Инструкция по заполнению 6 ндфл в 2023 году

Кто и куда сдает 6-НДФЛ

Расчет должны подавать все налоговые агенты.

Отчет за полугодие 2023 года нужно сдать в свою налоговую. Обычно его направляют по ТКС.

Если у организации есть несколько обособленных подразделений, при отправке 6-НДФЛ можно выбрать, куда его подавать. При закрытии подразделения нужно учесть ряд особенностей.

Форма 6-НДФЛ

Расчет за полугодие заполните и сдайте по утвержденной форме.

Напомним: новый бланк 6-НДФЛ действует с отчетности за I квартал 2023 года.

Срок сдачи 6-НДФЛ за полугодие 2023 года

Расчет направьте не позднее 25 июля.

Правила заполнения 6-НДФЛ

В расчете за полугодие 2023 года заполните титульный лист, разделы 1 и 2. Включать в отчет справку о доходах и суммах НДФЛ не нужно. Ее вы заполняете только при составлении расчета за год отдельно по каждому физлицу, которое получило от вас доходы.

Код отчетного периода в 6-НДФЛ укажите 31.

По каждому ОКТМО заполните отдельный расчет 6-НДФЛ. Так, если у компании есть обособленное подразделение в другом городе, ей нужно заполнить отдельно расчет по головной организации и по подразделению.

Как заполнить раздел 1 формы 6-НДФЛ за полугодие 2023 года

В разделе 1 расчета укажите НДФЛ, который вы должны перечислить за период с 23 марта по 22 июня, а также возвращенный во II квартале налог.

Обратите внимание: если вы удержали НДФЛ, но срок его уплаты наступит только в III квартале, в разделе 1 отчетности за полугодие налог не отражайте. Его нужно включить в раздел 1 расчета за 9 месяцев.

К примеру, аванс выплатили 23 июня, срок уплаты НДФЛ – 28 июля, значит в разделе 1 расчета за полугодие налог не показывайте, его нужно отразить в отчетности за 9 месяцев.

Укажите в данном разделе:

• в поле 020 — общий НДФЛ по всем физлицам, который нужно перечислить с апреля по июнь;
• в полях 021 – 023 — налог с разбивкой по первому, второму и третьему срокам уплаты за II квартал. Например, в поле 021 нужно указать данные за промежуток с 23 марта по 22 апреля 2023 года со сроком уплаты 28 апреля.

Поле 024 заполнять не нужно, показатели полей 021 – 024 должны соответствовать данным поля 020.

Как заполнить раздел 2 формы 6-НДФЛ за полугодие 2023 года

В раздел 2 расчета включите доходы, вычеты, а также исчисленный и удержанный налог за период с 1 января по 30 июня 2023 года нарастающим итогом. Так, укажите:

• в поле 100 — ставку, по которой исчислили налог (к примеру, 13);
• в поле 110 — доходы по всем физлицам, которые вы выплатили в I полугодии 2023 года (зарплата, отпускные, больничные, матпомощь, выплаты физлицам по ГПД и др.). Уменьшать их на налог и вычеты не нужно;
• в поле 112 — все доходы по трудовым договорам, в том числе премии, компенсации за неиспользованные отпуска;
• в поле 130 — вычеты по НДФЛ с начала года, в том числе стандартные, имущественные и социальные. Учтите: приводить имущественные вычеты отдельно в разделе 2 расчета не нужно;
• в поле 140 — исчисленный НДФЛ по ставке из поля 100 за I полугодие 2023 года. Срок уплаты налога значения не имеет;
• в поле 160 — НДФЛ, который удержали с начала года;
• в поле 170 — налог, который нельзя удержать до конца 2023 года (к примеру, если был доход в натуральной форме и нет денежных выплат);
• в поле 180 — излишне удержанный НДФЛ;
• в поле 190 — налог, который вы вернули физлицам с начала года.

При отражении в расчете различных выплат часто возникают вопросы. Так, бывает неясно, как отразить переходящие доходы. К примеру, если вы выплатили аванс или зарплату с 23 по 30 июня 2023 года, то их нужно отразить в разделе 2 расчета за полугодие. А вот переходящую зарплату за июнь, перечисленную в июле, в отчет за полугодие не включайте. Эту выплату и налог с нее вы покажете в отчетности за 9 месяцев.

