Решение от 11.03.2020 № 147 «Об утверждении инстраукции по делопроизводству в Собрании депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики
|
ЧУВАШСКАЯ РЕСПУБЛИКА УРМАРСКИЙ РАЙОН |
ЧĂВАШ РЕСПУБЛИКИ ВĂРМАР РАЙОНĚ |
|||
|
СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ ШИГАЛИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ РЕШЕНИЕ11.03.2020 № 147село Шигали |
ШĂХАЛЬ ЯЛ ПОСЕЛЕНИЙĚН ДЕПУТАТСЕН ПУХĂВĚ ЙЫШĂНУ 11.03.2020 147 № Шёхаль ялě |
Об утверждении инструкции по делопроизводству в Собрании депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики
В целях установления единого порядка ведения делопроизводства, совершенствования системы документационного обеспечения в Собрании депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Собрании депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики (Приложение № 1).
-
2. Ответственному за делопроизводство и архив главному специалисту-эксперту Волостновой Галине Юрьевне обеспечить организацию делопроизводства в администрации согласно требованиям настоящей инструкции.
-
3. Настоящее распоряжение вступает в силу после его подписания.
Председатель Собрания депутатов
Шигалинского сельского поселения
Урмарского района Чувашской Республики В.Я.Иваншкин
СОДЕРЖАНИЕ
|
I. Общие положения |
1-2 |
|
II. Основные понятия |
2-3 |
|
III. Создание документов в Собрании депутатов |
3 |
|
3.1. Бланки документов |
3-4 |
|
3.2. Общие требования к созданию документов |
4-5 |
|
3.3. Оформление реквизитов документов |
5 |
|
3.3.1. Государственный герб Чувашской Республики |
5 |
|
3.3.2. Наименование организации — автора документа |
5 |
|
3.3.3.Справочные данные об организации |
5 |
|
3.3.4.Наименование вида документа |
5 |
|
3.3.5. Дата документа |
5-6 |
|
3.3.6.Регистрационный номер документа |
6 |
|
3.3.7.Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа |
6 |
|
3.3.8.Место составления (издания) документа |
6 |
|
3.3.9.Гриф ограничения доступа к документу |
6 |
|
3.3.10. Адресат |
6-8 |
|
3.3.11. Гриф утверждения |
8-9 |
|
3.3.12.Заголовок к тексту |
9 |
|
3.3.13. Текст документа |
9-10 |
|
3.3.14.Отметка о наличии приложений |
10-11 |
|
3.3.15.Гриф согласования |
11-12 |
|
3.3.16.Виза |
12 |
|
3.3.17.Подпись |
12-13 |
|
3.3.18. Печать |
13 |
|
3.3.19.Отметка об исполнителе |
14 |
|
3.3.20.Отметка о заверении копии |
14 |
|
3.3.21.Отметка о поступлении документа |
14 |
|
3.3.22.Резолюция |
14-15 |
|
3.3.23. Отметка о контроле |
15 |
|
3.3.24.Отметка о направлении документа в дело |
15 |
|
3.4.Оформление отдельных видов документов в Собрании депутатов |
15 |
|
3.4.1. Состав документов в Собрании депутатов |
15 |
|
3.4.2.Постановление (распоряжение, решение) |
15-18 |
|
3.4.3.Протокол заседания |
19-20 |
|
3.4.4. Правила, положение, инструкция |
20 |
|
3.4.5. Служебная переписка |
21-22 |
|
IV. Организация документооборота |
22 |
|
4.1.Принципы организации документооборота |
22-23 |
|
4.2.Прием и первичная обработка поступающих документов |
23-24 |
|
4.3.Предварительное рассмотрение документов |
24 |
|
4.4. Регистрация поступающих документов |
24 |
|
4.5. Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей |
24 |
|
4.6.Организация работы с отправляемыми документами |
25 |
|
4.7.Регистрация и прохождение внутренних документов |
25 |
|
4.8.Учет и анализ объемов документооборота |
25-26 |
|
4.9.Централизованное тиражирование документов |
26 |
|
V. Работа исполнителя с документами |
26-27 |
|
VI. Контроль исполнения документов |
27-28 |
|
VII. Организация работы с документами в делопроизводстве. Подготовка и передача документов в архив |
28 |
|
7.1. Составление и утверждение номенклатуры дел |
28-30 |
|
7.2.Формирование дел и их текущее хранение |
30-32 |
|
7.3.Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение |
32-36 |
|
7.4.Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения |
37 |
|
7.5. Передача дел на архивное хранение |
37 |
|
VIII. Изготовление, использование и хранение печатей и штампов |
37 |
|
9.1.Учет печатей и штампов |
38 |
|
Приложения |
39-58 |
СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ
ШИГАЛИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
УРМАРСКОГО РАЙОНА ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
УТВЕРЖДЕНА
решением Собрания депутатов
Шигалинского сельского поселения
Урмарского района
Чувашской Республики
от 11.03.2020 № 147
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству
Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики
Урмары — 2020
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в Собрании депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики (далее – Инструкция) разработана на основании:
— Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
— Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526;
— Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44;
— ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
— ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
— Закона Чувашской Республики от 30.03.2006 № 3 «Об архивном деле в Чувашской Республике»;
— Закона Чувашской Республики от 14.07.1997 № 12 «О государственных символах Чувашской Республики»;
— Постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 19.07.2005 № 182 «О порядке изготовления, хранения, использования и уничтожения печатей и бланков документов с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики».
1.2. В Собрании депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики (далее – Собрание депутатов) Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в МБУ «Урмарский районный архив».
1.3. Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве Собрания депутатов.
1.4. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми Председателем Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района.
1.5. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в делопроизводстве Собрания депутатов возлагается на главного специалиста-эксперта администрации Шигалинского сельского поселения Урмарского района (далее – отдел ОККР).
1.6. Должностные обязанности, права и ответственность специалиста отдела ОККР, ответственного за организацию работы с документами Собрания депутатов, определяется должностной инструкцией.
1.7. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения специалиста, ответственного за организацию работы с документами Собрания депутатов, обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы другому работнику по указанию руководителя отдела ОККР.
При смене специалиста, ответственного за организацию работы с документами Собрания депутатов, составляется акт приема-передачи документов и дел.
1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Председателя Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района.
Специалист, ответственный за организацию работы с документами Собрания депутатов, несет дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.
1.9. При утрате документов специалист, ответственный за организацию работы с документами Собрания депутатов, информирует Председателя Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района, после чего организуется розыск документов.
Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.
II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Собрании депутатов;
документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Собрания депутатов;
электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
унифицированная форма документа — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированная форма документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронном виде;
электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;
копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Собрании депутатов, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Чувашской Республики как составной части Архивного фонда Российской Федерации;
дело- совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Собрания депутатов;
электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа — получение электронного образа документа;
система электронного документооборота (далее СЭД) — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В СОБРАНИИ ДЕПУТАТОВ
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы, создаваемые в Собрании депутатов, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.1.2.В Собрании депутатов; используются следующие виды бланков:
бланк постановления Собрания депутатов;
бланк распоряжения Собрания депутатов;
бланк решения Собрания депутатов;
бланк протокола;
бланк письма.
3.1.3. В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой и продольный.
Бланки документов Собрания депутатов разрабатываются на основе углового варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на чувашском – справа.
3.1.4. Каждый вид бланков содержит определенный состав реквизитов:
для бланков постановления, распоряжения, решения, протокола:
Государственный герб Чувашской Республики;
наименование Собрания депутатов (на русском и чувашском языках);
вид документа (на русском и чувашском языках);
место составления (издания) документа (на русском и чувашском языках);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
для бланка письма:
Государственный герб Чувашской Республики;
Наименование Собрания депутатов (на русском и чувашском языках);
справочные данные о Собрании депутатов;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;
3.1.5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
левое – 20 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм;
правое – 10 мм.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
Образцы бланков документов Собрания депутатов приведены в приложениях № 1–5.
3.2. Общие требования к созданию документов
3.2.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2.2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.2.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
3.2.4. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах — обычный.
Интервал между словами — один пробел.
3.2.5. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
3.2.6. Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
3.2.7. Нормативные правовые акты Собрания депутатов, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом (Приложение № 6).
3.3. Оформление реквизитов документов
В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления реквизитов.
3.3.1. Реквизит « Государственный герб Чувашской Республики»
Изображение герба Чувашской Республики помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами Собрания депутатов — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
Изображение Государственного герба Чувашской Республики помещается на бланках документов в соответствии сЗаконом Чувашской Республики от 14 июля 1997 г. № 12 «О государственных символах Чувашской Республики» (Собрание законодательства Чувашской Республики, 1997, № 2-3, ст. 105).
3.3.2. Реквизит «Наименование организации — автора документа»
Наименование Собрания депутатов — автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, закрепленному в уставе Шигалинского сельского поселения Урмарского района.
Наименование Собрания депутатов печатается на двух языках — русском и чувашском.
При угловом размещении реквизитов наименование Собрания депутатов на русском языке печатается слева, а на чувашском языке – справа. При продольном размещении реквизитов наименование Собрания депутатов на русском языке располагается сверху, на чувашском – снизу. При наличии сокращенного наименования его помещают в скобках ниже полного наименования.
3.3.3. Реквизит «Справочные данные об организации».
Справочные данные указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес (дополнительно может указываться адрес места нахождения, если он не совпадает с почтовым адресом), номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, сведения об ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
3.3.4. Реквизит «Наименование вида документа».
Наименование вида документа (РЕШЕНИЕ, ПРОТОКОЛ) указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием Собрания депутатов, наименованием должности). Наименование вида издаваемого документа на чувашском языке печатается справа от наименования на русском языке.
3.3.5. Реквизит «Дата документа».
Датой документа является дата его подписания (постановление, распоряжение, решение, письмо, докладная, служебная записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или специалистом, ответственным за исполнением поручений, при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют двумя способами: арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Например: 05.06.2018.
либо словесно-цифровым:
Например: 5 июня 2020 г.
3.3.6. Реквизит «Регистрационный номер документа».
Регистрационный номер документа — цифровое или буквенно — цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Собрании депутатов, присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера.
Например: 11.
3.3.7. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа».
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
3.3.8. Реквизит «Место составления (издания) документа».
Место составления или издания документа (пгт. Урмары) указывается во всех документах Собрания депутатов, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
3.3.9. Реквизит «Гриф ограничения доступа».
Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.3.10. Реквизит «Адресат».
Документы адресуют должностным лицам, организациям, гражданам.
Все строки реквизита центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
При адресовании документа в организацию (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
|
Министерство здравоохранения Чувашской Республики Отдел стратегического планирования и развития здравоохранения |
или:
|
Министерство здравоохранения Чувашской Республики Отдел стратегического планирования и развития здравоохранения |
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже.
Например:
|
Руководителю Управления Федерального казначейства по Чувашской Республике Ананьевой О.Н. |
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.
Например:
|
Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии Начальнику отдела государственной метрологической службы Богатовой О.С. |
Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
|
Министерство здравоохранения и социального развития Чувашской Республики Президентский бульвар, д. 17, г. Чебоксары, 428000 |
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
|
Сидорову И.М. Кировская ул., д. 15, кв. 400, г. Солнечный, Московский р-н, Ивановская обл., 329000 |
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается, а указывается электронный адрес (номер телефона/факса).
Например:
|
Автономное учреждение «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Урмарского муниципального района Чувашской Республики» mfc@urmary.cap.ru |
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не пишется. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.
