Как должны храниться должностные инструкции сотрудников

Должностные инструкции
Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности	Организации	3 года после замены новыми	ст. 442 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Должностные регламенты (инструкции) работников	Организации	50/75 лет <2>	ст. 443 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

О сроке хранения должностных инструкций

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ организации, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Должностные инструкции бывают типовыми и индивидуальными.

Типовая должностная инструкция закрепляет общее описание работ и цели деятельности, содержит обобщенные формулировки трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняют в указанной должности, а также права и ответственность. На практике такие инструкции чаще всего являются локальными нормативными актами организации.

Например, если в ООО «Сибирские сети» разработана типовая должностная инструкция на инженера I категории отдела технического контроля, то на основе такой инструкции могут работать несколько инженеров I категории в отделе технического контроля (если они выполняют одинаковую трудовую функцию). Такая инструкция является универсальной, то есть она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности.

Индивидуальная должностная инструкция закрепляет конкретные трудовые обязанности, которые выполняет конкретный работник (с указанием его фамилии, имени, отчества) на закрепленном за ним рабочем месте в определенном структурном подразделении.

Например, в ООО «Сибирские сети» может быть индивидуальная должностная инструкция главного специалиста отдела продаж А.О. Ермолаевой.

В Перечне 2019[1] есть две статьи, устанавливающие сроки хранения должностных инструкций – 442 и 443.

И если сейчас срок хранения типовых инструкций составляет три года после замены новыми, то в соответствии с уже недействующим Перечнем 2010[2] они имели постоянный срок хранения, а значит, их следовало включать в опись дел постоянного хранения.

Как формировать должностные инструкции в дела?

Должностная инструкция является распорядительным документом (либо им утверждается), значит, к ней применимы основные принципы группировки в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями[3]:

1. Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены отдельными распорядительными документами (приказами или распоряжениями) и являются приложениями к ним, то они включаются в дело вместе с теми документами, которыми они были утверждены.
2. Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела.
3. Приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения. При этом приказы по личному составу со сроками хранения «75 лет ЭПК» или «50 лет ЭПК» помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения «5 лет».
4. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон управления персоналом (прием на работу, перемещение, увольнение, командировки, премирование и др.), можно группировать в отдельные дела (например, заголовок дела может выглядеть так: «Приказы генерального директора № 1–139 об увольнении сотрудников»).

С учетом этих принципов может существовать три варианта ведения дел с должностными инструкциями, однако рекомендовать мы можем только первый и второй.

Должностная инструкция – это очень интересный документ. Все мы не раз о ней слышали и знаем, что она фиксирует трудовые обязанности работника. На практике именно на нее часто ссылаются работодатели, описывая трудовую функцию в договоре.

При этом официального определения понятия «должностная инструкция» нет ни в Трудовом кодексе Российской Федерации, ни в других нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права. Несмотря на это, ссылки на данный документ встречаются в разъясняющих письмах органов власти и судебной практике.

О том, что такое должностная инструкция, зачем она нужна работодателю и как ее составить, вы узнаете из статьи нашего эксперта.

Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция, несмотря на отсутствие упоминания о ней в трудовом законодательстве, это важный документ, в содержание которого входят не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности ( Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6, Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

Работодатель, исходя из целесообразности, может разработать индивидуальные инструкции на каждого работника или типовые для определенных должностей.

Зачем нужна должностная инструкция?

Должностная инструкция не является обязательным документом, то есть ее наличие является правом работодателя, но не обязанностью. При этом многие работодатели разрабатывают для сотрудников такие документы. В чем же польза должностных инструкций? На этот вопрос существует несколько ответов.

1. В должностной инструкции можно подробно расписать весь функционал работника. В данном случае не будет необходимости включать в трудовой договор весь перечень обязанностей, достаточно будет сделать отсылку на документ.
2. Документ может помочь работодателю в спорах о неправомерном отказе в приеме на работу. Достаточно четко сформулировать требования к уровню образования, квалификации и стажу работы в документе. Например, в Определении Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 21.07.2021 № 88-9433/2021 суд признал правомерным отказ работодателя в приеме на работу кандидату, который не соответствовал должностной инструкции.
3. С помощью инструкции работодатель может подтвердить правомерность применения дисциплинарного взыскания. Например, Апелляционное определение Воронежского областного суда от 01.02.2018 по делу № 33-689/2018. Работник обратился в суд с заявлением о признании незаконными выговоров за то, что не представил работодателю отчет о проделанной работе. Работодатель представил в суд должностную инструкцию, где такая обязанность была обозначена, и суд признал дисциплинарные взыскания правомерными.
4. Должностные инструкции помогут обосновать разные оклады для должностей с похожим набором функций, но разным уровнем квалификации. Например, в Апелляционном определении Верховного суда Удмуртской Республики от 22.07.2019 по делу № 33-3229/2019 отмечено, что одинаковое наименование должности при различных по своему содержанию должностных обязанностях работников не является безусловным основанием для установления одинакового размера заработной платы.

Какие разделы должны быть в должностной инструкции?

