Что значит удаленная работа, и как на нее перевести сотрудника
С 2021 года сотрудника можно перевести на 4 вида удаленной (дистанционной) работы (см. Закон № 407-ФЗ от 08.12.2020):
- постоянная — сотрудник всегда трудится вне офиса,
- временная — сотрудник работает удаленно определенный период времени, не более 6 месяцев,
- экстренная — сотрудник вынужден трудиться не офиса, пока не прекратится угроза жизни или здоровью людей (период не ограничен),
- комбинированная — работник частично занят в офисе и частично может трудиться удаленно.
Чтобы перевести на удаленный режим работы действующего сотрудника, не обязательно расторгать с ним трудовой договор и заключать новый. Достаточно внести некоторые изменения в текст документа и оформить их в виде дополнительного соглашения. Главное при этом — получить письменное согласие самого подчиненного.
Процедура кадрового оформления на удаленку
Возможны два варианта развития событий:
- Инициатором перевода на удаленный режим работы выступает работодатель (например, в кризис у компании больше нет возможности арендовать просторный офис, поэтому часть сотрудников отправляется трудиться «на дом»).
- Инициатором выступает сам сотрудник, а работодатель не против такого решения (допустим, специалист вынужден уехать в другой регион по семейным обстоятельствам, но готов продолжить выполнять свою трудовую функцию дистанционно).
Процедура оформления кадровых документов в каждом из двух случаев будет несколько отличаться.
Дистанционная и удаленная работа — это одно и то же? Да, с 1 января 2021 г. оба понятия закреплены в Трудовом кодексе как равнозначные (см. ст. 312.1 ТК). Хотя еще недавно термина «удаленная работа» вообще не существовало в законе.
Быть в курсе всех изменений и грамотно организовать кадровое взаимодействие с сотрудниками в филиалах или на удаленке можно через облачный сервис кадрового делопроизводства Астрал iКЭДО.
Если инициатор — работодатель, потребуется:
- письменное согласие сотрудника,
- приказ о переводе на дистанционный режим работы,
- дополнительное соглашение к трудовому договору.
Если инициатор — сотрудник:
- он должен написать заявление на имя работодателя с аргументацией, почему ему нужен перевод на удаленку,
- выражая свое согласие, руководитель издает приказ,
- в заключение процедуры стороны подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору.
Пример заявления работника о переводе его на удаленный формат работы:
Формулировка в дополнительном соглашении к трудовому договору в таком случае будет следующей:
Если же работник навсегда переходит на удаленный режим и через полгода возвращаться в офис не планирует, формулировка будет еще проще. Например:
Что еще прописать в дополнительном соглашении с удаленным работником
1. Режим рабочего времени дистанционного сотрудника.
Он может отличаться от режима офисных работников. Если не установить продолжительность рабочей недели, начало и окончание трудового дня, перерыв для отдыха и питания, сотрудник будет вправе выбирать для себя удобный график самостоятельно.
Учет рабочего времени удаленного сотрудника идет также, как обычно. В табеле Т-12 или Т-13 трудовые дни отмечаются кодами «Я» или «01».
2. Место работы.
К сожалению, недостаточно указать в дополнительном соглашении, что удаленный работник выполняет свою трудовую функцию через интернет. Место работы — это обязательное условие трудового договора. Рекомендуем в качестве локации зафиксировать, например, домашний адрес или любое другое место, где будет фактически проходить рабочий процесс (см. письмо Роструда от 07.10.2013 № ПГ/8960-6-1).
3. Продолжительность временной дистанционной работы.
Если сотрудник ушел на удаленку временно, необходимо прописать в дополнительном соглашении, какой срок займет работа в таком режиме. Напомним, что максимальный срок для временной дистанционной работы — 6 месяцев.
4. График работы в офисе и дома — для комбинированной удаленной работы.
Например, с понедельник по среду сотрудник может быть занят в офисе, а четверг и пятницу работать из дома.
5. Порядок сдачи отчетов о проделанной работе.
