Инструкция по работе с договорами в организации образец - Самые разные инструкции по применению

Актуально на: 6 ноября 2018 г.

Договорные отношения лежат в основе деятельности любой организации. Принимается новый работник – с ним заключается трудовой договор, открывается расчетный счет в банке – заключается договор банковского счета или, скажем, реализуются товары – заключается договор поставки. От того, насколько ответственно организация подходит к заключению договоров и их исполнению, зависит в числе прочего вероятность предъявления к ней претензий как со стороны контрагентов, так и со стороны контролирующих органов.

Особенно тщательно обычно организации подходят к работе с договорами гражданско-правового характера. С целью регламентации договорной работы в организации может разрабатываться отдельный локальный нормативный акт – Положение о работе с договорами.

Назначение «договорного» Положения

Целями разработки и утверждения в организации Положения по договорной работе могут быть, в частности:

защита прав и законных интересов организации;
создание единого порядка подготовки и оформления договоров;
организация регистрации и учета договоров для оперативного доступа к ним;
организация разработки типовых договоров.

Такое положение может подробно прописывать, кто отвечает в организации за заключение договоров и контролирует их исполнение, какие документы необходимо собрать для заключения договора и в какие сроки договор должен быть согласован. Наличие такого Положения должно способствовать повышению эффективности деятельности организации в целом.

Особое место при заключении нового договора должно отдаваться проверке добросовестности контрагента. Организация, заключая договор, должна подтвердить, что она проявила должную осмотрительность. Это поможет снизить риск претензий налоговиков, которые, например, могут попытаться доказать, что сделка намеренно была заключена с «непорядочным» контрагентом, для вида и без намерения создать гражданские права и обязанности у сторон договора, а сама организация пытается получить в результате необоснованную налоговую выгоду. Достаточным основанием для налоговиков может послужить тот факт, что ваш контрагент, например, не платит налоги.

При этом проверять целесообразно не просто факт регистрации компании и правомочность подписантов договора, а добросовестность вашего контрагента, его деловую репутацию, платежеспособность. Эти процедуры тоже можно отнести к договорной работе и закрепить в Положении.

Составляем Положение о договорной работе

Положение составляется в произвольной форме. В нем приводятся, к примеру, порядок заключения договоров, перечень необходимых документов, которые должны запрашиваться при заключении договора, ответственность должностных лиц за нарушение в договорной работе. Документы, которые составлены или получены в процессе договорной работы, необходимо сохранять. К примеру, копии учредительных документов контрагента, свидетельства о регистрации и постановке на учет и даже деловую переписку по e-mail. Это позволит подтвердить, что фактическая работа по проверке контрагентов проводилась, т. е. организация проявляла должную осмотрительность.

Положение о договорной работе утверждается руководителем организации. С Положением необходимо ознакомить под роспись всех работников, имеющих отношение к работе с договорами.

Приведем пример Положения о работе с договорами.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Источник

Положение о договорной работе на предприятии – документ, который устанавливает правила работы с различного рода договорами для всех структурных подразделений компании. Положение относится к нормативным актам организации и является обязательным для исполнения.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк Положения о договорной работе на предприятии .docСкачать образец Положения о договорной работе на предприятии .doc

Что вкладывается в понятие «договор»

Под «договором» понимается письменное соглашение двух или более сторон, в котором устанавливается предмет договора, цена, сроки, права и обязанности каждого из участников сделки и прочие параметры (тонкости, нюансы), имеющие значение для исполнения договора.

По сути дела договор – это универсальный инструмент любого предприятия для регулирования внутренних и внешних связей.

Роль документа

Положение о договорной работе обрисовывает стандартную схему работы с различного рода договорами. Обычно оно разрабатывается в крупных компаниях, где большой поток документации, проходящей через разные отделы.

Документ нужен для того, чтобы каждый работник, в чьи обязанности входит работа с контрагентами, знал о том, как, в какие сроки и при соблюдении каких условий нужно заключать договоры, как их исполнять и что делать после их подписания.

Положение указывает на конкретных лиц, которые несут ответственность за разработку и ведение договоров, а также на подразделения предприятия (обычно это юридический и бухгалтерский отделы), специалисты которых обязаны проверять и анализировать данные документы.

Положение регулирует порядок заключения договоров, в том числе по части визирования и подписания, устанавливает правила и нормы их учета, а также общие и индивидуальные условия, соблюдение которых является обязательным в том или ином случае.

Положение может касаться самых разных договоров: трудовых, подрядных, арендных, купли-продажи и т.д.

