Курсовая работа на тему инструкция по делопроизводству

У вас нет времени на курсовую работу или вам не удаётся написать курсовую работу? Напишите мне в whatsapp — согласуем сроки и я вам помогу!

В статье «Как научиться правильно писать курсовую работу», я написала о правилах и советах написания лучших курсовых работ, прочитайте пожалуйста.

Собрала для вас похожие темы курсовых работ, посмотрите, почитайте:

1. Курсовая работа на тему: Наследование по завещанию
2. Курсовая работа на тему: Амортизация основных средств
3. Курсовая работа на тему: Основные средства организации и их использование
4. Курсовая работа на тему: Язвенная болезнь желудка и двенадцатиперстной кишки

Введение

В условиях быстрого прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации, предприятия.

Документальная информация является основой менеджмента, ее эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным производственным ресурсом, важным элементом общественно-политической жизни. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях необходимо уделять достаточное внимание повышению эффективности управления. Согласно ISO (Международная организация по стандартизации), документооборот становится одним из основных факторов конкурентоспособности любой компании. Это специальная организация работы с документами и данными, координация процессов создания, модификации, распространения. Хорошо организованное ведение дела сокращает время, затрачиваемое на поиск, повышает точность и своевременность информации и устраняет ее избыточность.

В процессе рыночных отношений большое значение придается механизации и автоматизации офисных рабочих процессов, которые повышают производительность труда работников, занятых в сфере управления. Большое внимание следует уделить рационализации документального обеспечения управления на предприятиях любой формы собственности, так как недостатки в формулировке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документального обеспечения управления достигается более быстрое перемещение и оформление служебных документов, их сохранение. Но все эти этапы процесса работы с документами похожи. Поэтому ответственный сотрудник управленческого аппарата должен не только уметь правильно создавать и оформлять документы, но и знать, что с этими документами делается.

К сожалению, многие руководители компаний, сотрудники, ответственные за документационное обеспечение руководства, не знакомы с основами современной офисной работы и — самое главное — с тонкостями документооборота.

Документационное обеспечение администрации (делопроизводства) — это специфическая область деятельности, которая заключается в создании, редактировании и хранении документов. Своевременность и правильность принятия административного решения во многом зависит от того, насколько правильно составлен и оформлен документ, как организована работа с ним. Документы отражают и учитывают деятельность организации, предприятия, предприятия.

Поэтому исполнение многих документов требуется законом. При проверке работы организации, прежде всего, проверяйте документы, в которых зафиксирована деятельность организации или предприятия.

Организация и администрирование документооборота требует профессиональных знаний и навыков, поэтому эта работа на предприятии выполняется специальными подразделениями ( службы делопроизводства ), а в небольших организациях и компаниях — секретарями (секретарями).

Актуальность выбранной темы обусловлена недостаточной проработкой проблемы документального обеспечения администрирования в организациях и предприятиях.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно создавать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открывать доступ к информационным ресурсам потребителям с минимальными затратами времени, труда и средств.

Организация службы делопроизводства

Делопроизводство — деятельность, включающая в себя документирование и организацию работы с документами.

В каждой организации решение задач документального обеспечения возлагается на руководство специализированным структурным подразделением — управление делами, общий отдел, управление и т.д. Эффективность работы сотрудников офисной службы существенно зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, учета при создании офисной службы технических, правовых и организационных аспектов.

Технический аспект относится к хорошо продуманной политике покупки, установки, эксплуатации и обмена всеми техническими средствами, используемыми в работе с документами, начиная от малой оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Правовой аспект предусматривает решение правовых вопросов, касающихся самой Службы, т.е. определение ее статуса, прав, функций и обязанностей в соответствующих документах в соответствии с действующим законодательством, нормативными и методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, норм, касающихся контроля качества создаваемых в компании документов.

Организационный аспект включает в себя развитие структуры службы делопроизводства, оптимальной для конкретного управленческого аппарата, регулирование разнообразных и сложных отношений и коммуникаций между подведомственными и подчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, способствующих устранению дублирования работы и установлению ответственности за закрепленные за ними места работы.

Среди организационных проблем, как правило, выделяются:

• Выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
• Развитие внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
• Определение официального и численного состава службы делопроизводства;
• Регулирование задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения их функций;
• Выбор оптимальной технологии работы с документами, их регламентирование;
• Рациональная организация рабочих мест и условий труда;
• Обучение сотрудников службы.

Организационные формы работы с документами

В практике разработаны три формы организации работы с документами в каждом административном аппарате — централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма предполагает концентрацию всех операций с технологическими документами под контролем специализированного структурного подразделения (офиса, генеральной дирекции) или должностного лица (секретаря учреждения). Данное подразделение (или сотрудник) осуществляет полный цикл технологических операций по обработке документов с момента их приема или создания до архивирования; приема и обработки поступающих документов, их регистрации, контроля за исполнением, референтной работы, систематизации и хранения документов, отправки документов, обработки документов для передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации документооборота в офисе, поскольку позволяет сократить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы документооборота в офисе за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационно-методического руководства при обеспечении документооборота. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с документооборотом до 10 000 документов в год.

Децентрализованная форма организации документооборота является полной противоположностью централизованной службы. Каждое структурное подразделение организации создает собственную службу по работе с документами, в которой весь цикл операций после создания, хранения, систематизации документов данного структурного подразделения осуществляется самостоятельно. Эта форма характерна для организаций и учреждений, создание которых территориально разделено, но также и для тех, в которых документация деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или независимости деятельности от структурных подразделений).

Наиболее распространенной является смешанная форма организации работы с документами. Таким образом, часть операций (частый прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль сроков исполнения, производство, тиражирование, архивирование) сосредоточена в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в отделах, управлениях, подразделениях) осуществляются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Обычно внутренние документы регистрируются в структурных подразделениях — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по общему составу и т.д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств ЭВМ позволяет организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их выполнением, информационно-справочные работы в структурных подразделениях.

Вопрос выбора формы организации является одним из самых сложных при создании и организации службы делопроизводства. Существующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами указана в инструкции по организации делопроизводства.

Типичные организационные структуры службы документооборота офиса.

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как постоянная связь, т.е. взаимодействие элементов управления, а во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Основные положения ГСДОУ частично регулировали названия служб делопроизводства, которые типизируются в зависимости от принадлежности организаций и компаний к определенным группам и уровням управления.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой работают с документами, и как орган контроля и координации рабочих процессов в штаб-квартире и в местном отделении.

Управление делами имеет следующую типовую структуру структурных подразделений:

• Секретариат;
• Министерская инспекция;
• Канцелярия.