Напомним: если зарплату за вторую половину декабря 2022 года вы перечислили в январе, то она также должна войти в раздел 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2023 года.

Как проверить 6-НДФЛ

Расчет за полугодие 2023 года рекомендуем проверить по контрольным соотношениям (КС). К примеру, можно сверить данные внутри 6-НДФЛ, а также проверить уплату налога.

Учтите: КС 1.26 используйте только при проверке годового расчета. Кроме того, больше не нужно применять междокументные КС 2.2 и 3.1.

Как корректировать ошибки в 6-НДФЛ

Если уже после сдачи расчета вы обнаружили ошибки или забыли указать данные, подайте уточненный 6-НДФЛ. Сделать это лучше как можно раньше, пока ошибку не выявила инспекция. Так можно избежать штрафа.

При корректировке ошибок в КПП или ОКТМО учтите некоторые особенности.

Нулевая форма 6-НДФЛ

Подавать нулевой расчет за полугодие 2023 года не нужно. Если с января по июнь начислений и выплат, с которых нужно платить налог, не было, вы не налоговый агент. Однако рекомендуем уведомить инспекцию о том, что вы не будете сдавать 6-НДФЛ, и указать причину. Иначе могут оштрафовать и заблокировать счета.

Как бюджетная организация заполняет и сдает форму 6-НДФЛ

Бюджетные организации заполняют и подают 6-НДФЛ за полугодие 2023 года в том же порядке, что и коммерческие. Однако есть особенности.

К примеру, в полях 141 и 155, где отражают данные о дивидендах, нужно указать «0», так как бюджетные организации дивиденды не платят.

Подробности:

• Как заполнить форму 6-НДФЛ

Образцы заполнения 6-НДФЛ

• Образец заполнения расчета 6-НДФЛ за полугодие 2023 года
• Образец заполнения учреждением расчета 6-НДФЛ за полугодие 2023 года

Как заполнить отчет 6-НДФЛ: изучаем правила

Как заполнять форму 6-НДФЛ? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно изучить порядок заполнения отчета.

Для формы на 2023 год порядок утвержден приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ в ред. приказа от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@, то есть тем же, что и сам бланк. Этот порядок мы и рассмотрим ниже в статье.

Таким образом, с отчетности за 1 квартал 2023 г. форма расчета скорректирована ввиду вступления в силу Приказа ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@. В ней учтены все изменения по НДФЛ, которые действуют с 1 января 2023 года.

С заполнением этой формы разобрались эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ и сможете посмотреть построчные комментарии в Готовом решении. А по этой ссылке вы увидите образец заполнения 6-НДФЛ за 2 квартал (полугодие) 2023 года. Также в системе можно ознакомиться с образцом 6-НДФЛ за 2023 год.

О заполнении справок о доходах, которые сдаются в составе годового 6-НДФЛ, читайте в этой статье.

Порядок заполнения 6-НДФЛ за 2 квартал 2023 года

Заполнение 6-НДФЛ производится с учетом следующих требований:

• основание для заполнения отчета — данные налоговых регистров по НДФЛ (обязательных для ведения каждым налоговым агентом);

Образец заполнения налогового регистра для 6-НДФЛ вы найдете здесь.

• количество страниц отчета не ограничено и зависит от объема данных (с учетом предусмотренных отчетом строк и ячеек);
• на каждый показатель отчета — 1 поле;
• при отсутствии каких-либо суммовых показателей в предназначенных для них ячейках проставляется 0, а в незаполненных знакоместах проставляются прочерки;
• направление заполнения ячеек — слева направо;
• при оформлении бумажного варианта отчета не допускается: заполнение его разноцветными чернилами (можно только черными, фиолетовыми и синими), исправление ошибочных записей корректирующим карандашом (или иным средством), двусторонняя распечатка, а также применение приводящего к порче листов отчета способа их скрепления;
• для отчета, оформляемого с использованием программного обеспечения, допускается отсутствие границ знакомест и прочеркивания незаполненных ячеек, печать шрифтом Courier New высотой 16–18 пунктов, а изменение размеров расположения и размера значений реквизитов не допускается.

