Новые правила ведения персонифицированного учета. Какие моменты надо учесть?
В связи с объединением ПФР и ФСС в Социальный фонд России (СФР) для компаний и ИП изменили правила ведения персучета. Новые правила вступят в силу со 2 июня 2023 года. Что надо учесть?
Инструкция по ведению персонифицированного утверждена приказом Минтруда от 03.04.2023 № 256н и вступает в силу со 2 июня 2023 года.
В числе изменений следующие пункты:
-
При приеме на работу гражданина (как по трудовому договору, так и по договору ГПХ), на которого не открыт индивидуальный лицевой счет, работодатель должен зарегистрировать его в системе персучета СФР. Для этого нужно подать анкету по форме АДВ-1. Ее необходимо представить в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем приема сотрудника на работу или заключения с ним соответствующего договора ГПХ.
-
Предусмотрены всего два способа подачи сведений персучета — в бумажном виде или в электронном виде с электронной подписью (возможно через госуслуги или ЛК), подача сведений через сайт СФР и МФЦ больше не работает. Конкретный способ сдачи зависит от количества работников. Если количество сотрудников больше 10 человек — сведения надо сдавать в электронной форме. При меньшем числе работодатель может представлять сведения как в электронном виде, так и на бумажном носителе.
-
Уточнена дата, в которую считается полученным уведомление СФР об ошибках в персонифицированной отчетности (от неё считается 5-дневный срок на исправления): если уведомление было отправлено по ТКС — это дата, подтвержденная оператором ЭДО или СФР, если в личный кабинет страхователя — дата размещения в личном кабинете.
Новая инструкция по персучету: какие изменения внесли?
30.05.2023 распечатать Изменения для бухгалтера с 2023 года
Применяемые сейчас правила персонифицированного учета действуют с 1 января 2023 года. Минтруд опубликовал новую редакцию инструкции по персучету, которая утверждена приказом Минтруда от 03.04.2023 № 256н.
Приказ Минтруда от 03.04.2023 № 256н, утверждающий порядок ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах в новой редакции, начинает действовать с 22 июня 2023 года.
Инструкция Минтруда по ведению персучета приведена в соответствие с нормами НК РФ, которые действуют с 1 января 2023 года.
В новой редакции Инструкции скорректирован порядок подачи организациями персонифицированных сведений в составе формы ЕФС-1, указаны категории работников, которых включают в отчет.
Бухгалтер, который готовит отчет, должен включить в него сведения обо всех работниках, в том числе тех, с кем заключены:
- трудовые договоры;
- договоры гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг;
- договоры авторского заказа;
- договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
- издательские лицензионные договоры;
- лицензионные договоры.
Об ошибках в отчетности и штрафах
Если представленные компанией сведения содержат ошибки или данные, которые «идут в разрез» со сведениями, имеющимися у Фонда, в индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц изменения не вносятся.
По уведомлению об ошибке от фонда, компания должна в течение 5 рабочих дней представить в Фонд уточненные индивидуальные сведения. Если уложится в это срок штрафов не будет.
Уведомление об устранении имеющихся ошибок и несоответствий фонд направит в течение 5 дней после их выявления:
- по почте заказным письмом;
- в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;
- через личный кабинет компании на сайте;
- с представителем фонда или курьером для выдачи лично под расписку.
Если уведомление отправлено по почте заказным письмом датой вручения считается шестой день с даты отправления заказного письма.
Если уведомление направлено в электронном виде по ТКС, датой вручения считается дата, подтвержденная оператором ЭДО.
Если уведомления размещено в личном кабинете на сайте фонда, датой вручения считается дата размещения в личном кабинете.
Выбор читателей
В чем суть
В результате объединения ПФР (Пенсионный фонд России) и ФСС (Фонд социального страхования) в новую структуру под названием Социальный фонд России (СФР), правила ведения персонифицированного учета для организаций и индивидуальных предпринимателей были изменены.
Что стало
У нового документа, который начинает действовать с 2 июня 2023 года, появились изменения в Инструкции по персональному учету (персучету). В этой инструкции определены следующие порядки:
- Регистрация физических лиц в системе персонального учета.
- Представление страхователями и прием фондом сведений персонального учета.
- Контроль за сведениями персонального учета.
- Хранение и уничтожение документов со сведениями персонального учета.
В сравнении с предыдущей инструкцией, новый документ содержит три изменения для страхователей. В инструкции установлены следующие правила:
Установлен срок для представления анкеты АДВ-1. Для персонифицированного учета необходим СНИЛС, который выдается СФР. Если вы нанимаете работника, у которого еще нет индивидуального лицевого счета, вы должны зарегистрировать его в фонде. Для этого необходимо предоставить анкету АДВ-1 не позднее следующего рабочего дня после приема на работу или заключения договора с подрядчиком. Ранее такого срока не устанавливалось.
В новом порядке учтена возможность регистрации иностранцев в системе страхования через госуслуги.
- Больше нельзя передавать сведения через МФЦ. Теперь минтруд определил только два способа передачи данных: в бумажном виде (лично или по почте) или в электронном виде (через госуслуги или личный кабинет страхователя).
Это связано с тем, что такие данные теперь отражаются в едином отчете ЕФС-1. - Изменены сроки проверки сведений. Фонд вносит сведения, влияющие на данные индивидуального лицевого счета, только после проверки. Для разных сведений, получаемых фондом от работодателей, установлены различные сроки.
Минтруд России утвердил приказом от 03.04.2023 № 256н новую Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета. Изменения со 2 июня 2023 года в персучете, порядок и правила, сроки, ответственность страхователей рассматриваем в этой статье.
Новый регламент
В силу ст. 19 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного и социального страхования” (далее – Закон 27-ФЗ) инструкцию о порядке ведения такого учета сведений о зарегистрированных лицах утверждает Минтруд.
Приказ Минтруда от 03.04.2023 № 256н с новой инструкцией вступил в силу со 2 июня 2023 года (далее – Инструкция 256н).
Основная причина утверждения новой инструкции в том, что с 1 января 2023 года работодатели представляют сведения персонифицированного учета в составе единой формы отчетности ЕФС-1.
Также см. Что нужно знать про новый отчёт ЕФС-1 с 2023 года.
Одновременно с указанной даты признан утратившим силу прежний регламент, закреплённый приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н.
Содержание
Инструкция 256н состоит из 5 разделов и помимо общих вопросов регламентирует порядок:
- регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
- сдачи страхователями и сроки приема и учета территориальными органами Социального фонда (СФР) сведений для персучета;
- контроля за полнотой, достоверностью и своевременностью сдачи эти отчетов;
- хранения и уничтожения документов со сведениями персучета.
Основные новшества и изменения
Среди новшеств можно выделить такие:
- отражено создание СФР после объединений ПФР и ФСС;
- уточнили сроки подачи страхователем анкеты застрахованного лица – не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем приема на работу или заключения договора ГПХ;
- убрали 2 способа подачи сведений персучета – через сайт ПФР и в МФЦ;
- изменили сроки проверки;
- изменили сроки внесения сведений на лицевые счета застрахованных.
В Инструкции 256н Минтруд учёл все изменения, которые были внесены в Налоговый кодекс РФ с 2023 года в части уплаты страховых взносов с вознаграждений по договорам гражданско-правового характера, а также изменения в страховое законодательство.
Также см. Что нужно знать про договоры ГПХ в отчете ЕФС-1 и их коды.
Поясним, что сам персучет ведёт СФР, работодатели только подают для него отчеты. В том числе форму ЕФС-1.
Порядок регистрации в системе персучета
Дата регистрации
Регистрация физического лица происходит путём открытия индивидуального лицевого счета (ИЛС). Датой регистрации считается дата его открытия.
Кого регистрируют
Регистрации на территории России подлежат:
- граждане РФ;
- иностранцы;
- лица без гражданства.
Документы-основания
Регистрацию проводит территориальный орган СФР на основании:
- анкеты зарегистрированного лица;
- сведений о госрегистрации рождения;
- сведений, поступающих от органов, предоставляющих государственные или муниципальные услуги и МФЦ – когда лицо обратилось, а ИЛС нет;
- сведений об иностранцах и лицах без гражданства из Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).
