N _________ включены ______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ___ по N ___.
Председатель экспертной комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены экспертной комиссии: Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
10.6. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.
Примерная форма
ЗАО "Малый кадр" УТВЕРЖДАЮ
АКТ Генеральный директор
о выделении документов к уничтожению Подпись В.И. Драгин
00.00.2001
Экспертная комиссия ЗАО "Малый кадр" отобрала к уничтожению следующие
дела и документы, утратившие практическое значение:
---------------------------------------------------------------------------
¦ N ¦ Заголовок дела ¦ Дата дела или ¦ Кол-во дел ¦ Примечание ¦
¦ п/п ¦ (групповой ¦крайние даты дел¦ (томов) ¦ ¦
¦ ¦ заголовок дел) ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+----------------+----------------+----------------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-----+----------------+----------------+----------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
------+----------------+----------------+----------------+-----------------
Итого: _________ дел за годы _______________________.
Описи дел за __________ годы утверждены экспертной комиссией.
Председатель экспертной комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены экспертной комиссии: Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Акт на уничтожение подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается генеральным директором.
10.7. Контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов осуществляет Дирекция ЗАО «Малый кадр».
10.8. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.
10.9. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Измельчение документов в машине для уничтожения бумаг проводится в присутствии членов экспертной комиссии.
10.10. Экспертная комиссия осуществляет свою работу ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов экспертной комиссии участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же отдела, уполномоченный директором-куратором.
Директор Подпись А.С. Волгин
Чем лучше будет отлажена работа с документами, тем меньше будут ошибаться сотрудники отдела кадров и делопроизводители. Чтобы правильно организовать составление, обработку и передачу документов, нужна инструкция по делопроизводству в организации в 2023 году, которая утверждается руководителем компании.
Образец инструкции по делопроизводству в компании
Инструкция по делопроизводству (ИПД) регулирует работу сотрудников, в должностные обязанности которых входит взаимодействие с документами. Соблюдение ее положений позволяет придерживаться единообразия в создании, обработке, подготовке, оформлении бумаг организации, с учетом особенностей ее деятельности.
В инструкции прописываются общие нюансы оформления реквизитов, основной и других частей. Это позволяет работникам быстро обрабатывать и вовремя исполнять документы. От правильного взаимодействия сотрудников с бумагами зависит бесперебойность работы компании и своевременность принятия решений руководством.
Когда обязательна ИПД?
ИПД представляет собой локальный нормативный акт организации и числится в ее учетной политике. Этот вид документа разрабатывается согласно общероссийским стандартам. При этом в нем содержится уникальная технологическая последовательность обработки документации, присущая определенной компании. Это позволяет фирме оформлять документы по общим нормам, но с учетом особенностей работы.
Инструкция по делопроизводству обеспечивает единообразное взаимодействие с документами, однако по общему правилу, она не обязательна. При этом ИПД может называться также «Положением по делопроизводству».
Важно! Наличие инструкции обязательно для государственных учреждений и организаций.
Поскольку делопроизводство в фирме, особенно большой, проходит по нескольким направлениям, в ней может быть разработано несколько ИПД. Это позволяет не создавать один большой документ, в котором содержатся разноплановые требования, а разбить его на несколько маленьких.
Так, в компании может быть инструкция по кадровому делопроизводству либо инструкция по конфиденциальному делопроизводству. Работодатель вправе отдельно оформить и утвердить инструкцию по электронному делопроизводству, так как электронный документооборот сейчас применяется повсеместно.
На основе чего разрабатывается ИПД
ИПД — это часть внутреннего стандарта организации, устанавливающего общие приемы, правила и последовательность формирования и обработки документов. Поэтому даже если сотрудники решили скачать образец должностной инструкции, им нужно адаптировать ее для использования внутри компании.
Прежде чем приступить к разработке документа, надо ознакомиться с понятиями, применяемыми в делопроизводстве. Прежде всего, речь идет о ГОСТ 7.0.8-2013, в котором указываются все термины и определения, используемые в делопроизводстве.