Инструкция по заполнению формы 6-НДФЛ в стандартных ситуациях

Когда работодатель выплачивает физическому лицу доход, у него автоматически появляется обязанность по оформлению 6-НДФЛ. Величина выплаченной суммы и количество выплат при этом не имеют значения. Как заполнить 6-НДФЛ?

Для прояснения ответа на данный вопрос рассмотрим наиболее распространенную ситуацию — получение работниками зарплаты.

Допускаются ли отрицательные значения в 6-НДФЛ? Ответ на данный вопрос дал советник государственной гражданской службы РФ 1 класса Морозов Д. А. Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.

Для отчета 6-НДФЛ понадобятся данные:

• о выплаченном всем работникам заработке;
• наличии (отсутствии) и величине налоговых вычетов;
• календарных датах выдачи зарплаты и суммах выплат по датам за последние 3 месяца.

Основная особенность заполнения обновленного 6-НДФЛ — наличие нестандартного периода по НДФЛ. Речь идет о ситуации, когда НДФЛ, удержанный с 23 числа прошлого месяца по 22 число текущего месяца, должен быть перечислен до 28-го числа текущего месяца. Кроме того, с 2023 года в целях исчисления НДФЛ заработная плата считается фактически полученной не на последний день месяца, а на дату фактической выплаты. Эта ситуация находит отражение в разделе 1 6-НДФЛ. 

Например, зарплата за апрель выплачена 25 апреля и 10 мая 2023 года. Эти суммы должны попасть соответственно в раздел 2 расчета 6-НДФЛ: 

• по стр. 110 и 112 — начисленный заработок;
• по стр. 140 — рассчитанный с заработка НДФЛ.

В раздел 1 попадет сумма НДФЛ, удержанного 25 апреля и 10 мая, в строку 022, так как срок перечисления этого НДФЛ — 28 мая 2023 года.  

Важно! Особые разъяснения налоговики давали по выплате декабрьской зарплаты. Если работодатель решил выплатить ее досрочно, то порядок ее отражения в 6-НДФЛ был прежним — она попадала в итоговый расчет за 2022 г. Если же декабрьскую зарплату выплатили в январе, то она автоматически стала доходом 2023 года! Поэтому в разделе 2 ее потребуется указывать в расчете за все кварталы 2023 года. Подробности ищите здесь.

По заработку, выдаваемому частями, заполнить 6-НДФЛ поможет материал «6-НДФЛ — если зарплата выплачивалась несколько дней».

См. также: «Как правильно отразить досрочную зарплату в 6-НДФЛ?».

Авансы в расчете 6-НДФЛ-2023

ВАЖНО! С 2023 года с авансов по зарплате удерживается НДФЛ так же, как и с полного расчета по зарплате, поэтому правила отражения авансов в 6-НДФЛ в 2023 году кардинально изменились по сравнению с прошлыми периодами. 

С 2023 года с авансов по зарплате нужно удерживать НДФЛ. Связано это с внесением изменений в Налоговый кодекс (п. 2 ст. 223 НК РФ), которые вступили в силу 1 января 2023 г. С этого момента датой фактического получения доходов в виде заработной платы является день ее выплаты, а не последний день месяца, как раньше. Таким образом, с каждой выплаты зарплаты, в том числе и с аванса, работодателю необходимо удерживать НДФЛ и перечислять его в бюджет до 28 числа ежемесячно в составе единого налогового платежа. Данный момент соответственно изменит подход к заполнению 6-НДФЛ.

Подробнее см. здесь.

«Зарплатная» предоплата: образец в 6-НДФЛ-2022. НЕАКТУАЛЬНО С 2023 ГОДА

При заполнении 6-НДФЛ необходимо учитывать все облагаемые НДФЛ доходы физических лиц. «Зарплатный» аванс является для каждого работника таким доходом. Однако до 2023 года в целях исчисления НДФЛ он обладал следующими отличительными признаками:

• аванс — это выплачиваемая заранее часть «зарплатного» дохода, НДФЛ с которого отдельно не определяется, не удерживается и не перечисляется в бюджет;
• аванс в 6-НДФЛ отдельно не отражается, а входит в общий заработок, начисленный за весь прошедший месяц (аванс + окончательный расчет) — эта совокупная сумма и находит отражение в отчете;
• датой отражения аванса в 6-НДФЛ является день начисления заработка — по п. 2 ст. 223 НК РФ он выпадает на последний день месяца, за который производится начисление зарплаты.

