Инструкция по электронному делопроизводству в организации

За последние годы работа с электронными документами и обмен цифровой документацией по телекоммуникационным каналам связи стали не только удобным способом документооборота между организациями, но и необходимостью, которая возникла на фоне пандемии covid-19. В связи с этим весной 2020 года в рамках эксперимента в России начался переход на электронные кадровые документы. Поэтому сегодня крайне важно понимать все особенности вопросов, касающихся применения электронных документов. Чтобы разобраться в нюансах, мы собрали необходимую информацию о видах электронных документов и правилах работы с ними, а также подготовили инструкцию по переходу на делопроизводство в электронном виде.

Работа с электронными документами: общие понятия

Электронный документ — это цифровой вариант документа на бумаге, представляющий собой именуемую область данных (файл), которая отображается на ПК, передаётся по телекоммуникационным каналам связи и обрабатывается в информационных системах. В электронном документе содержатся реквизиты, которые позволяют установить его подлинность. Определение термина «электронный документ» закреплено в Федеральном законе от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ.

Почти любой документ на бумаге может быть оформлен в электронном виде. Например, договор, накладная, счёт-фактура. Однако есть предусмотренные законодательством исключения, согласно которым допускается использовать только документы на бумажных носителях. В рамках обмена электронными документами возможен как внутренний документооборот, так и с контрагентами, а также с государственными органами.

Юридическая значимость электронного документа обеспечивается электронной подписью (ЭП). Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ, для подписания электронных документов можно использовать все три вида электронных подписей, предусмотренных законодательством: простая, усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). Однако существуют ограничения.

Чтобы подписывать электронные документы простой ЭП или УНЭП, необходимо отдельное допсоглашение, в котором документы, подписанные простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признаются юридически значимыми. Если для подписания электронных документов использовать УКЭП, никаких дополнительных соглашений не нужно. Более того, только такой вид подписи допускается использовать для подписания некоторых документов: отчётности, договоров, счетов-фактур и прочей документации.

Подписанный документ уже нельзя изменить.

Какие виды электронных документов есть и где они применяются

В перечень самых распространённых документов, которые участвуют в работе с ЭДО организаций и ИП, входят:

1. Договоры, соглашения, контракты

Стороны могут заключить письменный договор путём обмена электронными документами. Об этом говорится в ч. 2 ст. 434 ГК РФ. Есть обязательное условие — документ должен быть оформлен таким образом, чтобы можно было достоверно определить его принадлежность к стороне сделки. Для этого договор, заключённый таким образом, подписывают с помощью электронной подписи.

Такой же способ применяется при обмене допсоглашениями, что позволяет вносить в договор изменения.

2. Первичные учётные документы

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, первичные документы могут быть составлены на бумажном носителе либо в электронном виде. Если документ — электронный, то он должен быть подписан с помощью ЭП. Однако возможны исключения, когда «первичка» представляется исключительно в бумажном виде. Обычно это предусмотрено законом либо прописано в договоре.

Обмен счетами-фактурами и универсальными передаточными документами (УПД) в электронном виде осуществляется через оператора ЭДО.

Фактически документооборот через спецоператора обеспечивает выполнение требований к «первичке», поскольку обязательные форматы счетов-фактур ФНС устанавливает для документов в электронном виде.

3. Отчётность

Налоговые и бухгалтерские отчётные документы можно сдавать в электронном виде. При этом они должны быть подписаны с помощью квалифицированной ЭП. Это обязательное условие для сдачи отчётности в электронном формате. Для передачи электронной отчётности используют сервисы операторов ЭДО или официальный сайт налоговой службы.

4. Процессуальные документы

Документы, предназначенные для подачи в суд, можно также подавать в электронной форме. Для этого используются специальные сервисы: «Мой арбитр» — для арбитражного суда, сервис на портале ГАС «Правосудие» — для судов общей юрисдикции.

Если документ передаётся в виде электронного образа (то есть, представляет собой файл с отсканированным бумажным документом), для его заверения можно использовать простую ЭП. Электронный же документ допускается подписывать только с помощью квалифицированной ЭП.

5. Обращения в государственные органы

Многие госорганы поддерживают обмен электронными документами через интернет. Как правило, передать электронный документ пользователи могут через личный кабинет на официальном сайте ведомства.

Требования к электронным документам и работе с ними

Законодательством установлены требования к электронным документам, а также к работе с ними: хранению, передаче и так далее.