Главные нормативно-правовые акты, на которые нужно опираться при создании ИПД:
- примерная инструкция по делопроизводству в гос. организациях, утв. Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.18 г. № 44;
- методические рекомендации, утв. Приказом Федерального архивного агентства от 24.12.20 г. № 199.
При создании ИПД можно опираться на типовые инструкции, применяемые разными ведомствами гос. власти.
Какие разделы должны быть в ИПД?
Структура инструкции описывается в Методических рекомендациях, о которых речь шла выше. В них можно найти список разделов, а также их содержание. Последняя редакция указаний была обновлена, поскольку изменились требования закона в области делопроизводства и архивного дела, а также развились информационных технологии управления документами.
Действующие методические указания включают три части:
- Общие положения.
- Последовательность разработки, утверждения, внесения изменений в ИПД.
- Содержание и структура ИПД.
Для сотрудника, составляющего инструкцию в компании, важнее всего третья часть, так как в ней находятся конкретные указания по содержанию и структуре ИПД.
Конечно, не нужно прямо следовать методическим рекомендациям. Они служат лишь базисом для составления инструкции, которую надо адаптировать под свою организацию.
Так, типовая ИПД для компании, в которой ведется и бумажный, и электронный документооборот, может включать такие разделы:
1) Общие положения:
- назначение ИПД;
- цель разработки документа;
- сфера использования;
- правовое регулирование разработки ИПД;
- порядок применения ИПД;
- какие акты регламентируют задачи, права, ответственность и обязанность делопроизводителя.
2) Основные термины (можно взять из ГОСТ Р 7.0.8-2013 и разделе 3.2 Методических рекомендаций).
3) Создание, оформление документов (бланков, реквизитов, внутренних документов организации). Состав документов.
4) Нюансы создания и оформления определенных видов документов (приказов, распоряжений, положений, инструкций, правил, методических рекомендаций, протоколов совещаний, служебной переписки и других).
5) Правила организации документооборота:
- прием, первоначальная обработка входящих и исходящих документов;
- рассмотрение документов руководителем и доведение их содержания до исполнителей;
- алгоритм отправки документов;
- порядок регистрации исходящих документов;
- порядок регистрации, прохождения внутренних документов;
- порядок регистрации входящих документов;
- организация работы с документами в подразделениях организации;
- анализ и учет объемов документооборота;
- разработка, ведение номенклатуры дел;
- создание дел и их хранение;
- подготовка документов к помещению в архив;
- уничтожение документов и дел после окончания сроков их хранения;
- передача дел в архив.
6) Порядок электронного документооборота:
- создание, обработка, хранение, использование электронных документов;
- алгоритм регистрации, отправки, получения электронных документов.
7) Работа с документами исполнителей:
- обработка и сбор информации для создания документов;
- создание проекта документа и приложений к нему;
- согласование проекта с заинтересованными сотрудниками;
- внесение в проект коррективов согласно замечаниям, полученным при согласовании;
- передача проекта документа на подпись директора (гендиректора);
- установление места хранения документа или его копии, проставление отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел;
- порядок работы с документами в подразделениях организации.
Правила учета, хранения, использования бланков, печатей, штампов:
- учет печатей, штампов;
- учет бланков документов.
Порядок составления ИПД
Чтобы составить ИПД, проще всего воспользоваться таким алгоритмом:
- Издать приказ о разработке ИПД. Директор компании должен назначить сотрудника, отвечающего за разработку документа, и установить срок выполнения поручения. Обычно ИПД создает начальник службы по делопроизводству. В небольшой организации эта обязанность может быть возложена на работника отдела кадров или секретаря руководителя.
- Составить перечень актуальных нормативных актов, стандартов, регулирующих делопроизводство и устанавливающих требования к оформлению документов. Ознакомиться с выбранными материалами. Проанализировать структуру организации, как в ней идет документооборот, составить его график.
- Создать проект ИПД по делопроизводству в организации.
- Согласовать проект с начальниками подразделений, принимающих участие в документообороте. Проанализировать замечания и скорректировать проект.
- Передать документ на ознакомление и подпись директору. Он издает приказ об утверждении ИПД.
- Ввести ИПД в действие. Для этого разослать ее в подразделения, ознакомить с ней работников под роспись.
Что учесть при составлении ИПД?
Как правило, ответственный сотрудник скачивает примерную инструкцию по ведению делопроизводства в организации из интернета. Однако она не учитывает всех особенностей делопроизводства в организации. К тому же, изменились требования к оформлению и созданию документов. Они затронули, в том числе, оформление титульных листов, бланков. К сожалению, примеры из интернета не всегда это учитывают.
Важно! В ИПД нужно вписывать все организационно-распорядительные документы и этапы работы с ними. То, какие еще документы нужно указать в ИПД, можно решить самостоятельно, в зависимости от фактического состава документации компании. Как правило, кадровые, бухгалтерские и конфиденциальные бумаги есть в любой фирме. Документы, содержащие гос. тайну, в обычных компаниях отсутствуют. Следовательно, их не нужно указывать в инструкции. Составитель может внести в ИПД любые положения, однако они должны соответствовать работе компании.
Советы по созданию ИПД в Word:
- Названия разделов оформлять путем выделения заголовками (через меню «Стиль»). Это поможет сделать документ удобным для чтения.
- Использовать гиперссылки, чтобы быстро переходить к необходимым разделам документа в электронном виде.
- Сохранить документ из Word в формате PDF, чтобы ссылки работали (нужно выбрать тип документа PDF во время сохранения).
Какие приложения должны быть у ИПД?
Обычно инструкцию дополняют приложения — образцы документов, перечень которых зависит от деятельности организации. Так, к документу могут прилагаться образцы:
- положения;
- приказа;
- распоряжения;
- протокола;
- делового письма;
- акта проверки технического состояния;
- докладной записки.
Кроме того, приложениями к ИПД могут выступать:
- примерный перечень утверждаемых документов;
- примерный перечень документов, заверяемых печатью компании;
- примерный перечень входящих документов, не подлежащих регистрации.
Для удобства можно скачать образец с приложениями, однако нужно учитывать, что готовый документ должен подходить под специфику организации.
Итоги
Таким образом, инструкция по делопроизводству в ООО позволяет систематизировать и правильно организовать работу с документами. В нее могут быть включены разделы из типового образца, но информация должна быть скорректирована с учетом деятельности компании.
Работодатель вправе утвердить несколько разноплановых инструкций, чтобы не составлять один большой документ, содержащий обобщенные сведения. Это особенно актуально для больших компаний и в связи с повсеместным использованием электронного документооборота, для которого допускается сделать отдельную ИПД.
Источник: «Юридическая азбука»
Насколько полезной оказалась эта статья?
Оцените статью!
Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 15
БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:
- опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
- напишите вопрос в форме ниже;
- позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
- позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область
- позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 — По России, звонок бесплатный
Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Автор статьи
Пишет статьи, в которых отвечает на важные и популярные вопросы наших читателей. Описывает примеры из судебной практики, раскрывает ответы на часто задаваемые вопросы в гражданско-правовой сфере, в трудовом праве. Компетенции автора позволяют писать статьи на легком и простом языке. Окончила Тамбовский государственный технический университет (ТГТУ), кафедра «Гражданское право и процесс», специальность «Юрист» Гражданско-правовой профиль.
Инструкция по делопроизводству — что это и зачем нужна
Инструкция по делопроизводству — это внутренний локальный акт (положение) организации, который регламентирует единый порядок ведения документооборота. Именно такое положение обеспечивает единый стиль оформления документов на предприятии, устанавливает сроки их подготовки и передачи между отделами, регламентирует порядок списания в архив и многие другие «бумажные» вопросы, с которыми ежедневно сталкиваются ваши работники.
