Инструкция по работе с конфиденциальными документами

Главная
Правовые ресурсы
Подборки материалов
Инструкция по работе с конфиденциальными документами

Подборка наиболее важных документов по запросу Инструкция по работе с конфиденциальными документами (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

«Сложные вопросы проверок работников работодателем»
(Шестакова Е.В.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2019)Как следует из материалов дела, персональные данные абонентов <данные изъяты> согласно ст. 7 ФЗ N 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» не подлежат раскрытию третьим лицам и распространению без согласия субъекта персональных данных и согласно ч. 2 ст. 9 ФЗ N 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» соблюдение конфиденциальности вышеуказанной информации является обязательным, то есть персональные данные абонентов <данные изъяты> относятся к охраняемой законом компьютерной информации; согласно Инструкции по безопасности <данные изъяты> Ф.И.О.3, сотрудникам <данные изъяты> необходимо обеспечивать конфиденциальность персональных данных клиентов как в электронном, так и в бумажном виде, а также согласно п. 3.4 Инструкции по организации работы с документами ограниченного доступа с грифом «Конфиденциально», «Строго конфиденциально» в Ф.И.О.11 Ф.И.О.3 сотрудникам Ф.И.О.12, Ф.И.О.3 запрещается разглашать конфиденциальную информацию независимо от ее формы представления третьим лицам и в связи со своим служебным положением.

Нормативные акты

Источник

Положение о порядке работы с конфиденциальной информацией в учреждении.

Государственное бюджетное учреждение здравоохранения «Ленинградский областной наркологический диспансер им. А.Я. Гриненко» (Утверждено распоряжением главного врача 02.03.2020.)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке работы с конфиденциальной информацией (далее по тексту – Положение) в учреждении (далее по тексту – Учреждение) устанавливает общие нормы о сведениях, относящихся к категории конфиденциальной информации (в том числе коммерческой тайны, служебной тайны, врачебной тайны), порядок их охраны от недобросовестного использования, определяет единый порядок работы со сведениями, содержащими конфиденциальную информацию работниками Учреждения, порядок допуска к ним и меры ответственности, применяемые за нарушение требований, установленным данным Положением.

1.2. Настоящее Положение разработано на основе действующего законодательства РФ, в том числе на основе Гражданского, Трудового и Уголовного кодексов и Федерального закона № 98-ФЗ от 09.07.2004 года «О коммерческой тайне», на основании законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан от 22.07.1993., в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера, Федерального Закона Российской Федерации от 27.07.2006. № 152-ФЗ «О персональных данных» и иными нормативными актами, определяющими отношения в сфере работы с конфиденциальной информацией.

1.3. Отношение информации к конфиденциальной осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Положение распространяется на сведения, составляющие конфиденциальную информацию Учреждения независимо от вида носителя, на котором они фиксированы (бумажные носители – документы, издания, книги, брошюры и пр.; магнитные – магнитные диски, цифровые запоминающие устройства, аудио- и видеопленки и пр.; оптические – лазерные диски и пр. и другие носители информации);

1.4. Действие настоящего Положения распространяется на всех работников Учреждения, которые дали обязательство о неразглашении конфиденциальной информации, также на лиц работающих по гражданско-правовым договорам, заключенным с Учреждением, взявших на себя обязательства по неразглашению конфиденциальной информации, в порядке и на условиях, предусмотренным настоящим Положением.

2. Понятия и термины, используемые в настоящем Положении

2.1. Конфиденциальная информация – информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с настоящим Положением и включает в себя: коммерческую тайну, врачебную тайну, служебные сведения, персональные данные сотрудников и пациентов, а также любую другую информацию ограниченного использования и доступа.

2.2. Коммерческая тайна – конфиденциальная информация, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ и услуг или получить иную коммерческую выгоду.

2.3. Информация, составляющая коммерческую тайну – научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация, в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую тайну в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны.

2.4. Врачебная тайна – информация о факте обращения за медицинской помощью, состоянии здоровья пациента, диагнозе его заболевания и иные сведения, полученные при его обследовании и лечении в осуществляющих , подразделениях Учреждения, включая все структурные и территориальные подразделения и участки.

2.5. Допуск к сведениям, составляющих конфиденциальную информацию – процедура оформления права доступа работника Учреждения к ознакомлению и работе со сведениями, являющимися конфиденциальными.

