ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
19 января 2009 г. № 4
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях
Изменения и дополнения:
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 октября 2011 г. № 235 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/24338 от 02.11.2011 г.) <W21124338>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 27 января 2012 г. № 18 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/24838 от 06.02.2012 г.) <W21224838>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 15 января 2013 г. № 9 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/26849 от 29.01.2013 г.) <W21326849>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 декабря 2014 г. № 240 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/29441 от 29.12.2014 г.) <W21429441>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 декабря 2015 г. № 225 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/30557 от 12.01.2016 г.) <W21630557> — внесены изменения и дополнения, вступившие в силу 16 января 2016 г., за исключением изменений и дополнений, которые вступят в силу 1 января 2017 г.;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 декабря 2015 г. № 225 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/30557 от 12.01.2016 г.) <W21630557> — внесены изменения и дополнения, вступившие в силу 16 января 2016 г. и 1 января 2017 г.;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 18 августа 2017 г. № 167 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/32380 от 04.09.2017 г.) <W21732380>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 5 марта 2018 г. № 51 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/32911 от 12.03.2018 г.) <W21832911>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 26 июля 2018 г. № 154 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/33330 от 01.08.2018 г.) <W21833330>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 13 марта 2019 г. № 39 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/33944 от 18.03.2019 г.) <W21933944>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 17 октября 2019 г. № 193 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/34715 от 18.10.2019 г.) <W21934715>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 августа 2022 г. № 113 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/38667 от 02.09.2022 г.) <W22238667>
На основании части первой статьи 26 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (прилагается).
2. Признать утратившим силу приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» (Бюллетень нормативно-правовой информации, 1995 г., № 11).
3. Настоящее постановление вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.
|
УТВЕРЖДЕНО Постановление 19.01.2009 № 4 |
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в государственных органах, иных организациях
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее – организации).
2. Исключен.
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий.
Особенности подготовки и оформления проектов нормативных правовых актов определены Законом Республики Беларусь от 17 июля 2018 г. № 130-З «О нормативных правовых актах».
Положения настоящей Инструкции распространяются на ненормативные (индивидуальные) правовые акты, локальные правовые акты нормотворческих органов (должностных лиц) в части, не урегулированной Законом Республики Беларусь «О нормативных правовых актах».
Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде, за исключением документов, указанных в части четвертой настоящего пункта, регулируются главой 18 настоящей Инструкции.
Особенности подготовки, оформления, обработки, обеспечения целостности, хранения электронных документов, создаваемых посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее – АС ДОУ) без создания документов на бумажных носителях, электронных копий документов на бумажных носителях регулируются Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 19.
Особенности подготовки, оформления и (или) обработки, хранения документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений заинтересованных лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства.
Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы управленческой документации), независимо от вида носителя, включая их учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
4. Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Вышестоящими организациями для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций разрабатываются инструкции по делопроизводству, устанавливающие типовой или примерный характер организации делопроизводства, используемые при разработке инструкций по делопроизводству этих организаций.
Инструкция по делопроизводству, имеющая типовой характер, устанавливает единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях.
Инструкция по делопроизводству, имеющая примерный характер, устанавливает порядок организации делопроизводства в однородных организациях, предусматривающий возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках.
Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, являются обязательными для применения.
5. Инструкции по делопроизводству организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.
Инструкции по делопроизводству организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими организациями (при их наличии).
Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые государственными органами, иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с Центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.
Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.
6. Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ).
Наименование службы ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.), ее структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники и т.п.
Служба ДОУ может состоять из нескольких подразделений. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями о них.
При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного приказом руководителя организации работника (группу работников).
Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями.
7. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.
Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации.
Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю подразделения и в службу ДОУ.
При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.
8. Контроль за состоянием делопроизводства в организациях осуществляется органами архивного дела и делопроизводства, государственными архивными учреждениями и вышестоящими организациями.
ГЛАВА 2
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
9. Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов – фиксации на материальных носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств. Управленческие документы могут быть зафиксированы как на бумажном, так и на электронном носителе (документы в электронном виде, в том числе электронные документы).
Документы в электронном виде могут применяться во всех сферах деятельности, где используются программные, программно-технические и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде.
Требования к документам в электронном виде распространяются на электронные документы, если иное не предусмотрено законодательством об электронных документах и электронной цифровой подписи.
Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п.
Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций являются:
акты законодательства;
решения судов;
предписания государственных органов и должностных лиц;
поручения вышестоящих организаций;
осуществление исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее функций и задач в соответствии с ее компетенцией.
10. Организации (руководители организаций, иные уполномоченные лица) наделены правом принимать (издавать) только те распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления, решения), которые предусмотрены законодательством, уставами или положениями об этих организациях.
11. Совместные распорядительные документы организаций, издающих (принимающих) одинаковые виды документов, издаются (принимаются) в соответствующем виде. Совместные распорядительные документы организаций, издающих (принимающих) различные виды документов, принимаются в виде решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ.
12. Ход обсуждения вопросов на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах (далее – заседания) фиксируется в протоколах.
Решения, принятые на заседании коллегиального органа, имеющего совещательные функции, как правило, проводятся в жизнь приказом (распоряжением) руководителя организации либо путем утверждения руководителем организации протокола заседания.
13. Организации ведут переписку с вышестоящими, подчиненными (входящими в состав, систему), сторонними организациями, гражданами, в том числе индивидуальными предпринимателями, в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций.
Переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.
14. Организации на основании нормативных правовых актов, определяющих их задачи и функции, издают (составляют) также планы, отчеты, докладные записки, справки, акты и другие управленческие документы.
15. Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах организации.
16. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование), утверждение.
При подготовке документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую значимость документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск.
Внесение каких-либо исправлений или дополнений в подписанные (утвержденные) документы не допускается.
17. Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов (далее – УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.
УФД включаются в «Табель унифицированных форм документов организации» – перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения (далее, если не определено иное, – табель).
Табель утверждается руководителем организации. Разработка, ведение табеля и контроль за его применением осуществляются службой ДОУ.
Табель разрабатывается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, которые решаются при разработке табеля по форме согласно приложению 1. При необходимости табель может быть дополнен графами «Код формы по классификатору», «Адресат», «Ответственный за контроль исполнения» и др.
При разработке табеля реквизиты «Наименование организации», «Название вида документа», «Дата документа», «Регистрационный индекс», «Место составления или издания» и «Заголовок к тексту» располагаются и оформляются в соответствии с требованиями пунктов 35, 41, 45–47, 49 и 54 настоящей Инструкции.
Документы в табеле могут быть систематизированы по структурным подразделениям и (или) по функциям и задачам управления.
18. Для придания документу юридической значимости необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:
наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;
дата документа;
регистрационный индекс;
подпись.
Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую значимость, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.
Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь.
19. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Документы в электронном виде оформляются в порядке, установленном пунктом 220 настоящей Инструкции.
Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.
При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп организации.
При рукописном оформлении документов состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств.
20. Каждый лист документа должен иметь поля:
левое – 30 мм;
правое – не менее 8 мм;
верхнее и нижнее – не менее 20 мм.
Поля с указанными характеристиками должны отображаться при выводе документа в электронном виде на устройство отображения и на бумажный носитель.
ГЛАВА 3
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ. УГЛОВОЙ ШТАМП
21. Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.
22. На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.
23. Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26 октября 2016 г. № 83 (далее – СТБ 6.38-2016): бланк для письма и общий бланк.
При изготовлении конкретного документа название его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств.
На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, протоколов и др.). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.
24. При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти–семи строк текста.
25. На бланк для письма наносятся реквизиты:
Государственный герб Республики Беларусь;
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
код организации;
наименование вышестоящей организации;
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
почтовый адрес отправителя;
коммуникационные и коммерческие данные.
На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата документа, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.
26. На общий бланк наносятся реквизиты:
Государственный герб Республики Беларусь;
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
код организации;
наименование вышестоящей организации;
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
место составления или издания.
На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата документа, регистрационный индекс.
Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс».
27. Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового варианта расположения реквизитов.
При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм.
При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.
28. Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом.
При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.
При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.
29. При необходимости на бланк могут наноситься ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколом.
30. При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках.
31. Особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются актами законодательства.
32. Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа.
Допускается изготавливать угловой штамп трех видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп для конкретного вида документа.
33. Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.
34. Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали.
ГЛАВА 4
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
35. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2016.
36. Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь».
Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций, их структурных подразделений. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательными актами.
Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм.
37. Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)».
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле на уровне реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»), если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.
На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом – над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).
38. Реквизит «Код организации».
Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.
Государственные органы проставляют код по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2014 «Органы государственной власти и управления», утвержденному постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 30 декабря 2014 г. № 60 (далее – ОКОГУ). Иные организации проставляют код по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели», утвержденному постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 28 апреля 2003 г. № 22 (далее – ОКЮЛП).
Необходимость проставления кода по ОКОГУ или ОКЮЛП на бланках определяется организацией.
39. Реквизит «Код документа».
Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации.
При составлении конкретных документов код проставляется на тех из них, унифицированные формы которых включены в общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы», утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 29 сентября 1995 г. № 10 (далее – ОКУД).
При необходимости организации могут самостоятельно разрабатывать унифицированные формы документов, не разработанные на общегосударственном уровне, осуществлять кодирование этих форм с последующим включением их в локальные классификаторы и использовать разработанные коды унифицированных документов при оформлении реквизита «Код документа».
Необходимость проставления кода документа определяется организацией.
40. Реквизит «Наименование вышестоящей организации».
При наличии вышестоящей организации на документах указывается ее полное официальное наименование, закрепленное в уставе вышестоящей организации или положении о ней.
Наименование вышестоящей организации указывается на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних информационно-справочных документов (справок, докладных записок, заявлений, представлений и др.).
41. Реквизит «Наименование организации».
Наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ.
Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.
Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.
|
Например: |
|
|
Министерство финансов |
Министерство по налогам |
При систематической подготовке совместных документов может изготавливаться соответствующий бланк с указанием наименований организаций, создающих документ, в том числе на одном языке.
42. Реквизит «Наименование структурного подразделения».
Наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.
43. Реквизит «Почтовый адрес отправителя».
Почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.
Например:
ул. Кропоткина, 55, 220002, г. Минск
44. Реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные».
Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи, официальный адрес электронной почты) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Другие сведения указываются по усмотрению организации.
Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных.
45. Реквизит «Название вида документа».
Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю. На письмах название вида документа не указывается.
Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки.
При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках.
46. Реквизит «Дата документа». Оформление дат в документах.
Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) – дата утверждения.
Датой совместного документа на бумажном носителе является дата его подписания последней организацией.
При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Виза», «Гриф приложения», «Отметка о наличии приложения», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.
Например:
08.07.2008
При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа. При использовании словесно-цифрового способа день месяца оформляется арабской цифрой (от 1 до 9) или парой цифр (от 10 до 31), название месяца – прописью, год – четырьмя арабскими цифрами, после которых ставится буква «г» с точкой.
Даты в нормативных правовых актах оформляются в соответствии с Законом Республики Беларусь «О нормативных правовых актах».
47. Реквизит «Регистрационный индекс».
Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).
48. Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа».
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для письма и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.
49. Реквизит «Место составления или издания».
Место составления или издания документа указывается ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс» на всех документах, за исключением писем и заявлений.
50. Реквизит «Гриф ограничения доступа».
Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».
51. Реквизит «Адресат».
Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные лица, граждане, в том числе индивидуальные предприниматели.
При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.
|
Например: |
|
|
Министерство юстиции |
При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже – наименование структурного подразделения.
|
Например: |
|
|
Министерство юстиции |
|
|
Управление адвокатуры и лицензирования |
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.
|
Например: |
|
|
Министерство по налогам и сборам |
|
|
Начальнику управления контроля, |
При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
|
Например: |
|
|
Директору Государственного |
При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.
|
Например: |
|
|
Республиканские органы |
При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.
|
Например: |
|
|
Руководителям республиканских органов |
Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита «Адресат» при адресовании документа разовому корреспонденту.
Почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.
|
Например: |
|
|
Учреждение «Белорусский научно- |
На документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес допускается не проставлять. Для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
При адресовании документа гражданину, в том числе индивидуальному предпринимателю, вначале указываются фамилия и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется) получателя, затем – почтовый адрес.
|
Например: |
|
|
Столяровой Н.М. |
Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 2. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.
Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.
При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.
При направлении документа по электронной почте в реквизите «Адресат» вместо почтового адреса указывается официальный адрес электронной почты организации-адресата или адрес электронной почты гражданина.
52. Реквизит «Гриф утверждения».
Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую значимость только с момента его утверждения.
Документ может утверждаться двумя способами: посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или издания распорядительного документа (составления протокола). Оба способа имеют одинаковую юридическую значимость.
При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, комитет и т.п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
|
Например: |
|
|
УТВЕРЖДАЮ |
При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.
|
Например: |
|
|
УТВЕРЖДАЮ |
Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.
Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением.
При утверждении документа посредством издания распорядительного документа или составления протокола гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.
|
Например: |
|
|
УТВЕРЖДЕНО |
или
|
УТВЕРЖДЕНО |
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.
Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных правовых актах.
Утверждение нормативных правовых актов осуществляется в порядке, установленном Законом Республики Беларусь «О нормативных правовых актах».
53. Реквизит «Резолюция».
Резолюция – письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.
Реквизит «Резолюция» включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.
При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.
Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).
При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе на месте, предусмотренном для размещения резолюции, делается отметка о наличии листа резолюции, включающая слова «Лист резолюции прилагается».
При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:
для формата А6: верхнее и нижнее – не менее 10 мм, левое – не менее 12 мм, правое – не менее 8 мм;
для формата А5: верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 10 мм, левое – 20 мм, правое – не менее 8 мм;
для формата А4: верхнее и нижнее – не менее 20 мм, левое – 30 мм, правое – не менее 8 мм.
Резолюции по исполнению поручений Президента Республики Беларусь, Главы Администрации Президента Республики Беларусь и его заместителей, председателей палат Национального собрания Республики Беларусь и их заместителей, Премьер-министра Республики Беларусь и его заместителей, руководителей государственных органов, иных организаций оформляются на отдельных листах резолюций.
Для документов в электронном виде резолюции оформляются в электронном виде либо на отдельном листе бумаги. При оформлении резолюции на отдельном листе бумаги он сканируется и помещается в АС ДОУ либо текст резолюции переносится в регистрационно-контрольную карточку (далее, если не определено иное, – РКК) АС ДОУ уполномоченным лицом с учетом требований пункта 229 настоящей Инструкции.
54. Реквизит «Заголовок к тексту».
Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.
Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.
Например:
приказ (о чем?) «О совершенствовании структуры аппарата управления»;
положение (о чем?) «О канцелярии»;
протокол (чего?) «собрания акционеров»;
правила (чего?) «внутреннего трудового распорядка»;
должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту»;
акт (о чем?) «О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению»;
акт (чего?) «проверки»;
письмо (о чем?) «Об изменении сроков выполнения договора».
В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в государственных стандартах Республики Беларусь, общегосударственных классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения.
|
Например: |
|
|
О внедрении СТБ 6.38-2016 |
Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.
55. Реквизит «Отметка о контроле».
Отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.
56. Реквизит «Отметка о наличии приложения».
Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.
|
Например: |
|
|
Приложение: на 7 л. в 2 экз. |
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.
|
Например: |
|
|
Приложение: |
1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз. 2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз. |
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений.
|
Например: |
|
|
Приложение: |
письмо Национального банка Республики Беларусь от 08.11.2008 № 12-7/389 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз. |
Если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.
|
Например: |
|
|
Приложение: на 5 л. в 1 экз., во второй адрес. |
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение содержится в одном экземпляре, то количество экземпляров допускается не указывать.
В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «… представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.
57. Реквизит «Подпись».
Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.
Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.
|
Например: |
||
|
Директор института |
Подпись |
А.Е.Рыбаков |
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации.
|
Например: |
||
|
Директор учреждения «Белорусский |
Подпись |
А.Е.Рыбаков |
В составе реквизита «Подпись» могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.).
|
Например: |
||
|
Директор института |
Подпись |
А.И.Новиков |
При подписании документа несколькими должностными лицами наименования должностей лиц, подписавших документ, собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилии) располагаются друг за другом в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
|
Например: |
||
|
Директор завода |
Подпись |
Г.Н.Петров |
При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей лиц, подписавших документ, собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилии) располагаются на одном уровне.
|
Например: |
|
|
Министр образования |
Министр финансов |
При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
|
Например: |
||
|
Председатель комиссии |
Подпись |
В.В.Грушевский |
|
Члены комиссии: |
Подпись |
Г.Б.Орлов |
Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем этого органа.
|
Например: |
||
|
Председатель |
Подпись |
В.И.Кириллов |
При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа.
При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.
В реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.
58. Реквизит «Гриф приложения».
Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.
Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его автора, даты и регистрационного индекса.
|
Например: |
|
|
Приложение 2 |
Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.
На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.
Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.).
59. Согласование документов.
Документы, подготавливаемые в организации, до их подписания, утверждения, регистрации в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее – с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).
Согласование проектов нормативных правовых актов осуществляется в порядке, установленном Законом Республики Беларусь «О нормативных правовых актах».
60. Реквизит «Гриф согласования».
Внешнее согласование оформляется грифом согласования.
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.
Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.
Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.
|
Например: |
|
|
СОГЛАСОВАНО Директор государственного |
Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по форме:
|
СОГЛАСОВАНО |
или
|
СОГЛАСОВАНО |
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.
|
Например: |
|
|
СОГЛАСОВАНО 22.01.2019 № 1 |
СОГЛАСОВАНО |
Если документ имеет три грифа согласования, то они располагаются в следующем порядке:
|
Например: |
|
|
СОГЛАСОВАНО |
СОГЛАСОВАНО |
|
СОГЛАСОВАНО |
Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.
При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:
Лист согласования
прилагается
61. Реквизит «Виза».
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.
Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.
|
Например: |
|
|
Начальник отдела кадров |
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».
|
Например: |
|
|
Начальник отдела кадров |
Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.
При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.
|
Например: |
|
|
Начальник отдела кадров |
|
|
Зав. отделом документоведения |
|
|
Зав. отделом архивоведения |
|
|
Юрисконсульт |
При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным частью двенадцатой пункта 60 настоящей Инструкции.
Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.
62. Реквизит «Печать».
Печати могут быть трех видов: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). Печати организаций подразделяются на гербовые и простые.
Гербовые печати применяются организациями, которым право использования печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь предоставлено законодательными актами.
При проставлении печати ее оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.
|
|
||
|
Подпись |
С.А.Сидоров |
63. Реквизит «Отметка об исполнителе».
Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.
Например:
Корнеев 200 59 79
Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ.
Например:
3 Маковецкий 220 95 01
При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена датой создания документа, именем файла и другими поисковыми данными (на второй строке), которые оформляются только на экземпляре документа, остающемся в организации.
Например:
3 Маковецкий 220 95 01
26.05.2008 С:/ Письмо.doc
При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал – точно 9 пунктов.
Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.
64. Реквизит «Отметка о заверении копии».
Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Копия документа должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации, если законодательством не установлено иное.
Копия документа, воспроизводящая часть его текста, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа.
Например:
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.
Например:
Верно
Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов
25.01.2008
Копии документов, предоставляемые гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (далее – обратившееся лицо) или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них оформляются в порядке, предусмотренном частями второй–шестой настоящего пункта.
На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
Например:
Верно
Подпись А.Г.Леонов
Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства.
Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи, либо заверять в порядке, предусмотренном частями пятой и шестой настоящего пункта.
Организация может заверять копии документов:
созданных в самой организации;
полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.);
включаемых в состав личных дел;
предусмотренных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2012 г. № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц», иными актами законодательства.
Копии документов в электронном виде, выполненные на бумажном носителе и предназначенные для обращения внутри организации, заверяются в порядке, установленном частями пятой и шестой настоящего пункта.
65. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и регистрационного индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.
Например:
В дело 11-10
Подготовлен ответ
15.02.2008 № 11-10/130
Подпись
16.05.2008
При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в отметке указываются краткие сведения об исполнении.
Например:
В дело 5-15
Произведен перерасчет
Подпись
20.11.2008
66. Реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)».
Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.
Размеры отметки о поступлении (регистрационного штампа входящих документов) не могут превышать 42 мм по горизонтали и 16 мм по вертикали.
|
Например: |
|||||
|
ЗАО «Маяк» |
16 мм |
h i |
|||
|
26.05.2008 |
|||||
|
№ 342 |
|||||
|
42 мм |
|||||
|
f |
g |
||||
На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).
661. Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель».
Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель» располагается в центре нижнего поля первого листа документа.
Отметка о переносе данных на машинный носитель может оформляться от руки, с помощью штампа или в виде штрихового кода (штрихкода).
При оформлении отметки от руки или с помощью штампа она включает в себя сведения о переносе информации (документа) на машинный носитель, собственноручную подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса. Дополнительно могут указываться поисковые данные документа (в АС ДОУ, в локальном хранилище электронных документов организации и др.).
При необходимости штрихкод может размещаться на левом поле первого листа документа внизу. При невозможности размещения штрихкода в отведенном для него месте допускается размещение штрихкода на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста и других реквизитов.
ГЛАВА 5
ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ
67. Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований.
68. Текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.
69. Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и (или) русский.
Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.
70. Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.
71. В документах применяют термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений.
72. В тексте документа не допускается употребление:
просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;
иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;
нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;
аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;
ненормативной лексики.
73. Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, части либо абзацы, подпункты – на части либо абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.
Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.
|
Например: |
|
|
ГЛАВА 2 |
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.
Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.
Например:
2.1.
2.2.
2.3.
Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов – сквозной для каждого пункта.
Части и абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.
74. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.
75. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.
76. В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа: «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и др.
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ» и др.
ГЛАВА 6
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫХ С ПОМОЩЬЮ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ
77. Текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере.
78. При наборе текста с использованием технических средств применяется размер шрифта не менее 13 пт. Выравнивание текста производится по ширине листа.
В государственных органах и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, оформление документов осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам, размер шрифта – 15 пт.
Оформление документов осуществляется с использованием программного обеспечения, соответствующего следующим требованиям:
наличие функциональности, обеспечивающей возможность оформления реквизитов документа в соответствии с требованиями законодательства;
поддержка допустимых форматов документов в электронном виде;
поддержка методов и средств защиты текста документа от редактирования (парольная защита, создание документа, не редактируемого стандартными средствами и т.д.) для допустимых форматов.
79. При подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), размер шрифта текста и межстрочный интервал – до 11 пт.
В государственных органах и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт.
80. При оформлении документа на пишущей машинке реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают через один межстрочный интервал.
Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.
Реквизиты документа отделяют друг от друга 2–3 межстрочными интервалами.
|
Например: |
|
|
СОГЛАСОВАНО |
|
|
1,5 |
|
|
Директор Департамента |
|
|
1 |
|
|
по архивам и делопроизводству |
|
|
1 |
|
|
Министерства юстиции |
|
|
1 |
|
|
Республики Беларусь |
|
|
1,5 |
|
|
Подпись В.И.Адамушко |
|
|
1,5 |
|
|
01.02.2008 |
|
|
2 |
|
|
СОГЛАСОВАНО |
|
|
1,5 |
|
|
Протокол заседания |
|
|
1 |
|
|
экспертного совета |
|
|
1,5 |
|
|
01.02.2008 № 9 |
81. При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом или дополнительным межстрочным интервалом 6 пт.
Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Допускается реквизиты документа отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов.
Например:
|
СОГЛАСОВАНО |
|
|
Одинарный или + 6 пт |
|
|
Директор учреждения |
Точно 14 пт |
|
Одинарный или + 6 пт |
|
|
Подпись А.Г.Карапузова |
|
|
Одинарный или + 6 пт |
|
|
05.02.2019 |
|
|
Полуторный или пробельная строка |
|
|
СОГЛАСОВАНО |
|
|
Одинарный или + 6 пт |
|
|
Директор учреждения |
Точно 14 пт |
|
Одинарный или + 6 пт |
|
|
Подпись П.М.Черный |
|
|
Одинарный или + 6 пт |
|
|
05.02.2019 |
82. Максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере.
83. При печатании документов на пишущей машинке используют девять стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:
0 – граница левого поля;
1 – после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;
2 – после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;
3 – после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;
4 – после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;
5 – после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;
6 – после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;
7 – после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм;
8 – после 64 печатных знаков от границы левого поля или 160 мм.
84. От нулевого положения печатаются:
реквизит «Название вида документа»;
реквизит «Заголовок к тексту»;
реквизит «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);
слово «Приложение» в реквизите «Отметка о наличии приложения»;
реквизит «Отметка об исполнителе»;
реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
реквизит «Отметка о заверении копии»;
реквизит «Гриф согласования» и наименование должности в реквизите «Подпись»;
слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».
От первого положения печатается начало абзацев в тексте.
От четвертого положения печатается реквизит «Адресат».
От пятого положения печатаются реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».
От шестого положения печатается расшифровка подписи в реквизите «Подпись».
От седьмого положения печатаются коды по ОКУД, ОКОГУ и ОКЮЛП.
При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 х 210) реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения», расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатаются от восьмого положения табулятора (64 печатных знака или 160 мм).
85. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами. При этом второй ряд печатается от пятого положения табулятора (100 мм от границы левого поля), а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от восьмого положения табулятора (160 мм от границы левого поля).
При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите «Подпись» располагают двумя вертикальными рядами. При этом второй ряд печатается от пятого положения табулятора (100 мм от границы левого поля), а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от восьмого положения табулятора (160 мм от границы левого поля).
В государственных органах и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, несколько реквизитов «Подпись», располагаемых один под другим, допускается разделять двойным межстрочным интервалом или пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов.
86. Если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля), а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – до восьмого положения табулятора (160 мм от границы левого поля).
87. Исключен.
88. В текстах документов слова «Примечание», «Основание», а также слово «Приложение» в реквизите «Отметка о наличии приложения» печатаются от границы левого поля и оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).
89. В конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.
90. В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку. В справочно-информационных документах допускается делать выделения наиболее важных смысловых частей текста курсивом или полужирным начертанием.
Текст документов и многострочных реквизитов оформляется без переноса слов.
Прописными буквами печатаются: реквизит «Название вида документа», слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» – в грифах согласования и утверждения, «ПРИКАЗЫВАЮ» – в приказах, «ПОСТАНОВЛЯЕТ» – в постановлениях, «РЕШИЛ» – в решениях, «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» – в распоряжениях, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» – в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия глав в организационных документах.
91. При оформлении документов на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10–15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется.
В государственных органах и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, размер шрифта номеров листов – 14 пт.
Новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.
Документы со сроком хранения до трех лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.
911. Документы, предназначенные для обращения в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, должны соответствовать следующим требованиям:
быть представленными в форме, доступной и понятной для восприятия;
создаваться в одном из допустимых форматов документа в электронном виде;
содержать реквизиты, обеспечивающие идентификацию документа, установленные для документов данного вида в соответствии с законодательством. Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и иными актами законодательства;
содержать одну или несколько электронных цифровых подписей (далее – ЭЦП), а также, при необходимости, дополнительные данные для проверки включенных ЭЦП.
В случае пересылки электронной копии документа на бумажном носителе (приложения к документу) она должна быть выполнена в цветном режиме или в режиме градации серого и иметь один из допустимых форматов.
ГЛАВА 7
ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
92. В организациях могут издаваться следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, постановление, решение.
93. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения задач, стоящих перед организацией.
Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.
94. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.
Не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам, стоящим перед организацией. В этих случаях должны издаваться постановления, решения, приказы.
95. Исключен.
96. Исключен.
97. Исключен.
98. Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам; постановления и решения – на два: по основной деятельности и по личному составу.
Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.
99. Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.
При издании распорядительного документа на основании (во исполнение) нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.
Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.
В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.
Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», распоряжения – «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», постановления – «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПОСТАНОВИЛИ», решения – «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».
Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью.
При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель (должностное лицо или структурное подразделение) указывается в дательном падеже.
В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.
Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.
Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».
Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ … от … № ….».
В распорядительный документ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения …». Отметка об ознакомлении с распорядительным документом оформляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа либо на его оборотной стороне либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу.
При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.
100. Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.
101. Дата в приказе, распоряжении проставляется лицом, его подписавшим. Датой приказа, распоряжения является дата подписания.
Датой постановления, решения является дата заседания коллегиального органа, принявшего решение. Дата в постановлениях, решениях печатается или проставляется от руки.
102. Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок.
103. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях.
104. Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы.
105. Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).
106. Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один.
107. Датой протокола является дата проведения заседания.
108. Текст протокола делится на вводную и основную части.
Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.
Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.
Например:
Присутствовали – 17 человек (список прилагается).
Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество приглашенных более 10 человек.
В протоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения.
В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.
Например:
О ходе подготовки государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону.
Информация начальника отдела обеспечения сохранности документов О.А.Ледовской.
При вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.
Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.
В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.
Например:
СЛУШАЛИ:
Иванову О.Л. – Текст выступления прилагается.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них.
В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу.
В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» – принятые решения.
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.
В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.
Решение коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.
109. Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.
110. Порядок подготовки и оформления протоколов коллегиальных органов определяется положениями об этих органах или регламентами их работы.
111. Акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).
112. Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт – о чем?») или родительном падеже («акт – чего?»).
113. Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.
114. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.
Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др.
При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования организаций, которые они представляют.
Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются в алфавитном порядке отдельно.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты.
В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты проверок по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственных операций, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.
Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.
В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.
Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. – в дело № 10-11
2-й экз. – директору института
3-й экз. – в бухгалтерию института
Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.
115. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.
116. Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта.
117. Акты (справки) проверок подписываются в соответствии с требованиями законодательства в сфере контрольной (надзорной) деятельности.
118. Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
119. В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).
120. В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние.
Внутренние докладные записки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5.
Внешние докладные записки адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на общем бланке.
121. Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.
В вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.
В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.
122. Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние – руководителем организации.
123. Датой докладной записки является дата ее подписания.
124. Справка – информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.
125. В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.
Служебная справка – документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.).
Личная справка – документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый гражданину (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).
126. В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.
Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5.
Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или физическому лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.
127. Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.
Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.
Например:
По состоянию на 11.05.2008
или
За период с 01.01.2007 по 31.12.2008
В личных справках заголовок допускается не указывать.
128. Текст личной справки начинается с указания фамилии, собственного имени и отчества (если таковое имеется) лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает».
При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые государственными органами в установленном законодательством порядке.
129. Внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние – их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.
130. Исключен.
131. Датой справки является дата ее подписания.
132. Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.
133. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).
134. В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.
135. Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.
136. Письма подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленным в локальных правовых актах организации.
137. Датой письма является дата его подписания.
1371. Письмо в электронном виде, отправляемое по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, оформляется по форме согласно приложению 3.
ГЛАВА 8
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВЫЕ СИСТЕМЫ ПО ДОКУМЕНТАМ ОРГАНИЗАЦИИ
138. Организация документооборота:
138.1. документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело;
138.2. организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
оперативность прохождения документов;
исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;
соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.
Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации;
138.3. организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.
139. Регистрация документов:
139.1. регистрация документа – запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки;
139.2. регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки;
139.3. нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации;
139.4. регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе ДОУ;
139.5. децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому обеспечению и др.);
139.6. регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью;
139.7. для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется РКК на бумажном или электронном носителе, содержащая совокупность регистрационно-учетных сведений о документе, по форме согласно приложению 6.
Состав и правила заполнения обязательных реквизитов РКК определены согласно приложению 7. Состав реквизитов РКК может быть дополнен реквизитами: «Исполнитель», «Расписка исполнителя в получении документа», «Ход исполнения» и др. Порядок расположения дополнительных реквизитов на карточке определяется организацией;
139.8. из РКК формируются справочные и контрольные картотеки и (или) автоматизированные базы (банки) данных, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров РКК на бумажном носителе, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных картотек;
139.9. журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Журналы регистрации документов ведутся по формам согласно приложениям 8 и 9. При необходимости журналы могут быть дополнены графами «Расписка в получении», «Вид документа», «Срок получения ответа» и др. В графе 4 журнала регистрации исходящих документов для исходящих инициативных документов могут указываться дата получения и регистрационный индекс ответного документа;
139.10. решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте;
139.11. при регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности, а также другими поисковыми признаками.
140. Прием, регистрация и исполнение входящих документов:
140.1. вся поступающая в организацию корреспонденция, в том числе поступившая по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, принимается и обрабатывается службой ДОУ;
140.2. до вскрытия конвертов (пакетов) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печатей.
Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата возвращается отправителю с пометкой «Ошибочно доставлено»;
140.3. поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций или имеющих пометку «Лично», которые передаются адресату.
Упаковка документов, поступивших на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.), не вскрывается, обработке подлежит только сопроводительная документация;
140.4. после вскрытия конвертов (пакетов) проверяются комплектность и сохранность вложений.
В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого вместе с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в службе ДОУ.
Отсутствующие в конвертах (пакетах) документы, отдельные листы, приложения запрашиваются у отправителя, а на документе ставится отметка «Документы (листы, приложения) затребованы» с указанием даты запроса;
140.5. после вскрытия конверты (пакеты) уничтожаются, за исключением следующих случаев:
дата на оттиске календарного штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
на документе отсутствует реквизит «Дата документа»;
дата документа существенно отличается от даты его получения;
в полученном документе нет обратного адреса отправителя.
В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело.
Адресные ярлыки конвертов и пакетов сохраняются в случае поступления корреспонденции наложенным платежом для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательных документов;
140.6. на всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается.
Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются по назначению исполнителям с проставлением на них регистрационного штампа, в котором проставляется дата поступления.
На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп не проставляется;
140.7. входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.
Например:
512/1 – 29
Документы, поступившие в организацию в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день;
140.8. зарегистрированные документы передаются из службы ДОУ на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции.
Документы рассматриваются, как правило, в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю по мере поступления;
140.9. результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции.
Резолюция переносится в РКК. Документ с одним экземпляром РКК службой ДОУ направляется исполнителю, а при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр РКК остается в службе ДОУ.
Если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, экземпляр РКК передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов;
140.10. при необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений (должностных лиц) в службе ДОУ с документа снимается необходимое количество копий, которые одновременно направляются на исполнение. Поступивший документ передается ответственному исполнителю с пометкой о передаче копий соисполнителям. Документ передается исполнителям поочередно, если размножение документа не разрешается.
Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях документы на бумажных носителях, поступающие в организацию, могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа на бумажном носителе не отменяет необходимости осуществления с поступившим документом на бумажном носителе делопроизводственных операций, установленных настоящей Инструкцией, в том числе в части формирования его в дело.
Движение документа в процессе его исполнения фиксируется во всех экземплярах РКК;
140.11. документы, зарегистрированные в службе ДОУ, не подлежат повторной регистрации в структурных подразделениях;
140.12. документы передаются на рассмотрение руководителю структурного подразделения или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей;
140.13. документ с момента поступления до завершения исполнения находится у исполнителя и в дело не помещается;
140.14. на исполненном документе исполнителем или руководителем структурного подразделения-исполнителя проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен.
Ответственный за делопроизводство переносит отметку об исполнении документа и направлении его в дело в регистрационную форму, после чего документ подшивается в дело;
140.15. исключен.
141. Регистрация и отправка исходящих документов:
141.1. исходящие документы, в том числе отправляемые по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, регистрируются в службе ДОУ после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания;
141.2. исходящие документы делятся на инициативные и ответные;
141.3. индекс инициативного и ответного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь – порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ;
Например:
5 – 17/112
141.4. на каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняются, как правило, два экземпляра РКК. Один экземпляр помещается в справочную картотеку, второй – в контрольную. При непоступлении ответа в срок корреспонденту направляется напоминание;
141.5. на исходящем ответном документе проставляется ссылка на исходящий регистрационный индекс и дату поступившего инициативного документа;
141.6. отправка документов осуществляется службой ДОУ. В службе ДОУ проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие количества экземпляров документа количеству адресатов, правильность адресования и др.
Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителям;
141.7. отправляемые документы передаются в службу ДОУ в незаконвертованном виде с отметкой о категории отправления (при необходимости);
141.8. документы на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.) принимаются к отправке в упаковке с сопроводительным письмом, оформленным и зарегистрированным в установленном порядке. Копия сопроводительного письма помещается в дело на общих основаниях;
141.9. документы, направляемые более чем в четыре адреса, передаются для отправки со списком на рассылку, оформляемым в соответствии с требованиями пункта 51 настоящей Инструкции.
На заказную корреспонденцию составляется реестр рассылки, в котором отправителем проставляются фамилия и дата отправки. Реестр со штемпелем отделения связи подшивается в дело службы ДОУ;
141.91. отправка документа в электронном виде более чем в один адрес осуществляется путем прикрепления его к сообщению электронной почты, указания в соответствующем поле ввода всех официальных адресов согласно списку на рассылку. Официальным адресом электронной почты является адрес, указанный на бланке организации;
141.92. отметка об отправке (штамп отправки) электронной копии документа на бумажном носителе по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота проставляется на исходящем документе на бумажном носителе, остающемся в организации, только после его фактической отправки по электронной почте;
141.10. обработка и отправка документов осуществляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
142. Регистрация и исполнение внутренних документов:
142.1. работа с внутренними документами на этапах подготовки и оформления ведется по правилам, установленным для работы с исходящими документами;
142.2. внутренние документы, в том числе документы в электронном виде, регистрируются на РКК или в журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения). При незначительном объеме документооборота внутренние документы, в том числе документы в электронном виде, допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов;
142.3. регистрация распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов.
Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.
Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.
Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании, о предоставлении отпусков и др.;
142.4. регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.
Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 55-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).
Регистрационным индексом распорядительного документа, регистрируемого в порядке, определенном частью четвертой подпункта 142.3 настоящего пункта, является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением;
142.5. совместные распорядительные документы, протоколы совместных заседаний имеют составные индексы, включающие порядковые регистрационные номера, присваиваемые им в организациях, их подготовивших;
Например:
81/54
142.6. регистрационными индексами докладных записок, справок и других информационно-справочных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел;
142.7. рассмотрение и исполнение внутренних документов осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов.
Документы, требующие контроля исполнения, передаются в контрольную службу для заполнения РКК. Из РКК на внутренние документы формируются контрольные и справочные картотеки.
143. Информационно-поисковая система по документам организации:
143.1. в организациях создаются традиционные (ручные) и автоматизированные информационно-поисковые системы (далее – ИПС). ИПС строятся на основе РКК, которые объединяются в картотеки и базы (банки) регистрационных данных;
143.2. при традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКК, которые могут объединяться в справочные и контрольные картотеки;
143.3. справочные картотеки делятся на две части: неисполненные и исполненные документы, РКК в которых систематизируются по следующим признакам:
предметно-вопросному или тематическому (в соответствии с содержанием документов или сферой деятельности, к которой относятся документы);
по номенклатуре дел (в соответствии с названиями дел по номенклатуре дел или их индексами);
корреспондентскому (по наименованиям или условным обозначениям организаций, с которыми ведется переписка);
по исполнителям (по структурным подразделениям);
алфавитному (в алфавитном порядке фамилий, наименований объектов или предметов);
географическому (по наименованиям административно-территориальных единиц);
номинальному (по названию видов или разновидностей документов);
регистрационному (по порядку возрастания регистрационных номеров документов).
Выбор поискового признака определяется в зависимости от видов документов и характера информационных запросов.
Первая часть картотеки служит для поиска сведений о документах в процессе их исполнения. Вторая часть картотеки служит для поиска исполненных документов.
По мере исполнения документов РКК с необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй;
143.4. в зависимости от объема документооборота, системы регистрации и контроля исполнения документов, задач поиска может вестись единая справочная ИПС или несколько самостоятельных. Отдельные картотеки (базы данных) формируются на входящие документы, инициативные исходящие документы, обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц. При большом количестве нормативных правовых актов и распорядительных документов, используемых в деятельности организации, на них могут создаваться отдельные кодификационные картотеки (базы данных).
144. Учет объема документооборота:
144.1. объем документооборота – количество документов, полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) организацией за определенный период времени;
144.2. подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.
За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ.
Отдельно учитываются полученные и созданные организацией документы, обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц.
Размноженные экземпляры (копии) учитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро и (или) по спискам на рассылку;
144.3. в организации может проводиться полный и выборочный учет объема документооборота (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов и т.д.).
Учет и анализ объема документооборота в организации осуществляются под руководством службы ДОУ;
144.4. результаты учета объема документооборота обобщаются службой ДОУ и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами;
144.5. сведения об объеме документооборота используются для установления структуры и штатной численности службы ДОУ, выбора технологии работы с документами и средств автоматизации делопроизводства, определения степени загруженности службы ДОУ и отдельных работников.
ГЛАВА 9
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ
145. Цель контроля исполнения и документы, подлежащие контролю:
145.1. целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, рассмотрения содержащихся в документах запросов, предложений и принятия по ним решений, подготовки ответов;
145.2. контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства;
145.3. контроль осуществляют руководитель организации, служба ДОУ и ответственные исполнители.
На контролируемых документах проставляется отметка о контроле.
146. Сроки исполнения документов:
146.1. сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – со дня, следующего за днем регистрации документа в организации, если иное не установлено актами законодательства;
146.2. сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами.
Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя;
146.3. документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства;
146.4. если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее первого следующего за ним рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа;
146.5. допускается изменение сроков исполнения документов (поручений). Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания. Изменение документируется – проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы.
147. Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.
148. Организация контроля исполнения:
148.1. система контроля исполнения включает:
учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;
контроль за сроками исполнения;
проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;
учет и отчетность о результатах исполнения;
оценку состояния исполнительской дисциплины;
148.2. учет контролируемых документов (поручений) и контроль исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в РКК;
148.3. экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов, используются при формировании контрольной картотеки.
На один контролируемый документ может быть заполнено несколько РКК в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, РКК заполняется только для передачи исполнителю, назначенному ответственным.
Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется в РКК, заполняемой в необходимом количестве экземпляров;
148.4. один экземпляр РКК остается в службе контроля и помещается в контрольную картотеку, второй передается исполнителю вместе с документом;
148.5. РКК группируются в контрольных картотеках по разделам, соответствующим числу дней месяца, согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам – согласно ожидаемым датам получения ответов.
РКК с перспективными и просроченными сроками исполнения документов (поручений) группируются в самостоятельные разделы контрольной картотеки.
В контрольной картотеке могут выделяться дополнительные разделы и рубрики для систематизации РКК по исполнителям и группам документов (приказы, решения и др.);
148.6. картотека ежедневно просматривается контрольной службой с целью информирования руководителя и исполнителей о приближении (истечении) сроков исполнения документов. Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за 2–3 дня до истечения установленного срока;
148.7. документ (поручение) снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного документально.
Свидетельством исполнения документа (поручения) является подготовленный исполнителем и подписанный руководителем или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ. В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, краткие сведения об исполнении фиксируются исполнителем в РКК.
На исполненном документе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
148.8. карточка с информацией, характеризующей исполнение, представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и снятия документа (поручения) с контроля.
При некачественном исполнении документ (поручение) с контроля не снимается и переходит в разряд неисполненных в срок;
148.9. информация о результатах исполнения документов (поручений) периодически обобщается и доводится до сведения руководства;
148.10. контрольные действия могут осуществляться в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием АС ДОУ.
ГЛАВА 10
СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
149. Устанавливаются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации.
150. Типовая и примерная номенклатуры дел – это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.
Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер.
Номенклатура дел организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
151. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ органов управления (вышестоящих организаций), подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций.
Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые государственными органами, иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.
Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.
1511. Номенклатура дел организации составляется в каждой организации независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел.
При использовании типовой или примерной номенклатуры дел в номенклатуру дел организации переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации.
При использовании типовой номенклатуры дел заголовок каждого дела переносится из нее полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации.
При использовании примерной номенклатуры дел по одному ее заголовку в номенклатуре дел организации может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок.
Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в номенклатуру дел организации без изменений, если иное не установлено актами законодательства.
152. Номенклатура дел составляется в каждой организации. Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (далее – сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения.
153. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 10.
Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией (далее – ЭК) или ЦЭК организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.
154. Сводная номенклатура дел подлежит составлению на текущий год при создании новой организации, а также пересоставлению при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре организации.
155. Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.
Сводные номенклатуры дел иных организаций согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.
156. Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются в трех экземплярах. Сводные номенклатуры дел иных организаций составляются в двух экземплярах.
Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий – в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации для согласования в соответствии с требованиями пункта 155 настоящей Инструкции.
157. После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.
158. Номенклатуры дел структурных подразделений составляются по форме согласно приложению 11.
Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), ЭК этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения.
159. При наличии в организации общественной организации (профессионального союза и др.) ее номенклатура дел составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Документы общественной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом.
160. При составлении номенклатуры дел используются устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, инструкция по делопроизводству организации, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.
161. В номенклатуру дел включаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.
В номенклатуру дел также включаются дела, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.
В номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, вспомогательные документы (печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и так далее), указатели и другое).
162. Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.
Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации и (или) управленческие функции или направления деятельности организации.
163. Сводная номенклатура дел составляется, как правило, по структурному принципу (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации).
Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурному принципу, являются наименования структурных подразделений организации.
Например:
1. Общий отдел
2. Отдел экономического прогнозирования
3. Производственно-технический отдел
4. Отдел капитального строительства
5. Отдел охраны труда
6. Служба главного механика и энергетика
7. Отдел технического контроля
8. Финансовый отдел
9. Бухгалтерия
10. Отдел организации труда и заработной платы
11. Отдел кадров
12. Отдел материально-технического обеспечения и сбыта продукции
13. Юридический отдел
14–20. Цеха
21–25. Лаборатории
26. Архив
27. Профессиональный союз.
Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу, являются наименования структурных подразделений организации и управленческие функции или направления деятельности организации.
Например:
1. Руководство
2. Организационно-методическая работа
3. Спортивно-массовая работа
4. Тренерский совет
5. Бухгалтерия
6. Отдел кадров
7. Архив
8. Профессиональный союз.
В бесструктурных организациях, а также в организациях с часто меняющейся структурой номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации). Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, являются управленческие функции или направления деятельности организации.
Например:
1. Руководство
2. Планирование
3. Производственная деятельность
4. Финансирование
5. Учет и отчетность
6. Работа с кадрами
7. Работа архива.
Независимо от принципа построения сводной номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.
Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов.
164. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4.
165. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой:
165.1. в графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).
Например:
1-1, 1-2; 2-1, 2-2, 2-3
При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой «0».
Например:
01-01, 01-02; 02-01, 02-02, 02-03
В сводной номенклатуре дел однородным делам, включенным в различные разделы (подразделы), присваиваются одинаковые заголовки.
Например:
1-5 Приказы директора института по основной деятельности
2-5 Приказы директора института по основной деятельности. Копии
3-5 Приказы директора института по основной деятельности. Копии.
Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.
В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года;
165.2. в графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел.
Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.
В состав заголовка включаются указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела.
В заголовки определенных категорий дел дополнительно включаются:
указание автора документов (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или наименование должности лица, издавшего документ);
Например:
Приказы директора института по основной деятельности
указание адресата или корреспондента документов;
Например:
Переписка с Министерством юстиции Республики Беларусь о проведении обязательной юридической экспертизы нормативных правовых актов
географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела;
Например:
Отчеты средних школ Борисовского, Дзержинского и Крупского районов Минской области об учебно-методической работе
даты (период), к которым относится содержание документов дела;
Например:
Отчеты государственных архивов о комплектовании документами личного происхождения в 2001–2006 гг.
указание на копийность документов, включенных в дело.
Например:
Приказы директора института по основной деятельности. Копии
Термин «Документы» используется в заголовке:
при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида документов, включенных в дело;
Например:
Документы о строительстве спортивного комплекса (финансовый отчет, сметы, справки и др.)
при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо документу или группе документов.
Например:
Документы к протоколам заседаний коллегии министерства за 2007 год
Термин «Дело» используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения.
Например:
Дело о рассмотрении жалобы Иванова И.И.
Термин «Дело» употребляется в названиях личных, судебных, арбитражных дел.
В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.
Например:
Переписка с Министерством здравоохранения Республики Беларусь, торгово-производственным республиканским унитарным предприятием «Белфармация» о поставке лекарственных средств
Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.
Например:
Переписка с исполнительными комитетами областей и г. Минска о распределении молодых специалистов
Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.
Например:
Переписка о заключении договоров на поставку материалов и комплектующих
В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы.
Например:
Планы работы структурных подразделений института на IV кв. 2007 г.
Квартальные отчеты о работе структурных подразделений института за 2007 год
Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование …», «Рассмотрение …», «Обеспечение …» и т.д.).
В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.
Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:
нормативные правовые акты (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);
учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о государственной регистрации и др.);
распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);
распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);
организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);
протоколы;
планы;
отчеты;
договоры;
справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);
переписка;
учетно-регистрационные формы.
Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры.
Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты – перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями – перед перепиской с иными организациями и т.д.
Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту;
165.3. графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком;
165.4. в графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения дел, номера пунктов согласно нормативным правовым актам, локальным правовым актам, устанавливающим перечень типовых документов с указанием сроков хранения и (или) перечни документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения (далее – ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения), а также перечни документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения (далее – перечни документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения).
Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, указанных в части первой настоящего подпункта, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов или государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов), ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций).
В деятельности организации могут образовываться документы временного хранения, срок хранения которых после проведения экспертизы ценности может продлеваться. К сроку хранения таких документов и дел добавляется отметка «ЭПК».
Например:
15 л. ЭПК
п. 278;
165.5. в графе 5 «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов с указанием сроков хранения и (или) ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения, а также перечнях документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения, об электронных делах, содержащих документы в электронном виде (ЭД), информационных ресурсах (ИР), гибридных делах (ГД) и др.
166. В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых актов, локальных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.
167. По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 12. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественной организации) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественной организации).
Сведения, содержащиеся в итоговой записи сводной номенклатуры дел, передаются в архив организации. Отметка «Итоговые сведения переданы в архив организации» подписывается и датируется лицом, передавшим сведения.
ГЛАВА 11
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
168. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел.
Документы формируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В бесструктурных организациях формирование дел осуществляют лицо, выполняющее функции службы ДОУ в организации, и работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации.
Контроль за правильным формированием дел в делопроизводстве осуществляют служба ДОУ и архив организации. Правильность формирования дел проверяется при передаче дел в архив организации и в государственный архив, если организация является источником комплектования государственного архива.
169. Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов «В дело №». При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.
170. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел.
Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.
В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.
Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела.
171. Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.
172. Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров.
Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела и систематизируются в порядке возрастания их номеров.
Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения.
Распорядительные документы определенной разновидности, регистрируемые отдельно в соответствии с требованиями подпунктов 142.3 и 142.4 пункта 142 настоящей Инструкции, группируются в отдельные дела.
Организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатные расписания и другое), как правило, формируются в отдельные дела независимо от способа их утверждения. Организационные документы, утвержденные распорядительными документами, могут формироваться в дела вместе с указанными документами как приложения к ним.
Протоколы в делах систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.
Протоколы группируются в дела отдельно по видам (например, протоколы заседаний аттестационной комиссии, протоколы заседаний экспертной комиссии и другое) и систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.
Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, или отчет за 2006 год, составленный в 2007 году, должны быть отнесены к 2006 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.
Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним – ответный документ.
Документы личного дела систематизируются в порядке, установленном актами законодательства.
Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением, группируются в самостоятельные дела и систематизируются в хронологическом или алфавитном порядке. Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, содержащие предложения по улучшению деятельности организаций, индивидуальных предпринимателей, совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества, группируются отдельно. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения и документы, связанные с их рассмотрением, систематизируются в деле вместе с предыдущими.
Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий.
ГЛАВА 12
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
173. Экспертиза ценности документов – это определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.
174. Экспертиза ценности документов в организации осуществляется постоянно действующей ЭК. В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации, создаются постоянно действующие ЦЭК.
ЦЭК (ЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Положения о ЦЭК (ЭК) организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами, иных организаций – с ЦЭК вышестоящих организаций.
175. ЦЭК (ЭК) создается в составе не менее 3 человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается заместитель руководителя организации, членами – руководитель службы ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ), заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) организации, главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего архива. Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.
176. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:
проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения в соответствии с законодательством;
согласование проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений, типовых и примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов с указанием сроков хранения, методических документов по делопроизводству;
ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, актов об отсутствии дел, актов о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны;
подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, перечнями документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения, и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивов;
осуществление методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений и подчиненных (входящих в состав, систему) органов, организаций;
принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и работы архива организации и подчиненных (входящих в состав, систему) органов, организаций.
177. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЦЭК (ЭК) может закрепляться также в приказе (распоряжении) руководителя организации.
178. Непосредственный отбор документов на хранение в архив организации и выделение к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы.
Принципы, критерии и порядок проведения экспертизы ценности документов определяются актами законодательства.
179. По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
ГЛАВА 13
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
180. Дела организации подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве и при подготовке к передаче в архив организации.
Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы. В бесструктурных организациях оформление дел осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации.
Оформление дел осуществляется под контролем и при методической помощи службы ДОУ и архива организации. Правильность оформления дел проверяется при передаче дел в архив организации и в государственный архив, если организация является источником комплектования государственного архива.
181. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством.
182. Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указываются:
наименование вышестоящей организации;
наименование организации;
наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;
индекс дела по номенклатуре дел;
заголовок дела;
год, в котором заводится дело;
срок хранения дела (тома, части).
183. Полное оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных пунктом 186 настоящей Инструкции);
составление листа-заверителя дела;
оформление и уточнение реквизитов обложки дела;
систематизацию документов дела в соответствии с требованиями главы 11 настоящей Инструкции.
184. Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов, имеющих особенности художественного оформления, материальной основы документа, содержащих в оформлении материальные ценности, или состоящие из неформатных документов (чертежи, рукописи и так далее), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).
185. Листы в деле, кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.
Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно.
Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело.
При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.
Например: 15а, 15б
186. К делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, судебные, следственные, личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 13.
Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле, даты, индексы, заголовки документов и номера листов, на которых расположен каждый документ. Во внутренней описи дел с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилий, собственных имен, отчеств (если таковые имеются) конкретных работников. Если в одном распорядительном документе по личному составу содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером. Если в одном распорядительном документе по личному составу одно предписываемое действие распространяется на широкий круг работников, их фамилии, собственные имена, отчества (если таковые имеются) во внутренней описи допускается не указывать.
Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела.
В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и другое) отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая внутренняя опись и (или) итоговая запись к внутренней описи. Старые внутренняя опись и итоговая запись к ней зачеркиваются одной наклонной чертой, но сохраняются в деле.
187. Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела по форме согласно приложению 14 и помещается в конце дела (тома, части). Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела.
В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).
Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись (новый лист-заверитель дела). Старая заверительная надпись зачеркивается одной наклонной чертой, но сохраняется в деле.
188. Обложки дел оформляются по форме согласно приложению 15. При оформлении обложки дела соблюдаются следующие правила:
188.1. наименование вышестоящей организации, организации и структурного подразделения указываются полностью в именительном падеже. Если организация или вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного наименования в скобках.
Например:
Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь (МНС).
Если в период формирования дела наименования вышестоящей организации, организации или структурного подразделения изменялись или при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение, прежнее наименование заключается в скобки, а выше указывается новое наименование.
Например:
Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь (МНС)
(Государственный налоговый комитет Республики Беларусь);
188.2. индексы и заголовки дел на обложках указываются в соответствии с номенклатурой дел организации. При пересоставлении номенклатуры дел в течение делопроизводственного года и изменении индекса дела прежний индекс заключается в скобки, а новый указывается над ним;
188.3. если в течение делопроизводственного года сформировано несколько томов (частей) дела, то на обложке каждого тома (части) указывается его номер.
Например:
Дело № 1 – 2. Том № 1;
188.4. в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера.
Например:
Приказы № 1 – 30 директора института по основной деятельности.
В заголовках дел с личными карточками или лицевыми счетами, состоящих из двух и более томов, указываются первые буквы фамилий первого и последнего работников, чьи личные карточки или лицевые счета включены в том.
Например:
Дело № 3 – 31. Том № 1
Лицевые счета по начислению заработной платы работникам предприятия за 2020 год. А – М.
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.
Например:
Приказы директора института по основной деятельности. Копии.
Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается;
188.5. на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело).
Дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами.
Например:
Начато: 06.01.2020
Окончено: 15.12.2020.
Датой дела (крайними датами дела) являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами включают только год.
Датой дела, содержащего один документ, является дата этого документа, указываемая в заголовке дела.
Например:
Доклад директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь о работе государственных архивных учреждений Республики Беларусь за 2020 год.
Крайними датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.
Если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, под датой дела делается отметка «Имеются документы за … год(ы)».
Если дело было начато в одной организации, а окончено в другой, на обложке проставляют три даты: дату заведения дела в первой организации, дату поступления в другую организацию и дату окончания дела во второй организации.
Например:
Начато: 06.01.2020
17.06.2020
Окончено: 15.12.2020.
Если дата документа или отдельные ее элементы определены приблизительно, в том числе на основании анализа содержания документов дела, то при оформлении на обложке они заключаются в квадратные скобки.
Например:
[Не ранее 21.08.2018]
или:
[Не позднее 2015 г.]
или:
[20.08.2013];
188.6. количество листов в деле выносится на обложку из листа-заверителя дела;
188.7. срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации после сверки его с перечнем документов с указанием сроков хранения. На обложках дел постоянного хранения указывается: «Хранить постоянно»;
188.8. при внесении дела в опись на обложке дела проставляется архивный шифр (номер фонда, описи и дела по описи);
188.9. на обложке дела, подлежащего передаче в государственный архив, предусматривается место для наименования соответствующего государственного архива. Наименование государственного архива на обложке оформляется в государственном архиве после передачи-приема дела.
189. Дела временного (до 10 лет) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются.
ГЛАВА 14
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
190. Опись дел – это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета.
191. Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.). В описи дел включаются дела, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке.
На электронные дела составляются отдельные описи в порядке, установленном Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях и Правилами работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 20.
192. Описи дел составляются в структурных подразделениях (в бесструктурных организациях – работниками, ответственными за соответствующие направления деятельности или выполнение функций) (далее – описи дел структурных подразделений) и в архиве организации (далее – сводные описи дел).
193. В структурных подразделениях описи дел составляются под методическим руководством архива организации по форме согласно приложению 16.
194. Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений (работники, ответственные за соответствующие направления деятельности или выполнение функций).
195. Перед внесением заголовков дел в опись проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации, производится полистный просмотр дел. При просмотре дела проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета, нумерация листов дела, наличие и правильность оформления внутренней описи дела в случаях, определенных пунктом 186 настоящей Инструкции, наличие и правильность оформления заверительной надписи. Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях.
При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, то на отсутствующие дела составляется справка с изложением причин их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения (работником, ответственным за соответствующее направление деятельности или выполнение функций) и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации.
196. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие правила:
заголовки дел включаются в опись дел структурного подразделения того года, в котором они были начаты делопроизводством или поступили в организацию для продолжения делопроизводством;
заголовки дел, начатых делопроизводством в одном структурном подразделении, а затем продолженных в другом, включаются в опись дел того структурного подразделения, в котором они были закончены;
заголовки дел с планами, отчетами, сметами включаются в опись дел структурного подразделения того года, на который или за который указанные документы были составлены независимо от даты их составления;
заголовки дел с планами, программами, рассчитанными на несколько лет, включаются в опись дел структурного подразделения по начальному году действия указанных документов;
дела с итоговыми отчетами о выполнении таких планов, программ включаются в опись дел структурного подразделения по последнему году действия плана, программы;
заголовок каждого дела (тома, части) вносится в опись дел структурного подразделения под самостоятельным порядковым номером;
заголовки дел вносятся в опись дел структурного подразделения в последовательности, установленной схемой систематизации дел фонда, как правило, согласно систематизации дел в номенклатуре дел;
в опись дел структурного подразделения по личному составу заголовки дел вносятся и систематизируются по номинальному признаку;
порядок нумерации дел в описи дел структурного подразделения – валовый;
графы описи дел структурного подразделения заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в годовой раздел описи дел структурного подразделения подряд нескольких дел с однородными заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел допускается обозначать словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся полностью;
Например:
Документы о строительстве Ледового дворца в г. Барановичи Брестской области (финансовый отчет, сметы, справки и др.)
То же в г. Молодечно Минской области;
на каждом новом листе описи дел структурного подразделения заголовок воспроизводится полностью, перенос текста заголовка на другую страницу описи дел структурного подразделения не допускается;
при внесении в опись дел структурного подразделения копий документов в заголовках соответствующих дел указывается копийность документов;
переходящие дела, содержащие документы за несколько лет, включаются в опись дел структурного подразделения по году заведения;
при составлении описей дел структурного подразделения последующих лет, в течение которых формирование переходящих дел было продолжено, в них за последней описательной строкой каждого года делаются ссылки на номера дел по описи дел структурного подразделения того года, в которую эти переходящие дела были включены;
Например:
Документы за 2020 год см. также в описи № 3/2019 за 2019 год, дела № 10, 15;
графа описи дел структурного подразделения «Примечание» используется для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и тому подобном.
197. Описи дел структурных подразделений имеют номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения – «в».
198. В конце описи дел структурного подразделения (за последней описательной строкой) составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
199. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления, согласовывается руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при наличии) и утверждается руководителем структурного подразделения.
200. Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, а при наличии ЭК структурного подразделения – в трех. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания ЭК.
201. На обложках дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел в соответствии с описью дел структурного подразделения.
202. По описям дел структурных подразделений документы сдаются в архив организации. На основе описей дел структурных подразделений в архиве организации составляются годовые разделы сводных описей дел.
203. При наличии в организации общественной организации (профессионального союза и др.) ее документы включаются в отдельную опись дел, составляемую по форме, установленной для описей дел структурных подразделений. Дела общественной организации передаются в архив организации в порядке, установленном для передачи дел структурных подразделений, и включаются в годовые разделы сводной описи дел.
ГЛАВА 15
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ
204. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации.
Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством.
Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями главы 14 настоящей Инструкции.
205. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по описям или по номенклатуре дел.
206. Дела передаются в архив организации по графику. График составляется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.
При передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.
Дела передаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи в графе примечание каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии или отсутствии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.
Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи на обе стороны. Дела доставляются в архив работниками структурных подразделений.
2061. Передача документов в электронном виде в архив организации осуществляется в порядке, установленном Правилами работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций.
ГЛАВА 16
УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ
207. Отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК (ЭК) организации.
208. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
209. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт.
Если в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, включены дела нескольких структурных подразделений, то наименование каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
210. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 17. В акте указываются:
заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел;
Например:
План работы отдела документоведения на 2001 год
или
Планы работы структурных подразделений института
дата или крайние даты дел;
Например:
2001
или
2001–2005
номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет, в том числе по личному составу), номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы выделены к уничтожению;
индексы дел по номенклатуре дел или номера дел по описи;
количество дел (каждый том учитывается как отдельное дело);
сроки хранения дел и номера пунктов по перечню.
Например:
5 л., п. 461
211. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно со сводными описями дел.
Акт, составляемый в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, утверждается руководителем организации после утверждения соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, но в деятельности которой образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после утверждения ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, в деятельности которой не образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
212. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.
Уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством.
ГЛАВА 17
ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
213. С момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.
Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
214. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Электронные носители с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся у секретаря коллегиального органа. Отметки о дате заседания и времени записи делаются на упаковке носителей.
215. Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям организации, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам.
Выдача документов и дел в пользование другому структурному подразделению организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения.
Выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации.
Выдача документов и дел гражданам осуществляется в соответствии с законодательством.
Документы, находящиеся на оперативном хранении в организации, могут быть изъяты в ходе предварительного расследования, судебного разбирательства, исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном законодательством.
Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа.
216. Для контроля за возвратом на место выданного (изъятого) из дела документа помещается листок-заместитель, оформляемый по форме согласно приложению 18. Для контроля за возвратом дел составляется карта-заместитель дела, оформляемая по форме согласно приложению 19.
ГЛАВА 18
ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ
217. Исключен.
218. Форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются организацией, если иное не установлено законодательством.
Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, согласовывают используемые форматы документов в электронном виде с уполномоченным государственным архивным учреждением.
Используемые форматы должны обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде и полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в том числе при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др.
Допустимыми форматами документов в электронном виде являются:
Portable Document Format / A (PDF/A);
Office Open XML (DOCX);
OpenDocument Format (ODT).
Допустимыми форматами для электронных отображений документов на бумажных носителях являются:
Portable Network Graphics (PNG);
Tagged Image File Format (TIFF);
Joint Photograph Experts Group (JPEG);
Portable Document Format / A (PDF/A).
Допустимые форматы электронных копий документов на бумажных носителях определены Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях.
219. Подготовка документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным настоящей Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
220. Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) при его внешнем представлении должно соответствовать требованиям, установленным пунктом 35 настоящей Инструкции.
221. В документах в электронном виде при оформлении реквизитов, в состав которых входит собственноручная подпись, все элементы таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа. В качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП, за исключением случаев, указанных в пункте 222 настоящей Инструкции.
Использование ЭЦП осуществляется в соответствии с требованиями законодательства, в том числе предъявляемым к средствам выработки и проверки ЭЦП.
222. Инструкцией по делопроизводству организации и (или) иными локальными правовыми актами организации могут быть установлены правила подписания, согласования, утверждения внутренних документов в электронном виде (за исключением локальных правовых актов) без использования ЭЦП, если законодательством не установлено иное. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ.
Отправка документов в электронном виде без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) – автора документа, если законодательством не установлено иное.
При осуществлении внешнего согласования проектов документов в электронном виде в качестве эквивалента собственноручной подписи, входящей в состав реквизита «Гриф согласования», используется ЭЦП. Согласование документа без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ, и совместимы между собой, если законодательством не установлено иное.
Отсутствие ЭЦП допустимо для документов (за исключением электронных документов) информационно-справочного характера и (или) не подлежащих регистрации, а также для электронных отображений документов на бумажном носителе.
223. При подготовке документов в электронном виде могут использоваться шаблоны. Шаблоны разрабатываются на основе унифицированных форм документов службой ДОУ организации.
224. Прием и отправка документов в электронном виде осуществляется, как правило, службой ДОУ.
Допускается прием и отправка документов в электронном виде структурными подразделениями (работниками) организации без участия службы ДОУ. Перечень категорий документов в электронном виде, прием и отправка которых осуществляется структурными подразделениями (работниками) организации самостоятельно, разрабатывается службой ДОУ и утверждается руководителем организации.
После отправки документа в электронном виде, удостоверенного в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, досылка его экземпляра на бумажном носителе не требуется, если законодательством не установлено иное.
2241. При получении документов в электронном виде, в том числе подписанных ЭЦП, проверяется их подлинность и целостность, наличие всех указанных приложений, возможность их воспроизведения, отсутствие компьютерных вирусов и т.д.
225. Исключен.
226. Исключен.
2261. При положительном результате проверки документы подлежат дальнейшей обработке.
В случае обнаружения ошибок (отрицательных результатов проверки ЭЦП, отсутствия приложений, некорректного воспроизведения содержания, наличия компьютерных вирусов и т.д.) организации-отправителю направляется уведомление.
227. Документы в электронном виде подлежат регистрации в соответствии с требованиями пункта 139 настоящей Инструкции.
Дополнительно при регистрации документов в электронном виде могут использоваться реквизиты «Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ», «Адрес хранения документа в электронном виде», «Внутренняя переадресация документа по исполнителям», «Наличие приложений к документу», «Способ доставки документа» (по информационно-телекоммуникационной сети, на съемном носителе и др.) и др.
228. Исключен.
229. Во входящих и внутренних документах информация, содержащаяся в реквизитах «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», отметке об ознакомлении с документом, иных служебных отметках, при работе с документами в электронном виде не вносится в их формуляр (общую часть электронного документа).
Данная информация отражается в регистрационных формах (РКК или журнале) на бумажном или электронном носителе и при необходимости прикрепляется в виде отдельных файлов (информационных объектов) к регистрируемому (учитываемому) документу в электронном виде.
230. Регистрационно-учетные данные о документах в электронном виде и связи между ними и самими документами сохраняются в неизменном и доступном для воспроизведения и восприятия человеком виде на протяжении всего жизненного цикла документов. При передаче документов в электронном виде внутри организации или при отправке за пределы организации вместе с ними передаются их регистрационно-учетные данные.
231. При пересылке по электронной почте документ в электронном виде оформляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией, и прикрепляется в виде приложения (файла) к электронному письму.
232. Документы в электронном виде, в том числе отправляемые (получаемые) по каналам электронной почты, допускается:
экспортировать во внешние по отношению к почтовой системе электронные файлы;
экспортировать в АС ДОУ;
распечатывать на бумажном носителе.
233. При экспорте документа в электронном виде, отправленного (полученного) по каналам электронной почты, во внешний по отношению к почтовой системе файл или АС ДОУ с документом экспортируется (распечатывается) сопроводительное электронное письмо, включая информацию, содержащуюся в заголовочной части электронного письма (сведения об электронном адресе отправителя (получателя), дате отправки, дате получения, теме письма, о путях прохождения электронного письма по информационно-коммуникационным каналам связи, идентификаторе письма в информационной системе и др.), если документ не содержит реквизит «Дата документа», в иных случаях, когда указанная информация необходима для подтверждения факта и условий отправки (получения) документа и (или) может быть использована в справочных и доказательных целях.
234. При хранении и использовании документов в электронном виде, в том числе отправленных (полученных) по каналам электронной почты, обеспечивается их доступность для всех заинтересованных работников организации в соответствии с установленными обязанностями и правами доступа.
235. Контроль исполнения документов в электронном виде осуществляется с учетом требований главы 9 настоящей Инструкции.
Контроль исполнения документов в электронном виде обеспечивается тем же структурным подразделением (должностным лицом), которое в соответствии с локальными правовыми актами обеспечивает контроль исполнения документов на бумажных носителях.
236. Документы в электронном виде подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе.
В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке. При отсутствии бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе.
Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения. Организация вправе разработать аналогичный перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения, за исключением документов с отметкой «ЭПК».
При наличии идентичных по содержанию документов в электронном виде и на бумажном носителе документы в электронном виде хранятся до минования надобности. Уничтожение документов в электронном виде постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется не ранее утверждения в установленном порядке годовых разделов сводных описей дел, содержащих документы на бумажном носителе.
237. Формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях, указанных в главах 11 и 13 настоящей Инструкции.
В деятельности организаций допускается формирование гибридных дел в том случае, когда в пределах одного дела объединяются документы, часть которых поступила в организацию по каналам электросвязи или была создана в организации в виде документа в электронном виде, а часть документов поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе. При этом в номенклатуре дел делается отметка в соответствии с подпунктом 165.5 пункта 165 настоящей Инструкции.
Гибридное дело существует только на стадии оперативного хранения. Гибридные дела временного (до 10 лет) хранения после окончания делопроизводственного года не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков.
В организациях, в архивах которых созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, гибридные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при подготовке к передаче в архив организации подлежат полному оформлению в два самостоятельных дела: документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе, документы в электронном виде формируются в электронное дело. Указанным делам присваивается одинаковый индекс по номенклатуре дел и заголовок.
В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, не допускается формировать гибридные дела документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В случае поступления таких документов в организацию по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота и на бумажном носителе применяются требования частей второй и третьей пункта 236 настоящей Инструкции.
Особенности формирования и оформления электронных и гибридных дел отражаются в инструкции по делопроизводству организации.
238. Место хранения электронных и гибридных дел до их передачи в архив или выделения к уничтожению с указанием при необходимости названия информационной системы организации, в которой они хранятся, определяется организацией самостоятельно и закрепляется в номенклатуре дел и (или) ином локальном правовом акте, утверждаемом руководителем организации.
239. Экспертиза ценности документов в электронном виде осуществляется в порядке, установленном главой 12 настоящей Инструкции, а также иными актами законодательства.
240. Передача в архив и выделение к уничтожению электронных дел и документов в электронном виде осуществляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и иных актов законодательства.
|
Приложение 1 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Табель унифицированных форм документов
|
УТВЕРЖДАЮ |
||
|
(наименование должности |
||
|
__________________________________ |
||
|
руководителя организации) |
||
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
|
Дата |
|
Наиме- |
Дата утвержде- |
Подразде- |
Согласование |
Подпись |
Утверждение |
Печать |
Перио- |
При- |
|
|
внут- |
внеш- |
||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
Наименование должности руководителя |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 2 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Список на рассылку
_______________________________________________________________
(название, дата, индекс документа)
|
Наименование организации и (или) структурного подразделения, должностного лица – адресата |
Почтовый адрес |
Количество экземпляров |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Наименование должности руководителя |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 3 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
|
Найменне вышэйстаячай арганізацыі |
Наименование вышестоящей организации |
|
|
___________ № ____________ |
Адресат |
Заголовок к тексту
|
Текст |
||
|
Наименование должности |
Расшифровка подписи |
|
|
Фамилия исполнителя 000 00 00 |
|
Приложение 6 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Регистрационно-контрольная карточка
Лицевая сторона
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
31 |
|
Срок исполнения |
Название вида документа |
Автор (корреспондент) |
||||||||||||||||||||||||||||
|
Дата и индекс поступления |
Дата и индекс документа |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Заголовок (краткое содержание) |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Резолюция или кому направлен документ |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Отметка об исполнении документа |
Оборотная сторона
|
Контрольные отметки |
||
|
Фонд № |
Опись № |
Дело № |
|
Приложение 7 к Инструкции по делопроизводству |
Состав и правила заполнения обязательных реквизитов РКК
|
Реквизиты |
Пояснения к заполнению |
|
1 |
2 |
|
Название вида документа |
Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется |
|
Автор (корреспондент) |
При регистрации поступившего документа записывается наименование организации – автора документа. При регистрации исходящего документа записывается наименование организации-корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации |
|
Дата и индекс поступления |
Заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов |
|
Дата и индекс документа |
Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа |
|
Заголовок (краткое содержание) |
Переносится заголовок, сформулированный на документе |
|
Резолюция или кому направлен документ |
Переносится текст резолюции руководителя |
|
Срок исполнения |
Проставляется дата (число, месяц, год), к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа |
|
Отметка об исполнении документа |
Проставляется индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ после исполнения, кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс ответного документа |
|
Приложение 8 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Журнал регистрации входящих документов
|
Дата поступления и индекс документа |
Корреспондент, дата и индекс поступившего документа |
Краткое содержание |
Резолюция или кому направлен документ |
Срок исполнения |
Отметка об исполнении документа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Приложение 9 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Журнал регистрации исходящих документов
|
Дата и индекс документа |
Корреспондент |
Краткое содержание документа |
Отметка об исполнении документа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Приложение 10 к Инструкции по делопроизводству |
Форма номенклатуры дел организации
|
Наименование вышестоящей организации (место составления) на _____________ год |
УТВЕРЖДАЮ (наименование должности _______________________________ руководителя организации) |
|
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
|
Дата |
|
Индекс дела |
Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) |
Кол-во дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Номенклатура дел составлена на основании _______________________________________
(названия и выходные данные нормативных
___________________________________________________________________________
правовых актов, локальных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел)
|
Наименование должности руководителя |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Заведующий архивом (наименование |
|||
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
||
|
Дата |
|
СОГЛАСОВАНО _________________________________________ (наименование организации) ____________ № ____________ |
СОГЛАСОВАНО* _____________________________________________ (наименование _____________________________________________ государственного архива или _____________________________________________ структурного подразделения по архивам и _____________________________________________ делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, _____________________________________________ вышестоящей организации) _________________ № _________________________ |
______________________________
*В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов и не имеющих вышестоящего органа управления, не оформляется.
|
Приложение 11 к Инструкции по делопроизводству |
Форма номенклатуры дел структурного подразделения (общественной организации) организации
|
Наименование организации (место составления) на _____________ год |
|
Индекс дела |
Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) |
Кол-во дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Номенклатура дел составлена на основании _______________________________________
(названия и выходные данные нормативных
___________________________________________________________________________
правовых актов, локальных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел)
|
Наименование должности руководителя |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Заведующий архивом (наименование |
|||
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
||
|
Дата |
|
СОГЛАСОВАНО* (наименование структурного подразделения) ____________ № _______________________ |
______________________________
*Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.
|
Приложение 12 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в _____ году в _______________________________
(наименование организации)
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой «ЭПК» |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного, |
|||
|
Временного (свыше 10 лет), |
|||
|
Временного (до 10 лет), |
|||
|
ИТОГО |
|
Наименование должности руководителя |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
Итоговые сведения переданы в архив организации.
|
Наименование должности лица, |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
|
Приложение 13 к Инструкции по делопроизводству |
Форма внутренней описи документов дела
Внутренняя опись
документов дела № ____
|
№ |
Дата документа |
Индекс документа |
Название и (или) заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого _____________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ___________________________________________
(цифрами и прописью)
|
Наименование должности лица, составившего |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
|
Приложение 14 к Инструкции по делопроизводству |
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано _______________________________________
(цифрами и прописью)
лист(ов), в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
+ листов внутренней описи:
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
|
Наименование должности лица, |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
|
Приложение 15 к Инструкции по делопроизводству |
Форма обложки дела
|
Ф. № _____________________ |
||
|
________________________________________________________________________ (наименование государственного архива)* ________________________________________________________________________ (наименование вышестоящей организации) ________________________________________________________________________ (наименование организации) ________________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения (общественной организации), ________________________________________________________________________ функции или направления деятельности) Дело № ________________ Том № ___________ (заголовок дела) _______________________ дата (крайние даты) На ______________ листах Хранить _______________ |
||
|
Ф. № _______________ |
||
______________________________
*Оформляется в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, при передаче дела (тома, части) в государственный архив.
|
Приложение 16 к Инструкции по делопроизводству |
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации
|
Наименование организации (наименование категории дел) за _____________ год |
УТВЕРЖДАЮ (наименование должности ____________________________________ руководителя структурного ____________________________________ подразделения (общественной ____________________________________ организации) |
|
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
|
Дата |
|
№ |
Индекс дела (тома, части) |
Название раздела, заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) |
Срок хранения дела (тома, части)* |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
В данную опись внесено ______________________________________________________
(цифрами и прописью)
дел с № ________________________ по № ___________________________ в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
|
Наименование должности руководителя |
|||
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
||
|
Дата |
|
СОГЛАСОВАНО** (наименование структурного подразделения) _________________________ № ______________ |
Передал _____________________________ дел и _________________________________
|
(цифрами и прописью) |
(цифрами и прописью) |
регистрационно-контрольных карточек к документам.
|
Наименование должности работника, |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
Принял _________________________________ дел и _______________________________
|
(цифрами и прописью) |
(цифрами и прописью) |
регистрационно-контрольных карточек к документам.
|
Наименование должности работника |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
|
Дата |
______________________________
*Графа 6 не оформляется в описях дел постоянного хранения.
**Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.
|
Приложение 17 к Инструкции по делопроизводству |
Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению
|
Наименование вышестоящей организации (место составления) |
УТВЕРЖДАЮ (наименование должности ____________________________________ руководителя организации) |
|
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
|
Дата |
О выделении к уничтожению
документов и дел, не подлежащих
хранению
На основании _______________________________________________________________
(названия и выходные данные нормативных правовых актов, локальных
___________________________________________________________________________
правовых актов, использованных при проведении экспертизы ценности)
отобраны к уничтожению как не имеющие исторической, научной, социальной, экономической, политической или культурной ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда №* ________________________________
(название фонда)
|
№ |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Номера номенклатур (описей) за год(ы) |
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи |
Кол-во дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Итого __________________________________________ дел за ________________ год(ы).
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____________________________ год(ы) утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК, ЦЭК) _____________________________
___________________________________________________________________________
(наименование государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству
___________________________________________________________________________
областных (Минского городского) исполнительных комитетов или вышестоящей организации)
(протокол ___________ № _________)
|
Наименование должности лица, |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
СОГЛАСОВАНО (наименование организации) ____________ № ___________________ |
СОГЛАСОВАНО** (наименование _____________________________________ государственного архива или _____________________________________ структурного подразделения по архивам и _____________________________________ делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, _____________________________________ вышестоящей организации) _________________ № __________________ |
Документы в количестве ___________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом _____________ кг сданы в _______________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________ № ____________
|
Наименование должности работника |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
Изменения в учетные документы внесены.
|
Наименование должности работника |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
______________________________
*Номер фонда указывается в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов.
**Оформляется в актах о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
|
Приложение 18 к Инструкции по делопроизводству |
Форма листка-заместителя документа
Вид документа _______________________________ Дата __________ Индекс ___________
Корреспондент ______________________________________________________________
Заголовок (или краткое содержание документа) ____________________________________
___________________________________________________________________________
Выдан _____________________________________________________________________
(дата выдачи)
|
Выдал _____________________________ |
Получил ___________________________ |
|
(наименование должности, подпись, |
(наименование должности, подпись, |
|
____________________________ |
____________________________ |
|
расшифровка подписи лица, |
расшифровка подписи лица, |
|
____________________________ |
____________________________ |
|
выдавшего документ) |
которому выдан документ) |
|
Приложение 19 к Инструкции по делопроизводству |
Форма карты-заместителя дела
Наименование организации
Наименование структурного
подразделения
Дело № ____________________________________________________________________
(индекс по номенклатуре дел или номер по описи и заголовок)
Выдано _____________________ во временное пользование до ______________________
|
(дата выдачи) |
(дата возврата) |
|
Выдал _____________________________ |
Получил ___________________________ |
|
(наименование должности, подпись, |
(наименование должности, подпись, |
|
_____________________________ |
____________________________ |
|
расшифровка подписи лица, |
расшифровка подписи лица, |
|
_____________________________ |
____________________________ |
|
выдавшего дело) |
которому выдано дело) |
|
Приложение 20 к Инструкции |
ПЕРЕЧЕНЬ
документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде
1. Протоколы собраний работников структурных подразделений организаций
2. Протоколы оперативных совещаний у руководства организаций и документы к ним
3. Проекты приказов, распоряжений руководителей организаций
4. Проекты уставов организаций, документы по их разработке (докладные записки, справки, сведения, отзывы и др.)
5. Проекты регламентов, инструкций, правил, положений, методических указаний и рекомендаций
6. Переписка о разработке, применении и разъяснении регламентов, инструкций, правил, положений, методических указаний и рекомендаций
7. Регистрационные карточки об административных правонарушениях
8. Журналы регистрации протоколов и постановлений об административных правонарушениях
9. Аудиторские заключения (в аудиторских организациях, у аудиторов, осуществляющих деятельность в качестве индивидуальных предпринимателей)
10. Письменная информация (отчеты) по результатам проведения аудита в аудиторских организациях, у аудиторов, осуществляющих деятельность в качестве индивидуальных предпринимателей)
11. Книги регистрации заключенных договоров оказания аудиторских услуг
12. Документы о разъяснении порядка применения актов законодательства (информации, справки, сведения, переписка и др.)
13. Переписка о заключении и исполнении договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности
14. Журналы регистрации договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности
15. Претензионная переписка
16. Журналы учета претензий и исковых заявлений
17. Книги, журналы учета юридических консультаций
18. Документы о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (докладные записки, справки, анализы, сводки, обзоры, таблицы, переписка и др.) (кроме организаций, в которых они были составлены)
19. Регистрационно-контрольные формы регистрации обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц
20. Регистрационно-контрольные формы регистрации предписаний о надлежащем решении вопросов, изложенных в обращениях граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц
21. Документы о состоянии работы по рассмотрению замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (справки, сводки, переписка и др.) (кроме организаций, в которых они были составлены)
22. Книги учета личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц
23. Документы о рассмотрении обращений граждан и юридических лиц, поступивших в ходе «прямых телефонных линий» (докладные записки, справки, переписка и др.)
24. Регистрационно-контрольные формы регистрации обращений граждан и юридических лиц, поступивших в ходе «прямых телефонных линий»
25. Номенклатуры дел структурных подразделений (общественных организаций, коллегиальных органов) организаций
26. Выписки из номенклатур дел организаций
27. Журналы учета бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь
28. Переписка об организации и совершенствовании деятельности в сфере делопроизводства
29. Документы об анализе и контроле исполнения документов (справки, докладные записки, графики, сводки, контрольные листы и др.)
30. Регистрационно-контрольные формы регистрации постановлений, приказов, распоряжений, решений:
30.1. по административно-хозяйственным вопросам
30.2. о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, досрочном снятии дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)
31. Регистрационно-контрольные формы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов
32. Реестры на отправленную корреспонденцию
33. Заказы, заявки на выполнение работ с использованием компьютерной, множительной техники
34. Журналы, сводки учета работ с использованием компьютерной, множительной техники
35. Переписка об организации и совершенствовании работы архивов организаций
36. Графики приема дел в архивы организаций, графики передачи дел на постоянное хранение в государственные архивы, графики представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии государственного архива или экспертно-проверочной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета
37. Журналы регистрации договоров о продлении сроков временного хранения документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь
38. Журналы регистрации договоров хранения документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь
39. Журналы регистрации договоров хранения документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, передаваемых на постоянное хранение в государственные архивы до истечения сроков их временного хранения в архивах организаций
40. Журналы регистрации договоров хранения документов негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, передаваемых на хранение в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов
41. Описи дел структурных подразделений (общественных организаций, коллегиальных органов) организаций
42. Журналы регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха
43. Заказы на выдачу дел из архива организации в читальный зал
44. Журналы регистрации посещений пользователями читальных залов архивов организаций
45. Карточки регистрации и учета исполнения запросов (тематических запросов)
46. Журналы регистрации пользователей и их личных дел
47. Журналы учета заказов на копирование документов
48. Планы работы организаций (квартальные)
49. Планы работы структурных подразделений (коллегиальных органов) организаций
50. Индивидуальные планы работников
51. Переписка по вопросам планирования
52. Отчеты о выполнении планов работы структурных подразделений (коллегиальных органов) организаций
53. Статистические отчеты по вспомогательным направлениям и видам деятельности организаций
54. Документы о составлении сводных статистических отчетов (таблицы, расчеты, справки и др.)
55. Оперативные отчеты (сведения) о выполнении оперативных планов по направлениям деятельности организаций и их структурных подразделений
56. Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности
57. Бухгалтерская (финансовая) отчетность (квартальная, месячная)
58. Переписка о передаче клиентов и банковских операций из одних банков в другие
59. Переписка об открытии и ведении счетов юридических лиц – нерезидентов
60. Книги учета депонированной заработной платы
61. Отчеты об исполнении бюджетов за отчетный финансовый год, пояснительные записки к ним (квартальные, месячные)
62. Проекты бюджетных смет получателей бюджетных средств
63. Выписки из лицевых счетов с приложениями документов, отчеты о финансировании и остатках бюджетных средств
64. Документы о кредитовании государственных программ (сведения, информации, справки, докладные записки и др.)
65. Отчеты о кредитовании физических и (или) юридических лиц (квартальные, месячные)
66. Отчеты о выданных кредитах (погашенных, просроченных и др.)
67. Отчеты о формировании и использовании специального резерва общих банковских рисков (по которым не выдавался кредит)
68. Переписка о функционировании Кредитного регистра и получении из него информации
69. Документы об аннулировании, внесении изменений и (или) дополнений в кредитные истории (заявления, докладные записки, переписка и др.)
70. Переписка о кредитовании, документарных операциях, банковских гарантиях, лизинге, факторинге, поручительстве и др.
71. Расчеты размеров процентов и платы за пользование кредитными ресурсами
72. Реестры, сопроводительные описи передачи кредитных досье клиентов – физических и (или) юридических лиц в белорусских рублях и иностранной валюте
73. Переписка о фальшивомонетничестве
74. Кассовые планы и отчеты об их выполнении
75. Отчеты о кассовых оборотах банка
76. Справки о кассовых оборотах за день и остатках ценностей
77. Сводные справки о кассовых оборотах за день
78. Отчетные справки об оборотах по продаже аттестованных бриллиантов за день и их остатках
79. Документы о координации деятельности по вопросам организации денежного обращения и перевозки наличных денежных средств, платежных инструкций, драгоценных металлов и драгоценных камней и иных ценностей (далее – перевозка ценностей) (планы, отчеты, графики, заключения и др.)
80. Документы о распределении и остатках денежной наличности (отчеты, заявки, обоснования, сведения, расчеты, решения и др.)
81. Ведомости учета операций по выпуску денег в обращение и изъятию денег из обращения
82. Переписка о реализации банкнот и монет
83. Документы по установлению лимитов остатков денежной наличности в белорусских рублях и иностранной валюте в операционных кассах (заявки, расчеты, заключения, переписка и др.)
84. Заявки на подкрепление денежной наличностью операционной кассы банка
85. Сведения о сроках выплаты заработной платы и других видов доходов
86. Документы об установлении официальных курсов белорусского рубля по отношению к иностранным валютам (распоряжения, информации, списки, переписка и др.)
87. Документы о функционировании обменных пунктов и валютных касс (отчеты, сведения, переписка и др.)
88. Книги учета уничтоженных банкнот
89. Сведения об обеспечении форменной одеждой, обувью, снаряжением к оружию и индивидуальными средствами защиты работников службы инкассации (далее – инкассаторы), работников, в обязанности которых входит осуществление перевозки ценностей
90. Списки организаций (индивидуальных предпринимателей), обслуживаемых инкассаторами
91. Явочные карточки
92. Переписка об инкассации денежной выручки и перевозке ценностей
93. Переписка о получении, сдаче, учете, хранении оружия, боеприпасов и технических средств защиты
94. Журналы учета оружия и боеприпасов
95. Маршруты, графики заездов инкассаторов в организации (к индивидуальным предпринимателям)
96. Отчеты о проведении банковских операций с физическими и (или) юридическими лицами
97. Документы по анализу роста, состава и развития клиентской базы (отчеты, сведения, информации, переписка и др.)
98. Выписки из лицевых счетов по учету валютных операций
99. Переписка об открытии валютных счетов в уполномоченных банках Республики Беларусь
100. Журналы выданных (оплаченных) расчетных чеков
101. Документы об организации работы банкоматов, платежных терминалов, платежно-справочных терминалов самообслуживания, пунктов выдачи наличных денежных средств, организаций торговли и сервиса (акты, анализы, планы, заявки, докладные записки и др.)
102. Переписка по вопросам привлечения денежных средств физических и (или) юридических лиц во вклады (депозиты)
103. Балансы «депо» (оборотные ведомости) депозитария по ценным бумагам
104. Переписка о проведении лотерей
105. Переписка о порядке осуществления арендных отношений
106. Переписка о разъяснении законодательства о занятости населения
107. Документы об организации и проведении ярмарок вакансий, дней организаций (планы, сведения, информации, переписка и др.)
108. Сведения о наличии свободных рабочих мест (вакансий)
109. Регистрационные карточки граждан, обратившихся по вопросам трудоустройства
110. Журналы регистрации документов по осуществлению административных процедур
111. Графики работ (сменности)
112. Документы об учете рабочего времени (сводки, сведения, докладные записки и др.)
113. Календарные планы замены и пересмотра норм труда
114. Переписка по вопросам нормирования и оплаты труда, тарифной системы
115. Фотографии рабочего времени
116. Фотографии времени использования оборудования
117. Документы о результатах проведения хронометража (фотохронометража) трудового процесса (планы, отчеты, справки, карты, расчетные таблицы и др.)
118. Переписка о применении различных форм оплаты труда, об установлении должностных окладов, о применении тарифных сеток, о создании, регулировании и использовании фонда заработной платы
119. Переписка об авариях и несчастных случаях на производстве
120. Сообщения о несчастных случаях на производстве
121. Извещения об острых профессиональных заболеваниях (экстренные) и хронических профессиональных заболеваниях
122. Заявки на лечебно-профилактическое питание и средства индивидуальной защиты для работников, занятых на работе с вредными и (или) опасными условиями труда
123. Переписка о проведении лечебно-профилактических и санитарно-гигиенических мероприятий по охране труда
124. Документы о проведении обязательных медицинских осмотров работающих (предварительных, периодических) (списки, графики, акты, переписка и др.)
125. Документы об организации и проведении обучения по охране труда (учебные планы, учебные программы, списки, переписка и др.)
126. Документы об организации и работе кабинета охраны труда (планы, отчеты, информации, сведения и др.)
127. Документы о наблюдении за состоянием воздушной среды в цехах организаций (протоколы, ежедневные анализы проб, переписка и др.)
128. Переписка о состоянии вентиляционного хозяйства на производстве
129. Переписка о применении и эксплуатации средств электрического освещения в цехах организаций
130. Журналы регистрации огневых работ
131. Переписка о применении социальных стандартов и нормативов по социальной защите населения
132. Переписка об уплате обязательных страховых взносов
133. Ведомости выдачи исходящих документов
134. Реестры передачи исходящих документов
135. Переписка о назначении пенсий
136. Анкеты застрахованных лиц
137. Планы работы по ведению воинского учета и бронирования военнообязанных
138. Документы о ведении воинского учета и бронирования военнообязанных (отчеты, списки, справки и др.)
139. Переписка о ведении воинского учета и бронирования военнообязанных
140. Журналы проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных
141. Журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки
142. Журналы регистрации командировочных удостоверений
143. Графики трудовых отпусков
144. Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении аттестации, установлении квалификации
145. Переписка о проведении аттестации, установлении квалификации
146. Планы распределения педагогической нагрузки между педагогическими работниками и отчеты об их выполнении
147. Индивидуальные планы работы педагогических работников и отчеты об их выполнении
148. Журналы, карточки, ведомости учета выполнения педагогическими работниками педагогической нагрузки, распределения учебных часов
149. Сведения о выполнении педагогической нагрузки педагогическими работниками
150. Переписка об обеспечении учреждений образования учебно-методической документацией, учебными изданиями, иными средствами обучения, необходимыми для организации образовательного процесса
151. Заявки на учебно-методическую документацию, учебные издания, учебно-наглядные пособия, оборудование и иные средства обучения, необходимые для организации образовательного процесса
152. Переписка о допуске к использованию в образовательном процессе учебников, учебных пособий, иных учебных изданий
153. Документы о подготовке к новому учебному году учреждений образования (акты, справки, информации, переписка и др.)
154. Ежедневные планы работы педагогических работников с воспитанниками, планы коррекционно-развивающей работы с воспитанниками с особенностями психофизического развития в учреждениях дошкольного образования
155. Банк данных о детях дошкольного возраста в районе
156. Сведения о движении воспитанников в учреждениях дошкольного образования, в том числе об их законных представителях
157. Сведения о наличии учебных изданий и иных средств обучения, необходимых для организации образовательного процесса в учреждениях дошкольного образования
158. Документы по учету и движению детей в возрасте до 18 лет (списки, отчеты и др.)
159. Расписания учебных занятий, коррекционных, стимулирующих, поддерживающих и факультативных занятий, объединений по интересам (кружков, секций, студий, клубов и др.), выпускных экзаменов в учреждениях общего среднего образования, учреждениях образования, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность, реализующих образовательные программы специального образования (далее – учреждения специального образования)
160. Журналы общежитий учреждений общего среднего образования, специальных общеобразовательных школ (специальных общеобразовательных школ-интернатов), вспомогательных школ (вспомогательных школ-интернатов)
161. Переписка об итоговой аттестации учащихся в порядке экстерната при получении общего базового и общего среднего образования
162. Сведения о дальнейшем жизнеустройстве выпускников учреждений общего среднего образования
163. Документы о переводе обучающихся в иные учреждения специального образования (докладные записки, обоснования, переписка и др.)
164. Журналы учета пропущенных и замененных учебных занятий
165. Информации о жизнеустройстве, патронате выпускников специальных общеобразовательных школ (специальных общеобразовательных школ-интернатов), вспомогательных школ (вспомогательных школ-интернатов) (паспорт патроната выпускника)
166. Программы о профилактике и пресечении курения, употребления алкогольных, слабоалкогольных напитков, пива, наркотических средств, психотропных, токсических и других одурманивающих веществ (кроме организаций, в которых они были составлены)
167. Социальные паспорта учреждений образования
168. Документы о работе педагогов-психологов, педагогов социальных, учителей-дефектологов (планы, отчеты, информации, переписка и др.)
169. Журналы учета индивидуальной и групповой форм работы педагогов-психологов, педагогов социальных, учителей-дефектологов
170. Документы о периодических медицинских осмотрах и прививках воспитанников социально-педагогических учреждений (сведения, списки и др.)
171. Журналы учета пропущенных и замененных уроков
172. Журналы учета занятий с воспитанниками дошкольного возраста
173. Журналы учета посещений неблагополучных семей
174. Журналы учета посещений учреждений образования
175. Журналы учета диагностической работы
176. Единовременные сведения о заболеваемости воспитанников
177. Журналы регистрации воспитанников в карантинной группе
178. Журналы учета санитарно-просветительной работы
179. Санитарные журналы
180. Амбулаторные журналы
181. Журналы учета инфекционных заболеваний
182. Журналы учета физического развития воспитанников
183. Журналы учета осмотра воспитанников на педикулез
184. Журналы диспансерного учета воспитанников
185. Журналы учета прививок
186. Журналы учета травм
187. Журналы учета консультаций
188. Журналы учета договоров о взаимодействии учреждений образования с организациями – заказчиками кадров при подготовке специалистов, рабочих, служащих, заявок на подготовку специалистов, рабочих, служащих
189. Переписка об организации образовательного процесса при реализации образовательной программы подготовки лиц к поступлению в учреждения образования Республики Беларусь
190. Переписка о проведении дней открытых дверей в учреждениях образования
191. Сведения о количестве заявлений от лиц, поступавших для получения профессионально-технического, среднего специального и высшего образования в учреждения образования
192. Журналы регистрации документов лиц, поступающих в учреждения образования для получения профессионально-технического, среднего специального и высшего образования
193. Журналы учета заявлений лиц, обратившихся для участия в профессионально-психологическом собеседовании (тестировании), и принятых решений
194. Отчеты о проведении вступительных испытаний в учреждения образования (кроме организаций, в которых они были составлены)
195. Документы о ходе приема лиц, поступающих в учреждения образования для получения профессионально-технического, среднего специального и высшего образования (справки, информации, списки, докладные записки и др.)
196. Ежедневные сведения о результатах вступительных испытаний в учреждения образования
197. Переписка о приеме и зачислении лиц в учреждения образования
198. Книги учета передачи в отдел кадров (учебную часть) личных дел обучающихся
199. Расписания, графики учебных занятий, факультативных занятий, зачетов (дифференцированных зачетов), экзаменов по учебным предметам (учебным дисциплинам), государственных экзаменов (квалификационных экзаменов), кандидатских зачетов (дифференцированных зачетов) по общеобразовательным дисциплинам, кандидатских экзаменов по общеобразовательным дисциплинам, консультаций, защиты курсовых проектов (курсовых работ), дипломных проектов (дипломных работ), магистерских диссертаций, сетки часов по учебным предметам (учебным дисциплинам)
200. Сводки, ведомости учета посещаемости учебных занятий обучающимися
201. Журналы регистрации консультаций
202. Переписка о проведении экзаменационных сессий и допуске обучающихся к сдаче зачетов (дифференцированных зачетов), экзаменов по учебным предметам (учебным дисциплинам), высылке домашних контрольных работ и другим вопросам
203. Перечни проверочных работ по производственному обучению
204. Перечни квалификационных (пробных) работ
205. Перечни тем курсовых проектов (курсовых работ), дипломных проектов (дипломных работ)
206. Переписка об организации и состоянии заочной формы получения образования
207. Журналы регистрации справок-вызовов обучающихся заочной формы получения образования
208. Журналы учета домашних контрольных работ и курсовых проектов (курсовых работ) обучающихся заочной формы получения образования
209. Документы о проведении республиканских конкурсов профессионального мастерства, технического и декоративно-прикладного творчества, смотров, слетов, выставок и других образовательных мероприятий (положения, протоколы, заявки, анкеты, списки и др.)
210. Списки организаций, на базе которых проводится практика
211. Журналы учета производственного обучения, лабораторных и практических занятий, контрольных работ
212. Переписка об утверждении состава государственных квалификационных (квалификационных) комиссий, государственных экзаменационных комиссий и их председателей
213. Ведомости персонального учета выпускников
214. Планы, ведомости распределения (направления на работу) выпускников
215. Книги учета выдачи справок о самостоятельном трудоустройстве и подтверждений о приеме на работу
216. Книги учета выдачи свидетельств о направлении на работу и подтверждений о приеме на работу
217. Документы о проведении экскурсий (отчеты, информации, дневники, рефераты, переписка и др.)
218. Переписка об утверждении состава государственных экзаменационных комиссий (квалификационных комиссий) и их председателей
219. Документы о государственной регистрации информационных систем и информационных ресурсов (заявки, заключения и др.)
220. Переписка по вопросам материально-технического обеспечения деятельности
221. Журналы учета выдачи конкурсных документов, запросов ценовых предложений
222. Журналы учета выдачи приглашений к участию в процедурах закупок товаров (работ, услуг)
223. Журналы регистрации предложений
224. Журналы регистрации прибытия участников на заседания комиссии
225. Журналы учета договоров о материально-техническом обеспечении
226. Документы о потребности в сырье, материалах, комплектующих и иных товарах (работах, услугах) (сводные ведомости, таблицы, расчеты и др.)
227. Комплектовочные ведомости
228. Документы об условиях и оформлении поставок сырья, материалов, комплектующих и иных товаров (работ, услуг) (справки, сведения, заявки, заказы, переписка и др.)
229. Графики отгрузки сырья, материалов, комплектующих и иных товаров потребителям
230. Документы о выдаче сырья, материалов, комплектующих и иных товаров (обоснования, наряды и др.)
231. Журналы учета сырья, материалов, комплектующих и иных товаров, отправляемых потребителям
232. Грузовые таможенные декларации (декларации на товары)
233. Сводки, ведомости, книги учета отгрузки экспортных товаров
234. Документы о ежедневной отгрузке сырья, материалов, комплектующих и иных товаров (диспетчерские журналы, сводки и др.)
235. Сведения об отгруженных сырье, материалах, комплектующих и иных товарах
236. Отчеты об остатках, поступлении и расходовании сырья, материалов, комплектующих и иных товаров
237. Документы о качестве поступающих и отправляемых сырья, материалов, комплектующих и иных товаров (работ, услуг) (акты, заключения, справки и др.)
238. Переписка о заготовке и отгрузке металлического лома
239. Нормативы складских запасов
240. Переписка об организации складского хранения
241. Переписка о прибытии грузов
242. Переписка о завозе сырья, материалов, комплектующих и иных товаров на склады
243. Требования и копии требований на получение инструментов со складов
244. Книги учета распоряжений на отпуск сырья, материалов, комплектующих и иных товаров со складов
245. Переписка об использовании тары
246. Документы о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни (заявки, сведения, переписка и др.)
247. Графики дежурств работников, журналы учета дежурств работников
248. Документы об оформлении служебных проездных документов, бронировании мест в гостиницах (списки, сведения, переписка и др.)
249. Журналы учета выдачи печатей и штампов
250. Планы, графики профилактических осмотров и текущего ремонта оборудования и инженерных систем
251. Документы о техническом состоянии зданий (помещений), занимаемых организациями (отчеты, справки, сведения и др.)
252. Документы о подготовке зданий (помещений) и оборудования к эксплуатации в осенне-зимний период (планы, графики, переписка и др.)
253. Журналы регистрации договоров о коммунальном обслуживании зданий (сооружений)
254. Переписка о коммунальном обслуживании зданий (сооружений)
255. Переписка о содержании зданий (сооружений) и прилегающей к ним территории в надлежащем техническом и санитарном состоянии
256. Планы мероприятий по экономии тепловой и электрической энергии и отчеты об их выполнении
257. Журналы учета расхода тепловой энергии, потребления электрической энергии, природного газа, воды
258. Журналы учета осмотра и работы лифтов
259. Документы по контролю противопожарного состояния и режима охраны организаций (планы, отчеты, акты, сводки, сведения, переписка и др.)
260. Инструкции о мерах пожарной безопасности
261. Инструкции по эксплуатации систем противопожарного водоснабжения и установок пожарной автоматики
262. Инструкции по тушению пожаров в электроустановках
263. Инструкции по обеспечению эвакуации людей (на объектах с массовым пребыванием людей)
264. Переписка о приобретении пожарной техники, пожарного оборудования, пожарного инвентаря, огнетушителей, огнетушащих веществ и других средств противопожарной защиты
265. Журналы регистрации договоров об организации охраны
266. Схемы дислокации постов охраны
267. Документы о режиме работы охранников и сторожей (графики, расписания и др.)
268. Заявки на оружие, боеприпасы, вещевое имущество для охранников
269. Отчеты об устройстве и эксплуатации технических средств охраны
270. Планы защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера
271. Планы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций
272. Планы гражданской обороны
273. Документы об организации функционирования государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций и гражданской обороны (указания, планы, отчеты, информации и др.)
274. Переписка об организации функционирования государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций и гражданской обороны
275. Переписка о деятельности комиссий по чрезвычайным ситуациям
276. Документы о создании, использовании и восполнении резервов материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций (копии решений, приказов, переписка и др.)
277. Документы о подготовке руководителей, должностных лиц, работников организаций, населения в области защиты от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера (планы, программы, отчеты, переписка и др.)
278. Документы об организации и ведении гражданской обороны (положения, планы, отчеты, переписка и др.)
279. Документы об организации функционирования и подготовке сил гражданской обороны (положения, решения, перечни, организационно-штатные структуры, табели и др.)
280. Документы об обеспечении и использовании специального имущества гражданской обороны (планы, отчеты, сведения и др.)
281. Документы о состоянии и эксплуатации различных видов транспортных средств (справки, докладные записки, сведения, переписка и др.)
282. Документы о наличии и состоянии автомобильных парков, гаражей, мастерских (справки, сведения, переписка и др.)
283. Документы об определении потребности в транспортных средствах и их выделении (заявки, расчеты, переписка и др.)
284. Документы о движении транспортных средств (сводки, сведения, расписания, графики, переписка и др.)
285. Документы о состоянии и развитии внутренней связи (докладные записки, справки, переписка)
286. Документы о ремонте сооружений и средств связи (планы, отчеты, переписка и др.)
287. Журналы регистрации договоров об организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи
288. Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации
289. Схемы линий связи организаций
290. Журналы, книги учета телефонных разговоров
291. Журналы профилактических осмотров оборудования и каналов связи
292. Технические журналы эксплуатации средств связи
293. Документы по подготовке учредительных съездов, конференций, общих и иных учредительных собраний общественных организаций (планы, программы, справки, информации, переписка и др.)
294. Документы об итогах отчетно-выборных кампаний, выполнении решений высших органов общественных организаций (отчеты, справки, протоколы и др.)
295. Переписка об организации и проведении отчетно-выборных кампаний
296. Планы проведения общественных мероприятий
297. Документы о деятельности комиссий общественных организаций (протоколы, акты, ведомости, сведения и др.)
298. Финансовые сметы общественных, первичных общественных организаций
299. Отчеты об исполнении финансовых смет общественных, первичных общественных организаций
300. Документы о поступлении и расходовании членских взносов (отчеты, переписка и др.)
301. Документы об учете членских билетов (отчеты, заявки, акты, сведения и др.)
302. Учетные карточки членов общественных организаций
303. Списки членов общественных организаций
Официальное опубликование правовых актов
ОФИЦИАЛЬНОЕ ОПУБЛИКОВАНИЕ
-
- Сегодня
- Неделя
- Месяц
- ПОИСК
- КАЛЕНДАРЬ ОПУБЛИКОВАНИЯ
-
- Сегодня
- Неделя
- Месяц
- ПОИСК
- КАЛЕНДАРЬ ОПУБЛИКОВАНИЯ
Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44
«Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»
(Зарегистрирован 17.08.2018 № 51922)
Номер опубликования: 0001201808200001
Дата опубликования:
20.08.2018
1
10
20
50
ВСЕ
1 2 3 4 … 99
|
Страница №1 из 99: |
|
1 2 3 4 … 99
Отправить документ
Введите символы
Подробнее
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федерального архивного агентства
от 22 мая 2019 г. № 71
Правила делопроизводства
в государственных органах, органах местного самоуправления
I. Общие положения
1.1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Правила делопроизводства) разработаны в соответствии с подпунктом 3 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239).
1.2. Правила делопроизводства разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления.
1.3. Действие Правил делопроизводства распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления (далее – государственные органы, органы местного самоуправления).
1.4. Требования Правил делопроизводства применяются к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.5. Действие Правил делопроизводства не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.6. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее – обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций устанавливается в государственном органе, органе местного самоуправления в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»[1].
1.7. Организация работы с запросами юридических и физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении информации о деятельности этого органа осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»[2].
Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»[3].
1.8. На основе Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления разрабатывается инструкция по делопроизводству, утверждаемая правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления (далее – инструкция по делопроизводству) после ее согласования[4]:
федеральным органом государственной власти, иным федеральным государственным органом – с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;
органом государственной власти и иным государственным органом субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.
1.9. В органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, использующих единую систему электронного документооборота (далее – СЭД), может применяться инструкция по делопроизводству, устанавливающая единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и/или органах местного самоуправления.
1.10. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.
1.11. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления, возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства (далее – Служба делопроизводства). При его отсутствии обязанности по ведению делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагаются на государственного (муниципального) служащего (работника).
Ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления возлагается на государственных (муниципальных) служащих (работников) данных структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления (далее – делопроизводитель подразделения).
В территориальных органах федерального государственного органа в субъектах Российской Федерации и органах, подведомственных государственному органу субъекта Российской Федерации, организация и ведение делопроизводства осуществляются Службой делопроизводства или государственным служащим (работником), назначенным ответственным за ведение делопроизводства правовым актом соответствующего государственного органа.
1.12. Служба делопроизводства действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем государственного органа, органа местного самоуправления и определяющего наименование Службы делопроизводства, ее структуру, задачи и функции.
Должностные обязанности специалистов Службы делопроизводства и делопроизводителей подразделений государственного органа, органа местного самоуправления устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).
1.13. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива государственного органа, органа местного самоуправления, возвращены в архив.
При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.
1.14. Государственные служащие и работники государственного органа, органа местного самоуправления должны быть ознакомлены с инструкцией по делопроизводству и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления.
1.15. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации[5].
II. Документирование управленческой деятельности
2.1. Состав документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.
2.2. В государственном органе, органе местного самоуправления создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.
2.3. СЭД, используемые в федеральных органах исполнительной власти, должны соответствовать функциональным требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства[6].
2.4. Документы государственного органа, органа местного самоуправления могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Перечень видов документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, подлежит согласованию с федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивного дела и делопроизводства[7].
2.5. Документы государственного органа, органа местного самоуправления оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации[8], герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством субъектов Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления в соответствии с муниципальными правовыми актами, на листах бумаги формата А4.
2.6. Бланки документов государственного органа, органа местного самоуправления разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016[9] и утверждаются в составе инструкции по делопроизводству или правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.
2.7. Состав реквизитов документов, создаваемых в государственном органе, органе местного самоуправления, правила их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016[10].
2.8. Электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.
2.9. Проекты документов, подготовленных государственным органом, органом местного самоуправления подлежат согласованию.
Согласование проекта документа в государственном органе, органе местного самоуправления оформляется визой руководителя структурного подразделения или иного уполномоченного должностного лица.
Проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД, помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.
Согласование проекта документа, созданного в государственном органе, органе местного самоуправления, с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом, письмом о согласовании, а также, в установленных законодательством Российской Федерации случаях, в форме заключений, отзывов, поправок[11].
2.10. Подготовленные, оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им должностным лицом.
Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им должностного лица.
Электронные документы, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица органа государственного органа, органа местного самоуправления, порядок применения которой установлен Федеральным законом от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации[12].
В СЭД государственного органа, органа местного самоуправления могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ.
2.11. На документах, утверждаемых правовыми актами государственного органа, органа местного самоуправления или руководителем государственного органа, органа местного самоуправления (иным уполномоченным им должностным лицом), оформляется гриф утверждения.
2.12. В необходимых случаях собственноручная подпись руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица заверяется печатью государственного органа, органа местного самоуправления с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления).
2.13. Особенности подготовки отдельных видов документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.
III. Организация документооборота
3.1. В процессе документооборота обеспечивается:
-
прием и первичная обработка входящих документов;
-
предварительное рассмотрение входящих документов;
-
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
-
рассмотрение документов руководством;
-
доведение документов до исполнителей;
-
подготовка проектов документов;
-
согласование проектов документов;
-
подписание проектов документов;
-
определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;
-
обработка и отправка исходящих документов.
3.2. Электронный документооборот государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется с использованием СЭД.
Информационные системы государственного органа, органа местного самоуправления, обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.
3.3. Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления, делопроизводители подразделений, а также работники государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей ЭРК).
3.4. Документу (входящему, исходящему, внутреннему) при включении его в СЭД присваивается регистрационный номер. Структура регистрационного номера документа определяется инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.
При включении в СЭД проектов документов, подготовка которых осуществляется государственным органом, органом местного самоуправления, им присваивается учетный внутрисистемный номер.
3.5. Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется в пределах календарного года.
3.6. В документообороте государственного органа, органа местного самоуправления выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.
В составе входящих и исходящих документов выделяются:
-
документы органов государственной власти, органов местного самоуправления; документы территориальных органов государственного органа в субъектах Российской Федерации (при их наличии);
-
документы организаций;
-
парламентские запросы и ответы на них;
-
запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных (представительных) органов субъектов Российской Федерации и депутатов представительных органов местного самоуправления и ответы на них;
-
обращения граждан, организаций, запросы граждан, организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа и/или о предоставлении государственных услуг и ответы на них;
-
документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.
3.7. Доставка и отправка документов в государственном органе, органе местного самоуправления осуществляются видами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД, системы межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), через сайт государственного органа, органа местного самоуправления, посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и/или региональный портал государственных и муниципальных услуг (далее – Портал государственных услуг).
3.8. Организация работы с электронными документами, поступающими и отправляемыми посредством МЭДО, осуществляется в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота[13].
3.9. Прием и первичная обработка входящих документов осуществляется Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления. Прием и первичная обработка запросов граждан, организаций о предоставлении государственных (муниципальных) услуг может осуществляться иным структурным подразделением государственного органа, органа местного самоуправления.
3.10. Все поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления документы на бумажном носителе подлежат первичной обработке, включающей:
-
проверку правильности доставки документов;
-
проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);
-
вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций);
-
проверку целостности входящих документов, включая приложения;
-
уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов);
3.11. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.
О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Службы делопроизводства.
3.12. При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр акта высылается отправителю, 2-й – приобщается к входящему документу, и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.
3.13. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:
-
с отметкой «Лично» – непосредственно адресату;
-
с грифами ограничения доступа – в службу конфиденциального делопроизводства или работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.
3.14. Документы, поступающие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в Службу делопроизводства.
3.15. На всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в государственный орган, орган местного самоуправления.
3.16. Электронные документы, поступившие от других организаций и граждан по электронной почте, посредством СЭД, МЭДО, через сайт государственного органа, органа местного самоуправления в сети «Интернет», Портал государственных услуг принимаются Службой делопроизводства или иным структурным подразделением, в обязанности которого входит организация работы с обращениями и запросами граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, о предоставлении государственных (муниципальных) услуг.
3.17. Порядок информационного взаимодействия государственных органов, органов местного самоуправления посредством обмена документами в электронном виде, перечень видов которых утверждается Правительством Российской Федерации[14], за исключением обмена электронными документами в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг, установлен Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия[15] и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию.
3.18. Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.
3.19. Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена распечатка электронных документов с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.
3.20. Первичная обработка документов завершается их распределением на регистрируемые и нерегистрируемые. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях.
3.21. Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз: в Службе делопроизводства в СЭД, иной информационной системе или ином структурном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления, если на него возложены обязанности по регистрации и организации работы с отдельными видами документов.
3.22. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день, если законодательством Российской Федерации не установлено иное.
3.23. Сведения о входящем документе вносятся в ЭРК СЭД или регистрационно-учетную форму на бумажном носителе, а поступившему документу присваивается регистрационный номер.
3.24. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК документа.
3.25. В целях автоматизации присоединения электронной копии документа к ЭРК, а также для обеспечения быстрого поиска электронной копии документа в СЭД государственного органа может использоваться штриховое кодирование.
3.26. Регистрация (учет) электронных документов в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления – участника МЭДО осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления, учитывающей требования, установленные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере межведомственного электронного документооборота[16].
3.27. Документы на иностранных языках, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления после регистрации в Службе делопроизводства передаются в соответствующее подразделение или работнику государственного органа, органа местного самоуправления для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства. Иная корреспонденция на иностранных языках передается по назначению непосредственно в структурные подразделения.
3.28. Документы, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления подлежат предварительному рассмотрению в целях распределения документов на документы, требующие рассмотрения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, заместителями руководителя государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с их компетенцией, и документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения.
Состав документов, подлежащих предварительному рассмотрению в государственном органе, органе местного самоуправления может быть конкретизирован в инструкции по делопроизводству.
Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы передаются руководству на рассмотрение незамедлительно.
3.29. Результаты рассмотрения документа руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, его заместителями, руководителями подразделений оформляются в виде резолюций (поручений).
Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) вносятся в ЭРК СЭД, после чего исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копии документа).
3.30. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации, включения в СЭД в виде электронных копий и рассмотрения руководством передаются в соответствующие структурные подразделения на исполнение (в случае назначения нескольких исполнителей – по месту нахождения ответственного исполнителя) или остаются в Службе делопроизводства и после исполнения включаются в дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.
3.31. Структурные подразделения (работники) государственного органа, органа местного самоуправления, назначенные в качестве исполнителей по документу (поручению), получают доступ к документу и его ЭРК в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления и организуют работу с документом.
3.32. После принятия руководителем решения по исполнению документа, поступившего по МЭДО, для информирования организации-отправителя Службой делопроизводства должно быть сформировано уведомление о принятии документа к исполнению, а в случае смены ответственного исполнителя (исполнителя) в ходе исполнения документа – уведомление об изменении хода исполнения[17].
3.33. Документы, подготовленные в государственном органе, органе местного самоуправления, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, включаются в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления.
При включении исходящего документа в СЭД сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия отправляемого документа.
Копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.
3.34. Перед включением исходящих документов в СЭД Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.
3.35. Включение исходящих документов, созданных на бумажном носителе, и их регистрация в СЭД осуществляются в день их подписания или на следующий рабочий день.
3.36. При регистрации документа, предназначенного для отправки по МЭДО, в СЭД отправителя должны формироваться сведения, установленные Требованиями к организационно-техническому взаимодействию[18].
3.37. ЭРК, созданная в СЭД при подготовке проекта документа, при регистрации исходящего документа дополняется сведениями об исходящем документе.
Отправке адресатам подлежат документы, оформленные в соответствии с правилами, установленными инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления, подписанные руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им лицом, включенные и зарегистрированные в СЭД.
3.38. Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи[19], при отправке спецсвязью – в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим видам спецсвязи.
3.39. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные организации).
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
3.40. Отправка документов по МЭДО должна осуществляться в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию[20].
Перед отправкой документа по МЭДО должны быть проверены комплектность транспортного контейнера и действительность электронных подписей, входящих в его состав.
3.41. Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в СЭД в электронных делах, формируемых в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.
3.42. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.
3.43. Досылка или замена ранее отправленного электронного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
3.44. Решение о способе доставки документа адресату принимается исполнителем по согласованию со Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.
3.45. Ответы на обращения граждан, организаций направляются заявителю в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме[21].
3.46. По выбору заявителей государственный орган, орган местного самоуправления предоставляет информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, независимо от формы или способа обращения заявителей, за исключением случаев, если иной порядок предоставления такой информации установлен федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими правоотношения в установленной сфере деятельности[22].
3.47. Государственный орган, орган местного самоуправления обязан предоставлять по выбору заявителей информацию в форме электронных документов посредством Портала государственных услуг в соответствии с Федеральным законом «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации не установлено иное.
3.48. На поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления обращение гражданина, организации, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен на официальном сайте государственного органа, органа местного самоуправления в сети «Интернет»[23].
3.49. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения — входящих документов.
3.50. Правильно оформленные и согласованные с заинтересованными лицами, проекты правовых актов передаются на подпись руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иному уполномоченному им лицу.
3.51. Подписанные правовые акты (постановления, решения, приказы, распоряжения) регистрируются в день подписания или на следующий рабочий день.
В виде электронных копий правовые акты государственного органа, органа местного самоуправления включаются в СЭД государственного органа, за исключением правовых актов, содержащих сведения ограниченного доступа.
3.52. Подлинники правовых актов формируются в дела на основании номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с пунктами 6.23–6.24 Правил делопроизводства.
Исполнители и лица, назначенные в качестве исполнителей, должны быть проинформированы о подписанных приказах, распоряжениях.
3.53. Протоколы заседаний, совещаний коллегиальных, совещательных, методических, представительных и иных постоянных или временных органов регистрируются в Службе делопроизводства или секретарями (иными работниками, в должностные обязанности которых входит ведение делопроизводства соответствующего органа), по каждому виду протоколов отдельно.
3.54. Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.
Копии протоколов (выписки из протоколов) в электронной форме доводятся до сведения всех членов соответствующего органа или размещаются на электронном информационном ресурсе государственного органа, органа местного самоуправления.
3.55. Внутренние документы на имя руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, заместителей руководителя, руководителя (руководителей) структурного подразделения регистрируются в СЭД или (при отсутствии таких возможностей в СЭД) – в подразделении, подготовившем документ.
3.56. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по государственному органу, органу местного самоуправления в целом, по отдельным структурным подразделениям, по группам документов, в том числе, подлинникам и копиям, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.
3.57. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным СЭД, иных регистрационно-учетных форм.
3.58. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если копия – единственный экземпляр документа). Копии документов, создаваемые для рассылки или внутреннего использования, при необходимости их учета подсчитываются отдельно.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
3.59. Данные о количестве документов обобщаются (с нарастающим итогом), анализируются и представляются руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иному уполномоченному им лицу в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера с установленной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год).
IV. Управление документами в системе электронного документооборота
4.1. Доступ к работе в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления должны иметь только зарегистрированные пользователи.
4.2. Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в соответствующей СЭД в соответствии с ее классификационной схемой.
4.3. В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению, руководством государственного органа, органа местного самоуправления или в ходе согласования проекта документа, заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД формируется лист согласования.
4.4. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:
1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);
2) наименование вида документа[24];
3) дата документа;
4) регистрационный номер документа; 24
5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
6) дата поступления документа;
7) входящий регистрационный номер;
способ доставки документа;
9) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
10) количество листов основного документа;
11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
12) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);
14) срок исполнения документа;
15) индекс дела по номенклатуре дел;
16) сведения о переадресации документа;
17) отметка о контроле;
18) гриф ограничения доступа к документу;
19) сведения об электронной подписи;
20) результат проверки электронной подписи[25];
21) электронный адрес корреспондента;
22) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.
4.5. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:
1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации — адресата;
2) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
3) наименование вида документа[26];
4) дата документа;
5) регистрационный номер документа;
6) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
количество листов основного документа;
9) индекс дела по номенклатуре дел;
10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
11) гриф ограничения доступа к документу;
12) подразделение – ответственный исполнитель документа;
13) сведения об электронной подписи;
14) ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;
15) электронный адрес корреспондента;
16) способ доставки документа адресату.
4.6. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе[27]:
1) наименование подразделения, подготовившего проект документа;
2) наименование вида документа60;
3) дата документа;
4) регистрационный номер документа;
5) гриф ограничения доступа к документу;
6) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
9) подразделение (должностное лицо) — исполнитель (ответственный исполнитель) документа;
10) количество листов основного документа;
11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
12) индекс дела по номенклатуре дел;
13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);
14) отметка о контроле;
15) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.
4.7. При включении в СЭД обращений граждан, организаций и ответов на обращения в ЭРК вносятся следующие сведения:
1) фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;
2) наименование организации — адресата;
3) дата обращения гражданина, организации;
4) регистрационный номер обращения (для обращений организаций);
5) дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);
6) дата поступления обращения гражданина, организации;
7) входящий регистрационный номер;
краткое содержание обращения гражданина, организации;
9) количество листов основного документа;
10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
11) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в т.ч. сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);
12) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);
13) срок исполнения документа;
14) индекс дела по номенклатуре дел;
15) сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации
16) отметка о контроле;
17) сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью);
18) результат проверки электронной подписи[28];
19) электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);
20) почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);
21) вопрос по тематическому классификатору;
22) ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.
4.8. Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах, обращений граждан, организаций в ЭРК СЭД могут вноситься иные сведения.
4.9. При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.
При создании связей документа (проекта документа) с другими документами используется справочник типов связей.
4.10. В целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы по документам, включенным в СЭД, используются классификаторы и справочники, в том числе:
-
классификаторы: корреспондентов, видов документов, структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления, исполнителей по документам; тематический (вопросов деятельности), номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления;
-
справочники: сроков исполнения, резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными документами).
V. Контроль исполнения документов (поручений)
5.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.
5.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:
-
исполнения документов (поручений) по существу – руководителем, иными должностными лицами государственного органа, органа местного самоуправления;
-
сроков исполнения документов (поручений) – Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления или иным структурным подразделением, на которое возложена эта функция.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
5.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), если зафиксированные в них решения не оформляются в виде постановлений или решений, содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.
Организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации исполняются в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации»[29].
5.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:
-
постановку документов (поручений) на контроль;
-
проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;
-
предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);
-
снятие с контроля документов (поручений);
-
учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);
-
информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.
5.5. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или в резолюции к документу.
5.6. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа[30].
Сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания).
5.7. Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день[31].
5.8. Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.
5.9. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:
-
установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срок исполнения);
-
с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
-
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:
-
«весьма срочно» – в течение одного-двух дней;
-
«срочно» – в 3-дневный срок;
-
«оперативно» – в 10-дневный срок;
-
остальные – в срок не более 30 дней, если иное не установлено федеральными законами.
5.10. Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).
5.11. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).
5.12. В случае если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).
5.13. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД или с использованием электронной почты.
Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).
5.14. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (докладную (служебную) записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.
Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения), а если срок исполнения поручения превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течение 1-го месяца срока, отведенного на исполнение поручения.
Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются.
Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует Службу делопроизводства.
Изменения в составе исполнителей документа (поручения) должны производиться с обязательным информированием Службы делопроизводства.
5.15. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам.
Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для снятия его с контроля.
5.16. Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля на основании подготовленного ответа.
Решение об исполнении документа (поручения), не требующего направления ответа, принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием Службы делопроизводства.
Сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.
5.17. В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.
5.18. Служба делопроизводства анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины и направляет руководителю государственного органа, органа местного самоуправления и руководителям структурных подразделений отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по государственному органу, органу местного самоуправления в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, по отдельным исполнителям.
5.19. Государственные органы, органы местного самоуправления ежемесячно представляют в Администрацию Президента Российской Федерации в электронной форме информацию о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций, а также о мерах, принятых по таким обращениям[32].
VI. Документальный фонд государственного органа,
органа местного самоуправления
6.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, образуют документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления.
6.2. Государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства[33].
6.3. Государственные органы Российской Федерации и государственные органы субъектов Российской Федерации, имеющие подведомственные организации, вправе разрабатывать и утверждать по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства или с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела типовые и примерные номенклатуры дел для подведомственных организаций.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в организациях определенного типа, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в однотипных организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.
6.4. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве государственный орган, орган местного самоуправления разрабатывает и утверждает номенклатуру дел.
Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.
Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.
6.5. Номенклатура дел является основой для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
6.6. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, законодательством субъекта Российской Федерации, определяющим деятельность государственного органа, органа местного самоуправления, положением о государственном органе (органе местного самоуправления), регламентом государственного органа (органа местного самоуправления), положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы, нормативными актами государственного органа, органа местного самоуправления, содержащими сведения об образующихся в деятельности документах, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.
6.7. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в его деятельности, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан.
6.8. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления (сводная) составляется Службой делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений (направлений деятельности) по формам, установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях[34] (далее – Правила хранения 2015 г.).
6.9. Наименованиями разделов номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления являются наименования структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, коллегиальных, совещательных, методических и иных органов[35].
6.10. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления подписывается руководителем Службы делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления после согласования проекта номенклатуры дел с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) государственного органа, органа местного самоуправления и один раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) федерального государственного архива[36], ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела[37] или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиям[38].
В случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию с ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиям и утверждению.
6.11. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется в трех экземплярах:
1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства;
2-й экземпляр передается в архив государственного органа, органа местного самоуправления в качестве учетного документа;
3-й экземпляр передается в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления.
В качестве рабочего экземпляра в Службе делопроизводства используется копия утвержденной номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления.
В структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел рассылается Службой делопроизводства в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе.
6.12. В конце каждого года номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления уточняется и утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления.
6.13. Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1-го января следующего календарного года.
В случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел составляется, согласовывается в порядке, установленном в соответствии с пунктами 6.8-6.10 Правил делопроизводства, и утверждается заново.
6.14. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях — копии документов.
Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.
6.15. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Службу делопроизводства. Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения согласовывается и утверждается в соответствии с пунктом 6.10 Правил делопроизводства, и после утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел государственного органа, органа местного самоуправления.
6.16. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.
По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.
6.17. Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления на основе полученных из структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.
Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем Службы делопроизводства и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в государственном органе, органе местного самоуправления в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.
Рабочий экземпляр номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления хранится в Службе делопроизводства до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления.
6.18. Заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и формируется в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.
6.19. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:
а) номинальный – название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);
б) авторский – наименование постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавших документ(ы);
в) корреспондентский – наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;
г) предметно-вопросный – краткое содержание документов дела;
д) хронологический – дата (период), к которой(ому) относятся документы дела;
е) географический – название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
ж) указание на копийность документов дела.
6.20. Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).
6.21. Сроки хранения документов (графа 4 номенклатуры дел) устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, типовым перечнями архивных документов, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.
6.22. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.
В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений
государственного органа, органа местного самоуправления.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.
6.23. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:
-
в дело включаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
-
приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);
-
в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел.
-
документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
-
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
-
факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;
-
в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
-
в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;
-
документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.
6.24. Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы – основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.
Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним не превышает 250 листов.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов.
Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами.
Постановления, решения, приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности[39].
Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.
Документы информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или субъекта Российской Федерации (справки, отчеты), находящемуся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на правовой акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.
Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.
Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6.25. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.
Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
6.26. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.
В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23,6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.
6.27. Формирование и хранение дел до передачи их в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется структурным подразделением и/или Службой делопроизводства, электронных дел – в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления.
6.28. Дела на бумажном носителе в структурных подразделениях размещаются в шкафах, сейфах, в Службе делопроизводства – в шкафах, на стеллажах.
Дела должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел для обеспечения визуального контроля их наличия и быстрого поиска. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.
6.29. Дела, находящиеся на оперативном хранении в Службе делопроизводства, выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству.
Иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям дела (документы) выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица с составлением акта о выдаче дел во временное пользование.
6.30. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти и разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.
6.31. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).
6.32. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела (дело) после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.
6.33. В целях установления фактического наличия документов и дел делопроизводителями подразделений и Службой делопроизводства должны проводиться проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел:
-
перед передачей документов в архив государственного органа, органа местного самоуправления;
-
при перемещении дел;
-
при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства;
-
при реорганизации и ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления или структурного подразделения.
По итогам проверки составляется акт проверки, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки в состоянии дел. Акты проверки представляются заместителю руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, курирующему проверяемое структурное подразделение.
6.34. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством подразделений принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства.
6.35. Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом руководителем Службы делопроизводства и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в двух экземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру акта хранится в Службе делопроизводства и структурном подразделении; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в архив государственного органа, органа местного самоуправления при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.
Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.
VII. Подготовка документов к передаче на хранение
в архив государственного органа; выделение к уничтожению
документов с истекшими сроками хранения
7.1. Ежегодно Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления, делопроизводителями подразделений совместно с экспертной комиссией государственного органа, органа местного самоуправления (далее — ЭК) проводится экспертиза ценности документов.
7.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
-
отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления;
-
отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
-
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления, правильность определения сроков хранения дел.
7.3. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления проводится на основании описей дел структурных подразделений постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.
Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив государственного органа, органа местного самоуправления не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении срока их хранения в соответствии с пунктами 7.17-7.21 Правил делопроизводства.
7.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.
7.5. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления приказом руководителя создается экспертная комиссия, центральная экспертная комиссия (ЭК, ЦЭК).
Задачи, функции, права, организация работы ЭК (ЦЭК) определяются положением о ней, утверждаемом правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.
7.6. По результатам экспертизы ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления составляются описи дел структурных подразделений постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
7.7. Описи дел в структурных подразделениях составляются под методическим руководством Службы делопроизводства и архива государственного органа, органа местного самоуправления по формам, установленным Правилами хранения 2015 г.[40].
На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив государственного органа, органа местного самоуправления такие дела не передаются.
Описи дел структурных подразделений составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, электронные дела, а также на дела, состоящие из документов, характерных для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, научно-техническая документация).
Основой составления описей дел структурных подразделений является номенклатура дел.
7.8. При составлении описей дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
-
заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в номенклатуре дел;
-
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
-
порядок нумерации дел в описи – валовый;
-
графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
-
при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;
-
графа описи дел «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии электронных копий дел.
В итоговой записи описи указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.
7.9. В опись электронных дел, документов включается приложение к описи – реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.
7.10. Описи дел структурного подразделения изготавливаются в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываются руководителем подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и руководителем Службы делопроизводства. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.
Один экземпляр описи дел структурного подразделения передается вместе с делами в архив государственного органа, органа местного самоуправления второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив государственного органа, органа местного самоуправления также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).
7.11. Оформление дел на бумажном носителе, предназначенных для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления, осуществляется в соответствии с пунктами 4.19-4.30 Правил хранения 2015 г.
7.12. Подготовка электронных документов к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется в соответствии с пунктом 4.34 Правил хранения 2015 г. структурным подразделением государственного органа – пользователем соответствующей информационной системы совместно со Службой делопроизводства и подразделением (работником), обеспечивающим функционирование информационной системы.
7.13. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
-
преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;
-
формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;
-
формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;
-
формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;
-
миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не по информационно-коммуникационным каналам;
-
проверка воспроизводимости электронных документов;
-
проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
-
формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).
7.14. Дела передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с графиком передачи документов, согласованным с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденным руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им лицом.
Прием-передача дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется в соответствии с пунктами 4.33–4.34 Правил хранения 2015 г.
7.15. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения государственного органа делопроизводитель подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, за исключением неисполненных документов, оформляет дела и передает их в Службу делопроизводства государственного органа.
7.16. На основе предложений структурных подразделений Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления составляет акт (акты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме, установленной Правилами хранения 2015 г.[41].
На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами хранения 2015 г.
7.17. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
7.18. Дела с отметкой «ЭПК», прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.
7.19. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления после утверждения ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом согласно предоставленным ему полномочиям описей дел, документов постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию.
7.20. Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной.
В номенклатуре дел проставляются отметки об уничтожении документов с указанием даты и номера акта, заверяемые подписью работника Службы делопроизводства.
7.21. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.
Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.
7.22. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.
[1] Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2018, № 53, ст. 8454) (далее – Федеральный закон № 59-ФЗ).
[2] Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2018, № 1, ст. 7) (далее – Федеральный закон № 8-ФЗ).
[3] Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179; 2019, № 14, ст. 1461).
[4] Пункт 4.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19 (далее – Правила хранения 2007 г.) (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный номер 9059, «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» от 14 мая 2007 г. № 20), с изменениями, внесенными приказом Минкультуры России от 16 февраля 2009 г. № 68 (зарегистрирован Минюстом России 5 мая 2009 г., регистрационный номер 13893, «Российская газета» от 20 мая 2009 г. № 89).
[5] Федеральные законы № 8-ФЗ, от 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 52, ст. 6217; 2018, № 1, ст. 7).
[6] Подпункт 4 пункта 6 Положения о Росархиве.
[7] Абзац 12 подпункта 4 пункта 9 Указа Президента Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239).
[8] Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2018, № 13, ст. 1808).
[9] Раздел 6 «Бланки документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (с Изменением № 1). – М.: Стандартинформ, 2018 (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).
[10] Разделы 3 «Общие требования к созданию документов», 4 «Реквизиты документа», 5 «Оформление реквизитов документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016.
[11] Статья 26.4 Федерального закона от 6 октября 1999 г. № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, № 42, ст. 5005; 2019, № 42, ст. 5801) (далее – Федеральный закон № 184-ФЗ).
[12] Статьи 5, 6 Федерального закона от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2016, № 1, ст. 65; 2016, № 26, ст. 3889) (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ); постановления Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. № 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 8, ст. 1027; 2018, № 49, ст. 7600); от 25 июня 2012 г. № 634 «О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 27, ст. 3744; 2018, № 36, ст. 5623); от 25 августа 2012 г. № 852 «Об утверждении Правил использования усиленной квалифицированной электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг и о внесении изменения в Правила разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 36, ст. 4903; 2017, № 44, ст. 6523); от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2015, № 1, ст. 284; 2018, № 49, ст. 7600) (далее – постановление № 1494).
[13] Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2019, № 12, ст. 1314).
[14] Распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 г. № 583-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 15, ст. 2293).
[15] Постановление № 1494.
[16] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.
[17] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.
[18] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.
[19] Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный № 35442), с изменениями, внесенными приказами Минкомсвязи России от 13 февраля 2018 г. № 61 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный № 50545); от 13 ноября 2018 г. № 619 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 19 марта 2019 г., регистрационный № 54090); от 27 марта 2019 г. № 106 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 июня 2019 г., регистрационный № 54893).
[20] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.
[21] Часть 4 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ.
[22] Федеральный закон № 63-ФЗ; пункты 2, 3 Правил осуществления взаимодействия в электронной форме граждан (физических лиц) и организаций с органами государственной власти, органами местного самоуправления, с организациями, осуществляющими в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 9 июня 2016 г. № 516 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 25, ст. 3803).
[23] Часть 4 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ.
[24] Наименование раздела в справочнике (классификаторе) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД.
[25] Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.
[26] Наименование раздела в справочнике (классификаторе) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД.
[27] Конкретный состав сведений, вносимых в СЭД при регистрации внутренних документов, зависит от вида регистрируемого документа.
[28] Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.
[29] Указ Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 14, ст. 1880).
[30] Статья 191 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2019, № 12, ст. 1224).
[31] Статья 193 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2019, № 12, ст. 1224). В федеральных органах исполнительной власти, в соответствии с пунктом 6.1.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением № 30, если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
[32] Указ Президента Российской Федерации от 17 апреля 2017 г. № 171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, № 17, ст. 2545). Информацию о результатах рассмотрения обращений граждан и организаций представляют также органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, иные организации, осуществляющие публично значимые функции.
[33] Пункт 1 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19).
[34] Приложения №25, № 26 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный № 38830; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 10 сентября 2015 г.).
[35] В органах местного самоуправления допускается разработка номенклатур дел функционального типа, систематизация документов в которых осуществляется в соответствии с направлениями деятельности.
[36] Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 62 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 июня 2018 г., регистрационный № 51357; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 7 августа 2018 г.).
[37] Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 63 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 августа 2018 г., регистрационный № 51794; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 7 августа 2018 г.).
[38] Пункт 4.18. Правил хранения 2015 г.
[39] В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г., регистрационный № 18380), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2016 г. № 403 «О внесении изменений в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15 марта 2016 г., регистрационный № 41414), к административно-хозяйственной деятельности относятся вопросы по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций.
[40] Приложения № 23, № 24 к Правилам хранения 2015 г.
[41] Приложение № 21 к Правилам хранения 2015 г.
I. Общие положения
1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная инструкция) разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034), а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.
1.2. Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.
1.3. Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций (далее – организация), независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.
1.4. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.
1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.
1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации возлагается на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства1 (далее – Служба делопроизводства).
1В организациях с небольшим объемом документооборота функции Службы делопроизводства могут выполняться работником (делопроизводителем, секретарем).
Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность.
1.7. Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее – делопроизводитель подразделения).
1.8. Должностные обязанности, права и ответственность работников Службы делопроизводства, делопроизводителей подразделений и иных работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.
1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.
При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.
1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.
Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов2.
2Статьи 192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации; пункты 2; 15.11 статьи 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях; статья 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 50, ст. 7344; 2013, № 26, ст. 3207; 2013, № 27, ст. 3477; 2013, № 30 (Часть I), ст. 4084; 2013, № 44, ст. 5631; 2013, № 51, ст. 6677; 2013, № 52 (Часть I), ст. 6990; 2014, № 45, ст. 6154; 2016, № 22, ст. 3097; 2017, № 30, ст. 4440; 2018, № 1 (Часть I), ст. 65).
1.11. При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации, после чего организуется розыск документов.
Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.
1.12. На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации.
1.13. В целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.
1.14. Правила работы с документами в системе электронного документооборота организации (далее – СЭД) и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции.
II. Документирование управленческой деятельности
2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в организации издаются организационно-распорядительные документы.
2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности организации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.
2.3. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях организации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами организации.
2.4. Создание документов в организации, использующей СЭД, в целях повышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.
2.5. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений организации, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.
2.6. Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата A4.
2.7. Для изготовления документов в организации используются: бланк Приказа;
бланк Распоряжения;
бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;
бланк письма с реквизитами на русском и одном из иностранных языков для ведения переписки с зарубежными корреспондентами.
По решению руководителя в организации могут использоваться другие бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.
Для оформления резолюций на документе в организации могут использоваться бланки резолюций.
2.8. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.
2.9. На бланках документов воспроизводится товарный знак и/или (эмблема) организации (при их наличии).
2.10. Проектирование бланков документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.1997-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» 3.
3Раздел 6 «Бланки документов» ГОСТ Р 7.0.1997-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» с Изменением № 1. – М. : Стандартинформ, 2018.
2.11. Бланки документов организации изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники.
2.12. Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.
2.13. Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
2.14. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа.
2.15. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
2.16. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
2.17. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта по выбору организации, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого организацией. Размер шрифта – № 12 – 14 пт4.
4Размер шрифта (кегль) измеряется в пунктах (point); один пункт равен 1/72 дюйма, или 0,376 мм (сокращение: «pt»).
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров – № 10, 11 пт.
2.18. Абзацный отступ в тексте документа – 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
2.19. Текст документа печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между словами – один пробел.
Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
2.20. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста.
2.21. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.
2.22. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа.
2.23. При подготовке документов организации используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.19975:
5ГОСТ Р 7.0.1997-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», с Изменением № 1. – М. : Стандартинформ, 2018.
а) эмблема (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);
б) товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);
в) код формы документа;
г) наименование организации;
д) наименование структурного подразделения;
е) наименование должности лица;
ж) справочные данные об организации;
з) наименование вида документа;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
м) место составления (издания) документа;
н) гриф ограничения доступа к документу;
о) адресат;
п) гриф утверждения документа;
р) заголовок к тексту;
с) текст документа;
т) отметка о приложении;
у) гриф согласования документа;
ф) виза;
х) подпись;
ц) отметка об электронной подписи;
ч) печать;
ш) отметка об исполнителе;
щ) отметка о заверении копии;
ы) отметка о поступлении документа;
э) резолюция;
ю) отметка о контроле;
я) отметка о направлении документа в дело.
2.24. Бланк Приказа (Распоряжения) организации должен включать реквизиты:
эмблему (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);
товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);
наименование организации;
наименование вида документа;
место составления или издания документа;
отметки для размещения реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа».
2.25. Бланк письма организации должен включать следующие реквизиты:
эмблему (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);
товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);
наименование организации;
справочные данные об организации;
отметки для проставления реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа».
В бланк письма должностного лица дополнительно включается реквизит «наименование должности лица», а в бланк письма структурного подразделения (совещательного, методического, экспертного или иного органа) организации – наименование структурного подразделения.
2.26. Внутренние документы организации, оформляемые не на бланке, должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.
2.27. Эмблема организации, разработанная и утвержденная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, размещается на бланках документов в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции и на основании нормативных актов организации.
Изображение эмблемы помещается на верхнем поле бланка документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа, захватывая часть рабочей зоны документа, центрованно над реквизитами организации.
2.28. Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством Российской Федерации порядке, воспроизводится на бланках организации в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции и на основании нормативных актов организации.
Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается на верхнем поле документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа, захватывая часть рабочей зоны документа, над реквизитами организации или слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля.
2.29. Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по (наименование классификатора)» и цифрового кода.
2.30. Наименование организации на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица в уставе организации. На бланках документов указывается полное официальное наименование юридического лица с указанием его организационно-правовой формы, над наименованием организации указывается наименование вышестоящей организации (при ее наличии), под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом.
2.31. Наименование структурного подразделения (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) указывается в бланках писем и бланках конкретных видов документов, издаваемых соответствующими подразделениями в соответствии с локальными нормативными актами организации. Над наименованием структурного подразделения указывается наименование организации, чьим филиалом, отделением, представительством, коллегиальным или совещательным органом данное подразделение является.
2.32. Наименование должности лица используется в бланках писем должностных лиц и располагается под наименованием организации.
2.33. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, а также код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
2.34. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием организации (структурного подразделения, должности).
2.35. Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или (в протоколах) дате события, зафиксированного в документе.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;
словесно-цифровым способом: 5 июня 2018 г.
На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами «наименование вида документа» (в бланках конкретных видов документов) и «справочные данные об организации» (в бланках писем).
Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями (должностными лицами), является дата подписания документа последней стороной.
2.36. Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами.
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера проставляются в порядке указания наименований организаций в заголовочной части (преамбуле) документа и отделяются друг от друга косой чертой.
2.37. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки «На № … от …» в бланке письма.
В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.
2.38. Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов, а также в случае, если место нахождения организации входит в ее наименование, например: Московский городской университет управления.
Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением, например: с. Благовещенское Вельского р-на Архангельской обл.
2.39. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. Гриф ограничения доступа к документу (пометка «Для служебного пользования» 6, гриф «Коммерческая тайна» 7) может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
6Пункт 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165; 2012, № 31, ст. 4368; 2016, № 9, ст. 1263; 2016, № 13, ст. 1833).
7Часть 4 статьи 6 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 32, ст. 3283; 2006, № 6, ст. 636; № 52, ст. 5497; 2007, № 31, ст. 4011; 2011, № 29, ст. 4291; 2014, № 11, ст. 1100).
В документах организации, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» наряду с грифом указываются полное официальное наименование юридического лица, место его нахождения. Например:
|
Коммерческая тайна |
|
ФБУ «Наименование организации» |
2.40. Адресат – реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов.
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «адресат» оформляется на бланке с угловым расположением реквизитов – в верхней правой части документа, на бланке с продольным расположением реквизитов – справа под реквизитами бланка. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица. Например:
Генеральному директору
ФБУ «Наименование
организации»
Фамилия И. О.
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указываются в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения. Например:
ФБУ «Наименование
организации»
Финансовое управление
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование организации, ниже – в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Например:
ФБУ «Наименование
организации»
Руководителю договорно-
правового отдела
Фамилия И. О.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина, например:
г-ну Фамилия И. О.
г-же Фамилия И. О.
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно. Например:
|
Руководителям филиалов |
|
Руководителям управлений |
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Например:
Руководителям управлений и отделов ФБУ «Наименование
организации»
(по списку)
Список рассылки составляется исполнителем.
Если письмо направляется в организацию или должностному лицу и для сведения еще ряду организаций или должностных лиц, общее количество адресатов не должно быть более четырех, при этом основной адресат указывается первым, слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не печатается.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи8:
8Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный № 35442), с изменениями, внесенными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. № 61 «О внесении изменений в Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный № 50545).
а) для юридического лица – полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина – фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);
б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
в) название улицы, номер дома, номер квартиры;
г) название населенного пункта;
д) название района;
е) название республики, края, области, автономного округа (области);
ж) название страны (для международных почтовых отправлений);
з) почтовый индекс.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:
|
ФБУ «Наименование |
|
Электронный адрес |
2.41. Гриф утверждения документа проставляется на документах в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
|
УТВЕРЖДАЮ |
|
|
Подпись |
И. О. Фамилия |
|
Дата |
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
|
(Регламент) |
УТВЕРЖДЕН |
|
(Правила) |
УТВЕРЖДЕНЫ |
При утверждении документа коллегиальным, совещательным или иным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается, наименование органа, дата и номер протокола (в скобках). Например:
|
(Положение) |
УТВЕРЖДЕНО |
2.42. Заголовок к тексту – краткое содержание документа. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «О» («Об»). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с названием вида документа. Например:
Приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии
письмо (о чем?) о предоставлении информации
акт (чего?) приема-передачи дел
протокол (чего?) заседания экспертной комиссии
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.
2.43. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации9.
9Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации от 12 декабря 1991 г., № 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 31, ст. 3804; 2002, № 50, ст. 4926; 2013, № 27, ст. 3477; 2014, № 11, ст. 1094).
Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
наименование документа, наименование органа власти (организации), издавшего(ей) документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;
наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
Текст документа излагается:
в Приказах, изданных единолично, – от первого лица единственного числа («… приказываю»);
в Приказах, изданных совместно двумя или более организациями, – от первого лица множественного числа («… приказываем»);
в протоколах заседаний – от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);
в деловых письмах, оформленных на бланках организации, – от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа («предприятие не возражает. ..», «институт считает возможным. ..»);
в деловых письмах, оформленных на должностных бланках, – от первого лица единственного числа («прошу …», «предлагаю …»);
в докладных и служебных записках, заявлениях – от первого лица единственного числа («прошу …», «считаю необходимым …»);
в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции. ..», «комиссия провела проверку. ..»).
При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.
В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии. В деловых (служебных) письмах используются:
вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Министр!
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемая госпожа Петрова!
Уважаемый Иван Петрович!
Уважаемая Анна Николаевна!
Уважаемые господа!
заключительная этикетная фраза: «С уважением, …».
Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
2.44. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к сопроводительному письму, иному информационно-справочному документу, или о том, что документ является приложением к основному документу (нормативному, распорядительному или иному).
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
если приложение названо в тексте:
|
Приложение: |
на 2 л. в 1 экз. |
если приложение не названо в тексте или если приложений несколько:
|
Приложение: 1. |
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. |
если приложение (приложения) сброшюровано(ы):
|
Приложение: |
отчет о НИР в 2 экз. |
если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
|
Приложение: |
договор возмездного оказания услуг от 05.09.2017 № 32-17/72 и приложения к нему, всего на 7 л. |
если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только первому адресату:
|
Приложение: |
на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес. |
если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель:
|
Приложение: |
DVD-R в 1 экз. |
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах.
В распорядительных документах (Приказах, Распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1), (приложение № 1);
на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
|
Приложение № 2 |
Если приложением к распорядительному документу является локальный нормативный акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Например:
|
Приложение № 1 |
|
|
УТВЕРЖДЕНО |
2.45. Гриф согласования проставляется на документе в случае его внешнего согласования (согласование с органами власти, иными организациями, должностными лицами).
Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, – на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
на последнем листе документа под текстом;
на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:
|
СОГЛАСОВАНО |
|
|
Подпись |
И. О. Фамилия |
|
Дата |
Если согласование осуществляется коллегиальным, совещательным или иным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, наименование организации, согласовавшей документ, дата и номер письма. Например:
|
СОГЛАСОВАНО |
|
СОГЛАСОВАНО |
2.46. Внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза выражает мнение лица, визирующего проект документа, и включает: должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:
|
Руководитель юридического отдела |
|
|
Подпись |
И. О Фамилия |
|
Дата |
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
|
Замечания прилагаются. |
|
|
Подпись |
И. О Фамилия |
|
Дата |
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.
Согласование проектов документов (внешнее, внутреннее) осуществляется в соответствии с пунктами 4.1 – 4.11 Примерной инструкции.
2.47. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, инициалы, фамилию. Например:
|
Генеральный директор |
Подпись |
И. О. Фамилия |
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Например:
|
Генеральный директор |
Подпись |
И. О. Фамилия |
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности. Например:
|
Генеральный директор |
Подпись |
И. О. Фамилия |
|
Главный бухгалтер |
Подпись |
И. О. Фамилия |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:
|
Заместитель директора |
Заместитель директора |
||
|
Подпись |
И. О. Фамилия |
Подпись |
И. О. Фамилия |
В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:
|
И. О. Фамилия |
||
|
Председатель комиссии |
Подпись |
|
|
Члены комиссии |
Подпись |
И. О. Фамилия |
|
Подпись |
И. О. Фамилия |
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с Приказом (Распоряжением). Например:
|
И. о. директора |
Подпись |
И. О. Фамилия |
или:
|
Исполняющий обязанности директора |
Подпись |
И. О. Фамилия |
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
2.48. Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.
В соответствии с законодательством Российской Федерации10 отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:
10Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27 мая 2015 г. № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный № 38956).
|
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН |
||
|
Директор |
И. О. Фамилия |
Подписание (утверждение) документа осуществляется в соответствии с пунктом 2.47 Примерной инструкции.
2.49. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
2.50. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, – на оборотной стороне листа внизу слева. Например:
Ильин Илья Ильич, Отдел управления персоналом, ведущий специалист
+7 (495) 924-45-67, Ilyin_Iv@techno.ru
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
2.51. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации. Например:
Подлинник документа находится в ФБУ «Наименование организации» в деле № 08-05 за 2015 г.»
|
Верно |
|||
|
Зав. отделом управления персоналом |
Подпись |
И. О. Фамилия |
|
|
Дата |
Печать |
На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.
Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.
Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.
Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.
В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:
наименование информационной системы, в которой хранятся документы;
наименования документов, копии которых направляются получателю;
названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;
дата изготовления и заверения копии.
При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) № …».
Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном Примерной инструкцией для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.
2.52. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
2.53. Резолюция должна содержать указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции:
|
Фамилия И. О., Фамилия И. О. |
|
|
к 10.11.2017 |
Подпись |
|
Дата |
Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.
При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом «отв.» («ответственный»).
2.54. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.
2.55. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Например:
|
В дело № 01-18 за 2017 г. |
|
|
Подпись |
Дата |
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.
III. Подготовка и оформление отдельных видов документов
3.1. Локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации издаются в виде правил, положений, инструкций, регламентов, перечней, классификаторов и других видов документов. Рекомендуемый образец оформления ЛНА на примере положения о структурном подразделении (приложение № 1).
ЛНА приобретают юридическую силу после их утверждения распорядительным документом (Приказом) или непосредственно руководителем организации иным уполномоченным им лицом.
Руководители структурных подразделений не вправе издавать ЛНА.
3.2. ЛНА могут быть:
постоянно действующими (без ограничения срока их применения);
временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления определенного события).
3.3. Основанием для издания ЛНА являются:
законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации (указы и Распоряжения Президента Российской Федерации, Постановления и Распоряжения Правительства Российской Федерации, акты федеральных органов исполнительной власти);
законодательные акты субъекта Российской Федерации, нормативные правовые акты органов государственной власти субъекта Российской Федерации;
ранее изданные в организации ЛНА и/или распорядительные документы.
3.4. ЛНА издаются в целях:
установления норм, требований, правил в отношении предмета нормативного регулирования, ранее не являвшемся предметом регулирования в организации;
изменения существующих норм, требований, правил, установленных ранее изданными нормативными документами;
отмены ранее установленных норм, требований, правил.
3.5. Предложение о разработке проекта ЛНА вносится руководителем структурного подразделения или иным должностным лицом.
3.6. ЛНА разрабатывается в случае, если:
имеется участок работы (вопросы деятельности), нуждающийся в нормативном регулировании;
требуется внесение значительного количества изменений в ранее принятый ЛНА;
выявлено несколько ЛНА, регулирующих смежные вопросы, которые целесообразно объединить в один документ.
Актуализация ранее принятых ЛНА осуществляется через внесение в них изменений.
3.7. Предложение с обоснованием необходимости разработки нового ЛНА представляется руководителем структурного подразделения или иным уполномоченным должностным лицом руководителю организации в форме докладной (служебной) записки, в которой излагается:
вопрос, требующий решения, с изложением основных направлений, способов его решения;
прогноз последствий принятия нормативного документа;
организационные, кадровые, финансовые, материально-технические и иные мероприятия, которые необходимо будет провести в связи с принятием нормативного документа;
перечень ранее изданных ЛНА, подлежащих отмене в связи с изданием нового нормативного документа;
предлагаемый срок для разработки проекта нормативного документа.
3.8. Согласование проектов ЛНА осуществляется в соответствии с пунктами 4.1 – 4.13 Примерной инструкции.
3.9. ЛНА утверждается Приказом руководителя, если одновременно с утверждением нормативного документа необходимо принять меры организационного, финансового, технического, кадрового или иного характера и дать соответствующие поручения руководителям структурных подразделений или иным работникам организации, а также если необходимо внести изменения или признать утратившими силу ранее утвержденные ЛНА.
3.10. Изменения в ЛНА и отмена ЛНА оформляются Приказом руководителя организации или иного должностного лица, принимавшего решение об утверждении ЛНА.
Изменения в ЛНА и отмена ЛНА, утвержденные непосредственно собственноручной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица в грифе утверждения, вносятся Приказом, издаваемым руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом.
3.11. В тексте Приказа об утверждении, изменении или отмене ЛНА используются формулировки:
при утверждении нового ЛНА: «Утвердить (название ЛНА)» или «Утвердить (название ЛНА) и ввести в действие с (дата)». Например:
|
1. Утвердить Положение о локальных нормативных актах организации, |
|
или: |
|
1. Утвердить Штатное организации на 2018 год и ввести его в действие с 1 января 2018 г. (приложение). |
при внесении изменений в ранее утвержденный ЛНА: «Внести изменения в (название ЛНА). Например:
1. Внести следующие изменения в Штатное расписание на 2018 год, утвержденное Приказом ФБУ «Наименование организации» от 25 декабря 2017 г. № 345: …
при отмене ранее утвержденного ЛНА: «Признать утратившим силу (название ЛНА), утвержденное …». Например:
4. Признать утратившим силу Положение о ненормированном рабочем дне, утвержденное Приказом ФБУ «Наименование организации» от 15 февраля 2015 г. № 22.
3.12. Основными реквизитами ЛНА являются: наименование организации, наименование вида документа и заголовок к тексту, составляющие одно целое, гриф утверждения, место издания документа.
Если проект ЛНА является многостраничным и к нему оформляется титульный лист, указанные выше реквизиты размещаются на титульном листе.
3.13. Информация справочного характера (графики, схемы, таблицы, формы документов) оформляется в виде приложений к ЛНА.
На приложениях к ЛНА оформляется реквизит «отметка о приложении» в соответствии с пунктом 2.44 Примерной инструкции.
3.14. ЛНА вступает в силу в срок, указанный в Приказе, которым утвержден ЛНА, или с даты утверждения ЛНА.
3.15. Распорядительные документы организации издаются в форме приказов и Распоряжений. Рекомендуемые образцы оформления Приказа и Распоряжения (приложения № 2, 3).
приказы издаются в целях оформления решений:
нормативного характера (если Приказом утверждается ЛНА или принимается решение организационного характера, например, Приказ об утверждении структуры и штатной численности организации);
организационного, административного, в том числе оперативного характера по вопросам основной деятельности организации.
3.16. Проекты приказов по основной деятельности готовят структурные подразделения организации на основании поручений руководства либо в инициативном порядке. Ответственность за качественную подготовку проекта Приказа, согласование и правильное оформление проекта несет руководитель подразделения, который готовит проект Приказа и представляет его на подпись.
3.17. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет Служба делопроизводства организации.
3.18. приказы, издаваемые в организации, не должны противоречить законодательству Российской Федерации, Уставу организации, локальным нормативным актам организации и ранее изданным Приказам организации.
3.19. приказы по основной деятельности издаются:
во исполнение нормативных правовых актов органов государственной власти и вышестоящих организаций;
в целях осуществления управленческой деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
3.20. приказы по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в Приказах поручения были конкретными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и в дальнейшем исключали необходимость корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего Приказа.
3.21. приказы организации оформляются на бланке Приказа с использованием следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и регистрационный номер Приказа проставляются после подписания Приказа руководителем организации.
3.22. Заголовок к Приказу печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка слева от границы левого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к Приказу формулируется с предлогом «о» («об»), кратко и точно отражая содержание текста Приказа. Например:
Об утверждении Инструкции по делопроизводству;
О порядке финансирования рекламной кампании;
О создании экспертной комиссии.
3.23. Текст Приказа состоит из двух частей: обоснования (преамбулы) и распорядительной части. В обосновании указывается основание, причина или цель издания документа. Например:
|
В соответствии с Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» … |
|
В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности организации, и отбору их для передачи на хранение в архив организации и к уничтожению … |
3.24. Распорядительная часть Приказа начинается словом «приказываю», которое печатается строчными буквами вразрядку.
Распорядительная часть может содержать:
решения организационного характера (утвердить, создать, преобразовать, ликвидировать, признать утратившим силу);
конкретные поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков их выполнения.
3.25. Каждое решение (поручение) оформляется в Приказе как отдельный пункт. Пункты Приказа располагаются в логико-временной последовательности и нумеруются арабскими цифрами. Если поручение дается конкретному подразделению, его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения в именительном падеже. Например:
… приказываю:
1. Учебно-методическому отделу (Фамилия И. О.) к 01.11.2017 подготовить и представить на утверждение план учебно-методической работы на 2018 год. …
Если поручение дается конкретному исполнителю, его должность и фамилия указываются без скобок в дательном падеже. Например:
3. Главному бухгалтеру (Фамилия И. О.) подготовить и представить на рассмотрение и утверждение смету командировочных расходов на 2018 год в срок до 30.11.2017.
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Не допускается употреблять неконкретные выражения типа «усилить», «ускорить», «обеспечить в кратчайшие сроки».
Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.
Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретных исполнителей.
Срок исполнения в пунктах распорядительной части Приказа не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия Приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.
Если Приказ отменяет полностью или частично ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте Приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка. Например:
4. Признать утратившим силу Приказ организации от 5 августа 2010 г. № 175 «Об утверждении Экспертной комиссии организации».
Последний пункт Приказа – пункт о контроле, в нем указываются должность лица, ответственного за исполнение документа в целом, его фамилия и инициалы. Например:
4. Контроль за исполнением Приказа возлагается на заместителя генерального директора Фамилия И. О.
В отдельных случаях руководитель организации может оставить контроль за собой:
Контроль за исполнением Приказа оставляю за собой.
3.26. Не включается в текст Приказа пункт «Приказ довести до сведения …».
Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести Приказ, перечисляются в указателе (листе, списке) рассылки, который готовится исполнителем и может оформляться на оборотной стороне последнего листа Приказа.
3.27. В Приказах не допускается:
изменение ранее установленных сроков выполнения заданий в сторону их увеличения;
применение произвольных сокращений или искажение наименований структурных подразделений организаций, подведомственных организаций-исполнителей;
применение произвольных (не общепринятых) технических и других терминов, сокращенных слов и наименований.
3.28. При наличии приложений в тексте Приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: … (приложение № 1); … (приложение № 2); … «согласно приложению», на приложении оформляется отметка о приложении:
|
Приложение № 1 |
Издание вместе с Приказом приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.
Если документ, утвержденный Приказом, впоследствии действует в виде самостоятельного документа, на первом листе документа в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения (при необходимости, – с указанием номера приложения), например:
|
Инструкция |
УТВЕРЖДЕНА |
3.29. Распоряжения оформляются по тем же правилам, что и приказы, за исключением того, что в конце преамбулы ставится двоеточие, после чего следуют пункты распорядительной части. Например:
В целях исполнения Приказа ФБУ «Наименование организации» от 22 августа 2017 г. «Об организации и проведении конкурса «Лучший секретарь компании – 2017»:
1. Руководителям управлений, отделов и лабораторий в срок до 10 сентября 2017 г. представить свои предложения о кандидатурах секретарей и делопроизводителей для участия в конкурсе.
2. …
Распоряжения могут не иметь преамбулы.
3.30. До представления на подпись проект Приказа (Распоряжения) согласовывается с заинтересованными лицами в соответствии с пунктами 4.1 – 4.11 Примерной инструкции.
3.31. Приказ подписывает руководитель организации или лицо, исполняющее его обязанности.
Распоряжение подписывается руководителем и/или иными уполномоченными им лицами.
3.32. Копии приказов (Распоряжений) рассылаются в соответствии с указателем (листом, списком) рассылки.
Электронная копия Приказа размещается в соответствующей базе данных СЭД или на корпоративном портале организации в сети «Интернет».
3.33. При оформлении Приказа, издаваемого совместно с другой организацией:
бланк не используется;
наименования организаций печатаются на одном уровне;
наименование вида документа (ПРИКАЗ) располагается по центру.
Датой совместного Приказа является дата проставления последней подписи на документе. Регистрационный номер совместного Приказа состоит из регистрационных номеров, присвоенных каждой из организаций и проставляемых через косую черту в порядке указания организаций – авторов документа.
Текст совместного Приказа излагается от первого лица множественного числа («приказываем»), подписи руководителей организаций располагаются на одном уровне слева и справа.
3.34. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях советов, комиссий, совещаниях оформляется протоколами.
Протокол составляется на основании диктофонных (рукописных) записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (постановлений).
Протокол оформляется в течение одного – трех дней после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо.
3.35. Реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата и место заседания, регистрационный номер протокола, текст, подписи.
3.36. Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется. Например:
протокол заседания аттестационной комиссии
протокол заседания научно-методической комиссии.
Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире – дата окончания: 12 – 13 мая 2018 г.
3.37. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются фамилии председателя (председательствующего); секретаря; фамилии участников, присутствующих на заседании; лиц, приглашенных на заседание; повестка дня.
Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола. Например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
В основной части протокола фиксируется ход заседания.
3.38. Полный протокол содержит запись того, что происходило во время заседания, включая вопросы к докладчику, ответы на них, выступления в ходе обсуждения вопроса, результаты голосования по вопросу и принятые решения. Рекомендуемый образец оформления полного протокола (приложение № 4).
Краткие протоколы ведутся при рассмотрении вопросов оперативного характера. Рекомендуемый образец оформления краткого протокола (приложение № 5). В кратком протоколе фиксируется тема обсуждения, фамилия докладчика по вопросу и принятые решения.
3.39. Основная часть полного протокола состоит из разделов, посвященных вопросам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записывается в последовательности: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ.
Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За – …, против – …, воздержалось – …».
3.40. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем заседания, если иное не установлено ЛНА.
3.41. При необходимости копии протоколов или выписки из протоколов рассылаются заинтересованным лицам в электронном виде в соответствии с указателем рассылки.
В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.
3.42. Деловое (служебное) письмо готовится на бланке письма. При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях – отметка о приложении. Рекомендуемый образец оформления делового письма (приложение № 6).
3.43. Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма».
Наименование вида документа («письмо») и разновидность письма (например, «просьба», «информационное», «сопроводительное», «запрос», «напоминание») в деловых (служебных) письмах не указываются.
Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.
3.44. Деловое (служебное) письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.
Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.
3.45. В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом основной адресат указывается первым, остальным адресатам письмо направляется для сведения.
При необходимости направить письмо большему количеству адресатов, готовится список рассылки, и письма рассылаются по списку.
3.46. При составлении деловых писем используется вступительное обращение и заключительная этикетная фраза в соответствии с пунктом 2.43 Примерной инструкции.
3.47. Текст письма излагается:
от 1-го лица множественного числа («просим …», «предлагаем …», «напоминаем …»);
от 3-го лица единственного числа («предприятие считает возможным …», «институт не располагает возможностью …»);
от 1-го лица единственного числа («прошу …», «предлагаю …»), если письмо оформляется на должностном бланке.
3.48. Если проект делового (служебного) письма направляется адресату по почте, проект готовится в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке, второй экземпляр, предназначенный для визирования) – на стандартных листах бумаги.
Деловое (служебное) письмо до представления на подпись должно быть согласовано (завизировано) со всеми заинтересованными лицами. Согласование (визирование) деловых писем проводится в соответствии с пунктами 4.1 – 4.11 Примерной инструкции.
3.49. Деловое (служебное) письмо подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им лицом. Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке.
Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.
3.50. После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.
3.51. Акты составляются на основе утвержденных органами власти унифицированных форм или в свободной форме в целях подтверждения фактов, связанных с деятельностью организации. Рекомендуемый образец оформления акта (приложение № 7).
3.52. При составлении актов используются реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту; подпись.
3.53. Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.
Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его утверждения.
3.54. В вводной части акта в именительном падеже указываются:
основание составления акта (локальный нормативный акт; распорядительный документ организации (Приказ, Распоряжение); факт или событие, послужившее основанием для составления акта);
составители акта (перечисляются после слова «Составлен» с указанием должностей, наименований организаций, если составители являются представителями другой организации, фамилий и инициалов).
Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.
3.55. В тексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты.
При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.
В заключительной части акта указываются количество подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, или нормативными требованиями, регламентирующими составление актов конкретной разновидности.
3.56. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами.
При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.
Особое мнение составителя акта излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.
3.57. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено ознакомление с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице акта проставляется ознакомительная виза «С актом ознакомлен(ы)», при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.
3.58. Докладная (служебная) записка используется для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями и руководством. Рекомендуемые образцы оформления докладной записки и служебной записки, подготовленной на основе электронного шаблона (приложения № 8, 9).
3.59. Обязательными реквизитами докладной (служебной) записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (докладная записка, служебная записка), дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
3.60. При адресовании докладных (служебных) записок указываются в дательном падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия и инициалы. Например:
|
Заместителю генерального |
|
|
или: |
|
|
Руководителю Департамента |
3.61. Докладные (служебные) записки могут составляться, рассматриваться и храниться в течение установленного срока исключительно в электронном виде в СЭД.
При организации работы с докладными (служебными) записками в электронном виде используются электронные шаблоны докладной и служебной записок.
3.62. Текст докладной (служебной) записки, в зависимости от сложности содержания и приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трех частей:
в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;
во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения;
в третьей части излагаются выводы.
3.63. Регистрация докладных и служебных записок осуществляется в СЭД, при отсутствии СЭД – в структурном подразделении, подготовившем документ.
3.64. Деловые письма, направляемые зарубежным корреспондентам (в том числе адресатам государств – бывших республик в составе СССР), оформляются на бланке письма организации с реквизитами на русском и одном из иностранных языков.
3.65. Письмо, направляемое зарубежному адресату, составляется на русском языке, проходит согласование со всеми заинтересованными лицами организации, после чего письмо переводится на один из иностранных языков (язык адресата или английский язык) и оформляется на бланке письма, предназначенном для переписки с зарубежными корреспондентами.
Подлинник письма, оформленный на одном из иностранных языков, должен быть идентичен по содержанию экземпляру на русском языке с визами заинтересованных лиц.
3.66. На подпись руководителю представляются: экземпляр письма зарубежному корреспонденту, оформленный на бланке, копия данного письма на стандартном листе бумаги с визой исполнителя, экземпляр письма на русском языке с визами заинтересованных лиц.
3.67. После подписания письма руководителем или иным уполномоченным им лицом:
экземпляр письма, оформленный на бланке, подписанный руководителем и зарегистрированный в Службе делопроизводства, направляется адресату;
копия письма с визой исполнителя и экземпляр письма, составленный на русском языке, с визами заинтересованных лиц помещаются в дело.
3.68. Письма, направляемые зарубежным адресатам, должны иметь реквизиты: адресат, дата, регистрационный номер, текст, подпись.
При необходимости могут оформляться реквизиты «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма» и «заголовок к тексту». На копии письма, помещаемой в дело, дополнительно проставляется отметка об исполнителе.
3.69. Реквизит «адресат» оформляется справа под реквизитами бланка. Адресатом письма может быть организация или конкретное лицо.
Если письмо адресовано организации, сначала дается ее наименование, затем – почтовый адрес в последовательности: номер дома или здания, название улицы; название города; страна.
Каждый элемент адреса пишется на отдельной строке. Название города, как правило, печатается прописными буквами. Например:
|
Brook & Son Toymakers |
Слова Avenue, Street, Place и иные в адресе пишутся с прописной буквы.
При оформлении почтового адреса зарубежным корреспондентам пунктуация не применяется.
При адресовании писем необходимо учитывать традиции, характерные для отдельных стран (например, в Великобритании после указания города может быть указано графство, в США – название штата).
Если в названии фирмы присутствует фамилия лица (например, W. Edward & Co., Ltd), перед названием фирмы принято ставить слово Messrs (сокращение от Messieurs – господа).
Если письмо адресуется конкретному лицу, перед названием организации указывают фамилию и должность работника или его должность.
Например:
|
Mr. Andrew Roach |
3.70. В письмах зарубежным адресатам дата оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год.
Например: 24 января 2017 г.
При составлении письма на английском языке допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2017, January 24.
3.71. В письмах зарубежным адресатам используются вступительные обращения по должности или по фамилии адресата. Например:
Уважаемый господин Торговый советник!
Уважаемый господин Ангелов!
Заканчивается письмо заключительной этикетной фразой «С уважением, …».
IV. Согласование проектов документов.
Подписание (утверждение) проектов документов
4.1. Согласование проекта документа проводится до его подписания руководителем в целях оценки соответствия проекта законодательству Российской Федерации, локальным нормативным актам организации, качества и эффективности предлагаемого решения.
Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и руководителем подразделения-исполнителя и проводится в пределах установленного срока исполнения.
4.2. При наличии в организации СЭД согласование проектов документов осуществляется в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, и оформления результатов согласования в СЭД.
Согласование проектов документов может осуществляться посредством корпоративной электронной почты и оформления исполнителем листа согласования с приложением электронных сообщений лиц, участвовавших в согласовании проекта документа.
4.3. Согласование проектов документов с работниками организации и/или другими организациями организует исполнитель после согласования в рабочем порядке проекта документа с руководителем структурного подразделения и в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации или иными локальными нормативными актами, регулирующими процесс согласования (визирования) проектов документов.
4.4. Проекты документов согласуются:
непосредственным исполнителем и руководителем подразделения-исполнителя;
соисполнителями (при их наличии);
руководителями структурных подразделений, работниками организации, направления деятельности и/или функциональные обязанности которых затрагиваются в проекте документа и/или которые указаны в проекте документа в качестве исполнителей (в случае временного отсутствия руководителя подразделения проект документа визирует лицо, временно исполняющее его обязанности);
заместителями руководителя организации, курирующими затронутые в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается) руководителем организации);
юридической службой (проектов ЛНА, проектов приказов);
Службой делопроизводства.
Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются с финансовым подразделением.
Не допускается направлять на согласование проект документа одновременно двум или более работникам одного структурного подразделения. В качестве лиц, согласующих проект документа, должны выступать преимущественно руководители структурных подразделений.
4.5. Внешнее согласование проекта документа осуществляется посредством направления проекта в другую организацию с сопроводительным письмом, в котором указывается срок согласования.
Если организации, согласующие проект документа, являются участниками одной СЭД, согласование может быть проведено в СЭД без направления сопроводительного письма и одновременно с внутренним согласованием.
4.6. Сроки согласования документов устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству и/или иными локальными нормативными актами в зависимости от вида документа и объема документа, включая приложения к нему. Сроки согласования документов составляют11:
11Индивидуальной инструкцией по делопроизводству могут быть установлены иные сроки согласования проектов документов.
проекты деловых (служебных) писем – 1 – 3 рабочих дня;
проекты приказов без приложений – 1 – 3 рабочих дня;
проекты приказов с приложениями справочного характера – 3 – 5 рабочих дней;
проекты приказов с приложением локальных нормативных актов в зависимости от их объема (не более 50 страниц) – 5 – 10 рабочих дней;
проекты локальных нормативных актов, утверждаемых непосредственно подписью руководителя (не более 50 страниц) – 5 – 10 рабочих дней;
проекты протоколов заседаний (совещаний) при необходимости их согласования, в зависимости от объема документа – 1 – 3 рабочих дня.
Сроки согласования проектов документов, направляемых на внешнее согласование не должны составлять более 30 календарных дней.
В конкретных случаях в зависимости от содержания и назначения документа срок согласования может быть сокращен или увеличен по решению руководителя, курирующего направление деятельности, по которому готовится проект решения.
4.7. Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Отметки о согласовании (гриф согласования и визы) оформляются в соответствии с пунктами 2.45, 2.46 Примерной инструкции.
При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлинника письма и его регистрации помещается в дело, или на обороте подлинника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или электронной почте в виде электронной копии) помещается в дело.
Проекты протоколов визируются лицами, выступавшими на заседании (совещании) путем проставления визы на левом поле документа напротив записи выступления соответствующего работника.
4.8. Согласование проектов документов может осуществляться в СЭД. После завершения процедуры согласования (при создании подлинника документа на бумажном носителе) лист согласования распечатывается из СЭД, прикладывается к проекту документа и представляется на подпись руководителю организации (иному уполномоченному им лицу).
Согласование внутренних документов, создание, хранение и использование которых осуществляется посредством СЭД, проводится в СЭД в электронном виде.
При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа.
4.9. При внешнем согласовании, полученном письмом, или согласовании проекта документа коллегиальным (совещательным) органом с фиксацией решения о согласовании в протоколе заседания исполнитель оформляет на проекте документа или в листе согласования гриф согласования в соответствии с пунктом 2.45 Примерной инструкции. Письма о согласовании (выписка из протокола) прилагаются к проекту документа.
4.10. В ходе согласования проекта документа работник, согласующий документ, принимает одно из следующих решений:
согласовать проект документа без замечаний;
согласовать проект документа с замечаниями;
отклонить проект документа;
указать, что не имеет отношения к проекту документа (рассмотрение вопроса, по которому принимается решение, не входит в обязанности работника).
Возражения по проекту Приказа (Распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, или вносится в СЭД.
Если проект документа согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.
Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в случаях:
наличия существенных замечаний по проекту документа;
несогласия с проектом документа.
4.11. Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.
4.12. Если при доработке проекта документа исполнитель принимает решение не учитывать замечание (замечания) лица (лиц), участвовавших в согласовании, исполнителем готовится реестр неучтенных замечаний, который вместе с проектом документа представляется руководителю организации или иному уполномоченному им должностному лицу, подписывающему (утверждающему) документ. Реестр неучтенных замечаний подписывается руководителем структурного подразделения-исполнителя.
4.13. Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечания принимает руководитель.
В случае если руководитель принимает решение о необходимости учесть замечания, отклоненные исполнителем, исполнитель дорабатывает проект документа в соответствии с высказанными замечаниями.
Если руководитель соглашается с мнением исполнителя, он подписывает (утверждает) документ.
4.14. Документы, издаваемые от имени организации, подписываются руководителем организации или иными уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя организации, руководителями структурных подразделений, иными должностными лицами в соответствии с их компетенцией, определяемой доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации, внутренними нормативными документами организации).
4.15. Отдельные виды внутренних документов (служебные, объяснительные записки) на имя руководителя структурного подразделения подписываются исполнителем (составителем), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.
4.16. Документы, направляемые в высшие органы государственной власти, на имя первых руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителей субъектов Российской Федерации и зарубежных государств, подписываются руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности.
4.17. Документы, направляемые в подведомственные и сторонние организации, подписываются заместителями руководителя организации, иными должностными лицами организации в соответствии с предоставленными им полномочиями.
4.18. Документ подписывается двумя или более лицами, если за содержание документа несут ответственность несколько работников (документы, подготовленные несколькими подразделениями или организациями, рабочей группой, комиссией).
4.19. Подписывается, как правило, один экземпляр документа. Совместный документ подписывается в количестве, соответствующем количеству организаций, создавших документ.
При направлении письма или внутреннего информационно-справочного документа нескольким адресатам (не более четырех) подписывается каждый отправляемый экземпляр документа.
4.20. Подпись на документе оформляется в соответствии с пунктами 2.47, 2.48 Примерной инструкции.
4.21. Утверждение документа производится:
непосредственно руководителем – проставлением собственноручной подписи в грифе утверждения;
Приказом организации.
4.22. Утверждаются правила, положения, инструкции, регламенты, некоторые виды актов, планы, программы и другие документы, устанавливающие нормы и/или рассчитанные на длительное применение (приложение № 10).
Оформление грифа утверждения производится в соответствии с пунктом 2.41 Примерной инструкции.
4.23. Подпись руководителя организации или иного уполномоченного им лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также на копиях документов и выписках из документов заверяется печатью (приложение № 11).
Печать на документе проставляется в соответствии с пунктом 2.49 Примерной инструкции.
V. Организация документооборота
5.1. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководителем).
5.2. Цель организации документооборота – обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота – организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени, в условиях электронного документооборота – обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в соответствии с предоставленными им правами.
5.3. В условиях применения СЭД в организации используются электронные документы, а также электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе. Документы организации, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно) могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создаваемых, хранимых и используемых исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем организации.
5.4. Организация движения документов в условиях электронного документооборота осуществляется в соответствии с регламентированными маршрутами, разрабатываемыми Службой делопроизводства. Маршруты движения организационно-распорядительных документов должны быть оптимальными по затратам времени, не должны допускать дублирующих операций и возвратных движений, не обусловленных деловой необходимостью.
5.5. Организация документооборота основывается на принципах:
централизации операций по приему и отправке документов;
распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
организации предварительного рассмотрения входящих документов;
исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
однократности регистрации документов;
устранения необоснованных согласований проектов документов;
временной регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
5.6. В документообороте организации выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. В составе входящих и исходящих документов выделяются:
документы органов государственной власти, органов местного самоуправления;
документы филиалов и территориально обособленных подразделений;
документы из государственных и негосударственных организаций;
запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;
обращения граждан;
документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.
5.7. Доставка и отправка документов в организации осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской и курьерской связи, нарочными и различными видами электросвязи (факсимильная, телеграфная, телефонная, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО)12, СЭД).
12Для государственных организаций – участников МЭДО.
5.8. В организацию доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов и электронных копий документов.
5.9. Прием документов осуществляется Службой делопроизводства. Документы, полученные работниками от других организаций, также передаются в Службу делопроизводства для регистрации и/или учета.
5.10. Все поступившие в организацию документы подлежат первичной обработке, включающей:
проверку правильности доставки документов;
проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);
вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и графами ограничения доступа к документу);
проверку целостности входящих документов, включая приложения;
уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
проставление отметки о поступлении документа в организацию.
5.11. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.
Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Службы делопроизводства и в службу безопасности (при ее наличии).
5.12. При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке, повреждении документа, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываемый двумя работниками Службы делопроизводства.
Один экземпляр акта вместе с входящим документом и его приложениями передается на предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземпляр акта высылается отправителю.
5.13. Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:
если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;
если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;
при большом расхождении между датами подписания и получения документов.
После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело.
5.14. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично» («Private»), грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:
с отметкой «Лично» («Private») – непосредственно адресату;
с грифами ограничения доступа – в службу конфиденциального делопроизводства или работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.
5.15. Входящие электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте, посредством СЭД и/или МЭДО принимаются Службой делопроизводства.
Электронные документы, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам и подписанные усиленной квалифицированной подписью, включаются в СЭД после проверки электронной подписи и подтверждения ее действительности13; электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте и подписанные усиленной неквалифицированной подписью или простой электронной подписью, проходят предварительное рассмотрение и включаются в СЭД при наличии между организацией-отправителем и организацией-получателем соглашения об обмене электронными документами, подписанными соответствующей подписью.
13Индивидуальной инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена распечатка документов, поступивших в форме электронных документов, с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.
5.16. Первичная обработка электронных документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи (электронная почта, МЭДО, сайт организации) от других организаций и граждан, должна соответствовать технологии работы с входящими документами.
5.17. Первичная обработка документов завершается их распределением (сортировкой) на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение № 12) 14.
14К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях.
5.18. Регистрация входящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз: в Службе делопроизводства или в структурном подразделении организации в соответствии с установленной формой организации делопроизводства15.
15В индивидуальной инструкции по делопроизводству устанавливается место регистрации входящих документов (централизованно – в Службе делопроизводства или в Службе делопроизводства и структурных подразделениях), а также способ регистрации (в СЭД или в регистрационно-учетных формах на бумажном носителе).
Документы, поступающие из других организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в Службу делопроизводства.
5.19. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.
Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трех дней с момента поступления обращения16.
16Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410; № 31, ст. 4196; 2012, № 31, ст. 4470; 2013, № 19, ст. 2307; № 27, ст. 3474; 2014, № 48, ст. 6638; 2015, № 45, ст. 6206; 2017, № 49, ст. 7327).
5.20. Сведения о поступившем документе вносятся в электронную регистрационную карточку (ЭРК) СЭД или регистрационно-учетную форму на бумажном носителе, а поступившему документу присваивается регистрационный номер.
Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года, который может быть дополнен цифровыми или буквенно-цифровыми кодами (индексами) по используемым классификаторам17.
17регистрационного номера входящего документа определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.
5.21. На всех зарегистрированных документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляются отметки о поступлении документа в организацию. В отметке о поступлении документа фиксируются дата поступления (при необходимости – время поступления в часах и минутах) и входящий регистрационный номер документа в соответствии с пунктом 2.36 Примерной инструкции.
5.22. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК документа.
5.23. Корреспонденция на иностранных языках, адресованная руководству организации, после регистрации в Службе делопроизводства передается в соответствующее подразделение или работнику организации для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства. Иная корреспонденция на иностранных языках передается по назначению непосредственно в структурные подразделения.
5.24. Предварительное рассмотрение проводится в целях распределения поступающих в организацию документов на требующие обязательного рассмотрения руководством организации и направляемые непосредственно в структурные подразделения.
5.25. Предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется в Службе делопроизводства после регистрации документов.
Предварительное рассмотрение может проводиться до регистрации в случае поступления документов с отметками, требующими незамедлительного рассмотрения и исполнения документа.
5.26. Предварительному рассмотрению подлежат входящие документы, адресованные в организацию и на имя ее руководителя.
Документы, адресованные подразделениям, руководителям подразделений и специалистам, передаются в структурные подразделения без предварительного рассмотрения18.
18Состав документов, подлежащих предварительному рассмотрению в организации, может быть конкретизирован в индивидуальной инструкции по делопроизводству.
5.27. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания входящих документов, с учетом установленного в организации распределения функциональных обязанностей между руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений.
5.28. По результатам предварительного рассмотрения документы распределяются на документопотоки, направляемые:
на рассмотрение руководителя организации (документы, поступающие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, документы по наиболее важным и принципиальным вопросам деятельности организации);
на рассмотрение заместителей руководителя (документы по направлениям деятельности, курируемых соответствующими заместителями);
на рассмотрение иных руководителей, главных и ведущих специалистов;
на рассмотрение и исполнение в структурные подразделения по направлениям их деятельности.
5.29. По завершении предварительного рассмотрения документы передаются соответствующим руководителям для рассмотрения и вынесения резолюций (указаний по исполнению).
5.30. Рассмотрение документов руководителем осуществляется в день передачи документов руководителю или на следующий рабочий день, если документы переданы руководству в конце рабочего дня.
Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы рассматриваются руководителем незамедлительно.
5.31. Результаты рассмотрения документа руководителем организации, его заместителями, руководителями подразделений оформляются в виде резолюции в соответствии с пунктом 2.43 Примерной инструкции.
5.32. Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) специалистом Службы делопроизводства вносятся в ЭРК СЭД, после чего исполнители получают доступ к электронному документу или электронной копии документа, если документ поступил на бумажном носителе.
5.33. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации, включения в СЭД в виде электронных копий и рассмотрения руководством передаются в соответствующие структурные подразделения на исполнение или помещаются в дело в Службе делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел организации.
Для фиксации факта передачи входящих документов и их копий на бумажном носителе исполнителям в структурные подразделения могут использоваться журналы (реестры) передачи документов.
5.34. При бумажном документообороте подлинники входящих документов, в случае назначения нескольких исполнителей передаются ответственному исполнителю, остальным исполнителям Служба делопроизводства передает копии документа.
5.35. Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, регистрируются в Службе делопроизводства организации.
5.36. Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время.
5.37. Перед регистрацией исходящих документов Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.
5.38. При регистрации исходящего письма в СЭД сведения об отправляемом документе фиксируются в ЭРК, к которой прикрепляется электронная копия отправляемого документа.
Если ЭРК была создана в СЭД при подготовке проекта документа, то при регистрации исходящего документа в нее добавляются сведения о регистрационном номере, дате регистрации и другие сведения об исходящем документе.
5.39. Регистрационный номер исходящего документа должен состоять из кодов (индексов) в соответствии с применяемыми классификаторами и порядкового номера документа в пределах календарного года.
Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на отправляемом документе, а также на копии исходящего документа, остающейся в деле, в соответствии с пунктами 2.35, 2.36 Примерной инструкции.
5.40. Исходящий документ, подписанный руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом, передается на отправку, копия документа на бумажном носителе с визами помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в базе данных СЭД.
5.41. В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые из организации, доставляются адресатам средствами почтовой, фельдъегерской связи, спецсвязи, курьером, экспресс-почтой, а также передаются по каналам электросвязи (факсимильная связь, телеграф, телефон, электронная почта, МЭДО, СЭД).
Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи19.
19Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный № 35442), с изменениями, внесенными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. № 61 «О внесении изменений в Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный № 50545).
5.42. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные организации).
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.
5.43. Досылка или замена ранее отправленного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
5.44. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов.
5.45. Проекты распорядительных документов (приказов, Распоряжений), подготовленных для подписания, после подготовки и согласования с заинтересованными лицами передаются в Службу делопроизводства для проверки правильности их оформления.
5.46. Правильно оформленные приказы, Распоряжения передаются на подпись руководителю организации или иному уполномоченному им лицу.
5.47. Подписанные приказы, Распоряжения по основной деятельности регистрируются в Службе делопроизводства20.
20Подготовка приказов по личному составу к подписанию руководителем и их регистрация осуществляются подразделением по управлению персоналом.
Приказам, Распоряжениям по основной деятельности присваиваются порядковые номера (по каждой группе документов отдельно) в пределах календарного года. Порядковый номер документа может дополняться буквенным или цифровым индексом, обозначающим принадлежность документа соответствующей группе документов.
Сведения о регистрируемых Приказах, Распоряжениях вносятся в СЭД или в иные регистрационно-учетные формы на бумажном носителе или в электронной форме в соответствии с пунктом 5.54 Примерной инструкции.
5.48. Подлинники приказов (Распоряжений) по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации в соответствии с пунктом 8.20 Примерной инструкции.
Копии приказов, Распоряжений рассылаются исполнителям и иным заинтересованным лицам в электронной форме или на бумажном носителе в соответствии с указателем рассылки.
Копии приказов, Распоряжений, рассылаемые на бумажном носителе, заверяются в соответствии с пунктом 2.51 Примерной инструкции.
5.49. Протоколы заседаний, совещаний, проводимых руководством организации, регистрируются в Службе делопроизводства или секретарями соответствующих руководителей.
Протоколы заседаний, совещаний, проводимых коллегиальными (совещательными) органами, комиссиями или в структурных подразделениях организации, регистрируются в подразделениях, ответственных за организацию и проведение мероприятия. Копии таких протоколов готовятся к рассылке и рассылаются структурным подразделением, ответственным за организацию и проведение мероприятия.
5.50. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года или периода работы временной рабочей группы (комиссии) по каждой группе протоколов отдельно.
Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела по номенклатуре дел организации в соответствии с пунктом 8.20 Примерной инструкции.
5.51. Внутренние документы на имя руководителя другого структурного подразделения регистрируются в СЭД или (при отсутствии СЭД или отсутствии возможности зарегистрировать внутренний документ в СЭД) регистрируются в подразделении, создавшим документ. Зарегистрированный документ передается непосредственно в подразделение – адресат, в котором повторно не регистрируется.
5.52. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе22:
21Указанный состав сведений, включаемых в СЭД при регистрации и в ходе рассмотрения и исполнения входящих и исходящих документов, обязателен для организаций – участников МЭДО.
а) наименование организации (корреспондента);
б) адресат;
в) наименование вида документа;
г) дата поступившего документа;
д) регистрационный номер поступившего документа;
е) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
ж) дата поступления документа;
з) входящий регистрационный номер;
и) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
к) количество листов основного документа;
л) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
м) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
н) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата);
о) срок исполнения документа;
п) индекс дела по номенклатуре дел;
р) сведения о переадресации документа;
с) отметка о контроле;
т) гриф ограничения доступа к документу;
у) сведения об электронной подписи;
ф) результат проверки электронной подписи 22
22Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.
5.53. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:
а) адресат;
б) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
в) наименование вида документа;
г) дата документа;
д) регистрационный номер документа;
е) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
ж) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
з) количество листов основного документа;
и) индекс дела по номенклатуре дел;
к) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
л) гриф ограничения доступа к документу;
м) подразделение – ответственный исполнитель документа;
н) сведения об электронной подписи.
5.54. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе23:
23Состав сведений, вносимых в СЭД при регистрации внутренних документов, зависит от вида регистрируемого документа.
а) наименование подразделения, подготовившего проект документа;
б) наименование вида документа;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
е) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
ж) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
з) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
и) индекс дела по номенклатуре дел;
к) указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);
л) отметка о контроле;
м) гриф ограничения доступа к документу;
н) подразделение (должностное лицо) – исполнитель (ответственный исполнитель) документа.
Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах в ЭРК СЭД могут вноситься иные сведения.
5.55. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по организации в целом, по отдельным структурным подразделениям, по группам документов, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.
5.56. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным СЭД, регистрационно-учетных журналов и картотек.
5.57. За единицу учета количества документов принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия – единственный экземпляр документа в организации, например, копия исходящего письма) без учета копий, создаваемых при печати и копировании (тиражировании). Копии документов при необходимости анализа учитываются отдельно.
5.58. Результаты учета объема документооборота в организации ежегодно обобщаются Службой делопроизводства и представляются руководству в виде отчета об объеме документооборота за год.
VI. Контроль исполнения документов (поручений)
6.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.
6.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:
руководителем или иным должностным лицом организации – исполнения документов (поручений) по существу;
Службой делопроизводства организации и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях – сроков исполнения документов (поручений).
В Службе делопроизводства централизованному контролю подлежат зарегистрированные документы с отметкой о контроле («Контроль»), проставляемой в соответствии с пунктом 2.54 Примерной инструкции, а в структурных подразделениях организации – все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
6.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.
6.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:
постановку документов (поручений) на контроль;
проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);
снятие с контроля документов (поручений);
учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);
информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.
6.5. Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях.
Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.
Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).
Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.
6.6. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «весьма срочно» – в течение одного дня, «срочно» – в 3-дневный срок; «оперативно» – в 10-дневный срок; остальные – в срок не более 30 дней;
по парламентским запросам – не позднее чем через 15 дней со дня получения;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения.
по межведомственным запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг – 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;
по обращениям граждан – 30 дней со дня регистрации.
6.7. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (указание).
6.8. В целях своевременного исполнения документов, поручений (указаний), поставленных на контроль, работник Службы делопроизводства, ответственный за ведение контроля исполнения документов, проверяет своевременность доведения документа (поручения) до исполнителя.
6.9. Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).
6.10. Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:
документов (поручений) последующих лет – не реже одного раза в год;
документов (поручений) последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;
документов (поручений) текущего месяца – за 5 дней до истечения срока исполнения.
6.11. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД.
Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).
6.12. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.
Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее, чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения).
Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует Службу делопроизводства24.
24Аналогичным образом могут быть внесены изменения в состав исполнителей документа (поручения) с обязательным информированием Службы делопроизводства.
6.13. Документ (поручение) считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам.
Решение об исполнении документа (поручения) принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием Службы делопроизводства организации.
На исполненном документе проставляется отметка о направлении документа в дело в соответствии с пунктом 2.55 Примерной инструкции, сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.
6.14. Документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы (поручения), срок исполнения которых не продлен, считаются неисполненными.
6.15. Служба делопроизводства организации анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины:
в порядке предварительного контроля направляет в структурные подразделения организации напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают (за 3 – 5 дней до окончания срока исполнения документа);
раз в месяц и по окончании года руководителю организации и руководителям структурных подразделений направляет отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по организации в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, – по отдельным исполнителям.
VII. Организация работы исполнителя с документами
7.1. Исполнитель получает документы на исполнение в день их рассмотрения или на следующий рабочий день в соответствии с резолюциями руководства организации и руководителя подразделения. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
7.2. Документы, поступающие в структурное подразделение с резолюциями руководства, передаются руководителю подразделения. Если документ, поступивший на исполнение в подразделение, не имеет отношения к компетенции подразделения, руководитель подразделения в тот же день или на следующий рабочий день возвращает его в Службу делопроизводства для решения вопроса о перенаправлении его на исполнение в другое подразделение (другому исполнителю).
7.3. Исполнение документа предусматривает:
сбор и анализ необходимой информации;
подготовку проекта документа и его оформление;
согласование проекта документа с заинтересованными лицами;
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования и, при необходимости, – повторное согласование);
подготовку списка (указателя) рассылки документа, если документ адресован группе организаций;
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;
подготовку документа к отправке и передачу копии документа в дело25.
25Выполняется Службой делопроизводства.
7.4. При направлении документа нескольким исполнителям ответственным за подготовку проекта документа является исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный в резолюции как ответственный исполнитель.
7.5. Ответственный исполнитель имеет право давать поручения остальным исполнителям, проводить рабочие совещания для выработки совместного решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение поручения и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок). Исполнители не имеют права представлять проекты документов руководителю, давшему поручение, минуя ответственного исполнителя.
7.6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию руководителя подразделения передается другому исполнителю с обязательным сообщением его фамилии делопроизводителю подразделения для внесения изменений в ЭРК документа в СЭД или иную регистрационно-учетную форму.
7.7. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать документы и дела руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику (в случае необходимости, – по акту приема-передачи, в котором указываются виды дел (заголовки дел) и их количество и который подписывается работником, передавшим документы, и работником, принявшим документы).
7.8. Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем.
Проект документа со всеми необходимыми приложениями, напечатанный и оформленный в соответствии с правилами, установленными в разделе 3 Примерной инструкции, исполнитель согласовывает с заинтересованными подразделениями и лицами и, при необходимости, с другими организациями.
Документы, предназначенные для отправки, оформляются на бланке организации установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, определяет количество экземпляров документа и после регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества копий.
7.9. Исполнитель (ответственный исполнитель) организует согласование (визирование) проекта документа со всеми заинтересованными лицами и проводит доработку проекта по замечаниям в соответствии с пунктами 4.1 – 4.11 Примерной инструкции.
При наличии большого количества замечаний до представления доработанного проекта документа на подпись руководителю исполнитель готовит сводку замечаний (предложений), в которой указывается: содержание замечания (предложения), должность, фамилия лица, давшего замечание, принято или отклонено замечание (если замечание отклонено, – причину отклонения).
7.10. После доработки и повторного визирования (согласования) проект документа передается на подписание (утверждение). До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документа, правильность оформления адресата, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.
7.11. Подписанный документ исполнитель в соответствии с порядком, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству, передает для регистрации и отправки и/или включения в дело.
В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть включен документ.
7.12. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия исполнения документа (поручения), делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного контроля, телефонных и письменных запросах, о дате и результате окончательного исполнения.
7.13. Исполнитель не имеет права разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
VIII. Формирование документального фонда организации
8.1. Оперативное хранение документов организации до передачи их на хранение в архив или уничтожение осуществляется в структурных подразделениях организации.
8.2. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
8.3. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, включая документы, поступающие из других организаций.
8.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, номенклатурой дел за прошедший год, локальными нормативными актами организации, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности организации, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.
8.5. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений организации и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях – копии документов26. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.
26Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия – единственный экземпляр документа в организации, а также, если копии необходимы для организации деятельности подразделения.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.
8.6. Номенклатура дел организации (сводная) составляется Службой делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений по форме, установленной Правилами хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях27 (далее – Правила хранения).
27Приложение № 25 к Правилам хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный № 38830) (далее – Правила хранения).
Сводная номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.
8.7. Номенклатура дел организации подписывается руководителем Службы делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), согласовывается с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, один раз в 5 лет представляется на согласование соответствующей экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) или государственного (муниципального) архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями в порядке, установленном Правилами хранения28.
28Пункт 4.8. Правил хранения.
Номенклатура дел, согласованная ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1-го января предстоящего календарного года.
Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.
В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.
8.8. Согласованная с соответствующей ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января предстоящего календарного года.
8.9. Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства, второй – используется Службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий – передается в архив организации в качестве учетного документа, электронная копия номенклатуры дел организации, утвержденной руководителем организации, передается в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является организация.
В подразделения организации номенклатура дел рассылается Службой делопроизводства в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе или в электронной форме.
8.10. Номенклатура дел организации строится по структурной (названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой организации), или функциональной схемам (названиями разделов номенклатуры дел являются направления деятельности организации).
8.11. Номенклатура дел структурного подразделения составляется в каждом подразделении организации работником, ответственным за делопроизводство подразделения, при участии ведущих специалистов подразделения, согласовывается с экспертной комиссией подразделения (при ее наличии), подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Службу делопроизводства.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется по форме, установленной Правилами хранения29.
29Приложение № 26 к Правилам хранения.
Вновь созданное или реорганизованное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Службу делопроизводства.
8.12. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и состоит из индекса структурного подразделения (кода подразделения в соответствии с утвержденной структурой организации или классификатором структурных подразделений) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где:
01 – код структурного подразделения;
05 – порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.
Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.
Если в течение года в деятельности организации образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел для вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера.
8.13. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
а) название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);
б) наименование организации, структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ(ы);
в) наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы);
г) краткое содержание документов дела;
д) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
е) дата (период), к которым относятся документы дела;
ж) указание на копийность документов дела.
8.14. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, включенных в дела.
В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела – регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.
Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле:
«Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются):
«Документы к протоколам заседаний Научно-технического совета»;
«Протоколы производственных совещаний при генеральном директоре и документы к ним».
В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе:
«Протоколы заседаний дирекции».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется:
«Переписка с образовательными учреждениями о повышении квалификации работников».
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название:
«Переписка с федеральными органами исполнительной власти о заключении и исполнении государственных контрактов».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:
«Переписка о заключении и исполнении государственных контрактов».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:
«Переписка с ООО «Горсвязь» о предоставлении услуг связи».
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:
если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:
«Переписка с учреждениями культуры административных округов Москвы».
если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела:
«Переписка с филиалом в Московской области о планировании и отчетности».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты):
«Отчеты структурных подразделений за 2017 год»;
«Статистический отчет о численности, составе и движении кадров за 2017 год (ф. № 27-год)».
При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
8.15. Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома:
|
Т. 1. |
11.01.2017 – |
|
30.06.2017 |
Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.
8.16. В графе 4 «Срок хранения и № статьи по перечню» указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.
8.17. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел («Заведено»), о переходящих делах (например, «Переходящее с 2016 года»), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения.
Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе «Примечание» отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы:
«Электронные документы. СЭД «Канцелярия», БД «Служебные записки».
8.18. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.
В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений организации.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, передаются в архив организации, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.
8.19. Дела со дня их заведения до передачи в архив организации или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения хранятся по месту их формирования.
Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.
8.20. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие общие правила:
в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
приложения помещаются вместе с основными документами;
в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях;
в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2».
Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы – основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.
Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.
Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственной деятельности30.
30В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г., регистрационный № 18380); с изменениями, внесенными Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16.02.2016 № 403 «О внесении изменений в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 марта 2016 г., регистрационный № 41414), к административно-хозяйственной деятельности относятся вопросы по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций.
приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел организации в той информационной системе, в которой они были созданы или в которую были включены.
8.21. Для обеспечения сохранности, учета документов и дел структурного подразделения и организации доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
8.22. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.
Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома дела, дату дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
8.23. Проверки наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел должны проводиться делопроизводителем подразделения в случаях:
перед передачей документов в архив организации;
при перемещении дел;
при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства;
при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел.
8.24. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством подразделений принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства.
Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом Службой делопроизводства и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в трех экземплярах: по одному экземпляру акта хранится в Службе делопроизводства и структурном подразделении; экземпляр акта представляется в архив организации при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.
8.25. Экспертиза ценности документов проводится на основе законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения:
при составлении номенклатуры дел;
при подготовке дел к передаче в архив организации;
в архиве организации.
8.26. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации Приказом руководителя создается экспертная комиссия (далее – ЭК), в организациях, имеющих подведомственные организации, филиалы, – центральная экспертная комиссия (далее – ЦЭК).
Задачи, функции, права, организация работы ЭК (ЦЭК) определяются положением о ней, которое разрабатывается на основании примерного положения, утвержденного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства31.
31Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 43 «Об утверждении Примерного положения об экспертной комиссии организации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15.06.2018, регистрационный № 51357).
8.27. Основными функциями ЭК являются:
организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
8.28. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно делопроизводителями подразделений совместно с ЭК организации и под методическим руководством Службы делопроизводства организации.
8.29. При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив организации осуществляется:
отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив организации;
отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
8.30. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения.
Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
8.31. Отбор электронных документов для передачи в архив организации осуществляется в автоматизированном режиме путем отбора документов из баз данных информационных систем по признаку «Индекс дела» («Срок хранения»).
8.32. По результатам экспертизы ценности документов в организации проводится оформление дел и составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК) организации одновременно. Согласованные ЭК (ЦЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации.
8.33. Дела, образовавшиеся в деятельности организации и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.
Оформление дел проводится в структурных подразделениях организации по месту формирования документов в дела.
8.34. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:
оформление реквизитов обложки дела по форме;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
подшивку и переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела и обложка дела составляются по формам, установленным Правилами хранения32.
32Приложения № 8, 27, 28 к Правилам хранения.
8.35. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела хранились в делопроизводстве, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются. На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел организации заполняются реквизиты: наименование организации, наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.
8.36. На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются:
наименование вышестоящей организации (организации-учредителя); наименование организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива;
наименование структурного подразделения;
индекс дела по номенклатуре дел;
номер тома (части);
заголовок дела (тома, части);
крайние даты дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
На обложках дел постоянного хранения над наименованием организации указывается наименование государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого выступает организация.
8.37. При оформлении обложки дела:
наименование вышестоящей организации (организации-учредителя), при ее наличии, указывается полностью в именительном падеже, под полным наименованием в скобках указывается официальное принятое сокращенное наименование (при его наличии);
наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования (при его наличии), которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения указывается полностью в соответствии с утвержденной структурой организации (при наличии сокращенного наименования структурного подразделения оно указывается в скобках);
индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел организации;
заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);
даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).
При изменении наименования организации или подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование организации (подразделения), а прежнее наименование заключается в скобки.
Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: «В деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания Приказа о приеме (при наличии трудового договора – дата заключения трудового договора) и Приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
8.38. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования организации и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке с помощью штампа.
8.39. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.
Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
8.40. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки).
Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.
Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.
Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.
8.41. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.
Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле.
В конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.
Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
8.42. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.
8.43. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации осуществляется структурным подразделением организации – владельцем соответствующей информационной системы совместно с подразделением (специалистом), обеспечивающим функционирование информационной системы.
8.44. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив организации, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
конвертация электронного документа в формат архивного документа33;
33Пункт 4.34 Правил хранения.
формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, включающем: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A <32>;
формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;
миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив организации не по информационно-коммуникационным каналам;
проверка воспроизводимости электронных документов;
проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
подтверждение целостности электронного дела электронной подписью руководителя структурного подразделения (иного уполномоченного лица), осуществляющего подготовку электронных документов к передаче в архив организации.
8.45. Электронные документы передаются в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носителях в соответствии с установленными правилами32, без сохранения данных электронных документов в соответствующих информационных системах.
8.46. Описи дел составляются в структурных подразделениях организации под методическим руководством Службы делопроизводства.
Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, электронные дела, а также на дела, состоящие из документов, характерных для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам).
Описи дел структурных подразделений составляются по формам, установленным Правилами хранения34.
34Приложения № 23, 24 к Правилам хранения.
По описям дел структурных подразделений документы передаются в архив организации.
На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.
При наличии в организации СЭД описи дел формируются в системе.
8.47. Описи дел структурных подразделений представляются в архив организации не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
8.48. Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения:
порядковый номер дела по описи;
индекс дела;
заголовок дела;
крайние даты дела;
количество листов в деле;
срок хранения дела;
примечания.
8.49. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи – валовый;
графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово «Последний»);
графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии копий.
8.50. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
8.51. Порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации.
8.52. При составлении описи электронных дел в опись включаются:
порядковый номер электронного дела по описи;
индекс электронного дела;
заголовок дела;
дата дела (тома, части);
срок хранения дела;
объем электронного дела в Мб;
примечания.
В составе описи электронных дел в СЭД формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.
8.53. Описи дел структурного подразделения подписываются руководителем подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и Службой делопроизводства. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления.
8.54. Описи дел структурного подразделения организации составляются в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив организации также передается по экземпляру описей дел в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).
8.55. Дела передаются на хранение в архив организации в соответствии с графиком передачи документов, утвержденным руководителем организации или иным уполномоченным им лицом и согласованным с руководителями структурных подразделений.
8.56. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, документы по личному составу, электронные документы передаются в архив организации не ранее, чем через год, и не позднее, чем через три года после завершения их в делопроизводстве.
8.57. Передача дел в архив организации производится по описям дел структурных подразделений.
8.58. Уполномоченный работник архива проверяет правильность оформления и формирования дел, правильность составления описей дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.
Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить в двухнедельный срок.
8.59. Прием каждого дела в архив организации производится в присутствии делопроизводителя структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи в итоговой записи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, в том числе электронных, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.
Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника (делопроизводителя) структурного подразделения, передавшего дела на бумажном носителе и электронные дела.
8.60. Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.
8.61. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения организации делопроизводитель подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
8.62. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме, установленной Правилами хранения35.
35Приложение № 21 к Правилам хранения.
На основе предложений структурных подразделений Служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на дела всей организации по той же форме. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
8.63. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2018 года.
8.64. Дела с отметкой «ЭПК» 36 подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.
36Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
Остальные документы дела с отметкой «ЭПК» включаются в акт, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.
8.65. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на рассмотрение и согласование ЭК одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу.
8.66. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации после утверждения ЭПК архивного учреждения, государственного или муниципального архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.
8.67. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной.
После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью специалиста Службы делопроизводства, и датой:
«Уничтожено. См. акт № _____ от ________. Подпись, инициалы, фамилия».
8.68. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.
Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.
8.69. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.
IX. Организация доступа к документам и их использования
9.1. Выдача дел, находящихся на хранении в Службе делопроизводства, структурных подразделениях организации работникам других подразделений для ознакомления и (или) для временного использования в работе производится по запросам, подписанным руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, запрашивающего дело (документ) и с разрешения руководителя Службы делопроизводства или структурного подразделения, документы которого запрашиваются.
9.2. Дела, документы выдаются во временное пользование работникам организации на срок не более одного месяца.
Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица, по актам на срок не более шести месяцев.
При необходимости срок использования документов может быть продлен.
9.3. В письменном запросе работников организации о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении.
9.4. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела.
На место изъятого подлинника документа работник Службы делопроизводства или делопроизводитель подразделения вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа.
После решения вопроса, для рассмотрения которого дела (документы) изымались по запросам государственных органов, подлинники документов должны быть возвращены в организацию и помещены в дело.
9.5. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде копий электронных документов в соответствии с пунктом 2.51 Примерной инструкции.
9.6. Порядок доступа работников организации к документам, размещаемым в СЭД или иной информационной системе, устанавливается локальными нормативными актами организации, определяющими порядок эксплуатации информационной системы, и в соответствии с персональными учетными записями работников в СЭД или иной информационной системе.
Работникам, не имеющим права доступа к соответствующей информационной системе, электронные документы выдаются в соответствии с пунктами 9.1 – 9.3 Примерной инструкции, на физически обособленном носителе, высылаются по электронному адресу работника, запрашивающего документ, или иным образом.
9.7. В Службе делопроизводства, структурном подразделении, выдавшем дело (документ) ведется учет выданных дел (документов) и контроль их своевременного возврата. Электронные дела (документы) возврату не подлежат.
9.8. Работники организации обязаны обеспечивать сохранность полученных во временное пользование документов (дел) на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных документов или их копий работникам других подразделений или организаций.
9.9. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности организации, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
9.10. Изъятие (выемка) документов производится на основании письменного Распоряжения (Постановления) соответствующего органа власти с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.
9.11. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).
9.12. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела.
9.13. Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.
X. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей
10.1. Бланки организационно-распорядительных документов разрабатываются Службой делопроизводства. Виды бланков организационно-распорядительных документов, требования к их оформлению и использованию устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.
10.2. Образцы бланков документов утверждаются в составе индивидуальной инструкции по делопроизводству или Приказом руководителя в составе комплекта (альбома) бланков.
10.3. В организации для подготовки документов могут использоваться бланки документов, изготовленные типографским способом или средствами оперативной полиграфии.
Организации вправе при подготовке документов использовать электронные шаблоны бланков. Электронные шаблоны бланков должны соответствовать образцам бланков, утвержденных руководителем организации.
10.4. Бланки организационно-распорядительных документов, применяемые в организации, не могут передаваться другим организациям, должностным и физическим лицам.
10.5. Служба делопроизводства организации:
оформляет заказы на изготовление бланков организационно-распорядительных документов типографским способом или средствами оперативной полиграфии;
осуществляет хранение бланков организационно-распорядительных документов и выдачу их в структурные подразделения организации;
осуществляет контроль за правильностью использования бланков организационно-распорядительных документов37.
37Индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации может быть предусмотрено ведение учета бланков документов.
10.6. В организации в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» 38 и уставом организации используется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее – печать организации).
38Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417; 2011, № 1, ст. 1; 2013, № 30, ст. 4022; 2014, № 11, ст. 1088; 2017, № 52, ст. 7916).
В организации также могут использоваться печати подразделений, печати для пакетов и отдельных категорий документов, а также металлические выжимные печати для опечатывания помещений и удостоверения специальных пропусков.
В организации может использоваться штамп (штампы) с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц.
Порядок использования штампов с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц 39, виды документов, подписываемых факсимильной подписью устанавливается локальным нормативных актом организации.
39С учетом положений пункта 2 статьи 160 части I Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации. 1994, № 32, ст. 3301; 2011, № 15, ст. 2038).
10.7. Печать организации с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должна соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» 40.
40ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». – М. : ИПК Изд-во стандартов, 2004, с изменениями № 1 – 4.
10.8. Печати и штампы организации изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления подразделениями организации и ее работниками возложенных на них функций. Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает руководитель организации по представлению руководителя Службы делопроизводства организации.
Если печать организации используется в нескольких экземплярах, номер экземпляра печати указывается в клише печати при ее изготовлении.
10.9. Печатью организации заверяют подлинность подписи руководителя организации и иных уполномоченных им лиц, на документах и копиях документов в соответствии с пунктом 2.49 Примерной инструкции.
10.10. Печати и штампы выдаются для использования работникам, ответственным за их использование и хранение под подпись в журнале учета печатей и штампов. Учет печатей и штампов организации ведет Служба делопроизводства или иное подразделение организации.
10.11. При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование печатей и штампов.
10.12. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы организации возможен в исключительных случаях по решению руководства организации (например, при подписании договоров).
10.13. Служба делопроизводства организации ежегодно проверяет соблюдение работниками условий использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях организации.
10.14. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Службу делопроизводства или иное подразделение, на которое возложен учет печатей и штампов, для централизованного уничтожения. Печати уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.
10.15. Для обмена электронными документами посредством МЭДО в организации должны использоваться усиленные квалифицированные электронные подписи. Состав должностных лиц и работников организации – владельцев усиленных квалифицированных электронных подписей должен определять руководитель организации.
10.16. При передаче организацией электронных документов на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами посредством СЭД в организации и ее подразделениях могут использоваться усиленные неквалифицированные электронные подписи и/или простые электронные подписи (далее – электронная подпись) в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» 41.
41Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; № 27, ст. 3880; 2012, № 29, ст. 3988; 2013, № 14, ст. 1668; № 27, ст. 3463, ст. 3477; 2014, № 11, ст. 1098; № 26, ст. 3390; 2016, № 1, ст. 65; № 26, ст. 3889).
10.17. Электронный документ в СЭД организации, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу при одновременном соблюдении следующих условий:
ключ подписи, относящийся к конкретной электронной подписи, на момент подписания электронного документа является действительным (достоверным), не утратил силу (не отозван);
подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе;
дата и время создания электронной подписи зафиксированы в СЭД;
электронная подпись используется в соответствии с установленным в организации распределением права подписи документов между должностными лицами и работниками.
10.18. Генерацию и хранение ключей неквалифицированной и простой ЭП в СЭД должен осуществлять администратор СЭД.
10.19. Служба делопроизводства или иное подразделение организации ведет учет ключей электронных подписей42 в специальном журнале. Выдача материальных носителей электронной подписи и их возврат по истечении срока действия осуществляется под подпись работника в журнале.
42Виды электронных подписей, используемых в организации, устанавливаются организацией и закрепляются в локальном нормативном акте.
10.20. Создание паролей для простой электронной подписи осуществляется в порядке, установленном локальным нормативным актом организации, устанавливающим порядок эксплуатации СЭД и использования электронных подписей при работе с документами.
10.21 Ключ электронной подписи, используемой в СЭД, является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Приложение № 1
рекомендуемый образец
|
Наименование органа государственной власти |
||
|
Федеральное бюджетное учреждение |
УТВЕРЖДАЮ |
|
|
(ФБУ «НИЦ …») |
Подпись |
И. О. Фамилия |
|
ПОЛОЖЕНИЕ |
Дата |
|
|
____________________ № _____________ |
||
|
Москва |
1. Общие положения
1.1. Отдел научно-технической информации (далее – ОНТИ) является самостоятельным структурным подразделением ФБУ «Наименование организации», осуществляющим информационное обслуживание научно-исследовательских и проектных подразделений и организаций научно-методической информацией по науке и научно-технической политике. ..
1.2. ОНТИ возглавляется заведующим и непосредственно подчиняется заместителю директора ФБУ «Наименование организации», курирующему деятельность ОНТИ.
1.3. Заведующий ОНТИ назначается на должность и освобождается от должности приказами директора ФБУ «Наименование организации» в соответствии с заключенным трудовым договором по представлению заместителя директора ФБУ «Наименование организации», курирующего деятельность ОНТИ.
1.4. ОНТИ состоит из четырех структурных подразделений: сектора информационного обеспечения и ведения справочно-информационного фонда, сектора зарубежной научно-технической информации в сфере инноваций, сектора электронных ресурсов научно-технической информации и редакционно-издательского сектора.
1.5. Реорганизация и ликвидация ОНТИ проводится приказами директора ФБУ «Наименование организации» …
Приложение № 2
рекомендуемый образец
Наименование органа государственной власти
Федеральное бюджетное учреждение
«НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР
«НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ»
(ФБУ «НИЦ …»)
ПРИКАЗ
Москва
О создании экспертной комиссии
и утверждении положения о ней
В целях улучшения организации делопроизводства и архивного хранения документов, образующихся в деятельности ФБУ «Наименование организации», соблюдения требований законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела … приказываю:
1. Создать экспертную комиссию ФБУ «Наименование организации» в составе:
председатель – зам. генерального директора Фамилия И. О.;
секретарь – делопроизводитель Фамилия И. О.;
члены: начальник общего отдела Фамилия И. О., заместитель заведующего планово-экономическим отделом Фамилия И. О., заместитель главного бухгалтера Фамилия И. О., заведующий отделом кадров Фамилия И. О., заведующий отделом инновационных технологий Фамилия И. О., заведующий отделом экспериментальных исследований Фамилия И. О.
2. Утвердить Положение об экспертной комиссии (приложение).
3. Контроль за исполнением Приказа возложить на заместителя генерального директора Фамилия И. О.
|
Директор |
Подпись |
И. О. Фамилия |
Приложение № 3
Приложение № 3
рекомендуемый образец
Наименование органа государственной власти
Федеральное бюджетное учреждение
«НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР
«НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ»
(ФБУ «НИЦ …»)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Москва
О подготовке предложений
к плану НИОКР на 2018 г.
В связи с формированием Плана НИОКР на 2018 год, финансируемых из государственного бюджета:
1. Руководителям научно-исследовательских подразделений (Фамилия И. О., Фамилия И. О., Фамилия И. О., Фамилия И. О.) подготовить и представить ученому секретарю предложения к плану НИОКР на 2018 год в срок до 15.06.2017.
2. Ученому секретарю (Фамилия И. О.) обеспечить формирование проекта плана НИОКР на 2018 год, финансируемых из государственного бюджета, в срок до 01.07.2017.
3. Контроль за исполнением Распоряжения возложить на заместителя директора по научной работе Фамилия И. О.
|
Директор |
Подпись |
И. О. Фамилия |
Приложение № 4
рекомендуемый образец
Наименование органа государственной власти
Федеральное бюджетное учреждение
«НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР
«НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ»
(ФБУ «НИЦ …»)
ПРОТОКОЛ
Москва
заседания дирекции
Председательствующий – Фамилия И. О.
Секретарь – Фамилия И. О.
Присутствовали: 17 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы …
Доклад заместителя директора Фамилия И. О.
2. …
1. СЛУШАЛИ: Петров П. П. – текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И. О. – краткая запись выступления.
Фамилия И. О. – краткая запись выступления.
РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ)
1.1. Сформировать временные творческие коллективы по реализации проектов федеральной целевой программы …
1.2. Подготовить и утвердить планы работы по проектам федеральной целевой программы …
2. …
|
Председательствующий |
Подпись |
И. О. Фамилия |
|
Секретарь |
Подпись |
И. О. Фамилия |
Приложение № 5
Приложение № 5
рекомендуемый образец
Наименование органа государственной власти
Федеральное бюджетное учреждение
«НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР
«НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ»
(ФБУ «НИЦ …»)
ПРОТОКОЛ
Москва
оперативного совещания
у заместителя директора центра
Заместитель директора – Фамилия И. О.
Секретарь – Фамилия И. О.
Присутствовали: Фамилия И. О., Фамилия И. О., Фамилия И. О. …
1. Об организации обследования по теме НИОКР …
_______________________________________________
(Фамилия И. О. *, Фамилия И. О., Фамилия И. О.)
1. Установить, что …
2. Руководителю темы (Фамилия И. О.) обеспечить контроль ….
2. Об участии в заседании рабочей группы по …
_______________________________________________
(Фамилия И. О. *, Фамилия И. О., Фамилия И. О.)
1. Подготовить к заседанию рабочей группы материалы о ….
|
Заместитель директора |
Подпись |
И. О. Фамилия |
|
Секретарь |
Подпись |
И. О. Фамилия |
* Первой указывается фамилия и инициалы основного докладчика, затем – фамилии и инициалы лиц, участвовавших в обсуждении вопроса.
Приложение № 6
рекомендуемый образец
|
Наименование органа государственной власти |
|||
|
Федеральное бюджетное учреждение |
Ректору |
||
|
(ФБУ «НИЦ …») |
Почтовый адрес |
||
|
Ленинский просп., д. 83, Москва, 117296 |
|||
|
30.08.2017 |
№ |
01-22/345 |
|
|
На № __________________ от _____________ |
|||
|
Об участии в анкетировании |
Уважаемый Имя, Отчество!
Предлагаем Вам принять участие в анкетировании образовательных организаций, осуществляющих подготовку специалистов по инженерным специальностям.
Анкетирование проводится нами в целях сбора информации о вузах, выпускающих специалистов необходимых нам специальностей, которых в дальнейшем можно было бы привлекать для прохождения производственной практики и пополнения штата специалистов на предприятиях отрасли.
Заполненную анкету просим выслать в наш адрес.
Приложение: Анкета на 2 л. в 1 экз.
С уважением,
|
Директор |
Подпись |
И. О. Фамилия |
Фамилия, имя, отчество, референт директора
(495) 934-23-23; mail@techno.ru
Приложение № 7
рекомендуемый образец
|
Наименование органа государственной власти |
||||
|
Федеральное бюджетное учреждение |
||||
|
(ФБУ «НИЦ …») |
||||
|
АКТ |
||||
|
05.08.2017 |
№ |
5 |
||
|
Москва |
||||
|
проверки технического состояния оргтехники |
Основание: Приказ ФБУ «НИЦ …» от 30.07.2017 № 89 «О проверке технического состояния оргтехники, используемой отделом делопроизводства».
Составлен: зам. начальника информационно-технического отдела Фамилия И. О.; начальником административно-хозяйственной службы Фамилия И. О., зав. отделом делопроизводства Фамилия И. О.
В ходе проверки технического состояния оргтехники отдела делопроизводства, проведенной 04.08.2017, установлено …
Проверкой признаны непригодными для эксплуатации:
…
|
Подпись |
И. О. Фамилия |
|
|
Подпись |
И. О. Фамилия |
|
|
Подпись |
И. О. Фамилия |
Приложение № 8
рекомендуемый образец
|
ОТДЕЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА |
Директору ФБУ «НИЦ …» |
||
|
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА |
|||
|
10 октября 2017 г. |
№ |
35 |
|
|
Об увеличении штатной |
Уважаемый Имя Отчество!
В связи со значительным увеличением объемов обрабатываемой корреспонденции, поступающей в связи с ….
прошу Вас изыскать возможность увеличить штатную численность отдела на одну должность специалиста 2-й категории.
С уважением,
|
Зав. отделом |
Подпись |
И. О. Фамилия |
Приложение № 9
Приложение № 9
рекомендуемый образец
Кому: Руководителям управлений и отделов
От: Фамилия И. О., руководитель административно-хозяйственной службы
Дата: 17 апреля 2017 г.
Тема: Подача заявок на автотранспорт
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В целях повышения эффективности использования и сокращения простоев автотранспортных средств центра прошу руководителей подразделений подавать заявки на автотранспортные средства не позднее 15:00 дня, предшествующего поездке.
|
Руководитель административно-хозяйственной службы |
И. О. Фамилия |
Приложение № 10. Примерный перечень утверждаемых документов
Приложение № 10
1. Акты (проверок, ревизий; списания; экспертизы; ликвидации организаций).
2. Графики работ, отпусков, сменности.
3. Инструкции, должностные инструкции.
4. Классификаторы информации, документов.
5. Методические рекомендации, методические указания и методики.
6. Номенклатура дел организации.
7. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии).
8. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).
9. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).
10. Политики.
11. Положения (о подразделениях, премировании, аттестации).
12. Порядки.
13. Правила.
14. Регламенты (в том числе регламенты бизнес-процессов).
15. Стандарты организации.
16. Уставы.
17. Унифицированные формы документов.
18. Штатное расписание.