Не все обходятся одной постоянной работой. Очень многие помимо основной имеют также работу по совместительству. Но в трудовое законодательство последнее время снесено довольно много изменений, к тому же часть работников перешла на электронные трудовые книжки. Разбираемся, как именно вносить запись и в бумажный и в электронный вариант трудовой.
Совместительство и совмещение
Кстати, совместительство может быть внутренним (у того же работодателя, где работник трудится по основному месту работы) и внешним (после основной работы, перед ней или даже в выходные сотрудник работает на другую компанию).
А помните ли вы, чем отличаются термины «совместительство» и «совмещение»?
Совмещение и совместительство — это по сути дополнительная трудовая нагрузка на работника, но при этом работа по совмещению выполняется в часы основной работы, например, бухгалтер совмещает свои функции с работой специалиста по кадрам. Рабочий день его не удлиняется, а остаётся стандартным 8-часовым (с 9 до 18 или с 8 до 17, например).
Совмещение оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору, в котором прописываются обязанности работника и сумма вознаграждения (как правило, фиксированная).
Совмещение предполагает дополнительную работу только у основного работодателя и никакого другого.
А вот совместительство, как мы уже отметили выше, может быть внутренним (один и тот же работодатель) или внешним (другой работодатель). Совместительство предполагает составление отдельного трудового договора и занятость в свободное от основной работы время.
Например, бухгалтер работает на полную ставку на основном месте работы, а в свободное от основной работы время преподаёт в университете (устроен по трудовому договору как внешний совместитель на 0,25 ставки).
Кому нельзя быть совместителем
Важно знать, что не всем разрешено работать по совместительству, например, нельзя его использовать работникам, не достигшим 18-летия (статья 282 ТК РФ), работникам с вредными или опасными условиями труда, если на втором месте работы (на работе по совместительству) они аналогичные.
Не могут быть совместителями адвокаты. А тренеры должны согласовывать работу по совместительству (если она также связана с преподаванием, проведением тренировок ) с работодателем по основному месту работы (ст.348.7 ТК РФ).
В ст. 329 ТК РФ указано, что не разрешается работа по совместительству, связанная с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств тем работникам, которые выполняют аналогичную работу у основного работодателя.
Как правильно оформить совместительство
Работа по совместительству оформляется трудовым договором, все документы предоставляются в отдел кадров (паспорт, СНИЛС, ИНН, документы об образовании, повышении квалификации или их заверенная копия в том случае, если работа требует специальных знаний и их необходимо подтвердить).
При трудоустройстве на работу с вредными условиями труда добавляется справка от основного работодателя об условиях и характере труда.
В трудовом договоре с совместителем обязательно должно быть указание на то, что работа является совместительством. Продолжительность рабочего времени не должна превышать 20 часов в неделю и 4 часа в день.
Однако из любого правила есть исключения, в некоторых случаях работник может работать по совместительству полный день:
- в дни, когда совместитель не занят по основному месту работы;
- в дни, когда совместитель приостановил работу по основному месту работы из-за задержки зарплаты;
- в дни, когда совместитель отстранен от работы из-за того, что подлежит переводу на другую работу согласно медицинскому заключению, но эта работа отсутствует у его работодателя по основному месту работы.
При этом трудовая книжка, как ни удивительно, совсем не требуется.
Как все помнят, трудовая книжка хранится у основного работодателя, и именно он уполномочен делать записи в ней о работе по совместительству.
Законодательством не предусмотрено обязательное требование о внесении записи в трудовую книжку о совместительстве, то есть этот момент оставлен на усмотрение работника.
Для внесения информации о внешнем совместительстве работнику нужно запросить у работодателя (по совместительству) заверенную копию приказа о приеме на работу или справку, где будут указаны наименование компании, номер и дата приказа о приеме, дата, когда сотрудник приступил к своим обязанностям и передать их в отдел кадров по основному месту с просьбой внести запись в трудовую книжку.
Справка или приказы о приеме или увольнении заверяются печатью и подписью уполномоченного лица. Если работник хочет внести информацию о внутреннем совместительстве, ему достаточно подать заявление в отдел кадров с просьбой о внесении информации в трудовую книжку.
Информацию об увольнении из другой организации (работе по совместительству) вносится на основании заверенного приказа или справки от работодателя. Информацию вносят в отделе кадров только по основному месту.
Может возникнуть ситуация, когда сотрудник уволился от основного работодателя, но остался трудиться у внешнего. При этом возможны два варианта дальнейших действий:
- Работник увольняется по совместительству и сразу же оформляется по этому месту работы, как по основному.
- Работник переводится с совместительства на основное место работы без процедуры увольнения (простым переводом).
Если работник не сообщил о том. что он уволился с основного места работы, то у работодателя могут возникнуть сложности. Например, сотрудник принесет больничный с указанием “основное место работы”. Как тут быть? Для начала все же придется провести процедуру увольнения / принятия или перевода (этот вариант все более рискованный).
В первом случае оформление происходит, также , как и при обычном увольнении и принятии. Если работник по основному месту работы запись о совместительстве ранее не внес, придется сначала оформить запись о приеме на работу по совместительству и затем об увольнении.
Если выбран вариант перевода, то также надо убедиться. что есть запись о приеме на работу по совместительству и внести ее при отсутствии, а затем:
- в графе 2 (Дата) проставить дату перевода сотрудника на основное место работы;
- в графе 3 сделать запись о переводе. Она может выглядеть так: «Переведен по должности продавца-кассира на основную работу».
- в графе 4 впишите номер и дату приказа о переводе. К имеющемуся трудовому договору о совместительстве нужно заключить дополнительное соглашение.
Может возникнуть и другая ситуация — работник в текущий момент времени не работает ни по основному месту работы, ни по совместительству, но ему потребовалась запись в трудовой книжке о совместительстве (например, чтобы иметь документально подтвержденный опыт работы для поиска вакансий).
По новым правилам, согласно Приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н работник вправе обратиться к своему предыдущему работодателю (где он работал по совместительству), чтобы отдел кадров или другие уполномоченные сотрудники внесли запись о принятии на работу и увольнении задним числом.
Не стоит забывать и про отчет СЗВ-ТД, который появился у работодателей в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Его обязаны сдавать компании в независимости от того, произошло кадровое событие (прием на работу; увольнение) с основным работником или совместителем.
Каждый работодатель независимо от другого подает данные в ПФР.
Если работодатель направляет СЗВ-ТД в электронном виде, то работа по совместительству в электронной трудовой книжке отражается по специальному коду «А». А в графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» электронного отчета СЗВ-ТД необходимо вписать «1-совместитель».
Если запись в ЭТК при приеме по совместительству делается в бумажном бумажном СЗВ-ТД, работодатель заполняет графу 5 «Трудовая функция» с указанием на такое совместительство (письмо ПФР № В-6181-19/10665-20 от 05.03.2020).
Курс «Кадровый учет и делопроизводство»
Научим вести кадровый учёт без ошибок и штрафов!
Как заполнять трудовую книжку:
- Внести запись о трудоустройстве, переводе или увольнении.
