Инструкция по учету личных денег и ценностей осужденных

Учет личных денег и ценностей осужденных, подозреваемых, обвиняемых

«Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение», 2009, N 8

При поступлении в следственный изолятор (СИЗО), исправительное учреждение (ИУ) подозреваемые, обвиняемые и осужденные добровольно сдают для хранения принадлежащие им деньги, ценности, драгоценные металлы и изделия из них. Изъятые у перечисленных лиц деньги и ценности уже во время их нахождения в СИЗО или при поступлении в ИУ также подлежат хранению. Рассмотрим, как должен быть организован учет таких денежных средств и ценностей бухгалтериями (финансовыми службами) в СИЗО, ИУ.

Учет личных денег, ценностей подозреваемых, обвиняемых и осужденных, как добровольно сданных, так и изъятых, регламентирован Инструкцией по учету личных денег и других ценностей, принадлежащих осужденным, подозреваемым и обвиняемым, находящимся в исправительных учреждениях и следственных изоляторах ФСИН России, утвержденной Приказом Минюста России от 08.12.2006 N 356 (Далее — Инструкция по учету личных денег и ценностей).

Действие данной Инструкции распространяется на осужденных, отбывающих наказание в ИУ, подозреваемых и обвиняемых, находящихся в СИЗО, и регулирует вопросы:

• учета личных денег;
• учета и хранения личных ценностей;
• контроля за движением личных денег и ценностей.

Учет личных денег

Учету подлежат денежные средства (п. 3 Инструкции по учету личных денег и ценностей):

• добровольно сданные для хранения подозреваемыми или обвиняемыми при поступлении в СИЗО;
• внесенные в кассу учреждения на лицевой счет осужденного;
• изъятые из писем, посылок, бандеролей по акту;
• поступившие по почтовым и телеграфным переводам, через банк;
• заработанные в учреждении и т.д.

Согласно п. 4 Инструкции по учету личных денег и ценностей для учета личных денег бухгалтерия учреждения открывает лицевой счет (Приложение 1) с вкладышем (Приложение 2). Лицевому счету присваивается номер, состоящий из начальной буквы фамилии осужденного и номера личного дела, который регистрируется в оборотной ведомости движения личных денег (Приложение 3).

Зачисление денег на лицевой счет производится на основании:

• приходных кассовых ордеров;
• извещений о переводах;
• расчетных ведомостей на сумму причитающегося заработка;
• платежных поручений.

Личные деньги осужденных хранятся на лицевых счетах по учету средств, поступающих во временное распоряжение учреждений, открытых им в территориальных органах Федерального казначейства в порядке, установленном в соответствии с законодательством РФ.

Напомним, что с 1 января 2009 г. действует Порядок открытия и ведения лицевых счетов Федеральным казначейством и его территориальными органами, утвержденный Приказом Казначейства России от 07.10.2008 N 7н (далее — Приказ N 7н).

В соответствии с п. 2.14.3 Приказа N 7н для открытия лицевого счета для учета операций со средствами, поступающими во временное распоряжение федерального бюджетного учреждения, нужно представить следующие документы:

• копию учредительного документа, положения о подразделении судебных приставов, утвержденного создавшим его территориальным органом Федеральной службы судебных приставов (в случае открытия лицевого счета подразделению судебных приставов), заверенных учредителем либо нотариально;
• копию свидетельства о постановке на учет юридического лица в налоговом органе по месту нахождения на территории РФ, уведомления о постановке на учет в налоговом органе юридического лица (в случае открытия лицевого счета подразделению судебных приставов), заверенных нотариально либо выдавшим их налоговым органом.

Дополнительно подразделение судебных приставов представляет ходатайство создавшего его территориального органа Федеральной службы судебных приставов об открытии подразделению судебных приставов лицевого счета для учета операций со средствами, поступающими во временное распоряжение федерального бюджетного учреждения, заверенное подписями руководителя и главного бухгалтера (уполномоченных руководителем лицами) создавшего его территориального органа Федеральной службы судебных приставов.

При этом представления документов, подтверждающих наделение полномочиями получать средства во временное распоряжение, не требуется.

Карточка образцов подписей для открытия получателю средств федерального бюджета лицевого счета для учета операций со средствами, поступающими во временное распоряжение федерального бюджетного учреждения, подписывается руководителем и главным бухгалтером получателя средств федерального бюджета, осуществляющего операции со средствами во временном распоряжении (уполномоченными руководителем лицами), на лицевой стороне и заверяется на оборотной стороне подписью руководителя (уполномоченного им лица) главного распорядителя (распорядителя) средств федерального бюджета и оттиском гербовой печати на подписи вышеуказанного лица или нотариально.

