От какого лица пишется инструкция

Инструкция

Редактор: Анастасия Пасютина

Документ, в котором закрепляют правила работы предприятия и обязанности работников

Компании разрабатывают инструкции, чтобы разъяснить сотрудникам их обязанности, установить требования к оформлению отчетов и других документов, сделать рабочий процесс понятным и предсказуемым — в общем, чтобы все понимали, что и в каком порядке надо делать.

Чаще всего бизнес создает должностные инструкции, инструкции по охране труда и бюджетному учету.

Должностная. Должностная инструкция помогает определить круг обязанностей и прав работника: в ней прописывают, чем будет заниматься сотрудник, какой объем работы ему предстоит выполнять, за что отвечать.

Кроме того, инструкция включает в себя квалификационные требования к определенной должности — образование, опыт работы, наличие специальной подготовки. Например, на должность генерального директора могут назначить человека с обязательным высшим образованием, который отработал на аналогичной должности не менее пяти лет.

По охране труда. В ней закрепляют правила техники безопасности — для конкретной должности или вида работ. Например, это может быть инструкция по охране труда при выполнении газосварочных работ или инструкция для машиниста бульдозера.

Такой документ должен быть у каждого работодателя, неважно, чем занимается бизнес — производством металлоконструкций или продажей туруслуг.

По бюджетному учету. Этот документ помогает организовать и вести бухгалтерский учет — собирать и анализировать информацию о расходах и доходах предприятия, его долгах, займах, хозяйственных операциях и состоянии имущества.

Инструкцию утверждают на законодательном уровне и применяют в бюджетных организациях и государственных органах.

Чтобы оформить инструкцию, используют общий бланк. Как правило, его утверждает руководитель компании.

На первой странице документа нужно поставить гриф утверждения — специальный штамп, где указывают должность ответственного лица и дату подписи, ссылки на распорядительный документ, его дату и номер. Также здесь указывают необходимые организационные мероприятия и исполнителей.

Типовая инструкция состоит из четырех частей.

Заголовок. Заголовок должен отражать основное содержание и назначение документа. Например, «Должностная инструкция менеджера по продажам» или «Инструкция по эксплуатации электрических ранцевых опрыскивателей моделей ОЭ-12, ОЭ-15».

Общие положения. Это первый пункт документа, в нем указывают цель, область применения и порядок использования инструкции. Информацию излагают от третьего лица или в безличной форме. Например, так:

Так могут выглядеть общие положения в должностной инструкции

Вид инструкции по охране труда может отличаться

Основной текст. Его также пишут от третьего лица или в безличной форме. Например: «Исполнитель обязан сдать отчет не позднее 25-го числа текущего месяца» или «Чтобы открыть люк, нажмите на клавишу в ручке люка и потяните люк на себя».

Приложение. В этом разделе указывают законодательные акты, на основе которых разработали инструкцию, а также сертификаты качества продукции и прочие необходимые документы.

Инструкция — это документ, который помогает понять, кому, что и как делать. Ее пишут для сотрудников организаций и потребителей.
Инструкцию разрабатывают на долгое время, поэтому в ней не указывают имена исполнителей или точные сроки выполнения работ.
Инструкцию утверждает и подписывает руководитель предприятия или подразделения, для которого ее разработали.

Источник

Загрузить PDF

Набор инструкций должен помочь читателю выполнить задачу быстро, эффективно и успешно. Важно предусмотреть каждую деталь. Пропуски или ошибки могут расстроить читателя. Используйте наши рекомендации, чтобы написать набор инструкций.

1
Изучите свою целевую аудиторию. Это первое, что нужно сделать при написании инструкции. Для кого вы пишете? Эти люди эксперты или новички? Знание аудитории помогает вам правильно подбирать слова, использовать необходимую степень детализации и методику структурирования информации.^[1]
- Например, если вы объясняете как испечь торт профессиональному шеф-повару, то вам нет необходимости объяснять как перемешивать ингредиенты, почему важно довести яйца до комнатной температуры или разницу между обычной и блинной мукой. Если же вы объясняете это тем, кто не умеет готовить, наличие этих определений и пояснений может повлиять на вкус готового торта.
- Лучше проявите излишнюю осторожность и не относитесь к аудитории как к экспертам. Тогда ваши инструкции будут понятными и их легко будет соблюдать.
2

Укажите все необходимые инструменты. Прежде чем начать, вы должны четко перечислить, что требуется для успешного выполнения инструкции. Это может быть список ингредиентов или необходимого инвентаря.
3
Выполните задачу. Лучший способ написать полезную инструкцию – самому проделать процесс выполнения задачи. Таким образом вы запишете все подробности. Если вы будете восстанавливать процесс по памяти, вы можете не вспомнить все детали. Затем найдите того, кто выполнит задачу по вашим записям. Пусть они прокомментируют любые странные или непонятные действия, упомянутые в тексте.
- Будьте внимательны и не упустите ничего. Если вы пропустите важные шаги, то читатель не сможет выполнить задание. Также убедитесь, что все действия указаны в правильном порядке.
- Например, если вы говорите «Перемешайте ингредиенты миксером. Поместите в духовку, разогретую до температуры 350 градусов», читатель может подумать, что вы помещаете миску для смешивания в духовку.
Реклама

