Как завести электронную трудовую книжку самостоятельно через госуслуги пошаговая инструкция

На всех лиц, работающих по трудовым договорам, в СФР подаются «Сведения о трудовой деятельности» (форма ЕФС-1). Работодатели обязаны отчитываться по каждому работнику, в отношении которого производились какие-либо кадровые мероприятия – прием, увольнение, перевод на другую работу и т.д. Именно из этих данных, передаваемых работодателем, в СФР формируются электронные трудовые книжки (ЭТК) на каждое лицо, зарегистрированное в системе пенсионного страхования. При этом не имеет значения, отказался ли работник от бумажной трудовой, или продолжает ее использование. Ознакомиться с данными своей ЭТК работник может разными способами, в том числе, получив выписку из трудовой книжки через «Госуслуги». Расскажем, как это сделать.

Выписка из электронной трудовой книжки: «Госуслуги»

Данные о трудовой деятельности хранятся в СФР в цифровом виде. Тем, кто устроился на свою самую первую работу в 2021 году и позднее, трудовые книжки на бумажных бланках уже не оформляют, поэтому сведения обо всех периодах работы таких лиц включаются в ЭТК.

Сотрудники, сохранившие бумажную трудовую, или отказавшиеся от ее дальнейшего ведения, в электронной книжке найдут детальные сведения о работе, поданные работодателем, начиная с января 2020 года. Информация о местах и периодах работы до 31.12.2019 г. (включительно) будет представлена без детализации – эти сведения приведены в бумажной трудовой, поэтому в электронную ТК не включаются. Чтобы сведения за прошлые годы внесли в ЭТК, придется посетить отделение СФР с бумажной трудовой и обратиться к его сотрудникам.

Получение сведений из ЭТК на портале «Госуслуг» занимает не более нескольких минут. Документ подписывается УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью) СФР РФ и имеет такую же силу, что и бумажный документ.

Как получить электронную трудовую книжку через «Госуслуги» — инструкция

Для получения выписки из ЭТК необходимо иметь подтвержденную учетную запись на портале. При наличии такой записи достаточно просто авторизоваться на «Госуслугах». Если же подтвержденной учетной записи у физлица нет, ее следует получить, обратившись лично с паспортом и СНИЛС в любой центр обслуживания (адреса указаны на портале) либо в отделение Почты России, или онлайн – через банк, клиентом которого является гражданин (список банков размещен на сайте). Также получить подтвержденную учетную запись можно при помощи КЭП, если таковая имеется у физлица.

После авторизации и входа на портал можно приступать к запросу выписки.

Как посмотреть трудовую книжку в «Госуслугах»:

перейти на страницу «Услуги», далее использовать один из двух способов;
- первый способ — выбрать вкладку «Категории услуг» — «Работа и занятость» — в пункте «Все услуги» открыть «Трудовое право» — «Выписка из ЭТК»;
- второй способ – открыть вкладку «Органы власти» — выбрать «СФР» — «Выписка из ЭТК»;
на следующей странице откроется окно для получения выписки, здесь же можно найти информацию о том, что находится в электронной трудовой книжке, какой юридический статус она имеет и т.д. Нажимаем «Получить выписку»;
система сообщит, что запрос отправлен и в течение дня услуга будет оказана. Фактически документ формируется в течение нескольких минут.

Готовая выписка из ЭТК направляется в «Личный кабинет» на «Госуслугах». Чтобы ее увидеть, нужно войти в пункт «Заявления» и в списке документов найти «Предоставление сведений о трудовой деятельности…».

Выписка трудовой книжки в «Госуслугах» формируется в двух форматах – PDF и XML. Файлы можно открыть для просмотра или скачать, сохранить, распечатать, либо переслать на электронную почту.

Если каких-либо сведений о последних кадровых изменениях в выписке не обнаружено, нужно обратиться к своему работодателю – возможно, он просто еще не передал данные в СФР.

Читайте также: Как узнать баллы Пенсионного фонда на «Госуслугах»

Специализация: Гражданское, земельное, трудовое, уголовное право

Имеет более 15 лет юридического стажа в крупных холдингах Юга России.
Обладает опытом в области договорной и претензионной работы, мирного разрешения споров, судебного взыскания долгов и оспаривания прав на имущество.

Источник

Работодатели не оформляют бумажные трудовые книжки тем сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Но если у работника такой документ имеется, предложите ему добровольный переход на электронные трудовые книжки в 2023 году, объяснив преимущества сбора и хранения сведений о стаже в государственных базах данных. При этом вы, как кадровик (ответственное лицо), обязаны придерживаться специальных правил передачи информации.

Электронные трудовые книжки: что говорит закон

Перевод информации о деятельности работников в цифровую форму регламентирует статья 66.1 ТК РФ. Из нее следует, что электронная трудовая книжка — это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных Пенсионного фонда РФ. Данные о стаже граждан из бумажных книжек фактически переносят в единый электронный реестр, который для удобства назвали электронной трудовой книжкой (ЭТК).

Чтобы государственный реестр содержал полную и достоверную информацию, для работодателей ввели обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях, а в КоАП РФ закрепили ответственность за несоблюдение сроков подачи данных о работе и стаже сотрудников или их искажении.

С 1 января 2023 года Пенсионный фонд объединят с Фондом социального страхования, и его функции перейдут к новой структуре — Фонду пенсионного и социального страхования РФ. Несмотря на такие организационные изменения, трудовая книжка в электронном виде сохранится, у работодателей останутся те же обязанности, а у работников — права.

Обязателен ли переход на цифровой формат

Переход добровольный. Если работник захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. Но в любой момент он вправе передумать, написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку и получить бумажный документ на руки. Его обязаны выдать в течение 3 дней со дня подачи такого заявления. Тем, кто устраивается на работу впервые в этом году и позже, оформляют исключительно ЭТК.

Независимо от того, что решил сотрудник, работодатель обязан передать все сведения о трудовой деятельности гражданина в Пенсионный фонд. Очевидно, что кадровику приходится выполнять двойную работу: и бумажный вариант заполнять, и электронные данные передавать. Но пока нет законодательных инициатив, которые бы меняли трудовые книжки с 2023 года, последние новости для работодателей неутешительны: придется продолжать вести документы и на бумаге, и онлайн.

Подробнее: как написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Какие данные включают в ЭТК

На основании принятого в 2020 году ФЗ об электронных трудовых книжках, который и внес поправки в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», сначала сведения вносили за период с 01.01.2020. Уже с декабря 2020 г. Пенсионный фонд России начал собирать информацию о работе россиян за период до 31.12.2019 включительно. Сейчас в ЭТК доступны сведения о стаже, начиная с 2002 года, но при условии, что они имеются в распоряжении ПФР.