В государственных организациях инструкция по делопроизводству применяется обязательно, но коммерческие предприятия вправе не заводить такое положение. Однако все же заводят, потому как польза от него очевидна.
С инструкцией обязан ознакомиться каждый работник, принятый в организацию или переведенный на новую должность. Изучив положение, работник должен расписаться в листе ознакомления. С этого момента он несет ответственность за каждую бумагу, с которой будет работать. В дальнейшем, если компания пострадает по вине работника, нарушившего порядок делопроизводства, то сможет применить к нему дисциплинарное наказание (ст. 192 ТК). Большинство работников, поставив свою подпись в инструкции, все же начинают бережно относиться к бумагам — боятся испортить или потерять.
И, напротив, когда не закреплены правила документооборота, внутри компании начинается бумажный хаос — теряется корреспонденция, нарушаются сроки ее регистрации, пропадают приказы, в оформлении допускаются серьезные ошибки, которые оборачиваются неприятностями для компании. Помните, если работник не ознакомился с инструкцией, то привлечь его к ответственности будет непросто.
Рассмотрим ситуацию, когда отсутствие инструкции повлекло халатное отношение кадровика к документам и впоследствии обернулось для компании приличными затратами.
Смирнов Д. В. обратился в Трудовую инспекцию с просьбой привлечь бывшего работодателя за незаконное увольнение. По словам мужчины, его уволили «по статье» за однократное опоздание, тогда как это становится возможным после предварительного дисциплинарного взыскания (п. 5 ст. 81 ТК). Во время проверки инспекторы допросили директора фирмы — он утверждал, что ранее Смирнову уже объявили выговор за опоздание, но он не исправился и продолжал приходить на час позже. И только после этого директор решил расторгнуть с ним договор.
Чтобы убедиться в этом, инспектор запросил приказ о применении дисциплинарного наказания к Смирнову (с его подписью в знак ознакомления), но такого документа в компании не оказалось. В журнале регистрации приказов о нем запись есть, но самой бумаги фактически нет. Сделать ее «задним числом» теперь невозможно, потому как не получится повторно взять подпись Смирнова и не вызвать подозрений. Стало быть, руководителю нечем подтвердить свои слова. Выходит, он уволил Смирнова незаконно.
Инспекция инициировала судебное разбирательство, по итогам которого директора обязали восстановить Смирнова в занимаемой должности, выплатить ему компенсацию за вынужденный прогул и 30 тыс. штрафа в пользу государства за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП).
А ведь юридически директор все сделал грамотно, но не смог доказать свою правоту из-за кадрового отдела, потерявшего приказ. Если бы на предприятии была инструкция по делопроизводству, то кадровики бы знали свою ответственность и не теряли бы документы. Ведь в противном случае директор мог и к ним применить «дисциплинарку».
Аналогичные ситуации могут произойти с бухгалтерами, старшими продавцами, кладовщиками, шеф-поварами, главврачами и иным персоналом, имеющим дело с документами, которые могут быть затребованы надзорными органами — налоговой службой, Роспотребнадзором, прокуратурой и т. п.
Именно поэтому многие руководители коммерческих предприятий предпочитают разработать инструкцию по делопроизводству и довести ее до персонала, так они смогут не только избежать серьезных неприятностей в компании, но и обезопасить себя.
О правилах ведения делопроизводства подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демодоступ к системе КонсультантПлюс и бесплатно переходите в готовое решение.
Как составить инструкцию по делопроизводству?
Инструкция по ведению делопроизводства в организации должна содержать весь процесс обработки документов — от разработки типовых бланков до порядка передачи в архив. Если компания крупная, то можно делопроизводство по личному составу оформить отдельной инструкцией. Однако в небольших фирмах все оформляется в одной.
Шаг 1. Издайте приказ о разработке инструкции
Директор компании — первое лицо, которому важна такая инструкция. Обычно он и приходит к мысли о необходимости разработать положение и внедрить его на предприятии. Однако простой его просьбы к секретарю мало. Свое решение он должен оформить соответствующим приказом, в котором определит сроки разработки документа и ответственных лиц, которые будут воплощать инструкцию в жизнь.
