Обратите внимание на дату публикации материала: информация могла устареть из-за изменений в законодательстве или правоприменительной практике.
Должностная инструкция гендиректора – не пустая формальность
Именно этот документ позволит собственнику бизнеса регулировать работу наемного топ-менеджера, отвечать на его манипуляции, избежать проблем в случае его увольнения и минимизировать свои риски
На генерального директора возлагаются стратегические задачи по управлению и развитию компании. Его статус вызывает уважение, а потому порой при приеме на работу собственники и HR о многом договариваются с ним устно – что должен делать директор, за что будет отвечать.
Но представьте, что учредители решили поменять гендиректора и он потребовал «золотой парашют» (такое название получила компенсация, выплачиваемая руководителю при увольнении). А денег на это в бюджете нет. Или, допустим, руководителя подозревают в краже, но не могут доказать. Он готов уйти, но по соглашению сторон и с огромной компенсацией.
В подобных сложных ситуациях на помощь приходит должностная инструкция.
Должностная инструкция – документ нужный
Генеральный директор – такой же сотрудник, как и все, с точки зрения трудового законодательства. К нему применяются те же нормы, оформляются такие же документы. Но негативные последствия действий первого лица компании – это не только его риски, но и бизнеса. Потому так важно фиксировать достигнутые с ним договоренности.
Кроме того, если директор – наемный менеджер, а не учредитель, необходимо провести грань, где он действует по своей инициативе, а где выполняет поручения собственников. Гендиректор часто оказывается между двух огней: с одной стороны, проверяющие органы приглядывают за его деятельностью; с другой стороны, владельцы бизнеса рассчитывают на решение поставленных задач, причем порой для них неважно, как директор должен этого добиться. Договориться о зонах ответственности важно для обеих сторон трудового договора.
Статья 57 ТК РФ говорит, что в трудовом договоре нужно зафиксировать трудовую функцию работника. При этом под функцией понимаются прежде всего должность по штатному расписанию и вид поручаемой работы. У директора это управление предприятием.
Обычно в трудовом договоре перечисляют обязанности работника. Однако их, как и ответственность директора, лучше указать в должностной инструкции. Если ее сразу сделать правильной и четкой, она может быть одной для всех будущих генеральных директоров. И не придется каждый раз согласовывать изменения в трудовом договоре.
Должностная инструкция не является обязательным документом, но именно она позволит контролировать работу топ-менеджера и наказывать его за проступки, как любого другого сотрудника.
При составлении инструкции ориентируемся на требования законов и устав организации
Общей формы должностной инструкции нет. При ее составлении нужно опираться на условия работы, задачи и правила вашей компании. Идеальный вариант – сделать инструкцию не слишком конкретной и не слишком общей. Например, не стоит писать, что директор изучает отчеты финансового департамента по вторникам и улучшает позицию компании на рынке.
1. Распишите в должностной инструкции ключевые моменты, руководствуясь требованиями федеральных законов. Прежде всего директор должен:
- организовать ведение бухучета и хранение бухгалтерских документов (ст. 7 Закона «О бухгалтерском учете»);
- обеспечить защиту и сохранность конфиденциальной информации и коммерческой тайны (ст. 11 Закона «О коммерческой тайне»);
- согласовать с учредителями или советом директоров сделку, если ее сумма превышает 25% стоимости имущества или активов компании (законы «Об обществах с ограниченной ответственностью» и «Об акционерных обществах»);
- возместить по требованию учредителей убытки компании, причиненные по его вине (ст. 53.1 ГК РФ).
2. Перенесите в должностную инструкцию обязанности директора, определенные в уставе организации.
Как правило, в уставе сказано, в какие сроки руководитель должен совершать определенные действия, например предоставлять собственникам отчеты и информацию. Там могут быть отражены и другие обязанности директора. В числе ключевых – письменно делегировать полномочия на время своего отпуска, нести ответственность за решения, принятые сверх своих полномочий. И понятно, что руководитель отвечает за пропажу крупных сумм в компании, но это также лучше зафиксировать в инструкции.
3. Сошлитесь в должностной инструкции на нормы Трудового кодекса.
В инструкции стоит прямо указать, что директор должен выполнять внутренние правила компании и соблюдать нормы ТК РФ, а также что он несет ответственность за нарушение установленных законом правил.
В первую очередь мы говорим о ст. 81 ТК РФ, в которой перечислены основания увольнения работника, в том числе гендиректора, по инициативе работодателя. Например, можно уволить директора за однократное грубое нарушение им своих трудовых обязанностей. В инструкции лучше назвать критерии этой «грубости». Чаще таким нарушением является неисполнение обязанностей, которое привело к причинению вреда здоровью работников или ущербу компании.
И не забудьте сослаться на ст. 278 ТК РФ, в которой даны дополнительные основания для прекращения трудового договора с руководителем организации. Эта статья разрешает уволить директора, например если собственник решит прекратить с ним трудовой договор или если его отстранят от должности в соответствии со ст. 69 Закона «О несостоятельности (банкротстве)».
***
Должностная инструкция нужна для того, чтобы вы смогли регулировать деятельность наемного топ-менеджера. Она же станет доказательством, если директор нарушит установленные правила или вы вынуждены будете его уволить. Направления работы и задачи в инструкции можно указать произвольно. Но вы должны четко понимать: что станете делать, если директор не выполнит поставленные перед ним задачи; как будете расторгать с ним трудовой договор; как отреагируете на его манипуляции или требование о «золотом парашюте» в ситуации, когда он виноват, и т.д.
Если обязанности и ответственность генерального директора в должностной инструкции описать детально и четко, он будет понимать правила и сможет их соблюдать. А вы получите возможность контролировать его работу и свести до минимума свои риски.
Фотобанк Freepik/@gstudioimagen
Вопрос
Ответ
1. Как правомерно формить трудовые отношения с генеральным директором?
Трудовой договор с генеральным директором может быть заключен как на определенный, так и на неопределенный срок. Если в уставе организации указано, что генеральный директор избирается на неограниченный срок, то в таком случае следует заключить бессрочный трудовой договор
2. У руководителя истек срок действия договора, его увольняют 31 декабря, а 1 января заново принимают. Как правильно составить приказ об увольнении? Какова формулировка? Как оформить перезаключение договора?
Срочный трудовой договор c генеральным директором необходимо расторгнуть в связи с истечением срока его действия с оформлением приказа об увольнении, а затем заключить новый с соответствующим оформлением приказа о приеме на работу. Запись об увольнении гендира организации в связи с истечением срока действия трудового договора вносится в трудовую книжку так же, как и при увольнении рядового работника на этом основании. В частности, в графе 3 нужно указать основание увольнения так, как оно сформулировано в п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, со ссылкой на эту норму
3. Трудовой договор руководителя организации согласно уставу заключен с учредителем организации. Кто издает приказ о приеме, увольнении руководителя? Кто вносит записи в трудовую книжку руководителя и ведет личную карточку руководителя?
Данные действия может выполнить работодатель, заключавший с руководителем организации трудовой договор, или другой работник организации, на которого обязанность по ведению трудовых книжек и ведению кадрового делопроизводства возложена приказом
4. Срок полномочий руководителя согласно уставу 1 год, соответственно, с ним заключен срочный трудовой договор сроком на 1 год. Допускается ли на основании ч. 4 ст. 58 ТК РФ перевести трудовой договор в бессрочный и не проводить процедуру приема и увольнения, если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия?
Да, допускается. Если по истечении срока трудового договора ни работник, ни работодатель не потребовали расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, то такой договор считается заключенным на неопределенный срок
5. Генеральный директор работал внешним совместителем. Позже был оформлен на основное место работы через перевод. В трудовой книжке прописали: «Принят на должность генерального директора». Нужно ли добавлять в трудовую книжку запись о том, что он работал в качестве совместителя в должности генерального директора с указанием периода работы?
Да, нужно, но при условии, что гендиректор сам об этом попросит. Записи о работе по совместительству в трудовую книжку вносятся исключительно по желанию работника
6. Как привлечь к дисциплинарной ответственности директора, если он единственный учредитель и единственный работник? На основании каких норм и как оформить?
Трудовой договор с директором, являющимся единственным участником, не заключается. Следовательно, трудовые правоотношения не возникают
7. Гендиректора по внутреннему совместительству у одного и того же работодателя во время отпуска направляют в служебную командировку. Отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска оформляется по двум должностям: по основному месту работы и по внутреннему совместительству? Как оформляется командировка по основному месту работы и по внутреннему совместительству?
Командировка не может быть оформлена в период очередного оплачиваемого отпуска работника (как по основному месту работы, так и по совместительству). Отзыв из очередного оплачиваемого отпуска может быть только с согласия работника. Если работника направляют в командировку, средний заработок сохраняется только по должности, по которой направлен в командировку. При этом на период отсутствия по другой должности работник может оформить отпуск без сохранения заработной платы
8. Организация занимается разработкой программ для ЭВМ, сторонние разработчики выполняют работы, директор занимается заключением договоров с разработчиками, администрированием процессов разработки. В должностной инструкции генерального директора, помимо прочих административных функций, прописаны функции администрирования IT-проектов. Нужно ли в данном случае оформлять директору внутреннее совместительство?
При наличии его желания директор вправе выполнять любую поручаемую работу без оформления совместительства
9. Планирую открывать ООО, буду единственным учредителем и, соответственно, генеральным директором. Надо ли мне заключать трудовой договор?
Трудовой договор с руководителем ООО в случае, если он (руководитель) является единственным учредителем, заключать не нужно. Единственный участник своим решением возлагает на себя функции единоличного исполнительного органа — руководителя. Управленческая деятельность в этом случае осуществляется без заключения какого-либо договора, в том числе трудового.
Вместе с тем это не означает, что между ООО и руководителем не возникло трудовых отношений. Юрлицо не может существовать без руководителя. Кроме того, от имени работодателя в отношениях с работниками по общему правилу выступает именно руководитель
10. Генеральный директор уходит в отпуск. Его заместитель переводится приказом временно на его должность и получает доверенность на ведение дел. Как правильно указывать его должность в документах? Как в этом случае надо подписывать документы?
При подписании документов подпись включает наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Соответственно, при подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя или заместителя руководителя, подпись оформляется с указанием той должности, которую подписывающий работник занимает в соответствии с его трудовым договором
11. Должны ли доплачивать заместителю директора за временное исполнение обязанностей директора, если в трудовом договоре не сказано, что заместитель обязан замещать директора во время его отсутствия?
Да, в этом случае работнику устанавливается доплата за выполнение работы, не предусмотренной трудовым договором
12. В организации обязанности руководителя исполняет его заместитель без освобождения от основной должности. Происходит реорганизация путем присоединения к другой организации. Должен ли и. о. руководителя организации увольняться?
Нет, не должен, поскольку реорганизация организации основанием для расторжения трудового договора с работниками не является (ч. 5 ст. 75 ТК РФ)
13. Работодатель в лице единственного учредителя компании принуждает генерального директора к увольнению по собственному желанию без расчета в соответствии с ТК РФ. Какие действия необходимо предпринять генеральному директору в такой ситуации?
Работодатель не вправе склонять гендиректора к увольнению по собственному желанию без наличия у последнего такого желания. В такой ситуации рекомендуется директору добросовестно исполнять трудовую функцию в соответствии с трудовым договором и (или) должностной инструкцией. Работодатель, в свою очередь, обязан будет надлежащим образом обеспечивать его работой в соответствии с трудовым договором и (или) должностной инструкцией и не вправе будет уволить его без объяснения причин и наличия на то законных оснований.
Если работодатель будет нарушать права генерального директора, то за их защитой ему необходимо будет обратиться в территориальный орган Роструда, в комиссию по трудовым спорам, в прокуратуру, а также в суд
14. Директор берет отпуск с последующим увольнением. С какого момента можно принять нового человека на его место — после окончания отпуска или с момента начала отпуска?
Принять на работу нового сотрудника можно после фактического увольнения директора. Если работник (например, директор) берет отпуск с последующим увольнением, то днем его увольнения считается последний день отпуска
15. Нужно ли проходить новому директору обучение по охране труда, если у него есть действующее удостоверение о пройденных курсах «Охрана труда» (40-часовая программа учебного центра), но пройденное в другой компании?
Да, нужно. Проходить специальное обучение по охране труда руководитель организации обязан при каждом поступлении на работу
16. Директор исполняет обязанности главного бухгалтера. Как это правильно оформить?
Возложение дополнительных обязанностей осуществляется на основании приказа руководителя путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору
17. ООО было зарегистрировано в декабре 2018 года. Учредитель и генеральный директор являются разными лицами. Согласно законодательству СОУТ необходимо провести в течение 12 месяцев. Однако гендиректор увольняется из организации до истечения данного срока проведения. Требуется ли СОУТ в отношении уже уволенного директора? Каков срок исполнения СОУТ для нового гендира?
Во вновь созданной организации в отношении рабочих мест, организованных при ее создании, необходимо обеспечить проведение спецоценки в течение 12 месяцев со дня ввода в эксплуатацию данных рабочих мест. СОУТ проходят рабочие места, а не работники. Поэтому требуется провести СОУТ рабочего места генерального директора
Унитарные предприятия на конкурентных рынках, созданные до 08.01.2020, подлежат ликвидации или реорганизации до 01.01.2025 (ст. 3 ФЗ от 27.12.2019 N 485-ФЗ).
1. Руководитель унитарного предприятия (директор, генеральный директор) является единоличным исполнительным органом унитарного предприятия. Руководитель унитарного предприятия назначается собственником имущества унитарного предприятия. Руководитель унитарного предприятия подотчетен собственнику имущества унитарного предприятия.
Руководитель унитарного предприятия действует от имени унитарного предприятия без доверенности, в том числе представляет его интересы, совершает в установленном порядке сделки от имени унитарного предприятия, утверждает структуру и штаты унитарного предприятия, осуществляет прием на работу работников такого предприятия, заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, издает приказы, выдает доверенности в порядке, установленном законодательством.
Руководитель унитарного предприятия организует выполнение решений собственника имущества унитарного предприятия.
2. Руководитель унитарного предприятия не вправе быть учредителем (участником) юридического лица, занимать должности и заниматься другой оплачиваемой деятельностью в государственных органах, органах местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организациях, кроме преподавательской, научной и иной творческой деятельности, заниматься предпринимательской деятельностью, быть единоличным исполнительным органом или членом коллегиального исполнительного органа коммерческой организации, за исключением случаев, если участие в органах коммерческой организации входит в должностные обязанности данного руководителя, а также принимать участие в забастовках.
Руководитель унитарного предприятия подлежит аттестации в порядке, установленном собственником имущества унитарного предприятия.
3. Руководитель унитарного предприятия отчитывается о деятельности предприятия в порядке и в сроки, которые определяются собственником имущества унитарного предприятия.
4. В случаях, предусмотренных федеральными законами и изданными в соответствии с ними правовыми актами, в унитарном предприятии могут быть образованы совещательные органы (ученые, педагогические, научные, научно-технические советы и другие). Уставом унитарного предприятия должны быть определены структура таких органов, их состав и компетенция.