- Поставить дату записи и события.
- Указать реквизиты документа, утверждающего совершенные действия.
- Заверить данные подписью уполномоченного лица и печатью (при наличии).
За ошибки, допущенные при внесении информации, отвечает работодатель.
Правила ведения трудовых книжек упростили
Минтруд России обновил приказом № 320н от 19.05.2021 бланк бумажной трудовой книжки и порядок ее оформления. Утверждена обновленная инструкция по заполнению трудовой книжки вместо устаревшей, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003. Новые правила заработали 01.09.2021.
Бланк стал объемнее — в обновленной форме предусмотрено не 10 разворотов, а целых 14. Общее содержание и разделы не изменились.
В правилах оформления есть существенные новации:
- Записи разрешено вносить с помощью технических средств, штампов (печатей), которые оставляют оттиск или переносят краситель.
- Сведения о работе по совместительству разрешено вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, т. е. сразу о приеме и об увольнении.
- Разрешили не заверять запись при увольнении подписью работника.
Минтруд определился не только с тем, как сделать трудовую книжку, но и со сроком возврата документа работнику, который отказался от ведения бумажной книжки, — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. До сих пор в разъяснениях Минтруд указывал, что документ следует выдавать в день получения заявления о переходе на электронный формат.
Какими нормативными актами руководствоваться
Заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ. Кроме того, действует новый приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021. В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением правительства № 225 от 16.04.2003, упразднены с 01.09.2021.
Для сведения: как оформить электронную трудовую книжку
Кто в ответе за грамотность оформления
Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка запись в трудовую книжку о приеме на работу делается в организации, куда человек устроился.
Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправляет неточности работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.
За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.
Правила заполнения трудовой книжки в 2023 году
Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:
- оформить электронную ТК при первом трудоустройстве (бумажные для поступающих на работу впервые больше не предусмотрены);
- вносить записи в строго установленный срок;
- использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них, если делается запись в трудовой книжке о переводе на другую должность или другие записи;
- вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
- вернуть книжку владельцу при увольнении в последний рабочий день, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
- заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть);
- уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
- дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
- вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.
Для сведения: правила перехода на электронные трудовые книжки
За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ.
Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:
- даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета, штампы (печати) или печатающую технику;
- не применяют сокращений;
- не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
- Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
- информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
- подпись работника теперь проставляется только на титульной странице.
Инструкция по заполнению трудовой книжки
Бланк состоит из трех частей:
- титульная страница, содержащая основные сведения о работнике;
- сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
- сведения о награждениях.
Рассмотрим, как оформить трудовую книжку, поэтапно.
Заполнение титульного листа трудовой книжки
Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.
На этой странице должна содержаться следующая информация:
- Ф.И.О. владельца;
- дата его рождения;
- образование (среднее, среднее специальное, высшее);
- наименование профессии, как в дипломе;
- дата открытия книжки;
- подпись лица, заполнявшего бланк;
- печать организации (если есть).
Эта страница заполняется только на основании документов, которые предоставил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.
Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки:
Раздел «Сведения о работе»
Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:
- Порядковый номер текущей записи.
- Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
- Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
- Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.
Сведения в этот раздел включают в течение 5 рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д. Вот так выглядит образец записи о приеме в трудовой книжке в 2023 году:
Раздел «Сведения о работе»
Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:
- Порядковый номер текущей записи.
- Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
- Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
- Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.
Сведения в этот раздел включают в течение 5 рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д. Вот так выглядит образец записи о приеме в трудовой книжке в 2023 году:
Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.
При переводе
Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».
Различают два вида переводов:
- внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
- внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.
При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность… » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.
При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника.
При совместительстве
Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании предоставленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:
- полное и сокращенное название организации;
- наименование должности работника;
- дату принятия на работу;
- реквизиты организации.
Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, кадровик предприятия, которое является основным местом работы, вносит сведения в ТК.
Пример заполнения трудовой книжки при увольнении
Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.
В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.
Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.
Раздел «Сведения о награждениях»
Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:
- вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
- награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
- поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.
Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:
- 1 графа — порядковый номер записи;
- 2 графа — дата награждения;
- 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
- 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.
Внесение исправлений в трудовую книжку
С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, изменяются. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?
Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).
При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.
При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:
- Графы 1 и 2 остаются пустыми.
- В графе 3 фиксируется изменение названия организации. Указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
- В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.
Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.
После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №… считать недействительной». После этого должна следовать правильная запись.
Для заполнения графы 4 есть два варианта:
- повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
- указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.
Вкладыш в трудовую книжку
После того как все чистые страницы ТК будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:
- заполняются личные данные сотрудника;
- проставляется дата;
- заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
- записи заверяются подписью и печатью организации.
Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера. Если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.
Количество вкладышей для одного документа законодательно не установлено.
Как и к ТК, к оформлению вкладыша тоже есть отдельные требования:
- неповрежденная обложка;
- недопустимо исправление ошибок;
- вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
- если вносятся изменения в трудовую, они включаются в каждый вшитый бланк вкладыша.
Дубликат трудовой книжки
Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ находился у работника, то для восстановления следует обращаться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, подайте соответствующее заявление, которое рассмотрят в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника запросят документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.
В новой трудовой на титульном листе сверху делают надпись «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы указываются на основе предоставленных работником документов.
Для сведения: может ли работник иметь две трудовые книжки одновременно
Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.
Как заверить копию
Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, пишем заявление на имя работодателя. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:
- в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
- по центру — слово «Заявление»;
- далее текст (в нашем случае такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
- дата и подпись.
После принятия заявления в трехдневный срок работодатель изготавливает и выдает работнику заверенную копию.
Чтобы сделать все правильно, придерживайтесь следующего алгоритма:
- Сделать односторонние копии всех заполненных листов.
- Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа скрепить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько листов включает сделанная копия.
- Заверить каждую скопированную страницу (если они не скрепляются в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверяет копии генеральный директор.
- Лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», указывает свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Ставим печать организации (если есть), но закон не обязывает это делать.
- Добавьте еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут, когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
- Иногда работник просит добавить фразу «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (требуется, как правило, для банков).
Подробнее: как правильно заверить копию трудовой.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
С сентября 2021 года начинает действовать новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Значительных изменений не последует, фактически в документ вошли нормы действующей инструкции по заполнению трудовых книжек и правил их ведения. Ряд требований исключен, например больше не придется просить работника заверить все записи в трудовой книжке при его увольнении или опломбировывать и скреплять сургучной печатью журналы (книги) по учету бланков и движения трудовых книжек. Сами записи в трудовую книжку актуализированы, например, об образовании, увольнении, дистанционной работе. А также утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее. Рассказываем про все важные нововведения, о которых должен знать кадровик, приводим мнения экспертов в области трудового права, кадрового делопроизводства и хранения документов.
Случилось то, что все давно ждали. Наконец-то у Минтруда России дошли руки до бумажных трудовых книжек. С 01.09.2021 вступает в силу приказ ведомства от 19.05.2021 № 320н, утвердивший:
- новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее;
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек1 .
Документ по содержанию объединяет Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 692 , и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 2253.