На лицевом счете по учету средств, поступающих во временное распоряжение федерального бюджетного учреждения, отражаются операции по поступлению и выбытию денежных средств (п. 3.6 Приказа N 7н). Форма выписки из лицевого счета (с указанием его номера) приведена в Приложении 9 к Приказу N 7н.

Бухгалтерский учет операций, производимых посредством этого лицевого счета, ведется на счете 3 201 02 000 «Денежные средства учреждения во временном распоряжении» (п. 100 Инструкции N 148н <1>). Учет операций по движению денежных средств на счете ведется в журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к выпискам со счетов.

<1> Приказ Минфина России от 30.12.2008 N 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».

Движение денежных средств на счете оформляется следующими бухгалтерскими проводками:

• поступление:

Дебет счета 3 201 02 510 «Поступления денежных средств учреждения, полученных во временное распоряжение»

Кредит счета 3 304 01 730 «Увеличение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение»;

• возврат денежных средств владельцу или передача их по назначению:

Дебет счета 3 304 01 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение»

Кредит счета 3 201 02 610 «Выбытия денежных средств учреждения, полученных во временное распоряжение».

Аналитический учет средств, поступивших во временное распоряжение учреждения, по счету 3 304 01 000 ведется на многографной карточке по каждому получателю в разрезе видов поступлений и направлений использования средств.

Изъятие у осужденных, подозреваемых или обвиняемых денег осуществляется в соответствии с Правилами внутреннего распорядка, утвержденными для:

• исправительных учреждений — Приказом Минюста России от 03.11.2005 N 205;
• следственных изоляторов — Приказом Минюста России от 14.10.2005 N 189;
• воспитательных колоний уголовно-исполнительной системы — Приказом Минюста России от 06.10.2006 N 311.

На изъятые деньги составляется акт, один экземпляр которого передается в бухгалтерию и вместе с приходным кассовым ордером служит основанием для зачисления денежных средств на лицевой счет осужденного, подозреваемого или обвиняемого (п. 5 Инструкции по учету личных денег и ценностей).

Согласно п. п. 6, 7 Инструкции по учету личных денег и ценностей при получении извещений на перевод денег не позднее трех дней с момента получения извещений бухгалтерия составляет реестр почтовых переводов по установленной форме в двух экземплярах, один экземпляр которого с извещением сдается в учреждение связи, а другой с оттиском календарного штемпеля учреждения связи вместе с талонами извещений остается в делах бухгалтерии.

Деньги, поступившие по почтовым и телеграфным переводам, зачисляются бухгалтерией на лицевой счет осужденного, подозреваемого или обвиняемого, о чем не позднее трех дней уведомляется адресат.

Извещения на денежные переводы, поступившие после выбытия адресата, не позднее трех дней возвращаются почтовому отделению связи с указанием нового почтового адреса по реестру почтовых переводов, экземпляр которого остается в учреждении.

В соответствии с п. 7 Инструкции по учету личных денег и ценностей перевод личных денег осуществляется по почте на основании заявления осужденного, подозреваемого или обвиняемого, на котором бухгалтер делает отметку о наличии денег. Заявление подписывает начальник учреждения и передает в бухгалтерию на исполнение. При наличии нескольких заявлений составляется реестр почтовых переводов в двух экземплярах, который подписывается начальником учреждения, главным бухгалтером и заверяется печатью с изображением государственного герба РФ. На общую сумму переводов, включаемых в список, оформляется акцептованное платежное поручение в соответствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ 03.10.2002 N 2-П.

Операции с иностранной валютой. Обмен хранящейся в кассе учреждения иностранной валюты, принадлежащей осужденному, подозреваемому или обвиняемому, производится на основании его заявления с указанием информации о согласии с курсом обмена валюты на день совершения операции, подписанного начальником учреждения.

Выемка конверта с иностранной валютой, принадлежащей осужденному, подозреваемому или обвиняемому, из сейфа и его вскрытие производятся в присутствии утвержденной приказом учреждения комиссии.

Обмен иностранной валюты осуществляется в кредитных организациях с получением справки о произведенном обмене установленного образца. Обмененные денежные средства зачисляются на лицевой счет осужденного на основании приходного кассового ордера. Банковская справка, заявление и приходный кассовый ордер подшиваются в кассовые документы.

Если осужденный принимает решение об осуществлении перевода принадлежащей ему и хранящейся в кассе учреждения иностранной валюты, не конвертируя ее в российские рубли, и данное действие не противоречит законодательству РФ, то на основании его письменного заявления, подписанного начальником учреждения, в установленном порядке бухгалтерия осуществляет перевод.

Выемка иностранной валюты, принадлежащей осужденному, из кассы учреждения осуществляется в соответствии с п. 7 Инструкции по учету личных денег и ценностей (п. 8 Инструкции по учету личных денег и ценностей).

В соответствии с п. 9 Инструкции по учету личных денег и ценностей списание денег с лицевых счетов при покупке товара в магазине ИУ, СИЗО производится на основании чека контрольно-кассового аппарата или чека по форме по ОКУД N 0700003 (Приложение 4 к Инструкции по учету личных денег и ценностей).

После записи в лицевом счете подсчитывается остаток денег, который подтверждается подписью лица, производившего приобретение товара.

В конце рабочего дня на основании лицевых счетов, по которым произведены записи, продавец в присутствии сотрудника бухгалтерии составляет акт (Приложение 5 к Инструкции по учету личных денег и ценностей) в двух экземплярах: один экземпляр остается у продавца и служит основанием для списания стоимости проданных товаров, а другой с чеками на приобретенные товары передается в бухгалтерию. Чеки на приобретенные товары хранятся в бухгалтерии один месяц, а затем уничтожаются по акту.

Оплата стоимости дополнительных услуг, перечисленных в Правилах внутреннего распорядка исправительных учреждений, Правилах внутреннего распорядка следственных изоляторов и Правилах внутреннего распорядка воспитательных колоний уголовно-исполнительной системы, производится на основании заявления, подписанного начальником учреждения, с указанием их стоимости, подтверждаемой подписями ответственных исполнителей (п. 10 Инструкции по учету личных денег и ценностей).

К таким услугам относятся следующие платные бытовые и медико-санитарные услуги:

• стирка, ремонт принадлежащих подозреваемым и обвиняемым одежды и постельного белья;
• ремонт принадлежащей подозреваемым и обвиняемым обуви;
• модельная стрижка, укладка волос на голове, бритье;
• доставка блюд для подозреваемых и обвиняемых из пунктов общественного питания;
• выдача во временное пользование электрокипятильника, электробритвы, электровентилятора, дополнительного холодильника или телевизора;
• отдельные виды лечения, протезирования зубов;
• подбор, изготовление очков, протезов, ортопедической обуви;
• консультации врачей-специалистов органов здравоохранения;
• юридическая консультация;
• услуги нотариуса;
• снятие копий с документов, имеющихся на руках у подозреваемого или обвиняемого;
• снятие копий с документов, находящихся в личном деле подозреваемого или обвиняемого, исходящих от следственного изолятора, а также исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно.

По окончании текущего месяца в лицевых счетах проверяется правильность произведенных записей по приходу и расходу личных денег и выводится их остаток (п. 11 Инструкции по учету личных денег и ценностей).

Перевод осужденного, подозреваемого или обвиняемого в другое учреждение (п. п. 12, 13 Инструкции по учету личных денег и ценностей). В этом случае специальный отдел (группа) учреждения не менее чем за 24 часа до выбытия осужденного, подозреваемого или обвиняемого представляет в бухгалтерию список лиц, подлежащих переводу, с указанием пункта выбытия каждого лица. На основании списка составляется финансовая справка в трех экземплярах (Приложение 6 к Инструкции по учету личных денег и ценностей), один экземпляр выдается осужденному, подозреваемому или обвиняемому, другой вкладывается в личное дело, третий остается в учреждении при лицевом счете.

В финансовую справку записываются сумма остатка денежных средств осужденного с указанием в том числе суммы, заработанной в этом учреждении, и данные об израсходованном лимите через магазин на день перевода.

Указанные в справке сведения о наличии денег, исполнительных листов подтверждаются подписью убывающего лица и заверяются начальником учреждения, главным бухгалтером и скрепляются гербовой печатью, после чего передаются в специальный отдел учреждения для приобщения к личному делу убывающих.

На месте назначения финансовые справки из личных дел изымаются и передаются в бухгалтерию под роспись бухгалтера в личном деле.

Работники бухгалтерии учреждения-получателя после приема финансовых справок в тот же день сообщают отправителю об их поступлении, а также свои банковские реквизиты.

Работники бухгалтерии учреждения-отправителя в трехдневный срок осуществляют перечисление денежных средств на счет учреждения-получателя.

При переводе осужденного на льготные условия отбывания наказания (при условии проживания за пределами исправительной колонии) в колонию-поселение, а также при освобождении осужденного, подозреваемого или обвиняемого бухгалтерия производит окончательный расчет и выписывает расходный кассовый ордер (ведомость) на получение личных денег из кассы в установленные сроки (п. 14 Инструкции по учету личных денег и ценностей).