Срок действия Положения обычно не ограничен и заканчивается только с выпуском отдельного приказа со стороны руководства компании.

При этом вносить в него поправки можно в любое время по мере необходимости.

Кто разрабатывает Положение

Обязанность по разработке Положения обычно возлагается на юрисконсульта организации или стороннего юриста. В некоторых случаях эту работу проделывает сам руководитель предприятия. Однако, вне зависимости от того, кто окажется непосредственным разработчиком Положения, это должен быть человек, знакомый с Гражданским и Трудовым кодексом РФ, а также имеющий представление о должностных обязанностях того или иного работника организации.

Основные моменты Положения, особенности документа

Единого, унифицированного бланка Положения нет, так что работники организаций и предприятий могут писать его в произвольном виде или по шаблону, который действует внутри компании. Главное, соблюсти некоторые, обязательные для подобного рода документов, требования.

Положение должно иметь определенную структуру. В начале отводится место для резолюции главного лица компании. Далее идет основная часть, разделенная на несколько разделов. Основные из них:

преддоговорные отношения с контрагентами;
порядок разработки договора;
урегулирование разногласий и условия подписания договоров;
порядок текущей работы с контрагентами;
назначение ответственных лиц.

При необходимости основная часть может быть дополнена любыми другими пунктами (например, о процедуре расторжении или внесения изменений в ранее заключенный договор или об анализе эффективности исполненных договоров и отчетности по ним) – в зависимости от индивидуальных особенностей предприятия.

Количество разделов и содержание Положения находится в прямой зависимости от потребностей компании и задач, которые стоят перед разработчиками.

В некоторых случаях к Положению могут быть приложены унифицированные формы тех или иных договоров, действующих в компании.

Положение обязательно должно быть заверено оригинальной подписью директора организации или работника, уполномоченного действовать от его лица.

Удостоверять положение при помощи печати надо только в том случае, если использование клише для подобного рода бумаг прописано в учетной политике фирмы.

Образец положения о договорной работе на предприятии

В начале документа (слева или справа), как уже говорилось выше, обязательно должно быть отведено место под резолюцию руководства организации. Оформить ее можно двумя способами:

указать должность руководителя предприятия, его ФИО и поставить подпись;
внести ссылку на документ (приказ, распоряжение), которым данное Положение было утверждено;

Также обязательно надо поставить дату визирования.

Ниже идут разделы, в которые включаются все необходимые условия, которые должны соблюдаться при ведении договоров:

в первый блок обычно вписываются общие положения, в том числе всё, что касается самого понятия «договор», в каких целях заключаются договоры, кто должен ими заниматься и т.п.;
во вторую часть вносится порядок подготовки к заключению договора: прием заявок от контрагентов, документы, которые нужны для заключения договора, условия подписания протокола разногласий и листа согласований и прочие предварительные мероприятия;
в третью часть включаются требования к контролю за исполнением договоров, нормы по их хранению и учету, а также вписываются ответственные сотрудники.

Ознакомление с положением

После того, как Положение будет разработано и подписано у директора предприятия, его исполнение становится обязательным. Поэтому, каждый работник, имеющий отношение к работе с договорами, должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Нарушение какого-либо из пунктов Положения навлекает дисциплинарную ответственность, которая может быть выражена как в простом письменном замечании, так и в выговоре (с внесением в личное дело), особенно, если оно приводит к срыву договора или материальному ущербу для компании.

Источник

Работа с договорами и ее регламентация

Подготовка и сопровождение соглашений с контрагентами, наличие программы для учета договоров — важная и обязательная часть деятельности современной организации. Большое количество соглашений не позволяет руководителю читать документы и анализировать возможные риски. А рисков много:

заключение невыгодной или убыточной сделки;
подписание сделки ничтожной или оспариваемой;
потеря документа;
использование неэффективных и затратных внутрифирменных процедур заключения;
отсутствие первичных документов внутри компании;
неконтролируемое увеличение себестоимости как результат отсутствия лимитов по затратам/платежам и пр.

Законодательство никак не регламентирует порядок договорной работы в организациях. Государство наделяет юрлиц правом самостоятельно выбирать партнеров и обстоятельства взаимодействия. Гражданский кодекс дает определение понятия, перечисляет их виды, возникающие отношения, содержание оформляемых сделок, способы их удостоверения.

Построение внутренних процессов оформления договоренностей с контрагентами, способы регламентации договорной работы каждая организация определяет самостоятельно. Многие оформляют процедуры локальным нормативным актом в виде положения, регламента, инструкции и т.п.

