Инструкция по пользованию служебным телефоном

                                                           Приложение N ___
к Приказу от "___" _________ ___ г. N _____

Утверждаю
___________________________________
(должность руководителя организации)
___________________________________
(Ф.И.О. руководителя)

"___" _____________ ____ г.

Правила
пользования служебными мобильными телефонами
в "____________________________"
(наименование организации)

1. Общие положения

1.1. Правила пользования служебными мобильными телефонами в «____________» (далее — Правила) определяют порядок предоставления и использования служебной мобильной связи в «____________».

1.2. Обеспечение работников служебной мобильной связью осуществляется путем предоставления им служебных мобильных телефонов, подключенных к корпоративному тарифу.

1.3. Мобильной служебной связью обеспечиваются работники следующих структурных подразделений:

___________________________________________________.

1.4. На время проведения выставок, семинаров, презентаций, при направлении в командировки также обеспечиваются мобильной служебной связью работники подразделений: _____________________________________________________________.

    1.5. Устанавливается   лимит   расходов   за  использование   мобильной
телефонной связи в размере _____________ (________________) рублей (или: не
более ____________ (_______) часов) за ___________________________________.
(период)

2. Порядок обслуживания служебной мобильной связи

2.1. Все служебные мобильные телефоны подключены к оператору сотовой связи «__________________».

2.2. Выбор тарифных планов, подключение и пополнение лицевых счетов служебных мобильных телефонов производит главный бухгалтер по согласованию с руководителем (заместителем руководителя) организации.

2.3. Работникам, использующим служебную мобильную связь, запрещается самостоятельно:

— подключать или отключать какие-либо услуги оператора связи без предварительного письменного согласования с руководителем (заместителем руководителя) организации;

— пополнять лицевой счет служебного мобильного телефона; внесенные денежные средства организацией не возмещаются.

2.4. Обслуживание и ремонт служебных мобильных телефонов осуществляется в следующем порядке: _________________________________________________________.

3. Порядок выдачи служебного мобильного телефона

    3.1.    Выдачу     служебного     мобильного     телефона    производит
___________________________________________________________________________
(указать должностное лицо/структурное подразделение)
по заявлению работника, завизированному его непосредственным руководителем.

3.2. Выдача служебного мобильного телефона и инструкции по его эксплуатации производится после ознакомления работника с настоящими Правилами и фиксируется в ведомости (книге/журнале учета) выдачи служебных мобильных телефонов.

3.3 Служебный мобильный телефон должен быть возвращен работником в случае:

— увольнения;

— изменения должностных обязанностей, в результате чего необходимость в служебной мобильной связи отпадает;

— нарушения настоящих Правил.

4. Порядок использования служебной мобильной связи

4.1. Работники используют служебную мобильную связь для ведения телефонных переговоров и передачи/получения сообщений. В случае служебной необходимости телефонные разговоры, а также передача/получение сообщений по служебной мобильной связи могут осуществляться в выходные дни и/или за пределами установленного рабочего времени.

    4.2. Работникам  запрещено  использовать  служебную  мобильную связь  в
личных целях. В случае обнаружения подобного факта работник лишается  права
на  использование  служебной  мобильной  связи  и  обязан  сдать  служебный
мобильный телефон ____________ ___________________________________________.
(указать должностное лицо/структурное подразделение)

4.3. В   случае   утраты   служебного  мобильного   телефона   работник
незамедлительно письменно должен сообщить о данном факте __________________
__________________________________________________________________________.
(указать должностное лицо/структурное подразделение)

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»

ПРАВИЛА
пользования служебным мобильным телефоном

Настоящие Правила вводятся в целях эффективного использования средств телефонной связи для реализации положений Устава ООО «Бета», решения производственных задач и состоят в следующем.

1. Работники могут использовать предоставленные им мобильные телефоны только для ведения телефонных переговоров в рамках исполнения своих служебных обязанностей, предусмотренных должностными инструкциями.

2. При пользовании служебным мобильным телефоном работник обязан четко и кратко излагать суть вопроса (проблемы, предложения) в целях получения быстрого и полного ответа.

3. Количество телефонных переговоров в течение месяца .

