Карточка справка 0504417 инструкция по заполнению

27.06.2017

Вопрос:

В карточке-справке (ф. 0504417) указываются справочные данные о стаже работника, его образовании, данные по заработной плате только за один год. В этой форме есть раздел «Отметки о приеме на работу и переводах». Как его заполнить, если сотрудник был принят на работу пять лет назад, переводов не было? Отражать ли в названном разделе только сведения за текущий год или все движения по сотруднику за пять лет (закрепив все это в учетной политике)?

Ответ:

Форма карточки-справки (ф. 0504417) утверждена Приказом Минфина РФ № 52н.

Этот документ применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работников и может быть использован для обобщения информации о суммах вознаграждений, начисленных (выплаченных) физическим лицам в рамках заключенных с ними гражданско-правовых договоров.

В карточке, помимо общих сведений о работнике, ежемесячно на основании расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), расчетной ведомости (ф. 0504402) отражаются в разрезе источников финансового обеспечения (деятельности):

– суммы начисленной заработной платы (по видам выплат);
– суммы удержаний (по видам удержаний);
– сумма, полагающаяся к выдаче работнику.

Других разъяснений по применению и формированию карточки-справки (ф. 0504417) Приказ Минфина РФ № 52н не содержит.

Отметим, что сведения в карточке-справке (ф. 0504417) формируются за конкретный год. В разделе «Отметки о приеме на работу и переводах» указывается информация о постоянных начислениях на оплату труда, надбавках, доплатах и т. д., в частности:

– в графах 1 и 2 проставляется дата и номер приказа учреждения, на основании которого производятся соответствующие начисления;
– в графах 3 и 4 – наименование структурного подразделения и должность работника;
– в графе 5 – размер заработной платы, всего;
– в графах 6 – 13 – виды и суммы постоянных начислений на заработную плату, надбавок и доплат.

По данному вопросу смотрите также Письмо Минфина РФ от 31.01.2012 № 02-06-10/324.

С учетом вышесказанного заполнять названный раздел нарастающим итогом с начала даты трудоустройства работника не нужно. В нем следует отражать актуальную на 1 января текущего года информацию об установленных работнику начислениях на оплату труда, надбавках, доплатах и т. д., с указанием оснований для их выплаты, а также сведения об изменениях различных составляющих заработной платы за этот год.

Вместе с тем в соответствии с последним абзацем п. 7 Инструкции № 157н учреждение при необходимости вправе включить в карточку-справку (ф. 0504417) дополнительные реквизиты, в том числе раскрывающие сведения о заработной плате работника за предыдущие годы. Правила заполнения данных реквизитов следует прописать в учетной политике.

Обратите внимание: исключать реквизиты из установленной формы документа не допускается.

Мишанина М.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Сроки представления отдельными лицами консолидированной бюджетной отчетности в 2023 году установлены Приказом Казначейства России от 22.08.2022 N 24н. Также см. дополнительные критерии по раскрытию информации при составлении и представлении в 2023 году бюджетной отчетности, консолидированной бюджетной отчетности и консолидированной бухгалтерской отчетности.

Форма по ОКУД №0504417 создана для ведения карточки-справки, которая используется для регистрации справочных сведений на каждого сотрудника. Заполнение основывается на расчетно-платежной ведомости (соответствующая форма 0504401), и простой расчетной ведомости (0504402). Законодательно не предусмотрено наличие приложений к карточке-справке.

Использование формы 0504417 в обязательном порядке указывается в учетной политике организации. Заполняется форма ежемесячно, в ней отражают начисления и удержания из зарплаты сотруднику, указываемому в заголовке форме. Учету при этом подлежат разные источники финансового обеспечения (субсидии, а также бюджетные и внебюджетные средства).

Первая таблица, предусмотренная в форме, содержит в отдельных графах такие сведения о сотруднике:

• общие: дата рождения, квалификация, образование и, при наличии, ученая степень;
• стаж работы;
• ставка/оклад;
• количество детей, и лиц, находящихся на иждивении указанного работника;
• группа инвалидности (при наличии);
• дата выхода на пенсию (для работающих пенсионеров).

Раздел отметок о приеме на работу и переводах служит для внесения таких данных:

• основание для доплаты (дата и номер приказа);
• структурное подразделение (наименование);
• должность сотрудника;
• размер зарплаты;
• виды, а также суммы начислений на зарплату.

 Последняя таблица формы содержит помесячную разбивку данных об отработанных днях, общем начислении и по отдельным видам, сумме удержаний и общей сумме, полагающейся к выдаче. Карточку-справку визируют подписями исполнитель, с указанием даты, и ответственный исполнитель.

Как разъясняется в письме Минфина России от 09.08.2019 № 02-07-05/60402 карточка-справка (ф. 0504417) заполняется на основании Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), Расчетной ведомости (ф. 0504402) и применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения, в которой, помимо общих сведений о работнике, ежемесячно отражаются по всем источникам финансового обеспечения (деятельности) суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.

При этом общие сведения о работнике, предусмотренные в заголовочной части формы документа, отражаются исходя из целей документа, а также с учетом гарантий по оплате труда.

Сведения о квалификации, квалификационных категориях в Карточке-справке (ф. 0504417) отражаются в соответствии с профессиональными квалификационными группами и критериями отнесения профессий рабочих и должностей служащих, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти.

Здравствуйте! Занимаюсь этими карточками. Возникло много вопросов. Есть ли какое-то положение по правилам заполнения этих карточек?
Мы выгружаем их из программы, ведем электронно. Их обновлять нужно каждый месяц или по итогам года? А как часто надо распечатывать и нужно ли это или достаточно наличия в электронном виде? Обязательно ли заполнять сведения об отпусках, переводе на другую должность? Заранее спасибо за помощь!