1

Будьте проще. Эффективная инструкция проста. Не используйте длинные, сложно структурированные пункты. Вместо этого пользуйтесь короткими ясными предложениями, маркированными списками и иллюстрациями.^[2]
2
Используйте слова, обозначающие действия. Инструкции должны быть наполнены словами-действиями и описаниями. Начните с глаголов действия.^[3] При этом читатель получает четкий призыв к действию.^[4] Каждый этап должен звучать как команда, используйте повелительное наклонение.^[5]
- В определениях или объяснениях старайтесь использовать краткие конструкции.
- Например, скажите «Добавьте два яйца» вместо «В тесто для торта следует добавить два яйца».
3
Добавляйте только необходимую информацию. Когда добавляете дополнительную информацию, убедитесь, что используете только необходимое. Спросите себя: «Нужно ли читателю знать это определение, чтобы понимать инструкцию?» или «Нужен ли читателю этот совет для успешного выполнения инструкции?»
- Воздержитесь от добавления ненужной информации. Ненужные определения, этапы или сведения могут запутать ваших читателей, усложнить выполнение инструкции.
4

Используйте обращения. Текст инструкции следует составлять как разговор с читателем. Для этого используйте слово «вы». С ним вы лично проведете читателя через все пункты.
5
Будьте конкретны. Инструкция должна быть предельно конкретной. Пишите только о том, что необходимо знать. Указывайте, в какую сторону поворачивать ключ, сколько ног используется при ходьбе или как должен выглядеть готовый торт.
- Приводите точные величины. Если кому-то нужно отрезать 7,8 см от доски, так и говорите.
- Например, при составлении кулинарного рецепта не ждите до четвертого этапа, чтобы сказать: «Перед тем как смешивать ингредиенты, просейте муку и нагрейте яйца до комнатной температуры.»
6
Располагайте действия последовательно и используйте наречия времени. Это поможет соединять этапы между собой, а также ваши мысли будут выглядеть более связно. Инструкции вообще состоят из последовательных действий и вводных слов. Это помогает читателю шаг за шагом понимать инструкцию.
- Некоторые вводные слова: во-первых, далее, затем, наконец, после, прежде.
Реклама

1
Напишите вводную часть. Прежде чем приступить к подробным инструкциям, необходимо кратко ввести читателя в курс дела. Во введении объясняется, что читатель сможет сделать после прочтения инструкции. В нем также содержится обзор всех действий. Оно должно быть кратким и доходчивым.^[6]
- Заявите цели инструкции, кому она предназначена и в какой ситуации.
- Можно уточнить, для чего инструкция не подходит.
- Также во введении можно добавить какие-то общие сведения о предмете.
- Во введении содержатся предупреждения или информация, которая необходима читателю до начала работы с самой инструкцией. Но помните, что большинство людей пропустит введение, так что не стоит писать здесь о чем-то важном, что больше не встретится в тексте.^[7]
- Например, «Эти инструкции предоставляют информацию о том, как испечь шоколадный торт. Первый раздел объясняет, как совместить влажные и сухие ингредиенты, а вторая секция объясняет, как испечь торт должным образом».
- Поместите этапы в правильной последовательности. Инструкции должны идти в определенном порядке. Все действия должны логически вытекать одно из другого. Прежде чем упомянуть второй этап, полностью расскажите о первом. Порядок имеет ключевое значение в написании инструкций.^[8]
- Если порядок действий не особо важен, начните с самого главного.
2
Расположите свои инструкции в порядке необходимости. Инструкции составлены из последовательных взаимосвязанных действий. Перед тем как сесть за написание инструкции, вы должны решить, какие шаги являются необходимыми. То есть вам нужно выбрать то, без чего нельзя начать выполнение поставленной задачи.
- Например, если вы печете торт, вам потребуется нагреть духовку, смешать ингредиенты и сделать глазурь, иначе его приготовить не получится.^[9]
3
Разбейте инструкцию на отдельные задачи. В большинстве инструкций для успешного завершения всего процесса необходимо выполнить несколько задач. Организация инструкции в форме отдельных пунктов для каждого этапа поможет легко читать и понимать ее.^[10]
- Например, при ремонте автомобиля есть много условий, которые необходимо выполнить, прежде чем добраться до двигателя. Нужно поставить машину на домкрат, удалить несколько деталей автомобиля или снять кожух. Каждая из этих задач требует отдельного набора инструкций. Каждую задачу лучше разбить на несколько частей с подробными инструкциями к каждой.
- Эти части, как и этапы, выполняются последовательно. Нельзя снять кожух двигателя, не поставив предварительно автомобиль на домкрат или не сняв детали, которые его загораживают. Действия нужно перечислять в том порядке, в каком должно наступать время их выполнения.
- В каждой пункте должно быть около 10 шагов. Если количество шагов увеличивается, найдите другую задачу или часть, чтобы разделить процедуру на нужное количество шагов.^[11]
- Это помогает отслеживать прогресс. Так человек всегда знает, когда успешно выполняет часть инструкции. Кроме того, если была допущена ошибка, можно вернуться и исправить ее, при этому нет необходимости переделывать все полностью.
4

Четко маркируйте каждую задачу. Для того, чтобы помочь читателю понять инструкцию, отмечайте каждый ее раздел понятными словами. Заголовок задачи должен включать в себя то, чему посвящена конкретная задача или ее часть. Читатель должен понять задачу, которую будет выполнять, прежде чем приступит к ней.^[12]
5
Помещайте каждый этап в одно предложение. Эти предложения должны быть короткими; каждое предложение должно включать только один этап. Это гарантирует, что вы разобьёте задачу на отдельные действия, вместо того, чтобы разбивать на несколько действий каждый этап.
- Если этап включает в себя смежное действие, которое должно быть завершено в нем же, последовательно объясните действие в том же предложении. Например, «Перед заливкой торта в форму покройте поверхность кастрюли жидкостью от пригорания» или «Покройте поверхность кастрюли жидкостью от пригорания. Затем залейте торт в форму.»
6
Предоставьте возможность отслеживать успех выполнения этапов. Важной особенностью полезной инструкции является помощь читателю в отслеживании их выполнения. Это может выглядеть так: «Когда вы ___________, вы увидите _________».
- Например, «Когда торт будет сделан, воткните по центру зубочистку. Если зубочистка окажется чистой, значит, торт готов».
7
Укажите, по возможности, какие-нибудь альтернативы. Иногда то же самое можно сделать несколькими способами. Убедитесь, что объяснили все возможные способы, которыми действие может быть выполнено.
- Если в определённой ситуации существует возможность выполнить какой-то этап лучше, уточните это.
- Если есть возможность сделать выполнение этапа легче, дешевле или более эффективно, обязательно расскажите об этом.^[13]
8
При необходимости используйте подэтапы. Некоторые действия, возможно, понадобится разбить на маленькие шаги. Эти шаги следует использовать только, если они слишком малы, чтобы считать их самостоятельным пунктом инструкции. Маленькие шаги помогут разбить большой этап на отдельные части или выделить последовательность действий.^[14]
- Добавьте дополнительную информацию в маленькие шаги. Это могут быть дополнительные сведения о большом этапе, например, как что-то выглядит до и после или почему целый этап так важен.^[15]
9

Поместите предупреждения и условия в начале. Если есть вещи, которые читатель должен знать, сделать или понять, прежде чем начать выполнение задачи, убедитесь, что вы начали описание этапа именно с этих вещей.^[16]
10
Прогнозируйте проблемы. Подумайте о местах, где ваши читатели могут столкнуться с трудностями. Затем предложите рекомендации по устранению неполадок. Можно также привести примеры того, что может пойти не так, если читатель ошибется на текущем этапе.
- Этот этап особенно важен. Если вы сами работали по своей инструкции, то уже будете знать, где есть вероятность столкнуться с проблемами. Вот почему необходимо самостоятельно выполнить на практике процесс, который вы описываете.
11

Завершите инструкцию. Это очень важно. Некоторые инструкции еще не являются полными, даже если последний гвоздь забит или торт выходит из печи. Подумайте о том, что ещё нужно сделать. Если вам есть, что подумать над вопросом «Что дальше?», значит, всё ещё есть этапы, которые нужно добавить.^[17]

Реклама

1
Форматирование инструкции. При написании инструкции убедитесь, что она сконструирована чётко и понятно. Качественное форматирование помогает читателю понять, как читать инструкцию и не запутаться.
- Используйте заголовки для обозначения каждой отдельной части инструкции.
- Используйте числа для нумерации этапов.
- Используйте маркеры, чтобы перечислить альтернативные действия, дополнительные сведения или что-нибудь ещё внутри этапов.
- Визуально разделяйте этапы. Оставляйте место между этапами, чтобы показать границу.
2
Выберите эффектный заголовок. Заголовок к инструкции должен чётко сообщать, о чем в ней рассказывается.
- Например, «Инструкция по приготовлению шоколадного торта без яиц» звучит намного более конкретно, чем «Шоколадный торт».
3
Используйте графики или диаграммы, если это необходимо. Некоторые инструкции нуждаются в диаграммах, рисунках, статистике или других изобразительных средствах. Дополняйте ими инструкции. Изображение должно повторять информацию, данную в тексте, но никак не давать новые сведения. Изображения являются лишь вспомогательным материалом к инструкции.
- Убедитесь, что изображение находится рядом с конкретной частью текста. Оно может быть расположено выше, ниже или рядом с этапом, к которому относится.
Реклама

Об этой статье

Эту страницу просматривали 14 242 раза.