Выбирая ответственных лиц, важно понимать их уровень юридической и делопроизводственной грамотности. Работники должны хорошо ориентироваться в нормативных актах, уметь отбрасывать лишнее. Обычно такую работу поручают юристам, кадровикам, делопроизводителям-секретарям. Если юриста в компании нет, то лучше нанять его со стороны или хотя бы получить консультацию в государственном архивном учреждении. 
Скачать образец приказа о разработке инструкции по делопроизводству
Шаг 2. Изучите отобранные материалы
Работнику, которому поручили разработку положения, сначала нужно проанализировать деятельность предприятия, его структуру, специфику работы отделов и перечень контролирующих органов, которым может потребоваться документация. Далее придется подыскать нормативные акты, которые станут основой при разработке инструкции по делопроизводству в коммерческой организации.
Для понимания основ оформления документов вам нужно ознакомиться с правилами делопроизводства:
- примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44;
- национальные стандарты — ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.
Однако это далеко не все. Чтобы грамотно составить инструкцию, по которой будет работать все предприятие, нужно найти нормативку для каждого включаемого раздела. Текст положения не должен противоречить законодательству.
Например, в разделе о бухгалтерских документах нужно учитывать, что там есть не только свободные бланки типа внутренних справок для руководства, но и первичная документация, содержащая обязательные реквизиты, определенные ст. 9 НК. В разделе о передаче в архив нужно учитывать сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов, которые четко определены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Проще говоря, вы не вправе придумывать свои правила, если они уже закреплены законодательством.
Вся отобранная нормативка показывается вышестоящим и более компетентным лицам, например, ответственному за разработку инструкции, начальникам отделов и директору. Каждый из них оценит актуальность нормы по своему профилю, поможет внести ясность и исключить ненужные документы.
После согласования нормативки переходите к разработке проекта положения. Обращаем внимание, что типовой инструкции по делопроизводству в организации не существует. Она разрабатывается под каждое предприятие индивидуально, с учетом его особенностей. Бессмысленно скачивать из интернета первый попавшийся вариант, но если скачали — готовьтесь внимательно перечитывать и дорабатывать.
Шаг 3. Подготовьте проект инструкции по делопроизводству
Чтобы облегчить себе задачу, поищите в сети самую свежую примерную инструкцию по делопроизводству, уже принятую в государственных организациях или органах местного самоуправления (администрациях, департаментах и т. п.). Уж они-то точно учитывали актуальное законодательство и грамотно оформили свои положения. На их основе вы легко построите свой документ, подберете подходящие пункты, заголовки и т. п.
Далее рассмотрим несколько разделов, которые встречаются практически в каждой инструкции.
Общие положения
С этого раздела начинается любой локальный акт предприятия. Здесь указывают, зачем создана данная инструкция, что она регулирует и на какие документы распространяется. Напишите, кто отвечает за делопроизводство в отделах, в какие сроки нужно ознакомить поступивших работников, кому сдаются бумаги при увольнении.
Нелишним будет сразу напомнить работникам об их ответственности за нарушение принятых правил, утерю документов, совершение ошибок. Даже если работник в момент ознакомления прочитает всего один раздел, он явно обратит внимание на меры наказания.
Оформление документа
В этот раздел можно включить все, что связано с визуальным оформлением документов и применением обязательных реквизитов — виз, подписей, печатей и т. д. Какой формат бумаги использовать, каким шрифтом печатать, какой размер установить для полей и отступов, где располагать реквизиты, как заверить копию — все это желательно описать в инструкции, если хотите единообразия в документах.
Порядок изложения текста, правила употребления сокращений, числительных, инициалов и другие важные для вас нюансы тоже полезно закрепить в инструкции. Например, в докладной записке работник не должен допускать разговорной или жаргонной речи — стиль должен быть официальным.
