Основные причины изменения персональных данных
Самым распространенным случаем, когда сотрудник (или сотрудница) меняет фамилию, а впоследствии и паспорт — это замужество.
Сотрудница берет фамилию мужа и информирует об этом кадровую службу организации, в которой трудоустроена.
Также смена ФИО и паспорта может быть:
- При разводе (сотрудница захотела вернуть девичью фамилию).
- Утере или повреждении паспорта.
- Его плановой замене (в 20, 45 лет).
- Просто по собственному желанию гражданина старше 14 лет (ст. 58 закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ).
Кстати, законодательством установлен срок 30 дней на получение нового паспорта. Если его не соблюсти, то можно получить штраф.
Во-первых, обозначим основание для внесения изменений в кадровые документы работника. Сначала это будет соответствующее свидетельство (из органов ЗАГСа), которое он должен предъявить кадровику. Новый паспорт можно принести позже, когда он будет готов.
Такском-КЭДО позволит быстро оформить и согласовать кадровые документы. Снижайте временные и финансовые затраты на документооборот при помощи современных технологий.
В какие документы требуется внести изменения?
Сначала отдел кадров принимает заявление о смене фамилии или документы, подтверждающих замену паспорта. На основании этих документов можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию.
Трудовой договор и трудовая книжка работника — документы, в которые в первую очередь вносятся изменения.
Далее следует отразить смену личных данных работника в документах:
- личной карточке Т-2 (если компания продолжает их вести после 01.09.2021 года);
- лицевом счете;
- табеле учета рабочего времени;
- графике отпусков;
- карточке по страховым взносам;
- карточке по НДФЛ.
Переоформить нужно будет и доверенность, выданную на сотрудника. А также заказать в банке новую банковскую карту для перечисления зарплаты сотруднику. При заключении договора добровольного медицинского страхования документы для замены полиса оформляет сам работодатель. При смене фамилии сотрудник должен поменять полис ОМС (самостоятельно, без участия работодателя).
Кадровику следует оформить соответствующий приказ «О внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию в связи со сменой работником фамилии».
Примерный текст приказа может быть такой:
Порядок внесения изменений в трудовой договор
В случае смены работником фамилии измененные сведения можно включить непосредственно в текст действующего трудового договора (письма Роструда от 20.07.2021 № ПГ/19821-6-1, ГИТ в г. Москве от 13.12.2021 № 77/7-40612-21-ОБ/10-43530-ОБ/18-661).
Запись новой фамилии осуществляется путем зачеркивания прежней фамилии. Новая фамилия может быть указана на свободном месте над строкой. Корректировка заверяется подписями работника и работодателя.
Однако на практике более удобный и привычный способ — составление дополнительного соглашения к трудовому договору.
Подключайте сервис Такском-КЭДО для быстрого информирования сотрудников об изменениях в локальных нормативных актах организации.
Порядок внесения изменений в трудовую книжку
Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов. При внесении изменений ссылаются на номер документа, дату и орган, его выдавший(в соответствии с п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
Вышеперечисленные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Прежняя фамилия (или имя, отчество, дата рождения) зачеркиваются одной чертой и рядом записываются новые данные. Подтверждающие документы прописываются (свидетельство из органов ЗАГСа, например) на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации.
Пример записи: «Фамилия „Разумовская“ изменена на „Синицина“ (Свидетельство о заключении брака от 01.10.2021 V-АУ № 553312, выданное отделом записи актов гражданского состояния Невьянского района Свердловской области Российской Федерации)».
Изменения в личной карточке работника
В личную карточку по форме Т-2 корректировки вносятся путем зачеркивания ошибочного текста (старой фамилии, имени, отчества) и указания исправленного текста (новой фамилии, имени, отчества). Зачеркивание производится чертой таким образом, чтобы можно было прочитать ошибочный текст.
В разделе 10 «Дополнительные сведения» личной карточки Т-2 можно сделать пометку о причинах внесения исправлений:
«Фамилия „Разумовская“ изменена на „Синицина“ в связи с вступлением Разумовской Елены Павловны в брак с Синициным Владимиром Леонидовичем (Свидетельство о заключении брака от 01.10.2021 V-АУ № 553312, выданное отделом записи актов гражданского состояния Невьянского района Свердловской области Российской Федерации). Исправлено 09.10.2021 специалистом по кадрам Кротовой А.Б.».
