Как создать электронный журнал в excel пошаговая инструкция

Если у вас нет системы электронного документооборота, то удобнее всего регистрировать документы в Excel. В статье мы рассмотрели не только вопросы создания журналов регистрации в Excel «с нуля», но и то, как работать с их содержимым: быстро найти, что и как можно отфильтровывать и сортировать, как можно изменять журнал в различных рабочих ситуациях, как распечатать в удобном виде, как «закрыть» в конце года. Порой одну и ту же операцию можно выполнить по-разному – мы ­предложили ­оптимальные ­алгоритмы, чтобы вам стало удобнее работать.

Об обязательности регистрации документов однозначно высказываются Методические рекомендации к ГОСТу Р 6.30-20031:

Фрагмент документа

«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003», п. 3.8

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Документы регистрируются децентрализованно. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Итак, все документы организации должны быть учтены. Раньше это делалось в больших толстых тетрадях – книгах регистрации. Кстати, некоторые компании до сих пор пользуются подобным методом. Но большинство все же предпочитает вести электронные регистрационные ­формы.

На сегодняшний день существует несколько доступных возможностей создания электронных журналов регистрации:

  • в Microsoft Excel. Пожалуй, это самая простая и доступная программа для подобных целей. Даже пользователь, чей опыт общения с компьютером ограничивается только уроками информатики и бытовыми интернет-нуждами, может без труда создать здесь полноценный ­журнал регистрации документов;
  • в Microsoft Access – программа, уже требующая от пользователя подготовки и обучения, но и обладающая более широким функционалом, нежели Excel. Удобна, в частности, возможностью связывать между собой различные журналы и получить в конечном итоге общую базу данных;
  • с применением «облачных» сервисов, например, Google.Drive. В отличие от обычных «облачных» хранилищ данных, сервис позволяет создать табличный файл с теми же функциями, что и у Excel. Существенным достоинством «облачных» сервисов является возможность настроить доступ к ним пользователей из любой точки мира и с любого устройства. Не менее существенным недостатком – абсолютная зависимость от подключения к Интернету, которое не всегда и не везде идеально.

Таким образом, самой доступной программой для создания журнала регистрации в обычном российском офисе является Microsoft Excel. Далее рассмотрим вопросы создания журналов и работы с ними в версии Microsoft Excel 2010 на примере Журнала регистрации распорядительных документов.

Создадим файл в Excel и назовем его «Журнал регистрации распорядительных документов». Для этого можно использовать круглую кнопку «Office» в верхнем левом углу экрана (на Рисунке 1 отмечена цифрой 1), при нажатии на которую открывается меню, в нем выбираем первую команду – «Создать». Чтобы не потерять результаты своих дальнейших настроек, лучше сразу сохранить созданный файл; для этого подойдут команды «Сохранить» или «Сохранить как» того же меню.

Рисунок 1

Предположим, в нашей условной организации используются 2 вида подобных документов: приказ и распоряжение. Целесообразно регистрировать оба вида документов в одном файле, но в разных таблицах. В нижнем левом углу окна расположены по умолчанию три листа: Лист 1, Лист 2 и Лист 3. На каждом из них можно поместить по журналу учета одного вида документов. Программа позволяет создавать сколько угодно листов в одном файле, добавляя и удаляя их по ­усмотрению пользователя.

Переименуем листы. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой «мыши» по наименованию листа и выбрать опцию «Переименовать». Здесь же можно выбрать цвет ярлыка, ­установить пароль для защиты, удалить ненужный лист. В нашем Журнале регистрации распорядительных документов будет 2 листа: для приказов по основной деятельности и для распоряжений (Рисунок 2).

Рисунок 2

Рисунок 3

Определившись с наименованиями граф таблицы, создадим «шапку». Настроить внешний вид граф легко, используя верхнюю панель инструментов. В основном понадобятся группы команд «Шрифт» и «Выравнивание» на вкладке «Главная» (см. Рисунок 3).

Группа команд «Шрифт» знакома любому пользователю программы Word (цифра 1). Напомним их в порядке расположения иконок слева направо:

  • верхний ряд позволит вам:
    • выбирать шрифт,
    • его размер,
    • одним нажатием увеличивать размер шрифта,
    • одним нажатием уменьшать размер шрифта;
  • нижний ряд поможет назначить:
    • полужирное начертание,
    • курсив,
    • подчеркивание,
    • измененить границы выделенных ячеек и
    • цвет их фона,
    • изменить цвет текста.

Теперь посмотрим на набор команд «Выравнивание» (отмечено цифрой 2):

  • значения иконок верхнего ряда:
    • первые 3 – выравнивание текста по верхнему краю ячейки, по ­центру или по нижнему краю соответственно,
    • расположение текста по диагонали или по вертикали,
    • перенос текста (если пользователь не хочет менять ширину ячейки, чтобы уместился текст, можно нажать на эту кнопку, и текст будет выстроен в несколько строк по ширине ячейки);
  • вторая строка:
    • первые 3 иконки знакомы каждому пользователю Word – это выравнивание текста по левому краю ячейки, по центру или по правому краю соответственно;
    • следующие 2 иконки – уменьшение или увеличение отступа текста от левого края;
    • последняя иконка – объединение ячеек с помещением текста в центре.

Заполним «шапку» нашей таблицы названиями граф. Скорее всего, при этом понадобится увеличить ширину некоторых столбцов. Это нетрудно сделать, наведя курсор на линию между двумя ячейками в самой верхней серой строке, где обычно указаны буквенные обозначения столбцов (реже – цифровые). Появится значок с двумя стрелками, смотрящими в разные стороны. Кликнув «мышью» и перемещая значок в нужном направлении, можно делать столбец уже или шире. Так же можно установить желаемую высоту строки, используя крайний левый столбец с номерами. Мы немного усложним задачу и разделим графы на 2 группы: регистрационные данные о документе и контроль. Отформатируем внешний вид ячеек, используя изученные опции (на Рисунке 5 показана таблица, в которой не только создана «шапка», но уже заполнено…

Содержание

  • 1 Получите полные комплекты
    • 1.1 1. Создаем три уровня простоев
    • 1.2 2. Кодируем простои 3-го уровня
    • 1.3 3. Создаем журнал учета простоев (файл в формате Excel)

В своей работе я столкнулся с проблемой. Классы делятся на подгруппы. Одна подгруппа идет на информатику, вторая на английский или немецкий. Как следствие, не всегда на уроке получается сделать запись в журнал, хотя, если на это обращать внимание, то можно. Получается, что на одном уроке запись сделали, на другом уроке нет, а через неделю вспомнить делали запись или нет довольно проблематично. Так мы становимся перед выбором либо постоянно делать записи, либо периодически заполнять все журналы (например, в конце недели). Я решил для себя сделать электронный журнал в excel, который обладает рядом преимуществ перед обыкновенным, хотя на него тратится какое-то дополнительное время, т.к. приходится вести два журнала.

Итак, давайте разберем процесс создания электронного журнала. Создаем документ excel и сохраняем его под каким-то, удобным для вас, именем. Каждый класс у нас будет на отдельном листе (это видно внизу рисунка, сейчас открыт лист 7г). Делим класс на подгруппы и можем помечать месяц и число так, как показано на рисунке.
Отметку за полугодие вы можете вывести по формуле среднего значения всех отметок. Так же появляется возможность ведения различных статистик, т. е. различные рейтинги. Для каждого класса на листе рейтинг отображаются диаграммы успеваемости, что является дополнительной мотивацией при показе их учащимся.

Так же я планирую сделать диаграмму рейтингов для каждого ученика на листе соответствующего класса, что будет являться дополнительным мотивирующим фактором, т.к. учащимся будет наглядно представлено как кто успевает, кто лидирует и кому необходимо подтянуться. В классе вырастает конкуренция, что заставляет учащихся стремиться к самосовершенству на подсознательном уровне, хотя на самом деле они почему-то демонстрируют свое безразличие. Это довольно таки спорный вопрос.
Каждый из нас знает, что, совершая опрос, возникает необходимость помечать ответы, т. е. ставить плюсы или минусы. Это запрещается делать в классном журнале, поэтому возникает необходимость в составлении какого то дополнительного списка. У учителя информатики преимущество в том, что у него в кабинете стоят компьютеры и можно делать все эти пометки в электронном журнале. Я, например, если ученик получает минус — ставлю точку, если плюс то ставлю звездочку. Все эти пометки влияют на последующую отметку и учащиеся, понимая это, начинают стараться не заработать минус (хотя жаль, что не все).
У нас всегда есть все отметки, и вся статистика в электронном виде, как следствие, вводя обыкновенные формулы, мы можем высчитывать все что хотим и все, что требуется.
Как видим, у электронного журнала есть куча плюсов, но все же есть большой недостаток — дополнительные временные затраты, хотя они все окупаются когда вы без ошибок и без особых проблем переносите отметки в классный журнал.

Получите полные комплекты

«Создание электронного журнала в Microsoft Office Excel»

Разработчик:

преподаватель информатики:

Ласкин В.О.

e-mail: LaskinVitaly@mail.ru

1 Оформление главной страницы

На первом этапе создания электронного журнала необходимо сформировать страницы журнала, календарно-тематические планы, главную страницу и осуществить навигацию между всеми страницами.

Главную страницу удобнее всего сделать в виде раскрывающегося списка, в котором будут присутствовать две группы: журналы и календарно-тематические планы, а так же два вида отчетов: отчет по часам и отчет по успеваемости (рисунок 1).

Рисунок 1. Главная страница электронного журнала

Для того чтобы структурировать предметы и календарно-тематические планы по группам нужно:

  1. выделить все предметы;

  2. перейти на вкладку Данные, выбрать инструмент Структура → Группировать → Строки.

С левого бока рядом со словом Журналы появиться значок , при нажатии на который раскроется список предметов. Аналогичную операцию нужно проделать с Календарно-тематическими планами.

Для перехода между страницами внутри журнала необходима навигация. Навигацию осуществляем с помощью макросов.

Создадим страницы журнала, календарно-тематического плана, отчетов и назовем их соответственно: математика, информатика, КТП математика и т.д.

Рисунок 2. Создание страниц электронного журнала

Для перехода между страницами будем использовать кнопки, но перед тем как их использовать, нам необходимо активировать инструменты Элементы управления, зайдя в пункт Надстройки и выбрав данный инструмент из списка. Создаем напротив каждого предмета кнопки с названием Перейти и назначаем макрос объекту. В окне Visual Basic вводим следующий код:

Sub Перейти_в_математика()

Worksheets(«Математика»).Visible = True

Worksheets(«Информатика»).Visible = False

Worksheets(«Русский язык»).Visible = False

Worksheets(«Физика»).Visible = False

Worksheets(«Химия»).Visible = False

Worksheets(«История»).Visible = False

Worksheets(«КТП Математика»).Visible = False

Worksheets(«КТП Информатика»).Visible = False

Worksheets(«КТП Русский язык»).Visible = False

Worksheets(«КТП Физика»).Visible = False

Worksheets(«КТП Химия»).Visible = False

Worksheets(«КТП История»).Visible = False

Worksheets(«Отчет по часам»).Visible = False

Worksheets(«Содержание»).Visible = False

End Sub

Команда Worksheets(«Лист»).Visible = False, скрывает лист, команда Worksheets(«Лист»).Visible = True показывает лист. Присвоив кнопке данный макрос, мы осуществим переход на лист Математика и скроем все остальные листы. Таким образом, присвоив подобный код каждой кнопке, мы осуществим навигацию по данному журналу.

2 Создание страниц электронного журнала

На странице электронного журнала должны присутствовать фамилии учеников, строка для ввода числа занятий, изучаемая тема занятия, а так же поля для ввода оценок. Microsoft Office Excel позволяет нам автоматически считать пропуски занятий студентов и находить средний балл по предмету, поэтому на странице журнала используем дополнительные столбцы пропуски и средний бал. На странице электронного журнала необходимо так же разместить управляющие кнопки для перемещения внутри страниц журнала. Приблизительный вид страницы электронного журнала показан на рисунке 3.

Рисунок 3. Примерное оформление страниц электронного журнала

Для подсчета пропусков необходимо ввести в ячейку следующую формулу =СЧЁТЕСЛИ(E3:BD3;»н»). Данная формула считает все ячейки с диапазона E3 по BD3, которые удовлетворяют условию «в ячейке содержится запись н».

Для подсчета среднего бала может использоваться формула =СРЗНАЧ(E3:BD3). Но так как при наличии пропусков по предмету более чем 30% ученик не аттестуется, считать средний бал не имеет смысла, поэтому имеет место следующая формула:

=ЕСЛИ((C3/52)

Она анализирует количество пропусков и если их будет меньше 30%, то формула считает среднее значение. В противном случае в ячейку записывается н, что означает, не аттестован.

Для записи тем в ячейках с числами будут использоваться примечания. На данном этапе не стоит создавать и записывать их. Они будут созданы и записаны автоматически при выполнении макроса.

Для навигации по электронному журналу предусмотрены две кнопки: Изменить темы и Содержание. Первая кнопка будет отправлять нас на страницу с календарно-тематическим планом по данному предмету, вторая на главную страницу электронного журнала. Кнопки создаются способом, описанным в пункте 2.

3 Оформление календарно-тематического плана

Определим задачи календарно-тематического плана. Главной задачей календарно-тематического плана будет не только запись изучаемых тем, но и автоматическое заполнение страниц электронного журнала.

Календарно-тематический план будет состоять из таблицы, в которой по порядку будут записаны темы по предмету и трех управляющих кнопок. Первая кнопка называется записать изменения. Функциональное значение данной кнопки – запись тем на страницу журнала. Кнопки перейти в журнал и содержание служат для навигации между страницами журнала.

Приблизительный вид страницы календарно-тематического плана показан на рисунке 4.

Рисунок 4. Оформление календарно-тематического плана

Рассмотрим процесс создания кнопки записать изменения. Данная кнопка содержит в себе следующий макрос.

Sub Записать_в_Математика() {Название процедуры}

Dim B, L As Integer {Переменным B и L назначаем вещественный тип. Переменная B используется для подсчета количества тем, L – используется для обращения к определенным ячейкам}

Worksheets(«Математика»).Visible = True {Показывает лист Математика}

B = Range(Cells(2, 2), Cells(53, 2)).Count {Переменной B присваивается значение равное количеству тем}

For L = 2 To B + 1 {Цикл, записывающий значения тем из КТП Математика на страницу журнала Математика. Выполняется столько раз, сколько существует тем в календарно-тематическом плане}

Range(Cells(L, 2), Cells(L, 2)).Select {Выделение ячеек с темами КТП Математика}

A = ActiveCell.FormulaR1C1 {Переменной A присваиваются значения ячеек КТП Математика}

Sheets(«Математика»).Select {Переход на страницу Математика}

Range(Cells(1, L + 3), Cells(1, L + 3)).Select {Выделение ячеек строки для ввода числа занятия}

Range(Cells(1, L + 3), Cells(1, L + 3)).ClearComments {Удаление примечания}

Range(Cells(1, L + 3), Cells(1, L + 3)).AddComment {Добавление примечания}

Range(Cells(1, L + 3), Cells(1, L + 3)).Comment.Visible = False {Примечание будет видимым только при наведении мыши}

Range(Cells(1, L + 3), Cells(1, L + 3)).Comment.Text Text:=A {В примечание записывается содержимое переменной A}

Sheets(«КТП Математика»).Select {Переход на страницу КТП Математика}

Next L {Конец цикла}

Worksheets(«Математика»).Visible = False {Делает лист Математика скрытым}

End Sub

Кнопки служащие для перехода по страницам журнала создаются способом, описанным в пункте 2)

4 Создание отчета по проведенным часам

Отчет по проведенным часам будет состоять из таблицы, столбцы которой будут называться По плану, Провел, Осталось. В данных столбцах будут отображаться количество часов, соответствующее государственному стандарту, количество проведенных и оставшихся часов по каждому из предметов. Строки будут включать в себя названия предметов. Последняя строка будет итоговой по всем предметам.

Примерный вид данной таблицы показан на рисунке 5.

Формула в ячейках столбца Провел будет иметь следующий вид:

=СЧЁТ(Лист!E1:BD1),

где вместо слова Лист будет имя листа с соответствующим предметом. Функция счет считает количество непустых ячеек из диапазона строки с числами занятий.

Формула в ячейках столбца Осталось имеет вид =B5-C5. Из ячейки По плану вычитаем значение ячейки Провел.

В последнюю строку вставляем формулу =СУММ(B5:B10), которая считает сумму значений ячеек по всем предметам.

Рисунок 5. Отчет по проведенным часам

Кнопка Содержание осуществляет переход на главную страницу. Оформляется способом, описанным в пункте 2.

5 Создание отчета успеваемости

Основная функция данного отчета показать сведения об успеваемости и посещаемости конкретного ученика. Отчет включает в себя таблицу в строках которой записаны названия предметов. Второй столбец будет содержать оценки по каждому предмету. Последняя строка подсчитывает количество пропусков по всем предметам. На листе так же присутствует элемент управления раскрывающееся меню со списком учащихся и кнопки Сформировать отчет и Содержание.

Примерный вид данного отчета показан на рисунке 6.

Рассмотрим этап создания раскрывающегося меню:

  1. Выбираем инструмент элементы управления → раскрывающееся меню и вставляем данный элемент на страницу.

  2. Добавим в меню список учащихся. Щелчком правой кнопки выбираем пункт формат объекта. В открывшимся окне в поле формировать список по диапазону вводим Математика!$B$3:$B$25, то есть формируем список из списка учеников. В поле Связь с ячейкой вводим $J$1. Данная связь понадобиться нам в написании макроса. Но чтобы пользователь не видел дополнительную надпись, нужно ее замаскировать, изменив цвет текста на белый.

Рисунок 6. Отчет по успеваемости

Создадим кнопку Сформировать отчет и назначим ей следующий макрос.

Sub Отчет_по_успеваемости()

S = Range(Cells(1, 11), Cells(1, 11)).Text {Переменной S присваиваем значение замаскированной ячейки}

Worksheets(«Математика»).Visible = True {Показывает лист Математика}

Sheets(«Математика»).Select {Переход на лист Математика}

DDD = «» {Переменная DDD будет хранить оценки по предмету}

A = 0 {A считает количество пропусков}

B = Range(Cells(3, 2), Cells(53, 2)).Count {Переменной B присваивается значение равное количеству учащихся}

For i = 3 To B + 2 {Данный цикл перебирает фамилии учащихся и когда находит нужную фамилию перебирает его оценки и пропуски. Оценки заносятся в переменную DDD, пропуски в A. Данных циклов в программе будет несколько и равно количеству предметов}

If Range(Cells(i, 2), Cells(i, 2)).Text = S Then

For j = 5 To 60

If Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = «н» Then

A = A + 1

ElseIf Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = «» Then

Else

DDD = DDD + Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 + «, «

End If

Next j

Sheets(«Отчет по успеваемости»).Select

Range(Cells(4, 2), Cells(4, 2)).FormulaR1C1 = DDD {Запись оценок по первому предмету в отчет}

End If

Next i

Worksheets(«Информатика»).Visible = True

Worksheets(«Математика»).Visible = False

Sheets(«Информатика»).Select

DDD = «» {Очищаем переменную DDD для записи в нею оценок по второму предмету}

For i = 3 To B + 2

If Range(Cells(i, 2), Cells(i, 2)).Text = S Then

For j = 5 To 60

If Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = «н» Then

A = A + 1

ElseIf Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = «» Then

Else

DDD = DDD + Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 + «, «

End If

Next j

Sheets(«Отчет по успеваемости»).Select

Range(Cells(5, 2), Cells(5, 2)).FormulaR1C1 = DDD

End If

Next i

Worksheets(«Русский язык»).Visible = True

Worksheets(«Информатика»).Visible = False

Sheets(«Русский язык «).Select

DDD = «»

For i = 3 To B + 2

If Range(Cells(i, 2), Cells(i, 2)).Text = S Then

For j = 5 To 60

If Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = «н» Then

A = A + 1

ElseIf Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = «» Then

Else

DDD = DDD + Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 + «, «

End If

Next j

Sheets(«Отчет по успеваемости»).Select

Range(Cells(6, 2), Cells(6, 2)).FormulaR1C1 = DDD

End If

Next i

Worksheets(«Физика»).Visible = True

Worksheets(«Русский язык»).Visible = False

Sheets(«Физика»).Select

DDD = «»

For i = 3 To B + 2

If Range(Cells(i, 2), Cells(i, 2)).Text = S Then

For j = 5 To 60

If Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = «н» Then

A = A + 1

ElseIf Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = «» Then

Else

DDD = DDD + Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 + «, «

End If

Next j

Sheets(«Отчет по успеваемости»).Select

Range(Cells(7, 2), Cells(7, 2)).FormulaR1C1 = DDD

End If

Next i

Worksheets(«Химия»).Visible = True

Worksheets(«Физика»).Visible = False

Sheets(«Химия»).Select

DDD = «»

For i = 3 To B + 2

If Range(Cells(i, 2), Cells(i, 2)).Text = S Then

For j = 5 To 60

If Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = «н» Then

A = A + 1

ElseIf Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = «» Then

Else

DDD = DDD + Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 + «, «

End If

Next j

Sheets(«Отчет по успеваемости»).Select

Range(Cells(8, 2), Cells(8, 2)).FormulaR1C1 = DDD

End If

Next i

Worksheets(«История»).Visible = True

Worksheets(«Химия»).Visible = False

Sheets(«История»).Select

DDD = «»

For i = 3 To B + 2

If Range(Cells(i, 2), Cells(i, 2)).Text = S Then

For j = 5 To 60

If Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = «н» Then

A = A + 1

ElseIf Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = «» Then

Else

DDD = DDD + Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 + «, «

End If

Next j

Sheets(«Отчет по успеваемости»).Select

Range(Cells(10, 2), Cells(10, 2)).FormulaR1C1 = A {Запись пропусков в отчет}

Range(Cells(9, 2), Cells(9, 2)).FormulaR1C1 = DDD

End If

Next i

Worksheets(«История»).Visible = False

End Sub

Кнопка Содержание осуществляет переход на главную страницу. Оформляется способом, описанным в пункте 2.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

  1. Microsoft Office Excel 2003. Учебный курс / В. Кузьмин,  СПб.: Питер; Киев: Издательская группа BHV, 2004  493 с

  2. Гарнаев А. Ю., Использование MS Excel и VBA в экономике и финансах.  СПб.: БХВ — Санкт-Петербург, 2000  336 с

  3. Информатика. Базовый курс. 2-е издание / Под. Ред. С.В. Симоновича.  СПб.: Питер, 2005 – 640 с.: ил.

  4. Информатика: Общий курс: учебник / под. ред. академика РАН В.И. Колесникова.  М.: Наука  Пресс, 2007  400 с.

  5. Использование макросов в Excel. 2-е изд. / С. Роман.  СПб.: Питер, 2004  507 с

  6. Камминг С., VВА для «чайников», 3-е издание. : Пер. с англ.  М. : Издательский дом «Вильямc», 2001  448 с

  7. Куприянова А.В., Корнеев В.Н., Excel 2007. Просто о сложном / Наука и техника, СПб. – 2008

  8. Струченков В.И. Методы оптимизации в прикладных задачах / Солон-Пресс, Москва – 2009

  9. Хелдман К., Хелдман У., Excel 2007. Руководство менеджера проекта / Ким Хелдман, Уильям Хелдман.  М.: Эксмо, 2008  448 с.

  10. Хорев В. Д., Самоучитель программирования на VBA в Microsoft Office /  К.: Юниор/2001  320 с.

Автор: Андрей Дата: 13.09.2014 Рубрика:

Учет простоев и потерь

Учет и анализ простоев – это одна из основополагающих в формуле повышения эффективности производства. Адекватный учет простоев оборудования позволит увидеть реальные узкие места в производстве. Правильная организация учета и анализа простоев позволит повысить эффективность производства и, в конечном итоге, минимизировать затраты и увеличить прибыль.

При отсутствии автоматизированной системы учета простоев для начала можно организовать его для ведения в ручном режиме в формате Excel. Ниже приведу шаги, исходя из личного опыта, которые были проделаны на начальных этапах внедрения единой системы учета простоев в реальной компании.

1. Создаем три уровня простоев

Уровень 1 – самый верхний уровень простоев. Это самая вершина пирамиды и состоит она буквально из нескольких пунктов (например: простой производственной линии; общезаводской простой; ненадлежащее снабжение ТМЦ и т.д.).

Уровень 2 – более расширенный список простоев. Это список, который расшифровывает простои уровня 1 (например: общезаводской простой 1-го уровня состоит из таких простоев 2-го уровня: аварийное отключение электроэнергии; аварийность ЖД; аварийность автотранспорта и т.д.).

Уровень 3 – детальный список простоев. Это самый детальный список поломок и простоев. Но, исходя из личного опыта, хочу предупредить, что список простоев 3-го уровня всё-таки не стоит делать слишком большим. Список в 500 пунктов уже будет довольно тяжел в работе и рискует не прижиться. В нашем случае был разработан список из 200 таких позиций, и, поверьте, даже с таким списком на первых порах было затруднительно работать. Итак, список простоев 3-го уровня – это именно тот список, с которым придется работать конечному пользователю (работнику, который будет на своем рабочем месте фиксировать простои). Но все же, необходимо сделать его максимально полным, при этом сохранив его компактность, и попытаться максимально избежать таких пунктов, как «прочие» (например: простой 2-го уровня «аварийное отключение электроэнергии» может состоять из таких пунктов: выход из строя центральной трансформаторной подстанции; повреждение линий электропередач; выход из строя одного ввода; аварийное отключение электроэнергии из-за погодных условий (гроза) и т.д.).

Почему, как указано выше, нужно прилагать максимальные усилия для исключения из списка простоев 3-го уровня пункт «прочие»? Всё очень просто. Имея в перечне из 100 или 300 позиций простоев пункт «прочие», человек при фиксации простоев может перестать пользоваться списком как таковым и все его простои станут «прочими», что значительно затруднит анализ. И таких пользователей, поверьте, будет не мало.

2. Кодируем простои 3-го уровня

Каждому простою 3-го уровня теперь необходимо присвоить индивидуальный код. При этом можно оставить запасные свободные номера в каждой из групп для последующего, при необходимости, дополнения простоями этих самых групп.

Внимание! Для корректной работы журнала учета простоев в Excel, коды простоев не должны повторяться, т.е. каждый простой 3-го уровня должен иметь свой индивидуальный код.

Пример кодирования простоев 3-го уровня:

Код 1 уровень 2 уровень 3 уровень
1 Общезаводской простой Аварийное отключение электроэнергии Выход из строя центральной трансформаторной подстанции
2 Общезаводской простой Аварийное отключение электроэнергии Повреждение высоковольтных линий электропередач
3 Общезаводской простой Аварийное отключение электроэнергии Выход из строя одного ввода
4 Общезаводской простой Аварийное отключение электроэнергии Аварийное отключение электроэнергии из-за погодных условий (гроза)
5 Общезаводской простой Аварийное отключение электроэнергии Свободный (запасной)
6 Общезаводской простой Аварийность ЖД Отсутствие порожних ЖД вагонов
7 Общезаводской простой Аварийность ЖД Выход из строя ЖД весов
8 Общезаводской простой Аварийность ЖД Выход из строя маневровой лебедки на пункте погрузки
9 Общезаводской простой Аварийность ЖД Отсутствие сотрудников на пункте погрузки
10 Общезаводской простой Аварийность ЖД Свободный (запасной)

Самым последним пунктом можно включить пункт типа «Для информации». Он будет служить для фиксирования информации, которая простой за собой не повлекла, но может быть важной для производства (например: при работе конвейера 1Л-120 греется подшипник на приводном барабане).

3. Создаем журнал учета простоев (файл в формате Excel)

Самый простой журнал учета простоев будет иметь вид (пример):

Столбцы B, C, E, I заполняются пользователем.

Рассмотрим заполнение журнала простоев более детально. Мы решили, что фиксируются все простои длительностью более одного часа (пересменки и прочие технологически необходимые простои мы учитывать не будем). Файл мы отдали диспетчеру нашей производственной линии, если нет возможности вести пользователю данный файл на компьютере, можно отдать его в бумажном режиме, при этом, для простоты работы, исключив столбцы, которые будут вычисляться автоматически. Вместе с файлом или журналом учета простоя на бумажном носителе у пользователя должен быть распечатанный перечень кодов простоев 3-го уровня с их текстовым пояснением. Для удобства пользования простои 1-го и 2-го уровня в этот список лучше не включать, чтобы не усложнять работу сотрудника при фиксации факта простоя. Список простоев 1-го и 2-го уровня он нужен уже непосредственно для анализа возникших простоев.

Итак, Столбец A – это обыкновенный порядковый номер записи простоя (этот столбец совсем не обязателен в журнале). Столбец D – время начала простоя, которое заноситься сотрудником при возникновении такового. Столбец C – время окончания простоя опять же заноситься сотрудником. Столбец D – расчетное значение времени простоя (его мы вычисляем по формуле «Столбец C» – «Столбец B»), если предприятие работает круглосуточно и производственные сутки считаются, скажем, с 8:00 до 8:00, то применяем формулу =ЕСЛИ(C2

Рассматриваются вопросы создания электронного журнала:

  • Оформление главной страницы
  • Создание страниц электронного журнала
  • Оформление календарно-тематического плана
  • Создание отчета по проведенным часам
  • Создание отчета успеваемости студентов

Полный текст материала Электронный журнал в Excel смотрите в скачиваемом файле.
На странице приведен фрагмент.

Автор: Ласкин Виталий Олегович →  Vitaly1987
03.04.2011 6 30232 7941
Комментировать

Спасибо за Вашу оценку. Если хотите, чтобы Ваше имя
стало известно автору, войдите на сайт как пользователь
и нажмите Спасибо еще раз. Ваше имя появится на этой стрнице.

Вход

|

Регистрация

Есть мнение?
Оставьте комментарий

В своей работе я столкнулся с проблемой. Классы делятся на подгруппы. Одна подгруппа идет на информатику, вторая на английский или немецкий. Как следствие, не всегда на уроке получается сделать запись в журнал, хотя, если на это обращать внимание, то можно. Получается, что на одном уроке запись сделали, на другом уроке нет, а через неделю вспомнить делали запись или нет довольно проблематично. Так мы становимся перед выбором либо постоянно делать записи, либо периодически заполнять все журналы (например, в конце недели). Я решил для себя сделать электронный журнал в excel, который обладает рядом преимуществ перед обыкновенным, хотя на него тратится какое-то дополнительное время, т.к. приходится вести два журнала.

Электронный журнал

Итак, давайте разберем процесс создания электронного журнала. Создаем документ excel и сохраняем его под каким-то, удобным для вас, именем. Каждый класс у нас будет на отдельном листе (это видно внизу рисунка, сейчас открыт лист 7г). Делим класс на подгруппы и можем помечать месяц и число так, как показано на рисунке.
Отметку за полугодие вы можете вывести по формуле среднего значения всех отметок. Так же появляется возможность ведения различных статистик, т. е. различные рейтинги. Для каждого класса на листе рейтинг отображаются диаграммы успеваемости, что является дополнительной мотивацией при показе их учащимся.

Рейтинг успешности класса

Так же я планирую сделать диаграмму рейтингов для каждого ученика на листе соответствующего класса, что будет являться дополнительным мотивирующим фактором, т.к. учащимся будет наглядно представлено как кто успевает, кто лидирует и кому необходимо подтянуться. В классе вырастает конкуренция, что заставляет учащихся стремиться к самосовершенству на подсознательном уровне, хотя на самом деле они почему-то демонстрируют свое безразличие. Это довольно таки спорный вопрос.
Каждый из нас знает, что, совершая опрос, возникает необходимость помечать ответы, т. е. ставить плюсы или минусы. Это запрещается делать в классном журнале, поэтому возникает необходимость в составлении какого то дополнительного списка. У учителя информатики преимущество в том, что у него в кабинете стоят компьютеры и можно делать все эти пометки в электронном журнале. Я, например, если ученик получает минус — ставлю точку, если плюс то ставлю звездочку. Все эти пометки влияют на последующую отметку и учащиеся, понимая это, начинают стараться не заработать минус (хотя жаль, что не все).
У нас всегда есть все отметки, и вся статистика в электронном виде, как следствие, вводя обыкновенные формулы, мы можем высчитывать все что хотим и все, что требуется.
Как видим, у электронного журнала есть куча плюсов, но все же есть большой недостаток — дополнительные временные затраты, хотя они все окупаются когда вы без ошибок и без особых проблем переносите отметки в классный журнал.

Во время совещаний, посвященных ходу выполнения проекта, наверняка возникнут вопросы или всплывут проблемы, требующие принятия мер и определенного отслеживания. Такие вопросы и проблемы можно, конечно же, записать на каких-нибудь клочках бумаги, однако это не даст вам возможности эффективно отслеживать их решение. Гораздо лучше фиксировать все возникающие вопросы в предназначенном для этого журнале задач.

Задачи — это вопросы, требующие тщательного изучения с целью принятия адекватного решения. Например, во время совещания, посвященного ходу выполнения проекта Grant St. Move, одной из заинтересованных сторон захотелось узнать, способны ли устройства считывания карточек фиксировать время, когда работник появляется в определенных местах здания. Такие действия не предусмотрены данным проектом, но этот вопрос важен для данной заинтересованной стороны, поскольку она отвечает за обеспечение безопасности архивированных записей, содержащих секретные данные компании.

Отдел этого заинтересованного лица выполняет проверки комнаты, в которой хранятся записи, и контролирует круг работников, посещающих такую комнату. Если новая система считывания карточек не может фиксировать время, когда работник появляется в этой комнате, заинтересованное лицо хотело бы исследовать другие возможности. Результаты этого исследования могут повлиять на выполнение данного проекта. Эта информация должна быть зафиксирована в журнале задач с указанием номера, даты, владельца или ответственного лица, текущего состояния решения задачи и конечного срока решения.

Для задач мы используем три индикатора текущего состояния: решается, решена и аннулирована. После того как соответствующая задача решена или аннулирована, нам нужно перенести ее на последующий отчетный период, а затем удалить, чтобы она не появлялась в будущих отчетах. Однако нам не хотелось бы потерять соответствующие данные.

Создайте новый лист в рабочей книге под названием Closed (Закрыта). По истечении срока переместите эти строки из листа Active (Решается) в лист Closed (Закрыта). Для этого нужно создать журнал задач в виде таблицы, как мы уже объясняли в статье «Документирование требований». Затем следует выполнить сортировку по датам решения и номерам задач. Сортировку по датам решения следует выполнить в возрастающей последовательности (от А до Z). Вырежьте строки, содержащие старую информацию, и вставьте их в новый лист, который называется Closed.

Мы будем обращаться к журналу задач и к журналу регистрации проблем в конце проекта, когда приступим к сбору информации под названием «Полученные уроки». Задачи, которые нам приходилось решать в ходе выполнения проекта, и проблемы, возникавшие в ходе его выполнения, помогут нам лучше планировать наш следующий проект. Выполняя упражнение ниже мы рассмотрим этапы создания специального списка в SharePoint. Наша задача облетается тем, что мы можем использовать наш Action Item List (Журнал задач, которые предстоит решить) в качестве исходного пункта при изучении специальных списков SharePoint.

Журнал задач как специальный список в SharePoint

Журнал задач (лист Excel), можно опубликовать в виде списка SharePoint. Ниже показано, как это сделать.

  1. В программе Excel щелкните на кнопке Office (с изображением флага Windows). В появившемся меню выберите команду Publish → Document Management Server (Опубликовать → Сервер
    управления документами).
  2. На экране появится диалоговое окно Save As (Сохранение документа), с помощью которого вам следует перейти на сервер управления документами. В данном случае вначале следует перейти на сервер PMServer, затем на вложенный сервер GSM (аббревиатура Grant St. Move) и, наконец, в библиотеку документов Document Library (Библиотека документов) — итого три уровня переходов.
  3. Далее введите имя сохраняемого файла, выберите его формат (рабочий лист Excel), как показано на этом рисунке. Щелкните мышью на кнопке Save (Сохранить). После этого вы получите уведомление о том, что ваш документ сохранен, но еще не зарегистрирован. Это означает, что пользователи не смогут увидеть его до тех пор, пока вы не зарегистрируете и не опубликуете его.
  4. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Server Tasks → Check In (Задачи сервера → Зарегистрировать). (Команда меню Server Tasks появляется в меню кнопки Office лишь после того, как документ сохранен на сервере и подготовлен к регистрации.) На экране появится диалоговое окно Check In (Зарегистрировать). С его помощью вы можете зарегистрировать документ, не публикуя (переключатель 0.1 Minor version (draft)). В этом случае документу присваивается младший номер версии, а сам он сохраняется в форме чернового варианта. Как альтернативный вариант вы можете одновременно зарегистрировать и опубликовать документ (переключатель 1.0 Major version (publish)), в результате чего ему присваивается старший номер версии. В данном случае установите переключатель 1.0 Major version (publish) и щелкните мышью на кнопке ОК. Не забывайте, что зарегистрированный, но не опубликованный документ может быть прочитан лишь пользователями, имеющими права группы Owners. Пользователи, наделенные правом только читать документы, не смогут увидеть такой документ.
  5. Далее выделите несколько строк электронной таблицы (включая ее название и строку с заголовками столбцов), щелкните на выделении правой кнопкой и в появившемся контекстном меню выберите команду Name a Range (Имя диапазона). В результате ваших действий на экране появится диалоговое окно New Name (Создание имени), как показано на приведенном ниже рисунке. В текстовом поле Name (Имя) введите имя выделенного диапазона ячеек и щелкните мышью на кнопке ОК.
  6. Не снимая выделения с диапазона ячеек, активизируйте вкладку Ноmе (Главная) и в группе параметров Styles (Стили) щелкните на значке Format as Table (Форматировать как таблицу). В результате ваших действий на экране появится панель с эскизами предустановленных стилей форматирования таблицы. Щелкните на эскизе подходящего стиля форматирования таблицы. (Мы, как и в предыдущем случае, выбрали стиль Table Format Medium 12 (Стиль таблицы средний 12).)
  7. В группе External Data (Данные из внешней таблицы) появившейся вкладки Design (Конструктор) щелкните на кнопке Export (Экспорт). Затем в появившемся меню выберите команду Export to List (Экспортировать в список SharePoint).
  8. На экране появится диалоговое окно мастера Export Table to SharePoint List (Экспортировать таблицу в список SharePoint). В поле Address (Адрес) введите URL сервера SharePoint, в поле Name — осмысленное имя списка, в текстовой области Description — описание списка. Щелкните на кнопке Next (Далее). (Вспомните, что ранее мы уже создали на сервере SharePoint папку для хранения списка.) В следующем диалоговом окне мастера следует указать тип данных, которые будут введены в ячейки списка (текст, числа и т.п.).
  9. Щелкните на кнопке Finish (Готово) для опубликования списка. Чтобы просмотреть опубликованный список, пользователи могут перейти па Web-страницу, адрес которой выглядит следующим образом: http:/ /название_сервера/название сайта/Lists. В нашем случае соответствующий URL выглядит так: http://PMServer/GSM/Lists.

Огромным преимуществом списка, в отличие от опубликованной электронной таблицы, является то, что список можно отредактировать либо с помощью Excel; либо (подключившись к сайту SharePoint) непосредственно в окне интернет-обозревателя, как показано на приведенном выше рисунке. Кроме того, каждый пользователь может подписаться на уведомления о любых изменениях, внесенных в соответствующий список другими участниками проекта.

Краткосрочная виза в Италию позволяет находиться на территории стран Шенгенского соглашения до 90 дней. К этой категории относятся туристические, деловые, транзитные (до 5 дней) и краткосрочные учебные. С 2010 г. стало возможным получение многократных полугодовых и годовых виз гражданам, регулярно выезжающим в Италию не только в деловых, но и в туристических целях. На такую визу могут претендовать россияне, уже получавшие в течение последних 2 лет шенгенские визы (преимущественно итальянские) и использовавшие их корректным образом.

Электронный журнал в excel.

В своей работе я столкнулся с проблемой. Классы делятся на подгруппы. Одна подгруппа идет на информатику, вторая на английский или немецкий. Как следствие, не всегда на уроке получается сделать запись в журнал, хотя, если на это обращать внимание, то можно. Получается, что на одном уроке запись сделали, на другом уроке нет, а через неделю вспомнить делали запись или нет довольно проблематично. Так мы становимся перед выбором либо постоянно делать записи, либо периодически заполнять все журналы (например, в конце недели). Я решил для себя сделать электронный журнал в excel, который обладает рядом преимуществ перед обыкновенным, хотя на него тратится какое-то дополнительное время, т.к. приходится вести два журнала.

Итак, давайте разберем процесс создания электронного журнала. Создаем документ excel и сохраняем его под каким-то, удобным для вас, именем. Каждый класс у нас будет на отдельном листе (это видно внизу рисунка, сейчас открыт лист 7г). Делим класс на подгруппы и можем помечать месяц и число так, как показано на рисунке.
Отметку за полугодие вы можете вывести по формуле среднего значения всех отметок. Так же появляется возможность ведения различных статистик, различные рейтинги. Для каждого класса на листе рейтинг отображаются диаграммы успеваемости, что является дополнительной мотивацией при показе их учащимся.

Так же я планирую сделать диаграмму рейтингов для каждого ученика на листе соответствующего класса, что будет являться дополнительным мотивирующим фактором, т.к. учащимся будет наглядно представлено как кто успевает, кто лидирует и кому необходимо подтянуться. В классе вырастает конкуренция, что заставляет учащихся стремиться к самосовершенству на подсознательном уровне, хотя на самом деле они почему-то демонстрируют свое безразличие. Это довольно таки спорный вопрос.
Каждый из нас знает, что, совершая опрос, возникает необходимость помечать ответы, ставить плюсы или минусы. Это запрещается делать в классном журнале, поэтому возникает необходимость в составлении какого то дополнительного списка. У учителя информатики преимущество в том, что у него в кабинете стоят компьютеры и можно делать все эти пометки в электронном журнале. Я, например, если ученик получает минус — ставлю точку, если плюс то ставлю звездочку. Все эти пометки влияют на последующую отметку и учащиеся, понимая это, начинают стараться не заработать минус (хотя жаль, что не все).
У нас всегда есть все отметки, и вся статистика в электронном виде, как следствие, вводя обыкновенные формулы, мы можем высчитывать все что хотим и все, что требуется.
Как видим, у электронного журнала есть куча плюсов, но все же есть большой недостаток — дополнительные временные затраты, хотя они все окупаются когда вы без ошибок и без особых проблем переносите отметки в классный журнал.

Электронный ежедневник в Excel ⁠ ⁠

На работе со временем возникла проблема удержания в голове всех рабочих задач, которые сваливались со всех сторон. Ежедневник частично помогал, но все равно был крайне неудобным в плане отслеживания прогресса, дедлайнов, приоритетов, текущих и законченных задач.

Ввиду того что на работе жестко ограничен список используемых программ, я искал какое-нибудь решение для Excel и нашел его на одном из зарубежных форумов (ссылки на форум и на оригинальный файл внутри, но при проверке оказалось, что они уже не работают).

Суть работы с файлом заключается в том, чтобы в нужных окошках забить информацию по текущей задаче, к какому проекту она относится, кто заказчик и исполнитель, статусы, приоритет и дедлайн. В ходе решения задачи можно менять приоритет, делать записи и т.д. После выполнения задачи она не удаляется, а переносится на отдельный лист, что позволяет позже вернуться к ней. Когда задач становится много, полезными являются различные функции фильтра по записям. Например, можно скрыть все задачи со статусом «Отложено» либо отобразить только задачи по одному проекту.

Электронный ежедневник в Excel Microsoft Excel, Vba, Gtd, Ежедневник

Основная справка по работе находится внутри файла, здесь пробегусь по отдельным особенностям файла:

— файл оптимизирован для работы на FullHD мониторе;

— файл автоматически создает резервную копию рядом с собой (на всякий случай);

— в ячейке Подзадача для удобства можно выполнять вычеркивание через Ctrl+5, перенос строки через Alt+Enter, вставить текущую дату через Ctrl+Ж, текущее время — через Ctrl+Shift+Ж (это стандартно для Excel в целом);

— проблема с рекуррентными задачами (удобно работать с только однократно выполняемыми задачами).

Данный файл используется мной с 2015 года, и за это время было выполнено более 1000 задач, каждая из которых доступна для просмотра. Кроме того, значительная часть функций оригинального файла была переделана и добавлены новые функции, а потому с некоторой долей гордости предоставляю на ваш суд (с надеждой, что кому-то еще может пригодится). Код немного корявый, но, вроде, работает, как задумывалось. Скачать его можно по следующей ссылке: https://www.dropbox.com/s/qqhpqtugywzn26w/%D0%AD%D0%BB%D0%B5.

605 постов 14K подписчиков

Правила сообщества

2. Публиковать посты соответствующие тематике сообщества

3. Проявлять уважение к пользователям

4. Не допускается публикация постов с вопросами, ответы на которые легко найти с помощью любого поискового сайта.

По интересующим вопросам можно обратиться к автору поста схожей тематики, либо к пользователям в комментариях

Важно — сообщество призвано помочь, а не постебаться над постами авторов! Помните, не все обладают 100 процентными знаниями и навыками работы с Office. Хотя вы и можете написать, что вы знали об описываемом приёме раньше, пост неинтересный и т.п. и т.д., просьба воздержаться от подобных комментариев, вместо этого предложите способ лучше, либо дополните его своей полезной информацией и вам будут благодарны пользователи.

Утверждения вроде «пост — отстой», это оскорбление автора и будет наказываться баном.

Иллюстрация к комментарию

Обычно, где установлен MS Office, есть и Outlook, в котором реализованы календарь, список дел, приоритеты и напоминания, причём всё это очень неплохо настраивается. А если использовать смартфон, то вариантов становится ещё больше. Проект неплохой, возможно, полезный для самообучения, но.

Иллюстрация к комментарию

Таск-трекр в Экселе? Два пива этому господину!

Jira, redmine, trello, тысячи их. Но эксель эт эребор.

Круто хуле) такие артефакты сродни пирамидам — нахуя они нужны не понятно, но масштабно и экстравагантно)

Что же это за контора- что не дает доступа к битрикс/оутглюк и подобным органайзерам но разрешает все бейсиковые и рунтаймовые скрипты в экселе. О_о

Иллюстрация к комментарию

До этого поста я думал, что неплохо умею в Эксель.

Следующий этап — отвёртка из гвоздя и пластиковой бутылки?

Или ещё можно использовать эксель как среду разработки ПО

Работается лучше под музыку. Держи тебе ещё музыкальный плеер (на самом деле, играет в итоге не эксель, но это ж уже детали 😉 )

Предпросмотр

Иллюстрация к комментарию

работаю в науке. проектов жопой жуй и они даже относительно структурированы, но блин. постоянно что-то происходит и меняется.

пока сама лучшая вариация для отслеживания задач и целей: диаграмма ганта (где угодно) для больших челей и задач (от пары есцев длительностью) и канбан доска для повседневных нужд + запись идей, чтоб не втерять их потом

Пиздец комрад, вот это я понимаю, делать нехуй.

Автор респект, отличная работа. Лучше делать что то самому, чем ничего. Кому то будет полезно.

С окошками выбора чтото не так.. Как отредактировать?

Иллюстрация к комментарию

Тоже поделюсь своим рабочим органайзером, может кому пригодится. Перепробовал все: диаграммы ганта, GTD, различные планировщики.

Использую гибрид канбана и ежедневника. Таблицу можно вести в любом редакторе.

Иллюстрация к комментарию

Вот, вроде сделали хорошую вещь, но ведь костыли. Есть трелло, есть Microsoft To-Do синхронизируемый с outlook, есть сам outlook.

Project mamagement-сервер из говна и палок)

Стандартные ежедневники нужны только для стандартных задач. Я вот тоже писал для себя в Excel, потому что меня не устраивали возможности Outlook и и т.п. А уж отслеживание тысяч объектов со сложными параметрами. какой уж тут ежедневник. Ну, а для ежедневника — что вы скажете о таких возможностях?

1. Автоматический переход записей ежедневника в ведение обычного дневника с возможностью сортировки и поиска записей не только по темам, но и по тегам. Например (о тегах, для примера): Веничка Ерофеев вёл графики выпитого за месяц. А если я хочу узнать, сколько я выпил в текущем месяце? И с кем? И где?

2. Если человек работает дома и не привязан жёстко к срокам, то ему не обязательно назначать сроки выполнения, важность задач и т.п. И выбор задачи важно производить по ЖЕЛАНИЮ. Значит нужно, делить все задачи на задачи разных уровней (база данных стратегических, тактических, ежедневных — много таблиц плюс вспомогательные, например, Контакты, Организции, Праздники) и выбирать их, скажем, с утра в нисходящем порядке.

Классный электронный журнал(Excel)

Umar

Это, прекрасный электронный классный журнал!
Он автоматически выводит оценки, название предмета и класса.
Также вычисляет четвертные, пропуски, итоговые оценки и успеваемость класса в виде графика и диаграммы.
Чтобы его использовать вам, нужна программа Excel.

Предмет, класс, поле для ввода имен учащихся

Поле для ввода названия : предмета — 1, класса — 2

3) Поле для ввода имен учащихся
4) Пропуски, оценки, годовые учеников и.т.д.

Ф.И. вводим в прямо в годовую, а Excel сама впишет их куда надо

Заполнили поля для Ф.И.

1) Вот мы заполнили поля для Ф.И.
2) Вот excel записала имена в лист 1-й четверти. То же самое будет со 2-й,3-й и 4-й четвертью.

Примерно так будет выглядеть годовая в конце года .

Внимание: часть каждого листа была заблокирована в целях предотвратить случайные изменения в формулах и диаграммах!

Создание
электронного журнала в
Excel

I ЭТАП — Создание электронного журнала по предметам

1.    
Переименуйте Лист 1 в 1 четверть

2.    
Выделите столбцы, попавшие в область для
создания электронного журнала, начиная с В, щелкните пра­вой кнопкой мыши по
выделенным названиям, в появившемся контекстом меню
выберите
команду ширина столбца, появится окошко, в которое введите новый размер столбцов.

3.     В
первой строчке напечатайте название предмета (русский язык), объединив при этом
ячейки этой строки.

4.      Со
второй строки чертим таблицу, и
спользуя приемы выделения
отдельных ячеек (с удерживаемой кла­вишей
Ctrl)
выделите ячейки, необходимые для наполнения буквами и цифрами.

5.    
Нажмите треугольную стрелку справа от
значка Границы на панели форматирования. Выберите нужный тип границы для
всей таблицы целиком.

Получится
пустая таблица на Листе 1 четверть.

6.    
Заполните вашу таблицу, объединив ячейки
(Ф.И. учащихся, названия месяцев, четвертная отметка)

7.    
Последний столбик в этой таблице будет с
результатами четверти. Выделить ячейку напротив фамилии первого учащегося в
столбце четвертная отметка и ввести формулу
=СРЗНАЧ(B4:AI4)

8.     
Для автоматизации ввода формул в ячейки рекомендуем полученную
формулу скопировать на все оставшиеся
ячейки журнала (можно с помощью автозапол­
нения).

9.     
Рядом со столбиком четвертная отметка вводим столбик Примечания
для учителя.

В
ячейки напротив учащихся – хорошистов вводим формулы =ЕСЛИ(AQ4<3,5;»обратить
внимание»;»норма»), напротив учащихся, которые учатся на 3 =ЕСЛИ(AQ4<2,5;»обратить
внимание»;»норма»), где
AQ – адрес ячейки с четвертной отметкой.

10.  
 Внизу таблицы поводим итог по успеваемости и качеству данного
предмета.

Напротив 
количества двоек в следующей ячейке вводим формулу =СЧЁТЕСЛИ(AJ4:AJ24;»<2,5″),
где AJ4:AJ24 – адреса ячеек с четвертными отметками учащихся

Напротив 
«на 4 и 5» в следующей ячейке вводим формулу
=СЧЁТЕСЛИ(AJ4:AJ24;»>3,5″), где AJ4:AJ24 – адреса ячеек с
четвертными отметками учащихся

Рядом
с ячейкой успеваемость вводим формулу для высчитывания процентов  =(21- AJ26)/21*100,
где AJ26 – адрес ячейки с количеством двоек, а 21 – количество учащихся в 
классе.

Рядом
с ячейкой качество вводим формулу для высчитывания процентов  =AJ27/21*100, где
AJ27 адрес ячейки с количеством 4 и 5, а 21 – количество учащихся в  классе.

11. Аналогично
выполните таблицы по другим предметам на этом же Листе.

12.    Скопируйте Лист 1
четверть
трижды в пределах одной книги:

      
Щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку активного Листа

      
В появившемся меню выберите пункт Переместить/Скопировать.
В появив­
шемся диалоговом окне поставьте флажок в строке Создавать
копию.


Созданные копии листов переименуйте в 2 четверть,  3 четверть и 4четверть.

13.При
оформлении журнала можно использовать примечания.

Чтобы вставить
примечание, выполняем следующие действия:

a.     Выделяем
ячейку, в которую хотим добавить примечание.

b.                
В контекстном меню (щелчок правой кнопкой
мыши) выбираем пункт Добавить
Примечание.
В появившемся поле примечания заносим текст, после этого
щелкаем по рабочей области.

c.                
При
необходимости можно изменить цвет заливки примечания, шрифт текста,
направление текста и т.д. Для этого 2 раза щелкаем левой
клавишей мыши по рамке примечания и изменяем параметры в диалоговом окне.

d.                
Для того, чтобы примечание
всегда было на экране, необходимо в контекстном меню выбрать пункт Отобразить
или скрыть примечание.
После этого приме­чание
можно перемещать в любое место экрана, но связь с ячейкой будет в форме стрелочки

e.                
Для того чтобы изменить,
удалить примечание, щелкаем 1 раз правой клавишей мыши по ячейке с примечанием. В контекстном меню выбираем требующуюся операцию.

На листе 1 четверть
для заливки ячеек, после выделения диапазона, щелкните
треугольную стрелку справа от значка Цвет заливки.

Выберите необходимый цвет. Для того, чтобы убрать ранее
сделанную заливку, выберите пункт Нет заливки. Заливка используется для
выделения ключевых ячеек, а также для того, чтобы облегчить зрительную
ориентацию в таблицах большого объема.

II ЭТАП
— Создание электронного журнала по учащимся.

1.      Переименуйте
следующий Лист  по фамилии учащегося.

2.    
Выделите столбцы, попавшие в область для
создания электронного журнала, начиная с В, щелкните пра­вой кнопкой мыши по
выделенным названиям, в появившемся контекстом меню
выберите
команду ширина столбца, появится окошко, в которое введите новый размер столбцов.

3.    
В первой строчке напечатайте фамилию и имя
учащегося.

4.    
Далее чертим таблицу, используя приемы выделения
отдельных ячеек (с удерживаемой кла­вишей
Ctrl)
выделите ячейки, необходимые для наполнения буквами и цифрами.

5.    
Нажмите треугольную стрелку справа от
значка Границы на панели форматирования. Выберите нужный тип границы для
всей таблицы целиком.

Получится
пустая таблица на Листе Авдоян

6.    
Заполните вашу таблицу, объединив ячейки (примечание,
текущие и четвертная отметки).

7.     Чтобы
внести текущие отметки введем в первую ячейку формулу =ЕСЛИ(‘4
ЧЕТВЕРТЬ’!C4>0;’4 ЧЕТВЕРТЬ’!C4;»»), где
C4
– адрес ячейки на Листе 4 четверть с первой текущей отметкой. По другим
предметам ввести формулы можно воспользовавшись автозаполнением, изменяя в
формуле адрес ячейки

8.    
Для автоматизации ввода формул в ячейки рекомендуем полученную
формулу скопировать на все оставшиеся
ячейки журнала (можно с помощью автозапол­
нения).

9.      
Последний столбик в этой таблице будет с
результатами четверти. Выделить ячейку напротив первого предмета в столбце
четвертная отметка и ввести формулу =СРЗНАЧ(C5:AP5).
По другим предметам ввести формулы можно воспользовавшись автозаполнением.

10.Рядом
со столбиком четвертная отметка вводим столбик Примечания для родителей.

В
ячейки напротив предметов, по которым ребенок учится на 4 – вводим формулы =ЕСЛИ(AQ4<3,5;»обратить
внимание»;»норма»), напротив предметов, по которым ребенок
учится на 3 — вводим формулы =ЕСЛИ(AQ4<2,5;»обратить
внимание»;»норма»)

11. Аналогично
выполните таблицы по успеваемости других учащихся на других Листах в этой же
Книги

12.   Скопируйте
Лист
Авдоян по количеству детей в классе.
Скорректируйте формулы и фамилии учащихся.

Созданные
копии листов переименуйте.

Скрытие листов

Можно 
скрыть листы 1- 4 четверти.

При этом
все данные листа сохраняются, но они не доступны для просмотра.
Чтобы
скрыть лист книги надо щелкнуть на ярлычке листа и выбрать команду Формат/
Лист/ Скрыть
. После  скрытия листа в меню Формат/ Лист
появится команда Отобразить, с помощью которой можно сделать лист опять
видимым.

Защита данных

Чтобы случайно не
стереть данные или формулы в журнале, ячейки необходимо
защитить.

Защита ячеек применяется, чтобы
предотвратить изменение значений в них или
редактирование содержащихся в ячейках формул и отметок.
Вкладка Защита (меню Фор­мат/Ячейки) позволяет также скрыть
формулы, содержащиеся в ячейках, от про­
смотра, позволяя
видеть в ячейке только значение, полученное в результате вычис­ления формулы.
По умолчанию защита устанавливается на все ячейки вновь созда­ваемой таблицы
Excel.

Необходимо
открыть меню Сервис и в подменю Защита выбрать команду Защитить
лист.
Лист может быть при этом до­полнительно защищен паролем.

Внимание. Защищая лист паролем, помните, что забытый пароль
надежно защитит
лист не только от других, но и от вас. Поэтому не используйте
защиту па­ролем без крайней необходимости.

Далее
выбираем пункт Сервис /Защита / Защитить лист. В диалоговом окне выбираем пункты, которые будут доступны после
защиты, пароль для отклю­
чения защиты.

После
включения защиты изменить заблокированную ячейку невозможно.

Для удаления защиты
листа или книги нужно выбрать команду Сервис / За­щитить / Снять защиту
листа/книги.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Как создать электронную трудовую книжку через госуслуги самостоятельно пошаговая инструкция
  • Как сохранить номера перед продажей авто через госуслуги инструкция
  • Как сплести качели гнездо своими руками пошаговая инструкция с фото
  • Как создать электронную таблицу в excel пошаговая инструкция
  • Как сохранить морковь в домашних условиях на зиму пошаговая инструкция