Бюро будет создано на государственных предприятиях, в научно-исследовательских организациях и высших учебных заведениях. В составе Канцелярии, как правило, создаются подразделения (отдел, сектор, группа) для приема и обработки входящих и исходящих документов, учета и регистрации документов, контроля условий оформления документов, работы с жалобами граждан, создания документов (составление офиса, компьютерного центра), копировально-размножительного бюро, архива.

Общее управление является службой по работе с документами в органах исполнительной власти и исполнительных структурах (мэриях, префектурах, муниципалитетах) местного самоуправления. В структуру общего отдела всегда входит протокольный отдел, группа писем, приемная.

Секретарь учреждений (структурного подразделения) осуществляет всю работу с документами в малых учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Таким образом, основные положения ГСДОУ регулируют наименование и примерную структуру службы офисной работы государственных учреждений и компаний. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре неправительственных организаций принимается руководством организации. В случае совместных предприятий этот вопрос решается советом директоров, в случае акционерных обществ — учредительной конференцией, в случае кооперативов — общим собранием членов кооператива.

Задачи и функции службы делопроизводства

Главная задача Службы делопроизводства, как бы она ни называлась, заключается в организации, управлении, координации, контроле и осуществлении деятельности по обеспечению документацией.

Выполнение этой задачи предусматривает выполнение следующих задач:

• Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
• Обеспечение единого порядка документооборота, организация работы с документами, информационно-поисковые системы, контроль за исполнением и подготовкой документов для передачи в ведомственные архивы в соответствии с нормативом условий эксплуатации и методическими документами;
• Сокращая поток документов;
• Разработка и внедрение нормативно-методических документов по совершенствованию документооборота в организации и подведомственной системе, передовых технологий делопроизводства.

Функции современной службы управления офисами в России определяются целями и задачами ее деятельности и включают в себя весь объем работ, выполняемых службой.

Типичный состав функций следующий:

• Разработка, внедрение и сопровождение отчета и альбома унифицированных форм документов организации; внесение изменений в них;
• Разработка и дизайн бланков документов;
• Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
• Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и проведение информационно-справочной работы по документам;
• Контроль за правильным оформлением документов, представляемых в администрацию на подпись;
• Организация машинописного (компьютерного) текстового производства документов, их тиражирование и быстрое воспроизведение;
• Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
• Организация и ведение дел по заявлениям, просьбам, жалобам граждан;
• Контроль за правильностью регистрации и формирования дел в структурных подразделениях организации;
• Профессиональное обучение сотрудников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультаций по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства;
• Организация рабочих мест, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

Официальный и численный состав Службы делопроизводства

В настоящее время Общероссийский классификатор профессий рабочих, руководителей, специалистов и служащих является основным нормативным документом, регулирующим назначение работников офисных административно-хозяйственных служб. Эти же названия были включены в Квалификационное руководство. В соответствии с этими нормативными документами сотрудники архивной службы по характеру своей работы делятся на три категории: менеджеры, специалисты и технические менеджеры.

Менеджеры. В эту категорию входят начальник службы управления архивами (кейс-менеджер, офис-менеджер, начальник общего отдела), протокольный менеджер, секретарь-менеджер, начальник архива и др. Основная функция руководителя — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных подразделений и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работ. Число руководителей не должно превышать 20% от общего числа сотрудников бюро.

Специалисты. В эту категорию входят документалист, заместитель руководителя, судья, редактор, архивариус, инспектор, секретарь коллегии, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методических основ рабочего процесса в офисе. В последнее время слово «специалист» стало термином должности, а не категории сотрудников. В состав персонала входит специалист первой или второй категории, а не инспектор или главный инспектор.

Технический персонал включает экспедитора, секретаря, машинистов и стенографистов, технических секретарей, курьеров и операторов организационных ресурсов. Задачи технического персонала ограничиваются передачей, учетом, записью, доставкой и хранением информации. Согласно принятой в стране классификации, большинство офисных работников являются работниками. Категория сотрудников включает только операторов копировального офиса.

Оптимальное количество офисных работников по отношению к общей численности работников в этом учреждении должно быть: для министерств и ведомств — 12-15%, для промышленных предприятий — 0,5% от общей численности работников.

Нормативное регулирование Службы делопроизводства

Среди организационных задач, решаемых в процессе создания офисной службы документооборота, стоит также задача нормативного регулирования самой службы. Структура, функции, задачи службы определены в ряде внутренних документов — положениях, инструкциях, правилах, структуре и персонале, инструкциях по распределению задач.

К наиболее важным организационным документам, определяющим правовой статус сотрудников Службы делопроизводства, относятся положения о Службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Разработка положений и должностных инструкций направлена на распределение функций и задач и регулирование применяемой технологии работы с документами.

Важную роль в регулировании деятельности службы делопроизводства играет Устав Организации — правовой акт, определяющий порядок создания, компетенцию организации, ее функции, задачи и порядок работы.

Аналогичную роль играют положения о структурных подразделениях, которые определяют задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в рамках деятельности конкретного структурного подразделения.

Положения, касающиеся службы делопроизводства, создаются с той же целью, что и положения, касающиеся других структурных подразделений. Форма регламента и структура текста унифицированы в УСОРД . В первом абзаце раздела «Общие положения» указывается точное название службы управления архивами, ее место в организационной структуре организации и степень ее независимости. Кроме того, в Положении указано имя руководителя службы — директор, руководитель, менеджер. В следующем пункте содержится перечень правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми Служба ведения документации руководствуется в своей работе. Приводятся также функции», «Права», «Ответственность», «Управление», «Отношения с другими структурными подразделениями».

Важнейший организационный документ, регламентирующий распределение обязанностей и прав между сотрудниками, служит для того, чтобы избежать дублирования работы при выполнении отдельных операций, а также определяет взаимоотношения между отдельными должностями — должностную инструкцию. Описание должностных обязанностей — это эффективный инструмент управления, выполняющий организационную, нормативную и надзорную функцию. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценить деятельность каждого сотрудника службы, используя объективные меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник по должностям руководителей, специалистов и других работников, который содержит регламентированный каталог требований к квалификации специалистов различных категорий. Описания должностных обязанностей и структура текста определены в УСОРД и руководствах ГСДОУ .

Вторым источником являются стандартные должностные инструкции. Они разрабатываются для определенных категорий сотрудников аналогичных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений). Инструкции по делопроизводству (документационное обеспечение управления) являются важнейшим нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами в учреждении, правила, методики, процессы создания документов, порядок работы с ними, организационные узлы. Таблица с бланками документов для типичных ситуаций управления. Это перечень документов, необходимых и достаточных для осуществления управленческой деятельности данной административной структуры. Он содержит характеристики каждого документа, его правовой статус и уровни документации. Таблица содержит только те документы, создание которых необходимо, периодически повторяющиеся на законных основаниях. Метод разработки отчетной доски был разработан ВНИИДАД. Применение графика позволяет: исключить возможность необоснованного создания новых форм; установить единую классификацию документов организации по управленческим функциям и задачам; учесть количество видов и форм документов.

