Как правильно сшить договора ниткой инструкция - Самые разные инструкции по применению

Как прошить договор:

пронумеровать страницы;
сделать отверстия;
скрепить нитками;
закрепить специальной наклейкой;
поставить подписи и печать.

Нужно ли сшивать договоры

На практике есть четкий ответ на вопрос, нужно ли прошивать договоры, — однозначно да, если документ не менее двух листов. Обычно это необходимо для удобства, систематизации и безопасности. Такой метод скрепления бумаг позволит не допустить проблем, связанных с подделкой, утерей или подменой части листов. Если многостраничные документы не прошиты, то в спорных ситуациях сложно доказать, что определенный лист принадлежит конкретному заверенному контракту.

С точки зрения Трудового кодекса сшивать документы необязательно. Работодатели могут быть спокойны: если на предприятии обнаружат нескрепленный, но правильно оформленный контракт, то он не потеряет юридической силы.

При работе с контрагентами, клиентами и для внутренних целей не всегда используют прошивку нитками. Есть и другие варианты, как правильно сшить договор: при помощи степлера или скоросшивателя. Но иногда листы совсем не соединяют между собой. Тогда следует заверить не только последнюю страницу, как это делают обычно, а каждую страницу. Если текст не очень большой, то есть возможность напечатать его с двух сторон одного листа. Здесь важно не переусердствовать и не делать слишком мелкий шрифт, который невозможно прочитать.

Но если речь идет о предоставлении документов, например, в проверяющие ведомства или в архивную службу, то без прошивки не обойтись (Правила, утв. Приложением № 20 к Приказу Росархива № 199 от 24.12.2020). Прошитые копии документов подают в судебные инстанции, налоговую инспекцию, нотариус, Центробанк и др. В этом случае у работодателя нет повода беспокоиться за сохранность или возможность утери части контракта.

Например, налоговики при проведении контролирующих мероприятий вправе запросить любые бумаги для проверки (ст. 93 НК РФ). И если они не скреплены нитками должным образом, то их вправе не принять и воспринять как отказ отдать документы. В соответствии со ст. 126 НК РФ за это работодателям грозят крупные штрафы.

Для подачи в Налоговую предусмотрены обязательные правила, как сшить договор нитками (приложение № 18 к Приказу Федеральной налоговой службы № ММВ-7-2/628@ от 07.11.2018):

прошивать листы прочными нитками и соединять их в тома (не более 150 страниц);
каждый том скреплять отдельно;
следить, чтобы нитки не препятствовали чтению и не перекрывали важную информацию — цифры, печати, буквы;
вывести нити на последний лист с обратной стороны и завязать узлом;
сверху на узел наклеить заверительную надпись (ФИО, должность, подпись ответственного сотрудника, количество листов и дата).

Материалы для сшивания

Чтобы скрепить контракт классическим методом, потребуются следующие материалы:

обложки (стандартные — размером 22,9 x 32,4 см для бумаг формата А4, нестандартные — для других форматов документов, специальные обертки из твердого картона — для архивного хранения);
заверительная надпись на отдельном фрагменте бумаги;
клей;
дырокол, канцелярское шило;
ножницы;
иглы;
нитки.

Для проведения процедуры потребуются специальные нити. Обычно используют следующие разновидности волокон, чем сшивают договоры:

хлопчатобумажные или синтетические нитки;
прочные ленты;
веревки;
банковские шпагаты;
плотная бечевка.

Вид волокна зависит от размеров документации. Когда в ней несколько листов, тогда достаточно нитей, если стопка большая, то понадобится веревка или бечевка. По поводу цвета в законодательстве ничего не сказано, но на практике принято применять белые нити.

В крупных компаниях для прошивки договоров используют специальные технические приспособления (например, станок для сшивания или переплетную машинку). В мелких организациях достаточно обычных средств: дырокола, ниток, иголок, ножниц и клея.

Инструкция, как прошить договор

Некоторые правила скрепления документов отмечены в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело» и ГОСТ 7.0.97-2016. Некоторые требования предусмотрены в рекомендациях Росархива в Приказе № 199 от 24.12.2020.

Вот порядок, как правильно прошить договор по требованиям делопроизводства:

на каждой странице указывают номер арабскими цифрами;
контракт зашивают нитью;
ее концы переводят на изнаночную сторону последнего листа;
сверху приклеивают прямоугольный лист с пломбой и печатью;
на нем указывают, сколько листов прошито и пронумеровано;
ФИО и должность, подпись.

Прежде чем начинать сшивать, подготовьте материалы и определитесь, с какого листа и как прошить договор, — сначала укажите номера на каждом листе, начиная с первого. Затем обязательно выровняйте бумаги по краям, подготовьте обложку и прошейте.

Вариантов сшивания несколько, обычно прокалывают от 2 до 4 отверстий по левому краю бумаги, в зависимости от размеров документации и количества листов.

Есть общие правила, как подшить договор при помощи нитей (на 3 отверстия).

Шаг 1. Перед началом процедуры уберите оставшиеся на документе скрепляющие элементы (скобы от степлера или скрепки).

Шаг 2. Отсортируйте листы по порядку (по номерам, датам и др.).

Шаг 3. По левому краю сделайте отверстия в ряд по вертикали. Среднее расположите четко посередине страницы, а верхнее и нижнее на расстоянии приблизительно 3–4 см от него.

Шаг 5. Проведите иглу снизу с обратной стороны в центральное отверстие.

Шаг 6. Затем введите нить в верхнее отверстие.

Шаг 7. Затем через тыльную сторону в нижнее отверстие.

Шаг 8. Оказавшиеся на лицевой стороне оба конца нити выведите снова наизнанку через центральное отверстие.

Шаг 10. Свяжите нитки между собой на обратной стороне, оставив «хвосты» длиной около 8 см.

Шаг 11. Заклейте нитки небольшим фрагментом листа с заверительной надписью размером примерно 2 x 8 см.

Шаг 12. Заверьте подписью директора и печатью так, чтобы они попали частично на наклейку и частично на изнаночную сторону документа.

Пример подшитого договора

Есть еще несколько примеров, как прошить договор купли-продажи недвижимости.

Пример 1. Делаем два отверстия при помощи дырокола. Вдеваем нити с лицевой стороны, «хвосты» выводим на тыльную сторону. Завязываем в узел и наклеиваем заверительную надпись.

Пример 2. Делаем три прокола шилом или иглой. Продеваем нить в два крайних отверстия с тыльной стороны и выводим их на лицевую сторону. Затем «хвосты» продеваем в центральное отверстие с выходом наизнанку, завязываем узел и располагаем наклейку.

Пример 3. Дыроколом или шилом делаем одно отверстие в левом верхнем углу. Нить складываем вдвое, получившуюся петлю продеваем с обратной стороны на обложку. Затем петлю растягиваем по сторонам угла и завязываем «хвосты» вокруг нее и прикладываем наклейку.

Вот образец наклейки с заверительной надписью:

Шаг 6. Затем введите нить в верхнее отверстие.

Шаг 7. Затем через тыльную сторону в нижнее отверстие.

Шаг 8. Оказавшиеся на лицевой стороне оба конца нити выведите снова наизнанку через центральное отверстие.

Шаг 10. Свяжите нитки между собой на обратной стороне, оставив «хвосты» длиной около 8 см.

Шаг 11. Заклейте нитки небольшим фрагментом листа с заверительной надписью размером примерно 2 x 8 см.

Пример подшитого договора

Есть еще несколько примеров, как прошить договор купли-продажи недвижимости.

Вот образец наклейки с заверительной надписью:

Наклейка с заверительной надписью для прошитого договора

Мнения юристов разделились, обязательно ли закрывать наклейкой с заверительной надписью узел нити или только ее концы. Этот вопрос оставлен на усмотрение исполнителей процедуры.

Источник

Иллюстрация: cottonbro studio/pexels

Расскажем подробнее.

Как надо прошивать документы

Прошивка многостраничного документа как способ скрепления листов с целью обеспечения его целостности зависит от целей применения такого документа. В общем делопроизводстве руководствуются опытом лучших практик.

Общие правила

Если необходимо прошить один многостраничный документ или удостоверить копию многостраничного документа, то листы достаточно прошить на два прокола (это самый простой вариант).

От середины листа бумаги отмечаем вверх и вниз по 40 мм точки для проколов с учетом размеров полей (левое – 20 или 35 мм), расстояние между верхним и нижним проколом должно быть 80 мм.

Обратите внимание: нить из натуральных материалов (лен, хлопок) вводится в проколы. Концы нити связываются на обороте последнего листа, далее место узла и шире закрывается отдельным листом бумаги небольшого формата, на котором оформляется отметка об удостоверении, например, сшива копии или удостоверительная надпись с указанием номера экземпляра и количества листов документа с ограничением доступа.

В отметке используется типовая фраза «Прошито и пронумеровано…», указывается цифрами и прописью количество листов. При необходимости подпись лица, удостоверившего сшив, дополнительно удостоверяется специальной печатью организации.

Хотя для данных целей можно использовать и более сложный вариант сшива – на три прокола.

Сшив на три прокола еще применяют, когда хотят прошить несколько документов и сохранить их как первичный комплекс, досье в состоянии текущего оперативного хранения как отдельный сшив (например, так обычно делает бухгалтерия в процессе работы с бухгалтерскими документами дня).

С учетом размеров полей первый прокол делается в середине стопки листов, а два других – на расстоянии 40 мм от центрального прокола. Концы натуральной нити потом выводятся через срединный прокол, охватывают нить, стягиваются и связываются в узел.

Не каждый сшив удостоверяется – зависит от того, с какой целью он делается.

Прошивка для архива

В процессе подготовки документов к архивному хранению прошивка включается в технологию обязательной архивно-технической обработки дел. Обратите внимание Дела прошиваются на четыре прокола, таким образом изготавливается «архивный сшив».

Только при полном оформлении дела (дела постоянного хранения, по личному составу и со сроком хранения свыше 10 лет) оно сначала прошивается, а потом переплетается по типографской технологии с корешком, на котором потом будут нанесены поисковые данные дела.

А при частичном оформлении дела (дела временного до 10 лет срока хранения) дело прошивается вместе с картонными обложками, которые накладываются сверху на будущее дело-сшив.

Верхний и нижний проколы (с учетом размеров полей) делаются на расстоянии 30 мм от границ верхнего и нижнего полей пачки, два средних прокола делаются на расстоянии 80 мм от верхнего и нижнего проколов, расстояние между ними также составляет примерно 80 мм.

Технический сшив делается двумя способами: только одной иглой и одной ниткой или одной ниткой, но двумя иглами. Нить используется натуральная, ее концы затягиваются и связываются на тыльной стороне сшива (пачки-дела).

Этим же способом на четыре прокола (с картонной обложкой или без неё) рекомендуют также прошивать бухгалтерские документы дня или дела с иными первичными учетными документами, имеющими в основном пятилетний срок хранения.

А для обработки дел постоянного хранения и по личному составу советуем все-таки заключить договор с архивной компанией, которая может выполнить такую трудоёмкую и действительно пыльную работу, требующую применения дрели, струбцины и т .п.

Обратите внимание: прошивка документов регламентируется, но только в отдельных сферах деятельности, т. е. в специальном делопроизводстве.

Например, есть Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утв. постановлением Пленума ВАС от 25.12.2013 № 100. В ней есть такое правило про сшив копии судебного акта (п. 10.2):

«Все листы копии прошиваются на два прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии, заклеиваются бумажной наклейкой (в виде круга, квадрата, прямоугольника, размером примерно 40–60 мм на 40–50 мм) и опечатываются печатью суда. Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, наименование должности лица, удостоверившего подлинность документа, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату».

П п. 6.10 Инструкции о порядке обеспечения бланками исполнительных листов и их приема, учета, хранения, использования и уничтожения в федеральных судах общей юрисдикции и федеральных арбитражных судах (утв. приказом Судебного департамента при ВС РФ от 28.12.2015 № 399) про сшив исполнительных листов сказано следующее:

«Все листы документа прошиваются на два прокола в верхнем левом углу через левый и верхний край листа прочной нитью (не менее двух оборотов в каждую сторону), концы которой связываются и выводятся на оборотную сторону последнего листа. Прошивка также может быть осуществлена методом вальцовки с пропуском в образовавшееся металлическое кольцо прочной нити не менее двух оборотов на каждую сторону листа. Место прошивки заклеивается бумажной наклейкой (прямоугольной или квадратной формы, примерным размером от 45 до 55 мм на 35 до 45 мм), содержащей следующую удостоверительную надпись…».

Есть разъяснения в письме Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336:

«При формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, представляемых в налоговые органы, рекомендуется учитывать следующее:

сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы;
все листы в сшиве прошиваются на 2–4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40–60 мм на 40–50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2–2,5 см».

Если говорить про архивный сшив дела на четыре прокола, то данное правило давно выработала практика, однако оно не включено в действующие документы, регламентирующие архивное дело.

Раньше прошивали на три прокола, но заметили, что документы меньшего формата, чем А4, часто оказывались захвачены только одним проколом. Большинство документов, которые меньше стандартного формата А4, оказываются вдвое меньше него. На практике заметили, что при прошивке дела на четыре прокола документ этого А5 формата прошивается минимум в двух местах, и этого оказывается достаточно, чтобы документ «не танцевал» внутри сшива.

Есть специфические дела, например, в бухгалтерии, где много документов еще меньшего размера, чем формат А5. Такие дела могут прошить и на большее число проколов.

Источник

Казалось бы, нет ничего сложного в прошивке документов. Взял нитки и иголку и скрепил листы между собой. Но когда необходимо предоставить документы в государственные ведомства или отправить в архив, придется соблюдать определенные требования, иначе дела не примут. Рассказываем, как прошить договор правильно, чтобы предотвратить нежелательные проблемы.

Сшивать ли договоры

Законодательство не обязывает сшивать договоры для организации документооборота внутри компании. Ни один нормативный акт не требует, например, скреплять контракты с контрагентами. Не важно, прошиты они или нет, если они оформлены правильно, то не утратят законной силы.

Нет такого требования и по отношению к трудовому договору. Трудовой кодекс обязывает его только составить письменно в двух экземплярах и поставить подписи сторон — руководителя и работника (ст. 67 ТК РФ). Прошивка станет обязательной, если прописать это требование в локальном нормативном акте работодателя (ст. 8 ТК РФ).

На практике каждая компания решает самостоятельно, нужна ли прошивка на договоре, — обычно принято скреплять страницы, если их не менее двух. Такие документы нумеруют, сшивают, скрепляют заверительной надписью, на ней указывают количество страниц и ставят подписи и печати сторон.

Есть несколько важных аргументов в пользу прошивки. Если листы надежно сшиты, то документ удобно упорядочить и сохранять в целостном виде. Этот метод позволяет обезопасить от потери, подделки, подмены, кражи некоторых листов и т. д.

Если контракты с контрагентами вы не скрепляете, то один из выходов обезопасить их — пронумеровать и подписать каждый лист, а не только последнюю страницу. Если страниц две, то допустимо уместить весь текст на одном листе с двух сторон.

Но в ситуации, когда документацию предоставляют в государственные надзорные органы, на регистрацию или в архив, прошивка обязательна. Ответ на вопрос, скрепить ли нитками трудовое соглашение с работником или нужно ли прошивать гражданско-правовой договор для хранения в архиве или для отправки контролирующим органам, — однозначно да. Такие требования существуют для многостраничной документации, отправляемой в Федеральную налоговую службу, Центральный банк, Социальный фонд России, в нотариальные конторы и др.

Например, такая норма есть в Налоговом кодексе: на запрос налогового инспектора, проводящего проверку, компания обязана предоставить документы, пронумерованные и прошитые по правилам, утвержденным ФНС (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Если не позаботиться о правильном скреплении бумаг, то существует риск появления ряда проблем:

контролирующие органы откажутся принять документ, если он не прошит по требованиям ведомства, и вправе квалифицировать это как отказ предоставить нужные бумаги, за что грозит штраф (ст. 126 НК РФ);
партнеры из-за некачественного оформления бумаг способны отказаться от сотрудничества;
если возникнет спор или проведут проверку, то проблематично доказать, что несоединенные листы относятся к конкретному документу.

Для сведения: основы делопроизводства и документооборота для новичков

Чем сшивать договоры

Самый надежный способ — это договоры на нитке, поскольку скрепление степлером или скрепками не защищает от многих фактов подмены, утери и т. д. Кроме того, такой способ не подходит для архива или контролирующих органов.

Выбор типов нити зависит от объема бумаг. Если стопка небольшая, всего из нескольких листов, то берут стандартные прошивные, хлопчатобумажные или синтетические. Если документация объемная, то используют специальные лавсановые ленты, прочные веревки, бечевки, шпагаты. Специалисты знают: и специальные нити есть разные — прочные и не очень. Выбирайте те, на которых указана отметка «ЛШ». Например, высокой прочностью обладают лавсановые нити «ЛШ-210», они устойчивы к кислоте, влажности, растворителям, плесени и др.

Если сшить необходимо срочно, а специализированных лент нет, то подойдут и обычные нитки для шитья. Но выбирайте потолще или сложите в 7-10 раз. Их цвет роли не играет, но на практике обычно применяют белые или красные.

Дополнительно понадобятся следующие инструменты и материалы:

иглы;
дырокол;
канцелярское шило;
круглая железная прошивка для договоров;
ножницы;
обложки из прочного картона;
клей;
наклейка с надписью для заверения размером около 4×5-6 см.

Иногда используют специальные станки или переплетные машинки для сшивки для договора 30 на 20, чаще всего в крупных организациях с большим документооборотом. В мелких компаниях достаточно простого способа с использованием нитки, иголки, дырокола.

Как прошить договор

На сегодняшний день не утверждено жестких требований к прошивке договора. Ориентироваться надо на общие требования в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело» и ГОСТ 7.0.97-2016. Дополнительно используют правила госструктур, если необходимо предоставить туда документы. К примеру, такие рекомендации есть в следующих нормативных актах: правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ № 477 от 15.06.2009, инструкции по документированию Центробанка России, утв. Приказом № 02-213 от 07.12.1992, приложении № 20 к Приказу Росархива № 199 от 24.12.2020.

Если требуется сдать документацию в налоговую, то изучите правила в приложении № 18 к Приказу ФНС России № ММВ-7-2/628@ от 07.11.2018. Вот основные правила, как прошивать документ для ФНС:

если документация объемная, все дела собирают в тома (максимум 150 листов);
каждый том необходимо прошивать отдельно;
на каждой странице указывают порядковые номер арабскими цифрами;
не допускается, чтобы прошивка перекрывала текст, цифры, даты, реквизиты, печати, подписи и др.;
необходимо предусмотреть, чтобы при сшивке осталась возможность сделать копию любой страницы;
при сшивании концы нитей необходимо вывести на изнанку последнего листа и связать в узел;
перекрыть узел заранее подготовленной заверительной наклейкой.

Перед началом процедуры подготовьте необходимые инструменты и бумаги. Освободите документы от ненужных элементов, скрепок и т. д. Подровняйте стопку по краям и пронумеруйте листы по порядку.

В стандартном порядке прошивают документацию всегда только по левому краю стопки. Обычно делают несколько отверстий — от 2 до 4, в зависимости от объема бумаг.

Ознакомьтесь с подробной инструкцией, как правильно сшить договоры ниткой классическим методом в три прокола, пошагово:

Шаг 1. Прокалывайте листы на равном удалении друг от друга по вертикали, отступив от левого края стопки 1,5-2 см. Если прошивать планируете в три прокола, то центральный сделайте строго посередине листа.

Шаг 2. Сначала проведите иглу в центральный прокол с обратной на лицевую сторону листа.

Шаг 3. Затем проведите нить через верхний прокол на изнанку.

Как прошить договор правильно

Шаг 4. На изнаночной стороне переведите нить из верхнего — в нижний прокол.

Шаг 5. Когда нить окажется на титульной стороне, делаем стежок через среднее отверстие на тыльную сторону.

Прошиваем договор по всем правилам

Шаг 6. На обратной стороне окажутся оба «хвоста» нитки, свяжите их между собой в узел.

Шаг 7. Разместите на узел наклейку, предназначенную для заверения.

На наклейке необходимо написать следующее: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов». Рядом указываем название компании, Ф.И.О. и подпись руководителя, дату и печать. Важно, чтобы печать попадала не только на заверительную наклейку, но и на изнаночный лист документа.

Пример подшитого договора

Количество отверстий для сшивания документа выбирают в зависимости от вида документации и объема бумаг. Например, чтобы прошить соглашение купли-продажи квартиры, выбирают самые простые варианты.

Вариант 1

Делаем три прокола, затем два конца нити вводим с изнаночной стороны и выводим на лицевую через два крайних отверстия. Затем выводим их через центральный прокол вновь на изнанку и завязываем.

Вариант 2

Если выбираем два прокола, то здесь все еще проще. Нить сразу через оба прокола проводим с лицевой стороны на тыльную и завязываем.

Вариант 3

Еще один способ, как красиво сшить договор при помощи одного отверстия. Его проделываем в верхнем углу слева, предпочтительнее дыроколом или шилом. Прикладываем специальное железное кольцо для прошивки. Складываем нить вдвое и протягиваем образовавшуюся петлю с изнанки на титульный лист. Оставшиеся на изнанке концы нити продеваем в петельку и связываем между собой. Осталось сверху наклеить заверительную надпись.

Шаг 7. Разместите на узел наклейку, предназначенную для заверения.

Пример подшитого договора

Вариант 1

Вариант 2

Вариант 3

Как красиво сделать прошивку договора купли-продажи

Надо знать: правила ведения архивного делопроизводства

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Источник

Нужно ли сшивать договоры

Для внутреннего документооборота прошивка требуется для документов с большим объемом страниц. Если их свыше двух, то рекомендуется надежно прошить. Прошитые дела компактные, и их удобнее сохранять и классифицировать. Такой метод сохраняет целостность документов, защищая от утери и подделки отдельных листов. Если листы не соединены должным образом, то при возникновении конфликтов доказать их принадлежность к конкретному заверенному документу не просто.

Следует подчеркнуть: законодательство не обязывает переплетать договоры с контрагентами. На практике часто используют скоросшиватели, скрепки и степлеры. Иногда и вовсе ничем не скрепляют. Но для надежности следует заверить каждый лист, а не только последний. Если текст умещается на две страницы, то распечатайте на одном листе с обеих сторон.

Но если многостраничную документацию необходимо отправить на регистрацию, проверяющим органам или в архив, то нет сомнений, нужна ли прошивка на договоре, — однозначно да. Прошитые документы требуют и в ФНС, ПФР, Центробанк, нотариус и др.

Если, например, налоговый инспектор проводит проверочные мероприятия, то он вправе запросить для этого любые бумаги (п. 1 ст. 93 НК РФ). Чтобы их представить, листы обязательно следует пронумеровать и прошить по правилам, утвержденным Федеральной налоговой службой (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Помните: если договоры на нитке не прошить в соответствии с требованиями ведомства, то их не примут и посчитают, что вы не согласны отдать документы. А за отказ их предоставить компанию вправе оштрафовать (ст. 126 НК РФ).

Что касается трудового договора, то в законодательстве не указано, что работодатель обязан его прошить нитью. В ст. 67 ТК РФ отмечено только требование составить его письменно в двух экземплярах и подписать обеими сторонами — главой компании и подчиненным. Независимо от наличия прошивки контракт, оформленный по всем правилам, обладает юридической силой.

Если необходимость прошивки трудового договора закрепить в локальном нормативном акте (положении или инструкции), то данная процедура для конкретной компании станет обязательной (ст. 8 ТК РФ). Но даже если прошивки не окажется в этой организации, то контракт правовых последствий не утратит.

Аналогичные правила действуют и по вопросу, нужно ли прошивать гражданско-правовой договор для хранения в компании, — такого требования нет. В организациях это делают для удобства по собственной инициативе. То есть если в компании хранят контракты, не скрепленные нитками, но составленные по всем правилам, то они не теряют законной силы. И санкции работодателю не грозят.

Материалы для сшивания

Небольшой объем бумаг прошивают классическим методом, для этого используют следующие материалы:

специальные нити;
иглы;
канцелярское шило;
дырокол;
круглая железная прошивка для договоров;
обложки из прочного картона (традиционный размер для листов А4 составляет 22,9 x 32,4 см, для хранения в архиве есть и другие форматы по необходимости);
наклейка с надписью для заверения размером около 5 на 6 см;
ножницы;
клей.

Основная деталь — нити. Их выбирают в зависимости от объемов документации. Если листов немного, то достаточно специальных прошивных нитей (на основе хлопка или синтетики). Если стопка больше, то есть другие варианты: прочные лавсановые ленты, веревки, бечевки или банковские шпагаты. Чтобы надежно прошить объемные папки с документацией, используют даже шуруповерт и толстый шпагат.

Если вы выбираете нити, то обратите внимание на обозначение «ЛШ», они прочные и долговечные. Например, для лавсановых — ЛШ-210. Этот показатель говорит о том, что в ее составе есть полиэфирное волокно плотностью 210 текс. Оно выдерживает воздействие кислотой, растворителями, повышенной влажностью, плесенью, микроорганизмами и др.

Но если таких нитей под рукой нет, а прошивка не ждет, то допустимо взять обычные швейные нитки. В таком случае их складывают в 5–7 раз для надежности. Цвет нитей непринципиален, поскольку никакими нормативными актами этот вопрос не закреплен. Но чаще всего применяют белый или красный по ситуации.

В некоторых случаях для сшивки для договора 30 на 20 используют специальные станки. Обычно такой вариант практикуют в крупных компаниях, где приходится сшивать много документации. В небольших фирмах хватает и обычных нитей, иголки, дырокола.

Инструкция, как сшить договор

Единых требований к прошивке документации не существует. Есть общие правила: в ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ 7.0.97-2016. Но четкой процедуры там не указано. Следуйте общим рекомендациям. В большинстве случаев ориентироваться необходимо на правила, которые утверждены ведомством, в которое требуются прошитые документы.

Некоторые рекомендации есть, например, в Инструкции по документированию Центробанка России, утв. приказом № 02-213 от 07.12.1992, в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ № 477 от 15.06.2009, в Приложении № 20 к Приказу Росархива № 199 от 24.12.2020.

Вот подробные требования, как прошивать документ для налоговой инспекции (приложение № 18 к Приказу ФНС России № ММВ-7-2/628@ от 07.11.18):

листы необходимо сшить прочными нитками в тома (не более 150 листов);
каждый из них прошивают отдельно;
пронумеровать арабскими цифрами по порядку;
следить, чтобы скрепляющие элементы не мешали свободному чтению текста, цифр, реквизитов, дат, штампов, надписей и т. д.
оставить доступ для копирования каждой страницы в отдельности;
при скреплении нити провести наизнанку последнего листа и связать;
сверху разместить наклейку с надписью о заверении;
на наклейке указать необходимые реквизиты — должность, подпись, фамилию и инициалы уполномоченного лица, количество листов (цифрами и прописью) и дату.

Несмотря на то что единых правил нет, на практике сшивание контрактов проводится по аналогичному порядку. Прежде чем начинать процедуру, подготовьте необходимые материалы. Затем проставьте арабские цифры внизу страниц по порядку, начиная с первого листа. Выровняйте листы по краям. Если необходимо, то оформите обложкой. И приступайте к сшиванию.

Есть разные варианты, это зависит от объемов документации. Для переплетения классическим методом: по левому краю стопки сделайте несколько проколов — от 2 до 4.

Вот пошаговая инструкция, как правильно сшить договоры ниткой с иголкой.

Шаг 1. Перед тем как начать процесс, проверьте документацию на наличие лишних предметов — скоб от степлера, канцелярских скрепок, булавок и других крепежей.

Шаг 2. Систематизируйте листы — по номерам, датам, темам или значимости и т. д. Сложите их ровно в стопку.

Шаг 3. По краю листов сделайте несколько проколов в ряд по вертикали. Если проколов три, то средний необходимо сделать четко по центру страницы.

Шаг 4. Введите иглу с тыльной стороны документа в отверстие по центру.

Шаг 5. Затем протяните петлю в верхнее отверстие.

Шаг 7. После этого проведите иглу через изнаночную сторону в крайнее нижнее отверстие.

Шаг 8. Оказавшись на обложке, выведите нить снова наизнанку через середину.

Шаг 9. Завяжите нитки вместе на изнаночной стороне.

Шаг 11. Разместите на узел наклейку, предназначенную для заверения.

Шаг 12. На ней необходимо поставить подпись директора и печать организации. Штамп поставьте так, чтобы одна его часть находилась на листе с заверительной надписью, а другая — на оборотной стороне.

Пример подшитого договора

Есть и другие способы, как красиво сшить договор, например, для купли-продажи квартиры.

Способ 1. Самый простой — в два отверстия, для удобства предпочтительнее сделать дыроколом. Затем следует продеть нити с титульного листа наизнанку. Связать нити между собой в узел, разместить наклейку и заверить.

Способ 2. В три отверстия. Нить вводим с изнаночной стороны в две крайние дырочки. Когда она оказалась на титульной странице, оба ее конца выводим через середину опять наизнанку. Затем завязываем и размещаем заверительную надпись.

Способ 3. В одно отверстие. Прокалываем листы при помощи шила или дырокола в левом углу сверху. Ленту складываем вдвое, вставляем специальное железное кольцо для прошивки. Получившуюся петлю продеваем с обратной стороны на обложку.