Инструкция по ведению архива лаборатории неразрушающего контроля

1. Ведение архива лаборатории неразрушающего контроля

Лаборатория, выполняющая работы в области проведение неразрушающего контроля, должна осуществлять свою деятельность в соответствии с приказом Ростехнадзора от 21 ноября 2016 года N 490. В соответствии с п.20 данного нормативного документа в течение всего срока эксплуатации объекта, на котором проводились исследования, лаборатория обязана хранить документацию по нему. Это требование является обязательным для исполнения всеми категориями лабораторных организаций, предоставляющих услуги в данной сфере. Оно предполагает организацию архива лаборатории неразрушающего контроля.

Ведение архива лаборатории неразрушающего контроля

• Ведение архива лаборатории неразрушающего контроля
• Организация хранения в архиве

Строгий порядок ведения архива лаборатории неразрушающего контроля действующим законодательством не определен. Это означает, что каждая лабораторная организация вправе самостоятельно определять этот порядок в рамках условий, установленных действующим законодательством. Для этой цели учреждению целесообразно сформировать собственное положение или инструкцию по ведению архива лаборатории неразрушающего контроля. Ее разработка позволит унифицировать процедуру организации хранения необходимых документов, упростит поиск нужных бумаг и обеспечит соблюдение требований закона.

Для качественного и эффективного ведения архива в организации стоит назначить сотрудника, который будет персонально отвечать за выполнение данной задачи. В случае значительного объема архивных документов это может быть должностная позиция, которая полностью отведена для указанной цели. Ответственному лицу вменяется в обязанность поддержание порядка ведения архива, а также своевременная актуализация содержащейся в нем информации.

Организация хранения в архиве

Помимо процедурных вопросов организации хранения необходимых бумаг, компании следует позаботиться о создании оптимальных условий для обеспечения их сохранности. Для этого необходимо, чтобы помещение архива соответствовало следующим параметрам:

• достаточная площадь для хранения имеющегося объема документов;
• соблюдение нормального уровня влажности и помещения;
• отсутствие прямого солнечного света, попадающего на документы;
• поддержание оптимальной температуры в помещении;
• обеспечение каталогизации информации;
• другие условия, обеспечивающие сохранность документов.

Документы для аттестации лабораторий неразрушающего контроля (ЛНК)

1. Сопроводительное письмо о направлении комплекта документов для аттестации лаборатории с описью материалов.
2. Сведения о предприятии и лаборатории по установленной форме.
3. Оригинал заявки на аттестацию ЛНК (Приложение 4 СДАНК-01-2020).
4. Копия штатного расписания лаборатории в составе организации (с подписью руководителя и печатью организации); приказ о создании лаборатории (при наличии).
5. Копию Свидетельства об аттестации лаборатории – если лаборатория была ранее аттестована.
6. Заверенные копии Лицензии на осуществление деятельности с использованием ИИИ (генерирующих) — при наличии радиографического контроля.
7. Заверенные копии Санитарно-эпидемиологических заключений на осуществление деятельности с использованием ИИИ (генерирующих) — при наличии радиографического контроля.
8. Заверенные копии Лицензии на осуществление деятельности в области использования ИИИ (радионуклидных) — при наличии гаммаграфического контроля.
9. Копии Учредительных документов:
   • Устава организации, изменения к Уставу (если имеются), свидетельства о постановке на учёт юридического лица в налоговом органе.
   • актуальной выписки (не позднее 1 месяца) из (ЕГРЮЛ).
   • информационного письма Федеральной службы государственной статистики (Росстат).
10. Документ (договор аренды, право собственности или иной документ, предусматривающий право владения и пользования) на право занимать помещения, в которых располагается лаборатория.
11. Договор на информационное обеспечение/обслуживание лаборатории нормативными документами по области аттестации с информационными системами и пр. (при наличии).
12. Положение о структурном (или обособленном) подразделении, филиале организации (при наличии таковых подразделений, филиалов), если ЛНК входит в состав данного подразделения.
13. Положение о ЛНК (в соответствии с п. 7.1 СДАНК-01-2020).
14. Приказы о назначении ответственных лиц в лаборатории (п. 6.6 СДАНК-01-2020).
15. Документация системы менеджмента (Руководство по менеджменту, документированные процедуры, записи, стандарты) (п. 4. СДАНК-01-2020).
16. Паспорт ЛНК (см. Приложение 3 СДАНК-01-2020).
17. Документы по персоналу:
    • копии аттестационных документов персонала, оформленные в соответствии с требованиями СДАНК-02-2020 (п. 6.1, п. 7.1.5 СДАНК-01-2020).
    • копии протоколов (удостоверений) проверки знаний в области промышленной безопасности специалистов (должностных лиц), выполняющих руководство работами по НК (руководителей (технических руководителей, их заместителей) лабораторий (подразделений, осуществляющих НК) (п. 6.1 СДАНК-01-2020).
    • на руководителя (технического руководителя) ЛНК – заверенная копия трудовой книжки. Копию последнего листа сопроводить заверительной надписью сотрудника отдела кадров «Работает по настоящее время» (п. 6.2 СДАНК-01-2020).
    • должностные инструкции сотрудников лаборатории (п. 6.5 СДАНК-01-2020).
    • инструкции по охране труда и технике безопасности при осуществлении НК (п.8.5. СДАНК-01-2020).
    • материалы по обучению, профессиональной подготовке, оценке опытности, аттестации, повышению квалификации и профессиональному опыту (п. 6.4, п. 7.1.5 СДАНК-01-2020).
18. Документы по оборудованию:
    • свидетельства о метрологической поверке (калибровке, аттестации) средств НК (см. п. 7.1 СДАНК-01-2020).
    • отчетные документы о проведении входного контроля средств НК (п. 5.7 СДАНК-01-2020).
    • графики поверки/калибровки, аттестации, технического обслуживания и проверки технического состояния средств измерений и средств НК (п. 5.6, п. 7.1 СДАНК-01-2020).
    • регистрационные документы на средства НК (формы и/или заполненные учетные листы, карточки несколько штук для примера) (п. 5.3, СДАНК-01-2020).
    • документы, подтверждающие факт законного владения/пользования средствами НК. (выписки из бухгалтерских документов, договоры аренды и т.п.).
19. Технологические инструкции, карты или иные документы, регламентирующие порядок проведения (технологию) контроля конкретных объектов (п. 7.1.3, 7.1.4 СДАНК-01-2020).
20. Документация по регистрации результатов контроля (формы журналов, заключений, актов, протоколов по НК)
    (п. 8.6-8.7 СДАНК-01-2020).
21. Инструкция по порядку ведения архива ЛНК, журнал регистрации архива результатов НК (п. 7.1.6. СДАНК-01-2020).

