Инструкция по участию в выставке - Самые разные инструкции по применению

Как подготовиться к участию в выставке

Несмотря на развитие высокотехнологичных средств коммуникации, выставка (хорошая выставка!) по-прежнему остается одним из наиболее эффективных инструментов продвижения товаров и услуг. На выставке вы встречаетесь с вашими потребителями «лицом к лицу». Вы можете выстраивать отношения с клиентами и конкурентами, партнерами и представителями СМИ, быстро оценивать и анализировать ситуацию на рынке.

Как правило, опытные компании привлекают к работе на стенде опытных специалистов, включая TOP-менеджеров, которые разбираются в продукте и умеют поддерживать коммуникации на самом высоком уровне.

Выставку нередко посещают первые лица крупных компаний. Будет жаль, если вы потеряете шанс получить отличного клиента из-за невысокого коммуникационного уровня вашего персонала.

Конечно, выставки – это во многом элемент имиджевой политики. Но конечной целью участия в любой выставке является увеличение объема заказов и сбыта реализуемой продукции.
Чтобы добиться эффекта от выставки — получить максимально возможное количество заказов, необходимо тщательно спланировать свою работу:

До выставки.
Во время выставки.
После выставки (закрепление связей и развитие отношений с новыми клиентами и партнерами).

1. Работа «До выставки»

Одним из самых важных этапов подготовки к выставке является ее выбор. Более детально об этом написано здесь, в данном разделе мы вспомним лишь основные моменты.

Вы должны выбрать выставку, которая сможет решить поставленные перед ней задачи. Обычно предлагается ответить на следующий вопрос: «почему компания должна принимать участие в данной выставке, и как это в итоге будет способствовать увеличению сбыта ее продукции?»

Центральными вопросами, связанными с выбором выставки, являются вопросы определения качества и количества аудитории, которую может предоставить вам та или иная выставка.
Обязательно поймите, сколько человек из вашей целевой аудитории посещает выставку! И чем подтверждена данная цифра.

После того, как вы выбрали правильную выставку, начинайте подготовку к ней.

Эффективность вашего участия в выставке во многом зависит от того, насколько качественно вы к ней подготовитесь.

В процессе подготовки к выставке обычно участвует высший менеджмент организации, руководители отделов маркетинга, продаж, развития и т.д. Как правило, в компании назначается ответственное лицо, которое будет координировать подготовку к выставке и работу на ней — от выбора формы участия в выставке до анализа эффективности работы на ней.

Минимальный срок подготовки к выставке должен составлять три — четыре месяца. Классическим считается начало подготовки к выставке за полгода.

В план подготовительных работ включаются следующие вопросы:

постановка целей и задач на участие в выставке;
подготовка раздаточных материалов для каждой из целевых групп, с которой вы будете работать на выставке;
планирование рабочих зон, дизайн и изготовление стенда;
наполнение стенда выставочными образцами;
отбор и подготовка персонала;
подготовка деловой программы;
информирование, приглашение клиентов и партнеров о мероприятии и вашем участии в нем.

1.1. Постановка целей и задач

Если вы хотите, чтобы ваше участие в выставке было эффективным, поставьте перед собой конкретные цели. Хорошие цели должны быть измеримы, достижимы и иметь временные рамки. Чем яснее вы определите свои цели, тем больше у вас шансов их достичь.

Какими могут быть цели, которые вы можете себе поставить, участвуя в выставках?

Получить 100 новых заказов на сумму в 10.000.000 рублей (хорошая цель).
Получить 10 новых дилеров из Сибири и Дальнего Востока (хорошая цель).
Собрать 20 визиток от посетителей, интересующихся нашим товаром (не очень хорошая, хотя и возможная цель).
Как можно лучше принять участие в выставке (плохая, размытая и совершенно неконкретная цель, которая, скорее всего, приведет к неэффективному результату).
Раздать 1000 брошюр и 500 рекламных буклетов (плохая цель, которую можно легко решить, не заработав при этом ни одного рубля).

1.2. Сколько персонала следует привлечь для работы на стенде?

Как показывает практика, на переговоры с одним целевым посетителем стенда в среднем уходит 15 минут. Учитывая время, потраченное на перерывы и обед, за один выставочный день один менеджер сможет принести вам, максимум, 20-25 результативных контактов (еще раз – контактов, а не собранных визиток!). Исходя из этого, выходит, что за выставку (если она длится 4 дня) один менеджер может осуществить 80-90 контактов.

Работа пяти стендистов на хорошей выставке приведет, максимум, к 350-400 контактам, часть из которых будут составлять потенциальные клиенты. Какая часть? Это будет зависеть от востребованности вашего товара на рынке, совпадения целевой аудитории выставки с вашей целевой аудиторией и качества работы вашего персонала.

1.3. Планируем деловые мероприятия на выставке

Если на выставке планируется проводить маркетинговые мероприятия — конференции, презентации и так далее, следует определиться, где это будет происходить. Можно проводить презентации на своём стенде (для этого он должен быть конструктивно приспособлен) или снять конференц-зал у организаторов выставки.

1.4. Типовая смета выставочных расходов

Типовая смета выставочных расходов выглядит следующим образом:

Аренда выставочной площади.
Расходы на возведение стенда.
Стоимость выставочных экспонатов.
Транспортные расходы.
Внутривыставочные услуги.
Плата работы персонала (зарплата и питание на выставке).
Маркетинговые мероприятия до выставки, в рамках выставки, после выставки.
Расходы на изготовление рекламных материалов.
Расходы на проживание (если выставка проходит в другом городе).

1.5. Предвыставочный маркетинг

Для того чтобы повысить эффективность вашего участия в выставке, не стоит надеяться только на людей, которые находятся в выставочных павильонах.
Любой стенд на выставке является вашим выездным офисом, поэтому перед любой выставкой целесообразно пригласить на стенд своих собственных, существующих и потенциальных, клиентов.

Существующие клиенты увидят, что вы по-прежнему «в обойме» и представляете один из лучших продуктов в своем сегменте (ведь он лучший, правда?).

Для потенциальных клиентов выставка может оказаться тем самым «триггером», «спусковым крючком», который позволит вам, наконец, пригласить их на серьезные переговоры и перевести в разряд долгожданных покупателей.

Самый лучший способ привлечь потенциальных клиентов на ваш стенд – послать им персональное приглашение. Для этого подготовьте список ваших потенциальных клиентов и сделайте приглашение.

Рассылку писем следует начинать не позже чем за 2 — 3 месяца до открытия выставки. Письмо должно быть лаконичным, уведомлять о названии выставки, месте и времени ее проведения, о выставочном продукте и о пользе, которую ваши клиенты могут извлечь из посещения вашего стенда, месте его расположения, содержать имя, телефон и адрес человека, у которого можно получить информацию и пригласительный билет на выставку. Через неделю — две после письма необходимо напомнить о себе. Самое главное здесь — личное общение и интерес, проявляемый с вашей стороны.

Другое средство привлечения клиентов — электронная почтовая рассылка. Составьте список уже существующих клиентов, делавших запросы о вашем продукте в течение последних 12 месяцев. Далее составьте план рассылки приглашений, согласно которому каждый клиент из утвержденного списка один раз в две недели получит письмо — приглашение на выставку.

Следует помнить о некоторых нюансах:

Ваше сообщение должно быть кратким.
Лучше всего отправлять сообщения вечером, получатель прочитает его утром, при просмотре поступившей почты.
Для повышения эффективности своего участия в мероприятии можно подать серию небольших рекламных объявлений в специализированной прессе в течение нескольких месяцев до открытия выставки.
Постарайтесь найти возможность подключиться к рекламной кампании организаторов. Узнайте о возможности размещения информации о вашей компании в публикациях о выставке, новостях о ходе подготовки к выставке. Создавайте информационные поводы, сообщайте о том, что нового будет на вашем стенде, старайтесь постоянно поддерживать интригу вокруг вашей экспозиции.
Используйте возможность участия в деловых мероприятиях. Выясните, какие деловые мероприятия предусмотрены организаторами. Участие в них позволит вам заранее определить целевых посетителей, согласовать с ними время и темы переговоров, эффективно решить вопросы сотрудничества и заключить контракты.
Используйте спонсорские возможности. Как правило, организаторы предлагают экспонентам спонсорские пакеты и дополнительные маркетинговые услуги. Существуют готовые предложения, однако, вы можете обсудить и другие варианты, которые будут в полной мере соответствовать вашим целям. Обсудите с организаторами ваши задачи и предполагаемый бюджет, и вы наверняка найдете подходящее решение.

