Выгоды ЭДО неочевидны только стойким любителям традиций (и макулатуры): минимальная стоимость формирования пакета документации, снижение накладных расходов (бумага, картриджи, канцелярка и проч.), ускорение коммуникаций, безопасность. Если вы все еще сомневаетесь — самое время прекратить.
«А мы уже на ЭДО!» Вы уверены?
Практика показывает, что многие добросовестно заблуждаются, полагая, что они «на ЭДО». А как же, обмениваемся электронными документами напрямую с контрагентами, документы отсылаем по самой что ни на есть электронной почте (а копии бережно подшиваем в папочки и храним -цать лет). Конечно, «экономя» на услугах оператора.
На самом деле это означает отсутствие таких возможностей как:
- передача абсолютно всех документов напрямую адресату;
- 100%-ная автоматизация документооборота;
- защищенность от претензий, в т. ч. в суде (ЭДО фиксирует все манипуляции с документами, отправку, доставку, корректировку и т. д.);
- снижение до минимума человеческого фактора — ошибок, опечаток, «не ту печать шлепнул» и т. п.
- сохранность документов в защищенном хранилище (например, в облаке оператора ЭДО).
Организация лишается по-настоящему масштабного документооборота, когда «все ходы записаны», каждое движение документа регламентировано и учтено.
К тому же сейчас многие соглашения об электронном документообороте составлены настолько «удачно», что в случае возникновения споров и разногласий выясняется, что никто никаких документов не получал, не составлял или не понял.
Что такое реальный ЭДО
ЭДО, как технология, представляет собой обмен электронными документами через интернет. А с точки зрения пользователя — это тогда, когда вся работа с документацией ведется БЕЗ применения бумажных носителей со скоростью мысли, с помощью защищенной от подделок квалифицированной ЭП.
Настоящий ЭДО позволяет управляться с информационными массивами любого объема, организовать огромный документооборот, сократить (точнее, исключить) затраты, риски утраты данных, ошибки, вызванные человеческим фактором.
Это для крупных предприятий, скажете вы? А как насчет возможности получать оплату «день-в-день» — жизненно важная вещь для малого и среднего бизнеса? Именно благодаря ЭДО процесс получения оплаты ускоряется максимально. К тому же большинство выгодных деловых партнеров давно применяют ЭДО и не заинтересованы подстраиваться под чей-то допотопный документооборот.
Настоящий ЭДО позволяет подписывать и отправлять документы в мгновение ока, загружать в систему документы любым удобным способом, проверять и изучать документы, независимо от формата, блокировать нежелательных «бизнесменов» — все это можно оценить и опробовать бесплатно в Астрал.ЭДО.
Что нужно для перехода на ЭДО?
Необходимо внести соответствующие изменения в учетную политику, выработать схему документооборота и распределить функции между сотрудниками (право подписи, редактирования, согласования и т. п.), выбрать оператора ЭДО, подписать договор с ним и подключиться к системе. Из необходимых инструментов нужны квалифицированная ЭП и программное обеспечение, предоставленное оператором.
Многих пугают затраты на электронную подпись, но на ЭДО можно работать со всеми видами подписи (см. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ: простая, неквалифицированная и квалифицированная электронная подпись). Для каждой подписи — своя сфера (за исключением простой, все-таки она сугубо для внутреннего пользования). Скажем, вполне возможно подписывать внутреннюю документацию (справка, приказ, докладная и проч.) неквалифицированной ЭП. Но квалифицированная ЭП открывает максимум возможностей, и степень удобства ее применения куда выше ее цены.
Тем более что в рамках спецакции @ZABOTA от Астрал-ЭТ можно перевыпустить сертификат, с которым ЭП будет действовать на протяжении всего 2022 г., без очередей и лишних бумаг.
Как выглядит схема ЭДО?
Она проста, как все гениальное, и едина как для «малышей», так и для бизнеса международного масштаба.
Как выглядит схема электронного документооборота
Вы — отправитель, — сформировав цифровой документ, подписываете ЭП и по каналам оператора ЭДО передаете его получателю, а тот, соответственно, подписав, через оператора ЭДО возвращает обратно. Ну, конечно, сохраняется полная возможность внести и согласовать изменения, дополнения и т. п., только появляется дополнительный гарант полной безопасности документооборота, который решает все технические вопросы, связанные с ЭДО.