Требования к электронным документам можно разделить на три категории:

• общие — такие же, как и к бумажным документам, касаются в основном формы и содержания;
• требования к определённому виду электронных документов — применение электронной подписи и соблюдение условий применения ЭП являются основными критериями этих требований;
• особые требования к определённым электронным документам — для конкретных категорий и видов документов в электронном виде могут быть индивидуальные требования, которые отражаются в специальных нормативных актах.

Требования к счетам-фактурам — самые жёсткие. Согласно ст. 169 НК РФ, в электронном виде счета-фактуры могут быть выставлены в случае обоюдного согласия сторон. Электронные счета-фактуры должны:

• выставляться в формате, который утверждён налоговым органом;
• передаваться в соответствии с установленным порядком — через оператора ЭДО (Приказ Минфина РФ от 10 ноября 2015 года № 174н).

Таким образом, если отправить скан электронного счёта-фактуры по электронной почте, это будет нарушением требований НК РФ.

Форма и формат электронных документов

Формат электронных документов утверждён Приказом ФНС от 19 октября 2018 года № ММВ-7-6/602@, в который для приведения в соответствие с действующим законодательством регулярно вносятся изменения. Однако в нём нет каких-либо требований по тому, как электронные документы должны выглядеть на экране или в распечатанном виде на бумаге.

Визуализация формы счёта-фактуры в электронном виде установлена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137, которым утверждена форма счёта-фактуры на бумажном носителе.

В силу своих особенностей у электронной формы документов есть определённая специфика. На бумажном документе подписи ставят обе стороны, а электронный документ подписывает только одна сторона. Так, продавец указывает в документе необходимую информацию и реквизиты, подписывая только свою часть документа.

На печатных формах документов может быть штамп подписи. Он содержит информацию о владельце и сертификатах, а также времени подписания документа. В тех случаях, когда документ «разбит» на два листа, для каждого из них предусмотрен свой идентификатор. Это исключает возможность добавления другого распечатанного листа, которого не было в момент подписания.

Отражение даты подписания в электронном документе

Когда пользователь формирует печатную форму документа и подписывает его, в штампе появляется дата подписания. Одновременно с этим оператор ЭДО делает соответствующий запрос в головной УЦ для подтверждения действительности сертификата ЭП. После этого в штампе появляется информация о владельце ЭП, дате и времени подписания.

Каких-либо указаний о том, как проставлять дату подписания электронного документа, не предусмотрено. Операторы ЭДО определённым образом фиксируют её, чтобы при подписании договора предприниматель мог понимать, с какого момента вступают в силу оговорённые обязательства. Для учётных целей ориентироваться следует на факты хозяйствования. То есть, если товар поступил на склад 13 сентября, а подписание договора состоялось лишь 2 октября, в учётных документах нужно указать дату поступления товара.

Дата отправки или получения счёта-фактуры отражается в отдельных извещениях и подтверждениях, утверждённых Приказом Минфина РФ от 10 ноября 2015 года № 174н.

Как регламентируется работа с электронными документами

Работа с электронными документами и обмен цифровой документацией могут быть задействованы во всех бизнес-процессах. Например, в электронном виде могу быть заключены договоры и соглашения. При этом обе стороны передают друг другу документ по ЭДО для его подписания. Кроме того, в электронном формате происходят регистрация на электронных торговых площадках, а также торги и закупки. Ведение бухгалтерского учёта, взаимодействие с контрагентами и регуляторами также подразумевают возможность работы с ЭДО.

Работа электронными документами в некоторых случаях регламентируется законодательно.

Работу с ЭДО регулируют следующие законы и нормативные акты:

1. Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № ФЗ-63 «Об электронной подписи».

Этот закон описывает виды электронных подписей и регламентируют принципы их применения. Кроме того, в законе прописаны условия, по которым электронные документы признаются равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью.

2. Федеральный закон 27 июля 2006 года № ФЗ-149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Этим законом регулируются все вопросы, связанные с получением, производством и распространением информации, а также с применением информационных технологий.

3. Гражданский и Налоговый кодексы РФ, Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
   

Конкретизируют условия применения документов в электронном виде в различных процессах. Например, в отчётности, сделках, торгах и тому подобном.

4. Приказы и письма ФНС.
   

Утверждают форматы и требования к документам.

Также электронный документооборот регулируется рядом нормативно-правовых актов правительства РФ, министерств и ведомств. Работа с электронными документами также регламентируется внутри организаций.

Как организовать работу с ЭДО: пошаговая инструкция

Работа с электронными документами осуществляется по тем же принципам, что с документами на бумаге. Затруднения может вызвать только сам процесс перехода на работу с ЭДО. Чтобы переход прошёл гладко, следуйте нашей инструкции:

Шаг 1. Получите сертификат квалифицированной электронной подписи.