1.4. Подготовка выставочного персонала

Стендист должен быть не только элегантным, но и умным. В работе выставки могут принимать участие:

стендовая команда (руководство компании, руководители направлений, менеджер выставочного проекта, менеджеры по направлениям, технические специалисты, офис-менеджер, переводчики, менеджеры, администраторы, привлеченный персонал, промоутеры и т.д.);
офисная команда (оперативная поддержка);
сервисная команда (грузчики, водители, курьеры, охрана, обслуживающий персонал, уборщицы и т.д.).

Все планирование не будет иметь никакого эффекта, если его исполнители не будут точно знать, в чем суть дела. Главное правило – сотрудник-стендист должен разбираться в представленной продукции, ее особенностях и достоинствах, уметь объяснить ее отличия от продукции конкурентов, быть приветливым, улыбчивым и позитивным!

Каждый стендист должен свободно владеть информацией об истории развития компании, сфере ее деятельности, знать планы развития компании (расширение ассортиментного ряда, введение специальных скидок или дистрибьюторской сети).

Стендисты также должны чётко знать, какую информацию и какие маркетинговые материалы выдаются конкретным категориям «потенциальных клиентов» и где их брать, а также к кому обращаться по всем вопросам на стенде. Необязательно предъявлять на стенде интересующую клиента информацию в полном объеме. Пусть останется задел для нового контакта.
Перед участием в выставке необходимо подготовить базовую инструкцию по поведению сотрудников на выставочном стенде и провести последующее обучение. Сделать это целесообразно не позднее, чем за две недели до начала выставки.

Многие предприятия готовят к выставке анкеты, это правильно и хорошо. Держать всю информацию «в голове» рискованно и ненадежно. Однако, не стоит предлагать посетителям заполнять анкеты самостоятельно. Они должны заполняться только стендистами, прямо по ходу беседы с посетителями (в виде исключения — сразу после беседы). При заполнении карточки необходимо сразу пометить степень перспективности контакта (лучше — цветным фломастером, например, так: «горячий» — «Г», «теплый» — «Т», «холодный» — «Х»).
Стендисты должны чётко знать и уметь общаться с различными типами посетителей выставки:

«Пылесосы»
Праздношатающиеся собиратели сувениров. Их можно опознать по пакетам рекламных материалов, собранных с соседних стендов, которые часто носят в обеих руках, ходят от стенда к стенду и интересуются рекламой и сувенирами.
«Посланные руководителем»
Сотрудники компаний, которых направили на выставку посмотреть и собрать информацию для других. Обычно сразу сами говорят, что и как, просят подобрать комплект материалов.
Специалисты/Заказчики
Знают, что хотят. Целенаправленно ищут, задают четкие вопросы.
Дилеры и Партнеры
Знают что хотят. Целенаправленно ищут, задают четкие вопросы.

Причиной плохой работы персонала, кроме недостаточного знания выставляемого продукта, может являться его заинтересованность в количестве, а не в качестве – «Мы раздали 3000 брошюр, выставка удалась» — такова одна из самых распространенных ошибок работы на выставках. При подобном подходе вы раздадите огромное количество «рекламы», которая после этого «вылетит в трубу», т.е. будет взята случайными посетителями. Вся ваша работа по подготовке к участию в выставке, стоимость стенда, транспортировки, рекламных материалов, ваше время и силы, будут потрачены напрасно. Зачем это вам?

2. Работа «Во время выставки»

Чтобы избежать проблем, которые могут возникнуть в последнюю минуту необходимо следовать следующим правилам:

Всё необходимое от организаторов выставки следует заказывать заранее. Только в этом случае вы можете рассчитывать на выполнение услуг качественно и в срок. Если протянуть время вплоть до открытия выставки, то придется долго сидеть на неподготовленном стенде в ожидании рабочих.
Всё необходимое надо завезти на выставку накануне и протестировать работу всего оборудования (тогда вы избежите поломки оборудования, потери образцов, задержку литературы и так далее).
Следует взять с собой наличные деньги на непредвиденные расходы.
На выставку необходимо приходить, как минимум, за час до ее открытия для посетителей. Этот час необходим для того, чтобы компания могла разложить рекламные и информационные материалы, персонал смог привести в порядок себя и свое рабочее место, проанализировать вчерашний день и получить задания на сегодняшний.
Если для выставки подготовлены и завезены на стенд рекламные материалы, их не следует раскладывать на столах для раздачи или свободного «сбора» посетителями. На столе могут находиться самые общие материалы, например, небольшой буклет «О компании». Если нужно что-то отдать, отойдите от столика, возьмите требуемый материал с рекламного стола, скрытого от посетителей, и вручите его.
Мировые тенденции в организации выставочной деятельности за последние 3 — 4 года являются следующими — никакой раздаточной полиграфии на выставке, особенно «в свободном доступе». Стендисты проводят первичный «фейс-контроль» посетителя, общаются с ним, оценивают адекватность и профессионализм. Предлагают оставить информацию о себе, заполняют анкету, определяют возможные взаимные интересы. И только после этого определяют набор материала, который достают «из-под прилавка» на месте или высылают позднее электронной почтой.
Есть одно хорошее правило – «Доставить потенциальному клиенту необходимую информацию еще до того, как он вернется в свой офис» — это произведет на него неизгладимое впечатление. Согласно этому правилу, всю необходимую информацию следует отправлять клиенту вечером, после встречи с ним на выставке.

3. Работа «После выставки»

Закрепление связей и развитие отношений с новыми клиентами и партнерами
Работа на выставке не заканчивается с её закрытием. Связи, полученные на выставке, должны быть развиты и укреплены.

Не затягивайте обзвон выставочной базы. Обзванивать нужно довольно быстро после установления контакта на выставке (о рекомендуемых сроках чуть ниже). Напомните о себе, пока вас ещё помнят (и не только вас, но и ваших конкурентов!).

Самая распространенная ошибка, которую допускают участники выставок, — это отсутствие плана работы с установленными контактами. К сожалению, бывают случаи, когда все собранные контакты передаются в торговый отдел и там благополучно… «забываются». Конечно же, это недопустимо и сводит на «нет» едва ли не все участие компании в мероприятии.

Все полученные контакты можно условно разделить на «горячие», «теплые» и «холодные» (вы уже делали такие отметки на анкетах, помните?). Если «горячие» клиенты не совершают покупку в течение 30 дней после выставки, они, как правило, не совершают ее вообще. «Теплые» клиенты могут потратить на принятие решения о покупке до шести месяцев. С учетом того, что «теплые» контакты, как правило, составляют более 80% от их общего количества, при грамотном планировании именно они принесут вашему предприятию максимальную прибыль. При работе с «холодными» контактами можно ограничиться краткими письмами, а маркетинговые материалы высылать только по запросу.

Временной план отработки контактов – «48/10/30»

Информация, приведенная ниже, верна в общем случае, когда клиент не дает специальных инструкций типа «позвоните мне в конце мая» или «после того, как выйдет новая модель».<

Первый контакт должен состояться в течение 48 часов после визита клиента на ваш стенд (24 часа для самых «горячих», перспективных клиентов).

Второй контакт должен произойти в течение 10 дней после встречи. Предметом контакта может стать рассылка подробной информации или специальных коммерческих предложений. Это прекрасный повод для последующего звонка клиенту.

Третий контакт должен произойти в течение 30 дней после встречи. Сообщите клиенту о новых маркетинговых акциях, будущих новинках.

Если после вторичного контакта клиент не связался с вами, пропал, позвоните сами и вместо вопроса: «ну, что Вы там решили?», сделайте ему специальное предложение (участие в акции и т.п.). Таким образом, вы выступите в роли партнера, а не навязчивого продавца.