3.3.11. Реквизит «Гриф утверждения».
Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа без кавычек прописными буквами. Слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись, инициалы, фамилия, дата располагаются следующим образом:
|
УТВЕРЖДАЮ Председатель Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района ______________ В.Я. Иваншкин 16.01.2019 |
При утверждении документа постановлением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
|
УТВЕРЖДЕНО решением Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района от 01.06.2019 № 3 |
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).
Например:
|
УТВЕРЖДЕНО Наблюдательным советом (протокол от 12.12.2018 № 12) |
3.3.12. Реквизит «Заголовок к тексту».
Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):
— решение (о чем ?) об утверждении положения;
— постановление (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
— постановление (о чем?) об утверждении штатного расписания;
— письмо (о чем?) о предоставлении информации.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, издаваемых органами местного самоуправления, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.
3.3.13. Реквизит «Текст документа».
Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.
Текст документа излагается с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.
Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно, а также должно обеспечить однозначное восприятие изложенной в нем информации. При составлении документов рекомендуется пользоваться простыми предложениями.
При подготовке документов используется шрифт Times New Roman размером N 12, 13, 14. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.
Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание текста.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
Например: 1. Раздел
1.1. Подраздел
1.1.1.Пункт.
Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Текст пунктов и подпунктов заканчивается точкой. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:
— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);
— от третьего лица единственного числа («администрация не возражает…», «администрация считает возможным…»);
— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
— вступительное обращение:
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
Например: Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Прохоров!
— заключительная этикетная фраза:
С уважением, …
3.3.14. Реквизит «Отметка о наличии приложений».
Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, решениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, то в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают их наименования, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются:
Приложение: 1. Заключение на проект… на 4 л. в 3 экз.
2. Справка о доработке… на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается:
Приложение: брошюра… в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо главы Шигалинского сельского поселения Урмарского района от 03.08.2011 № 17 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. только в первый адрес.
Если приложение к документу представлено на съемном носителе информации, то его оформляют следующим образом:
Приложение: СD в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
На приложениях справочного характера к постановлениям, распоряжениям, решениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, то они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, то оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер.
Например:
|
Приложение № 2 к постановлению Главы Урмарского района – Председателя Урмарского районного Собрания депутатов от 01.06.2019 № 5 |
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
Например:
|
Приложение № 1 УТВЕРЖДЕНО решением Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики от 01.06.2019 № 252 |
3.3.15. Реквизит «Гриф согласования».
Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель министра юстиции
Чувашской Республики
Подпись В.Н. Капитонов
Дата
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минпромторга России
от 14.02.2018 № 03-16/251
Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
— на последнем листе документа под текстом;
— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
3.3.16. Реквизит «Виза».
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) визирующего документ и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.
Например:
Заведующий сектором
юридической службы администрации
Урмарского района
Подпись Н.Ю. Михайлова
01.06.2019
Исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в Собрании депутатов в левом нижнем углу ближе к концу поля.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.
Например:
.
Замечания прилагаются.
Заведующий сектором
юридической службы администрации
Урмарского района
Подпись Н.Ю. Михайлова
01.06.2019
Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
3.3.17. Реквизит «Подпись».
Документы, создаваемые на Собрании депутатов, подписываются Председателем Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района. В случае отсутствия главы района все документы подписываются заместителем Председателя Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения.
В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем.
Например:
Председатель Собрания депутатов
Шигалинского сельского поселения
Урмарского района Чувашской Республики В.Я. Иваншкин
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации.
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. В документе указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, подписи располагают на одном уровне.
Например:
Председатель Собрания депутатов Глава Шигалинского сельского поселения
Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики
Урмарского района Чувашской Республики
Личная подпись В.Я. Иваншкин Личная подпись А.М. Горбунов
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.
Например:
Председатель комиссии Подпись А.В. Васильев
Члены комиссии Подпись Е.И. Сергеева
Подпись А.А. Козерова
Подпись Т.В. Архипова
3.3.18. Реквизит «Печать».
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Печать ставится на свободном от текста документа месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится на месте, обозначенном отметкой «МП» («Место печати»).
3.3.19. Реквизит «Отметка об исполнителе».
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева.
Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его служебного телефона.
Например:
Сергеева Елена Ивановна
8(835-44) 2-32-38
Отметка может дополняться наименованием должности и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
3.3.20. Реквизит «Отметка о заверении копии».
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью Собрания депутатов. Например:
Подлинник документа находится в администрации Урмарского района в деле № 01-10 за 2018 г.
Верно
Заведующий сектором юридической службы
администрации Урмарского района подпись Н.Ю. Михайлова
Дата Печать
На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа. Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.
3.3.21. Реквизит «Отметка о поступлении документа».
Служит для подтверждения факта поступления документа в Собрание депутатов и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
3.3.22. Реквизит «Резолюция».
Резолюция должна содержать указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа или на бланке резолюции.
Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.
|
Например: |
Савельеву С.И. , Михайловой Е.В. Прошу подготовить проект договора к 15.06.2019 Подпись Дата |
В случае, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
3.3.23. Реквизит «Отметка о контроле».
Отметка о контроле документа на бумажном носителе, поставленного на централизованный контроль, проставляется на верхнем поле первого листа документа посредством штампа «КОНТРОЛЬ».
3.3.24. Реквизит «Отметка о направлении документа в дело».
Отметка об исполнении включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или специалистом, в котором исполнен документ.
Например:
Исполнено исх. от 20.02.2018 № 37/03
В дело № 03-03
Главный специалист-эксперт подпись Г.Ю. Волостнова
20.05.2019
3.4. Оформление отдельных видов документов в Собрании депутатов
3.4.1. Состав документов в Собрании депутатов.
В деятельности Собрания депутатов создается комплекс организационно-распорядительных документов: постановления, распоряжения, решения, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы, акты, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.
3.4.2. Постановление (распоряжение, решение).
Постановление – это правовой акт, устанавливающий, изменяющий или прекращающий действие правовых норм, издаваемый в целях решения наиболее важных вопросов развития и жизнедеятельности муниципального образования, как правило, длительного действия.
Распоряжение — это правовой акт распорядительного характера, направленный на возникновение, изменение или прекращение конкретных правоотношений, издаваемый по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам, касающийся обычно узкого круга лиц и исполнителей.
Решение — это правовой акт, издаваемый в целях решения наиболее важных вопросов развития и жизнедеятельности муниципального образования.
Постановлениями, распоряжениями, оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы органа местного самоуправления.
Проекты постановлений, распоряжений, решений, готовят и вносят структурные подразделения администрации Шигалинского сельского поселения Урмарского района на основании поручений Главы района, либо в инициативном порядке.
Обеспечение качественной подготовки проектов документов, их соответствие действующему законодательству, отсутствие повторений или противоречий с ранее изданными по этому вопросу документами, аккуратность оформления и их соответствие установленным стандартам и инструкциям, установление обоснованных сроков исполнения заданий и поручений возлагается на начальников структурных подразделений Администрации, которым поручена подготовка проектов (ответственных исполнителей).
Соисполнители, т.е. должностные лица, участвующие в подготовке проекта, также несут ответственность за качество, содержание и своевременность его подготовки.
Заведующий сектором юридической службы Администрации осуществляет редактирование проекта правового акта, включая оценку его структуры на предмет правильности оформления структурных единиц, наличия их смысловой связи и логической последовательности, единства используемых терминов и их соответствия терминологии, принятой в законодательстве Российской Федерации, грамматики и стилистики русского языка, правильности употребления символов, единиц измерения, сокращений, цитат, дат, написания имен.
Проверка отпечатанного материала производится ответственным исполнителем.
Контроль за правильностью оформления проектов постановлений, распоряжений, решений, осуществляет отдел ОККР.
Проекты постановлений, распоряжений, решений и приложений к ним визируются главой района, которым в проекте предусматриваются задания и поручения. Возражения по проектам постановлений, распоряжений, решений, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, он подлежит доработке и повторному согласованию.
Проекты постановлений, распоряжений, решений, представляемые Главе на подпись, визируются исполнителем и заведующим сектором юридической службы Администрации.
Проекты постановлений, распоряжений, решений печатаются на бланке установленной формы и представляются на подпись. При необходимости к ним составляется справка (пояснительная записка), которая должна содержать краткое изложение сути постановления, распоряжения, обоснование их принятия, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем он согласован. К проекту прилагается указатель рассылки.
Проекты постановлений, распоряжений, решений, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги с указанием названий органа местного самоуправления и других органов или организаций.
Постановления и распоряжения регистрируются в отделе ОККР по порядку номеров в пределах календарного года.
Решения регистрируются в отделе ОККР по порядку номеров в пределах созыва районного Собрания депутатов.
Решения, постановления, распоряжения печатаются на бланке установленной формы шрифтом кегля N 12(приложения N 1-3).
Постановления, распоряжения, решения имеют следующие реквизиты:
Наименование представительного органа;
наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, РЕШЕНИЕ);
дату и номер. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 15 июня 2019 г. N 21, 15.06.2018 N 21; номер состоит из знака «N» и порядкового номера;
заголовок, который должен кратко и точно отражать содержание текста решения, (постановления, распоряжения). Заголовок располагается от левой границы текстового поля (без красной строки), точка в конце заголовка не ставится. Если в нем более двух строк, он печатается через 1 межстрочный интервал (пример):
Об утверждении Положения об
управлении образования и молодежной
политики администрации Урмарского района
Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Первая строка текста начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую (в распоряжениях – распорядительную) часть. Преамбула является введением в суть рассматриваемого вопроса и призвана объяснить необходимость принятия постановления, решения. Она может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и др. В случае необходимости в констатирующей части делается ссылка на документ вышестоящего органа с указанием вида этого документа, его автора, полного названия (заголовка), номера и даты.
Преамбула постановлений завершается словами «п о с т а н о в л я ю» с двоеточием.
Преамбула в проектах решений завершается словами
«Собрание депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики р е ш и л о:», с двоеточием.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть должна начинаться с новой строки. Содержание этой части документа должно быть конкретным, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четким, ясным, не допускающим различных толкований.
Постановляющая (распорядительная) часть, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается предписываемое действие, исполнитель и срок исполнения.
Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Если поручение дается конкретному подразделению, его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения в именительном падеже. Например:
Отделу земельных и имущественных отношений администрации Урмарского района Чувашской Республики (Степанов Л.В.) в срок до 31.12.2019 обеспечить в установленном законодательством порядке реализацию Прогнозного плана (программы) приватизации муниципального имущества на 2019 год.
…
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: подготовить, разработать, отметить и т.д. Не допускается употреблять неконкретные выражения типа «усилить», «ускорить», «обеспечить в кратчайшие сроки». Исполнитель указывается в дательном падеже.
Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.
Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретных исполнителей.
Срок исполнения в пунктах распорядительной части не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия постановления, распоряжения, решения. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.
Если постановление, распоряжение, решение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами:
«Признать утратившим силу решение Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики от 5 августа 2009 г. № 175 «Об утверждении Положения об управлении образования и молодежной политики администрации Урмарского района».
В постановление, распоряжение, решение не следует включать пункт «Постановление, распоряжение, решение довести до сведения…».
Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести постановление, распоряжение, решение перечисляются в указателе (листе, списке) рассылки, который готовится исполнителем и может оформляться на оборотной стороне последнего листа постановления, распоряжения, решения.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа постановления, распоряжения, решения или на отдельном листе согласования (визирования).
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.
Постановления, распоряжения, решения подписывает Председатель Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района, а в его отсутствие – заместитель Председателя Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района .