Чтобы оформить УКЭП для ИП и юрлиц, необходимо обратиться либо в удостоверяющий центр ФНС, либо в УЦ доверенного лица налоговой службы.

Шаг 2. Выберите оператора ЭДО и заключите с ним договор.

На этом этапе также необходимо проанализировать делопроизводство компании, продумать возможные варианты оптимизации бизнес-процессов.

Шаг 3. Проведите обучение персонала.

Поскольку даже для оформления бумажных документов приходится использовать различное ПО, потребуется подготовить инструкции для работы с системой ЭДО. От подготовленности сотрудников к работе с электронными документами зависит то, насколько оперативно пройдёт процесс адаптации к цифровому делопроизводству.

Шаг 4. Договоритесь с контрагентами о переходе на ЭДО.

Электронный документооборот лучше вести через оператора, поскольку система ЭДО обладают всеми необходимыми механизмами для обмена документами. Кроме того, вся ответственность за передачу документов будет лежать на операторе. Необязательно подключаться к одному оператору — системы большинства крупнейших игроков на рынке услуг ЭДО поддерживают технологию роуминга, поэтому вы и ваши контрагенты можете пользоваться услугами разных операторов.

Регламент работы с электронными документами

Поскольку переход на работу с ЭДО полностью меняет все привычные процессы в организации, к нему необходимо тщательно подготовиться. На одном из первых этапов подготовки нужно разработать правовую базу. Таким образом, компания сможет официально перейти на электронный документооборот и структурировать порядок работы с электронными документами, а также обязанности сотрудников.

Электронное делопроизводство в организации регулируются следующими документами:

1. Приказ о внедрении системы ЭДО.

В нём содержатся сведения о дате перехода компании на электронное делопроизводство, список работников, ответственных за систему ЭДО, информация о регламентах и инструкциях, данные об обучении сотрудников.

2. Положение о переходе на ЭДО.
   

База знаний, в которой содержится информация о системе ЭДО, а также о порядке предоставления доступа к ней, правила работы с электронными документами, сведения о порядке сохранения информационной безопасности системе ЭДО и так далее.

В состав положения о переходе на электронный документооборот также входит регламент работы в системе ЭДО. Документ содержит:

• общие положения о задачах регламента, сторонах, условиях внесения изменений;
• термины и определения (например, разъяснение понятий «оператор ЭДО», «электронный документ», «электронная подпись» и так далее);
• требования к электронной подписи с конкретным указанием того, какие подписи и средства криптографической защиты можно использовать в системе;
• правила работы в системе ЭДО, а также порядок взаимодействия с контрагентами, сроки хранения файлов с электронными документами и тому подобное.

Регламент обязывает участников электронного документооборота сохранять конфиденциальность данных, а также описывает ответственность сторон за несоблюдение обязательств и способ разрешения спорных ситуаций.

ЭДО необязателен, но необходим для эффективной и продуктивной работы: он автоматизирует процесс обмена информацией и ускоряет передачу сведений внутри компании и между контрагентами. Рассказываем, как провести внедрение системы электронного документооборота в организации.

Что такое ЭДО, и как это работает

Для сферы трудовых отношений, что такое электронный документооборот и как он должен быть организован, определяет Трудовой кодекс (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). ЭДО — это обмен информацией и документами в электронном формате. Его вводят, чтобы ускорить передачу данных и избавиться от бумажных дубликатов. С ЭДО больше не надо знакомить работников и контрагентов с документами под роспись, передавать им бумажные оригиналы.

По сути, электронный документооборот на предприятии заключается в формировании документов в электронном виде и подписании их электронной подписью. Подписанные ЭП файлы передаются получателю в онлайн-формате.

Как внешний, так и внутренний документооборот организации — проход в СЭД (системе электронного документооборота). СЭД — это техническая система, в которой создают и отправляют электродокументы. Система обеспечивает управление доступов и передачу документальных файлов в локальных или внешних компьютерных сетях. Кроме того, СЭД позволяет контролировать входящие и исходящие потоки документов, собирать и хранить их в онлайн-архиве.

Состав СЭД:

• комплекс программ, который обеспечивает работу и доступ к системе;
• компьютерная сеть для обмена информацией внутри организации и с внешними контрагентами.

Чтобы установить СЭД, необходимо подготовить аппаратные средства для бесперебойной работы системы — серверы и сетевое оборудование. Кроме того, надо определиться с оператором и платформой. Платформа — то, на чем работает СЭД, а оператор — тот, кто передает и доставляет информацию, контролирует форматы и правильность подписей, ведет онлайн-архив компании.