Основания для разработки УСОРД, ее основная цель. Порядок применения и ведения УСОРД

В целях повышения эффективности производства, сокращения количества документов, используемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий, типизации их форм, сокращения временных и материальных затрат на их создание и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных документов без данных в народном хозяйстве ведутся работы по унификации документов (УСД) — совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, позволяющих документально представлять данные в определенных видах хозяйственной деятельности. Создание УСД основано на методе унификации — создании единообразия в составе и формах функций и задач управления. Одновременно разрабатываются классификаторы технической, экономической и социальной информации, которые позволяют интегрировать автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД . Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческой работы.

Основными принципами и причинами разработки УСОРД (единой системы организационно-распорядительной документации) являются следующие

Создание общей модели построения документов.

Она заполняется при построении бланков типовых документов для конкретной системы документирования и установлении на основе состава реквизитов для данной системы документирования, отдельных типов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации не только оказалось очень эффективным направлением, но и стало основным методом унификации документов;

Унификация форм документов и правил их оформления, создания, регистрации.

Это обеспечивается максимальной типизацией и шаблоном документов, унификацией данных в полях документа, разработкой терминологии и условных сокращений.

Комплексность унификации.

Унификация индексов и реквизитов должна отвечать всем требованиям документа на всех этапах его создания, обработки и хранения. Кроме того, необходимо учитывать психофизиологические способности человека и параметры технических средств. Данная унификация предусматривает классификацию показателей по их содержанию, создание единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единую формулировку названий признаков, содержащихся в показателях, разделение показателей и признаков на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в виде документов, компьютеризированное кодирование показателей.

Информативность.

Означает, что в документы включается только информация, необходимая для решения конкретных задач, поиска и подтверждения достоверности документов. К группе требований, подтверждающих юридическую силу документов, относятся: Подпись, печать, письма об одобрении и выпуске и т.д.

Сокращение количества типов документов.

Это достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении ликвидации многоуровневой системы управления или широкого и универсального применения организационных и электронных вычислительных машин.

Устойчивость требований к документам.

Для того чтобы обеспечить наивысшую степень устойчивости к требованиям к документам, необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, так как бланки документов используются достаточно долго.

Интерфейс к существующим системам классификации и кодирования технической и экономической информации.

Классификаторы показателей, которые могут использоваться на разных уровнях контроля в разных системах контроля, должны быть составлены и должным образом утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть предусмотрена система поддержания показателей, позволяющая вносить необходимые изменения в эти классификаторы.

Экономическая эффективность.

Это достигается за счет разумного включения документов в систему документирования, широкого использования бланков, рациональной группировки бланков документов, определения оптимального диапазона реквизитов и их логического расположения на бланке. Снижаются также затраты на создание, производство и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение.

Основной целью стандартизации административных документов является создание системы документов, реализация которых окажет значительное экономическое воздействие на национальную экономику. Использование таких документов способствует росту творческих элементов в управленческой работе и повышению ее культуры. Будут сокращены операции, требующие ручного труда, низкоквалифицированной рабочей силы, сокращено время на подготовку и выпуск документов, уменьшено количество ошибок в документах и увеличена информационная ценность документов, что облегчит их поиск.

Заключение

Эффективность, результативность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура работы персонала, степень механизации управления зависят от правильной организации делопроизводства на предприятии.

Рабочий процесс — это разработка и оформление официальных документов организации, их перемещение, учет и хранение. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается на руководителя организации или предприятия. Органы аудита и контроля уделяют особое внимание вопросам собственного документооборота юридического лица.

Офисное управление на предприятиях имеет три основные организационные системы: централизованную, децентрализованную и смешанную.

Выбор системы документооборота зависит от вида деятельности, функций, организационной структуры учреждения и объема документооборота.

Документальное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, которая действует как самостоятельное структурное подразделение и подчиняется непосредственно руководителю организации. В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть предоставлены следующие услуги документарного сопровождения менеджмента: Управление делами, офис, общий отдел.

Служба документального обеспечения администрирования выполняет следующие основные функции: внедрение государственных норм и работ по совершенствованию документации; разработка и внедрение рациональных форм документов и организация работы с документами с учетом ведомственной специфики; контроль о соблюдении стандартов на документы; экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям; регистрация документов и учетно-рекомендательная работа; контроль выполнения документов; формирование, регистрация, хранение дел и доставка документов с целью формирования, обработки и хранения документов.

Сегодня большинство работников службы документального обеспечения управления организациями знают не только традиционные способы формирования и обработки документов. Для секретаря, помощника секретаря компьютер теперь стал незаменимым инструментом при выполнении широкого спектра их задач. Написание одного или двух документов в течение месяца или двух месяцев не представляет такой сложности для любого сотрудника организации.

Другое дело, когда приходится иметь дело с бумажной работой на работе, когда ты пишешь всевозможные документы и работаешь с ними, твоя повседневная работа, рутина, скука. Массовое распространение компьютерной техники позволило облегчить работу сотрудников Службы управления документацией и автоматизировать многие рабочие процессы в офисе.

При организации офисной работы в компании необходимо учитывать следующие вопросы:

• Правильно подготовить инструкции по офисной работе для компании;
• Разработка локальных нормативных актов (положений, инструкций);
• Составить список журналов, которые будут храниться в организации;
• Создавать шаблоны для персонала и производственных заказов;
• Создавать шаблоны кадровых документов;
• Правильно описывать процедуры оформления заказов, контрактов и переписки.

Список литературы

1. Андреева В.И. Работа с документами в офисе. Фиксированные документы (по ГОСТам РФ). — М.: ЗАО «Интел-Синтезная бизнес-школа», 2004. — 144 с.
2. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Бизнес-обработка 2005. №1. С. 36-41.
3. Ууправление бизнесом: справка. Руководство — 4-е издание, дополнительное — Омск: Компания «Лев», 2002г. — 56 с.
4. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации офисной работы. Попытка анализа и классификации // Секретариат 2009. №4. С. 23-28.
5. Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами // Секретариат 2007. №3. С. 23-29.
6. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретариат 2009. №3.
7. Кузнецова, Т.В. Офисная работа. (Организация и технологии ведения управленческой документации): Учебное пособие для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А., под ред. проф. — М.: ЮНИТ — ДАНА, 2002. — 359с.
8. Ларин, M.V. Управление документами в организациях. Диссертация доктора истории. Москва, 2001 — 413 с.
9. Янковая В.Ф. Регуляторное сопровождение делопроизводства в учреждении, организации, предприятии // Администрация офиса 2008. №1. С. 21-25.

