Как правильно согласовать должностную инструкцию

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 11

Как составить, согласовать и утвердить должностную инструкцию

В статье разъясняется, к каким видам документов относятся должностные инструкции, кем они утверждаются, согласовываются, где фиксируется подпись об ознакомлении. Подробно разбирается, на каких нормативных актах базируется содержание инструкции, даются рекомендации по составлению пакета должностных инструкций организации.

Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция — это документ, который входит в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ред. от 23.04.2009; далее — ОКУД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

Должностная инструкция относится к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации (код 02), подклассу «Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия» (код 52), ее регистрационный номер — 051, контрольное число в ОКУД — 9.

В Письме Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» сказано, что несмотря на то, что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.

При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Принято считать, что должностная инструкция носит обезличенный характер и определяет функцию, а не человека. Это, разумеется, так, а в том случае, когда речь идет о государственном служащем, такой подход вообще не должен допускать никаких исключений. Но надо понимать, что на коммерческом предприятии должностная инструкция пишется и для удобства работника и работодателя. Нанимая на должность нового человека, у которого больше опыта и знаний, чем у прежнего специалиста, назначая ему выше заработную плату, неужели работодатель не намерен воспользоваться этими преимуществами работника и добавить ему должностных обязанностей по сравнению с предыдущим сотрудником, повысить уровень ответственности? Так почему бы и не отразить это в должностной инструкции? Так что, хоть и обезличенная, должностная инструкция вполне может быть написана под конкретного человека.

Кто разрабатывает, кто утверждает

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ. Для того чтобы правильно составить пакет должностных инструкций, кадровые службы предприятия могут обратиться как к рекомендациям специалистов, так и к нормативным актам. Нет, никто не контролирует, как коммерческие организации составляют свои инструкции, но ведь существует опыт государственных служб. Так, можно изучить Письмо Минтруда России от 13.03.1996 N 482-ВК «Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти», Приказ ФТС России от 03.12.2004 N 355 «Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции должностного лица таможенного органа Российской Федерации», Приказ Госнаркоконтроля России от 25.11.2003 N 235 «Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника, федерального государственного служащего, работника органа по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ».

Руководитель федерального органа исполнительной власти утверждает должностные инструкции (должностные обязанности) для своих заместителей и для руководителей структурных подразделений, а по остальным государственным должностям — типовые. На основании типовых должностных инструкций руководитель структурного подразделения утверждает должностные инструкции по конкретным государственным должностям в подразделении.

В Госнаркоконтроле России расписали четкую схему полномочий по разработке, согласованию и утверждению должностных инструкций (табл. 1). Кадровая служба коммерческой организации сможет составить по аналогии собственный локальный акт о распределении полномочий по разработке и утверждению должностных инструкций. Такой документ надо будет утвердить приказом. Если такой разветвленной структуры не предполагается, то всю информацию о порядке утверждения инструкций можно поместить непосредственно в приказ.

Таблица 1

Распределение полномочий руководящего состава органов

Госнаркоконтроля по организации разработки, согласованию

и утверждению должностных инструкций

Наименование должности	Организуют разработку должностных инструкций	Согласовывают должностные инструкции	Утверждают должностные инструкции
1	2	3	4
Первый заместитель (заместитель) председателя Госнаркоконтроля России	Начальник главного организационно — аналитического управления Госнаркоконтроля России	Начальник правового управления Госнаркоконтроля России	Председатель Госнаркоконтроля России
Начальник территориального органа, организации, подразделения Госнаркоконтроля России	Начальник главного организационно — аналитического управления Госнаркоконтроля России	Начальник правового управления, начальник управления кадров Госнаркоконтроля России	Заместитель председателя Госнаркоконтроля России в соответствии с распределением обязанностей

Примерный образец

Общество с ограниченной ответственностью

«Кадровик»

Приказ

о порядке разработки, согласования

и утверждения должностных инструкций

Москва N 23 01.11.2009

Приказываю:

1. Кадровой службе ООО «Кадровик» составить общую схему должностных инструкций сотрудников организации. Срок — до 10.11.2009. Ответственный — Крюков Р.А.

2. Начальникам отделов и цехов поручить компетентным сотрудникам разработать по схеме должностные инструкции для каждого сотрудника своего отдела в соответствии со штатным расписанием. Срок — до 25.11.2009. Ответственные: Зарубин О.О., Сапармурдинов К.Ч., Некорчевый Н.Г., Лещенко П.К.

3. Юридической службе ООО «Кадровик» обеспечить соответствие должностных инструкций требованиям российского законодательства. Ответственный — Зимко У.Ю.

4. Начальнику отдела по охране труда обеспечить соответствие должностных инструкций работников ООО «Кадровик» требованиям по охране труда. Ответственный — Шурочкина А.Я.

5. После согласования должностных инструкций с юридической службой и отделом по охране труда начальникам отделов подписать инструкции и передать в секретариат на утверждение генеральным директором. Срок — до 05.12.2009. Ответственный — секретарь Воронина О.Л.

Генеральный директор Гнедых А.Р. Гнедых

С приказом ознакомлены.

Копия получена для хранения и использования на рабочем месте.

Инспектор отдела кадров Крюков Р.А. Крюков 01.11.2009

Начальник отдела по закупкам Зарубин О.О. Зарубин 02.11.2009

Начальник цеха N 1 Сапармурдинов К.Ч. Сапармурдинов 01.11.2009

Начальник цеха N 2 Некорчевый Н.Г. Некорчевый 02.11.2009

Начальник транспортного отдела Лещенко П.К. Лещенко 02.11.2009

Начальник юридической службы Зимко У.Ю. Зимко 01.11.2009

Начальник отдела по охране труда

Шурочкина А.Я. Шурочкина 01.11.2009

Секретарь Воронина О.Л. Воронина 01.11.2009

Еще более подробно этот вопрос регламентирован в таможенных органах (Типовой порядок разработки, согласования и утверждения должностной инструкции).

Что можно посоветовать разработчикам? Кадровая служба предприятия должна составить основу должностных инструкций, схему их содержания. Разработка поручается руководителям структурных подразделений. За конкретным наполнением необходимо обратиться сначала к квалификационным требованиям по специальности, для которой разрабатывается конкретная инструкция, а затем к профессионалам, ранее работавшим на этом месте либо непосредственно руководящим специалистами на такой должности, ведь если они подскажут, какие функции у водителя, курьера, продавца на данном месте, в этой организации, то должностная инструкция принесет реальную пользу. Неплохо включить в процесс согласование инструкций с правовой службой организации, корпоративным юристом. Утверждать эти инструкции будет то лицо, которое на это уполномочено своим трудовым договором и своей должностной инструкцией. Чаще всего утверждает должностные инструкции руководитель предприятия, но такие функции могут быть переданы также и руководителю кадровой службы. Должностные инструкции руководителей структурных подразделений разрабатываются непосредственно под контролем руководителя организации, утверждаются им же.

Содержание должностной инструкции

Реквизиты

Титульный лист должностной инструкции должен содержать следующие реквизиты:

— наименование организации;

— наименование документа;

— дата;

— место разработки;

— гриф утверждения;

— виза согласования (если согласование предусмотрено);

— подпись руководителя структурного подразделения;

— расписка работника, подтверждающая ознакомление с инструкцией.

Название документа согласовывается с наименованием должности в родительном падеже (должностная инструкция (кого?) водителя).

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу и состоит из слова «Утверждаю» (кавычки не ставятся), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова «Утверждено» (кавычки не ставятся), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Разумно также согласовать инструкции с начальником отдела охраны труда, если таковой действует на предприятии, либо с сотрудником, отвечающим за соблюдение требований охраны труда.

Лист ознакомления является частью должностной инструкции, рассчитывается на количество работников, до сведения которых будет доводиться данная должностная инструкция в течение времени ее действия.

На обороте последнего листа делают запись: «В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью ___ листов» (количество прописью). Запись подписывает руководитель учреждения или лицо, им уполномоченное, с указанием даты.

Примерный образец

Согласовано Утверждаю

12.11.2009 Генеральный директор

Начальник юридической службы Лямкин П.Д. Лямкин

Евсеев Н.Н. Евсеев

Согласовано

12.11.2009

Начальник отдела охраны труда

Ткаченко Ю.А. Ткаченко 15.11.2009

Общество с ограниченной ответственностью

«Транспортер»

Должностная инструкция

водителя

Разработано

10.11.2009

Отдел перевозок

ООО «Транспортер»

г. Москва

Текст инструкции

Начальник отдела перевозок

Чижик А.Я. Чижик

Расписка работника, в случае если подписывается сама инструкция, располагается после подписи руководителя структурного подразделения в следующем виде:

С должностной инструкцией ознакомлен, Подпись Расшифровка

экземпляр получил. работника подписи

Дата

В крупных организациях предпочитают составлять лист ознакомления с должностными инструкциями.

Примерный образец

Лист ознакомления с должностной инструкцией водителя

N п/п	Фамилия, имя, отчество работника	Дата и номер приказа о приеме на работу	Должность	Дата ознакомления и получения копии инструкции	Личная подпись
1	Горотеньков Иван Алексеевич	Приказ от 10.10.2009 N 18	Водитель	10.10.2009	Горотеньков
2	Фонарев Евгений Аполлинариевич	Приказ от 12.10.2009 N 19	Водитель	13.10.2009	Фонарев

Структура

Должностная инструкция состоит из нескольких разделов.

1. Общие положения.

2. Функции работника.

3. Должностные обязанности.

4. Права и полномочия.

5. Ответственность.

Некоторые специалисты по кадровому делопроизводству считают необходимым выделить еще и раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» [1].

Раздел «Общие положения». В разделе «Общие положения» указывают:

— наименование должности в соответствии со штатным расписанием;

— название структурного подразделения, в котором сотрудник будет исполнять свои обязанности;

— подчиненность работника;

— перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников, непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);

— порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;

— уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;

— требования к стажу работы по специальности;

— квалификационные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно-правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;

— организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия.

Словарь кадрового делопроизводства. Требования к персоналу — качественные характеристики, которыми должен обладать «идеальный» сотрудник на определенном рабочем месте или в определенной должности. Требования к персоналу включаются в должностные инструкции, квалификационные карты, карты компетенции и в другие документы.

Квалификационная характеристика — краткое изложение требований к знаниям, умениям и навыкам, а также прав и обязанностей, предъявляемых к различным специальностям в организации.