В постановлениях, распоряжениях, решениях не допускается:
— изменение ранее установленных сроков выполнения заданий в сторону их увеличения;
— применение произвольных сокращений или искажение наименований структурных подразделений администрации;
— применение произвольных (не общепринятых) технических и других терминов, сокращенных слов и наименований.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению, решению) в тексте обязательно делается ссылка на них.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Первое слово заголовка приложения печатается прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, С П И С О К). Текст заголовка печатается через 1 межстрочный интервал.
3.4.3. Протокол заседания.
Протокол заседания – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Документы к обсуждению на заседании готовятся в администрации Шигалинского сельского поселения Урмарского района, не позднее чем за 5 дней до даты проведения заседания.
Протоколы издаются в полной форме
Текст полного протокола (Приложение № 10) состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются фамилии, инициалы председателя (председательствующего), секретаря, депутатов, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За …, против …, воздержалось …».
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах созыва Собрания депутатов отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Собрания, комиссий.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель Администрации, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Собрания депутатов.
Принятые решения доводятся до исполнителей.
Протоколы заседаний Собрания, комиссий печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:
наименование организации – указываются полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования организации;
вид документа – протокол – слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 12, если протокол оформляется на бланке, слово ПРОТОКОЛ печатается на русском и чувашском языках, прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 12;
место проведения заседания – указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте;
дата и номер протокола — дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается от левой границы текстового поля через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, располагается от правой границы текстового поля на одном уровне с датой, может включать буквенные индексы.
3.4.4. Правила, положение, инструкция.
Положение — документ, определяющий общие правила администрации и выполнения работ по конкретному направлению сферы деятельности.
Инструкция — совокупность правил осуществления определенных видов деятельности, проведения работ, служебного поведения, изложенных в специальных нормативных документах, также именуемых инструкциями. Инструкции конкретизируют, разъясняют, дополняют изданные законодательные и нормативные правовые акты, инструктируют исполнителей о том, как они должны действовать в тех или иных ситуациях.
Правила — документ, в котором устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
Положения, инструкции и правила утверждаются постановлением администрации.
Проекты правил, положения, инструкции готовят и вносит специалист администрации на основании поручений главы, либо в инициативном порядке.
Проекты правил, положения, инструкции и приложения к ним визируются специалистом администрации. Общий срок согласования проектов с должностными лицами не должен составлять более трех рабочих дней.
При необходимости проект согласовывается с иными заинтересованными организациями. Возражения по проекту правил, положения, инструкции, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект правил, положения, инструкции вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.
Тексты проектов положения, инструкции, правил печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297) и излагаются от третьего лица единственного или множественного числа.
Заголовки к текстам положения, инструкции, правил отвечают на вопрос: «О чем?».
Констатирующая часть документа — раздел «Общие положения» — содержит основания разработки, основное назначение документа и сферу его распространения, установление контроля за исполнением предписываемых правил и технологий.
Основной текст положения, инструкции, правил может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты — арабскими.
Обязательными реквизитами положения, инструкции, правил являются: гриф утверждения, наименование организации, вид документа, дата документа, номер документа, место составления, наименование документа, текст документа.
Копии утвержденных правил, положения, инструкции доводятся должностным лицом, ответственным за их разработку, до исполнителей.
Внесение изменений в ранее утвержденные правила, положение, инструкцию осуществляется изданием соответствующего постановления.
3.4.5. Служебная переписка.
Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, организаций и граждан.
В Собрании депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района используются следующие виды деловой переписки:
деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по почтовой связи;
телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования;
факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;
телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;
электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.
Служебные письма Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района готовятся:
как доклады о выполнении поручений Главы Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, Министерств и ведомств;
как исполнение поручений Главы Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики, Министерств и ведомств по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Собрания;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Чувашской Республики, проектов актов Главы Чувашской Республики, актов Кабинета Министров Чувашской Республики, актов Министерств и ведомств;
как ответы на запросы организаций, обращения граждан;
как инициативные письма.
Служебное письмо должно иметь следующие реквизиты:
Государственный герб Чувашской Республики;
наименование представительного органа – Собрания депутатов (на чувашском и русском языках);
справочные данные о представительном органе – Собрании депутатов;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование либо аннотация документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
виза;
подпись должностного лица;
отметка об исполнителе.
Служебное письмо готовится на бланке письма (Приложение N 5).
Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма».
Наименование вида документа («письмо») и разновидность письма (например, «просьба», «информационное», «сопроводительное», «запрос», «напоминание») в деловых (служебных) письмах не указываются.
Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией главы района, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Администрации.
Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.
Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.
В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом основной адресат указывается первым, остальным адресатам письмо направляется для сведения.
При необходимости направить письмо большему количеству адресатов, готовится список рассылки, и письма рассылаются по списку.
В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением…» в заключительной части письма, перед подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
Служебные письма излагаются:
— от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию…», «Направляем на заключение проект…» и др.),
— от 3-го лица единственного числа («Районное Собрание депутатов не считает возможным…»),
— на должностных бланках – от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о…», «Считаю возможным принять участие в…»).
Служебное письмо подписывается Председателем Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района или иным уполномоченным им лицом. Подписанное служебное письмо подлежит регистрации и отправке.
Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.
После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.
После подписания письма главой района или иным уполномоченным им лицом:
экземпляр письма, оформленный на бланке, подписанный главой района и зарегистрированный в Службе делопроизводства, направляется адресату;
копия письма с визой исполнителя и экземпляр письма, составленный на русском языке, с визами заинтересованных лиц помещаются в дело.
Письма, направляемые зарубежным адресатам, должны иметь реквизиты: адресат, дата, регистрационный номер, текст, подпись.
При необходимости могут оформляться реквизиты «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма» и «заголовок к тексту». На копии письма, помещаемой в дело, дополнительно проставляется отметка об исполнителе.
Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью Администрации, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».
IV. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
4.1. Принципы организации документооборота
4.1.1. При организации документооборота Собрание депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района руководствуется следующими принципами:
централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
однократность регистрации документов.
4.1.2. В документообороте Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района выделяются документопотоки:
поступающая документация (входящая);
отправляемая документация (исходящая);
4.1.3. В Собрании депутатов доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи и электросвязи.
4.2. Прием, первичная обработка поступающих документов
4.2.1. Прием и обработка поступающей в Собрание депутатов корреспонденции осуществляется в отделе ОККР.
4.2.2. Конверты с документами вскрываются. Конверт, в котором поступил документ, сохраняется в случаях, если только по конверту могут быть установлены адрес отправителя и дата отправки.
Также не уничтожаются конверты с судебными, претензионными, арбитражными документами и с обращениями граждан.
4.2.3. Специалист отдела ОККР проверяет правильность адресования поступающих документов, правильность доставки, комплектности документов, приложений и целостность конвертов. В случае обнаружения отсутствия документов или приложений к ним, повреждения документа или конверта (упаковки) составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у специалиста отдела ОККР, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.
При отсутствии в конверте документа либо приложений к нему, несовпадении регистрационных номеров составляется акт в двух экземплярах:
при отсутствии документа (отдельных листов документа) первый экземпляр акта с конвертом (с конвертом и неполным документом) приобщается к принятым документам, второй — с копией конверта (с копиями конверта и неполного документа) направляется отправителю документа;
В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего.
Акт подписывают работник, вскрывший конверт, и работники, присутствующие при вскрытии конверта.
В случае получения поврежденного документа на обороте его последнего листа ставится отметка «Документ получен в поврежденном виде».
4.2.4. Документы, поступившие в Собрание депутатов в рабочее время, проходят первичную обработку и регистрируются в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день (за исключением письменных обращений граждан, которые регистрируются в течение трех дней с момента поступления).
4.2.5. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций и др. подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов.
4.3. Предварительное рассмотрение документов
4.3.1. Специалист отдела ОККР проводит предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения Главой.
4.3.2. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение резолюции (поручения) Главе района.
4.4. Регистрация поступающих документов
4.4.1. Документы, поступающие на имя главы района, регистрируются в отделе ОККР в журнале регистрации поступающей корреспонденции только после их предварительного рассмотрения.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки.
4.4.2. Для поступающих документов устанавливаются следующие сроки регистрации:
в день поступления;
на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время);
незамедлительно (с отметками «Срочно», «Оперативно» и др.);
в течение трех дней с момента поступления в Собрание депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района (письменные обращения граждан).
4.4.3. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов в соответствии с Инструкцией о порядке работы с обращениями граждан РФ.
4.4.4. На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу лицевой стороны листа документа предоставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа (в валовом порядке за год), служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами.
4.5. Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей
4.5.1. Документы передаются на рассмотрение главе района только после регистрации.
4.5.2. В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителям структурных подразделений Администрации района – ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (по электронной почте или на бумажном носителе). Рассылку копий документов исполнителям осуществляет отдел ОККР.
4.6. Организация работы с отправляемыми документами
4.6.1. Документы, представляемые на подпись Главе района, печатаются по количеству адресов с одной копией.
Представляемые на подпись Главе района документы визируются на копии исполнителем. Первый экземпляр документа остается в отделе ОККР.
4.6.2. Служебные записки по вопросам, требующим решения Главы района, представляются Главе района с последующей регистрацией специалистом отдела ОККР.
4.6.3. Документы, назначение и содержание которых не требует пояснения (постановления, счета-фактуры, протоколы, графики, договоры и др.), посылаются без сопроводительных писем.
4.6.4. До передачи на отправку документов, подписанных Главой района, ответственный исполнитель обязан:
тщательно проверить правильное оформление и адресацию документов с указанием почтового индекса, наличие подписей, виз и приложений;
на письмах с несколькими адресами отметить адрес того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма, причем каждый экземпляр письма должен быть обязательно подписан;
в ответном письме ниже даты и номера исходящего документа указать номер и дату документа, на который дается ответ.
4.6.5. Документы с пометкой «Для служебного пользования», направляются заказными письмами.
4.6.6. Документы, подлежащие отправке должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
4.7. Регистрация и прохождение внутренних документов
4.7.1. Проекты постановлений, распоряжений, решений разрабатываются специалистом – ответственным исполнителем в сроки, установленные Главой района, если иные сроки не установлены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Чувашской Республики.
4.7.2. Постановления, распоряжения, решения регистрируются отделом ОККР в день их подписания Главы. Подлинники постановлений, распоряжений, решений хранятся в отделе ОККР.
4.7.3. Протоколы заседаний и совещаний оформляются с учетом установленных требований в срок, не превышающий 3-х рабочих дней со дня проведения заседаний и совещаний. Регистрация протоколов заседаний и совещаний осуществляется отделом ОККР.
4.8. Учет и анализ объемов документооборота
4.8.1. В отделе ОККР проводится работа по учету и анализу документооборота. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Собрание депутатов, созданных им и отправленных за определенный период времени (год).
4.8.2. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются отделом ОККР и представляются Главе района в виде справки в конце каждого года.
4.8.3. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
Поступающие и создаваемые документы подсчитываются отдельно.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
4.9. Централизованное тиражирование документов
4.9.1. Выполнение копировально-множительных работ, относящихся к деятельности Собрания депутатов, производится специалистом отдела организационно-контрольной и кадровой работы администрации района.
4.9.2. Текст документа, передаваемый на тиражирование должен быть четким, на белой бумаге, без рукописных поправок.
Документы, подлежащие тиражированию, должны иметь сквозную нумерацию страниц.
4.9.3. Постановления, распоряжения, решения за подписью Главы района тиражируются только через отдел ОККР.
