Несмотря на то, что тема командировок уже описана не один раз, некоторые вопросы по работе с командировками остаются актуальными В нашей статье мы расскажем о нюансах организации командировок и оформлении командировочных.
Также смотрите:
- Расчет суточных при командировках
- Приказ о суточных в командировке
- Каков минимальный размер суточных
- Как рассчитать суточные при командировке за границу
Общие понятия по командировкам
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых происходит в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признают.
Срок командировки – продолжительность нахождения работника в командировке. Срок командировки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Днем выезда в командировку считают день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считают текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее – последующие сутки.
Организация командировок
Разберем пошагово, как организовать направление работника в командировку.
Итак, на первом этапе инициатор готовит служебную записку или обоснование командировки с указанием:
- Ф.И.О. и должностей работников, направляемых в командировку;
- цели командировки;
- даты начала и окончания командировки;
- места и названия юридического лица (подразделения) принимающей стороны;
- предполагаемого реестра затрат с указанием способа оплаты.
В обосновании должен быть указан перечень предполагаемых расходов работника – затраты по найму жилого помещения, расходы на проезд к месту командировки и обратно, дополнительные транспортные расходы на ГСМ и т. д.
На втором этапе с учетом обоснования руководитель компании принимает решение о командировании работника, руководствуясь следующими принципами:
- цели командирования должны носить производственный характер;
- командирование руководителя и работников одного отдела, а также командирование 2-х и более работников одного отдела должно быть целесообразно и экономически обоснованно с точки зрения производственной необходимости.
Примеры цели командировки в случае выезда за рубеж могут быть такие:
- для участия в международных конференциях, семинарах, симпозиумах, выставках;
- для участия в рабочих группах по совместной деятельности с зарубежными партнерами компании;
- для представления интересов работодателя на значительных международных мероприятиях (форумы и т. п.);
- для ознакомления с новыми типами оборудования, организации поставок товаров (оборудования), необходимых для эксплуатации объекта, заказанного компанией у зарубежного производителя.
Оформление документов на командировку
После согласовательной части идет документальное оформление командировки.
Так, на третьем шаге выпускают приказ о направлении работника в командировку. Его готовит обычно кадровая служба на основании положительного решения директора компании.
После подписания приказа и ознакомления с ним командируемого работника на четвертом этапе заказывают билеты и гостиницу.
Почему важно оформлять проездные документы только после издания приказа? Потому что в любой момент планы руководства могут измениться и командировка не состоится. В этом случае ваши расходы на проезд и найм жилья будут признаны необоснованными.
Работник может самостоятельно заняться оформлением проездных и гостиницы. Однако для упорядочивания расходов желательно заказ билетов и проживания доверить отдельному сотруднику, который будет оформлять данные расходы в соответствии с установленными нормами. В этом случае нужно сделать предварительный расчет для начисления командировочных.
Пример бланка расчета на сумму командировочных вы можете бесплатно скачать с нашего сайта здесь:
Оплата командировки
И последний шаг перед тем как направить работника в командировку – выдача командировочных под отчет.
Деньги могут быть выданы наличными из кассы или перечислены на банковскую карту работника, т. к. сейчас многие компании отказались от ведения кассы и все расходы оплачивают по безналу.
Одобренный предварительный расчет на командировку будет приложен к расходному кассовому ордеру или к платежному поручению на перечисление и будет оправдательным документом.
При согласовании предварительного расчета бухгалтерия делает отметку, если у работника есть задолженность по ранее полученным авансам. Как правило, при наличии задолженности по прошедшей командировке новые суммы аванса не выдают. В исключительных случаях аванс выдают за минусом задолженности.
Суммы неподтвержденных (излишне перечисленных) командировочных расходов удерживают из заработной платы работника на основании заявления.
Если работник не успел получить перед командировкой под отчет денежные средства – в случае срочного выезда в связи с производственной необходимостью – возмещение расходов производят после его возвращения из служебной командировки (при наличии подтверждающих документов).
Передача выданных под отчет денег на командировку одним работником другому запрещена.
Оформление отчетов по результатам командировок за пределы РФ
Зарубежные командировки всегда привлекают внимание проверяющих органов. Поэтому лучше заранее к ним подготовиться и оформить отчет о командировке на имя руководителя.
С формой такого отчета вы можете ознакомиться здесь:
Например:
- при командировании за рубеж с целью участия в международных конференциях, семинарах, симпозиумах, выставках – работник лично составляет отчет, в котором излагает информацию о целях и результатах командировки, приобретенных знаниях, указывает предложения по использованию в компании зарубежного опыта и сведений, полученных в ходе поездки;
- при командировании за рубеж с целью участия в рабочих группах по совместной деятельности – ее участники составляют протокол совещания рабочей группы;
- при командировании за рубеж с целью представления фирмы на значительных международных мероприятиях – делают отчет в письменной форме о деловых встречах в формальной и неформальной обстановке с указанием лиц, в них участвующих, и тем обсуждения в процессе рабочих встреч.
Документы, подтверждающие затраты работника по командировке за пределы РФ, принимают с построчным переводом на русский язык.
Авансовый отчет
По возвращении из командировки работник обязан передать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением следующих оправдательных документов:
- копия приказа о направлении в командировку;
- копия приказа о продлении (изменении/отмене) командировки;
- проездные документы: электронный билет или авиабилет с приложением посадочных талонов, ж/д билет и другие;
- счет (акт и счет-фактура) гостиницы или договор аренды при найме жилого помещения и документ, подтверждающий оплату (кассовый чек, квитанция ПКО, выписка с карты и другие);
- документ, подтверждающий заправку авто (в случае аренды автомобиля или отправления работника в командировку на автомобиле компании) – чек АЗС;
- квитанции о возврате билетов, штрафы за отмену бронирования билета, найма жилого помещения (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);
- копия товарно-транспортной накладной, товарной накладной или акта о перемещении – при перевозке товарно-материальных ценностей;
- другие документы, подтверждающие расходы во время служебной командировки;
- копия загранпаспорта с отметкой о пересечении границы – при командировании за пределы РФ (кроме случаев, когда в соответствии с действующим порядком пересечение госграницы РФ происходит по внутреннему паспорту без проставления отметки в загранпаспорте).
Прочие расходы на командировку
Кроме основных расходов в период командировки у работника могут быть и прочие расходы. Для того, чтобы бухгалтерия смогла их возместить и принять к учету, работник должен предоставить подтверждающие документы:
• за пользование постелью;
• уплата страховых сборов (вкл. страховой сбор по обязательному и добровольному личному страхованию пассажиров на транспорте);
• оплата регистрационных взносов;
• оплата услуг по оформлению проездных документов;
• возврат билетов, штрафы (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);
• счета гостиниц по оказанию дополнительных услуг (страховка, пользование холодильником).
Также у работника могут быть расходы на оплату багажа – при перевозке документов, запчастей и иного оборудования, если данная задача предусмотрена приказом на командировку. Их возмещают командированному работнику в полном объеме на основании подтверждающих документов.
ИМЕЙТЕ В ВИДУ
Бухгалтерия может отказать в принятии к учету документы загрязненные, изношенные, надорванные, имеющие потертости, отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, утратившие фрагменты, склеенные из фрагментов, – если они в силу своего состояния не могут подтвердить факт произведенных расходов или какой-либо обязательный реквизит документа невозможно идентифицировать.
Подводим итоги
Организация командировки проходит в несколько этапов.
Подтверждающие документы оформляют как до служебной поездки (приказ, предварительный расчет, документы на выдачу денежных средств и оплату расходов), так и после (отчет о командировке, авансовый отчет, документация, подтверждающая дополнительные компенсируемые работнику расходы).
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Оформление командировки 2020
Подборка наиболее важных документов по запросу Оформление командировки 2020 (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 23.08.2021 по делу N А33-5468/2021
Требование: Об отмене постановления о привлечении к административной ответственности по 1 ст. 20.8 КоАП РФ.
Решение: В удовлетворении требования отказано.Довод общества о том, что служебное оружие выдано для осуществления охранных функций по сопровождению материальных ценностей по договорам (вышеуказанные лица получили оружие и убыли в служебную командировку за пределы г. Красноярска), отклоняется судом апелляционной инстанции, как документально не подтвержденный. Представленные в материалы дела договоры об оказании услуг по сопровождению и охране при перевозке материальных ценностей (ценных грузов) и служебные записки сотрудников сами по себе не являются достаточными и безусловными доказательствами, подтверждающими факт командировки указанных лиц на срок 7 месяцев, а, следовательно, ношение оружия при исполнении служебных обязанностей. Обществом не представлены доказательства, подтверждающие, что договора от 2015 года являлись действующими на 2020 год, не представлены заявки заказчиков с указанием маршрута, не представлены документы, подтверждающие факт оформления командировки сотрудников и т.д.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Путеводитель по кадровым вопросам. Служебные командировкиРасходы на проживание в гостинице в командировке можно подтвердить кассовым чеком или документом, оформленным на бланке строгой отчетности, которые выдаются при осуществлении расчетов за проживание. Данный вывод следует из абз. 2 п. 26 Правил предоставления гостиничных услуг, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 18.11.2020 N 1853.
Нормативные акты
Командировочное удостоверение — это документ, удостоверяющий время нахождения сотрудника в служебной поездке. Несмотря на то, что с 2015 года компании не обязаны оформлять данный документ, многие работодатели по-прежнему его применяют. В нашей статье мы расскажем о том, есть ли необходимость оформлять командировочное удостоверение в 2020 году.
Обязательно ли составление командировочного удостоверения в 2020 году
Постановлением кабмина РФ от 29.12.2014 № 1595 было скорректировано Положение о командировках, благодаря чему с 08.01.2015 при отправлении работника в поездку по делам фирмы больше не нужно оформлять следующие документы:
- командировочное удостоверение,
- служебное задание
- отчет о выполненной работе в командировке.
Данные новшества были направлены на упрощения документооборота компании.
Для чего требовалось командировочное удостоверение
Постановлением кабмина от 13.10.2008 № 749 утвержден перечень документов, которые в обязательном порядке организация обязана оформлять при отправлении работников в командировку. До начала 2015 года в данном списке значилось командировочное удостоверение. Форма данного документа приведена в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (форма № Т-10).
Данный документ служил для определения фактического времени нахождения работка в командировке. В каждом месте пребывания трудящегося в удостоверение вносились отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него.
До 2015 года компания не могла подтвердить расходы на служебную поездку без командировочного удостоверения. Об этом неоднократно заявляли чиновники (письма Минфина РФ от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60, от 24.04.2008 № 03-03-06/2/45, от 07.11.2007 № 03-03-06/2/206).
Однако судьи считали, что расходы на командировку можно подтвердить также приказом (см. например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 № А27-16987/2010 и от 07.05.2007 № Ф04-2644/2007(33834-А45-14), ФАС Московского округа от 19.12.2008 № КА-А40/10864-08 и от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2).
Если же командировка длилась всего один день, то оформлять командировочное удостоверение было необязательно. Минфин этого не требовал (письмо от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60).
Таким образом, с отменой командировочного удостоверения споры о необходимости его наличия в целях подтверждения налоговых расходов прекратились.
Зачем оформлять командировочное удостоверение в 2020 году
Несмотря на то, что с 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным документом для подтверждения командировочных расходов, применять его закон не запрещает. Таким образом, компания вправе закрепить во внутренних документах организации необходимость его оформления в случае направления работника в служебную поездку. При этом организация вправе оформлять данный документ в соответствии с его унифицированной формой № Т-10 либо разработать бланк удостоверения самостоятельно.
Выписанный документ необходимо зарегистрировать журнале учета выдачи командировочных удостоверений.
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре, вручается работнику, который направляется в командировку для выполнения служебного задания. В каждом пункте назначения в удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются принимающей стороной (подписью соответствующего сотрудника и печатью при ее наличии).
Таким образом, если компании по-прежнему удобно оформлять командировочное удостоверение, то она вправе это делать, закрепив в ЛНА. Применение данного документа вкупе со служебным заданием подтвердит расходы компании.
Как подтвердить факт служебной поездки без командировочного
Как мы уже говорили, командировочное удостоверение предназначалось для того, чтобы удостоверить факт нахождения работника в служебной поездке.
Однако если фирма примет решение не оформлять работнику указанный документ, то срок нахождения в командировке могут подтвердить проездные билеты. При поездке по делам работодателя на личном или служебном транспорте следует заполнять служебную записку, приложив к ней путевые листы, счета, квитанции или иные документы, которыми можно подтвердить маршрут следования.
Добавить в «Нужное»
Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в командировки установлены Положением, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение). А какие же документы нужны для направления работника в командировку?
Документы, необходимые для направления работника в командировку
Для направления работника в командировку работодатель должен издать соответствующий приказ (форма Т-9, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1), с которым нужно под роспись ознакомить работника. Вот, собственно, и все необходимые документы. Не удивляйтесь! Дело в том, что еще в 2015 году при направлении работника в командировку перестали быть нужными, в частности (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595, Письмо ФНС России от 24.11.2015 N СД-4-3/20427):
- служебное задание;
- командировочное удостоверение.
Однако при необходимости зафиксировать какую-либо информацию вам никто не запрещает оформлять эти документы и сейчас.
Зачем было нужно командировочное удостоверение
Командировочное удостоверение являлось документом, подтверждающим срок пребывания работника в командировке. В удостоверении отмечались дата приезда в пункт назначения и дата выезда из него.
Сейчас же, по общему правилу, срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, которые работник должен предъявить работодателю по окончании служебной поездки (п. 7 Положения).
Когда может пригодиться командировочное удостоверение
В наше неспокойное «коронавирусное» время был введен ряд ограничительных мер. Так, в некоторых регионах в гостиницы было разрешено заселять лишь тех, кто приехал в данный регион по служебной необходимости. В качестве подтверждения цели приезда в гостинице требовалось предъявить командировочное удостоверение. Безусловно, такое требование незаконно. Ведь, как мы уже сказали выше, работодатель не обязан оформлять командировочное удостоверение. И если вы его не оформляете, то, дабы избежать проблем с заселением, имеет смысл дать с собой работнику заверенную копию командировочного приказа.
Командировочное удостоверение: форма
Если вы решили все-таки оформлять командировочные удостоверения при направлении работников в командировки, то можете разработать собственную форму такого удостоверения. Но проще использовать унифицированную форму Т-10, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.
Командировочное удостоверение в 2020 году (бланк)
Скачать бланк командировочного удостоверения (форма Т-10) можно бесплатно в системе КонсультантПлюс.