Инструкция по учету бсо в рб

Название акта

Об утверждении Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь

Вид акта, орган принятия, дата и номер принятия (издания)

Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 18 декабря 2008 г. № 196

Регистрационный номер Национального реестра

8/20285

Дата включения в Национальный реестр

10.01.2009

Источник(и) официального опубликования

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., № 30, 8/20285 (опубликован — 5 февраля 2009 г.)

Бланки строгой отчетности (БСО) – это особый вид документов, имеющих элементы (средства) защиты от подделки и идентификационный номер, нанесенный при их изготовлении. Законодательством РБ предъявляются определенные требования к процессу их изготовления и использования в соответствии с постановлением Совета Министров РБ от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков строгой отчетности».

Порядок использования и учета БСО определен Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196).

Принадлежность первичного учетного документа к БСО проверяется посредством обращения к электронному банку данных (далее – ЭБД) в соответствии с постановлением Совета Министров РБ от 06.07.2011 № 912 «О вопросах создания и ведения электронного банка данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, признании утратившими силу некоторых постановлений Совета Министров РБ» (далее – постановление № 912).

ЭБД – это организационно-техническая система, представляющая собой совокупность баз данных об изготовленных, оприходованных, отгруженных, реализованных, возвращенных неиспользованных, недействительных, погашенных бланках документов и документах с определенной степенью защиты и печатной продукции, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции (далее – бланки), информация окоторых подлежит включению в ЭБД, и систему управления этими базами.

С помощью ЭБД можно получить полные сведения об изготовленных, реализованных, признанных недействительными и хранимых бланках документов, документах и печатной продукции в разрезе пунктов реализации, складов, налоговых органов, субъектов хозяйствования. Также информация, содержащаяся в электронном банке данных, может использоваться налоговыми органами припроверках хозяйствующих субъектов, для установления возможных нарушений ведения хозяйственной деятельности. Так, благодаря информации, содержащейся в ЭБД, контролирующие органы могут установить, что использованный бланк никогда не приобретался субъектом хозяйствования. Это в дальнейшем может служить доказательством совершения фиктивной сделки.

Функционирование электронного банка данных позволило упорядочить учет и повысить эффективность государственного контроля за использованием полученных бланков документов, документов и печатной продукции по каждому конкретному субъекту хозяйствования.

1) Перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в ЭБД:

а) бланки документов с определенной степенью защиты:

– квитанция о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без применения кассовых суммирующих аппаратов и (или) специальных компьютерных систем и платежных терминалов;

– комплект квитанций формы 0402370004;

– приходный кассовый ордер;

– реестр сделок участника биржевой торговли;

– товарно-транспортная накладная;

б) документы с определенной степенью защиты:

– акцизная марка для маркировки алкогольных напитков;

– акцизная марка для маркировки табачных изделий;

– акцизная марка для перемаркировки алкогольных напитков с поврежденными акцизными марками;

– контрольная марка для маркировки алкогольных напитков, маркированных акцизными марками, выводимыми из обращения;

– контрольный (идентификационный) знак;

– контрольный знак, предназначенный для маркировки сопроводительных документов на ввозимые (вывозимые) алкогольную продукцию, непищевую спиртосодержащую продукцию и непищевой этиловый спирт;

– контрольный знак, предназначенный для маркировки сопроводительных документов, оформленных в соответствии с законодательством на нефтяное жидкое топливо;

– специальная марка для маркировки табачных изделий, обращенных в доход государства;

– специальная марка, предназначенная для маркировки алкогольных напитков, задержанных или изъятых правоохранительными и контролирующими органами, а также конфискованных либо обращенных в доход государства иным способом;

– книга замечаний и предложений;

2) Перечень организаций, осуществляющих изготовление и реализацию (выдачу) бланков:

– республиканское унитарное предприятие «Информационно-издательский центр по налогам и сборам»;

– республиканское унитарное предприятие «Издательство «Белбланкавыд» (далее – РУП «Издательство «Белбланкавыд»);

– республиканское унитарное предприятие почтовой связи «Белпочта».

Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности

Аналитический учет бланков строгой отчетности коммерческие организации ведут по каждому виду бланков и местам их хранения (материально ответственным лицам) на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (п. 20 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196)).

Данный счет предназначен для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет БСО, и учет их должен вестись по номинальной стоимости или в условной оценке (п. 84 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50)).

Централизованные бухгалтерии дополнительно ведут учет бланков строгой отчетности по каждому обслуживаемому учреждению (п. 20 Инструкции № 196).

