Какие положения и инструкции должны быть в организации

Локальные нормативные акты (ЛНА) — это документы, которые регламентируют деятельность сотрудников внутри организации. Они действуют только на территории одного предприятия (включая его филиалы и представительства). Их главная цель — упорядочить работу персонала, закрепить те или иные гарантии для сотрудников, донести важную информацию до штата работников. Рассмотрим, что относится к локальным нормативным документам, какие их виды обязательно должны быть на предприятии, а какие акты можно составлять по желанию.

Признаки ЛНА

Что такое локальные нормативные акты? Их определение даётся в ст. 8 Трудового кодекса (ТК) РФ. ЛНА — это документы, содержащие нормы трудового права, которые принимают все работодатели. Исключение — если работодателем выступает физическое лицо, не имеющее статуса ИП. 

Основные признаки ЛНА:

 

Признак	Описание признака
Утверждение в особом порядке	Абз. 2-3 ст. 8 ТК РФ указывает, что коллективным соглашением или договором может быть предусмотрено утверждение новых ЛНА только по согласованию с представителем сотрудников или профсоюзом.
Подзаконность	ЛНА не могут противоречить ни нормам трудового права, ни положениям коллективных договоров. Абз. 4 ст. 8 ТК РФ предусматривает, что акты, ухудшающие положение работников, уменьшающие объём гарантий, предусмотренных трудовым законодательством и коллективными договорами, не применяются. Исключение — если подобные изменения были согласованы с представителями сотрудников или профсоюзом. Как правило, ЛНА или полностью соответствуют закону, или даже расширяют список гарантий для штата.
Многократное применение	Предположим, что в организации действует особый порядок предоставления отпусков. Например, из-за особенностей производства нельзя уходить в отпуск с августа по октябрь, поскольку в этот период на завод поступает свежее сырьё. Если кому-то из сотрудников нужно срочно выйти в отпуск в обозначенный период, ЛНА может определить порядок его согласования. Акт будет применяться для разрешения каждого отпускного вопроса от сотрудников. ЛНА не может создаваться для решения только одного индивидуального вопроса.
Субъектность и территориальность	Локальные нормативные документы имеют силу только внутри организации. Они регулируют отношения между конкретным работодателем и его персоналом.
Общность для всех	ЛНА действуют или в отношении всех работников предприятия в целом, или определённой категории работников компании.

Обязательные акты

Перечень обязательных локальных нормативных актов указан в разных статьях ТК РФ и иных федеральных законах. К ним относятся:

1. Штатное расписание. Это учётный документ, в котором указывается общая численность работников организации, а также в каких структурах фирмы они трудятся. В штатном расписании также отображаются квалификации и должности персонала, уровень оплаты труда (оклад + надбавки). Документ заполняется по форме № Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года. Необходимость составлять штатное расписание закреплена в ст. 57 ТК РФ, чтобы ознакомить с ним сотрудника при заключении трудового договора. 

2. Документы, устанавливающие порядок работы с персональными данными. П. 8 ст. 86 ТК РФ определяет, что сотрудники предприятия обязаны под роспись ознакомиться с документами, которые регламентируют правовой порядок работы с их персональными данными, а также какие обязанности и права есть у работников в сфере защиты конфиденциальной информации. 

3. График отпусков. Необходимость его оформления предусматривает ст. 123 ТК РФ. Документ составляется по форме № Т-7, закреплённой в том же постановлении Госкомстата РФ № 1. Утвердить этот документ нужно за 2 недели до начала календарного года. Работники знакомятся с графиком отпусков под роспись. По закону подписать документ нужно как минимум за 2 недели до начала отпуска. 

4. Документы, устанавливающие систему оплаты труда, в том числе индексацию. Обязанность их составления закреплена в ст. 135 ТК РФ. 

5. Правила внутреннего распорядка. Согласно абз. 4 ст. 189 ТК РФ, правила внутреннего распорядка содержат в себе информацию о порядке приёма на работу и увольнения, мер взыскания и поощрения сотрудников, права и обязанности сторон, время отдыха и режим работы, а также иные принципиальные вопросы трудовых правоотношений. 