Обязательных требований к структуре и содержанию должностной инструкции нет. Рекомендуем включить в документ следующие разделы.

• Общие сведения о должности и требования к образованию и стажу работы по специальности. Данная информация в том числе поможет правомерно отказать неподходящему кандидату в приеме на работу.
• Должностные обязанности. Рекомендуем прописать данный раздел максимально подробно и включить в него всё, что должен делать сотрудник и в какие сроки. В данном разделе также можно предусмотреть, кого работник замещает.
• Взаимодействие с другими сотрудниками и руководством, в том числе взаимодействие посредством электронной почты и менеджеров.

При составлении должностной инструкции рекомендуем избегать общих формулировок, например: «обеспечить высокий уровень работы», «осуществлять мониторинг текущей ситуации». Такие формулировки не несут смысловой нагрузки и утяжеляют текст документа. Должностные обязанности должны быть прописаны четко и конкретно.

Также не рекомендуем переписывать в должностную инструкцию нормы из Трудового кодекса. Например, обязанности работника по ст. 21 Трудового кодекса, ответственность и др. Данные нормы не являются обязательными для включения в документ и обязательны по закону.

В каком виде составляется должностная инструкция?

Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ ( Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она, как и трудовой договор, должна составляться в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой остается у работодателя. Получение работником экземпляра должно в общем случае подтверждаться подписью работника на экземпляре работодателя ( ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Должностная инструкция в виде отдельного документа – это локальный нормативный акт организации. При приеме на работу необходимо работника ознакомить с инструкцией в установленном порядке до подписания трудового договора ( ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Рекомендуем оформить должностную инструкцию отдельным документом, а не приложением к трудовому договору. Это связано с тем, что обязанности, включенные в трудовой договор, в том числе и в виде приложения к нему, это предмет согласования между работником и работодателем. Соответственно, изменить или дополнить их можно, только заключив дополнительное соглашение к трудовому договору.

Итак, несмотря на то что должностная инструкция не является обязательным документом, она может быть полезна для работодателя. Рекомендуем разработать такие инструкции для эффективной работы сотрудников и минимизации рисков трудовых споров.

Вопрос:

Установлены ли сроки действия и сроки хранения должностных инструкций?

Ответ:

Сроки действия должностных инструкций нормативно не установлены. Они могут быть установлены работодателем самостоятельно в соответствующей инструкции или ином локальном нормативном акте ( ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Сроки хранения установлены законом и зависят от вида должностной инструкции. Индивидуальные должностные инструкции работников хранятся в организации 50 либо 75 лет, в зависимости от того, когда прекратили их использовать:

• 75 лет – если документы окончены делопроизводством до 1 января 2003 года;
• 50 лет – если документы окончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Типовые должностные инструкции хранятся три года после их замены новыми ( ст. 442, 443 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Автор: преподаватель-юрист «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» Анастасия Чекмарева

Безусловно, должностная инструкция является локальным актом, с которым работник должен быть ознакомлен сразу же после заключения договора о взаимном сотрудничестве.

Но ведь в процессе характер трудовых отношений, как собственно и специализация компании может и измениться. В связи с этим возникнет необходимость не только во внесении изменений в уже действующие инструкции, но и разработку новых, в порядке, определенном нормами закона.

Нужен ли и в каких случаях?

Разработка и применение должностной инструкции не обязательны. Более того, ТК РФ даже не содержит упоминания об указанном документе, ведь все обязанности в рамках ст.57 ТК РФ можно закрепить и в трудовом договоре.

И, тем не менее, данный документ активно применяется во многих организациях в порядке, который никем не определен.

Именно поэтому многие кадровики и задают вопрос: каков же порядок создания самих должностных инструкций и нужно ли их утверждать? А между тем, при оформлении должностной инструкции либо внесении изменений в уже действующие условия, в первую очередь следует руководствоваться Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и квалификационными справочниками к определенной отрасли.

Следует учитывать и нормы ст.8 ТК РФ, которой за работодателем закреплено право издавать на предприятии локальные акты, регламентирующие те либо иные процедуры уже с учетом специфики компании, при условии, что местная документация не будут ухудшать положение сотрудников в сравнении с ТК РФ.

То есть именно таким образом на законодательном уровне должностная инструкция и обретает законную силу, являясь локальным актом, на который после оформления распространяются уже и нормы ТК РФ.

При этом стоит отметить, что сама по себе инструкция не будет иметь юридической силы без правильного оформления, которое заключается не только в соблюдении прав сторон при формировании тех или иных условий, а также наличия подписей труженика и руководства, но и соответствующего утверждения.

Также следует отметить, что при необходимости даже федеральные законы подвергаются изменениям либо же полной отмене и разработке уже в новой редакции. Соответственно и инструкция не может на протяжении десятков лет быть актуальной, что предопределяет необходимость в вышеописанных действиях.

Можно ли утвердить по-другому?

При издании локальных актов, в частности, той же должностной инструкции рекомендовано пользоваться ГОСТ Р 6.30-2003, где в п.3.16 сказано, что утвердить документ можно двумя способами, а именно:

• посредством издания распорядительного акта, то есть приказа;
• путем проставления грифа «Утверждаю» с подписью руководителя организации.

То есть приказ для утверждения ДИ издавать и не обязательно, если инструкция уже утверждена указанным грифом.

Однако в некоторых отраслях разработаны специальные положения, которые не только содержат порядок оформления инструкций и процедуру внесения изменений, но и определяют обязательное издание приказа.

Если компания не относится к государственным структурам, руководство порядок утверждения инструкций вправе определять самостоятельно, то есть:

• если штат организации невелик, достаточно будет и грифа;
• если же речь идет о большом учреждении со многими структурными подразделениями, целесообразнее издать общий приказ об утверждении ДИ, а не визировать каждую.

Основания для составления

Приказ об утверждении должностных инструкций, конечно, не является обязательным документом, но ровно до тех пор, пока его необходимость не закреплена в локальных актах.

Например, положение о порядке утверждения инструкций может содержать следующие основания для его оформления:

• издание новой инструкции ввиду образования вакансии либо же введение в штатное расписание дополнительной единицы;
• внесение изменений в уже действующую инструкцию.

Приказ об утверждении должностных инструкций 2020

Несмотря на то, что законом правил формирования ДИ не разработано, создать приказ об утверждении новой должностной инструкции совсем не сложно.

Всегда можно использовать аналогию с уже закрепленными правилами и те же нормативы по оформлению официальных документов, а именно, ГОСТы.

Кто оформляет?

Как правило, разработкой должностной инструкции могут заниматься несколько специалистов:

• юрист;
• экономист или бухгалтер, если речь идет об их отделе;
• кадровый работник.

Но вот после формирования ДИ все вопросы по ее утверждению, а также изданию приказа возлагаются уже на отдел кадров, которые собственно приказы по основной деятельности и ведут.

Порядок подготовки

Следует отметить, что должностная инструкция может формироваться двумя путями:

• в виде самостоятельного документа;
• в качестве приложения к договору о взаимном сотрудничестве.

Соответственно в первом случае издается просто приказ об утверждении новой инструкции либо же о введении в действие других условий, если речь идет о правке.

Во втором случае на начальном этапе готовится дополнительное соглашение к договору, а затем уже приказ, который его и утверждает. То есть в зависимости от порядка формирования должностной инструкции может быть два приказа с совершенно разным смыслом.

Как правильно составить?

Приказ об утверждении инструкции относится к локальной документации, к которой предъявляется ряд требований, закрепленных в ГОСТ 6.30-2003.

В частности, должна быть соблюдена базовая структура документа и наличие определенных атрибутов. 

Структура и реквизиты

Так приказ должен содержать следующие сведения:

• название учреждения;
• наименование документа, то есть приказ либо же распоряжение;
• место создания документа, а именно город, где расположена компания;
• дата;
• номер, соответствующий регистрации в журнале;
• преамбула;
• непосредственные условия;
• подписи руководителя и сотрудников, которым поручены определенные задания в режиме приказа. 

Форма

Большинство приказов, которые используют в кадровом делопроизводстве, имеют унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата №1.

Однако приказ об утверждении должностной инструкции в указанном нормативном акте не упомянут, следовательно его можно составить с произвольной форме с соблюдением требований, применяемых к аналогичной документации.

Образец и примеры

Создание приказа об утверждении ДИ может понадобиться в двух случаях, а именно:

• при формировании новой инструкции; 
• при внесении изменений.

Типовой бланк

Образец приказа об утверждении новых инструкций расположен ниже и его можно скачать с нашего сайта.

Пример документа также представлен ниже:

Типовой приказ об утверждении ДИ (бланк)

В доу

Как правило, в детском саду штат сотрудников составляет около 50 человек, и это минимум.

При этом, если инструкции сотрудников приводят в соответствие в теми же квалификационными требованиями на основании ЕТКС, требуется издать об утверждении всех инструкций уже в новой редакции на основании образца, который представлен ниже.

В школе

Требования к квалификации, а также обязанностям, которые преподаватели и обслуживающий персонал должны выполнять в пределах установленной нормы часов, утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 N 761н.

А так как во исполнение ст.46 ФЗ N 273 лица, занимающиеся педагогической деятельности обязаны отвечать квалификационным требованиям, закрепленным в том же ЕТКС, необходимость во внесение должностных инструкций уже с учетом современных требований к образованию и возникает. 

Сколько и где хранить?

В рамках п.657 Приказа Минкультуры №558 трудовые договоры, а также иные документы, не вошедшие в личные дела, то есть те же приложения к ним же в виде должностных инструкций, хранятся на предприятии не менее 75 лет в архиве самого предприятия.

Однако если компания ликвидируется, все данные, включая и ДИ, передаются в трудовой архив города либо же правопреемнику учреждения.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Приказ об утверждении должностной инструкции: кем составляется и подписывается, как регистрируется, сколько хранится и образец документа

Для чего нужен приказ об утверждении должностных инструкций

Теоретически большинство фирм-работодателей может обходиться без должностных инструкций. Но на практике они нужны для эффективного управления кадрами, поскольку в них закрепляются права, обязанности и ответственность работников согласно их должностям. Подписав должностную инструкцию, сотрудник официально признает их.