Анкета
Гражданин или его представитель может подать указанную анкету следующими способами:
- лично (+ нужен документ, удостоверяющий личность);
- через страхователя (работодателя);
- через МФЦ.
Если через представителя, то понадобятся документ:
- Подтверждающий полномочия представителя;
- Удостоверяющий его личность.
Правильность сведений в анкете гражданин/его представитель заверяет личной подписью.
| СИТУАЦИЯ | РЕШЕНИЕ |
| Физлицо самостоятельно уплачивает страховые взносы и не зарегистрировано в системе персучета | После принятия СФР решения о включении в соответствующий реестр нужно подать в территориальный орган Фонда анкету зарегистрированного лица. |
| Прием на работу или заключение договора ГПХ, на вознаграждения по которому начисляют взносы, если на него не открыт ИЛС | Работодатель представляет в СФР анкету зарегистрированного не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем приема на работу или заключения договора. |
При подаче анкеты работодателем правильность указанных в ней сведений заверяют личной подписью гражданина.
Если нет возможности лично заверить анкету по причине длительного (свыше 1 месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или по иной причине, страхователь указывает эту причину в анкете и заверяет её своей подписью.
Анкету страхователь может подать в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью через:
- оператора документооборота между СФР и страхователем;
- личный кабинет страхователя на сайте СФР.
При подаче анкеты через МФЦ правильность сведений в ней заверяют личной подписью гражданина и/или работника многофункционального центра.
Проверка сведений
СФР через МВД проверяет сведения о физлице, поступившие от органов, предоставляющих государственные или муниципальные услуги.
| КАТЕГОРИЯ | ОСНОВАНИЕ ДЛЯ РЕГИСТРАЦИИ |
| Граждане РФ | Сведения о госрегистрации рождения, полученные СФР из единого Реестра ЗАГС |
| Иностранцы и лица без гражданства | Сведений, поступающие в СФР из Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА) при наличии в ней сведений о документе, удостоверяющем личность и прошедшего проверку достоверности. |
Принятие решения
Территориальный орган СФР в течение 5 рабочих дней со дня получения анкеты и вышеуказанных сведений принимает решение об открытии индивидуального лицевого счета либо об отказе в регистрации лица.
Регистрацию подтверждает уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Оно содержит о страховой номер ИЛС.
Уведомление о регистрации гражданину направляют способом, указанным им при обращении.
Основание для отказа в регистрации – наличие в системе персучета ИЛС, открытого на лицо с аналогичными анкетными данными.
Решение об отказе в регистрации направят тоже способом, указанным при обращении.
Подача заявлений
Зарегистрированное лицо или его представитель вправе подать заявление о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе персучета в случае:
- его утраты;
- непригодности для использования уведомления о регистрации.
Также можно подать заявление о корректировке анкетных данных в ИЛС в случае:
- изменения анкетных данных;
- неточности или ошибки в уведомлении о регистрации.
Оба заявления можно подать:
- лично;
- через страхователя (работодателя);
- в МФЦ.
Направить заявление можно в форме электронного документа с электронной подписью через Интернет, включая Госуслуги.
При подаче заявления лично нужен документ, удостоверяющий:
- личность гражданина;
- личность и полномочия представителя.
Правильность сведений в заявлении заверяют личной подписью зарегистрированного лица/его представителя.
| СИТУАЦИЯ | РЕШЕНИЕ |
| Указанные заявления подаёт страхователь | Правильность сведений в них заверяют личной подписью зарегистрированного лица. |
| Зарегистрированное лицо не может лично заверить заявление по причине длительного (свыше 1 месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине | Страхователь указывает эту причину в заявлении и заверяет своей подписью |
Заявление страхователь может подать в форме электронного документа с усиленной квалифицированной подписью.
При подаче заявления через МФЦ его правильность заверяют личной подписью зарегистрированного лица и/или работника многофункционального центра.
Рассмотрение заявлений
Территориальный орган СФР в течение 5 рабочих дней рассматривает заявление и принимает решение:
- о выдаче уведомления о регистрации;
- изменении анкетных данных в ИЛС;
- отказе в этом.
Основанием для отказа в выдаче уведомления о регистрации/изменении анкетных данных является:
- отсутствие в системе персучета ИЛС со страховым номером, указанным в заявлении;
- несоответствие сведений о зарегистрированном лице в заявлении сведениям в ИЛС.
Решение об отказе направят способом, указанным при обращении. В том числе в виде электронного документа на Госуслуги.
Срок корректировки
Сведения о зарегистрированном лице в ИЛС Фонд уточняет и дополняет в срок не дольше 5 рабочих дней со дня получения соответствующих сведений.
Подача сведений для персучета: порядок и сроки
Кто должен подавать
Основные сведения для индивидуального (персонифицированного) учета, предусмотренные ст. 11 Закона 27-ФЗ (далее – индивидуальные сведения), в территориальные органы СФР по месту их регистрации представляют:
- страхователи, признаваемые таковыми в соответствии с абз. 4 п. 1 ст. 1 Закона 27-ФЗ и подп. 1 п. 1 ст. 6 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ “Об обязательном пенсионном страховании в РФ” (организации, ИП, физлица);
- физлица – застрахованные, самостоятельно уплачивающие дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию;
- государственные и муниципальные учреждения, чьи виды деятельности перечислены в приказе Минтруда от 02.09.2022 № 507н (образование, медицина, уход, культура и искусство и т. п.).
Какие сведения подавать
Страхователь представляет в составе единой формы ЕФС-1 индивидуальные сведения о всех работающих у него лицах, включая заключивших:
- договоры гражданско-правового характера (ГПХ) на выполнение работ, оказание услуг;
- договоры авторского заказа;
- договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
- издательские лицензионные договоры;
- лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в т. ч. договоры о передаче полномочий по управлению правами.
Порядок и сроки подачи сведений для персучета установлены Законом 27-ФЗ.
Также см. Когда сдавать ЕФС-1 в различных ситуациях.
Сведения о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и уплаченных взносах работодателя (в случае их уплаты) страхователь подаёт в составе ЕФС-1 в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ “О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений” и Законом 27-ФЗ.
Кто самостоятельно уплачивает дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию вправе представить копию документа, подтверждающего уплату взносов за истекший квартал с отметками банка об исполнении. Это можно сделать напрямую в Фонд или направить электронный документ (электронный образ) в том числе через Госуслуги.
Застрахованные, имеющие право на зачет в страховой стаж иных периодов, представляют в территориальные органы СФР сведения о них в соответствии с Федеральным законом от 28.12.2013 № 400-ФЗ “О страховых пенсиях”.
Способы подачи
Индивидуальные сведения страхователь может представить в территориальный орган СФР:
- на бумажном носителе – лично/уполномоченным представителем либо по почтовой связи;
- в форме электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью через Интернет, включая Госуслуги.
Юрлица при подаче сведений на бумаге заверяют их подписью руководителя и печатью организации (при её наличии).
Дата представления сведений
| На бумажном носителе | Считается:
|
| В электронной форме | Дата их отправки по телекоммуникационным каналам связи в адрес территориального органа СФР, подтвержденная оператором электронного документооборота или территориальным органом Фонда. |
| Через личный кабинет | Дата их регистрации, сформированная в личном кабинете. |
При подаче индивидуальных сведений в электронной форме территориальный СФР направляет страхователю подтверждение приема в форме электронного документа.
При представлении индивидуальных сведений застрахованным /его уполномоченным представителем их заверяют личной подписью этого лица, представителя.
Сроки внесения сведений на ИЛС
Территориальный орган СФР проверяет индивидуальные сведения и вносит их в индивидуальные лицевые счета в следующие сроки:
| В течение 3 рабочих дней | Полученные от страхователя сведения:
|
| В течение месяца | Полученные от ФНС |
| В течение 3 месяцев | О доп. взносах на накопительную пенсию от страхователя или застрахованного лица (когда сам платит) |
| В течение месяца | Полученные от страхователя периоды работы и деятельности, в т. ч. включаемые в стаж для досрочной пенсии или повышения фиксированной выплаты к ней. |
| До 1 марта года, следующего за истекшим календарным годом | Сведения о физлицах:
|
Контроль за полнотой, достоверностью и своевременностью подачи сведений: порядок
Эти моменты территориальные органы СФР контролируют в отношении каждого работающего у страхователя застрахованного лица.
Уведомление о нарушениях
Страхователю его вручают при обнаружении в представленных им индивидуальных сведениях:
- ошибок;
- их несоответствия индивидуальным сведениям у СФР;
- несоответствия формам и форматам, установленным Фондом.
Соответственно, такие сомнительные сведения в индивидуальные лицевые счета застрахованных СФР не вносит.
Уведомление об устранении имеющихся ошибок и несоответствий вручают следующими способами:
- лично под расписку;
- направят по почте заказным письмом;
- в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
Уведомление должно содержать протокол проверки – чтобы было понять, какие нарушения устранить.
| СПОСОБ НАПРАВЛЕНИЯ УВЕДОМЛЕНИЯ | КАКОЙ ДЕНЬ СЧИТАЕТСЯ ДАТОЙ ВРУЧЕНИЯ |
| СФР направил уведомление по почте заказным письмом | 6-й день с даты отправления заказного письма |
| В электронном виде по ТКС | Дата, подтвержденная оператором электронного документооборота или территориальным органом Фонда. |
| Передано через личный кабинет | Дата его размещения в ЛК |
Исполнить уведомление нужно в течение 5 рабочих дней. Для этого нужно подать уточненные индивидуальные сведения.
Дополнение и уточнение ИЛС
Оно возможно в том числе по заявлению застрахованного лица при:
- обнаружении в представленных страхователем сведениях ошибок и/или несоответствий;
- выявлении недостоверности индивидуальных сведений уже учтенных на ИЛС по ликвидированному страхователю.
Тогда на основании представленных физлицом документов либо на основании документов, подтверждающих стаж и находящихся в распоряжении СФР, он принимает решение о дополнении/уточнении индивидуального лицевого счета в части сведений о стаже.
Застрахованному сообщат об этом в срок до 7 рабочих дней со дня принятия указанного решения.
Ответственность
За непредставление в установленные сроки индивидуальных сведений о каждом застрахованном либо неполные и/или недостоверные сведения страхователь несет ответственность по ст. 17 Закона 27-ФЗ.
Финансовых санкций не будет, если:
- в ответ на уведомление страхователь в течение 5 рабочих дней со дня его получения подал уточненные или исправленные индивидуальные сведения о зарегистрированных;
- сам нашёл ошибку в ранее поданных сведениях до её обнаружения СФР и представил уточненные/исправленные сведения о данном зарегистрированном лице за отчетный период, в котором эти сведения уточняются.
| СИТУАЦИЯ | ПОСЛЕДСТВИЕ |
| Страхователь в дополнение к ранее поданным за соответствующий отчетный период сведениям подал данные по работавшим за данный отчетный период, по которым ранее их не представлял и срок подачи прошёл | Финансовые санкции по ст. 17 Закона 32-ФЗ за непредставление индивидуальных сведений на данных лиц в установленный срок |
| Несоблюдение порядка представления индивидуальных сведений в форме электронных документов | Страхователь несет ответственность по ст. 17 Закона 27-ФЗ |
| Нарушение установленных Законом 27-ФЗ порядка и сроков представления сведений и документов в СФР | Должностные лица страхователя несут административную ответственность по КоАП РФ |
Кроме того, трудовые инспекции оперативно узнают от СФР о непредставлении страхователем в установленный срок либо представлении им неполных и/или недостоверных сведений о трудовой деятельности.
Хранение и уничтожение документов персучета
Индивидуальный лицевой счет СФР ведет в течение жизни зарегистрированного лица. После его смерти сведения из его ИЛС хранят столько же, сколько пенсионные дела.
Сроки хранения сданных в территориальные органы СФР документов такие (п. 4 ст. 8 Закона 27-ФЗ):
- бумажные – не менее 6 лет;
- электронные, юридическая сила которых подтверждена электронной подписью – не менее 75 лет.
Уничтожение документов персучета происходит по истечении установленного срока их хранения.