Многие устаревшие положения исключены, какие-то добавлены, что-то актуализировано с учетом произошедших за это время изменений в трудовом законодательстве.
С момента вступления в силу приказа утратят силу Инструкция и Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утв. постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50. Очевидно, что перестанут действовать и Правила, но поскольку утверждало их Правительство РФ, а не Минтруд России, то Правительству их и отменять.
Разберемся, что изменится совсем скоро.
Новые формы трудовой книжки и вкладыша
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:
- теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
- для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – 7 (ранее, напомним, их было поровну – по 10);
- сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
- указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
- в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.
Изменения в формах трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку незначительные, поэтому изготовленные и приобретенные работодателями ранее бланки, как заявлял Минтруд России, останутся действующими, и при выдаче сотруднику дубликата или вкладыша работодателю не обязательно приобретать новые бланки.
Напомним также, что с 2021 года бумажные трудовые книжки для впервые принятых на работу сотрудников не оформляются4, сведения об их трудовой деятельности теперь передаются и хранятся только в электронной базе ПФР. Поэтому новые формы пригодятся только при выдаче дубликатов трудовых книжек ранее принятых сотрудников и вкладышей в них. В связи с этим, кстати, отменили и требование, установленное Правилами о том, что принятому на работу впервые сотруднику трудовая книжка заполняется в его присутствии.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Пример 1. Образец записи в трудовую книжку о постоянном переводе, который изначально был временным
Отдельно сказано про ситуации с заполнением трудовой книжки в случае работы по совместительству. Из нового (но применявшегося ранее) можно отметить:
1) если работник хочет внести такую запись, но в настоящее время не работает, то он может обратиться к работодателю, у которого трудился по совместительству;
2) записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку:
- в хронологическом порядке или
- блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации (см. Пример 2);
3) работодатель по основному месту работы может вносить записи о работе по совместительству, которая была до трудоустройства сотрудника к нему (п. 11 Порядка).
Пример 2. Образец записи в трудовую книжку о работе по совместительству, внесенной у основного работодателя
В новом Порядке появился отдельный пункт (п. 14), посвященный внесению записей о профессиональной служебной деятельности в виде:
- государственной гражданской и муниципальной службы,
- военной службы и
- государственной службы иных видов.
Сказано, что трудовые книжки на лиц, осуществляющих эту деятельность, ведутся, если это предусмотрено федеральными законами, регулирующими прохождение соответствующего вида службы, а записи вносятся с учетом положений этих законов и иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения службы.
Произошли изменения в порядке заполнения трудовой книжки в случае увольнения сотрудников. Напомним, что в Инструкции было два спорных момента:
- во всех примерах присутствовала формулировка «Уволен…» («Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», «Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации», «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» и пр.);
- отсутствовали ссылки то на подпункт (ст. 81 ТК РФ), то на часть статьи (ст. 77, 83), на основании которой уволен сотрудник.
Это вступало в противоречие с ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, где указано, что записи в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ (иного федерального закона) и со ссылкой на пункт, часть и статью ТК РФ. Кадровики, внося запись об увольнении, на практике пишут и «уволен», и «трудовой договор расторгнут», и «трудовой договор прекращен».
Интересно, что практически все примеры с записью об увольнении из Порядка исчезли, но остался лишь один, который был в Инструкции: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Как видите, формулировка «уволен» осталась, а ссылка на норму ТК РФ обрела правильный формат. Теперь при внесении записи об увольнении прописано, что нужно ссылаться (там, где это необходимо) на подпункт, пункт, часть статей 77, 81, 83, 278, 336 ТК РФ и др. (см. Примеры 3 и 5, где в одном месте написано «уволен», а в другом – «трудовой договор прекращен»).
В Порядке прописано, что при заполнении трудовой книжки при увольнении в порядке перевода к другому работодателю нужно указать наименование работодателя, к которому работник переводится (п. 21 Порядка). Раньше такого требования не было, хотя на практике большинство работодателей именно так и делали. Но нередко можно было встретить записи, где наименование работодателя не указывалось. Как правильно, покажем в Примере 3.
Пример 3. Образец записи в трудовую книжку о переводе работника к другому работодателю
В Порядке отсутствует требование о заверении работником всех записей, внесенных в трудовую книжку за время работы у данного работодателя (см. «!» в Примере 3). То есть с 01.09.2021 не нужно при увольнении просить сотрудника расписаться в трудовой книжке (п. 36 Порядка). Не придется больше знакомить сотрудника под подпись в личной карточке и с каждой вносимой в трудовую книжку записью.
В сведения о награждении за трудовые заслуги добавили помимо тех, что были ранее, награды:
- Президента РФ и Правительства РФ,
- федеральных и региональных органов власти,
- органов местного самоуправления,
- профсоюзов (в отношении членов профсоюзов).
Выдача дубликата
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Указано, что первая страница после ее заполнения заверяется подписью работника, который подтверждает тем самым правильность внесенных сведений. Далее в сведениях о работе пишутся сведения об общем стаже работы до поступления к данному работодателю. Ранее, напомним, по Инструкции помимо общего стажа надо было вносить непрерывный. Но запись об этом утратила свою актуальность с вступлением в силу Федерального закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». Несмотря на это, специалисты рекомендовали писать в трудовой книжке, например, о том, что время работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж не включается, как того требовала Инструкция. С сентября 2021 года такую запись вносить не придется.
Если запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной, то за выдачей дубликата сотрудник должен обратиться не по последнему месту работы, а по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись (п. 30 Порядка). Получается, что если запись об увольнении была признана недействительной уже после того, как сотрудник устроился на новое место работы, то для выдачи дубликата ему придется обратиться к предыдущему работодателю, а не текущему. Как быть с ситуацией, если сотрудник успел с тех пор поменять несколько работодателей, не объясняется (очевидно, сотруднику придется после выдачи дубликата обходить их всех).
Если же внесшая недействительную запись организация ликвидирована, то выдать дубликат может работодатель не только, как было прописано в Правилах, по новому месту работы, но и по месту работы, где была внесена последняя запись (абз. 2 п. 30 Порядка). Сделано это для тех граждан, которые в настоящее время не работают, и у них нет текущего работодателя.
Из серьезных нововведений можно отметить изменившийся перечень документов, которые должен представить сотрудник комиссии по установлению стажа в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек сотрудников. Если ранее этот перечень был открытым и включал справки, профсоюзные билеты, учетные карточки членов профсоюза, расчетные книжки и пр., то теперь он сузился только до сведений о трудовой деятельности, предоставляемых работнику работодателем или из информационных ресурсов ПФР. Если стаж работы у сотрудника не велик, и начал он работать только с 2020 года, то сведений (так называемой электронной трудовой книжки) будет достаточно. А как быть, если работник трудится значительно дольше? Превращение перечня документов из открытого в закрытый доставит сотруднику значительные проблемы. Если документы не сохранились, работника за подтверждением стажа отправляют в суд. Почему так было сделано, остается только догадываться. Единственный положительный в этой части момент: показания двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним работе у работодателя, в качестве подтверждения работы пока сохранили. Но далеко не всегда можно найти свидетелей по работе 20–30–40-летней давности. А значит, остается только уповать на то, что работодатель хранит трудовые книжки как зеницу ока и не допустит их массовой утраты.