Контролировать удаленщиков несколько сложнее, чем офисных сотрудников, как и оценивать результат их деятельности. Обычно компании решают этот вопрос с помощью возложения на работника обязанности периодически предоставлять отчет о проделанной работе. Форму отчета можно утвердить в приложении к доп.соглашению или просто указать, что ее определяет непосредственный руководитель.
6. Порядок предоставления отпусков.
На удаленщиков распространяются общие правила о предоставлении отпуска, поэтому достаточно сделать ссылку на ст. 122-125 ТК.
7. Порядок обеспечения программно-техническими средствами.
Предполагается, что работодатель должен обеспечить удаленного сотрудника всем необходимым для исполнения его трудовой функции: ПО, оборудованием, средствами защиты информации и т. д. Также рекомендуется прописать порядок возмещения расходов на интернет и мобильную связь, на основании представленных работником чеков, квитанций и т. д.
Электронный кадровый документооборот — это не только удобно, но и экономно.
С 22 ноября 2021 года бизнес может не дублировать на бумажном носителе почти все кадровые документы. Сервис iКЭДО от Калуга Астрал сократит расходы фирмы на бумагу, печать, отправку документов, аренду архива, трудовые ресурсы в непростое для бизнеса время.
Как обмениваться документами с удаленным сотрудником
С удаленными работниками обмен оригиналами документов затруднен. Теоретически можно сделать это по почте или курьерской службой. Но гораздо удобней и быстрей подписать их в электронном виде.
Для этого и сотруднику, и работодателю придется обзавестись электронной подписью.
Например, электронная подпись потребуется для дистанционного заключения, внесения правок и расторжения таких документов, как трудовой договор, дополнительные соглашения к нему, соглашение о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении. При этом работодателю потребуется УКЭП, а работнику достаточно УНЭП.
Сервис iКЭДО от Калуга Астрал обеспечивает полноценный кадровый электронный документооборот: от выпуска электронной подписи для удаленных сотрудников до хранения электронных документов.
Обычно расходы по получению УНЭП на сотрудника, как и всю организацию этого процесса, берет на себя работодатель. В конечном итоге, именно ему грозят административные штрафы за ненадлежащее оформление кадровых документов (ст. 5.27. КоАП).
Однако работодателям не стоит бояться удаленки. Перевести на нее сотрудников не так сложно, как кажется на первый взгляд. А iКЭДО поможет решить все кадровые вопросы, не покидая офиса.
Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса
Существенная экономия времени.
Расскажем все об электронном документообороте
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами:
Содержание:
- Работник на дистанционной работе: трудовой договор
- Получение согласия об обработке персональных данных дистанционно
- Предварительный медицинский осмотр
- Ознакомление с локальными нормативными актами
- Заключение трудового договора дистанционно — какие документы нужны
- Заключение трудового договора с удаленным сотрудником
- Инструктаж по охране труда и оформление приказа
- Оформление кадровых документов
Дистанционный работник и работодатель не видят друг друга, отсюда сложность заключения трудового договора с дистанционщиком — вся процедура происходит удаленно. В этой связи меняется весь порядок оформления, он происходит в электронном виде, следовательно, при оформлении договора с удаленным работником целесообразно использовать электронный документооборот. А это подразумевает использование электронной подписи.
Теме ЭДО посвящен отдельный онлайн-курс Валентины Митрофановой.
Работник на дистанционной работе: трудовой договор
Трудовой договор с дистанционным работником заключается при выполнении работ вне стационарного рабочего места. Заключаентся он как в бумажном виде, так и в электронной форме — путем обмена между работодателем и сотрудником электронными документами с использованием обеими сторонами усиленной квалифицированной электронной подписи ( работник может использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись).
Для опытного специалиста кадровой службы не составит труда разобраться в тонкостях оформления документов удаленного сотрудника. Однако, если встретились затруднения, наш онлайн курс поможет сориентироваться в любых вопросах организации дистанционной работы.
В настоящее время есть три варианта оформления дистанционной работы:
- постоянный трудовой договор или временный на срок до шести месяцев;
- дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной или временной основе до шести месяцев, периоды работы удаленно и на стационарном рабочем месте можно чередовать.
