Как открыть филиал в другом городе пошаговая инструкция

Хозяйственная деятельность организаций не всегда сосредоточена в одном месте. При территориальном расширении сферы своей деятельности зачастую возникает необходимость в открытии дополнительных структурных единиц, что связано с определенными организационными и правовыми трудностями. В настоящей статье мы разберем особенности создания филиала (представительства) ООО в другом городе (регионе). Если вас интересует открытие филиала (представительства) иностранной компании в России рекомендуем вам ознакомиться со статьей “Создание филиала или представительства иностранной компании в России”, так как порядок создания филиалов иностранных компаний кардинально отличается от порядка, изложенного в настоящей статье.

Прежде всего, юридическому лицу необходимо выбрать вид обособленного подразделения, которое оно намерено открыть, так как при открытии каждого вида обособленных подразделений существует свой порядок, которым необходимо руководствоваться.

Таким образом, для того чтобы создать филиал или представительство необходимо его оформить в соответствии с законом и  зарегистрировать в ЕГРЮЛ. Если же создаётся обособленное подразделение, то есть рабочие места вне места нахождения организации, то это третий вид обособленного подразделения, используется только для налогового учёта, не имеет полномочий филиала или представительства. 

Пошаговая инструкция “Как открыть филиал или представительство ООО?”

Прежде всего, необходимо отметить, что с 05.05.2014 года, в связи с изменением Гражданского кодекса включение сведений о филиале (представительстве) ООО в устав не является обязательным, достаточно внесения в ЕГРЮЛ. Кроме того, в связи с изменением законодательства компания может исключить сведения о филиале из устава и оставить их только в ЕГРЮЛ (для более гибкого внесения изменений в будущем). 

Таким образом, компания может выбрать порядок регистрации филиала: вносить сведения о нем в устав или зарегистрировать его только в ЕГРЮЛ (Письмо ФНС от 6 марта 2015 г. N СА-4-14/3666@). В зависимости от выбора компании будет зависеть список необходимых документов и порядок действий. В настоящей инструкции мы собрали информацию по двум вариантам регистрации филиала (представительства) ООО.

Шаг 1. Подготовьте необходимые документы для регистрации филиала (представительства) ООО

Для регистрации филиала (представительства) ООО необходимо подготовить следующие документы:

Шаг 2. Проведите общее собрание участников и примите решение общим собранием участников (или оформите решение единственного учредителя) о создании филиала (представительства) ООО

Решение общего собрания участников должно быть оформлено протоколом. Если в обществе один участник, то оформляется решение единственного участника общества.

В повестку общего собрания участников по вопросу создания филиала (представительства) включаются вопросы о создании филиала, утверждении положения о нем, а если вносятся изменения в устав, то также утверждение новой редакции устава.

В любом случае (вносятся изменения в ЕГРЮЛ или устав) филиал ООО создается по решению общего собрания участников общества, принятому большинством не менее 2/3 голосов от общего числа голосов участников общества, если необходимость большего числа голосов не предусмотрена уставом общества.

Если протокол общего собрания подлежит нотариальному удостоверению, то протокол подписывается участниками собрания при нотариусе, нотариус удостоверяет подписи.

Шаг 3. Подготовьте заявление о регистрации изменений в ЕГРЮЛ по форме Р13014 

Приказом ФНС России от 31.08.2020 г. № ЕД-7-14/617@ ФНС утвердила новые формы заявлений для регистрации компаний, внесения изменений в ЕГРЮЛ, учредительные документы и иных регистрационных действий. Данные формы действуют с 25.11.2020 года. С этого момента утратили свою силу формы заявлений Р13001, Р13002, Р14001 и Р14002. Для внесения изменений в ЕГРЮЛ и учредительные документы используется единая форма заявления Р13014.

Заполните в заявлении Р13014 титульный лист, лист Л (сведения о филиале, в разд. 2 листа О заявления проставляется значение “1”) и лист Н (сведения о заявителе). Подписывает заявление директор в присутствии нотариуса, удостоверяющего его подпись. При направлении документов в электронном виде подпишите их усиленной квалифицированной электронной подписью.

Заявление по форме Р13014 об открытии филиала ООО

Скачать форму заявления Р13014

Шаг 4. Заверьте у нотариуса подпись единоличного исполнительного органа на подготовленном заявлении о регистрации изменений (данный шаг пропускаем, если заявление подается в электронном виде)

Для удостоверения подписи на заявлении нотариусу необходимо предоставить учредительные документы, свидетельства о регистрации компании, решение о назначении руководителя, актуальный список участников, положение о филиале ООО и протокол общего собрания (решение учредителя) о создании филиала (представительства) ООО; если вносятся изменения в устав, то также устав. Кроме того, необходимо при подписании заявления у нотариуса предъявить паспорт (подлинник) заявителя и оплатить нотариальный тариф (около 3000 рублей за заявление). Подписывается заявление непосредственно при нотариусе, подписывать ранее его не нужно.

Шаг 5. Подайте заявление по форме P13014 в регистрирующий орган в течение 7 рабочих дней с даты принятия решения о внесении изменений

Пакет документов для регистрации сведений о филиале (представительстве) ООО в ЕГРЮЛ:

Пошлина за регистрацию изменений в ЕГРЮЛ не оплачивается.

Обратите внимание на то, что заявление о регистрации филиала ООО нужно подать в регистрирующий орган, а не в свою налоговую по месту учета (например, в Москве регистрирующий орган — Межрайонная ИФНС № 46). Также важно обратиться в регистрирующий орган по месту регистрации головной компании, а не филиала. То есть если вы планируете открытие филиала ООО в Москве или хотите открыть представительство в Москве, вам необходимо обращаться не в МИФНС № 46, а в регистрирующий орган по месту нахождения вашей компании.