Если гражданин обнаружил, что в его ЭТК устаревшие, неполные, некорректные сведения, он вправе обратиться в ПФР с заявлением о переносе недостающих данных о работе из бумажной книжки на индивидуальный лицевой счет. Чиновники внесут всю информацию за период до 2020 года, а если возникнут сомнения — проконсультируются с прежними работодателями гражданина. Если в отчете СТД-Р, поданном ранее работодателем, отражен весь трудовой стаж, запрашивать бумажную ТК в ПФР не будут. И это последние новости о переходе на электронные трудовые книжки, который в 2023 году проходит в индивидуальном порядке.

Отличается ли чем-то ЭТК от бумажной версии

Состав информации в обоих документах идентичен. Но увидеть, как выглядит электронная трудовая книжка в 2023 году, нельзя — у нее нет физического носителя. Гражданин может посмотреть внесенные в базу данные в личном кабинете ПФР. Либо есть возможность получить их в виде выписки:

от работодателя по форме СТД-Р;
от Пенсионного фонда по форме СТД-ПФР.

Плюсы и минусы нового формата

Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:

невозможно потерять или испортить документ;
легкий доступ к своим данным, даже с мобильного телефона;
нельзя вносить изменения «задним числом».

Подробнее: минусы электронных трудовых книжек

Как перейти на ЭТК: пошаговый алгоритм

В 2020 году работодателей обязали уведомить сотрудников о переходе на новую форму учета до 01.01.2021. Те работники, кто сначала отказался от электронного варианта документа, вправе изменить первоначальное мнение и написать заявление о переходе на ЭТК в любое время. Разберем переход на электронные трудовые книжки пошагово в 2023 году, если один или несколько работников заявили о таком желании.

Шаг 1. Работник пишет заявление

Заявить о желании перейти на ЭТК разрешено в произвольной форме. Документ составляют от имени работника на имя руководителя организации. В нем указывают дату, с которой прекращается применение бумажного документа.

В 1С и других программах для учета уже внедрены формы заявлений, программа для ведения электронных трудовых книжек и отчетность в ПФР. Используйте их, чтобы упростить жизнь и себе, и работнику.

Шаг 2. Кадровик проверяет информацию по бумажному документу

Законодатель рекомендует проверить заполнение бумажных документов, чтобы между ними и цифровым вариантом не было расхождений. Иначе в ПФР попадут неверные сведения. Обратите внимание, как заполнить электронную трудовую книжку, — сведения направляются только о работе в организации, остальные данные внесет сам фонд.

Может пригодиться: как получить копию, если трудовая книжка электронная

Шаг 3. Кадровик готовит и сдает отчет по форме СЗВ-ТД в ПФР

После того, как работник подал заявление о переходе на ЭТК, кадровик (ответственное лицо, назначенное руководителем) формирует отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам по форме СЗВ-ТД. Подать его следует в срок до 15-го числа следующего месяца.

При иных кадровых изменениях сроки подачи СЗВ-ТД отличаются.

Поскольку данные о работе и стаже гражданина уже имеются в фонде, дублировать их при очередной подаче отчета не следует. Кадровик заполняет только 2 блока:

первый — со сведениями о работодателе (регистрационный номер, наименование, ИНН/КПП);
третий — с персональными данными о работнике (Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС).

Второй блок, с информацией о правопреемнике, заполняют при необходимости.

Чуть ниже в форме СЗВ-ТД есть строки о датах подачи заявления о переходе на ЭТК или сохранении бумажного документа. В нужной строке укажите дату, когда работник принес необходимое обращение.

Далее следует табличная часть, ее заполнять не придется. Но последний блок, с подписью руководителя и датой подачи формы СЗВ-ТД, заполнять обязательно.

Посмотрите образец заполнения отчета в ПФР.

Шаг 2. Кадровик проверяет информацию по бумажному документу

Может пригодиться: как получить копию, если трудовая книжка электронная

Шаг 3. Кадровик готовит и сдает отчет по форме СЗВ-ТД в ПФР

При иных кадровых изменениях сроки подачи СЗВ-ТД отличаются.

первый — со сведениями о работодателе (регистрационный номер, наименование, ИНН/КПП);
третий — с персональными данными о работнике (Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС).

Второй блок, с информацией о правопреемнике, заполняют при необходимости.

Посмотрите образец заполнения отчета в ПФР.

Пример заполнения СЗВ-ТД при переходе работника на ЭТК

Подать отчетность допустимо на бумаге, но при условии, что в компании трудятся меньше 10 человек. Если сотрудников больше, ПФР примет отчет только в онлайн-варианте, подписанный электронной цифровой подписью.

Если кадровик не подаст сведения вовремя или направит неполную, недостоверную информацию, его смогут оштрафовать по ст. 15.33.2 КоАП РФ на 300-500 руб. Но это полбеды: работник сможет подать в суд на такие действия должностного лица, если они привели, например, к снижению размера социальных выплат или отказе в назначении досрочной пенсии.

Шаг 4. Работодатель вносит изменения во внутренние кадровые документы

Локальные акты надо откорректировать в соответствии с изменением ТК.

Сотруднику, который отказался от ведения бумажной ТК, в книжке делают запись так, как рассказал Минтруд в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150.

Шаг 5. Работнику выдают бумажную трудовую книжку

Работникам, отказавшимся от бумажных книжек, наниматель обязан выдать их в течение 3 дней после получения соответствующего заявления.

Если сделан выбор в пользу электронной версии, возврат к бумажному носителю невозможен.

Есть еще один пункт из алгоритма, как перейти на электронные трудовые книжки в соответствии с действующими инструкциями, — сделать в книге учета движения ТК следующую запись:

Выдана на руки на основании письменного заявления Пэпэтэшиной Паулины Петровны о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

Как гражданину получить сведения о стаже

Сведения о стаже работы доступны в аккаунте ПФ, на Госуслугах. В виде выписки их предоставляют:

в отделе кадров;
в ПФР;
в местном МФЦ.

Обратите внимание: увидеть образец электронной трудовой книжки невозможно, так как в полном объеме информация доступна только Пенсионному фонду и другим уполномоченным органам. Работодатели получают сведения из реестра в виде выписок по конкретным работникам.

Как работодателю узнать, какая трудовая книжка у сотрудника — бумажная или электронная

Независимо от того, на каком варианте хранения сведений о стаже остановился работник, новый работодатель обязан передавать данные в ПФР и фактически формировать ЭТК. Узнать, подавал ли на прошлом месте работы человек заявление о переходе на онлайн-формат или решил сохранить бумажный документ, можно только у него самого. Если он отказывается предоставить такую информацию, сделать самостоятельный запрос в Пенсионный фонд или другую структуру и уточнить, работал ранее сотрудник или нет, у кадровика не получится. Такую информацию вправе получить только сам гражданин или его законный представитель.

При увольнении в пакет документов, который обязательно передают работнику, вкладывают форму СТД-Р со сведениями о трудовой деятельности в конкретной компании. Эту справку вместе с бумажным документом, если он сохранился, работник и передает новому работодателю.

Если гражданин отказывается предоставлять выписку СТД-Р или СТД-ПФР, в отделе кадров могут объяснить ему, что данные о стаже влияют, например, на размер пособия по временной нетрудоспособности и иные выплаты. Еще одна рекомендация — рассказать работнику, как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно через личный кабинет на сайте ПФР, в МФЦ или непосредственно в отделении Фонда.

Напомним, что ЭТК входит в пакет основных документов, предъявляемых при трудоустройстве, и равнозначна бумажному экземпляру. Отказать в заключении трудового договора из-за отсутствия документа нельзя, но в некоторых случаях, когда необходимо подтвердить стаж работы, непредоставление сведений о стаже станет законным основанием для отказа соискателю.

Как принять на работу сотрудника, который принес ЭТК

Законодательством ЭТК приравнена к бумажному документу. Поэтому особенностей, как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой, нет: работодатель получает минимальный пакет данных, необходимых для заключения договора с гражданином, перечисления положенных ему выплат, подачи отчетности. Кроме сведений о трудовой деятельности в виде выписки СТД-Р от прежнего работодателя (СТД-ПФР или бумажной трудовой книжки), в этот пакет входит паспорт, ИНН и СНИЛС, а в зависимости от ситуации, потребуются военный билет, диплом, медицинская книжка и прочие документы.

Если у кадрового специалиста возникнут сомнения в подлинности предоставленной справки о стаже, он вправе требовать выписку из ПФР с цифровой печатью, которая при распечатывании остается в виде штампа.

Дополнительно: можно ли иметь две трудовые книжки

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Источник

В чём их плюсы и минусы электронных трудовых книжек, где можно посмотреть данные оттуда и что станет с бумажной версией документа? Разбираемся.

Что такое электронная трудовая книжка

До 2020 года трудовая представляла собой только бумажный документ, в который вносились сведения о том, когда сотрудника приняли на работу, перевели на другую должность или уволили. Теперь вся эта информация передаётся в Пенсионный фонд (ПФР) через интернет.

Новая трудовая книжка в плане содержания не претерпела значительных изменений. В ней содержится следующая информация о работнике:

Фамилия, имя и отчество.
Место его работы.
Должность, профессия, специальность или квалификация.
Структурное подразделение.
Даты приёма на работу, перевода в другое подразделение и увольнения.
Информация о присвоении работнику новой квалификации или получении им новой профессии.
Основания, по которым прекращены предыдущие трудовые договоры.
Судебное решение о запрете сотруднику занимать какую-либо должность тоже отражено в трудовой книжке.

Вносить все эти сведения в трудовую книжку должен работодатель. В отличие от бумажной, электронная трудовая содержит номер СНИЛС работника, но вот сведений о награждениях, которые получил сотрудник за время работы, в ней нет.

Переход на трудовые книжки нового образца

Поэтапный переход на электронные трудовые книжки завершился. Это значит, что все работодатели обязаны по закону формировать сведения на каждого сотрудника в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд. Для этого даже ввели специальную форму отчёта — СЗВ-ТД.

В нём работодатель указывает сведения:

О приёме на работу с указанием должности.
О переводе на другую должность.
О присвоении работнику новой квалификации, разряда или категории.
Об увольнении.

Если у сотрудника изменились какие-то данные из вышеперечисленных, работодатель также должен уведомить об этом ПФР. Со сроками подачи отчётов всё строго — если работодатель не успеет внести данные и подать форму СЗВ-ТД до 15 числа месяца, в котором произошли изменения, ему грозит штраф. Новый порядок предоставления в ПФР сведений осотрудниках касается всех работодателей-юрлиц и ИП.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Главное преимущество электронной трудовой — удобство. Раньше, чтобы получить копию документа, работнику нужно было обращаться в отдел кадровой службы, подавать заявление и ждать, когда книжку предоставят. Порой этот процесс занимал несколько дней, а если сотрудник работал удалённо, ему приходилось тратить время, чтобы доехать до офиса и получить нужную справку.

Теперь же все сведения о трудовой деятельности работника можно в любой момент заказать в личном кабинете на портале Госуслуг или в отделении ПФР.

Процесс оформления социальных пособий и пенсий с переходом на электронные книжки также стал проще — госорганы сами получают нужные сведения о трудовой деятельности человека. Не нужно тратить время на то, чтобы отвезти бумажную копию документа в соцзащиту.

Кроме того, электронные трудовые книжки считаются более надёжными. Бумажный документ может потеряться, сгореть, порваться, а цифровой хранится на сервере работодателя — с такой трудовой ничего не случится.

Правда, у таких трудовых книжек есть и минусы. Например, в новом документе нет сведений о трудовом стаже работника до 2020 года. Это значит, что информацию о местах работы до 2019 года придётся подтверждать по старинке — бумажной трудовой. По этой причине не спешите окончательно расставаться с бумажным документом и надёжно храните его дома.

Чтобы внести в электронную трудовую данные о местах работы до 2020 года, нужно обратиться в отделение ПФР с оригиналом документа старого образца.

Что станет с бумажными трудовыми книжками?

Раскроем секрет: электронные трудовые книжки уже есть у всех работников. Но пока право выбора — пользоваться старым бумажным документом или перейти на электронный — остаётся за сотрудником. Определиться нужно было до 31 декабря 2020 года. Для этого требовалось подать в отдел кадров одно из заявлений:

о сохранении бумажной трудовой книжки;
о внесении сведений о трудовой деятельности только электронно.

Тем, кто решил оставить бумажный документ, делать больше ничего не нужно — работодатель и дальше продолжит вносить в него необходимые сведения и передавать их в Пенсионный фонд.

Работникам, которые подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажные выдали на руки. Теперь они сами отвечают за хранение документа.

Как зарегистрировать электронную трудовую книжку

Самому работнику этого делать не нужно — оформить электронную трудовую книжку на него должен работодатель. На сотрудников, которые впервые начнут работу в 2021 году, бумажные трудовые книжки уже заводить не будут. Им безальтернативно положена цифровая версия документа.

Если у нового сотрудника уже есть опыт работы, то при приёме на работу отдел кадров работодателя должен проверить в базе Пенсионного фонда, что работник решил насчёт бумажной трудовой книжки. Если отказался от неё, заводить новую книжку или продолжать старую не станут. Если же новый работник сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки, сохранил её и предоставил работодателю, отдел кадров продолжит её вести.

Если вы решили оставить бумажную трудовую, но потом передумали, то можете перейти на электронную в любой момент, подав соответствующее заявление работодателю. Но если сделали выбор в пользу нового формата трудовой, то пути назад уже нет. Для работников, которые никакого заявления не подали, трудовая книжка по умолчанию останется бумажной.

Где посмотреть сведения из электронной трудовой

Получить выписку из электронной трудовой книжки о своей трудовой деятельности можно в любой момент через Госуслуги, в специальном разделе. Сведения из электронной трудовой книжки можно получить и у работодателя, но в этом случае выдаётся документ по форме СТД-Р. В нём отражается только информация о работе в данной компании, в отличие от СТД-ПФР, в которой есть сведения обо всех работодателях с 2020 года.

Кстати, решать задачи, связанные с мобильной связью, тоже можно онлайн. Следить за балансом номера, подключать и отключать услуги удобно через приложение Мой МТС.

Источник

Электронные сервисы Преимущества ЭТК Ведение электронной трудовой книжки Перечень сведений ЭТК Работодателям Законодательство об ЭТК Документы Вопросы-ответы Служба технической поддержки

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Электронная книжка обеспечивает постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет сохранять бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут также через Личный кабинет гражданина или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки могут быть предоставлены в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также территориальный орган Социального фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Электронные сервисы

Гражданам
- - Получить выписку из электронной трудовой книжки
Гражданам
- - Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов СФР
Страхователям/ИП
- - Загрузить и подать сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)
Страхователям/ИП
- - Ввести и подать сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)
Страхователям/ИП
- - Загрузить черновик сведений о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)

Преимущества электронной трудовой книжки

Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Ведение электронной трудовой книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян началось с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и осуществляется только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально ведутся только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подали заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Социального фонда России.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Лица, не имевшие возможности в течение 2020 года подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

Информация о работнике;
Даты приема, увольнения, перевода на другую работу, приостановления, возобновления трудового договора;
Место работы, в том числе наименование (сведения об изменении наименования) работодателя;
Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение, приостановление, возобновление);
Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
Вид поручаемой работы;
Код выполняемой функции;
Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
Причины прекращения трудового договора.

Работодателям об электронной трудовой книжке

При сохранении работником бумажной трудовой книжки:

1) работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;

2) право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;

3) сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года:

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

Обязанности и полномочия работодателя при ведении электронных трудовых книжек:

Работнику, подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.

Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.

Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельностиведутся только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде) и других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Социального фонда России.

Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику

Работникам, у которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):

— в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

— при увольнении в день прекращения трудового договора.

Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.

В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность:

— за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;

— за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;

— за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Социального фонда;

— за несоблюдение порядка представления сведений о трудовой деятельности в форме электронных документов.

Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.

Порядок и сроки предоставления СЗВ-ТД в 2023 году

за отчетные периоды с 1 января 2023 г.:

в составе единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)»;
не позднее 1 рабочего дня за днем издания приказа – прием, увольнение, приостановление, возобновление;
ежемесячно до 25 числа – перевод;

за отчетный период декабрь 2022 г.:

не позднее 16 января 2023 г., представляются сведения о переводе в декабре 2022 г. на другую постоянную работу или подаче в декабре 2022 г. зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Законодательство об электронных трудовых книжках

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:

— Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», которым внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации и установлена возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;

— Федеральным законом от 16 декабря 2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым введена обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в СФР сведения о трудовой деятельности;

— Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым Правительству Российской Федерации дано право устанавливать особый порядок и сроки представления в СФР сведений о трудовой деятельности.

— Федеральный закон от 14 июля 2022 г. № 237-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», в соответствии с которым с 1 января 2023 года сведения о трудовой деятельности представляются в территориальные органы СФР в составе единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)»

Порядок заполнения формы Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД) предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:

— постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений»;

— постановлением Правления ПФР от 21 апреля 2022 г. № 62п «О внесении изменений в некоторые акты Правления Пенсионного фонда Российской Федерациив сфере индивидуального (персонифицированного) учета;

— постановлением Правления ПФ РФ от 13.10.2022 № 217п «О внесении изменений в постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25 декабря 2019 г. № 730п» (Зарегистрировано в Минюсте России 28 октября 2022 г. № 70739)

С 8 ноября 2022 года вступили в силу положения постановления Правления ПФР от от 13.10.2022 № 217п «О внесении изменений в постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25 декабря 2019 г. № 730п».

Дополнен перечень кадровых мероприятий, по которым страхователь представляет сведения по форме СЗВ-ТД. В сведениях о трудовой деятельности зарегистрированного лица графа 4 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» дополнена кадровыми мероприятиями: «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» и «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ»

Форматы размещены в подразделе «Форматы документов СФР» раздела «Дополнительная информация».

Документы для скачивания

Форма СЗВ-ТД, представляемая работодателями в органы СФР

Форма СТД-СФР, предоставляемая зарегистрированному лицу из информационных ресурсов Социального фонда России

Форма СТД-Р, предоставляемая работнику работодателем

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД

Порядок заполнения формы СТД-Р

Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников»

Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»

Федеральный закон от 01.04.2020 N 90-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях»

Разъяснения Минтруда России по вопросу порядка предоставления сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД на работников, которые приrовором суда лишены занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью (письмо Минтруда от 19.10.2021 № 14-4/10/В-13775);

Разъяснения Минтруда России по вопросу порядка заполнения мероприятия «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)» графы 3 формы СЗВ-ТД (письмо Минтруда от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704);

Разъяснения Минтруда России по вопросу порядка заполнения rрафы 5 «Код выполняемой функции (при наличии)» формы СЗВ-ТД (письмо Минтруда от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704)

Разъяснения Минтруда России по вопросу необходимости представления сведений о трудовой деятельности в отношении товарищества собственников жилья (письмо от 16.03.2020 № 14-2/В-269);

Разъяснения Минтруда России по вопросу необходимости заверения подписью и печатью запись в трудовой книжке о том, что подано заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (письмо от 16.03.2020 № 14-2/В-267).

Служба технической поддержки

CФР сообщает о запуске сервиса, позволяющего страхователю, в том числе оператору, дистанционно обратиться в службу технической поддержки CФР и получить консультацию по вопросам отчетности, представляемой по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», а также по форме «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1).

Сервис позволяет получить квалифицированную консультацию по вопросам отчетности по индивидуальному (персонифицированному) учету, представляемой в CФР посредством ЭДО.

Обращение следует направлять по форме «обращение страхователя» / «обращение оператора» на электронный адрес otchet_pfr@101.pfr.ru.

Примечание: информация об отчетности по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», в том числе о порядке ее заполнения, сроках представления, формате сведений и др. размещены в разделе «Электронная трудовая книжка».

Форма обращения страхователя

Форма обращения оператора

Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке

Можно ли вести трудовую книжку, как раньше, в бумажном формате?

Да, можно. Для этого необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В таком случае трудовая книжка будет вестись и в старом, и в новом формате одновременно. Работодатель продолжит вести трудовую на бумаге и в том случае, если работник не подаст заявление до конца 2020 года.

Все работники могут сохранить прежний формат трудовой книжки?

Все, у кого трудовая книжка уже есть или появится до конца 2020 года, смогут сохранить ее в традиционном формате. Если человек устраивается на свою первую работу в 2021 году или позже, данные о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

Что делать с бумажной трудовой после перехода на электронную? Можно выкидывать?

Если человек выбирает электронную трудовую книжку, это не значит, что бумажная трудовая перестает использоваться и теряет свою значимость. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно на сайте Портала государственных услуг.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

работодателю (по последнему месту работы);

в территориальном органе Социального фонда России;

в многофункциональном центре (МФЦ).

В течение какого периода работодателю необходимо представлять сведения в Социальный фонд?

В случаях приема на работу или увольнении сведения должны представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения.

Сведения о других кадровых изменениях, например, о переводе сотрудника на новую должность или выборе работником формы трудовой книжки, передаются не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Чем защищены базы данных СФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система СФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в СФР?

Аналогично другой отчетности в СФР.

В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Как предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные фиксируются в ней.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Социального фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

В каком отчетном периоде работодателю необходимо отразить кадровое событие, если оно наступило в одном отчетном периоде, а приказ о кадровом изменении вышел в другом отчетном периоде?

Если событие кадрового мероприятия наступило в одном отчетном периоде, а приказ о кадровом изменении вышел в другом отчетном периоде, то работодателю при представлении в органы СФР формы СЗВ-ТД, необходимо данное кадровое мероприятие отразить в отчетном периоде, когда наступило событие.

Следует ли квалифицировать, как кадровое мероприятие, подлежащее отражению в СЗВ-ТД, перевод работника на другую должность на время отсутствия основного работника (например, на время отпуска по уходу за ребенком)? Является ли такое перемещение переводом на другую постоянную работу?

Не представляется, это не постоянная работа.

В случае если работник первоначально подал письменное заявление о выборе бумажной трудовой книжки (ст.66 ТК РФ), а через некоторое время подал письменное заявление о выборе электронной трудовой книжки? Надо ли отменять предыдущее заявление?

Нет, отменять не надо. На лицевом счете застрахованного лица будет учтено оба поданных заявления.

Как указывать наименование должности, если работник является льготником, например, газосварщик: как поименован в штатном расписании или по Списку льготных профессий?

В соответствии со штатным расписанием. Но необходимо учитывать, что если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками или соответствующими положениям профессиональных стандартов или реестров соответствующих должностей.

Если сотрудник награждается министерством, как эта информация будет доступна его следующим работодателям? На данный момент внесение таких сведений в форме СЗВ-ТД не предусмотрено.

Сотрудник может самостоятельно представить сведения о наградах по месту требования.

На основании чего исчислять стаж для расчета выплат по больничному листу, доплат за стаж работы, а также в иных случаях, когда необходимы сведения о стаже за периоды до 01.01.2020?

Работник предъявляет работодателю трудовую книжку (за периоды до 01.01.2020) и одну из форм СТД-Р или СТД-ПФР (за периоды, начиная с 01.01.2020).

В случае если работник не представил при поступлении на работу соответствующие документы и при наступлении страхового случая, общий трудовой стаж определяется из фактически осуществленной трудовой деятельности.

Может ли подписывать форму СЗВ-ТД руководитель кадровой службы предприятия, если это право будет ему делегировано соответствующим распорядительным документом по предприятию?

Пунктом 1.11 постановления Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» предусмотрена подпись руководителя или доверенного лица.

Может ли работник подать заявление, согласно которому он отказывается от продолжения ведения трудовой книжки, а спустя какое-то время подать заявление, что отказывается от ЭТК и хочет продолжить вести трудовую книжку?

Если работник подал заявление в пользу ЭТК, то ему выдается на руки трудовая книжка с соответствующей записью. Возобновление ведения бумажной трудовой книжки законодательством не предусмотрено.

Если на зарегистрированных лиц были представлены сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, в т.ч. с первичным наполнением и затем прошло переименование организации, может ли данное событие явиться основанием для представления форм СЗВ-ТД на это же зарегистрированное лицо?

Да. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» предусмотрено мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».

Требуется ли представление сведений о трудовой деятельности работника по форме СЗВ-ТД в случае реорганизации страхователя?

Требуется, с указанием кадрового мероприятия «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».

Если между двумя записями о переводе (перевод в 2018 году) и увольнении работника (в январе 2020 года), в 2019 году произведена реорганизация юридического лица, отражаем две последние записи, ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ (2019 год) и УВОЛЬНЕНИЕ (январь 2020 г) или должны показать три записи: ПЕРЕВОД (2018 год), ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ (2019), УВОЛЬНЕНИЕ (январь 2020 г)?

Необходимо показать мероприятия: ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ.

Если отразить перевод, переименование, увольнение, то это не будет ошибкой.

Какое мероприятие следует проводить при изменении наименования отдела или должности, без изменения трудовой функции работника, ПЕРЕВОД или ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ?

Представляется форма СЗВ-ТД с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД».

При расчете стажа, работников, работающих в Районах Крайнего севера, сверяем запись в трудовой книжке, где стоит данная отметка. Сейчас эти сведения не будут зафиксированы в отчете СЗВ-ТД, как работодателю определить стаж работы в Районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях для расчета размера северной надбавки?

Работодатель вправе внести сведения о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, как в трудовую книжку, так и в сведения о трудовой деятельности.

За отчетный период страхователь представил формы СЗВ-ТД в отношении 42 зарегистрированных лиц, и выявил, что в отношении 5 зарегистрированных лиц сведения о трудовой деятельности не представлены. Какой порядок представления СЗВ-ТД на указанных лиц? Представлять формы СЗВ-ТД в отношении 47 зарегистрированных лиц?

Если в отношении 42 зарегистрированных лиц сведения сданы без ошибок и приняты СФР, страхователем необходимо представить СЗВ-ТД за данный отчетный период в отношении оставшихся 5 зарегистрированных лиц.

Кто должен представлять форму СЗВ-ТД в СФР в отношении руководителей государственных бюджетных образовательных учреждений (директоров школ и заведующих детских садов) Администрация района, которая назначает на должность руководителя или образовательное учреждение, в штате которого состоит назначенный на должность руководитель?

Пунктом 2.5.4. порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», утвержденного постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. № 730п установлено, что записи о наименовании трудовой функции (должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретном виде поручаемой работы) заполняются в соответствии со штатным расписанием работодателя.

Таким образом, если директор школы и заведующий детского сада внесены в штатное расписание государственного бюджетного образовательного учреждения, сведения СЗВ-ТД в органы СФР на данных лиц предоставляются указанной организацией.

Кроме того, Администрация района может выступать уполномоченным представителем бюджетного образовательного учреждения, формировать и представлять в СФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД на руководителей образовательных учреждений от имени образовательных учреждений.

Как правильно заполнить в форме СЗВ-ТД графы «Код выполняемой функции»?

При заполнении в форме СЗВ-ТД графы «Код выполняемой функции» следует в первую очередь принимать во внимание не наименование занимаемой работником должности, а вид трудовой деятельности, осуществляемой работником и выполняемой им работы, закрепленной за ним трудовой функции (обязанности).