Вкладыш в трудовую книжку
Из важных изменений, касающихся вкладыша, можно отметить, что исключено требование о его вшивании в заполненную трудовую книжку. Теперь речь идет только о дополнении книжки вкладышем (п. 32 Порядка). Исключение фразы о вшивании понятно, особенно, если вкладышей было несколько, из-за чего невозможно было аккуратно вшить один документ во второй.
Кроме того, в Порядке прописали, куда ставится штамп о выдаче вкладыша: на титульный лист трудовой книжки – первую страницу. В принципе все и раньше так делали. Однако добавлено, что если свободное место на титульном листе закончилось, то запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
Кстати, раз уж мы заговорили о печатях, в новый Порядок вернули возможность помимо печати работодателя в трудовую книжку сотрудника проставлять печать кадровой службы. Напомним, что в 2008 году из Правил изъяли слова о печати кадровой службы, из-за чего эксперты рекомендовали отказаться от этой печати или хотя бы добавить на нее минимальные реквизиты работодателя (наименование и место нахождения). Также уточнено, что печать проставляется только при ее наличии.
Выдача трудовой книжки работнику
Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
- графе 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
- графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.
Затем запись заверяется подписью работодателя (лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печати). Заверять эту надпись подписью сотрудника не требуется (Пример 4).
Прописано, что работодатель также обязан выдать работнику трудовую книжку не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления сотрудником в целях обязательного социального страхования (обеспечения) (п. 34 Порядка).
В п. 38 Порядка включили уточнение, что в случае смерти работника выдать трудовую книжку с внесенной в нее соответствующей записью о прекращении трудового договора можно на руки члену семьи (раньше было одному из родственников), предъявившему свидетельство о смерти. Сейчас требования об этом нет, однако на руки трудовую книжку все равно выдают только на основании подтверждающего смерть документа.
Пример 4. Образец записи в трудовую книжку о ее выдаче работнику в связи с подачей работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности
Пример 5. Образец записи в трудовую книжку о прекращении трудового договора в связи со смертью работника
Учет трудовых книжек и их бланков
Важные изменения произошли в сфере учета и хранения трудовых книжек. Работодатель по-прежнему должен вести учет как бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, так и движения трудовых книжек и вкладышей в них. Однако с сентября 2021 года работодатель самостоятельно разрабатывает учетные книги (журналы). Ранее утвержденные формы больше не являются обязательными (п. 40 Порядка). Но это не значит, что ему надо отказаться от текущих книг (журналов). Правило о разработке и утверждении собственных форм касается случаев, когда возникает необходимость начать ведение новой книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также по учету движения трудовых книжек. Действующие книги (журналы) работодатель вправе вести до их окончания. Об этом заявили специалисты Роструда на сайте онлайнинспекция.рф5.
Наконец-то избавились от устаревшего требования опломбировывать и скреплять книги (журналы) сургучной печатью. Теперь достаточно их пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя работодателя и печатью организации (при наличии) (абз. 4 п. 40 Порядка).
Прописано, что не полученные при увольнении или в случае смерти сотрудника трудовые книжки и их дубликаты должны храниться в организации до востребования в соответствии с гл. IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Мнение эксперта
При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника.
При совместительстве
Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании предоставленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:
- полное и сокращенное название организации;
- наименование должности работника;
- дату принятия на работу;
- реквизиты организации.
Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, кадровик предприятия, которое является основным местом работы, вносит сведения в ТК.
Пример заполнения трудовой книжки при увольнении
Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.
В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.
Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.
Раздел «Сведения о награждениях»
Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:
- вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
- награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
- поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.
Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:
- 1 графа — порядковый номер записи;
- 2 графа — дата награждения;
- 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
- 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.
Внесение исправлений в трудовую книжку
С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, изменяются. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?
Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).
При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.
При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:
- Графы 1 и 2 остаются пустыми.
- В графе 3 фиксируется изменение названия организации. Указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
- В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.
Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.
После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №… считать недействительной». После этого должна следовать правильная запись.
Для заполнения графы 4 есть два варианта:
- повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
- указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.
Вкладыш в трудовую книжку
После того как все чистые страницы ТК будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:
- заполняются личные данные сотрудника;
- проставляется дата;
- заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
- записи заверяются подписью и печатью организации.
Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера. Если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.
Количество вкладышей для одного документа законодательно не установлено.
Как и к ТК, к оформлению вкладыша тоже есть отдельные требования:
- неповрежденная обложка;
- недопустимо исправление ошибок;
- вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
- если вносятся изменения в трудовую, они включаются в каждый вшитый бланк вкладыша.
Дубликат трудовой книжки
Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ находился у работника, то для восстановления следует обращаться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, подайте соответствующее заявление, которое рассмотрят в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника запросят документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.
В новой трудовой на титульном листе сверху делают надпись «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы указываются на основе предоставленных работником документов.
Для сведения: может ли работник иметь две трудовые книжки одновременно
Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.
Как заверить копию
Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, пишем заявление на имя работодателя. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:
- в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
- по центру — слово «Заявление»;
- далее текст (в нашем случае такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
- дата и подпись.
После принятия заявления в трехдневный срок работодатель изготавливает и выдает работнику заверенную копию.
Чтобы сделать все правильно, придерживайтесь следующего алгоритма:
- Сделать односторонние копии всех заполненных листов.
- Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа скрепить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько листов включает сделанная копия.
- Заверить каждую скопированную страницу (если они не скрепляются в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверяет копии генеральный директор.
- Лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», указывает свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Ставим печать организации (если есть), но закон не обязывает это делать.
- Добавьте еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут, когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
- Иногда работник просит добавить фразу «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (требуется, как правило, для банков).
Подробнее: как правильно заверить копию трудовой.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
С сентября 2021 года начинает действовать новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Значительных изменений не последует, фактически в документ вошли нормы действующей инструкции по заполнению трудовых книжек и правил их ведения. Ряд требований исключен, например больше не придется просить работника заверить все записи в трудовой книжке при его увольнении или опломбировывать и скреплять сургучной печатью журналы (книги) по учету бланков и движения трудовых книжек. Сами записи в трудовую книжку актуализированы, например, об образовании, увольнении, дистанционной работе. А также утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее. Рассказываем про все важные нововведения, о которых должен знать кадровик, приводим мнения экспертов в области трудового права, кадрового делопроизводства и хранения документов.
Случилось то, что все давно ждали. Наконец-то у Минтруда России дошли руки до бумажных трудовых книжек. С 01.09.2021 вступает в силу приказ ведомства от 19.05.2021 № 320н, утвердивший:
- новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее;
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек1 .
Документ по содержанию объединяет Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 692 , и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 2253.
Многие устаревшие положения исключены, какие-то добавлены, что-то актуализировано с учетом произошедших за это время изменений в трудовом законодательстве.
С момента вступления в силу приказа утратят силу Инструкция и Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утв. постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50. Очевидно, что перестанут действовать и Правила, но поскольку утверждало их Правительство РФ, а не Минтруд России, то Правительству их и отменять.
Разберемся, что изменится совсем скоро.
Новые формы трудовой книжки и вкладыша
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:
- теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
- для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – 7 (ранее, напомним, их было поровну – по 10);
- сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
- указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
- в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.
Изменения в формах трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку незначительные, поэтому изготовленные и приобретенные работодателями ранее бланки, как заявлял Минтруд России, останутся действующими, и при выдаче сотруднику дубликата или вкладыша работодателю не обязательно приобретать новые бланки.
Напомним также, что с 2021 года бумажные трудовые книжки для впервые принятых на работу сотрудников не оформляются4, сведения об их трудовой деятельности теперь передаются и хранятся только в электронной базе ПФР. Поэтому новые формы пригодятся только при выдаче дубликатов трудовых книжек ранее принятых сотрудников и вкладышей в них. В связи с этим, кстати, отменили и требование, установленное Правилами о том, что принятому на работу впервые сотруднику трудовая книжка заполняется в его присутствии.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Пример 1. Образец записи в трудовую книжку о постоянном переводе, который изначально был временным
Отдельно сказано про ситуации с заполнением трудовой книжки в случае работы по совместительству. Из нового (но применявшегося ранее) можно отметить:
1) если работник хочет внести такую запись, но в настоящее время не работает, то он может обратиться к работодателю, у которого трудился по совместительству;
2) записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку:
- в хронологическом порядке или
- блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации (см. Пример 2);
3) работодатель по основному месту работы может вносить записи о работе по совместительству, которая была до трудоустройства сотрудника к нему (п. 11 Порядка).
Пример 2. Образец записи в трудовую книжку о работе по совместительству, внесенной у основного работодателя
В новом Порядке появился отдельный пункт (п. 14), посвященный внесению записей о профессиональной служебной деятельности в виде:
- государственной гражданской и муниципальной службы,
- военной службы и
- государственной службы иных видов.
Сказано, что трудовые книжки на лиц, осуществляющих эту деятельность, ведутся, если это предусмотрено федеральными законами, регулирующими прохождение соответствующего вида службы, а записи вносятся с учетом положений этих законов и иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения службы.
Произошли изменения в порядке заполнения трудовой книжки в случае увольнения сотрудников. Напомним, что в Инструкции было два спорных момента:
- во всех примерах присутствовала формулировка «Уволен…» («Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», «Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации», «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» и пр.);
- отсутствовали ссылки то на подпункт (ст. 81 ТК РФ), то на часть статьи (ст. 77, 83), на основании которой уволен сотрудник.
Это вступало в противоречие с ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, где указано, что записи в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ (иного федерального закона) и со ссылкой на пункт, часть и статью ТК РФ. Кадровики, внося запись об увольнении, на практике пишут и «уволен», и «трудовой договор расторгнут», и «трудовой договор прекращен».
Интересно, что практически все примеры с записью об увольнении из Порядка исчезли, но остался лишь один, который был в Инструкции: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Как видите, формулировка «уволен» осталась, а ссылка на норму ТК РФ обрела правильный формат. Теперь при внесении записи об увольнении прописано, что нужно ссылаться (там, где это необходимо) на подпункт, пункт, часть статей 77, 81, 83, 278, 336 ТК РФ и др. (см. Примеры 3 и 5, где в одном месте написано «уволен», а в другом – «трудовой договор прекращен»).
В Порядке прописано, что при заполнении трудовой книжки при увольнении в порядке перевода к другому работодателю нужно указать наименование работодателя, к которому работник переводится (п. 21 Порядка). Раньше такого требования не было, хотя на практике большинство работодателей именно так и делали. Но нередко можно было встретить записи, где наименование работодателя не указывалось. Как правильно, покажем в Примере 3.
Пример 3. Образец записи в трудовую книжку о переводе работника к другому работодателю
В Порядке отсутствует требование о заверении работником всех записей, внесенных в трудовую книжку за время работы у данного работодателя (см. «!» в Примере 3). То есть с 01.09.2021 не нужно при увольнении просить сотрудника расписаться в трудовой книжке (п. 36 Порядка). Не придется больше знакомить сотрудника под подпись в личной карточке и с каждой вносимой в трудовую книжку записью.
В сведения о награждении за трудовые заслуги добавили помимо тех, что были ранее, награды:
- Президента РФ и Правительства РФ,
- федеральных и региональных органов власти,
- органов местного самоуправления,
- профсоюзов (в отношении членов профсоюзов).
Выдача дубликата
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Указано, что первая страница после ее заполнения заверяется подписью работника, который подтверждает тем самым правильность внесенных сведений. Далее в сведениях о работе пишутся сведения об общем стаже работы до поступления к данному работодателю. Ранее, напомним, по Инструкции помимо общего стажа надо было вносить непрерывный. Но запись об этом утратила свою актуальность с вступлением в силу Федерального закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». Несмотря на это, специалисты рекомендовали писать в трудовой книжке, например, о том, что время работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж не включается, как того требовала Инструкция. С сентября 2021 года такую запись вносить не придется.
Если запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной, то за выдачей дубликата сотрудник должен обратиться не по последнему месту работы, а по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись (п. 30 Порядка). Получается, что если запись об увольнении была признана недействительной уже после того, как сотрудник устроился на новое место работы, то для выдачи дубликата ему придется обратиться к предыдущему работодателю, а не текущему. Как быть с ситуацией, если сотрудник успел с тех пор поменять несколько работодателей, не объясняется (очевидно, сотруднику придется после выдачи дубликата обходить их всех).
Если же внесшая недействительную запись организация ликвидирована, то выдать дубликат может работодатель не только, как было прописано в Правилах, по новому месту работы, но и по месту работы, где была внесена последняя запись (абз. 2 п. 30 Порядка). Сделано это для тех граждан, которые в настоящее время не работают, и у них нет текущего работодателя.
Из серьезных нововведений можно отметить изменившийся перечень документов, которые должен представить сотрудник комиссии по установлению стажа в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек сотрудников. Если ранее этот перечень был открытым и включал справки, профсоюзные билеты, учетные карточки членов профсоюза, расчетные книжки и пр., то теперь он сузился только до сведений о трудовой деятельности, предоставляемых работнику работодателем или из информационных ресурсов ПФР. Если стаж работы у сотрудника не велик, и начал он работать только с 2020 года, то сведений (так называемой электронной трудовой книжки) будет достаточно. А как быть, если работник трудится значительно дольше? Превращение перечня документов из открытого в закрытый доставит сотруднику значительные проблемы. Если документы не сохранились, работника за подтверждением стажа отправляют в суд. Почему так было сделано, остается только догадываться. Единственный положительный в этой части момент: показания двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним работе у работодателя, в качестве подтверждения работы пока сохранили. Но далеко не всегда можно найти свидетелей по работе 20–30–40-летней давности. А значит, остается только уповать на то, что работодатель хранит трудовые книжки как зеницу ока и не допустит их массовой утраты.
Вкладыш в трудовую книжку
Из важных изменений, касающихся вкладыша, можно отметить, что исключено требование о его вшивании в заполненную трудовую книжку. Теперь речь идет только о дополнении книжки вкладышем (п. 32 Порядка). Исключение фразы о вшивании понятно, особенно, если вкладышей было несколько, из-за чего невозможно было аккуратно вшить один документ во второй.
Кроме того, в Порядке прописали, куда ставится штамп о выдаче вкладыша: на титульный лист трудовой книжки – первую страницу. В принципе все и раньше так делали. Однако добавлено, что если свободное место на титульном листе закончилось, то запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
Кстати, раз уж мы заговорили о печатях, в новый Порядок вернули возможность помимо печати работодателя в трудовую книжку сотрудника проставлять печать кадровой службы. Напомним, что в 2008 году из Правил изъяли слова о печати кадровой службы, из-за чего эксперты рекомендовали отказаться от этой печати или хотя бы добавить на нее минимальные реквизиты работодателя (наименование и место нахождения). Также уточнено, что печать проставляется только при ее наличии.
Выдача трудовой книжки работнику
Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
- графе 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
- графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.
Затем запись заверяется подписью работодателя (лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печати). Заверять эту надпись подписью сотрудника не требуется (Пример 4).
Прописано, что работодатель также обязан выдать работнику трудовую книжку не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления сотрудником в целях обязательного социального страхования (обеспечения) (п. 34 Порядка).
В п. 38 Порядка включили уточнение, что в случае смерти работника выдать трудовую книжку с внесенной в нее соответствующей записью о прекращении трудового договора можно на руки члену семьи (раньше было одному из родственников), предъявившему свидетельство о смерти. Сейчас требования об этом нет, однако на руки трудовую книжку все равно выдают только на основании подтверждающего смерть документа.
Пример 4. Образец записи в трудовую книжку о ее выдаче работнику в связи с подачей работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности
Пример 5. Образец записи в трудовую книжку о прекращении трудового договора в связи со смертью работника
Учет трудовых книжек и их бланков
Важные изменения произошли в сфере учета и хранения трудовых книжек. Работодатель по-прежнему должен вести учет как бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, так и движения трудовых книжек и вкладышей в них. Однако с сентября 2021 года работодатель самостоятельно разрабатывает учетные книги (журналы). Ранее утвержденные формы больше не являются обязательными (п. 40 Порядка). Но это не значит, что ему надо отказаться от текущих книг (журналов). Правило о разработке и утверждении собственных форм касается случаев, когда возникает необходимость начать ведение новой книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также по учету движения трудовых книжек. Действующие книги (журналы) работодатель вправе вести до их окончания. Об этом заявили специалисты Роструда на сайте онлайнинспекция.рф5.
Наконец-то избавились от устаревшего требования опломбировывать и скреплять книги (журналы) сургучной печатью. Теперь достаточно их пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя работодателя и печатью организации (при наличии) (абз. 4 п. 40 Порядка).
Прописано, что не полученные при увольнении или в случае смерти сотрудника трудовые книжки и их дубликаты должны храниться в организации до востребования в соответствии с гл. IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Мнение эксперта
Мария Колганова, магистр права, специалист по трудовому праву, консультант по кадровому делопроизводству
По общепризнанному мнению, любой вновь принимаемый документ, регулирующий жизненно важные вопросы значительной части общества, вызывает чувство надежды, что уж он-то внесет больше ясности, избавит от неоднозначных трактовок или явных ошибок. Так было и сейчас. Но при безусловном наличии в новом Порядке6 разъяснений по ранее незатронутым вопросам, часть проблем так и осталась неотрегулированной. Более того, появились новые.
К неотрегулированным проблемам можно отнести следующие:
1. Минтруд России так и не навел порядок в терминологии с понятиями «прекращен», «расторгнут», «уволен». Причина, видимо, в том, что ранее были даны противоположные ответы на запросы кадровых служб, как же правильно вносить запись в трудовую книжку при прекращении трудовых отношений. Согласно «золотому правилу» кадрового делопроизводства большинство специалистов решило, что запись должна соответствовать тексту приказа, а приказ должен соответствовать тексту закона. Поэтому в трудовых книжках все чаще стали появляться записи о расторжении трудового договора по тем или иным основаниям.
Однако в теории трудового права понятие «расторжение» рассматривается как процедура, где есть инициатор и комплекс необходимых, предусмотренных законодательством действий, имеющих временные рамки. Например, работник пишет заявление об увольнении про собственному желанию и по общему правилу отрабатывает 2 недели. Но при наличии уважительных причин он отрабатывает всего 3 дня или не отрабатывает вовсе и получает расчет и трудовую в день подачи заявления. Другой пример – расторжение трудовых отношений в связи с сокращением численности или штата по общему правилу будет производиться в течение 2 месяцев, хотя возможны и исключения (согласие работника).
Здесь важно понять, что расторжение – это процесс, который 1) начинается по чьей-то инициативе, 2) имеет законодательно предусмотренную последовательность действий сторон, и 3) они всегда ограничены определенными временными пределами. Зачем в трудовые книжки вносить то, что отнесено к процедурам? Там должен быть только их результат – увольнение (со ссылкой на соответствующий подпункт, пункт, часть статьи и статью закона). Термином «прекращение» мы пользуемся, только когда отсутствует воля сторон отношений, как это прямо предусмотрено в п. 19 Порядка. Согласно ему, при прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Такая формулировка может привести к серьезным проблемам при заполнении трудовых книжек. С одной стороны, понятно, когда применять термин «прекращение», с другой – кадровые службы могут ошибочно при заполнении книжки сослаться на указанную ст. 83 ТК РФ. Но все основания, перечисленные ст. 83 ТК РФ, должны оформляться со ссылкой на п. 10 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Очень жаль, что Минтруд России не удосужился привести точные примеры хотя бы по основным, наиболее часто применяемым основаниям прекращения трудового договора. Тем не менее в п. 15–19 Порядка понятие «увольнение (прекращение трудового договора)» по смыслу противопоставляется понятию «расторжение», т. к. при расторжении подразумевается наличие инициативы одной из сторон трудовых отношений.
2. Пункт 20 Порядка усугубляет проблему, которую давно надо было исправить в ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ («при прекращении трудового договора по другим основаниям… в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона»). Более того, эта же ошибка теперь будет и в тексте бланка трудовой книжки! А ведь специалисты неоднократно указывали на неправильную последовательность ссылок на закон. В ТК РФ нарушена общеправовая практика ссылок на подпункты, пункты и статьи Кодекса. Хотя в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ приводятся примеры в правильной, общепринятой в законодательстве и правоприменительной практике последовательности.
3. Специалисты высказывали озабоченность проблемой внесения информации в трудовую книжку в связи с поправками в системе образования. Все надеялись, что этот вопрос будет решен при разработке новых бланков трудовых книжек. Но этого не случилось. Работники с образованием по направлению подготовки бакалавриата или магистратуры так и не получили возможности иметь запись, соответствующую их диплому.