При невыполнении этой обязанности или нарушении срока подачи заявления (уведомления) о внесении изменений в ЕГРЮЛ предусмотрена административная ответственность в виде штрафа  в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

Если вы вносите сведения о филиале (представительстве) ООО в устав, то на регистрацию необходимо представить следующие документы:

При подаче документов заявителю или его представителю выдается (направляется по почте, электронной почте) расписка с указанием в том числе даты получения документов по итогам регистрации. Ход регистрации можно отслеживать также на сайте ФНС.

Срок регистрации изменений в ЕГРЮЛ — 5 рабочих дней.

Шаг 6. Получите выписку о внесении изменений в ЕГРЮЛ 

Данной выпиской подтверждается завершение процедуры регистрации изменений в ЕГРЮЛ и внесение записи об изменении в ЕГРЮЛ. После регистрации филиала и представительства ООО не нужно сообщать в налоговую по месту учета о создании филиала (представительства) ООО в другом городе (это сделает сам регистрирующий орган).

Если регистрировали изменения в устав, то регистрирующий орган дополнительно выдаст зарегистрированную редакцию устава.

Если заявление оформлено с ошибками (не заполнен обязательный лист, заполнен лишний лист, имеются неточности, опечатки и т.д.), вы можете получить отказ налогового органа в регистрации изменений. В этом случае нужно подготовить, заверить и подать новое заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ. Если же отказ является необоснованным, незаконным, вы можете подать заявление об обжаловании отказа в регистрации изменений в ЕГРЮЛ в течение 3 месяцев в вышестоящий орган или в суд (бывают случаи отказа в регистрации изменения юридического адреса в связи с недостоверностью адреса, при этом компания находится по данному адресу фактически).

Шаг 7. Оформите назначение руководителя филиала ООО

Для назначения руководителя филиала ООО необходимо оформить приказ организации о назначении и выдать ему доверенность от имени организации с необходимыми полномочиями (в доверенности вы можете оформить полномочия по вашему желанию, при желании сделать максимально широким либо, наоборот, ограничив их). Также, как правило, при назначении директора филиала ООО оформляются трудовые отношения с ним (заключается новый трудовой договор с директором или оформляется перевод сотрудника на эту должность).  Доверенность директора филиала ООО в любой момент может быть отозвана. Данные о директоре филиала ООО не регистрируются в ЕГРЮЛ, он действует только на основании доверенности и положения о филиале ООО.

Шаг 8. Открытие расчетного счета филиала ООО и отдельный баланс

Хотя в законе прямо не указано, что филиалы ООО должны иметь отдельный баланс и расчетный счет, однако судебная практика относит данные признаки к обязательным при открытии филиала компании (Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 11.07.2008 г. по делу № А43-26550/2007-1-427, ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.07.2004 г. № А74-462/04-К2-Ф02-2841/04-С1, ФАС Северо-Западного округа от 30.10.2003 г. № А42-969/03-23, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.09.2007 г. № 18АП-3954/2007).

Шаг 9. Регистрация филиала (представительства) ООО в Социальном фонде по месту нахождения обособленного подразделения и сообщение в налоговый орган по месту учета головной компании (если у филиала открыт расчетный счет и он начисляет выплаты в пользу физических лиц)

Постановка на налоговый учет и учет в Социальном фонде осуществляется автоматически в порядке межведомственного взаимодействия.

Если же филиал ООО будет иметь расчетный счет и выплачивать деньги физическим лицам, то необходимо поставить его на учет в Социальном фонде по месту нахождения филиала ООО в течение 30 дней со дня создания. Для этого нужно подать заявление по форме и справку из банка об открытии счета, документ о зарплатных полномочиях филиала (например, копию положения о филиале ООО, выписку из учетной политики или приказ руководителя). Кроме того, в течение 1 месяца с даты наделения полномочиями по начислению выплат физическим лицам необходимо подать в ИФНС по месту учета головной организации отдельное сообщение — форму КНД 1112536.

За нарушение данного срока предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере 5 000 рублей (при просрочке до 90 дней включительно) и 10 000 рублей при просрочке более 90 дней.

Нет времени заниматься самостоятельно оформлением документов на филиал (представительство) ООО и его регистрацией? Обратитесь к юристам компании “Двитекс”, мы быстро оформим все необходимые документы для регистрации филиала (представительства) ООО. Услуги наших юристов оплачиваются только после успешной регистрации, это гарантия качества и сроков оказания услуг. Со стоимостью юридических услуг по открытию филиала (представительства) ООО в другом городе вы можете здесь. Кроме того, мы предоставляем услуги по подготовке комплекта документов для регистрации филиала (без подачи в регистрирующий орган), данная услуга доступна клиентам из любого региона России, доступна к заказу онлайн.

Создание обособленного подразделения компании без образования филиала и представительства ООО

Если организация намерена открыть обособленное подразделение, не являющееся филиалом или представительством, в том числе при открытии обособленного подразделения в другом регионе без таких функций, то оно должно соответствовать следующим признакам:

При этом форма организации работ и фактическое нахождение работника на рабочем месте не имеет значения для идентификации обособленного подразделения.

Так, например, в Письме Минфина России от 10.04.2018 № 03-02-07/1/23401 было указано, что к созданию обособленного подразделения приводила аренда офисного помещения, территориально обособленного от места нахождения организации, которое было оборудовано для ведения переговоров и по месту нахождения которого постоянно совершались деловые поездки руководителей или иных представителей организации.

Например, в Постановлении ФАС Московского округа от 2 марта 2009 г. № КА-А40/817-09 по делу № А40-37966/08-118-130 судьи пришли к выводу, что у общества не образуется обособленное подразделение, поскольку имущество или оборудование, принадлежащее заявителю, на постах охраны отсутствует, такие права имеются только у заказчика охранных услуг, в ходе исполнения договорных обязательств по охране объекта на территории заказчика заявитель не может прямо или косвенно контролировать рабочее место своего охранника. Аналогичный вывод содержится в Постановлении Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 11 июня 2015 г. № Ф04-20325/2015 по делу № А81-4793/2014, где отмечено, что все условия для работы командированных сотрудников обеспечивает не исполнитель (налогоплательщик), а заказчики. Следовательно, именно заказчику подконтрольны эти рабочие места. А поскольку сам исполнитель не создает стационарных рабочих мест в месте командировки, то у него там не образуется обособленного подразделения.

Если подразделение, открываемое юридическим лицом, соответствует всем вышеперечисленным признакам, то оно является обособленным. 

Для обособленных подразделений, не являющихся филиалом или представительством ООО, предусмотрен следующий порядок открытия:

Шаг 1. Принятие решение о создании обособленного подразделения

Шаг 2. Подготовьте сообщение о создании обособленного подразделения по форме № С-09-3-1 

Обратите внимание! С 25.12.2020 года действует новая форма сообщения о создании ОП российской организации.

Шаг 3. Подайте сообщение о создании обособленного подразделения в налоговый орган в течение 1 месяца со дня создания такого подразделения

Данное сообщение подается в налоговый орган по месту своего нахождения. Отдельно становиться на налоговый учет по месту нахождения обособленного подразделения не нужно, налоговый орган сделает это сам на основании сообщения, поданного организацией. 

Шаг 4. Регистрация обособленного подразделения в Социальном фонде по месту нахождения ОП и сообщение в налоговый орган по месту учета головной компании (если у ОП открыт расчетный счет и оно начисляет выплаты в пользу физических лиц)

Постановка на налоговый учет и учет в Социальном фонде осуществляется автоматически в порядке межведомственного взаимодействия.

Если же ОП будет иметь расчетный счет и выплачивать деньги физическим лицам, то необходимо поставить его на учет в Социальном фонде по месту нахождения ОП в течение 30 дней со дня создания. Для этого нужно подать заявление по форме и справку из банка об открытии счета, документ о зарплатных полномочиях ОП (например, копию положения об ОП, выписку из учетной политики или приказ руководителя). Кроме того, в течение 1 месяца с даты наделения полномочиями по начислению выплат физическим лицам необходимо подать в ИФНС по месту учета головной организации отдельное сообщение (форма № 1112536).

За нарушение данного срока предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере 5 000 рублей (при просрочке до 90 дней включительно) и 10 000 рублей при просрочке более 90 дней.

Подведем итоги. Если вы желаете открыть обособленное подразделение ООО или иной фирмы в другом городе (регионе) и наделить его полномочиями филиала или представительства, вам необходимо оформить положение, принять решение о создании и утверждении положения, а также зарегистрировать изменения о создании такого обособленного подразделения в ЕГРЮЛ (при желании можно внести в устав сведения о нем). Если же вы создаете обособленное подразделение без наделения его полномочиями филиала или представительства, то регистрировать открытие такого обособленного подразделения не нужно, нужно только сообщить в ИФНС о его открытия (здесь действует уведомительный порядок, налоговая не может выдать отказ в постановке его на учет). 

Если у ООО уже были открыты филиалы, при этом положения о филиале были внесены в устав (по ранее действовавшим правилам), компания при открытии нового филиала может внести изменения в устав, исключив положения о филиале из устава и зарегистрировать новый и старый филиал только в ЕГРЮЛ, либо внести положения о новом филиале также в уставе.

Нет времени заниматься самостоятельно регистрацией изменений при открытии филиала (представительства) ООО? Обратитесь к юристам компании “Двитекс”, мы быстро оформим все необходимые документы для регистрации изменений в МИФНС № 46 и налоговых органах в Московской области. Услуги наших юристов оплачиваются только после успешной регистрации, это гарантия качества и сроков оказания услуг. Ознакомиться со стоимостью юридических услуг по регистрации изменений в ЕГРЮЛ и уставе вы можете здесь. Кроме того, мы предоставляем услуги по подготовке комплекта документов для регистрации (без подачи в регистрирующий орган), данная услуга доступна клиентам из любого региона России онлайн.

Отличия филиала от других подразделений

Настал момент, когда мечта об открытии филиала должна воплотиться в реальность, но для начала необходимо определиться с выбором формы нового подразделения вашей фирмы. Для юридических лиц существует три возможных варианта расширения путем открытия нового подразделения:

• Филиал

Это обособленное подразделение может быть открыто на любой территории. В процессе деятельности филиал имеет право полностью или частично осуществлять функции юридического лица, а также представлять его интересы и осуществлять их защиту.

• Представительство

Оно также территориально не зависит от месторасположения учредителя и может представлять и защищать интересы открывшего его юридического лица, но иных полномочий не имеет.

• Обособленное подразделение без образования филиала или представительства

Так можно назвать любое территориально обособленное подразделение, главной характеристикой которого является наличие оборудованных стационарных рабочих мест, организованных для осуществления производственной деятельности в течение одного или более месяцев. Эти рабочие места не связаны территориально с создавшей их организацией. Факт регистрации и количество полномочий, которыми наделило свое подразделение юридическое лицо, в данном случае значения не имеет.

Поскольку объем полномочий у подразделений неодинаков, требования к оформлению их в законодательном порядке также различны: для филиала и представительства эта процедура, как и регистрация в ЕГРЮЛ, является обязательной, а для обособленного подразделения будет достаточно поставить вновь возникшую организацию на налоговый учет.

А теперь поговорим о том, как открыть филиал в другом городе и на какие особенности этой процедуры следует обратить особое внимание.

5 нюансов открытия филиала в другом городе для ООО

Все процедуры должны проходить четко и в строгом соответствии с существующим законодательством. Внимательное изучение нормативной базы, а также качественная подготовка документов позволят вам максимально быстро и без каких-либо осложнений открыть филиал в другом городе и зарегистрировать свое новое подразделение.

Оценка готовности компании к открытию филиала в другом городе

Открытие филиала не гарантирует обязательного роста прибыли. Успех масштабирования бизнеса зависит не от простого наращивания мощностей, а базируется на эффективном маркетинге и грамотной системе продаж. Поэтому нужно обязательно провести предварительную оценку готовности компании к расширению.

Пошаговая инструкция по открытию филиала в другом городе

Сегодня требование о том, что в Устав нужно вписывать информацию о наличии у вас филиала, отсутствует. Оно не является обязательным с 05.05.2014 и подтверждается нормами Гражданского кодекса РФ. Кроме того, на основании письма ФНС от 6 марта 2015 г. № СА-4-14/3666 вы имеете право удалить из Устава ранее размещенные об этом сведения.

Главное, что вам необходимо предпринять, — зарегистрировать филиал в ЕГРЮЛ. Это упростит возможность внесения дальнейших изменений. Будут ли содержаться в вашем главном учредительном документе указания на то, что вы располагаете обособленными подразделениями, зависит исключительно от вашего желания.

Список документов и порядок действий будет определять выбранный способ регистрации.

Предлагаем вам познакомиться с информацией о возможных вариантах регистрации филиала (представительства) организации.

Шаг 1. Формирование пакета документов для регистрации.

Для этого вам потребуется подготовить:

• Положение о филиале (представительстве).

В документе указывается, где находится филиал, каким имуществом располагает, что входит в полномочия его руководителя и в соответствии с каким порядком осуществляется его деятельность. В частности, прописывается, может ли филиал самостоятельно осуществлять выплаты физическим лицам.

• Новая редакция Устава или документ, подтверждающий внесение изменений в Устав.

Эти документы необходимы только при наличии факта внесения изменений. То есть, как говорилось выше, открыть филиал в другом городе вы имеете право и без внесения корректировок в устав.

Шаг 2. Проведение общего собрания участников, на котором будет принято решение о создании филиала (представительства), или оформление решения о создании филиала при наличии всего одного учредителя.

По результатам общего собрания формируется итоговый протокол. Для подтверждения воли единственного участника достаточно оформления решения.

На общем собрании в дополнение к вопросу о создании филиала (представительства) утверждается положение о его деятельности. Если было решено внести изменения в Устав, утверждается его новая редакция.

Вне зависимости от того, фиксируются изменения в уставе или ЕГРЮЛ, открыть филиал в другом городе возможно только при наличии согласия ⅔ или более от общего числа голосов. Причем этот показатель берется за основу только в том случае, если большее число голосов не оговаривается уставом.

При необходимости нотариального подтверждения протокола общего собрания, он подписывается участниками в присутствии нотариуса, который удостоверяет подписи собравшихся. В том же порядке осуществляется и подтверждение подписей держателей реестра.

Шаг 3. Составление заявления о регистрации изменений в ЕГРЮЛ.

Данная процедура предполагает оформление документа в соответствии с единой формой заявления Р13014.

Вам необходимо будет заполнить титульный лист, лист Л – сведения о филиале (в разделе 2 листа О заявления проставляется значение «1») и лист Н (информация о заявителе).

Подпись директора удостоверяется присутствующим при заполнении документа нотариусом. В случае формирования электронной версии документа ставится усиленная квалифицированная электронная подпись.

Шаг 4. На подготовленном заявлении о регистрации изменений нотариус заверяет подпись единоличного исполнительного органа.

Для этого ему необходимо предъявить следующие документы: свидетельства о регистрации организации, решение о назначении руководителя, актуальный список участников, положение о филиале и протокол собрания учредителей (или решение единственного учредителя) о создании филиала (представительства), Устав (если он редактировался в связи с принятием решения).

Также требуется, чтобы у заявителя был при себе подлинник паспорта и сумма денег в размере 3000 рублей (для оплаты процедуры в соответствии с нотариальным тарифом).

Обратите внимание, что подпись заявитель ставит в присутствии нотариуса, соответственно, ставить ее заранее не следует.

Уточняем, что данный шаг исключается в том случае, если заявление формируется в электронном виде.

Шаг 5. Подача заявления, регистрация заявления об открытии филиала (представительства) в ЕГРЮЛ.

Данный шаг необходимо совершить не позднее чем через 3 рабочих дня с момента принятия решения о внесении изменений.

Для регистрации необходим следующий пакет документов:

• заявление — форма Р13014;
• 2 экземпляра принятого положения о филиале (представительстве);
• протокол общего собрания (решение учредителя) об утверждении положения;
• паспорт заявителя;
• нотариальная доверенность от имени организации (в том случае, если документы подает не заявитель, а его представитель).

Оплата пошлины за регистрацию изменений в ЕГРЮЛ не предусмотрена.

Так как открыть филиал планируется в другом городе, головная организация находится на иной территории и приписана к определенному подразделению ФНС. Закономерно возникает вопрос – в какой орган подавать документы о регистрации? Внимательно отнеситесь к тому, кто именно занимается вопросами регистрации в вашем районе. Например, в Москве полномочия регистрирующего органа возложены на Межрайонную ИФНС № 46. Заявление подается именно в регистрирующий орган по месту регистрации головной компании, а не ее филиала.

Если ваша основная фирма расположена, к примеру, в Туле, а вы открываете филиал в Москве, то документы на него надо подавать в свое ФНС в Туле. А для московских компаний, осваивающих регионы, регистрация обособленных подразделений проводится в Межрайонной ИФНС № 46.

Непроведение регистрации изменений или несоблюдение сроков внесения коррективов в ЕГРЮЛ влечет за собой административное наказание в виде штрафа от 5 до 10 тыс. руб.

При внесении сведений о филиале в устав в набор для регистрации филиала (представительства) входят документы:

• заявление — форма Р13014;
• положение о филиале (представительстве);
• 2 экземпляра протокола общего собрания (решения учредителя), в котором содержится информация об утверждении положения об организации филиала (представительства), внесенных в устав изменений либо его новой редакции;
• квитанция об оплате пошлины за регистрацию изменений в учредительных документах (800 рублей);
• паспорт заявителя;
• нотариальная доверенность от имени организации (в том случае, если заявление подает не лично заявитель, а его представитель).

Подать документы на регистрацию вы можете любым из нижеперечисленных способов:

• обратиться в регистрирующий орган напрямую;
• воспользоваться услугами соответствующего МФЦ;
• отправить документы на регистрацию почтой (отправление с объявленной ценностью и описью вложения);
• подать документы в электронной форме через единый портал Госуслуг или интернет-сервис ФНС России (с усиленной квалифицированной электронной подписью);
• воспользоваться услугой нотариуса (услуга оказывается за определенную плату).

В зависимости от формы подачи заявителю (или представителю заявителя) лично, по почте или на указанный при электронной регистрации email предоставляется расписка о приеме документов на регистрацию и сообщается дата получения результатов их обработки. О том, на каком этапе находится регистрация, можно увидеть на сайте ФНС.

Госуслуга по внесению изменений в ЕГРЮЛ должна быть оказана в пятидневный срок.

Шаг 6. Получение выписки о внесении изменений в ЕГРЮЛ.

Данный документ подтверждает окончание процедуры. С этого момента официально открыт филиал в другом городе, представительство зарегистрировано в едином государственном реестре, и все сведения о нем будут автоматически переданы в налоговую службу по его местонахождению.

Если по поводу открытия филиала (представительства) были внесены изменения в устав, то его актуальная редакция также будет выдана регистрирующим органом.

Иногда регистрирующий орган возвращает документы и отказывает в регистрации изменений. Это происходит в случае наличия ошибок: заполнены лишние или не заполнены обязательные листы, в тексте есть ошибки, опечатки и т. д. В этом случае необходимо исправить все замечания и подать новое заявление. Если вы считаете отказ необоснованным и противоречащим требованиям закона, то в течение 3 месяцев можете обжаловать его в суде или вышестоящем органе.

Шаг 7. Назначение руководителя филиала (представительства).

Руководитель назначается приказом по организации. Кроме того, ему выдается доверенность с перечнем полномочий, которая может быть отозвана по инициативе компании в любое время.

С вновь назначенным руководителем филиала заключается трудовой договор. Если решение принимается в отношении уже действующего сотрудника, издается приказ о переводе по должности.

Личные данные директора нового подразделения не предоставляются в ЕГРЮЛ, он осуществляет деятельность только на основании доверенности и положения о филиале.

Шаг 8. Открытие расчетного счета филиала и формирования отдельного баланса.

Этот шаг выверен судебной практикой. Несмотря на то что в законе нет прямого указания об обязательном расчетном счете и отдельном балансе филиала, суды относят эти позиции к разряду обязательных.

Шаг 9. Регистрация филиала (представительства) организации в ФСС по местонахождению обособленного подразделения и сообщение в налоговый орган по месту учета головной компании (при условии, что у филиала есть собственный расчетный счет и он осуществляет выплаты физическим лицам).

При наличии расчетного счета и полномочий по выплате в пользу физических лиц постановка на учет обязательна в территориальном отделении ФСС по месту деятельности филиала.

После того как открыт филиал в другом городе, у фирмы есть 30 дней, чтобы зарегистрироваться в местном отделении ФНС. Нарушение этого срока до 90 дней влечет административную ответственность в виде штрафа 5 тысяч руб. При задержке более 90 дней санкция возрастает до 10 тысяч руб.

Михаил Дашкиев о Сергее Азимове

Для постановки на учет необходимы следующие документы: заявление по существующей форме, справка банка о наличии счета, документ о зарплатных полномочиях филиала (копия положения о филиале, выписка из учетной политики или приказ руководителя). Также в срок не позднее 1 месяца после того, как открыт филиал в другом городе (с даты наделения его полномочиями по начислению выплат физическим лицам), следует передать в ИФНС по месту учета головной организации отдельное сообщение — форму КНД 1112536.

Постановка на налоговый учет и учет в ПФР происходит автоматически, в процессе межведомственного взаимодействия.

Мы постарались предоставить вам актуальную информацию о том, как открыть филиал ООО в другом городе в 2021 году. Остается подвести итоги.

Чтобы открыть обособленное подразделение ООО или иной фирмы в другом городе (регионе) и наделить его полномочиями филиала или представительства, вам следует принять решение о создании, утвердить положение, зарегистрировать изменения в ЕГРЮЛ и, возможно, внести изменения в устав организации.

Если вы решили не наделять свое обособленное подразделение полномочиями филиала или представительства, то процедура регистрации не нужна. Достаточно в уведомительном порядке предоставить информацию о его открытии в ИФНС.

Филиал может частично или полностью выполнять функции компании и защищать ее интересы в другом регионе. Чтобы открыть филиал, нужно уведомить налоговую службу, дождаться подтверждения изменений и (при необходимости) зарегистрироваться во внебюджетных фондах. Но обо всём по порядку.

Если хотите сэкономить время, переходите к последнему разделу — Коротко о главном, там собрано всё самое важное в телеграфном стиле.

Голосование за открытие филиала

Для начала учредителям компании нужно провести собрание и проголосовать: чтобы принять решение, «за» должны высказаться не менее 2/3 всех учредителей. На собрании нужно вести протокол и записывать все сведения, включая итоги голосования, выбор руководителя филиала и список участников.

Вносить сведения о филиале в устав юридического лица можно по желанию, а вот в ЕГРЮЛ отразить сведения о филиале нужно обязательно (п. 3 ст. 55 ГК РФ).

Назначение руководителя

Руководителя филиала назначает юридическое лицо компании. Оно же оформляет нотариально заверенную доверенность на руководителя — чтобы тот обладал практически всеми полномочиями компании. Но некоторые функции ему недоступны: если на компанию подадут в суд, ответчиком станет головное отделение.

Учредительные документы филиала

По закону сведения о филиале нужно внести в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Для этого вам понадобится заполненное заявление по форме Р13014 и протокол или решение о создании филиала. Кроме того, нужно утвердить положение о филиале и приказ о назначении руководителя.

Документы для регистрации филиала можно подать разными способами:

• 
  через регистрирующий орган,

• 
  в специализированном МФЦ,

• 
  через Госуслуги или ФНС России,

• 
  почтой — с объявленной ценностью и описью вложения,

• 
  через нотариуса, который подключен к единой информационной системе нотариата и системе межведомственного электронного взаимодействия.

Регистрация займет до 7 рабочих дней, после чего владелец компании получит уведомление о внесении изменений в ЕГРЮЛ и обновленный экземпляр Устава, если вы всё же решили внести в него правки. Только после этого филиал официально считается открытым. Все сведения передадут в налоговую службу по местонахождению филиала — вам никуда ходить не нужно. 

Выбор баланса

После этого вам следует определиться: выделять филиал на отдельный баланс или нет. 

• 
  Филиал на отдельном балансе имеет право начислять выплаты работникам. В таком случае нужно отчитываться по налогам и платить страховые взносы по месту нахождения. 

• 
  Если же не выделять филиал на отдельный баланс, вы сможете сдавать отчетность в головную организацию. Это удобный вариант, если у филиала небольшие обороты и мало сотрудников. В таком случае бухгалтерским учетом филиала занимается головной офис.

После открытия филиала организация не может использовать упрощенную систему налогообложения (УСНО). Придется переходить с УСН на ОСНО: для этого нужно уведомить налоговую о переходе.

Страхование и пенсии

Ставить филиал на учет в налоговой не нужно: на основании сведений из ЕГРЮЛ это сделает налоговый орган. То же касается регистрации в ПФР. Однако если у филиала есть свой расчетный счет, отдельный баланс и возможность начислять сотрудникам выплаты, нужно обратиться в Инспекцию Федеральной налоговой службы России (ИФНС) по месту нахождения организации — они передадут все данные в ПФР.

Также придется зарегистрироваться в Фонде социального страхования (ФСС). Перечень необходимых документов можно найти на сайте Фонда. Всё это нужно сделать в течение 30 дней со дня издания организацией приказа о филиале — иначе вам грозит штраф:

• 
  10 000 ₽ за нарушение срока подачи заявления в налоговую,

• 
  10% (но не менее 40 000 ₽) от полученных доходов за время деятельности без постановки на учет,

• 
  до 100%, если обнаружен умысел или другие отягчающие обстоятельства,

• 
  от 2 000 до 3 000 ₽ за нарушение срока подачи заявления в налоговую для должностных лиц.

Особенности региона

Стоит ли адаптироваться под конкретный город или республику? Учитывать местный колорит, традиции, создавать отдельную страницу сайта? Здесь всё зависит от компании.

Если вы решили открыть кафе в Татарстане, вам как минимум придется сделать вывески на русском и татарском языках. Можно разрабатывать уникальные блюда для каждого региона: сибирский кофе, ароматный эчпочмак, морские деликатесы. Это вызовет у жителей лояльность и доверие к «чужеземцу».

Если же вы IT-компания, которая оказывает стандартные услуги во всех городах России, делать отдельный сайт необязательно: достаточно указать адрес филиала в контактах компании. Но если у вас разные цены для каждого региона, стоит адаптировать страницу — иначе клиенты испугаются столичных цен или будут недовольны высокой для их региона стоимостью.

Директору филиала важно общаться с местными сотрудниками: спрашивать о традициях, особенностях, климате, людях вокруг. Безусловно, узнать о регионе можно и в интернете, но местные подкинут гораздо больше идей благодаря своему опыту. Другой вариант — найти директора среди жителей региона: у него будут и связи, и понимание местной специфики.

Независимо от региона компании наверняка придется расширить ассортимент, пересмотреть сервис, приобрести дополнительные компетенции в логистике и перестроить систему управления. 

Как не потерять контакт с новыми филиалами

На этом этапе стоит определиться с типом управления. Централизованное управление — когда большинство решений принимаются в головном офисе. Такой формат не очень подходит для разнородного рынка, где у потребителей разные доходы, культурные особенности и предпочтения. 

Децентрализованные филиалы намного меньше зависят от действий руководства и привязаны к местным условиям, а потому работают быстрее и эффективнее. Однако автоматизировать процессы будет сложнее, а нанимать высококвалифицированный персонал — дороже. 

Чтобы тщательно следить за обстановкой в филиале, лучше использовать децентрализованный формат. Благодаря ковиду онлайн-общение уже не кажется нам таким страшным: даже с учетом часовых поясов вполне реально подобрать время, удобное для москвича и жителя Владивостока. Поэтому можно регулярно созваниваться и уточнять статус дел.

Интеграция в систему учета CRM даст возможность отслеживать количество клиентов, средний чек и другие показатели без прямого запроса к филиалу. Понять рентабельность также помогут ежемесячные отчеты, налаженный контакт с директором филиала и обратная связь от клиентов.

Коротко о главном

1. 
   Филиал обладает практически всеми функциями компании и может защищать ее интересы в другом регионе. Чтобы открыть филиал, нужно уведомить налоговую службу, дождаться подтверждения изменений и (при отдельном балансе филиала) зарегистрироваться во внебюджетных фондах. 

2. 
   Сведения о новом филиале нужно внести в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Если у вашего филиала есть собственный баланс и возможность выплачивать сотрудникам зарплату, следует обратиться в ФСС и ИФНС. Если бухгалтерия компании ведется из головного офиса, ничего делать не нужно.

3. 
   Если не вставать на учет в налоговой, можно получить до 100% штрафа в случае умысла и других отягчающих обстоятельств. Так что лучше решить вопросы с документами в течение месяца.

4. 
   Компании в любом случае придется адаптироваться под конкретный город или республику. Как минимум — добавить адрес нового филиала на сайт компании.

5. 
   За счет привязки к местным условия децентрализованные филиалы работают эффективнее централизованных. Поэтому лучше следить за их деятельностью «издалека» и нанимать более инициативный и квалифицированный персонал.

При расширении деятельности организации может потребоваться организация филиала общества. При организации филиала, в соответствии с Федеральным законом No14-ФЗ от 8 февраля 1998 года «Об обществе с ограниченной ответственность», потребуется составить и утвердить положение о филиале. Но необходимо учитывать, что процедура создания филиала может отличаться от того, какой орган принимал решение о его создании. В основном распространены два варианта – это решение общего собрания учредителей или совета директоров.

Создание филиала по решению учредителей

Для создания потребуется выполнить семь действий:

1. Необходимо принять решение о проведении общего собрания участников.

Для принятия решения может быть проведено очередное или внеочередное собрание. Если собрание является очередным, то при внесении вопроса о создании филиала необходимо учитывать сроки, указанные в уставе.

Если потребовалась срочная организация филиала, то можно провести внеочередное собрание. В большинстве случаев инициатором созыва внеочередного собрания является директор организации. Дополнительно правом созыва внеочередного собрания обладают: совет директоров, ревизионная комиссия, аудитор или учредитель (учредители), если он или они владеют не менее 10% голосов от общего количества.

2. Разработка положения.

В соответствии с действующим законодательством филиал действует на основании положения. Этот факт указан в п. 4 статьи 5 «Закона об ООО». Перед проведением общего собрания необходимо подготовить проект положения. При проведении собрания участники изучают положения и утверждают его.

При разработке положения необходимо привлечь лицо, которое является инициатором создания. Только в этом случае можно отразить все условия, которые требуются для осуществления деятельности.

3. Проверить устав на необходимость внесения в него изменений.

В соответствии с действующими законодательными актами организация не обязана вносить сведения о филиале в устав. Достаточным фактом является присутствие информации в ЕГРЮЛ. Но при этом стоит учитывать, какая информация присутствует в уставе. Если в нем присутствует сведения о другом филиале или указано, что у организации нет других подразделений, то придется оформлять изменения. Если присутствует информация об одном филиале, то при организации второго информация о нем является обязательной. Если в уставе присутствует пункт о филиалах, то рекомендуем принять новую редакцию устава, где упоминание отсутствует. В этом случае при открытии третьего или четвертого подразделения, внесение информации в устав не потребуется.

Если не вносить информацию о новом филиале, то существующая информация в ЕГРЮЛ будет отличаться сведений, представленных организацией. Это может осложнить взаимоотношения с контрагентами, банковскими структурами, государственными учреждениями.

4. Провести общее собрание.

На нем потребуется обязательное рассмотрение и принятие решение по двум вопросам:

1. Создание филиала. Для принятия решения необходимо согласие 2/3 от общего количества голосов;
2. Утверждение положения о филиале. Количественные ограничения отсутствуют. Достаточно большинства.

Иногда может потребоваться внесение изменений в устав. В этом случае на собрании принимается решение о необходимости внесения изменений и утверждается новая редакция устава. Для принятия решения потребуется не менее 2/3 голов. Подобное количество является стандартным. Но иногда, при составлении собственного устава может быть указано другое значение. Перед проведением собрания внимательно изучите присутствующую в уставе информацию. Если там указано другое значение, то при проведении собрания необходимо придерживаться значения, которое присутствует в уставе. Если не соблюдать существующие требования, то решение собрания не будет иметь силы и может быть оспорено. Все решения общего собрания должны быть отображены в протоколе.

5. Внесение изменений в ЕГРЮЛ.

Для внесения необходимых изменений потребует заполнение бланка формы Р13014. После заполнения он подается в налоговую инспекцию, где проводится регистрация изменений. Подача других документов не требуется.

После регистрации все документы будут отправлены в электронном виде по указанному адресу электронной почты. Такое правило начало действовать с 29 апреля 2018 года. Если вам требуется получение результатов на бумажном носителе, то потребуется оформить дополнительный запрос.

При подаче документов на регистрацию в налоговую инспекцию, через интернет или по почте, можно подготовить и отправить вместе с пакетом документов запрос на получение бумажного варианта.

Если подача документов на регистрацию осуществлялась через МФЦ или нотариуса, то потребуется дождаться окончания регистрации, и только после этого отправлять запрос на получение бумажного варианта.

После принятия решения о создании филиала у организации есть три рабочих дня для подачи сведение о принятом решении. В большинстве случаев при подаче уведомления заявитель выступает директор. После заполнения бланка требуется поставить подпись директора. Это должно осуществляться при нотариусе. Затем нотариус заверяет подпись.

Если документы отправляются через интернет, то заверять подпись нотариально не требуется.

После получения документов сотрудникам налоговой инспекции предоставляется пять дней для внесения изменений в ЕГРЮЛ. На шестой день по адресу заявителя должны быть отправлен документ о регистрации. Для примера, если документы поступили в налоговую инспекцию в понедельник, то у них есть время для принятия решения до следующего понедельника включительно. Во вторник документ о регистрации должен быть отправлен заявителю. Документ отправляет по указанному заявителем в заявлении адресу электронной почты.

6. Назначение директора и выдача доверенности.

Обычно директора филиала назначает директор организации. Но для уверенности рекомендуем внимательно изучить устав. Иногда в документе может быть указан орган, который имеет право назначить руководителя. Среди вариантов могут быть общее собрание, совет директоров или другой орган. В этом случае директор может только исполнить это решение, принять на работу и заключить трудовой договор с указанным лицом.

Директор организации в соответствии со статьями 53, 67 и 68 Трудового кодекса заключает договор, и издает приказ о приеме будущего руководителя филиала.

В дальнейшем директор филиала будет выступать от имени организации. Для подтверждения полномочий на его имя выписывается доверенность, подписанная директором организации.

Предоставленные полномочия директора должны соответствовать полномочиям, которые указаны в положении о филиале. Несмотря на положения в доверенности могут быть указаны конкретные варианты, когда директор выступает от имени организации. Например, это может относиться к определенной категории договоров на поставку или приобретение продукции.

7. Постановка филиала на учет во внебюджетных фондах.

Такие действия должны быть реализованы в следующих случаях:

1. Если присутствует отдельный баланс;
2. Если для полноценной работы требуется открытие отдельного расчетного счёта;
3. Если осуществляется отдельная от основной организации выплата зарплаты или иных вознаграждений работающим сотрудникам

Для постановки на учет во внебюджетных фондах должны присутствовать все три указанных условия.

Создание филиала после решения совета директоров

Для реализации создания филиала после принятия решения советом директоров потребуется выполнить девять действий:

1. Принятие решения о созыве и проведении заседания совета директоров.

На заседании директора должны принять решение и создании филиала;

2. Принятие решение о проведении общего собрания.

На собрании учредители должны принять решение об утверждении положения о филиале. Согласно пункту 5 статьи 52, абзаца 7 подпункта.1 пункта 3 статьи 66.3 ГК внутренние документы общества могут быть приняты и утверждены только общим собранием;

3. Разработка положения.

Необходимо разработать положение. Для создания правильной редакции положения необходимо привлечь к разработке лицо, предложившее организацию филиала. Это поможет учесть существующие нюансы и указать необходимые условия для плодотворной работы. Необходимо учитывать, что положение должно быть утверждено до открытия филиала;

4. Проверить устав на необходимость внесения поправок.

В соответствии с действующими законодательными актами, изменение устава при организации филиала не является обязательным условием. Но иногда может потребоваться редактирование устава;

5. Проведение совета директоров.

На заседании необходимо принять решение о создании филиала. Оно в обязательно порядке отображается в протоколе;

6. Проведение общего собрания.

На нем учредители должны утвердить положение о филиале. Если требуется внести изменения в редакцию устава, учредители обязаны принять соответствующее решение;

7. Внесение изменений в ЕГРЮЛ.

В течение трех рабочих дней после принятия решения следует подать в контролирующие органы заявление о принятом решении;

8. Назначение директора (руководителя) и выдача доверенности.

Правом назначения руководителя обладает директор организации. Но иногда в уставе или в положении о филиале указывается другой орган, ответственный за назначение руководителя;

9. Постановка на учет во внебюджетных фондах.

Встать на учет по адресу может потребоваться, если присутствуют все три необходимых условия.

Составление положения о филиале

Действующими законами не предусмотрено, какие сведения в обязательном порядке должны присутствовать в положении. Но если ранее организация утвердила документ, регламентирующий процедуру создания подразделения, то следует придерживаться указанных условий. Если подобный документ отсутствует, то рекомендуется придерживаться стандартных требований.

Например, может быть следующая информация:

1. Название;
2. Населенный пункт, где будет осуществляться деятельность;
3. Причина создания и функции подразделения;
4. Структура;
5. Список имущества;
6. Условия, когда филиал прекратит свою деятельность.

Функции филиала

При организации необходимо помнить, что подразделению не обязательно выполнять все функции организации. В соответствии с пунктом 2 ст. 5 «Закона об ООО», филиал может ограничиться выполнением определенной части функций организации.

Если в уставе организации присутствуют ограничения на ведение той или иной деятельности, то филиал имеет право заниматься только тем видом деятельности, который указан в уставе. Если филиал нарушит указанное требование, то сделка может быть оспорена.

Структура филиала

При обозначении структуры определяется порядок назначения руководителя, указываются полномочия и перечисляются особенности подразделения.

Определение статуса директора согласно положению о филиале

При составлении положения необходимо указать, какой порядок действий должен быть соблюден при назначении директора и какие полномочия будут представлены. Например, в документы может быть указано, что директор филиала имеет право заключать договора только на реализацию продукции организации. Также может быть указано как должны быть подтверждены заключенные директором филиала сделки.

Имущество филиала

Тут требуется указать, на чьем балансе будет находиться переданное имущество. В данном случае не требуется детального указания, какое имущество будет передано. Дополнительно можно указать информацию о наличии собственного расчетного счета, если он требуется для осуществления дальнейшей деятельности.

Собственная печать филиала

Согласно закону, филиал может иметь собственную печать. Но при изготовлении печати необходимо учитывать, что на ней должна присутствовать информация о полном названии организации.

Прекращение деятельности

В данном пункте необходимо указать, какой орган организации может принять решение о закрытие филиала. Кому будет поручено реализовать организационные вопросы, такие как увольнение сотрудников, возврат имущества и другое.