Ознакомление с внутренней документацией банка нормативными инструкциями общими положениями

8.1. Банковские правила являются внутренним документом кредитной организации и должны включать в себя следующие положения:

о распределении между структурными подразделениями кредитной организации компетенции в области открытия, ведения и закрытия счетов, в том числе в части ведения и хранения Книги регистрации открытых счетов;

о порядке открытия и закрытия счетов с учетом требований, установленных настоящей Инструкцией, а также об организации работы по соблюдению при открытии счета требования о личном присутствии клиента либо его представителя в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

о документах и сведениях, необходимых для открытия счета;

о порядке изготовления копий документов, представляемых в соответствии с настоящей Инструкцией, и допустимом способе их заверения;

о порядке получения, в том числе в электронном виде, документов и сведений, а также о порядке проверки достоверности и полноты представленных при открытии и ведении счета документов и сведений, включая используемые в целях указанных проверок источники информации и порядок проверки (установления) сведений о государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, зарегистрированных в соответствии с законодательством Российской Федерации (за исключением органов государственной власти и органов местного самоуправления), об аккредитации филиалов (представительств) иностранных юридических лиц, а также порядок проверки (установления) сведений о постановке на учет в налоговом органе указанных лиц и иностранных некоммерческих неправительственных организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации через отделения;

о правилах документооборота с момента получения документов (сведений) от клиента (его представителя) для открытия счета до момента сообщения клиенту реквизитов его счета;

об организации работы по подготовке и направлению сообщений об открытии или о закрытии счета, об изменении реквизитов счета в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

о форме (формах) карточки и порядке ее (их) оформления (заполнения) в случае, если карточка используется банком в отношениях с клиентами;

о порядке уведомления клиентов о реквизитах их счетов;

о порядке учета и хранения документов (их копий) и сведений, полученных при открытии, ведении и закрытии счетов (в том числе в электронном виде);

о случаях и порядке формирования одного юридического дела по нескольким счетам клиента;

о порядке доступа к юридическим делам клиентов;

о порядке передачи юридических дел в подразделениях кредитной организации;

о порядке обновления информации о клиентах и лицах, сведения о которых необходимо установить при открытии счета;

о порядке документирования сведений о договоре о привлечении банковского платежного агента (банковского платежного субагента), договоре об осуществлении деятельности по приему платежей физических лиц, договоре, на основании которого осуществляется доверительное управление;

о порядке документирования сведений о бенефициаре по счету эскроу, о залогодержателе по залоговому счету.

В банковские правила могут включаться иные положения, относящиеся к открытию, ведению и закрытию счетов, а также к процедурам, связанным с открытием, ведением и закрытием счетов, в том числе положения, определяющие порядок электронного документооборота.

8.2. В целях организации работы по открытию, ведению и закрытию счетов подразделения Банка России вправе принять внутренние документы, содержащие положения, указанные в пункте 8.1 настоящей Инструкции.

1.1. Ведение бухгалтерского учета и организация документооборота

Бухгалтерские операции в кредитной организации выполняют бухгалтерские работники на основании своих должностных инструкций. В категорию бухгалтерских работников входят – работники, занятые приемом, оформлением, а также контролем кассовых, расчетных и иных документов, на основании которых они отражают все совершаемые банковские операции на счетах бухгалтерского учета.

За каждым бухгалтерским работником должностной инструкцией закреплены конкретные счета, им обслуживаемые.

В современной кредитной организации весь процесс бухгалтерского учета, а также формирование выходных форм, осуществляется с использованием компьютерных, телекоммуникационных и программно-технических средств, обеспечивающих высокий уровень автоматизации всех процессов обработки и передачи данных. Отражение банковских операций по принципу двойной записи на счетах бухгалтерского учета полностью автоматизировано. Также в электронном виде ведутся все учетные регистры, в которых систематизируется и накапливается бухгалтерская информация в хронологическом порядке.

Бухгалтерские работники обеспечивают правильность отражения операций во всех регистрах бухгалтерского учета и оформляют своей подписью все бухгалтерские документы, на основании которых операции заносятся в регистры. Исправления, вносимые в регистры, также заверяются подписью бухгалтерских работников. Содержание бухгалтерских регистров является коммерческой тайной.

В соответствии с Федеральным законом РФ «О бухгалтерском учете» и на основании Правил ЦБ РФ № 579-П, кредитная организация разрабатывает правила документооборота и технологию обработки учетной информации, которые могут предусматривать ее обработку в электронном виде.

В кредитной организации необходимо организовать рабочий день бухгалтерских работников таким образом, чтобы они имели возможность своевременно отразить в бухгалтерском учете все принятые от клиентов расчетные, кассовые и иные документы. Для этого главный бухгалтер кредитной организации устанавливает правила документооборота. Необходимо также иметь ввиду, что документооборот в кредитной организации имеет свои особенности, которые заключаются в следующем:

• большой объем документов;
• большой объем нормативных и регламентирующих документов;
• географическая удаленность подразделений (дополнительных офисов, филиалов) кредитной организации;
• специфические документы и бизнес-процессы банковской деятельности.
• Правила документооборота должны предусматривать следующее:
• все документы, которые поступают в кредитную организацию в течение операционного времени, в том числе в дополнительные офисы и филиалы, должны быть обработаны и проведены по счетам бухгалтерского учета в этот же день;
• документы, которые поступили после операционного времени, проводятся по счетам бухгалтерского учета на следующий рабочий день.
• Необходимо в правилах документооборота разграничить ответственность и исполнение обязанностей между бухгалтерскими работниками и работниками следующих служб кредитной организации:
• технической поддержки и службы автоматизации операций кредитной организации, также лиц ответственных за сохранность информации в электронной форме;
• проводящих непосредственно банковские, финансовые и хозяйственные операции всех видов;
• обеспечивающих безопасность функционирования программных и иных средств банка на всех стадиях совершения операций, а также хранения всей информации.

Если по принятым от клиентов документам необходимо произвести оплату с их счетов, то работникам кредитной организации необходимо убедиться в достаточности средств на этих счетах.

Однако, отметим, что в современной кредитной организации оплата любых расчетных документов, как правило, производится с использование компьютерных программных систем и телекоммуникационных средств, в том числе и с помощью дистанционного банковского обслуживания. Наличие таких возможностей в кредитной организации резко снизило количество ошибок при оплате расчетных документов, но в любом случае работники банка контролируют правильность совершения операций по счетам клиентов.

Также в непосредственные обязанности работников кредитной организации входит и визуальная проверка всех расчетных документов поступающих в течение дня для оплаты. Если нарушаются требования к оформлению документов, то такие документы подлежат возврату клиентам. Если неправильно указаны реквизиты (или часть их), то такие суммы зачисляются на счета «до выяснения», а работники кредитной организации обязаны известить об этом клиентов и дождаться уточнения информации от них. Если в течение 5 рабочих дней не поступили уточнения по этим суммам, то их необходимо отправить владельцу, от которого они поступили.

Как правило, любая кредитная организация (банк), которая дорожит своими клиентами, по согласованию с ними разрабатывает, график их обслуживания, а физические лица (граждане), обслуживаются в течение всего рабочего дня.

1.2. Документация банковских операций

Все банковские документы, которые служат основанием для проведения банковских операций в балансе кредитной организации, разделяют на три основные группы:

1. Расчетные документы служат основанием для отражения на счетах баланса расчетных операций банка, т.е. списания и зачисления денежных средств на счета клиентов банка, а также самого банка. К ним относятся: платежные поручения, платежные требования, аккредитивы, инкассовые поручения, т.е. все расчетные документы, которые предусмотрены Положением ЦБ РФ № 383-П «О правилах осуществления перевода денежных средств» от 19 июня 2012 года.

2. Кассовые документы. На основании кассовых документов отражаются операции, связанные с движением наличных денег в операционной кассе банка. Положением ЦБ РФ № 630-П «О порядке ведения кассовых операций и правила хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» предусмотрены следующие виды кассовых документов:

а) объявления на взнос наличными – служат основанием для внесения наличных денежных средств (выручки) на расчетные счета клиентов – юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Данный документ состоит из следующих частей – объявления, ордера и квитанции;

б) денежный чек – документ, предназначенный для получения наличных денежных средств клиентами банка – юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями со своих расчетных счетов на определенные нужды. При открытии расчетного счета клиент приобретает чековую книжку на 25 или 50 чеков. Каждый чек уже содержит штамп банка и номер расчетного счета клиента. Работник банка, ответственный за ведение данного счета, собственноручно заполняет номер расчетного счета в каждом чеке, и только такой денежный чек может быть принят банком к исполнению;

в) приходный кассовый ордер – кассовый документ, на основании которого принимаются наличные денежные средства от физических лиц при зачислении средств на вклады и депозиты;

г) расходный кассовый ордер – кассовый документ, на основании которого выдаются и списываются со счетов наличные денежные средства по поручениям и в пользу физических лиц.

3. Мемориальные ордера используются для отражения операций в балансе банка, которые не связаны с перечислением денежных средств и движением наличных денег. Например, они используются для начисления процентов по привлеченным и размещенным средствам, для начисления заработной платы, для начисления износа (амортизации) основных средств, для учета формирования и использования фондов банка и т.д.

Для отражения операций по внебалансовым счетам используются приходные и расходные внебалансовые ордера.

Если средств на счете клиента не хватает для оплаты всех требований, которые предъявлены к клиенту, то работники банка обязаны производить оплату расчетных документов в порядке очередности, установленных законом. На данный момент (2018 год) действует следующая, установленная законом очередность:

1. Первая очередь – оплата исполнительных требований по решению суда в возмещение (компенсации) ущерба здоровью или жизни, а также уплата алиментов;
2. Вторая очередь – оплата по исполнительным поручениям и требованиям судебных органов в погашение задолженности по заработной плате, по трудовым договорам, а также по правам интеллектуальной собственности;
3. Третья очередь – оплата обязательств клиента банка по налогам, сборам, таможенным пошлинам и социальным страховым взносам;
4. Четвертая очередь – оплата исполнительных документов судебных органов по всем остальным операциям;
5. Пятая очередь – оплата расчетных документов по всем остальным операциям.

Клиенты банков могут предоставлять в банк расчетные документы на бумажных носителях. Но в последние годы – это становится редкостью, поскольку основная масса документов клиентов банков уже обслуживается в электронном виде, с использованием систем дистанционного банковского обслуживания. На расчетных документах, представленных в банк на бумажных носителях, обязательно ставятся собственноручные подписи директора и главного бухгалтера и оттиск печати, аналогичные ранее представленным в карточке образцов подписи и оттиска печати, которая хранится в банке. Банк также обязан обеспечить защиту и безопасность электронных аналогов подписи, используемых при дистанционном банковском обслуживании и четко регламентировать порядок совершения таких операций.

Каждый коммерческий банк по месту своего нахождения, обязан открыть в РКЦ (расчетно-кассовом центре) ЦБ РФ свой корреспондентский счет. Филиалам банка, по месту их фактического нахождения, в РКЦ могут открываться корреспондентские субсчета. Целесообразность открытия корреспондентских субсчетов своим филиалам головной банк решает самостоятельно. Если такой необходимости нет, то филиал осуществляет все свои безналичные расчеты через головной банк. Также для осуществления безналичных расчетов по поручениям своих клиентов, по своим операциям, коммерческие банки могут открывать друг у друга корреспондентские счета, минуя расчетную сеть ЦБ РФ. Между ЦБ РФ, а также между банками-корреспондентами заключается договор, в котором находят отражение следующие вопросы:

• документы и формы расчетов, которые будут применяться при осуществлении операций по корреспондентскому счету;
• порядок формирования и доставки документов, а также технические средства, которые будут при этом использоваться;
• применение средств информационной безопасности, кодов, паролей, идентификации плательщиков и т.д.;
• порядок контроля и сверки всех безналичных расчетов по этим счетам.

Документы, принимаемые от клиентов, должны быть оформлены точно в соответствии с действующими требованиями ЦБ РФ. В противном случае, они возвращаются клиентам для переоформления. Расчетные документы, а также денежные чеки, принимаемые от клиентов, действительны в течение 10 дней с момента их оформления клиентами. Документы принимаемые (поступающие) на электронных носителях, должны быть заверены аналогами собственноручной подписи клиентов (кодами, паролями). Внесение исправлений в расчетные и кассовые документы не допускается. Неправильно оформленные документы подлежат переоформлению. Все документы, принятые от клиентов подлежат тщательной проверке бухгалтерским работником, который заверяет их своей подписью и штампом банка с датой приема документа.

Банк обязан организовать документооборот по кассовым операциям таким образом, чтобы выдача документов по ним и записи на счетах по зачислению денежных средств, производились только в том случае, если наличные деньги уже поступили в кассы банка.

Все операцию по отражению банковских операций в бухгалтерском учете могут совершаться только на основании расчетных, кассовых и мемориальных документов, оформленных в соответствии с требованиям Правил бухгалтерского учета в кредитных организациях, а документы по перечислению и уплате налогов и иных обязательных платежей в государственные бюджеты с учетом требований Министерства финансов РФ и Федеральной налоговой службы России.

Каждый из этих документов, которые служат основанием для совершения бухгалтерских записей о сделанной операции, должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• номера счетов, по дебету и кредиту которых будет отражаться эта операция;
• дата проведения операции;
• подпись бухгалтерского работника банка, который отвечает за совершение данной операции;
• по операциям, которые требуют дополнительного контроля, также должна еще быть подпись контролирующего работника банка;
• по операциям самого банка, которые требуют перечисления денежных средств, должны быть подписи руководителя и главного бухгалтера.

1.3. Внутрибанковский контроль и хранение документов

Серьезные требования ЦБ РФ предъявляет к организации внутреннего контроля в коммерческих банках. Работники конкретного коммерческого банка (Банка) осуществляют внутренний контроль путем:

• соблюдения действующего законодательства РФ и внутренних нормативных документов Банка при выполнении своих должностных обязанностей;
• совершения банковских операций и иных действий исключительно в пределах делегированных им должностными инструкциями и другими внутренними документами Банка прав и полномочий;
• обеспечения качественного и своевременного оформления и ведения первичной и отчетной документации;
• осуществления логического контроля, который представляет собой соответствие той или иной операции элементарной логике;
• обеспечения своевременного представления в отдел финансового мониторинга сведений об операциях клиентов, подлежащих обязательному контролю и необычных сделках;
• обеспечения составления и своевременного представления руководителю структурного подразделения в установленном порядке отчетов и информации о выполненной работе;
• обеспечения своевременного информирования руководителей подразделений и службы внутреннего контроля Банка о ставших им известными фактах и событиях, несущих угрозу сохранности активов и (или) имиджу Банка, а также фактов нанесения ущерба Банку и его клиентам.

Система внутреннего контроля основана на разграничении компетенции входящих в систему контроля органов и лиц, осуществляющих разработку, утверждение, применение и оценку эффективности процедур внутреннего контроля в Банке. Осуществление внутреннего контроля Банка заключается в обеспечении проведения операций только уполномоченными на то лицами и в строгом соответствии с определенными полномочиями и процедурами принятия решений по проведению операций, соблюдении требований действующего законодательства РФ и нормативных актов ЦБ РФ при проведении операций и отражении их в учете и отчетности.

Внутренний контроль в Банке осуществляется посредством следующих процедур:

• разработки нормативно-методических документов, регламентирующих рабочие процессы в Банке, процесс принятия решений и контроль за их исполнением, правила и процедуры контроля, а также своевременное их доведение до работников Банка;
• осуществления предварительного, текущего и последующего контроля за выполнением управленческих решений, совершением операций и сделок;
• организации системы сбора, обработки и передачи финансовой и управленческой информации, в т.ч. формирование достоверных отчетов, необходимых для принятия управленческих решений;
• осуществления мероприятий, направленных на повышение эффективности системы внутреннего контроля.

В целях осуществления внутреннего контроля и определения порядка осуществления контрольных функций в Банке разрабатываются и утверждаются внутренние нормативные документы, регулирующие деятельность органов управления Банка, структурных подразделений Банка, работников его подразделений, определяющие полномочия, правила, процедуры принятия решений, затрагивающих интересы Банка, его собственников (участников) и клиентов, регламентирующие порядок совершения банковских операций и других сделок, управления рисками. К внутренним документам Банка относятся регламенты, положения, инструкции, правила, процедуры, порядки, методики и другие документы. В связи с изменением законодательной и нормативной базы, технологии совершения банковских операций, организационной структуры и других условий деятельности Банка, постоянно проводится работа по их усовершенствованию, поддержанию актуальности, путем своевременного и полного внесения изменений.

Также для последующего контроля всех совершенных бухгалтерских операций, в штате Банка всегда предусматриваются отдельные работники, которые в течение следующего рабочего дня проверяют, на основании первичных документов и записей в лицевых счетах, правильность совершения всех бухгалтерских, включая кассовые, операций.

Контроль осуществляется и на этапе открытия счетов клиентам Банка – при приеме от клиентов всех видов документов, на всех стадиях документооборота, а также отражения операций в бухгалтерском учете и отчетности. Контроль в этом случае направлен на:

• четкое соблюдение клиентами правил оформления документов;
• своевременное выполнение Банком поручений клиентов;
• сохранность денежных средств и всех видов ценностей;
• зачисление всех видов платежей в точном соответствии с указанными реквизитами.

По всем операциям Банка, которые требуют дополнительного контроля, не допускается единоличного совершения их одним работником.

Руководитель Банка обязан обеспечить надежное хранение печатей, штампов и бланков Банка, учет которых ведется в отдельной книге и они выдаются под роспись работникам Банка для использования. Также коммерческие банки обязаны хранить бухгалтерские и финансовые документы в соответствии с Правилами государственного архивного дела в РФ. Ответственность за это несут руководитель Банка и главный бухгалтер Банка.

Банк может организовать хранение документов в электронном виде в виде надежно защищенных баз данных, с обеспечением возможности их распечатки на бумажных носителях по мере необходимости.

В более расширенном виде, внутрибанковский контроль выполняет следующие задачи:

1. выполнение Банком требований федеральных законов и нормативных актов ЦБ РФ;
2. определение в документах и соблюдение установленных процедур и полномочий при принятии любых решений, затрагивающих интересы Банка, его собственников и клиентов;
3. принятие своевременных и эффективных решений, направленных на устранение выявленных недостатков и нарушений в деятельности Банка;
4. выполнение требований по эффективному управлению рисками в банковской деятельности;
5. обеспечение сохранности имущества и активов Банка;
6. адекватное и точное отражение банковских операций в бухгалтерском учете и отчетности Банка;
7. надлежащее состояние финансовой и бухгалтерской отчетности, понятность ее информированному пользователю, соответствие требованиям законодательства РФ;
8. эффективное взаимодействие с контролирующими государственными органами, а также аудиторами Банка;
9. Полная достоверность бухгалтерского учета и всех видов отчетности банка.

Оцените, пожалуйста, удовлетворенность пользования сайтом

Понятность изложения информации на сайте

Удобство и простота навигации

Дизайн сайта

Обеспечить достаточность информации по продуктам

Удобство оформления заявки на продукты

Каналы получения обратной связи по возникшим вопросам

Другое

Ваше мнение очень важно для нас