Давайте поговорим подробнее о некоторых из вышеперечисленных пунктов. Совпадение наименования должности, на которую принимается работник, в штатном расписании, его трудовой книжке, трудовом договоре, приказе о приеме на работу и должностной инструкции — необходимое требование, иначе теряется смысл самой инструкции. Приняли на работу экспедитора, а расписался он, что ознакомлен с должностными обязанностями водителя. Ну и что? Да, ознакомился интереса ради, раз уж ему дали документ на прочтение, подтверждает это ознакомление, в чем и расписывается. Разве эта подпись работника будет налагать на него должностные обязанности в соответствии с инструкцией, если он принят по трудовому договору на должность экспедитора? Нет, не будет.

Название структурного подразделения необходимо в том случае, если работа в конкретном подразделении подразумевает хоть какую-то специфику. И эту специфику надо указать в должностной инструкции.

Подчиненность работника определить в инструкции очень важно. Несмотря на то что в иерархической системе предприятия у работника может быть много вышестоящих руководителей, ему надо знать своего непосредственного начальника. Отсутствие такого указания в инструкции приводит к тому, что работник начинает либо подчиняться всем подряд распоряжениям вышестоящих, в том числе противоречивым, либо самостоятельно выбирать самые приятные распоряжения. То же относится к указанию должностей работников и подразделений, которые, напротив, должны подчиняться сотруднику, которому предназначена должностная инструкция.

Уровень образования и квалификационные требования традиционно включаются в любую должностную инструкцию. Эти пункты совершенно очевидно предназначаются не для работника, а для того, кто его нанимает. Потому что, узнав, что его уровень образования не совпадает с тем уровнем, который указан в должностной инструкции, работник не обязан предпринимать какие-либо действия. Он ведь не принимает на себя обязательств получить высшее образование, если его уже приняли на работу со средним специальным, но в должностной инструкции указано высшее. Или у работника высшее техническое образование, а в инструкции прописано высшее гуманитарное. Приходится признать, что эта часть должностной инструкции предназначена для кадровых служб, руководителей и на нее следует ориентироваться при приеме на работу, а не после подписания приказа. При проведении аттестации может возникнуть проблема, причем при неудачном ее прохождении из-за уровня образования, не совпадающего с указанным в инструкции, у работника будут все основания обратиться в суд. Хотелось бы порекомендовать работодателю либо жестко придерживаться им самим установленных требований, либо, принимая нового, перспективного сотрудника, озаботиться тем, чтобы его уровень образования соответствовал тому, который записан в должностной инструкции, например, провести обучение за счет работодателя.

Для правильной формулировки квалификационных требований пользуются двумя постоянно дополняемыми документами. Это Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (состоит из тарифно-квалификационных характеристик, содержащих характеристики основных видов работ по профессиям рабочих в зависимости от их сложности и соответствующих им тарифных разрядов, а также требования, предъявляемые к профессиональным знаниям и навыкам рабочих) (ЕТКС); а также Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (состоит из квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и служащих, содержащих должностные обязанности и требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих). Разряды работ в ЕТКС установлены по их сложности без учета условий труда (за исключением экстремальных случаев, влияющих на уровень сложности труда и повышающих требования к квалификации исполнителя).

Тарифно-квалификационные характеристики каждой профессии имеют два раздела.

Раздел «Характеристика работ» содержит описание работ, которые должен уметь выполнять рабочий.

Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к рабочему в отношении специальных знаний, а также знаний положений, инструкций и других руководящих документов, методов и средств, которые рабочий должен применять.

В тарифно-квалификационных характеристиках приводится перечень работ, наиболее типичных для данного разряда профессии рабочего. Этот перечень не исчерпывает всех работ, которые может и должен выполнять рабочий. Работодатель может разрабатывать и утверждать с учетом мнения выборного профсоюзного органа или иного представительного органа работников дополнительный перечень работ, соответствующих по сложности их выполнения тем, которые содержатся в тарифно-квалификационных характеристиках профессий рабочих соответствующих разрядов.

Кроме работ, предусмотренных в разделе «Характеристика работ», рабочий должен выполнять работы по приемке и сдаче смены, уборке рабочего места, приспособлений, инструмента, а также содержанию их в надлежащем состоянии, чистке оборудования, ведению установленной технической документации.

Наряду с требованиями к теоретическим и практическим знаниям, содержащимся в разделе «Должен знать», рабочий должен знать: правила по охране труда, производственной санитарии и противопожарной безопасности; правила пользования средствами индивидуальной защиты; требования, предъявляемые к качеству выполняемых работ (услуг), к рациональной организации труда на рабочем месте; сортамент и маркировку применяемых материалов, нормы расхода горюче-смазочных материалов; правила перемещения и складирования грузов; виды брака и способы его предупреждения и устранения; производственную сигнализацию.

Рабочий более высокой квалификации помимо работ, перечисленных в его тарифно-квалификационной характеристике, должен уметь выполнять работы, предусмотренные тарифно-квалификационными характеристиками рабочих более низкой квалификации, а также руководить рабочими более низких разрядов этой же профессии. В связи с этим работы, приведенные в тарифно-квалификационных характеристиках более низких разрядов, в характеристиках более высоких разрядов, как правило, не приводятся.

Квалификационная характеристика каждой должности руководителя имеет три раздела: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к квалификации».

Помимо квалификационных требований как таковых существуют еще квалификационные требования к стажу. Так, Указ Президента РФ от 27.09.2005 N 1131 «О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для федеральных государственных гражданских служащих» (ред. от 26.07.2008) перечисляет следующие требования к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для замещения:

— высших должностей федеральной государственной гражданской службы — не менее шести лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее семи лет стажа работы по специальности;

— главных должностей федеральной государственной гражданской службы — не менее четырех лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее пяти лет стажа работы по специальности;

— ведущих должностей федеральной государственной гражданской службы — не менее двух лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее четырех лет стажа работы по специальности;

— старших и младших должностей федеральной государственной гражданской службы — без предъявления требований к стажу.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.

Раздел «Функции». Это именно тот раздел должностной инструкции, который следует заполнять, ориентируясь на конкретную должность на конкретном предприятии. Можно взять основу из типовой инструкции, но главное — обращать внимание на те действия, которые работник будет совершать как постоянно, так и эпизодически, поскольку именно для этого работника и взяли. Если работник не будет справляться, то ссылаться будет необходимо опять-таки на этот раздел инструкции.

Раздел «Обязанности». Иногда этот раздел объединяют с разделом «Функции», что вполне понятно. Если же работодатель счел нужным написать отдельный раздел, то здесь он определит порядок исполнения функций, видов работ, отдельных, в том числе разовых, поручений, а также этические профессиональные нормы, обязательные для исполнения в ходе трудовой деятельности. Правительство РФ принимает типовые кодексы профессиональной этики для различных отраслей деятельности. Свой кодекс корпоративной этики может быть принят в организации как локальный акт, если только для этого вида деятельности не принят специальный порядок утверждения подобных документов.

Раздел «Права и полномочия». В этом разделе перечислены права работника, а также полномочия в рамках этой должности. Поскольку большая часть прав работников унифицирована и подробно расписана в Трудовом кодексе, то в этом разделе инструкции имеет смысл указать только специфические права, принадлежащие только работнику, занимающему эту должность. Так, например, в Должностной инструкции водителя троллейбуса, утвержденной Распоряжением Минтранса России от 08.10.2003 N АК-25-р, перечислены следующие права:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Водитель троллейбуса имеет право: │

│ 1. Отказаться от выезда из депо или приемки троллейбуса на линии, │

│ если его техническое состояние не соответствует правилам технической │

│ эксплуатации троллейбуса. │

│ 2. Ограничивать вход пассажиров в троллейбус в зависимости от │

│ наполнения троллейбуса. │

│ 3. При ухудшении условий движения (туман, дождь, снегопад, гололед) │

│ ставить вопрос перед старшим (центральным) диспетчером об изменении │

│ режима движения. │

│ 4. Прекратить движение в случаях, предусмотренных правилами │

│ дорожного движения. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Это всего 4 пункта, в то время как раздел «Обязанности» включает 51 пункт, с подробными разъяснениями в каждом пункте. И это правильно, переписывать ТК РФ в должностной инструкции вовсе не рекомендуется.

Раздел «Ответственность». В настоящем разделе уместно определить меру ответственности работника перед организацией, в том числе материальную. Если с работником заключен договор о полной материальной ответственности, то здесь содержится указание на это.

Раздел «Взаимосвязи». Если работодатель считает важным урегулировать процесс взаимодействия сотрудника с другими отделами, а может быть, и со сторонними организациями, то порядок и условия можно вынести в отдельный раздел.

Как оформить изменение

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

Литература

1. Санкина Л.В. Правила составления и оформления должностных инструкций // Справочник кадровика. 2008. N 2.

2. Пустозерова В.М. Кадровые документы торгового предприятия. М.: Бюро печати, 2006.

3. Усманова Н.Р. Должностные инструкции руководителей, специалистов, технических исполнителей основного штатного состава. М.: Приор, 2000.

В.Пустозерова

Юрист,

заместитель главного редактора,

эксперт журнала

«Кадровик»

Подписано в печать

12.10.2009

кто должен составлять должностные инструкцииправила составления должностной инструкции

Безусловно, должностная инструкция является локальным актом, с которым работник должен быть ознакомлен сразу же после заключения договора о взаимном сотрудничестве.

Но ведь в процессе характер трудовых отношений, как собственно и специализация компании может и измениться. В связи с этим возникнет необходимость не только во внесении изменений в уже действующие инструкции, но и разработку новых, в порядке, определенном нормами закона.

Нужен ли и в каких случаях?

Разработка и применение должностной инструкции не обязательны. Более того, ТК РФ даже не содержит упоминания об указанном документе, ведь все обязанности в рамках ст.57 ТК РФ можно закрепить и в трудовом договоре.

И, тем не менее, данный документ активно применяется во многих организациях в порядке, который никем не определен.

Именно поэтому многие кадровики и задают вопрос: каков же порядок создания самих должностных инструкций и нужно ли их утверждать? А между тем, при оформлении должностной инструкции либо внесении изменений в уже действующие условия, в первую очередь следует руководствоваться Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и квалификационными справочниками к определенной отрасли.

Следует учитывать и нормы ст.8 ТК РФ, которой за работодателем закреплено право издавать на предприятии локальные акты, регламентирующие те либо иные процедуры уже с учетом специфики компании, при условии, что местная документация не будут ухудшать положение сотрудников в сравнении с ТК РФ.

То есть именно таким образом на законодательном уровне должностная инструкция и обретает законную силу, являясь локальным актом, на который после оформления распространяются уже и нормы ТК РФ.

При этом стоит отметить, что сама по себе инструкция не будет иметь юридической силы без правильного оформления, которое заключается не только в соблюдении прав сторон при формировании тех или иных условий, а также наличия подписей труженика и руководства, но и соответствующего утверждения.

Также следует отметить, что при необходимости даже федеральные законы подвергаются изменениям либо же полной отмене и разработке уже в новой редакции. Соответственно и инструкция не может на протяжении десятков лет быть актуальной, что предопределяет необходимость в вышеописанных действиях.

Можно ли утвердить по-другому?

При издании локальных актов, в частности, той же должностной инструкции рекомендовано пользоваться ГОСТ Р 6.30-2003, где в п.3.16 сказано, что утвердить документ можно двумя способами, а именно:

• посредством издания распорядительного акта, то есть приказа;
• путем проставления грифа «Утверждаю» с подписью руководителя организации.

То есть приказ для утверждения ДИ издавать и не обязательно, если инструкция уже утверждена указанным грифом.

Однако в некоторых отраслях разработаны специальные положения, которые не только содержат порядок оформления инструкций и процедуру внесения изменений, но и определяют обязательное издание приказа.

Если компания не относится к государственным структурам, руководство порядок утверждения инструкций вправе определять самостоятельно, то есть:

• если штат организации невелик, достаточно будет и грифа;
• если же речь идет о большом учреждении со многими структурными подразделениями, целесообразнее издать общий приказ об утверждении ДИ, а не визировать каждую.

Основания для составления

Приказ об утверждении должностных инструкций, конечно, не является обязательным документом, но ровно до тех пор, пока его необходимость не закреплена в локальных актах.

Например, положение о порядке утверждения инструкций может содержать следующие основания для его оформления:

• издание новой инструкции ввиду образования вакансии либо же введение в штатное расписание дополнительной единицы;
• внесение изменений в уже действующую инструкцию.

Приказ об утверждении должностных инструкций 2020

Несмотря на то, что законом правил формирования ДИ не разработано, создать приказ об утверждении новой должностной инструкции совсем не сложно.

Всегда можно использовать аналогию с уже закрепленными правилами и те же нормативы по оформлению официальных документов, а именно, ГОСТы.

Кто оформляет?

Как правило, разработкой должностной инструкции могут заниматься несколько специалистов:

• юрист;
• экономист или бухгалтер, если речь идет об их отделе;
• кадровый работник.

Но вот после формирования ДИ все вопросы по ее утверждению, а также изданию приказа возлагаются уже на отдел кадров, которые собственно приказы по основной деятельности и ведут.

Порядок подготовки

Следует отметить, что должностная инструкция может формироваться двумя путями:

• в виде самостоятельного документа;
• в качестве приложения к договору о взаимном сотрудничестве.

Соответственно в первом случае издается просто приказ об утверждении новой инструкции либо же о введении в действие других условий, если речь идет о правке.

Во втором случае на начальном этапе готовится дополнительное соглашение к договору, а затем уже приказ, который его и утверждает. То есть в зависимости от порядка формирования должностной инструкции может быть два приказа с совершенно разным смыслом.

Как правильно составить?

Приказ об утверждении инструкции относится к локальной документации, к которой предъявляется ряд требований, закрепленных в ГОСТ 6.30-2003.

В частности, должна быть соблюдена базовая структура документа и наличие определенных атрибутов. 

Структура и реквизиты

Так приказ должен содержать следующие сведения:

• название учреждения;
• наименование документа, то есть приказ либо же распоряжение;
• место создания документа, а именно город, где расположена компания;
• дата;
• номер, соответствующий регистрации в журнале;
• преамбула;
• непосредственные условия;
• подписи руководителя и сотрудников, которым поручены определенные задания в режиме приказа. 

Форма

Большинство приказов, которые используют в кадровом делопроизводстве, имеют унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата №1.

Однако приказ об утверждении должностной инструкции в указанном нормативном акте не упомянут, следовательно его можно составить с произвольной форме с соблюдением требований, применяемых к аналогичной документации.

Образец и примеры

Создание приказа об утверждении ДИ может понадобиться в двух случаях, а именно:

• при формировании новой инструкции; 
• при внесении изменений.

Типовой бланк

Образец приказа об утверждении новых инструкций расположен ниже и его можно скачать с нашего сайта.

Пример документа также представлен ниже:

Типовой приказ об утверждении ДИ (бланк)

В доу

Как правило, в детском саду штат сотрудников составляет около 50 человек, и это минимум.

При этом, если инструкции сотрудников приводят в соответствие в теми же квалификационными требованиями на основании ЕТКС, требуется издать об утверждении всех инструкций уже в новой редакции на основании образца, который представлен ниже.

В школе

Требования к квалификации, а также обязанностям, которые преподаватели и обслуживающий персонал должны выполнять в пределах установленной нормы часов, утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 N 761н.

А так как во исполнение ст.46 ФЗ N 273 лица, занимающиеся педагогической деятельности обязаны отвечать квалификационным требованиям, закрепленным в том же ЕТКС, необходимость во внесение должностных инструкций уже с учетом современных требований к образованию и возникает. 

Сколько и где хранить?

В рамках п.657 Приказа Минкультуры №558 трудовые договоры, а также иные документы, не вошедшие в личные дела, то есть те же приложения к ним же в виде должностных инструкций, хранятся на предприятии не менее 75 лет в архиве самого предприятия.

Однако если компания ликвидируется, все данные, включая и ДИ, передаются в трудовой архив города либо же правопреемнику учреждения.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Приказ об утверждении должностной инструкции: кем составляется и подписывается, как регистрируется, сколько хранится и образец документа

Для чего нужен приказ об утверждении должностных инструкций

Теоретически большинство фирм-работодателей может обходиться без должностных инструкций. Но на практике они нужны для эффективного управления кадрами, поскольку в них закрепляются права, обязанности и ответственность работников согласно их должностям. Подписав должностную инструкцию, сотрудник официально признает их.

Что же касается приказа, он наделяет механизм применения должностных инструкций в фирме юридической силой.

Должностные инструкции, выданные сотрудникам без издания руководством соответствующего приказа, могут быть признаны судом или трудинспекцией недействительными, а это чревато появлением значительных рисков для бизнеса.

Так, если человек был уволен за неоднократное нарушение должностных обязанностей, прописанных в официально не согласованной с работником инструкции, он имеет хорошие шансы восстановиться на работе через суд.

Как оформлять приказ

• Единых норм по оформлению приказа, как и по его содержанию нет: он может быть написан на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, причем как от руки, так и напечатан на компьютере.
• Это важно знать: Должностные обязанности ассистента стоматолога
• Важное условие: приказ должен содержать оригинал подписи директора или иного сотрудника, уполномоченного на визирование распорядительных документов компании.
• Также с ним под роспись следует ознакомить работников, ответственных за его исполнение.

Структура приказа о введении должностных инструкций

Структура приказа о введении должностных инструкций законодательно не определена даже в виде рекомендаций. Но, исходя из практики кадрового менеджмента, допустимо включить в ее состав:

• блок, в котором указывается наименование документа («Приказ о…»);
• текстовый блок с мотивировочными формулировками («В связи с необходимостью…»);
• текстовый блок с резолютивными формулировками («Приказываю…»).

Документ должен быть подписан руководителем фирмы. Сотрудники, которые в соответствии с приказом отвечают за разработку, корректировку, учет должностных инструкций и осуществление иных необходимых действий с ними, должны подтвердить своей подписью факт ознакомления с документом.

В резолютивной части необходимо зафиксировать перечень должностей, для которых утверждается инструкция. Также в ней следует указать даты утверждения инструкций директором. При этом дата подписания приказа должна совпадать с датой утверждения инструкций (или предшествовать ей).

Приказ об утверждении штатного расписания на 2020 год

Приказы по организации являются важной составляющей рабочего процесса, поскольку определяют самые основные аспекты деятельности.

Этим документом руководитель назначает ответственных лиц, накладывает взыскания, определяет размер материального вознаграждения и многое другое. Немаловажным является приказ об утверждении штатного расписания.

Только при наличии такового можно говорить о введении его в действие.

Штатное расписание является документом, содержащим сведения о необходимых организации штатных единиц определенной специальности, их распределение по структурным подразделениям и размер оплаты труда по каждой из них.

Все эти данные потом будут указаны в трудовом договоре, который заключается с работником. Такая норма закреплена статьей 57 Трудового кодекса и проверяющие органы могут запросить у работодателя штатное расписание с контрактами для сверки.

Статистические органы рекомендуют обращаться к унифицированной форме расписания при его составлении, но каждое предприятие может использовать свою с учетом специфики и особенностей.

Такое расписание помогает осуществлять планирование единиц специалистов и фонд оплаты труда на предстоящий период. Поэтому в большинстве хозяйственных субъектах документ ежегодно переутверждается. При изменении в количестве работников, а также их денежного довольствия, обязательно составляется новое штатное расписание и приказ о его вводе в действие.

Цели и функции приказа об утверждении штатного расписания

Приказ является отправной точкой для использования расписания в организации. Оно составляется кадровой службой, согласовывается с профсоюзным органом и только затем попадает к руководителю вместе с приказом об утверждении.

Подпись руководителя в приказе означает, что кадровики и бухгалтера могут полноправно работать с кадровым составом. Без приказа штатное расписание не считается введенным в действие.

Следует уточнить, что само расписание – это важный документ для всех структурных единиц организации, но оно также приложение к соответствующему приказу. Виза руководителя на нем обязательна, как и дата и номер приказа.

Форма приказа

Строгой формы такого приказа законодательно не установлено. Его оформление подчиняется общим принципам делопроизводства. Обязательным требованием является распечатывание на бланке организации с регистрацией в общем журнале приказов по основной деятельности и ознакомлением с ответственными лицами.

Порядок составления

При оформлении приказа по организации, в том числе и утверждающем штатное расписание, обязательно наличие сведений о субъекте, которые содержатся на фирменном бланке. Это:

• полное наименование предприятия;
• все учетные данные (ИНН, ОГРН, КПП и др.), банковские реквизиты;
• полный адрес;
• контактные телефоны и номер факса.

