Как все успевать на работе и дома пошаговая инструкция

Приветствую Вас, друзья!

Современный ритм жизни с каждым годом становится всё быстрее, и в голове постоянно звучит вопрос: как всё успевать? И не просто успевать, а ещё и находить время для отдыха, личной жизни и путешествий? Достичь этого возможно, и сегодня мы над этим поработаем. Однако, прежде чем мы начнем, давайте разберемся с одним простым вопросом:

Почему так трудно все успевать?

Существует множество причин, и вот основные из них:

• Многозадачность. Современному человеку нужно просто успевать слишком многое — ходить на работу или учебу; воспитывать детей, посещать врачей, ходить по магазинам за продуктами или одеждой, заниматься спортом… Чтобы совместить всё это, да ещё и успеть отдохнуть, нужно сильно постараться.
• Бесполезные занятия. К числу таких занятий относится: просмотр ТВ, сериалов; прокручивание новостной ленты в смартфоне; многочасовые просиживания в соц.сетях. Любому, кто хочет начать всё успевать, придется сократить эти занятия до минимума.
• Лень. Эта чувство свойственно 90% людей, и нет ничего плохого в том, что оно иногда появляется. Однако, если лень начала сильно осложнять Вашу жизнь, пора принимать серьезные меры.
• Неэффективность. Иными словами — низкая производительность труда. Бывает, что какое-то дело можно закончить за час, а некоторые умудряются растянуть его на целый день. Конечно, с такой производительностью труда непросто будет всё успевать и над этим тоже нужно поработать.
• Низкий уровень энергии. Причиной низкой энергетики может стать сидячий образ жизни, отсутствие спорта, плохое питание.

С причинами разобрались, теперь перейдем к действиям.

Наша программа, состоит из 3-х частей:

• Создание полезных привычек;
• Планирование и расставление приоритетов;
• Увеличение эффективности;

Каждый из этапов содержит 5 простых и понятных правил, которые научат Вас всё успевать. Если вы готовы, то мы начинаем!

Часть 1: Полезные привычки

Начните раньше вставать

Первое, и самое простое правило – начать ежедневно вставать немного раньше. Как утверждает автор книги «магия утра» Хэл Элрод: первый час после пробуждения – самый важный, и именно он определяет успех не только предстоящего дня, но и жизни, в целом.

Однако, важно не только приучить себя раньше вставать, но и эффективно использовать этот час. По мнению автора книги, в этот час нужно совершить несколько простых ритуалов: медитацию, планирование, чтение, физические упражнения и т.д. Но внедрять всё это сразу – практически невозможно. Рекомендую двигаться постепенно: первую неделю вставать всего на 10 минут раньше обычного, и делать утреннюю зарядку. Через неделю, уже на 20 минут раньше – делать зарядку и медитацию, и так по нарастающей. Уже менее, чем через 2 месяца Вы легко сможете вставать на час раньше, чтобы наполнить утром полезными ритуалами, а также будете иметь запас по времени, который поможет вам успевать утром гораздо больше, чем раньше.

Составляйте список дел на день

Второе важное правило – составлять список дел на день. Вы удивитесь, но даже Лев Толстой, который жил почти 200 лет назад, советовал утром составлять список дел на предстоящий день, а вечером – подводить итоги того, что удалось сделать.

Прошло много лет, и этот совет совершенно не потерял актуальности. Составлять список дел на день удобнее всего утром, в спокойной обстановке. Как список дел может помочь всё успевать? Во-первых, у вас будет полная картина того, что необходимо сделать в течение дня – это помогает сосредоточиться на делах и уделить им максимум внимания. Во-вторых, список дел поможет «разгрузить» мозг от необходимости держать план в голове – это поможет работать продуктивнее. В-третьих, когда вы будете вычеркивать из списка сделанные дела, это подарит ощущение того, что день проходит с пользой, ведь к вечеру у Вас будет четкая картина достигнутых целей. И самое главное – видя перед глазами список дел, вы сможете легко расставить приоритеты, чтобы сделать наиболее важные дела в первую очередь.

Главное правило: не планируйте слишком много. Начните с того, чтобы в день у Вас было 2-3 ключевые задачи, и постарайтесь всегда выполнять задуманное. Когда это войдет в привычку, количество задач можно будет увеличивать.

Приучите себя к порядку

Трудно представить, как можно всё успевать, если вокруг царит хаос. Чтобы увеличить свою продуктивность, возьмите за правило поддерживать порядок вокруг себя: в квартире, на рабочем месте, в телефоне и компьютере, на полках, в автомобиле.

Если вы научитесь поддерживать порядок постоянно, то это подарит Вам несколько бонусов: во-первых, поддержание порядка дисциплинирует и учит быть организованным, что поможет Вам в достижении своих целей. Во-вторых, в такой обстановке работать гораздо легче и приятнее – можно сконцентрироваться на работе и не отвлекаться больше ни на что.

Избавьтесь от «пожирателей времени»

Если бы Вы однажды попробовали измерить, сколько времени поглощают ненужные дела – просмотр ТВ, интернет, смартфон, сериалы, Вы бы удивились этой цифре. Возможно, это уже вошло в привычку, и Вы перестали замечать, как эти «поглотители» времени отнимают драгоценные минуты и часы жизни. Пришло время избавиться от этого.

Начните с того, чтобы перестать терять время попусту, если Ваш список дел на день ещё не закончен. Делается это очень просто: когда Вы заметите, что отвлеклись на телевизор, интернет или соц. сеть, подумайте: всё ли дела на день вы выполнили? Если нет — отложите развлечения в сторону и работайте над списком. А уже потом, когда всё сделано, можете вознаградить себя заслуженным отдыхом и бездельем. Когда это войдет в привычку, вы почувствуете, что Вам стало гораздо проще всё успевать.

Решайте проблемы вовремя

Человеку постоянно приходится сталкиваться с какими-то проблемами и обязанностями, которые не входят в привычный распорядок дел. Иногда надо записаться и пойти к врачу; иногда может сломаться машина и необходимо ехать в сервис; порой необходимо выбрать время и съездить за важной покупкой. Если начать откладывать эти дела, они будут расти как снежный ком. Но есть решение.

Начните решать подобные проблемы сразу же при их возникновении. Как только появляется такая задача – вносите её в список дел на сегодня, и решайте при первой же возможности. Это быстро войдет в привычку, и изменит жизнь к лучшему. Поверьте, лучше решать эти задачи сразу по мере поступления, чем откладывать, чтобы однажды пришлось делать сразу массу подобных задач.

Часть 2: Планирование и приоритеты

Самое трудное – в первую очередь

Запас сил в организме не бесконечен, и это нужно учитывать, распределяя задачи на день. Самые трудные и неприятные дела и задачи необходимо делать в первую очередь, пока есть силы, настрой и энергия. Если начать с легких дел, то сил на более тяжелые может просто не остаться, и придется откладывать их на завтра. А завтра опять появится соблазн начать с чего-то полегче, и снова та же ситуация.

Чтобы не сталкиваться с этой проблемой, начните отмечать в своем списке дел наиболее тяжелые задачи, и выполняйте их в первую очередь. Гораздо удобнее «отстреляться» по тяжелым делам в первой половине дня, чтобы потом, когда сил будет не так много, осталось доделать более легкие дела.

Используйте правило 20/80

Существует один простой принцип, который сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Согласно этому принципу, 20% усилий приносят 80% результата, остальные 80% усилий – 20% результата. Как бы странно это не звучало, данное правило уже достаточно длительное время доказывает свою эффективность.

Для увеличению продуктивности использовать это правило просто необходимо. Каждый раз, когда перед Вами стоит какая-то задача, попробуйте подробно представить, какие действия необходимо совершить для её достижения. А из этих действий выберите то, что больше всего приблизит Вас к цели, и выполните его в первую очередь. Приступайте к остальным шагам только после того, как выполнили главные. Применяйте это правило ко всем сферам жизни, и очень скоро вы почувствуете, как приблизились к тому, чтобы всё успевать.

Разбивайте крупное дело на мелкие

Ещё с университетских времен каждый из нас помнит, как тяжело браться за очень крупную задачу, на которую предстоит потратить много времени. Например, за написание курсовой работы, или хуже того – дипломной. Масштабность такой задачи вызывает непреодолимое желание откладывать эту работу на потом. Однако, есть отличный способ облегчить выполнение таких задач.

Суть этого метода состоит в том, чтобы разбить задачу на максимально возможное количество мелких задач, и записать их пошагово. Приступая к работе, вы будете думать не о масштабной задаче в целом, а о небольшой подзадаче. Такой подход обеспечит более легкое и быстрое выполнение крупных задач, что поможет ещё на шаг приблизиться к тому, чтобы всегда всё успевать.

Устраняйте лишнее

Как мы уже говорили, одна из причин, мешающих всё успевать – это многозадачность. Современный ритм жизни накладывает на каждого из нас большое количество обязанностей, многие из которых только на первый взгляд кажутся важными. Помните, мы говорили про принцип Парето? Руководствуясь данным принципом постарайтесь отказаться от выполнения тех задач, которые приносят минимум результата.

Конечно же, фильтровать свои обязанности нужно так, чтобы не наносить ущерба своим целям и задачам. Чтобы этот метод работал максимально эффективно, попробуйте простое правило. Каждый раз, когда вы собираетесь начать что-то делать, задайте себе 2 вопроса: «Поможет ли это дело приблизиться к моим целям?» и «Что я потеряю, если откажусь от выполнения данного дела?». По итогам ответов на эти 2 вопроса, примите решение о необходимости данной работы.

Оптимизируйте свои дела

Есть масса ежедневных обязанностей, каждое из которых крадет у нас немного времени. Например: сходить в магазин, погладить рубашку, приготовить еду. Хорошенько подумайте, можно ли планировать эти дела таким образом, чтобы на них уходило меньше времени? Приведу несколько примеров.

Раньше я заходил в магазин после работы каждый день, докупая понемногу всё необходимое. Это отнимало лишние 15-20 минут времени ежедневно. Сейчас я составил план покупок, и стараюсь заезжать в магазин 1 раз в неделю на выходных, чтобы купить все необходимое на 7 дней вперед. С тех пор я перестал терять лишние 20 минут времени ежедневно.

Или другой пример: помимо сайта, и 8-часового рабочего дня, я ещё работаю над каналом в Яндекс.Дзен. Мой привычный ритм работы над каналом: 2 статьи ежедневно. Раньше я писал одну статью в день утром до работы, вторую – после работы. Однако, мне не нравилось писать после работы, поскольку это отнимало драгоценные вечерние минуты. Немного поразмыслив, я построил день таким образом, чтобы иметь возможность писать вторую статью во время обеденного перерыва на работе. Это никак не повлияло на мою производительность в течение дня, однако теперь у меня больше свободного времени вечером. Подумайте, как бы вы могли перераспределить или оптимизировать свои задачи в течение дня?

Часть 3: Эффективность

Сконцентрируйтесь на 1 деле

Существует определённая иллюзия относительно того, что, выполняя несколько дел одновременно, можно успеть больше. Однако, наш мозг не может сконцентрироваться на качественном выполнении нескольких задач одновременно, и в итоге времени на это уходит больше, чем на выполнение каждой из этих задач по отдельности.

Возьмите за правило работать в один момент времени исключительно над одним делом, полностью исключая отвлекающие факторы. Так вы не только успеете сделать больше, но и будете выполнять всё качественно и сохранять больше сил.

Помните об отдыхе

Как бы удивительно это не звучало, качественный отдых – это важный шаг к тому, чтобы всё успевать. В этом я убедился уже неоднократно. В частности, иногда я ставил перед собой очень большое количество задач, работал рано утром, вечером после работы, и на выходных. Конечно, сперва я шел в отличном темпе, однако в один момент я «выгорал» и продуктивность снижалась многократно. За то время, пока я восстанавливал силы, я успевал уже прилично выбиться из графика.

Чтобы не повторять моих ошибок, научитесь распределять свои силы так, чтобы у Вас всегда было время на отдых. Не планируйте много дел на выходные – дайте себе хотя бы один день, когда можно полноценно отдохнуть. Только не забывайте, что сидеть перед монитором – это не отдых. Лучше выбирайтесь на природу, хорошо высыпайтесь и посвящайте время общению с друзьями, физическим упражнениям, или чтению.

Исключите отвлекающие факторы

Раньше мне нравилось работать, когда в комнате включен телевизор (в данном случае я имею ввиду работу над сайтом и написанием статей). Мне казалось, что это делает процесс работы более приятным не таким утомительным. Однако, со временем я заметил, что при включенном телевизоре моя производительность снижается в 2-3 раза!

Это привело меня к мысли, что отвлекающие факторы нужно исключать на 100%. Выключить телевизор, убрать смартфон подальше, и сконцентрироваться только на текущем деле.

Засекайте время

Многие известные исследовали в области тайм-менеджмента утверждают: чтобы быстрее и эффективнее справиться с любой задачей, необходимо установить время для её выполнения, и постараться уложиться в срок. Кроме того, учеными доказано, что ограничение по времени помогает мозгу работать более эффективно.

Данный принцип можно применять абсолютно во всем, и результат будет один – вы будете работать быстрее. Только надо засекать время обдуманно – не слишком мало и не слишком много. Возьмите за правило пользоваться секундомером, когда приступаете к выполнению какой-либо задачи, и это будет ещё одним важным шагом к тому, чтобы всё успевать.

Вознаграждайте себя

Помните о том, что в любом деле важна мотивация. И стоит мотивации исчезнуть, как вдруг вы почувствуете, что желание трудиться и достигать целей — пропало. Чтобы этого не произошло, нужно постоянно себя мотивировать. Отличный способ в данном случае – вознаграждать себя за достижения.

Если вы ставили перед собой большую цель, и смогли её добиться – сделайте что-то приятное самому себе. Например, угостите себя вкусным блюдом, купите желанную вещь, или расслабьтесь за просмотром любимого сериала. Главное, чтобы у Вас в голове сложилась устойчивое понимание того, что за достижением цели следует награда. Это поможет Вам всегда сохранять мотивацию, не прекращать двигаться к своим целям, и конечно же, всё успевать.

Пройти обучающий вебинар

Рекламная интеграция:

Друзья, если тема Вас заинтересовала, и Вы хотите совершить решительный рывок в личной эффективности, научиться успевать ещё больше, очистить ум и перезагрузить сознание, советую Вам курс «Детоксикация мозга» от Викиум, который поможет Вам:

1. Сконцентрироваться на важном.
2. Снизить уровень стресса и тревоги.
3. Улучшить качество сна и отдыха.
4. Уменьшить рассеянность внимания.
5. Избавиться от токсичных мыслей.

Тренинг состоит из 10 уроков и практических заданий. Вы получите инструменты и упражнения, а также видео- и аудиоматериалы. По окончании курса дадут ценные рекомендации по самостоятельной практике.

Автор онлайн-обучения – Виктор Ширяев – эксперт в области интегральной философии и психологии развития.

Если курс вам не подойдет, то в течение 7 дней вы сможете вернуть свои деньги.

Спасибо за внимание, желаю Вам удачи!

Как все успевать? Тайм-менеджмент – это эффективный инструмент, который позволяет наладить свою жизнь без дедлайнов. В современном суматошном мире этот навык может оказаться очень ценным как на работе, так и дома.

Как влияет? Вы удивитесь, если проанализируете, сколько времени тратится только на серфинг в соцсетях. Представьте, сколько можно было бы успеть, если не проводить часы за просмотром видео. Но неужели тайм-менеджмент вынудит вас вообще отказаться от общения в Сети?

Почему так трудно успевать все дела

Сейчас многие задаются вопросом: как сделать так, чтобы всё успевать. Под этим подразумеваются не только дела, но и отдых, увлечения, личную жизнь.

Людям не хватает времени по многим причинам. Рассмотрим самые существенные из них:

• Многозадачность. Когда в течение дня необходимо успеть сделать много дел: работа, учёба, спорт, походы по магазинам, воспитание детей и т. д. При этом хочется ещё и просто расслабиться и вовремя лечь спать. В общем, задача не из лёгких.
• Бесполезные занятия. Сюда относятся «залипание» в гаджетах, просмотр сериалов, новостей, бестолковые разговоры по телефону и т. д. Если вы поставили перед собой цель всё успевать, то от таких занятий придётся отказаться или свести их к минимуму.
• Лень. Это естественное чувство, в той или иной мере свойственное большинству людей. Но если она становится причиной проблем, то, наверное, не стоит позволять ей управлять вашей жизнью.
• Неэффективность или низкая результативность. Это когда какое-то дело растягивается на длительное время, но объективно его можно завершить за более короткий период. Если присутствует такая производительность труда, то успеть всё сделать будет очень сложно.
• Низкий уровень энергии. Причин такому состоянию много, на физическом плане это гиподинамия, некачественное питание, недостаточное пребывание на свежем воздухе.

Скачать
файл

Мы выяснили основные причины нехватки времени. Теперь разберём, что нужно делать для измерения ситуации, и как планировать день, чтобы всё успевать.

Как распределять время, чтобы все успевать на работе

Как распределять время, чтобы начать всё успевать на работе? Зачастую рабочие задачи «валятся» с такой скоростью, что не хватает времени даже на перекус, не говоря уже о полноценном обеденном перерыве. Многие сотрудники допоздна задерживаются на работе. Естественно, при таком графике не остаётся времени на отдых и личные дела. В таком случае необходимо взять паузу и по возможности оптимизировать процессы.

Приведём несколько конкретных методов, с помощью которых вы сможете рационализировать рабочий процесс и успевать реализовать все намеченные планы.

Долой микроменеджмент

Не нужно пытаться всё делать самостоятельно, часть обязанностей необходимо делегировать, таким образом более эффективно используя собственный ресурс и возможности своей команды. Но если вы будете за всеми всё перепроверять и доделывать, то времени и сил на более важные дела не останется.

Безусловно, легче и быстрее исправить самому, чем объяснять коллегам, как нужно сделать. Но, взвалив на себя всю работу, во-первых, вы не оставляете шансов для развития своим коллегам, во-вторых, эффективность команды будет очень низкой. Поэтому стоит выделить время и подробно объяснить сотрудникам принцип выполнения задания: что и как делать, и почему именно так.

Делегируйте грамотно

Важным для руководителя является знание сильных и слабых сторон своих подчинённых. Только в этом случае можно правильно распределять обязанности и получать хороший результат от командной работы. Если специалист хорошо делает презентации, то именно ему следует поручать подобные задания. А талантливого переговорщика нужно привлекать к участию в деловых встречах. Делегирование обязанностей по такому принципу может повысить результативность работы в несколько раз.

Правильно распределяйте задачи

При этом полезно руководствоваться принципом Парето 20/80, суть которого заключается в здравой оценке эффективности деятельности и направлении усилий на самое важное, способное принести максимальный результат.

Планирование производственных задач стоит проводить в начале недели. Нужно определить наиболее важные из них, которые помогут продвинуться в достижении глобальных целей. При этом не сильно важные и не очень срочные дела можно отложить.

Выбирайте менее ресурсозатратный способ решения задач

Некоторые производственные задачи лучше выполнить к установленному сроку, чем, стремясь довести до идеала, нарушить период сдачи.

Но нужно чётко понимать, о чём идёт речь: если это важный документ для значимой конференции, такой принцип будет неуместен. А если это в большей степени формальность, то нет смысла тратить время на усовершенствование. В таком случае целесообразно выбрать способ, не требующий больших затрат ресурсов.

Don’t work hard, work smart

Если ради безупречного выполнения рабочей задачи вы полностью выключаетесь из обычной жизни, отдавая всего себя работе, то стоит взять паузу и задастся вопросом – а стоит ли это таких жертв? Вспомните фразу «don’t work hard, work smart», что переводится – «не работай усердно, работай с умом».

Как, решая производственные задачи, всё успевать вовремя? Если вы постоянно надолго задерживаетесь после окончания рабочего дня, то в большинстве случаев это означает отсутствие организованности. Наверняка есть возможность оптимизировать какие-то процессы, чтобы качественно сделать работу с соблюдением дедлайна, сохранив при этом свой жизненный ресурс.

Многозадачности не бывает

Для качественного выполнения любой работы внимание должно быть сосредоточено только на ней. Если постоянно отвлекаться на посторонние внешние раздражители, то есть большая вероятность совершения ошибок. Поэтому во время выполнения задания стоит сконцентрироваться только на нём и лучше на этот период отключить звук уведомлений в мессенджерах. Это позволит более эффективно и быстро решить поставленную задачу.

Параллельно делать несколько дел можно в том случае, если они не требуют высокой концентрации внимания и могут выполняться автоматически.

Используйте возможности технологий

Существует множество приложений и программ, облегчающих жизнь, просто вы пока не знаете о них. Потратьте немного времени на выяснение данного вопроса, и, возможно, вы сможете оптимизировать свою работу, например, избавившись от необходимости контролировать статус задач.

Разобравшись один раз, вы надолго облегчите свою жизнь.

Разделяйте рабочее и личное время

Конечно, бывают дни, когда нужно задержаться на работе на столько, на сколько необходимо. Например, это презентация нового проекта, подготовка к которой длилась не один месяц. Но часто бывает так, что человек, жертвуя личным временем, полностью отдаётся работе. Отсюда профессиональное выгорание и проблемы в других сферах жизни.

Беда в том, что в современных реалиях такое явление стало обыденностью. Согласно статистике института общественного мнения Gallup, 44 % работников периодически беспокоит проблема выгорания, а чуть более 20 % ощущают его постоянно. Очевидно, что такая ситуация является ненормальной, и нужно что-то предпринимать для её изменения.

Освобождайтесь от домашних хлопот

Понятно, что домашние хлопоты никто не отменял. Но здесь стоит разобраться, приносят ли они вам удовольствие. Например, если приготовление блюд для вас в радость, то, конечно, готовьте самостоятельно. А если вы это делаете через силу, то, возможно, есть смысл хотя бы частично делегировать эту обязанность.

Сейчас нет необходимости в хождении по магазинам: можно организовать доставку на дом всего, что вам нужно – вы высвободите много времени для более важных дел. Это же касается и уборки – клининговые службы наведут порядок не хуже вас.

Во время аврала включайте дополнительные резервы

Относитесь бережно к себе – в период завалов позволяйте себе добраться на работу на такси, а не на общественном или личном транспорте. Таким образом часть рабочих задач можно успеть выполнить во время пути, не отвлекаясь на дорожные пробки или других пассажиров.

Но все вышеперечисленные рекомендации будут бессмысленными, если вы не любите свою работу. Ваш труд не будет продуктивным, когда профессиональная деятельность не приносит удовольствия.

15 советов для тех, кто планирует все успевать дома

Как всё успевать дома и не уставать? Если вы хотите делать все домашние дела и при этом не выбиваться из сил, обратите внимание на представленные ниже 15 рекомендаций. Они универсальны, подойдут и домохозяйкам, и учащимся школ и вузов, и менеджерам среднего звена. Особенно будут актуальны фрилансерам и удалёнщикам, которые дома решают и производственные, и домашние задачи.

Планируйте дела на следующий день

Если вы считаете, что планирование дня ограничивает вас, то вы сильно ошибаетесь: оно, наоборот, даёт вам свободу. Вечером составляйте перечень дел на следующий день, тогда вероятность того, что все важные задачи будут решены, повысится.

Для этой цели подойдёт обычный блокнот или электронный планировщик, который поможет разбивать дела на подзадачи, контролировать дедлайны, вести несколько проектов одновременно и т. д.

Утром «съешьте лягушку»

Данное словосочетание обозначает нахождение самой большой и важной задачи из своего графика рабочего дня и полное её решение. Но почему именно лягушку? Всё дело в том, что эта задача не только самая крупная, но ещё и неприятная, как это несчастное земноводное — за неё не хочется браться.

«Есть лягушку» необходимо с утра, пока еще много сил и мотивации, а всё, что даётся легко, отложить на вторую половину дня, когда разберётесь с не совсем приятными делами. Если утром вы так и сделаете, то вопрос «как всё успевать в течение дня» уже не будет актуален.

Делите крупные задачи на маленькие составляющие

Зачастую люди ставят перед собой большие цели, но осознание их масштабности и больших трудозатрат тормозит начало выполнения таких дел.

Намного проще выполнять любую крупную задачу, разделив её на более мелкие подпункты. Например, вам нужно разобрать несколько стеллажей с архивными документами. При виде такого объёма работы желание что-то делать отпадает сразу. А если разбить это дело на более мелкие (каждый день разбирать по половине одного стеллажа), то это упростит движение к реализации цели, и в течение нескольких дней задание будет выполнено.

Метод «Помодоро» способствует более продуктивной деятельности

Данная техника помогает работать эффективнее и быстрее приступать к решению задач.

Суть её такова:

• Перед началом работы включите таймер (например, на смартфоне).
• Заведите его на 25 минут и начните выполнять какую-либо задачу.
• После истечения данного времени сделайте паузу в работе на 5 минут.
• Отдохнув, повторите цикл снова: 25 минут работы → 5 минут отдыха.

Так можно разбить рабочий процесс на несколько частей – помидоров. Регулярные перерывы позволяют усвоить всё, что произошло в течение последнего цикла, и сделать нужные выводы, что способствует более продуктивной работе.

Обязательно отдыхайте от работы

Иногда мы так хотим выложиться на работе по максимуму, что забываем об отдыхе. И часто в начале недели мы успеваем всё, а ближе к её концу запал постепенно пропадает, продуктивность труда снижается, и успеть сделать намеченное уже намного сложнее. Как всегда всё быстро успевать?

Организму нужно давать отдых, даже если кажется, что вы не устали. Во время трудового процесса делайте перерывы: прогуляйтесь на свежем воздухе, почитайте книгу, посмотрите фильм. Очень важно после работы отключаться от производственных задач, чтобы дать возможность мозгу отдохнуть. Вы не будете эффективны в трудовой период, если мало или некачественно отдыхаете.

Учитесь говорить «нет»

Если вы не умеете говорить «нет», то забудьте о том, чтобы всё успевать. Все любят безотказных людей, которые отодвинут свои планы ради помощи другим. Но, согласитесь, если всегда проявлять такой «альтруизм», то на свои задачи и жизнь времени и сил не останется. Важно научиться успевать всё, что является приоритетным для вас, а не для окружающих.

Если вы научитесь отказывать людям в помощи, когда она мешает вашим собственным интересам, то почувствуете себя намного свободнее. И не переживайте, после этого окружающие не перестанут с вами общаться, а, наоборот, отнесутся к вам с большим уважением.

Соблюдайте дедлайны

Организовать трудовую деятельность помогает соблюдение временных рамок. Ставьте чёткие реальные сроки, например, изучить программу к последнему дню текущего месяца или приготовить обед к 14.00.

Когда вы наметили конечный срок, вам легче распределить время на выполнение задачи целиком. Так вы поймёте, как успевать всё за день, и будете делать больше нужных дел в течение обозначенного промежутка времени.

Корректируйте планы и задачи

Вносить коррективы в свои планы — это нормально.

К примеру, вы запланировали выучить язык программирования Python за один месяц. Но по ходу учёбы поняли, что эта задача для вас слишком сложная, и за месяц справиться с ней не удастся. Ничего страшного, если вы внесете изменения, увеличив срок в два раза.

Полноценный сон обязателен

Сон должен быть полноценным. Не жертвуйте ночным отдыхом ради работы, так повысить продуктивность не получится.

Оставлять на сон нужно не меньше 7-8 часов. Регулярный недосып в скором времени скажется на вашем самочувствии, и, как следствие, на эффективности деятельности. Поэтому лучше сделать меньше, но более качественно, чем пытаться объять необъятное.

Не ждите мотивацию, действуйте

Часто бывает так, что люди оправдывают своё бездействие отсутствием мотивации. Но ждать её можно очень долго, поэтому просто делайте.

Стоит начать выполнять важное дело, и вы увидите, как в процессе работы возрастает увлеченность ею. Мотивация как аппетит, который приходит во время еды.

Развивайте самодисциплину

Самодисциплина — это ответственность. Выполняйте все запланированные с предыдущего вечера дела, не ведитесь на уловки ума, который переключает ваше внимание на телевизор, новостную ленту или соцсети.

Самоорганизация помогает достижению любых целей, поэтому очень важно её тренировать.

Поощряйте себя

Не забывайте хвалить себя за выполненные дела. После продуктивной работы наградите себя кусочком торта или шопингом.

За любую даже небольшую победу важно поощрять себя, так не пропадёт стимул и вдохновение.

Прекращайте прокрастинировать

Иногда очень сложно справиться с прокрастинацией. Откладывая дела, вы не отдыхаете, а растрачиваете свои ресурсы на ненужные действия, вместо того чтобы вложить их в то, что действительно важно.

На просторах интернета можно найти много информации о том, как избавиться от этой вредной привычки. Возьмите за основу сначала выполнять дела, а потом уже просматривать новостную ленту, заходить в социальные сети, болтать по телефону и т.д.

Весь этот поток информации, льющийся на вас из разных источников, на самом деле сильно перегружает ваш мозг, и потом ему сложно сосредоточиться на выполнении важных запланированных задач.

Зарядка обязательна

Непременно делайте не менее двух разминок в течение дня. Так улучшается кровообращение, мозг снабжается кислородом, и ваша деятельность становится более эффективной.

Обязательно пейте воду

Как правило, офисные сотрудники в течение рабочего дня выпивают несколько чашек кофе, а о воде вообще не вспоминают. Но даже если пить не хочется, то нужно постепенно приучать свой организм к чистой воде – пейте понемногу, но часто. Вы, наверное, не раз слышали о двух литрах воды, которые необходимо выпивать за день. Если вы не можете столько употребить, то ничего страшного – пейте столько, сколько можете, главное, не забывайте об этом.

Сейчас много различной информации о пользе воды для организма человека, почитайте и примите к сведению. Во время занятий спортом или любой физической активности вы точно не забудете о воде, а вот сидя в офисе за компьютером, сделать это очень просто. Поэтому, если вам сложно вспомнить, ставьте напоминание в телефоне и пейте, это очень важно.

Если вы применяете все рекомендации, но всё равно не успеваете что-то сделать, то, возможно, вы требуете от себя слишком многого. Может быть, стоит снизить планку продуктивности? И тогда для вас станет очевидным, как выполнять все намеченное и жить полной жизнью.

Инструменты и сервисы, которые помогут все успевать

Помочь организовать своё время помогут различные сервисы и инструменты. Самые востребованные из них:

• Онлайн-календари

Подходят для составления рабочих планов, а также организации других сфер жизни. Календарь сохранит все внесённые цели и задачи на заданный промежуток времени, и вы точно не забудьте выполнить какой-то из пунктов. Также можно для каждого дела установить напоминание.

• Сервисы по созданию заметок

Если раньше мы писали напоминания на бумаге, то сейчас это удобно делать в электронном виде. В сервисе «Заметки» есть возможность добавления картинок, документов, аудиофайлов, что иногда бывает очень кстати.

• Трекеры привычек

Это приложение, в котором вы обозначаете цели и отмечаете, с какой периодичностью работали над ними. С помощью такого инструмента можно отслеживать прогресс и поддерживать мотивацию.

• Сервисы для управления проектами

Самым простым и популярным из них является Trello. Программа представляет собой облачный сервис для управления проектами и координации командной работы. Одними из элементов приложения являются доски с проектами, к которым добавляются карточки с задачами.

Способов использования досок много. Для того чтобы понять, какие задачи требуют первостепенного внимания, можно создать несколько столбцов с обозначением сфер жизни. Затем выбрать те из них, которые хотите улучшить, и описать, какой результат вы желаете получить в итоге. После этого можно создать столбец «Действия», в котором используются карточки с конкретными манипуляциями, приводящими к намеченному.

• Pomodoro

Выше уже был описан принцип метода Pomodoro, когда периоды активной деятельности сменяются небольшими перерывами на отдых. Для соблюдения времени работы и отдыха удобно пользоваться специальными сервисами, например, Pomodoro Tracker, используя который, можно настраивать нужные временные интервалы и создавать задачи.

Приложение Focus To-Do, объединяющее в себе «помидорный» таймер и менеджер проектов, устанавливается и на iOS, и Android.

8 книг для тех, кто хочет все успевать

• «Джедайские техники», Максим Дорофеев

Многие люди лишь теоретически знают, как можно всё успевать, но на практике эти знания применяют лишь единицы. Автор книги подробно объясняет причины такого явления.

В книге описано, как устроено мышление человека, как эффективно расходовать ресурсы мозга, что нужно для концентрации внимания, как правильно ставить цели, как работать продуктивно.

• «Организованный ум», Дэниел Левитин

В своей книге Дэниел Левитин рассказывает о том, как структурировать информацию, научиться различать основное и второстепенное, и как привести в порядок свою жизнь.

• «Просто Космос», Катерина Ленгольд

В книге описываются различные Agile-методологии. Каждая из них имеет свои характеристики и плюсы, но все они направлены на повышение качества и эффективности командной работы. Автор делится с читателями секретами, как правильно применять эти методологии в повседневной жизни, чтобы достичь успеха в работе и личной жизни и при этом всё успевать.

Из книги вы узнаете, как справляться с прокрастинацией, восстанавливать жизненный ресурс за счет качественного сна, питания и развития эмоционального интеллекта.

• «Как работать в рабочее время. Правила победы над офисным хаосом», Сергей Бехтерев

Офисный хаос — повседневная картина каждого канцелярского работника, когда продуктивно работать удаётся лишь в нерабочее время. Происходит так потому, что значительная часть рабочего времени растрачивается впустую.

Книга не только про тайм-менеджмент. Она о том, как грамотно и со смыслом выстроить рабочий процесс в компании для достижения максимальной эффективности и экономии рабочего времени. В книге 150 правил, соблюдая которые, можно сэкономить до 20 часов рабочего времени в неделю, а освободившееся время посвятить другим сферам жизни: семье, друзьям, учёбе, здоровью, спорту и т.д.

Если вам интересно, как всё успевать на работе в условиях многозадачности, то обязательно прочтите эту книгу.

• «Начни с главного. Один удивительно простой закон феноменального успеха», Гэри Келлер, Джей Папазан

Эта книга стала бестселлером, она заняла первые строчки в рейтингах Wall Street Journal, NewYork Times и USA Today, была переведена на 26 языков.

Основная методика, описываемая в книге, заключается в том, что в каждом проекте, сфере жизни нужно концентрировать внимание исключительно на одной задаче и направлять все ресурсы только на неё. Может, это кажется нелепым, однако большинство успешных людей на самом деле фокусировались на одной цели и в итоге достигали ошеломляющих результатов. В произведении авторы делятся секретами, как достичь успеха за непродолжительное время, а также рассказывают, как научиться направлять внимание и энергию на одну задачу, как правильно восстанавливать организм после стрессовых ситуаций и совершенствовать навыки.

• «Книга о потерянном времени. У вас больше возможностей, чем вы думаете», Лора Вандеркам

Наверное, вы замечали, что один человек за определённое время успевает сделать много дел и при этом остаётся в ресурсе, а другой за этот же промежуток времени не доведёт до конца ни одно из них, зато сильно устанет. В книге автор объясняет, на что на самом деле расходуется время, и как можно грамотно использовать его. Как правильно распределять рабочие часы, чтобы подняться по служебной лестнице, как расставлять приоритеты, чтобы организовать свою личную жизнь – всё это вы узнаете из книги. Лора Вандеркам даёт пошаговую инструкцию, как все успевать на работе и дома.

• «Не бойся действовать. Женщина, работа и воля к лидерству», Шерил Сэндберг

Тема женского лидерства всегда будет актуальной – об этом рассуждают, спорят, его поддерживают или, наоборот, считают чем-то ненормальным. Наверное, дискуссии по этому поводу не утихнут никогда. Книга Шерил Сэндберг предоставляет возможность женщине сделать большой шаг вперед и не только карьерный, но и внутренний, личностный, приближающий к её мечтам и целям.

Автор очень точно подмечает, что успешный мужчина вызывает положительные эмоции и у мужчин, и у женщин, однако успешная женщина не нравится ни тем, ни другим. Таковы стереотипы, сложившиеся в обществе, но чем больше женщин будут занимать руководящие должности, тем быстрее изменится эта ситуация.

Шерил Сэндберг – операционный директор Facebook, мама двоих детей, в 2011 году заняла пятое место в списке ста самых влиятельных женщин мира по версии Forbes. Шерил относится к такой категории людей, которые считают, что в их распоряжении находится множество карьерных и жизненных возможностей. Однако, на собственном опыте столкнувшись со всевозможными преградами, она научилась преодолевать их сама и помогать в этом другим женщинам.

• «На пределе. Неделя без жалости к себе», Эрик Бертран Ларсен

Эта книга об испытании себя «адской неделей». Hell Week или курс молодого бойца – это семь дней, которые бойцы специального назначения в ходе подготовки проживают на максимуме своих физических и умственных возможностей. Автор, сам служивший в спецназе, отмечает, что для большинства бойцов эта неделя становится переломным моментом на пути к самосовершенствованию. В своей книге Эрик Бертран Ларсен адаптировал адскую неделю для гражданской жизни.

«Гражданская версия» этих семи дней представляет собой интенсив, который реально осилить любому человеку. Начинается он в понедельник в 5.00 утра и заканчивается в воскресенье вечером. За это непродолжительное время человек узнаёт себя с новой стороны.

«Адская неделя» покажет вам ваши реальные возможности, которые вы не используете, потому что ленитесь, боитесь сложностей и идёте по пути наименьшего сопротивления. Книга научит, как начать всё успевать каждый день: работать эффективнее, больше заниматься физической активностью, качественнее отдыхать и т.д.

В течение этих семи дней вы будете есть здоровую пищу, рано вставать и также отходить ко сну. Вы научитесь концентрировать внимание на конкретной задаче, грамотно расставлять приоритеты, отметать всё лишнее и, как следствие, успевать всё, что хочется. За эти дни у вас получится кардинально изменить себя в лучшую сторону.

Мотивирующие фильмы о том, как все успевать

Предлагаем вашему вниманию список вдохновляющих фильмов о тайм-менеджменте, которые помогут вам лучше понять, как всё успевать в реалиях современной жизни:

• «День сурка»/«Groundhog Day», 1993

Это фильм о неумолимом течении времени и о том, как глупо тратить его впустую. Сюжет картины описывает историю циничного метеоролога Фила Коннорса, приехавшего в городок Панксатони и попавшего там во временную петлю во время ежегодного празднования Дня сурка. Но только когда Фил переосмыслил своё отношение к миру, он смог завоевать внимание любимой девушки и освободиться от петли.

Наверняка вам тоже иногда казалось, что вы застряли на каком-то одном жизненном моменте и всё движется по кругу. Люди автоматически выполняют много повторяющихся действий и ненавидят такую реальность и себя самого.

• «Время»/«In Time», 2011

Сюжет картины разворачивается вокруг героев мира будущего, в котором все жители планеты стали бессмертными. Но есть один минус — за любое удовольствие им приходится платить собственной жизнью. Дело в том, что бессмертие заключается в наличии у человека определённого количества времени, отведённого на жизнь, которым он расплачивается.

Получается, что единственной валютой выступает время человека. У кого-то времени масса, а у кого-то – минуты. Главный герой фильма имеет всего один день, и он пытается прожить его на максимуме своих возможностей.

• «Клик. С пультом по жизни»/«Click», 2006

Как часто мы торопим время и стремимся приблизить долгожданный момент. Главный герой картины испытал на себе все прелести управления временем. По сюжету он находит необычный пульт, с помощью которого может управлять своей жизнью: ускорять время, «перематывать» жизненные обстоятельства, ставить существование на паузу, чтобы вспомнить какую-то информацию.

И только к концу Майкл осознаёт, что прожил пустую жизнь. Этот фильм о ценности каждого мгновения, о том, что счастье находится не где-то далеко впереди, а здесь и сейчас.

• «Последний отпуск»/«The Last Holiday», 2006

Главная героиня фильма узнаёт о смертельном диагнозе и о том, что ей осталось жить несколько месяцев. Напоследок она решает воплотить в жизнь свою мечту и отдохнуть на дорогом курорте. Местные принимают Джорджию за эксцентричную миллионершу, а сама женщина, понимая, что терять ей нечего, начинает вести себя соответствующим образом. Смысл фильма заключается в осознании того, что не стоит ждать потрясений, чтобы изменить свою жизнь.

• «Заплати другому»/«Pay It Forward», 2000

Учитель обществоведения даёт ученикам необычное задание: придумать способ изменить мир и постараться воплотить в жизнь свою идею. Тревор предлагает неординарный подход к выполнению задания, заключающийся в бескорыстной помощи трём незнакомцам, каждый из которых, в свою очередь, также должен помочь троим людям. Таким образом количество благих дел должно расти в геометрической прогрессии.

Фильм повествует о жизненном пути человека, который может быть наполнен добром или бессердечием.

• «Исходный код»/«Source Code», 2011

Зритель смотрит картину глазами военного Колтера Стивенса, главной целью которого является раскрытие тайны взрыва поезда, где находится наш герой. Времени у него очень и очень мало, поэтому под подозрение попадает каждый пассажир.

Что можно сделать за восемь минут? Этот фильм о том, что за мизерный отрезок времени можно успеть очень много, а также о ценности каждой прожитой минуты. Если вы не понимаете, как можно успевать всё в срок, обязательно посмотрите этот фильм.

• «Таймер»/«Timer», 2009

События картины «Таймер» происходят в мире, где ученые изобрели устройство, способное определить точное время встречи человека со своей второй половинкой. Таймер вживляется в запястье и отсчитывает время до встречи настоящей любви. Такую рекламу волшебного прибора услышала одинокая Уна О’Лири и поспешила воспользоваться им.

Теперь она живёт в ожидании счастья. В это время девушка знакомится с парнем и влюбляется в него. Он тоже неравнодушен к Уне, но таймер не даёт сигнал. Героине предстоит борьба между её чувствами и показаниями прибора. Кто окажется победителем?

Каждый человек стоит перед выбором – жить по «указке» или решиться довериться чувствам. Стоит ли ждать далёкого чуда или оно здесь, рядом?

• «Джули и Джулия: Готовим счастье по рецепту»/«Julie&Julia», 2009

Чтобы отвлечься от работы Джули Пауэлл ставит перед собой цель: приготовить за год все блюда из знаменитой книги Джулии Чайлд «Осваивая искусство французской кухни». При этом она ведёт блог, в котором описывает свою жизнь и поставленную цель. Но, не получая обратную связь, героиня часто порывается забросить своё увлечение. Спустя некоторое время она собирается с силами и всё равно продолжает начатое.

Суть фильма такова, что важно не только ставить перед собой цели, но и, несмотря на встречающиеся на пути препятствия, добиваться их. Даже очевидные провалы не должны пугать, только упорство поможет насладиться результатом.

• «Загадочная история Бенджамина Баттона»/«The Curious Case of Benjamin Button», 2008

В начале XX века на свет появляется Бенджамин Баттон — человек, при рождении имевший внешность и состояние здоровья 85-летнего старика. Отец ужасается этому и подбрасывает Бенджамина в дом престарелых, где за ним начинает ухаживать медсестра. Главный герой проживает свою жизнь в обратном направлении — он немощного старика до несмышлёного младенца.

Старик влюбляется во внучку одной женщины из дома престарелых по имени Дэйзи и ждёт, когда достигнет того возраста, чтобы признаться ей в своих чувствах. Этот фильм о вечных ценностях и маленьких радостях, которые обычно люди оставляют незамеченными, а также о важности каждой прожитой минуты.

• Сказка о потерянном времени, 1964

Советский фильм «Сказка о потерянном времени» – это поучительная история про то, как злые волшебники решили вернуть себе молодость. Для этого колдуны нашли безалаберных детей, праздно проводящих время, у которых и отняли годы, превратив их в стариков. Снять заклинание можно было одним способом – до заката солнца превращённым необходимо было найти избушку, где жили волшебники, и перевести стрелки волшебных часов назад.

Как всегда всё успевать: работать, учиться, отдыхать, заниматься спортом, проводить время с любимыми и друзьями? Ответ прост – нужно грамотно организовать свою жизнь.

( 3 оценки, среднее 3.67 из 5 )

Иногда кажется, будто мы живем в мире идеально продуктивных людей, которые прошли специальный тренинг «Тайм-менеджмент для гениев», поняли, как все успеть за один день и делать много дел, а ты в это время в очереди за хлебом стоял. И теперь можешь только хлопать ресницами и недоумевать, как люди все успевают. А потом вздыхать и идти гуглить «как все успевать». Ну, или хотя бы «как успевать много, больше, чем сейчас».

Я была в этой лодке. У меня тоже был период, когда я ничего не успевала, утопала в заданиях по работе, не давала себе отдыха достаточно и вовремя, потому что «хочу много успевать, делаю недостаточно, как успевать больше — правильно, меньше отдыхать»… И да, вы угадали: потом я выгорела.

Я сделала кое-какие выводы. И хочу поделиться этим с вами.

1. Планировать день заранее

Когда вам хочется успеть многое, но нет четкого конкретного плана, конкретных задач на день — мозг впадает в прострацию.

Он не понимает, что от него требуется, за что хвататься. Он словно стоит перед огромной горой дел и не понимает, как успеть сделать все дела за день.

И он решает «Давай сначала кофе попьем, а потом что-нибудь с этим решим. Попил кофе? А в соцсетях посидел? Со всеми коллегами поговорил? Ну, тогда давай сделаем какое-нибудь совсем маленькое дело, а то я уже устал». И вопрос «как многое успевать за день» остается без ответа.

Чтобы так не было, нужно планировать заранее, особенно в те дни, когда много нужно успеть. План помогает не впадать в подсознательный страх перед грудой дел, а выявить в ней два-три главных и сразу же приступать к решению.

Таким образом в конце дня вы будете усталым, но удовлетворенным, потому что успел много сделать, причем быстро, и уже понимаешь, что делать дальше, и как успевать больше и завтра тоже.

2. Составлять список дел

Чтобы успевать делать много дел и понять, как организовать свое время, чтобы все успевать, необязательно составлять точное расписание. Достаточно списка дел. Он помогает выделить главное, то, чему вы уделите основное внимание.

Важно знать, что основная задача списка дел — разгружать мозг.

Другими словами помогать ему не тратить ресурсы на удержание в памяти тысячи мелочей и планов.

Поэтому записывать нужно буквально всё — только тогда списки дел и будут работать. Об этом пишет Дэвид Аллен (David Allen), автор теории Getting Thing Done (дословно: держи дела сделанными).

3. Избегайте многозадачности, старайтесь фокусироваться на одном деле

Вы наверняка уже не раз слышали о вреде многозадачности, особенно если вам много надо успеть за день, и вы пытаетесь понять, как правильно организовать свое время, чтобы все успевать.

Многозадачность вредна, потому что наш мозг очень не любит отвлекаться. Даже взгляд на уведомление в телефоне — уже нарушает рабочее состояние, сбивает, и на восстановление нужно не меньше 15 минут. Поэтому отвлекаться — нерационально.

И уж тем более нерационально в погоне за желанием успевать делать много дел пытаться совместить одну задачу с другой, например, смотреть лекцию и попутно делать рабочую презентацию. В итоге вы не усвоите ничего из лекции, она будет просто шумом на фоне, и сделаете презентацию за 2-3 часа, хотя могли бы уложиться в один. Это нерациональный расход временных ресурсов.

Уделяя все свое время и внимание одной задаче, вы сделаете ее быстрее, меньше устанете (мозгу проще заниматься одной деятельностью, а не двумя) и быстрее сможете отдохнуть.

4. Избегайте хронофагов

То есть, пожирателей времени. Всего, что вы делаете, но оно не приносит вам ни пользы, ни удовольствия. Чаще всего это социальные сети во всех проявлениях.

Основной принцип работы с хронофагами: нужно заранее решить, что вы будете делать, если попадете в ситуацию, которая подводит вам к хронофагу.

• Пример: у вас есть привычка сразу после пробуждения залезать в соцсети с мыслью «только проверю новости», и в итоге застревать там на несколько часов.
• Что нужно сделать: заранее решить, что вы либо не будете заходить в соцсети, либо, если это произошло, проведете там не больше десяти минут (можно поставить таймер).
• Принцип здесь следующий: в хронофаг вы проваливаетесь, потому что вашему мозгу легче выбрать хронофаг, чем придумать, как организовать свое время, чтобы все успевать, и заниматься работой. Продумывая заранее свои действия, вы даете мозгу костыль, на который он сможет опереться и вспомнить: «Ага, я же решил в такой ситуации сделать вот это! Так и поступлю».

Никакой мистики — сплошная нейробиология и когнитивистика.

5. Разбивать большие задачи на маленькие

Большая ошибка в попытках понять, как организовать свое время, чтобы все успевать — ставить себе глобальные цели, вроде «закончить проект», «сделать презентацию», «написать статью».

При такой постановке целей мозг видит только непонятный, далекий результат, а не конкретные действия, которые к нему ведут.

Эти действия нужно продумать. Составить список конкретных шагов, которые вы можете сделать буквально за 20-30 минут, и провести свой мозг по ним к конечной цели.

Такими маленькими шагами вы придете к конечному результату, даже не успев толком устать в процессе. А потом коллеги будут брать у вас консультации о том, как распределить свой день, чтобы все успеть, и льстить вашему самолюбию.

6. Используйте интервальный метод работы

Его открыл Натаниэл Клейтман (Nathaniel Kleitman), нейрофизиолог. Он выявил, что работе мозга свойственна интервальность. Мозг может продуктивно работать не более 90 минут, после чего активность падает.

Знаменитая «техника Помидора» основывается на открытии Клейтмана. Вам она наверняка известна: 25 минут сфокусированной работы — 5 минут отдыха — снова 25 минут работы — через 4 интервала получасовой перерыв. Но интервалы вы можете настраивать под себя, так, как вам удобно. Примеры: 25/5/30, 30/8/30 (мой случай), 45/15/45, 90/10/60.

Так вы обернете физиологические свойства вашего мозга себе на пользу, когда многое нужно успеть, и вы пытаетесь понять, как успевать много дел за день.

7. Делайте перерывы

Должно быть неожиданно прочитать такой совет в статье о том, как многое успевать за день. Но мозг любит частые, но небольшие перерывы — они помогают ему оставаться свежим и сосредоточенным.

Что важно знать:

• Перерывы означают смену деятельности. То есть, если вы работаете за компьютером — во время перерыва нужно встать, пройтись, сделать что-нибудь руками

Если во время рабочей сессии вы пишете, а во время отдыха читаете соцсети — это не перерыв, поскольку деятельность почти одна и та же, мозг не успевает разгрузиться, и к работе вы возвращаетесь уставшим.

Не допускайте превращения пятиминутного перерыва в получасовой. Для этого используйте таймеры.

8. Исключите отвлекающие факторы

Даже мимолетное отвлечение выбивает вас из состояния потока, а значит, вы успеваете меньше, хотя могли бы куда как много успеть за день.

Музыка, шум, разговоры, уведомления из соцсетей, телефонные звонки — постарайтесь исключить всё, на что можете повлиять.

9. Используйте приложения Forest (для Android) и Plantie (для Apple)

Они нужны, чтобы контролировать соблазн заглянуть в Интернет во время работы.

Принцип действия: вы ставите таймер, и пока он работает, а вы не отвлекаетесь — растет виртуальное растение. Если вы отвлеклись, закрыли приложение, зашли в интернет — растение погибает и давит вам на чувство вины. Также эти приложения отключают подключение к сети на время рабочих сессий — очень удобно.

10.  Работайте в публичных местах

Например, библиотеки, коворкинги, кафе, там, где одновременно много людей что-то сосредоточенно делают.

Почему это работает и как успевать делать много дел с помощью этого способа: человеку свойственен социальный стыд.

Когда все вокруг сосредоточенно работают — вам неловко отвлекаться, потому что не хочется мешать и ощущать себя хуже других.

Включается одновременно стыд и соревновательность, которые буквально не оставляют вам выбора, заставляя сфокусироваться и работать.

11.  Создайте идеальные условия для работы

Это не так тяжело, как кажется. Все, что вам нужно:

• Ограниченное время (например, два часа — четыре помидоро-сессии);
• Тихое и спокойное место, отсутствие интернета;
• Соседи, которые тоже будут работать;
• Конкретная задача, которую вам нужно выполнить.

12.  Если дело занимает меньше пяти минут — сделайте это прямо сейчас

Например, записаться к врачу, поздравить маму с днем рождения по телефону, помыть несколько тарелок, ответить на письмо, снять и повесить одежду в шкаф, чтобы потом не тратить гораздо больше времени на глобальную уборку, прибраться на столе.

Таким образом вы:

• Не держите в голове, что нужно это сделать, а сразу делаете;
• Получаете дофамин: небольшое дело сделано, маленькая цель достигнута, ваш мозг хочет получить еще дофамина, следовательно, он мотивирован работать;
• Ощущаете себя продуктивнее и наслаждаетесь результатом сделанного (например, чистым столом).

13.  Если дело нельзя сделать прямо сейчас — запишите его и сделайте при первой возможности

Чтобы не держать в голове. Например, вы на совещании, вам пришло в голову, что нужно купить подарок другу. Вы это записываете, выгружаете задачу из мозга, не тратите ресурсы на то, чтобы постоянно себе напоминать «купи это, купи это», и на следующих выходных покупаете.

14.  Выделите «день доделок»

Один из наиболее эффективных способов, как много успевать. Суть в том, что все дела, которые вы не успели сделать в течение недели, вы откладываете на один определенный день, например, каждую субботу, и когда суббота приходит — вы их выполняете.

Например, за неделю вы не успели заехать в магазин одежды за новыми джинсами, доделать отчет, продумать список подарков близким на Новый год. Всему этому вы уделяете внимание в «день доделок».

Этот способ дает вам следующее:

• Больше нет необходимости держать в голове кучу дел, которые неизвестно когда нужно доделать, и которые в итоге благополучно забываются окончательно;
• Вы избавляетесь от чувства вины за несделанное, потому что вы знаете, что сделаете это, и уже знаете, когда конкретно;
• Вы понимаете, что научились, как многое успевать за день, потому что день доделок позволяет вам закрыть за один день множество маленьких, но важных дедлайнов и задач.

15.  Используйте эффект Зейгарник

Эффект Зейгарник (Zeigarnik’s effect) заключается в том, что человек лучше запоминает прерванное действие, чем завершенное. Именно поэтому мы, например, мучаемся от чувства вины, припоминая перед сном все несделанные задачи из списка дел — это эффект Зейгарник. Но вы удивитесь, как много успевать вы сможете, если обернете эффект Зейгарник себе на пользу!

Вот, как это сделать: если вам нужно что-то сделать, но смертельно не хочется — начните это. Уделите этому буквально одну, две, три, пять минут. А дальше ваш мозг сделает все сам: он начнет зудеть незакрытым гештальтом, заставляя вас вернуться и закончить начатое.

16.  Избавьтесь от перфекционизма

Казалось бы, нет ничего дурного в стремлении к совершенству. Но правда в том, что совершенства не существует: любую задачу можно бесконечно доводить до идеала, но так в итоге его и не достичь, потому что всегда можно лучше.

И второе: существуют задачи разной приоритетности. Некоторые нужно выполнять на пределе своих возможностей, когда от них зависит ваша судьба, но большинство вполне потерпят не 100, а 80% стараний. Окружающие могут этого даже не заметить, поскольку у них в голове нет того идеала, к которому стремились вы, а значит, то, что для вас — 80% стараний, для них — все сто.

Таким образом вы сможете сэкономить время и выполнять больше задач, а значит, успевать больше и быть продуктивнее. Но важно не переборщить: снизить старания нужно до 80-90, а не до 20-30%.

17.  Создайте внешний дедлайн

У меня в жизни был период, когда я очень мало читала, хотя всегда это очень любила. Но вдруг снизилась мотивация к чтению, я занимала время другими занятиями, другим досугом.

Мне это не нравилось: всё-таки я пишу книги, я не имею права не читать, автор текстов и писатель должен быть начитанным. Поэтому я организовала себе внешний дедлайн: стала писать рецензии на книги и отправлять подруге, а также каждый день отчитываться мужу, что я читаю, и что об этом думаю.

То есть, я организовала себе внешнее воздействие, внешнее давление, и тем самым подстегнула свою продуктивность. Это работает, потому что нам часто подсознательно кажется, что внешние обязательства перед другими людьми важнее, чем обещания, которые мы даем сами себе.

18.  Не тратьте время на сомнения

Мозгу все равно, решаете ли вы задачу или только думаете об этом — он одинаково устает и от того, и от другого. Так пусть хотя бы устает продуктивно!

Если вы что-то решили — значит, уже взвесили все за и против. Значит, больше не нужно сомневаться — идите и делайте это. Не тратьте ресурсы мозга зря.

19.  Цель и мотивация

Они должны быть у каждого вашего действия. Это помогает предотвратить падение продуктивности. Что вам нужно знать:

• Чего вы хотите? Какова основная цель вашей деятельности? (Цель лучше продумывать по технологии SMART: конкретная, измеримая, достижимая, релевантная, ограниченная во времени)
• Почему вы этого хотите? Какова мотивация? Зачем вам достижение этой цели?
• Что конкретно вам нужно для этого сделать?

Если у вас все это четко и конкретно разложено в голове по полочкам — вы будете оставаться продуктивным.

20.  Основные принципы целеполагания

Наиболее оптимально иметь цель на месяц (максимум на 3, но не больше, дальше уже слишком глобально), 1-3 задачи, которые приближают вас к цели, на неделю, и от 1-3 конкретных шага, приближающих вас к цели, каждый день.

21.  Соблюдайте личные границы

Часто мы делаем гораздо больше, чем должны, чем можем, чем для нас продуктивно и комфортно. Причина — неспособность отказывать коллегам, начальству или даже близким и любимым людям.

Если вы тратите свое рабочее время на чужие обязанности, выполняете работу, которая очевидно ниже вашей квалификации, постоянно отвлекаетесь на звонки от родственников, а они все не прекращают, хотя вы просили — все это признаки нарушения личных границ. Их нужно восстанавливать и отстаивать, учиться деликатно, вежливо, но отчетливо говорить «нет».

Вы имеете право сами решать, на что тратить свое время, и другие люди должны с вами считаться, поскольку вы — такая же личность, как они, и заслуживаете уважения.

22.  Расставляйте приоритеты

Наверняка вы слышали про матрицу Эйзенхауэра: таблица, включающая в себя «срочно и важно», «важно, но не срочно», «срочно, но неважно», «не срочно и неважно» (первое вы выполняете в первую очередь, второе — как только появится время, третье делегируете, а четвертое убираете вовсе). Есть аналоги такой матрицы:

• Требует много сил, но дает большую отдачу (выполняем в первую очередь, пока есть силы) / Требует много сил, отдача маленькая (делегируем) / Требует мало сил, отдача большая (выполняем после первого пункта, когда основные силы растрачены, но еще есть время) / Требует мало сил, отдача маленькая (делегируем или удаляем).
• УДОД: удаляйте, делегируйте, откладывайте, делайте. Наиболее жесткая матрица приоритетов, которая предлагает выкинуть из списка дел все, что возможно не делать вообще (удалить), делегировать, отложить (например, это не срочно и не нужно делать прямо сейчас) и сфокусироваться на том, что осталось.

23.  Оптимизируйте задачи

Наверняка у вас есть задачи, которые вам приходится выполнять каждый день, или в течение дня несколько раз. Они отнимают буквально по пять минут, но часто.

Здесь такой же принцип, как в тратах денег на мелкие удовольствия: если месяц каждый рабочий день покупать по стаканчику кофе за 200 рублей, к концу месяца можно обнаружить, что куда-то исчезли четыре тысячи, которых как раз не хватает на крупную покупку.

С такими мелкими задачами происходит то же самое, но если деньги вы заработаете, то время уже не вернете.

Давайте посчитаем: допустим, вы каждые двадцать минут проверяете рабочую почту (2 минуты три раза в час).

• 2х3=6 минут в час.
• 6х8=48 минут каждый день.

Почти час вы тратите только на то, чтобы проверить почту и вполне вероятно ничего там не найти — за 20 минут ничего еще не успело измениться.

Гораздо проще и рациональнее выделить на разбор почты 5-10 минут в начале и конце рабочего дня, сразу же ответить на все письма, и больше не тратить на это время и силы.

24.  Оптимизируйте рабочее пространство

На нем не должно быть ничего лишнего. Открыты только рабочие вкладки, которые вам нужны, на столе — только рабочие инструменты и документы. В такой обстановке гораздо приятнее работать, плюс беспорядок и дополнительные вкладки — это отвлекающий фактор для мозга.

Плюс беспорядок таит в себе ловушку: если на рабочем столе кавардак, вы можете потратить много времени на то, чтобы что-то найти, а то и увлечься попытками разобрать рабочие файлы на несколько часов. Вроде бы благое начинание — а на самом деле опасный хронофаг.

25.  Совмещайте механическую работу с чем-нибудь полезным

Многозадачность — зло, но у всех людей есть задачи, которые не требуют особого вмешательства мозга.

Например, мытье посуды, готовка, уборка. Эти задачи можно совмещать с прослушиванием аудиокниг или лекций, разговором по телефону, просмотром сериала, чтобы сэкономить время: одновременно и отдых/саморазвитие/общение, и в то же время выполнение домашней работы.

Например, когда я готовлю, то всегда включаю в наушниках подкаст по психологии.

26.  Не забывайте поощрять себя за выполненные задачи

Это помогает оставаться мотивированным. Если пренебрегать поощрением и только ругать себя за несделанное — мозг будет испытывать стресс и давление, а значит, будет хуже работать.

Связка «результат — поощрение» очень мощная и мотивирующая, она может подстегнуть вас работать интенсивнее и больше.

Например, вы можете угощать себя каким-нибудь фруктом во время перерывов при интервальном методе работы, или в конце удачного рабочего дня, когда вы выполнили все поставленные цели, награждать себя дополнительной серией любимого сериала.

27.  Учитывайте свое состояние

Бывают дни, когда все валится из рук, или вас что-то сильно расстроило, или вы физически ужасно себя чувствуете, и работа не клеится.

Это нормально, так случается со всеми, и в этом нет абсолютно ничего страшного.

Нормально, правильно и более того — рационально будет в таком случае либо дать себе выходной, либо выполнять легкие задачи, не требующие большого напряжения умственных сил. Позже вы вернетесь к работе свежим и отдохнувшим и сделаете гораздо больше, чем в плохом состоянии и через силу.

28.  Старайтесь по возможности вести здоровый образ жизни

Это значит:

• Высыпаться каждый день;
• Каждый день делать гимнастику (20-30 минут) или ходить пешком столько же;
• Регулярно выходить на улицу, дышать свежим воздухом, впитывать солнечный свет;
• Регулярно и разнообразно питаться.

Ничего сложного, но это позволит вам оставаться энергичным, со свежей и ясной головой. Никакой секрет продуктивности вам не поможет, если вы будете пренебрежительно относиться к своему здоровью — у вас просто не будет сил ни на какие секреты.

Правила эффективного распорядка дня

• День нужно планировать заранее. Можно с вечера предыдущего дня, можно утром, но заранее, чтобы иметь четкий план действий и знать, на чем нужно сфокусироваться.
• 1-3 главные задачи в день. Не нужно пытаться запихнуть в день больше, чем туда помещается.
• Для этого заранее предположите, сколько времени уйдет на каждую задачу, постарайтесь при этом быть реалистом. Так вы сразу поймете, если выходите за рамки восьмичасового рабочего дня.
• Не забывайте выделять время на отдых и еду, вы не сможете все время только выполнять задачи.
• Распределите рабочее время в соотношении 60/40%, где 60 — это время, которое вы распределяете для работы, а 40% — это время для форс-мажоров и отдыха.
• Самое трудное — в первую очередь. Приниматься за это трудное дело нужно сразу, не позволяя себе упасть в хронофаг.
• Учитывайте биоритмы (в какое время суток вам легче работать).
• Лучше встать раньше утром, чем задержаться позже вечером, поскольку вечером, даже если вы сова, вы уже устали и будете непродуктивны.

Советы успешных предпринимателей, как планировать день, чтобы много успевать

1. Джастин Розенштейн (Justin Rosenstein), программист, участник разработки Gmail и Asana, заостряет внимание на вреде многозадачности и настаивает, что необходимо, чтобы были открыты только рабочие вкладки, чтобы ничто не отвлекало от вхождения в состояние потока.
2. Совет от Риз Уизерспун (Reese Witherspoon), актриса, продюсер, основательница компании Hello Sunshine: «Важно провести утро так, чтобы оно помогало тебе настроиться на продуктивный день! Я всегда провожу утро с мужем и детьми, затем часовая тренировка, и только после я занимаюсь работой. Очень важно уделять время семье, в конечном счете нет ничего важнее этого».
3. Генри Форд (Henry Ford), основатель крупнейшей в мире автомобильной компании, говорил: «Ни одна задача не сможет остаться сложной, если разбить ее на множество маленьких шагов».
4. Стив Джобс (Steve Jobs) заострял внимание на важности здоровья и необходимости уделять внимание себе и семье, потому что никакая работа не заменит близких рядом.
5. У Наполеона Бонапарта (Napoleon Bonaparte) была интересная привычка: он откладывал в сторону неважные письма. Пока он разбирался с тем, что заслуживало его внимания, вопросы из неважных писем успели решиться. Этот принцип может применить любой руководитель.
6. Майк Тайсон (Mike Tyson), знаменитый боксёр, абсолютный чемпион мира, рассказывал, что встает не позже четырех утра, а утренние часы считает самыми важными для продуктивного дня.
7. Советы от Илона Маска (Elon Musk), не нуждающегося в представлениях:
   • Как можно меньше совещаний. Совещаться только если это необходимо, жестко ограничивать время совещания, обсуждать на них только важные вещи.
   • Если вам нет необходимости присутствовать на совещании — уходите.
   • Если вам нужно связаться с кем-то — делайте это напрямую. (Маск выступает жестко против сложной многоступенчатой иерархической структуры в организациях)

Полезные книги по управлению временем

• Дэвид Аллен, «Как привести дела в порядок» (David Allen, “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”)

Скачать

Дэвид Аллен — автор целой теории тайм-менеджмента, которая идеально подходит людям, у которых накопились дела, кажется, что в жизни происходит сплошной кавардак, и они уже ничего не соображают. Книга Дэвида Аллена дает четкие указания о том, как привести хаос во всех жизненных сферах к четкой и упорядоченной системе, и поддерживать ее в дальнейшем.

• Чарльз Дахигг, «Власть привычки: Почему мы живем и работаем именно так, а не иначе» (Charles Duhigg, “The Power of habit”)

Скачать

Автор этой книги разбирает механизм формирования привычки, последовательные этапы, как складывается ситуация, заставляющая нас из раза в раз совершать то, о чем мы сами понимаем, что это неправильно и вредит нашей продуктивности и спокойствию. Вся наша жизнь состоит из привычек, все успевать — это тоже привычка, поэтому очень полезно знать, как они формируются, а значит — как ими управлять.

• Кэрри Глисон, «Работай меньше, успевай больше» (Carrie Gleason, “Work less, do more”)

Само название книги звучит как мечта, и о том, как достичь этой мечты, книга и рассказывает. Здесь тоже затрагиваются темы формирования полезных привычек, а также преодоления прокрастинации, привычки откладывать неприятные дела на потом, плюс советы по управлению подчиненными.

• Глеб Архангельский, «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»

Скачать

Классическая книга в области тайм-менеджмента, написанная, в отличие от многих, русским автором, понимающим именно наш менталитет, наши особенности мотивации и распределения времени. Автор придерживается достаточно жестких воззрений в тайм-менеджменте и нередко критикует общепринятые установки, а также много говорит о мотивации, личных целях и личных границах, поэтому может быть полезна и с точки зрения психологии тоже.

• Марина Ярославцева «Как все успеть. Тайм-менеджмент для мам»

Скачать

Часто матери — самые занятые люди на свете. Их рабочий день никак не регулируется, а начальник — требовательный младенец, которому она не сможет отказать, какие бы жесткие у нее ни были личные границы. Поэтому полезно будет прочитать эту книгу от автора, понимающей эти проблемы и сумевшей из них выйти.

В заключении

Ответ на вопрос «как успевать много делать» — многомерный и сложный, здесь много различных лайфхаков, подходов, среди которых нужно найти свои и научиться их совмещать.

Но основные принципы следующие:

• Планировать заранее;
• Работать сосредоточенно и не отвлекаясь;
• Отстаивать личные границы;
• Заботиться о здоровье;
• Следовать своим приоритетам, чтобы оставаться мотивированным.

Удачи!