Ксэд роснефть инструкция по применению

В современном мире человек отказывается от бумажного вида ценных бумаг и потихоньку переходит в цифровой формат, ведь это существенная экономия бумаги. Это очень удобно и не вредит экологии. Если человек вдруг сделает ошибку в документе, его придется переделывать и использовать кучу бумаги, а в электронном виде это сделать намного проще: следует удалить ошибку и вписать правильное слово.

Краткий обзор

«КРОК» — это российская компания, которая связана с рынком информационных технологий. На рынке работает с 1992 года. Компания владеет собственной сетью дата-центров и работает на рынке облачных сервисов и услуг ЦОД (Центра обработки данных). Эта же компания разработала платформу «КСЭД 3.0». Целью платформы было упрощение хранения документов.

Разработка этого сайта длилась больше двух лет с учетом перерывов. На сегодняшний день он полностью готов. Пользователи спокойно могут им пользоваться

Платформа «КСЭД 3.0» была разработана для долгосрочного хранения документов, управления контентом и решения задач по автоматизации бизнес-процессов. Она концентрируется на документообороте: занимается организацией движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения.

В этом приложении можно создать исходящий документ, зарегистрировать входящий, просмотреть журнал задач. Задачи подразделяются на:

• Все.
• Ведется согласование.
• Ждут подписания.
• Находящиеся на рассмотрении.
• В режиме исполнения.
• Ознакомление с документами.
• Проверка отчетов.

Во вкладке «Все» выбирается стадия задачи, на которой она сейчас находится. Интерфейс довольно понятный. Автоматизируется обработка входящей корреспонденции, контроль исполнения поручений, подготовка исходящих и внутренних документов и договоров, обработка обращений, управление технической документацией, согласование финансовых документов. Широкий выбор интеграционных сценариев. Гибкое хранение данных.

Важно! Из-за того что сервис появился недавно, информация может быть неточной.

Есть возможность протестировать приложение в пробный период, а по истечению бесплатного срока — выбрать удобный тариф. Если же пользователя что-то не устроит, то он откажется от оплаты, и пробного периода больше не будет. «КСЭД 3.0» будет полезен абсолютно всем, так как документы нужны в любой работе. Бухгалтеры, специалисты по социальной работе, юристы и многие другие, кто работает с большим количеством бумаг, будут очень рады сервису.

Функционал

У «КСЭД 3.0» обширный функционал, что позволяет осуществлять автоматизацию и объединение документооборота в единой среде, сопровождая десятки бизнес-процессов крупных коммерческих и государственных организаций. Платформа облегчает:

• ведение входящей и исходящей корреспонденции;
• подготовку и согласование документов;
• управление финансовой, технической и организационно-распорядительной документацией предприятия;
• межведомственный документооборот;
• контроль выполнения поручений;
• проведение закупочных процедур, а также решение прочих задач в корпоративной среде.

Преимуществами платформы «КСЭД 3.0» являются возможность масштабирования программного комплекса и наличие встроенного дизайнера бизнес-процессов. Это делает систему гибче. Она оснащена всеми необходимыми техническими приспособлениями для того, чтобы взаимодействовать с внутренними и внешними источниками, несущими какую-либо информацию.

Предоставляемые услуги очень просто разделены между собой, что добавляет легкости в изучение различных функций сервиса.

Делопроизводство

В услугу делопроизводства входят:

• работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
• организационно-распорядительная документация и служебные записки;
• исполнение поручений;
• координация исполнительской дисциплины;
• межведомственный ЭДО и СМЭВ.

Эти услуги помогают быстро распределить документы в нужные отделы.

Совещания и заседания

С помощью этой услуги можно:

• Управлять совещаниями, заседаниями и работой коллегиальных органов.
• Работать, начиная от планирования и создания повестки и заканчивая голосованием и контролем принятых решений.

Эта услуга поможет наладить работу на конференциях и прочих встречах, ведь с ее помощью будет проще отследить весь процесс.

Архив

Ведение архива позволяет сохранить документы организации. Здесь есть удобная функция «Поиск», с помощью которой можно с легкостью найти нужный документ с сохранением его юридической значимости.

Финансовый и договорной документооборот

Система производит автоматизацию:

• работы со сделками;
• ведения реестра договорных и финансовых документов;
• согласования и хранения комплектов документов.

Больше всего программа подойдет бухгалтерам, работникам банков и другим людям, которые имеют дело с финансами.

Технический документооборот

Технический документооборот управляет:

• процессами разработки;
• хранением и предоставлением актуальной технической документации.

Преимущества

Пользователи «КСЭД 3.0» выделяют множество преимуществ.

Цена

Первоначальная стоимость начинается с нуля рублей, следовательно, пользователь ничего не платит и пользуется в свое удовольствие.

Системы и версии

Данная платформа поддерживает работу со следующими программами:

Мобильные устройства	Android и iOS-устройства
СУБД	PostgreSQL, Microsoft SQL Server, Oracle Database, IBM DB2
Браузеры	Chrome, Firefox, Internet Explorer, Edge, Safari
Системы	ОС Windows, Linux и Unix

Недостатки

Недостатков несколько, но кому-то и они могут показаться значимыми.

Общедоступность

Отсутствие контроля разрешения или доступа. Любой пользователь может зайти в приложение и работать.

Сотрудничество

Нет возможности сгруппироваться с какой-то организацией или лицом. В рамках программы нельзя сотрудничать.

Ограниченность

Нет выбора версии. Всем пользователям предлагается приложение с одинаковым набором функций.

Служба поддержки

Техническая поддержка отвечает только в рабочее время. Иногда это неудобно, особенно когда проблема возникает вечером или в выходные.

Возможно, в ближайшем будущем эти недостатки уберут, но пока это не предоставляется возможным.

---

Подборка по базе: 3. ИНСТРУКЦИЯ для работы в дистанте ЦОС.docx, Инструкция по заполнению шаблонов пользователей (новая).doc, Типовая инструкция по охране труда для судокорпусника-ремонтника, сценарий инструкция рукас.docx, Аватар Шаблон для Спорт.pptx, Аватар Шаблон для ЗДРАВООХРАНЕНИЯ.pptx, грамота шаблон.docx, 8. Инструкция к выполнению практической работы.docx, Инструкция для пользователя.pdf, ПТЭ приложение 5t (4).docx

---

ИНСТРУКЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

[для входа в систему/НАИМЕНОВАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ ОБЛАСТИ/БИЗНЕС-ПРОЦЕССА]

[НАИМЕНОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ/

ИНФОРМАЦИОННОГО РЕСУРСА]

ВЕРСИЯ [НОМЕР ВЕРСИИ]

Инструкция пользователя может описывать порядок использования как ИС/ИР в целом, так и отдельных функциональных блоков, используемых при выполнении конкретного бизнес-процесса (или группы бизнес-процессов).

Среди инструкций пользователя на ИС должна быть Инструкция пользователя для входа в Систему (в виде отдельного документа или как часть других инструкций). Эта Инструкция в обязательном порядке должна согласовываться с Управлением эксплуатации средств информационной безопасности ДИиРБП ПАО «НК «Роснефть».

При модификации или модернизации ИС/ИР, в случае возникновения новых ролей, могут появляться новые Инструкции пользователей.

Инструкция пользователя на ИР при необходимости обеспечить пользователя информацией для доступа в соответствующую Систему должна ссылаться на Инструкцию пользователя для входа в эту Систему.

Инструкция пользователя может существовать в виде видео уроков, презентаций и в других формах. В таком случае оформляется документ только в части титульной страницы, страницы согласования и краткого описания содержания и пояснений по способам использования инструкции.

МОСКВА

2020

ЦЕЛЬ ДОКУМЕНТА:
Цель документа может быть указана следующим образом:

• описание действий пользователя при работе в ИС со всей Системой и/или конкретным ИР;
• описание действий пользователя при работе с ИР или отдельным функциональным модулем;
• описание действий пользователя для входа в Систему.

Пример:

————————————————————————————————————-

Цель документа «Инструкция пользователя»:

• представить элементы интерфейса Системы;
• описать порядок взаимодействия с Системой и приемы работы пользователей по ролям.

