Назовите основные реквизиты должностных инструкций

Работники кадровых служб формируют штат, исходя из потребностей предприятия, тем самым они помогают работникам реализовать свои конституционные права: а именно право на труд, а также обеспечивают социальную защищенность работников в соответствии с законодательством.

Работники кадровой службы должны быть высококвалифицированными, ответственными, дисциплинированными сотрудниками. Для успешной работы кадровой службы, работникам необходимо точно знать свои обязанности, права и ответственность. Это определяется должностной инструкцией сотрудника. Должностная инструкция являются значимым документом, как для работника, так и для работодателя, так как способна защитить права обеих сторон, поэтому работникам кадровой службы предприятия, необходимо знать порядок её составления и оформления с учетом законодательства, особенностей организации, её организационно–правовых документов, а также учитывать изменяющиеся условия труда.

Особое внимание составлению и оформлению должностных инструкций сотрудников кадровых служб уделили следующие ученые:

М.Ю. Рогожин в книгах: «Делопроизводство в кадровой службе» [1], «Деловые документы в примерах и образцах» [2], «Справочник по делопроизводству» [3], а также О.И. Захаркина в книге «Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база» [4].

Должностная инструкция – локальный нормативный акт, содержащий квалификационные требования для определенной должности, ответственность, права и обязанности работников.

Введение должностных инструкций на предприятиях носит рекомендательный характер, однако многие работодатели разрабатывают их, тем самым обеспечивая эффективную работу сотрудников, а так же, как способ при проведении аттестации определить, кто соответствует занимаемой должности, а кто нет.

Виды должностных инструкций:

1)типовые–разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений и являются обязательными для применения.

2)примерные–носят рекомендательный характер.

3)конкретные–разрабатываются в данной конкретной организации с учетом особенностей предприятия.

Должностная инструкция может оформляться, как отдельный документ, как приложение, прикрепленное к трудовому договору, как типовая должностная инструкция по конкретной должности.

Должностные инструкции разрабатываются для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием, исключение составляет должность руководителя структурного подразделения–регламентация его деятельности предусмотрена Положением о структурном подразделении.

При разработке должностных инструкций в первую очередь обращаются к «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих»[5].

При составлении и оформлении должностных инструкций сотрудники кадровой службы предприятия обращаются к ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов» для того, чтобы все необходимые реквизиты документа присутствовали, были грамотно оформлены и документ имел юридическую силу [6].

Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений на своих непосредственных подчиненных в соответствии с положением о подразделении. Она должна быть согласована с юрисконсультами, а при необходимости с другими подразделениями организации.

Должностная инструкция содержит следующие реквизиты: наименование организации, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

Должностная инструкция должна быть написана доступным языком, а также иметь четкие и краткие формулировки в соответствии с нормами официально–делового стиля.

Текст должностной инструкции, как правило, содержит следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Должностные обязанности;

3. Права;

4. Ответственность;

5. Взаимоотношения

В разделе «Общие положения» указывают:

–наименование должности в соответствии со штатным расписанием;

–к какой категории относится должность;

–порядок назначения и освобождения от должности;

–кому непосредственно подчиняется данное должностное лицо;

–требования, предъявляемые к уровню образования и стажу работы должностного лица;

–порядок замещения – кто замещает данное должностное лицо во время его отсутствия;

–перечень документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности (законодательные акты Российской Федерации, а также локальные нормативные акты организации);

–дополнительные знания, которые требуются работнику для успешной деятельности.

В разделе «Должностные обязанности» указывают: обязанности должностного лица в соответствии с теми задачами, которые решает подразделение. Направление и объем обязанностей устанавливают по решению руководителя структурного подразделения.

В разделе «Права» указывают перечень прав, который необходим работнику для исполнения своих должностных обязанностей с учетом потребностей подразделения.

В разделе «Ответственность» определяется мера ответственности должностного лица за несоблюдение требований локальных правовых документов организации, должностной инструкции, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, нарушение трудовой дисциплины в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В разделе «Взаимоотношения» указывают перечень структурных подразделений или должностных лиц, с которыми взаимодействует работник для выполнения своих должностных обязанностей.

Работник должен обязательно ознакомиться с должностной инструкцией, поставить подпись об ознакомлении с должностной инструкцией и дату ознакомления. Данные реквизиты проставляются, либо на самой Инструкции, либо в Листе ознакомления с должностной инструкцией, который может быть оформлен как Приложение к должностной инструкции.

«Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй у руководителя подразделения, третий у работника.

Должностная инструкция вступает в силу с момента её утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией» [4].

Литература

1. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практ. пособие.– 3-е изд., перераб. и доп. /М.Ю. Рогожин.–М.-Берлин: Директ-Медиа, 2014.–783с.

2. Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. – М.-Берлин: Директ-Медиа,2014.–496с.

3. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.–М.: Юстицинформ,2011.–256с.

4. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база.–М.: Омега-Л, 2009.–264с.

5. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» [Электронный ресурс]: 4-е издание, дополненное (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37) – Режим доступа: http://base.garant.ru/180422/#ixzz3wT4hqTSs

6. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 2003. – 17 с.

А может, не надо?

Как ни странно, Трудовой кодекс не содержит термина «должностная инструкция». И это несмотря на то, что данный документ является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Ведь его содержание — это не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

По мнению Роструда, должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Об этом говорится в письме ведомства от 9 августа 2007 года № 3042-6-0. Такая инструкция необходима в интересах обеих сторон трудовых отношений, так как в данном документе зачастую содержатся дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника. При его отсутствии становится невозможно сделать следующее: обосновать отказ в приеме на работу; объективно оценить деятельность «новобранца» в период испытательного срока; распределить трудовые функции между сотрудниками; временно перевести сотрудника на другую работу; оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Впрочем, данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений по причине несоставления указанного документа.

Составление и корректировка

Основанием для заполнения содержательной части должностных инструкций служит Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда от 21 июля 1998 г. № 37). Содержащиеся в нем квалификационные характеристики состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». Отметим, что справочник носит рекомендательный характер и призван облегчить решение вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций.

В то же время порядок составления должностной инструкции не урегулирован нормативными правовыми актами. Следовательно, работодатель сам решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения. Инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Корректировка может быть связана с изменением обязательных условий трудового соглашения. При этом работник должен быть заблаговременно письменно уведомлен о грядущих переменах. Только после того, как штатный сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Если инструкция является приложением к трудовому контракту, целесообразно вносить изменения в данный документ путем подготовки дополнительного соглашения (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6).

В случае когда должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и ее корректировка не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить документ в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Как правило, инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, а второй хранится в отделе кадров.

Формальные признаки

Также в ходе разработки должностной инструкции и при внесении в нее изменений важно уделить должное внимание требованиям к оформлению документа, которые распространяются на состав его реквизитов и порядок их расположения на бланках установленного вида. При решении данной задачи следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст.

Обязательные реквизиты инструкции определяются согласно разделу 2 ГОСТа Р 6.30-2003. К ним относятся:

• наименование организации — разработчика документа;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа — номер, присвоенный ему по правилам регистрации документов в организации. Регистрационный номер должностной инструкции может включать индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа (например, «д/и»), информацию об исполнителе документа и др.;
• место составления или издания документа;
• гриф утверждения документа — реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает слово «утверждаю» (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию, а также дату утверждения, оформленную словесно-цифровым способом);
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования документа — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами;
• визы согласования документа;
• отметка о заверении копии документа;
• отметка об исполнителе;
• идентификатор электронной копии документа.

Проекты разрабатываемых инструкций направляются на внутреннее согласование всем заинтересованным должностным лицам. Замечания (предложения) по проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных должностными лицами организации.

Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации. По этой причине ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. По усмотрению организации документ может визироваться полистно.

Должностная инструкция – это очень интересный документ. Все мы не раз о ней слышали и знаем, что она фиксирует трудовые обязанности работника. На практике именно на нее часто ссылаются работодатели, описывая трудовую функцию в договоре.

При этом официального определения понятия «должностная инструкция» нет ни в Трудовом кодексе Российской Федерации, ни в других нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права. Несмотря на это, ссылки на данный документ встречаются в разъясняющих письмах органов власти и судебной практике.

О том, что такое должностная инструкция, зачем она нужна работодателю и как ее составить, вы узнаете из статьи нашего эксперта.

Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция, несмотря на отсутствие упоминания о ней в трудовом законодательстве, это важный документ, в содержание которого входят не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности ( Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6, Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

Работодатель, исходя из целесообразности, может разработать индивидуальные инструкции на каждого работника или типовые для определенных должностей.

Зачем нужна должностная инструкция?

Должностная инструкция не является обязательным документом, то есть ее наличие является правом работодателя, но не обязанностью. При этом многие работодатели разрабатывают для сотрудников такие документы. В чем же польза должностных инструкций? На этот вопрос существует несколько ответов.

1. В должностной инструкции можно подробно расписать весь функционал работника. В данном случае не будет необходимости включать в трудовой договор весь перечень обязанностей, достаточно будет сделать отсылку на документ.
2. Документ может помочь работодателю в спорах о неправомерном отказе в приеме на работу. Достаточно четко сформулировать требования к уровню образования, квалификации и стажу работы в документе. Например, в Определении Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 21.07.2021 № 88-9433/2021 суд признал правомерным отказ работодателя в приеме на работу кандидату, который не соответствовал должностной инструкции.
3. С помощью инструкции работодатель может подтвердить правомерность применения дисциплинарного взыскания. Например, Апелляционное определение Воронежского областного суда от 01.02.2018 по делу № 33-689/2018. Работник обратился в суд с заявлением о признании незаконными выговоров за то, что не представил работодателю отчет о проделанной работе. Работодатель представил в суд должностную инструкцию, где такая обязанность была обозначена, и суд признал дисциплинарные взыскания правомерными.
4. Должностные инструкции помогут обосновать разные оклады для должностей с похожим набором функций, но разным уровнем квалификации. Например, в Апелляционном определении Верховного суда Удмуртской Республики от 22.07.2019 по делу № 33-3229/2019 отмечено, что одинаковое наименование должности при различных по своему содержанию должностных обязанностях работников не является безусловным основанием для установления одинакового размера заработной платы.

Какие разделы должны быть в должностной инструкции?

Обязательных требований к структуре и содержанию должностной инструкции нет. Рекомендуем включить в документ следующие разделы.

• Общие сведения о должности и требования к образованию и стажу работы по специальности. Данная информация в том числе поможет правомерно отказать неподходящему кандидату в приеме на работу.
• Должностные обязанности. Рекомендуем прописать данный раздел максимально подробно и включить в него всё, что должен делать сотрудник и в какие сроки. В данном разделе также можно предусмотреть, кого работник замещает.
• Взаимодействие с другими сотрудниками и руководством, в том числе взаимодействие посредством электронной почты и менеджеров.

При составлении должностной инструкции рекомендуем избегать общих формулировок, например: «обеспечить высокий уровень работы», «осуществлять мониторинг текущей ситуации». Такие формулировки не несут смысловой нагрузки и утяжеляют текст документа. Должностные обязанности должны быть прописаны четко и конкретно.

Также не рекомендуем переписывать в должностную инструкцию нормы из Трудового кодекса. Например, обязанности работника по ст. 21 Трудового кодекса, ответственность и др. Данные нормы не являются обязательными для включения в документ и обязательны по закону.

В каком виде составляется должностная инструкция?

Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ ( Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она, как и трудовой договор, должна составляться в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой остается у работодателя. Получение работником экземпляра должно в общем случае подтверждаться подписью работника на экземпляре работодателя ( ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Должностная инструкция в виде отдельного документа – это локальный нормативный акт организации. При приеме на работу необходимо работника ознакомить с инструкцией в установленном порядке до подписания трудового договора ( ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Рекомендуем оформить должностную инструкцию отдельным документом, а не приложением к трудовому договору. Это связано с тем, что обязанности, включенные в трудовой договор, в том числе и в виде приложения к нему, это предмет согласования между работником и работодателем. Соответственно, изменить или дополнить их можно, только заключив дополнительное соглашение к трудовому договору.

Итак, несмотря на то что должностная инструкция не является обязательным документом, она может быть полезна для работодателя. Рекомендуем разработать такие инструкции для эффективной работы сотрудников и минимизации рисков трудовых споров.

Вопрос:

Установлены ли сроки действия и сроки хранения должностных инструкций?

Ответ:

Сроки действия должностных инструкций нормативно не установлены. Они могут быть установлены работодателем самостоятельно в соответствующей инструкции или ином локальном нормативном акте ( ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Сроки хранения установлены законом и зависят от вида должностной инструкции. Индивидуальные должностные инструкции работников хранятся в организации 50 либо 75 лет, в зависимости от того, когда прекратили их использовать:

• 75 лет – если документы окончены делопроизводством до 1 января 2003 года;
• 50 лет – если документы окончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Типовые должностные инструкции хранятся три года после их замены новыми ( ст. 442, 443 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Автор: преподаватель-юрист «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» Анастасия Чекмарева