Можно ли включить в должностную инструкцию трудовые действия из разных профстандартов

ВОПРОС

Может ли работодатель включить в должностную инструкцию секретаря трудовые функции из нескольких профессиональных стандартов без всяких доплат (расширение зон обслуживания, совмещение и т.д)? Например, должен ли секретарь вести табель на работников предприятия, быть курьером и т.д?

ОТВЕТ

Поручить секретарю работу сотрудника отдела кадров или курьера работодатель вправе двумя способами:

1. Оформив совмещение за дополнительную плату, для этого необходимо заключить дополнительное соглашения к трудовому договору (такую работу секретарь будет выполнять в течение рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором).
2. Оформив совместительство, для этого необходимо заключить трудовой договор о работе по совместительству (такую работу секретарь будет выполнять в свободное от основной работы время).

Предусматривать в должностной инструкции секретаря работу сотрудника отдела кадров или курьера, по нашему мнению, неправомерно.

Правовое обоснование:

Согласно ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (статья 151 ТК РФ).

Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей) (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ).

Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника (ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ).

В соответствии со ст. 151 ТК РФ при совмещении профессий (должностей) работнику производится доплата.
Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (статья 60.2 ТК РФ).

Согласно ст. 60.1 ТК РФ работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство).
Особенности регулирования труда лиц, работающих по совместительству, определяются главой 44 ТК РФ.

В соответствии с ч. 1 ст. 282 ТК РФ совместительство — выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время.

Заключение трудовых договоров о работе по совместительству допускается с неограниченным числом работодателей, если иное не предусмотрено федеральным законом (ч. 2 ст. 282 ТК РФ).

Работа по совместительству может выполняться работником как по месту его основной работы, так и у других работодателей (ч. 3 ст. 282 ТК РФ).

В трудовом договоре обязательно указание на то, что работа является совместительством (ч. 4 ст. 282 ТК РФ).

Источник: онлайнинспекция.рф

25.08.2021, 10:04

Разъяснения Минтруда России по вопросам применения профстандартов.

Официальные разъяснения Минтруда России по вопросам применения профстандартов

Минтрудом России подготовлены ответы на типовые вопросы по применению профессиональных стандартов для организации разъяснительной работы по данному направлению.

Информация Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации по вопросам применения профессиональных стандартов

1. Зачем разрабатываются и принимаются профессиональные стандарты?

Профессиональные стандарты носят комплексный характер и раскрывают необходимые для выполнения работником трудовых функций знания и умения. Поддержание в актуализированном состоянии информации о востребованных и перспективных профессиях, современных требованиях к работникам и учет этих требований в системе подготовки кадров должно обеспечиваться государством. Повышение профессионального уровня работников оказывает существенное влияние на производительность труда, снижение издержек работодателей на адаптацию работников при трудоустройстве, а также на конкурентоспособность работников на рынке труда.

По вопросам, возникающим на практике в связи с внедрением профессиональных стандартов, следует отметить, что ответственность и полномочия по принятию кадровых решений являются полномочиями работодателей, а профессиональный стандарт задает планку современных требований и ориентиров для выстраивания кадровой политики.

2. Как часто профессиональные стандарты будут обновляться/добавляться?

Разработка профессиональных стандартов в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 22 января 2013 г. № 23 «О Правилах разработки, утверждения и применения профессиональных стандартов» (далее — постановление Правительства Российской Федерации от 22 января 2013 г. № 23) осуществляется с учетом приоритетных направлений развития экономики и предложений Национального совета при Президенте Российской Федерации по профессиональным квалификациям.

Необходимость разработки профессиональных стандартов определяется также с учетом информации в Справочнике востребованных на рынке труда, новых и перспективных профессий (в редакции приказа Минтруда России от 10 февраля 2016 г. № 46).

Проекты профессиональных стандартов могут быть инициированы и внесены на рассмотрение в Минтруд России в установленном порядке различными организациями.

Изменения в профессиональные стандарты вносятся, как и в другие нормативные акты, при наличии обоснованных предложений либо соответствующих изменений в законодательстве Российской Федерации. Внесение изменений осуществляется в том же порядке, как разработка и утверждение в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 22 января 2013 г. № 23.

3. Где можно ознакомиться с содержанием профессиональных стандартов? Как узнавать о планах разработки (актуализации) профессиональных стандартов, о внесении изменений в профессиональные стандарты или принятии новых профессиональных стандартов?

Минтруд России ведет Реестр профессиональных стандартов (перечень видов профессиональной деятельности), который размещается на сайтах Минтруда России (http://profstandart.rosmintrud.ru) и Научно- методического центра системы профессиональных квалификаций ФГБУ «Научно-исследовательский институт труда и социального страхования» Минтруда России (http://vet-bc.ru). На этих же сайтах размещается вся информация о профессиональных стандартах, в том числе о разрабатываемых и планируемых к разработке.

Кроме того, профессиональные стандарты, утвержденные приказами Минтруда России, размещаются в справочных системах правовой информации.

4. Будут ли отменены ЕТКС и ЕКС?

В перспективе планируется замена ЕТКС и ЕКС профессиональными стандартами, а также отдельными отраслевыми требованиями к квалификации работников, утверждаемыми законодательными и иными нормативными правовыми актами, которые имеются уже и в настоящее время (например, в сфере транспорта и др.). Но такая замена, по мнению Минтруда России, будет происходит в течение достаточно длительного периода.

5. Если квалификационный справочник и профессиональный стандарт по аналогичным профессиям (должностям) содержат различные требования к квалификации, то какими документами должен пользоваться работодатель?

Работодатель самостоятельно определяет, какой нормативный правовой акт он использует, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

6. В каких случаях применение профессиональных стандартов является обязательным? Обязаны ли работодатели применять требования к квалификации работников, содержащиеся в профессиональных стандартах, в том числе при приеме на работу? Согласно статье 195.3 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) профессиональные стандарты применяются «в качестве основы для определения требований к квалификации работников». Каким образом должно определяться, что именно из требований должно быть положено в основу? Есть ли необходимый минимум? В каких случаях допустимо повышение, а в каких — снижение требований? В чем заключаются изменения с 1 июля 2016 года, если те требования к квалификации, в части которых будет обязателен профессиональный стандарт, ранее установлены законами и иными нормативными правовыми актами?

ТК РФ устанавливает обязательность применения требований, содержащихся в профессиональных стандартах, в том числе при приеме работников на работу, в следующих случаях:

• -согласно части второй статьи 57 ТК РФ наименование должностей, профессий, специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или профессиональных стандартах, если в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами с выполнением работ по этим должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений;
• -согласно статье 195.3 ТК РФ требования к квалификации работников, содержащиеся в профессиональных стандартах, обязательны для работодателя в случаях, если они установлены ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В других случаях эти требования носят рекомендательный характер.

7. Распространяется обязательность применения требований профессиональных стандартов на всех работодателей или только на государственные и муниципальные организации?

Обязательность применения требований профессиональных стандартов установлена для случаев, предусмотренных статьями 57 и 195.3 ТК РФ, и не зависит от формы собственности организации или статуса работодателя.

Что касается государственных и муниципальных организаций, то учитывая важность внедрения профессиональных стандартов для повышения производительности труда, обеспечения качества выполняемых работ (услуг), данным организациям следует провести анализ профессиональных компетенций работников на соответствие профессиональным стандартам, при необходимости составить план подготовки работников и дополнительного профессионального образования работников в рамках бюджета на соответствующий год.

8. Утвержденные Минтрудом России профессиональные стандарты являются нормативными правовыми актами. Согласно части первой статьи 195.3 ТК РФ, если ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, профессиональные стандарты в части указанных требований обязательны для применения работодателями. Означает ли данная норма, что содержащиеся в профессиональных стандартах требования являются обязательными для применения?

Согласно статье 195.3 ТК РФ профессиональные стандарты обязательны для применения работодателями в части содержащихся в них требований к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Таким образом, только в части требований, установленных в ТК РФ, других федеральных законах, иных нормативных правовых актах Российской Федерации, требования профессионального стандарта являются обязательными.

При применении вышеуказанного положения статьи 195.3 ТК РФ под иными нормативными правовыми актами имеются ввиду постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, приказы федеральных органов исполнительной власти, которые устанавливают специальные требования к работникам, выполняющим те или иные трудовые обязанности, носящие нормативный правовой характер (например, приказы Минтранса России и др). В этом случае, в части требований применяются данные нормативные правовые акты.

9. Требования профессионального стандарта должны быть прописаны в трудовом договоре/должностной инструкции работника в полном объеме или могут быть какие-либо допущения?

Работодатель определяет содержание трудового договора с учетом статьи 57 ТК РФ, должностные обязанности работников, при этом профессиональный стандарт может быть применен как рекомендательный методический документ, кроме содержащихся в нем требований, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Работодатель применяет профессиональные стандарты для определения потребности в работниках с определенным уровнем квалификации, правильного подбора и расстановки кадров, рационального разделения и организации труда, разграничения функций, полномочий и ответственности между категориями работников, определения трудовых обязанностей работников с учетом особенностей применяемых технологий, организации подготовки (профессиональное образование и профессиональное обучение) и дополнительного профессионального образования работников, организации труда, установления систем оплаты труда.

По вопросам, возникающим на практике в связи с внедрением профессиональных стандартов, следует отметить, что ответственность и полномочия по принятию кадровых решений являются полномочиями работодателей.

10. Могут ли обязанности работников, требования к образованию и стажу, измениться автоматически в связи с принятием профессионального стандарта? Может ли быть расторгнут трудовой договор с работником, если его уровень образования или стаж работы не соответствует указанным в профессиональном стандарте? Уволить его (если он отказывается проходить обучение)?

В ТК РФ нет такого основания. Обязанности работников изменяться автоматически в связи с принятием профессионального стандарта не могут.

Объективной основой изменения обязанностей, связанных с выполнением какой-либо работы (услуги), является изменение организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), и даже в этих случаях согласно статье 74 ТК РФ изменение трудовой функции работника по инициативе работодателя не допускается. Оно может осуществляться в соответствии со статьями 72, 72.1 ТК РФ на основе соглашения между работником и работодателем об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

По вопросам соответствия работников требованиям к образованию и стажу, содержащимся в профессиональных стандартах, обращаем внимание, что данные требования являются обязательными в случаях, когда с выполнением соответствующей работы связано наличие льгот, гарантий и ограничений, либо если соответствующие требования уже установлены ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Вступление в силу профессиональных стандартов не является основанием для увольнения работников. Допуск работника к выполнению трудовой функции является полномочием работодателя.

Работодатель также вправе проводить аттестацию работников. Так, при применении квалификационных справочников и профессиональных стандартов лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в разделе «Требования к квалификации», но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии назначаются на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.

11. Должны ли работники привести свою квалификацию с требованиями профессиональных стандартов? Обязанность по направлению на обучение и расходы несет работодатель?

Согласно статье 196 ТК РФ необходимость подготовки работников (профессиональное образование и профессиональное обучение) и дополнительного профессионального образования для собственных нужд определяет работодатель. Подготовка работников и дополнительное профессиональное образование работников осуществляются работодателем на условиях и в порядке, которые определяются коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

12. Если выполняемые работником обязанности шире, чем содержащиеся в профессиональном стандарте трудовые функции и трудовые действия, имеет ли он право требовать доплату за совмещение профессий?

Вопрос не связан с применением профессиональных стандартов.

При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, оплата труда работника производится с учетом положений статьи 151 ТК РФ.

13. Какие санкции будут применяться за неприменение или неправильное применение профессиональных стандартов?

ТК РФ устанавливает обязательность применения требований, содержащихся в профессиональных стандартах, в том числе при приеме работников на работу, в следующих случаях:

— согласно части второй статьи 57 ТК РФ наименование должностей, профессий, специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или профессиональных стандартах, если в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами с выполнением работ по этим должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений;

— согласно статье 195.3 ТК РФ требования к квалификации работников, содержащиеся в профессиональных стандартах, обязательны для работодателя в случаях, если они установлены ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В других случаях эти требования носят рекомендательный характер.

Таким образом, если не соблюдены указанные обязательные требования законодательства, то работодателю может быть выдано предписание об устранении выявленных нарушений трудового законодательства, а также он может быть привлечен к административной ответственности в соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

В остальных случаях требования проверяющих органов в части применения профессиональных стандартов неправомерны.

Официальный источник: Информация Минтруда о применении ПС.

Как применять требования профстандарта?

Для специалиста по кадровой работе нет ни льгот, ни компенсаций, нет и нормативно-правовых актов, которые устанавливали бы требования к квалификации. При этом Минтруд в Письме от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253 указал, что в ситуациях, когда требования профстандарта необязательны, они «носят рекомендательный характер». Это значит, что, составляя должностные инструкции, вы можете использовать профстандарты как основу для определения требований к квалификации с учетом особенностей вашей организации и реальных обязанностей.

Если вы планируете определить требования к квалификации и привести в порядок формулировки в документах, обратите внимание, что сейчас нет четкой инструкции, как это делать.

В Приказах Минтруда РФ № 170н, 147н, 148н, посвященных разработке профстандартов, указаны три понятия:

• обобщенная трудовая функция — это совокупность связанных между собой трудовых функций, сложившаяся в результате разделения труда в конкретном производственном или бизнес-процессе;
• трудовая функция — система трудовых действий в рамках обобщенной трудовой функции;
• трудовое действие — процесс взаимодействия работника с предметом труда, при котором достигается определенная задача.

Однако они важны только для разработчиков профстандартов, а не для работодателей. Но очень многие организации стали в должностные инструкции переписывать именно эти термины из самих профстандартов. Это неверное решение.

Название должности или вид работы?

Обязательным для включения в трудовой договор является трудовая функция в трактовке первой части ст. 57 ТК РФ. Но и здесь все не так просто. Проблема в том, что в формулировке есть и наименование должности, профессии, специальности, и — через точку с запятой — конкретный вид поручаемой работы. Уточнение внесли на случай, если работодатель не сможет описать трудовую функцию названием должности, тогда он вправе указать конкретный вид поручаемой работнику работы.

Пример. Организация нанимает сотрудника кадровой службы, который будет следить только за оформлением больничных. Вы по какой-то причине не знаете, как назвать должность, и в трудовом договоре пишете «учет листков нетрудоспособности». Это и будет конкретный вид поручаемой работы, такая формулировка пойдет в трудовую книжку, приказ о приеме на работу, штатное расписание.

Дьявол, как всегда, скрывается в деталях — в точке с запятой. Согласно правилам русского языка, это означает, что описание вида работы — отдельное самостоятельное требование. И встречаются ситуации, когда эксперты отрасли, представители надзорных органов и судьи считают, что такое описание обязательно должно быть рядом с названием должности. То есть работодателю следует написать «кадровый специалист; учет и движение кадров, оформление кадровой документации». То же самое с другими специальностями: «уборщица; уборка офисных помещений» и пр.

Как предупредить возможные претензии трудовой инспекции к формулировке трудовой функции сотрудников в трудовом договоре? Внести изменения в трудовой договор: помимо наименования должности описать вид работы одной фразой: «специалист по персоналу; наем, подбор и поиск персонала, учет движения кадров», «водитель; управление транспортным средством». И лишь потом сделать отсылочную норму на должностную инструкцию, где вы конкретизируете обязанности. Это идеальный пример комбинации управленческого и правового подходов.

Как оформить должностную инструкцию?

«Часто в рекомендациях Роструда проскальзывает, что должностную инструкцию лучше делать приложением к трудовому договору. Но я как управленец, руководитель отдела по кадровому производству и по трудовому законодательству в консалтинговой компании понимаю, что любое изменение в таком случае нужно будет согласовывать с сотрудником. Например, в 2020 году появился СЗВ-ТД, которого никогда не было. Чтобы дополнить должностные обязанности ответственного специалиста, я запрашиваю его согласие. Поэтому с управленческой точки зрения проще, когда должностная инструкция, где подробно прописаны виды работы, существует автономно от трудового договора. Но при проверке инспектор труда может расценить это как нарушение».

По этому поводу уже появилась инспекционная и судебная практика. Если инспекторы по труду видят, что в трудовом договоре указано только наименование должности и абстрактная отсылочная норма к должностной инструкции, могут за это оштрафовать. А отсылки есть у многих работодателей, потому что до 2017 года эта схема работала. Даже Роструд в письмах декларировал, что должностная инструкция может быть отдельным локальным нормативным актом, а может — приложением к трудовому договору.