Примеры того, как нельзя делать

На одной из экспозиций посетитель специально попросил установить с ним контакт через пару месяцев. Менеджер компании — экспонента позвонил ему в первый понедельник после выставки, затем в конце этой же недели прислал электронное письмо, бандероль с информацией, а также – контракт на поставку товара. На следующей неделе он уточнил, дошел ли контракт. Через две недели последовал еще один телефонный звонок и электронное письмо с вопросом, когда же будет заключена сделка. Потенциальный клиент был предельно раздражен.

Посетители раздражаются не только тогда, когда получают явно лишнюю, ненужную для них информацию. Они также недовольны тогда, когда вы не высылаете им информацию, которую пообещали. Это доказывает азбучную истину, что важнейшим в работе с клиентом является выяснение и последующее удовлетворение его потребностей. Если клиенту нужен каталог, а вы звоните ему по телефону, он всего лишь повторяет свою просьбу прислать каталог. Пришлите его сразу!

После выставки посетитель получил электронное письмо, благодарящее его за «недавно проявленный интерес». Ничего особенного. Проблема в том, что письмо было послано в августе, а ссылалось на выставку, проведенную в прошлом ноябре!

Когда один из экспонентов, которым посетитель особенно интересовался, ничего не прислал, посетитель сам перезвонил через несколько недель после выставки, чтобы напомнить, что ожидает от них материалы. После этого экспонент не ответил все равно.

Оценка результатов и планы на будущее

Завершающий этап участия в выставке — оценка достигнутых результатов. Оценку целесообразно провести сразу после выставки и через полгода — год после выставки. Это будет не трудно сделать, если в самом начале вы поставили конкретные задачи участия. При подсчете новых контактов и клиентов нужно знать, посредством чего завязалось знакомство: прямых почтовых рассылок, выездной работы или на торговой выставке.

Аналитический отчет по итогам выставки

Вы получите максимальный эффект от выставки, если приведете результаты работы на ней в структурированный и понятный вид, пригодный для последующего анализа и управленческих решений.

Набор отчетов по итогам выставки может выглядеть следующим образом:

статистические данные установленных на выставке контактов (количество, качество, регионы, в которых работает потенциальный клиент, размер его компании, количество горячих/теплых/холодных контактов в каждой категории);
анализ информации, полученной от посетителей (замечания, критика, пожелания, предложения, мнения и т.д.);
оценка качественного и количественного состава посетителей и участников выставки в целом;
оценка эффективности работы персонала (включая оценку работы каждого сотрудника);
оценка функциональности стенда (месторасположение, размеры, конфигурация, оформление, оснащение и т.д.);
анализ выставочного бюджета (включая анализ расхождений в бюджете);
оценка эффективности средств маркетинговых коммуникаций для привлечения посетителей;
анализ информации о конкурентах;
результаты проведения мероприятий на выставке;
результаты участия в мероприятиях, проводимых организаторами выставки;
перечень и количество сувенирной продукции и рекламных материалов, распространенных на выставке;
подборку публикаций в СМИ;
выводы и рекомендации по участию в следующей выставке;
экспоархив — материалы, касающиеся выставочной деятельности компании (документы, справочные материалы, отчеты сотрудников, анкеты посетителей, образцы полиграфической продукции, фотографии и т.д.).

А также:

контроль выхода информации о вашей компании во всех публикациях в печатных изданиях, в интернете, репортажи на телевидении и т.д.;
размещение отчета о выставке на корпоративном сайте;
благодарность за качественную работу людей и компаний, которые оказывали услуги в процессе реализации выставочного проекта (сервисные компании, агентства, привлеченный персонал и т.д.).

Критерии оценки результатов участия в выставке:

Очевидно, что выставочный проект является инвестиционным и, соответственно, важнейшим параметром оценки такого проекта будет финансовая окупаемость.
Финансовый результат (ROI выставки) = Сумма прибыли от продаж по результатам выставки/Финансовые вложения в выставочный проект
Необходимо учесть, что экономический эффект от участия в выставке будет растянут по времени, поэтому ROI определяют через 6 — 9 месяцев после окончания выставки.

Рассчитать прогнозное значение ROI выставки можно прямо на нашем сайте, воспользовавшись калькулятором расчета эффективного участия в выставке

Удачи в работе и больше новых контрактов! И помните, что хорошая выставка – это замечательный маркетинговый инструмент, который в умелых руках обязательно принесет вам успех!

Источник

Время на прочтение
7 мин

Количество просмотров 15K

В сети присутствует огромное количество публикаций репортажами с выставок — CES, NAB, CeBIT и других. Но информации, как стать участником, а не посетителем выставки, мало. Когда примерно год назад у нас сформировалась идея об участии на выставке CSTB, информацию пришлось собирать по крупицам. Очевидных вещей вроде «ваш стенд должен быть информативен» было полно, действительно полезной информации — мало. Сейчас, завершая подготовку уже к третьей выставке, хочу поделиться опытом участия с практической стороны с теми, кто думает об участии первый раз.

Предвижу вопрос: зачем IT-компаниям, которые в большинстве случаев не создают продукт, который «можно потрогать», делать стенд на выставках? Традиционные ответы известны: среди посетителей выставки множество потенциальных клиентов, формат выставок располагает к созданию деловых связей, формирование имиджа. Однако, я бы не хотел углубляться в этот вопрос. Будем считать, что решение «выставиться» принято, выбрана также и сама выставка.

Совсем кратко расскажу о том, как выглядит выставка. Большой павильон (тысячи квадратных метров) разделен на множество небольших участков, на каждом из них сконструирован стенд. Стенд может занимать 5 кв.м. и иметь две стены-перегородки и стул, а может представлять собой нечто вроде небольшого двухэтажного коттеджа На стенде работают люди, которые рассказывают и/или показывают что-то посетителям. Посетители свободно (хаотично или по запланированному маршруту) перемещаются от стенда к стенду, собирают промо-материалы (часто), обмениваются визитками (реже) и общаются с людьми на стенде (еще реже).

NAB Show, фото dcinemak.com

Итак, что следует делать, чтобы ваша подготовка к участию на выставке прошла успешно.

Ответственный за подготовку и участие

Участие, особенно в первый раз, дело достаточно сложное, вопросов возникает огромное количество (от количества розеток 220В на стенде до заказа трансфера из эаропорта в гостиницу), а график очень жесткий (организаторы вас ждать не будут). Обязательно должен быть человек, который отвечает за вашу подготовку к выставке, контролирует ситуацию в целом и имеет полномочия подгонять остальных членов команды. Я не рекомендую возлагать эти обязанности на руководителя того проекта, который будет представляться — у него будет и так много забот по доводке проекта до необходимой кондиции. Поэтому техническую сторону организации участия лучше возложить на другого сотрудника.
В задачи ответственного будет входить: оформление документов для участия, общение с организаторами, бронирование гостиниц и покупка билетов (если выставка не в вашем городе), составление списков нужных для участия вещей, постоянная координация работы команды и многое другое.

Связь с организаторами

Ответственный за организацию должен как можно быстрее выяснить самые важные вопросы: свободные места на выставке, стоимость участия и других услуг, крайние сроки отправки заявки на участие, получить договор участия, выяснить возможности оперативной полиграфии на месте выставки, доступные гостиницы и т.п.

К сожалению, ваша подготовка может окончиться на этом этапе: из-за отсутствия свободных мест в выставочном павильоне (на крупных выставках за несколько месяцев до начала все уже выкуплено) или из-за стоимости участия (к примеру, на IBC минимальный стенд обойдется в 10 тыс. евро).

Изучайте договор с организаторами самым внимательным образом, особенно требования и регламент поведения участников выставки. В договоре будут указаны ограничения (например, запрет оставлять пустой стенд в рабочее время, покидать выставку до закрытия, распространять промо-материалы без согласия организаторов и т.п.) и, самое важное, штрафы за нарушения.

Обязательно подпишитесь на новостную рассылку выставки. Это стоит сделать не только ответственному за подготовку, но и всем активным участникам процесса.