- временно по инициативе работодателя на основании приказа или ЛНА. Это условие возможно во время исключительных обстоятельств при возникновении угроз жизни или нормальным жизненным условиям населения или его части. Также, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение (ст. 312.9 ТК РФ).
О том, что изменилось в дистанционной работе после 1.01.2021, узнайте из нашего материала.
Получение согласия об обработке персональных данных дистанционно
При оформлении сотрудника на дистанционный режим работы важно следующее — собирается ли работодатель обрабатывать сведения о нем в большем количестве, чем того требует закон. Законодательно обусловлены следующие цели обработки персональных данных:
- оформление трудового договора;
- ведение воинского учета;
- налоговые отчетности и пр.
Если ПДн требуются в рамках этих норм, согласие при оформлении дистанционного сотрудника не требуется.
Если же личная информация о работнике нужна для других целей, например, внутренней статистики компании, — согласие на обработку необходимо.
Важно!
Работник на дистанционке вправе передать согласие письменно, засвидетельствовав его собственноручно, или в виде электронного документа, удостоверенного электронной подписью (ЭП). Это право дает ч. 4 ст. 9 N 152-ФЗ.
Предварительный медицинский осмотр
Если работник на удаленке попадает под категорию, для которой существует прямая необходимость прохождения медосмотра, например, несовершеннолетние, — рекомендуем исполнить эту обязанность. Однако дистанционная работа редко предполагает деятельность, требующую медицинского освидетельствования. Кроме того, мы уже рассматривали обязанности работодателя по ОТ по отношению к удаленному сотруднику — проведение медосмотров в них не входит.
Ознакомление с локальными нормативными актами
При заключении договора о дистанционной работе обязанность ознакомления нового сотрудника с внутренней документацией компании под роспись лежит на работодателе в соответствии со ст. 68 ТК. Имеются в виду:
- правила внутреннего распорядка;
- коллективные договоры;
- другие акты предприятия, регламентирующие трудовую деятельность.
Иногда это бывает затруднительно, поскольку работник может пребывать в другом городе. Статья 312.2, ч.5 ТК разрешает дистанционное ознакомление — в виде электронных документов. Допускается использование ЭП.
Заключение трудового договора дистанционно — какие документы нужны
В статье 65 ТК перечислены документы, которые соискатель должен предъявить работодателю для устройства на работу.
Дополнительно, в случаях, предусмотренных законом, могут потребоваться справки:
- о наличии/отсутствии судимости или факта уголовного преследования;
- о том, не был ли соискатель подвергнут административному взысканию за потребление наркотических или психотропных веществ.
Документы могут быть предоставлены работодателю по e-mail.
Важно!
Если наниматель потребует, соискатель должен продублировать электронные документы нотариально заверенными бумажными дубликатами и отправить их в заказном письме с уведомлением.
Что касается трудовой книжки, то информация о рабочем стаже и деятельности удаленного сотрудника в нее может не вноситься. Если же соискатель оформляется в первый раз — разрешается ее вообще не заводить. Это соглашение указывается в трудовом договоре, и для дистанционного работника он будет основным документом о его трудовой деятельности и страховом стаже.
Документ о регистрации в системе персонального учета ПФР лицо, его не имеющее, оформляет самостоятельно.
Важно!
При наличии соглашения, трудовая книжка работником не предоставляется, но обязанность работодателя передавать сведения о нем в ПФР сохраняется.
Заключение трудового договора с удаленным сотрудником
ТК позволяет заключать соглашение о дистанционной работе по электронной почте путем обмена документами. Кадровой службе работодателя необходимо выполнить следующее условие — не позже трех дней со дня подписания соглашения отправить дистанционному работнику бумажный вариант его договора. Отправляется почтовым отправлением с уведомлением, оформленным надлежащим образом.
После заключения трудового договора о дистанционной работе в электронной форме, он оформляется стандартным способом — на бумаге и направляется работнику почтой.
Дистанционный трудовой договор — скачайте образец в конце статьи.
Инструктаж по охране труда и оформление приказа
Разрабатывается инструкция, в ней указывается, каким образом безопасно использовать предоставленное работнику оборудование. Инструктаж разрешается провести дистанционно.
Важно!
Оформление удаленного сотрудника происходит стандартным способом — изданием приказа (распоряжения) на основании заключенного трудового договора о дистанционной работе. Если отдел кадров применяет унифицированную форму Т-1, в графе «условия приема на работу, характер работы» рекомендуется написать «дистанционная».
Сотрудника уведомляют об издании приказа в срок — 3 дня с фактического начала работы. Он ставит подпись, что с приказом ознакомлен. Работодатель по требованию работника отправляет ему заверенную копию данного распоряжения. Эти требования изложены в статье 68 ТК РФ.
Если ознакомить работника под подпись с приказом нет возможности, ознакомление необходимо провести по e-mail с использованием ЭП.
Оформление кадровых документов
Оформляется личная карточка Т-2. В трудовой книжке делается запись.
При решении работника сделать запись о дистанционной работе в трудовую книжку, работодатель это делает в общем порядке. При получении трудовой книжки от работника, делается отметка в книге учета.
Если работник — военнообязанный, необходимо уведомить о факте заключения ТД военный комиссариат в течение 2 недель с момента его заключения. Это стандартная процедура, не зависящая от характера трудовой функции.
Все трудовые договоры, в том числе и соглашения о дистанционной работе, заключаются в письменной форме. В случае возникновения споров это способствует их скорейшему разрешению.
Скачать образец дистанционного договора
Записывайтесь на дистанционный курс Валентины Митрофановой и проблема организации удаленной работы потеряет для вас актуальность.
-
Понятие и виды дистанционной работы
-
Обмен документами
-
Как оформить дистанционного работника
-
Как оформить переход на удалёнку при форс-мажоре
-
О чём нужно помнить, если принимаете дистанционного сотрудника
Понятие и виды дистанционной работы
Согласно статье 312.1 ТК РФ дистанционная работа — это когда сотрудник работает вне места нахождения работодателя (головного офиса, представительства, обособленного подразделения). Работодатель и сотрудник взаимодействуют через Интернет и сети общего пользования.
Есть несколько вариантов удалёнки:
- на постоянной основе — на весь срок действия трудового договора;
- временный вариант — не более шести месяцев;
- периодическая удалёнка — сотрудник работает поочерёдно удаленно и на стационарном рабочем месте.
В зависимости от того, какой вариант вы выберете, отличаются и формулировки в трудовом договоре. Любой из этих вариантов требует взаимной договорённости работодателя и сотрудника.
Есть еще один вариант — удалёнка по инициативе работодателя. Оформляется приказом или распоряжением. Допускается только в исключительных обстоятельствах, угрожающих жизни и здоровью работников: катастрофы природного или техногенного характера, производственные аварии, несчастные случаи на производстве, пожар, эпидемии и т.п. А также по решению властей (ст. 312.9 ТК РФ). Согласие работника на такой перевод не требуется.
Обмен документами
Условия обмена прописаны в статье 312.3 ТК РФ. Чтобы заключить трудовой договор или дополнительное.соглашение к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор, можно обменяться документами в бумажном или в электронном виде. В последнем случае работодатель должен подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник — усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной. Если у работника такой подписи нет, нужно получить её в ближайшем удостоверяющем центре, иначе обмен электронными документами невозможен.
Различия между электронными подписями сформулированы в ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
Если обмениваетесь документами в электронном виде, в трудовом или коллективном договоре нужно прописать срок, в течение которого получатель договора обязан подтвердить факт получения. Подтверждение отправляется в электронной форме.
Если работник захочет получить экземпляр договора и другие документы, связанные с его трудовой деятельностью, в бумажном виде, работодатель обязан направить его в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
Как обмениваться остальными документами (приказы о приёме сотрудника на работу, переводе на другую должность или место работы, справки с места работы и т.д.), которые так или иначе касаются удалённого работника, стороны решают самостоятельно. Можно по старинке обменяться бумажными вариантами, можно отправить работнику и получить от него электронные документы, причем здесь можно использовать любые другие виды электронной подписи.
Особый порядок действует только для больничных листов. Бумажные больничные нужно отправлять заказным письмом с уведомлением. Если больничный в электронном виде, а работодатель и медицинская организация входят в одну систему электронного документооборота, сотрудник просто должен сообщить работодателю его серию и номер.
Как оформить дистанционного работника
Запросите у работника документы, предусмотренные ст. 65 Трудового кодекса РФ. Это:
- паспорт;
- трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности;
- СНИЛС. Если до момента трудоустройства у дистанционного работника не было СНИЛС, он должен самостоятельно встать на учёт в ПФР и получить номер;
- военный билет (для военнообязанных);
- документ об образовании.
Дистанционный работник может всё это предоставить в электронной форме 3 ст. 312.2 Трудового кодекса РФ). Это могут быть сканы, скриншоты, файлы PDF, XML и прочее. ЭЦП здесь не обязательна, она нужна только для договоров.
Для справки: определение электронного документа закреплено п. 11_1 ст. 2 закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”. Это документ, представленный в электронной форме, которую может воспринимать человек с помощью ЭВМ и которую можно передавать по ТКС или обрабатывать в информационных системах.
Ознакомьте работника под роспись с локальными нормативными актами, если они у вас есть. Это нужно сделать до подписания трудового договора. Если у сотрудника нет ни электронной подписи, ни возможности лично приехать ознакомиться с документами, можно сделать так. Сотрудник получает по электронной почте документ, распечатывает, ставит подпись, сканирует и отправляет работодателю. А потом отправляет обычной почтой документ с живой подписью Это наиболее безопасный вариант.
Заключите трудовой договор. В договоре предусмотрите следующее:
- указание на то, что работа является дистанционной и условия ее выполнения (постоянно, временно, периодически);
- место работы (возможно, несколько), в котором дистанционный работник непосредственно исполняет свои обязанности (письмо Роструда № ПГ/8960-6-1 от 7 октября 2013 г.).
- дата начала дистанционной работы и срок, на который она устанавливается (если он заранее известен);
- режим рабочего времени и времени отдыха.
Например, бухгалтер на удалёнке арендовал офис, в котором трудится большую часть рабочего времени (подрабатывает самозанятым). Но периодически работает и из дома. Поэтому в договоре дистанционного работника он укажет и адрес своей регистрации, и адрес арендованного офиса.
Внимание! Если вы не пропишете график работы в трудовом договоре, сотрудник имеет право работать по удобному ему графику.
Если в компании предусмотрены онлайн-совещания, летучки, планёрки и т.д, лучше определить рабочие часы, чтобы сотрудник в нужное время был на связи. Так можно избежать споров о сверхурочной работе. Если дистанционная работа носит временный характер, работодатель может определить условия и порядок вызова работника в офис, на стационарное рабочее место.
- порядок обмена электронными документами и иные способы взаимодействия сторон. Оптимально определить в трудовом договоре или другом локальном документе, как будут решаться срочные рабочие вопросы во время удаленной работы (по телефону, электронной почте, через мессенджеры, корпоративные системы и т.п.), а также предусмотреть способы взаимодействия и передачи результатов работы (например, работник может предъявлять руководству итоги работы, сделанной на дому, в дни своего присутствия в офисе, если такие установлены, и др.);
- условия обеспечения работника необходимым оборудованием и другими средствами труда;
- порядок компенсации за использование личного имущества работника. Работодатель обязан обеспечить дистанционного работника всем необходимым для работы, например, компьютером, принтером, расходными материалами и т.п. Если стороны договорятся, работник может использоваться своё оборудование или арендовать его на месте. В этом случае работодатель обязан компенсировать сотруднику использование оборудования и расходы, с этим связанные;
- условия обеспечения охраны труда. Работодатель не может контролировать условия труда дистанционного работника, поэтому не в состоянии нести всю полноту ответственности за обеспечение безопасности труда. Но если предоставляет своё оборудование или рекомендует его к использованию, обязательно должен ознакомить сотрудника с правилами безопасности, предупредить о возможных рисках;
- особенности увольнения и др. Если работник на удалёнке не отвечает на запрос работодателя и не выходит на связь два и более рабочих дней подряд, это основание для его увольнения. Увольнением может закончиться и смена места пребывания удалёнщика, если переезд делает невозможным продолжение сотрудничества. Например, удалённый консультант по работе с клиентами перебрался в местность, где нет возможности обеспечить стабильную связь.