Информирование Пенсионного Фонда
При смене ФИО необходимо представить в ПФР заявление об изменении анкетных данных по форме АДВ-2. Информировать Пенсионный Фонд о смене ФИО работник может самостоятельно (приказ Минтруда № 211н от 22.04.2020). В соответствии с п. 16 обратиться с заявлением физлицо может в ПФР лично, через МФЦ или передать сведения через работодателя.
Если у него оформлена электронная подпись, можно отправить документ через портал Госуслуг. ПФР в течение пяти рабочих дней рассматривает заявление и выносит решение об изменении анкетных данных или об отказе. Пенсионный Фонд направляет физлицу соответствующее уведомление.
ФИО работника в форме СЗВ-ТД должны соответствовать документам, подтверждающим регистрацию в системе персонифицированного учета ПФР (п. 2.2.4 порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФ от 25.12.2019 № 730п). Поэтому работодатель должен проследить за тем, чтобы работник предоставил своевременно в Пенсионный Фонд новые сведения.
Если сотрудник затрудняется сделать это самостоятельно, то работодатель может сам подать документы в Пенсионный Фонд.
Информирование Фонда Социального Страхования о смене ФИО и паспорта
Работодатель должен передать сведения о новой фамилии (имени или отчестве) работника в ФСС в течение трех рабочих дней со дня получения этих данных (п. 15 ст. 13 закона № 255-ФЗ).
В соответствии со ст. 15.2 закона № 255-ФЗ за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС работодателя оштрафуют. Размеры штрафов установлены в следующем размере:
- штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд — 200 руб. за каждый документ;
- за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, предусмотрен штраф 5 000 руб. за каждый выявленный случай;
- штраф за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС, составит 20% от суммы расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб.
Ответственность ложится на работодателя независимо от того, кто в этом виноват. То есть даже если работодатель не знал о смене ФИО работником, этот факт не освобождает его от ответственности. Работодатель обязан обеспечить своевременное получение от работников сведений об изменении их персональных данных.
Таким образом, очень важно для работодателя своевременно получать сведения от своих сотрудников о смене ими ФИО или паспорта. Процедуру информирования работодателя следует прописать в локальных нормативных актах, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Также срок информирования работодателя можно прописать в трудовом договоре. Например, работодатель включает в трудовой договор пункт о том, что работник обязан известить работодателя о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в этом договоре в 10-дневный срок.
Для передачи новых данных о сотрудниках в ФСС через интернет воспользуйтесь сервисом Онлайн-Спринтер. Безлимитная отчётность во все подразделения госорганов.
Получите бесплатно ЭП на сотрудника при подключении к отчётности.
Комплекс решений для любого бизнеса
ЭДО с контрагентами, электронная отчетность, онлайн-кассы, маркировка, решения 1С, кадровый ЭДО
Оставьте заявку на подключение или консультацию
Заполните форму ниже, специалисты свяжутся с вами и предложат наши услуги по выгодным ценам:
- Опубликовано 12.05.2023 06:46
- Автор: Administrator
- Просмотров: 4177
Для оформления трудовых отношений работодателю необходимы персональные данные работника: паспортные данные, СНИЛС, ИНН, реквизиты банковской карты. Эти данные идентифицируют физическое лицо, отражаются в трудовом договоре и кадровых документах. Так же эта информация нужна для отчетности в ИФНС и СФР. Должен ли далее с течением времени работодатель отслеживать изменения в персональных данных работника? Нужно ли вносить эти изменения в какие-то документы и сообщать в контролирующие органы? Обо всем этом расскажем в данной публикации. Пример разберем в 1С: Бухгалтерии предприятия, но он справедлив и для 1С: ЗУП ред. 3.1.
Итак, напомним о каждом виде персональных данных.
СНИЛС (страховой номер социального лицевого счета, та самая зелёная ламинированная карточка) и ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) – это данные, которые присваиваются человеку «на всю жизнь» и не меняются. Если работник при приеме на работу не может предоставить эти документы, можно сделать запрос в налоговую инспекцию и СФР. Однако лучше бы вообще не допускать таких ситуаций. При сдаче ЕФС-1 при приеме на работу вы должны указать номер СНИЛС, срок сдачи отчета – в день приема на работу или на следующий рабочий день, иначе штраф. У вас просто физически нет времени дожидаться ответа от контролирующих органов.