2.6. Разглашение сведений, составляющих конфиденциальную информацию – передача в устной, письменной или иной форме, раскрытие и подобные действия, совершенные работником Учреждения умышленно или по неосторожности, включая халатное отношение к своим должностным обязанностям, повлекшее ознакомление со сведениями, относящимися к конфиденциальной информации Учреждения, любых лиц, не имеющих права доступа на законном основании к указанным сведениям.

3. Сведения, относимые к конфиденциальной информации Учреждения

3.1. Сведения, относящиеся к конфиденциальной информации:

3.1.1. Сведения о фактах, обстоятельствах и событиях частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.

3.1.2. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, тайна переписки, телефонных разговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее).

3.1.3. Сведения, содержащиеся в служебной переписке, телефонных переговорах, почтовых отправлениях, телеграфных или иных сообщениях, передаваемых по сетям электронной или почтовой связи, которые стали известны работнику Учреждения в связи с исполнением им возложенных на него трудовых обязанностей.

3.1.4. Разновидностью конфиденциальной информации являются сведения, относящиеся к коммерческой тайне Учреждения, имеющие признаки перечисленные в п. 2.2 настоящего Положения:

сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами;
сведения о созданных или создаваемых объектах интеллектуальной собственности Учреждения, на получение которых не имеется разрешение Учреждения;
сведения, содержащиеся в учредительных, организационно-распорядительных, финансово-экономических документах (в письменной форме или на электронных носителях), а также полученные в устной форме на совещаниях, заседаниях и переговорах.

3.1.5. К сведениям, составляющим коммерческую тайну Учреждения, не относятся сведения, которые указаны в ст. 5 Федерального закона № 98-ФЗ от 01.01.2001 года «О коммерческой тайне», Постановлении Правительства РСФСР от 29.071.2004 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну».

4. Порядок отнесения сведений к категории конфиденциальной информации Учреждения

4.1. Отнесение сведений к категории конфиденциальной информации осуществляется путем введения ограничений на разглашение и доступ к ее носителю в следующем порядке:

4.1.1. В случае наличия действительной, потенциальной или иной ценности какой-либо информации, руководитель структурного подразделения письменно уведомляет об этом главного врача Учреждения. Решение о защите прав Учреждения на данный объект путем отнесения сведений о нем к категории конфиденциальной информации принимает главный врач Учреждения.

4.1.2. При принятии решения о целесообразности защиты прав Учреждения на данный конкретный объект путем отнесения ключевых сведений о нем к категории конфиденциальной информации Учреждения, главным врачом издается приказ, содержащий:

название объекта,
краткую характеристику объекта, содержащую его идентификацию,
перечень охраняемых сведений,
срок охраны указанных сведений,
указание ответственного лица за проведение мероприятий, направленных на охрану сведений об объекте.

4.1.3. Приказ, изданный главным врачом, доводится до руководителя работ и руководителя соответствующего подразделения Учреждения.

4.1.4. В перечень охраняемых сведений об объекте включается лишь то количество сведений, несанкционированное Учреждением разглашение или передача которых другим организациям и лицам могут лишить объект его ценности для Учреждения. Содержание охраняемых сведений в тексте распоряжения не разглашается.

4.1.5. Учет сведений, относящихся к категории врачебной тайны, ведут все структурные подразделения Учреждения, осуществляющие медицинскую деятельность.

4.1.6. Сводный учет сведений, относящийся к коммерческой тайне, осуществляет руководитель подразделения, в ведении которого находится подразделение по осуществлению коммерческой деятельности Учреждения.

4.1.7. Сводный учет данных, относящихся к служебным сведениям (ДСП – для служебного пользования), осуществляет канцелярия, ведущая документооборот Учреждения.

4.1.8. Сводный учет данных о сотрудниках, имеющих доступ к конфиденциальной информации осуществляет отдел кадров Учреждения, который фиксирует в соответствующих документах фамилию, имя, отчество работника, номер и дату издания приказа о допуске его к конфиденциальной информации, перечень документов, к которым он допущен.

5. Порядок оформления и прекращения допуска к конфиденциальной информации

5.1. Принятие на себя обязательства о неразглашении конфиденциальной информации осуществляется работником на добровольной основе.

5.2. На основании распоряжения или приказа об отнесении сведений к категории конфиденциальной информации Учреждения, руководитель структурного подразделения составляет список сотрудников, ознакомленных с указанными сведениями или с частью этих сведений в связи с выполнением служебных обязанностей. Сотрудник, который в силу своих обязанностей имеет доступ к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию, а также сотрудник, которому будет открыть доступ к сведениям, относящимся к конфиденциальным данным для исполнения определенного задания, обязан при приеме на работу либо по первому требованию ознакомиться с настоящим Положением и дать обязательство о неразглашении сведений. Составляющих конфиденциальную информацию. Руководитель структурного подразделения организует ознакомление перечисленных в списке сотрудников с распоряжением и получение от сотрудников (в том числе и от руководителя работ) расписок о том, что они ознакомлены с распоряжением. Подлинник распоряжения с расписками сотрудников передается в отдел кадров. Копия распоряжения хранится у руководителя структурного подразделения.

5.3. Доступ к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию, осуществляется только после дачи сотрудником соответствующего обязательства.

5.4. Доступ сотрудника к сведениям, относящихся к конфиденциальной информации, может быть прекращен в следующих случаях:

прекращение трудового договора (независимо от причин прекращения);
однократное нарушение им взятых на себя обязательств, связанных с неразглашением и охраной конфиденциальной информации;
по инициативе руководства. Прекращение доступа оформляется в виде приказа, который доводится до сведения сотрудника под роспись.

6. Меры по охране конфиденциальной информации Учреждения

6.1. Необходимым условием принятия решения о возмещении ущерба со стороны организаций и лиц, нарушивших его права, незаконно присвоивших, использовавших или разгласивших сведения, относящиеся к конфиденциальной информации, является осуществление Учреждением действий по обеспечению достаточной защиты указанных сведений от их несанкционированного использования и (или) распространения.

6.2. Руководитель структурного подразделения, сотрудники Учреждения, имеющие доступ к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию Учреждения, обеспечивают защиту указанных сведений путем:

ограничения доступа к указанным сведениям для посторонних лиц и для сотрудников Учреждения, непосредственно не связанных с этими сведениями (в том числе путем организации надлежащего хранения физических носителей информации, таких как документация, электронные носители);
соблюдение установленных в Учреждении правил работы с электронными устройствами и каналами, хранения, обработки и передачи информации (в том числе путем использования криптографии и средств защиты информации от несанкционированного доступа);
неразглашения сведений, составляющих конфиденциальную информацию Учреждения, документации, служебных и неслужебных разговоров и т. п.;
передачи другим лицам и организациям сведений, содержащих конфиденциальную информацию Учреждения только в рамках оферт и договоров, заключенных этими организациями и лицами с Учреждением, с отражением в тексте договора, оферты обязательств получающей стороны соблюдать конфиденциальность полученной информации. Объем передаваемых сведений и условия передачи определяются руководителем работы и руководителем структурного подразделения Учреждения.

6.3. Документы (в том числе на электронных носителях), содержащие конфиденциальную информацию Учреждения хранятся у руководителей работ или у руководителей структурных подразделений. Без разрешения руководителя структурного подразделения запрещается выносить документы из кабинетов. Запрещается оставлять документы без присмотра на рабочих местах, в общедоступных помещениях. При хранении данных, содержащих конфиденциальную информацию Учреждения, на персональных компьютерах (ПК), обеспечивается защита от несанкционированного доступа к этим данным и их несанкционированной передачи. Также запрещается допуск посторонних лиц к ПК с конфиденциальной информацией. Перечень подлежащих выполнению конкретных мероприятий определяется особенностями охраняемых сведений. Организацию работ по информационной защите конфиденциальных данных осуществляет отдел, в ведении которого находятся сотрудники выполняющие мероприятия по системно-технологическому обеспечению и информационным технологиям. Контроль за обеспечением информационной защищенности осуществляет инженер по обеспечению информационной безопасности Учреждения.

6.4. Содержание конкретных мероприятий по охране сведений, являющихся конфиденциальной информацией Учреждения, разрабатывается руководителем работ совместно с руководителем структурного подразделения, в котором эти сведения сосредоточены. Содержание этих мероприятий согласовывается с инженером по обеспечению информационной безопасности Учреждения.

6.5. Для обозначения документов, содержащих конфиденциальную информацию, в верхнем правом углу проставляется реквизит «КИ» или «Конфиденциальная информация». Документы с таким реквизитом хранятся, обрабатываются и пересылаются как аналогичные документы с грифом «ДСП» или «Для служебного пользования».