Можно также включить в трудовой договор дополнительные условия, которые указаны в ч. 4 ст. 57 Трудового кодекса РФ.
Удалёнка – не повод для экономии на оплате труда (ст. 312_5 ТК РФ).
Важно! Если вы уже перевели сотрудников на удалёнку в связи пандемией до изменений в ТК, проверьте трудовые договоры с ними и при необходимости внесите изменения с учётом информации в этой статье.
Издайте приказ о приеме на работу. Ознакомьте с ним сотрудника под родпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы. Не позднее следующего дня после издания приказа отправьте в ПФР отчёт СЗВ-ТД о приёме сотрудника.
Внесите сведения в трудовую книжку, если она есть. Сведения о дистанционной работе вносить в бумажную трудовую обязательно только если сотрудник сам этого хочет. В таком случае сотрудник должен отправить бумажную трудовую работодателю по почте заказным письмом с уведомлением или принести лично. Запись делают в обычном порядке, не указывая, что работа дистанционная. Если сотрудника принимают по совместительству, запись в трудовой делать не нужно.
Когда все пункты выполнены, оформите личную карточку сотрудника.
Как оформить переход на удалёнку при форс-мажоре
В экстренных обстоятельствах у работника не спрашивают согласия о переводе на дистанционный режим и не вносят изменения в трудовой договор. Это обстоятельства, связанные с возникновением угрозы жизни и здоровью работников, которые нарушают нормальные жизненные условия всего населения или его части. Кроме самого работодателя решение о переходе на дистанционную работу могут принять органы государственной власти — на уровне страны в целом или только на территории конкретного региона.
Для перевода издайте приказ или распоряжение. В нём укажите:
- причину перевода;
- список работников, которых переводят;
- срок перевода. Он не может быть дольше, чем события, которые его вызвали. Поэтому, как только форс-мажор прошёл, срок перевода должен закончиться;
- порядок обеспечения работников всем необходимым для выполнения обязанностей, а также порядок возмещения расходов, связанных с работой в удалённом режиме;
- порядок организации труда работников. Это режим рабочего времени, включая всевозможные созвоны, онлайн-совещания, планерки, и т.п. Все они должны укладываться в рабочее время. Также пропишите, как сотрудники будут взаимодействовать с работодателем, порядок и сроки сдачи рабочих отчётов и т.д.
С приказом (распоряжением) о переводе на удалёнку работника можно ознакомить любым способом, который позволяет определить, что тот, кому документ адресован, точно его читал. Обеспечьте работника всем необходимым для работы, научите пользоваться новыми способами связи, помогите адаптироваться к работе в новых условиях.
Важно! Если работу сотрудника невозможно выполнять удалённо, ему оформляют вынужденный простой и оплачивают не менее 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально времени простоя.
О чём нужно помнить, если принимаете дистанционного сотрудника
- Дистанционная работа может быть постоянной, временной, и в комбинированном варианте с попеременной работой дома и в офисе.
- Без согласия сотрудника перевести сотрудника на дистанционный режим можно только в экстренных обстоятельствах и на срок не более полугода.
- Оплата дистанционного работника не должна быть меньше оплаты офисного сотрудника за тот же объём работ.
- Работодатель обязан обеспечить дистанционного сотрудника всем необходимым для работы, а если сотрудник использует личные ресурсы — это нужно компенсировать.
- Чем подробнее вы пропишете в трудовом договоре и локальных документах порядок взаимодействия с дистанционным работником, тем меньше будет поводов для споров и тем надёжнее и понятнее для обеих сторон.
- Чтобы обмениваться договорами в электронном виде, у работодателя и сотрудника должна быть электронная подпись, оформленная в удостоверяющем центре. Для других документов можно применять простую электронную подпись. Но бумажные больничные нужно оформлять заказным письмом с уведомлением.