4. Осталась проблема с внесением в трудовую книжку наименования организации. В абз. 1 п. 10 Порядка указано, что «в графе 3 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии)». Следовало бы уточнить, что сокращенное название организации может быть использовано в тексте трудовой книжки только при его наличии в уставе организации. Сотрудники кадровых служб, как правило, не получают профессиональной юридической подготовки, чтобы знать эти тонкости.
5. Пункт о внесении записи работы по совместительству, безусловно, внес свои плюсы в разрешение давней проблемы. Но не обошлось без дополнительных проблем. Абз. 2 п. 11 Порядка разрешает запись о работе по совместительству вносить и в тех случаях, когда работа по совместительству имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для работника является основной. Однако согласно ст. 60.1 ТК РФ работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же или другого работодателя. Получается, до трудоустройства к работодателю, работа у которого для работника является основной, любая другая работа для него не была совместительством.
6. Осталась еще одна существенная проблема. С одной стороны, грамотно описаны процедуры оформления записи в трудовую книжку при увольнении в порядке перевода, подчеркнута необходимость не только правильно сослаться на соответствующие нормы в ТК РФ, но и указать, куда работник увольняется в порядке перевода. С другой – в абз. 2 п. 21 Порядка в запись о приеме на работу не добавили, откуда приходит работник в организацию в порядке этого перевода.
В трудовой книжке при увольнении из организации «А» должно быть указано, что он уволен в порядке перевода в организацию «Б», а в организации «Б» должно быть внесено в трудовую книжку, что он принят на работу в порядке перевода из организации «А». В практике бывают случаи, когда работник в процессе перехода передумывал и трудоустраивался в организацию «С». ТК РФ предусмотрена свобода труда, и работник может передумать и никого не ставить в известность, но в трудовой книжке запись о приеме в организацию «С» пояснит, что перевод не состоялся и было обычное увольнение по собственному желанию.
На первый взгляд ничего страшного не произошло. Но законодатель, судебные органы и сам Минтруд России постоянно напоминают, что не все причины увольнения равноценны. Кроме виновных и невиновных составов при увольнении по инициативе работодателя, есть еще и уважительные и неуважительные причины увольнения по собственному желанию. Это прямо указано в абз. 2 п. 17 Порядка: «при расторжении трудового договора по инициативе работника по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации, с которыми связано предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих оснований».
Причины не только влияют на карьерное развитие человека, но и рассматриваются при назначении пособия по безработице. Если работник не может трудоустроиться и обращается в службу занятости, причина увольнения имеет значение при решении вопроса о размере пособия. Так, увольнение в порядке перевода относится к уважительным причинам увольнения (если из «А» он перешел в «Б»). Но если сотрудник не перешел, как планировалось, в организацию «Б», а устроился в «С», то это рассматривается как увольнение по собственному желанию без уважительных причин. По ранее действующим правилам повторное увольнение без уважительных причин в течение года прервало бы его трудовой стаж. Сейчас принимающая документы кадровая служба сможет задуматься о деловых качествах кандидата и его способности держать слово и нести обязательства перед другим работодателем, где его по закону должны были ждать целый месяц.
Мнение эксперта
Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Порядок ведения и хранения трудовых книжек 7, который вступит в силу с 1 сентября 2021 года, не вносит, на наш взгляд, каких-либо существенных изменений в технологию кадрового делопроизводства, в учет и обеспечение сохранности трудовых книжек. Но он дает возможность кадровым службам провести анализ организационных и технологических процедур работы с трудовыми книжками и в плановом порядке провести их необходимые уточнения для полного соответствия новому Порядку.
Наметим некоторые мероприятия.
В разделе I «Общие положения» Порядка предусмотрено, что новый Порядок распространяется в том числе на ситуацию, когда работник при увольнении подает заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Кадровая служба в номенклатуру дел на 2022 год обязательно (а в дополнение к номенклатуре дел на 2021 год желательно) вносит соответствующий заголовок дела (которое предстоит завести, если часть работников предпочла электронные трудовые книжки). Например:
Выписки «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица. Форма СТД-Р (заявления, копии выданных сведений с расписками уволенных о получении)». Срок хранения – 5 лет, ст. 624 а).
Срок хранения необходимо определять по новому типовому Перечню документов 2019 года8 , а дело можно вести как переходящее (т. е. из года в год, распределяя в папке заявления и копии выписок по годам увольнения и алфавиту фамилий уволенных). Уволенный сотрудник может пожелать получить сведения в электронной форме по адресу электронной почты, который он должен указать в заявлении. Бумажную копию отправленного электронного сообщения в этом случае работник кадровой службы должен удостоверить своей подписью и сформировать в дело вместе с заявлением. Казалось бы избыточное хранение заверенных и отправленных сведений в настоящее время является необходимым. Ведь работодатель в случае спорных ситуаций должен подтверждать факт отправки именно этих сведений.
Раздел VIII «Учет и хранение трудовых книжек» Порядка предусматривает, что работодатель обязан:
- организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 42), а также
- самостоятельно разработать книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек (п. 40).
В этой связи и опять в плановом порядке кадровой службе необходимо проверить актуальность действующих приказов о назначении сотрудников, ответственных за ведение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним; ведение и учет личных дел; за обработку и защиту персональных данных (в связи с ведением трудовых книжек и личных дел).
В организациях обычно на одного или двух сотрудников кадровой службы возлагаются все три вида ответственности. Рекомендуем при актуализации приказа закрепить «дублеров» ответственных сотрудников, т. е. замещающих в случае их временного отсутствия, что позволит укрепить организационный порядок и контролировать риски, за которые отвечает первый руководитель организации.
В рамках реализации п. 40 Порядка кадровая служба может принять решение не разрабатывать новую форму книги (журнала) учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а продолжать вести действующую книгу, особенно в ситуации, когда большая часть сотрудников выбрала ведение трудовой книжки в бумажной форме. Но на случай возможных проверок рекомендуем 01.09.2021 издать приказ по административно-организационной деятельности со сроком хранения 5 лет (ст. 19 б) типового Перечня 2019 года о продолжении учета трудовых книжек в действующей книге старого образца, обязательности ее удостоверения после окончания и подготовки к передаче на архивное хранение. А разработать новую форму книги и подготовить ее к утверждению приказом первого руководителя кадровая служба сможет в плановом порядке и в случае необходимости9.
В номенклатуре дел кадровой службы книга учета трудовых книжек располагается сразу после заголовка «Трудовые книжки», сроки хранения которых типовой Перечень 2019 года устанавливает теперь по-новому. Рекомендуем в номенклатуре дел дополнительно закрепить и ответственного за обеспечение сохранности. Например:
| Заголовок дела | Сроки хранения и номер статьи по Перечню | Примечание |
| Трудовые книжки сотрудников | До востребования, ст. 44910 |
Невостребованные сотрудниками – 50 лет; ответственный за обеспечение сохранности – инспектор Иванова П.Р., замещающий в случае временного отсутствия – специалист Воробьева А.С. |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 лет, ст. 463 в) |
Переходящее, подлежит передаче на архивное хранение; ответственный за обеспечение сохранности – инспектор Иванова П.Р., замещающий в случае временного отсутствия – специалист Воробьева А.С. |
В кадровой службе трудовые книжки работающих и трудовые книжки уволенных совершенно правильно хранят раздельно в отдельных коробках или ящичках или в папках с завязками, в которых трудовые книжки располагаются по алфавиту фамилий сотрудников. Трудовые книжки уволенных в течение периода 1–3 года подлежат передаче на архивное хранение. Рекомендуем кадровым службам еще раз прочесть п. 4.22 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, а в настоящее время перерабатываются) и п. 1.2 Методических рекомендаций по их применению 11. Они помогут соблюдать требования к архивному хранению трудовых книжек в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
С точки зрения технологии более внимательно советуем изучить Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций12 . Невостребованные трудовые книжки должны быть вложены в конверты и помещены в личные дела уволенных, в самый конец каждого дела перед листом-заверителем. Конверт включается во внутреннюю опись документов личного дела, прошивается вместе с ней и документами так, чтобы клапан было удобно открывать и изымать трудовую книжку в случае необходимости. Конверт нумеруется в валовом порядке как последний лист личного дела, трудовая книжка может нумероваться как одно цельное вложение, а может и не нумероваться, а просто фиксироваться в листе-заверителе. В части формы листа-заверителя, предусмотренной для фиксации особенностей формирования дела, обычно указывается:
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
| <…> | |
| Конверт формата С5 с одним вложением | 202 |
| Вложение – трудовая книжка АТ-VI № 778076751 Максимова Семена Сергеевича |
По заявлению бывшего работника и с разрешения руководителя организации (резолюция на заявлении) трудовая книжка может быть выдана сотруднику под расписку. Этот факт уже в архиве должен быть зафиксирован во внутренней описи документов дела, в листе-заверителе, а также в описи дел по личному составу как учетно-справочном документе, в который вносятся личные дела по годовым разделам (годам увольнения работников).
А в порядке подготовки к внедрению нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек рекомендуем сформировать личные дела уволенных в период 2018–2020 гг. и даже в 2021 г., проверить:
- не остались ли невостребованные трудовые книжки за предыдущие периоды в папках и коробках в кадровой службе,
- сдана ли на архивное хранение законченная книга учета трудовых книжек,
- оформлена ли в ней удостоверительная надпись после последнего номера,
- составлены ли описи дел по личному составу и т. п.
Оставшиеся невостребованными и не включенные в состав личных дел трудовые книжки необходимо внести по годам и датам увольнения и по алфавиту фамилий бывших работников в опись дел по личному составу или в отдельную опись личных дел, если дел много и необходимо составление отдельного вида описи.
Учет, текущее оперативное хранение и подготовка трудовых книжек к архивному хранению достаточно трудоемки и требуют выполнения многих ручных операций. Но за ними стоит глубокий смысл и важнейшая миссия кадровой службы по обеспечению и защите социальных и трудовых прав граждан.
Запись в трудовой книжке по совместительству — образец ее корректного вида важно иметь как фирме-работодателю, так и сотруднику-совместителю. Сотруднику в первую очередь следует понимать, какого именно работодателя нужно просить внести такую запись — основного или «добавочного». А компаниям необходимо придерживаться некоторых правил, речь о которых пойдет в данной статье.
Оформление работы по совместительству в трудовой книжке
Если сотрудник в дополнение к своим постоянным и основным трудовым обязанностям работает на условиях совместительства на каком-то ином предприятии, законодатель предоставляет ему право сделать в трудовой книжке запись об этом (ст. 66 ТК РФ).
В чем состоит отличие между совмещением и совместительством, смотрите в этой статье.
Важно! Соответствующую запись должен вносить основной работодатель. Если сотрудник трудится по совместительству втайне от руководства, отразить в книжке этот факт без раскрытия по месту главной работы не получится.
Для того чтобы совместительство было отражено в трудовой книжке, специалисту следует представить кадровикам подтверждающий документ (к примеру, заверенный приказ второго работодателя или справка от него).
Важно! Каких-либо исключений или особого порядка для внутреннего совместительства не предусмотрено. Следовательно, в таком случае работодатель также может сделать в трудовой книжке запись о совместительстве, пусть и внутреннем.
Однако этого не следует делать при совмещении сотрудником должностей внутри одной компании.
Подробнее см. в статье «Оформление совмещения должностей в одной организации».
Правила внесения записи о совместительстве в трудовую книжку
С 01.09.2021 правила ведения трудовых книжек регулирует приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н (далее Правила).
Подробнее о том, как вести трудовую книжку в бумажном виде с 1 сентября 2021 г., читайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Порядок и принципы оформления работы по совместительству в трудовой книжке прописаны в п. 11 Правил.
В частности, факт совместительства подлежит отражению в разделе «Сведения о работе»:
- В 1-й графе указанного раздела следует проставить порядковый номер вносимой записи.
- В 2-м разделе основной работодатель указывает, с какого числа какого года его сотрудник стал выполнять трудовые функции по совместительству где-то еще.
- 3-я графа предназначена для отражения сведений о том, в какой фирме, каком ее структурном подразделении дополнительно трудится данный специалист, а также какую должность он там занимает. В 3-й графе в обязательном порядке необходимо зафиксировать, что лицо поступило на работу именно на условиях совместительства.
- Последняя, 4-я графа нужна для отражения реквизитов документа, подтверждающего дополнительную работу: его наименования, даты и номера (п. 3.1 инструкции № 69).
Скачать образец оформления совместительства в трудовой книжке вы можете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Обращаем внимание, что запись о совместительстве специалиста может и не соответствовать хронологии событий. К примеру, если лицо, трудившееся где-то совместителем еще до устройства на основную работу у данного работодателя, пожелало внести в книжку запись о совместительстве уже после оформления в новую компанию.
Тогда хронологически такая запись будет идти после записи, свидетельствующей о найме в основную фирму, хотя трудовой договор с этим лицом как с совместителем был заключен гораздо раньше.
ТК РФ и Правила это допускают, ведь специалист сам вправе решать, когда отражать сведения о дополнительно занимаемой должности в трудовой книжке и отражать ли вообще (ст. 66 ТК РФ).
О том, как в целом должна заполняться трудовая книжка, читайте в этой статье.
Итоги
Вносить запись о совместительстве в трудовую книжку специалиста имеет право только его основная фирма-работодатель. Главное, чтобы в книжке было прописано, что такую-то должность специалист занимает на условиях совместительства, а также были указаны реквизиты подтверждающего документа. При этом такая запись может нарушать хронологическую последовательность фактов трудовой биографии сотрудника.
8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
(в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 N 132, от 25.03.2013 N 257)
(см. текст в предыдущей редакции)
14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
18. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).
20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:
а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
(пп. «а» в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 N 373)
(см. текст в предыдущей редакции)
б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.
В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.
При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.
23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.
24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.