Была ли эта статья полезной?

Источник

2.4.2.1.
Правила, инструкция, положения –
нормативные документы,
устанавливающие определённый порядок,
нормы работы для организации в целом
или по отдельным направлениям (процессам)
ее деятельности.

Правила
– нормативный правовой акт, содержащий
системно связанные
между собой нормы, требования осуществления
какой-либо
деятельности.

В
инструкции устанавливается технология
выполнения определенного
вида деятельности (работ) или порядок
применения положений законодательных
и иных нормативных правовых актов.

Положением
регламентируется: деятельность конкретной
организационной структуры или дается
порядок осуществления управленческого
действия, например: положение о
премировании.

2.4.2.2.
Правила (положение, инструкция) печатаются
на стандартном
листе бумаги формата А4 и имеют следующие
реквизиты: наименование
организации, наименование вида документа,
связанное
с заголовком к тексту (обозначением
краткого содержания или
назначения документа), гриф утверждения,
текст, визы.

Обозначение
вида документа и заголовок к тексту
правил (положения,
инструкции) согласуются, например:

Основные правила работы архивов
организаций;

Положение
об отделе организационной работы и
управления документацией;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Положение о системе оплаты труда;

Инструкция
по заполнению трудовых книжек;

Должностная
инструкция специалиста отдела
организационной работы и управления
документацией.

2.4.2.3.
Текст правил (положения, инструкции)
излагается от третьего
лица единственного или множественного
числа. В тексте используются
слова: «должен», «следует», «необходимо»,
«запрещается»,
«не допускается».

В разделе
«Общие положения» указываются основания
разработки,
назначение нормативного акта и сфера
его распространения,
ответственность за нарушение установленных
правил и технологий. В разделе «Общие
положения» может также указываться
подчиненность
регламентируемого объекта.

Текст правил (положения, инструкции)
делится на разделы, подразделы, пункты
и подпункты. Разделы и подразделы могут
иметь собственные заголовки.

Нумерация
разделов, подразделов, пунктов и
подпунктов производится
арабскими цифрами.

2.4.2.4.
Правила (положение, инструкция) в
обязательном порядке
согласовываются (визируются) с
руководителем подразделения, подготовившим
проект документа, юридической службой
и отделом управления документацией ,
а также подразделениями, в компетенцию
которых входят вопросы,
отраженные в документе, после чего они
утверждаются ректором академии.

2.4.3. Протокол заседания

2.4.3.1. Обязательными
реквизитами протокола являются:
наименование
организации, наименование вида документа
(протокол),
дата, номер, заголовок к тексту, место
издания, текст, подписи,
при необходимости, визы.

В
заголовок к тексту протокола, как
правило, выносится указание органа
или делового мероприятия:

Протокол
заседания Научно-методического совета;

Протокол заседания Учёного совета.

2.4.3.2.
Текст
протокола состоит из двух частей: вводной
и основной. В вводной части протокола
указываются фамилии председателя,
секретаря, членов коллегиального или
совещательного органа, присутствующих
на заседании, при
необходимости, лиц, приглашенных на
заседание в качестве
экспертов или заинтересованных в
рассмотрении вопроса,
повестка дня.

Фамилии членов коллегиального
или совещательного органа перечисляются
в алфавитном порядке, лиц,
приглашенных на заседание, — с указанием
должностей и места
работы.

При
оформлении протокола с числом участников
более 15 человек
фамилии не перечисляются, а указывается
цифрой их общее количество;
список участников в таких случаях
прилагается.

Например: Присутствовало: 27 чел. (список
прилагается).

В
повестке дня заседания вопросы
располагаются по степени их сложности,
важности и предполагаемого времени
обсуждения. Вопросы
формулируются с предлогом «О (Об)» и
нумеруются арабскими
цифрами. Под формулировкой вопроса
указывается фамилия и инициалы
докладчика. Не рекомендуется вопрос
или группу вопросов обозначать словом
«Разное».

Основная
часть протокола состоит из разделов,
посвященных вопросам
повестки дня. Ход рассмотрения каждого
вопроса записывается
в последовательности: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ
— ПОСТАНОВИЛИ
(РЕШИЛИ).

В разделе
СЛУШАЛИ приводятся: фамилия и инициалы
докладчика, (наименование должности
указывается в повестке дня), полное
или краткое изложение доклада (сообщения,
отчета). Если докладчиком
представлен текст выступления, в
протоколе после указания
фамилии докладчика в скобках указывается
— (текст доклада прилагается).

В разделе
ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии, инициалы,
при необходимости,
— должности выступавших и содержание
их выступлений
в той последовательности, в какой они
прозвучали на заседании.

Вопросы
к докладчику, выступающим и их ответы
протоколируются
по мере их поступления и записываются
в той же последовательности,
при этом слова «Вопрос», «Ответ» не
пишутся, а указываются
фамилии и инициалы лица, от которого
поступил вопрос или
ответ.

В тексте
постановляющей части протокола
используются глаголы в
неопределенной форме («утвердить»,
«рекомендовать»).

В
постановляющую часть записываются
принятые решения. Если решений
несколько, они нумеруются арабскими
цифрами. При принятии
решения голосованием, после записи
решения приводятся
результаты голосования с указанием
числа голосов, поданных
«за», «против», «воздержавшихся», а
также список лиц, не участвовавших
в голосовании.

Решения
по процедурным вопросам (об утверждении
повестки дня, о прекращении обсуждения,
о принятии к сведению справок, сообщений
и т.п.) также отражаются в тексте протокола.

В случае,
когда протокол фиксирует решение об
утверждении какого-либо
документа, в тексте протокола должна
содержаться ссылка
на этот документ, а сам документ
прилагается к протоколу.

2.4.3.3. Участник
заседания может высказать особое
мнение
по принятому решению. После
заседания особое мнение излагается
на отдельном листе, подписывается и
передается лицу, ответственному
за ведение протокола. Содержание особого
мнения
записывается в протокол после записи
соответствующего
решения.

К
протоколу могут прилагаться тексты
выступлений, список присутствующих
на заседании.

2.4.3.4.
Протокол
заседания подписывается председателем
и секретарем
заседания.

Датой протокола является дата заседания.

2.4.3.5.
Копии протоколов при необходимости
рассылаются заинтересованным
организациям и должностным лицам в
соответствии
с указателем рассылки; указатель
составляет и подписывает ответственный
исполнитель подразделения, готовившего
рассмотрение
вопроса.

Принятые
решения могут доводиться до исполнителей
в виде выписок
из протоколов. Выписка — копия части
протокола. В выписке воспроизводят
все реквизиты заголовочной части
протокола, вводную часть,
вопрос повестки дня, по которому готовится
выписка, и текст, отражающий
обсуждение вопроса и принятое решение.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

Чтобы объяснить человеку как выполнять задачу или работать с инструментом, нужно составить понятную инструкцию. Неизвестная компьютерная программа или новые функции на работе – все это требует разъяснений для успешного взаимодействия. В статье рассмотрим, как правильно написать инструкцию.

Инструкция – это документ, который объясняет способы или правила выполнения определенных действий. А понятная инструкция делает то же самое, но простым языком. Многие руководства написаны очень сложно и люди предпочитают не заглядывать в них, пока что-то не сломается.

Однако такой подход может привести к не самым лучшим последствиям. Например, работник не изучил правила по работе на буровой установке или неверно понял описанный материал, и получил травму из-за неправильного использования техники. Поэтому важно ответственно подойти к составлению и разобраться, как правильно написать инструкцию.

3 основных вида инструкций

Есть несколько типов инструкций. Они предназначены для разных целей, но разрабатываются по схожим принципам. К примеру – уяснив, как написать инструкцию по работе системного администратора, вы легко сможете применить эти знания и при подготовке руководства по использованию мини-АТС.

Пошаговая инструкция

Такие руководства позволяют регламентировать все возможные повторяющиеся процессы. Поставленная задача разбивается на несколько этапов, и каждый этап дополняется пояснениями. Примеры таких инструкций – пошаговые алгоритмы составления бухгалтерской отчетности, подключение к удаленному рабочему столу или действия при пожаре.

Вот как может выглядеть краткое пошаговое руководство по замене картриджа в лазерном принтере Brother HL-1110R:

Откройте верхнюю крышку и извлеките блок фотобарабана
Установите в нижнее положение переключатель в правом нижнем углу блока фотобарабана
Вытащите тонер-картридж
Поставьте на его место новый
Подвигайте в разные стороны зеленую лапку в левом верхнем углу фотобарабана. Обязательно верните ее в исходное положение
Установите фотобарабан обратно в принтер
Закройте крышку
Сделайте пробную печать. Если появляется сообщение «Замените тонер», значит фотобарабан установлен неправильно, и шаги 1-7 нужно проделать заново. Если неисправность не исчезает – обратитесь к системному администратору

Инструкция по использованию

Это перечень рекомендаций по правильному использованию приборов, например, руководство к сканеру штрих-кодов. Такие мануалы будут полезны пользователям непростых устройств — на рабочем месте или в быту.

В отличие от пошагового алгоритма, акцент делается не на достижении определенного результата, а на особенностях применения. Например, вот как можно кратко написать инструкцию по использованию ламинатора Rayson LM 330iD:

В зависимости от толщины пленки устанавливают необходимую температуру. Например, для 75 mic нужно 100-120°C, а для 250 mic – 160-180°C.
Максимальное время работы ламинатора – 4 часа. Затем нужно сделать получасовой перерыв.
Если внутри ламинатора застрял документ, нажмите кнопку «Реверс» и извлеките его.
Внимание! Не ламинируйте влажные образцы – жидкость может повредить электронные компоненты!
После ламинирования 10-15 листов, нужно очистить аппарат от клейкого материала. Для этого ламинатор отключают от сети и протирают валы тканью с моющим средством.
Внимание! Не используйте для очистки бензин и растворители – это приводит к возгоранию!

Должностная инструкция

Так называют документ, регулирующий сферу обязанностей для конкретной должности. Также здесь определены права работника, требования к квалификации, область ответственности и формы премирования. Должностные инструкции могут быть составлены для любого сотрудника – от уборщицы до генерального директора. Их готовят совместно с юристом.

Вот как может выглядеть раздел обязанностей для грузчика ООО «Дельта»:

Работник обязан выполнять погрузочно-разгрузочные работы на территории склада Организации
При работе он может пользоваться спецтехникой (электрокаром) если у него есть необходимые допуски
Бригадир раздает списки, по которым комплектуются грузы.
Отобранный товар кладут на паллету и закрепляют соблюдая технику безопасности при перевозке грузов
Если есть необходимость, грузчик может привлекаться к другим работам на территории склада – уборке, контролю за въездом транспорта и пр.

Должностная инструкция – это скорее юридический документ, чем пользовательский. А чтобы понятным языком проинструктировать сотрудника по его работе, обычно составляют отдельное обучение – «Пособие по должности». В нем подробно рассказывают о роли и ценном конечном продукте, описывают систему мотивации, метрики и алгоритмы выполнения работы. И размещают эти материалы на платформе для онлайн-обучения.

Ниже вы можете получить готовую структуру обучения для курса «Пособие по должности».

Общие правила при подготовке инструкций

Для подготовки любого типа руководств используются одни и те же приемы работы с информацией. Вот рекомендации, которые подскажут как написать хорошую инструкцию:

Определите уровень подготовленности аудитории. В зависимости от опыта читателей, меняется стиль подачи и структура текста. Пишите на понятном для них языке
Не жалейте времени на сбор и обработку информации. Автор должен разбираться в предмете изложения – выступать экспертом или внимательно изучить необходимую документацию. Если первоначальной компетентности недостаточно, нужно проконсультироваться со специалистом
Определите исходные данные и результат. Например, «на входе» есть решение руководства о новых правилах доступа в здание, а «на выходе» должно получиться руководство по пользованию электронным пропуском
Структурируйте информацию исходя из типа документа. Так, для пошагового алгоритма нужно разбить процедуру на несколько этапов. А должностная инструкция подразумевает серию отдельных описаний с обязанностями. В зависимости от типа меняется и форма подачи
Как структурировать много данных →
Предупреждайте о проблемах, с которыми может столкнуться человек. В первую очередь это касается ситуаций, опасных для жизни и здоровья. Разместите надписи с предостережениями, которые будут выделяться ярким цветом или более крупным размером шрифта

Алгоритм разработки руководства: 9 шагов

Рассмотрим, как написать доступную инструкцию для сотрудников на примере описания алгоритма действий. Особенность этого руководства в том, что для него нужно не только перечислить отдельные действия, а установить их в правильной последовательности, чтобы привести читателя к нужному результату. В общем случае необходимо:

Собрать информацию
Сгруппировать ее по отдельным этапам
Изложить последовательность выполнения каждого этапа с учетом уровня подготовки читателя

В качестве примера возьмем ситуацию, когда организация перешла на электронный документооборот. При этом часть сотрудников не умеет работать с программой Microsoft Word и нужно объяснить им, как подготовить заявление о выдаче спецодежды.

Шаг 1. Изучить ситуацию

Конечно, вы не один год используете Word и легко можете подготовить требуемое заявление. Но в данном случае нужно взглянуть на проблему глазами пользователя – человека, который впервые сталкивается с этой программой. Поэтому нужно не опираться на текущие знания по работе в Word, а самостоятельно проделать весь путь заново. С большой вероятностью вы откроете для себя что-то новое – ведь раньше многие операции выполнялись автоматически. Сходу очень трудно вспомнить, как называлась «та кнопка для создания списка» и другие детали.

Шаг 2. Разложить все на отдельные этапы

Задача этого шага – создать предварительный план решения задачи. Такой алгоритм начинается с исходной ситуации и заканчивается достижением результата. В начало каждого пункта поставьте глагол, определяющий ключевое действие этого шага:

Запустить программу Microsoft Word
Создать новый документ
Набрать необходимый текст
Отформатировать его
Сохранить файл
Сообщить в бухгалтерию, что заявление подготовлено

Шаг 3. Описать каждый этап

Здесь нужно конкретизировать каждый шаг, необходимый для достижения поставленной цели. При этом не усложняйте описание. Если действие можно выполнить несколькими способами, опишите только один вариант, максимум два – тогда читатель с меньшей вероятностью запутается.

Не стоит бояться слишком заурядных объяснений – скорее всего найдутся те, кто еще не знает этого, а остальные легко пропустят такое описание. Например, для тех, кто не работал с программой Word, нужно пояснить как создается файл:

2. Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана

Если руководство предназначено для новичков, избегайте профессиональной лексики. В нашем примере лучше обойтись без понятий «Интерфейс» и «Строка состояния». Важно понимать, что вы пишете не теоретический учебник для передачи системных знаний, а практическое руководство, по которому человек сможет здесь и сейчас выполнить действия и достичь результата. Если не обойтись без терминов и аббревиатур, поясните их.

Совет. Старайтесь не нагромождать вашу инструкцию ненужными действиями. Например, лишней будет информация о том, какой шрифт использовать для заявления – в большинстве случаев пользователь столкнется с шаблоном Normal, где стоит подходящий Calibri размером 11 пунктов.

Шаг 4. Рассмотреть нестандартные варианты развития ситуации

Стараясь предусмотреть форс-мажорные обстоятельства, улучшите свой алгоритм, предлагая варианты решения. Например:

3. <…> Если печатаются латинские символы, поменяйте раскладку. Для этого одновременно нажмите клавиши «Shift» и «Ctrl» в левой нижней части клавиатуры

Шаг 5. Подобрать изображения и привести примеры

Если можно проиллюстрировать какую-то операцию – обязательно сделайте это. Для рецептов блюд подойдут снимки каждого шага, а для инструкций по сборке – взрыв-схемы (эскизы, на которых вся конструкция разобрана на детали и они разнесены в разные стороны). А чтобы наглядно показать работу в компьютерной программе, следует подготовить скринкасты или скриншоты с пояснениями.

Шаг 6. Придумать заголовок

Даже если вы написали руководство для внутреннего пользования, а не для публикации в интернете, яркий заголовок привлечет внимание и настроит на выполнение нужной работы. Вот несколько вариантов для нашего примера:

«Как написать инструкцию по подготовке заявления»
«6 шагов для подготовки электронного документа»
«Простой способ написать заявление на компьютере»
«Подробный алгоритм подготовки документа для безбумажного оборота»

Шаг 7. Оценить промежуточный вариант

В результате должен получиться подобный текст:

Как написать простую инструкцию (образец):

Запустите программу Microsoft Word
Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана
Наберите необходимый текст в открывшемся окне. Образец приведен ниже.
Отформатируйте набранный текст с помощью верхней панели программы Word.
- Сначала Выделите шапку заявления (адресата и составителя заявления). Нажмите на кнопку «Выравнивание по правому краю» на верхней панели программы Word. Строки переместятся вправо
- Аналогичным способом отформатируйте заголовок (используем кнопку «Выравнивание по центру»)
- Выделите список спецодежды и примените к нему функцию «Маркированный список»

Сохраните файл. Для этого:
- Нажмите сочетание клавиш «Ctrl+S» или на иконку дискеты в левом верхнем углу
- Выберите путь сохранения файла
- В строке «Имя файла» удалите текущее содержимое и напишите: «Заявление от …». Вместо многоточия укажите фамилию, инициалы заявителя и дату, например «Заявление от Иванова В.И. 27.03.2022»
- Нажмите кнопку «Сохранить»
Сообщите в бухгалтерию (внутренний телефон: 2-31) или секретарю зам. директора по персоналу (т.: 2-42), что заявление подготовлено.

Пример объявления, на который можете ориентироваться при подготовке:

Шаг 8. Тестирование

Внимательно проверьте инструкцию на логические ошибки. Желательно, чтобы коллеги или знакомые взглянули на нее со стороны. Еще лучше – когда неопытный человек изучает составленный алгоритм и пытается с его помощью добиться желаемого результата.

Проверьте алгоритм с помощью этих вопросов:

Понятен ли указанный порядок действий? Да, мы улучшали его в шагах 2-5
Все ли нюансы учтены? Да, последовательность шагов охватывает всю необходимую процедуру
Есть ли в алгоритме сложные этапы, которые можно разбить на несколько частей? Нет, все они были скорректированы на предыдущих шагах
Достигнут ли результат? Будет ли он неизменным при разных условиях использования алгоритма? Да, на выходе мы получаем файл для безбумажного оборота. При правильном следовании приведенной последовательности, результата можно достичь вне зависимости от того, кто составляет заявление – грузчик или уборщица

Шаг 9. Обучить сотрудников по инструкции

Если руководство предназначено для сотрудников компании, важно проконтролировать, что они изучили ее. Для этого загрузите инструкцию для персонала на платформу Unicraft, назначьте на нее работника и отслеживайте его прогресс.

Особенности такого обучения:

Информация сопровождается рисунками, схемами, анимацией, формами обратной связи – это увлекательнее, чем простое чтение текста
В режиме реального времени руководитель может видеть, какое количество материала уже изучено
В конце разделов и всего курса предусмотрены контрольные вопросы. Процент правильных ответов для успешного прохождения курса можно задавать самостоятельно (обычно он составляет 80%)

Примеры готовых инструкций

Ниже приведены примеры инструкций по пользованию платформой Unicraft. Нажмите на изображение, чтобы перейти на страницу с руководством.

Вывод

Резюмируя все изложенное, можно составить требования к идеальной инструкции:

Актуальность. В тексте нет устаревших сведений
Информативность и целостность. Подготовленное руководство содержит все необходимые сведения
по обозначенной теме. У пользователя не остается вопросов
Лаконичность. Приоритеты для составителя – это точность формулировок и отсутствие второстепенных сведений. Часто бывает, что инструкцию смотрят в сложных ситуациях, когда нужно быстро получить ответ на возникший вопрос
Наглядность. Информация сопровождается примерами и иллюстрациями
Конкретный результат. Руководство помогает получить конечное решение
Соотносимость с текущими знаниями пользователя. Чем ниже уровень знаний аудитории, тем подробнее объяснения
В тексте нет сложных конструкций. Они разбиты на несколько частей. Каждый пункт списка – это отдельное действие, которое дополняется комментариями и пояснениями

Вам будет интересно

Шаг 8. Тестирование

Проверьте алгоритм с помощью этих вопросов:

Понятен ли указанный порядок действий? Да, мы улучшали его в шагах 2-5
Все ли нюансы учтены? Да, последовательность шагов охватывает всю необходимую процедуру
Есть ли в алгоритме сложные этапы, которые можно разбить на несколько частей? Нет, все они были скорректированы на предыдущих шагах
Достигнут ли результат? Будет ли он неизменным при разных условиях использования алгоритма? Да, на выходе мы получаем файл для безбумажного оборота. При правильном следовании приведенной последовательности, результата можно достичь вне зависимости от того, кто составляет заявление – грузчик или уборщица

Шаг 9. Обучить сотрудников по инструкции

Особенности такого обучения:

Информация сопровождается рисунками, схемами, анимацией, формами обратной связи – это увлекательнее, чем простое чтение текста
В режиме реального времени руководитель может видеть, какое количество материала уже изучено
В конце разделов и всего курса предусмотрены контрольные вопросы. Процент правильных ответов для успешного прохождения курса можно задавать самостоятельно (обычно он составляет 80%)

Примеры готовых инструкций

Вывод

Резюмируя все изложенное, можно составить требования к идеальной инструкции:

Актуальность. В тексте нет устаревших сведений
Информативность и целостность. Подготовленное руководство содержит все необходимые сведения
по обозначенной теме. У пользователя не остается вопросов
Лаконичность. Приоритеты для составителя – это точность формулировок и отсутствие второстепенных сведений. Часто бывает, что инструкцию смотрят в сложных ситуациях, когда нужно быстро получить ответ на возникший вопрос
Наглядность. Информация сопровождается примерами и иллюстрациями
Конкретный результат. Руководство помогает получить конечное решение
Соотносимость с текущими знаниями пользователя. Чем ниже уровень знаний аудитории, тем подробнее объяснения
В тексте нет сложных конструкций. Они разбиты на несколько частей. Каждый пункт списка – это отдельное действие, которое дополняется комментариями и пояснениями

Инструкция

Об этой статье

Была ли эта статья полезной?

2.4.3. Протокол заседания

3 основных вида инструкций

Пошаговая инструкция

Инструкция по использованию

Должностная инструкция

Общие правила при подготовке инструкций

Алгоритм разработки руководства: 9 шагов

Шаг 1. Изучить ситуацию

Шаг 2. Разложить все на отдельные этапы

Шаг 3. Описать каждый этап

Шаг 4. Рассмотреть нестандартные варианты развития ситуации

Шаг 5. Подобрать изображения и привести примеры

Шаг 6. Придумать заголовок

Шаг 7. Оценить промежуточный вариант

Шаг 8. Тестирование

Шаг 9. Обучить сотрудников по инструкции

Примеры готовых инструкций

Вам будет интересно

Шаг 8. Тестирование

Шаг 9. Обучить сотрудников по инструкции

Примеры готовых инструкций

Вам будет интересно

Искусственный интеллект в обучении: новый учитель XXI века

Готовые курсы для бизнеса: проверенные агрегаторы онлайн курсов

Как учиться эффективно: проверенная технология обучения

Новое и полезное: