Принятый в марте этого года национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007[1] предусматривает, что деятельность по управлению документами в организации должна основываться на «установлении, внедрении и распространении руководящих указаний и регламентов работы с документами». Под руководящими указаниями и регламентами понимают нормативные документы, устанавливающие правила работы с документами: правила документирования, организации документооборота, хранения документов и их использования, защиты документированной информации и др. В отечественном делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).
Кто разрабатывает инструкцию?
Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.
В организациях, имеющих подведомственные организации (филиалы, отделения) целесообразно инструкцию по ДОУ разрабатывать так, чтобы она могла использоваться и в подведомственных организациях, поскольку это позволит осуществлять делопроизводство на единых принципах и в дальнейшем облегчит информационный обмен между организациями одной системы.
Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.
Федеральные органы исполнительной власти и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти разрабатывают свою инструкцию по ДОУ на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536. Иные организации также могут использовать указанную типовую инструкцию в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в данной организации[2].
Инструкции по ДОУ предназначена не только и не столько для служб ДОУ, сколько для работников подразделений организации, работающих с документами.
В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько этапов:
— сбор и анализ материала;
— разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение;
— внедрение инструкции в организации.
Подготовительный этап
Разработчики инструкции основываются на нормативных документах, которые регулируют деятельность организации и вопросы работы с документами. Кроме указанной Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти необходимо использовать положения национальных стандартов, особенно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
При разработке инструкции могут использоваться инструкции по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям законодательства в сфере информации и документации.
После изучения нормативных документов исследуется документационное обеспечение организации, а именно:
— структура организации (на основе структуры, штатной численности и штатного расписания);
— структура аппарата управления и распределение обязанностей между руководством (на основе приказа о распределении обязанностей между руководством и других организационно-правовых и распорядительных документов);
— функции организации в целом (на основе устава организации или положения об учреждении, положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах);
— функции отдельных органов управления (коллегии, совета, правления и др.) (на основе организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность (положений, регламентов, инструкций и др.));
— функциональные обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций);
— состав документов (по видам, адресатам, тематике), подшитых в дела организации;
— организация работы по приему и отправке документов;
— система регистрации и учета документов, если она имеется в организации (по регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручным или автоматизированным);
— организация контроля за исполнением документов, если он ведется (на основе журналов, картотек, используемых для контроля за исполнением);
— система хранения документов и дел в подразделениях организации (на основе номенклатуры дел, если она имеется, и методом непосредственного анализа дел в подразделениях);
— организация работы исполнителей с документами;
— порядок использования, учета и хранения печатей, штампов, бланков документов, порядок выдачи их ответственным лицам для работы, порядок уничтожения;
— организация работы по отправке и получению документов по факсу;
— порядок использования электронной почты.
Основные источники сведений об организации работы с документами – это нормативные, методические, информационно-справочные документы. Но данных, полученных из документов, может быть недостаточно, особенно, если в организации не налажена работа с документами. Поэтому после изучения собранного материала целесообразно провести опрос руководителей и работников подразделений, непосредственно отвечающих за работу с документами.
При сборе материала особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:
— компетенция руководителей (руководителя организации, его заместителей, руководителей подразделений, особенно в отношении принятия решений и издания документов);
— виды документов, издаваемых руководством (руководителем организации, заместителями руководителя, руководителями подразделений);
— виды бланков документов, используемых в организации;
— порядок согласования (визирования) документов;
— порядок подписания документов;
— виды документов, утверждаемых руководителем;
— виды и разновидности документов, заверяемых печатью организации;
— место хранения печати (или печатей, если их несколько); лицо, ответственное за хранение и использование печатей;
— места регистрации документов и регистрационные формы (журналы, картотеки, базы данных), применяемые для этого;
— регистрируемые и нерегистрируемые документы;
— организации, из которых поступают документы (вышестоящие, подведомственные и др.).
Структура инструкции по делопроизводству
Следующим этапом в разработке инструкции является определение ее структуры, или рабочего плана инструкции. Состав разделов Инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами (от их создания или получения до исполнения, отправки или передачи в архив).
Как правило, основными разделами Инструкции являются «Документирование управленческой деятельности» и «Организация работы с документами». Предваряет инструкцию раздел «Общие положения», в конце помещаются приложения информационно-справочного характера.
В разделе «Общие положения» инструкции, как правило, приводятся:
— назначение и цели инструкции;
— нормативная база инструкции;
— виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции;
— общие принципы работы с документами;
— нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией;
— ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции.
Назначением инструкции по ДОУ является установление единого порядка работы с документами в организации. Цель инструкции – совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.
В разделе «Общие положения» отмечается также, что ведение делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях возлагаются на службу документационного обеспечения, а ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях – на руководителей подразделений. С целью организации делопроизводства в подразделениях руководитель назначает работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях.
В разделе «Общие положения» также отмечается, что работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.
В данном разделе следует перечислить те нормативные документы, которые применяются в организации наряду с инструкцией по ДОУ и в совокупности составляют нормативную базу работы с документами в организации. Это может быть, например, Инструкция по работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, Положение о защите персональных данных работников и др.
В раздел «Документирование управленческой деятельности» целесообразно включить следующие подразделы:
— общие требования к документам;
— бланки документов;
— оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов;
— особенности оформления отдельных видов или комплексов документов;
— правила изготовления документов с помощью компьютерной техники.
Содержание подраздела «Особенности оформления отдельных видов и комплексов документов» зависит от характера и особенностей деятельности конкретной организации. В наиболее полном виде он может иметь следующую структуру:
— подготовка распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний);
— подготовка организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);
— подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов);
— составление и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий, совещаний, собраний, советов, правлений и др.);
— ведение деловой переписки;
— составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (докладных записок, справок, служебных записок, списков, актов и др.);
— подготовка и оформление договоров.
Раздел «Организация работы с документами» должен содержать положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов на хранение в архив.
В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан).
Поскольку при работе с документами используются печати (для удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков. В разделе «Организация работы с документами» также необходимо установить порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой необходимостью копирования и тиражирования документов.
Данный раздел инструкции фактически регламентирует технологию работы с документами, включая организацию документооборота и хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др. Структура этого раздела может быть следующей:
— организация документооборота;
— прием, обработка и прохождение поступающих документов;
— регистрация и учет поступающих документов;
— организация работы с отправляемыми документами;
— регистрация и прохождение внутренних документов;
— учет объемов документооборота;
— контроль исполнения документов;
— организация работы с обращениями граждан;
— работа исполнителя с документами;
— изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;
— использование средств факсимильной связи;
— ксерокопирование и тиражирование документов;
— организация хранения документов;
— составление и ведение номенклатуры дел;
— формирование дел;
— оформление дел;
— оперативное хранение дел;
— передача дел на архивное хранение;
— работа исполнителя с документами;
— изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;
— организация работы с документами, поступающими по факсимильной связи;
— организация работы с документами, поступающими по электронной почте;
— копирование и тиражирование документов;
Предлагаемая структура инструкции носит примерный характер. В конкретной организации в зависимости от ее специфики, организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может быть дополнена другими разделами. Например, если в организации действует коллегиальный орган, в инструкцию может быть включен раздел «Документирование работы коллегиального органа (коллегии, совета директоров, ученого совета и др.)»; если организация ведет переписку с зарубежными корреспондентами – раздел «Оформление писем, направляемых за рубеж»; если в организацию поступают обращения граждан – раздел «Организация работы с обращениями граждан» [3] и др.
При написании текста инструкции следует пользоваться теми нормативными документами, которые указаны в начале статьи. Серьезную помощь в этой работе могут оказать инструкции по делопроизводству других организаций, учебная и методическая литература по документационному обеспечению. Большое значение для правильной организации работы с документами имеет система регистрации и учета документов, поэтому разделам инструкции, устанавливающим порядок регистрации документов, нужно уделить особое внимание. В инструкции по ДОУ должно быть четко определено, какие документы регистрируются в службе ДОУ, а какие – в структурных подразделениях. При этом необходимо установить структуру регистрационного номера для различных комплексов регистрируемых документов.
Нормативные положения инструкции дополняются приложениями. В приложениях к инструкции, как правило, помещают:
— образцы бланков документов;
— образцы оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое письмо и др.);
— перечень нерегистрируемых документов;
— перечень утверждаемых документов;
— перечень документов, заверяемых печатью организации;
— формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам;
— форму номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.
Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах, посвященных отдельным направлениям работы с документами.
Согласование и утверждение
Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, архивом организации или работником, ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель. Инструкция по ДОУ может утверждаться как стандарт организации.
Инструкция утверждается приказом руководителя организации. Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных подразделений.
Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ – контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.
[1] ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
[2]ВНИИ документоведения и архивного дела в помощь специалистам по ДОУ изданы методические рекомендации «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации» (М., 2007), включающие методические материалы по разработке инструкции по ДОУ и примерную инструкцию по ДОУ. Получить информацию об этом издании можно на сайте ВНИИДАД: http://www.vniidad.ru.
[3] Ведение переписки с зарубежными корреспондентами, как и работа с обращениями граждан, может регламентироваться отдельными инструкциями.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2007.
(консультация для педагогов)
Старший воспитатель: Е.Н. Редичкина
Ввиду того, что в образовательный процесс введены государственные стандарты, для детских садов это ФГОС ДО, то и ведение документации воспитателя ДОУ в соответствии с ФГОС ДО является необходимым этапом работы.
По ФГОС ДО воспитателю необходимо вести и оформить:
Локальные акты — это папка с инструкциями: должностная, охраны труда, по охране здоровья и жизни детей по образцу вашего дошкольного учреждения. Она делается один раз и периодически обновляется. Срок хранения — постоянно.
В перечень основной документации воспитателя вошли локальные акты по обеспечению деятельности воспитателя:
1.1. Должностная инструкция воспитателя.
- 2. Инструкция по охране жизни и здоровья детей.
1.3. Инструкция по охране труда.
- Документация по организации работы воспитателя:
2.1. Рабочая программа, которая составлена в рамках реализации ФГОС ДО по возрастным группам на 1 учебный год. В ней отражены основные направления воспитательно — образовательной работы с детьми определенного возраста. Возьмите за основу, к примеру, рабочую программу «От рождения до школы» и на основе общей программы нужно сделать такой документ для своей группы.
2.2. Планирование воспитательно-образовательной деятельности.
2.2. Планирование воспитательно-образовательной деятельности.
Комплексно-тематическое планирование. Оно построено на тематическом принципе и позволяет воспитателю не только планомерно решать поставленные задачи и легко вводить региональные и этнокультурные компоненты, но и в зависимости от особенностей своего дошкольного учреждения по своему усмотрению частично или полностью менять темы или названия тем. Комплексно-тематические планы — это планы работы с детками по сезонам и неделям каждого месяца, где записываются общие направления работы. То есть, чего вы хотите достичь на протяжении каждого месяца. Календарный план воспитательно-образовательной работы. Для конкретизации и корректировки воспитательно-образовательной работы, предусмотренной комплексно-тематическим планом, воспитатель использует в работе календарный план. Для удобства пользования планом воспитатель делит его на две части: первая и вторая половина дня. Для написания плана рекомендуется, помимо комплексно-тематического плана, использовать циклограмму образовательной деятельности группы (она не обязательна, но очень удобна и помогает педагогу правильно спланировать свою работу с детьми в течение дня.)
В первой половине дня воспитатель планирует беседы, индивидуальную и совместную деятельность, чтение художественной литературы, утреннюю, пальчиковую, артикуляционную гимнастики, дидактические игры, привитие культурно-гигиенических навыков, прогулку.
Во второй половине дня — бодрящую гимнастику, беседы, индивидуальную работу, экспериментирование, сюжетно-ролевые и дидактические игры, прогулку, работу с родителями.
Календарный план воспитательно-образовательной деятельности — это уже конкретный подробный план на каждый день. Он должен быть согласован с рабочей программой и комплексно-тематическим планом. Здесь записываем все, что будем делать с детками за день: зарядка, занятия, игры, прогулки, режимные моменты, работу с родителями и т.д..
2.3. Модель организации образовательной деятельности (сетка занятий).
Сетка занятий упрощает планирование образовательной деятельности и представляет собой таблицу по дням недели, в которую вносим все занятия, в том числе, музыкальное, физкультурное Она помогает педагогу систематизировать работу с детьми в течение текущего месяца. Согласно требованию СанПин 2.4.1.3049-13 «Санитарно-эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы дошкольных образовательных организаций» о максимально допустимом объеме образовательной деятельности нагрузка в первой половине дня в младшей и средней группах не должна превышать 30-40 минут, в старшей и подготовительной — 45 минут и 1. 5 часа соответственно. В середине времени, отведенного на непрерывную образовательную деятельность, проводят физкультминутку. Перерывы между периодами непрерывной и образовательной деятельности — не менее 10 минут.
2.4. Оценка результатов освоения программы Педагогическая диагностика. Каждый педагог во время работы постоянно изучает своих воспитанников. Такая работа проводится в ходе наблюдений за активностью детей в спонтанной и специально организованной деятельности. Для этого документация воспитателя детского сада включает в себя карты наблюдений детского развития, позволяющие фиксировать индивидуальную динамику и перспективы развития каждого ребенка в ходе различных видов деятельности (речевой, познавательной, художественной, игровой, проектной и физического развития).
В ходе образовательной деятельности педагоги должны создавать диагностические ситуации, чтобы оценить индивидуальную динамику детей и скорректировать свои действия.
2.5. Портфолио воспитателя.
В современном дошкольном учреждении воспитателям приходится работать в условиях постоянной конкуренции. В большинстве случаев, портфолио воспитателя детского сада — это папка, которую создает и пополняет педагог-дошкольник, с целью повышения своей квалификации, отправляясь на которую необходимо подтверждение трудовой деятельности. Также можно сказать, что портфолио воспитателя — это своего рода форма для аттестации педагога, при помощи которой можно представить материалы своих работ, посещенных курсов, достигнутых успехов. Портфолио воспитателя находится в группе или в методическом кабинете ДОУ. Срок хранения — постоянно.
2.6. Творческая папка по самообразованию (Срок хранения — постоянно). Любая профессия требует самосовершенствования, а уж тем более работа, связанная с детьми. Одним из путей повышения профессионального мастерства педагогов является самообразование. Это целенаправленная работа воспитателя по расширению и углублению своих теоретических знаний, совершенствованию имеющихся и приобретению новых профессиональных навыков и умений в свете современных требований педагогической и психологической наук. Педагог должен в течении учебного года или другого периода времени углублённо заниматься проблемой, решение которой вызывает у него определённые затруднения или которая является предметом его особого интереса. Своевременное заполнение данного документа также помогает при сборе материалов для аттестации педагога. Выбираем тему и постепенно наполняем папку материалами
- Документация по организации работы с воспитанниками ДОУ.
3.1. Табель посещаемости. Он необходим для того, во-первых, чтобы ежедневно фиксировать количество детей в группе. Это помогает обеспечить питание детей и начисление родительской платы. Во-вторых, воспитателю проще сориентироваться на проведение занятий и раздачу материала для каждого ребенка. В-третьих, он помогает отследить заболеваемость детей в определенные периоды, наметить медсестре свою работу, направленную на оздоровление, а в период адаптации выявить беспричинные пропуски, усложняющие успешное прохождение адаптации ребёнка к условиям ДОУ.