4. Используя служебные мобильные телефоны в личных целях, работники наносят ООО «Бета» материальный ущерб. В соответствии со ст. 238 и ст. 248 Трудового кодекса РФ ООО «Бета» вправе взыскать прямой действительный ущерб (в размере расходов на оплату личных и сверхлимитных телефонных переговоров) путем удержания соответствующих сумм из зарплаты работников.

5. Данные Правила распространяются на всех работников ООО «Бета», которым предоставлены служебные мобильные телефоны.

Правила составил:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

Согласовано:

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

С Правилами пользования служебным мобильным телефоном ознакомлены, согласны и обязуемся выполнять:

Если мобильный телефон в работе необходим

Некоторым работникам мобильный телефон нужен для выполнения должностных обязанностей: это и менеджеры по продажам, ведущие переговоры с клиентами, и секретари, которые должны быть всегда на связи в ожидании поручений руководства, и ремонтники, выезжающие по вызову клиентов. и пр. Таких работников компания, как правило, обеспечивает корпоративной мобильной связью: предоставляет телефоны с сим-картой или только сим-карту и оплачивает расходы на разговоры. Для них ­необходимо установить правила пользования мобильной связью.

Составляем документ

Важно оговорить в локальном нормативном акте случай, если в силу производственного процесса необходимо, чтобы работник был доступен по корпоративной мобильной связи в течение…

Правила пользования телефоном в служебной ситуации

Разговаривая по телефону,
следует контролировать свою интонацию,
тон, дикцию. Не следует кричать в трубку:
это не улучшает слышимости, но делает
ваш тон излишне возбужденным и нервозным.

Этикет четко оговаривает
правила пользования телефоном В СЛУЖЕБНОЙ
СИТУАЦИИ.

Ситуация 1: Вам звонят

Если у Вас зазвонил
телефон, трубку лучше снимать после
второго звонка. По скорости вашей реакции
на звонок абонент будет судить о степени
вашей заинтересованности в разговоре,
о вашей отдаленности от аппарата, о
вашей занятости.

Отвечая на звонок,
избегайте слов «Да»,
«Говорите»,
«Алло».
В соответствии
с правилами этикета вы должны поздороваться,
назвать себя и организацию. «Добрый
день. Приемная…… {ОРГАНИЗАЦИЯ}».
Невыполнение
этого требования во многих странах
считается одним из самых серьезных
нарушений служебного этикета. Недопустимы
такие формы ответа на звонок – «Кто
звонит?»,
«Вам кого?»,
«Что Вы хотите?».

Внимательно слушайте
собеседника, никогда не перебивайте
его.

Следите за своим тоном,
избегая выказывать нетерпение,
раздражение, отсутствие интереса к теме
разговора.

Старайтесь, чтобы Ваши
фразы по возможности были короткими,
вопросы – четкими и краткими.

Не следует задавать
сразу несколько вопросов, не дожидаясь
ответа.

Старайтесь интонационно
выделять наиболее важное, учитывая, что
после пауз слова звучат наиболее
отчетливо.

Однако, если Вы говорите
что-то неприятное для собеседника,
старайтесь не выделять эти слова
интонационно, чтобы его не обидеть.

Если ваш собеседник
раздражен, Вы можете разрядить ситуацию:

оставаясь учтивым;

внимательно слушая,
чтобы уяснить проблему и ее значение
для говорящего;

предлагая, где возможно,
свою помощь;

стараясь найти другой
источник помощи, если Вы не в состоянии
помочь самим;

уверив абонента, что за
ходом решения проблемы будет установлен
контроль и своевременно поступит
информация.

Называя имена, фамилии,
названия, цифры, произносите их четко
и неторопливо, проверяйте правильность
восприятия их собеседником, используя
реплики для корректировки общения: «Как
Вы меня слышите?»,
«Не могли бы Вы
повторить?».

Если телефон звонит в
то время, когда Вы заняты разговором по
другому телефону, следует:

извиниться перед
собеседником за прерванный разговор;

снять трубку;

сообщить, что Вы заняты;

выяснить у позвонившего,
может ли он ждать окончания первого
разговора;

или попросить его
перезвонить.

Если разговор с первым
собеседником по существу завершен,
сообщение о необходимости ответить на
второй звонок поможет вам закончить
первую беседу.