Заполнение графы «Код выполняемой функции» осуществляется в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОКЗ), принятым и введенным в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 декабря 2014 г. № 2020-ст, который содержит, в том числе содержит описание групп занятий, включающих характерные работы и обязанности для различных групп должностей

Источник

Содержание

Как оформить переход
Шаг 1. Получить заявления
Шаг 2. Проверить и выдать бумажные носители
Шаг 3. Сдать отчетность по форме СЗВ-ТД
В статье узнаете
Что такое электронная трудовая книжка
Для работодателя
Для работника
Бумажная и электронная: в чем разница
Новые правила ведения трудовых книжек
Как действовать при приеме и увольнении
Что делать с бумажной трудовой

Федеральный закон от 24 февраля 2021 года уточняет порядок переноса реестра услуг на 2020 календарный год. В пенсионный фонд необходимо подать специальную форму заявления. Для передачи необходимых сведений в систему электронного декларирования застрахованное лицо должно обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда России.

Пенсионный фонд России добавляет информацию из документа ВТ в свою базу данных. Если специалист Пенсионного фонда обнаруживает несоответствие в данных, то период стажа уточняется у работодателя.

Пенсионный фонд рассказал, как перенести данные из бумажных книг в электронные; будет создано приложение для переноса записей за период до 2020 года. Такая возможность будет доступна с 3 июля 2021 года. Кроме того, если после перехода на ECR было необходимо вести бумажную документацию для уточнения стажа, то после переноса информации сотрудникам не понадобятся формы AE.

Как только информация из старого ТС будет отражена на индивидуальном счете, застрахованному лицу понадобится только форма STD-PFR.

Как оформить переход

Законодательные изменения и порядок применения ЭТС описаны в 439-ФЗ и методических рекомендациях Пенсионного фонда. В данном разделе представлены пошаговые инструкции по оформлению перехода работодателя на электронные трудовые книжки; в 2022 году отправлять уведомление не нужно. Руководство уведомило сотрудников до 31 октября 2020 года.

Шаг 1. Получить заявления

Работники сами решают, переходить ли им на ETC или сохранить бумажные формы, и уведомляют работодателя о своем выборе. Работники заполняют заявление произвольной формы, но законом не запрещено использовать в своей организации одну форму заявления ETC (образец размещен на сайте ПФР). Оба варианта формы заявления распространяются среди сотрудников.

Шаг 5. Работнику выдают бумажную трудовую книжку

Если сделан выбор в пользу электронной версии, возврат к бумажному носителю невозможен.

Выдана на руки на основании письменного заявления Пэпэтэшиной Паулины Петровны о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

Как гражданину получить сведения о стаже

Сведения о стаже работы доступны в аккаунте ПФ, на Госуслугах. В виде выписки их предоставляют:

в отделе кадров;
в ПФР;
в местном МФЦ.

Как работодателю узнать, какая трудовая книжка у сотрудника — бумажная или электронная

Как принять на работу сотрудника, который принес ЭТК

Дополнительно: можно ли иметь две трудовые книжки

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Источник

Что такое электронная трудовая книжка

Фамилия, имя и отчество.
Место его работы.
Должность, профессия, специальность или квалификация.
Структурное подразделение.
Даты приёма на работу, перевода в другое подразделение и увольнения.
Информация о присвоении работнику новой квалификации или получении им новой профессии.
Основания, по которым прекращены предыдущие трудовые договоры.
Судебное решение о запрете сотруднику занимать какую-либо должность тоже отражено в трудовой книжке.

Переход на трудовые книжки нового образца

В нём работодатель указывает сведения:

О приёме на работу с указанием должности.
О переводе на другую должность.
О присвоении работнику новой квалификации, разряда или категории.
Об увольнении.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Что станет с бумажными трудовыми книжками?

о сохранении бумажной трудовой книжки;
о внесении сведений о трудовой деятельности только электронно.

Как зарегистрировать электронную трудовую книжку

Где посмотреть сведения из электронной трудовой

Источник

Электронные сервисы

Гражданам
- - Получить выписку из электронной трудовой книжки
Гражданам
- - Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов СФР
Страхователям/ИП
- - Загрузить и подать сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)
Страхователям/ИП
- - Ввести и подать сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)
Страхователям/ИП
- - Загрузить черновик сведений о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)

Преимущества электронной трудовой книжки

Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Ведение электронной трудовой книжки

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Информация о работнике;
Даты приема, увольнения, перевода на другую работу, приостановления, возобновления трудового договора;
Место работы, в том числе наименование (сведения об изменении наименования) работодателя;
Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение, приостановление, возобновление);
Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
Вид поручаемой работы;
Код выполняемой функции;
Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
Причины прекращения трудового договора.

Работодателям об электронной трудовой книжке

При сохранении работником бумажной трудовой книжки:

Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года:

Обязанности и полномочия работодателя при ведении электронных трудовых книжек:

Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику

— в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

— при увольнении в день прекращения трудового договора.

Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность:

— за несоблюдение порядка представления сведений о трудовой деятельности в форме электронных документов.

Порядок и сроки предоставления СЗВ-ТД в 2023 году

за отчетные периоды с 1 января 2023 г.:

в составе единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)»;
не позднее 1 рабочего дня за днем издания приказа – прием, увольнение, приостановление, возобновление;
ежемесячно до 25 числа – перевод;

за отчетный период декабрь 2022 г.:

не позднее 16 января 2023 г., представляются сведения о переводе в декабре 2022 г. на другую постоянную работу или подаче в декабре 2022 г. зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Законодательство об электронных трудовых книжках

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:

Форматы размещены в подразделе «Форматы документов СФР» раздела «Дополнительная информация».

Документы для скачивания

Форма СЗВ-ТД, представляемая работодателями в органы СФР

Форма СТД-Р, предоставляемая работнику работодателем

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД

Порядок заполнения формы СТД-Р

Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников»

Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»

Служба технической поддержки

Форма обращения страхователя

Форма обращения оператора

Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке

Можно ли вести трудовую книжку, как раньше, в бумажном формате?

Все работники могут сохранить прежний формат трудовой книжки?

Что делать с бумажной трудовой после перехода на электронную? Можно выкидывать?

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно на сайте Портала государственных услуг.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

работодателю (по последнему месту работы);

в территориальном органе Социального фонда России;

в многофункциональном центре (МФЦ).

В течение какого периода работодателю необходимо представлять сведения в Социальный фонд?

Чем защищены базы данных СФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в СФР?

Аналогично другой отчетности в СФР.

В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Как предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Не представляется, это не постоянная работа.

Нет, отменять не надо. На лицевом счете застрахованного лица будет учтено оба поданных заявления.

Сотрудник может самостоятельно представить сведения о наградах по месту требования.

Требуется, с указанием кадрового мероприятия «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».

Необходимо показать мероприятия: ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ.

Если отразить перевод, переименование, увольнение, то это не будет ошибкой.

Представляется форма СЗВ-ТД с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД».

Как правильно заполнить в форме СЗВ-ТД графы «Код выполняемой функции»?

Источник

Содержание

Как оформить переход
Шаг 1. Получить заявления
Шаг 2. Проверить и выдать бумажные носители
Шаг 3. Сдать отчетность по форме СЗВ-ТД
В статье узнаете
Что такое электронная трудовая книжка
Для работодателя
Для работника
Бумажная и электронная: в чем разница
Новые правила ведения трудовых книжек
Как действовать при приеме и увольнении
Что делать с бумажной трудовой

Как оформить переход

Шаг 1. Получить заявления

Однако для тех, кто впервые работает в 2022 году, работодатели будут автоматически инициировать ETC и передавать информацию об их трудовой деятельности в электронном виде. Для тех, кто впервые нанимается на работу, отдельного заявления на получение ETC не требуется.

Работники получают информацию о трудоустройстве выбранным ими способом (бумажным или электронным). Для сотрудников, отказавшихся от бумажного QPD, информация предоставляется в форме STD-P. Если работнику требуется такой сертификат, он должен обратиться к своему работодателю.

Информация должна быть предоставлена в течение трех рабочих дней с момента запроса.

Если работник оставляет бумажную трудовую книжку, ее необходимо вести в соответствии с новыми правилами, постановлением Министерства труда от 1 сентября 2021 года, 19. 05. 320н от 2021 года, отмененной Директивой № 225 (Постановление Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года) и многочисленными другими нормативными актами — 24 июня 1994 года.

от 10 октября 2003 г. № 69 и Постановление о труде № 588н от 31. 10.

2016 г. Новый порядок заполнения форм СА начнет действовать с 1 сентября 2021 года, а новые формы трудовых книжек и вкладышей — с 1 января 2023 года.

В случае увольнения работника форма STD-P должна быть заполнена в день увольнения. Если получатель не может передать информацию лично из-за отсутствия на рабочем месте или отказа от получения документа, отправьте информацию в бумажном виде по адресу сотрудника. Пожалуйста, используйте заказное письмо с уведомлением.

Шаг 2. Проверить и выдать бумажные носители

Те, кто выбрал ETC, должны вернуть бумажную форму. В соответствии с новыми правилами о номерах заказов. 320н Министерства труда, это должно быть сделано в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от работника.

Перед выпуском SA убедитесь, что печатная версия SA является полной. Расхождения между информацией, содержащейся в печатной и электронной версиях, недопустимы. Ошибки приведут к штрафам от ТКТ и ПФР за неправильное заполнение.

Выдача бумажных носителей должна быть отражена в бухгалтерских книгах ТС. Сделайте следующую запись.

‘В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации подано письменное заявление с просьбой предоставить информацию о трудоустройстве у данного работодателя’.

Еще одно нововведение от 01. 09. 2021.

Утвержденная форма журнала больше не действительна. Работодатели должны разработать свой собственный реестр для циркуляции разрешений на работу и вкладышей, а также для учета незаполненных разрешений на работу и вкладышей. В качестве основы для этого можно использовать ранее использованные интегрированные формы.

Шаг 3. Сдать отчетность по форме СЗВ-ТД

В 2022 году был утвержден новый отчет в Пенсионный фонд — СЗВ-ТД (решение Совета директоров Пенсионного фонда № 730п от 25 декабря 2019 года). Все работодатели предоставляют в Пенсионный фонд информацию о своей трудовой деятельности. Сотрудникам ПФР также рекомендуется использовать программу, применяемую для ведения электронных трудовых книжек.

Для этого подходит бесплатная программа отчетности Пенсионного фонда Spu_orb, документы СПУ ПД и ПУ-6. Разработчики специализированного бухгалтерского программного обеспечения также предлагают специализированное программное обеспечение. Примером может служить 1С: Электронные рабочие файлы.

Он также может генерировать необходимые отчеты и вести кадровый учет для небольших компаний.

ССВ-ТД направляется в пенсионный фонд при переходе работников на ЕТК и при других изменениях в штате организации; с 1 января 2021 года установлены сроки сдачи этих отчетов; отчеты ССВ-ТД должны быть представлены до 15 числа следующего месяца при переходе на ЕТК или при заявлении о сохранении бумажного АЭ. Отчет CERD-TD должен быть представлен до 15 числа следующего месяца в случае перехода на ETC или подачи заявления на сохранение бумажного АЭ, или до следующего дня в случае увольнения или найма сотрудника.

В 2009 году окончила Южный федеральный университет по специальности «Экономика», специализируясь на экономической теории; в 2011 году получила степень магистра по специальности «Экономическая теория» и защитила магистерскую диссертацию.

В статье узнаете

Что такое электронная трудовая книжка

Электронный трудовой регистр — это цифровой набор информации о трудовом стаже работника, начиная с 2020 года. Эта информация хранится в зашифрованном виде в электронных ресурсах ПФР. До 2021 года все сотрудники должны были решить, в каком виде они хотят хранить свои рабочие файлы — электронном или бумажном.

Это решение было подкреплено письменным заявлением работника.

Если работник выбирает электронный формат, он получает бумажное трудовое досье, а работодатель начинает подавать информацию о трудовом стаже работника в пенсионный фонд. Если работник не подает заявление, работодатель сохраняет трудовую книжку на бумаге и продолжает предоставлять информацию в Пенсионный фонд. Работник может в любой момент передумать работать с этим или следующим работодателем.

Сотрудники, поступившие на работу в компанию с 1 января 2021 года, должны подать заявление на получение электронной трудовой книжки.

Для работодателя

Главное преимущество для работодателя заключается в том, что полностью исключается риск потери или уничтожения служебной книжки. Все данные передаются в пенсионный фонд и хранятся в защищенной базе данных, поэтому цифровая трудовая книжка никогда не потеряется. Это означает, что у трудовых инспекторов меньше оснований штрафовать работодателей за ненадлежащее хранение трудовых книжек (согласно ч.

1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Однако, когда дело доходит до хранения ЭТС, не все так просто. Если работник отказывается от электронного трудового досье, он получает бумажное трудовое досье, а пенсионный фонд сохраняет данные о приеме на работу, переводах и увольнениях. Работники могут сохранять сертификаты STD-P, содержащие информацию, связанную с работой, только у конкретного работодателя.

При необходимости работник может «потерять» один из этих сертификатов и предъявить предыдущий сертификат новому работодателю. В этом случае увольнение за опьянение или отсутствие в школе не будет зафиксировано. Прочитайте эту статью, чтобы узнать, как работники с электронными трудовыми сертификатами заманивают работодателей в ловушку, и что с этим делать.

Основным недостатком перехода на электронную подачу документов являются новые обязательства и сроки, а именно подготовка и подача заявления СПВ-ТД в пенсионный фонд. Этот отчет должен быть представлен на следующий день после опубликования решения о приеме на работу или увольнении и до 15 числа каждого месяца. Невыполнение этого требования влечет наложение штрафа в соответствии с частью 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ.

Бумажные трудовые книжки также вносились задним числом после увольнения или проверки Государственной инспекции труда. Прочитайте эту статью, чтобы узнать, как подать отчет SZVV-TD вовремя и с первой попытки.

Подлость со стороны сотрудников отдела кадров; чтобы избежать получения штрафов до истечения срока подачи SSV-TD, работодатель издает предварительный приказ. Например, издайте приказ от 17.06.21 против переноса с 01.07.21. Это актуально, если в определенный день необходимо перевезти все подразделение и есть время встретиться со всеми.

Это не обязательно должно быть умным — вы можете автоматизировать процесс с помощью SIS. Программа генерирует CVR-TD при поступлении или переводе, проверяет их перед отправкой кассиру и отправляет 100 отчетов одновременно.

Электронные трудовые книжки без ошибок

Для работника

Одним из преимуществ является то, что сотрудники могут в любой момент обратиться к данным о своем стаже. Информацию можно получить на портале Госуслуги, на сайте ПФР или в отдельных офисах МФЦ. Даже если работодатель ликвидируется, информацию о трудовой книжке получить несложно.

Кроме того, минимизируется риск повреждения, потери или внесения ложных или неточных данных в рабочую книгу. Кроме того, если электронные данные необходимы, это может помочь быстро подать заявление на получение государственных услуг, социального обеспечения, банковских кредитов, пенсий и т.д.

Недостатком является то, что электронные данные будут доступны только с 2020 года. Для подтверждения стажа работы до этой даты требуются бумажные трудовые книжки, которые необходимо тщательно хранить.

Если вы не хотите сохранять бумажную трудовую книжку до выхода на пенсию, вы можете перенести свой трудовой стаж до 2020 года в электронную версию. Для этого самозанятый должен предоставить свою бумажную трудовую книжку в пенсионный фонд, который затем внесет его трудовой стаж до 2020 года в электронный фонд занятости. Это право распространяется на граждан с 7 марта 2021 года в соответствии с пунктом 12 статьи 2 Закона № 27-ФЗ «Об индивидуальном учете в системе ОПС».

Бумажная и электронная: в чем разница

Список информации в электронной и печатной тетрадях практически идентичен. Электронная версия отражает СНИЛС сотрудника, но не содержит информации о наградах и поощрениях.

В электронную трудовую книжку должны быть занесены следующие данные

Имя работника, дата его рождения, фамилия, имя, отчество, фамилия, имя, отчество.
СНИЛС, и
информация о трудовой биографии (прием на работу, переводы, увольнения, работа в районах Крайнего Севера).

Новые правила ведения трудовых книжек

С переходом на электронные трудовые книжки работодатели обязаны сдавать в Пенсионный фонд отчет СЗВ-ТД; с 1 июля 2021 года отчет СЗВ-ТД изменился, появилась новая графа.

Код выполняемой операции. Если это не указано, отчет не будет принят. Он заполняется в соответствии с общероссийской профессиональной классификацией, соответствует занимаемой должности и состоит из пяти знаков. В этой статье описано, как определить код ОКЗ в SSV-TD.
Информация о работах на Крайнем Севере и освоенных ими регионах. Ранее эта колонка в отчете отсутствовала.

Работодатели подают в ПФР отдельную СЗВ-ТД на каждого работника. Способ подачи зависит от численности работников за предыдущий месяц (ст. 11, п. 2.6 Закона № 27-ФЗ от 01. 04. 96).

Более 25 сотрудников — отчеты подаются только в электронном виде.
До 25 сотрудников — отчеты могут быть представлены в бумажном или электронном формате.

С 1 сентября 2021 года изменятся правила хранения и ведения трудовых книжек, в том числе бумажных (постановление Минтруда России от 19. 05. 21 № 320н). Три основных изменения

Внедрение собственных форм (журналов), регистрация форм и вкладышей рабочего журнала, учет движения рабочего журнала.
Разрешалось распечатывать записи в бумажных журналах учета или производить их по почтовой марке или факсу.
Были утверждены новые формы дубликатов трудовых книжек и вкладышей.

Как действовать при приеме и увольнении

При приеме на работу нового сотрудника проверьте, было ли оформлено освобождение от работы на предыдущем месте работы. Затем, в зависимости от ситуации, выполните следующие действия

Работник обратился к предыдущему работодателю с просьбой отказаться от бумажных трудовых книжек в пользу ETC — проверьте последнюю запись и перейдите к документации. По возможности заведите электронную запись в трудовой книжке сотрудника. Уточнить сведения о стаже на основании распечатанной трудовой книжки и формы STD-R (или STD-PFR) и вернуть трудовую книжку работнику.
Работник решает сохранить бумажную трудовую книжку. Это делается для того, чтобы сохранить трудовую книжку на бумаге и одновременно подать данные о трудовой книжке в ПФР.
Работник впервые подает заявление о приеме на работу. Трудовые книжки могут храниться только в электронном формате.

В случае увольнения работника, ранее выбравшего электронную трудовую книжку, работодатель выдает сведения о трудоустройстве по форме СТД-П. Работники, имеющие бумажные трудовые книжки, не получают эту информацию (часть V статьи 66.1 Трудового кодекса РФ).

Условия выдачи СТД-П:.

по окончании трудовой деятельности — в день прекращения трудового договора; и
в любое время — в течение трех рабочих дней с момента получения заявления работника.

Однако здесь есть своя особенность. Работник имеет право отправить заявление на электронную почту работодателя. Например, с сайта [email protected] на электронную почту отдела продаж.

Если STD-R не будет выдан вовремя, трудовой инспектор также привлечет компанию к ответственности за жалобу работника. Санкции в отношении организации составляют от 30 000 до 50 000 рублей. Правильные формулировки в местных подзаконных актах или в системе электронного документооборота сотрудников SSIS могут помочь избежать штрафов.

Работник идентифицируется в SSIS. У него есть личный кабинет, и с помощью нескольких кликов он может запросить STD-R, 2-НДФЛ или разрешение от своего работодателя. Читайте пример формулировки LP в нашей статье.

Управление электронными документами с сотрудниками

Что делать с бумажной трудовой

Сотрудники, перешедшие на электронный формат, обязаны предоставлять бумажные трудовые книжки. С этого момента работодатель освобождается от обязанности хранить и вести трудовую книжку (Закон 439-ФЗ, часть 3, статья 2); запись о заявлении о переходе на ETC заносится в трудовой дневник. Работники могут вести бумажную бухгалтерскую книгу в любое время, как у своего нынешнего работодателя, так и на другом рабочем месте.

Однако работодатель в любом случае должен предоставить информацию о трудовой биографии работника.

Источник