Как внедрить ЭДО

Единых правил для перехода и работы с электросистемами на законодательном уровне не установлено. Фактически у каждой компании собственная практика внедрения ЭДО.

Предлагаем общую пошаговую инструкцию перехода на электронный документооборот в организации.

Шаг 1. Принять решение об ЭДО. Руководство компании определяет, для каких целей и направлений работы необходим цифровой формат.

Шаг 2. Провести оценку бумажного документооборота. Выявить основные сложности и ошибки ДО, определить основные маршруты информационных потоков, проанализировать порядок регистрации и обработки бумажной корреспонденции, механизм формирования и передачи в архив документальных дел. Основные нюансы надо учесть при переходе на ЭДО — для оптимизации процессов.

Шаг 3. Разработать регламент ЭДО. Указать, что оформление электронного документа должно быть по общим правилам делопроизводства, несмотря на цифровой формат. Установить маршруты и очередность обмена. Определить ответственных лиц и зону их ответственности, доступы к системе ЭД. Выпустить приказ о внедрении ЭДО.

Шаг 4. Изучить рынок СЭД. Определиться с программным обеспечением, платформой и оператором с учетом отраслевой и организационной специфики компании. ЭДО выражается в разных технических решениях:

1. Применение веб-версии. В этом случае переход на ЭД не затрагивает локальные системы предприятия. Все процессы проходят онлайн. Такой вариант подходит для компаний с небольшим трафиком. Заказчик платит только за отправленные файлы.
2. Интеграция в информационную систему заказчика. Функционал СЭД подключают к внутренней системе, с которой работает организация. Оплата — за выбранный пакет функций.

С оператором СЭД необходимо заключить договор.

Шаг 5. Обработать массив информации заказчика. Этим занимается оператор ЭД. Кроме того, необходимо оформить ЭП для всех ответственных лиц, задействованных в ЭДО.

Шаг 6. Создать цифровой архив. Надо оцифровать все бумажные документы, которым следует храниться в архиве организации и перевести их в онлайн-архив.

Шаг 7. Подготовить все рабочие системы к интеграции с ЭДО. В электронный формат обычно переводят бухгалтерский, финансово-экономический, кадровый учет, производственное направление. Необходимо позаботиться и об охране коммерческой тайны и персональных данных.

Шаг 8. Разработать пользовательские руководства для работы. Обучить сотрудников. Определить правила перехода на ЭДО для каждого ответственного лица с учетом должностных особенностей и ввести систему контроля за соблюдением локального регламента.

Шаг 9. Проинформировать контрагентов. Один их вариантов — направить партнерам уведомление по электронной почте о внедрении системы внешнего ЭДО. Контрагентов тоже надо подключить к используемой СЭД.

Какие документы переводят в цифровой формат

Компании оцифровывают практически все документы финансово-хозяйственной деятельности. Это и первичные документы, и бухгалтерские регистры, и кадровые бумаги, и делопроизводственные материалы. По закону нельзя оцифровать только вексель: он недействителен без бумажной формы (48-ФЗ от 11.03.1997).

Требования к ЭД

Каждая компания самостоятельно определяет, как работает электронный документооборот внутри организации, и устанавливает локальные требования, утверждает внутренние регламенты. На законодательном уровне установлены только требования к оформлению, передаче и хранению ЭД (149-ФЗ от 27.07.2006).

В ЭДО используют материальные (бумажные) документы, которые оцифровали, и документы, который изначально создали в электронном виде (77-ФЗ от 29.12.1994, 149-ФЗ от 27.07.2006). Для заверения материальных оцифрованных бумаг подойдет любая ЭП, а для электронных усиленная КЭП.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если ЭД подписали электронной подписью. Но если к регистрам применяют повышенные требования безопасности данных, то необходимо установить особые условия их хранения в электронном формате.

При подписании ЭД руководствуйтесь 63-ФЗ от 06.04.2011. А правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия с государственными органами и внебюджетными фондами установлены в постановлении правительства № 1264 от 24.07.2021. Обмен с налоговыми органами регулируется приказами ФНС:

• № ММВ-7-6/196@ от 13.06.2013 — общие правила ЭДО между налоговой службой и налогоплательщиками;
• № ММВ-7-10/551@ от 30.11.2015 — для торговых операций;
• № ММВ-7-15/820@ от 19.12.2018 — для счетов-фактур, документов об отгрузке, передаче имущественных прав.

