Сначала автор разбирает сходства и различия приказа и распоряжения, а потом комментирует весь алгоритм их издания: инициирование, сбор и анализ информации, подготовка и согласование проекта документа, его доработка по замечаниям согласующих, подписание и регистрация, а также доведение до исполнителей. Статья содержит не только исчерпывающие объяснения автора, но и примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов.
Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.
Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия
Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам1 , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.
Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или распоряжения, могут быть направлены на:
- совершенствование организационной структуры предприятия;
- выбор средств и способов осуществления основной (или производственной) деятельности предприятия;
- обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами;
- утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.
При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.
А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.
Распоряжение2 – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения.
1. На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).
2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.
Приказы и распоряжения делятся на три подвида:
- по основной деятельности;
- по личному составу;
- по административно-хозяйственным вопросам.
Этапы издания приказов и распоряжений
В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов3 :
- Инициирование издания приказа или распоряжения.
- Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
- Подготовка проекта приказа или распоряжения.
- Согласование проекта документа.
- Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.
- Подписание приказа или распоряжения.
- Регистрация приказа или распоряжения.
-
Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.
Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.
Рассмотрим каждый этап в отдельности.
Инициирование издания приказа или распоряжения
Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:
- на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
- по поручению руководства предприятия;
- по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.
Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
Пример 1
ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с модулем обновления и инструкцией по проведению обновления (см. Пример 2).
Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы (см. Пример 2).
Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору (см. Пример 3), в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.
Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию (см. Пример 3), в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета (см. Пример 5).
То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.
Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения
Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в издаваемом приказе или распоряжении.
Источниками информации могут быть:
- законодательные акты и нормативная документация;
- текущая документация организации;
- документы, поступающие из других организаций;
- архивные документы;
- публикации в периодической печати;
- научные материалы и др.
Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.
Продолжение Примера 1
В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так и документы, поступившие из сторонней организации.
К внутренним документам ООО «Новостройрегион-А», необходимым для изучения, можно отнести: текущее положение о работе в системе автоматизации складского учета «Склад+», приказ, его утвердивший, а также докладную записку (см. Пример 3).
Кроме этого необходимо детально изучить приложения, присланные ОАО «Технологии 21 века» с письмом от 9 января 2007 г. № 2/02-15 (см. Пример 2).
Пример 2
Пример 3
Подготовка проекта приказа или распоряжения
Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.
Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.
Оформляются проекты приказов и распоряжений4 в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»5 (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).
Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- место составления или издания документа;
-
а также ограничительные отметки для реквизитов:
- дата документа;
- регистрационный номер документа.
Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:
- 20 мм – левое;
- 10 мм – правое;
- 20 мм – верхнее;
- 20 мм – нижнее.
Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.
Таблица
Обязательные реквизиты приказа и распоряжения
|
№ п/п |
Наименование реквизита |
Момент оформления реквизита |
|
Издание документа |
||
| 1.1 | наименование организации | оформлять не надо, присутствует на бланке |
| 1.2 | наименование вида документа | оформлять не надо, присутствует на бланке |
| 1.3 | место составления или издания документа | оформлять не надо, присутствует на бланке |
| 1.4 | дата документа | оформляется после подписания в момент регистрации документа |
| 1.5 | регистрационный номер документа | оформляется после подписания в момент регистрации документа |
| 1.6 | заголовок к тексту | оформляется при подготовке проекта документа |
| 1.7 | текст документа | оформляется при подготовке проекта документа |
| 1.8 | визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф согласования документа) | полностью оформляются во время согласования проекта документа |
| 1.9 | подпись полностью | оформляется во время подписания документа |
| 1.10 | в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак)6 | оформлять не надо, присутствует на бланке |
|
Постановка на контроль и исполнение |
||
| 2.1 | отметка о контроле | оформляется при постановке документа на контроль |
|
Снятие с контроля и направление документа в дело |
||
| 3.1 | отметка об исполнении документа и направлении его в дело | оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело |
Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:
- констатирующей (или преамбулы) и
- распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.
Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В связи» и т.д.
Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании7 .
Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.
Фрагмент документа
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.
Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:
1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по …».
2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.
Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:
Срок представления 15.07.2003.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.
Фрагмент документа
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536
Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Текст любого организационно-распорядительного документа, оформляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный межстрочный интервал.
У приказа или распоряжения могут быть разные приложения8 : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.
Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Пример 4
Приложение № 2
к приказу ЗАО «Альтернатива-М»
от 11.01.2007 № 1
Приложение № 2
к приказу ЗАО «Альтернатива-М»
от 11.01.2007 № 1
Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».
Пример 5
Частично согласованный (3-мя должностными лицами из 7-ми предусмотренных)
и неподписанный проект приказа
Пример 3
Подготовка проекта приказа или распоряжения
Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.
Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.
Оформляются проекты приказов и распоряжений4 в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»5 (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).
Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- место составления или издания документа;
-
а также ограничительные отметки для реквизитов:
- дата документа;
- регистрационный номер документа.
Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:
- 20 мм – левое;
- 10 мм – правое;
- 20 мм – верхнее;
- 20 мм – нижнее.
Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.
Таблица
Обязательные реквизиты приказа и распоряжения
|
№ п/п |
Наименование реквизита |
Момент оформления реквизита |
|
Издание документа |
||
| 1.1 | наименование организации | оформлять не надо, присутствует на бланке |
| 1.2 | наименование вида документа | оформлять не надо, присутствует на бланке |
| 1.3 | место составления или издания документа | оформлять не надо, присутствует на бланке |
| 1.4 | дата документа | оформляется после подписания в момент регистрации документа |
| 1.5 | регистрационный номер документа | оформляется после подписания в момент регистрации документа |
| 1.6 | заголовок к тексту | оформляется при подготовке проекта документа |
| 1.7 | текст документа | оформляется при подготовке проекта документа |
| 1.8 | визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф согласования документа) | полностью оформляются во время согласования проекта документа |
| 1.9 | подпись полностью | оформляется во время подписания документа |
| 1.10 | в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак)6 | оформлять не надо, присутствует на бланке |
|
Постановка на контроль и исполнение |
||
| 2.1 | отметка о контроле | оформляется при постановке документа на контроль |
|
Снятие с контроля и направление документа в дело |
||
| 3.1 | отметка об исполнении документа и направлении его в дело | оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело |
Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:
- констатирующей (или преамбулы) и
- распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.
Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В связи» и т.д.
Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании7 .
Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.
Фрагмент документа
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.
Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:
1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по …».
2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.
Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:
Срок представления 15.07.2003.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.
Фрагмент документа
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536
Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Текст любого организационно-распорядительного документа, оформляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный межстрочный интервал.
У приказа или распоряжения могут быть разные приложения8 : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.
Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Пример 4
Приложение № 2
к приказу ЗАО «Альтернатива-М»
от 11.01.2007 № 1
Приложение № 2
к приказу ЗАО «Альтернатива-М»
от 11.01.2007 № 1
Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».
Пример 5
Частично согласованный (3-мя должностными лицами из 7-ми предусмотренных)
и неподписанный проект приказа
Нижняя оборотная сторона последнего листа проекта приказа,
на которой проставили свои визы исполнители (разработчики) проекта
Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.
Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции совершенствования документационного обеспечения управления».
При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки (см. Примеры 5 и 6).
На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8` и № 9` 2005 г.
Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.
Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц
Согласование проекта документа подразумевает:
- внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;
- внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко, поэтому мы не будем останавливаться на нем в данной статье9 .
Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.
Фрагмент документа
П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536
Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем10 и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов11 документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов12 .
Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
При «традиционном» способе проект распорядительного документа готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.
В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих (см. Пример 5). Реквизит «визы согласования документа» должен оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.
Фрагмент документа
П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных организациях лист согласования может иметь различную форму (см. Пример 6).
При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.
Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.
Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и активизирует процедуру согласования.
Возможны следующие маршруты согласования:
- последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;
- параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;
- параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.
Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:
- 1 группа согласующих – исполнитель (или разработчик) проекта документа;
- 2 группа согласующих – руководитель исполнителя;
- 3 группа согласующих – руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;
- 4 группа согласующих – руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководитель юридической службы;
- 5 группа согласующих – заместитель (или заместители) руководителя предприятия.
Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:
- Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.
- Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.
- Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.
- Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной системе оповещения.
- Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.
- Проект документа не может потеряться в процессе согласования.
- Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.
Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.
Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.
В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера, меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.
Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.
Подписание приказа или распоряжения
Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.
Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.
Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.
Регистрация приказа или распоряжения
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.
Регистрация может осуществляться одним из трех способов:
- записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
- записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации);
- внесением информации о документе в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (автоматизированная форма регистрации).
Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:
- быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;
- автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
- автоматический контроль за исполнением поручений (документов);
- возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.
Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.
В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.
Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.
Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.
Фрагмент документа
П. 3.12. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера13 , который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Фрагмент документа
П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007 (см. Пример 6).
Пример 6
Подписанное руководителем и прошедшее регистрацию распоряжение с листом согласования
Доведение приказа или распоряжения до исполнителей
Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.
При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).
Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.
Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением – это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году14,15 .
Продолжение темы – в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».
Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.
Приказ и распоряжение: чем отличаются и в каком случае использовать
Редактор: Светлана Брылева
Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Поделиться
Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Поделиться
Владельцы бизнеса используют приказы и распоряжения, чтобы ставить задачи сотрудникам и быть уверенными в их выполнении. Не всегда понятно, когда какой документ пригодится. Разбираемся, в чем отличия приказа от распоряжения, в каких ситуациях какой документ издавать и кто имеет право это делать.
В законодательстве нет общих правил, которые регулируют, когда издавать приказ, а когда — распоряжение. В трудовом кодексе эти документы часто равнозначны. Например, чтобы принять сотрудника на работу или уволить его, подойдет любой из документов.
Понять, чем отличается приказ от распоряжения, помогут определения из Единой государственной системы делопроизводства — ЕГСД.
Приказ — правовой акт, который издает руководитель компании или ее структурного подразделения, чтобы решить основные и оперативные задачи.
Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель или его заместитель, чтобы решить оперативные вопросы. У распоряжения обычно ограниченный срок действия, и оно касается узкого круга работников или вообще кого-то одного из них.
Главное отличие этих документов в том, что приказ всегда издает руководитель компании или его заместитель, а распоряжение — руководитель компании, заместитель и другие уполномоченные лица, например начальники отделов.
Есть также условные различия между приказом и распоряжением. Собрали их в таблице.
В делопроизводстве есть три вида приказов и распоряжений.
По основной деятельности. Цель — решить основные задачи, которые стоят перед компанией. Например, ввести штатное расписание или создать новое подразделение.
По административно-хозяйственным вопросам. Относятся к деятельности, которая связана с транспортным обслуживанием, эксплуатацией и оснащением зданий. Например, приказ или распоряжение о покупке оборудования.
По личному составу. Касаются вопросов взаимодействия сотрудников с компанией. Например, чтобы уволить сотрудника, нужно издать соответствующий приказ или распоряжение.
Правила не регламентированы законом, но их прописывают в инструкции по делопроизводству. Обычно порядок издания приказов и распоряжений выглядит так:
Иногда порядок может быть сложнее: ответственный сотрудник сначала готовит проект, согласует его с юристами и руководителем и только потом отдает на подпись.
Например, если руководитель издает приказ о правилах сохранения коммерческой тайны, лучше сначала подготовить проект и согласовать его с юристом, чтобы документ не противоречил законам.
А вот при издании приказа о приеме на работу можно воспользоваться шаблоном — готовить проект и согласовывать с юристом не обязательно.
В законе нет требований к оформлению приказов и распоряжений, но в государственном стандарте есть рекомендации, примеры и шаблоны распорядительных документов.
Компаниям не обязательно оформлять документы строго по ГОСТу, но чтобы они имели юридическую силу, нужно указать следующие реквизиты
Кроме реквизитов, есть и другие рекомендации по оформлению распорядительных документов.
Оформление приказа. Текст приказа состоит из двух частей: первая — это основания или причины создания документа, вторая — решение руководителя, которое начинается со слова «Приказываю».
Оформление распоряжения. В отличие от приказа, в распоряжении оснований и причин для издания документа может не быть. В таком случае оно начинается сразу с решения руководителя — например, со слова «Обязываю».
Вариантов последствий неправильного составления приложения или приказа масса. Все их в одной статье рассмотреть невозможно.
Главная проблема — когда в приказе или распоряжении непонятно написано, что и кому делать. В этом случае некого будет наказать за неисполнение. А перед контрагентами, государством или работниками отвечать придется.
Руководитель компании, бухгалтер или предприниматель не застрахованы от ошибок в распорядительных документах, даже если пользуются шаблонами.
Наиболее распространенные ошибки:
-
указание неверных сведений, например паспортных данных, наименований должностей и подразделений, реквизитов компании;
-
использование размытых и нелогичных формулировок, которые могут трактоваться двояко;
-
отсутствие подписей или подпись лица, не наделенного соответствующими полномочиями;
-
отсутствие ссылок на другие документы — например, в приказе о переводе сотрудника на другую работу нужно сослаться на заявление и согласие работника на перевод.
Ошибка в приказе или распоряжении приводит к тому, что документ становится недействительным — он как бы перестает существовать. В этом случае может ничего не произойти, а можно, например, получить штраф.
Если ошибки будут, к примеру, в распоряжении о рекламной стратегии, государство работодателя никак не накажет. А если при документарной проверке компании или ИП налоговая инспекция выявит нарушения в приказах или распоряжениях, которые влияют на размер налоговых обязательств, — это может привести к недоимке и, соответственно, штрафу по статье 120 или 122 налогового кодекса.
Если же ошибки будут в документах по кадрам, за это грозят штрафы от трудинспекции.
Есть еще один важный момент, который касается работодателя, неверно составившего приказ или распоряжение — при неправильном составлении документа сотрудник может подать в суд и выиграть его.
Например, если сотрудник отказался подписывать приказ об увольнении по собственному желанию, а его все равно уволили из компании, он может подать в суд на работодателя, получить компенсацию и восстановиться в должности.
Сотрудницу уволили неверно составленным приказом, а она восстановилась в должности и взыскала деньги
Что случилось. Сотрудницу МУП «Экоресурс» приказом уволили с должности администратора.
Какие ошибки. Выяснилось, что работодатель предложил сотруднице подписать заявление на увольнение по собственному желанию, а она отказалась. Приказ об увольнении, где была ссылка на заявление, оказался составлен неверно. Женщина обратилась в суд с просьбой восстановить ее на работе и взыскать с работодателя сумму, соответствующую ее зарплате с момента незаконного увольнения.
Решение суда. Сотрудницу восстановили на работе, а с компании взыскали зарплату за время, пока она вынуждено не работала.
Дело № А65-18482/2021
То же самое относится к неверно составленному распоряжению. Например, если сотрудник не выполнил обязанности, описанные в распоряжении, получил за это дисциплинарное взыскание, но при этом документ был составлен неверно, сотрудник может подать в суд на работодателя и выиграть.
Распорядительные документы используют в различных сферах деятельности компании или ИП. Деление по типам распоряжений условное, поскольку один и тот же документ можно отнести сразу к нескольким видам. Например, распоряжения, предназначенные для бухгалтерии, сочетают в себе признаки финансового и надзорного документа.
Есть восемь видов распорядительных документов, каждый из которых регулирует определенную сферу внутри компании.
Структурные. Сюда относятся приказы и распоряжения, которые касаются создания, расширения, упразднения структурных элементов компании. Например, приказ о сокращении численности сотрудников или их частичном переводе на удаленку.
Организационные. Такие документы решают основные организационные вопросы компании, помогают поставить и достигнуть актуальных целей. Например, если нужно массово провести вакцинацию сотрудников в медучреждении или специальную оценку труда — СОУТ — рабочих мест.
Нормативные. К таким документам относятся приказы и распоряжения, в которых прописаны внутренние правила, принципы и распорядки в компании. Например, утверждение правил внутреннего трудового распорядка или штатного расписания.
Надзорные. В этих документах речь идет о проведении проверок, инвентаризации, аудита, контрольных мероприятий, а также об оформлении и сдаче различных отчетов.
Финансовые. Сюда относится все, что связано с финансовой аналитикой и планированием компании, ее финансовыми решениями. Например, приказ о наделении сотрудников правом подписи финансовых документов.
Отчетные. В отчетных распорядительных документах регламентируют мероприятия, которые проводятся в различных структурных подразделениях компании. Например, сюда относится приказ о проведении инвентаризации или аттестации сотрудников.
Информационные. К таким приказам и распоряжениям относятся документы, в которых начальство информирует сотрудников о деятельности организации. Например, о реорганизации компании или ее планах ближайшего развития.
Обеспечительные. В таких документах описываются правила обеспечения сотрудников ресурсами, которые необходимы для работы. Например, приказ о выдаче денег под отчет на командировку или об использовании бизнес-карты.
-
Приказ издает только руководитель или его заместитель для решения основных задач компании и кадровых вопросов.
-
Распоряжение издает руководитель, его заместитель и начальники отделов для решения текущих задач компании.
-
Компании и ИП могут использовать только один из этих документов — разница между приказом и распоряжением условна.
-
Если хотите использовать оба документа, пропишите в инструкции по делопроизводству, кто имеет право издавать распорядительные документы и какие вопросы решает каждый из них.
Понятия «приказ» и «распоряжение» в деловых инструкциях и в обиходе воспринимаются часто как синонимы. Однако такой подход является спорным – между этими документами есть различия. Разберемся, в чем они состоят и почему при наличии сходства приказ и распоряжение взаимозаменяемыми во многих случаях считать нельзя.
Термины и разграничения
Приказы и распоряжения сходны между собой, являясь распорядительными документами руководства по отношению к персоналу, инструментами, посредством которых происходит процесс управления организацией. По сути, это локальные нормативные акты, в которых задокументированы решения руководства.
Действующие нормативно-правовые документы не содержат четкого определения этих понятий и их разграничения. Они есть, к примеру, в «Кратком словаре видов и разновидностей документов», увидевшем свет в 1974 году. Многие формулировки словаря, касающиеся финансовых и организационных реалий экономики, на сегодняшний день устарели, но, взяв их за основу, можно получить такие определения.
Приказ – единоличный локальный правовой акт, издаваемый руководителем компании или его заместителем, исполняющим соответствующие обязанности в момент издания приказа. Он предназначен для решения вопросов основной деятельности или кадровых вопросов. Приказом называют также правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления или его структурного подразделения с целью решения задач, стоящих перед органом. Может иметь отношение к широкому кругу руководителей, независимо от подчиненности, и иметь силу не ЛНА, а общего нормативного акта.
Распоряжение – издается руководителем компании, его заместителями по оперативным вопросам, главным образом организационного характера. Они касаются исполнения приказов, правил, инструкций, иных нормативных актов; механизмов доведения решений высшего руководства до руководителей низших рангов и рядовых работников. Часто распоряжение ограничено по времени действия и касается ограниченного круга лиц.
На заметку! Приказание – специфическая форма распорядительного документа, характерная для воинских учреждений. Издается командиром, начальником учреждения.
Как применять документы
Из определений вытекает, что распоряжение, в отличие от приказа, носит в первую очередь рекомендательный характер. Оно указывает на наиболее оптимальный способ решения какой-либо задачи руководства и требует согласия. Приказ требует безусловного подчинения, точности исполнения. В то же время во многих ситуациях распоряжение по своему содержанию близко к приказу.
Обратим внимание на некоторые характерные черты двух документов:
- Приказ действует до отмены, распоряжение – до фактического исполнения.
- Распоряжения, как правило, переиздаются при необходимости, в приказ можно внести изменения таким же распорядительным документом – приказом. В текст изменяющего приказа включают текст соответствующих изменений.
- При издании приказа в документе всегда указывается заголовок «Приказ», в распоряжении часто заголовок опускается. При составлении распоряжения текст начинается словами «Обязать, обязываю, распоряжаюсь», а в приказе – «Приказываю».
Пример приказа — приказ о приеме на работу, а распоряжением может оформляться краткосрочное возложение обязанностей на члена трудового коллектива, во время отпуска основного сотрудника. На практике эти два документа воспринимаются часто идентично и в организациях имеют равную силу действия.
Многие компании, особенно небольшие, применяют какой-то один вид распорядительного документа. Обычно первенство отдается приказу, но могут издаваться исключительно распоряжения. В других случаях, например, при наличии структурных подразделений, распоряжения издают руководители этих структурных подразделений, а приказы – руководитель и лица, исполняющие его обязанности.
С точки зрения права, приказ и распоряжение различий не имеют, организация обязана отрегулировать эти вопросы самостоятельно. Разграничение действия документов производится с помощью регламентов, иных ЛНА, где прописываются ситуации, при которых необходимо подготовить проект приказа или распоряжения.
Есть отдельные, определенные законом, случаи. В Уставе акционерного общества обычно указывается, что руководитель издает приказы (согласно ст. 69-2 ФЗ № 208 от 26/12/95 г.), значит заместители могут быть наделены полномочиями издавать распоряжения.
Порядок издания приказов и распоряжений
Приказы и распоряжения имеют в основном сходный порядок формирования, издания и контроля исполнения:
- инициирующие действия, в основе которых лежит причина издания документа;
- сбор информации, ее анализ;
- формирование проекта приказа, распоряжения на основе проведенной работы;
- регистрация замечаний и предложений заинтересованных сторон, согласование;
- подписание документа;
- регистрация документа;
- доведение до сведения исполнителей.
Инициатива может исходить от руководителя компании либо от руководителей отделов (докладные записки, служебные записки, служебные письма руководителю). Издание документа может иметь плановый характер и опираться на нормы принятых ранее ЛНА, например, приказ о проведении инвентаризации.
Согласование и доработка, если она необходима, ведется с учетом мнения работников, профсоюза, низовых руководителей, а в некоторых случаях и внешних организаций, привлеченных к решению проблемы, о которой идет речь в документе (вышестоящего руководства организации, экспертов). В других случаях приказ или распоряжение не требует этапа доработки.
Работа ведется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, требования к оформлению документов которого распространяются на распоряжения и приказы.
Содержание
- Сравнение
- Какая разница между документами
- Кто и по каким правилам издает распорядительные документы
- Сроки хранения
- Чем отличаются Приказ и Распоряжение в организации
- В каких случаях издается Приказ
- Что такое Распоряжение
- Делегация
- Критерии
- Различие распоряжения от приказа
- В каких случаях, и кто имеет право издавать
- Особенности составления
- Нормативные документы
- Примеры из жизни и судебная практика
- Сравнительная таблица
- Приказ и распоряжение с позиции законодательства
Приказ — это правовой акт, изданный руководителем государственного органа или организации в рамках своей ответственности. Требования, указанные в документе, являются обязательными. Приказы издаются государственными органами и, как правило, не имеют срока действия.
Она касается принципиальных вопросов в работе компании или организации и того, на чьей ответственности она находится.
Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем или начальником организации по собственной инициативе и касающийся функциональных вопросов деятельности юридического лица. Как и приказ, он является обязательным для исполнения. Согласно практике, приказ предоставляет лицу временную власть и может быть использован только один раз и не может быть использован постоянно в качестве приказа.
Сравнение
Поэтому разница между приказом и статутом очень временная и возникает только в результате юридической практики. В законодательстве эти понятия, как правило, идентичны и подчиняются одним и тем же требованиям. В связи с этой ситуацией приказы может издавать только высшее руководство предприятия и структуры (генеральный директор, президент компании, президент).
Приказы могут издавать руководители дочерних компаний или структурных подразделений.
Кроме того, приказ является основополагающим юридическим правом и действует до его отмены или издания нового (например, приказа о ежемесячных обязательствах перед компанией). Приказы, основанные на сложившейся практике, действительны до момента их исполнения (например, переход на работу в праздничный день). Заказы можно изменять, старые заказы можно заменять и выдавать новые.
Какая разница между документами
Нередко органы государственной власти издают распорядительные документы под названием «приказы»; ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 имеет аналогичную формулу, что позволяет предположить, что эти понятия являются синонимами.
Однако тем, кто хочет понять разницу между ними, рекомендуется обратиться к словарям, в которых даны четкие определения каждого понятия. Толковый словарь определяет приказ как официальное распоряжение правительственного органа, руководителя учреждения или компании, или командира военного объекта. Согласно тому же словарю, слово «приказ» трактуется как команда выполнить какое-либо задание.
Из этого можно сделать несколько выводов.
- Оба являются формальными типами настроения.
- Оба используются для указания задач, которые должны быть выполнены лицом, указанным в документе.
- В обоих случаях речь идет об административных инструкциях.
Но в чем заключаются различия? Когда нужно размещать заказы и когда их нужно готовить? Поскольку суть обоих документов одинакова, существует два подхода к тому, как выбрать, что и когда публиковать: первый предлагает сосредоточиться на вопросе приказа; второй — на вопросе приказа, которым является сам приказ. Следуя этой логике, приказы пишутся для разовых задач, в то время как распоряжения пишутся, если они «выполняются уже давно».Второй принцип подходит для больших организаций с иерархической системой управления. В таких организациях приказы издает основатель, генеральный директор, а распоряжения — руководители подчиненных департаментов или отделов.
Чтобы было легче ориентироваться, все различия между концепциями сведены в таблицу.
Руководитель учреждения, организации
Руководитель учреждения, организации или отдела
Для какой задачи?
Основные задачи — задачи, относящиеся к организации в целом
Оперативные, разовые задачи или задачи с участием отделов, конкретных подразделений или сотрудников
Для кого он предназначен?
Затрагивает всех или большинство сотрудников
Для небольшого числа сотрудников, отделов
Долгосрочный, при необходимости может быть изменен
Не действует в течение длительного периода времени, пока заказ не будет выполнен. В большинстве случаев изменения не вносятся, выдаются только новые заказы.
Согласно правилам ГОСТ Р 7. 0. 97-2016, если создается текст совместного документа, то он начинается со слова «приказ» или «распоряжение
ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 не содержит инструкций о том, как правильно выполнить приказ, но он обычно начинается со слова «приказ» или «обязательство».
Кто и по каким правилам издает распорядительные документы
Оба вида инструкций выдаются только в письменном виде администратором. Конкретных правил не существует, так как невозможно предусмотреть все варианты во всех ситуациях. Однако существуют общие шаблоны и рекомендации, которые помогут вам подготовить юридически значимые документы.
При написании текста помните о следующих моментах
- Рекомендуется оформлять документы на фирменном бланке организации.
- Каждый заказ должен быть пронумерован (должен быть внесен в специальный печатный журнал или собственную электронную систему), датирован и с указанием места выдачи.
- В тексте необходимо описать задание и ответственного за его выполнение, а также указать срок выполнения. При необходимости следует добавить информацию о сотруднике, контролирующем выполнение задания.
- Последний этап — подписание руководителем.
Оба документа могут быть выданы только ответственным лицом (всей или части организации) и не требуют дополнительного утверждения.
После того как документ готов, он рассылается всем задействованным сотрудникам. Работник должен подписать документ. Это гарантирует, что они знают инструкции и что они должны выполнять их вовремя. При большом количестве сотрудников можно подготовить специальный регистрационный лист.
Ниже приведен шаблон, который можно легко заполнить для конкретных ситуаций.
А теперь пример конкретного заказа:
‘Аллюр…’
Датировано 3 октября 2022 года.
Благоустроить земельный участок, прилегающий к ГБОУ ДОД «Детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «АЛЛЮР».
- Приобрести и разместить два уличных вазона у входа в главное здание школы до 5 октября 2022 года.
- Назначение главного бухгалтера Викторовой В.В. V., отвечающий за поставку горшков.
- Ответственным за установку этих горшков назначаю г-на Петрова П.П., инструктора по верховой езде.
Иванов И. И. Режиссер.
Главный бухгалтер Викторова В.В.
Инструктор по верховой езде П. П. Петров.
Сроки хранения
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации № 236 от 20 декабря 2019 года документы в форме приказов и распоряжений Росархива как по основной (профильной) деятельности, так и по административно-финансовым вопросам должны храниться не менее пяти лет. Однако это минимальный срок хранения, и организация оставляет за собой право продлить его по своему усмотрению.
Чем отличаются Приказ и Распоряжение в организации
Приказы и директивы — это локальные нормативные акты, направленные на регулирование внутренних вопросов в организации. Они не имеют юридической силы за пределами компании. Особенность этих документов в том, что закон не противопоставляет их, а рассматривает как синонимы.
На практике, однако, принято отделять команды от приказов. Обратите внимание, что наказания за «неправильный» выбор не предусмотрены, поскольку закон не содержит четких указаний относительно обстоятельств, при которых требуется судебный запрет, и обстоятельств, при которых требуется судебный запрет. Проще говоря, компании не находятся в невыгодном положении из-за выбора того или иного формата документов.
Каковы различия между двумя нормативными актами? Существует несколько критериев
- Расстояние между ними. Приказ означает длительное действие, распоряжение — короткое действие, необходимое для реализации соответствующего проекта. Например, приказ о назначении главного бухгалтера или приказ о выходе главного бухгалтера на работу в отпуск.
- Условия пустоты. Ордер действует до указанного срока или до его отмены перед следующим ордером. Заказы обычно действительны до истечения указанного срока, и специальной отмены не требуется.
- Кто их выдает. Заказы подписываются генеральным директором, но редко агентом. Руководитель структурного подразделения и начальник отдела ограничиваются приказом.
- Возможность перемен. Изменять приказы не принято — проще издать новый документ. Изменения в приказах на самом деле очень распространены и происходят практически повсеместно.
- Объект. Классы решают глобальные проблемы в долгосрочной перспективе. Например, они назначают людей на должности или утверждают правила работы. Заказы помогают решать бизнес-проблемы и дела.
Поэтому между приказом и фактическим заказом нет ни одного различия, а есть ряд различий. Важно отметить, что правила использования этой формы регулирования могут отличаться в разных компаниях. Например, в одной компании принято издавать приказ о работе в праздничные дни, а в другой компании этот же вопрос может решаться по-другому.
Приказы и распоряжения — это локальные нормативные акты, издаваемые директорами компаний и их агентами.
Обе формы документации предполагают деловой стиль и единые (в рамках организации) стандарты. Используется простое письмо, четкие формулировки и недвусмысленные выражения. Каждый подпункт утверждается как отдельный пункт. Это позволяет легко вносить изменения в документ при необходимости.
В следующем разделе описывается определение срока действия. Имеется несколько вариантов. Например, достоверность документа может быть указана непосредственно в тексте. Если не указана конкретная дата или период времени, он считается действительным бессрочно (до отмены).
Заказы имеют срок действия, определяемый выполнением соответствующих условий. После выполнения условий документ автоматически считается выполненным, и его не нужно специально отменять.
В каких случаях издается Приказ
Приказы — это локальные нормативные акты, подписанные генеральным директором организации. Их юрисдикция распространяется на все юридическое лицо, а их полномочия зачастую неограниченны. Эти правила, издаваемые директорами корпорации, обычно делятся на три типа, в зависимости от масштаба решаемой проблемы
- Организационные вопросы. Это создание или реорганизация УП, разделение или распределение структурных подразделений, утверждение организационных структур, предоставление права подписи документов и установление внутренних правил и внутренних операционных регламентов.
- Основные виды деятельности. Финансирование деятельности компании, поставка материалов и оборудования, инициирование и оценка проверок, утверждение производства, транспортировка продукции и проверка качества.
- Работа персонала. Назначение и увольнение, прием на работу, расторжение трудовых договоров, переводы, утверждение графиков отпусков, пособий, отзыв из отпуска.
Что такое Распоряжение
Вторая форма локального нормативного акта — приказ — предназначена для решения оперативных, а не глобальных вопросов; такой документ может издать не только генеральный директор, но и его представители, руководители отделов и бизнес-единиц. Как правило, срок действия приказа ограничивается исполнением указанного в приказе периода. Например, предположим, что руководитель отдела подписывает документ, обязывающий сотрудника отработать три часа в свой выходной день.
Если сотрудник отработает эти три часа, условия правила считаются выполненными, документ теряет силу и отправляется в архив.
Примеры проблем, которые должны быть решены, включают
- в отношении возложения обязанностей на сотрудников в отсутствие ключевых сотрудников.
- В отношении фондовой организации
- относительно внесения изменений в должностные инструкции; и
- Проводить промежуточные (окончательные, предварительные) анализы эффективности работы магазина (рекламные кампании, новое оборудование и т.д.)
- вызывать сотрудников на работу в их выходные дни; и
- направлять сотрудников на курсы повышения квалификации.
Изменять заказы не принято. Если обстоятельства, при которых был выдан документ, становятся неважными до его исполнения, издается новый приказ или ненужный документ просто уничтожается. Это еще одно важное различие между двумя формами.
Приказ может содержать различные положения и различные обязанности исполнителя. Например, приказом вводится в действие процедура, назначается ответственный за контроль ее выполнения, назначается ответственный за доведение ее до структурного подразделения. Заказы ограничиваются одним положением, определяющим одно условие, требование или задачу.
Делегация
Термин относится к правовым актам, изданным в одностороннем порядке руководителем организации и направленным на решение основной задачи работы. Приказ распространяется на всех сотрудников компании. Другими словами, это требование, предъявляемое к работникам для выполнения конкретных задач и миссий. Приказы могут отдаваться устно или письменно.
В зависимости от рассматриваемой категории, заказы делятся на следующие типы
- Производственные заказы — определяют решение общих проблем, связанных с организацией работы компании. Они включают создание департаментов, корректировку структур и перераспределение обязанностей.
- Финансовые распоряжения касаются финансовых аспектов деятельности компании и правил бухгалтерского учета. Они уполномочены корректировать заработную плату и выдавать пособия.
- Человеческие ресурсы — относится к деятельности, связанной с работой сотрудников. Это может включать наем, увольнение и лицензирование.
- Охрана труда — регулирует правила охраны труда и здоровья на рабочем месте. Примерами могут служить случаи, когда работник отстраняется от работы по состоянию здоровья или из-за отсутствия средств индивидуальной защиты.
Любая компания или организация может создавать индивидуальные функции учета, добавляя новые заказы. Все зависит от сложности внутренней структуры и количества подразделений.
Критерии
Термин относится к правовым актам, составленным руководителем организации или отдела по вопросам деятельности компании. Это также относится к передаче приказов подчиненным. Судебный запрет — это запрос на определение определенных вопросов, связанных с правилами судебного запрета.
Приказы могут отдаваться в письменном виде, но чаще всего они отдаются устно.
Примеры таких тем включают
- возложение обязанностей на сотрудника во время отсутствия основного работника; и
- направление сотрудников на курсы повышения квалификации; и
- инвентаризация
- анализ эффективности производительности магазина, рекламных кампаний или нового оборудования; и
- изменение должностных инструкций; и
- вызов специалистов в праздничные дни.
Выполнение заказов по индивидуальному заказу не является обычной практикой. Если ситуация теряет важность до ее реализации, следует выпустить новый документ. Ненужную бумагу можно легко уничтожить. Это важное отличие.
Различие распоряжения от приказа
Команды значительно отличаются от команд. Она может предусматривать различные обязанности и особые положения для сотрудников. Примером может служить приказ о дате вступления в силу производственного ордера.
В документе также может быть указан сотрудник, ответственный за исполнение и доведение информации до структурного подразделения. Делегация определяет только одно положение — условие, обязательство или требование. Другие различия между документами кратко рассмотрены ниже.
В каких случаях, и кто имеет право издавать
Приказ может издать только директор организации или его представитель, выполняющий обязанности по доверенности. Это существенное отличие от приказов, которые могут быть подписаны руководителем структурного подразделения, филиала или отдела. Это означает, что документ может быть выдан любым человеком, в должностную инструкцию которого входит право выполнять подобные обязанности.
Важно, чтобы сотрудник, издающий приказ, понимал основы ведения учета. Они должны понимать основы трудового законодательства, гражданского права и правил внутреннего распорядка. Они должны ссылаться на эти документы при подготовке документов.
Особенности составления
Существует ряд важных особенностей, которые необходимо учитывать, чтобы правильно вести документооборот компании. Оба документа должны содержать в своей структуре слово «приказ» или «директива». Название документа размещается в центральной части листа. Он размещается под номером и датой.
Подпись должна быть поставлена в конце пункта, подлежащего исполнению, и списка ответственных лиц. Приказ должен быть подписан руководителем компании. Временные управляющие могут подписывать приказы.
Обычно эти документы нумеруются на один календарный год. Затем все документы одного типа архивируются и помещаются в архив на хранение. Новый процесс нумерации начнется в январе.
Важным элементом приказа по личному составу является причина его издания, именно здесь кроется принципиальное отличие от приказа. Обоснование должно включать перечень документов, вызвавших необходимость его выдачи. Таким образом, если работник переводится с одной должности на другую, то основанием является его заявление в установленной форме.
Поэтому стоит рассмотреть ряд особенностей, которые применяются в разных организациях для правильности движения документов и последующего хранения оформленных актов. К ним относятся.
- Ведение номеров слипов. Номера обычно размещаются в правом верхнем углу документа. Они могут быть обозначены буквами, чтобы помочь различать диапазоны. Например, K — персонал, P — производство, F — финансовые документы и т.д.
- Создайте календарь. Необходимый документ можно найти легко и в четко определенном формате.
- Дата публикации документа. В приказе часто указывается причина его создания. Например, изменения в организационной структуре или производственных потребностях.
- Идентификационная строка сотрудника, на которого распространяется действие документа. На нем должна быть его подпись.
Нормативные документы
Определения приказов и директив можно найти в различных нормативных документах, опубликованных Федеральным архивом. Обратите внимание, что в имеющихся нормативных актах вышеуказанные слова часто используются как синонимы. Однако они также указывают на различия, которые существуют в этой конструкции.
Стоит учесть, что приказы и распоряжения не имеют существенных различий в правовом контексте. Основные требования к их реализации указаны в сервисных документах, но в целом они во многом совпадают.
Не существует законов, положений или других правил, рекомендованных для персонала частных организаций. Поэтому при составлении этих документов допустимо ссылаться на общие рекомендации по делопроизводству.
Примеры из жизни и судебная практика
Заказы влияют на основную деятельность организации. Примеры включают улучшение структуры компании или увеличение количества производимой продукции. Приказы издаются по оперативным вопросам. К ним относится необходимость работать в выходные и праздничные дни.
Сравнительная таблица
В таблице ниже приведены основные особенности и различия между документами.
| Критерии | Критерии | Делегация |
| Срок действия | Сортировка | Долго. |
| Положение о расторжении договора | Пока это не произойдет | До отмены |
| Подписавшие | Генеральный директор, руководители дочерних компаний, руководители департаментов | Директора |
| Может быть изменен | Обычно переиздаются | Запланированные изменения |
| Область применения | Оперативная работа | Юридические вопросы |
Приказы и уставы имеют много общего и практически неотличимы с юридической точки зрения. Однако они также различаются по сфере применения, исполнителям заказов и срокам действия.
Приказ и распоряжение с позиции законодательства
В законе нет конкретного различия между терминами «приказ» и «распоряжение».
В российском трудовом праве эти два документа часто уравниваются в правах. Например, часть 1 статьи 68 Трудового кодекса предусматривает, что прием на работу осуществляется по приказу (делегированию) работодателя, а аналогичная формулировка в части 1 статьи 84.1 Трудового кодекса определяет прекращение трудового договора.
Кадровый учет ведется на основе стандартных форм (например, формы № Т-1, Т-6 и Т-11), которые содержат как приказы, так и инструкции.
Такое дублирование встречается и в стандартных формах бухгалтерской отчетности (например, форма № ИНВ-22).
Согласно стандартам архивирования, приказы и инструкции классифицируются как административные документы. Аналогичным образом они подразделяются на те, которые относятся к основной (базовой) деятельности, персоналу и административным вопросам.
В перечне типовых распорядительных документов (приказ Росархива от 20. 12. 2019 № 236) не выделены отдельные группы приказов и распоряжений по периодам обслуживания.
| 434. | Приказы, команды персональной конфигурации — приказы к документам (служебные записки, отчеты, заявления):. | (1) Бизнес-путешественники с вредными и (или) опасными условиями труда в отношении лицензий — 50/75 лет. |
| (a) о трудоустройстве, переезде, перемещении, ротации, наложении, объединении, найме, увольнении, прекращении, заработке, сертификатах, улучшениях, оценках, званиях, мотивах, наградах, изменениях в резюме, отпуске по уходу за ребенком, отпуске без сохранения заработной платы. | 50/75 лет ЭПК | |
| (b) годовые лицензии, когда заработок, лицензии и лицензии на оказание услуг не связаны с основной (базовой) деятельностью | 5 лет (1) | |
| (c) Формальные инспекции, не | 5 лет | |
| (d) для направления работников в командировки, для | 5 лет (1) | |
| (e) для дисциплинарных санкций | 3 года |
Военное право ассимилирует эти два понятия и называет приказами распоряжения командира (вышестоящего), адресованные подчиненным, требующие обязательного выполнения определенных действий, соблюдения определенных правил или установления определенных порядков (п. 39 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 10 ноября 2007 года № 1495). Единицы).
В Уголовном кодексе нет различия между приказами и обязанностями. Согласно статье 42 Уголовного кодекса РФ, независимо от того, был ли отдан приказ или распоряжение, причинная связь исполнителя не подпадает под уголовную ответственность. Уголовную ответственность несет только лицо, отдавшее незаконный приказ или распоряжение (статья 33 (2) Уголовного кодекса).
- Что такое приказ и распоряжение
- Документы и ситуации
- Когда нужен приказ
- Когда нужно распоряжение
- Виды приказов и распоряжений
- Где искать информацию
- ГОСТы, законы и другие полезные документы
Что такое приказ и распоряжение
Алина обратилась к поисковикам, но свежего определения, что такое приказ и чем он отличается от распоряжения, так и не нашла.
Информации было много, но авторы либо предлагали свои трактовки, либо ссылались на Единую государственную систему делопроизводства — документ 1973 года. ЕГСД, в свою очередь, отсылала к ГОСТ 6.38-72, а он, как быстро выяснила Алина, утратил силу в 1991 году.
С тех пор определения не пересматривались. В итоге Алина доверилась статьям специалистов. Вот что ей удалось выяснить.
Приказ — правовой акт, который издает руководитель организации в рамках своих полномочий для управления ключевыми производственными процессами.
Приказы действуют, пока не будут отменены или переизданы. Если приказ нужен на определенный срок, его необходимо указать (например, отправляя сотрудника в отпуск).
Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель, его подчиненный или представитель для решения оперативных вопросов. Срок действия распоряжения обычно ограничен выполнением задачи, которому оно посвящено.
Теперь Алине стало понятнее, что такое распоряжение и чем отличается от приказа. Но она все еще не знала, как именно их оформлять и в каких случаях. Коллеги только руками разводили: мол, мы в этом ничего не понимаем, ты секретарь, тебе и разбираться.
Начинающие компании часто экономят на персонале. Их логика понятна, хоть и ошибочна: зачем нанимать опытного делопроизводителя, когда есть студенты. Пусть неопытный сотрудник как-нибудь сам найдет информацию и разберется, насколько она верна и актуальна.
Но в бизнесе нельзя экономить на важном. Лучше взять выгодный кредит в «Совкомбанке» и стартовать правильно.
Если ваш бизнес нуждается в дополнительном финансировании, возьмите кредит. Совкомбанк предлагает «Легкий кредит», «Программы с господдержкой», «Банковские гарантии», «Кредитная линия» и «Овердрафт». Выберите удобный вариант и оставьте заявку на сайте.
Документы и ситуации
Приказ и распоряжение часто заменяют друг друга. Это связано с тем, что документооборот постепенно упрощается.
Например, мы привыкли, что прием на работу обязательно оформляется приказом. Но с 2017 года по ТК РФ сотрудника можно принять в штат и распоряжением. Отношения между компанией и сотрудником подтверждает в первую очередь трудовой договор, поэтому не принципиально, какой документ их зафиксирует.
Кроме того, к коммерческим компаниям предъявляют не такие строгие требования по документообороту, как к государственным. В госсекторе документы оформляют строго по шаблонам, утвержденным Госкомстатом. Они есть в бесплатной версии «Консультанта».
Коммерческие компании могут вести документацию по собственным стандартам. Их нужно разработать и утвердить отдельным приказом. На практике большинство организаций ориентируются на гособразцы: так удобнее, секретарям и делопроизводителям не нужно переучиваться.
Итак, ни в одном законе нет перечня ситуаций, когда издают приказы и распоряжения. Также невозможно сказать, что главнее — оба документа равноправны.
С другой стороны, есть традиции, которых стоит придерживаться, чтобы избежать конфликтов. Алина объяснила это так: «Нельзя принять сотрудника на работу простым распоряжением — несолидно». Но этот вопрос каждая компания решает по своему усмотрению.
Когда нужен приказ
Как правило, приказами оформляют решения по важным вопросам. Например:
- прием и увольнение сотрудников, перевод на другую работу;
- утверждение графика отпусков на год;
- утверждение штатного расписания;
- открытие отдела, филиала.
Чтобы проверить себя, подумайте, кто подписывает документ. Если генеральный директор — скорее всего, это приказ. Если руководитель отдела, службы, другого подразделения — распоряжение.
Когда нужно распоряжение
Чтобы не ошибиться, можно ли оформить решение распоряжением, задайте себе вопрос: какой срок действия у этого решения? Если оно ограничено по времени — выбирайте распоряжение.
Примеры ситуаций, когда нужно распоряжение:
- временное изменение режима работы (например, в праздники);
- создание временных комиссий и рабочих групп;
- направление сотрудников на аттестацию, обучение, повышение квалификации;
- проведение разовой внутренней проверки или инспекции.
Когда Алина скопировала эти пункты в отдельный файл, она поняла, как нужно выполнить задание. Напомним, ей нужно было подготовить документ, который упорядочил бы внутреннюю переписку. Алина рассуждала так:
- Инициатива исходила от руководителя. Значит, нужен приказ.
- Оптимизация внутренней переписки — задача, не имеющая срока действия: содержание документа будет актуально, пока правила не изменят. Еще один аргумент в пользу приказа.
- Работа будет разбита на несколько этапов: написать инструкцию, подготовить шаблоны для писем, подобрать почтовый клиент, проверить эффективность. Это небольшие, конкретные задачи с четким сроком действия.
Теоретически можно было оформить каждый этап отдельным распоряжением. Алина поступила проще: внесла все работы в приказ, указала ответственных и ознакомила их под подпись. Руководитель остался доволен. Когда Алина смогла посоветоваться с опытными коллегами, ей подтвердили: она все сделала правильно.
Виды приказов и распоряжений
Есть разные виды распорядительных документов. Они различаются по области применения и форме.
- По основной деятельности. Решают общие вопросы, влияющие на всю компанию: открыть отдел, установить пропускной режим или график проверок.
- По административно-хозяйственным вопросам. Регулируют обслуживание офиса или производства: от закупки оборудования до предписания гасить свет, уходя домой.
- По личному составу. С этой группой документов работает кадровик или HR-менеджер, реже — секретарь или сам руководитель. Она касается трудовых отношений: приема на работу, увольнения, перевода, отпусков.
Существуют и другие распорядительные документы: постановления, решения, предписания, указания. Их применяют реже, они актуальны в основном для госорганов.
Где искать информацию
Не только начинающие секретари, но и руководители часто не знают, как правильно оформить нововведение. Что главнее, приказ или распоряжение, и что именно писать в документе? Где искать инструкции и образцы?
Попробуем разобраться — снова на примере Алины.
Первым делом Алина стала искать ответ в Интернете. Источники попадались разные: статьи в юридических и бухгалтерских блогах, обсуждения на форумах, законы на сайте «Консультанта».
Ответы Алина нашла за несколько минут, но больше двух часов сверяла информацию. На форумах все объясняли подробно и понятно, но ответы могли устареть. Законы точно были актуальны, но их сложный язык ставил Алину в тупик.
Самым понятным и при этом достоверным источником оказались журналы: Кадровое дело, Справочник секретаря, Секретарь референт и др. Доступ к ним частично платный, но начинающему делопроизводителю он не понадобится: все самое главное есть в открытом доступе. Опытному специалисту, которому важно следить за изменениями в законодательстве, конечно, лучше купить подписку.
Хотите оформить кредитование по льготной ставке для своего бизнеса? Совкомбанк предоставляет большой выбор льготных программ: от самых востребованных до узконаправленных. Посмотрите, что больше подходит вашему бизнесу, и оставьте заявку для получения займа.
ГОСТы, законы и другие полезные документы
Когда нужно срочно оформить документ, нет времени на сложные инструкции. Но потом стоит хотя бы просмотреть базовые нормативные документы, чтобы в следующий раз знать, на что опираться. Держите под рукой эти ссылки:
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 содержит несколько десятков шаблонов документов: от табеля учета рабочего времени до акта приема работ.
- Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях описывает общие требования, как готовить документы.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 — самый полный перечень требований к оформлению, вплоть до ширины полей и расстоянию между реквизитами. Во внутренней документации не нужно строго следовать ГОСТу. Но в деловой переписке он полезен.
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 содержит термины, которые нужно знать начинающему секретарю.
- ГОСТ Р9- ИСО 15481-2019 освещает принципы управления документами и этапы, которые документ проходит с момента создания.
- Трудовой кодекс РФ подробно описывает документы, связанные с трудовыми отношениями: приказы, договоры, соглашения. Кадровый документооборот — отдельная большая тема, поэтому если в компании больше 10 человек, заниматься им должен менеджер по персоналу.
- ФЗ от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» описывает особо важные ситуации, которые должны быть зафиксированы документально, а также указывает, что организация может иметь свой бланк, логотип и печать.
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 устанавливает сроки хранения документов. Там можно узнать, что распоряжения об отпусках хранятся 5 лет, а, например, Книга почета — вечно. Такие инструкции не только выручают, но и подают идеи, правда?
Нормативные и распорядительные документы сопровождают все важные решения в организации. Чтобы бюрократия не отнимала силы на яркие проекты, не экономьте на делопроизводителях и программных решениях для них. И храните в «Избранном» полезные посты со ссылками — например, этот.