Перерегистрация онлайн-кассы при замене ФН
Фискальный накопитель — это оборудование, установленное внутри онлайн-кассы. Внешне ФН похож на небольшую серую коробку. Фискальный накопитель должен присутствовать в кассе, чтобы ФНС могла получать фискальную информацию о торговых операциях. Функции ФН: запись операций, проверка их подлинности, зашифровка и передача оператору фискальных данных. ОФД отправляет фискальные данные в ФНС.
Именно за счет фискального накопителя обычная касса превращается в электронную. ФН при регистрации оказывается привязанным к кассе, в которую он установлен. Кассовый аппарат и фискальный накопитель регистрируются в ФНС. Аппараты связаны с личным кабинетом бизнесмена, чтобы налоговая знала, откуда поступают данные. Именно поэтому при переустановке фискального накопителя в чужую кассу, она оказывается нерабочей. Размер фискального накопителя составляет 9 кубических сантиметров. Чаще всего срок действия ФН – ограниченный, 13 месяцев. Чтобы касса продолжала работать, нужно заменить фискальный накопитель. Для этого необходимо обратиться в центр техобслуживания или поменять ФН вручную, но тогда ответственность за работоспособность накопителя останется на мастере.
Конечно, чаще всего фискальный накопитель требует замены из-за истечения срока действия. Но иногда выйти из строя ФН может по другим поводам.
Если срок действия устройства истек, нужно посмотреть срок действия фискального накопителя в личном кабинете на портале ФНС или запросить информацию у оператора фискальных данных. Иногда данные о сроке указываются в интерфейсе ККТ.
Срок окончания действия фискального накопителя можно посмотреть в личном кабинете в ФНС
Технические специалисты скорее всего посоветуют скорее поменять фискальный накопитель, а не ждать пока касса откажется работать.
Если срок действия фискального накопителя истек неожиданно, смена, открытая на кассе, оказывается незакрытой. Закрыть ее обычным способом не получится, потому что ФН вышел из строя. Если ФН приобретен на 13 месяцев, то лучше менять на новый в первых числах последнего месяца.
Фискальный накопитель может перестать работать, потому что у него закончилась память, потому что это ограниченный ресурс. Объем памяти может быстро закончиться, если совершается большое количество операций и размер данных велик. Специалисты по техобслуживанию считают, что некоторым предпринимателям ФН хватает только на шесть или восемь месяцев. Когда аппарат выдает ошибку и прекращает работать, скорее всего, ресурс памяти исчерпан. Фискальный накопитель придется менять.
Если онлайн-касса перестала отправлять фискальные данные из-за поломки ФН, нужно приобретать новый. Добросовестный производитель фискального оборудования может вернуть средства за покупку товара, если он оказался бракованным, поэтому все-таки стоит к нему обращаться в случае поломки ФН.
Если у компании изменился ИНН, то использовать существующий ФН нельзя, потому что оборудование привязано к номеру налогоплательщика.
Сейчас на рынке более пятнадцати моделей фискальных накопителей. Срок их действия колеблется с 13 до 36 месяцев. ФН надо выбирать в зависимости от деятельности компании и системы налогообложения. Существуют две версии накопителей: 1.0 и 1.1. Вторая — новая, поддерживающая современные форматы отчетности.
Накопители продаются производителями, региональными партнерами, а также в центрах техобслуживания онлайн-касс. Приобрести можно и с рук. В этом случае нужно убедиться, что это устройство не было использованным, не зарегистрировано в ФНС, иначе его нельзя использовать. Для это нужно проверить заводской номер на портале налоговой. Фискальный накопитель должен продаваться вместе с паспортом. Если ФН окажется неисправным из-за ошибки производителя, его можно заменить с помощью документов.
«Экземпляр ФН включен в реестр ФН, зарегистрирован в налоговых органах» означает, что устройство – новое.
- Для перерегистрации онлайн-кассы при замене ФН нужно отправить данные и снять отчет о закрытии накопителя.
- Нужно отправить все документы, потому интернет должен быть подключен в процессе.
- Далее нужно заменить фискальный накопитель: поменять накопитель самостоятельно или заплатить техспециалисту.
- Перерегистрировать кассу
- Уведомить ОФД о замене фискального накопителя, отправив в ФНС заявление о перерегистрации кассы максимум на следующий день. Чтобы подать заявление лично, нужно скачать форму заявления на сайте ФНС, заполнить и распечатать, отнести в любое отделение инспекции, приложив отчет о закрытии ФН и о перерегистрации онлайн- кассы. Если бизнесмен хочет отправить заявление онлайн, то должен прикрепить квалифицированную электронную подпись. Далее в личном кабинете выбрать причину перерегистрации: «Перерегистрация ККТ в связи с заменой ФН». И заполнить форму. После этого введисти данные с отчета о закрытии ФН и заполнить информацию о новом устройстве. Далее подписать и отправить.
Далее необходимо снять отчет о ФН, выбрав функцию «Закрыть архив фискального накопителя». Касса в этом случае выводит отчет о закрытии ФН. Этот документ нужно сохранять, он понадобится налоговой, чтобы завершить процесс перерегистрации кассы.
Фискальный накопитель после этой процедуры работать перестанет, его потребуется заменить.
Сохранить отчет о закрытии ФН
Перед началом замены надо проверить на гарантии касса или нет. Как правильно заменять фискальный накопитель прописано в руководстве по эксплуатации.
Старый фискальный накопитель предприниматель обязан хранить в течение пяти лет, его выкидывать нельзя.
Нужно зайти в настройки кассы или открыть программу, с помощью которой регистрировалась касса. Выбирать функцию «Перерегистрировать кассу с заменой ФН».
Там нужно указать ИНН и регистрационный номер. Если в этих данных допустить ошибку при вводе, фискальный накопитель заблокируется и придется покупать новый.
После ввода информации и проверки надо напечатать отчет о перерегистрации кассы, нажав кнопку «Начать отчет о перерегистрации с заменой ФН».
Отчет нужен для ФНС, чтобы завершить процесс перерегистрации кассы
Спустя несколько минут ФНС вышлет ответ. Проверка пройдена, то в графе со статусом появится надпись: «Ожидается отчет о перерегистрации ФН». Сюда нужно ввести информацию с отчета о перерегистрации.
Если все заполнено верно, касса перерегистрируется.
Функция «Учет контрольно-кассовой техники»
Выбрать «Перерегистрировать»
Краткое резюме по замене ФН:
- Поменять ФН можно вручную или в центре технического обслуживания.
- При самостоятельной замене, вскрывая корпус кассы, важно не потерять гарантию производителя.
- Если указан неправильный ИНН и регистрационный номер, фискальный накопитель перестанет работать навсегда.
- Заявление о перерегистрации кассы нужно отправить не позднее чем на следующий рабочий день после замены накопителя.
- Для завершения перерегистрации, налоговой требуются данные отчетов о закрытии накопителя и перерегистрации онлайн-кассы.
- Хранить старый фискальный накопитель нужно обязательно в течение пяти лет.
Перерегистрация с заменой ФН
Рассказываем как правильно менять накопитель и в каких случаях
У каждого фискального накопителя свой срок действия: одни модели работают 13/15 месяцев, другие — 36. Когда срок накопителя заканчивается, он прекращает передавать сведения о продажах в налоговую.
Кроме этого накопитель может сломаться или у него закончится память. Рассказываем в этой статье, как правильно менять и хранить накопители, чтобы не попасть на штраф налоговой.
Инструкция не подходит для случаев, когда налоговая сама сняла кассу с учета.
ФНС может снять кассу с учёта, если срок действия фискального накопителя закончился больше месяца назад, а владелец кассы не успел её перерегистрировать.
Если это ваш случай, следуйте этой инструкции.
Что нужно подготовить
Замените или обновите договор с оператором фискальных данных заранее. Если договор с оператором заканчивается в тот же год, что и срок действия накопителя, продлите договор или замените оператора. Если договор с оператором на два-три года, ничего менять не нужно.
Купите новый фискальный накопитель, который подходит вашей системе налогообложения. Рекомендуем покупать накопитель, когда в личном кабинете или отчетах за смену появляется предупреждение о конце срока действия накопителя. Так у вас будет около месяца в запасе.
Получите новую квалифицированную подпись, если планируете подавать заявление на перерегистрацию через кабинет налогоплательщика. Квалифицированные подписи выдают удостоверяющие центры на год.
Если регистрируете кассу в офисе налоговой, подпись вам не понадобится.
Проведите инкассацию в день замены накопителя, чтобы не потерять информацию о продажах.
Во время замены накопителя полученная прибыль нигде не сохраняется и вы можете потерять эти сведения. Чтобы сохранить информацию, инкассируйте все из кассы и закройте смену.
Проверьте очередь чеков и закройте смену. Если хотя бы один чек не уйдет в налоговую, фискальный накопитель заменить не получится.
Соберите документы: заявление на перерегистрацию ККТ, отчет о закрытии архива и отчет о регистрации нового накопителя. Как получить отчеты рассказываем ниже.
Как сделать перерегистрацию
Полёт нормальный, работаем дальше!
Поможем заменить фискальный накопитель, продлить договор с ОФД и без ошибок перерегистрировать кассу в налоговой.
Когда перерегистрировать онлайн-кассу?
Редактор: Елена Галичевская
Есть несколько причин для перерегистрации кассы: меняются сведения в карточке ККТ, меняется ОФД и другие. В статье рассказываем обо всех причинах и даем инструкцию по перерегистрации кассы в разных ситуациях
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Поделиться
Есть несколько причин для перерегистрации кассы: меняются сведения в карточке ККТ, меняется ОФД и другие. В статье рассказываем обо всех причинах и даем инструкцию по перерегистрации кассы в разных ситуациях
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Поделиться
Читатель Андрей пишет: «Мой цветочный магазин переехал в другое место. Мне надо из-за этого перерегистрировать кассу, которая там была, или нет? И как это сделать?»
Есть несколько причин для перерегистрации кассы, смена адреса ведения деятельности одна из них.
Вот все причины:
-
Меняются сведения, указанные в карточке регистрации ККТ: адрес или место установки, название компании и другое.
-
Меняется оператор фискальных данных.
-
Меняются сведения о работе кассы в составе автоматического устройства или вне его. Например, касса была подключена к вендинговому оборудованию, а теперь ее хотят отключить от него.
-
Переход из автономного режима работы в обычный.
-
Переход из обычного режима работы в автономный.
У каждой причины есть свой код, об этом мы расскажем в следующем разделе.
Если меняются данные, которых в регистрационной карточке ККТ нет, кассу перерегистрировать не нужно. Например, если у компании или ИП изменилась система налогообложения, ставка НДС или сменился кассир. В этих случаях достаточно изменить настройки на кассе и сформировать на ней отчет об изменении настроек.
Заявление на перерегистрацию можно подать лично в любое отделение налоговой, через личный кабинет юрлица или ИП на сайте налоговой или в личном кабинете ОФД. Подать заявление нужно не позже, чем на следующий рабочий день после изменений.
При перерегистрации ККТ онлайн заявление вы заполните в кабинете налогоплательщика. Чтобы подать заявление на сайте налоговой, вам понадобится квалифицированная электронная подпись.
Если подписи нет, придется идти в отделение налоговой и подавать документы на бумаге.
Дальше мы дадим пошаговый план, как подать заявление на перерегистрацию ККТ в отделении налоговой и онлайн на сайте налоговой.
Разберем, как подать заявление лично в отделении налоговой.
В этом случае перерегистрация онлайн-кассы для ИП и компаний происходит одинаково: вы можете обратиться в любую налоговую. С собой возьмите свой паспорт и паспорта регистрируемой кассы, фискального накопителя.
Шаг 1. Заполните заявление о перерегистрации.
Заявку на перерегистрацию заполняют на таком же бланке, как и при первичной регистрации онлайн-кассы в налоговой. Отличие в том, что на первой странице указывают причины перерегистрации.
В заявлении нужно заполнить все сведения, которые у вас есть. Если каких-то сведений нет и остаются пустые графы или поля, в них проставляется прочерк.
Если компания иностранная, не нужно указывать ОГРН/ОГРНИП в верхней части каждой страницы заявления.
Если компания не формирует на кассе бланки строгой отчетности, не нужно заполнять строку 150.
На титульном листе заявления нужно указать «Код причины перерегистрации». Заполнить нужно каждую ячейку: под кодами ваших причин перерегистрации поставьте «1» — это означает «да». В остальных ячейках проставьте «2», то есть «нет».
В таблице написали причины регистрации, их описание и коды этих причин в заявлении на перерегистрацию.
Нельзя одновременно указать переход ККТ в режим передачи фискальных данных в налоговую инспекцию в электронной форме и выход из этого режима — это пункты 5 и 6 в форме заявления. Остальные причины можно указывать в одном заявлении.
Шаг 2. Подайте заявление в налоговую лично. Если все верно, налоговая примет заявление и поставит печать.
Шаг 3. Получите новую карточку регистрации ККТ. Сотрудник налоговой выдаст ее сразу после перерегистрации.
Изменить сведения в карточке регистрации ККТ можно онлайн и без визита в отделение — на сайте налоговой. Для работы на этом сайте вам потребуется КЭП — квалифицированная электронная подпись. Без нее подать заявление онлайн не получится.
Шаг 1. На сайте налоговой зайдите в личный кабинет компании или ИП и выберите раздел, где хранится информация обо всех ваших кассах. Для компании это будет «Учет контрольно-кассовой техники», а для ИП — «Мои кассы».
Шаг 2. Выберите кассу, которую нужно перерегистрировать. ИП нужно нажать на строку с данными о кассе. Компании — на регистрационный номер кассы в графе «РН ККТ».
Шаг 3. Откроется окно с подробной информацией об онлайн-кассе. В этом окне нажмите кнопку «Перерегистрировать».
Шаг 4. Откроется окно «Заявление о перерегистрации контрольно-кассовой техники». Из списка выберите причину перерегистрации онлайн-кассы. Например, «Перерегистрация ККТ в связи с изменением адреса и места установки».
Нажмите «Далее» и впишите новый адрес, где будет находиться касса.
Шаг 5. После того как заполнили заявление, нажмите «Подписать и отправить».
Шаг 6. Когда налоговая обработает заявление, в разделе с кассами в вашем личном кабинете появится статус «ККТ перерегистрирована».
Шаг 7. Новая карточка о регистрации ККТ автоматически появится в вашем личном кабинете.
При замене фискального накопителя процесс другой — вы уже не просто изменяете информацию в карточке, а регистрируйте другое устройство.
Шаг 1. Закройте смену на кассе. Убедитесь, что все фискальные документы с кассы переданы в ОФД: в отчете «О закрытии смены» в поле «Количество непереданных ФД» должно быть пусто.
Шаг 2. Сформируйте на кассовом аппарате «Отчет о закрытии фискального накопителя» — как это сделать, сказано в инструкции производителя кассы.
Если отчет сформировать не получилось из-за того, что фискальный накопитель сломан, все равно переходите к следующему шагу. В конце инструкции мы расскажем, что делать со сломанным фискальным накопителем.
Шаг 3. Установите новый фискальный накопитель.
Шаг 4. Сформируйте отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)». Это тоже есть в инструкции к вашей кассе.
После этого вам надо перерегистрировать саму онлайн-кассу. Дальше процесс будет отличаться в зависимости от того, будете вы это делать в отделении налоговой лично или на сайте с помощью КЭП.
Если подаете заявление на перерегистрацию кассы онлайн, перейдите к шагу 5а.
Если подаете заявление лично в отделении налоговой, перейдите в шагу 5б.
Шаг 5а. Перерегистрируйте кассу так же, как в случае, когда меняются сведения в карточке ККТ:
1. В своем личном кабинете на сайте налоговой зайдите в раздел, где хранятся сведения о ваших кассах.
2. Выберите кассу, которую хотите перерегистрировать.
3. В окне с подробной информацией выберите «Перерегистрировать».
4. В окне «Заявление о перерегистрации контрольно-кассовой техники» выберите причину: «Перерегистрация ККТ в связи с заменой фискального накопителя».
5. Укажите данные из отчета «О закрытии фискального накопителя», который вы сформировали на своей кассе, когда меняли фискальный накопитель: дату и время, номер фискального документа, фискальный признак.
Если фискальный накопитель сломан, поставьте галочку в чекбоксе «ФН неисправен, предоставить отчет о закрытии ФН невозможно»:
6. Укажите реквизиты из отчета «Об изменении параметров регистрации», который вы тоже сформировали на кассе при смене фискального накопителя. Это дата и время, номер фискального документа, фискальный признак:
7. Нажмите «Выбрать модель ФН»:
Выберите из предложенного списка модель вашего нового фискального накопителя и укажите его заводской номер. Номер можно посмотреть в документах к накопителю.
Если представлены недостоверные сведения или фискального накопителя нет в реестре, налоговая откажет в перерегистрации.
Шаг 5б. Если вы будете менять данные в отделении, процесс другой.
Заполните заявление на перерегистрацию кассы:
1. Поставьте «1» в блоке под цифрой 4 в разделе «Код причины перерегистрации». Это значит, что вы перерегистрируете кассу из-за замены фискального накопителя.
2. В разделе 1 в строках 030 и 040 впишите наименование нового фискального накопителя и его заводской номер.
3. Заполните раздел 4 — впишите данные из отчетов о закрытии фискального накопителя и изменении параметров фискального накопителя.
Если накопитель сломан и отчет о закрытии получить не удалось, в разделе 4 в строке 180 поставьте «1». Подраздел 4.2 «Сведения из отчета о закрытии фискального накопителя» заполнять не нужно.
4. Заполните остальные разделы заявления так же, как и при первичной регистрации ККТ.
5. К заявлению приложите отчет о закрытии фискального накопителя, если он есть, и отчет об изменении параметров фискального накопителя.
6. Если все верно, налоговая примет заявление и перерегистрирует онлайн-кассу.
Шаг 6. После подачи заявления или перерегистрации на сайте налоговой, вам придет новая карточка регистрации ККТ.
Если фискальный накопитель сломан и отчет сформировать не удалось:
-
В течение пяти рабочих дней со дня поломки накопителя нужно снять с учета ККТ или перерегистрировать ее. Как это сделать, рассказывали выше.
-
Сломанный накопитель отдайте на экспертизу в сервисный центр изготовителя.
-
В течение 30 дней изготовитель пришлет вам техническое заключение и уведомит об этом налоговую.
-
В течение 60 дней передайте в налоговую данные со сломанного фискального накопителя, если производитель подтвердил, что это возможно.
Закон 54-ФЗ в обязательном порядке требует использовать фискальный накопитель (ФН) при работе с онлайн-кассой. ФН – это память кассы. Он хранит информацию в зашифрованном виде о каждой продаже, обрабатывает ее и передает в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).
Фискальный накопитель имеет ограниченный срок действия и ограниченный объем памяти, поэтому периодически устройство меняют. Звучит просто, но есть нюанс – действовать надо заранее. Как только ФН перестанет работать, не будет работать и касса, и у вашего бизнеса появятся проблемы. Ведь замена ФН всегда сопровождается процессом перерегистрации ККТ.
Давайте разберемся, в каких случаях и как правильно менять ФН.
Причины замены и перерегистрации фискального накопителя
Итак, перечислим возможные причины замены ФН:
-
Истек срок службы ФН. Срок работы ФН всегда ограничен по времени – 13, 15 или 36 месяцев. Срок службы вашего ФН указан в паспорте устройства (выдается при покупке). Также его должен сообщить продавец кассы или компания, которая проводила регистрацию кассы в ФНС.
-
Переполнена память ФН. Память ФН рассчитана на определенное количество фискальных документов и зависит от срока службы. Она может закончиться раньше даты завершения работы ФН, поэтому существует вероятность замены устройства раньше срока.
-
Изменились данные владельца (ИНН). Если вы открываете новое юрлицо (новую фирму) и хотите оставить старую ККТ, придется проводить замену ФН.
-
Ошибка при регистрации ККТ. Если проводите регистрацию самостоятельно, следите внимательно за тем, какие данные вы вводите. Старайтесь не допустить ошибку в поле ИНН. Иначе вам придется заново купить новый накопитель и перерегистрировать кассу.
-
Заводской брак. В этом случае необходимо обратиться к производителю ФН, чтобы провести экспертизу и сохранить данные с нерабочего ФН.
-
Поломка ФН. ФН сломался физически и перестал работать (сгорел, залит соком, на него что-то упало и т. д.).
Как правило, главными причинами являются первые два пункта.
Если изменились данные, внесенные в карточку регистрации ККТ (например, название организации, адрес установки ККТ), произошла смена оператора фискальных данных или переход на другой режим работы (например, автономный), то ФН менять не надо. Достаточно перерегистрации ККТ вместе с ФН.
Действия перед заменой ФН
Перед тем как приступить к замене накопителя убедитесь в двух моментах:
Во-первых, что замена ФН необходима. В большинстве случаев кассовый аппарат сам напоминает владельцу о замене фискального накопителя с помощью соответствующих уведомлений. Если такого нет, то проверьте самостоятельно, когда точно заканчивается срок действия вашего ФН и сколько в нем еще свободной памяти:
-
в ЛК налогоплательщика или ЛК ОФД,
-
либо на самой кассе с помощью отчета о закрытии смены. В нем появятся сообщения: «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Память ФН заполнена» (если занято 99%).
Во вторых, что касса с вашим регистрационным номером не снята с учета в ФНС. Для этого загляните в ЛК ФНС на сайте nalog.ru или сюда. Такое может произойти, если срок действия ФН давно закончился, и касса не использовалась долгое время.
Замена ФН. Пошаговая инструкция
Обозначим основные шаги процедуры замены ФН:
-
Покупка ФН.
-
Закрытие архива старого ФН.
-
Замена старого ФН на новый.
-
Активация нового ФН.
-
Перерегистрация ККТ в ФНС.
Какую бы модель кассового аппарата вы не использовали, схема будет единой.
Далее опишем каждый шаг подробно.
Покупка ФН
При покупке накопителя обращайте внимание на срок действия (13, 15 или 36 месяцев). Выбор зависит от системы налогообложения и особенностей работы.
Накопитель со сроком действия не менее 36 месяцев используется при оказании услуг и плательщиками, применяющими УСН, ЕСХН и ПСН. Организации и ИП, которые торгуют подакцизными товарами, имеют сезонный (временный) характер работы, одновременно применяют УСН или ПСН и общий режим налогообложения, а также работают на автономной кассе, вправе использовать ФН с любым сроком действия.
О том, как выбрать фискальный накопитель, читайте здесь.
И не забывайте, что с 6 августа 2021 года при регистрации онлайн-кассы все предприниматели должны устанавливать фискальный накопитель с ФФД 1.2. Это новый формат фискальных документов, который поддерживает режим маркировки.
Поэтому покупать надо только модель ФН-1.1М. Другие модели с этой даты недействительны.
Приобрести ФН можно в онлайн-магазине кассы Лайтбокс.
Вы можете сэкономить на покупке ФН, если возьмете кассовое оборудование напрокат. Касса Лайтбокс предлагает аренду ККТ уже с фискальным накопителем. Кроме того, ежегодно на всех тарифах по аренде мы осуществляем бесплатную замену ФН, ничего доплачивать вам не придется.
Обратите внимание: Если ваш договор с оператором фискальных данных заканчивается в том же году, что и срок действия ФН, заранее продлите договор, либо сделайте смену оператора.
Закрытие архива старого ФН
Прежде чем физически извлечь старый накопитель из кассы, необходимо закрыть смену. Убедитесь, что все чеки с кассы переданы в ОФД. Проверить наличие неотправленных фискальных документов можно с помощью Z-отчета, который формируется при закрытии смены. При корректной синхронизации с ОФД, в строке Непереданных ФД значение должно быть равно нулю.
Далее в кассовом оборудовании надо сформировать отчет о закрытии ФН. Для этого перейдите в настройки кассы, выберите пункт меню «оборудование» и нажмите «закрыть архив ФН». Важно! Данное действие является необратимым. Подтверждением того, что все прошло благополучно, станет чек с названием «отчет о закрытии ФН». Отчет автоматически отправится в ОФД, дождитесь его появления в ЛК.
Описание процедуры вы найдете в инструкции производителя ККТ.
Замена старого ФН на новый
После закрытия архива отключите питание кассы и переходите к физическому извлечению старого ФН. Законодательство не запрещает пользователям делать это самостоятельно. Как правило, ФН расположен удобно для извлечения.
Редко, но бывает, что касса опломбирована. В этом случае вам надо иметь специальное разрешение на ее вскрытие, иначе вы потеряете гарантию на кассовый аппарат, если она у вас есть.
Процесс замены ФН прописан в руководстве по эксплуатации вашей модели кассы. При желании, обратитесь к техническому специалисту.
Важно! Ни в коем случае не выбрасывайте старый ФН. В соответствии с п.2 ст.5 ФЗ-54 пользователь обязан обеспечить сохранность накопителя в течение 5 лет с момента окончания его использования в составе ККТ. Контролирующие органы могут в любой момент потребовать ФН для проверки.
Активация нового ФН
Следующий шаг – активация нового ФН. Для этого вы открываете смену и переходите в настройки кассы. Выбираете подпункт «оборудование», далее опцию «по сценарию перерегистрации с заменой», вносите по порядку изменения сведений относительно ФН и нажимаете ОК.
В результате ККТ выдаст вам чек о перерегистрации (иначе – отчет «об изменении параметров регистрации»), данные которого необходимо сообщить в налоговую.
Перерегистрация ККТ в ФНС
И, наконец, финишная прямая – формирование заявление о перерегистрации ФН в налоговой, или иначе, о перерегистрации кассы по причине замены ФН. У вас есть два варианта:
-
подготовить заявление через ЛК налогоплательщика на сайте налоговой,
-
либо через ЛК на сайте ОФД.
В обоих случаях для подписания документа в обязательном порядке потребуется действующая квалифицированная электронная подпись. Если у вас нет ЭЦП, то все подробности ее получения можно узнать из нашей статьи.
Перейдем к заполнению заявления. Ваши действия в личном кабинете (ЛК) ФНС:
Заходите в ЛК, выбираете пункт меню «мои кассы» (либо «учет ККТ»), выбираете нужную кассу, нажимаете кнопку «перерегистрировать» и начинаете заполнять:
-
Указываете причину перерегистрации. В данном случае – «в связи с заменой ФН».
-
Во втором пункте заявления заполняете сведения из чека о закрытии ФН: дата и время получения фискального признака, номер фискального документа, фискальный признак. В части отчета об изменении параметров перерегистрации возьмите данные из чека о перерегистрации кассы. Также здесь необходимо указать новые сведения о накопителе (модель ФН).
-
В завершении подпишите и отправьте заявление – кнопка для этого так и называется «подписать и отправить».
Если проведение перерегистрации прошло удачно, то через некоторое время вам придет ответ из налоговой – новая электронная карточка регистрации ККТ. Далее не забудьте подтвердить, что карточка ККТ получена, нажав на соответствующую строку в ЛК. И только после перерегистрация будет завершена.
При отказе карточку регистрации придется дорабатывать. Кассой можно будет пользоваться, когда налоговая примет исправления.
Пользователи кассы Лайтбокс могут перерегистрировать ККТ в ФНС через интерфейс кассы. Подробно об этом читайте здесь.
Если вы решили подать заявление через ЛК ОФД, то:
-
Зайдите в ЛК, выберите вкладку «кассы», выберите нужную кассу, нажмите кнопку «перерегистрировать в ФНС».
-
Далее вы указываете код налоговой (ИФНС), причину перерегистрации (замена ФН), вносите сведения о новом ФН (модель и заводской номер), нажимаете кнопку «отправить заявление в ФНС».
-
Через некоторое время после отправки данных вам придет уведомление из налоговой. Чтобы завершить перерегистрацию, в нем вас попросят внести данные из чека о закрытии ФН, а также данные из чека о перерегистрации.
Заявление о перерегистрации кассы нужно отправить не позднее, чем на следующий рабочий день после замены ФН.
Предприниматели самостоятельно редко заполняют заявление без ошибок. Поэтому лучше доверить регистрацию контрольно-кассовой техники специалистам.
Касса Лайтбокс для своих пользователей оказывает услугу перерегистрации кассы через ФНС по любым причинам:
-
смена адреса и места установки,
-
смена ОФД,
-
замена ФН,
-
переход из обычного режима в автономный,
-
изменение владельца кассы.
А для тех, у кого касса в аренде по пакету «Бизнес», 1 раз в год данную услугу мы предоставляем бесплатно только при исчерпании ресурса ФН.
Заказать услугу
Чем грозит работа на кассе с просроченным ФН?
Если вовремя не заменить ФН, налоговая может оштрафовать предпринимателя по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ – за неприменение онлайн-кассы. Штраф составит:
-
для ИП – от четверти до половины суммы расчета, но не менее 10 тысяч рублей,
-
для юридических лиц – не менее 30 тысяч рублей.
При повторном нарушении и сумме расчетов более 1 млн рублей: для ИП и юрлиц – приостановление деятельности до 90 суток.
Также, если использовать ККТ без ее перерегистрации, можно нарваться на штраф за нарушение выполнения требований к онлайн- кассе (п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ):
-
для ИП – от 1,5 до 3 тысяч рублей,
-
для юридических лиц – от 5 до 10 тысяч.
Почему предприниматели выбирают для работы кассу Лайтбокс?
Многие предприниматели выбирают кассу Лайтбокс как доступную и современную кассовую технику, которая не требует в дальнейшем каких-либо вложений.
-
Здесь есть предложения по рассрочке и аренде. Услуги по регистрации кассы в ФНС и подключение к ОФД.
-
Кассы Лайтбокс бесплатно и автоматически обновляются под любые изменения закона и могут работать в офлайн-режиме.
-
Есть функция экономия чековой ленты. Вы можете отменить печать бумажного чека, если покупателю он не нужен, или включить функцию экономию чековой ленты, чтобы на бумажном чеке реквизиты были размещены компактно и он стал короче.
-
В кассы встроен функционал по приему безналичных переводов через Систему быстрых платежей (СБП). Комиссия здесь ниже, чем по эквайрингу – всего 0,4%-0,7%. Не нужно покупать терминал эквайринга, а платежи поступают на ваш расчетный счет за 15 секунд.
-
Товарный учет в кассу Лайтбокс уже встроен, поэтому вам не придется подключать отдельный сервис для этого.
-
Функционал в кассах Лайтбокс гораздо шире, чем требует 54-ФЗ. Он доступен даже в базовом тарифе.
-
Круглосуточная техподдержка.
Хотите узнать подробнее про кассы Лайтбокс? Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами в ближайшее рабочее время.
Оставить заявку
Дата публикации: 10.09.2021
Перерегистрация кассы в связи с заменой ФН
Перерегистрация кассы в связи с заменой ФН — обязательное условие для корректной отправки данных в налоговую службу. По новым законодательным нормам ФЗ-54, каждая касса должна содержать специальный чип — фискальный накопитель, который заменяет собой ранее используемый ЭКЛЗ. В его функции входят запись совершенных на кассовом оборудовании операций, проверка их подлинности, шифрование и передача оператору ФД.
Как правило, для перерегистрации кассы может быть две основные причины: изменение адреса, журнала учета и других данных, внесенных в регистрационную форму, или окончание срока действия ФН. Накопительное устройство рассчитано на 15 или 36 месяцев работы, выбор зависит от текущего вида налогообложения и специфики деятельности организации.
Перерегистрация кассы с двойной выгодой
Закажите услугу «Перерегистрация кассы при замене ФН» и получите услугу замены фискального накопителя за 1 руб. и скидку 50% на подключение к ОФД.
Подробнее об услуге
Сроки службы ФН в зависимости от формы налогообложения
Установка фискального накопителя осуществляется на определенный срок, после которого его нужно заменить. Время эксплуатации регулирует закон, который определяет такие положения:
36 месяцев Фискальный накопитель устанавливается компаниями или ИП, которые предоставляют услуги населению, оформлены на патентный, ЕНВД, сельхозналог или упрощенный режим налогообложения; |
|
15 месяцев ФН на 15 месяцев предназначен для бизнеса, находящегося на ОСН, представлены платежными агентами, работают в сезон, продают подакцизный товар или относятся к категории удаленных мест, перечисленных в списке соответствующего постановления. |
Причины замены ФН
Кроме окончания срока действия, фискальный накопитель может потребовать замены и в ряде других случаев:
- Переполнена память. Независимо от указанного времени службы, чип рассчитан на определенное количество информации, так называемую вместительность. Она составляет до 250 000 документов. Поэтому торговое предприятие с высоким товарооборотом или клиентопотоком будет менять фискальное устройство чаще. Об этом уведомляет непосредственно сама онлайн касса, выводя сообщение пользователю. Чтобы продолжать деятельность, необходимо сразу же заменить ФН на новый и перерегистрировать оборудование.
- Поломка или брак. Как и в любой технике, здесь случаются поломки или заводской брак, что может послужить отказом в передаче данных оператору. В таком случае нужно обращаться к изготовителю, который проведет экспертизу, сохранив уже имеющуюся информацию для налоговой.
- Ошибки регистрации кассы. ФН привязывается к конкретной модели кассы. Если она некорректно зарегистрирована и были допущены ошибки, но накопитель все же был внесен в реестр, после исправления всех регистрационных данных нужен будет новый. Поэтому следует внимательно и ответственно подходить к вопросу перерегистрации самой кассы. Неточности и ошибки повлекут финансовые затраты и потерю времени.
Большинство моделей онлайн-касс оповещают о нерабочем состоянии накопителя, высвечивая сообщение на экран. Если это связано с окончанием срока действия, лучше в самом начале последнего месяца приступить к перерегистрации, чтобы не прерывать работу торговой точки.
Напоминаем, что после замены на новое устройство, бывший в употреблении экземпляр нужно хранить пять лет после закрытия архива.
Как перерегистрировать кассу при замене ФН
Перед тем, как приступить к процедуре, важно убедиться в корректном закрытии старого ФН. Для этого необходимо закрыть смену, передав все оставшиеся данные оператору. Далее сформировать «Отчет о закрытии ФН», указав время, дату, номер ФД и его фискальный признак. Только после этого можно извлечь вышедшее из строя устройство и устанавливать новый чип. Представляем пошаговую инструкцию, которая поможет в оформлении оборудования в соответствии с законодательством.
Инструкция по перерегистрации кассы в связи с заменой ФН:
Шаг 1. |
Открыть сайт nalog.ru и войти в личный кабинет. |
Шаг 2. |
Выбрать пункт учета контрольно-кассовой техники. |
Шаг 3. |
Определить кассу, которая требует перерегистрации по номеру (активное оборудование подсвечивается зеленым цветом). |
Шаг 4. |
В детализации сведений по кассовой технике активировать пункт «Перерегистрация», пользователю откроется Заявление. |
Шаг 5. |
Указать причину процедуры из предоставленного списка, в данном случае это замена ФН. |
Шаг 6. |
Внести данные закрытия предыдущего устройства из отчета, а также его реквизиты. |
Шаг 7. |
Выбрать свою модель из выпадающего списка накопителей и ввести серийный (заводской) номер. |
Шаг 8. |
Подписать усиленной КЭП и отправить заявку. |
*ФНС потребуется время для обработки поступившего заявления, проверить статус запроса можно в меню состояния. При одобрении появится соответствующий статус.
Заявление о перерегистрации также можно оформить в бумажном виде, заполнив бланки установленной законом формы. После внесения всей требуемой информации необходимо их отнести в налоговую службу.
Перерегистрация без замены ФН
В некоторых случаях ККТ может потребовать повторной регистрации без установки нового фискального накопителя. Причиной могут послужить:
- смена юридического адреса компании. Например, если владелец перенес магазин и всю продукцию в новое помещение и касса будет работать на другом месте;
- перезаключение договора с ОФД. Множество причин могут повлиять на смену оператора — не устраивает обслуживание, стоимость и так далее;
- изменение ставки НДС. После повышения НДС до 20% всем предпринимателям пришлось заново регистрировать все рабочие кассы;
- переход на другой формат фискальных данных. Так в 2019 году вышли новые требования по применению ФФД, обязывающие владельцев ККТ использовать новую версию 1.05, отказавшись от предшествующей модификации.
Процедура оформления схожа с той, что осуществляется при замене ФН, с возможностью личной и удаленной подачи заявления. При онлайн действиях потребуется УКЭП, а для бумажного варианта последовательность действий такова:
- 1. Подготовить заявление, утвержденное приказом ФНС от 29.05.2017, паспорт и РК техники.
- 2. Обновить бланк и карточки о регистрации и снятии с учета.
- 3. Регламент подачи заявления установлен приказом, в течение 10 дней налоговый инспектор уведомит о решении. Если вся предоставленная информация будет подтверждена, владельцу будет выдан бумажный или электронный документ, в зависимости от выбранного способа.
Отказом в перерегистрации может послужить отсутствие информации об используемой технике или допущение ошибок при заполнении документов. Поэтому стоит внимательно выбирать ККТ, проверив в реестре разрешенного оборудования.
Имейте ввиду, что кассовое оборудование после повторной регистрации сбрасывает все настройки. Порядок внесения новых параметров зависит от специфики самого оборудования. Если нет уверенности в правильной перенастройке, лучше обратиться в техподдержку производителя.
Можно ли применять кассу с просроченным ФН или работать без него
ФЗ-54 четко отвечает на этот вопрос — после замены ФН необходима обязательная перерегистрация кассовой техники. Подать заявку нужно не позднее суток после изменений данных предпринимателя или компании. Если временные нормы нарушены, владельца ожидают штрафные санкции в размере от 1500 до 3000 рублей для должностного лица, и 5-10 тысяч на предприятие. Соблюдая все требования и нормы, бизнес останется в правовом поле, не будет терпеть убытки из-за штрафов и приостановления работы.
Нужна помощь в перерегистрации кассы?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и проведем перерегистрацию кассы при замене ФН.
Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
Понравилась статья? Поделись ею в соцсетях.
Также читают:
Зачем ФНС запустила сервис для хранения чеков
ФНС создала сервис для хранения чеков, и не так давно система начала свою работу. Несколько месяцев назад стало известно о создании налоговиками специального сервиса, в котором будут храниться все электронные чеки….
458
Узнать больше
Замена фискального накопителя в кассе
Замена фискального накопителя в кассе — необходимая процедура, установленная законом в ряде случаев. Использовать кассу можно только с действующим накопителем. В этой статье мы подробно рассмотрим несколько главных вопросов: в…
1042
Узнать больше
Срок действия фискального накопителя — когда менять?
Срок фискального накопителя ограничен как самим производителем, так и может быть завершен в связи с определенными обстоятельствами. Разберемся подробнее, на какой период рассчитан ФН и в каких случаях он требует…
819
Узнать больше
Фискальные накопители для онлайн касс — разъяснение ФНС
Фискальные накопители для онлайн-касс стали широко использоваться после принятия федерального закона, согласно которому применение ЭКЛЗ (контрольные ленты) прекращалось, а на замену им пришли ФН. Отныне применение новых устройств стало обязательным для всех…
465
Узнать больше
Подпишитесь на рассылку
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Остались вопросы?
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!
Товар добавлен в корзину
Сумма