Как сшить дипломную работу с 3 дырками фото инструкция

Диплом написан — и слава Богу! Но только студент думает, что может спокойно выдохнуть и, наконец, встретиться с друзьями, как тут же с горечью вспоминает: необходимо же сшить дипломную работу в твердый переплет (папку).

«В чем проблема?» — спросите вы. А в том, что ни в одном ГОСТе не прописано, как правильно сшить дипломную работу с 3-мя дырками в папку!

Способ прошивки диплома напрямую зависит от требований университета. Однако есть общие моменты для дизайна всех выпускных квалификационных работ. Благодаря им можно не ломать голову в последний момент, где можно сшить дипломную работу в Москве в 12 ночи накануне перед защитой.

И если вам для получения заветного диплома не хватает только информации о том, как сшить дипломный проект, считайте, что вам крупно повезло. Вот вам много-много информации, которая поможет решить эту проблему.

Типы дипломных переплетов

Если вы думали, что прошить ВКР можно лишь одним способом, вас ждет крупное разочарование.

Специалисты насчитывают минимум 2 способа:

• твердый переплет,
• мягкий переплет.

Более того, каждый из них имеет свои разновидности. В зависимости от требований университета и направленности финальной работы, вам может понадобиться один из них. А чтобы выяснить какой, давайте разбираться в тонкостях каждого вида.

Кстати, если некогда илине хочется заморачиваться с переплетом, всегда можно попросить о помощи у тех, кому не лень. А для наших читателей сейчас действует скидка 10% на любой вид работы.

Виды твердого переплета

Подавляющее большинство вузов постсоветского пространства обязывают выпускников выполнять дипломные проекты в виде твердого книжного переплета.

Здесь представлен наиболее распространенный вариант обложки с традиционной строгостью, солидностью и основательностью конструкции. Такой вариант отлично подходит для финального проекта исследования.

Если вам удалось найти место, где можно сшить дипломную работу, то вам предложат следующие варианты обложек:

• картон, 
• бумажный винил (или бумвинил),
• кожзам,
• балакрон,
• пластик,
• декоративные ткани.

Твердый вариант хорош своей основательностью. Судите сами: на форзаце нижней крышки обязательно прикрепляются уголки, карманы, конверты, файлы для вкладышей, дисков, аннотаций, сопроводительного письма/документов, отзывов, рецензий и так далее.

Твердый переплет может быть выполнен несколькими способами:

• Крепление Металбинд (Metal Bind). Такой переплет представляет собой цельный бумажный блок, при создании которого не использовался клей. Крепление выполнено благодаря зажиму в металлическом канале. Если автору, например, понадобится заменить или вставить недостающие листы, вся прошивка легко разбирается и собирается обратно.
• Подшивка с нитками и проклейкой. Сегодня такой способ используется довольно редко, так как при дальнейших операциях с дипломным проектом страницы подвергаются повреждениям.
• Термосклеивание КВС. КВС, или клеевое бесшовное соединение, представляет собой нанесение эластичного клеевого состава на корешок печатного блока. Далее прошивку помещают в специальный аппарат-переплетчик, в котором состав будет затвердевать. Как и прошивка нитками, этот способ сильно устарел, так как с ним невозможно повторно расшить или переплести диплом, внося в него коррективы.

Все это будет платно, так как эти способы (кроме нитевого) практически невозможно выполнить в домашних условиях.

Поэтому лучше заранее узнать, сколько будет стоить сшить дипломную работу. И если вы себе не можете этого позволить, далее в нашей статье есть способы сделать прошивку самостоятельно.

Впрочем, есть и более быстрый способ – приобрести уже готовую папку с интересующим набором креплений. Как правило, в готовых папках уже есть пластиковые или металлические болты, разъемные кольца или обычные отверстия для шнуровки. Такие папки станут презентабельным и недорогим решением для оформления диплома.

В магазинах канцелярских товаров можно найти жесткую папку с заводской перфорацией под шнурок. Это недорогой и простой вариант прошивки дипломной работы. 

Как сшивать дипломную работу в 3 дырки (фото)

Диплом с тремя дырками сшивается по следующей схеме:

А вообще мы подготовили для вас пошаговую инструкцию о том, как вставить печатный блок в канал с отверстиями и прошить лентой:

1. Шнур расположить вдоль наружной стороны вставки, которая фиксирует лист.
2. Пропустить его по направлению наружу сквозь центральное отверстие.
3. Опять вывести наизнанку через крайнее отверстие.
4. Протянуть наверх через второе крайнее отверстие.
5. Протянуть через среднее отверстие и продеть на изнаночную сторону.
6. Соединить концы и стянуть их в прочный узел.

Если выполнять все действия в описанной последовательности, то узел будет располагаться снизу, оставаясь незаметным. Если же начать прошивку с лицевой стороны, то в самом конце лента окажется на титульном листе.

А вот и фото того, как сшивать дипломную работу в 3 дырки:

Весь этот процесс несложный и отнимает не так уж много времени. Единственная большая трудность – перфорация бумаги. Нелегко будет найти дырокол на 3 отверстия, а если и удастся, то стоить он будет недешево.

Но не стоит отчаиваться! Вы же студент, а это значит, что у вас всегда есть запасной выход. Итак, сделать три ровных отверстия для дипломного проекта можно четырьмя способами:

• сходить в салон полиграфии и попросить их на перфораторе выполнить отверстия;
• взять дома или у соседа обычную дрель и просверлить отверстия на равном расстоянии друг от друга;
• попробовать все же сделать этот прием обычным дыроколом на 2 отверстия путем точной разметки третьего и изощренными вращениями прибора;
• проколоть отверстия толстым шилом (до начала операции обязательно скрепите бумагу по всем углам, чтобы при прокалывании листы не разъезжались).

Виды мягкого переплета

Несмотря на то что для основного экземпляра дипломного проекта лучше использовать прошивку в виде твердого переплета, менее затратной и подходящей альтернативой для второго и последующих экземпляров работы отлично подойдет мягкий переплет.

Виды мягкого переплета:

1. Переплет с пластиковой пружиной. Жесткая разъемная пружина помогает в любое время убрать или добавить необходимое количество листов. На сегодняшний день это самый популярный способ прошивки ВКР с разворотом в 180°.
2. Цельная мягкая пластмассовая спираль делается в работах, которые дальше не подлежат корректировкам. Зато раскрытие у нее на 360°.
3. Металлическая пружина. Такой вид переплета тоже не подходит для последующей обработки данных. Если прошил раз, то дальнейшая вставка или изъятие невозможны. Разворот также возможен на 360°.

При прошивке дипломной работы учтите, что часто выпускной квалификационный труд выполняется в трех экземплярах: один в твердом переплете, два оставшихся – в мягком. Первый предназначен для комиссии и после сдачи будет храниться в архиве вуза. Второй отдается на кафедру для получения рецензии, третий – остается у студента.

Ну а дальше все по накатанной: написание речи диплома, подготовка презентации и сама защита. Работы непочатый край! Может и нет смысла забивать себе голову информацией о прошивке и тратить на это драгоценные силы и нервы? А кто тогда позаботиться об этом? Сервис помощи студентам. Профессиональные ребята прошьют дипломную работу так, что не подкопаешься. Поверьте — проверяли!

После того, как написана работа для защиты диплома, у многих возникает вопрос: как прошить дипломную работу с тремя дырками, ведь единого ГОСТа для сшивания документов не существует, поэтому в решении этой задачи у многих могут возникнуть сложности. Но не спешите выяснять сколько стоит сшить дипломную работу с обложкой через типографии, наша инструкция поможет разобраться этим вопросом и позволит сэкономить значительную часть ваших денег и времени.

Для того, чтобы прошить документы в 3 дырки, понадобятся:

• дырокол;
• черновик;
• файл/папка;
• шнур, нитки или лента;
• ножницы.

Сложность в самом процессе может возникнуть только одна – перфорация листов, т.к. найти дырокол с 3-мя дырками непросто, да и проколоть сразу все листы стандартными дыроколами не получится. Сначала нужно взять лист черновика и сделать на нем отметки для проколов – 3 точки на равном друг от друга расстоянии. Сделать отверстия на месте отметок и использовать черновик с дырками, как образец с разметкой. Взять часть листов, положить сверху образец и, таким образом, постепенно сделать перфорацию страниц всего дипломного проекта.

После того, как перфорация сделана, следуйте нашей пошаговой инструкции по прошивке и придерживайтесь следующей схемы, тогда ваши волнения по поводу, как правильно прошить дипломную работу, отпадут сами собой:

1. Прошивку начинать с тыльной стороны. Продеваем концы прошивочной нити в крайние отверстия, сначала в файл, затем через все листы (один конец нити в левое отверстие другой — в правое).
2. Когда концы оказываются на лицевой стороне, выравниваем их и через отверстие посередине выводим снова на тыльную сторону.
3. После того как концы оказываются на тыльной стороне, хорошенько затягиваем и завязываем их.

Эта последовательность позволяет сделать узел с тыльной стороны. Если начинать прошивку не с тыльной стороны, то в конце, узел будет со стороны титульного листа. Обратите внимание, хоть единого ГОСТа по прошивке документов нет, но у каждого преподавателя могут быть свои требования по сшиванию проекта.

Посмотрите, как может выглядеть готовая прошитая дипломная работа (фото располагается ниже) после сшивки:

1. Прошивку начинать с тыльной стороны. Продеваем концы прошивочной нити в крайние отверстия, сначала в файл, затем через все листы (один конец нити в левое отверстие другой — в правое).
2. Когда концы оказываются на лицевой стороне, выравниваем их и через отверстие посередине выводим снова на тыльную сторону.
3. После того как концы оказываются на тыльной стороне, хорошенько затягиваем и завязываем их.

Эта последовательность позволяет сделать узел с тыльной стороны. Если начинать прошивку не с тыльной стороны, то в конце, узел будет со стороны титульного листа. Обратите внимание, хоть единого ГОСТа по прошивке документов нет, но у каждого преподавателя могут быть свои требования по сшиванию проекта.

Посмотрите, как может выглядеть готовая прошитая дипломная работа (фото располагается ниже) после сшивки:

Выпускные работы оформляются с учетом общепринятых правил. Существуют различные переплеты. А именно:

• твердый;
• мягкий.

Они подразделяются на подвиды. Важно учитывать направленность диплома и требования, выдвигаемые учебным заведением, человеку понадобится тот или иной вариант.

Как выполняется твердый переплет — 3 способа

Постсоветские ВУЗы в основном обязывают оформлять дипломные работы в твердых переплетах. Можно воспользоваться для реализации поставленной задачи картоном, бумвинилом, кожзамом, декоративными тканями, балакартоном, пластиком.

Такая интерпретация славится основательностью. Выполняется несколькими способами:

• Metal Blind крепление. Это – целый специальный блок из бумаги без использования клеевых элементов. Крепление – зажимы в металлическом пенале. Легко собирается и разбирается обратно.
• Нитки и проклейка. Не самый распространенный вариант переплета. Подшивание осуществляется нитками на проклейке. Непрактичен, так как при корректировке диплома листы не остаются без повреждений.
• Термосклейка КВС. Так называют клеевое бесшовное соединение, которое представлено спецсоставом. Наносится непосредственно на корешок пропечатываемой «пачки». После «конструкцию» помещают в спецаппарат-переплетчик, где происходит затвердевание. Расшивать и повторно сшивать работу таким методом не получится. Вариант утратил ценность.

Нужно сшить диплом? В твердом переплете сделать квалификационную работу без специализированной помощи (за исключением нитевого метода) невозможно, так что придется заплатить.

При желании можно приобрести папки для дипломов с соответствующими прошивками. Это – недорогое решение поставленной задачи.

Как сшить дипломную в 3 дырки — пошаговая инструкция

Выпускные работы оформляются с учетом общепринятых правил. Существуют различные переплеты. А именно:

• твердый;
• мягкий.

Они подразделяются на подвиды. Важно учитывать направленность диплома и требования, выдвигаемые учебным заведением, человеку понадобится тот или иной вариант.

Как выполняется твердый переплет — 3 способа

Постсоветские ВУЗы в основном обязывают оформлять дипломные работы в твердых переплетах. Можно воспользоваться для реализации поставленной задачи картоном, бумвинилом, кожзамом, декоративными тканями, балакартоном, пластиком.

Такая интерпретация славится основательностью. Выполняется несколькими способами:

• Metal Blind крепление. Это – целый специальный блок из бумаги без использования клеевых элементов. Крепление – зажимы в металлическом пенале. Легко собирается и разбирается обратно.
• Нитки и проклейка. Не самый распространенный вариант переплета. Подшивание осуществляется нитками на проклейке. Непрактичен, так как при корректировке диплома листы не остаются без повреждений.
• Термосклейка КВС. Так называют клеевое бесшовное соединение, которое представлено спецсоставом. Наносится непосредственно на корешок пропечатываемой «пачки». После «конструкцию» помещают в спецаппарат-переплетчик, где происходит затвердевание. Расшивать и повторно сшивать работу таким методом не получится. Вариант утратил ценность.

Нужно сшить диплом? В твердом переплете сделать квалификационную работу без специализированной помощи (за исключением нитевого метода) невозможно, так что придется заплатить.

При желании можно приобрести папки для дипломов с соответствующими прошивками. Это – недорогое решение поставленной задачи.

Как сшить дипломную в 3 дырки — пошаговая инструкция

Но есть и другой подход. А именно – переплет в 3 дырки. Он делается по схеме такого типа:

1. Чтобы справиться с поставленной задачей, требуется выполнить следующие действия:
2. Разложить скрепляющий шнурок вдоль стороны вставки, фиксирующей бумагу.
3. «Вдеть» элемент в центр «конструкции». Там заранее делается специальная дырочка.
4. Вывернуть шнур на оборотную сторону посредством крайней «дырочки».
5. Перенести элемент вверх через. Сделать это при помощи верхнего двойного отверстия.
6. Продеть через центр и вывести наизнанку.
7. Соединить концы шнурка, которые остались.
8. Завязать узел.

Узелок здесь окажется снизу, не мешая ничему. При прошивке с лицевой стороны ленточка расположится на первой странице работы.

Основная проблема – перфорация бумаги. Довольно трудно отыскать дырокол, рассчитанный на пробивку сразу трех «дырок». Обычно такие канцелярские принадлежности стоят недешево.

В целях экономии можно попытаться прибегнуть некоторым советам и рекомендациям:

• попросить в полиграфическом офисе помощи;
• воспользоваться дрелью и выполнить «пробивание» так, чтобы все «дырочки» оказались в равной удаленности от друг друга;
• проделать «дырки» обычным дыроколом, выполнив предварительную разметку на страницах;
• для реализации поставленной задачи использовать инструмент — шило.

В последнем случае стоит предварительно всю работу зафиксировать по углам, чтобы элементы были надежно скреплены друг с другом и не «съезжали» в ту или иную сторону.

Как сделать мягкий переплет самому

Как сшить дипломную работу? Можно с 3 дырками или в твердом переплете. Но есть и мягкий «вариант». Он больше подходит для самостоятельного выполнения. Отличная альтернатива для тех, кто не хочет долгое время мучиться с предыдущими методами или платить спецкомпаниям за помощь.

Мягкая «сшивка» бывает таких разновидностей:

1. С пластиковой пружинкой. В месте скрепления располагается пружинка с высоким уровнем жесткости (разъемного типа), при помощи которой можно добавлять или убирать листики. Наиболее распространенный вариант, предусматривающий разворот 180 градусов.
2. С цельной спиралью (пластмассовой). Используется в дипломах, не требующих редактирования. «Открывание» предусматривается на 360 градусов.
3. С металлической пружиной. Не годится, если человек планирует редактирование данных. Изъятие листов, как и их добавление, становится невозможными. Разворот предусматривается на 360 градусов.

Часто при сдаче диплома необходимо пользоваться парой типов переплета. Твердым – для хранения в архиве ВУЗа (он же представляется оценочной комиссии), два экземпляра в мягком – на кафедру и для выпускника.

Чтобы сделать мягкий переплет своими руками, достаточно приобрести специальные папки с рассмотренными «устройствами». Далее человек проделывает отверстия (при необходимости) в дипломе и отправляет работу в «обложку». Это – самый простой для самостоятельного выполнения метод.

Если своими силами обойтись не удалось, можно обратиться за помощью в специализированные компании.

Сшивка документов – процедура, без которой сложно обеспечить целостность и последовательность бумаг, сдать документацию в архив или предоставить её в организации для отчётности. Процедура сшивки простая, но здесь есть свои нормы и требования. Если не знать, как сшить документы правильно, легко допустить ошибки в скреплении листов, что может привести к серьёзным проблемам.

Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием

Есть несколько вариантов, как правильно сшивать документы ниткой или специальным шнуром. Выбор подходящего способа зависит от типа и размера документов, их ориентации (альбомной или книжной), а также от требований учреждения, в которое будет предоставлена книга для отчётности.

То, как прошить журнал входящей документации, и правила, применяющиеся в сшивке более важных и ценных бумаг, примерно одинаковы. Отличия заключаются лишь в количестве отверстий, порядке продевания шнура через них и нумерации книги. Прошить документы в 2 дырки проще, чем в 4 или 5. Можно также сшивать документы «на уголок», но этот способ используется нечасто и не подходит для создания книг, хранящихся в архиве.

В две дырки

Сшивать документы специальным шнуром или нитками в две дырки проще всего. Этот способ подойдёт для разных видов бумаг, которые впоследствии будут переданы для проверки или в качестве отчёта, убраны в архив. Прошивка в две дырки осуществляется следующим методом:

• Возьмите все документы, которые планируете сшить вместе.
• Разложите листы в правильном порядке. Обычно ориентиром служит дата документа.
• Для проделывания дыр нужно использовать дырокол, крайние инструменты — это шило и дрель.

1. Установите на дыроколе ограничитель на режим “А4”, или установите другой необходимый размер.
2. Вставьте плотно к дыроколу бумагу (как на фото №2 выше).
3. Убедитесь, что стопка документов выровнена так, чтобы они лежали ровно относительно друг друга.
4. Аккуратно, придерживая документы, продырявьте стопку.
5. В соответствии с фото №5-№8 прошейте документы нитью.
6. Обрежьте нить по противоположному краю, примерно 20 сантиметров (фото №9).
7. Завяжите оба конца нити на 2 узла. Нить расположенная между двумя отверстиями не должна быть сильно натянута. В противном случае документы будут зажаты и будут открываться не полностью. (фото №11)
8. Подготовьте бланк для наклейки (фото №12). Скачать форму бланка “Прошито, пронумеровано и скреплено печатью” вы можете по ссылке в конце статьи.
9. Сделайте дополнительный узел. Он должен располагаться строго под наклейкой (фото №13-14).
10. Пронумеруйте сшиваемые документы (фото №15).
11. Нанесите клей для бумаги на всю площадь обратной стороны наклейки. Произведите склейку таким образом, чтобы нить оказалась между документами и наклейкой. Концы нити разведите в разные стороны. Пальцами придавите всю площадь наклейки, особенно нажимая на нить. (фото №16).
12. Заполните скрепительный бланк. Поставьте печать таким образом, чтобы она находилась на наклейке и на документах.

В три дырки способ №1

Другой вопрос – как прошить документы в 3 дырки, потому что схема отверстий и расположения нитей здесь несколько сложнее. Для начала выбираются документы, которые требуется сшить вместе. Они укладываются в правильном порядке ровной стопкой.

После этих действий необходимо выполнить следующие манипуляции:

1. Установите на дыроколе ограничитель, таким образом, чтобы расстояние до центра крайнего колющего элемента составляло 68 мм (фото №1)
2. Вставьте плотно к дыроколу бумагу (фото №2).
3. Убедитесь, что стопка документов выровнена так, чтобы они лежали ровно относительно друг друга.
4. Аккуратно, придерживая документы, продырявьте стопку (фото №3-4).
5. Переверните документы и повторите пункты 2-4 (фото №5-7).
6. В соответствии с фото №9-№12 прошейте документы нитью.
7. Обрежьте нить по противоположному краю, примерно 14 сантиметров (фото №13).
8. Завяжите оба конца нити на 2 узла. Нить, расположенная между тремя отверстиями, не должна быть сильно натянута. В противном случае документы будут плохо открываться (фото №14)
9. Сделайте дополнительный узел. Узел должен располагаться под наклейкой (фото №15).
10. Подготовьте бланк для наклейки. Примерно 3х5 см. Скачать форму бланка “Прошито, пронумеровано и скреплено печатью” вы можете по ссылке в конце статьи.
11. Пронумеруйте документы.
12. Нанесите клей для бумаги на всю площадь обратной стороны наклейки. Произведите склейку таким образом, чтобы нить оказалась между документами и наклейкой. Концы нити разведите в разные стороны. Пальцами придавите всю площадь наклейки, особенно нажимая на нить. Заполните скрепительный бланк. Поставьте печать таким образом, чтобы она находилась на наклейке и на документах (фото №16).

В три дырки способ №2 (видео)

В четыре дырки (2 способа)

Есть ещё один вариант, который используется довольно часто. Это прошивка документации в четыре дырки. Она несколько сложнее, но проводится примерно также как и в две дырки. Последовательность действий в этом случае такая:

1. Установите на дыроколе ограничитель на специальный режим для 4 отверстий, как на фото №1. Такой режим может обозначаться четырьмя точками, 4HOLE, или же 888.
2. Вставьте плотно к дыроколу бумагу (фото №2)
3. Убедитесь, что документы выровнены относительно друг друга.
4. Аккуратно, придерживая документы, продырявьте стопку. (фото №2-4)
5. Переверните документы и повторите пункты 2-4 (фото №5-7).
6. В соответствии с фото №9-№14 прошейте документы нитью.
7. Обрежьте нить по противоположному краю, примерно 20 сантиметров (фото №15).
8. Завяжите оба конца нити на 2 узла. Нить, расположенная между четырьмя отверстиями, не должна быть сильно натянута. В противном случае документы будут открываться не полностью. (фото №16)
9. Сделайте дополнительный узел. Он должен находиться под наклейкой (фото №17).
10. Подготовьте бланк для наклейки. Примерно 3х5 см. Скачать форму бланка можно по ссылке в конце статьи.
11. Пронумеруйте документы.
12. Нанесите клей для бумаги на всю площадь обратной стороны наклейки. Произведите склейку таким образом, чтобы нить оказалась между документами и наклейкой. Концы нити разведите в разные стороны. Пальцами придавите всю площадь наклейки, особенно нажимая на нить. Заполните скрепительный бланк. Поставьте печать таким образом, чтобы она находилась на наклейке и на документах (фото №18).

Второй способ (видео):

В пять дырок

Сшивка документации в 5 дырок используется очень редко. Обычно к ней прибегают, когда книга имеет нестандартный размер или же документы, помещённые в неё, очень важные, нуждающиеся в строгой отчётности и особенном хранении.

Схема сшивки здесь примерно такая же, как и в других методах. Главное, соблюдать последовательность в продевании нити через отверстия. Обычно используется такой стандартный вариант: нить поочерёдно продевается в дырки в следующем порядке: 3-2-1-2-3-4-5-4-3. Затем оба конца нити должны быть выведены с обратной стороны книги. Завяжите узел и оставьте с каждого конца нити по 7 см. Наклейте листок бумаги или же лист прошивки, подпишите.

Нормативное регулирование прошивки документов в делопроизводстве

Требования при передаче документации в архив и подаче отчётности в соответствующие госслужбы отличаются друг от друга. А потому перед оформлением прошивки нужно с ними ознакомиться. При необходимости можно обратиться в учреждение по телефону,посмотреть информацию на сайте или в специальных книгах, и сделать прошивку документации в соответствии с этими данными.

Особые требования предъявляются к подшивкам для налоговой службы и судов, бухгалтерским отчётам и кадровой документации.Давайте разберёмся, как подшить документы правильно, рассмотрим все возможные способы.

Документы, подлежащие прошивке

Большая часть документов в разных государственных и частных организациях подлежит прошивке. После сшивания их передают в архив, предоставляют в банк или налоговую инспекцию для отчётности. Также прошивка может потребоваться при сдаче отчётности в разные небюджетные организации, например, фонды. В любом случае документы потребуется не только прошить, но также пронумеровать, правильно оформить книгу, которая получилась в результате.

Но далеко не каждую бумагу необходимо подшивать и хранить. Прошивке подлежат следующие виды документов:

• личные и общие приказы;
• штатное расписание;
• кадровые и архивные документы;
• бухгалтерские документы, включая ведомости, отчёты, счёта-фактуры, чеки, командировочные листы, акты выполненных работ, кассовые книги;
• входящая и исходящая документация;
• рецептуры, прайс-листы и другие виды документов;
• тендерная документация;
• все бумаги, сдающиеся на проверку.

Документы подшивают для того, чтобы их не подменили, не потеряли, не испортили. В любое время можно обратиться в архив и найти бумагу, которая необходима, если вы знаете точно, что ищите и примерное время её регистрации.

Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

Основной документ, регламентирующий правила как сшивать документы в России, − это предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76. Правила прописаны и в других нормативных актах:

• приказ Федеральной налоговой службы от 25.01.2012 г. под номером № ММВ-7-6/25, где обязательная прошивка подаваемых для отчётности документов отменена, хотя многие службы и сегодня предпочитают принимать прошивки, а не отдельные листы;
• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», где регламентируются многие аспекты делопроизводства;
• приказ Министерства РФ по налогам и сборам, выпущенный 18.04.2003 года под номером № БГ-3-09/198 «О методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица»;
• инструкции Центрального банка России – приказ от 7.12.1992 года N 02-213 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Центральном банке РФ» с изменениями на 15.09.1997 года.

Кроме того, прошивка документов зависит от сферы, к которой они принадлежат. Входящая и исходящая документация подшивается совсем не так, как отчёты для налоговой или бумаги из бухгалтерии. А потому в каждой сфере есть свои правила и документы, указывающие, как правильно и что именно нужно сшивать, подавать для отчётности и сдавать на хранение в архив.

Необходимые материалы для сшивания документов нитками

Для того чтобы прошивка документов прошла правильно и не заняла слишком много времени, необходимо заранее подготовить всё, что может пригодиться в процессе. Для прошивки документов разного размера и вида ручным способом потребуется подготовить следующие материалы и инструменты:

• иголки нужного размера. Лучше выбирать толстые, острые и самые прочные варианты (не нужна при использовании дырокола);
• клей ПВА или любой другой подходящий для склейки бумаг;
• антистеплер, который поможет вытащить из документов все скобы перед сшивкой;
• обложка для книги (при необходимости);
• заверительный лист или прямоугольник 3х5 обычной белой плотной бумаги;
• ножницы;
• зажимы для бумаг, которые помогут зафиксировать стопку во время сшивки;
• нить, шпагат или лента любого цвета;
• дырокол, шило, или дрель которая пригодятся для проделывания отверстий в большой стопке бумаг.

Обычная игла при прошивке может не выдержать нагрузки и сломаться, поэтому лучше выбирать прошивную с толстым ушком. Не всегда отверстия делаются шилом дыроколом или иглой. Некоторые делопроизводители используют для этого шуруповёрт или дрель. А в больших организациях для прошивки нередко используются специальные станки.

Cшиватель для документов, назначение

Сшиватель – это специальный станок, помогающий прошить большое количество бумаг в кратчайшие сроки. Сшивание документов с таким станком – эффективный способ одновременно продырявить и скрепить вместе стопки бумаг разного формата до 1000 листов.

Каждое предприятие самостоятельно приобретает для своих нужд такой сшиватель, подбирая подходящую по цене и функционалу модель. Популярны и отечественные, и зарубежные модели. Стоимость их различна, но в среднем не менее 7-10 тыс. рублей. Более качественные экземпляры можно приобрести за 30-50 тыс. рублей.

Подготовка документов к прошивке

Подготовка документов к сшиванию – важный этап. От него зависит, насколько быстрой, качественной и правильной будет сшивка. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:

1. Подбор и оформление обложки для книги. Чаще всего выбирают стандартную, которая подходит для всех документов формата А4. Обычно для неё используют картон светлого оттенка. Также встречается нестандартная обложка, применяющаяся, если документы имеют необычный размер, например, формат А5. Есть обложки, предназначенные для длительного хранения. Они отличаются от стандартной большей плотности и износостойкостью.
2. Комплектация книги. Перед сшиванием подготавливается комплект документов. В одной книге помещается документация только одного типа. Например, книга входящей корреспонденции или кадровых приказов. Причём в пачке должно быть не более 250 листов. Если сшить нужно больше документов, то придётся разделить их на несколько томов.
3. Подготовка самих бумаг. С них нужно удалить все скобы, скрепки, булавки. Стопку располагают в правильном порядке: от самых ранних до более поздних.
4. Нумерация листов. Обычно она производится простым карандашом. Но в некоторых организациях нумерация делается ручкой. Номе ставится в верхнем углу каждого документа арабскими цифрами. При необходимости могут использоваться русские буквы, например, 15 а, 15 б и т.д. Номера страниц должны быть вписаны так, чтобы не задевать текст документа. Опись и некоторые приложения нумерации не подвергаются. На титульном листе номер не ставится, а вторая страница сразу идёт с цифрой «2».
5. Опись бумаг. Каждый подшитый документ должен иметь дату подшивки и срок хранения, подробную аннотацию, указание организации и наименования бумаги. Также в книге должна быть опись, количество бумаг и страниц, подпись с указанием полного Ф.И.О. делопроизводителя, занимавшегося сшивкой.

Основные способы прошивки документов

Сшивать документацию можно самыми разными способами. То, как сшить документы в вашем случае, зависит от требований и правил самой фирмы, законодательства, типа бумаг, имеющихся приспособлений и материалов. Вот несколько самых распространённых вариантов подготовки документации для сдачи в архив или для отчётности:

1. Классический способ сшивания. Обычно требуется прошивать документы в 3 или в 4 дырки. Такой метод подойдёт для всех видов бумаг независимо от их формата и объёма. Нить, шпагат, верёвка или лента связываются сзади книги узлом, а сверху наклеивается заверительная надпись.
2. Объёмные материалы скрепляются с помощью плотной верёвки, продетой в предварительно сделанные дыроколом или шуруповёртом отверстия.
3. Переплёточный станок или сшиватель. Такой метод используется на крупных предприятиях.

Некоторые фирмы обращаются для сшивания своей документации в типографию. Это облегчает процесс подготовки документов для сдачи в архив, но может быть дорогостоящей услугой, если бумаг много.

Процесс сшивания документов

Сегодня нет чёткого регламента, как именно сшивать те или иные виды бумаг. В каждой организации могут быть свои правила и образцы. Уточните этот момент, если вы не знаете, как прошивать документы, или устроились на должность делопроизводителя недавно. Лучше узнать заранее, как и что делалось до вас, посмотреть документы, уже сданные в архив, спросить руководителя или ранее ответственное за сшивку должностное лицо, чем допустить ошибки.

Процесс сшивания документации состоит из нескольких этапов:

1. Подготовка. Заранее приобретаются все необходимые материалы и инструменты. Выбираются и просматриваются документы. Их складывают в правильном порядке, удаляют металлические вставки.
2. Сам процесс сшивки. Готовятся отверстия для нити. Для этого используется игла, дырокол или другие инструменты. Нить или верёвка вводится в правильной последовательности в дырки и связывается узлом с тыльной стороны тома. Затем нить обрезается, а концы оставляются свободными. Сверху клеится специальный бланк или же бумага, где ставится подпись и прописывается количество страниц и документов, дата, имя ответственного лица.

Затем происходит сдача документации на проверку или в архив. Некоторые виды документов хранятся там же, где они были сделаны, а не в архиве. Например, некоторые виды бухгалтерских бумаг, входящая и исходящая документация. Это связано с тем, что к ним часто обращаются в процессе работы.

Образец как прошить и пронумеровать журнал

Особое внимание нужно уделить тому, как прошивать и пронумеровать журналы. Это важный тип документации, который часто используется. Строгого регламента, как и в сшивке других бумаг, здесь нет. Но есть несколько основных правил:

1. Все документы нумеруются. Журнал не исключение. Даже если у него уже есть нумерация, его нумеруют снова. Ведь в процессе работы могут обнаружиться ошибки и внестись изменения.
2. Журнал всегда прошивается толстой прочной нитью так же, как и другие документы – по левому краю с одинаковым расстоянием между отверстиями.
3. В процессе сшивки используется прочный переплёт, предназначенные для длительного хранения.
4. Обычно сшивка журнала происходит в 2 дырки, но могут быть и другие варианты.
5. Нить должна быть немного ослаблена в отличие от сшивки других документов. Иначе при открывании журнала страницы могут рваться либо книгу будет сложно открыть полностью. А это помешает сделать качественный скан или ксерокс, необходимый для отчёта или дальнейшей работы с информацией.
6. Как и другие подшитые книги, журнал должен быть сзади скреплён «контролькой», на которой будет подпись, число, Ф.И.О. ответственного лица и количество страниц, печать.

Сшивание документов для налоговой службы

Налоговая служба даёт чёткие рекомендации, как сшивать дела и бумаги, которые подаются на проверку и для отчётности:

1. Количество листов в 1 томе – до 150 штук.
2. В книгу подшиваются оригиналы и ксерокопии документов, большинство из которых должны быть заверены.
3. Подшивка должна происходить так, чтобы ни одна печать, подпись, виза, дата не были недоступны. Причём такие документы часто сканируют и копируют, что следует учитывать при подшивке. Если она произведена слишком туго или близко к тексту документа, человеку придётся нарушать прошивку, чтобы получить качественную копию документа, а это очень неудобно.
4. Нумерация проводится с первого листа.
5. Способ сшивки выбирается самостоятельно. Но обычно применяется сшивка в 2, 3 и 4 дырки.

Так же, как и в других книгах, концы нити после сшивания выводятся на тыльную сторону тома, завязываются узлом. Сверху клеится листок бумаги или заверительный бланк, делается подпись и ставится печать.

Прошивка большого объёма документов

Если требуется прошивка большого объёма бумаг, делопроизводитель упрощает процесс с помощью дрели, сшивателя или другого оборудования. На крупных предприятиях нанимается специальный сотрудник, который работает 1 -2 дня в неделю и подшивает разные виды бумаг для всех отделов организации.

Важно помнить – всё должно делаться вовремя. Бумаги необходимо сшивать по мере накопления, чтобы потом не работать с большими объёмами документов. Но даже при своевременном выполнении задач иногда приходится продумывать варианты, как прошить документы иглой и нитками быстро, качественно и в большом объёме.

Сложность представляют толстые пачки бумаг, нуждающиеся в прошивке. Принцип сшивки здесь будет такой же, как описано выше. Если пачка бумаг имеет объём до 250 листов, то прошивка осуществляется в одну книгу. Исключение составляют лишь документы для налоговой службы. Тут том не может содержать более 150 листов.

Если документов больше 250 листов, то все их делят на несколько томов. На обложке обязательно указывается тип документации, например, «Входящие документы», а также номер тома и год, которым датируются вошедшие в него бумаги.

Самый простой и дешёвый способ:

1. Взять дрель с длинным сверлом.
2. Положить выровненные документы между двумя дощечками.
3. Прижать документы зажимами или при очень большом объёме коленом.
4. Просверлить отверстия соблюдая вертикальное положение сверла.
5. Не меняя положения документов убрать верхнюю дощечку.
6. При помощи длинной иглы или развёрнутой скрепки прошить документы на несколько раз.

Особенности прошивки документов: нюансы

Как подшивать документы, зависит от их формата, сферы, цели подшивки и самого предприятия. Но есть основные правила, которые работают во всех случаях:

1. Количество в томе не может превышать 250 страниц. Если на последний том осталось всего 20-30 страниц, то вы можете сделать предыдущий том тоньше, поместив документы до сшивки из него в тонкую книгу, чтобы она выглядела эстетично.
2. Все листы тома нумеруются. Опись дела не подлежит нумерации. Если в нумерации есть ошибка, неправильную цифру зачёркивают, а не замазывают корректором. Затем рядом ставится новый номер и подпись ответственного лица.
3. Если подшитый лист слишком большой, например, формата А3, а все документы формата А4, то лист при подшивке сворачивается так, чтобы он не выдавался из общей стопки документов, но при этом мог быть свободно развёрнут для рассмотрения и копирования.
4. Отверстия всегда делаются симметричными, располагающимися на 1,5-2 см от левого края документа.

Если один документ состоит из нескольких склеек, то при нумерации на него ставится один номер, а в описи указывается количество листов.

Как пронумеровать листы

Сзади любой книги или журнала всегда клеится специальный бланк, на котором будет написано, когда делопроизводителем было прошито и пронумеровано, ставится подпись и печать. Обычно сама нумерация не вызывает трудностей. Главное — помнить о некоторых деталях:

• цифры используются только арабские;
• допускается применение русских букв;
• номер листа пишется так, чтобы не задеть текст;
• номер указывается обычно внизу посередине или же ближе к дальнему от переплёта краю, но в некоторых организациях действуют другие правила;
• если на листе нет места, допускается нумерация на обороте документа;
• если в папку подшивается письмо, пришедшее в конверте, сначала нумеруется конверт, а затем его содержимое;
• когда приложения к делам представляют собой большой объём документов, их упаковывают в отдельный том и нумеруют отдельно;
• если в деле несколько томов, то в каждом томе будет своя нумерация;
• чеки и другие приложения не нумеруются, а лишь указываются в описи.

Двусторонние документы в папке нумеруются только с одной стороны, а именно с лицевой. А при нумерации приложений используется сквозная система, при которой номер документа соответствует номеру приложения, но отличается от него наличием буквы. Например, сам документ идёт под № 34, тогда приложение к нему указывается как № 34 a. Такая система помогает быстро найти нужную бумагу тем, кто просматривает документацию, а также сохранить целостность информации.

Пример наклейки: что следует указать

Наклейки определённого образца необходимы для того, чтобы закрепить нить и поставить «пломбу» на томе сшитых документов. Они содержат всю необходимую информацию о книге, включая количество листов и подпись ответственного лица. Можно скачать образец такой наклейки в формате Word или написать самостоятельно на чистом листе бумаге «прошито и пронумеровано». Оба варианта подходят для всех типов документации, но чаще используют первый (с уже готовыми наклейками).

Если вы вырезаете лист бумаги самостоятельно, то он должен быть определённого образца. Бумага должна быть чистой, белой, иметь форму 60 мм на 40 мм. Но можно вырезать и стикеры других размеров. Главное, чтобы на них поместилась вся необходимая информация.

При приклеивании узелок сшивки убирается под бумагу. Можно использовать разные виды клея, но чаще всего применяют клей-карандаш, который быстро сохнет, не позволяет чернилам печати и пасты расплыться. На таком стикере обязательно должна быть надпись «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью N листов». Также нужно оставить место под подпись и Ф.И.О. ответственного лица. На наклейке обязательно должна быть печать, оттиск которой частично должен оказаться на самой книге и на стикере.

Как заклеить документ сзади

После сшивки все виды документации заклеиваются сзади специальной наклейкой, о которой мы говорили выше. На ней указано, когда дело было прошито и пронумеровано, заверено печатью. Это один из важных этапов прошивки.

Не смотрите, что он очень простой. На самом деле, это большая ответственность и именно этот этап важен в подготовке документов для сдачи в архив и для отчётности в соответствующие службы. Стикер или бланк, который вы накладываете на книгу сзади – это пломба, говорящая о целостности тома, о том, что в него никто не добавлял листы и не забирал документы. Вот, как обычно выглядит наклейка на том с любой документацией.

Как заверить прошитые документы

После подготовки, прошивки и нумерации документов в томе, приклеивании специальной наклейки, сшивку нужно заверить. На бумаге указывается должность подпись Ф.И.О. лица, ответственного за сшивку. Сверху на бумагу ставится печать.

Кто может заверить прошитые документы

Заверить уже сшитый том документов может секретарь предприятия, бухгалтер, юрист, начальник отдела кадров, делопроизводитель или любое другое должностное лицо, ответственное за документацию. Иногда сшивку заверяет сам собственник предприятия или директор.

Если документы сшиты неправильно

Если документы сшиты неправильно, у организации и ответственных за сшивку сотрудников могут возникнуть проблемы. Документацию могут не принять для отчёта в налоговой или же в другой государственной организации. Также велика вероятность, что нужный акт, приказ или другой вид важных бумаг затеряется или не будет вовремя найден.

Из-за некорректной сшивки может пострадать и само производство. Например, неаккуратная сшивка способна привести к разрыву сотрудничества или к отказу заключения выгодного контракта.

Для восстановления правильности последовательности листов придётся расшить всю книгу и снова её сшить. Затем понадобится провести все те же действия, что и при первом сшивании книги. Если всё прошнуровано через дырки, сделанные дыроколом, то переделать книгу будет проще.

Особенности сдачи документов в архив

Чтобы сдать документы в архив, их нужно правильно прошивать. После того как всё сделано верно, тома располагают в соответствии с содержимым и в хронологическом порядке и уносятся в архив. На крупном предприятии или в госучреждении ему может быть отдано большое помещение. В мелких фирмах – всего лишь шкаф или полка.

В любом случае доступ к архиву документов имеется лишь у ответственных лиц. Чтобы получить какой-то документ, сделать его ксерокопию или скан, сотруднику потребуется в присутствии этого лица найти нужную книгу, а затем выполнить необходимые действия. Но обычно ответственный всё делает сам, не прибегая к посторонней помощи.

Если скан или ксерокопия получаются некачественными, придётся расшнуровать книгу. Но это не приветствуется, так как в процессе часть документов и вложений может быть утеряна.

Сроки хранения документов в архиве

Все сшитые документы, кроме книг, подготовленных специально для отчётности в налоговую инспекцию или другие государственные органы, отправляются в архив для хранения. Сроки нахождения там документации зависят от типа бумаг и регламентируются законодательством Российской Федерации:

• 3 года – срок для хранения видео и фото;
• 5 лет – время хранения архивов организаций, связанных с сельскохозяйственной деятельностью, кино- и фотодеятельностью;
• 15 лет – срок хранения научных документов, изысканий, разработок;
• 20 лет – время хранения патентов на изобретения, документов по капстроительству и конструкторской деятельности;
• 75 лет – срок хранения нотариальных записей, хозяйственных книг, всех бумаг, имеющих отношение к персоналу, деятельности фирмы, собственности, приватизации.

Все сроки прописаны в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Если поначалу сшивка документов кажется сложной задачей, то с опытом всё это происходит просто, хотя требует времени, усилий и внимательности. Главное, изучить правила, чётко следовать им и соблюдать последовательность. Ответственность в случае неправильной сшивки и утраты какой-либо из бумаг лежит на делопроизводителе или лице, который занимается архивом.

Содержание

1. Особенности при оформлении диплома
2. Твёрдый переплёт диплома
3. Пример сшивания листов в составной обработке
4. Мягкий переплёт для дипломной работы

Все студенты учебных заведений обязаны защищать свои знания в условиях сдачи дипломной работы. К её оформлению предъявляются требования согласно стандарта на текущий учебный год. Однако не все представляют, как вообще должен выглядеть диплом,
в каком переплёте его защищать и куда потом он направляется после защиты. Все работы проходят проверку на соответствие темы. Но также важно красиво оформить внешний вид «книги», которая будет выполнена точь-в-точь ГОСТ требованиям.

Особенности при оформлении диплома

Дипломная работа должна быть красиво оформлена. Это касается межстрочных интервалов в тексте, абзацев, отступов, сносок и ссылок на источники. Крайне важно уделить внимание внешнему облику обложке. Некоторые студенты оформляют корку в металлические
уголки, прошивают вручную страницы для пущей надёжности. С виду это А4 книга, которая защищена твёрдым слоем обложки. Не только декоративная часть предусмотрена для неё:

• На лицевой стороне отражаются данные студентов;
• Содержится наименование темы диплома;

• Может быть расположен символ государственного или частного учреждения.

После написания и распечатки страниц диплома студент прибегает к сборке работы. Сшивание может проводиться в специализированных филиалах или дома. При этом выбирается метод выполнения твёрдого или мягкого переплёта.

Твёрдый переплёт диплома

При твёрдом сшивании предполагается использование технологии «лист к листу». Они склеиваются между собой и отправляются под пресс (ставят сверху зажимы, книги, утяжелители) на несколько дней. Надёжность не гарантирована, поскольку не каждый качественный
клей способен удержать более 100 страниц и саму обложку.

Важно! Часто студенты не сшивают диплом
заблаговременно, от чего на защите он разваливается в руках членов комиссии.
Плохая схватка материала заметна сразу – листы могут быть скошены, выступать за
пределы границ диплома.

Твёрдая картонка будет защищать бумажные листы. В стыке корпуса находятся клапаны, форзацы и крышка, которая удерживает листы вместе. Выделяются и другие виды переплётов:

• Гибкий и мягкий;
• На пружинах;
• Жёсткий;
• Обрезной;
• Интегральный.

По структуре эти виды относятся к типу твёрдого переплёта. Но различают и конструктивный вид диплом: составной и цельный. Самым популярным является металбинд. Обложка под механическим воздействием не мнётся, значит, согнуть её будет крайне сложно. Допускается
подобный вид с 2018 года к сшиванию диплома:

1. Металлический канал сжимает листы с обложкой.
2. Сцепка обеспечивает защиту от сдвига листов.
3. Возможно выполнить демонтаж – разжать сцепку и вынуть нужный лист или заменить его.
4. Каналы подвижны, но надёжны. Однако не рекомендуется выполнять более 3 деформаций.

Для твёрдого переплёта можно использовать картон, винил, балакрон, кожзам, пластик и декоративные ткани. Это не запрещено ГОСТ, как и нанесение герба и наименования города, учреждения на саму обложку.

Пример сшивания листов в составной обработке

Один из срочных методов сшивания, обеспечивающий надёжность складки листов.

1. Прошивка или брошюровка выполняется через картон. В стяжке уже имеются дырки для проведения нитей.
2. Нити скрепляют 4 канала – сверху и снизу по два в ряд.
3. Прошивается так: концы запускаются в серединные отверстия и выходят на заднюю стенку. Оттуда проходят через два крайних отверстия, выходя на лицевую сторону. Для закрепления проводятся снова в серединные два отверстия и сзади скрепляются.
4. Технология похожа на «3 дырки», когда нити прячутся снаружи. Здесь они заводятся под картон. Создаётся иллюзия склеенного диплома, а не сшитого.
5. Такой метод можно использовать дома.

Важно! Использование технологии сшивания в три дырки
уже запрещено, так как нити и ленты после фиксации листов остаются снаружи. Их
по правилам следовало бы заклеивать, но на лицевой стороне это сделать
невозможно. Задняя стенка по ГОСТ должна оставаться чистой, а отрезать «под
корень» нити не желательно, так как может произойти расхождение швов.

Мягкий переплёт для дипломной работы

Это удерживающий механизм, состоящий из пластикового листа и мягкого слоя в области стыка листов. Поддерживающее уплотнение сшить невозможно. Оно уже оснащено обложкой, которая не защищает листы А4. Используются для этого металлические или пластиковые
пружины, мягкие цельные спирали. Первое позволяет открыть работу на 360 градусов, но без изымания листов, как в случае с твёрдым переплётом. Второй вид позволяет открыть работу на развороте в 180 градусов.

Заметка! Некоторые квалификационные работы сдаются в
трёх видах – один в твёрдом переплёте (для комиссии), два других в мягком (для
кафедры и лично для себя).

Работа в твёрдом переплёте хранится в архиве ВУЗа в течение 70 лет. В этот период она может быть представлена в виде иллюстрации и показательного материала студентам, будущим магистрам. На кафедре остаётся дубликат работы в мягком переплёте, которая хранится
в архиве деканата. Студент, который желает посмотреть свою работу, вправе взять её в библиотеке с предъявлением третьей копии – своей личной.

Самым надёжным и доступным способом сшивания диплом является твёрдый переплёт разного типа. Оптимальным вариантом для диссертации считается металбинд. Для курсовой или дипломной работы первой квалификации достаточно использовать технику горячего клея.
Перед защитой, как правило, научный руководитель сообщает, как лучше выполнить сшивание работы, в какой обложке сдавать, и что на неё разрешено наносить.