А как узнать, что контрагент подключен к ЭДО?
Проще всего не играть в разведчиков, а выяснить этот вопрос у самого контрагента. А если серьезно, многие учетные системы сами оповещают, что деловой партнер был подключён к системе ЭДО.
Для пользователей «1С» достаточно подключить сервис «1С-ЭДО», уже встроенный в встроенный в 1С, отправить приглашение контрагенту и начать работать. Никакие дополнительные соглашения с контрагентами заключать не нужно.
Так, если вы пользуете «1С», достаточно заглянуть справочник «Контрагенты», и убедиться в наличии или отсутствии напротив наименования соответствующей компании значка. Если он есть — просто отправляйте приглашение на обмен цифровыми документами.
Возможно, что вы со своим деловым партнером выбрали разных операторов — не беда. У всех ведущих операторов имеется возможность настроить роуминг для беспрепятственного обмена документацией.
Для настройки роуминга достаточно узнать идентификатор СЭД, и даже выяснить, у какого оператора «обслуживается» ваш контрагент. Например:
2AEdcc414cc219b11e2a6300500d730304c,
где первые 3 символа ― код оператора ЭДО (в данном случае — «Калуга Астрал»), а остальные собственно идентификатор, личный номер. В «1С» добыть идентификатор можно без труда, пройдя по маршруту: «ЭДО» — «Учетные записи», вкладка с регистрационными данными.
«Калуга Астрал» обеспечивает роуминг со всеми значимыми операторами ЭДО. Настройка роуминга и все входящие — бесплатно. Быстрый старт: 2 мин. после подачи заявки.
В заключение отметим, что всеобщий ЭДО не за горами: уже с 1 января 2022 г. его противники потеряют возможность работать с рядом популярных товаров, подлежащих маркировке, — одежда, текстиль, парфюмерия, автошины, табак, фототехника, — а передача данных о них через ЛК в «Честный ЗНАКе» станет невозможной.
Кроме того, именно сейчас выгодно перевыпустить сертификат ЭП, и она будет действовать в течение всего 2022 г., а с нового года за ней руководителям и ИП придется отправляться в органы ФНС и к ее доверенным лицам, а сейчас и фирмы, и ИП могут без хлопот получить сертификат в своем УЦ. Так что если вы ждете подходящего момента перейти на ЭДО, то он уже настал.
Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса
Существенная экономия времени. Отправьте заявку, и мы расскажем все об ЭДО.
Получите выгодное предложение!
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами:
Создание настроек обмена с контрагентами
Дата обновления: 29.12.2022
Номер карточки: SD0000665
Для начала обмена через ПП «1С» юридически значимыми документами, недостаточно подключить к ЭДО свою организацию, следует также отправить контрагентам приглашение к обмену. Данная процедура является обязательной и подразумевает взаимное согласие сторон на обмен электронными документами.
Преимуществом сервиса 1С-ЭДО является автоматическое межоператорское взаимодействие (роуминг). Если пользователь 1С и его контрагент являются абонентами любого из перечня операторов, поддерживающих технологию 1С-ЭДО, то роуминг настраивать не нужно, он работает автоматически и для настройки обмена необходимо следовать данной инструкции. При этом обмен доступен как с пользователями 1С, так и с пользователями собственных клиентских программ.
В иных случаях пользователи сервиса, которые при подключении к ЭДО выбрали оператора АО «Калуга Астрал» или ООО «Такском», могут настроить роуминг по заявке с некоторыми операторами, не поддерживающими технологию 1С-ЭДО.
- Настройка роуминга для пользователей 1С-ЭДО (Калуга Астрал)
- Настройка роуминга для пользователей 1С-Такском
В зависимости от информации об учётных записях получателя в сервисе, а также информации предоставленной контрагентом, отправка приглашения может осуществляться одним из представленных вариантов:
1. Отправка приглашения с указанием идентификатора участника ЭДО контрагента
2. Отправка приглашения с указанием оператора ЭДО контрагента
3. Отправка приглашения с указанием адреса электронной почты контрагента
4. Массовая отправка приглашений
5. Отправка приглашения при создании электронного документа (Подготовка документов к отправке)
6. Отправка приглашения для пользователей неуправляемых форм (Бухгалтерия предприятия 2.0, Управление торговлей 10.3, Управление производственным предприятием 1.3)
Для пользователей ПП «1С» отправка приглашений к обмену доступна из справочника «Контрагенты».
Если в столбце «ЭДО» напротив получателя присутствует соответствующий значок, это значит, что в сервисе есть информация об учётных записях контрагента. Отправку приглашения в данном случае следует выполнять с указанием идентификатора участника ЭДО. Зеленый значок означает, что с данным контрагентом уже имеется настройка.
Отсутствие значка свидетельствует, что в сервисе нет информации об учётных записях получателя, и отправку приглашения можно осуществить как с указанием идентификатора участника ЭДО, так и с указанием электронной почты или оператора ЭДО контрагента.
В сервисе хранится информация о зарегистрированных абонентах 1С-ЭДО, а также об учётных записях клиентов иных операторов, которые приняли приглашение от пользователей сервиса. Проверка наличия учётной записи осуществляется по реквизитам.
Информация о том, что контрагент подключен к ЭДО, не является гарантией готовности этой фирмы вести ЭДО с Вашей организацией. Необходимо отправить контрагенту приглашение к обмену и дождаться его принятия.
Для отправки приглашения необходимо выбрать интересующего контрагента, затем нажать «ЭДО – Пригласить к обмену электронными документами».
Если информация об учётных записях контрагента отсутствует в сервисе, то отправку приглашения можно осуществить:
- с указанием идентификатора участника ЭДО
- с указанием e-mail контрагента
- с указанием оператора контрагента
Если в сервисе имеется информация об учётных записях контрагента, то при отправке приглашения следует указать необходимый идентификатор участника ЭДО получателя. Особое внимание следует уделить тому, что один контрагент может иметь несколько учётных записей, используемых для разных направлений и целей обмена, а также в разных клиентских программах. Поэтому перед отправкой приглашения следует связаться с получателем, уточнить идентификатор участника ЭДО, по которому он планирует производить обмен с вашей организацией, а затем выбрать его из представленного списка.
Инструкция: Как узнать свой идентификатор участнику ЭДО?
Если необходимый идентификатор отсутствует в списке, то поле «Учётная запись контрагента» необходимо очистить, а затем вставить идентификатор, который предоставил получатель.
Отправленные приглашения отображаются в папке «Ждём согласия» раздела «Приглашения» рабочего места Текущие дела ЭДО со статусом «Ожидаем согласия». Для обновления статуса подключения необходимо нажать «Отправить и получить».
Приглашения, ответ по которым получен, перейдут в папку «Ознакомиться» со статусом «Принято». Их следует отправить в архив, нажав соответствующую кнопку.
Также вам может быть интересно:
Настройка отправки по договорам
Из нашей статьи вы узнаете:
Современный бизнес не может обойтись без электронного документооборота (ЭДО), который позволяет автоматизировать и ускорить процессы обмена документами между организациями. Одним из ключевых аспектов эффективной работы с ЭДО является настройка взаимодействия с контрагентами.
Способы перехода на ЭДО с контрагентами
Для осуществления взаимодействия с контрагентами при помощи ЭДО необходимо выбрать способ передачи электронного документооборота.
Прямой обмен электронными документами между организациями
ЭДО между организациями-контрагентами может осуществляться с помощью электронной почты без использования систем ЭДО. Контрагентам достаточно заключить между собой договор.
Компания самостоятельно создаёт необходимые условия для обмена:
- утверждает создание документов внутри организации в соответствии с законодательными нормами;
- ведёт переговоры с клиентами о применении электронных документов;
- подписывает договор об использовании ЭДО с каждым контрагентом;
- предоставляет необходимый технический уровень оборудования;
- обеспечивает порядок надёжного доступа к сети и безопасную передачу данных.
Использование такого вида документооборота между компаниями не допускает возможность отправки счетов-фактур. Запрет устанавливает п. 1.1 ст. 169 НК РФ. Пункт налогового кодекса обязывает компании передавать документ только через российских операторов ЭДО, соответствующих требованиям.
Обмен через оператора ЭДО
Документооборот между компаниями осуществляется с помощью фирмы-посредника — оператора ЭДО. Такая организация имеет необходимые технические средства и законные основания для юридически значимого обмена электронными документами между контрагентами.
Оператор электронного документооборота (ЭДО) выполняет функцию независимого участника, задача которого:
- обеспечение технической составляющей оборудования клиента — предоставление сервиса ЭДО;
- поддержка установленных форматов документов;
- отправка и принятие от компаний-партнёров соглашений об электронном взаимодействии;
- законная отправка юридически значимых документов, в том числе счетов-фактур;
- фиксация даты и времени отправки или получения документа;
- контроль подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи;
- гарантия безопасной и непрерывной передачи зашифрованных данных;
- хранение переданных электронных документов.
Чтобы начать ЭДО между компаниями, контрагенты подключаются к системе оператора. Для работы в системе электронного документооборота клиент заключает договор с оператором ЭДО. Тот, в свою очередь, направляет заявление в ФНС, о переходе компании на электронное взаимодействие с клиентами. Система электронного документооборота между организациями позволяет автоматизировать обмен документами с контрагентами.
Группа компаний «Астрал» предлагает современные продукты для обмена электронными документами с контрагентами: Астрал.ЭДО и 1С-ЭДО. Любой из сервисов позволяет вести взаимодействие со всеми контрагентами и контролирующими органами, соблюдая налоговое законодательство. Круглосуточная служба поддержки поможет клиентам на всех этапах обслуживания: от запуска системы ЭДО и подключения контрагентов до обмена документами и отправки отчётов в госорганы
Порядок перехода на ЭДО с контрагентами
Переход на системы электронного документооборота (ЭДО) необходим компаниям, взаимодействующим с большим количеством контрагентов. Для перехода на ЭДО организации составляют контрагентский договор или дополнительное соглашение с контрагентами. Если взаимодействие осуществляется через операторов ЭДО, то достаточно осуществить обмен приглашениями в сервисе. Список операторов ЭДО, осуществляющих законную передачу электронных документов, можно посмотреть на сайте ФНС.
Для обмена приглашениями и передачи данных внутри системы электронного документооборота необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
Ст.7 Федерального закона № 63-ФЗ предусматривает обмен электронными документами с иностранными контрагентами. В таком случае у зарубежного партнёра должна быть подпись, соответствующая признакам УКЭП и созданная по нормам права иностранного государства и международных стандартов.
С чего начать переход на ЭДО с контрагентами
Для перехода на электронный документооборот (ЭДО) необходимо внести изменения в учётную политику компании. В ней прописывают условия и вид использования электронного взаимодействия, в частности:
- способ перехода на электронный документооборот с контрагентами — прямой обмен или через операторов ЭДО;
- вид документов для цифровой передачи;
- порядок использования УКЭП;
- список уполномоченных работников;
- регламент предоставления отчётов в ФНС.
После внесения регламента в учётную политику компании необходимо выполнить нижеуказанные действия.
Составить цепочку документооборота
Адаптация бизнес-процессов происходит после определения ответственных сотрудников. Схемы перемещений документов внутри компании необходимо оптимизировать под ЭДО. Если используются системы электронного документооборота через оператора ЭДО, то процессы хранения и отправки документов автоматизируются.
Получить электронную подпись и дополнительный софт
Ответственных сотрудников необходимо обеспечить УКЭП. В соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ такая подпись делает документы юридически значимыми и является аналогом рукописной. Использование УКЭП не предусматривает дополнительного соглашения и подтверждения личности сторон.
Получить данный вид подписи можно только в удостоверяющих центрах (УЦ), аккредитованных Минцифры РФ. Список таких УЦ размещён на сайте ведомства.
Для внутренних электронных документов порядок использования УКЭП не является обязательным. Подойдёт простая или неквалифицированная электронная подпись. Таким образом, для сотрудников, не уполномоченных отправлять внешние документы, не понадобится приобретать УКЭП. Такая мера сократит расходы компании на техническое оснащение при переходе на ЭДО.
Компьютер, подключённый к системе электронного документооборота (ЭДО), должен быть оснащён дополнительной программой — криптопровайдером. Она необходима для контроля работы с электронной подписью и шифрования данных. Одной из таких программ является КриптоПро. Она осуществляет проверку цифровых сертификатов на соответствие требованиям, установленным к УКЭП, и аккредитацию удостоверяющего центра.
Купить лицензию КриптоПро последней версии можно только у официального дилера продукции торговой марки «Инфотекс». Этот статус даёт право на распространение, внедрение и сопровождение программ КриптоПро с круглосуточной поддержкой пользователей 24/7. Чтобы приобрести лицензию, достаточно заполнить форму обратной связи на нашем сайте.
Подключить контрагентов
Если электронный документооборот принято осуществлять через оператора ЭДО, необходимо отправить соглашение клиентам через сервис. После принятия приглашения можно обмениваться электронными документами с компанией. Заключать с партнёрами дополнительный договор или соглашение об обмене файлов с помощью системы электронного документооборота не требуется.
Как пригласить контрагента к ЭДО
Рассмотрим, как отправлять и принимать приглашения в системах ЭДО от «Астрал» и «1С».
Как отправить приглашение
Для отправки приглашения необходимо:
перейти в раздел «Контрагенты» → нажать «Добавить контрагента»:
В окне «Добавление контрагента» указать в строке поиска ИНН, наименование или ID ЭДО. После появления информации о найденном партнёре нажать «Показать список»:
В полученном списке выбрать необходимый идентификатор и кликнуть по нему:
Сервис оповестит об успешной отправке приглашения к ЭДО:
Отправленные приглашения отображаются в реестре «Приглашения» → вкладка «Исходящие»:
Как принять приглашение
Если вам отправлено приглашение, то на почту, привязанную к сервису ЭДО, поступит соответствующее уведомление:
В окне уведомления необходимо нажать «Подробнее». После перехода в раздел «Приглашения» → нажать «Входящие»:
Для приёма приглашения установить курсор на требуемую запись и нажать «Принять»:
После появится уведомление об успешном принятии приглашения к ЭДО:
Новый партнёр будет автоматически перемещён в реестр «Контрагенты» → «Мои контрагенты»:
Как отправить приглашение
Для добавления контрагента необходимо выполнить следующие шаги:
Перейти в «Справочники» → «Контрагенты»:
Нажать «Создать» → заполнить обязательные поля, выделенные красным:
В списке контрагентов выбрать необходимого партнёра:
В открывшемся окне «Настройка ЭДО (Создание)» → выполнить тест настроек → «Отправить приглашение»:
Заполнить поля формы отправки → «Отправить»
Как принять приглашение
Порядок принятия приглашения в конфигурации «Бухгалтерия предприятия версии 3.0» следующий:
Раздел «Приглашения» → вкладка «Требуется согласие» → «Принять»:
Заключение
Переход компании на ЭДО имеет ряд преимуществ. Эксперты оценивают сокращение временных затрат сотрудников на восемьдесят процентов после трансформации компаний с бумажного документооборота в электронную форму.
Система ЭДО позволяет:
- освободить рабочее пространство и снизить затраты на канцелярию;
- сэкономить энерго- и трудозатраты в пользу работников организации путём снижения агрегации операций;
- хранить документы в единой электронной базе;
- обеспечивать передачу данных в один клик, вне зависимости от расстояния контрагентов;
- сократить количество ошибок, связанных с обработкой документов;
- исключить мошенничество и применение «чёрных схем» путём прозрачности и хранения цепочек операций;
- автоматически формировать архив и отслеживать действия пользователей;
- централизованно отправлять информацию в государственные органы.
Приглашение контрагента к использованию электронного документооборота (ЭДО) является важным шагом в настройке взаимодействия с контрагентами. Для начала необходимо убедиться, что у обоих сторон есть соответствующее программное обеспечение для работы с ЭДО и они готовы перейти на цифровой формат обмена документами.
Далее можно отправить письмо или сообщение через систему ЭДО, где в краткой форме будет описано, какие преимущества может получить контрагент, переходя на электронный документооборот. В сообщении также могут быть указаны инструкции по регистрации в системе ЭДО и дальнейшей настройке взаимодействия.
Если контрагент уже работает с ЭДО, то можно отправить запрос на установление взаимосвязи между системами. Для этого необходимо обменяться соответствующими сертификатами безопасности и установить права доступа для каждого пользователя.
В любом случае важно не только правильно пригласить контрагента к использованию ЭДО, но и объяснить ему все преимущества и возможности, которые он может получить, переходя на цифровой формат обмена документами.
Шаг 0. Предварительная подготовка и анализ
Сформировать перечень документов для перевода на обмен в электронной форме.
Определить круг лиц, уполномоченных подписывать документы.
Проанализировать подключенных к электронному документообороту контрагентов компании (статус их перехода на ЭДО).
Документ содержит перечень факторов, по которым компания может предварительно определить подходящий тип ИТ-решения при внедрении электронного документооборота
— внедрение типового коробочного решения, либо комплексного решения, включающего интеграцию решения оператора электронного документооборота с учетными системами
компании.
Типовое решение по электронному документообороту — это типовое (коробочное) решение по электронному документообороту от оператора либо модуль к учетной системе
компании, предусматривающий обмен электронными документами с контрагентами.
Комплексное решение предполагает комплексную цифровизацию бизнес-процессов при переходе на электронный документооборот и расширенную интеграцию системы оператора
электронного документооборота с текущей ИТ-архитектурой компании.
Шаг 1. Подключение к оператору электронного документооборота
Качественные критерии выбора оператора электронного документооборота
Документ содержит основные критерии выбора оператора электронного документооборота: требования к базовой функциональности решения, безопасности, а также вопросы
по технической поддержке решения.
Инструмент позволит провести оценку предлагаемых решений операторов электронного документооборота по перечню критериев, сгруппированных по направлениям оценки:
Информация может быть получена из открытых источников, а также в результате запроса коммерческого предложения у операторов электронного документооборота.
Выбрать подходящий тариф по обмену документами.
Оформить заявку на подключение к оператору.
Заключить лицензионное соглашение с оператором электронного документооборота.
Шаг 2. Техническая подготовка и внедрение электронного документооборота
Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре и приобрести средство криптографической защиты информации.
Настроить доступ пользователей в систему оператора электронного документооборота (авторизацию и аутентификацию).
Настроить процессы обмена документами в системе электронного документооборота — их типы, маршруты согласования и подписания.
Шаг 3. Тестирование и обучение
Провести тестовый обмен документами с контрагентами.
Шаг 4. Старт обмена электронными документами с контрагентами
Документ предназначен для извещения контрагентов о переходе компании на электронный документооборот и уточнения их готовности взаимодействовать в рамках электронного документооборота.
Письмо оформляется на официальном бланке компании и направляется в адрес контрагентов в индивидуальном порядке либо посредством массовой рассылки.
Соглашение заключается с контрагентами, с которыми предполагается осуществление электронного документооборота.
Соглашение может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к действующему договору или в виде раздела основного договора,
содержащего соответствующие положения.
Документ может быть составлен как в виде бумажного документа, так и в электронной форме.
Соглашение об обмене электронными документами может предусматривать:
Направить приглашения контрагентам в системе электронного документооборота для начала обмена документами.
Оформить заявку на настройку роуминга для поддержания документооборота с контрагентами, взаимодействующими с другими операторами ЭДО.
Внесение изменений в учётную политику при переходе на электронный документооборот опциональное.
В учетной политике могут быть указаны следующие положения:
При внесении изменений в учетную политику могут быть также добавлены положения, основанные на сложившейся практике по первичным документам/документообороту в целом.
Начать обмен документами с контрагентами.
Повсеместная цифровизация набирает обороты. Компании всё чаще переходят на электронные документы и обмен ими в цифровом формате. К этому их подталкивают время, партнеры и развитие технологий. Сегодня закон не обязывает всех вести электронный документооборот (ЭДО), но с каждым годом объем передаваемых документов через сервисы обмена растет.
Обязательно ли переходить на ЭДО
До сих пор остаются контрагенты, которые предпочитают бумажный документооборот и считают, что электронный обмен их не коснется. Это мнение явно расходится с позицией ФНС. В 2020 году налоговая представила концепцию развития ЭДО, в соответствии с которой к концу 2024 года 95% всех счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных будут передаваться в электронном виде.
Концепция направлена на то, чтобы сократить расходы государства и бизнеса на печать, доставку, хранение бумажных документов и увеличить скорость обмена данными. ЭДО уже стало обязательным для участников:
- национальной системы прослеживаемости импортных товаров;
- обмена маркированными товарами;
- госзакупок на некоторых электронных площадках.
Также ожидается, что в ближайшее время станет обязательным обмен перевозочными документами. С 1 сентября 2022 года утвержден формат, порядок обмена и правила заполнения электронных транспортных накладных, поэтому перевозчики, отправители и получатели грузов могут уже обмениваться ими по ЭДО в добровольном порядке.
Преимущества перехода на электронный документооборот с контрагентами
Положительного эффекта от цифрового обмена документами намного больше, чем от бумажного. Организация ЭДО с контрагентами дает ряд преимуществ:
- уменьшаются расходы на содержание архива;
- сокращается стоимость печати и пересылки документов;
- контролируются статусы согласования и подписания;
- исключаются потери документов;
- сохраняется юридическая значимость при обмене.
Два способа перейти на ЭДО с контрагентами
1. Прямой документооборот через электронную почту
Если компания выбирает этот способ обмена, то ей необходимо самостоятельно заключить договоры с каждым партнером, актуализировать форматы документов в соответствии с требованиями ФНС, организовать техническую возможность и безопасность передачи данных
Основной минус прямого обмена — нельзя обмениваться электронными счетами-фактурам, так как они в обязательном порядке должны подписываться КЭП и передаваться через оператора ЭДО. По Налоговому кодексу РФ отправлять ЭСФ через электронную почту незаконно.
2. Документооборот через сервис обмена
Компании не придется самостоятельно подключать и настраивать взаимодействие с контрагентами, если она пользуется сервисами обмена. Провайдер фиксирует даты отправления и получения документов, проверяет подлинность КЭП и сохраняет юридическую силу при обмене. В случае споров оператор ЭДО может предоставить доказательства легитимности операций и выступить третьей независимой стороной в суде.
План перехода организации на электронный документооборот
Несколько шагов на пути к ЭДО с контрагентами:
1. Оценить текущее состояние документооборота
Посмотрите, как проходит работа с документами на бумаге: кто согласовывает и подписывает, в какой последовательности, есть ли задержки в процессе и на каком этапе. Определить, что изменится в работе с документами после перехода, и сравнить с тем, что было до. Чаще всего получается оптимизировать документооборот. Например, чтобы первичные документы из сервисов обмена поступали напрямую в бухгалтерию, а договорные — в юридический отдел, в Directum RX можно настроить автоматическое распределение ПУД на email ответственных.
Организация абонентских ящиков
2. Получить КЭП и выпустить доверенности
Сотрудникам, которые согласовывают и утверждают документы, необходимо выпустить квалифицированные электронные подписи (КЭП). А с 1 сентября 2023 года физлица, которые подписывают документы от лица компании в электронном виде, должны подтверждать свои полномочия с помощью машиночитаемой доверенности (МЧД).
3. Подключиться к оператору ЭДО и выбрать способ интеграции
Простого подключения к сервису обмена недостаточно, если в компании:
- поток первичных документов превышает 10 тыс. экземпляров в год;
- множество учетных и информационных систем;
- сложные регламенты согласования;
- много доверенностей, которыми нужно управлять;
- внутренний документооборот ведется в электронном виде.
В этих случаях необходимо комплексное решение по цифровизации бизнес-процессов и полная интеграция системы электронного документооборота в ИТ-пространство компании. В Directum RX благодаря коннекторам к сервисам обмена сотрудники могут работать с документами в привычном интерфейсе.
4. Создать регламент работы с ЭДО
Чтобы компания могла официально вести документооборот через сервис обмена, необходимо подготовить внутренние документы — приказ о переходе на ЭДО и соответствующее положение.
5. Подготовить инструктаж
Сотрудников, вовлеченных в документооборот, необходимо обучить новому формату работы. Разработать инструкции и сценарии, а также зафиксировать возможность ЭДО в учетной политике компании.
6. Отправить контрагентам приглашение к электронному обмену
На последнем этапе остается лишь пригласить поставщиков и клиентов к ЭДО. Звать к обмену можно даже контрагентов, которые не зарегистрированы в сервисах обмена, и отправлять приглашения напрямую из Directum RX.
Приглашение контрагента по ИНН
Чем больше партнеров и покупателей будет подключено к электронному обмену, тем быстрее компания увидит положительный эффект от перехода на ЭДО.
Планируете внедрять цифровые инструменты?
Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.