Описание компании или продукта

Вам будет необходимо сделать текстовое описание того, что вы будете представлять. Организаторы выставки потребуют:

Название компании или продукта (обычно допустимо маркетинговое название, оно не обязательно должно быть официально зарегистрировано), которое будет вывешено над стендом, написано в каталоге участников, карте-схеме павильона и в других материалах выставки.
Короткий текст про вас (или даже несколько текстов, от 30 до 300 слов), который будет размещаться в каталогах, описании участников и т.п.

Составление текстов — это не задача ответственного за организацию, а задача для маркетологов, продакт-менеджеров и т.д. Скорее всего, у вашего продукта уже есть описание, но не спешите использовать его «как есть». Если продукт узкоспециализированный, а выставка охватывает широкую сферу индустрии (что обычно и бывает), сделайте адаптацию описания для широких народных масс.

Стенд

Переходим к центральному элементу нашего участия — стенду. Если вы первый раз участвуете в выставке, я бы рекомендовал ограничиться стендом минимального размера и самой простой конструкции (2 или 3 стены-перегородки). Если у нас только софт, то организовывать витрины или шоу-рум нам не нужно.

Пример простого стенда, изображение NAB show

По возможности выберите размещение стенда поближе к главных проходам, входу в павильон, входу в конференц-залы или хотя бы поближе к стендам крупных компаний (организаторы высылают схему размещения, на которой обычно подписаны участники). Стратегически верно также расположиться около coffee corner, если такой есть. Трафик — это всегда трафик.

Выбрав стенд, точно выясните у организаторов, что вам полагается на этом стенде:

мебель (стулья, стол, стойка/front desk) и ее количество;
освещение (точечная подсветка);
электрические розетки и их количество;
интернет?
мусорная корзина?
ежедневная уборка?

Если чего-то из списка не хватает, то рекомендую это оплатить и заказать (цены вас могут шокировать). Кроме перечисленного выше, обычно дополнительно можно заказать: стулья/столы, сетевой фильтр-пилот, подставку для буклетов, кулер, кофемашину, стеллажи, вешалку для одежды и т.п. — это все уже на ваше усмотрение. Конечно, вы можете привезти и свое оборудование на стенд, согласовав с организаторами ввоз (в прочем, это может получиться еще дороже).
Полагаться на бесплатный интернет через wifi или мобильный интернет в павильоне не стоит — большое скопление народа может вызвать его перегрузку и отказ в самый неподходящий момент. Если для демонстрации продукта интернет вам необходим, то закажите его отдельно.

Оформление стенда

Можно и нужно заказать (у организаторов) широкоформатную печать на стенах стенда, на лицевой панели front desk — это недорого и практично. Короткий, хорошо читающийся текст или несколько «ключевых слов» помогут вам привлечь потенциальных клиентов. Никто из посетителей не будет обходить все стенды и спрашивать: «а чем вы занимаетесь?» (хотя складывается ощущение, что некоторые участники выставок на это надеются).
Запросите у организаторов трехмерное изображение того, как будет выглядеть ваш стенд, и экспериментируйте с дизайном. Проверьте, как будет выглядеть дизайн стенда, если на нем будет стоять несколько человек, не будут ли они закрывать собой что-то важное? Будет ли название продукта заметно издалека?

Сооружение стенда

Так как стенд выбран самый простейший, сооружением займутся организаторы. Перед началом выставки к вашему приходу стенд будет готов к работе.

Раздаточные материалы

Раздаточные материалы — это все то, что вы на вашем стенде раздаете посетителям. Раздаете по двум причинам:

чтобы о вас вспомнили после выставки;
чтобы вспомнили не только ваше название, но что вы делаете и чем можете быть полезны.

Обычно «раздатку» делят на информационную (обычно — бумажную, эпоха CD/DVD отошла) и промо (всякие полезные и бесполезные брендированные сувениры). Буду говорить только про информационную, т.к. промоштуки явно опциональны и их эффективность неоднозначна.
Минимально нужно иметь два типа раздаточных материалов: визитки и флаеры/листовки/буклеты.
В качестве визитки используются или обычные рабочие визитки (имя сотрудника, личные email и телефон), или корпоративные визитки, на которых указывается только название компании, общая почта и телефон.
Помимо визиток, должна быть хотя бы листовка небольшого формата (A5, ⅓ A4 и т.п.), в которой вы можете что-то написать о себе. Обычная ситуация, когда кипа притащенных с выставки материалов в спокойной обстановке изучается в свободное время. По одной визитке будет очень сложно вспомнить, кто вы, чем занимаетесь и зачем эту визитку вообще притащили с выставки. Усердствовать с созданием многостраничных фолиантов не стоит: посетителям это будет тяжело носить, и ваш труд будет выкинут.

Сколько печатать раздаточных материалов

К сожалению, у меня нет данных по отношению количества посетителей, получивших раздатку к числу прошедших мимо стенда, или отношению посетивших выставку к посетившим наш стенд. Но это число не очень велико. Для небольшого стенда малоизвестной (пока еще) компании стоит ориентироваться примерно на 50 комплектов раздатки в 1 выставочный день для крупной выставки (если не были организованы какие-то дополнительные мероприятия по привлечению посетителей). Заранее узнайте, есть ли возможность оперативной полиграфии на выставке. Ну и привезти больше и не раздать — это лучше, чем привезти меньше и испытывать нехватку.

Подготовка стендистов

Стендист (человек, работающий на стенде) — это «лицо компании» на выставке. Поэтому важно, чтобы он не только обменялся контактами с посетителем, но и произвел в целом хорошее впечатление. В общем, это должен быть человек, который:

способен свободно общаться с незнакомыми людьми (интровертов вычеркиваем);
умеет уверенно рассказать про компанию или продукты (хотя бы по заранее выученному тексту и без технических подробностей — но с чувством, толком, расстановкой);
достаточно крепок здоровьем, чтобы выдержать почти весь день на ногах и в разговорах.

Стендистки, фото efem.com.ua

Два стендиста — это самый минимум, так как есть возможность подменить друг друга. Для них обязательно должен быть заранее подготовлен текст с рассказом о компании и т.п., желательно в двух вариантах — кратком и более развернутом. Знать технические подробности вашего продукта необязательно. Наша практика показала, что большинству посетителей это не очень интересно, важнее получить презентацию или демо, рассчитать на месте стоимость (если она не фиксирована), возможные варианты сотрудничества и подобные «коммерческие» вопросы.
Дополнительно к тексту, вы можете подготовить презентацию продукта и показывать ее на экране телевизора (заранее побеспокойтесь арендовать его) или планшета (в этом случае позаботьтесь о зарядных устройствах).
На рынке есть достаточно обширное предложение услуг профессиональных стендистов, однако ими мы так и не воспользовались — отправились работать на стенд сами и об этом не пожалели.

Бесплатные плюшки

Организаторы выставки предлагают много дополнительных платных услуг: реклама, участие в конференции в роли спикера, спонсирование разных мероприятий во время выставки, бронирование гостиниц и т.п. Скорее всего, в рассылке от организаторов вас завалят подобными предложениями. Читайте вмательно, т.к. часто есть предложения попиарить вас бесплатно: например, 15-ти минутная презентация нового продукта перед большой аудиторией или интервью для журнала. Но такие предложения всегда ограничены, и надо успеть в них вписаться — желающих много.
Также участникам часто выдают пригласительные на разные мероприятия — от неких спонсированных семинаров (скука) до экскурсий по городу и вечеринок с бесплатным алкоголем Постарайтесь не пропустить.

Пригласите потенциальных клиентов

Не забудьте пригласить ваших потенциальных клиентов и просто партнеров посетить ваш стенд. Короткое письмо с указанием того, что будете представлять (не забудьте указать номер стенда) — вполне сложившаяся практика в таких ситуациях. Длина же самого списка рассылки зависит только от вашего отношения к спаму.

Итак, основная подготовка к выставке на этом заканчивается. Дополнения и комментарии приветствуются, а продолжение про само участие в выставке планируется в следующей части статьи.

Источник

В последнее время мы наблюдаем бум различных деловых мероприятий: выставки рапортуют об успехах, компании собирают тысячные и десятитысячные клиентские аудитории. Но ключевой вопрос остается — как сделать так, чтобы мероприятие принесло эффект?

Эта статья предназначена для тех, кто не отточил бизнес-процесс «выставка» до идеала. В основном это компании, которые редко бывают на выставках или те, кому не хватает опыта и ресурсов, чтобы выжать из этой тяжелой работы максимум.

Оставляем за рамками этой статьи техническую подготовку стенда. Сосредоточимся на работе менеджеров компании, их роли в успехе и результате.

5 этапов подготовки к выставке

Выбор выставки.
Техническая подготовка стенда.
Подготовка сотрудников к работе на выставке.
Непосредственно работа на выставке.
Обработка контактов, подведение итогов выставки.

Сегодня мы рассмотрим 3 пункт — подготовку сотрудников к работе на выставке.

Основные цели и задачи участника выставки

Встретиться с существующими партнерами.
Познакомиться с потенциальными партнерами.
Расширить знание случайных посетителей вашего стенда о вашем продукте.
Встретиться с журналистами.
Обновить информацию о конкурентах.

Все это требует подготовки.

Контакты на выставке. Кто придет к вам?

Подготовка начинается не накануне выставки, а в момент, когда вы уже точно понимаете, что выставка включена в ваш план мероприятий. Используйте выставку на 100%!

Существующие партнеры

Это ваши поставщики сырья и упаковки, дистрибьюторы, логисты.

Сообщите им о том, что вы участвуете. В идеале, если вы находитесь в стадии подписания договора — запланируйте подписание прямо на вашем стенде.

Составьте график и сообщите партнеру, что ждете его к определенному времени.

Выводите новинку? Пригласите посмотреть воочию, что предлагаете им для продаж.

Потенциальные партнеры

Их мы поделим на тех, с кем вы ведете переговоры, и тех, кто придет «случайно», находясь в поиске. С первыми у вас есть возможность запланировать встречу заранее, со вторыми — наиболее сложная работа. Подготовьте специальную короткую презентацию о компании. НЕ делайте тяжелых каталогов! Дорогая полиграфия замечательно выглядит на вашем стенде, но она очень тяжелая, когда находится в сумке с материалами. Грустно наблюдать, когда в конце очередного дня выставки посетители выкидывают тяжелые каталоги, на которые вы потратили много времени и денег.

Журналисты

Используйте возможность парадным образом показать себя. Договоритесь заранее с теми изданиями, которые вам интересны, и пригласите их на стенд для проведения интервью или организуйте пресс-конференцию.

Комментарий эксперта

Андрей Подлеснов, «Империя Форум»:
коротко о подготовке к выставке от организатора мероприятий

Конкуренты

Да, они будут. Разные. Продумайте план действий, что делать, если к вам пришли выведывать ваши секреты. Проинструктируйте новых сотрудников как отвечать на неудобные вопросы, особенно если они произносятся при потенциальных партнерах. Как задавать вопросы, если вы планируете сами зайти на стенд конкурентов.

Предупреждайте удар. Сами подойдите на их стенд, или пригласите в удобное время. Подготовившись и контролируя ситуацию, вы становитесь ее хозяином, а не заложником.

Случайные посетители

Они потенциально не являются вашими партнерами, но могут стать потребителями.

Подготовьте отдельную подсказку-листовку — где ваш продукт можно купить, если продукт заинтересовал или понравился.

Будьте терпеливыми в общении, так как вы не знаете всех блогеров (журналистов, известных людей, селебрити). Во времена, когда соцсети правят миром — любой пост может как создать вам репутацию, так и разрушить ее.

Инструкции — как сообщить, что вы участвуете:

Сделайте часть действий уже сейчас:

Опубликуйте новость о том, что участвуете в мероприятии. Назначьте ответственного за ведение графика посещения стенда. Не допускайте ситуации ожидания важным партнером в тот момент, когда вы заняты другим клиентом.
Личные приглашения (дополнительный инфоповод для звонка). Созвонитесь и спишитесь с партнерами до выставки, подумайте, с кем можно поговорить о делах, с кем сделать селфи и выложить в фейсбук, для кого подготовить предложение.
Публикация в соцсетях на официальных страницах.
Рассылка.
Первая, ознакомительная

Шапка — в ней логотип вашей компании и логотип выставки.

Уважаемые партнеры!

Приглашаем посетить наш стенд №, павильон № на выставке «Продэкспо-2018».

Дата проведения выставки: 05-09 февраля

Подробнее по ссылке

Вторая, напоминающая

Шапка — в ней логотип вашей компании и логотип выставки

Уважаемые партнеры!

Напоминаем о том, что вы можете посетить наш стенд №, павильон № на выставке «Продэкспо-2018».

Дата проведения выставки: 05-09 февраля

Как к нам пройти:

Подробнее по ссылке
Рассказ всем, что вы экспонент: рассылка, баннер на сайте, реклама, с указанием стенда и схемы как вас там найти.
Таргет с помощью рекламы на тех посетителей, которые интересуются мероприятием. Например, перед выставкой можно включить контекст, если вы заняты в b2b по названию не только самой выставки..

5 этапов подготовки к выставке

Выбор выставки.
Техническая подготовка стенда.
Подготовка сотрудников к работе на выставке.
Непосредственно работа на выставке.
Обработка контактов, подведение итогов выставки.

Сегодня мы рассмотрим 3 пункт — подготовку сотрудников к работе на выставке.

Основные цели и задачи участника выставки

Встретиться с существующими партнерами.
Познакомиться с потенциальными партнерами.
Расширить знание случайных посетителей вашего стенда о вашем продукте.
Встретиться с журналистами.
Обновить информацию о конкурентах.

Все это требует подготовки.

Контакты на выставке. Кто придет к вам?

Существующие партнеры

Это ваши поставщики сырья и упаковки, дистрибьюторы, логисты.

Составьте график и сообщите партнеру, что ждете его к определенному времени.

Выводите новинку? Пригласите посмотреть воочию, что предлагаете им для продаж.

Потенциальные партнеры

Журналисты

Комментарий эксперта

Андрей Подлеснов, «Империя Форум»:
коротко о подготовке к выставке от организатора мероприятий

Конкуренты

Случайные посетители

Они потенциально не являются вашими партнерами, но могут стать потребителями.

Инструкции — как сообщить, что вы участвуете:

Сделайте часть действий уже сейчас:

Опубликуйте новость о том, что участвуете в мероприятии. Назначьте ответственного за ведение графика посещения стенда. Не допускайте ситуации ожидания важным партнером в тот момент, когда вы заняты другим клиентом.
Личные приглашения (дополнительный инфоповод для звонка). Созвонитесь и спишитесь с партнерами до выставки, подумайте, с кем можно поговорить о делах, с кем сделать селфи и выложить в фейсбук, для кого подготовить предложение.
Публикация в соцсетях на официальных страницах.
Рассылка.
Первая, ознакомительная

Шапка — в ней логотип вашей компании и логотип выставки.

Уважаемые партнеры!

Приглашаем посетить наш стенд №, павильон № на выставке «Продэкспо-2018».

Дата проведения выставки: 05-09 февраля

Подробнее по ссылке

Вторая, напоминающая

Шапка — в ней логотип вашей компании и логотип выставки

Уважаемые партнеры!

Напоминаем о том, что вы можете посетить наш стенд №, павильон № на выставке «Продэкспо-2018».

Дата проведения выставки: 05-09 февраля

Как к нам пройти:

Подробнее по ссылке
Рассказ всем, что вы экспонент: рассылка, баннер на сайте, реклама, с указанием стенда и схемы как вас там найти.
Таргет с помощью рекламы на тех посетителей, которые интересуются мероприятием. Например, перед выставкой можно включить контекст, если вы заняты в b2b по названию не только самой выставки..

Реклама экспонента

Как получить клиентов с помощью рекламы по аудиториям отраслевых выставок, даже если не присутствуете на них как экспонент узнайте здесь.

Публикация баннера о вашем участии на профессиональных порталах.
Посмотрите, как сделали у нас рекламу участия:
Публикация пресс-релиза на профессиональных порталах.

Например, на сайте Retail.ru вы можете бесплатно опубликовать его в «Новостях компаний», после того, как получите доступ в личный кабинет, вот здесь можно зарегистрировать компанию-поставщика.
Изменение до выставки вашей подписи в электронных письмах — внесите информацию о том, что вы будете на выставке.

ПРИМЕР

С уважением, Александр Лихачев.

Менеджер по развитию Бизнес-центра Retail.ru,

e-mail: manager@retail.ru

Cайт: www.retail.ru

Приглашаем вас на стенд Retail.ru на выставке Продэкспо-2018, Павильон 8/1-й уровень, зал 5, номер стенда 85B50

Дата проведения 05-09 февраля, подробнее по ссылке
Узнайте о составе и времени проведения активностей на выставке заранее.
Вы растеряетесь от обилия внеплановых факторов, а если приехали в первый раз — точно будет казаться, что вы никуда не успеете. Чтобы не пропустить что-то важное и не быть в состоянии беспокойства — займитесь тайм-менеджментом заранее.

Продумайте на какие деловые мероприятия попадете, с кем встретитесь и внесите всё в Google календарь или аналогичные приложения. Если кто-то вас попросит о встрече: одним кликом вы найдете окошко в плотном графике и не попадете в неловкую ситуацию, не рассчитав время и силы.

Выполните не менее 6 пунктов из перечисленных и получите более контролируемый и желаемый трафик на вашем стенде.

Контакты на выставке. Куда пойдете вы?

Деловая программа

На больших мероприятиях параллельно с экспозицией всегда идет деловая программа. Будьте внимательны и не пропустите действительно важные возможности. Мероприятия зачастую требуют дополнительных денег и отдельной подготовки.

Например, в рамках Продэкспо проходит в параллельных потоках более 20 мероприятий. На такой проект, как Центр закупок сетей, стоит выделить 2 полных дня вашего времени, один день для того, чтобы быть на деловой программе и второй, чтобы проводить переговоры с сетями.

Экспоненты

Заранее подготовьте список тех, кого вам следует посетить. Определите список стендов, обязательный к посещению. Обратите внимание, что качественно вы сможете отработать 5-7 встреч за один день. Также точно будут промежуточные — «случайные». Оставляйте свободу для ее величества случая).

Подготовьтесь. Запланируйте наиболее важные встречи, возможно, вам также придется попадать в чей-то график.

Если можете получить мобильные телефоны тех, с кем вы планируете встречаться, то добавьте их в отдельный список и список сохраните в телефоне в виде ссылки на первом экране с указанием павильона, стенда. Поверьте, вам ваши партнеры будут благодарны за то, что вы не беспокоите их своими звонками, о том, как пройти к стенду. Но встреча, пропущенная из-за того, что у вас не будет возможности задать этот вопрос из-за отсутствия телефона, порадует еще меньше.

Подготовка к выставке. Материалы для работы

Что нужно подготовить для выставки:

Короткая презентация преимуществ и новинок в печатном виде и в виде ссылки на файл.
Коммерческое предложение с вариациями (торговой сети/дистрибьютору).
Тезисы, цифры, факты о компании.
Анкета для потенциального клиента.
Подсказка-листовка, где купить ваш продукт.
Визитки (разные, у каждой своя цель).
Сортировщик для визиток.
«Громоотвод» для ротозеев.
Фразы для отказа назойливым продавцам. «Я ничего не покупаю, только продаю».
Фразы-цеплялки (без «Чем я вам могу помочь?»).
Повод подойти и дать что-то полезное: раздатка, сувениры.

Презентация новинок и коммерческое предложение — все это как правило делают или заранее на замечательной тяжелой бумаге или впопыхах — распечатывая на ч/б принтере.

Есть два варианте подготовки:

Первый: заранее и добротно.

Второй, наиболее частый: впопыхах или не подумав. Например, неплохо подумать о весе бумаги, особенно если делаете большой тираж.

Если вы еще не подготовились, а выставка на носу — сделайте в виде ссылки на файл и загрузите в ваш планшет. Есть плюс — при желании получить вашу презентацию — вы можете сразу перекинуть вашему потенциальному клиенту на e-mail или в любой из мессенджеров.

Есть 1 минус. После пяти рабочих дней вы можете не вспомнить, кому именно отправляли.

Рекомендуем пересылать сразу после того, как закончили контакт с лидом все письма на специальный sales@ что-то там ящик с темой письма, которая категоризирует лид: холодный/горячий, поставщик/сеть/реклама и т. д.

Давайте рассмотрим по пунктам:

Короткая презентация — она умещается на 1 лист А4, позволяет быстро пообщаться и вручить в руки.

Тезисы, цифры, факты о компании — тоже 1-2 листа + ссылку на файл. Это для журналистов.

Анкета для потенциального клиента

Фактически — это возможность вам задать те вопросы, которые действительно важны для определения ваш/не ваш контакт.

При оформлении — оставьте место для прикрепления визитки.

И зафиксируйте 10-15 вопросов.

Альтернативой может быть — вопросы для проведения исследования по итогам дегустации продукции.

Подсказку-листовку, где купить ваш продукт. Буквально — в таких-то сетях или интернет-магазине. Да, выставка для бизнеса, но и для того, чтобы ваши потенциальные потребители могли после выставке купить заинтересовавшую продукцию — помогите им в этом.

Визитки

Да, сейчас диджитализация, но экономьте ваше и чужое время — дать визитку удобнее. Сделайте разные визитки. Для тех, кто вас заинтересовал, и тех, кто не очень заинтересовал, но настойчиво просит контакт.

Сортировщик для визиток

Сколько групп у вас? В статье мы рассматриваем 5 групп.

Сделайте коробку с отдельными отсеками и в течение дня или обязательно в конце дня сортируйте контакты согласно групп. Это серьезное облегчение при разборе контактов.

Громоотвод для ротозеев

Здесь вариантов много — от сэмплов до недорогой сувенирки. Надо быстро дать понять, что больше они ничего от вас не добьются.

Важно, чтобы данные материалы попали в руки хотя бы одного из сотрудников до того, как они появятся на выставке, так как их надо изучать не на выставке.

И теперь список — технические мелочи, про что надо не забыть

План прохода к вашему стенду. Дайте всем заинтересованным в виде ссылки, чтобы можно было пересылать с помощью мессенджеров.
График посещения стенда запланированными партнерами. Расшарьте его партнерам и сотрудникам.
Информация о том, где проходит выставка. Дать коллегам.
Набор зарядок для телефонов, запасной пилот.
Флешка со всеми необходимыми материалами (макеты, кп, договоры).
Аптечка: минимально необходимый набор лекарств от головной боли, несварения и недосыпа.
Сухой паек для экспонентов: не всегда есть время на бизнес-ланч, а стандартную еду неудобно/негде хранить.
Крепкие пакеты для мусора.
Чайник электрический, пакетики с чаем и кофе.
Угощение для партнеров, одноразовая посуда.
Степлер и скобы, скрепки, файлы, папки, скотч, ножницы, ручки, пакеты, чтобы не таскать всё в руках.
Картонные коробки (можно в сложенном виде) для того, что будете брать с выставки (буклеты партнеров, угощения :).
Скотч и стрейч пленка.

Итоги выставки зависят от правильного целеполагания

Прежде чем подводить итоги, давайте отмотаем пленку немного назад.

Для чего вы участвуете в выставках, какова главная цель?

Как по мне, ответ очевиден: продажи.

Когда мы спрашиваем наших клиентов — какова цель вашего участия в выставке, почти всегда мы слышим что-то неопределенное. А ведь только с конкретной оправданной целью можно назначить правильные KPI и добиться результатов.

Вот ТОП5 ответов, которые мы получили от экспонентов на Петерфуд-2017

получить контакты
посмотреть на конкурентов
встретиться с текущими партнерами, обсудить условия, подписать бумаги
“людей посмотреть, себя показать”
мы участвуем просто каждый год, вроде бы помогает

Нужно ответить себе на вопросы:

сколько контактов вы хотите получить?
какие контакты вы хотите получить?
есть ли четкое понимание как и кто должен собирать и обрабатывать контакты?
какую информацию вы хотите получить?
как, кто, когда и с кем встретится?
как и кто подведет итоги выставки?
что мерить и как рассчитать окупаемость выставки?
как понять — успешно ли прошла выставка?

В результате должна получится главная цель: получить X продаж на Y рублей в течение Z месяцев.

И несколько сопутствующих целей и задач, из которых и выходят KPI.

KPI невозможно рассчитать без учета бюджета выставки.

Бюджет выставки

Даже ответив на все вопросы с достаточной точностью и оценив свои силы — можно не угадать с KPI.

По аналогии с бюджетом переговоров мы выделяем следующие статьи расходов:

1. Деньги

стоимость стенда
стоимость дороги, отеля, еды и пр.
промо-материалы
сувенирка
реклама
оборудование
скидки

2. Время

на подготовку текстов и макетов
на исследование рынка, конкурентов
на подготовку презентации к переговорам
на планирование и подготовку сотрудников

3. Эмоциональные факторы

стресс от смены деятельности, города, режима дня, питания
нервная напряженность перед, во время и после переговоров
контроль интонаций, мимики, слов

Важно уметь не только вычесть расходы из доходов. Нужно уметь адекватно оценивать ситуацию, чтобы оценить потенциал и поставить KPI, а затем подвести промежуточные и окончательные итоги. Завышенные ожидания неизменно приводят к разочарованию, заниженные — к недостаточной проактивности экспонента.

Итак, узнайте информацию у коллег, из отраслевых источников или сделайте выводы сами на основании своего опыта:

насколько большая выставка?
какие будут мероприятия внутри и в скольких вы принимаете непосредственное участие?
кто едет на выставку из потенциальных клиентов и конкурентов?
с чем вы туда едите: какие продукты/услуги? Какие конкурентные преимущества? Какой стенд? Какие люди на стенде?
будет ли возможность пообщаться в неформальной обстановке?

Совет напоследок: как бы не хотелось сэкономить на жилье: никогда не приезжайте и не уезжайте в дни проведения выставки, делайте запас. Будьте бодрыми и выспавшимися.

И чтобы поднять вам настроение — формула идеальной коктейльной вечеринки в рамках выставки:

Это далеко не все, что должно быть в первой части. Но, смею надеяться на то, что этот материал поможет вам в момент подготовки к вашему самому эффективному участию в выставке, и подготовка станет еще более системной!

Про то, как работать во время мероприятия и реально ли делать продажи на выставке, я расскажу в следующем материале. Если вам понадобятся все чек-листы из статьи, качайте pdf-ку.

Автор: Наталья Марова, руководитель проекта Retail.ru

Изображения: Алиса Ерофеева, руководитель направления стратегического маркетинга,интернет-агентство INTERVOLGA

Подписывайтесь на наши новостные
рассылки,
а также на каналы
Telegram
,
Vkontakte

,
Яндекс.Дзен

чтобы первым быть в курсе главных новостей Retail.ru.

Добавьте «Retail.ru» в свои источники в
Яндекс.Новости

Источник

Подготовка к выставке должна начинаться заблаговременно, ведь если вы хотите произвести положительное впечатление на посетителей, нужно все продумать до мелочей. Важно понимать, что именно менеджеры компании отвечают за успешную презентацию предприятия на этом мероприятии.

Данная статья будет полезна тем, кто еще не отточил свои умения до идеала. Чаще всего это характерно для компаний, которые редко посещают подобные мероприятия, или это молодой бизнес, руководителям которого не хватает опыта. Не переживайте! Мы расскажем, как правильно все сделать.

Этапы участия в выставке

Чтобы продвигать на рынке свой продукт, нужно использовать самые различные инструменты, начиная с публикаций в социальных сетях и заканчивая выставками. Причем последние, при условии хорошей подготовки и правильной организации, сработают очень эффективно. При таком формате происходит общение «лицом к лицу» с потенциальными клиентами, а также с коллегами, партнерами, конкурентами и представителями СМИ. Выставки – отличная возможность оценить и проанализировать рынок.

Чтобы получить ощутимые результаты, для подготовки к выставке и ее проведения компании обращаются к опытным специалистам, хорошо разбирающимся в продукте, способным выстроить и поддержать коммуникации, как с потенциальными покупателями, так и с конкурирующими компаниями и СМИ.

Часто выставки посещают руководители и их заместители, а также ведущие топ-менеджеры крупных компаний. И чтобы привлечь их внимание как партнеров или клиентов, необходимы высокие коммуникативные навыки сотрудников, занимающихся выставками.

Одна из задач выставочных мероприятий – создание определенного имиджа компании, но основная цель – увеличение продаж продукта. Чтобы достигнуть этой цели, необходимы:

качественная подготовка к выставке;
работа на ней;
закрепление результата (упрочение завязанных во время мероприятия контактов с потенциальными клиентами и партнерами).

Остановимся подробнее на этих этапах.

Подготовка к выставке

Важный этап подготовки к выставке – ее выбор. Прежде чем его сделать, необходимо понять, решит ли мероприятие стоящие перед ним задачи, будет ли способствовать увеличению продаж, зачем компании участвовать именно здесь.

Никакие продажи не состоятся, если на мероприятии не будет потенциальных клиентов, т. е. целевой аудитории (ЦА) компании. Соответственно, прежде чем делать выбор в пользу той или иной выставки, важно определить ее аудиторию, понять, будет ли на ней присутствовать ЦА компании, в каком количестве, чем подтверждаются эти данные.

После этого можно начинать подготовку к выставке.

От качества организации во многом зависит итоговый результат мероприятия.

В подготовке к выставке принимают участие различные специалисты: от топ-менеджеров до руководителей отделов (продаж, маркетинга и пр.). Для координации работы, начиная с выбора и подготовки к мероприятию и заканчивая анализом результатов, обычно назначают ответственное лицо.

Подготовку к выставке следует начинать не позднее чем за 3-4 месяца, оптимальный срок, в течение которого можно тщательно проработать все нюансы, – 6 месяцев.

Во время подготовки необходимо:

определить цели и задачи, которые должны быть решены за счет участия в выставке;
подготовить раздаточные материалы для разных целевых аудиторий;
распланировать рабочие зоны, определиться с дизайном, изготовить стенды;
отобрать выставочные образцы для стендов;
выбрать и подготовить персонал;
подготовить программу;
проинформировать и пригласить на мероприятие партнеров и клиентов.

[[rlink.2871]]

Для получения максимального эффекта от участия в мероприятии необходимо обозначить цели, сформулированные по системе СМАРТ, т. е. конкретные, измеримые, достижимые, ограниченные по времени. Чем четче они будут выражены, тем выше вероятность их реализации.

В случае проведения на выставке маркетинговых мероприятий (конференций, презентаций и пр.), необходимо определиться с местом их проведения: будет ли это выставочный стенд компании или арендованный для этих целей конференц-зал.

Выставочные стенды, по сути, являются выездным офисом компании. Конечно, ими заинтересуются посетители мероприятия, но не стоит ограничивать круг покупателей только гостями. На выставку можно и нужно приглашать как уже существующих, так и потенциальных клиентов, сотрудничество с которыми возникло за стенами павильона.

Существующим клиентам будет полезно убедиться в том, что компания продолжает занимать лидирующие позиции на рынке, представляя вниманию гостей и покупателей один из лучших в своей категории продуктов.

Потенциальные клиенты смогут оценить подход и масштаб, согласиться на переговоры и перейти из разряда потенциальных покупателей в разряд реальных клиентов.

Для того чтобы привлечь их внимание в процессе подготовки к выставке, необходимо составить список потенциальных покупателей и направить им персонализированные приглашения на мероприятие.

Оптимальное время для начала рассылки – 2-3 месяца до начала выставки. Письма не должны быть чересчур многословными, в них необходимо уместить только самую важную информацию:

название мероприятия;
место и время его проведения;
продукт, который компания будет представлять на выставке;
пользу, которую получат клиенты от его приобретения;
местонахождение выставочного стенда;
контактные данные лица, которое даст более подробную информацию, и пригласительные билеты на мероприятие.