Что же касается приказа, он наделяет механизм применения должностных инструкций в фирме юридической силой.

Должностные инструкции, выданные сотрудникам без издания руководством соответствующего приказа, могут быть признаны судом или трудинспекцией недействительными, а это чревато появлением значительных рисков для бизнеса.

Так, если человек был уволен за неоднократное нарушение должностных обязанностей, прописанных в официально не согласованной с работником инструкции, он имеет хорошие шансы восстановиться на работе через суд.

Как оформлять приказ

• Единых норм по оформлению приказа, как и по его содержанию нет: он может быть написан на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, причем как от руки, так и напечатан на компьютере.
• Это важно знать: Должностные обязанности ассистента стоматолога
• Важное условие: приказ должен содержать оригинал подписи директора или иного сотрудника, уполномоченного на визирование распорядительных документов компании.
• Также с ним под роспись следует ознакомить работников, ответственных за его исполнение.

Структура приказа о введении должностных инструкций

Структура приказа о введении должностных инструкций законодательно не определена даже в виде рекомендаций. Но, исходя из практики кадрового менеджмента, допустимо включить в ее состав:

• блок, в котором указывается наименование документа («Приказ о…»);
• текстовый блок с мотивировочными формулировками («В связи с необходимостью…»);
• текстовый блок с резолютивными формулировками («Приказываю…»).

Документ должен быть подписан руководителем фирмы. Сотрудники, которые в соответствии с приказом отвечают за разработку, корректировку, учет должностных инструкций и осуществление иных необходимых действий с ними, должны подтвердить своей подписью факт ознакомления с документом.

В резолютивной части необходимо зафиксировать перечень должностей, для которых утверждается инструкция. Также в ней следует указать даты утверждения инструкций директором. При этом дата подписания приказа должна совпадать с датой утверждения инструкций (или предшествовать ей).

Приказ об утверждении штатного расписания на 2020 год

Приказы по организации являются важной составляющей рабочего процесса, поскольку определяют самые основные аспекты деятельности.

Этим документом руководитель назначает ответственных лиц, накладывает взыскания, определяет размер материального вознаграждения и многое другое. Немаловажным является приказ об утверждении штатного расписания.

Только при наличии такового можно говорить о введении его в действие.

Штатное расписание является документом, содержащим сведения о необходимых организации штатных единиц определенной специальности, их распределение по структурным подразделениям и размер оплаты труда по каждой из них.

Все эти данные потом будут указаны в трудовом договоре, который заключается с работником. Такая норма закреплена статьей 57 Трудового кодекса и проверяющие органы могут запросить у работодателя штатное расписание с контрактами для сверки.

Статистические органы рекомендуют обращаться к унифицированной форме расписания при его составлении, но каждое предприятие может использовать свою с учетом специфики и особенностей.

Такое расписание помогает осуществлять планирование единиц специалистов и фонд оплаты труда на предстоящий период. Поэтому в большинстве хозяйственных субъектах документ ежегодно переутверждается. При изменении в количестве работников, а также их денежного довольствия, обязательно составляется новое штатное расписание и приказ о его вводе в действие.

Цели и функции приказа об утверждении штатного расписания

Приказ является отправной точкой для использования расписания в организации. Оно составляется кадровой службой, согласовывается с профсоюзным органом и только затем попадает к руководителю вместе с приказом об утверждении.

Подпись руководителя в приказе означает, что кадровики и бухгалтера могут полноправно работать с кадровым составом. Без приказа штатное расписание не считается введенным в действие.

Следует уточнить, что само расписание – это важный документ для всех структурных единиц организации, но оно также приложение к соответствующему приказу. Виза руководителя на нем обязательна, как и дата и номер приказа.

Форма приказа

Строгой формы такого приказа законодательно не установлено. Его оформление подчиняется общим принципам делопроизводства. Обязательным требованием является распечатывание на бланке организации с регистрацией в общем журнале приказов по основной деятельности и ознакомлением с ответственными лицами.

Порядок составления

При оформлении приказа по организации, в том числе и утверждающем штатное расписание, обязательно наличие сведений о субъекте, которые содержатся на фирменном бланке. Это:

• полное наименование предприятия;
• все учетные данные (ИНН, ОГРН, КПП и др.), банковские реквизиты;
• полный адрес;
• контактные телефоны и номер факса.

Перечислим обязательные пункты, которые должны присутствовать в приказе о введении в действие штатного расписания:

• наименование документа в центре сразу под данными об организации;
• место составления с указанием наименования населенного пункта;
• дата оформления приказа и его номер по порядку в соответствии с учетным журналом по хозяйственному субъекту;
• наименование, дающее возможность однозначно истолковать содержание документа, т.е. «Об утверждении штатного расписания»;
• преамбула, где излагается обоснование для введения документа в организации;
• обязательно присутствие слова «приказываю», как определение того, что руководитель дает распоряжение относительно дальнейших действий;
• ниже идут пункты по порядку о количестве штатных единиц и общего фонда оплаты труда, принимаемых на предприятии, с какой даты они будут действовать (если дата не указана, то дата приказа принимается, как время утверждения и ввода в действие). Указывается, что штатное расписание является приложением к приказу;
• если при утверждении нового старое расписание утратит силу, это нужно указать отдельным пунктом;
• назначается ответственное лицо за ознакомление персонала с документом и на кого возлагаются контрольные функции: это могут быть главный бухгалтер, начальник кадровой службы или сам руководитель организации;
• завершающим является наименование должности руководителя, его личная подпись и расшифровка.

Ознакомление с приказом может быть произведено отдельными листами, на лицевой стороне ниже подписи руководителя или на оборотной. Он представляет собой перечисление должностей, даты ознакомления и подписи с расшифровкой.

Итоги

Фирма-работодатель имеет право не утверждать должностные инструкции, поскольку эта обязанность не закреплена в ТК РФ (за исключением случаев, когда это прямо предписывается федеральными НПА). Но если она все же вводит инструкции в оборот, их использование должно быть юридически закреплено — с помощью соответствующего приказа.

Ознакомиться с особенностями составления других разновидностей должностных инструкций вы можете в статьях:

• «Должностная инструкция бухгалтера-кассира — образец 2015»;
• «Должностная инструкция бухгалтера по материалам — образец».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Образец приказа и правила его составления

Утвердить должностные инструкции можно с помощью приказа или распоряжения. Форма этих документов свободная, поскольку утвержденного образца не предусмотрено. Структура стандартная и включает такие разделы:

1. Название организации.
2. Дата, место и номер составления приказа.
3. Обоснование – например: «в связи с необходимостью систематического контроля выполнения должностных обязанностей, оценкой качества работы сотрудников».
4. Текст решения (после слова «Приказываю»: утверждение инструкций, ответственный за исполнение документа). Это может быть начальник отдела кадров, менеджер отдела и другое ответственное лицо.
5. Подпись сотрудника, означающая ознакомление с приказом, расшифровка подписи (фамилия, инициалы).
6. Дата составления, подпись директора, печать организации (при необходимости).

При составлении приказа об утверждении инструкции можно ориентироваться на такой образец.

Приказ составляется ответственным работником. Это может быть:

• секретарь;
• менеджер по персоналу;
• менеджеры других отделов;
• юрисконсульт и др.

Сотрудники передают документ на подпись руководителю, снимают необходимое количество копий. Приказ необходимо зарегистрировать в журнале внутреннего документооборота. Оригинал хранится вместе с другими документами и предъявляется по первому требованию. Документ хранят в течение всего времени работы компании или до утраты им своей силы. Минимальный срок хранения в архиве составляет 3 года.

Предназначение должностной инструкции

Должностная инструкция выполняет следующие функции:

• Устанавливает определенные требования к квалификации и конкретной должности сотрудника, с учетом его знаний и образования
• структурирует должностные обязанности работника ( перечень работ, задач)
• установление пределов ответственности работника.

Важно! Главным предназначением должностной инструкции является определение работнику круга его обязанностей, прав, ответственности.

Как и где хранится приказ

Согласно Законодательства Российской Федерации все приказы должны храниться в архиве предприятия. Документы, которые не входят в состав личного дела сотрудника, как например приказ, необходимо хранить семьдесят пять лет. Если организация ликвидировалась, то все данные нужно передать в городской архив либо правопреемнику.

1. Главное в оформлении приказа об утверждении инструкций:
2. 1.соблюсти временные рамки , чтобы изданные приказ был либо накануне самой инструкции либо в тот же день
3. 2.оформить его на бланке организации, с указанием реквизитов
4. 3.обязательно завизировать директором, а также необходимы подписи всех ответственных лиц
5. 4.проконтролировать его исполнение и заключение с каждым сотрудником должностной инструкции
6. Сотрудникам же необходимо:
7. 1.Внимательно изучить свои должностные инструкции, и в случае несогласия с каким-либо пунктом оповестить работодателя об этом, во избежание недомолвок в будущем

1. подписать инструкцию после выяснения всех обстоятельств

Можно ли утвердить должностную инструкцию другим способом

Как составление инструкций, так и издание приказа об их утверждении не является обязательной мерой. Если руководителю удобнее обойтись без этих документов, он может отказаться от их издания. Например, можно составить инструкцию, форму которой утвердить специальной о в правом верхнем углу над текстом»).

Оригинальная версия будет храниться у ответственного работника, а ее копии будут подписываться конкретными сотрудниками и храниться у них.

С другой стороны, если предприятие довольно крупное, подобный порядок не совсем удобен – и тогда руководство составляет приказ об утверждении каждой инструкции.

Также можно составить и одно распоряжение, в котором перечислить сразу несколько утверждаемых инструкций для разных должностей.

Цели использования должностной инструкции

Если с сотрудником заключена должностная инструкция, работодатель имеет право на:

• доказать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;
• распределить трудовые функции между работниками;
• оценить качество работы сотрудника в период испытательного срока;
• оценить качество выполнения работником трудовой функции;
• доказать несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
• доказать правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей.

Как вносить изменения в должностные инструкции

Инструктирующая документация с течением времени может претерпевать изменения, что связано как с поправками в законодательство, так и с развитием самой компании. Например, у работника могут появляться новые обязанности, полномочия, сфера ответственности. К тому же в компании могут появиться и новые должности в связи с расширением, реорганизацией отделов и т.п.

Поэтому появляется необходимость составить новую инструкцию либо внести поправки в старую. Порядок внесения таких поправок законодательством не регулируется. Поэтому руководитель может просто поручить разработать новые документы ответственным сотрудникам, т.е. составлять приказ об этом необязательно.

Как только появится новая редакция документов, их также необходимо утвердить новым приказом. Одновременно с его появлением старое распоряжение утрачивает силу, о чем также нужно написать в новом тексте. Предварительно можно издать распоряжение об утрате силы прежними инструкциями, а также о разработке новых бумаг в установленный срок. Оформить приказ можно в соответствии с таким образцом.

Таким образом, компания имеет полную свободу выбора при составлении описанных документов. Приказ оформляется в произвольной форме, подписывается ответственным сотрудником. К тому же отдельное распоряжение можно вообще не издавать, просто утвердив инструкцию визой «Утверждаю».

Форма представления должностной инструкции

Существует два варианта инструкции:

Вид инструкции	Расшифровка
Типовая должностная инструкция по конкретной должности	универсальная для всех работников по данной позиции. С ней все соответствующие работники знакомятся под личную подпись. Чтобы требования законодательства нарушены не были, необходимо должностные обязанности предусмотреть также и в тексте трудового договора.
Должностная инструкция составляется отдельным документом	с указанием перечня должностных обязанностей, вопросами подчиненности, взаимодействия и т.д.) и оформляется приложением к трудовому договору. В таком случае в основном тексте договора может отсутствовать перечень должностных обязанностей, однако необходима ссылка на данное приложение.

Приказ об утверждении должностных инструкций в 2020 году

Приказ об утверждении должностных инструкций — это локальный нормативный акт организации. Он определяет порядок введения в действие документов, содержащих сведения о правах и обязанностях работников, занимающих определенную должность. Его составление является обязательным для некоторых организаций.

Кадровое делопроизводство состоит из множества документов, о которых многие клерки даже не догадываются. Так, например, далеко не все руководители знают, что утверждать должностные инструкции нужно приказом.

Казалось бы, все функции, права и обязанности работников можно прописать в трудовых договорах, а если и формировать отдельные описания функционала, то для чего создавать еще и отдельный распорядительный акт об их утверждении? На самом деле все далеко не так просто.

Роль должностных инструкций в организации

В соответствии с действующим трудовым законодательством и в частности, с Трудовым кодексом РФ, должностные инструкции, а значит, и распоряжение об их введении в действие, не являются обязательными. Значит, каждая коммерческая компания ответ на вопрос, нужен ли приказ на утверждение должностных инструкций, находит самостоятельно.

А вот у бюджетных организаций, государственных и муниципальных учреждений он в подавляющем большинстве случаев положительный. Обязательность составления локальных актов с перечислением функций и прав сотрудников закреплена для них в ведомственных нормативно-правовых актах.

А без соответствующего распоряжения об утверждении такие документы не могут считаться действующими и не имеют законной силы.

В каких случаях нужен приказ

Обычно форма приказа утверждается в самом начале деятельности организации или учреждения. Но иногда такое распоряжение приходится формировать и уже в процессе осуществления деятельности. Это необходимо в случае:

• создания новых штатных единиц в структуре учреждения или организации;
• изменения законодательных актов, регламентирующих трудовую функцию сотрудников;
• изменения технологических подходов и требований.

Также распоряжение о введении новых служебных обязанностей или корректировке старых может поступить от вышестоящих организаций или министерств. Коммерческие компании могут изменять функции, присущие определенной должности, по своему желанию в любое время. Главное, чтобы соответствующие изменения были внесены в трудовые договоры работников.

Порядок оформления и образец

Унифицированная форма этого локального акта отсутствует. Но некоторые ведомства утвердили рекомендованные формы документа. Например, это предусмотрено приказами:

• ФСИН России от 05.06.2008 N 379;

Приказ о должностных инструкциях: образец 2021 года

Безусловно, должностная инструкция является локальным актом, с которым работник должен быть ознакомлен сразу же после заключения договора о взаимном сотрудничестве.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

• 8 (800) 700 95 53
• ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
• Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Но ведь в процессе характер трудовых отношений, как собственно и специализация компании может и измениться. В связи с этим возникнет необходимость не только во внесении изменений в уже действующие инструкции, но и разработку новых, в порядке, определенном нормами закона.

Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию

Работодателю особо следует обратить внимание на внесение изменений в должностные инструкции, необходимость в которых возникла в следствие организационных или технологических изменениях труда. В этом случае работников о предстоящих изменениях уведомлять необходимо заранее, а именно не позднее, чем за 2 месяца до начала действия изменений (74 ТК РФ).

Соблюдают такой порядок и сроки независимо от того каким образом оформлена инструкция, как приложение к трудовому договору или как отдельный документ.

Если в организации выявлены несоответствия должностных обязательств содержанию ЕКС, либо профстандарта, это не означает, что нужно вносить изменения в должностные инструкции, так как ЕКС и профстандарт в этом случае выступают только как рекомендательная база. Решить вопрос можно несколько иначе, например в штатное расписание добавить новую должность, утвердив по ней все должностные обязанности и перевести сотрудника на эту должность, оформив перевод.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа, то ее изменение зависит от объема вводимых поправок. Если трудовой функции такие изменения не касаются, то оформить их можно отдельным приказом. В приказе указываются все, что касается обновления указанного документа.

Мнение эксперта

Гусев Павел Петрович

Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

Если изменения носят значительный характер, приказ оформляют с утверждением не новой редакции инструкции, а полностью измененной ее форме. С таким документом работника необходимо ознакомит в общем порядке под подпись.

Если инструкция оформлена как приложение к договору с сотрудником, то изменяют ее не только приказом о внесении изменений, но и путем составления допсоглашения к договору. В этом случае корректировки рассматривают как существенное изменение условий договора, поэтому работника предупредить необходимо за два месяца.

Можно ли заменить приказ другой формой утверждения

Приказ, так же как и сама должностная инструкция, не является обязательным документом, поэтому иногда вместо написания отдельной распорядительной бумаги достаточно просто поставить на должностной инструкции резолюцию руководителя.

Однако, если предприятие крупное, имеющее целый ряд структурных подразделений, работников и соответственно множество должностей, закрепленных в штатном расписании, директору намного проще и удобнее вводить должностные инструкции в действие при помощи одного приказа, чем визировать десятки отдельных документов.

Пример внесения изменений

Рассмотрим на конкретном примере, как работодатель должен вносить изменения в инструкцию, которая составлена отдельным документом.

Головная находится в г. Москва, а ее подразделение в г.

Смоленске. Согласно должностной инструкции, главный бухгалтер компании обязана дважды в год посещать обособленное подразделение с целью проведения необходимого анализа, а также подготовки к сдачи отчетности.

Руководителем было принято решение о закрытии подразделения путем ликвидации. Главному бухгалтеру направили уведомление, содержащее информацию о планируемом внесении изменений в ее инструкцию.

Главный бухгалтер с вносимыми изменениями согласилась и в связи с этим поставила в уведомлении свою подпись. После закрытия подразделения были подготовлены следующие документы: допсоглашение к трудовому договору с главбухом и изменения к ее инструкции.

1. Руководитель отдельным приказом утвердил изменения к инструкции главного бухгалтера.
2. Перечень трудовых обязанностей сотрудника содержится непосредственно в его должностной инструкции, которой ему необходимо придерживаться и соблюдать.
3. А так же все возникающие споры между работодателем и подчиненным, как правило, решаются путем обращения все к той же инструкции.
4. Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Что такое приказ об утверждении должностной инструкции и как его правильно составить?

При необходимости введения в действие должностных инструкций сотрудников предприятия, от лица директора организации обязательно формируется специальный приказ с соответствующим содержанием.

Открыть и скачать онлайн.

Обычно должностные инструкции разрабатываются руководством предприятия совместно с юристом и вводятся в применение отдельным распоряжением директора на начальной стадии работы организации.

Но в некоторых случаях, например, после реорганизации компании, каких-то внутренних изменениях проводится повторная процедура по вводу должностных инструкций в действие. Роль должностных инструкций вполне понятна: с их помощью руководство регулирует деятельность подчиненных.

Таким образом, они служат для достижения сразу нескольких целей: укреплению дисциплины труда, организации и мобилизации работников, повышению производительности и в конечном счете расширению перспектив предприятия.

Следует отметить, что далеко не всегда и не везде применяются должностные инструкции, в основном они распространены в государственных учреждениях, а также в крупных организациях коммерческого сектора, где большая численность персонала.

Если на предприятии используются должностные инструкции, то приказ о вводе их в действие является незаменимым документом, значение которого невозможно переоценить.

Он является юридическим подтверждением их значимости и законности, проще говоря, без этого приказа инструкции с прописанными в них функциональными обязанностями работников организации могут быть признаны недействительными в случае возникновения споров и конфликтов между руководством организации и подчиненными, дошедшими до судебной инстанции, трудовой инспекции или прокуратуры. Приказ о введении в действие должностных инструкций разрешается писать в произвольном виде, поскольку его единый стандарт отсутствует.

Единственное, что следует при этом учитывать: чтобы структура, состав и подача документа соответствовали нормам деловой документации. Правда, в государственных учреждениях, ровно как и в некоторых коммерческих компаниях иногда встречается унифицированный шаблон распоряжения.

При этом формат приказа должен быть обязательно утвержден в локально-нормативных актах организации. Оформление приказа также отдается на откуп его составителям.

Документ можно писать вручную или делать в печатном виде, на обычном листе бумаги или на бланке с фирменными реквизитами и логотипом.

Приказ формируется всегда в единственном оригинальном экземпляре, а при необходимости делаются его заверенные копии в нужном количестве.

Под приказом обязательно должны расписаться следующие лица: директор компании, как сотрудник, от лица которого идет данное распоряжение, работники, которых приказ касается напрямую, а также те, на кого возлагается контроль за его исполнением.

Таким образом, все они будут свидетельствовать о том, что ознакомлены с содержанием документа и согласны с ним.

Отсутствие этих подписей может привести к тому, что при возникновении разногласий между руководством предприятия и подчиненными, приказ будет оспорен суде, а директор и иные должностные лица привлечены к административному наказанию.

Все приказы, издаваемые от имени руководителя фирмы должны в обязательном порядке учитываться. Для этого обычно используются специальный журнал. В него вносится название распоряжения, его номер и дата выпуска.

Журнал, как правило, находится под контролем у кого-либо из сотрудников, входящих в ближайшее окружение руководства: секретаря, начальника кадрового отдела или юриста.

В случае надобности журнал помогает доказать сам факт создания приказа, а также оперативно найти требуемый документ.

Это важно знать: Должностные обязанности инспектора ДПС

По отношению к хранению приказа никаких особенных условий не выдвигается.

Но для организации порядка в этом деле следует подшить документ в папку с другими подобного рода бумагами, где он должен находиться период, установленный в законодательстве или срок, указанный в нормативно-правовых актах фирмы не меньше трех лет. После этого от него можно избавиться но только в соответствии с определенным регламентом, установленном для утилизации распорядительных актов.

Образец приказа об утверждении должностной инструкции

Важно! Работодатель самостоятельно принимает решение о том, в каком порядке оформлять должностные инструкции (далее — ДИ) и вносить в них изменения (см. письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Обычно правила оформления и утверждения ДИ определяются специальным положением о ДИ. Так, положением может быть предусмотрено, что для утверждения ДИ обязательно издание соответствующего приказа. Более подробно об этом можно узнать из статьи по ссылке: Образец приказа о разработке должностных инструкций.

В целом для утверждения ДИ может быть достаточно и специальной отметки (грифа об утверждении) на первой странице, если именно такой порядок предусмотрен внутренней документацией и правилами документооборота организации.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Кто утверждает и подписывает должностные инструкции 

Как мы уже указали выше, порядок утверждения ДИ определятся работодателями самостоятельно.

Обратите внимание! Обычно данная функция возлагается на руководителя организации. Могут потребоваться также визы юридической и кадровой службы предприятия — в зависимости от предусмотренного положением о ДИ порядка.

В качестве исключения можно обозначить ситуации, когда порядок утверждения ДИ вводится на уровне компетентных госорганов. В этой ситуации обособленные и структурные подразделения должны руководствоваться общим регламентом, утвержденным на уровне соответствующего ведомства (например, приложение 5 к приказу ФТС России от 11.08.2009 № 1458 и др.).

Более подробно о том, как именно нужно составлять ДИ, можно узнать из статьи по ссылке: Как правильно составить должностную инструкцию — образец. 

Как утвердить должностную инструкцию: общий порядок 

Обычный порядок утверждения должностной инструкции в частной организации включает хотя бы одно из перечисленных ниже действий:

• Нанесение на первой странице ДИ грифа «Утверждаю», содержащего такие реквизиты, как наименование должности руководителя организации, его Ф. И. О., подпись, дату проставления грифа (см. п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
• Издание приказа об утверждении ДИ. Такой приказ может одновременно также содержать распоряжение о введении в действие утвержденных ДИ и/или отмене ранее действовавших ДИ и другие поручения (более подробно об этом далее). 

Обратите внимание! Зачастую нанесения грифа утверждения вполне достаточно, хотя положением о ДИ может быть предусмотрена необходимость выполнения всех перечисленных выше действий. 

Приказ об утверждении должностных инструкций 

Важно! Типового/унифицированного образца такого приказа к настоящему моменту не существует, поэтому организация может разработать его самостоятельно с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 и локальной документации.

При этом структура приказа может быть такой:

• наименование документа, место и дата издания;
• цель издания приказа;
• распоряжение об утверждении конкретного перечня должностных инструкций;
• иные сопутствующие распоряжения руководителя (например, о введении в действие утвержденных ДИ, проведении мероприятий по ознакомлению работников с текстом утвержденных ДИ);
• распоряжение о возложении ответственности об исполнении приказа на конкретное лицо;
• подпись руководителя;
• отметка об ознакомлении с приказом ответственного за его исполнение лица. 

Такой приказ может быть составлен на основе предлагаемого нами шаблона по ссылке: Приказ об утверждении должностной инструкции — образец.

***

Таким образом, порядок утверждения должностных инструкций определяется работодателем самостоятельно в локальной документации. При этом данный порядок может и не предусматривать необходимость издания приказа об утверждении ДИ, достаточно может быть и специального грифа об утверждении.