Учет и хранение личных ценностей

В кассе учреждения подлежат хранению (п. 15 Инструкции по учету личных денег и ценностей):

• драгоценные металлы и изделия из них;
• драгоценные камни и жемчуг, а также изделия из них;
• часы всех видов и марок, принадлежащие осужденным, подозреваемым и обвиняемым;
• ценные бумаги (сберегательные книжки на предъявителя, акции и т.д.);
• иностранная валюта.

На поступившие и изъятые у осужденных, подозреваемых и обвиняемых ценности в соответствии с Правилами внутреннего распорядка исправительных учреждений и следственных изоляторов составляется акт, второй экземпляр которого передается в бухгалтерию и вместе с приходным ордером служит основанием для принятия ценностей на хранение в кассу учреждения (п. 16 Инструкции по учету личных денег и ценностей).

Приемка изделий из драгоценных металлов и камней осуществляется в соответствии с нормативными актами Минфина (п. 17 Инструкции по учету личных денег и ценностей).

При переводе осужденных, подозреваемых и обвиняемых в другое исправительное учреждение принадлежащие им ценности, хранящиеся в кассе, пересылаются по почте ценной посылкой. На пересылаемые ценности составляется сопроводительная ведомость (Приложение 7 к Инструкции по учету личных денег и ценностей) в двух экземплярах, один из которых вкладывается в посылку (п. 18 Инструкции по учету личных денег и ценностей).

На отправленные ценности выписывается расходный кассовый ордер, который после записи в кассовой книге вместе с квитанцией отделения связи и вторым экземпляром сопроводительной ведомости кассир сдает в бухгалтерию для списания ценностей в расход (п. 19 Инструкции по учету личных денег и ценностей).

При поступлении ценной посылки по месту нахождения осужденного, подозреваемого или обвиняемого наличие вложений в ней сверяется с наименованиями, указанными в сопроводительной ведомости. После приемки ценностей не позднее трех суток в адрес отправителя высылается отрывной талон сопроводительной ведомости, который служит подтверждением в получении и оприходовании ценностей. Принятые ценности приходуются в кассовой книге (п. 20 Инструкции по учету личных денег и ценностей).

Учет принятых ценностей осуществляется кассиром в книге учета ценностей (Приложение 8 к Инструкции по учету личных денег и ценностей). Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью и печатью (п. 21 Инструкции по учету личных денег и ценностей).

Бюджетный учет ценностей, хранящихся в кассе, осуществляется бухгалтерией в суммовом выражении на забалансовом счете в соответствии с нормативными актами Минфина по бюджетному учету (п. 22 Инструкции по учету личных денег и ценностей).

Согласно п. 263 Инструкции N 148н на забалансовых счетах учитываются ценности, временно находящиеся в учреждении и не принадлежащие ему. В частности, товарно-материальные ценности, принятые учреждением на ответственное хранение, а также изъятые в принудительном порядке, учитываются на забалансовом счете 02 «Материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

Изъятые ценности, если они не подлежат пересылке лицу или органу, в производстве которых находится уголовное дело, сдаются на хранение в кассу учреждения по акту отдельно на каждого осужденного в опечатанном пакете с указанием фамилии, имени, отчества и года рождения владельца ценностей. На вложенные в пакет ценности составляется опись (Приложение 9 к Инструкции по учету личных денег и ценностей) (п. 23 Инструкции по учету личных денег и ценностей).

Выдача ценностей владельцам производится при их освобождении или изменении меры пресечения на основании предъявленного акта о сдаче ценностей, а в случае его утери — письменного заявления с указанием времени сдачи и описанием ценностей. Ценности выдаются владельцу по расходному кассовому ордеру на основании заявления осужденного с резолюцией начальника учреждения (п. 24 Инструкции по учету личных денег и ценностей).

Контроль за учетом личных денег и ценностей

Ответственность за правильную организацию работы по учету и хранению личных денег и ценностей перечисленной категории лиц несет начальник ИУ, СИЗО (п. 2 Инструкции по учету личных денег и ценностей). Контроль за правильностью учета и сохранностью личных денег и ценностей также возложен на него и главного бухгалтера (п. 26 Инструкции по учету личных денег и ценностей).

Для обеспечения контроля за своевременным перечислением личных денег и возвратом ценностей выбывшим из учреждения владельцам ежемесячно проводится сверка лиц, выбывших из учреждения через специальный отдел (группу) учреждения, для чего составляется список (Приложение 10 к Инструкции по учету личных денег и ценностей), который представляется начальнику учреждения (п. 28 Инструкции по учету личных денег и ценностей).

О.Заболонкова

Редактор журнала

«Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение»