Нужно ли сшивать инструкции по охране труда

Как правильно оформлять инструкции и положения по охране труда? Необходимо ли их прошивать нитью и скреплять печатью 
#инструкции@ohranatruda53 #вопросы_ответы@ohranatruda53

Вопрос Как правильно оформлять инструкции и положения по охране труда? Необходимо ли их прошивать нитью и скреплять печатью, как журналы? В каком нормативно-правовом документе сказано об оформлении документов по охране труда на предприятии?

Ответ Инструкция, Положения по охране труда, Журналы по охране труда, документы по охране труда, Инструкция по охране труда. Инструкция по охране труда – это локальный акт организации. В инструкции описано, что работник должен делать или, наоборот, что ему делать запрещено, чтобы соблюсти требования охраны труда. Прошивать нитью и скреплять печатью Инструкции по охране труда, Положений не нужно, в законодательстве такое требование отсутствует. 

Работодатель обеспечивает наличие в организации утвержденных правил и инструкций по охране труда для работников. При их разработке обязательно учитывают мнение выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками органа (ч. 22 ст. 212 ТК РФ). 

Инструкции разрабатывают для каждой должности, профессии или вида работы. Руководитель организации издает приказ о разработке инструкций по охране труда и утверждает готовые инструкции. В приказе перечисляют необходимые инструкции, указывают лиц, ответственных за разработку и привлекаемых к разработке, и устанавливают сроки исполнения. 

Инструкцию по охране труда работодатель может утвердить двумя способами: заполнить гриф утверждения в самой инструкции или издать приказ (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Инструкция вступит в силу в тот же день, когда работодатель ее утвердил, или со дня, указанного в документе (ст. 12 ТК РФ). Внимание: инструкции необходимо согласовать с профсоюзом или иным представительным органом работников. Но если подобных органов нет, то запись о согласовании в инструкции делать не нужно. Инспекторы ГИТ при проверках не предъявляют претензий, если подобной записи нет. 

Кроме титульного листа, в инструкцию по охране труда входят следующие разделы:
— введение; 
— раздел 1 «Общие требования охраны труда»; 
— раздел 2 «Требования охраны труда перед началом работы»; 
— раздел 3 «Требования охраны труда во время работы»; 
— раздел 4 «Требования охраны труда в аварийных ситуациях»; 
— раздел 5 «Требования охраны труда по окончании работы». 

Титульный лист Титульный лист инструкции по охране труда оформляют в соответствии с приложением № 1 к Методическим рекомендациям. Можно предусмотреть к каждой инструкции лист ознакомления, где работник будет проставлять свою подпись и фиксировать дату ознакомления. 

Также работника знакомят с основными положениями инструкции по охране труда во время проведения инструктажа. Факт ознакомления необходимо задокументировать. Для этого работнику необходимо расписаться в журнале регистрации инструктажей в специальной графе напротив обозначения инструкции. 

Ситуация: обязан ли работник расписываться в инструкции по ОТ о прохождении инструктажа? Действующее законодательство не регламентирует этот аспект, но для того, чтобы избежать возможных дополнительных вопросов при расследовании несчастных случаев, а также при контрольно-надзорных проверках, подписи проставить можно на листке ознакомления с инструкцией. 

Работника знакомят с инструкцией в процессе инструктажа, и в подтверждение того, что инструктаж пройден, работник расписывается в журнале регистрации инструктажа в специальной графе напротив обозначения инструкции (п. 2.1.3 Порядка обучения № 1/29). Место хранения инструкций определяет руководитель структурного подразделения. Главное, чтобы работники могли в любой момент и без промедления ознакомиться со своими инструкциями.

Общие сведения

Инструкции и журналы по охране труда – это документы, регламентирующие деятельность сотрудников внутри организации. Их перечень меняется в соответствии со спецификой производства компании, но в целом, существует примерный список актов, общих для всех ниш – от небольшого бизнеса до крупного промышленного предприятия. Эти документы в обязательном порядке должны быть в каждой организации.

Журналы по охране труда представляют собой книгу, в которой фиксируются все проводимые внутри компании мероприятия.

Отмечается:

• Дата и место проведения;
• Участники (каждого сотрудника вносят в отдельную строку, напротив своего ФИО он ставит подпись);
• Сведения по мероприятия, конкретные факты.
   

Как правило, журналы по ОТ используют для регистрации проведенных инструктажей (вводных, перед началом работ, аварийных или целевых) и обучения (повышения квалификации, проверка знаний).

Эти документы в числе первых запрашиваются специалистами госинспекции труда в ходе плановых и внеплановых проверок. Они являются подтверждением того, что предприятие соблюдает требования ТК РФ и иных нормативно-правовых актов, касающихся обучения сотрудников и их ознакомления с требованиями безопасности труда.

Специалист по охране труда может не заморачиваться с разработкой соответствующей формы какого-либо журнала. Все книги утверждены представителями Минтруда, их ведение определяется ГОСТовским документом 12.0.004-90 «Организация обучения безопасности труда. Общие положения».

Комплект журналов доступен для скачивания по адресу https://clck.ru/33WSeN

Какие журналы по ОТ должны быть на предприятии

Не все книги по ОТ обязательны для заполнения и хранения. Чтобы понять, какие журналы должны быть на предприятии в обязательном порядке необходимо проанализировать основные акты:

1. ТК РФ (статьи 209, 223, 224, глава 7).
2. Постановление Минтруда №37 от 31.01.2022 «Рекомендации по структуре службы охраны труда в организации и по численности работников службы ОТ».
    

Итак, какие журналы по охране труда должны быть на предприятии:

Вид документа	Содержание
Журнал регистрации проведения вводного инструктажа	Слушатели – новые сотрудники, которые недавно были приняты на работу. Включает в себя: основную информацию, касающуюся инструктажа; дата проведения; данные о сотруднике (ФИО, год рождения, должность); тема; наименование производственного подразделения; подпись инструктора и инструктируемого;
Книга регистрации первичных инструктажей на рабочем месте	Проводится работодателем для сотрудника, принятого на должность, с целью ознакомить его с реальными условиями работы. В ходе инструктажа человека обучают безопасным методам выполнения должностных обязанностей. В книге также фиксируется информация о проведении повторного, внепланового, целевого обучения. В журнал вносятся следующие сведения: данные о работниках, прошедших инструктаж; данные об инструкторе; дата проведения; вид обучения; причина проведения; подпись инструктора и инструктируемого;
Учет выдачи работникам инструкций по охране труда	Ведение данного журнала поручается инженеру по ОТ или лицу, которое назначено ответственным за эту область производства. В нем фиксируется: дата выдачи; уникальный номер; название локального нормативного акта; кол-во выданных экземпляров; данные о получателе; подпись владельца;
Журнал присвоения 1 группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу	К этой категории относятся сотрудники, должность которых не предусматривает взаимодействие электрическими приборами, но они так или иначе с ними связаны. Для них проводится обучения и устный экзамен по полученным знаниям.
Регистрация несчастных случаев на производстве	Заполнение осуществляется по результатам расследования. Ответственным за ведение книги является инженер по ОТ.
Книга регистрации результатов аттестации сотрудников, работающих с электроустановками	В документе фиксируются результаты проверок, которые проходят сотрудники предприятия, работающие с электротехникой.
Регистрация проведения инструктажей по пожарной безопасности	Инструктаж по пожарной безопасности – это вводное учебное занятие, которое проводиться для всех новых сотрудников. Ответственным за ведение журнала назначается лицо, отвечающее за состояние ПБ на предприятии.
Учет обучения по охране труда	Чтобы предотвратить производственные травмы, сотрудники каждой организации на регулярной основе проходят обучение по ОТ. В конце курса проводится небольшой экзамен для проверки усвояемости знаний. В книге пофамильно фиксируется посещаемость, уровень полученных знаний и успеваемость работников. Форма документа не установлена, каждый работодатель оформляет журнал на свое усмотрение.
Учет первичных средств пожаротушения на предприятии	Журнал ведется на своевременного осмотра и проверки имеющихся инструментов пожаротушения.
Комплект документов для фиксации многоступенчатого контроля за состоянием системы ОТ на предприятии	Всего требуется два журнала. Результаты проверок 1-го и 2-го уровня фиксируются в первой книге, 3-го уровня – во второй.
Регистрация проведения контрольных осмотров и проверок	В журнале ведется учет проверок, которые были осуществлены за все время работы предприятия. Информация может понадобиться для инспекторов ГИТ, которые проверяют соблюдение приказа о защите прав ИП и юрлиц.

Требования к срокам хранения

Приказом Росархива РФ №236 от 20.12.2019 г. определен список типовых управленческих архивных документов.

Пунктом 19 раздела 1.2. главы 2 устанавливаются сроки хранения приказов, распоряжений, журналов, ведомостей.

1. По основной (профильной) деятельности – постоянно.
2. По вопросам доходов/расходов – 5 лет.
3. О результатах обучения по ОТ, повышении квалификации, книги учетов и регистраций – 5 лет.
4. О выдаче средств индивидуальной защиты, молочных и других пищевых продуктов – 1 год.
5. Документы о расследованиях и регистрации заболеваний, возникающих в результате воздействия вредного производственного фактора, нельзя уничтожать 50 лет, если они были закрыты после 01.01.2003 г., или 75 лет, если они закрыты до 01.01.2023 г.
    

Сроки хранения документов по охране труда определяются содержанием и целью издания приказа, инструкции, журнала.

Обратите внимание! Приказом Росархива от 18.02.2020 г. были определены новые сроки хранения производственных документов. В соответствии с пунктом 7.3 раздела 2, инструкции, приказы, распоряжения о состоянии и мерах по улучшению условий и ОТ теперь можно хранить 5 лет, а не постоянно.  

Требования к сшиванию

16 июля 2018 года Минтруд в своем письме (№ 15-2/ООГ-1744 «Об оформлении результатов проведения инструктажей по охране труда») изложил правила содержания и ведения журналов по ОТ.

Документ содержит следующие замечания:

1. Образцы и бланки журналов регистрации обучающих мероприятий по охране труда прилагаются к ГОСТ 12.0.004-2015.
2. Условия, касающиеся необходимости шнуровки книг учета и регистрации, нумерации их страниц, печати и подписи, скрепляющей журнал, устанавливаются актами, которые регламентируют деятельность сотрудников внутри организации.

Замечание. Полноценному официальному оформлению, которое включает в себя прошив книги, нумерацию страниц, скрепляющие печати, подлежат те документы, срок хранения которых 10 и более лет. Данное правило определяется приказом Минкультуры РФ №526 от 31.03.2015 г.

Если в регламентах по охране труда прописано, что учетно-регистрационная книга оформляется в соответствии с правилами делопроизводства, то данный приказ исполняется. Это единственное требование, которое может устанавливаться на законодательном уровне. Если в регламенте информация по данному вопросу не прописана, исполнять его не обязательно, поскольку не все документы в обязательном порядке подлежат обработке.

Для чего сшивать и нумеровать

Документацию, отражающую наличие и движение трудовых ресурсов, которая состоит более чем из одного листа, рекомендуется оформлять в соответствии с законодательными актами. Это делается для того, чтобы страницы не разлетелись при использовании книги. Их также невозможно будет изъять или подменить.

То есть прошивка страниц журнала инструктажей по ОТ и пожарной безопасности, а также присвоение каждой из них уникального номера – процедура законом не установленная.

Скрепление документов в одну единую книгу – отличный способ систематизировать большой объем рабочих бумаг. Оформление будет удобным решением как для активно используемой документации, так и для актов, сданных в архив.

Однако существуют спорные ситуации. Сама процедура кажется простой, но соблюдение инструкции по оформлению – важный момент. Игнорирование требований или ошибки по невнимательности могут привести к серьезным неприятностям. Если листы учетно-регистрационные книги скреплены неправильно, архив может отказать в их хранении, а ГИТ или иные государственные контрольные органы не примут документацию на проверку.

Замечание. Если документация сшита неаккуратно, на быструю руку, возможен риск потери элементов книги – страниц, которые являются важной неотъемлемой составляющей дела. Официальные бумаги могут быть подменены. В будущем это может усложнить прохождение проверок и сдачу документации в архив.

Необходимость

Официальному оформлению подлежит не вся документация.

Выделяют несколько основных видов бумаг, которые принято сшивать:

1. Многостраничные акты, запрашиваемые в ходе плановых и внеплановых проверок ГИТ и иными государственными контролирующими органами.
2. Дела, направляемые в архив.
3. Бухгалтерские документы (отчеты об использовании подотчетных средств, универсальные передаточные акты, книги об исполнении кассовых операций и т.д.).
4. Кадровые (приказы по личному составу и основной деятельности, штатное расписание).
5. Учетно-регистрационные книги проведения инструктажей.
    

Перед оформлением документации стоит убедиться, что среди актов нет тех, которые могут быть затребованы в ходе проверок налоговой службы или переданы в ФНС для отчета.

Обратите внимание! Бумаги, которые предоставляются работникам налоговых служб, сшивать не нужно. Это усложнит налоговикам последующую работу с документацией.

При эксплуатации электроустановок

Требованиями по ОТ при использовании электрического оборудования необходимо подшивать и нумеровать страницы следующих книг:

1. Журнал учета работ по нарядам и распоряжениям.
2. Журнал регистрации проведения обучающих занятий, которые направлены на повышение квалификации и проверку имеющихся знаний правил работы в электроустановках.

При работах на радиорелейных линиях связи

При работах на радиорелейных станциях в обязательном порядке необходимо оформлять только книгу учета работ по нарядам и распоряжениям.

Регистрация инструктажей

Заполнять книгу может любой сотрудник учреждения, это не обязательно будет руководящее лицо или специалист по ОТ. Причем количество ответственных за фиксацию информации может быть больше или меньше, по сравнению с количеством структурных подразделений. Закон не ставит условий относительно таких нюансов.

Особенности оформления зависят от вида журнала. Выделяют следующие основные правила:

1. Книга прошнуровывается. Присутствует нумерация страниц. На обложке может быть размещен герб организации.
2. Все записи в книге производятся исключительно синими или фиолетовыми чернилами. Почерк должен аккуратным и понятным.
    

Запрещено:

• Использовать гелевую ручку для заполнения;
• Расписываться, путем точного копирования, за других лиц;
• Исправление (зачеркивание) записей.

Что делать с другими журналами

Прямых указаний в законодательстве относительно сторонней документации, которая не играет первостепенной роли на производстве, нет. Работодатель решает самостоятельно, оформлять все бумаги официально по приказу Минтруда и Минкультуры или же оставить некоторые в первозданном виде.

Процедура прошивки журналов по ОТ позволяет предотвратить расформирование дела, сокращаются риски потери листов, их подмены или изъятия.

При проверке

Общий контроль за соблюдением трудового законодательства (ТК РФ в том числе) поручен государственной инспекции труда (ГИТ). Однако в отдельных случаях плановую и внеплановую проверку могут осуществлять государственные надзорные органы (Ростехнадзор, Роспотребнадзор).

Особенности проверок

Вся документация, в том числе локальные нормативные акты по ОТ, проверяются государственной инспекцией труда (ГИТ). Организация контролирует соблюдение работодателями Трудового кодекса РФ и правил охраны труда. Проверяется наличие необходимых документов, их оформление, регулярность выдачи заработной платы работникам, а также условия, в которых сотрудники осуществляют свои трудовые обязанности.

ГИТ может проводить как плановые, так и внеплановые проверки:

1. Плановые. Осуществляются по проверочным листам. Они включают в себя перечень вопросов, ответы на которые позволят оценить соблюдение действующего законодательства. Должностное лицо предупредит о посещении организации за 3-5 дней заказным или электронным письмом, заверенным цифровой подписью. В уведомительном обращении инспекторы укажут, какие документы необходимо подготовить. Как правило, ГИТ проверяет:
   — Порядок заключения и расторжения трудового договора.
   — Соблюдение прав работника на отпуск.
   — Регулярность выдачи заработной платы.
   — Режим работы.
   — Наличие службы ОТ, ее задачи и выполнение обязанностей.
2. Внеплановые. Такие проверки проводятся по определенной теме. То есть должностные лица могут потребовать лишь некоторые документы, которые касаются заданной темы. О ее проведении инспекторы могут не сообщать вообще или же оповестить за несколько суток. Такая проверка проводится:
   — По заявлению трудящегося организации
   — Повторно. ГИТ назначает ее в случае, если в ходе плановой проверки были выданы рекомендации по устранению нарушений, но руководитель не принял их во внимание.
    

С 01.07.2021 года сроки плановой проверки не должны превышать 10 рабочих дней. Для каждой отдельной организации устанавливаются свои сроки. Компания со всеми обособленными подразделениями проверяется максимум 60 рабочих дней.

Для малых и средних предприятий действуют специальные правила проверки. Небольшую организацию проверяют не более 50 часов в год, а субъект малого предпринимательства – не более 15 часов.

Наказание

Если в ходе проверок инспекторы выявят несоблюдение правил пошива, работодатель получит предупреждение или будет оштрафован. Размер штрафного взыскания зависит от тяжести правонарушения и может достигать нескольких десятков тысяч рублей.

Обратите внимание! Штрафные санкции распространяются не только на юридических лиц и ИП. В соответствии с законом также могут быть оштрафованы и отдельные сотрудники, в должностные обязанности которых входит разработка, утверждение и хранение соответствующей документации, следовательно, и ее оформление.

Кодексом об административной ответственности за неправильное оформление документов или их отсутствие предусмотрены следующие наказания:

1.  Для должностных лиц – предупреждение или штрафное взыскание от 2 000 до 5 000 рублей.
2. Для ИП – штрафное взыскание от 2 000 до 5 000 рублей.
3. Для юридических лиц – штрафное взыскание от 50 000 до 80 000 рублей.

Важно! Если органы ГИТ или госнадзора выписывают штраф за отсутствие прошивки, сотрудник организации имеет право попросить инспектора предоставить информацию, соответствующую закону, согласно которой проверяемый документ подлежит оформлению, так как требования распространяются не на все учетно-регистрационные книги.

Как урегулировать прошив и нумерацию

Для регулирования процедуры издаются локальные нормативные акты, подтверждающие порядок ведения журнала и его действительность.

Как прошивать журналы

Определенного алгоритма подшивания документации, который был бы установлен законом, не существует. Однако имеются предписания и методические рекомендации, которые помогут грамотно выполнить эту процедуру.

Среди них:

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».
2. Приказ Росархива (№199) и Минкультуры (№526) «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в госорганах».
3. Инструкции Центрального банка РФ.

Кто этим занимается

За подшив учетно-регистрационных книг отвечает инспектор по охране труда или лицо, назначенное ответственным по вопросам в данной области руководителем организации.

Необходимый инструмент

В работе используются:

1. Острый инструмент для проделывания отверстий, по которым будут скрепляться бумаги (иголка, дырокол).
2. Нитки из полиэфирного штапельного волокна (ЛШ-21) или шпагат.
3. Лист 4×8 см, который наклеивается на обложку. На нем ставится заверительная надпись дела.
4. Клей.
5. Ножницы.

Порядок работы

В ходе работ можно опираться на Приложение №20 Методических рекомендаций.

В зависимости от типа документа, количества листов и требований принимающей стороны устанавливается количество проколов:

1. 2-3 отверстия, если книга не являются документов первой важности, не нуждается в защите высокого уровня и имеет небольшое количество листов.
2. 4-5 отверстий – в остальных случаях.

Схемы прошивки документов:

Особенности нумерации

Основные правила нумерации страниц:

1. Используются только арабские цифры.
2. Нумерация начинается с первой страницы страницы. Цифра 1 ставится в правом верхнем углу. Важно, чтобы цифры не заходили на текст и не мешали чтению данных.
3. Опись, чистые, заверительные и титульные листы не нумеруются.

Обратите внимание! В случае, если была допущена ошибка, неверную цифру можно исправить ручкой, а рядом поставить подпись ответственного за прошив документации лица.

Когда книга полностью пронумерована, составляется заверительный лист дела. В нем указывается количество страниц документа и особенности их физического состояния.

Образец заверительного листа:

Прошивать журналы по охране труда не обязательно, но желательно. Данная процедура обезопасит работодателя и сотрудников предприятия в случае проверок ГИТ и других государственных контрольных органов.