Регистрация входящих и исходящих документов
Корреспонденцию отправляют и получают практически все организации, потому очень важно ее вовремя регистрировать во внутренних журналах и передавать в отдел по назначению. Этот раздел требует особой внимательности, т. к. должен максимально подробно описать порядок действий лица, ответственного за прием (отправку) писем. Последствия могут быть неприятными.
Например, ваш покупатель отправил вам досудебную претензию о плохом качестве товара заказным письмом с уведомлением о вручении. В письме он просит решить вопрос мирно — просто вернуть ему деньги как можно быстрее. Секретарь получила извещение, расписалась в уведомлении, забрала письмо с почты, зарегистрировала его в журнале входящей корреспонденции, но потеряла и директору не сообщила.
Тем временем разъяренный покупатель, не дождавшись ответа, подал судебный иск на магазин с требованием уже не только вернуть деньги, но и возместить моральный ущерб. Суд он выиграл, а директору пришлось платить трижды — вернуть деньги за непригодный товар, компенсировать услуги юриста, оказанные покупателю в рамках этого дела, понести судебные издержки и возместить моральный ущерб. Получи он претензию вовремя, то, разумеется, согласился бы вернуть деньги за товар и не доводить до суда. Однако теперь, по вине секретаря, он понес лишние расходы и подпортил репутацию магазина. И оправдаться, что претензия не дошла, не получится, ведь письмо было с уведомлением.
К инструкции по делопроизводству в организации можно приложить образец журналов регистрации входящей (исходящей) корреспонденции, а также нужно подробно описать, кем, где и каким образом регистрируется поступившая корреспонденция, в какие сроки она должна быть передана по назначению. А также следует указать, что нужно регистрировать, а что нет. Например, входящее письмо от контрагента требует регистрации, а рекламный журнал — нет.
Порядок отправки исходящей корреспонденции тоже важно закрепить, иначе работники канцелярии и секретари могут забыть о поручении. Например, директор написал срочное письмо партнеру, отдал в канцелярию для отправки, а сотрудницы отнесли конверт на почту только через месяц.
Помимо этого, важно отметить, чтобы секретарь проверял содержимое письма, которое ему принесли на отправку. Ведь к письму на столе могли прикрепиться другие документы, денежные купюры и прочие бумаги. 
Передача документов в архив
Документы, которые могут в дальнейшем понадобиться персоналу, надзорным органам или в судебных разбирательствах, не уничтожают, а хранят в архиве. Для каждого типа документов предусмотрен свой срок хранения, установленный законодательством. Здесь ничего придумывать не нужно, стоит просто обратиться к инструкции Росархива, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236.
Однако порядок подготовки документов к передаче в архив предусмотреть придется — кто будет следить за сроками, где располагается архив предприятия, каким образом документы отправятся туда и можно ли их в дальнейшем брать для работы.
Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения тоже следует продумать. Кто принимает решение об утилизации бумаг, каким образом они будут уничтожены и кто должен контролировать процесс — все эти нюансы следует предусмотреть и закрепить в инструкции.
Инструкция по делопроизводству в организации может содержать примеры заявлений (служебных записок, докладных), схемы, иллюстрации — образцы печатей и штампов, фирменных бланков, учетных форм и прочие вспомогательные материалы.
Шаг 4. Согласуйте проект с руководством
Готовый проект инструкции по делопроизводству нужно согласовать со всеми руководителями отделов и служб, которые так или иначе связаны с документами. Если документ получил одобрение, то можно показывать и директору предприятия. Он также знакомится с новым положением и может дополнять содержание. Однако если замечаний нет, то остается утвердить инструкцию и ввести ее в действие на предприятии отдельным приказом.
Скачать образец приказа для утверждения инструкции по делопроизводству.
Подводим итоги
Назначение инструкции по ведению делопроизводства в организации заключается в грамотной организации оформления и движения документов внутри предприятия. Именно эта инструкция прививает работникам чувство ответственности за документы компании, результатом которого является минимизация нарушений и слаженная работа подразделений.