6. Инструкции по охране труда, пожарной и электробезопасности. Необходимость их составления предусмотрена разделом X ТК РФ. 

7. Должностные инструкции. Они являются обязательными в случае, если права и обязанности работника не перечислены детально в трудовом контракте. 

8. Положение о коммерческой тайне. Оно составляется на базе ст. 11 закона № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Сотрудник обязан подписать это положение, знать, что относится к коммерческой тайне и какая ответственность его ждёт за разглашение конфиденциальной информации. 

Что будет, если работодатель откажется от разработки обязательных ЛНА?

Отсутствие локально-нормативных актов организации, которые нужно обязательно оформлять по закону, может быть квалифицировано как административное правонарушение по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Надзорные органы могут счесть это несоблюдением трудового законодательства. Санкции будут следующими:

• штраф ответственным должностным лицам — в размере 1 000 — 5 000 руб.;

• штраф для работодателей-ИП — в размере 1 000 — 5 000 руб.;

• штраф для работодателей-организаций — в размере 30 000 — 50 000 руб.

Необязательные акты

Существуют и необязательные ЛНА в кадрах, которые работодатель может составлять добровольно. Примеры:

• акты о повышении квалификации сотрудников;

• положения о премировании, выплате материальной помощи, командировках;

• акты о дисциплинарной ответственности работников;

• положение о прохождении персоналом медосмотра.

Необязательные ЛНА помогут структурировать деятельность внутри компании или в штате ИП, сделать её более организованной и понятной. 

Как оформить ЛНА?

Нормативная база предприятия на локальном уровне оформляется в несколько этапов: 

 

Этап	Описание этапа
Утверждение специалиста для разработки ЛНА	Акты разрабатываются с учётом компетенций сотрудников. Например, разработку правил внутреннего распорядка, как правило, поручают кадровому специалисту. А разработку положений об оплате труда могут возложить на специалистов финансового отдела организации.
Подготовка ЛНА	В документе указывается следующая информация:   реквизиты работодателя — если это ИП, то указывается его Ф.И.О., если это юридическое лицо, то прописывается его наименование; название документа — это могут быть инструкции, правила, положения или акты; дата и место оформления ЛНА; номенклатурный регистрационный номер; дата вступления в силу; трудовые нормы, которые вводятся актом; место для подписи и печати руководителя, подписи представителя сотрудников и/или профсоюза.
Согласование документа	Документ нужно согласовывать с представителями сотрудников и/или с профсоюзами. В некоторых случаях обязательно согласование обязательно с самими работниками — например, при утверждении графика отпусков, вахтового расписания.
Утверждение акта руководителем	На ЛНА ставит подпись и печать руководитель организации или ИП. Как правило, документ вводится в действие выпуском отдельного приказа.
Ознакомление работников	Сотрудники обязаны познакомиться с положениями ЛНА и подписать отдельный документ, в котором они подтверждают, что знакомы с нововведениями. Если гражданина ещё только принимают в штат, то ему необходимо дать возможность ознакомиться с актами до подписания трудового контракта.
Передача на хранение	ЛНА направляется на хранение в конкретное дело. На документе ставится номер дела, дата передачи на хранение и подпись уполномоченного сотрудника.

 

Если у компании или ИП большой штат, есть удалённые сотрудники из разных городов, организация работает по стране с несколькими представительствами и филиалами, подписание локальных нормативных документов может растянуться на недели, если не месяцы. Ускорить как ознакомление сотрудников с новыми трудовыми положениями, так и сбор подписей поможет кадровый электронный документооборот (КЭДО). Его главные преимущества:

• больше никаких бумаг — все ЛНА можно выпускать электронно, как и подписывать документы об ознакомлении с ними в «цифре»;

• быстрый перевод сотрудников в сервис — авторизоваться в КЭДО можно через Sber ID или СНИЛС;

• электронная подпись (ЭП) у каждого работника — она выпускается в 2 клика путём создания заявления на выпуск ЭП и подтверждение процедуры с помощью смс, которое придёт на телефонный номер сотрудника;

• работа на любых учётныхсистемах, начиная от 1С и заканчивая SAP, Босс-Кадровик.