ВНИМАНИЕ! Для оперативного проведения аттестации ЛНК необходимо отправить соответствующе заверенный (со всеми требуемыми подписями и печатями) сканированный комплект документов в формате pdf или jpеg (jpg) на e-mail basic91@mail.ru.
Оригиналы документов на бумажном носителе необходимо выслать по адресу: 109377, г. Москва, Рязанский проспект, дом 32, корпус 3, офис 213.

ВЕРНУТЬСЯ К ПЕРЕЧНЮ ДОКУМЕНТОВ ❯
ПЕРЕЙТИ К ТРЕБОВАНИЯМ ГОСТ 17025 ❯

Организация архивного дела. Процедура

1. Назначение и область применения
2. Нормативные ссылки
3. Определения
4. Сокращения и обозначения
5. Процедура
5.1. Общие положения
5.2. Порядок сдачи документов в архив
5.3. Порядок работы с документами по истечению их срока хранения в архиве ИЛ
5.4. Требования к подготовке документов, подлежащих передаче в архив
5.5. Выдача документов из архива
6. Ответственность

1. Назначение и область применения

1.1. Процедура устанавливает единые требования к организации архивного дела в испытательной лаборатории.

1.2. Требования настоящей документированной процедуры распространяются на всех сотрудников лаборатории.

1.3. Процедура разработана с целью установления порядка комплектования, обеспечения учета и хранения,
упорядочения и использования архивной документации для эффективной работы сотрудников в системе менеджмента качества.

Вернуться к содержанию

2.1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

2.2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело»;

2.3. ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 «Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий»;

2.4. ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Система менеджмента качества. Требования»;

Вернуться к содержанию

Архивное дело – деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования,
учета и использования архивных документов.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости
для граждан, общества, государства.

Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку
деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации,
с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение.

Уничтожение документов – исключение документов из документального или архивного фонда по
истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

Учет архивных документов – определение количества и состава архивных документов в единицах
учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой
дел и их систематизация внутри дела.

Электронное дело – совокупность электронных документов, сформированных в соответствии с
номенклатурой дел организации.

Электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме.

ИЛ – испытательная лаборатория

Вернуться к содержанию

5.1.1. Система хранения и архивирования документов предусматривает хранение документов на бумажном носителе.

5.1.2. В лаборатории должен быть ответственный за организацию архивного дела, назначенный Распоряжением
руководителя ИЛ.

5.1.3. В лаборатории определено место хранения архивных документов. Доступ к архивным документам ограничен.
Архивные документы хранятся в шкафах с замком. Ключ от архива хранится у сотрудника ответственного за
организацию архивного дела и у руководителя ИЛ.

5.1.4. В архиве лаборатории документы хранятся в папках, на которые наклеивается
Этикетка
с содержимым архивной папки. Архивные документы хранятся в лаборатории до истечения срока хранения дел в архиве.

5.1.5. Ведущие специалисты обеспечивают сбор, подготовку и передачу документов своих групп ответственному
за организацию архивного дела. Порядок подготовки архивных документов определен разделом 5.4. настоящей процедуры.

5.1.6. Все документы архива должны быть учтены в Журнале учета архивных документов. Форма журнала
установлена Альбомом форм записей.

5.1.7. Акты о выделении к уничтожению документов временного срока хранения,
Акты сдачи в архив, хранятся в папке «Архивное дело».

5.1.8. Протоколы испытаний хранятся в архиве ИЛ 10 лет. Прочие документы хранятся в течение 5 лет,
если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами, регламентирующими деятельность.

5.1.9. Состав документов, подлежащих передаче в архив, и сроки их хранения определены
Номенклатурой дел.

Вернуться к содержанию

5.2.1. Все документы ИЛ должны быть переданы в архив по истечению срока их хранения на рабочем
месте, определенному Номенклатурой дел.

5.2.2. Сбор документов для передачи в архив осуществляется в течение года. Передача документов
лицу, ответственному за организацию архивного дела, происходит один раз в год, на основании
Распоряжения руководителя ИЛ.

5.2.3. Подготовку документов к сдаче в архив осуществляют сотрудники ИЛ ответственные за ведение
документов в соответствии с Номенклатурой дел ИЛ. В процессе подготовки документов к сдаче в архив
они хранятся на рабочем месте (в соответствии с Номенклатурой дел).

5.2.4. Перед сдачей журналов ответственному за организацию архивного дела в ИЛ, сотрудник
ответственный за их подготовку должен проверить: наличие наименования журнала, наличие всех страниц,
шнуровки, ненарушенной этикетки скрепления листов и печати на ней, даты окончания журнала.

5.2.5. Ответственный за организацию архивного дела принимает документы. Документы должны быть
сформированы в Дела в соответствии с процедурой
«Ведение и оформление рабочих журналов и папок«.

5.2.6. Ответственный за организацию архивного дела составляет Акт сдачи документов в архив.

5.2.7. Архивные документы размещаются на месте хранятся, определенном Номенклатурой дел, в
шкафах с ограниченным доступом.

5.2.8. Данные о движении архивных документов фиксируются в соответствующей графе Журнала
учета архивных документов.

Вернуться к содержанию

5.3.1. По истечению срока хранения в архиве ИЛ документы передаются в архив Общества или подлежат
уничтожению (в случае если данный документ не подлежит хранению) согласно Распоряжению руководителя ИЛ.

5.3.2. Сдача документов из архива ИЛ в архив Общества осуществляется в соответствии с
установленными правилами Общества.

5.3.3. Уничтожение документов производится способом, обеспечивающим невозможность дальнейшего
восстановления документа. При уничтожении документов составляется

Акт о выделении к уничтожению
документов временного срока хранения

.

Вернуться к содержанию

5.4.1. Требования к подготовке документов на бумажном носителе:

• Рабочие журналы должны быть оформлены в соответствии с процедурой «Ведение и оформление рабочих журналов и папок«.
• Документы одной формы должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены печатью в соответствии
  с правилами, установленными в документированной процедуре «Управление документами и записями СМК«.
• Документы могут быть прошиты в объеме не более 250 листов в хронологическом порядке.
  Документ с наименьшим порядковым номером должен быть расположен вверху стопки.

Вернуться к содержанию

5.5.1. Из архива сотрудникам ИЛ по запросу выдаются копии документов. Выдачу документов
осуществляет сотрудник ответственный за организацию архивного дела ИЛ.

5.5.2. Представителям сторонних организаций из архива выдаются по письменному обращению
на имя руководителя Общества. Решение о выдаче или отказе в выдаче принимается директором
совместно с руководителем ИЛ. Решение фиксируется на обращении формулировкой: «выдать в полном
объеме», «отказать», «выдать в части…» ставится подпись и дата. Обращение передается ответственному
за организацию архивного дела.

5.5.3. При необходимости на копии документа указывается «Копия верна», дата и подпись
ответственного за ведение архива.

5.5.4. При выдаче копий документа ответственный за ведение архива регистрирует это в журнале
«Учета архивных документов».