Требования ко внутреннему ЭДО прописываются в локальных нормативах. А порядок внешнего обмена электронными документами компания определяет совместно с контрагентами.

Как исправлять ошибки в электронных документах

Порядок исправления ошибок и для бумажных, и для цифровых регистров практически одинаковый. К примеру, для бухгалтерских документов правила прописаны в 402-ФЗ от 06.12.2011 и ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (приказ Минфина № 62н от 16.04.2021).

Бумажную первичку (кроме кассовых и банковских документов) корректируют, только если обе стороны хозяйственной операции согласны с такими изменениями. Корректировку обязательно подписывают и ставят фактическую дату исправления (письмо Минфина № 07-02-06/9 от 25.01.2012).

А вот электронную первичку исправить легче. Для внесения коррективов аннулируют ошибочный документ и формируют новый. Есть и другие варианты: составить акт о выявленных расхождениях, сформировать дополнительные е-документы, корректирующие операцию и проч.

Как хранить электронные документы

Е-документы хранят в цифровом виде. Придерживайтесь сроков хранения, установленных приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 и отраслевыми ведомствами. Для некоторых е-документов действуют особые правила хранения.

Отдельные сроки хранения закреплены и для бухгалтерской первички, и для регистров налогового учета (ст. 29 402-ФЗ, ст. 23 НК РФ). Но в основном они совпадают с приказом № 236.

Необходимо обеспечить режим хранения и предусмотреть условия для его обеспечения. К примеру, в е-архиве создают два экземпляра по каждой единице — рабочий и основной. А ответственный специалист проводит технический контроль минимум раз в пять лет: он проверяет физическое состояние носителей и воспроизводимость электронных документов.

Секретарь Лариса, не первый год трудящаяся в компании «Черное золото», всегда знала, что работа в системе корпоративного электронного документооборота – это довольно сложный бизнес-процесс. Чтобы его описать, нужно создать пакет руководящих документов. Эти документы будут содержать порядок действий, сроки и формы взаимодействия подразделений и работников определенных должностей при выполнении описываемого бизнес-процесса, входные и выходные формы документов, информацию об ответственности за выполнение.

Мы подготовили материал, в котором рассказываем о системе корпоративного электронного документооборота, а также приводим примеры локальных нормативных актов, обеспечивающих работу в этой системе.

На сегодняшний день автоматизация электронного документооборота идет семимильными шагами, и, как следствие, появляются новые вопросы об интеграции централизованных информационных систем и/или различных систем электронного документооборота (далее – СЭД).

Варианты систем, которые можно интегрировать в СЭД, довольно обширны. Рассматривая задачу обмена данными межведомственных СЭД, важно понимать, какими сведениями они могут/должны обмениваться с точки зрения пользователя, на какие локальные нормативные акты (далее – ЛНА) опираться в работе с системой корпоративного электронного документооборота (далее – СКЭД).

СКЭД компании предназначена для обеспечения обмена электронными документами между головной компанией, филиалами и структурными подразделениями разного уровня. Каждая СЭД, являющаяся участником СКЭД, должна обработать поступившие документы и сформировать исходящие документы в требуемой форме и формате.

Основные задачи СКЭД:

• полный отказ от бумажного обмена документами между головной компанией, филиалами и структурными подразделениями разного уровня;
• качественное управление документами;
• повышение эффективности информационно-документационного обеспечения, работы службы документационного обеспечения управления;
• снижение трудоемкости процесса создания документов;
• полная унификация документов;
• безопасное размещение документов;
• оперативный обмен данными;
• экономия денежных средств;
• сокращение количества случайных ошибок (так называемый человеческий фактор) и пр.

Главная задача СКЭД – объединить как можно больше разнородных документов в единую корпоративную базу электронных документов организации.

Так какие же ЛНА должны быть разработаны на предприятии для работы в СКЭД? Это:

• регламент подготовки документов с использованием СКЭД;
• методические рекомендации по организации обмена электронными документами с использованием СКЭД.

Регламент подготовки документов с использованием СКЭД 

В организации с налаженным документооборотом уже должны быть введены в работу инструкции или положения по документационному обеспечению управления. Например, инструкция по документационному обеспечению управления может иметь такую структуру (Схема 1).

Работа в СКЭД может быть зафиксирована в отдельном пункте этого документа.

Чтобы не загромождать инструкцию по документационному обеспечению управления, стоит издать отдельный ЛНА, который определит основные принципы и правила работы с документами именно в электронном виде на этапах их разработки, согласования, подписания и регистрации.

Как вариант, возможно внедрить регламент подготовки документов с использованием СКЭД.