6.6. Копирование информации, содержащей конфиденциальную информацию разрешается только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения. На первом экземпляре документа (носителе), с которого снимается копия делается отметка о лице, копировавшем информацию, дате и количестве копий. Руководитель структурного подразделения Учреждения организует контроль выполнения мероприятий по защите конфиденциальной информации Учреждения, привлекая по необходимости специалиста по защите информации.

6.7. В целях защиты конфиденциальной информации Учреждения сотрудники Учреждения, допущенные к ней, обязаны:

6.7.1. Выполнять установленный в Учреждении режим конфиденциальной информации;

6.7.2. Не разглашать информацию, составляющую конфиденциальную информацию, обладателем которой является Учреждение и его контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в личных целях;

6.7.3. Не разглашать информацию, составляющую конфиденциальную информацию, обладателем которой является Учреждение и его контрагенты, в течении 3-х лет после прекращения трудового договора;

6.7.4. Возместить причиненный Учреждению ущерб, если сотрудник виновен в разглашении информации, составляющей конфиденциальную информацию, ставшей ему известной в связи с исполнением им своих трудовых обязанностей;

6.7.5. Сообщать непосредственному начальнику, руководителю структурного подразделения Учреждения о всех ставших ему известных фактах утечки сведений, составляющих конфиденциальную информацию Учреждения, а также об утрате документов с грифом «КИ» или «Конфиденциальная информация»;

6.7.6. Передать Учреждению при прекращении или расторжении трудового договора, имеющиеся в пользовании материальные носители информации, содержащие сведения, составляющие конфиденциальную информацию.

7. Ответственность за нарушение конфиденциальности информации

7.1. В случае разглашения конфиденциальной информации, ставшей известной работнику в связи с исполнением им своих трудовых обязанностей, в том числе разглашением им персональных данных другого работника, трудовой договор с работником может быть расторгнут по инициативе работодателя в соответствии с трудовым законодательством.

7.2. Собирание сведений, составляющих конфиденциальную информацию, путем похищения документов, подкупа или угроз, а равно иным незаконным способом влечет уголовную ответственность в соответствии с законом.

7.3. Разглашение конфиденциальной информации (за исключением случаев, когда разглашение такой информации влечет уголовную ответственность), лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей влечет дисциплинарную, гражданско-правовую и административную ответственность и (или) материальную ответственность.

7.4. Возмещение ущерба, причиненного Учреждению в связи с нарушением прав учреждения на его конфиденциальную информацию, производится в установленном законом порядке, организациями и лицами (в том числе работниками Учреждения), нарушившими действующее законодательство и указанные права.

7.5. Ответственность в соответствии с действующим законодательством, несут также работники и должностные лица Учреждения, не выполнившие или не обеспечившие выполнение требований настоящего Положения и тем самым способствовавшие нарушению конфиденциальности информации, а также не принимавшие необходимых и достаточных мер по пресечению ставших им известных фактов нарушения прав Учреждения.

7.6. На основании информации о фактах нарушения прав Учреждения на его конфиденциальную информацию руководство Учреждения, при не достижении договоренности об удовлетворении претензий, принимает меры по восстановлению и защите нарушенных прав и возмещению причиненного ущерба.

8. Заключительные положения

8.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения главным врачом учреждения.

8.2. Ответственность за ознакомление работников при поступлении на работу в учреждение с Положением (до подписания трудового договора под личную подпись) возлагается на начальника отдела кадров.

8.3. Контроль за соблюдением Положения возлагается на руководителей учреждения (главный врач, зам. гл. врача по медицинской части, зам. гл. врача по организационно-методической работе, зам. главного врача по хозяйственным вопросам, главный бухгалтер, главная медицинская сестра) по вопросам, относящимся к их компетенции.

Источник

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ СЛУЖЕБНОЙ

ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИЯХ,

УЧРЕЖДЕНИЯХ, ПРЕДПРИЯТИЯХ И Т.Д.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями <*> информации (далее — документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д. (далее — организациях).

———————————

<*> Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации).

Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Правила работы с секретными документами устанавливаются Инструкцией по обеспечению режима секретности в министерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена Постановлением Совета Министров СССР от 12.05.87 N 556-126).

1.2. К документированной служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Необходимость присвоения документам грифа «Для служебного пользования» (в дальнейшем «ДСП») определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в соответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения» (утверждается руководителем организации).

