Как принять алкоголь в егаис инструкция

С 1 января 2021 года вступили в силу изменения форм фиксации, порядок и сроки их представления в ЕГАИС, утвержденные
Приказом ФСРАР от 17.12.2021 г. №397 (далее — Приказ №397).

Простыми словами — привычный нам всем «акт на ТТН ЕГАИС » это «Форма заявки о фиксации в ЕГАИС информации о принятии, отказе или принятии с расхождениями продукции при поставке (в том числе возврате), внутреннем перемещении этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции«, требования к которой установлены Пунктами 11.1 и 11.2 Приложения к Приказу №397.

Абзацем 1 Пункта 11.2 Приложения к Приказу установлено:

Заявка о фиксации в ЕГАИС информации о принятии, отказе или принятии с расхождениями продукции при поставке (в том числе возврате), внутреннем перемещении этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции предоставляется в ЕГАИС в течение рабочего дня в котором осуществлена приемка, отказ в приемке, приемка с расхождениями товара на основании сопроводительных документов*** в соответствии со статьей 10.2 Федерального закона №171-ФЗ и первичных учетных документов в соответствии с Федеральным законом №402-ФЗ.

***зеленым цветом выделены документы, оформляемые «на бумаге»  

Простыми словами — акт на ТТН ЕГАИС должен быть отправлен в ЕГАИС в течение рабочего дня, в котором Вы осуществили фактический прием (или прием с расхождениями) или отказ продукции по ТТН.

В связи с большим количеством вопросов по срокам и порядку приемки ТТН ЕГАИС «в день фактического получения продукции» мы подготовили свои разъяснение по этой теме.

Что такое товарно-транспортная накладная? 

Статьей 10.2 Федерального закона №171-ФЗ определено, что оборот алкогольной продукции (закупка, поставка) должен осуществляться только при наличии сопроводительного документа —  товарно-транспортной накладной.

Товарно-транспортная накладная является первичным учетным документом, оформляется по унифицированной Форме 1-Т и содержит 2 раздела — товарный и транспортный.

Товарно-транспортная накладная оформляется Поставщиком продукции. Поставщик фиксирует информацию о такой накладной в ЕГАИС по форме, установленной Пунктом 6.1 Приложения к Приказу №397 в срок не позднее момента выезда транспортного средства с территории Поставщика. 

Таким образом кроме «бумажной» товарно-транспортной накладной в системе ЕГАИС появляется электронный аналог этой накладной (назовем ее ТТН ЕГАИС), который содержит много информации, необходимой для ведения учета алкогольной продукции в ЕГАИС. «Бумажная» и ТТН ЕГАИС могут отличаться, т.к. в ТТН ЕГАИС будет только алкогольная продукция, тогда как в «бумажной» может быть любая продукция.  

Простыми словами — «бумажная» товарно-транспортная накладная нужна для бухгалтерского учета, электронная ТТН ЕГАИС нужна для учета оборота продукции в системе ЕГАИС.

Товарный раздел накладной содержит информацию об отгруженной продукции. В случае обнаружения во время приемки товара расхождений по количеству/качеству может быть составлен первичный учетный документ по Форме ТОРГ-2.

Транспортный раздел накладной содержит информацию о транспортировке продукции, в том числе о погрузочно-разгрузочных операция, где указывается дата и время прибытия (и убытия) на разгрузку (и погрузку). Указать дату (и при необходимости время) разгрузки продукции организации и/или предпринимателю не составит труда. 

Простыми словами — товарно-транспортная накладная это тот самый первичный учетный документ, на основании которого Вы будете фиксировать в ЕГАИС факт получения алкогольной продукции (отправлять акт на ТТН). 

Дата и время разгрузки в транспортном разделе будет, в том числе, отражать факт (дату и время) получения продукции по товарно-транспортной накладной. В случае обнаружения расхождения по количеству и/или качеству продукции акт по Форме ТОРГ-2 также будет первичным учетным документом, на основании которого Вы можете зафиксировать в ЕГАИС «акт о приемке с расхождениями».

Когда составлять акт на ТТН ЕГАИС?

Акт на ТТН ЕГАИС оформляется и фиксируется в ЕГАИС в тот день, когда продукция по ТТН была фактически принята на ваш склад.

Важно понимать, что Росалкогольрегулирование требует ведения в ЕГАИС достоверного учета объема хранимой продукции! С методологией ведения остатков в ЕГАИС можно ознакомиться на официальном сайте системы (например, 
тут или
тут), порядок ведения учета алкогольной продукции определен
Постановлением Правительства РФ от 31.12.2020 г. №2466

Простыми словами — ваши текущие фактические остатки на складе должны соответствовать остаткам в ЕГАИС. А это достигается за счет своевременного и правильного оформления «заявок на фиксацию» (в т.ч. акты списания и постановки на баланс, фиксация розничной продажи, оформление ТТН ЕГАИС и пр.).

Таким образом оформление акта на ТТН ЕГАИС должно быть своевременным, т.е. при составлении акта на ТТН ЕГАИС Вы должны осознавать что ваши текущие фактические остатки должны равняться остаткам в ЕГАИС.

Согласно информации с официального сайта на фиксацию акта в системе ЕГАИС с 1 февраля 2021 года будет отведено 60 дней (с даты фиксации ТТН ЕГАИС Поставщиком), но этот срок может продляться.

Дата акта на ТТН ЕГАИС

Согласно Пункта 11.2 Приложения Приказа №397 в акте на ТТН должна быть указана дата, которая должна соответствовать дате первичного учетного документа в соответствии с Федеральным законом №402-ФЗ, подтверждающего факт принятия, отказа или принятия с расхождениями продукции при поставке (в том числе возврате), внутреннем перемещении этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции постановки продукции на баланс.

Таким образом дату акта на ТТН ЕГАИС устанавливайте в соответствии с первичными учетными документами.

Нужно ли представлять в ЕГАИС первичные учетные документы по поставке?

В момент оформления актов на ТТН ЕГАИС («заявок на фиксацию») не требуется представлять первичных учетных документов в ЕГАИС.

Росалкогольрегулирование может запросить представить такие документы, например, для подтверждения факта поставки, или для разбора конфликтных ситуаций, или при выявлении какого-либо нарушения.

Бухгалтерский учет и учет в ЕГАИС

Нужно понимать, что бухгалтерский учет и учет в ЕГАИС это разные задачи, хотя связаны между собой первичными учетными документами.

Товарно-транспортная накладная («бумажная») это первичный учетный документ для ведения бухгалтерского учета, но он является основанием для фиксации информации в ЕГАИС по ТТН ЕГАИС.

ТТН ЕГАИС — это электронный аналог товарно-транспортной накладной («бумажной»), который используется исключительно для учета алкогольной продукции в системе ЕГАИС.

Порядок передачи и приемки продукции для целей бухгалтерского учета и для целей учета в системе ЕГАИС отличается!

Актуальная и полезная информация об ЕГАИС 
на нашем сайте и в нашем 
Telegram-канале «ЕГАИС простыми словами» (@egais_is_easy).

ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) — это база данных, в которой хранится информация по производству и обороту спиртосодержащих напитков.

К ЕГАИС обязаны подключиться все участники оборота алкоголя: производители, импортеры, оптовики, розница. Для каждого звена свои требования. Мы расскажем, что нужно розничным магазинам для работы с алкогольными напитками, как организовать работу по приему электронных документов и продаже крепких и слабоалкогольных напитков.

Что нужно продавцам алкоголя для работы в ЕГАИС?

1. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) для регистрации в ЕГАИС и работы с документами. Для хранения «алкогольных» электронных подписей используется только токен, сертифицированный ФСБ (Рутокен, JaCarta).

2. Личный кабинет на портале ЕГАИС, в котором надо сгенерировать RSA-ключ — это специальный электронный ключ доступа для безопасного подключения к серверу ЕГАИС.

3. УТМ (универсальный транспортный модуль) — специальный программный модуль для обмена документами с информационными базами ЕГАИС. Установку УТМ проводят из личного кабинета.

4. Онлайн-касса, кассовая программа которой должна быть «заточена» под работу с алкоголем.

5. 2D-сканер для считывания кодов на алкогольных марках.

6. Товароучетная программа, которая должна интегрироваться как с универсальным транспортным модулем, так и с онлайн-кассой.

Обязанности розницы

1. Приемка электронных накладных от поставщиков, сверка документов с поступившей продукцией.

2. Фиксация розничных продаж и прочего выбытия в ЕГАИС.

3. Сверка остатков с ЕГАИС.

4. Ежеквартальная сдача деклараций отдельными категориями продавцов.

Пройдемся по основным этапам работы со спиртосодержащими напитками.

Проведение закупок алкоголя и постановка его на баланс

Каждый поставщик обязан направлять в ЕГАИС электронные накладные на отгруженную продукцию. В документах должны быть перечислены коды марок всех бутылок в партии.

При получении ТТН и товаров магазин должен проверить, соответствует ли поставка документам. Для этого сверяют коды марок на бутылках с кодами, которые указаны в накладной. При закупке пива в накладных не будет кодов, только литраж, кеги или количество бутылок.

Результаты приемки фиксируются в ЕГАИС таким образом:

• подтверждение закупок, если расхождений нет;

• Акт расхождения при незначительных отклонениях;

• отказ от продукции, когда поставщик перепутал получателей алкоголя.

После приемки спиртосодержащие напитки надо поставить на баланс магазина по правилам ЕГАИС 3.0 — крепкий алкоголь на помарочный учет, а пива и других слабоалкогольных напитков на количественный.

Узнать подробнее

Как упростить приемку алкоголя?

Упростить работу с документами и минимизировать ошибки поможет товароучетная система, в которой, кроме базовых, есть и дополнительные возможности.

К базовым относятся функции, без которых не получится соблюдать требования Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ о госрегулировании производства и оборота алкоголя, а именно:

• прием и возврат накладных из ЕГАИС;

• постановка алкогольной продукции на баланс;

• помарочный учет;

• перемещение и списание продукции;

• запрос остатков в ЕГАИС.

Дополнительные возможности бывают не во всех товароучетных программах, это зависит от разработчика. Например, у кассы Лайтбокс есть такие:

• Наглядная приемка — после загрузки ТТН в личном кабинете видно, сколько бутылок в проверяемой партии. Уже на этом этапе можно понять, вся ли продукция на месте.

• Автоматическое формирование Актов расхождений — если какие-то коды остались в накладной непроверенными, они автоматически включаются в Акт расхождений.

• Автоматическая постановка алкоголя на баланс после сверки.

• Приемка партиями — сканируйте код на коробке или паллете, товароучетная программа сверит каждую бутылку с накладной и поставит на помарочный учет.

• Доверительная приемка — если вы уверены в поставщике, отключите обязательную проверку кодов и подтвердите ТТН.

Приемка алкоголя в товароучетной программе кассы Лайтбокс частично автоматизирована, что поможет вам сэкономить время и не ошибиться.

Реализация и списание алкогольной продукции

Крепкий алкоголь списывается из ЕГАИС помарочно, а пиво — литражом, поэтому рассмотрим их по отдельности. Основаниями для списания, согласно Приказу Росалкогольрегулирования от 17.12.2020 № 397, могут быть реализация, пересортица, недостача, уценка, порча, потери, проверки, арест, иные цели.

Крепкий алкоголь

При розничных продажах кассир сканирует марку на каждой бутылке, касса через товароучетную систему направляет запрос в ЕГАИС на проверку марки.

Система определяет, числиться ли эта марка за магазином, который направил запрос. Если да, ЕГАИС разрешает продажу, если нет — запрещает. После получения разрешения распечатывается кассовый чек со специальным слипом, и проданная бутылка списывается из ЕГАИС.

На алкоголь, который был разбит или украден, составляется Акт списания, в нем должны быть указаны марки списываемых бутылок. На украденной бутылке не получится отсканировать марку, да и на разбитой тоже не всегда это возможно. В этом случае лучше запросить информацию об остатках из ЕГАИС и в них найти недостающие коды.

Товароучетная программа от кассы Лайтбокс найдет за вас коды алкоголя, который надо списать и составить необходимые документы. Останется только отправить акты в ЕГАИС.

Торговля пивом и его выбытие по другим причинам

Проданное пиво списывается из ЕГАИС Актом списания в конце смены, в акте указывается объем проданных напитков. Таким же документом оформляется выбытие разбитой и украденной продукции, только причиной выбытия будет не «реализация», а что-то другое.

Обратите внимание, что электронный журнал объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции отменен с 2021 года.

Отдельно остановимся на продаже пива и других слабоалкогольных напитках, накладные на которые оформлены в кегах. В этом случае надо перевести кеги в литры или порции, смотря, что вы продаете.

У кассы Лайтбокс есть функция «Вскрытие тары», она поможет быстро перевести кеги в другие единицы измерения прямо на кассе, чтобы вы могли без задержек продавать поступившее пиво.

Как сэкономить на 2D-сканере?

При продаже крепкого алкоголя обязательно считывать марку на бутылке и без хорошего сканера не обойтись. Обычно подключают ручные модели, так как встроенные в мобильные кассы фотосканеры считывают марки медленно (в течение 5–7 секунд) и только при хорошем освещении.

Но сейчас появляются онлайн-кассы с производительными сканерами, которые вполне могут заменить ручные. Например, в кассу Лайтбокс 5 PRO встроен имидж-сканер, который за 0,1 секунды даже в полной темноте считывает 28 видов кодов, включая алкогольные марки. Такому сканеру доступны и этикетки с дефектами: надорванные, потертые, бликующие и др.

Еще касса Лайтбокс 5 PRO принимает оплату бесконтактными картами, смартфонами и через Систему быстрых платежей (СБП).

Касса Лайтбокс оказывает круглосуточную техническую поддержку, связаться со специалистами можно по телефону, в чате на сайте или мессенджерах, по email.

Сверка запасов с ЕГАИС

Остатки в магазине и в вашей учетной системе должны совпадать с остатками в инфосистеме. Для этого нужно регулярно выгружать информацию от оператора ЕГАИС и сравнивать с фактическими и учетными остатками. Недостачи, излишки и пересортицу устраняют с помощью соответствующих Актов списания и Актов постановки на баланс.

Как упростить сверку и корректировку запасов?

Поддерживать равенство остатков в магазине и ЕГАИС гораздо легче, если процедура автоматизирована. Например, товароучетная программа кассы Лайтбокс регулярно запрашивает информацию из ЕГАИС и сверяет с учетными данными.

В случае отклонений товароучетный сервис автоматически создаст Акты списания или Акты постановки на баланс, в которых будут коды марок, по которым есть расхождения с ЕГАИС.

Отчетность на сайте ФСРАР

Сдавать ежеквартальные декларации нужно не всем продавцам алкоголя, а только тем, кто работает:

• в общепите;

• в населенных пунктах, где нет Интернета;

• с пивом и другими слабоалкогольными напитками.

Подробно об отчетных документах мы рассказывали в статье «Как заполнить и сдать алкодекларацию».

Как защититься от штрафов?

На организации и ИП, которые нарушают правила реализации алкоголя, предусмотренные ст.16 закона № 171-ФЗ, могут быть наложены штрафы:

• За продажу алкоголя несовершеннолетним — до 200 тыс. руб. на ИП и до 500 тыс. руб. на юрлицо.

• За продажи позднее 23.00 и раньше 8.00 по местному времени — до 40 тыс. руб. на ИП и до 300 тыс. руб. на организацию.

• За реализация алкоголя по цене ниже МРЦ — на ИП 50 тыс. руб. и 100 тыс. руб. на юрлицо.

Касса Лайтбокс поможет защититься от штрафов:

• Продавец при проверке паспорта покупателя не ошибется в его возрасте, так как программа подскажет кассиру, с какой даты рождения можно продавать алкоголь в конкретный день.

• Алкоголь не получится провести через кассу в запрещенное время — просто установите в кассе запрет на продажу в определенные дни и часы.

• Кассир не продаст алкоголь по цене ниже, чем МРЦ — касса предупредит, если розничная цена окажется ниже МРЦ.

Итоги

Все участники алкогольного рынка обязаны регистрироваться в ЕГАИС и фиксировать в этой системе все операции по движению крепких и слабоалкогольных напитков.

Розничные магазины могут упростить себе соблюдение правил работы с алкоголем при помощи товароучетной программы от кассы Лайтбокс. В нашем сервисе автоматизировано большинство операций и есть функции, помогающие защититься от штрафов.

Также в линейке кассы Лайтбокс появилась прокачанная модель касса Лайтбокс 5 PRO, с ней вы сэкономите на покупке 2D-сканера, так как в кассовый аппарат встроен производительный имидж-сканер. Он легко считает код на алкогольных марках, в том числе замятый, надорванный и бликующий.

Дата публикации: 01.04.2022

При работе с ЕГАИС сотрудники сталкиваются с трудностями: сложно оформить возврат, неудобная реализация алкоголя, при инвентаризации приходится все пересчитывать. Бармен может принять пересорт или забыть отсканировать бутылку, а бухгалтер — отправить неверные данные в ЕГАИС. Разбираться с ошибками и нести ответственность приходится бухгалтеру. В результате — потерянные нервы, время и деньги.

Если автоматизировать процессы, то получится:

• исключить ошибки при приеме алкоголя от поставщика,
• сократить время на учет,
• избегать штрафов за ошибки при передаче данных в Росалкогольрегулирование.

Все это возможно с сервисом для автоматизации закупок — MixCart. Рассказываем, как он работает.

Без ошибок принимать алкоголь, формировать накладные в ЕГАИС и сразу оформлять возврат

Ошибки появляются, когда ресторан принимает алкоголь от поставщиков. Сотрудники не всегда фиксируют фактические расхождения в накладной — не замечают пересорт или принимают продукцию с неверными акцизными марками. Если сотрудники по ошибке реализовали алкоголь, который еще не отразили в учете — это серьезное нарушение.

В системе MixCart можно сканировать товар с простого смартфона — программа выявляет пересорт продукции и расхождения в акцизных марках, сразу сигнализирует об ошибках. Неподходящий товар можно вернуть, а в ЕГАИС отправить только принятые позиции. Все наименования из товарной накладной автоматически выгружаются и в ЕГАИС, и в программу учета, которой пользуется ресторан — например, iiko, r_keeper. Алкоголь сразу можно продавать, не нужно ждать бухгалтера.