Договорной процесс состоит из следующих основных этапов, определяющих структуру используемого варианта ЛНА:

подготовка к подписанию — согласование существенных условий, проверка контрагента;
оформление и подписание — заключение соглашения;
исполнение — оплата, учет и контроль этапов.

Кто отвечает за договорную работу в организации

Работа с договорами — разновидность правовой деятельности:

в ее основе — юридические нормы (законодательные и локальные);
документ становится для сторон обязательным актом.

На способ организации работы с этой категорией документации и назначение ответственных влияет вид деятельности:

предприятие-поставщик (продавец, исполнитель работ) размещает оформление и выполнение в отдел сбыта, в плановый, специализированный договорной;
предприятие-заказчик (покупатель) — в службах, ответственных за снабжение, организацию строительства, ремонта и т.п.

Важный фактор используемого варианта управления договорным процессом — размер и структура организации, количество видов деятельности. От перечисленных факторов зависит степень централизации:

при децентрализованном подходе исполнители ведут договоры самостоятельно;
централизованный предполагает наличие отдельного подразделения.

Для выбранного варианта готовятся корпоративные ЛНА, подбираются юристы, распределяются обязанности. Ответственные лица определяются и утверждаются решением руководителя.

Как организовать процедуру заключения договоров

Единый подход, использующий разумную регламентацию процедур ведения договорной работы, позволяет компании снизить риск ошибок. Наличие системы делает несущественным, кто работает с договором: пошаговая инструкция делит зоны ответственности и обеспечивает юридический, производственный и финансовый контроль всей процедуры от начала и до конца.

Основные правила

Что следует предусмотреть:

согласование текста договора и его положений специалистами ключевых для данного вида сделки подразделений;
координация действий руководства и сотрудников на этапах движения соглашения;
контроль процесса одним ответственным исполнителем.

Классификация этапов не универсальна: используемая организацией группировка индивидуальна и адаптируется к специфике перечня контрагентов и возможностям внутренней структуры. Общие правила на практике фиксируются документально следующими способами:

В документе едином, общем для всех договоров организации.
Несколькими актами, связанными между собой локальными актами.
Документами, регламентирующими отдельные этапы: порядок проверки контрагентов, положение о подготовке соглашений, положение о претензионно-исковой работе и др.

Полезно вести отчетность об исполнении договора. В таком документе предусматривают оценку этапов «жизни документа», его эффективности, описание и анализ проблем, выводы и рекомендации.

Положение и его структура

Для подготовки четкого регламента процедур заключения договоров в организации и их сопровождения необходимо описать задачи, решаемые сотрудниками на каждом этапе. Только предприятие понимает специфику своих процессов и внутренних должностных коммуникаций — обобщенный пример в таблице.

Следует избегать излишней бюрократизации и детализации используемых процедур.

Разрабатываемый локальный акт зафиксирует эффективный и понятный механизм взаимодействия руководства, специалистов и отделов, определит, кто заключает договоры в организации, учтет специфику бизнес-процессов. Составляют его обычно сотрудники юридического отдела, знающие:

гражданское право и трудовое законодательство;
особенности сделок;
принципы проверки надежности контрагентов.

В небольших компаниях составлением регламента занимаются руководители, отдел продаж, кадровая служба и т. д.

Корпоративное положение утверждается приказом руководителя организации.

Следует избегать излишней бюрократизации и детализации используемых процедур.

гражданское право и трудовое законодательство;
особенности сделок;
принципы проверки надежности контрагентов.

В небольших компаниях составлением регламента занимаются руководители, отдел продаж, кадровая служба и т. д.

Корпоративное положение утверждается приказом руководителя организации.

Какие задачи решаются при переходе на электронный формат работы с договорной документацией

На практике регламенты (положения) имеют похожую структуру и состоят из следующих основных разделов.

В качестве примера — отрывок обсуждаемого документа, содержащий описание порядка применяемого контроля.

Ответственное подразделение и обязанности по контролю за исполнением

СЭД для учета и ведения договоров

В небольших организациях учет и хранение документов ведет отдел делопроизводства. От него зависит:

систематизация и организация быстрого доступа к необходимым контрактам по запросу сотрудников;
сохранность документации.

Главная задача отдела — разработка единого порядка заключения договоров в организации, согласования, подписания, регистрации и хранения.

Крупные компании с большим массивом контрагентов понимают, что договорная деятельность является основным рычагом эффективного использования финансовых ресурсов. Отсутствие автоматизированной программы для ведения договоров, процессов их согласования и ведения затрудняет:

операционную деятельность;
работу с корпоративной информацией;
усложняет отчетность перед фискальными органами.

Крупный, средний и малый бизнес, государственные структуры внедряют системы электронного документооборота (СЭД) для работы с договорами в организации, построения эффективного механизма управления:

разрабатывают их самостоятельно;
заказывают «индивидуальные» корпоративные решения;
покупают готовые программные комплексы.

СЭД — это система автоматизации, комплекс, позволяющий управлять любыми типами документов. В СЭД входят все процессы по организации работы по заключению договоров: создание и согласование проекта, подписание, контроль ключевых точек исполнения, актирование, претензионная деятельность, архивация, обеспечение последующего доступа.

Собственные программы для регистрации договоров и их сопровождения, а также предлагаемые на рынке создаются с учетом или сравниваются между собой по доступности и качеству следующих параметров.

Многие СЭД, предлагаемые разработчиками, теперь используют роботизированные технологии: они кратно увеличивают производительность программ.

При ручном исполнении время на конечное утверждение соглашений определяется временем утверждения всех отделов и ответственных лиц. При помощи СЭД программа рассылает текст на согласование по сотрудникам в соответствии с регламентом. Делается это одновременно или в утвержденной последовательности.

Хорошие программные комплексы стоят немало — для экономии средств МСП имеет смысл поискать бесплатные программы для учета заключения договоров, не имеющие сложностей с установкой. Они есть на рынке и имеют компетентную поддержку пользователей.

Об авторе статьи

Дмитриева Наталья

Предприниматель, проектный менеджер, консультант профессионального и личностного роста

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Источник

Регламент нужен, чтобы построить договорную работу в организации, а также по возможности сбросить необходимость долгих переговоров и согласований (это самая непродуктивная и рутинная часть работы).

Зачем нужен регламент договорной работы

Договорную работу нужно сформировать как бизнес-процесс: обеспечить ее эффективность, скорость принятия решений, взаимодействие всех заинтересованных лиц. В итоге должен получиться структурированный, продуманный результат — договор, который приносит экономические выгоды и страхует от рисков. Для этого нужен регламент договорной работы, который поможет:

Организовать бизнес-процессы договорной деятельности.
Оптимизировать сроки выполнения процедур составления и согласования договоров.
Улучшит качество подготовки договоров.
Снизит правовые риски.
Организует защиту интересов.
Повысит прозрачность деятельности и процессов принятия управленческих решений.

Два подхода работы с договорами в компании

Работу с договорами в организации можно вести двумя способами:

Централизованный подход подразумевает наличие специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя — доставить проект договора в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением занимаются специалисты.
Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Даже если в компании практикуется такой подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста или в канцелярии.

Чтобы договорная работа проходила без ошибок, нужно внедрить в компании единые правила подготовки и заключения договоров. Когда есть система — становится неважно, кто занимается договором, потому что сотрудники следуют четкой пошаговой инструкции. Не забудьте разделить зоны ответственности структурных подразделений и сотрудников. Юристы, производственники, финансисты, руководители захотят добавить в договор пункты, важные для них.

Координируйте действия всех сотрудников и руководства на каждом этапе движения договора. Работу над договором всех заинтересованных подразделений должен контролировать один исполнитель. Желательно, чтобы это был коммуникабельный и уравновешенный человек.

Зафиксируйте общие правила документально:

В едином документе.
В нескольких связанных между собой локальных актах.
В отдельных документах, регулирующих отдельные этапы: положение о претензионно-исковой работе, порядок проверки контрагентов.
В отчетности об исполнении договора указывайте, эффективен ли он, какие появляются проблемы. Этот опыт поможет при разработке следующих договоров.

Начинаем работу над договором

Работа над договором начинается с переговоров с клиентами, контрагентами. Из обсуждений становится ясно, когда пора готовиться к сделке и начинать работать с проектом документа.

Сначала он отправляется на согласование — как с внутренними, так и с внешними клиентами (партнерами). Далее проходит этап подписания и, наконец, начинается этап исполнения. В процессе договор где-то должен храниться, но к нему нужно открыть доступ и проследить, что у всех заинтересованных сторон есть копии документа.

Если стоит вопрос о завершении короткой сделки или длящихся отношений, нужно продумать процедуру продления, подписания дополнительных соглашений.