Перечислим обязательные пункты, которые должны присутствовать в приказе о введении в действие штатного расписания:

• наименование документа в центре сразу под данными об организации;
• место составления с указанием наименования населенного пункта;
• дата оформления приказа и его номер по порядку в соответствии с учетным журналом по хозяйственному субъекту;
• наименование, дающее возможность однозначно истолковать содержание документа, т.е. «Об утверждении штатного расписания»;
• преамбула, где излагается обоснование для введения документа в организации;
• обязательно присутствие слова «приказываю», как определение того, что руководитель дает распоряжение относительно дальнейших действий;
• ниже идут пункты по порядку о количестве штатных единиц и общего фонда оплаты труда, принимаемых на предприятии, с какой даты они будут действовать (если дата не указана, то дата приказа принимается, как время утверждения и ввода в действие). Указывается, что штатное расписание является приложением к приказу;
• если при утверждении нового старое расписание утратит силу, это нужно указать отдельным пунктом;
• назначается ответственное лицо за ознакомление персонала с документом и на кого возлагаются контрольные функции: это могут быть главный бухгалтер, начальник кадровой службы или сам руководитель организации;
• завершающим является наименование должности руководителя, его личная подпись и расшифровка.

Ознакомление с приказом может быть произведено отдельными листами, на лицевой стороне ниже подписи руководителя или на оборотной. Он представляет собой перечисление должностей, даты ознакомления и подписи с расшифровкой.

Итоги

Фирма-работодатель имеет право не утверждать должностные инструкции, поскольку эта обязанность не закреплена в ТК РФ (за исключением случаев, когда это прямо предписывается федеральными НПА). Но если она все же вводит инструкции в оборот, их использование должно быть юридически закреплено — с помощью соответствующего приказа.

Ознакомиться с особенностями составления других разновидностей должностных инструкций вы можете в статьях:

• «Должностная инструкция бухгалтера-кассира — образец 2015»;
• «Должностная инструкция бухгалтера по материалам — образец».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Образец приказа и правила его составления

Утвердить должностные инструкции можно с помощью приказа или распоряжения. Форма этих документов свободная, поскольку утвержденного образца не предусмотрено. Структура стандартная и включает такие разделы:

1. Название организации.
2. Дата, место и номер составления приказа.
3. Обоснование – например: «в связи с необходимостью систематического контроля выполнения должностных обязанностей, оценкой качества работы сотрудников».
4. Текст решения (после слова «Приказываю»: утверждение инструкций, ответственный за исполнение документа). Это может быть начальник отдела кадров, менеджер отдела и другое ответственное лицо.
5. Подпись сотрудника, означающая ознакомление с приказом, расшифровка подписи (фамилия, инициалы).
6. Дата составления, подпись директора, печать организации (при необходимости).

При составлении приказа об утверждении инструкции можно ориентироваться на такой образец.

Приказ составляется ответственным работником. Это может быть:

• секретарь;
• менеджер по персоналу;
• менеджеры других отделов;
• юрисконсульт и др.

Сотрудники передают документ на подпись руководителю, снимают необходимое количество копий. Приказ необходимо зарегистрировать в журнале внутреннего документооборота. Оригинал хранится вместе с другими документами и предъявляется по первому требованию. Документ хранят в течение всего времени работы компании или до утраты им своей силы. Минимальный срок хранения в архиве составляет 3 года.

Предназначение должностной инструкции

Должностная инструкция выполняет следующие функции:

• Устанавливает определенные требования к квалификации и конкретной должности сотрудника, с учетом его знаний и образования
• структурирует должностные обязанности работника ( перечень работ, задач)
• установление пределов ответственности работника.

Важно! Главным предназначением должностной инструкции является определение работнику круга его обязанностей, прав, ответственности.

Как и где хранится приказ

Согласно Законодательства Российской Федерации все приказы должны храниться в архиве предприятия. Документы, которые не входят в состав личного дела сотрудника, как например приказ, необходимо хранить семьдесят пять лет. Если организация ликвидировалась, то все данные нужно передать в городской архив либо правопреемнику.

1. Главное в оформлении приказа об утверждении инструкций:
2. 1.соблюсти временные рамки , чтобы изданные приказ был либо накануне самой инструкции либо в тот же день
3. 2.оформить его на бланке организации, с указанием реквизитов
4. 3.обязательно завизировать директором, а также необходимы подписи всех ответственных лиц
5. 4.проконтролировать его исполнение и заключение с каждым сотрудником должностной инструкции
6. Сотрудникам же необходимо:
7. 1.Внимательно изучить свои должностные инструкции, и в случае несогласия с каким-либо пунктом оповестить работодателя об этом, во избежание недомолвок в будущем

1. подписать инструкцию после выяснения всех обстоятельств

Можно ли утвердить должностную инструкцию другим способом

Как составление инструкций, так и издание приказа об их утверждении не является обязательной мерой. Если руководителю удобнее обойтись без этих документов, он может отказаться от их издания. Например, можно составить инструкцию, форму которой утвердить специальной о в правом верхнем углу над текстом»).

Оригинальная версия будет храниться у ответственного работника, а ее копии будут подписываться конкретными сотрудниками и храниться у них.

С другой стороны, если предприятие довольно крупное, подобный порядок не совсем удобен – и тогда руководство составляет приказ об утверждении каждой инструкции.

Также можно составить и одно распоряжение, в котором перечислить сразу несколько утверждаемых инструкций для разных должностей.

Цели использования должностной инструкции

Если с сотрудником заключена должностная инструкция, работодатель имеет право на:

• доказать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;
• распределить трудовые функции между работниками;
• оценить качество работы сотрудника в период испытательного срока;
• оценить качество выполнения работником трудовой функции;
• доказать несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
• доказать правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей.

Как вносить изменения в должностные инструкции

Инструктирующая документация с течением времени может претерпевать изменения, что связано как с поправками в законодательство, так и с развитием самой компании. Например, у работника могут появляться новые обязанности, полномочия, сфера ответственности. К тому же в компании могут появиться и новые должности в связи с расширением, реорганизацией отделов и т.п.

Поэтому появляется необходимость составить новую инструкцию либо внести поправки в старую. Порядок внесения таких поправок законодательством не регулируется. Поэтому руководитель может просто поручить разработать новые документы ответственным сотрудникам, т.е. составлять приказ об этом необязательно.

Как только появится новая редакция документов, их также необходимо утвердить новым приказом. Одновременно с его появлением старое распоряжение утрачивает силу, о чем также нужно написать в новом тексте. Предварительно можно издать распоряжение об утрате силы прежними инструкциями, а также о разработке новых бумаг в установленный срок. Оформить приказ можно в соответствии с таким образцом.

Таким образом, компания имеет полную свободу выбора при составлении описанных документов. Приказ оформляется в произвольной форме, подписывается ответственным сотрудником. К тому же отдельное распоряжение можно вообще не издавать, просто утвердив инструкцию визой «Утверждаю».

Форма представления должностной инструкции

Существует два варианта инструкции:

Вид инструкции	Расшифровка
Типовая должностная инструкция по конкретной должности	универсальная для всех работников по данной позиции. С ней все соответствующие работники знакомятся под личную подпись. Чтобы требования законодательства нарушены не были, необходимо должностные обязанности предусмотреть также и в тексте трудового договора.
Должностная инструкция составляется отдельным документом	с указанием перечня должностных обязанностей, вопросами подчиненности, взаимодействия и т.д.) и оформляется приложением к трудовому договору. В таком случае в основном тексте договора может отсутствовать перечень должностных обязанностей, однако необходима ссылка на данное приложение.

Приказ об утверждении должностных инструкций в 2020 году

Приказ об утверждении должностных инструкций — это локальный нормативный акт организации. Он определяет порядок введения в действие документов, содержащих сведения о правах и обязанностях работников, занимающих определенную должность. Его составление является обязательным для некоторых организаций.

Кадровое делопроизводство состоит из множества документов, о которых многие клерки даже не догадываются. Так, например, далеко не все руководители знают, что утверждать должностные инструкции нужно приказом.

Казалось бы, все функции, права и обязанности работников можно прописать в трудовых договорах, а если и формировать отдельные описания функционала, то для чего создавать еще и отдельный распорядительный акт об их утверждении? На самом деле все далеко не так просто.

Роль должностных инструкций в организации

В соответствии с действующим трудовым законодательством и в частности, с Трудовым кодексом РФ, должностные инструкции, а значит, и распоряжение об их введении в действие, не являются обязательными. Значит, каждая коммерческая компания ответ на вопрос, нужен ли приказ на утверждение должностных инструкций, находит самостоятельно.

А вот у бюджетных организаций, государственных и муниципальных учреждений он в подавляющем большинстве случаев положительный. Обязательность составления локальных актов с перечислением функций и прав сотрудников закреплена для них в ведомственных нормативно-правовых актах.

А без соответствующего распоряжения об утверждении такие документы не могут считаться действующими и не имеют законной силы.

В каких случаях нужен приказ

Обычно форма приказа утверждается в самом начале деятельности организации или учреждения. Но иногда такое распоряжение приходится формировать и уже в процессе осуществления деятельности. Это необходимо в случае:

• создания новых штатных единиц в структуре учреждения или организации;
• изменения законодательных актов, регламентирующих трудовую функцию сотрудников;
• изменения технологических подходов и требований.

Также распоряжение о введении новых служебных обязанностей или корректировке старых может поступить от вышестоящих организаций или министерств. Коммерческие компании могут изменять функции, присущие определенной должности, по своему желанию в любое время. Главное, чтобы соответствующие изменения были внесены в трудовые договоры работников.

Порядок оформления и образец

Унифицированная форма этого локального акта отсутствует. Но некоторые ведомства утвердили рекомендованные формы документа. Например, это предусмотрено приказами:

• ФСИН России от 05.06.2008 N 379;

Приказ о должностных инструкциях: образец 2021 года

Безусловно, должностная инструкция является локальным актом, с которым работник должен быть ознакомлен сразу же после заключения договора о взаимном сотрудничестве.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

• 8 (800) 700 95 53
• ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
• Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Но ведь в процессе характер трудовых отношений, как собственно и специализация компании может и измениться. В связи с этим возникнет необходимость не только во внесении изменений в уже действующие инструкции, но и разработку новых, в порядке, определенном нормами закона.

Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию

Работодателю особо следует обратить внимание на внесение изменений в должностные инструкции, необходимость в которых возникла в следствие организационных или технологических изменениях труда. В этом случае работников о предстоящих изменениях уведомлять необходимо заранее, а именно не позднее, чем за 2 месяца до начала действия изменений (74 ТК РФ).

Соблюдают такой порядок и сроки независимо от того каким образом оформлена инструкция, как приложение к трудовому договору или как отдельный документ.

Если в организации выявлены несоответствия должностных обязательств содержанию ЕКС, либо профстандарта, это не означает, что нужно вносить изменения в должностные инструкции, так как ЕКС и профстандарт в этом случае выступают только как рекомендательная база. Решить вопрос можно несколько иначе, например в штатное расписание добавить новую должность, утвердив по ней все должностные обязанности и перевести сотрудника на эту должность, оформив перевод.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа, то ее изменение зависит от объема вводимых поправок. Если трудовой функции такие изменения не касаются, то оформить их можно отдельным приказом. В приказе указываются все, что касается обновления указанного документа.

Мнение эксперта

Гусев Павел Петрович

Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

Если изменения носят значительный характер, приказ оформляют с утверждением не новой редакции инструкции, а полностью измененной ее форме. С таким документом работника необходимо ознакомит в общем порядке под подпись.

Если инструкция оформлена как приложение к договору с сотрудником, то изменяют ее не только приказом о внесении изменений, но и путем составления допсоглашения к договору. В этом случае корректировки рассматривают как существенное изменение условий договора, поэтому работника предупредить необходимо за два месяца.

Можно ли заменить приказ другой формой утверждения

Приказ, так же как и сама должностная инструкция, не является обязательным документом, поэтому иногда вместо написания отдельной распорядительной бумаги достаточно просто поставить на должностной инструкции резолюцию руководителя.

Однако, если предприятие крупное, имеющее целый ряд структурных подразделений, работников и соответственно множество должностей, закрепленных в штатном расписании, директору намного проще и удобнее вводить должностные инструкции в действие при помощи одного приказа, чем визировать десятки отдельных документов.

Пример внесения изменений

Рассмотрим на конкретном примере, как работодатель должен вносить изменения в инструкцию, которая составлена отдельным документом.

Головная находится в г. Москва, а ее подразделение в г.

Смоленске. Согласно должностной инструкции, главный бухгалтер компании обязана дважды в год посещать обособленное подразделение с целью проведения необходимого анализа, а также подготовки к сдачи отчетности.

Руководителем было принято решение о закрытии подразделения путем ликвидации. Главному бухгалтеру направили уведомление, содержащее информацию о планируемом внесении изменений в ее инструкцию.

Главный бухгалтер с вносимыми изменениями согласилась и в связи с этим поставила в уведомлении свою подпись. После закрытия подразделения были подготовлены следующие документы: допсоглашение к трудовому договору с главбухом и изменения к ее инструкции.

1. Руководитель отдельным приказом утвердил изменения к инструкции главного бухгалтера.
2. Перечень трудовых обязанностей сотрудника содержится непосредственно в его должностной инструкции, которой ему необходимо придерживаться и соблюдать.
3. А так же все возникающие споры между работодателем и подчиненным, как правило, решаются путем обращения все к той же инструкции.
4. Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Что такое приказ об утверждении должностной инструкции и как его правильно составить?

При необходимости введения в действие должностных инструкций сотрудников предприятия, от лица директора организации обязательно формируется специальный приказ с соответствующим содержанием.

Открыть и скачать онлайн.

Обычно должностные инструкции разрабатываются руководством предприятия совместно с юристом и вводятся в применение отдельным распоряжением директора на начальной стадии работы организации.

Но в некоторых случаях, например, после реорганизации компании, каких-то внутренних изменениях проводится повторная процедура по вводу должностных инструкций в действие. Роль должностных инструкций вполне понятна: с их помощью руководство регулирует деятельность подчиненных.

Таким образом, они служат для достижения сразу нескольких целей: укреплению дисциплины труда, организации и мобилизации работников, повышению производительности и в конечном счете расширению перспектив предприятия.

Следует отметить, что далеко не всегда и не везде применяются должностные инструкции, в основном они распространены в государственных учреждениях, а также в крупных организациях коммерческого сектора, где большая численность персонала.

Если на предприятии используются должностные инструкции, то приказ о вводе их в действие является незаменимым документом, значение которого невозможно переоценить.

Он является юридическим подтверждением их значимости и законности, проще говоря, без этого приказа инструкции с прописанными в них функциональными обязанностями работников организации могут быть признаны недействительными в случае возникновения споров и конфликтов между руководством организации и подчиненными, дошедшими до судебной инстанции, трудовой инспекции или прокуратуры. Приказ о введении в действие должностных инструкций разрешается писать в произвольном виде, поскольку его единый стандарт отсутствует.

Единственное, что следует при этом учитывать: чтобы структура, состав и подача документа соответствовали нормам деловой документации. Правда, в государственных учреждениях, ровно как и в некоторых коммерческих компаниях иногда встречается унифицированный шаблон распоряжения.

При этом формат приказа должен быть обязательно утвержден в локально-нормативных актах организации. Оформление приказа также отдается на откуп его составителям.

Документ можно писать вручную или делать в печатном виде, на обычном листе бумаги или на бланке с фирменными реквизитами и логотипом.

Приказ формируется всегда в единственном оригинальном экземпляре, а при необходимости делаются его заверенные копии в нужном количестве.

Под приказом обязательно должны расписаться следующие лица: директор компании, как сотрудник, от лица которого идет данное распоряжение, работники, которых приказ касается напрямую, а также те, на кого возлагается контроль за его исполнением.

Таким образом, все они будут свидетельствовать о том, что ознакомлены с содержанием документа и согласны с ним.

Отсутствие этих подписей может привести к тому, что при возникновении разногласий между руководством предприятия и подчиненными, приказ будет оспорен суде, а директор и иные должностные лица привлечены к административному наказанию.

Все приказы, издаваемые от имени руководителя фирмы должны в обязательном порядке учитываться. Для этого обычно используются специальный журнал. В него вносится название распоряжения, его номер и дата выпуска.

Журнал, как правило, находится под контролем у кого-либо из сотрудников, входящих в ближайшее окружение руководства: секретаря, начальника кадрового отдела или юриста.

В случае надобности журнал помогает доказать сам факт создания приказа, а также оперативно найти требуемый документ.

Это важно знать: Должностные обязанности инспектора ДПС

По отношению к хранению приказа никаких особенных условий не выдвигается.

Но для организации порядка в этом деле следует подшить документ в папку с другими подобного рода бумагами, где он должен находиться период, установленный в законодательстве или срок, указанный в нормативно-правовых актах фирмы не меньше трех лет. После этого от него можно избавиться но только в соответствии с определенным регламентом, установленном для утилизации распорядительных актов.

Образец приказа об утверждении должностной инструкции

Важно! Работодатель самостоятельно принимает решение о том, в каком порядке оформлять должностные инструкции (далее — ДИ) и вносить в них изменения (см. письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Обычно правила оформления и утверждения ДИ определяются специальным положением о ДИ. Так, положением может быть предусмотрено, что для утверждения ДИ обязательно издание соответствующего приказа. Более подробно об этом можно узнать из статьи по ссылке: Образец приказа о разработке должностных инструкций.

В целом для утверждения ДИ может быть достаточно и специальной отметки (грифа об утверждении) на первой странице, если именно такой порядок предусмотрен внутренней документацией и правилами документооборота организации.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Кто утверждает и подписывает должностные инструкции 

Как мы уже указали выше, порядок утверждения ДИ определятся работодателями самостоятельно.

Обратите внимание! Обычно данная функция возлагается на руководителя организации. Могут потребоваться также визы юридической и кадровой службы предприятия — в зависимости от предусмотренного положением о ДИ порядка.

В качестве исключения можно обозначить ситуации, когда порядок утверждения ДИ вводится на уровне компетентных госорганов. В этой ситуации обособленные и структурные подразделения должны руководствоваться общим регламентом, утвержденным на уровне соответствующего ведомства (например, приложение 5 к приказу ФТС России от 11.08.2009 № 1458 и др.).

Более подробно о том, как именно нужно составлять ДИ, можно узнать из статьи по ссылке: Как правильно составить должностную инструкцию — образец. 

Как утвердить должностную инструкцию: общий порядок 

Обычный порядок утверждения должностной инструкции в частной организации включает хотя бы одно из перечисленных ниже действий:

• Нанесение на первой странице ДИ грифа «Утверждаю», содержащего такие реквизиты, как наименование должности руководителя организации, его Ф. И. О., подпись, дату проставления грифа (см. п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
• Издание приказа об утверждении ДИ. Такой приказ может одновременно также содержать распоряжение о введении в действие утвержденных ДИ и/или отмене ранее действовавших ДИ и другие поручения (более подробно об этом далее). 

Обратите внимание! Зачастую нанесения грифа утверждения вполне достаточно, хотя положением о ДИ может быть предусмотрена необходимость выполнения всех перечисленных выше действий. 

Приказ об утверждении должностных инструкций 

Важно! Типового/унифицированного образца такого приказа к настоящему моменту не существует, поэтому организация может разработать его самостоятельно с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 и локальной документации.

При этом структура приказа может быть такой:

• наименование документа, место и дата издания;
• цель издания приказа;
• распоряжение об утверждении конкретного перечня должностных инструкций;
• иные сопутствующие распоряжения руководителя (например, о введении в действие утвержденных ДИ, проведении мероприятий по ознакомлению работников с текстом утвержденных ДИ);
• распоряжение о возложении ответственности об исполнении приказа на конкретное лицо;
• подпись руководителя;
• отметка об ознакомлении с приказом ответственного за его исполнение лица. 

Такой приказ может быть составлен на основе предлагаемого нами шаблона по ссылке: Приказ об утверждении должностной инструкции — образец.

***

Таким образом, порядок утверждения должностных инструкций определяется работодателем самостоятельно в локальной документации. При этом данный порядок может и не предусматривать необходимость издания приказа об утверждении ДИ, достаточно может быть и специального грифа об утверждении.

Утв. приказом ректора от 10.05.2021 № 279, с изменениями № 1 от 01.02.2021, № 2 от 09.07.2021, № 3 от 14.04.2021

Скачать Инструкцию с изменениями

Изменения № 1 от 01.02.2021

Изменения № 2 от 09.07.2021

Изменения № 3 от 14.04.2021

Приложение 1. Лист ознакомления работников с должностной инструкцией

Приложение 2. Акт об отказе от ознакомления с должностной инструкцией

1 Общие положения

1.1 Инструкция по разработке, согласованию и утверждению должностных инструкций работников ОГУ (далее — Инструкция) устанавливает общие требования к порядку разработки, согласования и утверждения должностных инструкций работников федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Оренбургский государственный университет» (далее — университет, ОГУ), внесения в них изменений, а также порядок регистрации, процедуру ознакомления работников с должностными инструкциями и порядок их хранения.

1.2 Инструкция обязательна для всех структурных подразделений университета и распространяется на всех работников, должности которых включены в штатное расписание университета.

1.3 Должностная инструкция является локальным нормативным актом университета, определяющим трудовую функцию работника, его права, обязанности и ответственность при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности, а также систему подчинения и взаимодействия с работниками других структурных подразделений в университете.

1.4 Должностные инструкции разрабатываются для реализации следующих целей:

• обеспечение исполнения требований трудового законодательства Российской Федерации;
• рациональное разделение труда;
• создание организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;
• регламентация взаимоотношений работника и работодателя;
• обеспечение объективности и обоснованности при аттестации работника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания;
• организация оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров;
• укрепление трудовой дисциплины в организации;
• разрешение трудовых споров.

1.5 Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретную должность, утвержденную в штатном расписании университета, с соблюдением Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных правовых актов.

1.6 Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется работнику под подпись при приеме на работу, переводе и перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

2 Общие требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции

2.1 Должностная инструкция должна быть составлена на официальном бланке университета, утвержденном Инструкцией по делопроизводству ОГУ.

2.2 Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

• Общие положения.
• Должностные обязанности.
• Права.
• Ответственность.
• Взаимоотношения по должности.

3 Содержание раздела «Общие положения» должностной инструкции

(В ред. изм. № 1 от 01.02.2021.)

3.1 Раздел «1 Общие положения» состоит из семи пунктов.

3.2 В пункте 1.1 указывается официальное наименование должности согласно штатному расписанию и официальное наименование структурного подразделения, к которому относится данная должность, с указанием категории работников (руководитель, специалист, рабочий), к которой относится данная должность, а именно:

«1.1 “Наименование должности и структурного подразделения” (далее — “сокращенное наименование”) относится к категории “наименование категории”.».

3.3 В пункте 1.2 указываются квалификационные требования, предъявляемые к работнику соответствующей должности. Указанный пункт разрабатывается на основе квалификационных справочников (далее — ЕКТС), профессиональных стандартов и содержит требования, предъявляемые к образованию, стажу, уровню знаний, и другие требования, а именно:

«1.2 На должность “наименование должности” назначается лицо, имеющее “указываются требования, предъявляемые к образованию, стажу, уровню знаний, и другие требования”.».

3.4 В пункте 1.3 указывается, кем и каким образом осуществляется прием на работу и увольнение работника, а именно:

«1.3 Назначение на должность “наименование должности” и освобождение от нее производится приказом ректора (проректора) университета по согласованию с “наименование должности, с которой согласовывается”.».

3.5 В пункте 1.4 указывается нормативная база, а также иная область знаний, которыми работник, претендующий на замещение данной должности, должен обладать.

Наполнение данного пункта должностной инструкции зависит от конкретной должности. При этом пункт 1.4 должен включать следующие акты, располагаемые, как правило, в конце пункта:

3.5.1 (В ред. изм. № 1 от 01.02.2021.) Общие для всех должностей:

«- требования, предъявляемые к работе на персональных компьютерах, иных электронно-цифровых устройствах;

— правила внутреннего распорядка университета;

— правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности;

— санитарно-гигиенические нормативы и правила.»;

3.5.2 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за безопасную эксплуатацию газового хозяйства университета:

«- Федеральный закон от 21.07.1997 № 116-ФЗ “О промышленной безопасности опасных производственных объектов”;

— Федеральный закон от 31.03.1999 № 69-ФЗ “О газоснабжении в Российской Федерации”;

— Технический регламент о безопасности сетей газораспределения и газопотребления, утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 29.10.2021 № 870;

— Приказ Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 15.11.2021 № 542 “Об утверждении федеральных норм и правил в области промышленной безопасности «Правила безопасности сетей газораспределения и газопотребления»”.».

3.6 (В ред. изм. № 3 от 14.04.2021.) В пункте 1.5 указываются основополагающие нормативные и организационно-правовые документы, которыми должен руководствоваться работник при осуществлении трудовой деятельности.

Наполнение данного пункта должностной инструкции зависит от конкретной должности. При этом пункт 1.5 должен включать следующие акты, общие для всех должностей, располагаемые, как правило, в конце пункта:

«- действующим законодательством, нормативно-правовыми актами Российской Федерации, методическими материалами;

— уставом университета;

— приказами, распоряжениями ректора университета;

— решениями ученого совета университета;

— коллективным договором;

— правилами внутреннего распорядка университета;

— Антикоррупционной политикой университета;

— Кодексом этики и служебного поведения работников университета;

— программами, инструкциями по охране труда и пожарной безопасности;

— Положением о системе управления охраной труда и обеспечения безопасности образовательного процесса;

— Инструкцией о порядке организации пропускного и внутриобъектового режимов, а также вноса/выноса, ввоза/вывоза материальных ценностей;

— санитарно-гигиеническими нормативами и правилами;

— Положением о “наименование структурного подразделения, в котором работает работник”;

— настоящей должностной инструкцией.».

3.7 В пункте 1.6 указывается непосредственная подчиненность (кому непосредственно подчиняется данное должностное лицо).

3.8 (В ред. изм. № 2 от 09.07.2021, № 3 от 14.04.2021.) В пункте 1.7 указывается порядок замещения (кто замещает данного работника во время его отсутствия (для должностных инструкций руководителей структурных подразделений)), а именно:

«1.7 На время отсутствия “наименование должности” (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом ректора (проректора), которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение и (или) ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.».

3.9 В должностные инструкции проректоров дополнительно включается пункт, в котором перечисляются структурные подразделения, работой которых они руководят и работу которых они координируют в соответствии с приказом о структуре управления университетом.

4 Содержание раздела «Должностные обязанности» должностной инструкции

(В ред. изм. № 1 от 01.02.2021.)

4.1 В разделе «2 Должностные обязанности» подробно излагаются обязанности работника с учетом задач и функций подразделения, устанавливаемых положением о структурном подразделении. Все должностные обязанности должны быть сформулированы максимально подробно, четко и конкретно, не содержать неясных, двусмысленных, противоречивых и расплывчатых формулировок типа «должен способствовать развитию», «прилагать все усилия для…» и т. п.

При формулировке раздела необходимо основываться на ЕКТС и профессиональных стандартах.

В должностных инструкциях проректоров должностные обязанности указываются в соответствии с приказом о структуре управления университетом.

Раздел начинается со строки «”Наименование должности” обязан:», после которой по пунктам излагаются основные обязанности работника. В раздел также включаются следующие пункты:

4.1.1 (В ред. изм. № 1 от 01.02.2021, № 3 от 14.04.2021.) Для всех должностей:

«№ п/п Соблюдать:

— “указываются основополагающие нормативные и организационно-правовые документы из п. 1.5 должностной инструкции, за исключением документов, указываемых в пункте «исполнять»”.

№ п/п Исполнять:

— приказы Минобрнауки России;

— приказы, распоряжения ректора университета;

— решения ученого совета университета;

— распоряжения “должность непосредственного руководителя”.

№ п/п Проходить:

— инструктажи по пожарной безопасности: вводный при приеме на работу, первичный на рабочем месте, повторные не реже одного раза в полугодие;

— инструктажи по охране труда: вводный при приеме на работу, первичный на рабочем месте, повторные не реже одного раза в полугодие (для работников, относящихся к категориям руководителей и специалистов), не реже одного раза в квартал (для работников, относящихся к категории рабочих);

— обучение по программе пожарно-технического минимума не реже одного раза в три года;

— обучение и проверку знаний по охране труда не позднее одного месяца со дня вступления в должность, далее периодическое обучение и проверку знаний требований охраны труда один раз в три года (для работников, относящихся к категориям руководителей и специалистов), не реже одного раза в квартал (для работников, относящихся к категории рабочих);

— обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (в течение трудовой деятельности) медицинские осмотры (обследования), а также проходить внеочередные медицинские осмотры (обследования) в соответствии с приказом ректора университета в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

№ п/п Немедленно извещать непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве, или об ухудшении состояния своего здоровья.

№ п/п Воздерживаться от совершения и (или) участия в совершении коррупционных правонарушений.

№ п/п Воздерживаться от поведения, которое может быть истолковано окружающими как готовность совершить или участвовать в совершении коррупционного правонарушения.

№ п/п Соблюдать пропускной и внутриобъектовый режимы в университете. Не допускать несанкционированный доступ в помещения университета и к имуществу университета.

№ п/п Незамедлительно уведомлять работодателя о фактах обращения в целях склонения работника к совершению коррупционных правонарушений. (Добавлено в ред. изм. № 1 от 01.02.2021.)

№ п/п Извещать непосредственного руководителя о невозможности присутствовать на работе по причине временной нетрудоспособности не позднее даты освобождения от работы медицинской организацией.».

4.1.2 (В ред. изм. № 2 от 09.07.2021, № 3 от 14.04.2021.) Для должностей, относящихся к категории руководителей структурных подразделений:

«№ п/п Подготавливать проекты приказов, распоряжений, разрабатывать иные локальные нормативные акты университета по вопросам, входящим в компетенцию “наименование структурного подразделения”, а также своевременно вносить в них необходимые изменения, в том числе в целях приведения их в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации;

№ п/п Определять должностные обязанности и персональную ответственность работников “наименование структурного подразделения”, распределяя функциональные обязанности между работниками “наименование структурного подразделения”, в том числе путем разработки и обеспечения утверждения в установленном порядке должностных инструкций указанных работников;

№ п/п Разрабатывать и обеспечивать утверждение в установленном порядке положения о “наименование структурного подразделения”, а также своевременно вносить в него необходимые изменения, в том числе в целях приведения в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации.

№ п/п Информировать подчиненных работников об условиях и охране труда на рабочих местах.

№ п/п Руководить разработкой организационно-распорядительных документов и распределять обязанности между подчиненными работниками в области охраны труда и пожарной безопасности.

№ п/п Обеспечивать:

— режим труда и отдыха подчиненных работников в соответствии с законодательством Российской Федерации;

— выполнение предписаний, выданных отделом охраны труда и пожарной безопасности;

— проведение инструктажей по охране труда и пожарной безопасности, стажировки на рабочем месте и проверки знаний требований охраны труда и пожарной безопасности, безопасных методов и приемов выполнения работ на вверенных ему участках работы;

— беспрепятственный допуск должностных лиц федеральных органов исполнительной власти, уполномоченных на проведение государственного надзора и контроля, органов Фонда социального страхования Российской Федерации, а также представителей административно-общественного контроля университета в целях проведения проверок условий и охраны труда, расследования несчастных случаев и профессиональных заболеваний, выполнения санитарно-противоэпидемиологических (профилактических) мероприятий на рабочих местах;

— расследование и учет в установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

№ п/п В целях эффективности использования материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением:

— обеспечивать использование материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением, непосредственно по их целевому назначению;

— не допускать случаи длительного неиспользования материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением;

— принимать меры по обеспечению сохранности материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением, и соблюдения порядка проведения инвентаризации;

— контролировать своевременное представление материально ответственными лицами структурных подразделений документов по выбытию материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением, пришедших в негодность, морально устаревших, не соответствующих условиям эксплуатации или израсходованных, на рассмотрение комиссии по подготовке и принятию решения о списании материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением;

— вносить предложения об эффективном использовании материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением, проректору, в чьем структурном подчинении находится подразделение.

№ п/п Выполнять предписания должностных лиц федеральных органов исполнительной власти, уполномоченных на проведение государственного надзора и контроля за санитарно-эпидемиологическим благополучием населения, и рассматривать представления органов общественного контроля в установленные Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами сроки.

№ п/п Не допускать к работе работников “наименование структурного подразделения”, не прошедших в установленном порядке обучение и инструктаж по охране труда и пожарной безопасности, стажировку и проверку знаний требований охраны труда, медицинский осмотр.

№ п/п Оказывать организационную и практическую помощь комиссии в проведении специальной оценки условий труда на рабочих местах.

№ п/п Осуществлять контроль прохождения подчиненными работниками обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров (обследований).».

4.1.3 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за обеспечение безопасности персональных данных, уполномоченными на получение, обработку, хранение, передачу и другое использование персональных данных:

«№ п/п Осуществлять сбор, хранение, использование и распространение персональных данных работника, обучающегося и иного лица в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

№ п/п Предоставлять персональные данные работника и обучающегося только лицам, уполномоченным на получение, обработку, хранение, передачу и другое использование персональных данных, и только в части, которая необходима им для выполнения их должностных обязанностей.

№ п/п Обеспечивать защиту персональных данных работника, обучающегося и иного лица от неправомерного их использования или утраты в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

№ п/п Обеспечивать работнику, обучающемуся и иному лицу свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей его персональные данные.».

4.1.4 (В ред. изм. № 2 от 09.07.2021.) Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается полная материальная ответственность:

«№ п/п Осуществлять получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением.

№ п/п Своевременно сообщать работодателю либо непосредственному руководителю обо всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением.

№ п/п Обеспечивать сохранность материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением.

№ п/п Вести учет, составлять и представлять в установленном порядке отчеты о движении и остатках материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением.

№ п/п При обнаружении кражи:

— немедленно сообщать непосредственному руководителю, вызывать полицию, принимать меры к сохранению следов преступления;

— оформлять необходимые документы для направления их в правоохранительные органы.

№ п/п Участвовать в проведении инвентаризаций, ревизий, иной проверки сохранности и состояния материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением.

№ п/п Не позднее 5 рабочих дней до даты своего увольнения, перевода или начала периода длительного отсутствия, в том числе отпуска по уходу за ребенком, осуществлять прием-передачу материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением.».

4.1.5 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за безопасную эксплуатацию газового хозяйства университета:

«№ п/п Проходить проверку знаний специальных требований промышленной безопасности, установленных в нормативных правовых актах и нормативно-технических документах.

№ п/п Организовывать и проводить тренировки со специалистами и работниками рабочих профессий по ликвидации возможных аварийных ситуаций.

№ п/п Участвовать в обследованиях газового хозяйства, проводимых органами Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору.

№ п/п Проверять сохранность проектной и исполнительной документации в течение всего срока эксплуатации опасного производственного объекта (до ликвидации).

№ п/п Осуществлять связь с газоснабжающей (газораспределительной) организацией, а также организациями, выполняющими по договору работы по техническому обслуживанию и ремонту.».

4.1.6 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за получение, распределение и установку программного обеспечения:

«№ п/п Принимать решения:

— об установке приобретенного университетом или его подразделениями программного обеспечения в соответствии с условиями соответствующей лицензии;

— об удалении неиспользуемого или поврежденного программного обеспечения, а также программного обеспечения, использование которого может причинить вред имуществу университета;

— о проведении работ по восстановлению программного обеспечения из резервных копий в соответствии с документацией на используемое программное обеспечение;

— об установке или удалении свободно распространяемого программного обеспечения.

№ п/п Обеспечивать условия безопасного, защищенного от доступа посторонних лиц хранения всей лицензионной документации (лицензионное соглашение, оригиналы дисков, платежные документы, руководства пользователя и т.д.), а также резервных копий каждого программного продукта, установленного на закрепленных за ним компьютерах.

№ п/п Сообщать в центр информационных технологий о том, на каких компьютерах установлено закупленное программное обеспечение, и обо всех произведенных с программным обеспечением операциях не позднее 7 дней с момента их проведения.

№ п/п Составлять докладную записку на имя проректора, курирующего вопросы информатизации, с указанием времени установки нелицензионного программного обеспечения и, по возможности, лица, осуществившего такую установку, а также принимать меры к недопущению указанного в докладной записке лица к работе на компьютерах университета.».

4.1.7 (В ред. изм. № 3 от 14.04.2021.) Для должностей, включенных в Перечень должностей в ОГУ, при назначении на которые граждане и при замещении которых работники обязаны представлять сведения о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей:

«№ п/п Принимать меры по недопущению любой возможности возникновения конфликта интересов и урегулированию возникшего конфликта интересов.

№ п/п Незамедлительно уведомлять работодателя в установленном порядке о возникновении личной заинтересованности, которая приводит или может привести к возникновению конфликта интересов.

№ п/п Незамедлительно уведомлять работодателя в установленном порядке о фактах обращения в целях склонения работника к совершению коррупционных правонарушений.

№ п/п Незамедлительно уведомлять работодателя в установленном порядке о получении подарка в связи с должностным положением или исполнением должностных обязанностей.

№ п/п Представлять в установленном порядке сведения о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей.».

4.1.8 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за реализацию Антикоррупционной политики ОГУ:

«№ п/п Осуществлять контроль за реализацией всех направлений Антикоррупционной политики ОГУ, в том числе за реализацией ежегодно утверждаемых планов мероприятий по предупреждению и противодействию коррупции.

№ п/п Проводить оценку результатов антикоррупционной работы за календарный год и представлять соответствующие отчеты ученому совету университета.

№ п/п Оказывать содействие уполномоченным представителям контрольно-надзорных и правоохранительных органов при проведении ими проверок деятельности ОГУ по вопросам предупреждения и противодействия коррупции.».

4.1.9 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за профилактику коррупционных правонарушений среди работников и обучающихся университета:

«№ п/п Обеспечивать организацию и систематическое проведение в университете обучающих мероприятий по вопросам профилактики и противодействия коррупции с работниками и обучающимися, в том числе с привлечением к проведению указанных мероприятий представителей правоохранительных органов.

№ п/п Обеспечивать заключение соглашений о сотрудничестве с правоохранительными органами в области предупреждения и противодействия коррупции в деятельности университета.

№ п/п Осуществлять оформление стендов с антикоррупционной тематикой и их размещение в доступных для работников и обучающихся помещениях.».

4.1.10 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за разработку локальных нормативных актов в сфере реализации Антикоррупционной политики ОГУ:

«№ п/п Осуществлять разработку проектов локальных нормативных актов в сфере реализации Антикоррупционной политики ОГУ, обеспечивать их согласование и утверждение в установленном порядке.

№ п/п Осуществлять внесение необходимых изменений и дополнений в локальные нормативные акты в сфере реализации Антикоррупционной политики ОГУ, в том числе в целях приведения их в соответствие с требованиями законодательства Российской Федерации.».

5 Содержание раздела «Права» должностной инструкции

5.1 В разделе «Права» указывается перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает работник при исполнении возложенных на него должностных обязанностей.

Раздел начинается со строки «”Наименование должности” имеет право:», после которой по пунктам излагаются основные права работника. В раздел также включаются следующие пункты:

5.1.1 Для всех должностей:

«№ п/п Знакомиться с проектами приказов руководства университета, касающимися его деятельности.

№ п/п Сообщать непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в деятельности “наименование структурного подразделения” и вносить предложения по их устранению.

№ п/п Вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения по совершенствованию работы “наименование структурного подразделения”.

№ п/п Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей структурных подразделений университета и специалистов информацию и документы, необходимые для своевременного и качественного выполнения возложенных на него должностных обязанностей.

№ п/п Пользоваться оборудованием, оргтехникой, другими техническими средствами и связью для исполнения своих должностных обязанностей.».

5.1.2 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за обеспечение безопасности персональных данных, уполномоченными на получение, обработку, хранение, передачу и другое использование персональных данных:

«№ п/п Получать и обрабатывать персональные данные работников, обучающихся и иных лиц в рамках трудовых, гражданско-правовых и иных правоотношений с целью использования в учебно-научной, управленческой, административной и иной не запрещенной законом деятельности университета, обеспечения соблюдения требований законов и иных нормативных правовых актов, а также предоставления сторонним лицам в рамках требований законодательства Российской Федерации.».

5.1.3 (В ред. изм. № 2 от 07.09.2021.) Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается полная материальная ответственность:

«№ п/п Требовать создания необходимых условий для обеспечения сохранности материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением.

№ п/п Вносить предложения руководителю структурного подразделения по обеспечению сохранности и эффективности использования материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением.».

5.1.4 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за безопасную эксплуатацию газового хозяйства университета:

«№ п/п Участвовать в работе комиссий по аттестации персонала структурных подразделений университета в области промышленной безопасности (объектов газораспределения).

«№ п/п Вносить предложения руководству университета о привлечении в установленном порядке к дисциплинарной, материальной и уголовной ответственности лиц, виновных в нарушении законодательных и иных нормативных правовых актов в области промышленной безопасности.».

6 Содержание раздела «Ответственность» должностной инструкции

6.1 В разделе «Ответственность» указывают меру ответственности работника за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, локальными нормативными актами и трудовым законодательством Российской Федерации.