3.2. Индивидуальные сведения о родителях и воспитанниках. Документация воспитателя ДОУ в соответствии с ФГОС ДО обязательно предполагает выявление сведений не только о детях, но и о родителях. В официально принятой практике в специальном журнале обычно имеются следующие сведения о детях, посещающих группу: — фамилия, имя ребенка; — дата рождения; — адрес проживания и телефоны; — ФИО родителей, бабушек и дедушек; — место работы родителей и телефоны; — социальные статус семьи (количество детей в семье, жилищные условия, полная — не полная семья). Воспитателю следует в тактичной беседе выяснить у родителей информацию и отразить ее в журнале. Причем нельзя разглашать полученные данные, сведения эти должны быть конфиденциальными. Сейчас от родителей требуется еще и письменное согласие на обработку персональных данных. Полученные сведения помогают воспитателю нейтрализовать возможное негативное воздействие семейной обстановки на ребенка, если таковое имеется. Да и ребенка можно лучше понять, если больше знать об условиях его проживания и статусе родителей.
3.3. Возрастной список детей. Состав детей в одной и той же группе неоднороден по возрасту, и иногда разница может доходить до года. Воспитатель должен учитывать возраст каждого ребенка в группе, так как разница в возрасте влияет на особенности индивидуального подхода к каждому из детей. Простой список с указанием возраста может помочь предотвратить весьма серьезные проблемы в группе.
3.4. Лист здоровья на воспитанников группы. В практике важно выработать дифференцированный подход к детям с учетом состояния их здоровья. Для этого в группах имеются так называемые «Листы здоровья», которые заполняются медицинским персоналом. Ведь, как правило, дети не посещают ДОУ в связи с болезнью. Медицинский персонал и воспитатель обязательно тесно сотрудничают между собой. Без этой взаимосвязи невозможна грамотная оздоровительная работа. Врач осуществляет распределение детей по группам здоровья. По результатам профосмотров (проводимых 2 раза в год в детсадовских группах и 4 раза в год в группах раннего возраста) в зависимости от характера и степени выраженности отклонений в состоянии здоровья детей, врач дает рекомендации, фиксируя их документально. В практической работе воспитателя важны именно рекомендации, а не клинический диагноз (он является врачебной тайной). Все перечисленное отражается в «Листе здоровья» на каждого ребенка
3.5. Журнал закаливающих мероприятий Журнал закаливающих мероприятий помогает целенаправленно проводить оздоровительные мероприятия с детьми с соблюдением индивидуальных особенностей ребёнка.
3.6. Схема посадки детей за столами. Как известно, для формирования правильной осанки и профилактики нарушений зрения немаловажное значение имеет правильная посадка детей за столом, для чего каждому ребенку подбирается комплект мебели (высота стола и стула). Рост и вес детей определяется 2 раза в год, соответственно и комплект мебели должен определяться 2 раза в год. Для этого нам и необходима схема посадки детей за столами, которая по мере необходимости корректируется в зависимости от изменений в физическом состоянии детей в группе.
3.7. Режим дня группы. Режим дня на теплый и холодный период времени необходим для рациональной продолжительности и разумного чередования различных видов деятельности и отдыха детей в течение суток.
3.8. Карта стула детей и утренний фильтр (только для детей до 3-х лет). Карта стула детей и утренний фильтр позволяет выявить заболевание ребёнка на ранней стадии и принять меры для сохранения здоровья детского коллектива группы. Утренний фильтр в других возрастных группах проводится и заполняется только в эпидемиологический период.
3.9. Адаптационный лист. На период адаптации детей вводится ещё один вид документа — адаптационный лист. В нём отмечается дата поступления ребёнка, его время пребывания в ДОУ, особенности поведения в знаковом исполнении. Своевременный анализ данного документа помогает педагогам выявить и устранить или сгладить проблему адаптации ребёнка. На основе анализа координируется совместная работа «педагог — медик — психолог — родители».
3.10. Журнал приема и ухода детей под роспись родителей. Ежедневный утренний прием детей должен проводиться воспитателями, которые опрашивают родителей о состоянии здоровья детей, осматривают зев, кожу при наличии показаний измеряют температуру тела. В ясельных группах прием проходит с ежедневным измерением температуры тела. В период эпидемии гриппа — измерение температуры тела проводится во всех возрастных группах ежедневно. Выявленные при осмотре дети с подозрением на заболевание в детский сад не принимаются, а заболевшие в течение дня изолируются от здоровых детей в изолятор до прихода родителей.
- Документация по организации взаимодействия с семьями воспитанников.
4.1. Взаимодействие с родителями воспитанников группы. Содержание работы с родителями планируется на месяц или неделю. Следует указать, в какие дни и что будет сделано каждым воспитателем группы, и какие общесадовские мероприятия будут проведены. Причем писать надо не только те мероприятия, которые проводятся воспитателем, но и специалистами, работающими на этой группе. Вне зависимости от того, кто проводит занятия, организатором его будет в любом случае воспитатель. Работа может быть расписана в различных формах проведения: — родительские собрания, — консультации (индивидуальные, групповые, — семинары-практикумы, — тематические выставки, — эпизодические беседы с родителями, — клубы по интересам, — совместные праздники, — развлечения и досуги, — анкетирование, — родительские посиделки, — тренинги — экскурсии, — туристические походы, — участие родителей в общественной жизни группы и прочее. Сколько мероприятий планировать, каждый определяет сам. Работа в детском саду с родителями должна планироваться в соответствии с годовыми задачами учреждения.
Программа рекомендует:
— акции,
— мастер-классы
— тренинги —
— вечера музыки и поэзии,
— посещения семьями программных мероприятий семейного абонемента, организованных учреждениями культуры и искусства, по запросу детского сада;
— семейные гостиные,
— фестивали,
— семейные клубы,
— вечера вопросов и ответов,
— салоны, студии,
— праздники (в том числе семейные, — прогулки, экскурсии, — проектная деятельность, — семейный театр.
4.2. Протоколы родительских собраний группы. Протокол родительских собраний в детском саду является важным документом. К его составлению нужно подходить ответственно и грамотно. Любое решение становится правомочным только в случае наличия протокола. Его необходимо вести всегда, вне зависимости от степени важности обсуждаемых вопросов. Тетрадь протоколов заводится во время комплектования группы и ведется до выпуска из детского сада. Она нумеруется постранично, подшивается, скрепляется печатью детского сада и подписью заведующей.
План составления протокола:
— Полное название учреждения
— Дата проведения собрания в ДОУ
— Перечень присутствующих (педагоги, администрация, родители)
— Тема встречи (повестка дня)
— Перечень докладчиков (воспитатели, медицинский работник, логопед, педагог-психолог, руководители кружков, студий, родители и т. д.)
— Решения
— Подпись секретаря, воспитателя, и председателя родительского комитета.
Все протоколы хранятся у воспитателя.
Всю эту документацию можно поделить на обязательную и рекомендуемую. Но, что есть обязательное, а что — нет, решает не воспитатель, а начальство. Для грамотного планирования и ведения документации нужно твердо знать предмет документации: рабочую программу вашего садика, на основании которой строятся почти все остальные документы.
Обязательной является следующая документация:
— Календарный план воспитательно-образовательной деятельности на группу;
— Рабочая программа педагога для своей группы;
— Табель посещаемости ребят. Рекомендуемая документация, которую можно вести или не вести:
— Информационно-нормативная папка: локальные акты, должностные инструкции, по технике безопасности, по охране здоровья и т.п.;
— Папка планирования и анализа: сведения о детках, о родителях, план закаливания и других режимных моментов, сетка занятий, схема посадки деток за столом, листы адаптации, журнал приема деток и т.п.;
— Методическое обеспечение процесса образования: комплексно-тематический план работы, список программ, технологий, авторских разработок, материалы педагогической диагностики, портфолио педагога, материалы по самообразованию, работы с родителями и все, что у вас есть.
Теоретически, можно не вести что-то из рекомендуемых бумаг, но опыт показывает, что лучше, чтобы у вас был максимум документов, поскольку поверка не станет слушать ваши оправдания, что вы не знали, что это не обязательно.
Если вы не любитель длинных текстов, можно перейти на карточки. Это не запрещено и очень удобно. Картотека работы с родителями, сетка занятий, планы работ можно оформить в виде отдельных листов картона с вписанными мероприятиями.
Пример комплексно-тематического планирования по ФГОС ДО.
Перечень основной документации воспитателя
1.Локальные акты по обеспечению деятельности воспитателя:(срок хранения — постоянно)
1.1. Должностная инструкция воспитателя.
1.2. Инструкция по охране жизни и здоровья детей.
1.3. Инструкция по охране труда.
2.Документация по организации работы воспитателя:
2.1. Основная общеобразовательная программа дошкольного образования по возрастным группам.
2.2 Календарное планирование
2.3. Расписание НОД.
2.4. Мониторинг достижения детьми планируемых результатов освоения ООПДО ( педагогическая диагностика, мониторинг интегративных качеств) (Срок хранения 5 лет).
2.5. Оснащение предметно — развивающей среды в соответствии с возрастной группой.
2.6. Портфолио воспитателя (находится в группе или в методическом кабинете ДОУ. Срок хранения — постоянно).
2.7. Творческая папка по самообразованию ( Срок хранения — постоянно).
2.8. Паспорт группы
3.Документация по организации работы с воспитанниками ДОУ.
3.1. Табель посещаемости детей ( табель посещаемости прошнуровывается , пронумеровывается , скрепляется печатью).
3.2.Режим дня группы на теплый и холодный период времени.
3.3.Утренний фильтр ( только для детей до 3-х лет) и в эпидемиологический период во всех группах.
- Документация по организации взаимодействия с родителями и семьями воспитанников.
4.3 Протоколы родительских собраний группы.
(Источник — интернет ресурс)
Введение……………………………………………………………………………………3
1ГЛАВА. Документационное обеспечение управления…………….…..…….……….5
1 Понятие службы документационного обеспечения управления…………….5
2 Цели и задачи………………………………………….……….……………….7
3 Функции службы ДОУ…………………………….………….…………………8
2 ГЛАВА. Организационно – распорядительная документация службы ДОУ……….9
1 Штатное расписание предприятия……………………………………..………..9
2 Положение о службе ДОУ……….……………..……………………………….12
3 Инструкция по документационному обеспечению управления……..………14
4 Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ……………15
3 ГЛАВА. Структура и численный состав службы…….………………………………17
Заключение……………………………………………….….……………………………26
Список литературы………………………………………..………………………………28
Введение
В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.
Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффектность работы организации в целом.
Актуальность темы курсовой работы заключается в том что делопроизводство- одна из функций управления основанная на научной организации с применением современной техники. В современных условиях, работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы документационного обеспечения управления не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем над их исполнением. Служба документационное обеспечение управленческой принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами. А мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающим нам в работе.
Целью курсовой работы является исследование научной проблемы управления документацией в организации, описание структуры и раскрытие основных функций службы документационного обеспечения управления, определение назначения в организации.
Исходя из цели были поставлены следующие задачи:
Изучите периодические издания, раскрывающие тему курсовой работы;
Рассказать о службе документационного обеспечения управления в организации, перечислить ее основные задачи и функции;
Рассмотреть структуру служб документационного обеспечения управления и описать их основные функции
Для написания работы изучены следующие источники:
1 Организация работы с документами: Учебник/ Под. ред. проф. В.А. Кудряева.- 2-е изд., и доп.-М. ИНФА, 2002.- 592 с.
2 Янковская В.Ф. Функции службы документационного обеспечения управления / В.Ф. Янковская// справочник секретаря и офис-менеджера – 2005. -№1 – с. 16-19
3 Румянцева С.А. Положение о ДОУ (управление документацией) / С.А.Румянцева//справочник секретаря и офис – менеджера – 2009. — №11 – 24-36 с.
4 http://www.termika.ru/dou/enc/razd4/sdou1.php
5 Березина Н.М. Современное делопроизводство., 3-е изд., — СПб.: Питер, 2007.-224 с.
6 http://clubs.ya.ru/4611686018427393915/replies.xml?item_no=1012
7 http://revolutionaudit/d00203596.html
8 Кузнецова Т.В. Делопроизводство, ДОУ 5-е издание испрал. и дополн. – М.: ООО «Журнал управление персоналом», 2007 – 528 с.
1 ГЛАВА Документационное обеспечение управление.
1 Понятие службы документационного обеспечение управления.
Документоведение – научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления. Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ.1 Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов называется делопроизводство.
Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» в соответствии с ГОСТом Р 51141 – 98 синонимичен термину «документационное обеспечение управление»
Термин «документационное обеспечение управление» подчеркивает информационно — технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами как «программное обеспечение», «информационное обеспечение» и т.д. Этот термин вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.
Делопроизводство (документационное обеспечение управление) предполагает, прежде всего создание документов или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам, организация работы с документами, их хранение и использование в текущей деятельности.
Документационное обеспечение управление выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управлению выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Выбор организационной формы службы документационное обеспечение управления зависит от решения руководства организации и самой службы. Регламентации выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Документационное обеспечение управление присутствует в каждой организации независимо от формы и собственности характера и направления деятельности.
2 Цели и задачи
Служба документационного обеспечения управления принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.
Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.
Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:
1 совершенствование форм и методов работы с документами;
2 обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;
3 контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
4 сокращение документооборота, количества форм документов;
5 разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.
6 участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров
Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами.
3 Функции службы ДОУ
В современных условиях, когда работы с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы документационного обеспечения управления не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением.
Функции службы документационного обеспечения управления организации:
1 Организационно-методические. Разработка нормативных и методических документов по делопроизводству (инструкции по документационному обеспечению, номенклатуры дел и др.); разработка нормативных документов, регламентирующих деятельность службы документационного обеспечения управления (положения о службе, должностных инструкций работников); организация повышения квалификации работников службы документационного обеспечения управления и др.
2 Технологические. Прием и первичная обработка документов; Предварительное рассмотрение документов; Регистрация документов (поступающих, отправляемых, внутренних)организация рассмотрения документов и передача их исполнителям; отправка документов; Изготовление документов; копирование и тиражирование документов; Формирование дел; подготовка дел к передачи в архив и др.
3 Конструкторские. Разработка бланков документов; разработка унифицированных форм документов; совершенствование форм и методов работы с документами и др.
4 Информационно-аналитические. Подготовка проектов резолюций по документам, требующим рассмотрения руководства; подготовка проектов служебных писем, распорядительных и др. документов; участие в согласовании документов; анализ и обобщение данных о результатах контроля исполнения документов; подготовка сводок (отчетов) об объемах документооборота; поиск документов в архиве организации по заданию руководства и др.
5 Контрольные. Контроль за организацией работы с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях, в т. ч. в филиалах, отделениях, представительствах; контроль за соблюдением норм и правил в работе с документами; контроль за обеспечением сохранности документов и дел и др.
2 ГЛАВА. Организационно – распорядительная документация службы ДОУ
1 Штатное расписание предприятия
Штатное расписание – основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом (уставом или положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ даёт руководству право на укомплектование организации и ее структурных подразделений работниками. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом, полномочие по утверждению данного документа должно быть закреплено в письменной форме. В таком приказе, в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности, отсутствует констатирующая часть, и, так как никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется, приказ может начинаться со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».