С помощью КЭДО можно проконтролировать, все ли сотрудники ознакомились с внутренними локальными нормативными актами организации, выставить напоминание о необходимости подписать документы. В КЭДО можно работать как с компьютеров, так и со смартфонов, что особенно удобно, если сотрудник, например, находится в командировке. 

Выводы

1. ЛНА компании не могут противоречить коллективным договорам и действующему трудовому законодательству. При их принятии необходимо предвательное согласование с представителями сотрудников и/или профсоюзом.

2. ЛНА бывают обязательными и необязательными. При отсутствии обязательных документов работодателей может ждать административная ответственность и штрафы.

3. Необязательно, чтобы ЛНА разрабатывали только кадровики. Например, положения об охране труда могут разрабатывать компетентные инженеры, об оплате труда — финансовый отдел, а о работе с персональными данными — служба безопасности.

4. Кадровый электронный документооборот сократит затраты на печать актов и ускорит ознакомление сотрудников с нововведениями. 

Локальные нормативные акты принимают работодатели в пределах своей компетенции и с учетом норм трудового законодательства. Все наниматели, кроме микропредприятий, НКО и физических лиц без статуса ИП, разрабатывают ЛНА. Эти документы уточняют нормы, содержащиеся в федеральных законах, определяют принципы работы у конкретного работодателя или на определенной позиции. ЛНА помогают компаниям автоматизировать и систематизировать многие внутренние процессы.

Основные характеристики ЛНА.

Регулярное использование. Это основное отличие ЛНА от других кадровых документов. Например, приказы о зачислении в штат или о премировании выпускают только один раз в отношении конкретного сотрудника, поэтому их нельзя отнести к локальным нормативным актам. А положение о прохождении медосмотра можно применить к каждому работнику, и поэтому оно является ЛНА.

Подзаконность. Локальные нормативные акты не могут противоречить нормам трудового законодательства и текстам коллективных договоров, а должны только дополнять или расширять перечень гарантий, которые работодатель предоставляет сотрудникам. Например, компания имеет право предоставить отдельной категории работников больше дней для отдыха, но не может сократить срок отпуска, установленный законом.

Коллективность. ЛНА действуют как в отношении руководства, так и всех сотрудников организации или же для части работников. Поэтому трудовые договоры, приказы о премировании и прочие распоряжения нельзя считать локальными нормативными актами.

Замкнутость. Учитывая особенности своей деятельности, организации могут принимать ЛНА, которые будут подходить только им. Это значит, что каждая компания может создать и утвердить свои локальные нормы, которые будут регулировать ее отношения с персоналом.

Путь идеи до принятия локального нормативного акта можно разбить на 3 этапа.

1. Разработка и оформление.

Для каждого локального нормативного акта необходимо назначить разработчика. Эту задачу можно поручить как одному сотруднику, так и команде специалистов.

Разработчик составляет текст документа, отправляет его на согласование и утверждает у руководителя.

В законодательстве не сказано, как именно нужно оформлять локальные нормативные акты: организация может делать это по внутренним правилам документооборота или взять за основу ГОСТ. Чаще всего внешний вид документа будет зависеть от его содержания и назначения.

2. Согласование и утверждение.

Законодательство закрепляет за работодателем право самостоятельно решать, как утверждать локальные нормативные акты. Единственное ограничение — обязанность узнать мнение профсоюза тогда, когда это необходимо.

Перед принятием проект нового ЛНА необходимо согласовать с уполномоченными лицами компании. Их состав определяет тот, кто разрабатывал документ. Например, нормативные акты, которые относятся к финансовым вопросам, утверждает главный бухгалтер и т.п. Последний этап — утверждение ЛНА у руководства компании.

3. Ознакомление сотрудников.

Организация обязана ознакомить сотрудником с содержанием локального нормативного акта под роспись, только если он касается их работы (ст. 22 ТК РФ). Обычно сотрудники подписывают их в процессе устройства на новую должность. Но если в компании появился новый ЛНА, например, об изменении размеров премий, руководство обязано ознакомить с ним всех работников.

К обязательным документам следует отнести те, которые запрашивают при проверках налоговая, трудовая инспекция и прокуратура. Таких документов около двадцати, большинство из них напрямую связано с начислением заработной платы работникам.