4.9.4. После тиражирования или снятия с них копий подлинные документы подлежат возврату исполнителю.
V. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ
5.1. Организация работы с документами в Собрании депутатов осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) Главы района.
5.2. Специалист отдела ОККР получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения Главой или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
5.3. Специалист отдела ОККР в процессе исполнения документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования;
согласование и визирование проекта с заинтересованными должностными лицами;
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
в необходимых случаях – подготовку списка (указателя) рассылки документа;
представление проекта документа на подпись (утверждение) Главе района.
5.4. В случае, если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель созывает соисполнителей для выработки совместного решения. При этом ответственный исполнитель устанавливает срок представления необходимых документов соисполнителями. Соисполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.п.).
Ответственный исполнитель персонально отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документы передаются другому исполнителю, а в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы документы передаются по акту приема-передачи вновь назначенному сотруднику.
5.5. Исполнитель вправе предложить изменить срок исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.
5.6. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
VI. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Контроль исполнения документов включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, информирование руководства о состоянии исполнения документов.
6.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Контроль сроков исполнения документов обеспечивает отдел ОККР.
6.3. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляет Глава района.
6.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.
Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
6.5. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «Срочно» — в 3-дневный срок с даты подписания поручения; имеющие пометку «Оперативно» — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более 1 месяца с даты подписания поручения;
по запросам депутатов — не позднее чем через 30 дней со дня получения;
по обращениям граждан, поступившим в Собрание депутатов — до 30 дней со дня их регистрации, в исключительных случаях вправе продлить не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока рассмотрения заявителя.
Обращения граждан по вопросам, не относящимся к ведению Собрания депутатов, направляются по принадлежности не позднее 7 дней в соответствующие организации для решения, о чем сообщается заявителю.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
6.6. Дата исполнения указывается в резолюции Главы.
6.7. При отсутствии срока в документе, если исполнение его необходимо проконтролировать, срок исполнения документа устанавливает Глава района.
6.8. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Главы района мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел ОККР.
6.9. Снятие документа с контроля осуществляет отдел ОККРпутем проставления отметки об исполнении документа и направлении его в дело.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
VII. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
7.1. Составление и утверждение номенклатуры дел
7.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Собрании депутатов, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
7.1.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
7.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом района; регламентом Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения, положениями о постоянных комиссиях Собрания депутатов; номенклатурами дел за предшествующие годы; Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010), а также указаниями Федерального архивного агентства в области работы с документами и настоящей Инструкцией.
7.1.4. Номенклатура дел Собрания депутатов (Приложение № 12) составляется отделом ОККР.
7.1.5. Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел Собрания депутатов и администрации района согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) МБУ «Урмарский районный архив», в который документы Собрания депутатов передаются на постоянное хранение.
7.1.6. Номенклатура дел Собрания депутатов и администрации района, подписанная специалистом отдела ОККР, утверждается главой администрации после ее согласования с ЭК администрации не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
7.1.7. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров:
1-й утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и хранится в отделе ОККР;
2-й используется в качестве рабочего в архиве администрации;
3-й расформировывается и раздается в виде выписок из соответствующих ее разделов в структурные подразделения для использования в работе;
4-й направляется в МБУ «Урмарский районный архив», с которым согласовывалась номенклатура дел.
7.1.8. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.
Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например:
03-12,
03 – код структурного подразделения,
12 – порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.
Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название Собрания депутатов (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.).
Например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (письма, аналитические справки, списки).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с органами исполнительной власти Чувашской Республики по вопросам деятельности Собрания депутатов.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатура дел заполняется по окончании календарного года, в нее после подсчета вносится фактически сформированное количество дел (томов, частей) .
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или по перечню, согласованному с экспертно-проверочной комиссией МБУ «Урмарский районный архив» (далее — ЭПК МБУ «Урмарский районный архив»).
В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению.
7.1.11. Если в течение года в Собрании депутатов возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
7.1.12. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих (Приложение № 13).
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел Собрания депутатов, передаются в архив, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.
7.1.13. В Собрании депутатов для определения сроков хранения документов применяется «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558.
7.2. Формирование дел и их текущее хранение
7.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
7.2.2. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
7.2.3. Место текущего хранения дел – отдел ОККР.
7.2.4. При формировании дел в Собрании депутатов соблюдаются следующие правила:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дело правильно и полностью оформленный документ (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
не помещать в дело документы, подлежащее возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроком хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Том 1», «Том 2» и т.д.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам и хронологии.
Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Собрания депутатов и документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
7.2.5. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки.
7.2.7. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.
7.2.8. Выдача дел структурным подразделениям производится с разрешения руководителя отдела ОККР.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений администрации на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы района по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы района с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
7.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
7.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
7.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Собрании депутатов создана постоянно действующая экспертная комиссия (далее -ЭК) администрации района.
7.3.3. Функции и права ЭК администрации района, а также организация ее работы определяются Положением, которое утверждается главой администрации. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК МБУ «Урмарский районный архив».
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно специалистом, ответственным за организацию работы с документами Собрания депутатов, под методическим руководством муниципального архива.
7.3.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в отделе, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.3.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010) и номенклатуры дел Собрания депутатов путем полистного просмотра.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дуплетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов с временными сроками хранения.
7.3.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и акты о выделении дел к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложения № 14,15).
7.3.7. По завершении делопроизводственного года дела Собрания депутатов подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
7.3.8. Оформление дел проводится в отделе ОККР по месту формирования документов в дела.
7.3.9. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу.
Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.
7.3.10. Полное оформление дела предусматривает:
— оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 16);
— нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела;
— составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
— подшивку и переплет дела;
— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
7.3.11. При оформлении дел и подготовке дел к передаче на архивное хранение используются следующие правила:
обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме;
надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений;
если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать;
титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот;
на обложке дела указываются реквизиты: наименование Собрания депутатов, номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела (после включения дела в сводную опись).
Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
наименование Собрания депутатов — указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, Собрание депутатов было переименовано (преобразовано) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;
номер (индекс) дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах — номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «Последний»; При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Том 1», «Том 2» и т.д.
заголовок (наименование) дела -переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК муниципального архива (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
дата дела —указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (постановления, распоряжения, протокола, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания — дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от местонахождения их в деле.
Количество пронумерованных в деле листов проставляется на обложке дела с листа — заверителя дела.
Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные).
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве организации чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики (до этого он проставляется карандашом).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется, как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 – карта-склейка из 10 листов».
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке к сдаче в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (Приложение № 17). В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно количество листов внутренней описи (при ее наличии).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему (Приложение № 18).
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Необходимость составления внутренней описи документов дела отдельных дел определяется Инструкцией по делопроизводству.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.
7.3.12. Документы в делах постоянного хранения подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся и в таком порядке подшиваются в дело.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
7.3.13. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела, не составлять заверительные надписи. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
7.3.14. Документы Собрания депутатов являются муниципальной собственностью Чувашской Республики, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в муниципальный архив как часть Архивного фонда Чувашской Республики.
7.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
7.4.1. По результатам отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляется акт о выделении документов к уничтожению (Приложение № 15).
7.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2006 г. дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2010 г.);
7.4.3. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты могут рассматриваться на заседании экспертной комиссии (ЭК) Администрации одновременно).
7.4.5. Согласованные ЭК Администрации (структурных подразделений) акты утверждаются главой администрации (руководителем структурного подразделения) только после утверждения описи дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу на заседании ЭПК Минкультуры Чувашии.
7.5. Передача дел на архивное хранение
7.5.1. В архив Администрации передаются дела постоянного хранения.
7.5.2. Передача документов в архив Администрации производится по утвержденным описям дел.
7.5.3. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, передаются в архив Администрации не ранее, чем через год, и не позднее, чем через три года после завершения их в делопроизводстве.
7.5.4. Прием дел производится ответственным лицом за архив Администрации в присутствии работника, ответственного за ведение делопроизводства. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи в итоговой записи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.
VIII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ
ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
Порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и бланков документов с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики определяется Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 19 июля 2005 г. № 182 «О порядке изготовления, хранения, использования и уничтожения печатей и бланков документов с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики».
9.1. Учет печатей и штампов
9.1.1. Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Штамп — устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
Собрание депутатов в соответствии с Законом Чувашской Республики от 14 июля 1997 г. № 12 «О государственных символах Чувашской Республики» применяет печать с изображением Государственного герба Чувашской Республики.
9.1.2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
9.1.3. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает глава района.
9.1.4. Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях администрации района.
9.1.5. В случае служебной необходимости по решению главы района, допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
9.1.6. Печатью заверяются подписи главы района, а также других должностных лиц, которым распоряжением или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
9.1.7. Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.
9.1.8. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.
Передача печатей посторонним лицам и их вынос из помещений не допускаются.
9.1.9. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Чувашской Республики возлагается на главу района.
9.1.10. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.
СОГЛАСОВАНО:
Протокол ЭПК
МБУ «Урмарский районный архив»
от 06.12.2019 № 5
Приложение № 1
к п. 3.1.
|
ЧĂВАШ РЕСПУБЛИКИ ВĂРМАР РАЙОНĚ ШĂХАЛЬ ЯЛ ПОСЕЛЕНИЙĚН ДЕПУТАТСЕН ПУХАВЕ ЙЫШĂНУ 16.01.2020 142 № Шёхаль ялě |
||||||||||
Образец бланка решения
Приложение № 4
к п. 3.1.
|
Ч+ВАШ РЕСПУБЛИКИ В+РМАР РАЙОНĚ |
ЧУВАШСКАЯ РЕСПУБЛИКА УРМАРСКИЙ РАЙОН |
|
Ш+ХАЛЬ ЯЛПОСЕЛЕНИЙĚН ДЕПУТАТСЕН ПУХ+ВĚ ПРОТОКОЛ31.12.2019 71 № Шёхаль ялě |
СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ ШИГАЛИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ПРОТОКОЛзаседания 31.12.2019 № 71 село Шигали |
Образец бланка протокола
Приложение № 5
к п. 3.1.
|
ЧУВАШСКАЯ РЕСПУБЛИКА УРМАРСКИЙ РАЙОН СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ ШИГАЛИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ 429402, Чувашская Республика, Урмарский район, с. Шигали,ул. Гагарина, д. 7,тел/факс. 8(244) 35-2-31, Е-mail: urmary_shigali@ cap.ru _________ № ________ На № _______от ______ |
||
Образец бланка письма
Приложение № 6
к п.п. 3.2.7.
СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ
ШИГАЛИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
УРМАРСКОГО РАЙОНА ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
УТВЕРЖДЕНА
Решением Собрания депутатов
Шигалинского сельского поселения
Урмарского района Чувашской Республики
от ____________№_____
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Урмарском районном Собрании депутатов
Чувашской Республики
с. Шигали
2019
Образец расположения реквизитов на титульном листе документа
Приложение № 9
к п.п.3.4.2.
к п. 3.1.
|
ЧĂВАШ РЕСПУБЛИКИ ВĂРМАР РАЙОНĚ ШĂХАЛЬ ЯЛ ПОСЕЛЕНИЙĚН ДЕПУТАТСЕН ПУХАВЕ ЙЫШĂНУ 16.01.2020 142 № Шёхаль ялě |
О внесении изменений в решение Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики от 23.10.2015 № 11 «О комиссии по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих, осуществляющих полномочия представителя нанимателя (работодателя), и урегулированию конфликта интересов»
В соответствии с Федеральным законом от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции», постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 17.07.2019 № 299 «О внесении изменений в постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 23.05.2012 N 191» Собрание депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республикир е ш и л о:
1. Внести в решение Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики от 23.10.2015 № 11 «О комиссии по соблюдению требований к служебному поведению служащих, осуществляющих полномочия представителя нанимателя (работодателя), и урегулированию конфликта интересов» следующие изменения и дополнения:
1.1. Вывести из состава комиссии Васильева Б.Н.-заведующего сектором правовой работы;
1.2. Включить в состав комиссии Михайлову Н.Ю. – заведующего сектором юридической службы;
1.3. Включить в состав комиссии представителя Управления, являющегося структурным подразделением Администрации Главы Чувашской Республики и исполняющего функции органа по профилактике коррупционных и иных правонарушений (по согласованию).
Председатель Собрания депутатов
Шигалинского сельского поселения
Урмарского района Чувашской Республики В.Я. Иваншкин
Образец оформления решения
Приложение № 10
к п.п.3.4.3.
|
Ч+ВАШ РЕСПУБЛИКИ В+РМАР РАЙОНĚ |
ЧУВАШСКАЯ РЕСПУБЛИКА УРМАРСКИЙ РАЙОН |
|
Ш+ХАЛЬ ЯЛПОСЕЛЕНИЙĚН ДЕПУТАТСЕН ПУХ+ВĚ ПРОТОКОЛ31.12.2019 71 № Шёхаль ялě |
СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ ШИГАЛИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ПРОТОКОЛзаседания 31.12.2019 № 71 село Шигали |
Председательствующий – Иваншкин В.Я.
Секретарь – Хованская С.Д.
Присутствовали: 19 депутатов (список прилагается)
Приглашенные: кратко перечисляются должности.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации …
2. О …………………………
1. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. (Ф.И.О. в родительном падеже) – о чем?
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. (Ф.И.О. в именительном падеже)- о чем?
Фамилия И.О. (Ф.И.О. в именительном падеже)- о чем?
РЕШИЛИ:
1.1.
1.2. …
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Председательствующий Подпись В.Я. Иваншкин
Секретарь Подпись Г.Ю. Волостнова
Образец оформления протокола
Приложение № 11
к п. 3.4.5.
|
ЧУВАШСКАЯ РЕСПУБЛИКА УРМАРСКИЙ РАЙОН СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ ШИГАЛИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ 429402, Чувашская Республика, Урмарский район, с. Шигали,ул. Гагарина, д. 7,тел/факс. 8(244) 35-2-31, Е-mail: urmary_shigali@cap.ru _________ № ________ На № _______от ______ |
Заместителю Председателя Кабинета Министров — министру сельского хозяйства Чувашской Республики Артамонову С.Г. |
Уважаемый Сергей Геннадьевич!
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Глава Урмарского района –
Председатель Урмарского районного
Собрания депутатов М.А. Пуклаков
Павлов Николай Анатольевич
8(835-44) 2-14-16
Образец оформления служебного письма
Приложение № 12
к п. 7.1.4.
|
Собрание депутатов Шигалинского сельского поселения Чувашской Республики |
УТВЕРЖДАЮ Председатель Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения ________________ В.Я. Иваншкин |
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2019 год
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во дел |
Сроки хранения и № статьи по перечню |
Примеча- ние |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
||
|
I. Представительный орган местного самоуправления — Собрание депутатов Шигалинского сельского поселения
|
||||||
|
01-01 |
Устав Шигалинского сельского поселения Урмарского района |
Постоянно ст.12 |
||||
|
01-02 |
||||||
Наименование должности подпись И.О. Фамилия
Дата
|
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК администрации Урмарского района от _____________ № _____ |
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК МБУ «Урмарский районный архив» от _____________ № _____ |
Образец составления сводной номенклатуры дел
Приложение № 13
к п. 7.1.12.
Итоговая запись о категориях и количестве заведённых дел
в 2018 году
в Собрании депутатов Шигалинского сельского поселения
|
По сроках хранения |
Всего |
В том числе: |
|
|
переходящих |
с отметкой «ЭПК» |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
постоянного |
|||
|
временного (свыше 10 лет) |
|||
|
временного (до 10 лет вкл.) |
|||
|
ИТОГО: |
Наименование должности подпись И.О. Фамилия
Итоговые сведения переданы в МБУ «Урмарский районный архив».
Наименование должности подпись И.О. Фамилия
Дата
Образец составления итоговой записи о категориях и количестве дел
Приложение № 14
к п. 7.3.6.
|
Собрание депутатов Шигалинского сельского поеления Чувашской Республики |
УТВЕРЖДАЮ Председатель Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения _______________ В.Я. Иваншкин 17 мая 2018 г. |
ФОНД № 268
ОПИСЬ № 2 (продолжение)
дел постоянного хранения
за 2013-2017 годы
|
№ п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Примеча- ние |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
2013 год |
|||||
|
Собрание депутатов Шигалинского сельского поселения Глава администрации района |
|||||
|
1 |
01-01 |
Решения № 1- 29 Председателя Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения и документы к ним за 2013 г. |
10 января 29 декабря 2013 |
100 |
|
В данный раздел описи внесено 5 (пять) дел с № 1 по № 5.
Наименование должности
составителя описи подпись И.О. Фамилия
17 мая 2018 г.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК администрации
Урмарского района
от 17 мая 2017 г. № 1
Форма описи дел постоянного хранения
Приложение № 15
к п. 7.3.6.
|
Собрание депутатов Шигалинского сельского поселения |
УТВЕРЖДАЮ Председатель Собрания депутатов Шигалинского сельского поселения _______________ В.Я. Иваншкин 17 мая 2018 г. |
А К Т
__________ № ___
о выделении к уничтожению
архивных документов,
не подлежащих хранению
На основании ___________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
_____________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда__________________________
(название фонда)
|
№ п/п |
Заголовок дела (групповой заголовок документов) |
Годы |
Номер описи |
Номер ед. хр. по описи |
Количество ед.хр. |
Сроки хранения и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Итого___________________ дел за _______________________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, а по личному составу согласованы ЭПК Минкультуры Чувашии (протокол от ______________ № ___)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК администрации
Урмарского района
от __________ № ___
Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов,
не подлежащих хранению
Продолжение приложения № 15
к п. 7.3.6.
Документы в количестве 90 (девяносто) ед.хр. на бумажном носителе, весом 275 кг сданы на уничтожение в утилизирующую компанию на переработку по приемо-сдаточной накладной от 16.02.2018 № 32.
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива, внесшего изменения
в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 16
к п. 7.3.10.
Собрание депутатов Шигалинского сельского поселения
Урмарского района Чувашской Республики
Дело № 01-04 Том № 1
Протоколы заседаний, решения Собрания депутатов
Шигалинского сельского поселения и документы к ним (доклады, сведения,
справки, информации)
Начато: 25 января 2020 г.
Окончено: 30 апреля 2020 г.
На 245 листах
Хранить постоянно
Форма обложки дела постоянного срока хранения
Приложение № 17
к п. 7.3.11.
ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________
В деле подшито и пронумеровано_______________________________ _____________________________________________листов
(цифрами и прописью)
с № ___ по № ____, в том числе:
литерные номера листов __________________________________________________________;
пропущенные номера листов_______________________________________________________
+ листов внутренней описи________________________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номер листов |
|
1 |
2 |
Наименование должности
работника подпись И.О. Фамилия
Дата
Форма листа-заверителя дела
Приложение № 18
к п. 7.3.11.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. N ______________
|
N п/п |
Регистра- ционный индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого ___________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма внутренней описи документов дела
Приложение № 19
к п. 9.1.7.
Журнал учета печатей и штампов
|
№ п/п |
Оттиск печати (штампа) |
Дата получения печати (штампа) от изготовителя |
Кому выдана (должность, Ф.И.О., структурное подразделение) |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Роспись работника |
Дата возврата печати (штампа) |
Роспись работника |
Дата уничтожения печати |
Дата, номер акта |
|
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
Форма журнала учета печатей и штампов
Дата размещения: 14 сентября 2020 г.
Муниципальное образование «Камышовское сельское поселение» образовано в 2005 году. Территория сельского поселения составляет 26001 га (260,01 км²).
В состав поселения входит четыре населённых пункта: с.Камышовка, с. Даниловка, ст. Дежневка, с. Нижнеспасское.
История села Камышовка
История села Камышовка восходит ещё к дореволюционному времени. Известно, что ещё в 1915 году на месте нынешнего футбольного поля школы был поставлен флюгер, на котором была высечена дата 1915 год. Этот год и означает, по словам здешних старожилов, время образования нашего села.
Есть версия, что до революции здесь проходил почтовый тракт, находился почтовый смотритель, был пункт смены почтовых лошадей. Там, где сейчас расположен школьный стадион, находились конюшни, в которых выращивались лошади. После того, как отшумели бои гражданской войны и на Дальневосточную землю пришёл мир, царские конюшни были ликвидированы, а лошади переданы в общество ТОЗ. Это произошло в 1922 – 1924 годах. В 1927 году эти земли были переданы колхозу «Дальневосточный колхозник» (ныне с. Даниловка).
В это же время для освоения земель Дальнего Востока были приглашены переселенцы из-за рубежа (Израиля, Латинской Америки, Австралии). В основном это были семьи евреев. Также были приглашены переселенцы из западных областей страны.
Так на территории нашего села возникла коммуна, которая состояла в основном из переселенцев запада. В 1928 году группа из 12 человек – учащихся Курасовщинской еврейской агрошколы (из-под Минска, Белоруссия) организовали коммуну, получившую название «ИКОР».
Откуда взялось это название?
«ИКОР» — это название американской организации помощи земледелию устройства в СССР. Идиш Колонизация Орбайтер.
Эта группа приехала на станцию Тихонькая (ныне г. Биробиджан). В конце февраля 1929 года к членам коммуны «ИКОР» обратились со следующим предложением. В бывшем Некрасовском районе (ныне Смидовичском) было Дежневское опытное поле. В связи с расширением района заселения до левого берега Амура КОМЗЕТ и руководство района решили это опытное поле ликвидировать и создать там переселенческое хозяйство. Так как «ИКОР» была признана одной из лучших переселенческих коммун, ей было предложено переселиться туда. Сначала на новое место приехали три коммунара.
На месте нашего села они увидели флюгер, большой жилой дом, небольшой коровник, конюшню, склад, баню и маленький птичник. Коммунарам место понравилось, поэтому все остальные парни погрузили на две платформы свои вещи и поехали до станции Волочаевка. А оттуда уже на это место. Председателем коммуны был Шапиро. Чем занимались коммунары? Они еще купили коров и стали первыми поставщиками молока в город Хабаровск. Чуть позже из Курасовщинской агрошколы приехали на это место Борис Альтшуль, Маня Ботвинник, Фаня Коц. К коммунарам стали приезжать много парней и девчат и из станции Тихонькая. Хороших принимали, а плохих отправляли назад. Вот с этих ребят из коммуны и начинается история нашего села.
Коммуна быстро набирала силу. Ее жители занимались не только сельским хозяйством и животноводством, но и ловили кету, заготавливали красную икру.
В 1931 году коллектив переименовывается в коммуну «Икор — Соцгородок». В нее вливается еще 86 человек. В 1932 году – 200 переселенцев из Северной и Южной Америки изъявили желание трудиться в «ИКОРе». Один из коммунаров, прибывших на эту землю 2 мая 1933 года вместе со своей семьей оставил такие воспоминания.
«…. На высоком месте располагались два жилых барака, конюшня, коровник, склад. Детсад, столовая, клуб находились в одном длинном доме.