Подготовка договоров: этапы и мероприятия

Схематично алгоритм действий по подготовке договоров выглядит так:

создание договора сотрудником — согласование договора с юристом — согласование договора с другими сотрудниками — подписание договора руководителем предприятия — регистрация договора — отсылка копии договора партнеру

Конечно, в реальности схема будет гораздо сложнее с учетом всех замечаний. Оптимальным решением будет выбрать способ заключения договора (например, заключить его с контрагентом напрямую или устроить конкурсную систему отбора партнера), разработать структуру договорных отношений (права, обязанности, ответственность). Потом подготовить текст и подтверждающие документы. Не забудьте утвердить ответственных за исполнение договора.

После сбора всех пожеланий вносятся изменения, утверждается окончательная редакция и договор подписывают.

Следующий этап — отслеживание исполнения договорных обязательств. Ответственные проводят инструктаж работников, участвующих в исполнении договорных обязательств, и разрабатывают меры по улучшению договорных отношений.

Что должно быть в регламенте договорной работы

В регламент договорной работы обязательно включают аспекты:

Порядок подготовки проектов договоров.
Процедуры проверки контрагентов.
Согласование условий с заинтересованными сотрудниками.
Согласование договоров с контрагентами.
Порядок подписания договоров уполномоченными лицами.
Организацию исполнения договоров.
Контроль за исполнением договоров.
Порядок претензионно-исковой работы.
Хранение и архивирование.

Важные моменты подготовки регламента договорной работы: чек-лист

Продумайте заранее:

Формат, в котором предоставляется проект договора для согласования. Например, для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел и другим подразделениям по электронной почте.
Кто несет ответственность за проверку контрагента и полномочий лиц, подписывающих договор.
Правила визирования договоров начальника юридического отдела и порядок исправления договора после замечаний юристов.
Сроки рассмотрения договоров юридическим отделом.
Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами.
Порядок обсуждения договоров, которые содержат сведения, относящиеся к коммерческой тайне.
Как поступать с договорами, по которым не было принято общее решение (например, юристы не могут одобрить, а контрагент отказывается менять текст).
Порядок внесения договоров в реестр договоров.

На что нужно также обратить внимание:

Учесть особенности и условия работы компании.
Определить перечень и функции подразделений предприятия, ведущих договорную работу.
Установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления.
Закрепить схемы подготовки договорной документации и учета исполнения договоров.
Предусмотреть ответственность конкретных работников, их права и обязанности.

Что важно юристам:

Обеспечить соблюдение требований действующего законодательства, учет актуальной судебной практики.
Обеспечить соответствие договора интересам компании.
Проверить правоспособность и легитимность контрагента.
Составить исчерпывающий перечень дополнительных документов.
Подтвердить исполнение договора.
Предусмотреть риски.
Продумать гарантии защиты прав и интересов компании.
Определить возможности и алгоритмы формирования доказательств в случае невыполнения партнером своих обязательств.

Основные риски

9 распространенных рисков, с которыми вы можете столкнуться при подготовке договоров:

Заключение договора с проблемными контрагентами.
Наступление неблагоприятных последствий, вызванных недостатками договора.
Превышение полномочий лиц, подписавших договор.
Истечение срока полномочий.
Изъяны в доверенности.
Отсутствие лицензий и других специальных разрешений на осуществление деятельности.
Потеря документов в процессе согласования исполнения.
Затягивание сроков согласования договорных документов.
Нарушение сроков и этапов исполнения договора.

Как противостоять рискам и бороться с нарушениями: 10 советов

Чтобы минимизировать угрозы, которые исходят от недобросовестных контрагентов или невнимательных сотрудников, следуйте этим правилам:

Анализируйте бизнес-процессы и методы работы компании: выявляйте проблемы, основания для судебных споров, организуйте претензионную работу.
Разработайте формы договоров и отчетной документации.
Разработайте алгоритм договорного документооборота с учетом задач по созданию, корректировке, заключению и исполнению договоров.
Определите участки ответственности и компетенций руководителей, юристов, финансистов, исполнителей.
Разработайте рабочие и должностные инструкции по договорной работе.
Проводите инструктаж и обучение сотрудников, связанных с договорным документооборотом, Например, на собрании определяйте, что делать с поступившим договором, как решать спорные моменты, на что обращать внимание.
Внедрите систему оптимизации договорной работы
Проводите аудит — регулярную проверку корректности работы системы, выявляйте проблемы.
Проводите консалтинг и обучение сотрудников.
Помните, что создание, отладка, проверка и совершенствование системы работы с договорной документацией требуют привлечения в договорной отдел квалифицированных юристов.

Статья подготовлена на основе практического курса юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.

Смотрите также. Договорное право: предмет, условия договора

Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения

редакции.

Источник