метки: Делопроизводство, Инструкция, Разработка, Организация, Документ, Обеспечение, Документационный, Служба

В настоящее время ни одна организация не может существовать без службы документационного обеспечения управления.

Делопроизводство регламентируется нормативно-правовыми актами федерального, регионального и местного значения, но необходимы и локальные нормативные акты для конкретно взятой организации с учетом осуществления данного вида деятельности, и сходя из ее фактических потребностей в документированной информации, как на бумажных носителях, таки с применением системы электронного документооборота.

Инструкция по делопроизводству является основным, но не единственным нормативным актом, регламентирующим организацию с документированной информацией.

В дополнение к инструкции обычно разрабатываются положения, регламенты и прочие локальные акты, конкретизирующие порядок организации работы с отдельными видами документов, либо организация работы в управленческих ситуациях таких как:

• организация службы документационного обеспечения управления в данном учреждении;
• виды и разновидности документов, используемых для документирования распорядительной, организационной и информационной деятельности;
• порядок подготовки отдельных видов документов;
• порядок исполнения и хранения документации.

Фактически инструкция по делопроизводству закрепляет систему документационного обеспечения управления, которая сложилась в той или иной конкретной организации.

Цель — выявить особенности составления и внедрения инструкции по делопроизводству.

Задачи:

Изучить правовой аспект составления инструкции по делопроизводству.

Выявить технологию внедрения и утверждения инструкции по делопроизводству.

Объектом исследования является инструкция по делопроизводству.

Предметом исследования являются особенности составления и внедрения инструкции по делопроизводству.

Практическая значимость инструкции по делопроизводству заключается в отражении всего процесса работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы документационного обеспечения управления, но и для всех работников организации.

Для написания курсовой работы были использованы: нормативная база сферы документационного обеспечения управления, которая легла в основу содержания и соблюдения законодательства Российской Федерации, учебная литература и периодические издания печати дополнили и обогатили содержание нормативной базы, а также Internet-ресурсы, несущие дополнительное значение для общего содержания работы.

3 стр., 1389 слов

Информационные технологии в документационном обеспечении управления

… термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами [1]. Результатом документирования является документ. В утвержденном в 1998 …

Глава 1. Правовой аспект составления инструкции по делопроизводству

правовой инструкция делопроизводство законодательный

1.1 Назначение инструкции по делопроизводству

Информация, содержащаяся в документах организации, является важнейшим управленческим ресурсом.

Каждый руководитель должен понимать, что эффективная работа с информацией и документацией возможна только тогда, когда деятельность подразделения, отвечающего за документационное обеспечение, будет организована на современном уровне, что выражается не только в оснащении службы документационного обеспечения управления современными технологическими средствами, но и в нормативной регламентации деятельности службы документационного обеспечения управления и технологических процессов работы с документами.

Важнейшую роль в этом играет Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) организации, устанавливающая единые правила работы с документами.

Разработка инструкции является одной из функций службы документационного обеспечения управления (отдел совершенствования документационного обеспечения управления, если такой имеется в организации).

Главное назначение инструкции — установить единые правила работы с документами, обеспечить прохождение документов в организации, их исполнение и что очень важно, — обеспечить сохранность документов, создаваемых и поступающих в организацию для их использования в последующей деятельности. Иными словами усовершенствовать делопроизводство на современном этапе деятельности организации. В организациях, имеющих подведомственные организации (филиалы, отделения) целесообразно инструкцию по документационному обеспечению управления разрабатывать так, чтобы она могла использоваться и в подведомственных организациях, поскольку это позволит осуществлять делопроизводство на единых принципах и в дальнейшем облегчит информационный обмен между организациями одной системы ¹ .

Грамотно разработанная инструкция по делопроизводству в конкретной организации с учетом особенности структуры организации повысит эффективность работы службы документационного обеспечения управления и упростит процесс работы с документацией.

Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций/ Л.Р. Фионова. — Пенза: Издательство Пенз. гос. Ун-та, 2008, — с.78-92

1.2 Нормативная база для разработки инструкции по делопроизводству

Инструкция по документационному обеспечению управления разрабатывается на основе законодательных или иных нормативных правовых актов.

При составлении необходимо опираться на законодательство Российской Федерации в сфере документационного обеспечения управления. Необходимо принять во внимание следующие нормативные документы:

• Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Приказ Глав Архива СССР от 25.05.1988 г № 33 -общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления;
• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, разработанная в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст.

305), на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

11 стр., 5493 слов

Автоматизация ДОУ (Документационного обеспечения управления)

… управления касающаяся темы данной работы — административно-хозяйственный департамент, куда входят отделы делопроизводства. Данная структура представлена в приложении 3. Управление документационного обеспечения … персонала; расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства; определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе …

• Постановление Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 № 751 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
• Указ президента Российской Федерации от 06.03.1997 года № 188, «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» — для организаций, имеющих сведения конфиденциального характера и сведений с ограничением доступа (раздел «регламентация конфиденциального делопроизводства в организации» может присутствовать в инструкции, а может быть создан отдельный нормативный документ, регламентирующий конфиденциальное делопроизводство);

• Постановление правительства от 27.12.1995 г. № 1268, «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печати и бланков с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации» — для государственных структур федерального значения;

• Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30 -2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 15141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) на территории Российской Федерации установлены единые правила работы с документами в организациях с различными формами собственности и видами деятельности, но организации, функционирующие в различных отраслях деятельности, имеют специфические особенности, требующие специальной регламентации.

Основополагающим нормативным документом при составлении инструкции по документационному обеспечению управления должна служить Государственная система документационного обеспечения управления. Она включает в себя общие правила ведения делопроизводства на территории Российской Федерации. ³

» Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций/ Л.Р. Фионова. — Пенза: Издательство Пенз. гос. Ун-та, 2008, — с.78-92;

³ Делопроизводство: Учебник для вузов/ Е.Н Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, под общей редакцией Т.В. Кузнецовой, М.: Форум, 2011, с. 54-57;

— Таким образом, при разработке инструкции необходимо учитывать законодательство на федеральном, региональном и муниципальном уровне, а также учитывать то, что инструкция должна быть оформлена в соответствии с действующим стандартом (ГОСТ Р 6.30 — 2003).

1.3 Технология разработки инструкции по делопроизводству

Процедура разработки инструкции по делопроизводству включает три основных этапа:

13 стр., 6314 слов

Технология управления организацией

… предмета исследования выбрано предприятие ОАО «УАЗ-Автотранс». Объект курсовой работы — технология управления организацией. В курсовой работе использовались методы, такие, как методы системного анализа и исследования … или группой документов. Группы операций можно соотнести с этапами процесса управления: группа целеполагания; группа информационной работы; группа аналитической работы и проектирования …

• сбор и анализ материала;
• разработка инструкции;
• внедрение инструкции. ⁴

Детальное рассмотрение постановки делопроизводства дает характеристику существующей технологии выполнения работ, их документирования, уровня механизации и автоматизации управленческого труда.

Анализ организационной и функциональной структуры аппарата управления начинается с изучения функций и задач организации. При этом должны быть рассмотрены вопросы разделения функций между руководством, структурными подразделениями, сотрудниками аппарата управления.

Основным методом сбора данных является изучение нормативно-правовых методических документов. Эти данные могут быть получены путем опросов и бесед, анкетирования и прочих исследований внутри организации.

При анализе данных материалов необходимо составить организационно-структурную схему и определить, насколько она соответствует выполнению возложенных задач на аппарат управления.

⁴ Разработка нормативных документов по документационному обеспечению управления организации: Рекомендации/ — Москва: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, 2007, — с. 64-70.

На первом этапе разработки Инструкции по документационному обеспечению управления изучаются:

• структура организации (на основе структуры и штатной численности, а также штатного расписания);
• структура аппарата управления и распределение обязанностей между руководством (на основе приказа руководителя о распределении обязанностей между руководством и другими организационно-правовыми и распорядительными документами);
• функции организации в целом (на основе устава или положения об организации, положениях о подразделениях);
• функции отдельных органов управления (коллегии, совета правления и Д.р.) на основе организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность (положений, регламентов, инструкций и д.р.);

• функциональные обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций);
• состав документов (по видам, адресатам, тематике), отложившихся в делах организации;

• организация регистрации и учета документов (по регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам, базам данных);
• организация работы по приему и отправке документов;
• организация контроля исполнения документов (на основе журналов, картотек, баз данных, используемых для контроля исполнения);

• система хранения документов и дел в подразделениях организации (на основе номенклатуры дел, непосредственного анализа формирования дел в подразделениях);
• организация работы исполнителей с документами;
• организация работы с печатями, штампами, бланками документов, порядок выдачи ответственным лицам для работы, порядок использования, хранения;

• организация по отправке и получению документов по почте, факсу, электронной почте и другими средствами связи. ⁵

Основными источники сведений об организации — это нормативные, справочные, методические, информационно-справочные документы.

Проектная стадия разработки инструкции по документационному обеспечению управления начинается с разработки технического процесса, где должны быть выбраны, уточнены и в целом согласованы основные технологические схемы управленческих процессов:

13 стр., 6256 слов

Организация деятельности служб управления строительным производством

… работе также приведены разработка рекомендаций по совершенствованию организационной структуры. Раздел I. Разработка процесса решения функциональных задач группы управления производством, Определение состава функциональных задач, решаемых группой управления производство При управлении производством … отметить внутренние переменные организации и ее … отдела; оригинальных документов для регистрации, …

• состав и порядок обработки основных документов;
• предлагаемый порядок работы;
• схемы организации административно-управленческих связей;
• формы документов в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• типовые тексты.

Для четкой организации документооборота необходимо получить сведения об объемах входящей и исходящей документации по видам документов, о распределении документов по документопотокам и наличии стандартных и унифицированных форм документации.

Необходимо также точно установить, сколько и какие инстанции проходит каждый документ в ходе обработки. При этом следует особое внимание обратить на дублирование операций, излишние маршруты.

Делопроизводство: Учебник для вузов/ Е.Н Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, под общей редакцией Т.В. Кузнецовой, М.: Форум, 2011, с. 54-57;

С использованием методов управленческого проектирования предприятиями разрабатываются инструкции по документационному обеспечению управления:

• типовые;
• примерные;
• индивидуальные.

Типовые инструкции по документационному обеспечению управления разрабатываются для подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами соответствующей отрасли.

Примерная инструкция по документационному обеспечению управления составляется для близких по структуре организаций, схожих отраслей деятельности с учетом требования Типовой инструкции, но без учета особенностей конкретной организации.

Организации на основе типовой и примерной инструкции разрабатывают индивидуальные инструкции применительно к конкретным условиям деятельности данной организации.

Так как инструкция содержит много указующих моментов, ее текст должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются слова: «следует», «необходимо», «не допускается», «должен», «рекомендуется», «запрещается» и т.д.

Инструкция является организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет указаний на конкретных исполнителей, сроков исполнения. Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты. Изложение текста должно вестись от третьего лица, или в безразличной форме. ⁶

Любая инструкция по документационному обеспечения управления должна включать в себя правила документирования, организацию работы с документами и порядок оперативного хранения документов. А также в конце помещаются приложения информационно-справочного характера.

В разделе «Общие положения» инструкции, как правило приводятся:

• назначение и цели инструкции;
• нормативная база инструкции;
• виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции;
• общие принципы работы с документами;
• нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией;
• ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдением положений инструкции.

Отмечается также, что ведение делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства в структурных и подведомственных организациях возлагается на службу документационного обеспечения управления, а ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях — на руководителей подразделений.

37 стр., 18085 слов

Исследование организации финансовой работы ООО «НПП Инженерный Центр»

… организации и управлении финансовой работой ООО «НПП «Инженерный центр» для выявления слабых сторон в процессе управления, результаты которого необходимы для повышения эффективности деятельности компании. Цель данной работы — исследовать организацию финансовой работы ООО «НПП «Инженерный центр», … управления, подкрепленный должностными инструкциями для всех звеньев оперативного управления … их …

Работники, занятые непосредственно в службе документационного обеспечения управления несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

⁶ Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций/ Л.Р. Фионова. — Пенза: Издательство Пенз. гос. Ун-та, 2008, — с.78-92;

В раздел «Документирование управленческой деятельности» входят следующие подразделы:

• общие требования к документам;
• бланки документов;
• оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов;
• особенности оформления отдельных видов или комплексов документов;
• применение электронного документооборота в документировании управленческой деятельности.

Подраздел «Особенности оформления отдельных видов или комплексов документов» зависит от характера и особенностей деятельности конкретной организации. В наиболее полном виде он может иметь структуру:

• подготовка распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний);

• подготовка организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);
• подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов);
• составление и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий, собраний, совещаний, советов и др.);

• составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (докладных записок, справок, актов, служебных записок);

• подготовка и оформление договоров.

Раздел «Организация работы с документами» должен содержать положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и создаваемые в организации: от ведения документооборота, до передачи документов на хранение в архив.

В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступившими по почте, но и с документами, поступившими по каналам электросвязи (телеграф, факс, электронная почта), с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан).

В управленческой деятельности при работе с документами используются печати и штампы, а значит, в организации должен быть порядок их учета, хранения и использования.

Если в организации применяются бланки документов, изготовленные типографским способом, то необходимо регламентировать порядок учета бланков: необходимо установить порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета изготавливаемых копий документов и сокращение неоправданного деловой необходимостью копирования и тиражирования документов.

Данный раздел инструкции фактически регламентирует технологию работы с документами, включая организацию работы с документами, включая организацию документооборота и хранения документов, особенности применения печатей, штампов.

57 стр., 28494 слов

Управление кадровой работой

… центр «Красноярье» разработать направления совершенствования кадровой работы в ЗАО «Торговый центр «Красноярье» 1. КОНЦЕПЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ КАДРОВОЙ РАБОТОЙ НА ПРЕДПРИЯТИИ 1.1. Сущность кадровой работы на предприятии. объекта управления: Человеческий фактор Возрастающая роль, таких …

Структура этого раздела может быть следующей:

• организация документооборота;
• прием, обработка и прохождение поступающих документов;
• регистрация и учет поступающих документов;
• организация работы с отправляемыми документами;
• регистрация и прохождение внутренних документов;
• учет объемов документооборота;
• контроль исполнения документов;
• организация работы с обращениями граждан;
• работа исполнителя с документами;
• изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

• использование средств факсимильной связи;
• ксерокопирование и тиражирование документов;
• организация хранения документов;
• составление и ведение номенклатуры дел;
• формирование дел;
• оформление дел;
• оперативное хранение дел;
• передача дел на архивное хранение;
• работа исполнителя с документами;
• изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

• организация работы с документами, поступающими по факсимильной связи;
• организация работы с документами, поступающими по электронной почте;
• копирование и тиражирование документов.

Данная структура носит примерный характер.

В конкретной организации в зависимости от ее специфики, организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может быть дополнена другими разделами.

Например, если в организации действует коллегиальный орган, в инструкцию может быть включен раздел «Документирование работы

⁷ Делопроизводство: Учебник для вузов/ Е.Н Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, под общей редакцией Т.В. Кузнецовой, М.: Форум, 2011, с. 54-57;

• коллегиального органа (коллегии, совета директоров, ученого совета и др.)»;
• если организация ведет переписку с зарубежными корреспондентами — раздел «Оформление писем, направляемых за рубеж»;
• если в организацию поступают обращения граждан — раздел «Организация работы с обращениями граждан» и др.

Чтобы грамотно разработать структуру и разделы инструкции необходимо знать установленные правила оформления 30 реквизитов (ГОСТ Р 6.30-2003) и адаптировать их к конкретной организации.

При наличии части конфиденциального делопроизводства в конкретной организации следует подчеркнуть ответственность должностных лиц при работе с конфиденциальной документацией.

Здесь должна быть ссылка на существующую нормативную базу, как в стране в целом, так в пределах организации, обозначены основные технические способы подготовки групп документов (компьютерный, машинописный, ручной).

Если организация относится к государственной структуре, то на ее бланках отдельных видов документов нужно использовать Государственный герб Российской Федерации или Герб Субъекта Российской Федерации (негосударственные органы не обладают таким правом).

В том случае, когда на бланке необходимо разместить эмблему организации, использование Государственного Герба Российской Федерации или Герба Субъекта Российской Федерации исключено.

3 стр., 1417 слов

Нормативно – методические документы по делопроизводству и организация …

… по обеспечению условий хранения документов; изучить задачи архивов. 1.ГОСТР 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. I. ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких …

Необходимость описания правил подготовки кадровых документов и включения отдельного раздела в общую Инструкцию по документационному обеспечению управления определяется отсутствием кадрового структурного подразделения (если фирма небольшая, то документы готовит бухгалтер или секретарь).

⁹

Делопроизводство: Учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина, под общей редакцией профессора Т.В. Кузнецовой. — М: МЦФЭР, 2004, с. 212-215;

— Таким образом, инструкция по делопроизводству, являясь локальным нормативным документом, отражает весь процесс работы с документацией внутри отдельной организации. Как и любой другой нормативный локальный документ имеет ряд особенностей составления, а именно:

• может основываться на типовой, примерной инструкции по делопроизводству, а также основой для разработки может служить Государственная система документационного обеспечения управления;
• при разработке необходимо учитывать законодательство Российской Федерации на федеральном, региональном и муниципальном уровне;
• процедура разработки происходит поэтапно (сбор и анализ материала, разработка инструкции, внедрение инструкции);

— структура инструкции обычно содержит основные разделы, такие как, «Общие положения», «Документирование управленческой деятельности», «Организация работы с документами», но в тоже время может содержать уникальные, индивидуальные разделы, например, «Организация конфиденциального делопроизводства», если в организации есть конфиденциальные документы, а Инструкция по организации конфиденциального делопроизводства не предусмотрена.

⁹ Делопроизводство: Учебник для вузов/ Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, под общей редакцией Т.В. Кузнецовой, М.: Форум, 2011, с. 54-57;

Глава 2. Технология внедрения инструкции по делопроизводству

2.1 Значение внедрения инструкции по делопроизводству

Организация, стремящаяся к соблюдению нормативной базы документационного обеспечения управления, в том числе и инструкции по документационному обеспечению управления, должна оптимизировать технологию внедрения инструкции по делопроизводству.

При разработке и внедрении инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству), а потом и в применении на практике необходимо учитывать интересы следующих категорий работников:

• специалисты по документационному обеспечению управления;
• работники, ответственные за организацию работы с документами в структурных подразделениях;
• высшее руководство организации (руководитель организации, заместитель руководителя, главные специалисты, т.е та категория руководителей, которые принимают управленческие решения, утверждают или подписывают документы);

• руководители структурных подразделений всех уровней. ¹

Поскольку правила составления и оформления документов

должны знать не только специалисты структурных подразделений, которым непосредственно приходится заниматься подготовкой документов, но и другие специалисты по документационному обеспечению управления, например, руководители или работники юридического, кадрового отделов, хоть и в меньшем объеме, но целесообразно будет в качестве отдельного нормативно-методического документа разработать правила подготовки отдельных видов документов.

8 стр., 3692 слов

Системы управления документами

… управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации. Модульность — вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, … корпоративных знаний. В этом должны помочь Системы управления документами. Таким образом, автоматизация делопроизводства (при помощи …

Разработка нормативных документов по документационному обеспечению управления организации: Рекомендации/ — Москва: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, 2007, — с. 64-70;

— Это позволит освободить инструкцию по документационному обеспечению управления от значительной части материалов, относящихся к документации. А также позволит полно и детально изложить требования к составлению и оформлению различных видов документов (распорядительные, организационно-правовые, договорная документация, информационно-справочные и другие виды документов), дополнив эти требования справочными материалами, а также оформлением документов на конкретном примере.

Для эффективного внедрения уже разработанной инструкции с принятием во внимания ее особенностей и потребностей, необходимо учесть интересы работников, непосредственно задействованных в процессе управления организацией и тех, чья деятельность связана с документацией.

Делопроизводство: Учебник для вузов/ Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, под общей редакцией Т.В. Кузнецовой, М.: Форум, 2011, с. 54-57;

2.2 Технология внедрения и утверждения инструкции по делопроизводству

Технология внедрения и утверждения инструкции по делопроизводству происходит поэтапно:

Утверждение:

• вычитка документа;
• подпись;
• проставление виз согласования;
• проставление грифа утверждения. Внедрение:
• выдача работникам экземпляров инструкции для ознакомления;
• проставление визы каждого работника на листе ознакомления (последний лист инструкции);
• проведение консультационной лекции для сотрудников организации.

На этапе утверждения инструкции по документационному обеспечению управления текст инструкции согласовывается с отделами и заместителя руководителя, а также руководителями структурных подразделений, а именно:

• руководителями структурных подразделений;
• заместителями руководителя организации;
• юридическим отделом;
• бухгалтерией;
• отделом кадров;
• службой архива.

А также с другими наиболее важными с точки зрения организации функциональными подразделениями.

Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции предается согласованию с юридическим отделом, архивом и кадровой службы.

После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель организации. ¹²

В первой главе данной работы уже выяснилось, что инструкция по документационному обеспечению управления является локальным нормативным актом, то в любом случае данный документ должен иметь следующие реквизиты в соответствии с Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003:

• наименование организации;
• вид документа;
• дата;
• номер;
• место составления (издания) документа;
• заголовок к тексту;
• визы согласования;
• подпись;
• гриф утверждения.

Инструкция по документационному обеспечению управления оформляется на общем бланке организации, утверждается непосредственно руководителем организации, вводится в действие приказом.

В приказе дается указание на срок ведения инструкции, называются ответственные исполнители, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции.

¹² Разработка нормативных документов по документационному обеспечению управления организации: Рекомендации/ — Москва: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, 2007, — с. 64-70;

• При утверждении Инструкции распорядительным документом ставится отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу.

Приказ о введении инструкции в действие должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются соответствующие поручения службе документационного обеспечения управления и руководителям других структурных подразделений.

В приказе должны быть указаны:

• дата, с которой инструкция вводится в действие;
• старые документы, действие которых отменяется данной инструкцией;
• сотрудник, ответственный за исполнение приказа. ¹³

Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации.

Служба документационного обеспечения управления (обычно это проводит отдел совершенствования делопроизводства, или заведующая канцелярии, если данная должность предусмотрена в организации) должна провести обучение работников ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, новым правилам работы с документами.

На этих занятиях разработчики инструкции по делопроизводству, а также ответственные лица за внедрение, применение инструкции разъясняют содержание инструкции, а также возможные вопросы, которые могут возникнуть в процессе функционирования организации с применением новой инструкции по документационному обеспечению управления.

¹³ Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций/ Л.Р. Фионова. — Пенза: Издательство Пенз. гос. Ун-та, 2008, — с.78-92

Обычно особое внимание на таких занятиях уделяется вопросам, связанных с:

Организацией документооборота:

• прием, обработка и прохождение поступающих документов;
• регистрация и учет поступающих документов;
• организация работы с отправляемыми документами;
• регистрация и прохождение внутренних документов;
• учет объемов документооборота;
• контроль исполнения документов.

Систематизацией документов и организацией и их хранения:

• составление и ведение номенклатуры дел;
• формирование дел;
• оперативное хранение дел;

*подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

илиуничтожение (составление описей дел, оформление дел,

уничтожение документов);

• передача дел на архивное хранение.

А также общие вопросы документационного обеспечения управления:

• работа исполнителя с документами;
• изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;
• использование средств факсимильной связи;
• использование средств пневмопочты;
• использование электронной почты;
• ксерокопирование и тиражирование документов.

Также в форме консультации разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения.

В приложении к инструкции помещаются образцы документов, образцы оформления отдельных видов документов, перечни документов, заверяемые печатью организации, формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, а также другие справочно-методические материалы, возможно иллюстрированные.

Отдельные положения инструкции по делопроизводству могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, например, инструкция по конфиденциальному делопроизводству, а также некоторые пункты конкретной инструкции могут регламентироваться специфическими методическими документами, посвященными отдельным направлениям работы с документами.

В дальнейшем задача службы документационного обеспечения управления — контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.

После разработки инструкции и ее ввода в действие необходимо какой-то период времени жестко контролировать соблюдение, исполнение новых положений, правил в соответствии с инструкцией по документационному обеспечению управления.

Вообще, такая инструкция является локальным, нормативным документом длительного действия.

¹⁴ Разработка нормативных документов по документационному обеспечению управления организации: Рекомендации/ — Москва: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, 2007, — с. 64-70;

• Пересмотр и обновление инструкции необходимы и возможны при изменениях в технологии подготовки документов, порядке их подписания согласования утверждения.

Например, это происходит, когда организация начинает активно развиваться, меняется организационная структура, изменяется основное направление деятельности организации и ее функции, внедряется система электронного документооборота и прочие значительные изменения. ¹⁵

Необходим пересмотр инструкции и в случае коренных изменениях в действующем законодательстве в сфере трудового, гражданского, административного права; нормативно-методических документах межотраслевого действия, государственных стандартах, определяющих отдельные виды функционирования службы документационного обеспечения управления. ¹⁶

И так, процесс внедрения состоит из утверждения инструкции ее руководителем и согласование инструкции с наиболее заинтересованными должностными лицами и подразделениями, для дальнейшего оптимального использования ее в будущем, а также вычитка инструкции и консультация разработчиками работников неотъемлемая часть технологии внедрения.

Таким образом, инструкцию по делопроизводству с учетом особенностей конкретной организации нужно не просто разработать, но и приемлемо внедрить для эффективной работы в будущем.

Справочник секретаря и офис-менеджера 2010 год, № 1, В.И. Андреева, «Регламентация работы с документами»;

¹⁶ Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций/ Л.Р. Фионова. — Пенза: Издательство Пенз. гос. Ун-та, 2008, — с.78-92;

В отдельной организации технология внедрения может отличаться, но утверждение руководителем и визирование обязательны, а также проведение консультационных лекций для сотрудников ¹⁷ .