Штатное расписание службы ДОУ составляется по установленной форме — форме № Т-3 «Штатное расписание». Форма № Т-3 предназначена для документального оформления структуры, штатного состава и штатной численности и ежегодно утверждается по состоянию на 1 января приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание, в том числе и обусловленные формированием на предприятии новых структурных подразделений (например, службы ДОУ), вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченным им лицом1.
В штатном расписании указывается:
1 наименование предприятия;
2 его код по ОКПО;
3 дата введения в действие штатного расписания;
4 дата и номер документа;
5 дата и номер приказа, в соответствии с которым утверждено штатное расписание;
6 численность штата в единицах;
7 размер фонда заработной платы (в рублях);
8 наименование структурного подразделения;
9 наименование профессии (должности) работника;
10 количество штатных единиц;
11 размер месячного фонда заработной платы по каждой должности (профессии).
На основе штатного расписания устанавливаются наименования должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации
На предприятиях с большим должностным и численным составом целесообразно разрабатывать и утверждать штатное расписание каждого структурного подразделения
2 Положение о службе ДОУ.
Положение о структурном подразделении – локальный нормативный акт, в котором определяются:
- порядок создания (образования) подразделения
- правовое положение подразделения в структуре организации
- структура подразделения
- задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения
- порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами предприятия
Положение о структурном подразделении изготавливается в одном подлинном экземпляре, который хранится в дирекции или канцелярии, по одной копии направляется в соответствующее структурное подразделение, в отдел кадров, в подразделение, разработавшее положение. Положения обо всех структурных подразделениях хранятся на предприятии постоянно.
Положение о структурном подразделении разрабатывается отделом организации и оплаты труда, службой персонала или кадровой службой. К совместной работе рекомендуется привлекать юридический или правовой отдел.
Проект Положения о структурном подразделении подлежит обязательному согласованию с:
- вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения)
- заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками
- руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом
- начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации
Иногда каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя данное Положение, что крайне нежелательно, так как Положения по всем структурным подразделениям должны вырабатываться с учетом единых для предприятия правил и требований.
Законодательством не определены требования к Положениям о структурных подразделениях и правила их разработки, поэтому каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах.
Положение о структурном подразделении может включать в себя следующие разделы:
- общие положения
- структура и штатная численность подразделения
- цели и задачи
- функции
- права и полномочия
- руководство
- взаимодействие (служебные связи)
- ответственность
- организация работы
Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе
Положение разрабатывается ее руководителем и им подписывается. Подписанное руководителем Положение передается на согласование, которое внутри организации оформляется визой.
3 Инструкция по документационному обеспечению управления
Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки, дата ввода данной инструкции в действие, а так же возможная отмена ранее действующей инструкции и другие общие сведения.
По стилю изложения инструкция носит распорядительный характер. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: «Должностная инструкция по контролю…», «Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в администрации Президента Российской Федерации».
При подготовке текста инструкции по документационному обеспечению управления рекомендуется использовать в качестве основы соответствующие типовые документы — например Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти1.
При этом должны быть в необходимой мере приняты во внимание соответствующие положения других документов, регламентирующих те или иные направления документационного обеспечения управления. Помимо ГСДОУ, это, в частности, ГОСТ Р6.30-2003. На их основе составляется текст инструкции по документационному обеспечению управления предприятия (организации, учреждения).
Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководителем организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции.
4 Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ
Особую группу в составе организационно-распорядительной документации службы документационного обеспечения управления образуют документы по совершенствованию ее деятельности. Совершенствование деятельности службы документационного обеспечения управления предполагает планомерное осуществление комплекса мероприятий, направленных на достижение более высоких показателей функционирования всех структурных подразделений (участков работы) в составе службы документационного обеспечения управления и службы в целом. Содержаний мероприятий определяется в зависимости от того, на каком направлении концентрируются управленческие усилия руководства службы документационного обеспечения управления. Однако на практике проведение подобных мероприятий чаще всего связано с внедрением в повседневную деятельность службы новых нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов по тем или иным вопросам документационного обеспечения управления.
Как отмечалось, осуществление комплекса мероприятий по совершенствованию деятельности службы документационного обеспечения управления должно носить планомерный характер. С этой целью руководство службы разрабатывает проект плана (при необходимости — во взаимодействии с другими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия).
Такой план может предусматривать проведение мероприятий, касающихся:
1 разработки новых (уточнения действующих) нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов предприятия по вопросам документационного обеспечения управления;
2 изменения существующего документооборота предприятия с учетом новых требований к его организации;
3 обучения персонала службы документационного обеспечения управления и, если требуется, других должностных лиц предприятия, допущенных к работе с управленческой документацией;
4 обеспечения соответствующей документацией структурных подразделений предприятия.
Таким образом можно сделать следующие выводы, в условиях возрастающей роли делопроизводства в эффективном функционировании организации одним из важнейших факторов повышения профессиональной компетентности работников кадровых служб становится глубокое знание ими действующих нормативно-правовых актов и методических документов и неукоснительное следование их требованиям в процессе работы с документами.
3 ГЛАВА. Структура и численный состав службы ДОУ
Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ), ее должностного и численного состава.
Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями.
Функции основных подразделений службы документационного обеспечения управления
| Наименования подразделения службы ДОУ | Выполняемые подразделением функции |
| секретариат | информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов)
планирование рабочего дня руководителей предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступивших в организацию документов составление и оформление документов по заданиям руководителей аналитическая работа по документам по заданию руководителя организация телефонных переговоров руководителей организация командировок и деловых встреч руководителей и др. |
| экспедиция | прием корреспонденции, поступающей в адрес организации
распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения обработка отправляемых из организации документов |
| подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов | регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов
ведение информационно-справочной работы по документам организации подготовка документов для представления на рассмотрение руководства контроль за правильностью оформления документов формирование дел подготовка дел к передаче на хранение в архив организации |
| подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов | организация контроля за сроками исполнения документов
постановка документов на контроль проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов снятие документов с контроля учет и обобщение результатов контроля исполнения документов подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов |
| подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан | регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб)
подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством направление обращений граждан на исполнение контроль за сроками исполнения обращений граждан отправка писем-ответов гражданам обобщение результатов исполнения обращений граждан формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан |
| подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов | перепечатка документов по заявкам подразделений и работников
считывание документов |
| отдел совершенствования делопроизводства | разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников и др.)
разработка и корректировка номенклатуры дел организации консультирование работников организации по вопросам работы с документами методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации организация повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве постановка задач автоматизации делопроизводства |
| копировально-множительное бюро | копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников |
| протокольная группа | разработка планов работы коллегиальных органов
оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний) ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов контроль за исполнением решений коллегиальных органов оформление выписок из протоколов и др. |
| редакционная группа | редактирование документов, издаваемых в организации
корректорская правка подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования |
| Приемная (может быть структурной частью подразделения по работе с обращениями граждан) | организация приема посетителей руководством организации
составление плана работы приемной ведение учетной документации по личному приему граждан организация исполнения документов, полученных при личном приеме обобщение результатов приема посетителей подготовка предложений по совершенствованию работы приемной |
| архив (организации) | ведение списков организаций и (или) структурных подразделений организации – источников комплектования архива
прием дел структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях – источниках комплектования организация работы по составлению номенклатуры дел организации оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления |
В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.
В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь.
Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).
Все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:
1-я категория – учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;
2-я категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;
3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;
4-я категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.
Так согласно выше представленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения.
Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота
| Объем документооборота, тыс. документов в год | Организационные формы службы ДОУ |
| менее 10 | обычно один-два секретаря руководителя организации |
| от 10 до 25 | служба организационно оформляется; требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников) |
| от 25 до50 | создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.) |
| от 50 до 100 | более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование ДОУ, в том числе на основе автоматизации |
| свыше 100 | сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и ее структуры (иерархической, территориально распределенной) и использования автоматизированных систем |
Расчет численности делопроизводственного персонала проводится через определение затрат труда и времени на выполнение делопроизводственных работ (т.е. трудоемкости). Для проведения данного расчета в сфере делопроизводства в настоящее время можно применять следующие нормативные документы по труду:
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23;
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72;
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152;
Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Минтруда России от 18 декабря 1992 г. № 57.
Заключение
Исследуя научный и практический материал по данной теме можно сделать следующие выводы:
Документационное обеспечение управления – очень важный фактор, напрямую влияющий на организацию. Без строгого документирования, без постоянного ведения документации, любая компания распадется, так как в ней не будет возможности контролировать деятельность сотрудников и самой компании в целом.
Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления является организация документооборота, т. е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, обеспечивающая эффективность работы с кадровыми документами, их сохранность и контроль исполнения.
Основными задачами службы являются:
1 внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;
2 осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;
3 обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;
4 совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.
Управление любой организацией или предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования и организации производственного процесса, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления и т.д
Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения состоит из:
1) Получения информации
2) Ее переработки
3) Анализа, подготовки и принятия решения
Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:
Организация работы с документами: Учебник/ Под. ред. проф. В.А. Кудряева.- 2-е изд., и доп.-М. ИНФА, 2002.- 592 с.
Т.В Кузнецова. Делопроизводство, ДОУ 5-е издание испрал. и дополн. – М.: ООО «Журнал управление персоналом», 2007 – 528 с.
http://revolutionaudit/d00203596.html
Янковская В.Ф. Функции службы документационного обеспечения управления / В.Ф. Янковская// справочник секретаря и офис-менеджера – 2005. -№1 – с. 16-19
http://clubs.ya.ru/4611686018427393915/replies.xml?item_no=1012
Румянцева С.А. Положение о ДОУ (управление документацией) / С.А.Румянцева//справочник секретаря и офис – менеджера – 2009. — №11 – 24-36 с.
Кузнецова Т.В. Документоведение и документационное обеспечение управления: Введение в специальность. 2-е изд., испр. и доп. Учеб. Пособие. – М.: РГГУ, 2006.
http://www.termika.ru/dou/enc/razd4/sdou1.php