Локальные нормативные акты положения инструкции о персональных данных работников срок хранения

Номер статьи

Вид документа

Срок хранения документа*

Примечания

1 2 3 4

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

648

Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами

Пост.

649

Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников

5 л. ЭПК

650

Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

5 л.

651

Переписка о переводе работников в другие организации

3 г.

652

Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием

5 л. ЭПК

653

Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год

Пост.

654

Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел

75 л.

655

Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

656

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)(1):

(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве

а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания

Пост. **

б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих

75 л. ЭПК

657

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

75 л. ЭПК

658

Личные карточки работников, в т.ч., временных работников

75 л. ЭПК

659

Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом

75 л.

660

Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел

75 л. ЭПК

661

Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел

5 л. ЭПК

662

Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников

75 л. ЭПК

663

Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу

3 г.

664

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (1)

(1) Невостребованные –75 л.

665

Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

5 л.

666

Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных

75 л. ЭПК

667

Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу

75 л.

668

Командировочные удостоверения

5 л.(1)

(1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л.

669

Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников

5 л. ЭПК (1)

(1) Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 л. ЭПК

670

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60-ти лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним

Пост.

671

Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел

75 л. ЭПК

672

Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей

3 г. (1)

(1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей

673

Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва

3 г.

674

Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы

5 л. ЭПК

675

Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников

5 л. ЭПК

676

Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок

5 л. (1)

(1) При отсутствии приказов – 75 л. ЭПК

677

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

5 л.

678

Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов

Пост.

679

Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов

5 л. (1) ЭПК

(1) После урегулирования конфликта

680

Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

Пост.

681

Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими

5 л. ЭПК

682

Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

Пост.

683

Журналы регистрации:

а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений

5 л.

б) уведомлений об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими

5 л.

в) служебных проверок государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

Пост.

г) заявлений о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

5 л.

684

Реестры федеральных государственных гражданских служащих, государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих

Пост. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

685

Списки:

(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

а) членов руководящих и исполнительных органов организации

Пост. **

б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий

Пост. **

в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий

Пост. **

г) работников

75 л.

д) прошедших аттестацию

5 л.

е) подлежащих воинскому учету

3 г.

ж) кандидатов на выдвижение по должности

До замены новыми

з) получающих персональные ставки, оклады

10 л. (1)

и) обучающихся без отрыва от производства

5 л.

к) работников, ушедших на пенсию

5 л.

л) лиц, выезжающих за границу

5 л.

686

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

3 г.

687

Переписка об оформлении командировок

5 л. (1)

(1) Для зарубежных командировок – 10 л. ЭПК

688

Переписка о получении заграничных паспортов работниками организации

5 л.

689

Переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз

5 л.

690

Переписка по воинскому учету работников

3 г.

691

Документы (планы, отчеты) по бронированию граждан, пребывающих в запасе

5 л.

692

Журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе

5 л.

693

Графики предоставления отпусков

1 г.

694

Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину

3 г.

695

Книги, журналы, карточки учета:

(1) После увольнения

(2) В зарубежные командировки – 10 л.

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников

75 л.

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений

75 л.

в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним

75 л.

г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

5 л.

д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

5 л.

е) лиц, подлежащих воинскому учету

3 г. (1)

ж) отпусков

3 г.

з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован

5 л.(2)

и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации

75 л.

к) выдачи командировочных удостоверений

5 л.

л) выдачи общегражданских и заграничных паспортов

5 л.

8.2. Установление квалификации работников

696

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним

15 л. (1) ЭПК

(1) На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда – 75 л. ЭПК

697

Аттестационные заключения; документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел

75 л.

698

Документы (представления, заключения, дипломы, удостоверения, свидетельства) о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел

75 л. ЭПК

699

Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении

5 л. ЭПК

700

Квалификационные требования:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

701

Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных качеств, возможностей работников:

а) по месту разработки

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

702

Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах

5 л.

703

Списки членов аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий

5 л.

704

Документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала

75 л. ЭПК

705

Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов

5 л.

706

Журналы регистрации, выдачи дипломов, удостоверений, свидетельств о присвоении квалификационной категории

5 л.

707

Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов

1 г.

8.3. Повышение квалификации работников

708

Документы (доклады, справки, информации, расчеты, докладные записки, отчеты) о переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации

5 л. ЭПК

709

Переписка о переподготовке, повышении квалификации работников организации

5 л.

710

Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые):

а) по месту разработки

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

711

Учебные планы, программы, задания:

а) по месту разработки

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

712

Учебно-методические пособия:

а) по месту разработки

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

713

Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий

5 л. ЭПК

714

Списки рекомендованных учебников, методических и учебных пособий, учебных фильмов

1 г. (1)

(1) После замены новыми

715

Стенограммы лекций преподавателей

10 л. ЭПК

716

Курсовые и контрольные работы слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников

1 г.

717

Переписка об организации работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников

3 г.

718

Документы (акты, докладные записки, ведомости, переписка) об оборудовании учебных лабораторий, кабинетов, мастерских, обеспечении учебными программами, учебной и методической литературы, учебными фильмами

3 г.

719

Планы повышения квалификации работников:

а) по месту составления и утверждения

5 л.

б) в других организациях

До минования надобности

720

Отчеты о выполнении планов повышении квалификации работников

5 л.

721

Договоры о повышении квалификации работников

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

722

Графики работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников

3 г.

723

Журналы учета занятий учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников

1 г.

724

Книги учета контрольных работ

3 г.

725

Книги, журналы учета посещения занятий слушателями учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников

1 г.

726

Ведомости учета часов работы преподавателей

5 л. (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

727

Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов

3 г. (1)

(1) После замены новыми

728

Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов

1 г.

729

Документы (представления, списки характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся работникам

5 л.

730

Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики, переписка) об организации и проведении практики и стажировки слушателей

5 л. ЭПК

731

Документы (планы, сведения, переписка) об организации и проведении учебно-производственных экскурсий

1 г.

732

Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников

5 л. (1)

(1) После окончания обучения

733

Списки лиц, окончивших учебные заведения (организации), осуществляющих повышение квалификации работников

5 л.

734

Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников

5 л.

8.4. Награждение

735

Документы (представление, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении званий, присуждении премий:

а) в награждающих организациях

Пост.

б) в представляющих организациях

75 л. ЭПК

736

Журналы учета выдачи государственных, муниципальных и ведомственных наград

Пост.

737

Государственные, муниципальные и ведомственные награды (удостоверения), оставшиеся не врученными

До востребования (1)

(1) Невостребованные – 75 л.

738

Документы (выписки из решений, постановлений) о награждении иностранными орденами и медалями

Пост.

739

Документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций

75 л. ЭПК

740

Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним:

а) в награждающих организациях

Пост.

б) в других организациях

75 л. ЭПК

741

Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных

Пост.

742

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий

5 л. ЭПК

743

Протоколы вручения государственных, муниципальных и ведомственных наград

Пост.

744

Документы (рекомендации, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

745

Документы (представления, ходатайства, переписка) о лишении государственных наград

Пост.

746

Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказы, переписка) о занесении на Доску Почета, не вошедшие в состав личных дел

75 л.

747

Книга Почета организации

Пост. **

Документы по учету кадров (личные дела и документы, не вошедшие в состав личных дел; трудовые договоры; трудовые книжки, штатные расписания, персональные данные и др.)
Личные дела руководителей и работников организаций	Организации	50/75 лет <2> ЭПК <3>	ст. 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Личные карточки работников	Организации	50/75 лет <2> ЭПК <3>	ст. 444 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении	Организации	50/75 лет <2> ЭПК <3>	ст. 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий	Организации	3 года	ст. 454 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных: — по месту утверждения;	Организации	Постоянно <1>	ст. 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— в других организациях	3 года после замены новыми
Согласие на обработку персональных данных	Организации	3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва (если иное не предусмотрено законом или договором)	ст. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	Организации	До востребования (невостребованные работниками — 50/75 лет <2>)	ст. 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками	Организации	До востребования	п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н <6>
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника	Организации	50/75 лет <2>	ст. 450 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Книги, журналы, карточки учета, базы данных: — учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;	Организации	50/75 лет <2>	ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— бланков трудовых книжек и вкладыша в нее	5 лет
Книги, журналы, карточки учета, базы данных: — личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов);	Организации	50/75 лет <2>	ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
-учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;	50/75 лет <2>
— бланков трудовых книжек и вкладыша в нее	5 лет
Штатные расписания организации, изменения к ним: — по месту утверждения;	Организации	Постоянно <1>	ст. 40 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— в других организациях	3 года (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов — до ликвидации организации)

ВОПРОС:

С 1 марта 2021 года в организации поменяли Положение о персональных данных. Что делать со старыми положениями? Как правильно составить приказ, что старое положение больше не действует, а вместо него новое? Кто должен ознакомиться с приказом?

ОТВЕТ:

Как и любой другой ЛНА, Положение о ПД (далее в т. ч. Положение), которое утратило силу, выбрасывать не нужно: оно хранится в организации постоянно, т. е. весь срок существования юридического лица. Такой срок хранения установлен для локальных актов (правила, регламенты, положения и т. п.)[1].

ЛНА вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в самом ЛНА, а прекращает свое действие в связи с его отменой другим ЛНА или в связи с истечением срока (ч. 7–8 ст. 12 ТК РФ).

То есть в самом Положении о ПД можно указать, с какой даты оно начинает действовать. Если такая дата не указана, ЛНА вступает в силу с даты его утверждения работодателем. Утвердить Положение о ПД можно двумя способами:

• личной подписью руководителя организации на грифе утверждения или

• приказом.

Второй способ позволяет не только зафиксировать факт утверждения ЛНА и дату его вступления в силу, но и закрепить какие-либо поручения должным лицам, связанные с вводом в действие нового Положения.

С приказом об утверждении нового Положения о ПД, если он был издан, нужно ознакомить только должностных лиц, которых коснулись распоряжения. Работников знакомят непосредственно с самим Положением.

Способ ознакомления зависит от возможностей организации и сложившейся культуры:

• текст ЛНА может быть размещен на сайте компании или в доступных местах для самостоятельного прочтения или

• каждого работника лично можно знакомить с вновь принятым Положением о ПД в отделе кадров или в структурном подразделении.

Независимо от способа ознакомления работники должны своей подписью подтвердить факт ознакомления с ЛНА. Возможны варианты:

• работник расписывается в листе ознакомления, который подшивается к Положению о ПД;

• ставит подпись в специальном журнале ознакомления с локальными актами;

• подписывает УКЭП или УНЭП[3] отправленный ему файл с текстом Положения о ПД;

• подтверждает факт ознакомления с помощью сообщения по электронной почте (если такой способ ознакомления с документами закреплен на локальном уровне).

А. Н. Славинская,

специалист по кадрам

14.09.2021, 16:36

№  нового перечня

№  старого перечня

Вид документа

Было

Стало

Ценообразование

234

297

Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

Постоянно

10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

237

299

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

Постоянно

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

238 – 240

300

Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

Финансирование, кредитование деятельности

265,266

369, 379

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

Бухгалтерский учет и отчетность

270

354

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

272

    –

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

а) сводные годовые, годовые;

б) квартальные;

в) месячные

          –

а) постоянно;

б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

в) 1 год

275

358,351

Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

а) годовая;

б) промежуточная

Постоянно (на усмотрение архива)

а) до ликвидации организации;

б) 5 лет

277

362

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

281

458

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности, но не менее 5 лет

5 лет после смены материально ответственного лица

284

     –

Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

       –

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

285

407

Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

а) у аудируемого лица;

б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

— для «б» —  при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

287

410

Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

292

459

Журналы, базы данных учета:

а) ценных бумаг;

б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

а) постоянно (на усмотрение архива);

б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

а) до ликвидации организации;

б) 5 лет

329

459

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

5 лет после ликвидации основных средств

До ликвидации организации

 –

459

Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

5 лет при условии

проведения

проверки

               –

Учет оплаты труда

295

412

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

5 лет.

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

6 лет.

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

296

413

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

75 лет

*50/75 лет

301

657

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

*50/75 лет

Налогообложение

303

382

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

305

   –

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

         –

5 лет

308

390, 395

Расчеты по страховым взносам

Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

*50/75 лет

309

905

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

6 лет.

При отсутствии лицевых счетов  *50/75 лет

310

  –

Налоговые декларации ИП

       –

Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

310

392

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

313

397

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

75 лет

5 лет

314

398

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

315

399

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

6 лет

317

368

Счета-фактуры

4 года

5 лет

318

401

Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения

Постоянно

5 лет

319

    –

Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним

        –

5 лет

Учет имущества

321

427

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств (при условии проведения проверки (ревизии)

Постоянно (на усмотрение архива).

О ТМЦ и движимом имуществе – 5 лет

5 лет

323

429

Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов

Постоянно (на усмотрение архива)

5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов

324

    –

Отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организации

       –

До ликвидации организации

325

432

Акты приема-передачи недвижимого имущества от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс)

Постоянно (на усмотрение архива)

5 лет после выбытия недвижимого имущества

329

Пп. «д» п. 459

Журналы, карточки, базы данных учета:

а) основных средств (зданий, сооружений), обязательств;

б) материальных ценностей и иного имущества

5 лет после ликвидации основных средств

а) до ликвидации организации;

б) 5 лет

Обеспечение работы ТКС

570

232

Сертификаты ключа проверки электронной подписи

Постоянно (на усмотрение архива). В электронном виде – 5 лет после исключения из реестра

5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей

571

237

Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи

15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения после истечения срока действия договора

5 лет после приостановления или аннулирования действия сертификата ключа проверки электронной подписи

572

238

Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи

15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

574

240

Списки уполномоченных лиц – владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи

Постоянно

5 лет после замены новыми

Трудовые отношения

Организация труда и служебной деятельности

373,374

561, 563

Документы о численности, составе и движении работников, квотировании рабочих мест

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

376

566

Предложения о потребности в привлечении иностранных работников, в том числе увеличении (уменьшении) размера потребности в привлечении иностранных работников

Постоянно

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

377

567

Заявки о потребности в привлечении иностранных работников

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

1 год

387,

389

579

Отчеты о выполнении колдоговоров, документы (протоколы, справки, акты, уведомления, переписка) по проверке выполнения условий коллективного договора

Постоянно

3 года

390

584

Документы (протоколы, требования, справки, сведения, рекомендации, заявления, докладные записки, расчеты) о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

1 год после принятия решения

Нормирование и оплата труда

397

569, 589

Нормы труда (нормы выработки, нормы времени, нормативы численности, нормы обслуживания и другие нормы)

Постоянно

1 год после замены новыми

398

590

Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения, фотографии рабочего дня) о разработке норм выработки и расценок

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

1 год после утверждения разработанных норм

399

592

Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, ставок, окладов (должностных окладов), тарифных сеток и тарифных коэффициентов

5 лет

3 года

400

593

Тарификационные списки (ведомости) работников

75 лет

*50/75 лет

403, 404

599

Документы (протоколы, акты, справки, сведения):

а) об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации;

б) о выплате денежного содержания и исчислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности, должности государственной (муниципальной) службы

а) – ;

б) 75 лет

*50/75 лет

Охрана труда

408

Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности)

       –

5 лет после истечения срока действия сертификата

409

606

Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда

Постоянно

5 лет

413

     –

Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников

         –

*50/75 лет

414

613

Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда

75 лет

*50/75 лет

415, 416

     –

Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ; журнал учета выдачи нарядов-допусков

         –

1 год после закрытия наряда-допуска; при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет

419

622

Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

*50/75 лет

423

   –

Журналы, книги учета:

а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);

б) профилактических работ по охране труда, проверке знаний по охране труда

        –

а) 45 лет;

б) 5 лет

424

630

Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий

Постоянно (на усмотрение архива)

45 лет

425

632

Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото- и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве по месту составления. Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

45 лет

Кадровое обеспечение

Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет

434

Пп. «б»п.19

Приказы, распоряжения по личному составу, документы (докладные записки, справки, заявления):

а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы;

б) о служебных проверках;

в) о направлении в командировку работников;

г) о дисциплинарных взысканиях

а, в) 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

б) – ;

г) 5 лет

а) *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения;

б) 5 лет;

в) 5 лет.

Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда *50/75 лет;

г) 3 года

435

657

Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

436

    –

Уведомления, предупреждения, работников (ам) работодателем

        –

3 года

440

    –

Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных по месту утверждения

        –

Постоянно

441

666

Согласие на обработку персональных данных

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором

442

77

Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности

Постоянно (на усмотрение архива)

3 года после замены новыми

443

77

Должностные регламенты (инструкции) работников

75 лет

*50/75 лет

444, 463

658, 695

Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих; книги, журналы, карточки учета, базы данных приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

445

656

Личные дела руководителей и работников организаций

Постоянно (на усмотрение архива)

*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

448

    –

Листы собеседования, стажировочные листы водителей

          –

5 лет

451

    –

Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий

           –

1 год

453

693

Графики отпусков

1 год

3 года

454

19

Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий

5 лет

3 года

455

649

Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

3 года

457

685,690

Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе

3 года

5 лет

458

    –

Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе

       –

5 лет после снятия с учета

461

82

Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

1 год

463

695

Книги, журналы, карточки учета, базы данных:

а) лиц, подлежащих воинскому учету;

б) отпусков;

в) прихода и ухода работников, местных командировок;

г) выдачи командировочных удостоверений

а) 3 года после увольнения;

б) 3 года;

в, г) -;

а, б) 5 лет;

в) 1 год;

г) 5 лет

Положение о персональных данных работников — образец 2023 года вы найдете в этой статье — должно быть обязательно включено в структуру кадрового документооборота фирмы, имеющей наемных сотрудников. Каковы нюансы составления этого источника? Для чего нужно положение о работе с персональными данными работников? Рассмотрим ответы на эти и другие вопросы, а также приведем образец заполнения такого положения.

Есть вопросы, какие кадровые документы должны быть оформлены в обязательном порядке, как их вести и заполнять? Задайте их на нашем форуме. Например, здесь можно узнать, чем грозит отсутствие согласия на обработку данных.

Что такое персональные данные

Под персональными данными принято понимать любую информацию, относящуюся к человеку — субъекту, определяемому прямо либо косвенно согласно критериям закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Данные о человеке попадают под юрисдикцию закона № 152-ФЗ в том случае, если находятся в распоряжении оператора персональных данных или подлежат обработке с его участием (п. 1 ст. 1 закона № 152-ФЗ). Признакам оператора, в частности, соответствуют фирмы, имеющие наемных работников, поскольку они осуществляют обработку широкого спектра сведений о субъектах в процессе выстраивания с ними трудовых отношений.

Полный перечень сведений о работниках, являющихся персональными данными, вы найдете в «КонсультантПлюс». Это важно знать, поскольку к персональной информации относятся не только сведения о работнике, но и его фото, например. Есть и другие интересные моменты. А ведь за нарушения в работе с персональными данными установлены довольно существенные штрафы. Получите бесплатный доступ к К+ и переходите в Путеводитель. Это убережет вас от ошибок и позволит избежать ответственности.

Как составить согласие на обработку персональных данных, смотрите здесь.

См. также «Пропуск с фото может повлечь штраф за персональные данные».

Для чего нужно положение о работе с персональными данными

Нормы ст. 87 ТК РФ, а также п. 2 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ предписывают работодателям регламентировать операции с персональными данными своих работников — посредством издания документов, определяющих политику предприятия в области персональных данных, локальных актов по вопросам обработки данных. При этом соответствующие документы и акты должны определять (для каждой цели обработки данных):

• категории и перечни данных;
• категории субъектов, в отношении которых осуществляется обработка персональных данных;
• способы, сроки обработки, хранения данных;
• порядок уничтожения данных при достижении целей осуществления их обработки либо при появлении иных законных оснований.

Документы и акты не могут включать норм, ограничивающих прав субъектов данных, так же, как и возлагающих на предприятие полномочия и обязанности, что не предусмотрены законом.

Отметим, что в действующих федеральных источниках права, четко не определено, каким именно образом данная обязанность должна выполняться. На практике это чаще всего осуществляется посредством разработки и утверждения фирмой внутрикорпоративного положения о персональных данных нанятых работников.

ВАЖНО! С 1 сентября 2022 года у операторов персональных данных появилась новая обязанность — уведомление Роскомнадзора об установлении фактов неправомерной или случайной утечки персональных данных в течение 24 часов после инцидента (ч. 3.1 ст. 21 закона № 156-ФЗ в редакции, действующей с 01.09.2022).

Узнайте больше из специального материала о новых обязанностях операторов персональных данных.

Является ли положение о персональных данных обязательным для работодателя документом? Ответ на этот вопрос дали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и переходите в материал.

Положение о персональных данных работников: структура документа

Рассматриваемый документ содержит локальные нормы, определяющие:

• цели и задачи фирмы при работе с персональными данными;
• перечни фактических и потенциально задействуемых в бизнес-процессах компании персональных данных;
• описание операций с данными, практикуемых компанией;
• способы доступа к данным, используемые в фирме;
• обязанности сотрудников фирмы, задействующих при выполнении трудовой функции те или иные данные;
• права сотрудников фирмы на приобретение санкционированного доступа к данным;
• правовые механизмы ответственности работников фирмы за нарушения при операциях с данными.

Персональные данные без штрафов

Время прохождения около 5 мин.


Пройти тест

Исходя из отмеченного перечня норм, положение об обработке персональных данных работников может быть представлено следующими ключевыми разделами:

• устанавливающим общие положения документа;
• фиксирующим критерии выделения персональных данных из массива информации, задействуемой в документообороте и на иных участках внутрикорпоративных коммуникаций;
• определяющим перечень ключевых операций с персональными данными;
• регламентирующим осуществление соответствующих операций;
• определяющим порядок доступа работников фирмы и иных лиц к данным;
• устанавливающим обязанности сотрудников, участвующих в операциях с данными;
• устанавливающим права сотрудников компании в части получения доступа к таким данным и осуществления необходимых операций с ними;
• определяющим механизмы ответственности сотрудников фирмы за нарушения локальных норм и положений законодательства РФ, регламентирующих операции с персональными данными.

Положение о внутрикорпоративных операциях с персональными данными должен заверить руководитель фирмы. С копией этого документа обязаны ознакомиться все сотрудники под расписку (подп. 6 п. 1 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ).

Эксперты «КонсультантПлюс» подробно разъяснили специфику обработки персональных данных работников предприятия. Получите пробный доступ к публикации на данную тему бесплатно.

Где можно скачать образец положения об обработке персональных данных работников

Загрузить актуальный для 2023 года образец внутрикорпоративного положения об операциях с подобными данными вы можете на нашем портале, по ссылке ниже. Для вас доступен источник, соответствующий структуре, рассмотренной нами выше.

Скачать образец

Альтернативный бланк положения о персональных данных работников и образец его заполнения предоставили эксперты КонсультантПлюс. Вы можете скачать бланк и образец такого положения бесплатно по этой ссылке.

Итоги

Каждая фирма, имеющая статус оператора персональных данных (таковыми являются все работодатели), обязана утвердить локальный правовой акт, который регламентирует операции с подобными данными. Чаще всего таким локальным актом становится положение, утверждаемое генеральным директором фирмы.

Ознакомиться с прочими аспектами кадрового документооборота вы можете в статьях:

• «Воинский учет в организации — пошаговая инструкция»;
• «Какой срок хранения документов в архиве организации».