Вернуться к содержанию

6.1. Ответственный за организацию архивного дела отвечает за:

• оформление Актов сдачи и Актов о выделении к уничтожению документов временного срока хранения;
• оформление архивных дел;
• хранение архивных дел;
• ведение журнала учета архивных дел;
• сдача и уничтожение документов из архива.

6.2. Ведущие инженеры групп несут ответственность за сбор документов и своевременную сдачу документов в архив.

6.3. Сотрудники ответственные за ведение документации несут ответственность за подготовку документов к сдаче в архив.

6.4. Контроль за соблюдением требований данной процедуры несет менеджер по качеству.

ПЕРЕЙТИ К ТРЕБОВАНИЯМ ГОСТ 17025 ❯
ВЕРНУТЬСЯ К ПЕРЕЧНЮ ДОКУМЕНТОВ ❯

Независимый орган по аттестации лабораторий неразрушающего контроля

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТЕХНИЧЕСКАЯ ЭКСПЕРТНАЯ КОМПАНИЯ

Свидетельство об аккредитации № 10568 от 20.12.2013 г.

191028, г. Санкт-Петербург, ул. Моховая, д. 18, литер А, пом. 14Н

тел (812) 719-83-94, 275-64-81,, факс (812) 579-43-39, www.spb-stec.ru, Е-mail: info@spb—stec.ru

СПИСОК ДОКУМЕНТОВ, ПРЕДОСТАВЛЯЕМЫХ ПРИ ПЛАНОВОЙ ПЕРИОДИЧЕСКОЙ ПРОВЕРКЕ АТТЕСТОВАННОЙ ЛАБОРАТОРИИ НЕРАЗРУШАЮЩЕГО КОНТРОЛЯ

Актуализированные и действующие на момент проверки:

1. Паспорт лаборатории (по форме приложения 2 к ПБ 03-372-00).
2. Положение о лаборатории (в соответствии с требованиями п. 8.1.1 ПБ 03-372-00).
3. Руководство по качеству лаборатории НК (в соответствии с требованиями п. 5.3 ПБ 03-372-00).
4. Санитарно-эпидемиологическое заключение и лицензии на деятельность в области использования ИИИ (для лабораторий, использующих радиационный метод контроля).
5. Квалификационные удостоверения специалистов лаборатории на право проведения неразрушающего контроля объектов Ростехнадзора.
6. Удостоверения сотрудников лаборатории на право работы с объектами Ростехнадзора.
7. График переаттестации сотрудников.
8. Свидетельства о поверке средств измерения.
9. Паспорта на меры, эталоны, настроечные образцы, свидетельства об их поверке (аттестации).
10. График поверки средств неразрушающего контроля.
11. Журналы регистрации результатов неразрушающего контроля по каждому методу контроля, на которые аттестована лаборатория.
12. Журнал входного контроля дефектоскопических материалов.
13. Технологические карты контроля по неразрушающему контролю объектов Ростехнадзора по каждому методу контроля, на которые аттестована лаборатория.
14. Заключения по неразрушающему контролю объектов Ростехнадзора по каждому методу контроля, на которые аттестована лаборатория.
15. Регистрационные документы на оборудование (учетные листы, карточки в соответствии с требованиями п. 6.3 ПБ 03-372-00).
16. Инструкция по входному контролю дефектоскопических материалов.
17. Инструкция по учету и актуализации НД.
18. Инструкция по ведению архива лаборатории (журналов, заключений и пр.).
19. Инструкции по технике безопасности.
20. Копии трудовых книжек сотрудников лаборатории.

При изменении юридического статуса аттестованной лаборатории, реорганизации организации и лаборатории и пр. повторно рассматриваются:

1. Устав предприятия (титульный лист и страницы с указанием названия организации, юридического адреса, видов деятельности).
2. Свидетельство о государственной регистрации предприятия, свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, информационное письмо об учете в ЕГРПО.
3. Документ (договор аренды или иной документ) на право занимать помещения, в которых расположена лаборатория.
4. Приказ об организации лаборатории, приказ о назначении начальника лаборатории.
5. Приказ о штатном расписании лаборатории.
6. Приказ о назначении ответственных (за архив, метрологию, НД, ТБ, РБ).
7. Должностные инструкции сотрудников лаборатории в соответствии со штатным расписанием.
8. Должностные инструкции ответственных за архив, метрологию, НД, ТБ, РБ; начальника лаборатории в соответствии с приказами о назначении.

Соответствует ПБ 03-372-00 Правила аттестации и основные требования к лабораториям неразрушающего контроля.