Нужно ли прошивать инструкции по охране труда 2022 года

Кто разрабатывает и утверждает ИОТ

1 марта 2022 года вступил в силу Приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 772н, однако действие документа приостановили до 1 января 2023 года (Приказ Минтруда РФ от 17.03.2022 № 140н). Именно в соответствии с требованиями этого документа работодателям и предстоит пересмотреть инструкции по охране труда.

О нюансах разработки инструкций по новым требованиям поговорим с экспертом Контур.Школы Андреем Любимовым на онлайн-конференции «Главные изменения в охране труда. Итоги-2022. Перспективы-2023». Участие бесплатно!Согласно ст. 214 ТК РФ, работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение локальных нормативных актов по охране труда, в том числе инструкций, с учетом мнения профсоюза или иного уполномоченного работниками представительного органа, если такой есть. Порядок действий установлен ст. 372 ТК РФ.

Количество инструкций в каждом конкретном случае зависит от специфики деятельности. Логичным будет передать полномочия по разработке инструкций руководителям структурных подразделений, но, скорее всего, работодатель делегирует эту задачу специалисту по охране труда.

Порядок утверждения документа так же регламентирован ст. 372 ТК РФ.  Шапка инструкции может выглядеть как на образце.

Что взять за основу при разработке

Инструкция по охране труда разрабатывается исходя из должности работника или профессии, направления трудовой деятельности или вида выполняемой работы.

Если раньше мы опирались на типовые инструкции, то новые требования четко определяют, что за основу надо брать государственные нормативные требования охраны труда и разработанные работодателем правила. А это не что иное, как правила по охране труда для безопасного проведения определенных видов работ, и система управления охраной труда в организации. Кроме того, при разработке инструкций за основу можно взять:

• анализ трудовой функции работников по профессии, должности, виду и составу работы, для которых разрабатывается инструкция по охране труда;
• результаты СОУТ на конкретных рабочих местах для соответствующей должности, профессии, в том числе определения вредных производственных факторов, характерных для работ, выполняемых работниками соответствующей должности, профессии;
• анализ требований соответствующих профессиональных стандартов;
• определение профессиональных рисков и опасностей, характерных для выполняемых работ;
• анализ результатов расследования несчастных случаев на производстве, а также их типичных причин, и профессиональных заболеваний;
• определение безопасных методов и приемов выполнения трудовых функций и работ.

При создании инструкций по охране труда важно учесть требования безопасности, изложенные в эксплуатационной и ремонтной документации изготовителей и технологической документации организации. Включая эту информацию в инструкции предусмотрите конкретные условия производства, применительно к должности, профессии работника или виду выполняемой им работы.

Какие разделы включить в инструкции по охране труда

Пункт 21 раздела 3 Требований определяет перечень разделов, которые должна содержать инструкция по ОТ:

• Общие требования охраны труда.
• Требования охраны труда перед началом работы.
• Требования охраны труда во время работы.
• Требования охраны труда в аварийных ситуациях.
• Требования охраны труда по окончании работы.

В разделе «Общие требования охраны труда» надо показать:

• требование соблюдать ПВТР;
• требования к режиму рабочего времени и времени отдыха при соответствующих работах;
• перечень вредных или опасных производственных факторов, которые могут воздействовать на работника;
• перечень профессиональных рисков и опасностей;
• перечень спецодежды, обуви и других СИЗ, выдаваемых работникам согласно госнормативам или ссылку на локальный нормативный акт (ЛНА);
• порядок уведомления о травмировании работника или неисправности оборудования, приспособлений и инструмента — или ссылку на ЛНА;
• правила личной гигиены и эпидемиологические нормы, которые должен знать и соблюдать работник при выполнении работы.

Пример раздела «Общие требования безопасности» инструкции по охране труда для работника, использующего ПЭВМ, вы найдете в шпаргалке. Используйте формулировки при составлении своего документа.

В разделе «Требования охраны труда перед началом работы» необходимо отразить порядок:

• подготовки рабочего места;
• проверки исходных материалов, заготовок или полуфабрикатов;
• осмотра и подготовки работником СИЗ до использования;
• проверки исправности оборудования, приспособлений и инструмента, ограждений, сигнализации, блокировочных и других устройств, защитного заземления, вентиляции, местного освещения;
• проверки предупреждающих и предписывающих плакатов или знаков.

В шпаргалке вы найдете пример соответствующего раздела.

В требования охраны труда во время работы необходимо включить:

• способы и приемы безопасного выполнения работ и использования оборудования, транспортных средств, грузоподъемных механизмов и иных приспособлений;
• требования безопасного обращения с исходными материалами — сырьем, заготовками или полуфабрикатами;
• указания по безопасному содержанию рабочего места;
• действия, которые помогут предотвратить аварийные ситуации;
• требования к использованию СИЗ.

Пример раздела «Требования охраны труда во время работы» — в конце статьи.

Раздел «Требования охраны труда в аварийных ситуациях» должен включать:

• перечень основных возможных аварий и аварийных ситуаций, а также их возможные причины;
• порядок извещения руководителя работ о ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, и о каждом несчастном случае;
• действия работников при возникновении аварий и аварийных ситуаций;
• действия по оказанию первой помощи пострадавшим при различных повреждениях здоровья, исходя из результатов оценки профрисков.

Пример раздела «Требования охраны труда в аварийных ситуациях» вы также найдете в конце статьи. На его основе вы можете составить свою инструкцию.

В разделе «Требования охраны труда по окончании работ» надо указать:

• порядок приема и передачи смены при непрерывном технологическом процессе и работе оборудования;
• последовательность отключения, остановки, разборки, очистки и смазки оборудования и аппаратуры;
• действия при уборке отходов, полученных в ходе производственной деятельности;
• требования соблюдения личной гигиены;
• порядок извещения руководителя работ об обнаруженных недостатках, влияющих на безопасность труда.

Пример такого раздела поможет вам правильно составить свой документ.

Как ознакомить работника

Инструктаж по охране труда на рабочем месте проводится в том объеме, что предусмотрен инструкциями и правилами по охране труда, разрабатываемыми работодателем (п. 18 разд. 2 Правил обучения, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.12.21 № 2464). Это значит, что работник знакомится с инструкциями по охране труда еще до получения допуска к самостоятельной работе. Далее освежает свои знания на повторных инструктажах с периодичностью не реже одного раза в полгода. 

Разобраться в новых требованиях к проведению и оформлению инструктажей поможет бесплатный вебинар Натальи Герасименко «Новые порядки обучения по охране труда и пожарной безопасности. Отвечаем на вопросы работников и работодателей»Инструкции могут быть выданы сотрудникам на руки для изучения при первичном инструктаже или вывешены на рабочих местах. Их можно хранить в любом удобном месте, главное — обеспечить простой доступ сотрудников, если им надо будет обновить знания. В конце каждой инструкции по охране труда необходимо сформировать лист ознакомления.

Пример листа ознакомления с ИОТ:

Нужно ли проводить внеплановый инструктаж после изменения инструкций

В соответствии с пп. в) п. 16 разд. 2 Правил обучения (Постановление от 24.12.21 № 2464), внеплановый инструктаж по охране труда проводится, если меняются локальные нормативные акты организации, затрагивающие требования охраны труда в организации — а это не что иное, как инструкции по охране труда работников.

Внеплановый инструктаж поручают непосредственному руководителю работ на конкретном рабочем месте только с теми сотрудниками, которых касаются изменяемые инструкции. И не забудьте про регистрацию в журнале учета инструктажа на рабочем месте.

Как часто пересматривать 

Работодатель не может продолжать работу по ИОТ, в которых не учел требований нового Приказа № 772н. Поэтому придется нарушить периодичность пересмотра инструкций и внепланово обновить документы к 1 марта 2023 года.  Сделать это можно двумя способами: внести изменения в действующие инструкции по охране труда или издать их заново.

Новые требования не регламентируют срок пересмотра. Единственное, что указано — они должны быть актуальными. Если НПА, на основе которых разрабатывают ИОТ, утратят силу или изменятся, это станет основанием скорректировать инструкцию. Следовательно, инструкция действует, пока есть необходимость в ее применении, и обязательных требований к сроку проверки нет.

Можно утверждать, что работодатель должен сам определить порядок актуализации инструкций и закрепить это в своей системе управления охраной труда: определить сроки, ответственных за пересмотр и поддержание инструкций в актуальном состоянии.

Что грозит, если не разработать 

Административная ответственность за нарушения в этой сфере описана в ст. 5.27.1 КоАП. За нее работодателю грозит или предупреждение, или штраф — на усмотрение территориального отделения государственной инспекции труда.

Размер штрафа варьируется:

• от 1 000 до 5 000 рублей — для должностного лица, нарушившего правила трудового законодательства;
• от 30 000 до 50 000 рублей — для юрлица.

Образцы инструкций по охране труда, разработанные с учетом новых правил, найдете в разделе «Образцы документов».

Как правильно оформлять инструкции и положения по охране труда? Необходимо ли их прошивать нитью и скреплять печатью 
#инструкции@ohranatruda53 #вопросы_ответы@ohranatruda53

Вопрос Как правильно оформлять инструкции и положения по охране труда? Необходимо ли их прошивать нитью и скреплять печатью, как журналы? В каком нормативно-правовом документе сказано об оформлении документов по охране труда на предприятии?

Ответ Инструкция, Положения по охране труда, Журналы по охране труда, документы по охране труда, Инструкция по охране труда. Инструкция по охране труда – это локальный акт организации. В инструкции описано, что работник должен делать или, наоборот, что ему делать запрещено, чтобы соблюсти требования охраны труда. Прошивать нитью и скреплять печатью Инструкции по охране труда, Положений не нужно, в законодательстве такое требование отсутствует. 

Работодатель обеспечивает наличие в организации утвержденных правил и инструкций по охране труда для работников. При их разработке обязательно учитывают мнение выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками органа (ч. 22 ст. 212 ТК РФ). 

Инструкции разрабатывают для каждой должности, профессии или вида работы. Руководитель организации издает приказ о разработке инструкций по охране труда и утверждает готовые инструкции. В приказе перечисляют необходимые инструкции, указывают лиц, ответственных за разработку и привлекаемых к разработке, и устанавливают сроки исполнения. 

Инструкцию по охране труда работодатель может утвердить двумя способами: заполнить гриф утверждения в самой инструкции или издать приказ (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Инструкция вступит в силу в тот же день, когда работодатель ее утвердил, или со дня, указанного в документе (ст. 12 ТК РФ). Внимание: инструкции необходимо согласовать с профсоюзом или иным представительным органом работников. Но если подобных органов нет, то запись о согласовании в инструкции делать не нужно. Инспекторы ГИТ при проверках не предъявляют претензий, если подобной записи нет. 

Кроме титульного листа, в инструкцию по охране труда входят следующие разделы:
— введение; 
— раздел 1 «Общие требования охраны труда»; 
— раздел 2 «Требования охраны труда перед началом работы»; 
— раздел 3 «Требования охраны труда во время работы»; 
— раздел 4 «Требования охраны труда в аварийных ситуациях»; 
— раздел 5 «Требования охраны труда по окончании работы». 

Титульный лист Титульный лист инструкции по охране труда оформляют в соответствии с приложением № 1 к Методическим рекомендациям. Можно предусмотреть к каждой инструкции лист ознакомления, где работник будет проставлять свою подпись и фиксировать дату ознакомления. 

Также работника знакомят с основными положениями инструкции по охране труда во время проведения инструктажа. Факт ознакомления необходимо задокументировать. Для этого работнику необходимо расписаться в журнале регистрации инструктажей в специальной графе напротив обозначения инструкции. 

Ситуация: обязан ли работник расписываться в инструкции по ОТ о прохождении инструктажа? Действующее законодательство не регламентирует этот аспект, но для того, чтобы избежать возможных дополнительных вопросов при расследовании несчастных случаев, а также при контрольно-надзорных проверках, подписи проставить можно на листке ознакомления с инструкцией. 

Работника знакомят с инструкцией в процессе инструктажа, и в подтверждение того, что инструктаж пройден, работник расписывается в журнале регистрации инструктажа в специальной графе напротив обозначения инструкции (п. 2.1.3 Порядка обучения № 1/29). Место хранения инструкций определяет руководитель структурного подразделения. Главное, чтобы работники могли в любой момент и без промедления ознакомиться со своими инструкциями.

Общие сведения

Инструкции и журналы по охране труда – это документы, регламентирующие деятельность сотрудников внутри организации. Их перечень меняется в соответствии со спецификой производства компании, но в целом, существует примерный список актов, общих для всех ниш – от небольшого бизнеса до крупного промышленного предприятия. Эти документы в обязательном порядке должны быть в каждой организации.

Журналы по охране труда представляют собой книгу, в которой фиксируются все проводимые внутри компании мероприятия.

Отмечается:

• Дата и место проведения;
• Участники (каждого сотрудника вносят в отдельную строку, напротив своего ФИО он ставит подпись);
• Сведения по мероприятия, конкретные факты.
   

Как правило, журналы по ОТ используют для регистрации проведенных инструктажей (вводных, перед началом работ, аварийных или целевых) и обучения (повышения квалификации, проверка знаний).

Эти документы в числе первых запрашиваются специалистами госинспекции труда в ходе плановых и внеплановых проверок. Они являются подтверждением того, что предприятие соблюдает требования ТК РФ и иных нормативно-правовых актов, касающихся обучения сотрудников и их ознакомления с требованиями безопасности труда.

Специалист по охране труда может не заморачиваться с разработкой соответствующей формы какого-либо журнала. Все книги утверждены представителями Минтруда, их ведение определяется ГОСТовским документом 12.0.004-90 «Организация обучения безопасности труда. Общие положения».

Комплект журналов доступен для скачивания по адресу https://clck.ru/33WSeN

Какие журналы по ОТ должны быть на предприятии

Не все книги по ОТ обязательны для заполнения и хранения. Чтобы понять, какие журналы должны быть на предприятии в обязательном порядке необходимо проанализировать основные акты:

1. ТК РФ (статьи 209, 223, 224, глава 7).
2. Постановление Минтруда №37 от 31.01.2022 «Рекомендации по структуре службы охраны труда в организации и по численности работников службы ОТ».
    

Итак, какие журналы по охране труда должны быть на предприятии:

Требования к срокам хранения

Приказом Росархива РФ №236 от 20.12.2019 г. определен список типовых управленческих архивных документов.

Пунктом 19 раздела 1.2. главы 2 устанавливаются сроки хранения приказов, распоряжений, журналов, ведомостей.

1. По основной (профильной) деятельности – постоянно.
2. По вопросам доходов/расходов – 5 лет.
3. О результатах обучения по ОТ, повышении квалификации, книги учетов и регистраций – 5 лет.
4. О выдаче средств индивидуальной защиты, молочных и других пищевых продуктов – 1 год.
5. Документы о расследованиях и регистрации заболеваний, возникающих в результате воздействия вредного производственного фактора, нельзя уничтожать 50 лет, если они были закрыты после 01.01.2003 г., или 75 лет, если они закрыты до 01.01.2023 г.
    

Сроки хранения документов по охране труда определяются содержанием и целью издания приказа, инструкции, журнала.

Обратите внимание! Приказом Росархива от 18.02.2020 г. были определены новые сроки хранения производственных документов. В соответствии с пунктом 7.3 раздела 2, инструкции, приказы, распоряжения о состоянии и мерах по улучшению условий и ОТ теперь можно хранить 5 лет, а не постоянно.  

Требования к сшиванию

16 июля 2018 года Минтруд в своем письме (№ 15-2/ООГ-1744 «Об оформлении результатов проведения инструктажей по охране труда») изложил правила содержания и ведения журналов по ОТ.

Документ содержит следующие замечания:

1. Образцы и бланки журналов регистрации обучающих мероприятий по охране труда прилагаются к ГОСТ 12.0.004-2015.
2. Условия, касающиеся необходимости шнуровки книг учета и регистрации, нумерации их страниц, печати и подписи, скрепляющей журнал, устанавливаются актами, которые регламентируют деятельность сотрудников внутри организации.

Замечание. Полноценному официальному оформлению, которое включает в себя прошив книги, нумерацию страниц, скрепляющие печати, подлежат те документы, срок хранения которых 10 и более лет. Данное правило определяется приказом Минкультуры РФ №526 от 31.03.2015 г.

Если в регламентах по охране труда прописано, что учетно-регистрационная книга оформляется в соответствии с правилами делопроизводства, то данный приказ исполняется. Это единственное требование, которое может устанавливаться на законодательном уровне. Если в регламенте информация по данному вопросу не прописана, исполнять его не обязательно, поскольку не все документы в обязательном порядке подлежат обработке.

Для чего сшивать и нумеровать

Документацию, отражающую наличие и движение трудовых ресурсов, которая состоит более чем из одного листа, рекомендуется оформлять в соответствии с законодательными актами. Это делается для того, чтобы страницы не разлетелись при использовании книги. Их также невозможно будет изъять или подменить.

То есть прошивка страниц журнала инструктажей по ОТ и пожарной безопасности, а также присвоение каждой из них уникального номера – процедура законом не установленная.

Скрепление документов в одну единую книгу – отличный способ систематизировать большой объем рабочих бумаг. Оформление будет удобным решением как для активно используемой документации, так и для актов, сданных в архив.

Однако существуют спорные ситуации. Сама процедура кажется простой, но соблюдение инструкции по оформлению – важный момент. Игнорирование требований или ошибки по невнимательности могут привести к серьезным неприятностям. Если листы учетно-регистрационные книги скреплены неправильно, архив может отказать в их хранении, а ГИТ или иные государственные контрольные органы не примут документацию на проверку.

Замечание. Если документация сшита неаккуратно, на быструю руку, возможен риск потери элементов книги – страниц, которые являются важной неотъемлемой составляющей дела. Официальные бумаги могут быть подменены. В будущем это может усложнить прохождение проверок и сдачу документации в архив.

Необходимость

Официальному оформлению подлежит не вся документация.

Выделяют несколько основных видов бумаг, которые принято сшивать:

1. Многостраничные акты, запрашиваемые в ходе плановых и внеплановых проверок ГИТ и иными государственными контролирующими органами.
2. Дела, направляемые в архив.
3. Бухгалтерские документы (отчеты об использовании подотчетных средств, универсальные передаточные акты, книги об исполнении кассовых операций и т.д.).
4. Кадровые (приказы по личному составу и основной деятельности, штатное расписание).
5. Учетно-регистрационные книги проведения инструктажей.
    

Перед оформлением документации стоит убедиться, что среди актов нет тех, которые могут быть затребованы в ходе проверок налоговой службы или переданы в ФНС для отчета.

Обратите внимание! Бумаги, которые предоставляются работникам налоговых служб, сшивать не нужно. Это усложнит налоговикам последующую работу с документацией.

При эксплуатации электроустановок

Требованиями по ОТ при использовании электрического оборудования необходимо подшивать и нумеровать страницы следующих книг:

1. Журнал учета работ по нарядам и распоряжениям.
2. Журнал регистрации проведения обучающих занятий, которые направлены на повышение квалификации и проверку имеющихся знаний правил работы в электроустановках.

При работах на радиорелейных линиях связи

При работах на радиорелейных станциях в обязательном порядке необходимо оформлять только книгу учета работ по нарядам и распоряжениям.

Регистрация инструктажей

Заполнять книгу может любой сотрудник учреждения, это не обязательно будет руководящее лицо или специалист по ОТ. Причем количество ответственных за фиксацию информации может быть больше или меньше, по сравнению с количеством структурных подразделений. Закон не ставит условий относительно таких нюансов.

Особенности оформления зависят от вида журнала. Выделяют следующие основные правила:

1. Книга прошнуровывается. Присутствует нумерация страниц. На обложке может быть размещен герб организации.
2. Все записи в книге производятся исключительно синими или фиолетовыми чернилами. Почерк должен аккуратным и понятным.
    

Запрещено:

• Использовать гелевую ручку для заполнения;
• Расписываться, путем точного копирования, за других лиц;
• Исправление (зачеркивание) записей.

Что делать с другими журналами

Прямых указаний в законодательстве относительно сторонней документации, которая не играет первостепенной роли на производстве, нет. Работодатель решает самостоятельно, оформлять все бумаги официально по приказу Минтруда и Минкультуры или же оставить некоторые в первозданном виде.

Процедура прошивки журналов по ОТ позволяет предотвратить расформирование дела, сокращаются риски потери листов, их подмены или изъятия.

При проверке

Общий контроль за соблюдением трудового законодательства (ТК РФ в том числе) поручен государственной инспекции труда (ГИТ). Однако в отдельных случаях плановую и внеплановую проверку могут осуществлять государственные надзорные органы (Ростехнадзор, Роспотребнадзор).

Особенности проверок

Вся документация, в том числе локальные нормативные акты по ОТ, проверяются государственной инспекцией труда (ГИТ). Организация контролирует соблюдение работодателями Трудового кодекса РФ и правил охраны труда. Проверяется наличие необходимых документов, их оформление, регулярность выдачи заработной платы работникам, а также условия, в которых сотрудники осуществляют свои трудовые обязанности.

ГИТ может проводить как плановые, так и внеплановые проверки:

1. Плановые. Осуществляются по проверочным листам. Они включают в себя перечень вопросов, ответы на которые позволят оценить соблюдение действующего законодательства. Должностное лицо предупредит о посещении организации за 3-5 дней заказным или электронным письмом, заверенным цифровой подписью. В уведомительном обращении инспекторы укажут, какие документы необходимо подготовить. Как правило, ГИТ проверяет:
   — Порядок заключения и расторжения трудового договора.
   — Соблюдение прав работника на отпуск.
   — Регулярность выдачи заработной платы.
   — Режим работы.
   — Наличие службы ОТ, ее задачи и выполнение обязанностей.
2. Внеплановые. Такие проверки проводятся по определенной теме. То есть должностные лица могут потребовать лишь некоторые документы, которые касаются заданной темы. О ее проведении инспекторы могут не сообщать вообще или же оповестить за несколько суток. Такая проверка проводится:
   — По заявлению трудящегося организации
   — Повторно. ГИТ назначает ее в случае, если в ходе плановой проверки были выданы рекомендации по устранению нарушений, но руководитель не принял их во внимание.
    

С 01.07.2021 года сроки плановой проверки не должны превышать 10 рабочих дней. Для каждой отдельной организации устанавливаются свои сроки. Компания со всеми обособленными подразделениями проверяется максимум 60 рабочих дней.

Для малых и средних предприятий действуют специальные правила проверки. Небольшую организацию проверяют не более 50 часов в год, а субъект малого предпринимательства – не более 15 часов.

Наказание

Если в ходе проверок инспекторы выявят несоблюдение правил пошива, работодатель получит предупреждение или будет оштрафован. Размер штрафного взыскания зависит от тяжести правонарушения и может достигать нескольких десятков тысяч рублей.

Обратите внимание! Штрафные санкции распространяются не только на юридических лиц и ИП. В соответствии с законом также могут быть оштрафованы и отдельные сотрудники, в должностные обязанности которых входит разработка, утверждение и хранение соответствующей документации, следовательно, и ее оформление.

Кодексом об административной ответственности за неправильное оформление документов или их отсутствие предусмотрены следующие наказания:

1.  Для должностных лиц – предупреждение или штрафное взыскание от 2 000 до 5 000 рублей.
2. Для ИП – штрафное взыскание от 2 000 до 5 000 рублей.
3. Для юридических лиц – штрафное взыскание от 50 000 до 80 000 рублей.

Важно! Если органы ГИТ или госнадзора выписывают штраф за отсутствие прошивки, сотрудник организации имеет право попросить инспектора предоставить информацию, соответствующую закону, согласно которой проверяемый документ подлежит оформлению, так как требования распространяются не на все учетно-регистрационные книги.

Как урегулировать прошив и нумерацию

Для регулирования процедуры издаются локальные нормативные акты, подтверждающие порядок ведения журнала и его действительность.

Как прошивать журналы

Определенного алгоритма подшивания документации, который был бы установлен законом, не существует. Однако имеются предписания и методические рекомендации, которые помогут грамотно выполнить эту процедуру.

Среди них:

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».
2. Приказ Росархива (№199) и Минкультуры (№526) «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в госорганах».
3. Инструкции Центрального банка РФ.

Кто этим занимается

За подшив учетно-регистрационных книг отвечает инспектор по охране труда или лицо, назначенное ответственным по вопросам в данной области руководителем организации.

Необходимый инструмент

В работе используются:

1. Острый инструмент для проделывания отверстий, по которым будут скрепляться бумаги (иголка, дырокол).
2. Нитки из полиэфирного штапельного волокна (ЛШ-21) или шпагат.
3. Лист 4×8 см, который наклеивается на обложку. На нем ставится заверительная надпись дела.
4. Клей.
5. Ножницы.

Порядок работы

В ходе работ можно опираться на Приложение №20 Методических рекомендаций.

В зависимости от типа документа, количества листов и требований принимающей стороны устанавливается количество проколов:

1. 2-3 отверстия, если книга не являются документов первой важности, не нуждается в защите высокого уровня и имеет небольшое количество листов.
2. 4-5 отверстий – в остальных случаях.

Схемы прошивки документов:

Особенности нумерации

Основные правила нумерации страниц:

1. Используются только арабские цифры.
2. Нумерация начинается с первой страницы страницы. Цифра 1 ставится в правом верхнем углу. Важно, чтобы цифры не заходили на текст и не мешали чтению данных.
3. Опись, чистые, заверительные и титульные листы не нумеруются.

Обратите внимание! В случае, если была допущена ошибка, неверную цифру можно исправить ручкой, а рядом поставить подпись ответственного за прошив документации лица.

Когда книга полностью пронумерована, составляется заверительный лист дела. В нем указывается количество страниц документа и особенности их физического состояния.

Образец заверительного листа:

Прошивать журналы по охране труда не обязательно, но желательно. Данная процедура обезопасит работодателя и сотрудников предприятия в случае проверок ГИТ и других государственных контрольных органов.

Работодатель разрабатывает инструкции по охране труда (ИОТ) по требованиям ст. 214 ТК РФ. От этой обязанности освобождены только работодатели-физические лица без статуса ИП. Микропредприятия и некоммерческие организации также издают ИОТ, если не включили их положения в трудовой договор с работником. 

Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф» разъяснил, что освобождение от разработки локальных нормативных актов по ст. 309.2 ТК РФ не распространяется на выполнение требований охраны труда.

Инструкция по охране труда — локальный нормативный акт, содержащий требования по безопасному выполнению работ для сотрудника. Роструд считает, что ИОТ должна быть на каждую должность в штатном расписании, даже если компания не занимается производством, а оказывает юридические или финансовые услуги.

Это не означает, что для каждого сотрудника следует выпустить персональный документ, например «Инструкция по охране труда слесаря Иванова И.И.». Локальные нормативные акты имеют обезличенный характер и действуют в отношении работников данного работодателя независимо от места их выполняемой работы (ст. 13 ТК РФ).

Инструкции по охране труда бывают трех видов (п. 18 Основных требований по Приказу Минтруда России № 772н):

1. По должности или профессии. Работодатель разрабатывает локальный акт по позициям в штатном расписании. Если работники выполняют похожие трудовые функции, а на их рабочих местах имеются схожие опасности и условия труда, то можно издать один документ для аналогичных должностей. Например, ИОТ юрисконсульта может распространяться на юрисконсульта, главного юрисконсульта и начальника юридического отдела, которые работают в одном кабинете и делают примерно одинаковую работу.

2. По виду выполняемых работ. В этом случае составляют инструкцию с требованиями безопасности при выполнении конкретной деятельности, например, ИОТ при работе с копировально-множительной техникой. Один локальный акт может распространяться на сотрудников разных должностей и профессий, если они выполняют указанные работы.

3. По направлению трудовой деятельности. Работодатель разрабатывает документ для аналогичных условий труда и опасностей, которая может распространяться на сотрудников разных должностей и профессий. Например, ИОТ для работников столовой или ИОТ офисного работника административного здания по адресу: г. Екатеринбург, ул. Ленина, д. 7.

Работодатель самостоятельно определяет перечень инструкций, которые ему нужны (п. 4 Основных требований № 772н). Он также имеет право выпустить временные ИОТ для новых производств, чтобы обеспечить безопасность работ. Инструкции будут действовать до приемки объектов в эксплуатацию (п. 27 Основных требований № 772н). 

Сотрудники «на удаленке» трудятся вне территории работодателя. Для них охрана труда имеет свои особенности. Работодатель обязан ознакомить дистанционных работников с требованиями безопасности при работе с оборудованием или средствами, которые он сам им выдал или рекомендовал (ст. 312.7 ТК РФ). Например, компания предоставила удаленному бухгалтеру ноутбук для выполнения трудовой функции.

Если же дистанционный работник использует собственное имущество, то ответственности за безопасность работ работодатель не несет и ИОТ для этого случая не разрабатывает. Но и здесь есть исключения.

Дистанционный работник может чередовать труд дома с работой в офисе. Если ему выделяется стационарное рабочее место у работодателя, то работника нужно ознакомить с правилами безопасной работы на нем.

До 1 января 2021 года работодатели разрабатывали ИОТ на основании Типовых инструкций по охране труда. Но «регуляторная гильотина» отменила действие 178 таких документов (Приказ Минтруда России от 11.08.2020 № 495).

С 1 января 2023 года инструкции составляют на основании:

• правил по охране труда работодателя, если они есть;
• государственных нормативных требований, например, Приказа Минтруда России от 15.12.2020 № 903н;
• анализа трудовой функции работников по профессии, должности, составу и виду работ;
• результатов специальной оценки условий труда (СОУТ) и оценки профессиональных рисков (ОПР) на конкретных рабочих местах;
• анализа требований профстандартов — в них указана трудовая функция и особые условия допуска к ней, если они есть;
• определения безопасных методов и приемов выполнения отдельных работ;
• анализа результатов расследования несчастных случаев и профессиональных заболеваний, их типичных причин.

С 1 января 2023 года появился новый вид локального нормативного акта — Правила (стандарты) по охране труда работодателя. По содержанию это адаптированные под организацию государственные нормативные требования — например, ПОТЭЭ № 903н.

Отличия правил от ИОТ:

• стандарт организации распространяется на всех или большинство работников, а инструкция содержит требования безопасности для отдельной должности, вида или направления деятельности;
• ИОТ могут быть разработаны на основе правил;
• стандарты по охране труда организации содержат контрольные и организационные меры по обеспечению безопасной работы, а инструкция — набор конкретных действий исполнителя.

По сути правила по охране труда — это документ верхнего уровня по отношению к ИОТ.

Инспектор ГИТ при проверке работодателя запросит ИОТ, чтобы убедиться в ознакомлении с ней работников. Также на основании инструкций по охране труда проводятся инструктажи на рабочем месте. ИОТ нужны при расследовании несчастных случаев и профзаболеваний.

Отсутствие инструкций по охране труда или их несвоевременный пересмотр относится к нарушениям государственных нормативных требований охраны труда. Работодателя привлекут к административной ответственности. Это предупреждение или штраф для ИП, должностных лиц — от 2 000 до 5 000 рублей; для юрлиц — от 50 000 до 80 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

С 1 сентября 2022 в силу вступают новые «Правила обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 N 2464 (далее – Постановление №2464). Предлагаем вам подробный алгоритм действий работодателя перед и после вступления в силу этих изменений в охране труда.

Что делать работодателю, как подготовиться к изменениям в охране труда с 1 сентября? 

Нужно ли проходить внеочередную проверку знаний по охране труда после 1 сентября?

Множество вопросов возникают относительно п.2 Постановления 2464 «документы, подтверждающие проверку у работников знания требований охраны труда, выданные в установленном порядке до введения в действие Правил, действительны до окончания срока их действия».

Отвечаем: применять положения этого пункта можно только в том случае, если обучения работников, проведенные ранее «покрывают» те требования по обучению (работники обучены по первой помощи, применению СИЗ и требованиям охраны труда), которые изложены в Постановлении №2464.

В процессе рассмотрим, что делать организациям, в которых внеочередное обучение проводилось. Надо ли переобучать работников и в каком случае можно воспользоваться положениями п.2 Постановления 2464 («документы, подтверждающие проверку у работников знания требований охраны труда, выданные в установленном порядке до введения в действие Правил, действительны до окончания срока их действия»)?

Отметим, что Постановление №2464 регламентирует форму обучения и дополняет и так  ранее существовавшие требования по обучению оказанию первой помощи пострадавшим, применению СИЗ и обучению требования охраны труда.

Итак, что нужно сделать работодателю:

1. «Вписать» процедуру обучения по охране труда по новым требованиям в Систему управления охраной труда (можно включить в само Положение по СУОТ или сделать отдельное положение/порядок по обучению);
2. Удостовериться, будет ли легитимно после 1 сентября 2022 года имеющееся обучение работников, а именно, нужно проверить «полноту» этого обучения на соответствие положениям Постановления №2464, «покрывает» ли имеющееся обучение те требования, которые оно излагает.

   Приведем несколько примеров. Нужно проверить:

   • обучен ли электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования правилам использования (применения) СИЗ (пусть даже в рамках обучения по охране труда);
   • обучены ли лица, которым требуется обучение по оказанию первой помощи согласно Постановления 2464 (не важно, в Учебном центре, отдельной программой, или в рамках обучения по охране труда);
   • обучен ли руководитель и другие лица по общим вопросам охраны труда и функционирования системы управления охраной труда (Возможно эти темы изучались во время прохождения обучения по охране труда для руководителей и специалистов в Учебном центре в рамках Постановления 1/29. Правда, для подтверждения этого необходимо будет запросить в Учебном центре программу обучения, по которой обучались руководители и специалисты);- обучен ли специалист по охране труда правилам использования (применения) СИЗ (вот это обучение вряд ли будет иметься);
   • обучены ли работники, выполняющие работы повышенной опасности, безопасным методам и приемам выполнения этих работ (отдельной программой или в рамках обучения требованиям охраны труда);
   • т.п.

   Допустим, что обучения имеются и +/- соответствуют требованиям Постановления №2464.

   Тогда можем оставить обучение «рядовых» работников «в покое» до следующего планового обучения, а уже плановое обучение проводить по новому порядку.

3. Для обеспечения непрерывности процесса обучения (инструктажи и прием на работу новых работников никто не отменял) необходимо обучить в Учебном центре некоторые категории работников, а именно:
   • для проведения инструктажей – обучаем проводящих их работников по программе обучения безопасным методам и приемам выполнения работ при воздействии вредных и (или) опасных производственных факторов, источников опасности, идентифицированных в рамках специальной оценки условий труда и оценки профессиональных рисков (по всем программам обучения, обязательным для работников, которым этот инструктирующий проводит инструктажи);
   • для проведения обучения – лиц, проводящих обучение, по всем программам обучения, обязательным для работников, которым этот обучающий проводит обучение;

     Здесь мы считаем, что в целях экономии средств имеет смысл назначать обучающим и инструктирующим одних и тех же работников, а именно непосредственных руководителей, т.к. инструктаж на рабочем месте в любом случае должен проводить непосредственный руководитель работника (п.22).

   • для проведения проверки знаний – членов комиссии по проверке знаний (по всем тем направлениям, по которым она проводит проверку: первая помощь, СИЗ и все программы обучения требованиям охраны труда, которые обязательны для работников, в отношении которых проводится проверка знаний);
   • для проведения обучения оказанию первой помощи – лицо, проводящее обучение по оказанию первой помощи, должно быть обучено по программе обучения по оказанию первой помощи и по программе дополнительного профессионального образования повышения квалификации по подготовке преподавателей, обучающих приемам оказания первой помощи.
4. Для работников, обучающихся у вас в организации, проверить соответствие документов по инструктажам (программ первичного инструктажа или других документов, т.к. определение объема инструктажа теперь возможно не только в программах) и программ обучения требованиям Постановления №2464. При несоответствии их требованиям Постановления №2464 – актуализировать. Не забыть обратить внимание, кому необходимо проходить обучение по оказанию первой помощи и использованию (применению) СИЗ, включить эти темы в программы обучения по охране труда;
5. Составить перечни по обучению с указанием количества работников по каждому перечню:
   • перечень работников, которым нужно обучение (по каждой программе обучения) и которые освобождены от него;
   • перечень работников, подлежащих инструктажам и освобожденных от него;
   • перечень работников, которым необходимо пройти стажировку на рабочем месте и которые освобождены от нее;

   В случае выполнения работниками организации работ повышенной опасности в организации должны быть разработаны и утверждены следующие перечни:

   • Перечень работ повышенной опасности;
   • Перечень работников, непосредственно выполняющих работы повышенной опасности;
   • Перечень профессий и должностей работников, ответственных за организацию, выполнение и контроль работ повышенной опасности.
6. Обновить формы журналов инструктажей, по старым – оформить завершение их ведения;
7. Проверить наличие матерально-технической базы, учебно-методической базы для проведения обучения у себя (с 1 марта работодателям, проводящих обучение у себя в организации необходимо будет подавать сведения об их наличии для внесения себя в реестр организаций, осуществляющих деятельность по обучению своих работникам вопросам охраны труда).

При принятии решения о том, организовывать обучение у себя в организации или в Учебном центре, необходимо просчитать кого обучать, по скольким программам и где необходимо проводить обучение. Самые большие затраты, по нашему мнению, могут возникнуть при обучении инструктирующих и членов комиссии по проверке знаний, т.к. их нужно обучать всем программам, обязательным для работников, которых они инструктируют или знания которых проверяют.

Так же отмечаем, что часть обучений можно проводить у себя, а часть в Учебном центре. Так же на выгоду повлияет количество работников и текучка в вашей организации. Универсальной формулы «как будет выгоднее» привести нельзя, организация индивидуально должна это просчитать. Для примера лишь приведем расчет, чтобы показать, как влияет количество обучаемых работников, и место проведения обучения и различные сочетания мест обучения в зависимости от программы.

Скачать образец экономического расчета обучения (файл Excel)

Разъяснения относительно внепланового/внеочередного инструктажа и обучения по причине вступления в силу Постановления №2464

Согласно Письму Минтруда России от 01.02.2022 № 15-2/ООГ-163 внеплановые инструктажи и проверку знаний нужно провести до вступления в силу новых нормативно-правовых актов (далее – НПА). Департамент придерживается такого мнения, опираясь на Постановление №1/29 и аргументируя тем, что с момента опубликования работодатель актуализирует и утверждает локальные документы (далее — ЛНА) согласно новым НПА (Напоминаем, что письма не являются официальным толкованием нормативно-правовых актов).

Вступающее в силу с 1 сентября 2022 года взамен Постановлению №1/29, Постановление №2464 в пп.17, 61 содержит требование организации внепланового обучения в течении 60 календарных дней со дня вступления новых НПА (без необходимости проведения внепланового инструктажа).

Таким образом мы считаем, что до вступления в силу Постановления №2464 проводить внеплановые/внеочередные инструктажи/проверки знаний не требуется (если вы утверждаете новые документы по обучению не ранее 1 сентября 2022 года). После вступления его в силу необходимо провести обучение тем работникам, на «работу которых это повлияет». Но как мы писали выше, комиссию, инструктирующих и обучающих в любом случае нужно будет обучить по новому порядку в первую очередь.

Не забудьте, что с 1 сентября 2022 года инструктажи и обучения должны будут проводиться по новому порядку, поэтому позаботьтесь о том, чтобы на период обучения инструктирующих, обучающих и членов комиссии у вас не выпало время проведения повторных инструктажей и плановой проверки знаний (проведите их заранее).