Документированная служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых организацией проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также других служебных документах, не подлежит разглашению.

1.3. К документированной служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.4. Руководители структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий и т.д., принявшие решение об отнесении документированной служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных п. 1.3 настоящей Инструкции, а также за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.

1.5. Документированная служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя организации или его заместителей не подлежит разглашению (распространению).

1.6. За разглашение документированной служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

1.7. Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом «Для служебного пользования» возлагается на канцелярии или другие подразделения, выполняющие такие функции (общие отделы, секретариаты и т.п.) <*>.

———————————

<*> В дальнейшем тексте делопроизводственные подразделения именуются службами документационного обеспечения.

1.8. Сотрудники организаций, имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями «Для служебного пользования», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с инструкцией, устанавливающей порядок работы с документированной информацией ограниченного распространения в организации.

Сотрудникам (исполнителям), работающим с документами и изданиями «Для служебного пользования», запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.

1.9. При работе с документами «Для служебного пользования», кроме настоящей Инструкции, ведомственной инструкции, отражающей специфику работы организаций, составленной и разработанной на основе настоящей Инструкции, следует также руководствоваться ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», регламентирующим требования к формам документов и правила их оформления.

2. Порядок приема и учета документов и изданий

2.1. Прием и учет (регистрация) документов и изданий «Для служебного пользования» осуществляется теми же структурными подразделениями организации, которым поручен учет несекретной документации.

2.2. Вся поступающая в организацию корреспонденция «Для служебного пользования» принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «Для служебного пользования» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

Ошибочно поступившие документы и издания «Для служебного пользования» возвращаются отправителю.

2.3. В нерабочее время документы и издания «Для служебного пользования» принимаются дежурными по организации, которые, не вскрывая эту корреспонденцию, передают ее работникам службы документационного обеспечения.

Запрещается доставлять в нерабочее время материалы «Для служебного пользования» в организации, не имеющие постоянных дежурных.

2.4. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания «Для служебного пользования». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) — по экземплярам.

Документы с грифом «ДСП» учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При этом в карточке (журнале) к регистрационному номеру документа проставляется отметка «ДСП».

Требование однократности регистрации распространяется и на документы и издания «Для служебного пользования».

Учет документов и изданий «Для служебного пользования» ведется на карточках (приложение 1) или в журналах (приложение 2). Допускается регистрировать документы с грифом «ДСП» с помощью устройств электронно-вычислительной техники.

Движение документов и изданий «Для служебного пользования» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках.

2.5. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям «Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления.

2.6. Тираж издания «Для служебного пользования», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в «Журнале учета и распределения изданий» (приложение 3).

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

3. Размножение и рассылка (отправка) документов и изданий

3.1. Документы с грифом «ДСП»:

печатаются специалистом службы документационного обеспечения организации (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.), ответственным за подготовку документов с грифом «ДСП», допускается использование персональной компьютерной техники, при этом работа выполняется только с использованием сменных магнитных носителей (дискет). Указанные дискеты хранятся у специалиста, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП»;

печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Указываются также наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрации специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему их учет;

передаются специалистам структурных подразделений организации под расписку. Передача документов с грифом «ДСП» и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения организации;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой, спецсвязью или заказными или ценными почтовыми отправлениями;

не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте;

3.2. Отпечатанные и подписанные документы «Для служебного пользования» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись».

3.3. На исходящих документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих документированную служебную информацию ограниченного распространения, гриф «ДСП» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

При необходимости направления документов с грифом «ДСП» нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов всем адресатам.

Указатель рассылки подписывается исполнителем, руководителем структурного подразделения организации, готовившего документ (предварительно согласованный с соответствующим заместителем руководителя организации).

3.4. Размножение документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» осуществляется только с письменного разрешения руководства организации и под контролем службы документационного обеспечения организации. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярам.

Документы и издания «Для служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия.

3.5. Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов.

3.6. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП», например:

ПОЛУЧАТЕЛЬ:	121010, Москва, К-10, Организация п/я У-087, N 378/ДСП, N 456/ДСП.
ОТПРАВИТЕЛЬ:	252898, г. Воронеж, ул. Кирова, д. 2.

Запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений организации на упаковке документов и изданий «Для служебного пользования».

4. Группировка исполненных документов в дела

4.1. Документы с грифом «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «Для служебного пользования».