————————————————————————————————————-

Пример для Инструкции пользователя для входа в Систему:

————————————————————————————————————-

Цель документа «Инструкция пользователя для входа в Систему»:

• представить интерфейс входа в Систему;
• описать порядок входа в Систему.

————————————————————————————————————-
ЦЕЛЕВАЯ АУДИТОРИЯ ДОКУМЕНТА:

• Единое ответственное лицо (ЕОЛ).

• Владельцы информационных систем/информационных ресурсов.

• от Блока ИТ:

• Руководитель направления от ИТ-функции (РН ИТ).
• Менеджер по архитектуре (МПА).
• Представители Департамента по информатизации и развитию бизнес-процессов, Департамента обеспечения деятельности центрального аппарата и Департамента развития систем автоматизации и метрологии.

• Заинтересованные стороны:

• Пользователи продукта ИТ-проекта по функциональным направлениям.
• Сервис-менеджер.
• Руководитель проекта.
• Члены проектной команды.

История изменений

В нижеприведенной таблице приводится история изменений согласованных версий документа. Промежуточные версии документа и версии документа, возникшие в процессе согласования, в данной таблице не учитываются.

Таблица 1

История изменений

ВЕРСИЯ	ДАТА	КОММЕНТАРИИ	АВТОР	УТВЕРЖДЕН
1	2	3	4	5

Связанные документы (этот документ должен читаться вместе с):

Перечисленные в таблице документы должны быть приложены к отправляемому на согласование документу.

Таблица 2

Связанные документы

НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА	НОМЕР ВЕРСИИ / ИМЯ ФАЙЛА	ДАТА
1	2	3
Связанные документы должны быть приложены к редакции Инструкции Пользователя, направляемой на согласование в виде отдельных файлов (не допускается включать связанные документы в файл Инструкции в виде вложенных ярлыков). При согласовании Инструкции в КСЭД необходимо приложить документы в раздел«Документы для информации» или добавить ссылку на «Связанные документы», ранее согласованные в КСЭД.
Инструкция пользователя для входа в Систему [НАИМЕНОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ]1

Документ утвержден

Таблица 3

Документ утвержден

РОЛЬ	ФИО	ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ	ДОЛЖНОСТЬ	ДАТА	ПОДПИСЬ
1	2	3	4	5	6
Единое ответственное лицо (ЕОЛ) / Владелец Системы2

Документ согласован

Согласование документа необходимо осуществлять в КСЭД в соответствии с требованиями Положения ПАО «НК «Роснефть» № П3-04 Р-0125 «УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ В ОБЛАСТИ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ» (с изменениями, внесенными приказом ПАО «НК «Роснефть» №863 от 26.12.2019), на 1 итерацию согласования предусмотрено не более 10 рабочих дней. Матрица согласования документа может дополняться и уточняться на основе Устава ИТ-проекта и соответствующих запросов на изменение.

При согласовании документа в КСЭД подписание таблицы 4 заменяется листом согласования из КСЭД.

В этом случае из таблицы 4 необходимо удалить столбцы 7-8.

Утверждение документа происходит в бумажной версии документа.

При согласовании документа в КСЭД ЕОЛ/Владелец Системы является одновременно и утверждающим и согласующим лицом, так как после завершения цикла согласования он не сможет вносить изменения в документ в электронном виде.

При согласовании документа в бумажной версии (для проектов ОГ) из Таблицы 4 необходимо удалить роль ЕОЛ/ Владелец Системы.

Инструкция пользователя для входа в Систему в обязательном порядке должна согласовываться с Управлением эксплуатации средств информационной безопасности ДИиРБП (УЭСИБ). При согласовании инструкции пользователя функциональной области/бизнес-процесса ИС/ИР необходимо удалить из листа согласования УЭСИБ.
Таблица 4

Документ согласован³

РОЛЬ	ФИО	ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ	ДОЛЖНОСТЬ	№ раздела	НАИМЕНОВАНИЕ РАЗДЕЛА	ДАТА	ПОДПИСЬ
1	2	3	4	5	6	7	8
Единое ответственное лицо по проекту (ЕОЛ)/Владелец Системы4				1	ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
2	ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМЕ
3	ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ИНТЕРФЕЙСА
4	ОПИСАНИЕ РАБОТЫ В СИСТЕМЕ/ОПИСАНИЕ ВХОДА В СИСТЕМУ
5	РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОСВОЕНИЮ ФУНКЦИОНАЛА СИСТЕМЫ
РН ИТ				1	ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
2	ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМЕ
3	ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ИНТЕРФЕЙСА
4	ОПИСАНИЕ РАБОТЫ В СИСТЕМЕ/ОПИСАНИЕ ВХОДА В СИСТЕМУ
5	РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОСВОЕНИЮ ФУНКЦИОНАЛА СИСТЕМЫ
МПА				1	ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
2	ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМЕ
3	ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ИНТЕРФЕЙСА
4	ОПИСАНИЕ РАБОТЫ В СИСТЕМЕ/ОПИСАНИЕ ВХОДА В СИСТЕМУ
5	РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОСВОЕНИЮ ФУНКЦИОНАЛА СИСТЕМЫ
Сервис-менеджер				3	ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ИНТЕРФЕЙСА
4	ОПИСАНИЕ РАБОТЫ В СИСТЕМЕ/ОПИСАНИЕ ВХОДА В СИСТЕМУ
5	РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОСВОЕНИЮ ФУНКЦИОНАЛА СИСТЕМЫ
Управление эксплуатации средств информационной безопасности ДИиРБП (УЭСИБ)5				1	ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
2	ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМЕ
3	ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ИНТЕРФЕЙСА
4	ОПИСАНИЕ РАБОТЫ В СИСТЕМЕ/ОПИСАНИЕ ВХОДА В СИСТЕМУ

КСЭД — комплексная система электронного документооборота.

2019: Внесение КСЭД 3.0 в реестр отечественного ПО

17 января 2019 компания КРОК сообщила, что система электронного документооборота КРОК вошла в Единый реестр российского ПО. По информации компании, внесение системы КРОК в реестр отечественного ПО расширит возможности госзаказчиков при выборе решений для электронного документооборота.

Продукт КСЭД 3.0 позволяет автоматизировать и объединить в единой среде документооборот, сопровождающий десятки бизнес-процессов крупных коммерческих и государственных организаций. Платформа КРОК упрощает ведение входящей/исходящей корреспонденции, подготовку и согласование документов, управление финансовой и технической документацией, организационно-распорядительной документацией предприятия, межведомственный документооборот, контроль выполнения поручений, проведение закупочных процедур и пр.

Ключевое преимущество платформы на январь 2019 года — возможность масштабирования системы при сохранении производительности благодаря гибкой архитектуре. Десятки тысяч сотрудников могут работать в КСЭД 3.0 независимо от географии. Еще одна особенность КСЭД 3.0 — встроенный дизайнер бизнес-процессов, который делает систему гибкой для настройки под решение актуальных задач организаций. Платформа адаптируется для удобства работы с часто используемыми и привычными функциями.

Система доступна для работы с мобильных устройств, а для оперативного согласования документов на смартфоне возможна интеграция инструмента с чат-ботами. Решение взаимодействует с любым ИТ-окружением, включая операционные системы (Windows и Unix/Linux), большинство распространенных СУБД (от PostgreSQL до Oracle), и браузеров (Chrome, Firefox, Safari и пр.). Для создания юридически значимого документооборота в платформе используется электронная подпись. Система также поддерживает технологий штрих-кодирования и потокового сканирования .Награды TAdviser IT PRIZE вручены в 9 номинациях 6.7 т

На январь 2019 года получить доступ к КСЭД организация может как в виде облачного сервиса, так и путем внедрения on-premise — в инфраструктуру заказчика.

Третье поколение КСЭД содержит в себе весь спектр функций, которые пользуются наибольшей популярностью среди наших заказчиков по итогам реализации более чем 200 проектов КРОК в области документооборота. Это полностью российский продукт, не содержащий в своей основе проприетарного ПО. Кроме того, КСЭД 3.0 учитывает подходы к работе с документацией принятые в российской практике.

2017: КСЭД 3.0

12 декабря 2017 года компания Крок сообщила о выводе на рынок системы электронного документооборота «КСЭД 3.0» (Комплексная система электронного документооборота).

Согласно заявлению компании, это важный для неё продукт. В нем реализован опыт и пожелания крупных заказчиков, большое количество усовершенствований. Продукт способен гибко адаптироваться к сложившейся инфраструктуре. Заказчик может с нуля инсталлировать технологию со всеми компонентами для электронного документооборота.

Возможно внедрение в сформированную инфраструктуру — хранилище электронных документов в виде ЕСМ-системы (Enterprise Content Management, система управления корпоративным контентом). Технология позволяет хранение файлов в имеющейся ЕСМ-платформе. При небольшом объеме документов хранить документы возможно в основной базе данных системы.

«КСЭД 3.0» создана на платформе рабочего окружения CROC JXFW (Java Extendable Framework). Её можно адаптировать под крупного распределенного заказчика:

• ведение входящей и исходящей корреспонденции,
• управление финансовой документацией и нормативами предприятия,
• межведомственный электронный документооборот.

В продукте усовершенствован пользовательский интерфейс. Модернизирован внешний вид. Интерфейс стал более легким, прозрачным, комфортным, адаптируемым к разным устройствам – он вмещает много информации на больших экранах и перестраивается при использовании на малых экранах.

Есть возможность выноса на главный экран наиболее востребованных функций или, например, администратор может преднастроить привычный набор функций по ролям. Сохраняются фильтры поиска.

В системе действует дизайнер бизнес-процессов. Он реализует мировые стандарты:

• стандарт BPMN (Business Process Modeling Notation, нотация для моделирования бизнес-процессов), его поддерживает сейчас большинство систем управления бизнес-процессами и управления документооборотом
• CMMN (Case Management Modeling Notation, графическая нотация для моделирования кейсов)
• DMN (Decision Modelling Notation, нотация для описания решений и бизнес-правил).

СММN помогает моделировать процессы, не очень похожие на конвейер. DMN – это нотация для описания решений и бизнес-правил^[1].

Примечания

Решения Directum для ПАО «РОСНЕФТЬ»

Используемые решения:

Делопроизводство

Управление документами

Кадровые процессы

Управление бизнес-процессами

Совещания

Договоры

ПАО «НК «Роснефть» ставит целью к 2022 году занять лидерские позиции среди мировых нефтегазовых предприятий. На протяжении 15 лет компания сотрудничает с Directum — российским разработчиком ИТ-систем и интеллектуальных инструментов для управления корпоративным контентом и цифровыми процессами.

40+

компаний холдинга
используют Directum

15 000+

пользователей в распределенных подразделениях

Карта внедрения

Решения Directum для реализации стратегических задач

Цифровая трансформация

Цифровая трансформация

Инструменты для реализации принципиального лидерства и соответствия стратегии

• Искусственный интеллект в различных процессах от цифровой бухгалтерии и ОЦО до помощника инхаус-юриста;
• Умный корпоративный поиск;
• Мобильные приложения руководителей и мидл-менеджмента для работы с документами задачами для непрерывности бизнеса;
• Личный кабинет сотрудника для вовлечения в цифровые процессы;
• Долговременный архив для полного цикла электронного документооборота;
• Переход к импортозамещению в ИТ-системах.

Подробнее

Повышение эффективности процессов

Повышение эффективности процессов

Инструменты для повышения эффективности внутренних процессов и взаимодействия

• Делопроизводство и управление документопотоками;
• Документирование и отчетность по корпоративным стандартам;
• Управление договорами;
• Претензионно-исковая работа;
• Управление ЛНА и ознакомление сотрудников;
• Кадровые процессы и HR-менеджмент.

Подробнее

Стратегическое развитие и проектное управление

и проектное управление

Стратегическое развитие и проектное управление

Инструменты для максимально быстрого запуска и ведения стратегических проектов

• Управление проектами
• Взаимодействие и документирование для коллегиальных органов
• Управление совещаниями
• Межкорпоративный документооборот для сквозных процессов с партнерами и контрагентами

Подробнее