Микропредприятия могут вести кадровое делопроизводство в сокращенном объеме на основании положений Федерального закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ.

Микропредприятие может полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Например, это такие документы:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение об оплате труда;
• положение о премировании;
• многие другие.

Если компания отказывается от локальных документов, в трудовые договоры с работниками нужно включить все условия труда и оплаты.

Кадровые документы организации. Таблица.

№	Наименование документа	Нормативный акт	Утвержденная форма
	Обязательные документы
1	Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним	ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ	Форма свободная. Для микропредприятий форма Утверждена постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 г. № 858. Составить Трудовой договор с микропредприятием Составить стандартный трудовой договор Дополнительное соглашение к трудовому договору
2	Трудовые книжки и книги по учету приема и выдачи	ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ	Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н.
3	Штатное расписание	ст. 15, 57 ТК РФ	Форма утверждена: постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Скачать форму Штатного расписания Т-3 Приказ об утверждении штатного расписания
4	Табель учета рабочего времени	ч. 4 ст. 91 ТК РФ	Форма утверждена: постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)
5	График отпусков	ст. 123 ТК РФ	Форма утверждена: постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 График отпусков форма № Т-7
6	Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)	ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ	Форма утверждена: постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 № 730п. Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СТД-Р)
7	Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц на подписание документов: приказы, доверенности.	ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 185.1 ГК РФ	Не утверждены
8	Приказы (о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска, об увольнении, наложении дисциплинарного взыскания и акты, т.д.)	ст. 84.1, 193, 229, 402 ТК РФ	Часть таких документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) Приказ об увольнении составляют по форме № Т-8
9	Согласие работника на обработку персональных данных	ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ	Утвержденной формы нет. Воспользуйтесь образцом: Согласие работника на обработку персональных данных
	Локальные нормативные акты организации
1	Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)	ст. 189 ТК РФ	Нет утвержденной формы Посмотреть образец: Правила внутренного трудового распорядка
2	Положение о персональных данных работников	ст. 87 ТК РФ	Нет утвержденной формы
3	Положение об оплате труда и премировании (в одном иди двух документа) *	ст. 135 ТК РФ	Нет утвержденной формы. Посмотреть образец: Положения о премировании
4	Положение о ненормированном рабочем дне, если данный режим применяется*	ст. 57, 101 ТК РФ	Нет утвержденной формы.
5	Положение о режимах рабочего времени*	ст. 105 ТК РФ	Нет утвержденной формы.
6	Приказ об утверждении формы расчетного листка	ч. 2 ст. 136 ТК РФ	Форма не утверждена. Пользуйтесь образцом. Приказ об утверждении формы расчетного листка Расчетный листок
7	Положение об аттестации если необходимо подтверждать соответствие занимаемой должности	Письмо Роструда от 06.03.2013 № ПГ/1180-6-1	Нет утвержденной формы. Посмотреть образец: Положение об аттестации работников
8	Положение о коммерческой тайне	пп. 1, 2 ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»	Нет утвержденной формы
9	Положение о структурном подразделении		Нет утвержденной формы. Посмотреть образец: Положение об отделе кадров
	*если этого документа нет, соответствующие положения должны быть внесены в трудовой договор
	Документы по охране труда и воинскому учету
1	Локальные нормативные акты, правила, стандарты, инструкции	ч. 11 ст. 209, абз. 24 ч. 3 ст. 214 ТК РФ
2	Журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте	ст. 212 ТК РФ	Формы утверждены  приказом Госстандарта от 9 июня 2016 года № 600-ст. Журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда
3	Журнал учета микроповреждений (микротравм)		Форма утверждена: Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15.09. 2021 № 632н. Журнал учета микроповреждений (микротравм)
4	График сменности	Ст. 103 ТК РФ
5	Карточки воинского учета	ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ	Приложение № 22 к Инструкции Минобороны, утв. приказом от 22.11 2021 № 700, применяется с 8 января 2022 года. Карточка по воинскому учету 2022 года
	Рекомендуемые документы
1	Личная карточка Т-2	С 2022 года нет обязанности вести личные карточки работников по форме № Т-2.	Личные карточки работников № Т-2 можно «оцифровать» по нормам Федерального закона от 22.11.21г. № 377-ФЗ
2	Коллективный договор	ч. 2 ст. 5, ст. 40 ТК РФ	Нет утвержденной формы. Посмотреть образец: Макет коллективного договора
3	Должностная инструкция (может быть составной частью трудового договора)	Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6.	Нет утвержденной формы

Бухгалтеры постоянно сталкиваются с договорами. 

На курсе повышения квалификации мы даем самые нужные бухгалтеру знания: как использовать и формулировать условия договора

, определять подсудность, избегать вопросов налоговиков и обезопаситься от претензий контрагентов и силовых структур.

Программа курса «Работа с договорами: правовые навыки для бухгалтера».

Источник: Журнал «Отдел кадров коммерческой организации»

В каждой организации – в одной меньше, в другой больше – существуют свои локальные нормативные акты. Это различные положения, инструкции, правила и т. п. При этом есть общеустановленные локальные акты, обязательные для всех организаций без исключения, а есть принятые на усмотрение работодателя. Так или иначе, любой локальный акт обязателен и для работников, и для работодателя – если только не противоречит законодательству. Что относится к локальным нормативным актам? В каком порядке они утверждаются? С кем согласовываются? На кого распространяются? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в этой статье.

Что такое локальный акт?

Согласно ст. 5 ТК РФ трудовые и другие непосредственно связанные с ними отношения регулируются трудовым законодательством, включая законодательство об охране труда, иными актами, содержащими нормы трудового права, а также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

Работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

При этом Трудовой кодекс не содержит ни определения локального акта, ни перечня документов, которые можно считать локальными актами.

Некоторые специалисты определяют локальные нормативные акты как акты, принимаемые работодателем и содержащие правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Но данная формулировка достаточно узка, поскольку к основным документам, содержащим правила поведения, можно отнести, например, Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по охране труда. Понятие локального нормативного акта несколько шире. Для его определения лучше воспользоваться положениями ст. 8 ТК РФ: локальный нормативный акт – документ, содержащий нормы трудового права, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

А вот по поводу того, какие акты следует отнести к локальным, мнений достаточно много. Бесспорно, локальными актами являются Правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации), инструкции по охране труда и т. п. Некоторые специалисты относят к локальным актам также штатное расписание и график отпусков, а некоторые – и приказы руководителя.

Мы не можем согласиться с тем, что приказы являются локальными нормативными актами. Они относятся к организационно-распорядительным документам, как и табели учета рабочего времени, графики сменности и др.

Что касается штатного расписания и графика отпусков, Роструд, например, неоднократно относил их к локальным нормативным актам (см., например, письма Роструда от 22.03.2012 № 428‑6‑1, от 31.10.2007 № 4414‑6).

Не относятся к локальным нормативным актам коллективные договоры и соглашения.

А в Письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653‑6‑1указывается, что штатное расписание является локальным нормативным актом организации, но непосредственно не связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним новичка при приеме на работу. Перед заключением трудового договора работники должны быть
ознакомлены только с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью.

В любом случае, независимо от того, относятся ли штатное расписание и график отпусков к локальным нормативным актам, они должны быть в каждой организации.

Классификация локальных актов

Локальные нормативные акты, несмотря на общие требования, которые к ним установлены, могут различаться по некоторым признакам.

К основным общим требованиям можно отнести следующие:

• локальный нормативный акт принимается работодателем единолично или с учетом мнения представительного органа работников (в случаях, установленных Трудовым кодексом);

• нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями (ч. 4 ст. 8 ТК РФ);

• локальные нормативные акты должны быть доведены до сведения работника под роспись;

• локальные нормативные акты носят обязательный характер. За неисполнение их положений работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, а работодателя – к административной.

Локальные нормативные акты можно разделить на обязательные (наличие которых в организации установлено законодательством) и необязательные (которые работодатель принимает по своему усмотрению). К обязательным, в частности, относятся: документ, устанавливающий порядок обработки и защиты персональных данных, например Положение о персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ); документ, устанавливающий систему оплаты труда, например Положение об оплате труда (ч. 4 ст. 135 ТК РФ); правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ); правила и инструкции по охране труда (ч. 2 ст. 212 ТК РФ); документ, определяющий порядок аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК РФ).