См. также: «Как правильно отразить аванс в форме 6-НДФЛ (нюансы)?».

Рассмотрим особенности отражения аванса в 6-НДФЛ (пример заполнения).

В ООО «Рустранс» трудятся 38 человек: водители, курьеры, диспетчеры. Ежемесячная совокупная сумма заработка всех сотрудников фирмы составляет 912 000 руб., за 12 месяцев — 10 944 000 руб.

Аванс выдается в фиксированной сумме (каждому работнику по 10 000 руб.), а окончательный расчет осуществляется персонально в соответствии с отработанным временем и тарифной ставкой (окладом).

Выдача заработанных денег производится в установленные Положением об оплате труда ООО «Рустранс» сроки:

• аванс — 20-го числа каждого месяца;
• окончательный расчет — 5-го числа месяца, следующего за отработанным.

Для упрощения примера примем, что сотрудники ООО «Рустранс» прав на вычеты не имеют и кроме аванса и окончательного расчета в текущем периоде иных доходов не получали.

Раздел 2 декларации 6-НДФЛ будет иметь следующий вид:

• стр. 100 — «зарплатная» ставка налога (13%);
• стр. 110 — общая сумма начисленного заработка 10 944 000 руб. (912 000 руб. × 12 мес.);
• стр. 140 и стр. 160 — рассчитанный и удержанный «зарплатный» НДФЛ = 1 422 720 руб. (10 944 000 руб. × 13%). Строка 160 равна строке 140, так как зарплата за декабрь была выдана раньше, 30.12.2022 в связи с тем, что с 31 декабря 2022 г. уходят отдыхать на все январские праздники.

Образец заполнения 6-НДФЛ за 4 квартал 2022 года (2 раздел) представлен ниже:

Образец заполнения первого раздела 6-НДФЛ за 2 квартал 2023 года

Порядок заполнения первого раздела 6-НДФЛ регламентируется п. 3.1–3.2 раздела III приказа ФНС № ЕД-7-11/753@:

• заполнению подлежат блоки стр. 021-024, отражающие суммы налога к перечислению по срокам в каждом квартале;
• данные приводятся по НДФЛ, который был удержан в последние 3 месяца отчетного периода, а именно с 23 числа последнего месяца предыдущего квартала по 22 число последнего месяца отчетного квартала.

Строка 021 — первый срок перечисления. Для 2 квартала: с 23 марта по 22 апреля. Для всех остальных кварталов: с 23 числа месяца перед отчетным кварталом по 22 число месяца первого в отчетном квартале. 

Строка 022 — второй срок перечисления. Для 2 квартала: с 23 апреля по 22 мая. Для остальных кварталов — аналогично: с 23 числа первого месяца отчетного квартала по 22 число второго месяца отчетного квартала.

Строка 023 — третий срок перечисления. Для 2 квартала: с 23 мая по 22 июня. Для остальных кварталов — аналогично: с 23 числа второго месяца отчетного квартала по 22 число третьего месяца отчетного квартала. 

Строка 024 — четвертый срок перечисления. Заполняется только в годовом расчете 6-НДФЛ и отражает сумму НДФЛ, удержанную с 23 по 31 декабря. 

Пример

Пусть во 2 квартале 2023 года зарплата выплачивается согласно установленным в локальных актах срокам: 25 числа — аванс за месяц, 10 числа — полный расчет. Выплаты суммарно  на всех сотрудников оставляют 350 000 руб. ежемесячно. То есть по 152 250 руб. выплачивается в каждую выплату (за минусом 22 750 НДФЛ).

Порядок выплат во 2 квартале 2023 года был таков:

Зарплата за март: 24 марта — аванс 152 250 руб., 10 апреля — полный расчет 152 250 руб.

Зарплата за апрель: 25 апреля — аванс 152 250 руб., 10 мая — полный расчет 152 250 руб.

Зарплата за май: 25 мая — аванс 152 250 руб., 9 июня — полный расчет 152 250 руб. (перенос, так как 10 июня — суббота). 

Зарплата за июнь: 23 июня — аванс 152 250 руб. (перенос, так как 25 июня — воскресенье), 10 июля — полный расчет 152 250 руб. Эти выплаты в раздел 1 расчета 6-НДФЛ за 2 квартал 2023 года не попадут. А вот аванс, выплаченный 23 июня, будет отражен в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2023 года, а полный расчет, выплаченный 10 июля, попадет во 2 раздел 6-НДФЛ за 9 месяцев.   

Образец заполнения формы 6-НДФЛ (раздел 1) представлен ниже:

Нестандартные ситуации в 6-НДФЛ: как правильно заполнить?

Заполнение формы 6-НДФЛ в нестандартных ситуациях вызывает множество вопросов у специалистов, в обязанности которых входит НДФЛ-отчетность.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы отражаете в 6-НДФЛ материальную помощь. Если доступа нет, получите бесплатный пробный доступ и переходите в Готовое решение.

Рассмотрим отдельные виды нестандартных ситуаций.

Декретное пособие в 6-НДФЛ

Выплата декретных сейчас осуществляется СФР в рамках прямых выплат. При этом часть работодателей стремится поддержать будущих матерей и компенсирует им потерю в заработке при выходе в отпуск по беременности и родам.

При отражении в 6-НДФЛ подобного рода выплат необходимо учитывать следующее:

• пособие по беременности и родам (декретные) — это доход работницы, не облагаемый НДФЛ;
• но доплата декретнице до ее фактического заработка пособием не считается и облагается НДФЛ в полной сумме, что требует отражения в 6-НДФЛ.

Такие выплаты отражаются в 6-НДФЛ в периоде фактического получения. 

Подробнее о декретных в 6-НДФЛ читайте здесь.

Авансы по договору ГПХ

Привлечение физических лиц для выполнения работ (оказания услуг) часто практикуется работодателями, если выполняемые работы носят разовый характер или в штате отсутствуют специалисты нужной квалификации.

В таких ситуациях между заказчиком и исполнителем заключается договор гражданско-правового характера (ГПХ), одним из условий которого может быть соглашение о выплате авансов в процессе выполнения работ.

Аванс по договору ГПХ является получением дохода в целях исчисления НДФЛ и требует отражения в 6-НДФЛ.

Например, если в течение квартала исполнителю были выплачены 3 аванса и произведен окончательный расчет, все эти 4 события необходимо отразить в 6-НДФЛ. 

Как правильно отразить договор подряда в 6-НДФЛ, мы рассказали в этой статье.

Подарок пенсионеру

Часто работодатели не оставляют без внимания бывших работников — пенсионерам дарят подарки и оказывают иную материальную помощь. Такая обязанность обычно закрепляется в коллективном договоре или ином внутреннем акте. Для 6-НДФЛ это означает следующее:

• стоимость подарка отражается в отчете по стр. 110;
• при расчете НДФЛ применяется вычет (не более 4 000 руб. за налоговый период) — его необходимо указать в стр. 130;
• исчисленный налог (стр. 140) рассчитывается с разницы между стоимостью подарка и налоговым вычетом с применением ставки 13%;
• в 1 разделе 6-НДФЛ детализируется «подарочный» доход. Если денежные доходы пенсионеру не выдавались и удержать НДФЛ нет возможности, то в разделе 1 такой доход не находит отражения.

По завершении календарного года не удержанные налоговым агентом суммы подоходного налога подлежат отражению по стр. 170 отчета 6-НДФЛ.

О том, как проверяется сформированный отчет, читайте в материале «Как проверить 6-НДФЛ на ошибки?».

Итоги

На все случаи отражения дохода и подоходного налога в 6-НДФЛ инструкция едина — она утверждена приказом ФНС. А необычные и сложные вопросы оформления 6-НДФЛ налоговики и чиновники разъясняют отдельными письмами.

Об отражении в 6-НДФЛ различных выплат вам расскажут наши материалы:

• «Как правильно отразить в форме 6-НДФЛ отпускные?»;
• «Форма 6-НДФЛ — компенсация за неиспользованный отпуск»;
• «Как в форме 6-НДФЛ отражается материальная выгода?» и др.

Оцените публикацию

Загрузка…