Иногда ввиду важности
разговора Вы не можете ответить на
второй звонок. За исключением крайней
необходимости не следует прерывать
начатый разговор, переключая внимание
на второго собеседника: этим Вы проявите
невнимание и неуважение к первому.

Если разговор затягивается,
очень важно уметь вежливо закончить
его, не обидев собеседника: «Простите,
что Вас прерываю, но…»,
«Очень приятно
с Вами беседовать, но…».
Для завершения
разговора можно сослаться на большую
занятость, необходимость завершить
начатую ранее работу или принять
пришедшего посетителя. Однако в этой
ситуации всегда важна деликатность,
чтобы у собеседника не осталось
неприятного осадка от общения с Вами,
даже если он излишне словоохотлив и не
умеет лаконично излагать свои мысли.

Иногда для подготовки
ответа на звонок вам необходимо на время
отойти от телефона, однако не следует
после слов «Прошу
Вас подождать»
оставлять телефон,
не дожидаясь ответа: может быть, Вашему
собеседнику некогда ждать, и он предпочел
бы перезвонить в другое время.

Если вы договорились о
звонке, то это обещание необходимо
обязательно выполнить, стараясь
перезвонить при первой возможности, но
не позднее, чем в течение суток.

Заканчивая телефонный
разговор, следует строго выполнять
важнейшее правило этикета: первым кладет
трубку тот, кто звонил. Если позвонили
Вам, недопустимо прерывать разговор
прежде, чем Ваш собеседник попрощается
с Вами, и Вы услышите гудки отбоя.

Если во время разговора
на телефонной линии произошел сбой, и
беседа прервалась, перезванивает тот,
кто только что звонил.

Ситуация 2: абонент
соединяется через секретаря

Отвечая на звонок, никогда
не следует произносить слово «Алло».
Секретарь должен
поздороваться, назвать свою организацию
и в крайнем случае сказать: «Я
Вас слушаю».
Недопустимо
задавать вопросы типа «Кто
это?», «Кто
его спрашивает?»,
«Что Вам нужно?»,
«Зачем он Вам
нужен?».

По поведению секретаря
у телефона формируется первое представление
об организации и ее руководителе.
Негативное впечатление, оставленное
после общения с невоспитанным секретарем,
надолго сохраняется в памяти. Секретарь
должен быть предельно вежлив, корректен,
любезен и тактичен. Отвечая на звонок,
секретарь должен поинтересоваться, кто
и по какому вопросу звонит, если есть
возможность, переадресовать звонок
другому сотруднику или посоветовать,
когда лучше позвонить в случае отсутствия
руководителя на месте. При этом следует
несколько раз повторить дату и время
следующего звонка или встречи, фамилию,
номер телефона – все то, что, по вашему
мнению, следует запомнить позвонившему.
Недопустимы ответы типа: «Занят»,
«На совещании»,
«Не знаю, когда
будет»,
«Сегодня не
будет».

Во всех случаях надо
избегать ответов «Я
не знаю»,
«Мы не можем
этого сделать»,
«Вы должны…»,
«Подождите
секундочку».
Если секретарь
не может тотчас дать ответа, лучше
сказать: «Разрешите,
я уточню это для Вас»
или адресовать
звонок сотруднику, способному ответить
на поставленный вопрос. Модальную форму
«Вы
должны»
лучше заменить
более мягкой: «Лучше
было бы…»,
«Для Вас имеет
смысл…».
Если Вам требуется
время для подготовки ответа и необходимо
отойти от телефона, следует предупредить
собеседника: «Для
выяснения этого вопроса мне потребуется
две-три минуты. Вы можете подождать?»
или предложить
перезвонить, назвав время. Если же
подготовка ответа потребовала от Вас
большего времени, следует переспросить
абонента: «Вы
можете еще немного подождать?».

Никогда не записывайте
фамилии и номера телефонов на клочках
бумаги или листках календаря. У секретаря
для этой цели должны быть специальные
тетради или журнал регистрации телефонных
переговоров.

Этикет телефонных
разговоров предусматривает четкий
порядок действий секретаря в случае
соединения руководителя с другим
должностным лицом.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #