Как оформить удаленного сотрудника простая пошаговая инструкция

Иногда предприятию более выгодно, если сотрудник работает из дома. Он не занимает площадь и не требует оснащения рабочего места. Мы расскажем, какие нюансы есть при оформлении такого человека в штат.

Удалённого сотрудника оформить иногда проще, чем обычного. Он не проходит предварительный медосмотр  и ему не нужна спецоценка условий труда. Сотрудник сам создаёт условия для работы и распределяет время, поэтому большая часть требований охраны труда к нему неприменима. Сложности в оформлении возможны, когда работник находится в другом городе и физически не может приехать в офис, чтобы  обменяться документами. Приходится дополнительно думать, как организовать документооборот на расстоянии.

• Решить, каким образом вы будете обмениваться данными
• Получить согласие на обработку персональных данных
• Не направлять на медицинский осмотр
• Ознакомить с внутренними документами
• Получить документы
• Договориться насчет трудовой книжки
• Подписать трудовой договор
• Выполнить требования охраны труда
• Оформить приказ
• Оформить кадровые документы

Решить, каким образом вы будете обмениваться данными

Вы можете вести с сотрудником на удалёнке как бумажный, так и  электронный документооборот.

Если на предприятии в ходу электронные документы, то нужно просто попросить нового сотрудника получить в специальном центре усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). В законе нет указаний, за чей счёт её следует делать. Однако сотрудник имеет законное  право отказаться от дополнительных трат, поэтому проще впоследствии компенсировать ему сумму, потраченную на электронную подпись.

Если собственной системы электронного документооборота нет, можно использовать онлайн-сервисы или установить специальную программу. В этом случае УКЭП также понадобится предприятию.

Оформление документов в электронном виде происходит значительно быстрее, чем в бумажном. Однако, если на предприятии предпочитают бумажные носители и готовы ждать, можно использовать Почту России. Оба варианта закреплены ст. 9 N 152-ФЗ «О персональных данных». 

Если используете почту, кадровые документы следует отправлять исключительно заказными письмами с уведомлением о вручении. В противном случае персональные данные могут попасть к сотруднику, который не допущен с ними работать. 

Получить согласие на обработку персональных данных

Персональные данные понадобятся вам для кадрового учёта и документооборота компании. В электронном виде получить согласие работника быстрее и проще. Для согласования на бумаге есть несколько нюансов.

Сначала вам потребуется направить удалёнщику бланки для заполнения и образец. При этом образцом не может быть аналогичный документ с данными другого сотрудника, все реквизиты должны быть вымышленными. Когда сотрудник внесёт в бланк свои данные, попросите сделать фотографию и проверьте правильность заполнения. Если всё хорошо, документ можно отправлять.

Не направлять на медицинский осмотр

Согласно ст. 312.3 ТК, работодатель освобожденосвобождён от обязанности проводить предварительный медосмотр для дистанционных сотрудников. 

Ознакомить с внутренними документами

На дистанционных работников распространяется действие коллективных договоров, ПВТР и локальных нормативных актов. Поэтому удалёнщика нужно ознакомить с ними под роспись  до того, как заключить трудовой договор (ст. 68 ТК).

Если работник находится в другом городе, статья 312.2 ТК допускает электронный документооборот и использование УКЭП.

Получить документы

Перечень документов классический и одинаков для всех работников: трудовая, паспорт,  СНИЛС, справки об отсутствии судимости и отсутствии административок за наркотики, документы об образовании. Если вы принимаете на работу мужчину призывного возраста — спросите также документы воинского учетаучёта.

Для оформления договора достаточно фотографий или сканов документов, которые работник направит по электронной почте. Согласно ст. 312.2 ТК вы также можете потребовать у него снять с документов копии, заверить их у нотариуса и отправить заказным письмом с уведомлением.

Договориться насчёт трудовой книжки

Если речь идёт об оформлении в штат удалённого сотрудника, то трудовую книжку можно не вести. Статья 312.2 ТК разрешает так поступать. Если книжку ранее не заводили — её можно и не делать. Когда работник захочет доказать факт трудовой деятельности или подтвердить страховой стаж, он покажет свой экземпляр договора — и этого будет достаточно.

Если работник готов отказаться от заполнения трудовой книжки, об этом нужно обязательно написать в трудовом договоре. Работодатель в любом случае не освобождается от необходимости передавать сведения в ПФР в общем порядке.

Если работник хочет, чтобы соответствующая запись была сделана, ему следует передать трудовую книжку работодателю с помощью Почты России либо лично. 

Подписать трудовой договор

Дистанционный характер работы обязательно нужно отразить в договоре.

Мы рекомендуем пользоваться формулировкой Трудового кодекса: Работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя (дистанционно).

Статья  312.2 ТК разрешает для заключения трудового договора ограничиться обменом электронными документами. После того как договор согласовали обе стороны, у работодателя есть три дня, чтобы отправить удалёнщику бумажный экземпляр почтовым отправлением с уведомлением или курьером.

Поскольку сотрудник будет работать на своей территории, в трудовом договоре нужно закрепить:

• порядок оформления и сдачи отчётности (ст. 312.2 ТК РФ);

• период, когда сотрудник должен быть доступен для звонков и(или) видеоконференций;

• срок ответа на электронные письма других работников.

Также важно указать, обеспечивает ли работодатель сотрудника оборудованием, необходимым для работы. Если сотрудник использует собственную техническую базу или делает фиксированные взносы (например, за аренду или подписку на программное обеспечение), в договоре нужно предусмотреть компенсацию со стороны предприятия (ст. 312.3 ТК РФ).

Если у вас принят только  бумажный документооборот, отправьте работнику трудовой договор, который подписан со стороны фирмы, в двух экземплярах. Сотрудник подпишет документы и отправит один комплект обратно.

Выполнить требования охраны труда

Проводить спецоценку условий труда в отношении рабочего места дистанционного сотрудника не нужно (ст. 3 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

Охрана труда  удалённого работника, предполагает всего три действия:

• застраховать от профессиональных заболеваний и несчастных случаев на производстве;

• ознакомить с требованиями охраны труда. Это нужно делать, если оборудование и средства для работы  рекомендовал или предоставил работодатель. Инструктаж можно провести удалённо, а факт ознакомления подтвердить УКЭП;

• расследовать случаи получения травм во время работы или развития профзаболеваний у дистанционного работника в том же порядке, что и для обычных сотрудников.

Оформить приказ

Чтобы завершить процедуру приёма в штат удалённого сотрудника, необходимо издать приказ  на основании заключённого трудового договора о дистанционной работе. Если вы применяете форму Т-1, в графе «условия приёма на работу, характер работы» напишите «дистанционная».

Об издании приказа сотрудника нужно уведомить в течение 3 дней с фактического начала работы. Для удалённых сотрудников это происходит в электронном виде. Когда работник прочитает приказ, он должен поставить УКЭП. Если ему нужна копия распоряжения, работодатель заверяет её и направляет  заказным письмом с уведомлением (ст. 68 ТК РФ).

Оформить кадровые документы

Так же как и для обычного сотрудника, для дистанционного нужно завести личную карточку Т-2. Если стороны договорились вести трудовую книжку — в ней делают запись. Если трудовую книжку принеспринёс работник, это нужно отметить в книге учёта.

Если сотрудник — военнообязанный, в военный комиссариат нужно сообщить, что предприятие заключило с ним трудовой договор. Закон отводит на это 2 недели с момента подписания такого договора. Порядок для дистанционных работников стандартный.

Заключение

Трудоустроить дистанционного работника не труднее, чем обычного. Нужно выполнить последовательность простых шагов:

• Получить пакет документов для оформления.

• Ознакомить сотрудника с внутренними документами.

• Заключить трудовой договор в электронной форме и отправить сотруднику по почте в течение трехтрёх дней.

• Подготовить приказ о приемеприёме дистанционного работника на работу.

• Завести личную карточку и личное дело сотрудника.

• Внести запись в трудовую.

Удаленная работа по трудовому договору отличается от привычного многим сотрудничества с фрилансерами. Важно учесть требования Трудового кодекса и предусмотреть в договоре положения, которые и компании, и работнику будет удобно соблюдать на практике. В этой статье рассмотрим, как правильно оформить удаленную работу по ТК РФ и каким нюансам уделить внимание в договоре с сотрудником.

Что считается удаленной работой

Удаленная работа — это формат работы, при котором рабочее место сотрудника не находится под контролем работодателя. Работник может трудиться за домашним компьютером, в коворкинге, кафе и любом другом месте. С работодателем удаленный сотрудник связывается по телефону или через интернет. Такая работа в ТК РФ еще называется дистанционной. В этой статье мы будем использовать оба термина.

Удаленная работа может быть постоянной или временной. В последнем случае сотрудник непрерывно работает на удаленке в пределах полугода или чередует работу в офисе и дистанционно: например, выполняет большую часть задач дома, а в офис приезжает на деловые встречи.

Как оформить удаленную работу

Заключить договор на удаленную работу

Условия дистанционной работы закрепляют в трудовом договоре при его заключении или позднее подписывают дополнительное соглашение к нему. Общие правила удаленной работы в компании можно также изложить в коллективном трудовом договоре. В таком случае в трудовой договор с сотрудником понадобится включить отсылки к коллективному договору.

Если сотрудники экстренно переходят на дистанционную работу, работодатель должен издать об этом приказ. Это необходимо при пожаре, эпидемии, аварии или несчастном случае на производстве и других исключительных ситуациях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные условия работы. Согласия работника на такой перевод не требуется. В остальных случаях приказ об удаленной работе издавать не нужно.
Статья 312.9 Трудового Кодекса РФ

Обмен документами

По общему правилу сотрудник и работодатель обмениваются документами о трудоустройстве в электронном виде. Для этого работодателю понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику — такая же подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись. В другой статье мы подробно освещали, какую ЭЦП выбрать для сотрудника и как ее оформить.

Подписанные документы стороны передают через портал «Работа в России» или информационную систему работодателя. Последние обычно позволяют не только обмениваться документами, но и решают другие задачи: помогают отслеживать процесс согласования и подписания этих документов, хранить и систематизировать их и т. д.

Работник может запросить бумажный экземпляр трудового договора или допсоглашения. Для этого ему нужно написать заявление — и работодатель отправит документы в течение трех рабочих дней. Сотрудник также по требованию работодателя обязан представить нотариально заверенные копии документов, необходимых при трудоустройстве.

Внести запись в трудовую книжку

По желанию сотрудника запись об удаленной работе нужно внести в бумажную или электронную трудовую книжку работника. Без запроса такой обязанности у работодателя нет — запись можно не вносить.

Если у сотрудника нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки, он может написать заявление на имя работодателя с просьбой оформить новый документ. Отказать ему будет нельзя. А вот СНИЛС дистанционный сотрудник получает самостоятельно.

Как прописать удаленную работу в трудовом договоре

Трудовой договор с удаленным сотрудником должен соответствовать общим требованиям, установленным ТК РФ для трудовых договоров. Но есть и специальные правила. Перечислим моменты, которые важно учесть в договоре о дистанционной работе по закону и с учетом практики.

Режим рабочего времени

Укажите рабочее время или время, в которое работник должен быть на связи. Если этого не сделать, удаленщик сможет сам определять свой режим рабочего времени.

Если работник трудится на удаленке временно, в договоре можно прописать продолжительность и периодичность работы не в офисе. В таком случае имеет смысл также указать порядок вызова дистанционного работника в офис.

Место работы дистанционного сотрудника

По общему правилу в трудовом договоре должно быть указано место работы. Для удаленных сотрудников исключений нет. Однако не стоит вписывать домашний адрес работника — если он переедет, придется вносить изменения в договор. Вместо этого можно выбрать более универсальную формулировку, например: «место работы работник определяет самостоятельно». По мнению трудовой инспекции Москвы, также допустимо ограничиться наименованием работодателя.

Способ взаимодействия с сотрудником

Укажите телефон и электронную почту, которые вы будете использовать для решения рабочих вопросов. Важно, чтобы обе стороны понимали, где стоит ожидать сообщения по работе. Это обезопасит от возможных споров: если удаленный сотрудник без уважительной причины не выходит на связь два рабочих дня подряд, работодатель имеет право его уволить. В договоре можно указать и больший срок ответа на запрос работодателя — он будет приоритетным.

Если в компании установлен порядок электронного документооборота, включите в трудовой договор отсылку на локальный нормативный акт с этим порядком.

Компенсации

Работодатель предоставляет дистанционному сотруднику все необходимое для работы оборудование, программное обеспечение, средства защиты информации и т. д.

Работник может использовать и свои ресурсы, если работодатель не против. В таком случае компания должна компенсировать работнику затраты, связанные с рабочими задачами. Условия, сроки и размеры компенсации прописывают в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре.

Как КЭДО поможет бизнесу управлять кадровыми процессами

Удаленного сотрудника проще всего оформить в штат с помощью кадрового электронного документооборота (КЭДО). Это позволяет бизнесу систематизировать процесс подписания, обмена и хранения кадровых документов как для удаленных сотрудников, так и для тех, кто работает в офисе. Помимо оформления трудоустройства с помощью КЭДО можно решать такие задачи:

• отслеживать процесс согласования и подписания документов,
• составлять отчеты для внутренних подразделений, налоговой и других ведомств,
• хранить в удобном и легкодоступном формате архив документов,
• систематизировать и хранить информацию о сотрудниках и т.д.

Функционал различных программ для КЭДО может отличаться. Выбирать такую программу стоит с учетом потребностей компании. Например, система КЭДО EmplDocs совместима с электронной почтой, синхронизируется с программами 1С, работает со всеми видами ЭЦП и позволяет подписать документы с любого устройства. Шаблоны кадровых документов сразу загружены в систему — с ними оформление сотрудника на работу займет не больше пары минут.