Поступление бланков строгой отчетности отражается у получателя следующими записями (п. 21 Инструкции № 196):

Д-т 10 «Материалы» – К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

– в оценке по фактически произведенным затратам на приобретение БСО

– поступление бланков конкретных серий и номеров по номинальной стоимости или условной оценке.

Списание БСО с подотчета материально ответственных лиц (списание конкретных серий и номеров бланков) отражается (п. 22 Инструкции № 196):

– по расходу забалансового счета 006.

Д-т 91 «Прочие доходы и расходы» – К-т 10

– в оценке по фактически произведенным затратам на приобретение БСО

– списание конкретных серий и номеров бланков.

Если установлены виновные лица, не обеспечившие сохранность БСО в местах их хранения, стоимость испорченных и (или) аннулированных бланков отражают записями согласно п. 25 Инструкции № 196:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» – К-т 10, 08 «Вложения в долгосрочные активы», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные затраты», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на реализацию» и др.

– при отсутствии виновных лиц (сбои в работе оргтехники и т.д.)

– списание конкретных серий и номеров бланков;

– на стоимость испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности.

Далее рассмотрим на практической ситуации, как правильно оформить поступление бланков в организацию, передачу ответственным лицам, а также списание использованных и испорченных БСО.

ООО «Кактус» были приобретены товарно-транспортные накладные формы ТТН-1 (ПЭВМ) 100 номеров, серия АФ с № 2473901 по № 2474000, у РУП «Издательство «Белбланкавыд» на основании товарной накладной серии КК № 1541471 от  08.04.2013. При приемке товара недостач и брака не обнаружено. Главный бухгалтер Гусева А.Р. передала ответственному исполнителю – кладовщику Туровой И.И. 50 номеров серии АФ с № 2473901 по № 2473950. В апреле 2013 г. ответственным исполнителем для отгрузки товара были использованы 23 номера ТТН-1 серии АФ с № 2473901 по № 2473923, в т.ч. в результате сбоя работы принтера 26 апреля 2013 г. были испорчены 2 бланка ТТН-1 серии АФ № 2473922 и № 2473923.

Нередки случаи, когда бланки могут быть испорчены ответственным исполнителем, например, по причине сбоя компьютерной техники и т.д. В данном случае важно правильно оформить списание испорченных бланков. Для этого необходимо лишь составить реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению (п. 15 Инструкции № 196).

Справочно: поскольку учет БСО ведется материально ответственным лицом, то это же лицо может являться и контролером.

Бланки, использованные ответственным исполнителем, списываются с его подотчета материально ответственным лицом на основании акта на списание использованных БСО (п. 14 Инструкции № 196). Акт должен быть подписан членами комиссии, производившими проверку использованных бланков, и утвержден руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Как и где приобрести бланки документов?

Приобретение, учет, хранение, использование, в т.ч. возврат, бланков документов юридическими лицами, их филиалами и представительствами осуществляют в порядке, определенном Инструкцией о порядке приобретения, учета, хранения, использования и возврата бланков документов с определенной степенью защиты, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в ЭБД бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утвержденной постановлением МНС, Минфина и Минсвязи РБ от 12.08.2011 № 33/77/17 (далее – Инструкция № 33/77/17).

Нормы Инструкции № 33/77/17 распространяются только на бланки документов с определенной степенью защиты, информация о которых подлежит включению в ЭБД и которые поименованы в постановлении № 912.

Реализация бланков организациям осуществляется при наличии сведений об организации в Государственном реестре плательщиков (иных обязанных лиц) и при предъявлении оригинала и копии платежного документа, подтверждающего оплату стоимости бланков на основании счета-фактуры, и на основании следующих документов:

– оригинала и копии документа, удостоверяющего служебное положение руководителя (приказ о назначении на должность руководителя, или выписка из решения общего собрания, правления или иного органа управления юридического лица, или трудовой договор (контракт), или гражданско-правовой договор, или удостоверение руководителя некоммерческой организации), а также оригинала документа, удостоверяющего его личность, – при реализации руководителю организации;

– доверенности на получение бланков и оригинала документа, удостоверяющего личность, – при реализации иному представителю, не являющемуся руководителем организации;

– оригинала и копии документа, удостоверяющего личность, – при реализации индивидуальному предпринимателю.

Оригиналы представленных документов, за исключением доверенности на получение бланков, после сверки с копиями подлежат возврату.

Организации, приобретшие бланки документов, несут ответственность за их хранение и использование и передача их иным организациям не допускается.