Спустя одну-две недели после первоначальной рассылки следует связаться с потенциальным клиентом и напомнить о предстоящем мероприятии. Хорошо, если общение будет личным. При этом важно проявлять искренний интерес к будущему покупателю.

Пригласить потенциальных клиентов на выставку можно с помощью электронной почтовой рассылки. Для этого необходимо составить список лиц и компаний, интересовавшихся предлагаемым продуктом в течение последнего года. После этого разработать цепочку электронных писем-приглашений и писем-напоминаний о предстоящем мероприятии, которые затем направлять лицам из списка с определенной периодичностью.

Во время выставок проводятся также деловые мероприятия (уже упомянутые ранее конференции, презентации и пр.). Стоит уточнить у организаторов, какие именно мероприятия и когда будут проходить, определить, интересны ли они целевой аудитории компании, а затем решить, в каких из них стоит принять участие, какие темы затронуть в процессе, чтобы эффективнее привлечь внимание потенциальных клиентов, а затем уже обсудить с ними дальнейшее сотрудничество.

Не стоит игнорировать спонсорские пакеты, дополнительные маркетинговые услуги, которые обычно предлагают организаторы мероприятий участникам. Помимо готовых предложений, всегда можно обсудить индивидуальные, которые могут в полной мере удовлетворить интересы обеих сторон. Главное, озвучить организаторам выставки планируемый бюджет и преследуемые цели, и подходящее решение будет наверняка найдено.

Сотруднику, отвечающему за проведение и подготовку выставки, недостаточно быть просто внешне элегантным, он также должен обладать цепким умом. В целом же мероприятием занимаются:

стендовая команда (лица, непосредственно участвующие в выставке, – руководители компании и отдельных направлений организации, менеджер выставочного проекта, менеджеры отделов, технические специалисты, офис-менеджер, переводчики, администраторы, привлеченный персонал, промоутеры и др.);
офисная команда (сотрудники, оказывающие оперативную поддержку);
сервисная команда (лица, обслуживающие выставку: грузчики, водители, курьеры, охранники, обслуживающий персонал, уборщики и др.).

Сотрудники, занятые в подготовке и проведении выставки, должны четко понимать, в чем заключается их роль, разбираться в представляемом продукте, его особенностях, преимуществах, обязаны знать о недостатках, уметь закрывать возражения, объяснять, в чем заключается отличие от продукции конкурентов. А также не забывать о позитивном настрое, приветливости, доброжелательности.

Важно, чтобы все стендисты знали:

историю развития и становления компании;
сферу ее деятельности;
планы дальнейшего развития предприятия (планируется ли расширение ассортимента продукции, открытие новых торговых точек, будут ли предлагаться специальные скидки и т. п.).

Кроме того, они должны разбираться в различных категориях потенциальных клиентов и не путаться при вручении им маркетинговых материалов. Они не должны испытывать сложности с нахождением нужных брошюр, при необходимости объяснить заинтересованным лицам, у кого можно получить более подробную информацию о выставочной продукции.

Если информация на стенде будет представлена не в полном объеме, у потенциального клиента будет повод для завязывания контактов. Подготовка к выставке включает в себя инструктаж и обучение сотрудников, которые желательно провести минимум за пару недель до мероприятия.

5 правил работы на выставке

В процессе подготовки к выставке, чтобы избежать накладок и проблем при ее проведении, необходимо руководствоваться следующими правилами:

Все материалы, стенды, работы по их установке следует заказывать заблаговременно. Иначе существует вероятность того, что работы не будут выполнены в срок, либо будет страдать их качество, а времени на переделку уже не останется.
Продукцию и оборудование необходимо завезти на выставку заранее, чтобы иметь возможность проверить их работу. Неприятно, если непосредственно перед началом мероприятия вдруг окажется, что не хватает образцов продукции, отсутствуют комплекты рекламных материалов или не работает освещение стендов.
На мероприятие нужно взять наличные деньги, т. к. могут возникнуть непредвиденные расходы, а искать банкомат не будет возможности.
Участники выставки приходят на нее не позднее, чем за час до официального открытия, поскольку необходимо подготовить или проверить работу стенда, наличие и комплектность рекламных и информационных материалов, проанализировать предыдущий день, получить задания на текущий день.
Рекламные материалы, каталоги продукции и буклеты не нужно размещать в свободном доступе, откуда их может взять любой посетитель. На столы лучше выложить общие материалы, буклеты, рассказывающие о компании и т. п. Рекламную полиграфию лучше убрать на столы, к которым у посетителей нет доступа, и выдавать ее по запросу.

В последние несколько лет существует тенденция, не рекомендующая оставлять рекламный раздаточный материал в свободном доступе. Сотрудник выставки общается с гостем, оценивает его, предлагает заполнить анкету, определяет точки соприкосновения, и, исходя из собранной информации, выдает набор материалов на месте или высылает позже, например, по электронной почте.

Для того чтобы произвести на потенциального клиента должное впечатление, можно отправить ему интересующие материалы в тот же день, когда проходила выставка, чтобы он получил их уже на следующее утро.

Работа после выставки

Завершение выставки не означает, что работа закончилась. Теперь необходимо развить и укрепить возникшие связи.

Обзванивать потенциальных клиентов необходимо в короткие сроки после окончания мероприятия, пока информация о компании еще свежа в памяти посетителей.

Еще в процессе подготовки к выставке следует составить план работы с контактами, завязавшимися во время мероприятия. Ситуации, когда они передаются в торговый отдел и не получают дальнейшего развития, к сожалению, не редкость.

Если во время выставочного мероприятия проводилось анкетирование посетителей, то не составит труда разделить полученные контакты на «горячие», «теплые» и «холодные». Если первые не купят продукт в течение месяца после выставки, то, скорее всего, они его уже не купят. Вторая группа может размышлять над покупкой до полугода, а так как именно они составляют большую часть полученных контактов, то правильная работа с ними принесет компании наибольшую прибыль. Для третьей группы достаточно направления писем и, при получении запроса, маркетинговой продукции.

Последним этапом является оценка полученных результатов и соответствие их поставленным целям. Первичная оценка делается непосредственно после окончания мероприятия, повторная – спустя 6 или 12 месяцев. Подсчитывая новых клиентов, стоит обратить внимание на способ их получения: прямые почтовые рассылки, выездная работа, участие в выставке.

Оценку результатов лучше оформить таким образом, чтобы в дальнейшем с ней было легко работать, анализировать и т. п. Она должна включать в себя:

статистику установленных контактов (качественные и количественные показатели, местонахождение и размеры компаний, количество горячих/теплых/холодных контактов в разных категориях);
анализ сведений, полученных от посетителей мероприятия (начиная с пожеланий и заканчивая замечаниями);
оценку качественного и количественного состава гостей и участников выставки в целом;
анализ эффективности работы сотрудников (в том числе персонализированную);
оценку функциональности выставочного стенда (местонахождения, размеров, оформления, оснащения и пр.);
анализ выставочного бюджета (в том числе, дефицит или профицит);
оценку эффективности маркетинговых средств привлечения посетителей;
анализ информации о конкурирующих компаниях;
результаты проведения выставочных мероприятий;
итоги участия в них;
перечень и количество распространенной сувенирной и рекламной продукции;
подборку публикаций в СМИ;
выводы;
рекомендации для участия в следующих мероприятиях;
архивные материалы (справки, отчеты, анкеты посетителей, образцы полиграфии, фотографии и пр.).

[[rlink.2727]]

Кроме того, следует:

собрать информацию о компании в публикациях в печатных, телевизионных и интернет-СМИ;
поместить отчет о выставке на сайте предприятия;
объявить благодарности работникам и компаниям, помогавшим в подготовке и проведении выставки.

Поскольку подготовка и участие в выставке – это инвестиция, то важно оценить ее окупаемость. Для оценки финансового результата (ROI выставки) сумму прибыли от продаж по итогам выставки необходимо разделить на финансовые затраты для проекта. Оценивать этот эффект следует спустя 6–9 месяцев после мероприятия.

Источник