К необязательным локальным актам можно отнести положения о персонале, о добровольном медицинском страховании, должностные инструкции и т. д.

По сфере действия локальные нормативные акты могут быть общего характера, которые распространяются на всех работников организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и т. д.), и специального (положения о направлении в командировки, о вахтовом методе работы и др.).

И наконец, по способу принятия локальные акты можно разделить на:

• принимаемые работодателем единолично;

• принимаемые с учетом мнения представительного органа работников в порядке ст. 372 ТК РФ (при наличии такого).

К сведению

Локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФпорядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

С учетом мнения представительного органа работников принимаются, например, локальные акты о порядке аттестации сотрудников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ), о системе оплаты труда в организации (ст. 135 ТК РФ), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ), документы, устанавливающие формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников (ст. 196 ТК РФ), нормы бесплатной выдачи работникам средств индивидуальной защиты (ст. 221 ТК РФ).

Кроме этого, принятие иных локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников может быть установлено коллективным договором, соглашениями.

Порядок принятия локальных актов

Создание каждого локального нормативного акта проходит несколько этапов: разработка, согласование, утверждение, введение в действие. Данный порядок может быть, в свою очередь, установлен локальным актом, например положением о порядке принятия локальных нормативных актов организации.

Разработка локальных актов осуществляется созданной на основании приказа работодателя рабочей группой или назначенным работником-исполнителем. В зависимости от назначения локального акта такое задание может поручаться кадровому работнику (например, разработка проекта правил внутреннего трудового распорядка), главному бухгалтеру (создание положения о системе оплаты труда), руководителям структурных подразделений (разработка должностных инструкций) и т. д.

При этом, как правило, каждый разработанный локальный нормативный акт проходит процедуру согласования со специалистами других служб – бухгалтерии, отдела кадров, юридического отдела и т. д.

Свое несогласие или замечания по проекту документа визирующие работники могут излагать на отдельном листе согласования. После окончательного согласования локальный акт передается на утверждение руководителю.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения работодатель согласно ст. 372 ТК РФ направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников (представительный орган работников). Данный орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта акта направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.

В случае, если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном настоящим ТК РФ.

Обратите внимание

При получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации ГИТ обязана в течение одного месяца провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.

Если согласие достигнуто, акт утверждается руководителем организации или иным уполномоченный лицом.

Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.

После утверждения локальный нормативный акт следует зарегистрировать в соответствующем журнале.

Кроме этого, в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. С лицами, принимаемыми на работу, сделать это нужно до подписания трудового договора.

Каким способом ознакомить работника с локальными актами, определяет работодатель. Это может быть лист ознакомления, оформленный как приложение к локальному акту или к трудовому договору, а может быть отдельная учетная форма.

Оформление локального нормативного акта

При составлении локального нормативного акта нужно уделять внимание не только его содержанию, которое основывается на нормативных правовых актах, но и форме. При оформлении можно воспользоваться положениями ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65‑ст).

Согласно данному ГОСТу для изготовления любых видов документов, кроме писем, используется бланк, который включает в себя:

• наименование организации. Указывается оно в строгом соответствии с учредительными документами, включая полное и сокращенное наименование, в том числе на иностранном языке;

• наименование вида документа. Указывается после наименования организации прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.);

• дату регистрации (утверждения) и регистрационный номер документа;

• место составления документа.

Страницы документа нумеруют со второй страницы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Что касается структуры локального акта, он, как правило, состоит из трех разделов: общие положения, основная часть и заключительные положения. Согласно п. 4.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30‑2003«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденных Росархивом, тексты документов, регулирующих деятельность организации (таких как положение, должностная инструкция), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Приведем пример структуры некоторых документов.

Локальные нормативные акты могут содержать приложения. В этом случае делается отметка о наличии приложения. Сделать такую отметку можно в конце документа, например: «Приложение: лист ознакомления работников с Положением на 10 л. в 1 экз.». На самом приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на связь с основным документом, например: «Приложение № 1 к Положению о структурном подразделении от 13.01.2014».

Локальный акт подписывается работником, его разработавшим. Реквизит «Подпись» включает наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого, если документ проходил согласование с другими должностными лицами, оформляется виза согласования, включающая подпись и должность визирующего, расшифровку подписи и дату подписания.

На подлиннике документа визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Документ прошивается, пронумеровывается и скрепляется печатью организации.

Если локальный нормативный акт принимается с учетом мнения представительного органа работников, факт учета этого мнения оформляется с помощью специального грифа, который проставляется в левом верхнем углу и выглядит следующим образом.

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профсоюзного комитета

от 13.01.2014 № 1

При оформлении локальных нормативных актов обязателен реквизит «Гриф утверждения», который ставится в правом верхнем углу. Утверждаться акт может приказом работодателя и отметка будет такая:

УТВЕРЖДЕНО

приказом ООО «Юпитер»

от 15.01.2014 № 1

Акт может утверждаться посредством проставления на документе грифа утверждения с личной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. См. образец:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Юпитер»

Марсов,       А. В. Марсов

15.01.2014

Гриф утверждения с личной подписью руководителя должен быть заверен печатью организации.

Изменение, отмена и хранение локальных актов

В случае изменения законодательства, акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения работодатель должен внести изменения в соответствующие локальные нормативные акты. Возможно внесение изменений и по желанию работодателя, но важно, чтобы такие изменения не ухудшали положение работников по сравнению с нормами, установленными трудовым законодательством, коллективными договорами, соглашениями.

Изменения вносятся в том же порядке, в котором локальный нормативный акт разрабатывался и утверждался. При этом в случае, когда изменения касаются определенных сторонами условий трудового договора, необходимо согласие работника (ст. 72 ТК РФ). Изменять условия трудового договора в одностороннем порядке работодатель может только из‑за организационных или технологических изменений условий труда, предупредив об этом работника за два месяца (ст. 74 ТК РФ).

В любом случае изменение локального акта осуществляется на основании приказа работодателя с указанием причин, повлекших изменения.

В статье 12 ТК РФ перечислены случаи, когда локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие:

• истечение срока действия. Такая ситуация возможна, если при разработке локального нормативного акта был определен период его действия. При наступлении указанного срока локальный нормативный акт автоматически утрачивает силу;

• отмена (признание утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом. Такая ситуация возникает, например, при изменениях в законодательстве. В данном случае в новом документе необходимо указать, что локальный нормативный акт, ранее регулировавший правоотношения, прекращает действие полностью или в части отдельных положений;

• вступление в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

Отмену локального акта также следует оформить приказом, за исключением случаев, когда срок действия такого акта истек автоматически.

Обратите внимание

В соответствии со ст. 190 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка организации обычно являются приложением к коллективному договору, который заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором (ст. 43 ТК РФ). Поэтому если в организации существует коллективный договор, срок действия правил внутреннего трудового распорядка не может превышать трех лет со дня его подписания либо со дня, установленного коллективным договором. Если коллективный договор в организации отсутствует, срок действия правил внутреннего трудового распорядка не ограничен.

Оригиналы действующих локальных нормативных актов обычно хранятся в одном месте – в канцелярии, отделе кадров или другом подразделении. А подразделениям, которые руководствуются положениями того или иного локального акта, необходимо иметь его копию. В любом случае у работника всегда должна быть возможность при необходимости ознакомиться с локальным актом, связанным с его трудовой деятельностью.

Работодатель также обязан хранить недействующие локальные нормативные акты организации. Сроки хранения установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В соответствии с этим перечнем практически все локальные нормативные акты хранятся в организации, в которой они были разработаны и утверждены, постоянно.

* * *

В заключение обратим внимание на следующее: несмотря на довольно разнообразное количество образцов локальных нормативных актов, не стоит торопиться применять их для своей организации. Лучше подойти к процессу разработки таких документов творчески, применяя при этом не только нормы трудового законодательства, но и действующие в организации коллективные договоры, соглашения и другие нормативные акты.