Особенности внедрения:

• на этапе утверждения инструкция согласовывается с заместителями руководителя и руководителями структурных подразделений, а также согласование с отделом кадров, юридическим отделом, архивом и прочими подразделениями в зависимости от направления деятельности организации;

• оформляется на общем бланке организации с соблюдением реквизитов в соответствии с Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30 -2003;
• инструкция по делопроизводству является локальным нормативным актом длительного действия и не имеет конкретных исполнителей и сроков исполнения;
• вводится в действие распорядительным документом (приказом) и должна быть доведена до каждого работника организации;
• отдельные положения инструкции могут дополняться и регламентироваться другими локальными нормативными документами;
• пересмотр инструкции необходим в случае коренных изменениях в действующем законодательстве Российской Федерации или в случае реорганизации организации и возможной ликвидации;

¹⁷ Секретарь-референт 2007 год, № 9, В. Янковая, «Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)»;

• инструкция обычно имеет приложения, а именно образцы документов, формы журналов и карточек, а также другие справочно-методические материалы, возможно, иллюстрированные.

Заключение

Подводя итоги по проделанной работе, можно сказать то, что инструкция по делопроизводству — локальный нормативный документ, отражающий особенности ведения делопроизводства в конкретной организации.

Наиболее точно разработанная инструкция по делопроизводству повысит эффективность работы службы документационного обеспечения управления и упростит процесс работы с документацией.

При разработке необходимо учитыватьи опираться на законодательство Российской Федерации на федеральном, региональном и муниципальном уровне.

Исходя из того, что инструкция по делопроизводству локальный нормативный документ, а значит, имеет определенные особенности составления и внедрения.

Особенности составления:

• может основываться на типовой, примерной инструкции по делопроизводству, а также основой для разработки может служить Государственная система документационного обеспечения управления;
• при разработке необходимо учитывать законодательство Российской Федерации на федеральном, региональном и муниципальном уровне;
• процедура разработки происходит поэтапно (сбор и анализ материала, разработка инструкции, внедрение инструкции);

— структура инструкции обычно содержит основные разделы, такие как, «Общие положения», «Документирование управленческой деятельности», «Организация работы с документами», но в тоже время может содержать уникальные, индивидуальные разделы, например, «Организация конфиденциального делопроизводства», если в организации есть конфиденциальные документы, а Инструкция по организации конфиденциального делопроизводства не предусмотрена.

Помимо особенностей составления также еще существует ряд особенностей внедрения инструкции по делопроизводству, зависящие от структуры, деятельности организации и прочих факторов, которые влияют на потребность организации в процессе документации.

Особенности внедрения:

• на этапе утверждения инструкция согласовывается с заместителями руководителя и руководителями структурных подразделений, а также согласование с отделом кадров, юридическим отделом, архивом и прочими подразделениями в зависимости от направления деятельности организации;

• оформляется на общем бланке организации с соблюдением реквизитов в соответствии с Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30 -2003;
• инструкция по делопроизводству является локальным нормативным актом длительного действия и не имеет конкретных исполнителей и сроков исполнения;
• вводится в действие распорядительным документом (приказом);
• отдельные положения инструкции могут дополняться и регламентироваться другими локальными нормативными документами;
• пересмотр инструкции необходим в случае коренных изменениях в действующем законодательстве Российской Федерации или при изменении структуры организации;
• инструкция обычно имеет приложения, а именно образцы документов, формы журналов и карточек, а также другие справочно-методические материалы, возможно, иллюстрированные;

• инструкция должна быть доведена до каждого работника организации.

Таким образом, при разработке инструкции по делопроизводству необходимо опираться на нормативную базу Российской Федерации в сфере документационного обеспечения управления и руководствоваться особенностями составления и внедрения инструкции в конкретной организации с учетом потребностей в документированной информации.

Указ президента Российской Федерации от 06.03.1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

• Постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 года № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печати и бланков с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации»;
• Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 года № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»;
• Постановление Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 года № 751 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
• Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Приказ Глав Архива СССР от 25.05.1988 года № 33;
• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, разработанная в соответствии с Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 года № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»;
• Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30 -2003 «Унифицированная система документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р15141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• Делопроизводство: Учебное пособие/ О.И. Замыцкова, Ростов н/Д: Феникс, 2001;
• Делопроизводство: Учебное пособие для среднего профессионального образования/ М.И.

Басаков, 2-е изд. М., Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2003;

• Документационное обеспечение управления: Учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования. 2-е изд., перераб. и допол. — М.: Издательский центр «Академия», 2004;

• Делопроизводство: Учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина, под общей редакцией профессора Т.В. Кузнецовой. — М.: МЦФЭР, 2004, — с. 212-215;

• Организация работы с документами: серия «Высшее образование»/ М.В. Ватолина. — Ростов н/Д: Феникс, 2004;

• Документационное обеспечение управления: Учеб. — прак. пособие. -М.: Проспект, 2005;

• Документированиеуправленческойдеятельности. Делопроизводство/ В.А. Спивак. — Москва: Питер, 2007;

• Делопроизводство: упр. Документацией, документирование деятельности предприятия, орг. службы делопроизводства, новая Типовая инструкция по делопроизводству/ М.Ю. Рогожин. — Москва: Индекс Медиа, 2007;
• Делопроизводство: образцы документов с комментариями/ Е.А. Лопатникова. — 5-е изд., стер. — Москва: Омега Л, 2008;

• Эффективное делопроизводство/ И.В. Клоков, B.C. Пташкинский. -Москва: Питер, 2008;

• Документационное обеспечениеуправления и делопроизводство: учебник для высших и средний специальных учебных заведений/ И.Н. Кузнецов. — Москва: ЮРАЙТ, 2010;

• Разработка нормативных документов по документационному обеспечению управления организации: Рекомендации/ — Москва: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, 2007, — с. 64-70;
• Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций/ Л.Р.

Фионова. — Пенза: Издательство Пенз. гос. ун-та, 2008, — с. 78-92;

• Делопроизводство: Учебник для вузов/ Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, под общей редакцией профессора Т.В. Кузнецовой, М.: Форум, 2011, — с. 54-57;

• Секретарь-референт 2003год, №1,А.Ю.Чуковенков, «Инструкция по делопроизводству в организации»;

• Секретарь-референт 2006 год, А.Ю. Чуковенков, «Новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
• Секретарь-референт 2007 год, № 9, В.

Янковая, «Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)»;

• Секретарь-референт 2008 год, № 8, Л.В. Санкина, «Инструкция по делопроизводству в небольшой организации»;

• Справочник секретаря и офис-менеджера 2010 год, № 1, В.И. Андреева, «Регламентация работы с документами»;

• Справочник секретаря и офис-менеджера 2010 год, № 1, В.И. Андреева, «Регламентация работы с документами»;

28.[ http://ww w. sekretariat.ru/magazine/archive/rubric5 8/9131 ]

http :// www . sekretariat . ru , «Pro-Секретариат»;

[ http://ecm-i ou r nal.ru/ , «ECM-Journal.ru» ;

[ http :// profSz . ru / sr /3 2006/1568/ ], http :// profiz . ru / , «Профессиональное издательство».