Как аутлуке сделать автоответ об отпуске пошаговая инструкция

Vacation messages are automated replies that inform the senders you’re out of office

by Matthew Adams

Matthew is a freelancer who has produced a variety of articles on various topics related to technology. His main focus is the Windows OS and all the things… read more

Updated on January 6, 2023

Reviewed by
Vlad Turiceanu

Passionate about technology, Windows, and everything that has a power button, he spent most of his time developing new skills and learning more about the tech world. Coming… read more

There are times when Outlook users can’t always reply to emails immediately. For example, most Outlook users probably won’t be able to reply to their emails when they’re out of the office.

So, it can be a good idea to set up an on-vacation (or out of office) email reply before you go on holiday. Then anybody who sends a message to you when you’re away will get an automated on vacation or out-of-office reply that explains you’re currently unavailable.

There are two ways you can set up an automated out of office message in Outlook. Users utilizing Outlook 2019, 2016, 2013, and 2010 with Exchange Accounts can set up out-of-office messages with an Automatic Replies option.

However, not all Outlook users can select that option, and those who can’t will need to set up an on-vacation message with an email rule.

Check out our dedicated page for Outlook guides if you want to find out more about this app and how to use it.

How do I set automated out-of-office messages in Outlook?

1. Open Outlook.

2. Click on the File tab.

3. Navigate and click on the Automatic Replies section.

4. Select the Send automatic replies radio button.

5. Next, you need to choose what type of people you want to receive this reply. The options are: Inside My Organization and Outside my Organization.

6. After you made your selection, go ahead and write the message.

7. Customize the times and dates during which you want the vacation message to be sent.

8. Click OK to save the out-of-office email.

9. Whenever someone sends you an email while you’re on vacation, the automatic reply message will be sent to them.

You can set up an automatic out of office reply via Outlook’s built-in Settings. There is a dedicated section for creating and configuring vacation messages. You can create the message from scratch, during which dates and times the message will be sent, as well as to whom.

2. Set up an out-of-office reply with a rule

1. To set up an out-of-office reply with an email rule, open Outlook’s message text editor.
2. Enter the message body and subject for the out-of-office email.
3. Click File and Save As.
4. Enter a file title to save the email as.
5. Select Outlook Template (*.odt) on the drop-down menu.
6. Press the Save button.
7. Next, click the File tab.
8. Click the Manage Rules & Alerts button to open the Rules & Alerts window.
9. Click the New Rule button, which opens the Rules Wizard.
10. Click the Apply rule on messages I receive option, and press the Next button.
11. Click Next again, and select Yes to confirm when asked to apply rule to all messages.
12. Select the reply using a specific template check box.
13. Click the path link in the Step 2 box.
14. Select the Under Templates in File System option in the Look in the drop-down menu.
15. Select the email template you saved for the on-vacation email.
16. Press the Open button.
17. Click Next, and then you can select some optional exceptions.
18. Press the Next button again. Enter a title for the rule.
19. Press the Finish button to exit.

3. Set up an out-of-office email in Outlook.com

1. To set up an on-vacation email in the Outlook web app, click the Settings button at the top right of the app’s window.
2. Click View all Outlook settings to open the window shown directly below.
3. Click the Automatic replies tab.
4. Select the Turn on automatic replies option.
5. Select the Send replies only during a time period setting, and input the start and end dates for that period.
6. Enter an email message in the text box.
7. Click the Save button.

So, that’s how you can set up your on-vacation email in Outlook. Those who send you emails will then receive an automated reply informing them that you’re currently away for a specified time period.

For additional questions and suggestions, don’t hesitate to reach for the comments section below.

RELATED ARTICLES TO CHECK OUT:

• How to download Outlook contacts and the Distribution List
• How to download Microsoft Outlook emails to Excel
• How to convert a Microsoft Outlook PST file to OST easily

В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.

Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.

Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.

Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.

Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».

Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.

Обратите внимание. Правила обработки сообщений находятся в этом же меню, под текстом вашего автоответа.

После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.

Настройка автоматического ответа Outlook 2010

Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».

В открывшемся окне вы можете включить или отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».

Если вы покидаете рабочее место на известное время, например, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода действия поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода» и укажите время и дату действия автоответов.

Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.

Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.

Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:

Добрый день!

В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.

Телефон: +7 123 456-78-90

Почта: petrova@computernores.ru

Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:

Приветствую!

До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.

Если вопрос срочный, свяжитесь со мной по телефону +7 123 456-78-90.

Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».

Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.

Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.

Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».

В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу  отправлялись в бухгалтерию.

После создания нажмите два раза кнопку ОК, чтобы выйти из режима настроек автоответов.

На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.

Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016

Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.

Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.

Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».

Откроется окно создания автоответов, которое в принципе идентично Outlook 2010.

Для включения автоответов поменяйте переключатель на пункт «Отправлять автоответы».

Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.

Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.

Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:

Приветствую!

До 18 июля включительно я нахожусь в отпуске.

По всем вопросам обращайтесь к Козлову Виктору.

Почта: kozlov@computernotes.ru

Сайт: computernotes.ru

Телефон: +7 (123) 456-78-90

При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.

Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.

Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.

Для примера на картинке, показано правило, которые пересылает все письма с почтового ящика 12345@computernotes.ru с темой СРОЧНО на адрес kozlov@computernotes.ru.

После завершения нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.

Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».

Видео создания автоответов в Outlook

Ниже я предлагаю посмотреть несколько видео инструкций по созданию автоответов в Outlook. Если у вас остались какие-либо вопросы обязательно задавайте их в комментариях.