ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ СИСТЕМЕ В ЕГАИС
ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ В СИСТЕМЕ ЕГАИС
1. ЕГАИС: что это такое и как это работает
- ЕГАИС, УТМ, ТТН ЕГАИС — что это такое
- Цифровые коды: виды и значение
2. Как принять товар в ЕГАИС
- Полная приемка товара
- Частичная приемка товара
- Отказ от приемки товара
3. Возврат товаров в ЕГАИС
- Если обнаружена недостача товара
- Если товар не приехал или приехал не тот товар по всей накладной
4. Списание товара после продажи
5. Решение проблем
- Ошибка при приемке товара в ЕГАИС
- Не пришла накладная в ЕГАИС
- Проверка статуса накладной
- Ошибочное списание товара: как отменить
- Возврат бракованного товара после списания в ЕГАИС
6. Штрафы
1. ЕГАИС: что это такое и как это работает
ЕГАИС — единая государственная автоматизированная информационная система учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.
Организации, подключенные к ЕГАИС, обязаны передавать сведения о покупке, продаже и перемещении алкогольной продукции посредством УТМ
УТМ — универсальный транспортный модуль. Это программа, устанавливаемая участникам алкогольного рынка и используется для передачи данных между ЕГАИС и участниками рынка.
Как работает ЕГАИС
Отгрузка алкогольной продукции регистрируется путем фиксации поставщиком ТТН ЕГАИС через УТМ и передается клиенту в неизменном виде. При отправке ТТН ЕГАИС отправителю фиксируются вся информация о товаре с помощью цифровых кодов.
ТТН ЕГАИС — электронный аналог товарно-транспортной накладной, который используется для учета алкогольной продукции в ЕГАИС
Существует 3 типа цифровых кодов:
1. Код ЕГАИС товара
2. Регистрационная форма справки А (FA-xxxxxxxxxxxx)
3. Регистрационная форма справки Б (FB-xxxxxxxxxxx)
2. Как принять товар в ЕГАИС
При поступлении на склад клиента товара получатель обязан не позднее следующего рабочего дня организации внести сведения об отказе, принятии или принятии с расхождением товара.
Каждой накладной присваивается уникальный идентификационный номер (формата TTN-xxxxxxxx). С помощью этого регистрационного номера можно узнать движение накладной в егаис и при необходимости перезапросить ее повторно.
Важно!
Поставщик не сможет принять заказ, если у клиента есть неподтвержденные в ЕГАИС накладные!
3. Возврат товаров в ЕГАИС
Возврат товаров поставщику осуществляется в следующих случаях:
Примечание
Даже если клиент обнаружил недостачу или отсутствие товара спустя какой-то срок с момента отгрузки, он может оформить возврат не позднее следующего рабочего дня после обнаружения этих фактов
4. Списание товаров в ЕГАИС
Примечание
Кег необходимо списывать только после того как его подключили на кран
5. Решение проблем в работе с ЕГАИС
- Ошибка при приемке товара в ЕГАИС
- Не пришла накладная в ЕГАИС
- Проверка статуса накладной
- Ошибочное списание товара: как отменить
- Возврат бракованного товара после списания в ЕГАИС
5.1. Ошибка при приемке товара в ЕГАИС
Если при подтверждении товара в егаис была допущена ошибка-можно создать документ в “запрос на отмену акта”. Грузополучатель направляет в ЕГАИС запрос на отмену проведения, грузоотправитель его подтверждает, накладная возвращается грузополучателю в первоначальном виде
Примечание
Если прошло более 30 дней с момента неверной отправки акта, то после подтверждения запроса грузополучателю необходимо написать письмо в свободной форме МРУ ФСРАР с просьбой распроведения накладной
5.2. Не прошла накладная в ЕГАИС
Шаг 1. Зайдите на домашнюю страницу УТМ (на компьютере, на котором установлен ключ ЕГАИС),
Шаг 2. Перейдите во вкладку «Повторная отправка ТТН и Акта»-«Повторная отправка ТТН».
Шаг 3. Введите регистрационный номер ТТН ЕГАИС, предварительно запрошенный у грузоотправителя,
Шаг 4. Нажмите на кнопку «Отправить».
В течение 15 минут накладная придет в программу
5.3. Проверка статуса накладной в ЕГАИС
Можно проверить статус накладной, для этого нужно узнать регистрационный номер ТТН ЕГАИС, присваиваемый у грузоотправителя
Для проверки накладной необходимо:
Шаг 1. Зайти на сайт https://check1.fsrar.ru/, во вкладку “поиск по идентификатору накладной”.
Шаг 2. Ввести регистрационный номер в нужное поле , заполнить поле ”грузополучатель” (код ФСРАР грузополучателя),
Шаг 3. Ввести капчу и нажать “запрос”.
Расшифровку статус можно посмотреть на этой же странице:
• Принята — получателем составлено подтверждение, либо акт расхождений, подтвержденный отправителем.
• Отклонена — получателем составлен отказ, либо акт расхождений, отклоненный отправителем.
• Отозвана — отправитель составил отказ.
• Проведена — накладная прошла проверку и ожидает действий от получателя.
5.4. Отмена ошибочного списания в ЕГАИС
При ошибочном списании отменить действие можно только в течение 7 календарных дней
5.5. Возврат бракованного товара после списания в ЕГАИС
Клиент может оформить в ЕГАИС возврат бракованного товара, который уже был списан в ЕГАИС
Примечание
Если поставщик подтвердил брак и готовность забрать товар, но с момента списания товара прошло более 7 дней, необходимо обратиться к вашему менеджеру
За нарушение порядка фиксации информации об объемах оборота алкоголя в системе ЕГАИС налагаются штрафы по 14.16 и 14.19 статьям КоАП: (ссылка)
- для физических лиц (руководителя компании) штраф будет составлять до 15 000 рублей
- для юридических лиц — 150 000 — 200 000 рублей.
Максим Демеш
6 июля 2023
676
Работа с алкогольной продукцией требует использования электронных товарно-транспортных накладных ЕГАИС (ТТН). С их помощью поставщик оформляет отгрузку, а получатель подтверждает поставку. С 1 января 2021 г. действуют новые формы фиксации ТТН, а также сроки и порядок их предоставления в ЕГАИС (Приказ ФСРАР №397 от 17 декабря 2021 г.). Что изменилось с приходом нового года и как теперь работать с накладными на алкогольную продукцию? В этом мы и попробуем разобраться.
Техническая поддержка ЕГАИС
Помощь с работой в системе ЕГАИС от квалифицированных специалистов по выгодным тарифам от 350 ₽.
Узнать подробности
Форма и содержание ТТН
Товарная накладная ЕГАИС оформляется в обязательном порядке при перемещении алкогольной продукции. В отличие от других унифицированных форм, которые с 2013 года получили статус рекомендованных, форма ТТН является обязательной.
В 2021 г. сопроводительный документ ТТН должен быть оформлен по ф. 1-Т. Он состоит из двух разделов:
- 1. Товарный. Заполняется отправителем груза. Содержит данные о товаре, перемещаемом к поставщику.
- 2. Транспортный. Состоит из нескольких подразделов. Заполняется перевозчиком и отправителем груза. Здесь указываются дата и время убытия и прибытия, а также другая информация.
Бланк ТТН выполнен на одном листе А4, заполнен с обеих сторон. Используется альбомная ориентация.
Правила оформления накладной
Товарно-транспортную накладную оформляет поставщик товара. Документ представлен в бумажном виде, а также продублирован в электронном формате для внесения информации в ЕГАИС. Стоит отметить, что оба варианта не обязательно будут с идентичным содержимым. Бумажная накладная, кроме алкогольной, может содержать данные и о другой продукции, которая «ушла» к отправителю. Что касается электронной ТТН, она формируется исключительно для ЕГАИС, поэтому содержит информацию только об алкогольной продукции.
Накладная на бумажном носителе предназначена для бухгалтерского учета. Электронная ― для товароучета в ЕГАИС. Это тот самый первичный документ, на основании которого составляются акты на ТТН.
Сроки оформления и отправки ТТН в ЕГАИС
Сроки для формирования и отправки накладных в ЕГАИС ― не позднее момента выезда транспортного средства с грузом с территории поставщика. Напомним, что раньше сроки были менее строгими. Отправить ТТН можно было в течение трех рабочих дней. Правительство пересмотрело их, и теперь поставщики должны действовать оперативно, иначе понесут наказание в виде штрафов.
Приемка накладных
Электронный вариант ТТН поступает получателю задолго до фактической доставки товара. Это также связано с ужесточениями сроков ― поставщик отправил документ, когда алкогольная продукция находилась на его территории, но уже была загружена в транспорт и подготовлена для отправки. Проверка накладных ЕГАИС получателем осуществляется позже.
Когда транспортное средство с грузом прибудет к адресату, тот сверяет сведения в бумажной и электронной накладной с фактическими данными. От него требуется подтверждение ТТН в ЕГАИС, если информация сходится, или оформление возврата в случае расхождений. Сформировать ответный документ в 2021 году необходимо в течение того дня, когда был доставлен товар.
Таким образом, получателем создается один из документов:
- акт приемки товара ― фактические данные сходятся с задокументированными, товар списывается с баланса поставщика и поступает на баланс получателя
- акт расхождений ― имеются расхождения, часть товара возвращается поставщику;
- акт об отказе приема накладной.
В последнем случае весь товар возвращается поставщику. Отметим, что поводом для отказа могут служить не только значительные расхождения: фактические и в документах. Поставщик может не выполнить свои обязанности, о которых был договор ранее. Также доставленный товар не всегда соответствует качеству: разбита тара, стерты акцизные марки, продукция просрочена и прочее. Получатель в любом случае может вернуть груз отправителю.
При частичном или полном возврате товара поставщик подтверждает акт, созданный контрагентом.
Как принять ТТН
Итак, ТТН уже пришла и находится в разделе входящих документов. Расскажем, как принять накладную ЕГАИС:
- 1. Выбрать накладную в программе ЕГАИС, которая поступила от поставщика. Нажмите кнопку «Приемка».
- 2. Считать сканером акцизные марки на каждой бутылке алкоголя. Данные о товаре автоматически попадают в поле с фактическим содержимым.
- 3. Проверить накладную в ЕГАИС и нажать «Принять».
С этого момента ТТН считается принятой. Если система обнаружит расхождения, автоматически формируется соответствующий акт. Если получатель принял решение отклонить накладную, необходимо нажать соответствующую кнопку.
Подключение к ЕГАИС от 1 дня
Подключитесь к ЕГАИС для торговли алкоголем по специальной цене.
Подробнее об услуге
Как подтверждать накладные в ЕГАИС
Ведение учета алкоголя предусматривает точную передачу фактических данных в систему ЕГАИС. То есть, складские остатки должны соответствовать остаткам в системе. Это достигается за счет своевременного подтверждения накладных в ЕГАИС, оформления отказов, расхождений.
Расскажем, как в личном кабинете ЕГАИС подтвердить накладную:
- 1. Откройте список неподтвержденных накладных в ЕГАИС. Нажмите на кнопку «Получение ТТН из ЕГАИС».
- 2. Откроется окно, где нужно ввести идентификационный номер накладной (10 знаков), который сообщает поставщик.
- 3. Если фактические данные соответствуют информации в документах, сформируйте акт о принятии накладной.
- 4. Введите в поле «fsrar ID отправителя» код, который сообщит поставщик.
- 5. Введите номер акта из бумажной накладной в соответствующем поле.
- 6. Укажите категорию товара в поле «Номенклатура».
- 7. Нажмите «Отправить».
Росалкогольрегулирование напоминает, что в 2021 г. предусмотрены новые сроки подтверждения накладных в ЕГАИС. Если от получателя в течение 60 дней не будет никаких операций, алкоголь возвращается на баланс поставщика. Отметим, что данное правило действует в отношении ТТН, оформленных после 1 января.
Если накладная была принята в выходной день, например, в воскресенье, то подтвердить ее можно на следующий рабочий день, т.е. в понедельник.
Переотправка накладной
Если не пришла накладная ЕГАИС или случайно удалена, можно сделать запрос на ее переотправку. Для этого нужно выполнить следующее:
- 1. Узнать у поставщика номер накладной, который использовался для ее регистрации в ЕГАИС.
- 2. Перейти в личный кабинет и в разделе «Переотправка накладных» необходимо ввести свой FSRAR ID и номер ТТН.
- 3. Нажать «Отправить».
После обработки запроса система направит ТТН получателю.
Где посмотреть ТТН
Руководители организаций, а также уполномоченные лица имеют доступ к просмотру накладных ЕГАИС. Для этого нужно перейти на официальный сайт egais. Статус ТТН можно проверить через личный кабинет. Для этого укажите следующий набор данных:
- ИНН холдинга-отправителя;
- ID предприятия-получателя;
- номер накладной, поиск которой осуществляется.
Если какая-то информация из предложенной не известна, можно обратиться на официальный ресурс ФСРАР.
Обратите внимание!
Получатель, который фактически принял товар, но в течение 60 дней не подтвердил получение в системе, может быть привлечен к ответственности по
Кроме официальных порталов разработаны специальные приложения для отслеживания статуса документа. При этом важно пользоваться услугами только проверенных программных разработчиков. В противном случае трудно гарантировать конфиденциальность личных данных в отношении сторонних лиц.
Штрафные санкции
В связи с ужесточением сроков формирования и подтверждения товарно-транспортных накладных в ЕГАИС, стоит ожидать усиление проверок со стороны контролирующих органов. Если сроки соблюдаться не будут, правонарушителей ожидают штрафы.
В 2021 году их размеры следующие. За нарушение порядка фиксации данных в ЕГАИС должностным лицам грозит штраф от 10 до 15 тысяч рублей. В то время, для юридических лиц ― руководителей организаций, санкции серьезнее. Им придется уплатить от 150 до 200 тысяч рублей в государственную казну. Размеры указанных штрафов регулируются ст. 14.19 КоАП РФ.
Штрафы по ЕГАИС, установленные в отношении должностных лиц касаются и индивидуальных предпринимателей.
Кроме штрафных санкций, предметы правонарушения подлежат конфискации. Речь идет об алкогольной продукции. Это влечет за собой дополнительные финансовые потери.
Вывод
Какой можно сделать вывод из вышесказанного? В 2021 году участникам оборота алкоголя придется реагировать быстрее при оформлении и подтверждении накладных. Как показывает практика, ограничение пока действует на уровне нормативных требований, а не технических. То есть, отсрочка по накладным считается правонарушением и грозит штрафом. Но при этом система не отклоняет документы, созданные позже установленного срока.
|
|
Эксперт Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания. Максим Демеш md@kassaofd.ru |
Нужна помощь с работой в системе ЕГАИС?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем с обслуживанием в ЕГАИС.
Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
Понравилась статья? Поделись ею в соцсетях.
Также читают:
Контур ЕГАИС — работа с ЕГАИС в Контур.Маркет
Контур ЕГАИС — программа на основе облачных технологий, совмещающая в себе кассовую и товароучетную программу, а также модуль для работы с алкоголем и ЕГАИС. Решение разработано специально для розничных участников…
662
Узнать больше
Регистры остатков в ЕГАИС: для чего нужны, как работать
Регистры остатков в ЕГАИС используются для контроля оставшейся алкогольной продукции в организации. В систему заносят данные о каждом перемещении товара. Всего известно три регистра. Рассмотрим их подробнее. Выравнивание остатков в…
914
Узнать больше
УТМ ЕГАИС — требования к работе, установка и обновление
УТМ ЕГАИС или универсальный транспортный модуль для ЕГАИС — это специализированная программа для отправки данных на сервер ЕГАИС о производимых на кассе расчетных операциях с алкоголем. Важно! Нужно устанавливать УТМ по…
765
Узнать больше
Коды алкогольной продукции в ЕГАИС
Росалкогольрегулирование каждый год неизменно вносит изменения в сдачу алкогольных деклараций. Так еще в 2021 году были введены формы 7 и 8. Приказом №158 «Об утверждении формата представления в форме электронного…
995
Узнать больше
Разъяснения по порядку приёмки алкогольно продукции в ЕГАИС в связи с изменениями сроков подтверждения ТТН ЕГАИС.
С 1 января 2021 года вступили в силу изменения форм фиксации, порядок и сроки их представления в ЕГАИС, утвержденные
Приказом ФСРАР от 17.12.2021 г. №397 (далее — Приказ №397).
Простыми словами — привычный нам всем «акт на ТТН ЕГАИС » это «Форма заявки о фиксации в ЕГАИС информации о принятии, отказе или принятии с расхождениями продукции при поставке (в том числе возврате), внутреннем перемещении этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции«, требования к которой установлены Пунктами 11.1 и 11.2 Приложения к Приказу №397.
Абзацем 1 Пункта 11.2 Приложения к Приказу установлено:
Заявка о фиксации в ЕГАИС информации о принятии, отказе или принятии с расхождениями продукции при поставке (в том числе возврате), внутреннем перемещении этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции предоставляется в ЕГАИС в течение рабочего дня в котором осуществлена приемка, отказ в приемке, приемка с расхождениями товара на основании сопроводительных документов*** в соответствии со статьей 10.2 Федерального закона №171-ФЗ и первичных учетных документов в соответствии с Федеральным законом №402-ФЗ.
***зеленым цветом выделены документы, оформляемые «на бумаге»
Простыми словами — акт на ТТН ЕГАИС должен быть отправлен в ЕГАИС в течение рабочего дня, в котором Вы осуществили фактический прием (или прием с расхождениями) или отказ продукции по ТТН.
В связи с большим количеством вопросов по срокам и порядку приемки ТТН ЕГАИС «в день фактического получения продукции» мы подготовили свои разъяснение по этой теме.
Что такое товарно-транспортная накладная?
Статьей 10.2 Федерального закона №171-ФЗ определено, что оборот алкогольной продукции (закупка, поставка) должен осуществляться только при наличии сопроводительного документа — товарно-транспортной накладной.
Товарно-транспортная накладная является первичным учетным документом, оформляется по унифицированной Форме 1-Т и содержит 2 раздела — товарный и транспортный.
Товарно-транспортная накладная оформляется Поставщиком продукции. Поставщик фиксирует информацию о такой накладной в ЕГАИС по форме, установленной Пунктом 6.1 Приложения к Приказу №397 в срок не позднее момента выезда транспортного средства с территории Поставщика.
Таким образом кроме «бумажной» товарно-транспортной накладной в системе ЕГАИС появляется электронный аналог этой накладной (назовем ее ТТН ЕГАИС), который содержит много информации, необходимой для ведения учета алкогольной продукции в ЕГАИС. «Бумажная» и ТТН ЕГАИС могут отличаться, т.к. в ТТН ЕГАИС будет только алкогольная продукция, тогда как в «бумажной» может быть любая продукция.
Простыми словами — «бумажная» товарно-транспортная накладная нужна для бухгалтерского учета, электронная ТТН ЕГАИС нужна для учета оборота продукции в системе ЕГАИС.
Товарный раздел накладной содержит информацию об отгруженной продукции. В случае обнаружения во время приемки товара расхождений по количеству/качеству может быть составлен первичный учетный документ по Форме ТОРГ-2.
Транспортный раздел накладной содержит информацию о транспортировке продукции, в том числе о погрузочно-разгрузочных операция, где указывается дата и время прибытия (и убытия) на разгрузку (и погрузку). Указать дату (и при необходимости время) разгрузки продукции организации и/или предпринимателю не составит труда.
Простыми словами — товарно-транспортная накладная это тот самый первичный учетный документ, на основании которого Вы будете фиксировать в ЕГАИС факт получения алкогольной продукции (отправлять акт на ТТН).
Дата и время разгрузки в транспортном разделе будет, в том числе, отражать факт (дату и время) получения продукции по товарно-транспортной накладной. В случае обнаружения расхождения по количеству и/или качеству продукции акт по Форме ТОРГ-2 также будет первичным учетным документом, на основании которого Вы можете зафиксировать в ЕГАИС «акт о приемке с расхождениями».
Когда составлять акт на ТТН ЕГАИС?
Акт на ТТН ЕГАИС оформляется и фиксируется в ЕГАИС в тот день, когда продукция по ТТН была фактически принята на ваш склад.
Важно понимать, что Росалкогольрегулирование требует ведения в ЕГАИС достоверного учета объема хранимой продукции! С методологией ведения остатков в ЕГАИС можно ознакомиться на официальном сайте системы (например,
тут или
тут), порядок ведения учета алкогольной продукции определен
Постановлением Правительства РФ от 31.12.2020 г. №2466
Простыми словами — ваши текущие фактические остатки на складе должны соответствовать остаткам в ЕГАИС. А это достигается за счет своевременного и правильного оформления «заявок на фиксацию» (в т.ч. акты списания и постановки на баланс, фиксация розничной продажи, оформление ТТН ЕГАИС и пр.).
Таким образом оформление акта на ТТН ЕГАИС должно быть своевременным, т.е. при составлении акта на ТТН ЕГАИС Вы должны осознавать что ваши текущие фактические остатки должны равняться остаткам в ЕГАИС.
Согласно информации с официального сайта на фиксацию акта в системе ЕГАИС с 1 февраля 2021 года будет отведено 60 дней (с даты фиксации ТТН ЕГАИС Поставщиком), но этот срок может продляться.
Дата акта на ТТН ЕГАИС
Согласно Пункта 11.2 Приложения Приказа №397 в акте на ТТН должна быть указана дата, которая должна соответствовать дате первичного учетного документа в соответствии с Федеральным законом №402-ФЗ, подтверждающего факт принятия, отказа или принятия с расхождениями продукции при поставке (в том числе возврате), внутреннем перемещении этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции постановки продукции на баланс.
Таким образом дату акта на ТТН ЕГАИС устанавливайте в соответствии с первичными учетными документами.
Нужно ли представлять в ЕГАИС первичные учетные документы по поставке?
В момент оформления актов на ТТН ЕГАИС («заявок на фиксацию») не требуется представлять первичных учетных документов в ЕГАИС.
Росалкогольрегулирование может запросить представить такие документы, например, для подтверждения факта поставки, или для разбора конфликтных ситуаций, или при выявлении какого-либо нарушения.
Бухгалтерский учет и учет в ЕГАИС
Нужно понимать, что бухгалтерский учет и учет в ЕГАИС это разные задачи, хотя связаны между собой первичными учетными документами.
Товарно-транспортная накладная («бумажная») это первичный учетный документ для ведения бухгалтерского учета, но он является основанием для фиксации информации в ЕГАИС по ТТН ЕГАИС.
ТТН ЕГАИС — это электронный аналог товарно-транспортной накладной («бумажной»), который используется исключительно для учета алкогольной продукции в системе ЕГАИС.
Порядок передачи и приемки продукции для целей бухгалтерского учета и для целей учета в системе ЕГАИС отличается!
Актуальная и полезная информация об ЕГАИС
на нашем сайте и в нашем
Telegram-канале «ЕГАИС простыми словами» (@egais_is_easy).
ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) — это база данных, в которой хранится информация по производству и обороту спиртосодержащих напитков.
К ЕГАИС обязаны подключиться все участники оборота алкоголя: производители, импортеры, оптовики, розница. Для каждого звена свои требования. Мы расскажем, что нужно розничным магазинам для работы с алкогольными напитками, как организовать работу по приему электронных документов и продаже крепких и слабоалкогольных напитков.
Что нужно продавцам алкоголя для работы в ЕГАИС?
-
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) для регистрации в ЕГАИС и работы с документами. Для хранения «алкогольных» электронных подписей используется только токен, сертифицированный ФСБ (Рутокен, JaCarta).
-
Личный кабинет на портале ЕГАИС, в котором надо сгенерировать RSA-ключ — это специальный электронный ключ доступа для безопасного подключения к серверу ЕГАИС.
-
УТМ (универсальный транспортный модуль) — специальный программный модуль для обмена документами с информационными базами ЕГАИС. Установку УТМ проводят из личного кабинета.
-
Онлайн-касса, кассовая программа которой должна быть «заточена» под работу с алкоголем.
-
2D-сканер для считывания кодов на алкогольных марках.
-
Товароучетная программа, которая должна интегрироваться как с универсальным транспортным модулем, так и с онлайн-кассой.
Обязанности розницы
-
Приемка электронных накладных от поставщиков, сверка документов с поступившей продукцией.
-
Фиксация розничных продаж и прочего выбытия в ЕГАИС.
-
Сверка остатков с ЕГАИС.
-
Ежеквартальная сдача деклараций отдельными категориями продавцов.
Пройдемся по основным этапам работы со спиртосодержащими напитками.
Проведение закупок алкоголя и постановка его на баланс
Каждый поставщик обязан направлять в ЕГАИС электронные накладные на отгруженную продукцию. В документах должны быть перечислены коды марок всех бутылок в партии.
При получении ТТН и товаров магазин должен проверить, соответствует ли поставка документам. Для этого сверяют коды марок на бутылках с кодами, которые указаны в накладной. При закупке пива в накладных не будет кодов, только литраж, кеги или количество бутылок.
Результаты приемки фиксируются в ЕГАИС таким образом:
-
подтверждение закупок, если расхождений нет;
-
Акт расхождения при незначительных отклонениях;
-
отказ от продукции, когда поставщик перепутал получателей алкоголя.
Срок приемки документов и отражения результатов в ЕГАИС — 1 рабочий день с момента поступления продукции.
После приемки спиртосодержащие напитки надо поставить на баланс магазина по правилам ЕГАИС 3.0 — крепкий алкоголь на помарочный учет, а пива и других слабоалкогольных напитков на количественный.
Узнать подробнее
Как упростить приемку алкоголя?
Упростить работу с документами и минимизировать ошибки поможет товароучетная система, в которой, кроме базовых, есть и дополнительные возможности.
К базовым относятся функции, без которых не получится соблюдать требования Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ о госрегулировании производства и оборота алкоголя, а именно:
-
прием и возврат накладных из ЕГАИС;
-
постановка алкогольной продукции на баланс;
-
помарочный учет;
-
перемещение и списание продукции;
-
запрос остатков в ЕГАИС.
Дополнительные возможности бывают не во всех товароучетных программах, это зависит от разработчика. Например, у кассы Лайтбокс есть такие:
-
Наглядная приемка — после загрузки ТТН в личном кабинете видно, сколько бутылок в проверяемой партии. Уже на этом этапе можно понять, вся ли продукция на месте.
-
Автоматическое формирование Актов расхождений — если какие-то коды остались в накладной непроверенными, они автоматически включаются в Акт расхождений.
-
Автоматическая постановка алкоголя на баланс после сверки.
-
Приемка партиями — сканируйте код на коробке или паллете, товароучетная программа сверит каждую бутылку с накладной и поставит на помарочный учет.
-
Доверительная приемка — если вы уверены в поставщике, отключите обязательную проверку кодов и подтвердите ТТН.
Приемка алкоголя в товароучетной программе кассы Лайтбокс частично автоматизирована, что поможет вам сэкономить время и не ошибиться.
Реализация и списание алкогольной продукции
Крепкий алкоголь списывается из ЕГАИС помарочно, а пиво — литражом, поэтому рассмотрим их по отдельности. Основаниями для списания, согласно Приказу Росалкогольрегулирования от 17.12.2020 № 397, могут быть реализация, пересортица, недостача, уценка, порча, потери, проверки, арест, иные цели.
Крепкий алкоголь
При розничных продажах кассир сканирует марку на каждой бутылке, касса через товароучетную систему направляет запрос в ЕГАИС на проверку марки.
Система определяет, числиться ли эта марка за магазином, который направил запрос. Если да, ЕГАИС разрешает продажу, если нет — запрещает. После получения разрешения распечатывается кассовый чек со специальным слипом, и проданная бутылка списывается из ЕГАИС.
На алкоголь, который был разбит или украден, составляется Акт списания, в нем должны быть указаны марки списываемых бутылок. На украденной бутылке не получится отсканировать марку, да и на разбитой тоже не всегда это возможно. В этом случае лучше запросить информацию об остатках из ЕГАИС и в них найти недостающие коды.
Товароучетная программа от кассы Лайтбокс найдет за вас коды алкоголя, который надо списать и составить необходимые документы. Останется только отправить акты в ЕГАИС.
Торговля пивом и его выбытие по другим причинам
Проданное пиво списывается из ЕГАИС Актом списания в конце смены, в акте указывается объем проданных напитков. Таким же документом оформляется выбытие разбитой и украденной продукции, только причиной выбытия будет не «реализация», а что-то другое.
Обратите внимание, что электронный журнал объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции отменен с 2021 года.
Отдельно остановимся на продаже пива и других слабоалкогольных напитках, накладные на которые оформлены в кегах. В этом случае надо перевести кеги в литры или порции, смотря, что вы продаете.
У кассы Лайтбокс есть функция «Вскрытие тары», она поможет быстро перевести кеги в другие единицы измерения прямо на кассе, чтобы вы могли без задержек продавать поступившее пиво.
Как сэкономить на 2D-сканере?
При продаже крепкого алкоголя обязательно считывать марку на бутылке и без хорошего сканера не обойтись. Обычно подключают ручные модели, так как встроенные в мобильные кассы фотосканеры считывают марки медленно (в течение 5–7 секунд) и только при хорошем освещении.
Но сейчас появляются онлайн-кассы с производительными сканерами, которые вполне могут заменить ручные. Например, в кассу Лайтбокс 5 PRO встроен имидж-сканер, который за 0,1 секунды даже в полной темноте считывает 28 видов кодов, включая алкогольные марки. Такому сканеру доступны и этикетки с дефектами: надорванные, потертые, бликующие и др.
Еще касса Лайтбокс 5 PRO принимает оплату бесконтактными картами, смартфонами и через Систему быстрых платежей (СБП).
Касса Лайтбокс оказывает круглосуточную техническую поддержку, связаться со специалистами можно по телефону, в чате на сайте или мессенджерах, по email.
Сверка запасов с ЕГАИС
Остатки в магазине и в вашей учетной системе должны совпадать с остатками в инфосистеме. Для этого нужно регулярно выгружать информацию от оператора ЕГАИС и сравнивать с фактическими и учетными остатками. Недостачи, излишки и пересортицу устраняют с помощью соответствующих Актов списания и Актов постановки на баланс.
Как упростить сверку и корректировку запасов?
Поддерживать равенство остатков в магазине и ЕГАИС гораздо легче, если процедура автоматизирована. Например, товароучетная программа кассы Лайтбокс регулярно запрашивает информацию из ЕГАИС и сверяет с учетными данными.
В случае отклонений товароучетный сервис автоматически создаст Акты списания или Акты постановки на баланс, в которых будут коды марок, по которым есть расхождения с ЕГАИС.
Отчетность на сайте ФСРАР
Сдавать ежеквартальные декларации нужно не всем продавцам алкоголя, а только тем, кто работает:
-
в общепите;
-
в населенных пунктах, где нет Интернета;
-
с пивом и другими слабоалкогольными напитками.
Подробно об отчетных документах мы рассказывали в статье «Как заполнить и сдать алкодекларацию».
Как защититься от штрафов?
На организации и ИП, которые нарушают правила реализации алкоголя, предусмотренные ст.16 закона № 171-ФЗ, могут быть наложены штрафы:
-
За продажу алкоголя несовершеннолетним — до 200 тыс. руб. на ИП и до 500 тыс. руб. на юрлицо.
-
За продажи позднее 23.00 и раньше 8.00 по местному времени — до 40 тыс. руб. на ИП и до 300 тыс. руб. на организацию.
-
За реализация алкоголя по цене ниже МРЦ — на ИП 50 тыс. руб. и 100 тыс. руб. на юрлицо.
Касса Лайтбокс поможет защититься от штрафов:
-
Продавец при проверке паспорта покупателя не ошибется в его возрасте, так как программа подскажет кассиру, с какой даты рождения можно продавать алкоголь в конкретный день.
-
Алкоголь не получится провести через кассу в запрещенное время — просто установите в кассе запрет на продажу в определенные дни и часы.
-
Кассир не продаст алкоголь по цене ниже, чем МРЦ — касса предупредит, если розничная цена окажется ниже МРЦ.
Итоги
Все участники алкогольного рынка обязаны регистрироваться в ЕГАИС и фиксировать в этой системе все операции по движению крепких и слабоалкогольных напитков.
Розничные магазины могут упростить себе соблюдение правил работы с алкоголем при помощи товароучетной программы от кассы Лайтбокс. В нашем сервисе автоматизировано большинство операций и есть функции, помогающие защититься от штрафов.
Также в линейке кассы Лайтбокс появилась прокачанная модель касса Лайтбокс 5 PRO, с ней вы сэкономите на покупке 2D-сканера, так как в кассовый аппарат встроен производительный имидж-сканер. Он легко считает код на алкогольных марках, в том числе замятый, надорванный и бликующий.
Остались вопросы? Напишите ваши контакты, и мы вас проконсультируем.
Оставить заявку
Дата публикации: 01.04.2022
При работе с ЕГАИС сотрудники сталкиваются с трудностями: сложно оформить возврат, неудобная реализация алкоголя, при инвентаризации приходится все пересчитывать. Бармен может принять пересорт или забыть отсканировать бутылку, а бухгалтер — отправить неверные данные в ЕГАИС. Разбираться с ошибками и нести ответственность приходится бухгалтеру. В результате — потерянные нервы, время и деньги.
Если автоматизировать процессы, то получится:
- исключить ошибки при приеме алкоголя от поставщика,
- сократить время на учет,
- избегать штрафов за ошибки при передаче данных в Росалкогольрегулирование.
Все это возможно с сервисом для автоматизации закупок — MixCart. Рассказываем, как он работает.
Без ошибок принимать алкоголь, формировать накладные в ЕГАИС и сразу оформлять возврат
Ошибки появляются, когда ресторан принимает алкоголь от поставщиков. Сотрудники не всегда фиксируют фактические расхождения в накладной — не замечают пересорт или принимают продукцию с неверными акцизными марками. Если сотрудники по ошибке реализовали алкоголь, который еще не отразили в учете — это серьезное нарушение.
В системе MixCart можно сканировать товар с простого смартфона — программа выявляет пересорт продукции и расхождения в акцизных марках, сразу сигнализирует об ошибках. Неподходящий товар можно вернуть, а в ЕГАИС отправить только принятые позиции. Все наименования из товарной накладной автоматически выгружаются и в ЕГАИС, и в программу учета, которой пользуется ресторан — например, iiko, r_keeper. Алкоголь сразу можно продавать, не нужно ждать бухгалтера.