Примеры судебных разбирательств, где работодатели выигрывали спор с инспекциями:

• Решение Санкт-Петербургского городского суда от 23.07.2019 № 7-1232/2019 по делу № 12-136/2019.
• Апелляционное определение Челябинского областного суда от 01.06.2017 по делу № 11-6788/2017.

Изучите эти решения, и если у вас возникнет спорная ситуация, вы сможете использовать приведенную в них аргументацию.

Какие вопросы возникают на практике у работодателей и как грамотно их решать, вы узнаете из нашей шпаргалки.

Как внести изменения в должностную инструкцию?

Первый вопрос, который вы должны себе задать: как она оформлена?

• Если как приложение к трудовому договору, то она является неотъемлемой его частью. И обо всех изменениях в инструкции надо спрашивать мнение работника и вносить корректировки по ст. 72 ТК РФ, то есть придется оформлять допсоглашение.
• Если должностная инструкция существует как отдельный локальный нормативный акт, важно понимать, какие изменения в нее вносятся. Если речь не про должностные обязанности, то применяйте ст. 22 ТК РФ — ознакомьте работника под подпись с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Если должностная инструкция оформлена как ЛНА и изменения вносятся в должностные обязанности, посмотрите: не меняют ли они трудовую функцию?  Если нет, также применяйте ст. 22 ТК РФ — под подпись знакомьте работника с принимаемыми ЛНА. Пример: новая обязанность кадрового сотрудника с 2020 года — сдавать отчеты СЗВ-ТД.

А вот менять трудовую функцию работника работодатель в одностороннем порядке не имеет права. То есть поручать кадровику учет остатков на складе нельзя. Одно из положений ст. 60 ТК РФ звучит так: «Запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором».

Обратите внимание и на Постановление Конституционного суда от 28.11.2019 № 37-П. Оно подтверждает, что нельзя менять должность, квалификацию, конкретный вид поручаемой работы без соглашения сторон. Когда договоренность достигнута, изменения фиксируются как перевод на другую работу или поручение допработы по ст. 60.2 ТК РФ.

Всю эту информацию вы можете применять и в отношении других должностей.

Разбор частных ситуаций и ответы на другие значимые вопросы вы найдете в нашей шпаргалке.

Как правильно соотнести должность с профессиональным стандартом

Чтобы выбрать наиболее подходящий стандарт для работы с нашим функционалом, сравниваем найденные документы по виду деятельности и группе занятий (эти данные есть в разделе I каждого профстандарта – см. Таблицу 1 и отметку «1» в Примере 1). Понимаем, что нам больше подходит стандарт «Системный администратор информационно-коммуникационных систем» (т.к. другой стандарт больше заточен на работу с базами данных, чем с техникой).

Профстандарты для административной и офисной деятельности

Определение требований к опыту работы и образованию для работников службы ДОУ

Анализ функционала конкретного работника

Проверка дублирования и обнаружение «бесхозного» функционала

Аттестация персонала

В должностной инструкции прописывают требования и обязанности для каждой штатной должности. Работника нужно ознакомить с инструкцией перед трудоустройством и обязательно под роспись. Если положения меняются, то об этом тоже нужно уведомить сотрудника.

Надо ли составлять должностные инструкции на основе профстандартов

Главная цель модернизации системы ЕКСД и перехода на профстандарты — введение и применение единых квалификационных требований для выполнения определенных работ и трудовых функций. Еще одна задача — внесение корректировок в учебные планы образовательных организаций профессионального образования. Порядок разработки, применения профстандартов регулируется ст. 195.2 и 195.3 ТК:

1. Разработка и внедрение регламентируется правительством и Минтрудом РФ — постановление Правительства РФ № 23 от 22.01.2013, приказы Минтруда № 170н от 29.04.2013, № 147н от 12.04.2013, № 148н от 12.04.2013.
2. Организации обязаны применять стандарты в строго регламентируемых случаях (ФЗ № 122, Письмо Минтруда России № 14-0/10/В-2253 от 04.04.2016).
3. Применение рекомендовано и в необязательных ситуациях — в качестве основы для формирования требований к уровню квалификации сотрудников, при разработке перечня должностных обязанностей для трудовых договоров и должностных инструкций.

Если организация применяет для регулирования трудовой деятельности сотрудников ДИ, то профстандарты при их разработке используются в следующих случаях:

• законами или подзаконными актами к сотруднику установлены квалификационные требования для выполнения той или иной работы — ст. 195.3 ТК;
• конкретной должности (профессии) или трудовой функции (при соответствии названия и квалификации) предоставляются льготы, дополнительные выплаты и компенсации — п. 2 ст. 57 ТК.

Кто обязан применять профстандарты и на каком основании, показано на рисунке. Перечень не является исчерпывающим, он пополняется и обновляется.

Таблица 1. Сравнение двух профстандартов

Пример 1. Фрагменты профстандарта «Системный администратор информационно-коммуникационных систем»

Основные трудовые функции специалиста и уровень квалификации указаны в разделе II профстандарта (см. «2» и «3» в Примере 1), изучив его, становится понятно, что системный администратор выполняет обобщенную трудовую функцию «Технические работы по обслуживанию информационно-коммуникационных систем», которая состоит из определенных трудовых функций и для их выполнения достаточно 4 уровня квалификации.

Проанализировав все трудовые функции (см. «4» в Примере 1) из профстандарта 06.026 и соотнеся их с выполняемыми действиями работника, можно заключить, что для решения поставленных перед ним задач (техническое обслуживание оргтехники) вполне достаточно 4 уровня квалификации («3») и среднего профессионального образования («6»), опыт практической работы не требуется («7»), а для выполнения технических работ необходим минимальный набор знаний и умений («9» и «10»).

В соответствии с профстандартом должность правильно именовать как «младший системный администратор» или «техник» («5»), а не системный администратор, как предполагалось ранее!

Для решения более сложных задач, связанных с решением компьютерных проблем, например выявление сбоев и отказов сетевых устройств и операционных систем, требуется более высокий уровень квалификации и образования.

На сайте «Профессиональные стандарты»//profstandart.rosmintrud.ru в разделе «Реестр профессиональных стандартов» можно отфильтровать профстандарты по такой области профессиональной деятельности (см. «3» на Рисунке 1), как «07 Административно-управленческая и офисная деятельность», и тогда найдется достаточно много полезного – см. Таблицу 2.

Далее в этой статье сосредоточимся на содержании 2 основных для службы документационного обеспечения управления (ДОУ) профстандартов (отмеченных «!» в Таблице 2). Хотя интерес могут представлять большинство из них – все зависит от конкретного функционала, возложенного на ваше подразделение.

Таблица 2. Профстандарты по административно-управленческой и офисной деятельности

Структура всех отечественных профстандартов унифицирована и квалификационные требования, в том числе к образованию и опыту работы, содержатся в разделе III. Рассмотрим 2 основных профстандарта для службы ДОУ:

• «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утв. приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н, и
• «Специалист по управлению документацией организации», утв. приказом Минтруда России от 10.05.2017 № 416н.

Если изучить их разделы III, то (в полях, помеченных «5», «6» и «7» в Примере 1) можно увидеть требования, которые приведены в Таблице 3. Приведенная информация поможет составить профиль кандидатов на распространенные вакантные должности. Также из профстандартов можно позаимствовать перечень необходимых знаний и умений, который пригодится при проведении собеседования или аттестации (см. «2» и «3» в Примере 4).

Напомним, что работника, не имеющего достаточной квалификации по профессиональному стандарту, работодатель не вправе уволить по этому основанию. Он может сделать это, только проведя аттестацию, если она выявит несоответствие занимаемой должности (профессии).

Таблица 3. Требования к стажу, опыту работы и образованию для сотрудников службы делопроизводства (для распространенных должностей)

Когда вам нужно с чистого листа написать должностную инструкцию сотруднику, то удобно в профстандарте найти подходящую обобщенную трудовую функцию (это основной функционал работника, см. «2» в Примере 1), а потом изучить, какие конкретные трудовые функции и действия он должен выполнять (см. «4» и «8» в Примере 1), чтобы выбрать те функции, которые соответствуют специфике вашей организации или подразделения. Выбранные трудовые функции, действия станут основой новой должностной инструкции.

Но в реальной жизни обязанности «переплетаются», т.е. один человек может выполнять одновременно и более сложную (высококвалифицированную), и более простую работу – см. Пример 2. Для того чтобы минимизировать подобное «переплетение», необходимо провести анализ соответствия должностных обязанностей, установленных для работника в трудовом договоре (должностной инструкции) с трудовыми функциями, действиями и уровнем квалификации, указанными в профстандарте.Как видно из Примера 2 в должностной инструкции делопроизводителя указаны функции из разных профстандартов с разными уровнями квалификации и разными наименованиями должности. При выявлении отклонений должностных обязанностей от установленных в профстандарте, следует:

• шаг 1: исключить непрофильную функцию из должностной инструкции (или трудового договора);
• шаг 2:
  • передать эту функцию другому сотруднику, для которого этот вид деятельности является профильным, либо
  • оставить данную функцию работнику, используя процедуры совмещения, расширения зон обслуживания или совместительство (ст. 60.1, 60.2 ТК РФ).

Напомним, что любые изменения должностной инструкции или трудового договора, связанные с изменениями трудовых функций, производятся только с письменного согласия работника (ст. 72 ТК РФ).

Пример 2. Возможное сочетание обязанностей, свойственных разным уровням квалификации, в функционале делопроизводителя

Пример 3. Матрица распределения обязанностей между сотрудниками

Чтобы эффективно распределить нагрузку между сотрудниками, необходимо подробно расписать выполняемые действия каждого в матрице распределения ответственности, она наглядно демонстрирует, где происходит полное или частичное дублирование (см. Пример 3).

Сначала в матрицу необходимо вписать обязанности специалистов, закрепленные за ними в должностных инструкциях (или трудовых договорах). Далее при изучении профстандартов можно добавить в эти же строки (например, в скобках или курсивом) более точные формулировки данных действий из стандартов.

Возможно, в профстандартах найдутся трудовые действия, которые у вас в организации выполняются от случая к случаю, и они ни за кем не закреплены. В таком случае эти действия тоже следует вписать в матрицу, чтобы потом окончательно закрепить их за конкретными работниками.

Как видно в Примере 3, многие трудовые действия полностью или существенно дублируют друг друга. И если компания не большая, то держать сотрудников, которые выполняют схожие операции, экономически не выгодно. При выявлении дублирующих действий следует уточнить, с какими документами работает сотрудник и с какими специалистами он взаимодействует, выполняя схожие действия.

Но лучше четко закрепить, кто чем и в какой ситуации занимается, чтобы не возникло недоразумений и желания переложить свою работу на другого специалиста.

Для определения текущей квалификации, знаний и умений работников в организации проводится аттестация или деловая оценка персонала. Ее результаты необходимо отразить документально, например, в протоколе заседания аттестационной комиссии. Комиссия может принять решение, что сотрудник:

• соответствует или не соответствует занимаемой должности;
• условно соответствует должности;
• условно соответствует, при выполнении рекомендаций аттестационной комиссии (может дополняться положением о внеплановой аттестации, повторно).

На основе результатов аттестации работника можно:

• повысить или понизить в должности (с согласия работника);
• принять решение об изменении размера надбавок, премий или их отмене;
• повысить / понизить уровень квалификации сотрудника;
• перевести на более подходящую должность (с согласия работника);
• отправить на повышение квалификации или профессиональную переподготовку;
• уволить на основании п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – за несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации.

Аттестация может проводиться в устной (собеседование), письменной (тесты и опросные листы) и смешанной форме. При смешанном формате аттестационная комиссия проводит собеседование с обязательными ответами в письменном виде на вопросы теста и/или решением практических задач.

Согласно рекомендациям ФГБУ «ВНИИ Труда» Минтруда России по применению профессиональных стандартов в организации при подготовке документов для аттестации работников работодатель может использовать положения профессиональных стандартов.

При разработке средств для оценки профессиональной квалификации Национальное Агентство Развития Квалификаций (НАРК) рекомендует создавать тестовые задания не только на отдельную трудовую функцию, но и на каждое трудовое действие, включенное в эту функцию. Оценочные средства должны включать в себя как теоретические, так и практические задания.

При этом теоретические задания могут быть разных типов:

• с выбором одного ответа;
• с открытым ответом, который должен сформулировать испытуемый;
• установление соответствия;
• установление последовательности.

Практические задачи – это задания на выполнение трудовых функций, трудовых действий в моделируемых условиях.

Пример 4. Проверяем знания и умения, необходимые для выполнения конкретной трудовой функции