Инвентаризация в 1с erp пошаговая инструкция

Инвентаризация товаров в 1C:ERP

Инвентаризация товаров в 1С:ERP является способом контроля наличия
товарно-материальных ценностей, который заключается в сверке фактических
товарных остатков с данными, хранящимися в учетной системе.

Все проблемы в складском учете рекомендуется устранять путем проведения
инвентаризации товаров, а не исправлением документов задним числом. Процесс
инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе состоит из следующих
этапов:

• пересчет товаров;
• фиксация результатов пересчета товаров;
• оформление выявленных излишков, недостач и порчи товаров в финансовом учете.

Предусмотрена возможность вести пересчет товаров как с использованием
статусов, так и без использования статусов документа Пересчет товаров.

Использование статусов при пересчете товаров определяется флажком
Статусы пересчетов товаров в карточке склада на закладке
Ордерная схема и структура.

В данной инструкции рассмотрен вариант с использованием статусов.

Для организации пересчета товаров предусмотрен документ
Пересчет товаров. Документ регистрируется в списке
Склад и доставка – Излишки, недостачи, порчи – Пересчет товаров.

В открывшейся форме списка над табличной частью будут расположены два фильтра:
«Склад» и «Статус».

Для создания нового документа воспользуемся кнопкой «Создать». Если был
установлен отбор по складу, значение соответствующего реквизита в документе
заполнится автоматически.

Затем на вкладке «Основное» указываем дату, склад и ответственного. Также
можно внести значение реквизита «Исполнитель» для вывода информации в печатной
форме «Задание на пересчет товаров».

Если в задании на пересчет необходимо выводить данные по учетному количеству,
на вкладке «Основное» потребуется установка соответствующего флага:

Заполним сведения о товарах, подлежащих инвентаризации. Наполнение можно
произвести вручную, воспользовавшись кнопкой «Добавить», сканированием
штрихкода или с помощью отбора.

По умолчанию в системе установлен отбор по всей номенклатуре, которая
присутствует на текущую дату на складе в количестве отличном от значения «0».

После заполнения документа товарами, устанавливаем статус В работе, проводим
документ и для вывода бумажных бланков к физическому пересчету на печать,
необходимо из документа пересчета перейти к кнопке «Печать»:

При выявлении расхождений в процессе инвентаризации, их следует зафиксировать
путем внесения корректив в документ пересчета. Для этого предварительно
изменяется значение статуса на «Внесение результатов».

Для заполнения графы факта можно воспользоваться кнопкой «Заполнить факт по
учету».

Значения, которые не сошлись, позже корректируются, а значения столбца
отклонения рассчитываются автоматическим путем.

После ввода фактической информации статус документа пересчета необходимо
изменить на «Выполнено».

Для удобства работы только со строками, для которых при пересчетах были
выявлены расхождения, можно воспользоваться установкой флага «Только с
отклонениями»:

После проведения пересчета товаров, необходимо отразить отклонения
соответствующими документами – актами. Все акты можно создать на основании
документа Пересчет товаров, или использовать Помощник оформления складских
актов:

При оформлении документов по оприходованию или списанию товаров на основании
Пересчета товаров, табличная часть на вкладке «Товары» и основные реквизиты
будут заполнены по данным документа пересчета. Вручную необходимо будет
выбрать организацию, подразделение, статью и аналитику расходов/доходов (в
зависимости от документа), а также вид цены:

По завершению оформления складских актов необходимо вернуться в документ
Пересчет товаров и сформировать описи:

Также для ввода актов, отражающих отклонения от учетных данных можно
воспользоваться помощником.

Открыть помощник можно следующими способами:

• Из самого документа Пересчет товаров:

• из формы списка Пересчеты товаров:

• из формы списка Складские акты:

После вызова помощника оформления складских актов необходимо заполнить
значения реквизитов склада, периода и даты. В настройках для наполнения
суммовых показателей при печати нужно будет выбрать вид цены и вариант печати
цены:

На следующем этапе отображается информация по номенклатуре, которую необходимо
оприходовать/списать:

Следующий этап – это отнесение операций по списываемым и приходуемым товарам
на определенную организацию. Если все позиции относятся к одной организации,
тогда можно выделять сразу все и нажать на кнопку отнести на выбранную
организацию:

На следующем этапе формируются документы: списание, оприходование,
инвентаризационная опись.

Если поля в документах не заполнены (например статьи доходов/расходов), то
будет выдано сообщение.

После указания данных параметров, документы можно провести.

После завершения формирования складских актов, необходимо перейти к печати
унифицированных форм ИНВ-3 и ИНВ-19. Это можно сделать из формы документа
Пересчет товаров. Также данные печатные формы можно вывести из
документа Инвентаризационная опись.

Для проверки корректности ввода данных по документам инвентаризации можно
воспользоваться отчетом Оформление, который формируется из документа
Пересчет товаров. Если какая-либо позиция еще будет требовать
отражения, то это отразится в отчете:

Если на момент формирования отчета все операции будут выполнены – отчет
сформируется пустым.

Содержание:

1.      Инвентаризация товара в 1С: создание нового документа

2.      Инвентаризация товаров 1С: расхождения в процессе проверки

3.      Списания недостач товаров при инвентаризации в 1С:ERP Управление предприятием 2

4.      Ведомость по товарам на складах в 1С:ERP Управление предприятием 2

Проанализируем порядок при проведении инвентаризационной описи товара на складе в конфигурации 1С:ERP Управление предприятием 2. Для иллюстрирования примера я буду использовать демонстрационную базу релиза 2.4.5.71.

Основными целями инвентаризации товаров на складе являются сверка текущего количества с данными учета, а также контроль остатков ТМЦ.

В обобщенном виде данный процесс схематически можно представить следующим образом:

Дополнительных настроек функциональности программы ERP Управление предприятием 2 делать не нужно. Перейдем к формированию документации в системе.

Для этого открываем раздел «Склад и доставка» и затем в группе списка «Излишки, недостачи, порчи» нас будет интересовать вариант «Пересчеты товаров». Он является основным элементом, отражающим результат проведения инвентаризации товаров. В зависимости от его статуса можно понять, на каком этапе находится тот или иной пересчет.

 

В открывшейся форме списка над табличной частью будут расположены два фильтра: «Склад» и «Статус».

К примеру, если мы выберем вариант фильтрации по складу «Склад хранения», то увидим под полями ввода надпись, гласящую о том, что у нас не выявлено расхождений. То есть, можно сказать, что в системе уже имеется некоторый ряд документов от пересчета до актов, которые полностью отражают результаты прошлых инвентаризационных процессов. В том числе помимо полностью оформленной цепочки документов эта надпись в системе может означать и полное их отсутствие.

Эта эталонная ситуация, которой и нужно будет придерживаться в дальнейшем.

Если по выбранному складу акты еще не конца оформлены, вы увидите сообщение с предложением о переходе к оформлению документов по гиперссылке:

 

В настройках склада для отслеживания прогресса на разных его этапах можно включить настройку, которая предполагает использование статусов:

В системе задействованы четыре варианта статусов для подобных документов: «Подготовлено», «В работе», «Внесение результатов» и «Выполнено». А процесс перепроведения со сменой одного статуса на другой запускает проверку на возможные номенклатурные пересечения с более ранними документами. 

1.      Инвентаризация товара в 1С: создание нового документа

Для создания нового документа воспользуемся кнопкой «Создать». Помните, что если ранее Вами установлен отбор по складу, значение соответствующего реквизита в документе заполнится автоматически.

 

Затем на вкладке «Основное» указываем дату, склад и ответственного. Также можно внести значение реквизита «Исполнитель» для вывода информации в печатной форме «Задание на пересчет товаров».

Если в задании на пересчет необходимо выводить данные по учетному количеству, на вкладке «Основное» потребуется установка соответствующего флага:

     

Заполним сведения о товарах, подлежащих инвентаризации. Наполнение можно произвести вручную, воспользовавшись кнопкой «Добавить», сканированием штрихкода или с помощью отбора.