4.2. Документы с грифом «Для служебного пользования» в зависимости от производственной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом «Для служебного пользования» и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами «Для служебного пользования» добавляется отметка «ДСП», например:

Индексы дел	Заголовки дел
1-1	Приказы по основной деятельности
1-1/ДСП	То же.

При включении документа с грифом «Для служебного пользования» в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает гриф «Для служебного пользования» и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего года.

В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов «Для служебного пользования», номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).

4.3. По окончании делопроизводственного года дело «Документы «Для служебного пользования» просматривается экспертной комиссией полистно и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы постоянного срока хранения группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.

Если в дело «Документы «Для служебного пользования» включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. Отметка «ЭК» в графе номенклатуры дел «Срок хранения» зачеркивается и заменяется уточненным сроком хранения.

4.4. Дела с документами «Для служебного пользования» постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны иметь внутренние описи.

5. Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел

грифа «Для служебного пользования»

5.1. К работе с делами «Для служебного пользования» допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица, а к документам — согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).

Категории работников, допускаемых к работе с изданиями «Для служебного пользования» (отчеты по научно-исследовательским, конструкторским или проектно-изыскательским работам и т.д.) определяются руководителями организаций (структурных подразделений).

5.2. Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий «Для служебного пользования» для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д.

5.3. Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями «Для служебного пользования» с разрешения руководителей организаций (структурных подразделений), в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.

5.4. Дела и издания «Для служебного пользования» выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в «Карточке учета выдаваемых дел и изданий» (приложение 4).

5.5. Снятие рукописных, машинописных, ксерокопий, а также производство выписок из документов и изданий «Для служебного пользования» сотрудниками данной организации производится с разрешения руководителя этой организации (структурного подразделения).

Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий «Для служебного пользования» производится на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы или изданий.

5.6. Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом «Для служебного пользования» периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа.

Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, в процессе хранения дел в ведомственном архиве, а также при подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив.

Решение вопроса о снятии грифа «Для служебного пользования» возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы документационного обеспечения организации, режимно-секретного органа (спецчасти) и руководители структурных подразделений организации.

Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. В акте перечисляются дела, с которых гриф «Для служебного пользования» снимается.

Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного срока хранения — в государственный архив.

5.7. На обложках дел гриф «Для служебного пользования» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.

5.8. При снятии грифа «ДСП» на документах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

6. Отбор документов, дел и изданий для хранения

и к уничтожению

6.1. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел «Для служебного пользования» рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 3).

6.2. Дела из структурных подразделений в архив организации передаются в обработанном виде. При этом дела, содержащие документы «Для служебного пользования», вносятся в опись (приложение 5) наряду с другими делами, содержащими несекретные документы.

6.3. Дела «Для служебного пользования» постоянного хранения передаются в государственный архив в установленном порядке с обязательной полистной проверкой включенных в них документов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 13).

6.4. Отобранные к уничтожению дела «Для служебного пользования», не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе «Заголовки дел» после номеров этих дел проставляется отметка «ДСП» (приложение 6). В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.

7. Обеспечение сохранности документов, дел и изданий.

Проверка их наличия

7.1. Документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 5).

7.2. Выданные для работы дела «Для служебного пользования» подлежат возврату в службу документационного обеспечения или архив в тот же день.

Отдельные дела «Для служебного пользования» с разрешения руководителя службы документационного обеспечения могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

7.3. Передача документов, дел и изданий «Для служебного пользования» другим сотрудникам, производится только через службу документационного обеспечения организации.

7.4. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Для служебного пользования» из одного дела в другое без санкции службы документационного обеспечения или лица, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.

Запрещается выносить документы, дела и издания «Для служебного пользования» из служебных помещений для работы с ними на дому.

7.5. При смене в организации специалиста, ответственного за учет документов с грифом «ДСП» составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником службы документационного обеспечения организации.

7.6. Проверка наличия документов, изданий и дел, содержащих документы с грифом «ДСП» в организации, проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя организации. В состав комиссий включается специалист, ответственный за учет и хранение этих документов.

В архиве организации проверка наличия документов с грифом «ДСП» в делах проводится не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверок оформляются актом.

7.7. О фактах утраты документов, изданий с грифом «ДСП» и дел, содержащих эти документы, а также разглашения информации, содержащейся в этих документах, ставится в известность соответствующий (по подчиненности) заместитель руководителя организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются заместителю руководителя организации, назначившему комиссию.

На утраченные документы, издания и дела, содержащие документы с грифом «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Приложение 1

к п. 2.4

КАРТОЧКА

регистрации документов и изданий с грифом

«Для служебного пользования»

Контроль	Гриф
Корреспондент	Адресат
Дата поступления и входящий номер	Дата и исходящий номер документа
Вид документа	Краткое содержание
Количество экземпляров и их номера	Количество листов документа
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа	Номер дела (по номенклатуре)
(Лицевая сторона)

Расписка в получении	Отметка о возврате
Проверка исполнения
Прочие отметки

Фонд N	Опись N	Дело N
(Оборотная сторона)

Формат A5 (148 x 210) или A6 (105 x 148)

Приложение 2

к п. 2.4

ЖУРНАЛ

учета документов и изданий с грифом «Для служебного

пользования» <*>

Дата поступления и индекс документа	Дата и исходящий номер документа	Откуда поступил или куда направлен	Вид документа и краткое содержание	Количество листов	Количество и номера экземпляров
документа	приложения
1	2	3	4	5	6	7

Окончание

Резолюция или кому направлен на исполнение	Отметка о взятии на контроль и срок исполнения	Дата и расписка	Индекс (номер) дела, куда подшит документ	Отметка об уничтожении
		о получении	о возврате

———————————

<*> Допускается раздельное ведение журналов на входящие и исходящие документы и издания с грифом «Для служебного пользования».

Приложение 3

к п. 2.6

ЖУРНАЛ

учета и распределения изданий «Для служебного пользования»

N п/п	Наименование издания	Издано или поступило	Распределение	Возврат	Уничтожение
откуда поступило и где отпечатано	входящий номер сопроводительного письма	количество экземпляров и N экз.	куда и кому направлено (или выдано)	N исходящего документа (или расписка в получении) и дата	количество экземпляров и N экз.	дата, N экз.	дата, N акта
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Приложение 4

к п. 5.4

КАРТОЧКА УЧЕТА

выдаваемых дел и изданий с грифом

«Для служебного пользования»

Наименование дела или издания
N п/п	Номер дела, N экземпляров, изданий и количество листов	Подразделение и фамилия сотрудника	Расписка	Примечание
в получении дата	о возврате и дата
1	2	3	4	5	6

Приложение 5

к п. 6.2

ОПИСЬ

документальных материалов _____________________________ хранения

(постоянного, временного)

________________________________________________________________

(отдела, управления)

за ___ год

N п/п	Индексы дел	Заголовки единиц хранения (дел)	Крайние даты	Кол-во листов	Срок хранения, N статьи перечня	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Всего сдано ________________________ дел.

(цифрами и прописью)

Начальник отдела подпись расшифровка

подписи

Сдал: наименование

должности лица,

составившего опись подпись расшифровка

подписи

Принял: заведующий архивом подпись расшифровка

подписи

Формат A4 (210 x 297 мм)

Приложение 6

к п. 6.4

Наименование ведомства УТВЕРЖДАЮ

Наименование организации ____________________________________

(наименование должности руководителя

организации, его инициалы и фамилия)

Подпись

Дата

АКТ

Дата _________ Индекс _________

_______________________________

(место составления)

о выделении к уничтожению документов и дел

Основание: приказ от ____________ N _____

дата

Составлен: экспертной комиссией

Председатель комиссии: ____________________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: ___________________________________________________________

(должность, инициалы, фамилии)

Присутствовали: ___________________________________________________________

(должность, инициалы, фамилии)

Комиссия, руководствуясь перечнем _________________________________________

(название перечня)

отобрала к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение, следующие дела и документы:

___________________________________________________________________________

(наименование организации, в деятельности которой отложились документы,

не подлежащие дальнейшему хранению)

N п/п	Годы документов	Заголовки дел и документов (групповые или индивидуальные), индексы дел по номенклатуре, описей	Пояснения	Количество дел (томов)	Номера статей по перечню
1	2	3	4	5	6

ВСЕГО дел _________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

Председатель экспертной комиссии __________________________________________

(инициалы, фамилия)

Подпись

Члены: Подписи __________________________________

Документы измельчены ______________________________________________________

(дата)

Председатель экспертной комиссии __________________________________________

(фамилия, инициалы)

Подпись

Дата

Формат A4 (210 x 297)

Источник