Раздел начинается со строки «”Наименование должности” несет ответственность:», после которой по пунктам уточняется и конкретизируется ответственность работника. В раздел включаются следующие пункты:

6.1.1 Для всех должностей:

«№ п/п За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

№ п/п За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

№ п/п За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

№ п/п За несоблюдение установленного противопожарного режима и невыполнение противопожарных мероприятий в университете, а также несоблюдение требований охраны труда, санитарно-гигиенических нормативов и правил — в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

№ п/п За несвоевременное доведение до непосредственного или вышестоящего руководителя информации о каждом несчастном случае, о ситуации, создающей угрозу санитарно-эпидемиологическому благополучию населения, — в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.».

6.1.2 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за обеспечение безопасности персональных данных, уполномоченными на получение, обработку, хранение, передачу и другое использование персональных данных:

«№ п/п За нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, — в соответствии с действующим уголовным, административным, гражданским и трудовым законодательством Российской Федерации.».

6.1.3 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается полная материальная ответственность:

«№ п/п За причиненный университету прямой действительный ущерб в полном размере (полная материальная ответственность).».

6.1.4 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за безопасную эксплуатацию газового хозяйства университета:

«№ п/п За несоблюдение требований федеральных норм и правил в области промышленной безопасности — в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.».

7 Содержание раздела «Взаимоотношения по должности» должностной инструкции

7.1 В разделе «Взаимоотношения по должности» указываются субъекты взаимодействия работника при исполнении должностных обязанностей, например:

«№ п/п “Наименование должности” взаимодействует с руководителями и работниками всех структурных подразделений университета по вопросам, связанным с исполнением своих должностных обязанностей.».

8 Порядок разработки, согласования, утверждения и хранения должностных инструкций

(В ред. изм. № 1 от 01.02.2021, № 2 от 09.07.2021, № 3 от 14.04.2021.)

8.1 (В ред. изм. № 3 от 14.04.2021.) Должностная инструкция разрабатывается отделом кадров совместно с проректором, курирующим структурное подразделение, и (или) руководителем структурного подразделения.

Должностные инструкции проректоров и руководителей филиалов и колледжей разрабатываются отделом кадров на основании приказа о структуре управления университетом и Положений о филиалах и колледжах соответственно.

8.2 Типовые должностные инструкции педагогических работников, относящихся к профессорско-преподавательскому составу, и работников, относящихся к учебно-вспомогательному персоналу, разрабатываются отделом кадров совместно с учебно-методическим управлением, согласовываются отделом кадров в соответствии с настоящей Инструкцией и подлежат размещению на официальном сайте университета в разделе «Кадры».

8.3 Разработанная должностная инструкция подписывается непосредственным руководителем работника, в отношении которого разработана должностная инструкция.

8.4 (В ред. изм. № 3 от 14.04.2021.) Должностная инструкция согласовывается в следующей последовательности:

• с начальником отдела кадров;
• с начальником отдела правового обеспечения и профилактики коррупции;
• с начальником отдела охраны труда и пожарной безопасности.

8.5 Должностные инструкции:

8.5.1 Проректоров, директоров филиалов и колледжей, руководителей структурных подразделений, подчиненных согласно приказу о структуре управления университетом ректору, утверждаются ректором.

8.5.2 Работников структурных подразделений, за исключением их руководителей, подчиненных ректору, утверждаются проректором, курирующим структурное подразделение согласно приказу о структуре управления университетом.

8.5.3 Работников структурных подразделений, включая их руководителей, подчиненных согласно приказу о структуре управления университетом проректорам, утверждаются соответствующими проректорами.

8.6 Контроль наличия утвержденных должностных инструкций осуществляется отделом кадров по каждой штатной должности. В случае выявления отсутствия утвержденных должностных инструкций отдел кадров разрабатывает соответствующие должностные инструкции и обеспечивает их согласование и утверждение в установленном настоящей Инструкцией порядке.

8.7 Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с настоящей Инструкцией, либо до выведения соответствующей должности из штатного расписания университета.

8.8 (В ред. изм. № 3 от 14.04.2021.) Лицо, претендующее на замещение соответствующей должности путем приема на работу, перевода (перемещения) на соответствующую должность, знакомится в отделе кадров с должностной инструкцией под подпись до подписания трудового договора либо дополнительного соглашения к трудовому договору, в подтверждение чего в конце должностной инструкции указывается следующее:

«С должностной инструкцией ознакомлен(-а), один экземпляр (копию) получил(-а) на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.

В случае отсутствия в должностной инструкции места для ознакомления работника подпись об ознакомлении с должностной инструкцией ставится в листе ознакомления с должностной инструкцией, подготавливаемом отделом кадров по форме Приложения № 1 к настоящей Инструкции. Лист ознакомления с должностной инструкцией хранится вместе с оригиналом должностной инструкции.

При отказе работника от ознакомления с должностной инструкцией отделом кадров составляется акт об отказе от ознакомления с должностной инструкцией по форме Приложения № 2 к настоящей Инструкции.

8.9 Ознакомление работников с вновь утвержденными должностными инструкциями, в том числе типовыми, осуществляется отделом кадров в установленном п. 8.8 настоящей Инструкции порядке.

8.10 Требования должностной инструкции являются обязательными для работника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под подпись до замены ее новой должностной инструкцией или до перевода (перемещения) на другую должность или увольнения из университета.

8.11 Должностная инструкция составляется в одном оригинальном экземпляре. Страницы согласованной и утвержденной должностной инструкции должны быть пронумерованы.

8.12 Заверенная копия должностной инструкции вручается отделом кадров работнику.

8.13 Утвержденные должностные инструкции размещаются отделом кадров в подсистеме «Делопроизводство» программной системы «Распорядительные документы университета» в формате doc.

8.14 Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится путем утверждения новой должностной инструкции.

8.15 Должностные инструкции хранятся в отделе кадров в соответствии со сводной номенклатурой дел университета.

8.16 Подлинники должностных инструкций, утративших силу в связи с заменой их новыми либо выводом из штатного расписания университета соответствующих должностей, формируются отделом кадров в отдельное дело в соответствии со сводной номенклатурой дел университета и сдаются на хранение в архив университета.

9 Заключительные положения

9.1 Настоящая Инструкция, а также вносимые в нее изменения и дополнения утверждаются приказом ректора университета.

Текст: Елена Карсетская – юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников», «Локальные акты организации» и других.

Должностная инструкция – крайне удобный механизм документального закрепления обязанностей работников. Несмотря на необязательность этого документа, большинство работодателей использует должностные инструкции, поскольку это позволяет регламентировать работу и избежать споров с работниками.

Порядок оформления должностной инструкции

Трудовое законодательство не устанавливает требований ни к оформлению, ни к содержанию должностных инструкций. Более того, данный документ вообще не упоминается в Трудовом кодексе РФ. Поэтому должностная инструкция – необязательный документ. За ее отсутствие работодатель не может быть привлечен к административной ответственности.

Между тем, в виду отсутствия регулирования в отношении оформления должностной инструкции, у работодателей возникают вопросы. Специалисты Роструда поясняют (письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1), что должная инструкция может быть оформлена:

• приложением к трудовому договору;
• отдельным самостоятельным документом.

Но здесь надо понимать, что в том случае, если должностная инструкция будет оформлена приложением к трудовому договору, то при внесении любого изменения, в том числе, не связанного с трудовой функцией, потребуется получать согласие работника (ст. 72 ТК РФ), либо обосновывать корректировку технологическими или организационными изменениями (ст. 74 ТК РФ). Фактически изменение должностной инструкции будет производиться по правилам, установленным для изменений трудового договора.

Поэтому целесообразно должностную инструкцию оформить в виде самостоятельного документа. Утвердить должностную инструкцию должен руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо. Работника с документом надо ознакомить под подпись.

Если работник откажется проставить подпись, подтверждающую, что он ознакомился с должностной инструкцией, составьте акт. В соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. В этой связи, ознакомить сотрудника под подпись с должностной инструкцией – прямая обязанность работодателя, и составленный акт будет подтверждать добросовестность компании.

Если должностная инструкция – самостоятельный документ, делать копию для работника работодатель должен только в том случае, если получит письменное заявление (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Выдать копию должностной инструкции надо с течение 3 рабочих дней с даты получения заявления.

Какие условия прописать в должностной инструкции

Поскольку законодатель не предъявляет требований к должностной инструкции, содержание документа работодатель определяет самостоятельно.

Отметим, что должностная инструкция является документом, в котором конкретизируются трудовые обязанности работника. Кроме того, в данном документе могут устанавливаться требования, предъявляемые к работнику, претендующему на данную должность. Соответственно, в должностной инструкции можно прописать квалификационные требования к должности: уровень образования, стаж работы по специальности и т. д.

Итак, в должностной инструкции рекомендуем отразить:

• квалификационные требования к работнику, занимающему данную должность;
• перечень должностных обязанностей (их содержание и объем);
• подчиненность (непосредственный и функциональный руководитель работника);
• руководство (если работник осуществляет руководство другими сотрудниками, это следует указать);
• пределы ответственности работника (указать за какие направления деятельности отвечает работник).

Это примерный перечень условий, которые могут быть включены в должностную инструкцию. Работодатель вправе расширить данный перечень. Главное, чтобы условия должностной инструкции не нарушали права работника. В частности, перечень должностных обязанностей должен соответствовать трудовой функции работника. В должностную инструкцию не следует включать обязанности по иной должности. Если сотрудник будет также выполнять функционал по иной должности, это необходимо оформить путем совмещения должностей (письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 06.07.2020 № 77/10-26013-ОБ/18-1299).

Перечислить должностные обязанности работника следует максимально полно. При этом перечень обязанностей целесообразно оставить открытым и предусмотреть обязанность работника выполнять поручения руководителя, прямо не предусмотренные должностной инструкцией, но, соответствующие трудовой функции работника или включенные в функционал подразделения, в котором трудится работник.

В случае привлечения работника к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, именно должностная инструкция поможет вам обосновать позицию о невыполнении работником должностных обязанностей или некачественном выполнении обязанностей.

Упростите работу HR-отдела, ускорьте коммуникацию кадровиков с сотрудниками – подключите сервисы кадрового ЭДО от компании Такском

✔ Удобно
Без бумажной волокиты
✔ Быстро
Моментальный обмен документами
✔ Экономно
Снижение расходов на бумагу, печать, пересылку, хранение
✔ Универсально
Интеграция с вашей учётной системой

Оформите ЭП для сотрудников в удостоверяющем центре «Такском»