Паспортные данные меняются (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 «Об утверждении Положения о паспорте гражданина РФ»). Происходит это в следующих случаях:
• достижение возраста 20, 45 лет;
• смена фамилии, имени, отчества, пола, даты или места рождения;
• порча или утеря паспорта.
Замена паспорта – это обязанность работника.
Физическое лицо после получения нового документа вносит изменения в личном кабинете на портале государственных услуг, уведомляет работодателя, банк (в котором у физического лица открыты счета), страховую медицинскую организацию, где оформлен полис ОМС.
Для изменения фамилии и других паспортных данных в кадровых документах достаточно нового паспорта. При изменении фамилии в связи с заключением брака можно приложить копию свидетельства о браке. Также вы можете взять с работника заявление и оформить приказ. Трудовой договор остается действительным. Но, если хотите, оформите дополнительное соглашение.
В бумажной трудовой книжке зачеркните старую фамилию, рядом впишите новую. На внутренней стороне обложки укажите реквизиты свидетельства о браке. В личной карточке изменения вносите аналогично.
Если в трудовой книжке есть вкладыш, исправьте фамилию и на обложке книжки, и на обложке вкладыша.
Если у сотрудника электронная трудовая книжка, то изменение фамилии работника не является основанием для подачи новых сведений о трудовой деятельности в СФР, так как это законодательно не предусмотрено. Однако вместе с тем фамилия работника в ежеквартальной форме ЕФС-1 должна соответствовать данным в документе, подтверждающим регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР (п. 3.5 Порядка заполнения ЕФС-1).
Поэтому, чтобы поменять фамилию для СНИЛС, в СФР подается заявление по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 243п. Подать это заявление работник может сам либо через вас, как работодателя (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 Закона о персонифицированном учете, п. п. 16, 17 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета).
Так же работодатель подает новые «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» в СФР для выплаты пособий.
Чтобы работодателю «не пропустить» информацию о смене персональных данных, можно в трудовом договоре закрепить обязанность работника сообщать об изменениях в течение определенного срока. Или в трудовом договоре сделать ссылку на «Положение о работе с персональными данными», если такое разработано в организации.
Кстати, в 1С: ЗУП есть встроенная функция контроля ведения учета, которая помогает отслеживать ошибки и недочеты по сотрудникам, в том числе касающиеся персональных данных.
Перейдем к практической части и рассмотрим несколько примеров по изменению персональных данных в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0:
Допустим, наша сотрудница Титова Елена Андреевна вышла замуж и сменила фамилию на Бойко, новый паспорт она получила 28.02.2023 г. и представила обновленные данные в отдел кадров и бухгалтерию. А другой сотрудник Косов Михаил Леонидович представил новые паспортные данные в связи с утерей старого паспорта. По обоим работникам необходимо внести изменения в программу, сдать отчет «Сведения о застрахованных лицах в ФСС» в СФР – это обязанность работодателя, и по личной просьбе сотрудников сдать АДВ-2.
При внесении изменений в справочники программы, никогда не изменяйте «старые» данные на «новые» путем удаления информации и внесения новой! В программе должны храниться все изменения по организациям, товарам, договорам и т.п., в том числе по персональным данным работников.
Для этого используется функция «История»:
Внесем новые данные в карточку физического лица в разделе «Справочники» — «Физические лица».
Провалившись в нужного сотрудника щелкаем по синей гиперссылке «Изменить ФИО». Вносим новую фамилию и дату, с которой действуют изменения.
Теперь, нажав на синюю гиперссылку «История ФИО», можем отследить историю изменений фамилии сотрудника.
Таким же образом через «Историю» внесем данные нового паспорта сотрудницы:
После проведения всех изменений в карточке физического лица, в карточке сотрудника данные изменятся автоматически. Убедиться в этом можно зайдя в пункт «Сотрудники» раздела «Зарплата и кадры» или «Справочники».
В списке сотрудников Титова Елена Андреевна отсутствует:
В карточке новая фамилия, новые паспортные данные. Изменения сохранены в «Истории».
Также новые персональные данные можно внести не только через пункт «Физические лица», но и непосредственно в карточке сотрудника в одноименном пункте «Сотрудники».
Здесь также необходимо воспользоваться синей гиперссылкой «История»:
В карточке физического лица данные изменились автоматически:
Далее отправляем в СФР форму «АДВ-2» (раздел «Отчеты» – «Регламентированные отчеты») и «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» (раздел «Зарплата и кадры») по этим сотрудникам:
Открываем сведения, представленные при приеме на работу. Автоматически программа заполнит новые сведения.
Автор статьи: Ольга Долгих
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Добавить комментарий
1. Как изменить паспортные данные в 1С 8.3 и для чего это требуется
Согласно законодательству, граждане РФ меняют паспорта в 20 и 45 лет. Но причин для изменения паспортных данных много: утеря, порча, смена ФИО, и так далее. При каждой смене документа, физ. лицу выдается новый паспорт с новыми серией и номером. При этом, старый паспорт аннулируется. Но сведения о нем и история изменений должны быть сохранены, так как фигурируют во многих документах.
Допустим, наш сотрудник Гольд Л.С. достиг 45 лет и поменял паспорт по возрасту. Нам необходимо изменить паспортные данные в 1С 8.3 и внести сведения о данных действиях. Для этого, проходим с главной страницы в закладку «Кадры»/ кнопка «Сотрудники»
Программа 1С 8.3 Кадры: переход в закладку Сотрудники
Нам откроется в 1С список сотрудников. Чтобы найти нужного человека, указываем организацию, в которой он работает и филиал, если есть. После того как мы внесли нужные параметры отбора программа проведет необходимые действия и в табличной части мы увидим только список сотрудников нужного подразделения. В нашем примере, изменить паспортные данные в 1С 8.3 требуется сотруднику Гольд Л.С., его и выберем в таблице
Список сотрудников нужного пользователю подразделения
Откроется окно для работы персонально с данным сотрудником. Сразу видим предупреждение о том, что паспортные данные не были изменены по достижении 45 лет. Это и исправим. Выбираем в 1С Личные данные
Личные данные в карточке сотрудника
При нажатии на кнопку «Личные данные» откроется окно редактирования в 1С “Личные данные” сотрудника. Здесь, в разделе «Документ удостоверяющий вашу личность» и указываем все изменения. А именно, ниже выбираем Вид документа в 1С из списка, который предложит программа, в нашем случае, паспорт. Заполняем все его данные: серия, номер, кем и когда выдан. Самое важное, надо указать с какого числа новые паспортные данные вступают в силу. Историю изменения документа в 1С 8.3 можно посмотреть здесь же
Окно редактирования личных данных сотрудника: внесение изменений в раздел «Документ удостоверяющий личность»
После редактирования в 1С личных данных, нажимаем внизу окна желтую кнопку «ОК». Подтверждаем в окне предупреждения, что все верно – данные паспорта были изменены. Тогда наши изменения сохраняются и применяются в работе с указанной даты
Подтверждение изменений паспортных данных в 1С 8.3
Если нам необходимо просмотреть историю изменений паспортных данных в нашего сотрудника, внизу окна нажимаем в 1С 8.3 «История изменения документа удостоверяющего вашу личность»
Окно редактирования в 1С 8.3: История изменения документа удостоверяющего вашу личность
Откроется таблица с перечнем всех паспортов указанного сотрудника и их краткие данные
Таблица с перечнем всех паспортов сотрудника в истории изменения документа удостоверяющего вашу личность
2. Как изменить ФИО в 1С 8.3
Чаще всего фамилию меняют женщины при вступлении в брак. Рассмотрим, как внести эти изменения на примере Симутиной Е.Ф.
Чтобы изменить ФИО в 1С 8.3 переходим, как было описано в самом начале в 1С Список сотрудников и выбираем уже Симутину Е.Ф., открывается окно редактирования личных данных
Окно редактирования личных данных сотрудника
Далее, нажимаем «Изменить ФИО»
Изменение ФИО в 1С 8.3
В открывшемся окне, меняем старые данные на новые, с обязательным указанием числа, с которого они начинают действовать. В нашем примере, Симутина Е.Ф. сменила ФИО на Гаврилова Е.Ф. с 13.10.2021г. Нажимаем «ОК» и с указанной даты Симутина по всем документам будет проходить у нас, как Гаврилова
Изменение ФИО в 1С 8.3
Чтобы посмотреть историю изменения ФИО сотрудника, в окне редактирования личных данных, нажимаем
«История ФИО»
История изменения ФИО в окне редактирования личных данных
Нам откроется таблица изменений ФИО в 1С 8.3 по данному сотруднику
Таблица изменений ФИО в 1С 8.3 сотрудника
Специалист компании «Кодерлайн»
Максим Федоров