По умолчанию в системе установлен отбор по всей номенклатуре, которая присутствует на текущую дату на складе в количестве отличном от значения «0».

Также можно сделать отборы по конкретным видам номенклатуры, сегментам, товарным или ценовым группам.

По окончанию установки отборов нажимаем «ОК». А затем вызываем команду «Заполнить по отбору» и запускаем тем самым процесс перезаполнения товарной части документа:

Затем документ проводится. В этот момент система выдаст предупреждающее сообщение, с которым нужно согласиться, нажав на кнопку «ОК»:

После проведения документа ему присвоится уникальный номер. Теперь для вывода бумажных бланков к физическому пересчету на печать, необходимо из документа пересчета обратиться к кнопке «Печать»:

Печатная форма бланка будет выглядеть следующим образом:

Если бы мы указали исполнителя на вкладке «Основное», то в печатной форме было бы выведено ФИО, как показано на изображении ниже:

Данные бланки передаются складскому персоналу (например, кладовщикам). А те сотрудники уже будут физически пересчитывать товары на складе, вносить в бланк количество фактически присутствующего ТМЦ.

2.      Инвентаризация товаров 1С: расхождения в процессе проверки

При вскрытии расхождений в процессе вещественной проверки, их следует зафиксировать путем внесения корректив в документ пересчета. Для этого предварительно изменяется значение статуса на «Внесение результатов».

Для ускорения заполнения графы факта можно воспользоваться кнопкой «Заполнить факт по учету»:

Значения, что не сошлись, позже корректируются, а значения столбца отклонения рассчитываются автоматическим путем.

Также если в процессе проведения инвентаризации будут обнаружены один или несколько товаров с отклонением от исходного качества, это также необходимо будет отразить в пересчете товаров.

Алгоритм действий будет выглядеть следующим образом:

1. Выделение строки с интересующей номенклатурой.

2. Разбиение данной строки на две по кнопке «».

3. Для новой строки сменить качественное значение товара с текущего на новое.

После ввода фактической информации статус документа пересчета меняется на «Выполнено». И затем для фиксации данных и обновления состояния на конкретном этапе документ перепроводится.

Для удобства работы только со строками, для которых при пересчетах были выявлены расхождения, можно воспользоваться установкой флага «Только с отклонениями».

После проведения пересчета товаров необходимо отразить отклонения соответствующими документами – актами.

3.      Списания недостач товаров при инвентаризации в 1С:ERP Управление предприятием 2

Табличная часть на вкладке «Товары» и основные реквизиты будут заполнены по данным документа пересчета. Вручную необходимо будет выбрать организацию, подразделение, статью и аналитику расходов, а также вид цены, по которой с нашего склада и будет происходить списание.

Аналогично введем в систему и документ оприходования излишков товаров, вручную выбрав значения организации, статьи и аналитики доходов, вида цены и валюты.

По завершению оформления складских актов необходимо произвести формирование описи:

Для вывода печатных форм ИНВ-3 и ИНВ-19 по только что сформированной описи можно воспользоваться гиперссылкой в той же области документа:

Для ввода все тех же самых актов, отражающих отклонения от учетных данных можно воспользоваться помощником.

К работе с помощником можно перейти:

1)      Из самого документа «Пересчет товаров»:

2)      Из формы списка «Пересчеты товаров»:

3)      Из формы списка «Складские акты»:

После вызова помощника оформления складских актов необходимо заполнить значения реквизитов склада, периода и даты. В настройках для наполнения суммовых показателей при печати нужно будет выбрать вид цены и вариант печати цены:

Переходя к следующему этапу, мы сможем увидеть, что именно необходимо оформить к списанию и/или недостаче:

Следующий этап – это отнесение операций по списываемым и приходуемым товаров на определенную организацию:

После закрепления отражения отклонений по организациям переходим к следующему этапу по кнопке «Далее»:

В этот момент помощник сформирует следующие документы:

После указания нужных параметров доходов и расходов, проверки организаций, подразделений, вида цены и валюты можно провести документы. И на этом оформление завершено.

Результат можно будет увидеть в формах списка с пересчетами и складскими актами:

По окончанию всех вышеперечисленных работ необходимо перейти к печати унифицированных форм ИНВ-3 и ИНВ-19. Это можно сделать из формы документа «Пересчет товаров»:

Или эти же формы можно вывести из документа «Инвентаризационная опись»:

Унифицированная форма ИНВ-3 выглядит так: 

Унифицированная форма ИНВ-19 выглядит так: 

Для проверки корректности ввода данных по документам инвентаризации можно воспользоваться контекстным отчетом «Оформление»:

Если какая-либо позиция еще будет требовать отражения мы увидим это в отчете.

Если же все операции к моменту формирования отчета уже будут произведены – отчет также будет пуст.

Среди тех же отчетов можно будет воспользоваться и вариантом из списка «Связанные документы». В нем мы увидим ряд введенных на основании пересчета отражающих отклонения документов.

4.      Ведомость по товарам на складах в 1С:ERP Управление предприятием 2

Помимо уже перечисленных отчетов есть еще один — «Ведомость по товарам на складах». Этот отчет предназначен для анализа количественного движения товаров.

Для перехода к нему необходимо зайти в раздел «Склад и доставка», а затем перейти к отчетам по складу.

Среди представленных вариантов отчетов из группы анализа запасов выбрать искомый отчет, как показано на изображении ниже:

Перед его формированием устанавливаем интересующий нас период и выбираем склад, а также включаем флаг «Детализировать до регистратора».

Специалист компании ООО «Кодерлайн» 

Анастасия Шокова.

Инвентаризация на складах

Для проведения инвентаризации на складах необходимо сформировать документ «Пересчет товаров», который расположен в подсистеме «Склад и доставка»

В открывшемся окне необходимо выбрать склад (1) и нажать кнопку «Создать» (2)

В открывшемся документе необходимо перейти на вкладку «Товары» и нажать кнопку «Заполнить по остаткам» 

После заполнения табличной части необходимо сформировать печатную форму «Бланк задания на пересчет товаров», распечатать и отдать для заполнения

После заполнения данных на печатном носителе требуется изменить статус электронного документа на «Внесение результатов» (1), далее заполнить фактические результаты в колонку «По факту» (2). Имеется возможность быстро заполнить колонку нажатием кнопки (3) «Заполнить факт по учету».

Отклонение будет фиксироваться программой автоматически.

Далее статус электронного документа меняется на «Выполнено» (1), На основании пересчета создаются документы (2) «Оприходование излишков товаров», «Списание недостач товаров» и «Пересортица товаров». 

После формирования всех вышеуказанных документов необходимо создать складские акты.

Проверить настройки, нажать кнопку «Далее».

При необходимости имеется возможность оформить  зачет по пересортице

Далее необходимо отнести товары на организацию

После формируется и печатается инвентаризационная опись (ИНВ-3)

Инвентаризация основных средств

Для инвентаризации основных средств необходимо воспользоваться документом «Инвентаризация ОС». Подсистема «Внеоборотные активы» — «Документы по ОС»

Далее необходимо обязательно убедиться, что в настройках указан документы по инвентаризации ОС

Нажать кнопку «Создать» и выбрать «Инвентаризация ОС»

Заполнить подразделение и данные по основанию и срокам (1), далее перейти на вкладку «Основные средства»

Нажать кнопку «Заполнить» — «По остаткам»

Таблица заполнится основными средствами и данными по стоимости. Необходимо отметить основные средства и указать фактическую стоимость.

Программа автоматически отражает излишки и недостачи и предлагает сформировать переоценку при нажатии на гиперссылку (2). Если не указывать фактическую стоимость, то программа предлагает списать основное средство. 

На вкладке «Инвентаризационная комиссия» указываются члены комиссия, и выбирается председатель. Данная информация необходима для печатных форм.

В документе «Инвентаризация основных средств» имеется 3 печатных формы: