Инструкция по порядку ведения архива электролаборатории

Открытая разработка документов | LINCO Open Source Организация архивного дела. Процедура Версия 1. 22.04.2020

ВЕРНУТЬСЯ К ПЕРЕЧНЮ ДОКУМЕНТОВ ❯
ПЕРЕЙТИ К ТРЕБОВАНИЯМ ГОСТ 17025 ❯

Организация архивного дела. Процедура

1. Назначение и область применения
2. Нормативные ссылки
3. Определения
4. Сокращения и обозначения
5. Процедура
5.1. Общие положения
5.2. Порядок сдачи документов в архив
5.3. Порядок работы с документами по истечению их срока хранения в архиве ИЛ
5.4. Требования к подготовке документов, подлежащих передаче в архив
5.5. Выдача документов из архива
6. Ответственность

1. Назначение и область применения

1.1. Процедура устанавливает единые требования к организации архивного дела в испытательной лаборатории.

1.2. Требования настоящей документированной процедуры распространяются на всех сотрудников лаборатории.

1.3. Процедура разработана с целью установления порядка комплектования, обеспечения учета и хранения,
упорядочения и использования архивной документации для эффективной работы сотрудников в системе менеджмента качества.

Вернуться к содержанию

2.1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

2.2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело»;

2.3. ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 «Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий»;

2.4. ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Система менеджмента качества. Требования»;

Вернуться к содержанию

Архивное дело – деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования,
учета и использования архивных документов.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости
для граждан, общества, государства.

Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку
деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации,
с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение.

Уничтожение документов – исключение документов из документального или архивного фонда по
истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

Учет архивных документов – определение количества и состава архивных документов в единицах
учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой
дел и их систематизация внутри дела.

Электронное дело – совокупность электронных документов, сформированных в соответствии с
номенклатурой дел организации.

Электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме.

ИЛ – испытательная лаборатория

Вернуться к содержанию

5.1.1. Система хранения и архивирования документов предусматривает хранение документов на бумажном носителе.

5.1.2. В лаборатории должен быть ответственный за организацию архивного дела, назначенный Распоряжением
руководителя ИЛ.

5.1.3. В лаборатории определено место хранения архивных документов. Доступ к архивным документам ограничен.
Архивные документы хранятся в шкафах с замком. Ключ от архива хранится у сотрудника ответственного за
организацию архивного дела и у руководителя ИЛ.

5.1.4. В архиве лаборатории документы хранятся в папках, на которые наклеивается
Этикетка
с содержимым архивной папки. Архивные документы хранятся в лаборатории до истечения срока хранения дел в архиве.

5.1.5. Ведущие специалисты обеспечивают сбор, подготовку и передачу документов своих групп ответственному
за организацию архивного дела. Порядок подготовки архивных документов определен разделом 5.4. настоящей процедуры.

5.1.6. Все документы архива должны быть учтены в Журнале учета архивных документов. Форма журнала
установлена Альбомом форм записей.

5.1.7. Акты о выделении к уничтожению документов временного срока хранения,
Акты сдачи в архив, хранятся в папке «Архивное дело».

5.1.8. Протоколы испытаний хранятся в архиве ИЛ 10 лет. Прочие документы хранятся в течение 5 лет,
если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами, регламентирующими деятельность.

5.1.9. Состав документов, подлежащих передаче в архив, и сроки их хранения определены
Номенклатурой дел.

Вернуться к содержанию

5.2.1. Все документы ИЛ должны быть переданы в архив по истечению срока их хранения на рабочем
месте, определенному Номенклатурой дел.

5.2.2. Сбор документов для передачи в архив осуществляется в течение года. Передача документов
лицу, ответственному за организацию архивного дела, происходит один раз в год, на основании
Распоряжения руководителя ИЛ.

5.2.3. Подготовку документов к сдаче в архив осуществляют сотрудники ИЛ ответственные за ведение
документов в соответствии с Номенклатурой дел ИЛ. В процессе подготовки документов к сдаче в архив
они хранятся на рабочем месте (в соответствии с Номенклатурой дел).

5.2.4. Перед сдачей журналов ответственному за организацию архивного дела в ИЛ, сотрудник
ответственный за их подготовку должен проверить: наличие наименования журнала, наличие всех страниц,
шнуровки, ненарушенной этикетки скрепления листов и печати на ней, даты окончания журнала.

5.2.5. Ответственный за организацию архивного дела принимает документы. Документы должны быть
сформированы в Дела в соответствии с процедурой
«Ведение и оформление рабочих журналов и папок«.

5.2.6. Ответственный за организацию архивного дела составляет Акт сдачи документов в архив.

5.2.7. Архивные документы размещаются на месте хранятся, определенном Номенклатурой дел, в
шкафах с ограниченным доступом.

5.2.8. Данные о движении архивных документов фиксируются в соответствующей графе Журнала
учета архивных документов.

Вернуться к содержанию

5.3.1. По истечению срока хранения в архиве ИЛ документы передаются в архив Общества или подлежат
уничтожению (в случае если данный документ не подлежит хранению) согласно Распоряжению руководителя ИЛ.

5.3.2. Сдача документов из архива ИЛ в архив Общества осуществляется в соответствии с
установленными правилами Общества.

5.3.3. Уничтожение документов производится способом, обеспечивающим невозможность дальнейшего
восстановления документа. При уничтожении документов составляется

Акт о выделении к уничтожению
документов временного срока хранения

.

Вернуться к содержанию

5.4.1. Требования к подготовке документов на бумажном носителе:

• Рабочие журналы должны быть оформлены в соответствии с процедурой «Ведение и оформление рабочих журналов и папок«.
• Документы одной формы должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены печатью в соответствии
  с правилами, установленными в документированной процедуре «Управление документами и записями СМК«.
• Документы могут быть прошиты в объеме не более 250 листов в хронологическом порядке.
  Документ с наименьшим порядковым номером должен быть расположен вверху стопки.

Вернуться к содержанию

5.5.1. Из архива сотрудникам ИЛ по запросу выдаются копии документов. Выдачу документов
осуществляет сотрудник ответственный за организацию архивного дела ИЛ.

5.5.2. Представителям сторонних организаций из архива выдаются по письменному обращению
на имя руководителя Общества. Решение о выдаче или отказе в выдаче принимается директором
совместно с руководителем ИЛ. Решение фиксируется на обращении формулировкой: «выдать в полном
объеме», «отказать», «выдать в части…» ставится подпись и дата. Обращение передается ответственному
за организацию архивного дела.

5.5.3. При необходимости на копии документа указывается «Копия верна», дата и подпись
ответственного за ведение архива.

5.5.4. При выдаче копий документа ответственный за ведение архива регистрирует это в журнале
«Учета архивных документов».

Вернуться к содержанию

6.1. Ответственный за организацию архивного дела отвечает за:

• оформление Актов сдачи и Актов о выделении к уничтожению документов временного срока хранения;
• оформление архивных дел;
• хранение архивных дел;
• ведение журнала учета архивных дел;
• сдача и уничтожение документов из архива.

6.2. Ведущие инженеры групп несут ответственность за сбор документов и своевременную сдачу документов в архив.

6.3. Сотрудники ответственные за ведение документации несут ответственность за подготовку документов к сдаче в архив.

6.4. Контроль за соблюдением требований данной процедуры несет менеджер по качеству.

ПЕРЕЙТИ К ТРЕБОВАНИЯМ ГОСТ 17025 ❯
ВЕРНУТЬСЯ К ПЕРЕЧНЮ ДОКУМЕНТОВ ❯

Вопрос:

О порядке лицензирования электротехнической лаборатории.

Ответ: В соответствии с » п.39.1 «Правил по охране труда при эксплуатации электроустановок» от 24 июля 2013 года электролаборатории должны быть зарегистрированы в федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем федеральный государственный энергетический надзор (Ростехнадзор). Лицензирование электролаборатории нормативными документами не предусмотрено.

Для регистрации электролаборатории необходимо подать заявление, в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий энергетический надзор с предоставлением документов, указанных в заявлении. Испытательное оборудование и средства измерений должны соответствовать методикам проведения испытаний и измерений.

---

Вопрос:

Каков в настоящее время порядок регистрации электролабораторий в органах Ростехнадзора.

Ответ: Специалистами Управления государственного энергетического надзора подготовлен следующий ответ.

Регистрация электролабораторий осуществляется в территориальных управлениях Ростехнадзора по месту регистрации юридического лица — собственника электролаборатории.

» Приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 21 октября 2013 г. № 485 «Об утверждении перечня нормативных правовых актов и нормативных документов, относящихся к сфере деятельности Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (П-01-01-2013, раздел I «Технологический, строительный, энергетический надзор») по состоянию на 1 сентября 2013 г.» (далее — Перечень) установлено, что территориальным органам Ростехнадзора следует руководствоваться данным Перечнем в текущей деятельности, в который включена Инструкция о порядке допуска в эксплуатацию электроустановок для производства испытаний (измерений) — электролабораторий, введенной в действие письмом Минэнерго России от 13 марта 2001 г. № 32-01-04/55.

---

Письмо Ростехнадзора от 16.04.2016 N 00-07-06/415 «О регистрации электротехнических лабораторий»

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ И АТОМНОМУ НАДЗОРУ

ПИСЬМО от 16 апреля 2016 г. N 00-07-06/415

О РЕГИСТРАЦИИ ЭЛЕКТРОТЕХНИЧЕСКИХ ЛАБОРАТОРИЙ

В связи с неоднократными обращениями юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по вопросу регистрации электролабораторий в целях исключения избыточных требований при ее осуществлении территориальными органами Ростехнадзора рекомендуется руководствоваться следующим.

Регистрацию электротехнических лабораторий (далее — ЭТЛ) осуществлять на основании требований, установленных » п. 39.1 Правил по охране труда при эксплуатации электроустановок, утвержденных приказом Минтруда России от 28.06.2013 N 328н, зарегистрированным в Минюсте России 12.12.2013 N 30593 и п. 2.6.2 » Правил технической эксплуатации электроустановок потребителей, утвержденных приказом Минэнерго России от 13 января 2003 г. N 6, зарегистрированным в Минюсте России 22.01.2003 N 4145.

Процедуру регистрации ЭТЛ рекомендуется осуществлять в соответствии с основными положениями, определенными Инструкцией о порядке допуска в эксплуатацию электроустановок для производства испытаний (измерений) — электролабораторий, утвержденной 13.03.2001 руководителем Госэнергонадзора Минэнерго России Б.П. Варнавским (далее — Инструкция), так как указанная Инструкция включена в » перечень нормативных документов, относящихся к сфере деятельности Ростехнадзора (П-01-01-2014, раздел I «Технологический, строительный, энергетический надзор»), утвержденный приказом Ростехнадзора N 5 от 13.01.2015.

Не применять положение п. 1 Инструкции о согласовании программ и методик проведения испытаний (измерений) с органами государственного энергетического надзора.

Исключить практику истребования документов, не предусмотренных п. 2 Инструкции.

При регистрации электролабораторий не устанавливать для владельцев ЭТЛ обязательные виды испытаний.

При возникновении спорных вопросов или прецедентов для отказа в регистрации ЭТЛ принятие окончательных решений согласовывать с Центральным аппаратом Ростехнадзора.

А.В.ТРЕМБИЦКИЙ

---

Вопрос от 06.2017:

О порядке регистрации электролаборатории?

Ответ: Требования к компетенции электролаборатории, указанные в » ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009, в том числе наличие и качество разработанных документов, определяющие систему менеджиента качества, проверяются при выездном осмотре электролаборатории.

Оценку состояния, установление сроков дальнейшей работы и условия эксплуатации электрооборудования (техническое освидетельствование электрооборудования) проводит комиссия владельца этого электрооборудования, которая в том числе рассматривает результаты испытаний электролабораторией. Заключение об остаточном ресурсе электролаборатория не выдает.

Также, лаборатория может входить в состав более крупной организации при соблюдении требований » п.4 ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009.

---

Вопрос от 21.12.2017:

Каков порядок предоставления документов в связи с окончанием действия свидетельства о регистрации ЭТЛ?

Ответ: В соответствии с порядком допуска в эксплуатацию электроустановок испытаний (измерений) – электролабораторий, согласование методических указаний проведения испытаний не требуется. Для регистрации электротехнической лаборатории (далее – ЭТЛ), необходимо подать заявление о регистрации ЭТЛ с полным пакетом документов согласно перечню, размещенному на сайте управления Ростехнадзора, включая методики испытаний и измерений.

---

Вопрос от 02.09.2014:

Можно ли по номеру, указанному в свидетельстве о государственной регистрации электролаборатории, узнать подлинное ли оно? Есть ли такие реестры, где можно это проверить?

Ответ: Специалистами Управления государственного энергетического надзора подготовлен следующий ответ.

Документ о регистрации электролаборатории выдается юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям по месту их регистрации территориальными органами Ростехнадзора.

Ведение реестра электролабораторий нормативными документами не предусмотрено. Сведение о регистрации электролаборатории конкретной организации возможно подтвердить, направив запрос в соответствующий территориальный орган Ростехнадзора.

---

Вопрос от 02.02.2016:

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста требования к начальнику ЭТЛ, требования к персоналу ЭТЛ (передвижной, стационарной и с переносным комплектом приборов) до и выше 1000В? В правилах не всё ясно(сколько минимум людей в каждой лаборатории, кем они должны являться и какие группы по ЭБ)!

Ответ: В соответствии с требованиями » гл. 39, 46 «Правил по охране труда при эксплуатации электроустановок», утвержденных приказом Минтруда от 24.07.2013 № 329-М, начальник ЭТЛ должен быть назначен из административно-технического персонала с 5 группой до и выше 1000 В или с 4 группой до 1000 В в зависимости от вида лаборатории и напряжения.

Работы по испытаниям и измерениям на передвижной лаборатории выполняются по наряду-допуску бригадой не менее двух человек , в которой производитель работ должен иметь группу 4 до и выше 1000 В, член бригады-группу 3 до и выше 1000 В, а член бригады, которому поручается охрана -группа 2 до и выше 1000 В.
Массовые испытания материалов и изделий с использованием стационарных испытательных установок, у которых токоведущие части закрыты сплошным или сетчатым ограждением, а двери снабжены блокировкой, разрешается выполнять работнику, имеющему группу 3 до и выше 1000 В, единолично в порядке, установленном для электроустановок напряжением до 1000 В с использованием типовых методик испытаний.

Работы по проведению измерений в электроустановках до 1000 В допускается выполнять по наряду — допуску или распоряжению бригадой не менее двух человек с 4, 3 группой до 1000 В или двумя работниками с 3 группой до 1000 В.

---

Вопрос от 07.2018:

При регистрации электротехнической лаборатории (далее – ЭТЛ), какова минимальная численность персонала ЭТЛ и необходимо ли согласовать методики испытаний в Ростехнадзоре?

Ответ: Согласование методических испытаний и измерений электролаборатории не требуется. Согласно » п.4.1.5 ГОСТ Р ИСО МЭК 17025-2009 должен быть назначен начальник ЭТЛ и его заместитель. Согласно » п.39.3 «Правил охраны труда при эксплуатации электроустановок» (утверждены Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от24.07.2013г №328н) испытания электрооборудования проводит бригада, в которой производитель работ должен иметь группу IV, член бригады – группу III, а член бригады, которому поручается охрана – группу II.

---

Вопрос от 06.08.2018:

Прошу сообщить, какие пошлины и сборы следует оплатить при регистрации в органах Ростехнадзора электролаборатории (п. 39.1 Правил по охране труда при эксплуатации электроустановок, утвержденных приказом Минтруда России от 24.07.2013 № 328н). Зависит ли размер таких платежей от адреса (места расположения) электролаборатории или юридического лица?

Ответ: Пошлины либо сборы за регистрацию электролаборатории действующим законодательством Российской Федерации не предусмотрены и, соответственно, Ростехнадзором не взимаются на всей территории Российской Федерации.

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Электротехническая лаборатория

Электротехническая лаборатория

Подборка наиболее важных документов по запросу Электротехническая лаборатория (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты

Документы для аттестации лабораторий неразрушающего контроля (ЛНК)

1. Сопроводительное письмо о направлении комплекта документов для аттестации лаборатории с описью материалов.
2. Сведения о предприятии и лаборатории по установленной форме.
3. Оригинал заявки на аттестацию ЛНК (Приложение 4 СДАНК-01-2020).
4. Копия штатного расписания лаборатории в составе организации (с подписью руководителя и печатью организации); приказ о создании лаборатории (при наличии).
5. Копию Свидетельства об аттестации лаборатории – если лаборатория была ранее аттестована.
6. Заверенные копии Лицензии на осуществление деятельности с использованием ИИИ (генерирующих) — при наличии радиографического контроля.
7. Заверенные копии Санитарно-эпидемиологических заключений на осуществление деятельности с использованием ИИИ (генерирующих) — при наличии радиографического контроля.
8. Заверенные копии Лицензии на осуществление деятельности в области использования ИИИ (радионуклидных) — при наличии гаммаграфического контроля.
9. Копии Учредительных документов:
   • Устава организации, изменения к Уставу (если имеются), свидетельства о постановке на учёт юридического лица в налоговом органе.
   • актуальной выписки (не позднее 1 месяца) из (ЕГРЮЛ).
   • информационного письма Федеральной службы государственной статистики (Росстат).
10. Документ (договор аренды, право собственности или иной документ, предусматривающий право владения и пользования) на право занимать помещения, в которых располагается лаборатория.
11. Договор на информационное обеспечение/обслуживание лаборатории нормативными документами по области аттестации с информационными системами и пр. (при наличии).
12. Положение о структурном (или обособленном) подразделении, филиале организации (при наличии таковых подразделений, филиалов), если ЛНК входит в состав данного подразделения.
13. Положение о ЛНК (в соответствии с п. 7.1 СДАНК-01-2020).
14. Приказы о назначении ответственных лиц в лаборатории (п. 6.6 СДАНК-01-2020).
15. Документация системы менеджмента (Руководство по менеджменту, документированные процедуры, записи, стандарты) (п. 4. СДАНК-01-2020).
16. Паспорт ЛНК (см. Приложение 3 СДАНК-01-2020).
17. Документы по персоналу:
    • копии аттестационных документов персонала, оформленные в соответствии с требованиями СДАНК-02-2020 (п. 6.1, п. 7.1.5 СДАНК-01-2020).
    • копии протоколов (удостоверений) проверки знаний в области промышленной безопасности специалистов (должностных лиц), выполняющих руководство работами по НК (руководителей (технических руководителей, их заместителей) лабораторий (подразделений, осуществляющих НК) (п. 6.1 СДАНК-01-2020).
    • на руководителя (технического руководителя) ЛНК – заверенная копия трудовой книжки. Копию последнего листа сопроводить заверительной надписью сотрудника отдела кадров «Работает по настоящее время» (п. 6.2 СДАНК-01-2020).
    • должностные инструкции сотрудников лаборатории (п. 6.5 СДАНК-01-2020).
    • инструкции по охране труда и технике безопасности при осуществлении НК (п.8.5. СДАНК-01-2020).
    • материалы по обучению, профессиональной подготовке, оценке опытности, аттестации, повышению квалификации и профессиональному опыту (п. 6.4, п. 7.1.5 СДАНК-01-2020).
18. Документы по оборудованию:
    • свидетельства о метрологической поверке (калибровке, аттестации) средств НК (см. п. 7.1 СДАНК-01-2020).
    • отчетные документы о проведении входного контроля средств НК (п. 5.7 СДАНК-01-2020).
    • графики поверки/калибровки, аттестации, технического обслуживания и проверки технического состояния средств измерений и средств НК (п. 5.6, п. 7.1 СДАНК-01-2020).
    • регистрационные документы на средства НК (формы и/или заполненные учетные листы, карточки несколько штук для примера) (п. 5.3, СДАНК-01-2020).
    • документы, подтверждающие факт законного владения/пользования средствами НК. (выписки из бухгалтерских документов, договоры аренды и т.п.).
19. Технологические инструкции, карты или иные документы, регламентирующие порядок проведения (технологию) контроля конкретных объектов (п. 7.1.3, 7.1.4 СДАНК-01-2020).
20. Документация по регистрации результатов контроля (формы журналов, заключений, актов, протоколов по НК)
    (п. 8.6-8.7 СДАНК-01-2020).
21. Инструкция по порядку ведения архива ЛНК, журнал регистрации архива результатов НК (п. 7.1.6. СДАНК-01-2020).

ВНИМАНИЕ! Для оперативного проведения аттестации ЛНК необходимо отправить соответствующе заверенный (со всеми требуемыми подписями и печатями) сканированный комплект документов в формате pdf или jpеg (jpg) на e-mail basic91@mail.ru.
Оригиналы документов на бумажном носителе необходимо выслать по адресу: 109377, г. Москва, Рязанский проспект, дом 32, корпус 3, офис 213.