Помню хорошо дом – колодец, вырезанный в виде шестигранника. Но больше всего меня поразило идеальная чистота – не только дворов, но и внутри помещений. И еще какие-то необыкновенно симпатичные круглые печи. Одним словом – культура, которая резко отличала поселок от тех неуютных сел и деревень, которые мне приходилось видеть тогда». Вот таким было когда-то наше село.
К сожалению, в трудные для нашей страны 30-е годы не легко пришлось и «икоровцам». Так, в 1933 году намечалось принять около 500 иностранных коммунистов с семьями, однако в том году в «ИКОР» влилось чуть более 10 семей. Причиной такого незначительного приезда явилось то, что за рубежом население было хорошо информировано о серьезных трудностях, которые переживала Советская страна в тот период, в частности о голоде 1933 года, унесшего несколько миллионов человек. Он охватил почти всю территорию нынешней области, задел и село Даниловка, и село Камышовка.
В 1937 году на «ИКОР» обрушился второй, более трагический удар, когда один за одним стали исчезать из коммуны евреи – переселенцы, приехавшие в основном из-за границы. Трагична судьба председателя коммуны Форера. В ноябре 1937 года, ночью за ним пришли, и он исчез навсегда. Также неожиданно исчезли его земляки из Аргентины Ича Лерер (мастера на все руки), Арон Шнур (лучшего стекольщика). А их жен вместе с детьми выслали в Сибирь. Более 10 лет провел в сталинских застенках Цукерман. Стали уезжать семьи, кого-то отослали в Сибирь, кто-то попал в тюрьму, и из первых «икоровцев» тут практически никого не осталось. Поэтому мы слишком мало знаем о том времени, ведь в нашем селе нет никого из родных первых «икоровцев».
В 1939 году коммуну «ИКОР» переименовали в колхоз «XVIII партсъезд». Этот колхоз был фактически очень беден и постоянно получал помощь от колхоза «Дальневосточный колхозник», который был основан в селе Даниловка. Но несмотря на это, в это время и чуть позже сюда приехали новые жители из западных областей нашей страны. Среди них были семьи Канарских, Юрченко, Коровник, Вернигор, Федосеевых, Бусловских, Жугановых, Андреевых, Фрайман, Лысенко, Напах, Шнур, Ротберг, Перик, Фетисенко и многие другие.
Особо трудно приходилось колхозникам во время Великой Отечественной войны. Всех мужчин забрали на фронт. В колхозе работали женщины, дети и старики. Большую часть работы выполняли в ручную, так как коней отправляли на фронт. Но несмотря на это колхозники колхоза им. XVIII партсъезда уже в первые годы войны оказывали огромную помощь стране. После войны вновь на нашу землю стали прибывать переселенцы. В 1952 году приехали семьи Слынько, Лебедевы, Лазаревы. Целинных земель было еще очень много, поэтому работы хватало всем.
17 августа 1958 года проходило собрание, на котором было принято решение об образовании «Волочаевского совхоза». По словам Евдокии Александровны Долговой, она обходила дворы и собирала заявления на вступление в совхоз. Многих людей, кто первым начинал в совхозе, помнят сегодня на селе. Это Ш.О. Коваль, Абрамские, Дискины. Коваль Ш.О. был бригадиром тракторной бригады. Затем его выдвинули председателем колхоза «XVIII партсъезд». Старожил села Бусловский Николай Евдокимович вспоминал, что таких людей как Коваль было мало. Любил пошутить, а его отец прославился тем, что делал очень хорошие сани для быков и лошадей. Знаменитой телятницей была Дискина Циля, а ее муж был всегда бригадиром. Толковым человеком и строгим бригадиром был Коровник Иван Михайлович.
В 1958 году совхоз «Волочаевский» был создан на базе трех колхозов «Сталинский призыв» (с. Ключевое), «Дальневосточный колхозник» (с. Даниловка) и «XVIII партсъезд» (с. Камышовка). Кроме этого в состав совхоза, на основании постановления Совета Министров РСФСР от 25 июля 1958 г. № 848 вошло подсобное хозяйство АХРПА (с. Осиновка). Впоследствии в отдельные совхозы выделились совхоз «Ключевской» и совхоз «Целинный».
В 1959 году в нашем селе было единственное двухэтажное здание. В этом же году по призыву партии и правительства после окончания школы пошли работать в Волочаевский совхоз целый выпускной класс Смидовичской средней школы. Работали сначала в овощеводстве, затем стали работать и в животноводстве. С 1960 года стали заниматься выращиванием кукурузы.
С 1963 года в селе началось строительство многоквартирных домов со всеми коммунальными удобствами. Теперь таких домов в селе много. В 1967 году в эксплуатацию были сданы двухквартирные деревянные дома. В газете «Биробиджанская звезда» от 9 июля 1968 года Лебедев – председатель рабочкома Волочаевского совхоза писал: «… В нынешнем своем виде Камышовка – ровесница пятилетки. И как во всем новом, растущем нет еще в ней гармонии…». Но вот на пустыре взметнулись новые дома. Построен новый детский сад, работает пункт КБО, магазины, столовая, медицинский пункт. Растет село, благоустраивается.
В 1980 году построена средняя школа, а в 1991 году в селе появился новый детский сад, похожий на сказочное чудо. Долгое время благоустройство села зависело от Волочаевского совхоза. Когда совхоз стал испытывать трудности, село не погибло.
Сегодня рыночные отношения внесли существенные изменения в жизнь села. Камышовка всегда считалась населенным пунктом «сельскохозяйственного направления». Работа на земле и сейчас является главным занятием сельчан, которые в свободное от основной работы время трудятся на приусадебных участках, занимаются садоводством и огородничеством, разводят скот, птицу.
Село продолжает жить!
История с. Даниловка
Село Даниловка — основано в 1910 г. как переселенческое село.
Название дано переселенцами по месту прежнего проживания. Находится на правом берегу р. Тунгуски.
История заселения Даниловки берёт начало с далёких событий русско-японской войны 1904-1905 гг. Прослышав о богатой рыбой, дичью приречной заимке, основанной семейством Костялов в среднем течении р. Тунгуски, здесь же по соседству решили поселиться демобилизованные солдаты, участники Порт-Артура. Этому делу поспособствовал и генерал Данилов, под командой которого они воевали с японцами. Именно в честь этого храброго генерала и было названо новое поселение. С 1910 г. Даниловка получила статус села и вошла в Тунгусскую волость, Хабаровский уезд Приамурского генерал-губернаторства. Немало пришлось потрудиться новосёлам, чтобы освоить и распахать пригодные для земледелия рёлки, соорудить жилища, хозяйственные постройки, сельские общественные учреждения, церковь, школу, торговую лавку и т.д. Постепенно жизнь в селе налаживалась. Установились торговые связи с Хабаровском, куда водным путём доставлялись излишки крестьянского подворья, рыба, дичь. Кроме того, крестьяне занимались заготовкой дров – швырка, которой зимой отапливался город. Использовало их и Амурское речное пароходство.
Количество хозяйств и население села Даниловка по годам составляли: 1911-1915 гг. – 7 хозяйств;1917 г. – 12 хозяйств, 55 душ;1929 г. – 32 хозяйства, 91 душа. После окончания гражданской войны в 1924 г. в селе была организована первая сельскохозяйственная артель «Новая жизнь». В 1938 г. артель была реорганизована в колхоз «Дальневосточный колхозник». Это было крепкое по тому времени хозяйство, где наряду со скотоводством и коневодством развивалось овцеводство, птицеводство. Была пасека. В ВОВ мужчины ушли на фронт, хозяйство держалось на плечах женщин, стариков и подростков. Но посевные площади не только не уменьшились, но и расширились до 630 га. В 1958 г. колхоз вошёл в состав Волочаевского совхоза. В гг. так называемого застоя Даниловка, несмотря на ряд реорганизаций и реформирований, осталось селом сельскохозяйственным. Многие гг. являлось базовой основой общества с ограниченной ответственностью «Волочаевское».
Главная » Документы » Решение » 2022 » Об утверждении инструкции по делопроизводству Сельской Думы сельского поселения «Деревня Михеево»
134.7 Кб
скачать
8 от 30.03.2022
↓ Приложения
СЕЛЬСКАЯ ДУМА
СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
«ДЕРЕВНЯ МИХЕЕВО»
МАЛОЯРОСЛАВЕЦКОГО РАЙОНА
КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ
Р Е Ш Е Н И Е
от 30 марта 2022г. № 8
Об утверждении инструкции по делопроизводству Сельской Думы сельского поселения «Деревня Михеево»
В соответствии с Федеральным законом от 16 сентября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. №43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации», руководствуясь Уставом сельского поселения «Деревня Михеево»
Сельская Дума сельского поселения «Деревня Михеево»
РЕШИЛА:
1. Утвердить инструкцию по делопроизводству Сельской Думы сельского поселения «Деревня Михеево» Малоярославецкого района Калужской области.
2. Настоящее решение вступает в силу с момента его подписания и подлежит опубликованию на официальном сайте администрации сельского поселения «Деревня Михеево».
Глава МО СП
«Деревня Михеево» И.Н. Ляшенко
Приложение к
Решению Сельской Думы
СП «Деревня Михеево»
№ 8 от 30.03.2022г
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ СЕЛЬСКОЙ ДУМЫ
СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «ДЕРЕВНЯ МИХЕЕВО»
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом и разработана в целях совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, установления единообразных требований, предъявляемых к организации документооборота и оформлению документовв Сельской Думе сельского поселения «Деревня Михеево». Работа с секретными документами регламентируется специальной инструкцией.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с государственными стандартами Российской Федерации: ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
1.3. Инструкция распространяется на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Ответственность за организацию работы с документами в администрации возлагается на Главу администрации. Непосредственное ведение делопроизводства в администрации осуществляется работником на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства.
1.5. На работника, осуществляющих ведение делопроизводства, возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
прием, учет и распределение входящих документов;
учет внутренних документов;
передача документов на рассмотрение руководителю администрации и после получения указаний (резолюций) — непосредственно исполнителю;
учет исходящих документов, передача их на отправку адресатам;
контроль над прохождением и сроками рассмотрения документов, обращений граждан;
подготовка проекта номенклатуры дел;
выдача работникам документов и дел, контроль их возврата;
анализ и информирование руководителя об исполнении документов и поручений;
подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатной продукции;
учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в администрации;
получение средств организационной техники и канцелярских товаров.
1.6. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжений и других документах, является конфиденциальной и может использоваться только в служебных целях.
1.7. При работе с документами, поступившими в администрацию, не разрешается вносить в них исправления.
1.8. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники администрации обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому работнику по указанию руководителя, а при увольнении или при переходе на работу в другие подразделения — сдать все числящиеся за ними документы руководителю.
1.9. Передача документов или их копий другим организациям допускается только с разрешения Главы администрации.
1.10. Работники администрации несут ответственность за соблюдение настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
2. Документация администрации
2.1. В соответствии с Уставом муниципального образования, Положением об администрации производится подготовка и оформление проектов:
постановлений администрации (форма № 1);
распоряжений администрации (форма № 2).
3.Подготовка и оформление проектов постановлений
и распоряжений
3.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений администрации (далее — решения) производятся в соответствии с настоящей Инструкцией.
Проекты решений подготавливаются и вносятся работниками администрации на основании поручений Главы администрации, либо в инициативном порядке с пояснительной запиской к проекту решения.
3.2. Ответственность за качество подготовки проектов решений, их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.
3.3. Проекты решений печатаются на бланках установленной формы.
3.4. Дата документа отделяется от наименования вида документа (постановления, распоряжения) 1 межстрочным интервалом
Текст проекта решения, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей (распоряжение, как правило, преамбулы не имеет).
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В констатирующей части (преамбуле) даются разъяснения целей и мотивов принятия решения, а также ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми оно принимается.
В констатирующую часть (преамбулу) не включаются положения нормативного характера.
Постановляющая часть проектов решений, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.
Значительные по объему проекты решений могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.
Если в проекте решения приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты решения должны иметь ссылки на эти приложения.
Преамбула в проектах постановлений завершается словом «РЕШИЛА», которое печатается прописными буквами полужирным шрифтом.
3.5. Одновременно с разработкой проекта решения должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных решений или их частей.
Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных решений или их частей включаются в текст проекта решения.
3.6. В проектах решений употребляются только официальные наименования органов и организаций.
3.7. Проекты решений должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.
Заголовок печатается с прописной буквы полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.
3.8. Подготовленные и оформленные на бланках установленной формы проекты решений подлежат согласованию, которое оформляется визой.
Виза включает в себя должность и личную подпись визирующего, расшифровку подписи. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта решения.
3.9. Проекты решений в обязательном порядке визируются:
исполнителем;
заместителем Главы администрации;
3.10. К проектам решений, предусматривающим поощрение работников, прилагаются соответствующие ходатайства, а предусматривающим дисциплинарное взыскание, — объяснительные записки работников, допустивших нарушения.
Проекты решений согласовываются (рассматриваются) не более чем в двухдневный срок в каждой инстанции.
Приложения и пояснительные записки к проектам решений визируются исполнителем на лицевой стороне последнего листа приложения и пояснительной записки.
3.11. Если в процессе согласования в проект вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию.
При наличии у лица, визирующего проект решения, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечание) визирующего по проекту решения, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту решения.
При наличии неустраненных разногласий должностных лиц, визирующих документ, окончательное решение принимает Глава администрации, подписывающий этот документ.
3.12. Проекты решений, подготовленные с нарушением требований, предъявляемых к их составлению и оформлению, возвращаются на доработку должностным лицам, вносившим проекты решений.
3.13. Подготовленные для подписания постановления и распоряжения администрации передаются секретарю администрации для предоставления на подпись.
3.14. Постановления и распоряжения, подписанные Главой администрации, передаются секретарю администрации для оформления и выпуска. Выпускаемым постановлениям и распоряжениям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
Постановления и распоряжения регистрируются раздельно. При этом распоряжения при регистрации подразделяются на распоряжения по основной деятельности, личному составу.
К порядковому номеру распоряжений — по личному составу администрации через дефис добавляется — буква «к».
3.15. Копии решений, заверенные печатью управляющего делами, направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем, причем решения, изменяющие или дополняющие ранее принятые решения, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые, или их правопреемникам.
3.16. Подлинники постановлений и распоряжений администрации вместе с документами, на основании которых принято решение, и листом рассылки остаются у работника ответственного за ведение делопроизводства.
4 .Подготовка и оформление отдельных видов документов
4.1. Протокол
4.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три дня со дня заседания.
4.1.2. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
председатель или председательствующий;
секретарь.
Присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), который печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела излагается от третьего лица множественного лица и строится по схеме:
СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ – (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
4.1.3. Допускается краткая форма составления протокола. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.
4.1.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний, протоколы советов и др., которые регистрируются в подразделениях администрации. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
4.1.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
4.2. Служебные письма
4.2.1. Служебные письма — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, факсу или другим способом.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким различным вопросам, рекомендуется готовить отдельные письма по каждому из них.
Письмо может содержать несколько вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
4.2.2. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.).
Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) в том случае, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
4.2.3. Служебные письма печатаются на соответствующих бланках, использующихся в администрации (форма № 3). Служебные письма зарубежным адресатам оформляются на бланках или на стандартных листах бумаги.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
К проектам писем прилагаются их копии, а также материалы, на основании которых они подготовлены.
4.2.4. Проекты писем визируются:
исполнителем;
Главой администрации.
4.2.5. Подписанные письма передаются исполнителем в 3-х экземплярах секретарю, для регистрации и отправки, 1 экз. возвращается исполнителю после регистрации для дальнейшего использования в работе.
Письма, оформленные в нарушение настоящей Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.
4.3. Телеграмма
4.3.1. Телеграмма — краткое текстовое сообщение, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.
Телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в подаваемую телеграмму, должны быть заверены подписью отправителя.
4.3.2. Телеграмма должна содержать адрес и наименование адресата (если адресатом является гражданин — фамилия и по желанию отправителя имя и отчество или инициалы адресата; если адресатом является должностное лицо — наименование организации, должность, фамилия и по желанию отправителя имя и отчество или инициалы должностного лица; если адресатом является организация — наименование организации), текст телеграммы, подпись отправителя, отметки (если имеются) о категории и виде передаваемой телеграммы.
4.3.3. Цифры в телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться полными словами.
4.3.4. Знаки «точка», «запятая», «кавычки», а также знак «скобка» могут указываться в телеграмме полными либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч», «скб» соответственно), либо соответствующими символьными знаками.
Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс», «дробная черта» могут указываться полными словами либо соответствующими символьными знаками.
Знак «номер» может указываться полным словом либо сокращенным словом «нр».
Другие знаки могут указываться только полными словами.
4.3.5. Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, кроме символьного знака «- «, должны писаться в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала и считаются с ним как одно слово.
Символьные знаки «+» (плюс) и «/» (дробная черта) между словами должны писаться с интервалами между предшествующими и последующими словами и считаются как отдельные слова, а между цифрами — без интервалов и отдельными словами не считаются.
Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны писаться с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами, знаками.
4.3.6. Телеграмма должна быть написана в следующей последовательности:
отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается);
отметка о виде телеграммы;
адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата;
текст телеграммы;
подпись отправителя.
4.3.7. Телеграмма может направляться в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом подается столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму.
4.3.8. Подписанная телеграмма (и завизированная исполнителем копия телеграммы) передается секретарю для регистрации и отправки.
4.3.9. Телефонограммы в адрес Главы администрации принимаются, записываются в журнале и передаются Главе администрации.
4.4. Договоры и соглашения
4.4.1. При оформлении проектов договора и соглашения необходимо:
наличие визы исполнителя,
наличие подлинников, которые должны соответствовать количеству сторон, участвующих в подписании договора или соглашения;
если стороны, участвующие в подписании, являются разноязычными, то тексты договоров (соглашений) оформляются на двух или нескольких языках в зависимости от числа сторон.
4.4.2. Подписанные и удостоверенные печатями двумя (или несколькими) сторонами договоры и соглашения передаются в соответствующее структурное подразделение для контроля их исполнением.
Подлинники договоров и соглашений хранятся в заинтересованных структурных подразделениях администрации.
5. Общие требования к созданию документов
5.1. Общие требования к подготовке постановлений, распоряжений, поручений, писем
5.1.1. Постановления, распоряжения, поручения, письма администрации могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
5.1.2.При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
5.1.3. Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа является TimesNewRoman № 13, 14.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
5.1.4. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1 — 1,15 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах — обычный.
Интервал между словами — один пробел.
5.1.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
5.1.6 Реквизиты «адресат», «заголовок к тексту», «подпись», выделяются полужирным шрифтом.
5.2. Реквизиты документа
5.2.1. При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.97:
01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 — эмблема;
03 — товарный знак (знак обслуживания);
04 — код формы документа;
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
07 — наименование должности лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19 — отметка о приложении;
20 — гриф согласования документа;
21 — виза;
22 — подпись;
23 — отметка об электронной подписи;
24 — печать;
25 — отметка об исполнителе;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка о поступлении документа;
28 — резолюция;
29 — отметка о контроле;
30 — отметка о направлении документа в дело.
5.3. Оформление реквизитов документов
5.3.1. Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 20 мм от верхнего поля.
5.3.2. Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 20 мм от верхнего края листа.
5.3.3. Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
5.3.4. Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.
Пример — Форма по ОКУД 0211151.
5.3.5. Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).
Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
5.3.6. Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
5.3.7. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (согласно Приказу Министерства связи и массовых коммуникация Российской Федерации от 31.07.2014 года № 234, дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
5.3.8. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности).
5.3.9. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
словесно-цифровым способом, например: «05» июня 2016 г.
5.3.10. Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
5.3.11. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
5.3.12. Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
5.3.13. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Пример: «Для служебного пользования»
Экз. № 1
5.3.14. Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа. Строки реквизита «адресат» центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании письма руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и инициалы, фамилия должностного указываются в дательном падеже. Сначала указывается наименование должности, затем интервал, инициалы и фамилия.
Пример: Заместителю Губернатора
Калужской области
А.В.Никитенко
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Пример: МРСК «Центра и Приволжья»
При адресовании письма в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» в именительном падеже указывается наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.
Пример: Министерство финансов
Калужской области
Отдел государственного долга
При адресовании письма руководителю структурного подразделения в именительном падеже указывается наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, инициалы, фамилию.
Пример:
МРСК «Центра и Приволжья»
Руководителю
отдела электроснабжения
А.А.Иванову
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
Примеры:
1. г-ну И.О.Фамилия
2. г-же И.О.Фамилия
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.
Примеры:
Руководителям структурных
подразделений администрации
Главам администраций
муниципальных образований
городских и сельских поселений
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
Пример:
Руководителям структурных
подразделений администрации
(по списку)
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 № 234.
Пример:
МРСК «Центра и Приволжья»
Красноармейская ул., д.82,
г.Москва, 117393
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: инициалы, фамилия, почтовый адрес.
Пример:
И.О.Фамилия
Садовая ул., д. 5, кв.12,
г.Люберцы, Московская обл., 301264
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
Пример:
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела
mail@vniidad.ru
5.3.15 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением) .
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Пример:
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
подпись И.О.Фамилия
Дата
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.
Примеры:
1. (Регламент) УТВЕРЖДЕН
постановлением главы администрации
от 5 апреля 2020 г. № 82
2. (Правила) УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением главы администрации
от 5 апреля 2020 г. № 83
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).
Пример:
(Положение)
УТВЕРЖДЕНО
Решением Думы
(протокол от 12.12.2020 № 12)
5.3.16 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):
— распоряжение (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
— постановление (о чем?) об утверждении штатного расписания;
— письмо (о чем?) о предоставлении информации.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В постановлениях, распоряжениях, решениях, приказах, заголовок к тексту оформляется от границы левого края над текстом.
5.3.17. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
— наименование документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В постановлениях текст излагается от первого лица единственного числа («постановляю»).
В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав комиссии входят…», «комиссия провела проверку…»).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:
— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);
— от третьего лица единственного числа («администрация не возражает…», «администрация просит рассмотреть…»);
— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…», «прошу рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
— вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!
— заключительная этикетная фраза:
С уважением, …
5.3.18. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
— если приложение названо в тексте:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования
на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о кадровом составе Управления регионального
кредитования на 2 л. в 1 экз.
— если приложение (приложения) сброшюрованы:
Приложение:
отчет о бюджете в 2 экз.
— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
Приложение:
письмо Росархива от 05.06.2020 № 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.
— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
Приложение:
CD в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение № 2);
— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
Приложение № 2
к постановлению администрации
от 15.08.2020 № 112.
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
Пример:
Приложение 1
УТВЕРЖДЕНО
постановлением администрации
от 18.05.2020 N 67
5.3.19. Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
— на оборотной стороне последнего листа документа ближе к нижнему полю;
— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
Пример:
СОГЛАСОВАНО
Глава администрации
(подпись) И.О. Фамилия
Дата
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.
Примеры:
1. СОГЛАСОВАНО
Решением Районного Собрания
(протокол от _________ № __)
2. СОГЛАСОВАНО
письмом Росархива
от _________ № ______
5.3.20. Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
Пример:
Заместитель главы администрации
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Пример:
Замечания прилагаются.
Заместитель главы администрации
Подпись И.О. Фамилия
Дата
В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
5.3.21. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Пример:
Глава администрации Подпись И.О. Фамилия
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Пример:
Глава администрации
сельского поселения «————————»» Подпись И.О. Фамилия
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
Пример: Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.
Пример:
Глава администрации Подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.
Пример:
Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).
Пример:
И.о. Главы администрации Подпись И.О. Фамилия
или:
заместитель Главы администрации Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
5.3.22. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.
Пример:
┌──────────────────────────────────────────┐
│Эмбле- ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН │
│ ма ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ │
Наименование│органа │
должности │власти │ Н.Н. Николаев
│ │
│ Сертификат 1а111ааа000000000011 │
│ Владелец Николаев Николай Николаевич │
│ Действителен с 01.12.2017 по 01.12.2021 │
└──────────────────────────────────────────┘
5.3.23. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
5.3.24. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона, наименованием должности, структурного подразделения.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева.
Пример:
Иванов Иван Иванович,
ведущий эксперт
8-48431-2-41-65,
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
5.3.25. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Пример:
Верно
Заместитель Главы администрации Подпись И.О. Фамилия
Дата
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
5.3.26. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
5.3.27. Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.
Пример:
Фамилия И.О.
Прошу переговорить до 10.10.2020.
Подпись
Дата
5.3.28. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.
5.3.29. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Пример:
В дело № 01-18 за 2020 г.
начальник общего отдела
Подпись Дата
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.
5.4. Бланки документов
5.4.1. Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.97, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
5.4.2. Бланки документов могут быть на бумажном носителе и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
5.5. Прием, обработка и распределение поступающих документов
5.5.1. Документы, поступающие в администрацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение Главой администрации и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарем администрации.
Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. При вскрытии проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов и приложений к ним.
Неправильно адресованные, ошибочно присланные документы пересылаются по назначению, если известен адресат, возвращаются отправителю или в отделение связи.
При обнаружении некомплектности или повреждении документа составляется акт (приложение № 1) в 2 экземплярах: первый остается в отделе прохождения документов, второй вместе с документом направляется отправителю документа.
Если поступает новый документ (отдельные листы) взамен первого его варианта с просьбой об уничтожении ранее высланного документа (отдельных листов), то первый вариант документа (отдельных листов) уничтожается. При этом составляется акт (приложение № 2), который вместе с вновь присланным документом (отдельными листами) и просьбой об уничтожении остается в отделе прохождения документов.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.
Конверты с грифом «Лично» не вскрываются, регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению (под роспись ответственного должностного лица). Остальные документы передаются на предварительное рассмотрение и на регистрацию.
5.5.2. При регистрации поступившего документа в журнал регистрации вносятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, корреспондент, территория, а также краткое содержание документа, количество листов документа и листов приложений к нему, сведения об исполнителе, которому направляется документ.
На зарегистрированных документах в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется штамп с отметкой даты, индекса и входящего регистрационного номера.
При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу ему присваивается первоначальный регистрационный номер с добавлением признака повторности.
5.5.3. Рассмотренные Главой администрации документы возвращаются секретарю для внесения резолюции в журнал регистрации.
Исполнителю передается документ (или его копия) для исполнения под роспись в журнале регистрации.
В случае, когда исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным за исполнение является исполнитель, указанный в резолюции первым.
5.5.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются Главе администрации на рассмотрение и исполнение.
5.6. Обработка и отправка исходящих документов
5.6.1. Исходящими документами являются документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.
5.6.2. Работа с исходящей корреспонденцией включает в себя проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку.
Каждый исходящий документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе и его служебном телефоне.
На отправку передаются подлинник отправляемого документа и его второй экземпляр, а также подписанный исполнителем лист рассылки (при направлении документа более четырем адресатам). При этом исполнителем передается секретарю необходимое количество оформленных для отправки адресатам копий документа в соответствии с листом рассылки.
Для отправки телеграммы представляются оформленный ее подлинник и копия, два экземпляра листа рассылки, составленной исполнителем.
5.6.3. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего дня.
Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.
5.7. Организация работы с документами в подразделениях
5.7.1. Документы, поступившие непосредственно в подразделения (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться секретарю на регистрацию .
5.7.2. Работники подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов,
при рассмотрении документов работник подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Документы, присланные для согласования, рассматриваются, как правило, в день их поступления, но не более чем в 2-дневный срок.
5.7.3. Полученные ответы от исполнителей на поручения Главы администрации передаются исполнителями секретарю администрации.
5.7.4. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Главе администрации, подготовку к пересылке адресату.
При работе с документами на бумажных носителях исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает оригинал документа на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит лист рассылки.
5.7.5. Ответы на поручения Главы администрации представляются исполнителями секретарю для проверки:
на соответствие представленной информации требованиям резолюции, данной руководителем;
содержит ли информация ссылку на согласование ответа с соисполнителями (приложены ли ответы всех соисполнителей, или есть ли их подписи при необходимости процедуры согласования);
наличия в тексте ссылки, что ответ заявителю дан (или копии ответа).
6. Работа с обращениями граждан
6.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации».
7. Контроль исполнения документов
7.1 Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.
7.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:
руководителем или иным должностным лицом организации — исполнения документов (поручений) по существу;
Централизованному контролю подлежат зарегистрированные документы с отметкой о контроле («Контроль»).
7.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.
7.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:
постановку документов (поручений) на контроль;
проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);
снятие с контроля документов (поручений);
учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);
информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.
7.5. Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях.
Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.
7.6. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «весьма срочно» — в течение одного дня, «срочно» — в 3-дневный срок; «оперативно» — в 10-дневный срок; остальные — в срок не более 30 дней;
по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения.
по межведомственным запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг — 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;
по обращениям граждан — 30 дней со дня регистрации.
7.7. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (указание).
7.8. В целях своевременного исполнения документов, поручений (указаний), поставленных на контроль, работник, ответственный за ведение контроля исполнения документов, проверяет своевременность доведения документа (поручения) до исполнителя.
7.9. Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).
7.10. Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:
документов (поручений) последующих лет — не реже одного раза в год;
документов (поручений) последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;
документов (поручений) текущего месяца — за 5 дней до истечения срока исполнения.
7.11. Если документ не может быть исполнен в установленный срок, исполнитель представляет по нему промежуточный ответ. Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным, и он остается на контроле.
7.12. Документ (поручение) считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам.
7.13. Документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы (поручения), срок исполнения которых не продлен, считаются неисполненными.
7.14. Секретарь администрации анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины:
в порядке предварительного контроля направляет в работникам администрации напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают (за 3-5 дней до окончания срока исполнения документа);
раз в месяц и по окончании года руководителю администрации и руководителям структурных подразделений направляет отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по организации в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, — по отдельным исполнителям.
8. Порядок обращения с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения
8.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации и настоящими Правилами.
8.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью в соответствии с действующим законодательством.
Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).
8.3. Прием, учет и регистрацию документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляет секретарем администрации.
8.4. Исполненные служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».
8.5. Уничтожение дел, служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту (приложение № 3). В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
8.6. Тиражирование (размножение) документов с пометкой «Для служебного пользования» («ДСП») осуществляется только с письменного разрешения управляющего делами, а в его отсутствие (отпуск, командировка, период временной нетрудоспособности, переход на работу в другое по разделение, увольнение) — лицо, на которое в соответствии с действующим законодательством возложено исполнение обязанностей управляющего делами.
8.7. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов и дел, содержащих служебную информацию, либо на период его юридического отсутствия (отпуск, командировка, период временной нетрудоспособности, переход на работу в другое подразделение, увольнение), передача документов и дел с пометкой («ДСП») другому работнику осуществляется с разрешения Главы администрации. Передача дел оформляется актом, согласованным с управляющим делами администрации и утвержденным Главой администрации.
8.8. Проверка наличия документов и дел с пометкой «ДСП» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми распоряжением Главы администрации . Результаты проверки оформляются актом, который в случаях выявления нарушений доводится до сведения Главы администрации.
9. Изготовление и использование печатей и штампов
9.1. Использование, хранение, учет и изготовление печатей и штампов в администрации определяются распоряжением администрации.
10. Составление номенклатуры дел
10.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
10.2 При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положениями об администрации и ее подразделениях, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
10.3. В администрации составляется номенклатура дел администрации (приложение № 4).
Номенклатура дел составляется работником ответственным за делопроизводство.
Номенклатура дел администрации подписывается работником администрации ответственным за делопроизводство , согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией администрации, с экспертной проверочной комиссией (ЭПК) управления по делам архивов области и Главой администрации.
10.4. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения, второй — используется в администрации, третий — применяется в архиве, четвертый — в управлении по делам архивов области, с которым согласовывалась номенклатура дел.
10.5. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Не реже одного раза в 5 лет согласовывается с ЭПК управления по делам архивов области.
10.6. Названиями разделов номенклатуры дел администрации являются названия подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
10.7. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации цифрового обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, постановления, приказы и т.д.);
название подразделения или управления (автор документа);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (период), к которой относятся документы дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с управлением по делам архивов срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2000 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.
10.8. В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносятся дополнительные дела. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
10.9. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
11. Формирование и оформление дел
11.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
11.2. Дела формируются в подразделениях лицами, ответственными за ведение делопроизводства.
11.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроке в хранении;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
11.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельных документов, то их группируют в самостоятельные дела.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Документы по основной деятельности группируются отдельно от документов по личному составу.
Документы по личным делам располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
11.5. Дела администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дел включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке нумерации листов и составлению заверительной надписью. Оформление дел проводится сотрудниками подразделений, ответственными за ведение делопроизводства.
11.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 5);
нумерацию листов в деле;
составление листа — заверителя дела (приложение N 6);
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 7);
подшивку и переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
11.7. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются реквизиты: наименование организации, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью в именительном падеже; индекс дела — проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел, дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
11.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
11.9. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
12. Организация оперативного хранения документов
12.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение 5-и лет, а затем сдаются в архив.
12.2. Выдача дел или отдельных документов для работы сотрудникам администрации под расписку с разрешения Главы администрации. Дела или отдельные документы выдаются на срок, определяемый Главой администрации. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Главы администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
13. Экспертиза ценности документов
13.1. Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
13.2. Экспертиза ценности документов в администрации проводится при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
Функции и права экспертной комиссии администрации, а также организация ее работы определяются положением, утвержденным Главой администрации.
13.3. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в подразделениях сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством работника архива.
При проведении экспертизы ценности документов в подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в ведомственный архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
13.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
13.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение № 8), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение № 9).
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
13.6. Описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при непосредственной помощи архива. По этим описям документы сдаются в архив.
Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив через пять лет после завершения дел в делопроизводстве, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.
Описи дел, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи администрации, которую готовит архив.
13.7. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи — валовой;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи «примечание» используются для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
13.8. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются ЭК администрации и утверждаются Главой администрации.
Уничтожение включенных в акт документов и дел производится в подразделениях после утверждения ЭПК управления по делам архивов области описей дел постоянного хранения и по личному составу.
Приложение
Дата создания: 28-04-2022